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S i f a c Système d’In Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »

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S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac

Cursus Ordonnateur

AMUE – SIFACFormation « Référentiels »

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

2

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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3

Ce module est une première approche de SIFAC (Système d’Information Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur.

Au terme de ce module, nous allons vous :■ Rappeler quelques points projet SIFAC ■ Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC ■ Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation■ Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir

d’exercices simples

IntroductionObjectifs pédagogiques

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SIFAC, c’est :

■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo;

■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC;

■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites

IntroductionLe projet SIFAC

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5

Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC

1

2

3 4

IntroductionPlanning projet

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SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.

Seuls les modules en rouge sont utilisés pour

répondre aux besoins de gestion financière et

comptable des établissements

d’enseignement supérieur.

FMFMComptabilité budgétaire

SAP ECCProgiciel de

Gestion Intégrée

SDSD COCOContrôle de

gestion

FIFIComptabilité

générale

TVTVGestion des

frais de mission

AMAMGestion des

immobilisations

MMMMGestion des

achats

Administration des ventes

PPPPGestion de la

production

LELEGestion des flux

logistiques

PMPMGestion des

usines

HRHRGestion des ressources humaines

PSPSGestion de

projet

IntroductionUne solution basée sur SAP

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Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique

Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches

IntroductionNotion de Mandant

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Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.

Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces)

Structure des donnéesGénéralités

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SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.

Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité

budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et

influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)

Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division

Structure des donnéesDonnées structurantes de paramétrage

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Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données :

ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant

l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting

d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)

Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations

LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, groupe de marchandise … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable

Structure des donnéesDonnées de base

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Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence

Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur

Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur

Structure des donnéesDonnées de transaction

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Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.

La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.

Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités

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Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au 2

Nive

aux

3 et 4Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle

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16

La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :- le périmètre financier- les centres financiers

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Centre financier Centre financier

Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier

Centre financierCentre financier

Centre financier Centre financier

Périmètre financier

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire

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17

La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :- la société

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Société FI Société FI

La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable

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La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).

Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC

L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI

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La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :- l’organisation d’achat- la division (objet division étant rattaché à la société FI)

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Divisions Divisions

Organisation d’achat

La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats

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Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les

commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat

Les divisions : autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM

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La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets :- l’organisation commerciale- la division - l’agence commerciale(la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)

Organisation commerciale

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Divisions Divisions

Organisation commerciale

Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes

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L’administration des ventes impose :

Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC

Autant de divisions que de secteurs d’activités

Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD

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23

La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :- le périmètre analytique- les centres de coûts (CC)- les centres de profit (CP)(les CC et CP étant rattachés à l’objet FI)

Centre de coût

Centre de profit

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Centre de coût

Centre de profit

Périmètre analytique

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique

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Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10 du code de l’Education :

Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre

Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent

Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit : Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ; Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).

Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation des établissements dits « Article 43 »

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Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Un périmètre financier par établissement

FM

Centres financiers

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Centre financier Centre financier

Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier

Centre financierCentre financier

Centre financier Centre financier

Périmètre financier

Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier

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Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base

CF niveau 4CR 2ème Niveau

CF niveau 4CR 2ème Niveau

CF niveau 3CR 1er Niveau

CF niveau 3CR 1er Niveau

CF niveau 2Composante

CF niveau 2Services communs

CF niveau 1Etablissement hors SACD

CF niveau 1SACD

Groupe de centres financiersPersonne morale

Structure budgétaireNotion de centre financier

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28

Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier

unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :

M9.1 ou M9.3

Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est

potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de

reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.

SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.

Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM

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Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.

Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base

Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité.Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes :

Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité :Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoireCentre financier supérieur : Zone obligatoire

Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité.Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes :

Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité :Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoireCentre financier supérieur : Zone obligatoire

Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier

FMSC

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Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie

Règles de gestion:Hiérarchie des centres financiers

La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.

Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.

Règles de gestion:Hiérarchie des centres financiers

La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.

Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.

Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier

FMSC

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31

Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.

Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.

Structure budgétaireVisualisation de la hiérarchie des centres financiers

FMSE

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5 minExercice 1

Visualiser la hiérarchie des centres financiers

Exercice

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33

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Un Périmètre analytique par établissement

COCentres de coûts / Profits

Centre de coût

Centre de profit

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Centre de coût

Centre de profit

Périmètre analytique

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit

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Un périmètre analytique unique est défini par établissement

Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités

Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :

Le centre de coût :Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses

Le centre de profit :Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique

Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO

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Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit.

Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure.

Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins d’analyse.

Groupe de centres de coûts Mathématiques

Centre de coûts Labo

Centre de coûts Licence de Math.

Structure analytiqueCentre de coût

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Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base

Centre de Coûts

Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Centre de Coûts

Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Société

Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.

Société

Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.

Structure analytiqueVisualisation d’un centre de coûts

KS03

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

38

Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.

Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.

Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins d’analyse.

Structure analytiqueCentre de profit

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

39

Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base

Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes :

• Codification propre à chaque établissement

• Période de Début et Fin de validité :

• Centre financier

• Domaine fonctionnel

• Domaine de hiérarchie

Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes :

• Codification propre à chaque établissement

• Période de Début et Fin de validité :

• Centre financier

• Domaine fonctionnel

• Domaine de hiérarchie

Structure analytiqueVisualisation d’un centre de profit

KE53

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

40

20 minDémonstration 1

Création d’un centre de coût.

Démonstration

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

41

20 minExercice 2

Rattachement à un autre centre financier .

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

42

15 minExercice 3

Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard .

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

43

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

44

Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.

Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :

5 axes budgétaires

1 axe de comptabilité générale

4 axes analytiques

Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)

Axes d’imputationDifférents axes selon les comptabilités

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

45

Trois axes obligatoires :

Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.

Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).

Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF)

Deux axes optionnels :

Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.

Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes.

Axes d’imputationAxes budgétaires

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

46

L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type d’établissement.

Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement.

Axes d’imputationAxe comptable

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

47

La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2.

Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts

Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.

L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération.Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.

Axes d’imputationAxes analytiques

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

48

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Fonds

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Centre de coûts

Centre financier

Domaine fonctionnel

*

Programme de financement

=> « NA »

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)

et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

* La dérivation Centre de coûts Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

49

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

eOTP Fonds

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Programme de financement

Centre financier

Centre de coûts

Domaine fonctionnel

*

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)

et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

* La dérivation eOTP Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

50

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors convention / opération) :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

FondsArticle générique

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Centre de profit

Centre financier

Domaine fonctionnel

*

Programme de financement

=> « NA »

* La dérivation Centre de profit Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

51

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente sur convention :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

eOTP FondsArticle générique

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Programme de financement

Centre financier

Centre de profit

Domaine fonctionnel

*

* La dérivation eOTP Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

52

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

53

Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

AchatPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation d’Achat

Organisation d’Achat

Données de Base /

Données générales

Données Comptables /

Données sociétés

Données d’Achat /

Données d’organisation

d’achat

Référentiel FournisseurNiveaux de définition du fournisseur

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

54

Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers

Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)

Z001 France Public et Personnes Morales

N° SIRET N° SIRET

Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli

Z003 Union Européenne Public et Sociétés

N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA

Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA

Pas de critère d’unicité

Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère d’unicité

Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité

Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité

Z009 Agents invités Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

Référentiel FournisseurClassification des fournisseurs

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

55

25 minDémonstration 2

Création d’un fournisseur

Démonstration

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

56

20 minDémonstration 3

Recherche et blocage des données fournisseurs

Démonstration

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

57

20 minExercice 4

Recherche et modification d’un fournisseur Rajout d’un payeur divergent

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

58

15 minExercice 5

Ajout d’une adresse de facturation à un fournisseur

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

59

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

60

Groupe de marchandisesGénéralités

Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital

En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises choisi.

Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi n’étaient pas liés Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte

Exemple :

Type d’achat Groupe de marchandises Type d’imputation Compte général dérivé

Ordinateurs

40.01 – Ordinateurs Z – Fonctionnement 60640000

40.01 – Ordinateurs S – Fonctionnement Stock 60225000

40.01 – Ordinateurs V – Investissement (sans fiche immo)

21540001 (compte technique)

40.01 – Ordinateurs O – Investissement (avec fiche immo)

Ex : 21540000 (compte dérivé de la fiche immo)

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

61

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

62

Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

VentesFacturationPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Domaine commercialDomaine commercial

Données de Base /

Données générales

Données Comptables /

Données sociétés

Données de Vente /

Domaine commercial

Référentiel ClientNiveaux de définition du client

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

63

Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.

Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)

Z001 France Public et Personnes Morales

N° SIRET N° SIRET

Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli

Z003 Union Européenne Public et Sociétés

N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA

Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA

Pas de critère d’unicité

Z005 Divers N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant

Z006 Clients occasionnels Pas de critère d’unicité

Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité

Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité

Référentiel ClientClassification des clients

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

64

30 minExercice 6

Création d’un client (données générales et société)

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

65

20 minExercice 7

Création d’un client (données commerciales)

Exercice

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

66

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

67

Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

MandantMandant

Administration des ventes

Administration des ventes

DivisionDivision

Données de base

Numéro ArticleDésignation / Unités

Données de Gestion

Données ADV

Groupe d’imputation articleGroupe statistique articleClassification fiscaleGroupe d’articlesStatut de l’article

Texte commercial descriptif de l’article

Référentiel ArticlesNiveaux de définition de l’article

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

68

A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de l’article :

Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC

Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC

Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC

Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC

Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.

Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.

Référentiel ArticlesCréation d’un article

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

69

A la création de l’article, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données d’administration des ventes, et les données de gestion.

Pour créer les vues de données de base, d’Administration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels.

Référentiel ArticlesCréation d’un article

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

70

Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de quantité de base, et l’ancien n° article (Nabuco)

Désignation Désignation

Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre.

Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre.

Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur

Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur

Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article.

Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »

Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article.

Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »

Référentiel ArticlesCréation d’un article – Données de base

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

71

Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article

Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1.

Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1.

Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article

Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …

Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article

Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …

Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

72

Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article

Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)

Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)

Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes

Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes

Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires

Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires

Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

73

L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en plusieurs langues.

Référentiel ArticlesCréation d’un article – Texte Administration des ventes

MM01

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

74

30 minDémonstration 4

Création d’une fiche article générique

Démonstration

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

75

Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation

Structure des données

Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC

Focus sur la structure budgétaire

Focus sur la structure analytique

Les axes d’imputation

Les référentiels

Données fournisseur

Groupes de marchandises

Données client

Données articles

Conclusion

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

76

Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine.

Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il s’agit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation

Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur l’enchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par exemple celui de la fiche client devient alors intuitif.

ConclusionConseils aux formateurs

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

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Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique : Développement, Qualification, Formation, Production…

Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis . Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus

analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO). Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des

dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux

Centre de profit : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la

responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.

Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.

ConclusionGlossaire

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Module « Référentiels et organisation »

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

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Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire (FM).

Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement.

Organisation d’achat : Elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes.

Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (en recette et en dépense) et les dépenses mixtes identifiées par sociétés FI

Organisation commerciale : elle ne peut être affectée qu’à une seule société. Une organisation commerciale sera donc créée pour l’établissement (FI). Une autre organisation commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement.

Agence Commerciale : Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI «

établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD».

Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC

ConclusionGlossaire