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S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Cursus Ordonnateur
AMUE – SIFACFormation « Référentiels »
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3
Ce module est une première approche de SIFAC (Système d’Information Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur.
Au terme de ce module, nous allons vous :■ Rappeler quelques points projet SIFAC ■ Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC ■ Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation■ Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir
d’exercices simples
IntroductionObjectifs pédagogiques
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
4
SIFAC, c’est :
■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo;
■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC;
■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites
IntroductionLe projet SIFAC
Module « Référentiels et organisation »
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5
Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC
1
2
3 4
IntroductionPlanning projet
Module « Référentiels et organisation »
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6
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour
répondre aux besoins de gestion financière et
comptable des établissements
d’enseignement supérieur.
FMFMComptabilité budgétaire
SAP ECCProgiciel de
Gestion Intégrée
SDSD COCOContrôle de
gestion
FIFIComptabilité
générale
TVTVGestion des
frais de mission
AMAMGestion des
immobilisations
MMMMGestion des
achats
Administration des ventes
PPPPGestion de la
production
LELEGestion des flux
logistiques
PMPMGestion des
usines
HRHRGestion des ressources humaines
PSPSGestion de
projet
IntroductionUne solution basée sur SAP
Module « Référentiels et organisation »
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Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique
Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches
IntroductionNotion de Mandant
Module « Référentiels et organisation »
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Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
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Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.
Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces)
Structure des donnéesGénéralités
Module « Référentiels et organisation »
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SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.
Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité
budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et
influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division
Structure des donnéesDonnées structurantes de paramétrage
Module « Référentiels et organisation »
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Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données :
ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant
l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting
d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)
Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations
LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, groupe de marchandise … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
Structure des donnéesDonnées de base
Module « Référentiels et organisation »
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Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence
Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur
Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur
Structure des donnéesDonnées de transaction
Module « Référentiels et organisation »
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Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
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Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.
Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités
Module « Référentiels et organisation »
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Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au 2
Nive
aux
3 et 4Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle
Module « Référentiels et organisation »
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La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :- le périmètre financier- les centres financiers
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Centre financier Centre financier
Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier
Centre financierCentre financier
Centre financier Centre financier
Périmètre financier
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire
Module « Référentiels et organisation »
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La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :- la société
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Société FI Société FI
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable
Module « Référentiels et organisation »
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18
La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC
L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI
Module « Référentiels et organisation »
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La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :- l’organisation d’achat- la division (objet division étant rattaché à la société FI)
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Divisions Divisions
Organisation d’achat
La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats
Module « Référentiels et organisation »
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Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les
commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
Les divisions : autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM
Module « Référentiels et organisation »
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La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets :- l’organisation commerciale- la division - l’agence commerciale(la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)
Organisation commerciale
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Divisions Divisions
Organisation commerciale
Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes
Module « Référentiels et organisation »
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L’administration des ventes impose :
Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC
Autant de divisions que de secteurs d’activités
Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD
Module « Référentiels et organisation »
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La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :- le périmètre analytique- les centres de coûts (CC)- les centres de profit (CP)(les CC et CP étant rattachés à l’objet FI)
Centre de coût
Centre de profit
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Centre de coût
Centre de profit
Périmètre analytique
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique
Module « Référentiels et organisation »
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Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10 du code de l’Education :
Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre
Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent
Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit : Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ; Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).
Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation des établissements dits « Article 43 »
Module « Référentiels et organisation »
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25
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
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Un périmètre financier par établissement
FM
Centres financiers
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Centre financier Centre financier
Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier
Centre financierCentre financier
Centre financier Centre financier
Périmètre financier
Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier
Module « Référentiels et organisation »
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27
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base
CF niveau 4CR 2ème Niveau
CF niveau 4CR 2ème Niveau
CF niveau 3CR 1er Niveau
CF niveau 3CR 1er Niveau
CF niveau 2Composante
CF niveau 2Services communs
CF niveau 1Etablissement hors SACD
CF niveau 1SACD
Groupe de centres financiersPersonne morale
Structure budgétaireNotion de centre financier
Module « Référentiels et organisation »
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28
Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier
unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :
M9.1 ou M9.3
Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est
potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de
reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.
SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM
Module « Référentiels et organisation »
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29
Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base
Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité.Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes :
Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité :Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoireCentre financier supérieur : Zone obligatoire
Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité.Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes :
Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité :Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoireCentre financier supérieur : Zone obligatoire
Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier
FMSC
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Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie
Règles de gestion:Hiérarchie des centres financiers
La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.
Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.
Règles de gestion:Hiérarchie des centres financiers
La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.
Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.
Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier
FMSC
Module « Référentiels et organisation »
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31
Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.
Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.
Structure budgétaireVisualisation de la hiérarchie des centres financiers
FMSE
Module « Référentiels et organisation »
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32
5 minExercice 1
Visualiser la hiérarchie des centres financiers
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
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33
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
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34
Un Périmètre analytique par établissement
COCentres de coûts / Profits
Centre de coût
Centre de profit
CR feuilleCR feuille
SACDSACD
BIU ou SAICBIU ou SAIC
Personne moralePersonne morale
Etablissementhors SACD
Etablissementhors SACD
InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs
CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille
CR feuilleCR feuille
Nive
au 1
Nive
au
2N
iveau
x 3 et 4
Centre de coût
Centre de profit
Périmètre analytique
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit
Module « Référentiels et organisation »
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35
Un périmètre analytique unique est défini par établissement
Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités
Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :
Le centre de coût :Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses
Le centre de profit :Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique
Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO
Module « Référentiels et organisation »
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36
Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit.
Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure.
Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins d’analyse.
Groupe de centres de coûts Mathématiques
Centre de coûts Labo
Centre de coûts Licence de Math.
Structure analytiqueCentre de coût
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37
Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base
Centre de Coûts
Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.
Centre de Coûts
Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.
Société
Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.
Société
Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.
Structure analytiqueVisualisation d’un centre de coûts
KS03
Module « Référentiels et organisation »
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38
Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.
Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins d’analyse.
Structure analytiqueCentre de profit
Module « Référentiels et organisation »
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39
Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base
Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.
Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes :
• Codification propre à chaque établissement
• Période de Début et Fin de validité :
• Centre financier
• Domaine fonctionnel
• Domaine de hiérarchie
Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.
Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes :
• Codification propre à chaque établissement
• Période de Début et Fin de validité :
• Centre financier
• Domaine fonctionnel
• Domaine de hiérarchie
Structure analytiqueVisualisation d’un centre de profit
KE53
Module « Référentiels et organisation »
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40
20 minDémonstration 1
Création d’un centre de coût.
Démonstration
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41
20 minExercice 2
Rattachement à un autre centre financier .
Exercice
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42
15 minExercice 3
Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard .
Exercice
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43
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
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44
Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.
Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :
5 axes budgétaires
1 axe de comptabilité générale
4 axes analytiques
Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)
Axes d’imputationDifférents axes selon les comptabilités
Module « Référentiels et organisation »
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45
Trois axes obligatoires :
Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.
Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).
Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF)
Deux axes optionnels :
Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.
Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes.
Axes d’imputationAxes budgétaires
Module « Référentiels et organisation »
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46
L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type d’établissement.
Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement.
Axes d’imputationAxe comptable
Module « Référentiels et organisation »
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47
La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2.
Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts
Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.
L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération.Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.
Axes d’imputationAxes analytiques
Module « Référentiels et organisation »
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48
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Fonds
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Centre de coûts
Centre financier
Domaine fonctionnel
*
Programme de financement
=> « NA »
Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)
et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)
* La dérivation Centre de coûts Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
49
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
eOTP Fonds
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Programme de financement
Centre financier
Centre de coûts
Domaine fonctionnel
*
Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)
et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)
* La dérivation eOTP Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
50
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors convention / opération) :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
FondsArticle générique
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Centre de profit
Centre financier
Domaine fonctionnel
*
Programme de financement
=> « NA »
* La dérivation Centre de profit Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
51
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente sur convention :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
eOTP FondsArticle générique
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Programme de financement
Centre financier
Centre de profit
Domaine fonctionnel
*
* La dérivation eOTP Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
52
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
53
Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires
Gestion de comptesMoyens de paiement
AchatPartenaires
MandantMandant
SociétéSociété
Organisation d’Achat
Organisation d’Achat
Données de Base /
Données générales
Données Comptables /
Données sociétés
Données d’Achat /
Données d’organisation
d’achat
Référentiel FournisseurNiveaux de définition du fournisseur
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
54
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)
Z001 France Public et Personnes Morales
N° SIRET N° SIRET
Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité
Z009 Agents invités Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Référentiel FournisseurClassification des fournisseurs
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
55
25 minDémonstration 2
Création d’un fournisseur
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
56
20 minDémonstration 3
Recherche et blocage des données fournisseurs
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
57
20 minExercice 4
Recherche et modification d’un fournisseur Rajout d’un payeur divergent
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
58
15 minExercice 5
Ajout d’une adresse de facturation à un fournisseur
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
59
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
60
Groupe de marchandisesGénéralités
Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital
En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises choisi.
Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi n’étaient pas liés Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte
Exemple :
Type d’achat Groupe de marchandises Type d’imputation Compte général dérivé
Ordinateurs
40.01 – Ordinateurs Z – Fonctionnement 60640000
40.01 – Ordinateurs S – Fonctionnement Stock 60225000
40.01 – Ordinateurs V – Investissement (sans fiche immo)
21540001 (compte technique)
40.01 – Ordinateurs O – Investissement (avec fiche immo)
Ex : 21540000 (compte dérivé de la fiche immo)
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
61
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
62
Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires
Gestion de comptesMoyens de paiement
VentesFacturationPartenaires
MandantMandant
SociétéSociété
Domaine commercialDomaine commercial
Données de Base /
Données générales
Données Comptables /
Données sociétés
Données de Vente /
Domaine commercial
Référentiel ClientNiveaux de définition du client
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
63
Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.
Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)
Z001 France Public et Personnes Morales
N° SIRET N° SIRET
Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Divers N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant
Z006 Clients occasionnels Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité
Référentiel ClientClassification des clients
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
64
30 minExercice 6
Création d’un client (données générales et société)
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
65
20 minExercice 7
Création d’un client (données commerciales)
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
66
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
67
Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
MandantMandant
Administration des ventes
Administration des ventes
DivisionDivision
Données de base
Numéro ArticleDésignation / Unités
Données de Gestion
Données ADV
Groupe d’imputation articleGroupe statistique articleClassification fiscaleGroupe d’articlesStatut de l’article
Texte commercial descriptif de l’article
Référentiel ArticlesNiveaux de définition de l’article
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
68
A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de l’article :
Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.
La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC
Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.
La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC
Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.
Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC
Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.
Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC
Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.
Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.
Référentiel ArticlesCréation d’un article
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
69
A la création de l’article, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données d’administration des ventes, et les données de gestion.
Pour créer les vues de données de base, d’Administration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels.
Référentiel ArticlesCréation d’un article
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
70
Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de quantité de base, et l’ancien n° article (Nabuco)
Désignation Désignation
Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre.
Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre.
Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur
Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur
Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article.
Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »
Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article.
Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Données de base
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
71
Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article
Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1.
Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1.
Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article
Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …
Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article
Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
72
Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article
Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)
Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)
Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes
Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes
Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires
Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
73
L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en plusieurs langues.
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Texte Administration des ventes
MM01
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
74
30 minDémonstration 4
Création d’une fiche article générique
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
75
Sommaire
Introduction
Les structures et axes d’imputation
Structure des données
Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Les référentiels
Données fournisseur
Groupes de marchandises
Données client
Données articles
Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
76
Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine.
Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il s’agit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation
Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur l’enchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par exemple celui de la fiche client devient alors intuitif.
ConclusionConseils aux formateurs
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
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Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique : Développement, Qualification, Formation, Production…
Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis . Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus
analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO). Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des
dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux
Centre de profit : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la
responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.
Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
ConclusionGlossaire
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
78
Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire (FM).
Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement.
Organisation d’achat : Elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes.
Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (en recette et en dépense) et les dépenses mixtes identifiées par sociétés FI
Organisation commerciale : elle ne peut être affectée qu’à une seule société. Une organisation commerciale sera donc créée pour l’établissement (FI). Une autre organisation commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement.
Agence Commerciale : Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI «
établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD».
Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC
ConclusionGlossaire