S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation «...

S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac

AMUE – SIFACFormation « Dépenses »

Cursus Ordonnateur


Module Dépenses 2

Introduction

Référentiel fournisseur

Engagements financiers

Engagements juridiques

Consultations / Éditions sur engagements

Service fait

Facture et rapprochement

Prestations internes

Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets

Solder un engagement

Opérations de régularisation

Flux sur fournisseurs occasionnels

Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur)

Intérêts moratoires

Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations

Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 3

IntroductionService fait valorisé, non valorisé, avec ou sans mandats ?

Dans la présentation suivante, nous utiliserons la correspondance suivante :

Sans val SF –

Sans bord. mandats

Avec val SF –

Sans bord. mandats Modélisation 2

Modélisation 3

2

3

23


Module Dépenses 4

La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :- l’organisation d’achat- la division

CR feuilleCR feuille

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

EtablissementEtablissement

Etablissementhors SACD

Etablissementhors SACD

InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Division Division

Organisation d’achat

La société FI correspondant à la division doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

IntroductionModélisation « Achats » de l’établissement


Module Dépenses 5

Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les

commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat

Une division : est rattachée à une seule société FI représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats porte la notion de secteur de TVA

Remarque: plusieurs divisions peuvent être rattachées à une même société

IntroductionStructures organisationnelles « Achats »


Module Dépenses 6

Le flux dépense dans SIFAC utilise 1 référentiel de gestion, et une nomenclature de données de gestion :

Le référentiel fournisseur : chaque commande d’achat devra référencer un fournisseur créé préalablement dans le référentiel fournisseur.

La nomenclature des groupes de marchandise : chaque commande d’achat devra spécifier un groupe de marchandise représentant la catégorie d’achat, et dont la base de données est alimentée avec la nomenclature Nomades.

Les données contenues dans la fiche fournisseur sont automatiquement dérivées dans les documents d’achats et de facturation

Exemples : Conditions de paiement Coordonnées bancaires …

IntroductionRéférentiels et données de gestion


Module Dépenses 7

Le budget est attribué à une adresse budgétaire, qui est définie comme la combinaison de 5 axes du module FM : Le compte budgétaire (nature), Le domaine fonctionnel (destination), Le centre financier (structure organisationnelle budgétaire), Le fonds (origine de financement), Le programme de financement (opération annuelle et pluriannuelle, convention)

Chapitre/Article

Chapitre/Article

DestinationSous-destination

DestinationSous-destination

ÉtablissementUnité budgétaire

Centre de responsabilité

ÉtablissementUnité budgétaire

Centre de responsabilité

OpérationsConventionsOpérations

Conventions

Compte budgétaireCompte

budgétaireDomaine

FonctionnelDomaine

FonctionnelCentre

FinancierCentre

Financier FondsFonds Programmede financement

Programmede financement

Nomenclature par nature

Nomenclature par nature

Nomenclaturede gestion

Nomenclaturede gestion

Structure Organisationnelle

budgétaire

Structure Organisationnelle

budgétaire

Opérations Pluriannuel. / annuel.

Conventions

Opérations Pluriannuel. / annuel.

Conventions

Axes d’imputation SAP/FMAxes d’imputation SAP/FM

Mise en œuvre des axesMise en œuvre des axes

ArborescenceArborescence

Origine de financement

Origine de financement

Origine deFinancementOrigine de

Financement

IntroductionL’adresse budgétaire


Module Dépenses 8

IntroductionContrôles budgétaires

Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle

d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement

Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent

être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts.

Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE

Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits

évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent.

Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées

Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

Contrôles optionnels internes : Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR

Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers

Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse

Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier

Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations.

Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA

Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC

est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement


Module Dépenses 9

Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse

Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61.

Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé dans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement

Conséquences Chute de la volumétrie des virements chapitre chapitre

Un nouveau contrôle optionnel interne est mis en place pour les établissements passés aux RCE Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses

fils) Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre

IntroductionContrôles budgétaires – Spécificités RCE


Module Dépenses 10

Service fait sans valorisation sans mise sous bordereaux de mandats :

OrdonnateurComptable

Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement

Réservation de fondsFMX1

Commande d’achatME21N

Entrée marchandiseFournitures :

MIGOServices :

ML81N

Facture fournisseur comptabilisée

MIRO(option : blocage automatique

pour paiement)

Engagement financierAnnuel

Engagement juridique – Bon de commande

Service faitCréation de la facture /

rapprochement et prise en charge

Liquidation

Annuel Pluriannuel

ContratME31K

Impact analytique

Impact comptable D 6xx / 2xx C 401

Consommation des crédits

IntroductionProcessus de la Dépense

3


Module Dépenses 11

Service fait avec valorisation (1/2): Cas 1 « La facture et le service fait concordent »


Consom° des crédits




MIGOServices :

ML81N



pour paiement)





Liquidation

Annuel Pluriannuel

ContratME31K


Impact analytique

Impact comptable

D 6xx / 2xx C 408

Impact comptable D 408 C 401


2


Module Dépenses 12

Service fait avec valorisation (2/2): Cas 2 « La facture est différente du service fait »


Consom° des crédits




MIGOServices :

ML81N



pour paiement)





Liquidation

Annuel Pluriannuel

ContratME31K


Impact analytique

Impact comptable

D 6xx / 2xx C 408

Impact comptable D 408

D/C 6xx / 2xxC 401

Ajustement des crédits

Ajustement analytique


2


Module Dépenses 13

Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 14

Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC.

Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

AchatPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation d’Achat

Organisation d’Achat

Données de Base

Données Comptables

Données d’Achat

Référentiel FournisseurGénéralités

XK01


Module Dépenses 15

A l’initialisation d’un fournisseur, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et l’organisation d’achat du fournisseur :

Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur.


Organisation d’achatOrganisation d’achat

Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé


XK (transaction fournisseur)XK (transaction fournisseur)

Référentiel FournisseurInitialisation d’un fournisseur

XK01


Module Dépenses 16

Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.

Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)

Z001 France Public et Personnes Morales

N° SIRET N° SIRET

Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli

Z003 Union Européenne Public et Sociétés

N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA

Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA

Pas de critère d’unicité

Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère d’unicité

Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité

Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité

Z009 Agents invités Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

Référentiel FournisseurInitialisation d’un fournisseur

XK01


Module Dépenses 17

L’écran d’« adresse » permet de définir les données de base du fournisseur :

Nom :

- Titre de civilité

- Nom

Nom :

- Titre de civilité

- Nom

Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du fournisseur.

Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du fournisseur.

Adresse postale :

-Numéro et rue

-Code postal et ville

-Pays

Adresse postale :

-Numéro et rue

-Code postal et ville

-Pays

Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires

Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires

Référentiel FournisseurDonnées de base

XK01


Module Dépenses 18

L’écran de « données de pilotage » permet de définir le contrôle des comptes et les identifiants du fournisseur :

Contrôle des comptes :

-Client : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur et le tiers client

-Clé du groupe


-Client : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur et le tiers client

-Clé du groupe

Identifiants du fournisseur :

-N° SIRET : sur 14 caractères

-Identifiant

-N° identifiant TVA

Identifiants du fournisseur :

-N° SIRET : sur 14 caractères

-Identifiant

-N° identifiant TVA


XK01


Module Dépenses 19

L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires :

Coordonnées bancaires:

-Pays (Domiciliation du compte)

-Clé bancaire (Code banque)

-Compte (Numéro de compte)

-Titulaire (Banque)

-Clé (clé RIB)

-Code IBAN

Coordonnées bancaires:

-Pays (Domiciliation du compte)

-Clé bancaire (Code banque)

-Compte (Numéro de compte)

-Titulaire (Banque)

-Clé (clé RIB)

-Code IBAN


XK01


Module Dépenses 20

La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :

Le code intérêts est toujours celui correspondant au taux légal.

Tenue de compte:

- Compte centralisateur,

- Code cession/opposition

Tenue de compte:

- Compte centralisateur,

- Code cession/opposition

Données de référence :

- Ancien N° de compte

Données de référence :

- Ancien N° de compte

Calcul des intérêts :

- Code intérêts

Calcul des intérêts :

- Code intérêts

Référentiel FournisseurDonnées comptables

XK01


Module Dépenses 21

La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :

Opérations de paiement :

-Destinataire du paiement fixe s’il diverge du fournisseur lui-même

-Code de blocage paiement

Opérations de paiement :

-Destinataire du paiement fixe s’il diverge du fournisseur lui-même

-Code de blocage paiement

Correspondance :

- Chargé de compte chez le fournisseur

Correspondance :

- Chargé de compte chez le fournisseur

Référentiel FournisseurDonnées comptables

XK01


Module Dépenses 22

La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur :

Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense

Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents)

x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger.

Conditions :

-Devise : utilisée par le fournisseur

-Condition de paiement

Conditions :

-Devise : utilisée par le fournisseur

-Condition de paiement

Référentiel FournisseurDonnées de vente

XK01


Module Dépenses 23

3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle

définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes

d’achat Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la

commande a été passée

Code partenaireCode partenaire Nom et Numéro du partenaireNom et Numéro du partenaire

Référentiel FournisseurDonnées de vente

XK01


Module Dépenses 24

Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 25

L’engagement financier permet de réserver des crédits en vue d’une dépense.

L’engagement financier peut être préalable, ou concomitant à un engagement juridique,

Il existe plusieurs types d’engagements financiers préalables : Provisionnel : engagement financier réalisé au début de l’exercice Spécifique : engagement financier réalisé en cours d’exercice Sur convention : engagement financier réalisé sur conventions

L’engagement financier préalable est modélisé dans SIFAC par la transaction de réservation de fonds, FMX1.

Chaque type d’engagement préalable est modélisé par un type de pièce.

L’engagement financier concomitant est modélisé, comme l’engagement juridique, par la transaction de commande d’achat (ME21N), et sera vu par la suite dans le chapitre engagement juridique.

Engagement FinancierGénéralités

23


Module Dépenses 26

L’engagement financier préalable ne référence pas de tiers. Il ne référence qu’une adresse budgétaire et un montant.

De manière à modéliser le processus de validation de l’engagement financier, seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « pré-enregistrer » les pièces, action n’impactant pas le budget.

Il est possible de modifier les données d’un engagement financier :

L’adresse budgétaire : Tant que l’EF n’est référencé dans aucun engagement juridique, via la transaction de modification de réservation de fonds FMX2.

Le montant : A la hausse dans la limite du budget, et à la baisse dans la limite des montants d’engagements juridiques référençant l’EF, via la transaction FMXPM1.

Il est également possible de bloquer un engagement financier (rendant son utilisation impossible), ou de le solder (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire).

Engagement FinancierGénéralités

23


Module Dépenses 27

La transaction FMX1 permet la création de tous les types d’engagement financier préalable.

Renseigner:- Type de pièce (EP : engagement provisionnel, ES : engagement spécifique, EO : engagement sur convention)- Société- Éventuellement le modèle de pièce, de manière à créer une pièce par copie d’une pièce existante (adresse budgétaire et description de l’EF sont copiées)

Renseigner:- Type de pièce (EP : engagement provisionnel, ES : engagement spécifique, EO : engagement sur convention)- Société- Éventuellement le modèle de pièce, de manière à créer une pièce par copie d’une pièce existante (adresse budgétaire et description de l’EF sont copiées)

Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Initialisation

23FMX1


Module Dépenses 28

Les types d’engagement financier provisionnel, et spécifique, référencent les mêmes données à la création :

Renseigner:- Texte de description d’en tête- Le montant d’origine (TTC)- Le compte budgétaire- Le centre financier- Le fond- Le domaine fonctionnel

Renseigner:- Texte de description d’en tête- Le montant d’origine (TTC)- Le compte budgétaire- Le centre financier- Le fond- Le domaine fonctionnel

NA

Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Imputation

23FMX1


Module Dépenses 29

Le type d’engagement financier sur opération/convention doit référencer l’élément d’OTP modélisant la convention:

Renseigner:- Texte de description d’en tête- Le montant d’origine- L’élément d’OTP- Le compte général

Le compte budgétaire est alors dérivé du compte général Le centre financier et le domaine fonctionnel sont dérivés de l’EOTP

Renseigner:- Texte de description d’en tête- Le montant d’origine- L’élément d’OTP- Le compte général

Le compte budgétaire est alors dérivé du compte général Le centre financier et le domaine fonctionnel sont dérivés de l’EOTP

Il peut exister une tolérance entre la commande et l’engagement financier qu’elle référence. Il en va de même entre une liquidation directe et l’engagement financier que cette dernière référence.

Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Imputation

23FMX1


Module Dépenses 30

Seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « préenregistrer » les pièces, action n’impactant pas le

budget.

Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Validation

23FMX1


Module Dépenses 31

La transaction FMX2 permet de modifier l’adresse budgétaire, de bloquer en utilisation, ou de solder une ligne d’engagement financier :

Le compte budgétaire, le centre financier, le fond, et le domaine fonctionnel sont modifiables.

Le compte budgétaire, le centre financier, le fond, et le domaine fonctionnel sont modifiables.

Dans l’écran de détail de la ligne de pièce, il est possible de cliquer sur :-Poste « Traité », pour solder la ligne de poste, (lorsque l’EF n’a jamais été référencé, ceci correspond à annuler l’EF)- Poste bloqué, pour bloquer l’utilisation de la ligne de poste.

Dans l’écran de détail de la ligne de pièce, il est possible de cliquer sur :-Poste « Traité », pour solder la ligne de poste, (lorsque l’EF n’a jamais été référencé, ceci correspond à annuler l’EF)- Poste bloqué, pour bloquer l’utilisation de la ligne de poste.

Engagement FinancierModification d’une réservation de fonds

23FMX2


Module Dépenses 32

La transaction FMXPM1 permet de modifier le montant d’un engagement financier qui a déjà été validé (sauvegardé).

Dans l’écran d’initialisation, spécifier :- s’il s’agit d’un complément d'engagement ou de dégagement - - Le type et le n° de pièce à modifierPuis valider avec Entrée

Dans l’écran d’initialisation, spécifier :- s’il s’agit d’un complément d'engagement ou de dégagement - - Le type et le n° de pièce à modifierPuis valider avec Entrée

Dans l’écran de saisie de l’ajustement, saisir :- La valeur de l’augmentation ou de la dépréciation (Engagement ou dégagement)- La description de l’ajustementPuis sauvegarder

Dans l’écran de saisie de l’ajustement, saisir :- La valeur de l’augmentation ou de la dépréciation (Engagement ou dégagement)- La description de l’ajustementPuis sauvegarder

Complément d’engagement ou de dégagement (action accessible aux valideurs)

Complément d’engagement ou de dégagement (action accessible aux valideurs)

Engagement FinancierModification d’une réservation de fonds

23FMX2


Module Dépenses 33

Exercice

15 min

Exercice 1

Saisie d’un Engagement financier provisionnel en début d’année

23


Module Dépenses 34

15 min

Exercice 2

Ajustement à la hausse d’un EF sur convention simple

Exercice 23


Module Dépenses 35

Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 36

L’engagement juridique représente la commande de fournitures ou de services passée par l’établissement auprès d’un fournisseur.

L’engagement juridique impacte le budget en réservant les crédits.

Budgétairement, l’engagement juridique référence : Un engagement financier préalable ayant déjà réservé des crédits sur le budget, Directement une adresse budgétaire lorsqu’aucun engagement financier n’a été créé préalablement pour la

commande passée. L’engagement juridique fait alors office d’engagement financier, et on parle d’engagement financier concomitant à l’engagement juridique.

Une seule unité budgétaire (UB), appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE

On distingue plusieurs types d’engagements juridiques : Le marché ou accord-cadre formalisé Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée La prestation interne La commande soumise à dérogation du Code des Marché Publics (article 3)

L’engagement juridique est modélisé dans SIFAC par la transaction de commande d’achat ME21N

Chaque type d’engagement juridique est modélisé par un type de pièce de la transaction ME21N de commande d’achat.

Engagement JuridiqueGénéralités

23


Module Dépenses 37

Il est possible de créer des commandes d’achat en montant/quantité (fournitures), ou de en valeur (services) sur des flux de : Fonctionnement sur et hors convention, Fonctionnement stocké sur et hors convention, Investissement sur et hors convention, Prestation interne

Les engagements juridiques sont soumis à validation. La transaction de lancement de commande ME29N permet de valider les commandes d’achat.

Il est possible de modifier les données d’une commande d’achat : L’adresse budgétaire : Tant que l’EJ n’est référencé dans aucune liquidation, via la transaction de

modification de commande d’achat ME22N. Le montant : A la hausse dans la limite du budget ou de l’engagement financier référencé, et à la

baisse dans la limite des montants facturés, via la transaction ME22N.

Il est possible de solder une commande d’achat (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire, ou sur l’engagement financier référencé).

Engagement JuridiqueGénéralités

23


Module Dépenses 38

Contexte : Au-delà d’un certain seuil, le pouvoir adjudicateur doit recourir à l’une des procédures formalisées définies par l’article

26 du CMP pour passer ses marchés et accords-cadres,

Lorsque la valeur estimée du besoin est inférieure aux seuils définis à l’article 26 du CMP, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent néanmoins être passés selon une procédure adaptée (article 28 du CMP),

L’article 30 définit que les marchés et les accords-cadres ayant pour objet des prestations de services qui ne sont pas mentionnées à l'article 29 peuvent être passés, quel que soit leur montant, selon une procédure adaptée, dans les conditions prévues par l'article 28.

L’article 27 du CMP définit les modalités de calcul du montant estimé du besoin,

Les achats relevant de l’article 3 du CMP ne sont pas soumis aux règles de computation des seuils.

les achats scientifiques ne relèvent pas quant à eux du code des marchés publics, mais de l’ordonnance du 6 juin 2005 :

Les achats scientifiques soumis à computation des seuils sont les achats relevant de l’article 10 du décret d’application de l’ordonnance (décret du 30 décembre 2005).

Les achats scientifiques non soumis sont les achats relevant de l’article 7 de l’ordonnance

Engagement JuridiqueComputation des seuils de marché

23


Module Dépenses 39

Il existe trois types de combinaisons d’éléments de computation selon le type de prestation et le caractère récurrent ou ponctuel de l’achat :

Type de prestation

Type de besoin

Type de prestation

Niveau de définition du besoin

OpérationUnité

fonctionnelleCatégorie d’achat

Année

Travaux X X X

Fournitures / Services

récurrent X X X X

Fournitures / Services

ponctuel X X X


23


Module Dépenses 40

Le solde automatique d’une commande d’achat SAP à la facture est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison d’éléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement.

De manière générale, la computation des seuils de marché suit le même processus que l’engagement budgétaire

Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et qu’une facture est supérieure à une commande d’achat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils.


23


Module Dépenses 41

Données organisationnelles

- Société- Orga. d’achat-Groupe acheteur

Données clients

- N° de marché- Nature- Unité fonctionnelle ou opération- Niveau de besoin- Article du CMP/procédure

Stratégies de lancement

- Stratégie de lancement- Code lanc.- Etat

En-

tête

Syn

thès

e de

s po

stes

- Type d’imputation- Type de poste- Quantité- Prix unitaire

- Groupe de marchandise- Division- Contrat (marché)- Document d’achat (création d’une commande par copie)

Type de commande N° fournisseur

Limites

Valeur limite

Facture

- Code TVA- Facture finale- CF bas/EM

Imputation

-Imputation comptable-Imput. Budgétaire-Imput. analytique

Historique de commande

Documents associés à la commande

(service fait, facture)

Dét

ail

du

post

e Adresse de livraisonAdresse de

livraison

Livraison

- Entrée march- Livraison finale

Fiche immobilisation

Commande d’achat

ChampOngletSection Bouton

Engagement JuridiqueStructure de la commande d’achat

23


Module Dépenses 42

Tous les types de commandes d’achat respectent la même structure de saisie, seuls les champs et les données à renseigner varient d’un type à l’autre :

Données d’en tête :-Type de commande-Fournisseur-Données organisationnelles-Conditions de paiement-Données de computation des seuils

Données d’en tête :-Type de commande-Fournisseur-Données organisationnelles-Conditions de paiement-Données de computation des seuils

Données de poste:-Type d’imputation-Désignation-Type de poste (service, fournitures)-Quantité-Prix-Groupe de marchandise (catégorie d’achat)- Division …

Données de poste:-Type d’imputation-Désignation-Type de poste (service, fournitures)-Quantité-Prix-Groupe de marchandise (catégorie d’achat)- Division …

Données de détails de poste :-Données d’imputation-TVA-Prix ……

Données de détails de poste :-Données d’imputation-TVA-Prix ……

Engagement JuridiqueStructure de la commande d’achat

23ME21N


Module Dépenses 43

Type d’imputation

Libellé Description

Z Fonctionnement Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché.

I Fonctionnement Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché sur opération/convention.

S Fonctionnement stock Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché.

J Fct stock Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché sur opération/convention.

V Invest. sans immo Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche d’immobilisation

L Invest ss Immo Op/Cv Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche d’immobilisation sur opération/convention.

O Invest. avec immo Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché référençant une fiche d’immobilisationLa fiche Immo Utilisée pour référencer ou non une convention.

Y Prestation interne Utilisé pour les commandes de prestations internes.

Engagement JuridiqueCommande d’achat – Types d’imputation

23


Module Dépenses 44

Toute commande doit référencer : Un type d’imputation : Type de flux de la dépense (fonctionnement, investissement, stock …) Un groupe de marchandise : Catégorie d’achat

La dérivation du compte général de charge se réalise à partir de la combinaison de ces 2 éléments. Exemple :

Type d’achat Groupe de marchandises

Type d’imputation Compte général dérivé

Ordinateurs

40.01 – Ordinateurs Z – Fonctionnement 60640000

40.01 – Ordinateurs S – Fonctionnement Stock

60225000

40.01 – Ordinateurs V – Investissement (sans fiche immo)

21540001 (compte technique)

40.01 – Ordinateurs O – Investissement (avec fiche immo)

Ex : 21540000 (compte dérivé de la fiche immo)

Engagement JuridiqueCommande d’achat – Types d’imputation et groupe de marchandises

23


Module Dépenses 45

L’utilisateur doit connaître, en plus du groupe de marchandise et du type d’imputation, le centre de coût ou l’élément d’OTP (pour un flux sur convention) et le domaine fonctionnel si celui-ci n’est pas dérivé du centre de coût ou de l’élément d’OTP.

Tous les autres éléments d’imputation sont dérivés automatiquement par le système à partir des 4 cités ci-dessus.

S’il existe un engagement financier préalable, l’utilisateur doit le spécifier.

Le type de poste permet de définir si une commande est gérée en montant ou en quantité. La prestation interne fait appel à un type de poste spécifique.

TYPE DE

POSTE(Vide) P M

DEFINITION FournituresPrestation

de service

Prestation

internes

Engagement JuridiqueCommande d’achat – Données d’imputation

23


Module Dépenses 46

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Fonds

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Centre de coûts

Centre financier

Domaine fonctionnel

*

Programme de financement

=> « NA »

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)

et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

* La dérivation Centre de coûts Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Domaine d’activité

Engagement JuridiqueCommande d’achat – Règles de dérivation

23


Module Dépenses 47

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

eOTP Fonds

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

Programme de financement

Centre financier

Centre de coûts

Domaine fonctionnel

*

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades)

et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

* La dérivation eOTP Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Domaine d’activité

Engagement JuridiqueCommande d’achat – Règles de dérivation

23


Module Dépenses 48

La réservation de crédit est créée au moment de la validation de la commande La pièce budgétaire peut être visualisée via le menu :

Menu > Environnement > Pièce d’engagement de gestion comptable.

Engagement JuridiqueEngagement financier concomitant

23ME23N


Module Dépenses 49

La première action à faire à la création d’une commande d’achat est d’en spécifier le type: Le marché ou accord-cadre formalisé 01 - BC/OS sur marché Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée 02 - Bon de cde simple La prestation interne 04 - Autre commande

Le type de commande détermine les champs obligatoires à la saisie complète de la commande d’achat.

Remarque : La saisie d’une commande de type 01 – BC/OS sur marché est abordée en formation Marché, et ne sera pas abordée en détail dans cette formation Dépense

Engagement JuridiqueTypes de commandes d’achat

23ME21N


Module Dépenses 50

Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur.

Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner :- L’organisation d’achats- Le groupe d’acheteur (voir règles ci-dessous)- La société

Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur.

Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner :- L’organisation d’achats- Le groupe d’acheteur (voir règles ci-dessous)- La société

Après avoir indiqué un type de commande 02 – Bon cde simple, la saisie débute avec les données d’en tête

UTILISATION DES GROUPES D’ACHETEURSReprésente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués.

Z01 : Groupe n’ayant aucun droit de validation de commande.Entre 0 et 15000€ de commande, une étape de validation est nécessaire. Au-delà de 15000€, deux étapes de validation sont nécessaires.Z02 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes jusqu’à 15000€ sans nécessité de validation. Au-delà de 15000 €, une validation est nécessaire.Z03 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes sans plafond de montant sans nécessité de validation.

UTILISATION DES GROUPES D’ACHETEURSReprésente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués.

Z01 : Groupe n’ayant aucun droit de validation de commande.Entre 0 et 15000€ de commande, une étape de validation est nécessaire. Au-delà de 15000€, deux étapes de validation sont nécessaires.Z02 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes jusqu’à 15000€ sans nécessité de validation. Au-delà de 15000 €, une validation est nécessaire.Z03 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes sans plafond de montant sans nécessité de validation.

Engagement JuridiqueSaisie d’une commande simple – En-tête

23ME21N


Module Dépenses 51

A la validation du fournisseur et des données organisationnelles, le système affiche alors tous les partenaires du fournisseur déclarés dans la fiche fournisseur. Il peut alors être nécessaire de sélectionner :- L’auteur de la facture- L’adresse de facture

Les données de partenaires sélectionnées seront automatiquement reprises par le système à la création du document de facturation.

A la validation du fournisseur et des données organisationnelles, le système affiche alors tous les partenaires du fournisseur déclarés dans la fiche fournisseur. Il peut alors être nécessaire de sélectionner :- L’auteur de la facture- L’adresse de facture

Les données de partenaires sélectionnées seront automatiquement reprises par le système à la création du document de facturation.


23ME21N


Module Dépenses 52

Dans l’onglet Données client, il est nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché :

- La Nature : TRAVAUX ou FOURNITURE ou SERVICES- L’unité fonctionnelle ou Opération (uniquement pour certaines combinaisons de computation)- La Nature de l’achat : Ponctuel ou Récurrent- Le Niveau de besoin : exemple 01

Dans l’onglet Données client, il est nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché :

- La Nature : TRAVAUX ou FOURNITURE ou SERVICES- L’unité fonctionnelle ou Opération (uniquement pour certaines combinaisons de computation)- La Nature de l’achat : Ponctuel ou Récurrent- Le Niveau de besoin : exemple 01

La zone UB (stockant le centre typé « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) n’est pas accessible.

Elle est valorisée lors de la sauvegarde de la commande d’achats.

La zone UB (stockant le centre typé « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) n’est pas accessible.

Elle est valorisée lors de la sauvegarde de la commande d’achats.


23ME21N


Module Dépenses 53

Valorisé par défaut par SIFAC (aucune action nécessaire de la part de l’utilisateur) :• Date de livraison : ce champ se renseigne par défaut à la date du jour par le système mais

reste modifiable• Devise : renseigné par défaut avec la devise déclarée dans la fiche du fournisseur.

• Par : spécifie à combien d’articles s’applique le prix Net entré précédemment• Q : spécifie la quantité des articles précisés dans la zone « Par »




Après avoir renseigné les données d’en tête de la commande d’achat, la saisie se poursuit avec les données de poste (synthèse des postes) :

Engagement JuridiqueSaisie d’une commande simple – Synthèse

23ME21N


Module Dépenses 54

Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commande :•Imputation (colonne « I ») : Z par exemple•Type de poste : « » (à blanc)•Désignation du poste•Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande.•Div. (Division) : il est nécessaire de spécifier la division de la commande -> société de la commande.•Quantité : quantité commandée, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou montant de la prestation, pour les commandes en valeur•UA (Unité d’Achat) : PC pour pièce, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou VAL pour valeur, pour les commandes en valeur•Prix net : prix HT , pour les commandes en quantité*prix unitaire ou « 1 », pour les commandes en valeurDans le cas de commande en valeur (services), la quantité et les montant sont inversés.

Il est possible de saisir plusieurs lignes de poste par commande sur des centres financiers appartenant à la même UB (au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)

Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commande :•Imputation (colonne « I ») : Z par exemple•Type de poste : « » (à blanc)•Désignation du poste•Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande.•Div. (Division) : il est nécessaire de spécifier la division de la commande -> société de la commande.•Quantité : quantité commandée, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou montant de la prestation, pour les commandes en valeur•UA (Unité d’Achat) : PC pour pièce, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou VAL pour valeur, pour les commandes en valeur•Prix net : prix HT , pour les commandes en quantité*prix unitaire ou « 1 », pour les commandes en valeurDans le cas de commande en valeur (services), la quantité et les montant sont inversés.

Il est possible de saisir plusieurs lignes de poste par commande sur des centres financiers appartenant à la même UB (au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)

Engagement JuridiqueSaisie d’une commande simple – Synthèse

23ME21N


Module Dépenses 55

Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste :

Dans l’onglet Imputation :Le compte général (classe 6 pour le fonctionnement) est déduit par SIFAC de la combinaison du type d’imputation et du groupe de marchandise.


Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner :- Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts- Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts- Le domaine fonctionnel s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts- Le fonds si nécessaire- La réservation de crédits s’il y en a une en amont de la commande : référence à la réservation de fonds dont les données d’imputation sont reprises, mais restent modifiables par l’utilisateur.

Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner :- Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts- Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts- Le domaine fonctionnel s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts- Le fonds si nécessaire- La réservation de crédits s’il y en a une en amont de la commande : référence à la réservation de fonds dont les données d’imputation sont reprises, mais restent modifiables par l’utilisateur.

Chaque poste de commande peut être réparti sur plusieurs imputations en modifiant l’affichage de l’onglet.


Engagement JuridiqueSaisie d’une commande simple – Détail

23ME21N


Module Dépenses 56

Dans l’onglet facture, renseigner :-Le code TVA Dans l’onglet facture, renseigner :-Le code TVA

La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA qui déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA

Les codes TVA sont assignés suivant la division. La division est donc porteuse de la notion de secteur de TVA : taxé, exonéré, mixte, etc. A chaque division est associée la liste des codes TVA correspondants.

Les codes TVA permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR.

Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées

concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération I pour TVA intra communautaire


23ME21N


Module Dépenses 57

Dans l’onglet Adresse de livraison, l’adresse de livraison du centre financier est rapatriée.

Pour les commandes ayant plusieurs centres financiers donc potentiellement des adresses différentes, c’est l’adresse de la première ligne de poste qui est éditée sur le bon de commande.

Il faut donc positionner le centre financier réceptionnaire de la marchandise sur la première ligne de poste d’une commande multi postes.

Dans l’onglet Adresse de livraison, l’adresse de livraison du centre financier est rapatriée.

Pour les commandes ayant plusieurs centres financiers donc potentiellement des adresses différentes, c’est l’adresse de la première ligne de poste qui est éditée sur le bon de commande.

Il faut donc positionner le centre financier réceptionnaire de la marchandise sur la première ligne de poste d’une commande multi postes.


23ME21N


Module Dépenses 58

Possibilité de dispatcher une commande dans plusieurs centres de coûts d’une même Unité Budgétaire, y compris sur une même ligne de commande

Attention, le service fait ne peut être valorisé si l’on choisit d’effectuer une multi-imputation (plusieurs imputations sur une même ligne de commande. Ainsi, si l’on tient à ce que le service fait soit valorisé dans tous les cas,

alors il faudra, pour un même « article » commandé, saisir une ligne de commande par imputation

Nécessité de rigueur dans la saisie du libellé de la commande qui va être repris dans toute la chaine de dépenses jusqu’en Comptabilité analytique indispensable pour le contrôleur de gestion et les analyse de coûts complets sur un centre de coûts Exemple : ‘loyer 01-07’ pour indiquer la période


2

23


Module Dépenses 59

Type d’imputation S Commande de fonctionnement stocké dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX).

Type d’imputation I Commande de fonctionnement sur convention Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation du compte général de fonctionnement de classe 6.

Type d’imputation J Commande de fonctionnement stocké sur convention Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX).

Engagement JuridiqueParticularités des commandes de fonctionnement stocké et sur convention

23


Module Dépenses 60

Exercice

25 minExercice 3

Création d’une commande d’achat avec poste géré en montant/quantité

23


Module Dépenses 61

Exercice

25 minExercice 4

Création d’une commande d’achat avec poste en valeur (services)

23


Module Dépenses 62

L’imputation O permet la saisie d’une commande d’investissement sur et hors convention en référençant ou en créant concomitamment une fiche d’immobilisation.

Les éléments d’imputation sont alors dérivés dans la commande à partir de la fiche d’immobilisation indiquée ou créée

Les éléments d’imputation sont alors dérivés dans la commande à partir de la fiche d’immobilisation indiquée ou créée

Engagement JuridiqueCommandes d’investissement référençant une fiche immo

23ME21N


Module Dépenses 63

Type d’imputation V Commande d’investissement sans référencer de fiche d’immobilisation dérivation automatique du compte général générique d’investissement (21540001) et le compte budgétaire d’immobilisation unique associé (2154).

Type d’imputation L Commande d’investissement sur convention sans référencer de fiche d’immobilisation Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation automatique du compte général générique d’investissement (21540001) et le compte budgétaire d’immobilisation unique associé (2154).

Il sera alors possible de : Référencer une fiche d’immobilisation dans le document de facturation. L’imputation comptable et

analytique correcte sera alors dérivé de la fiche d’immobilisation. Saisir la facture sur le compte technique d’immobilisation, et réaliser une opération de

régularisation comptable et analytique post prise en charge à la création de la fiche d’immobilisation.

Engagement JuridiqueCommandes d’investissement ne référençant pas de fiche immo

23


Module Dépenses 64

La saisie des autres types de commandes s’apparente à la saisie de la commande de type 02 – Bon de cde simple, à quelques variations près.

Pour la commande de type « 01 - BC/OS sur marché » : Il est nécessaire d’indiquer dès le début de la saisie le contrat représentant le marché que la

commande doit référencer, et dont les données sont rapatriées dans les lignes de poste de la commande d’achat.

Pour la commande de type « Prestation Interne » Merci de se référer à la partie afférente de la présentation

Pour la commande de type « 04 – Autre commande » : Il n’est pas nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché de l’onglet

Données client des données d’en tête

Engagement JuridiqueAutres types de commande

23


Module Dépenses 65

1. Lancer la transaction commande d’achat : ME21N

2. Sélectionner le Type de commande : 01 – BC/OS sur marché

3. Référencer le numéro du contrat SAP généré automatiquement lors de la saisie du marché SAP :

Recherche du numéro de ce contrat SAP dans le match code du champ « contrat cadre » des lignes de postes de commande.

Recherche de ce numéro par numéro de marché, objet du marché, numéro d’ordre interne du marché, groupe de marchandise, code fournisseur, nom de fournisseur (ou recherche croisée sur ces différents critères).

Engagement JuridiqueCommandes sur marché en valeur

23ME21N


Module Dépenses 66

La saisie d’une commande 01 – BC/OS sur marché se réalise en référence à un contrat cadre créé automatiquement par le système et liant la structure juridique du marché à l’exécution de la dépense et notamment à la commande d’achat (cf. formation marché),

La transaction ME32K permet de visualiser (et aussi de modifier, attention !) le contrat cadre créé automatiquement par le système :

Les données d’en tête portent, outre le fournisseur:-Les dates de validité du contrat : en dehors desquelles aucune commande ne pourra être passée-La valeur cible : que l’ensemble des commandes ne pourront dépasser

Les données d’en tête portent, outre le fournisseur:-Les dates de validité du contrat : en dehors desquelles aucune commande ne pourra être passée-La valeur cible : que l’ensemble des commandes ne pourront dépasser

L’écran de synthèse de postes portent les données qui seront rapatriées dans la commande :-Groupe de marchandises,-Désignation,

L’écran de synthèse de postes portent les données qui seront rapatriées dans la commande :-Groupe de marchandises,-Désignation,

Engagement JuridiqueCommandes sur marché en valeur – Contrat Marché

23ME32K


Module Dépenses 67

Une fois le numéro de contrat SAP référencé : En-tête, onglet « Données Clients » :

sont rapatriées : toutes les informations du contrat SAP saisies au niveau des ordres internes du marché (le numéro de marché et les données de computation des seuils).

sont à saisir par l’utilisateur : les données « Opération » ou « Unité fonctionnelle » de la computation des seuils si la nature d’achat est à « P – Ponctuel ».

En-tête, onglet « Données organisationnelles » :

sont rapatriés : l’organisation d’achat, la société et le groupe d’acheteurs (qui est modifiable) défini dans le marché. Le créateur de commande doit posséder un niveau de validation au moins égal à celui défini dans le marché (groupe d’acheteurs)

Engagement JuridiqueCommandes sur marché en valeur – En-tête

23ME21N


Module Dépenses 68

4. Valoriser les champs :

Sur la ligne de poste du BC/OS :

modifier OBLIGATOIREMENT le Type d’imputation (qui ne doit pas rester à « H »)

renseigner la zone Division

valoriser la Quantité commandée par le montant de la prestation

le Prix net est toujours à « 1 »

5. Aller sur l’onglet au niveau du poste de commande pour accéder à l’écran des imputations

Engagement JuridiqueCommandes sur marché en valeur - Poste

23ME21N


Module Dépenses 69

6. Renseigner les données d’imputation (poste): le numéro d’ordre interne auquel le contrat est attaché

Pour le reste de la saisie, se reporter au module « Dépenses »

7. Sauvegarder

Engagement JuridiqueCommandes sur marché en valeur – Imputation

23ME21N


Module Dépenses 70

20minDémonstration

Création d'une commande sur marché (en saisissant un numéro de contrat)

Démonstration 23


Module Dépenses 71

Il est possible de valider les commandes individuellement, ou de manière groupée, en utilisant respectivement les transactions ME29N et ME28,

Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z01 doivent être validées : Par 1 valideur habilité à la clé de validation Z1 si la commande est inférieure à 15000€ Par 2 valideurs, l’un habilité à la clé de validation Z1, et le second habilité à la clé Z2, si la

commande est supérieure à 15000€

Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z02 : N’ont pas besoin d’être validées si la commande est inférieure à 15000€ Par 1 valideur habilité à la clé Z2 si la commande est supérieure à 15000€

Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z03 n’ont pas besoin d’être validées.

Toute modification de commande entraîne l’annulation de la validation de la commande.

Engagement JuridiqueValidation des commandes d’achat

23


Module Dépenses 72

La transaction ME29N permet la validation (ou le refus) individuelle d’une commande. Après avoir référencé le numéro de commande et fait apparaître la commande à valider, la

validation se réalise dans l’onglet Stratégie lancement.

1. La commande est tout d’abord bloquée, en attente de la validation de niveau 1

1. La commande est tout d’abord bloquée, en attente de la validation de niveau 1

2. En cliquant sur , le valideur de niveau 1 habilité à la clé Z1 valide la première étape. Le statut de la commande reste à Bloqué

2. En cliquant sur , le valideur de niveau 1 habilité à la clé Z1 valide la première étape. Le statut de la commande reste à Bloqué

3. En cliquant sur , le valideur de niveau 2 habilité à la clé Z2 valide la seconde étape.Le statut de la commande passe à Validé

Rq : Cliquer sur permet de refuser la validation de la commande

3. En cliquant sur , le valideur de niveau 2 habilité à la clé Z2 valide la seconde étape.Le statut de la commande passe à Validé

Rq : Cliquer sur permet de refuser la validation de la commande


23ME29N


Module Dépenses 73

La transaction ME28 permet de sélectionner des commandes selon plusieurs critères : la clé de lancement à apposer (Z1 ou Z2), l’organisation d’achat, les numéros de documents, les types de documents, le groupe d’acheteur, le fournisseur, la date des documents …

Le système déduit les documents à valider à partir des conditions saisies dans l’écran initial. (ex: clé Z1 pour une validation à 1 niveau pour le groupe d’acheteur Z001)

Le système déduit les documents à valider à partir des conditions saisies dans l’écran initial. (ex: clé Z1 pour une validation à 1 niveau pour le groupe d’acheteur Z001)

Puis il est possible de lancer les documents souhaités tour à tour en les sélectionnant et en cliquant sur Lancer.

Puis il est possible de lancer les documents souhaités tour à tour en les sélectionnant et en cliquant sur Lancer.


23ME28


Module Dépenses 74

Le bon de commande n’est éditable que pour les commandes d’achat validées.

Pour une nouvelle commande créée, le bon de commande est éditable en 1 exemplaire original, et 2 duplicata depuis la transaction SP01. L’adresse de livraison est celle du centre financier de la première ligne de poste.

Le bon de commande peut également être édité automatiquement dès validation de la commande d’achat (choix d’instanciation)

En cas de modification de la commande après qu’il y ait eu édition d’un premier bon de commande, il est possible de rééditer le bon en 1 exemplaire original et 2 duplicata.

Il est possible de visualiser un aperçu du bon de commande depuis la transaction de visualisation de commande d’achat ME23N, moyennant que celle-ci soit validée (si elle présente une stratégie de validation)

Engagement JuridiqueEdition du bon de commande

23


Module Dépenses 75

Depuis la transaction de visualisation de commande d’achat ME23N :

Le système affiche les types de bon de commande (original et duplicata), qu’il est possible de visualiser en cliquant sur l’aperçu

Le système affiche les types de bon de commande (original et duplicata), qu’il est possible de visualiser en cliquant sur l’aperçu


23ME23N


Module Dépenses 76

Depuis la transaction de sélection d’ordres de Spool SP01:

Le système affiche les commandes à éditer en cliquant sur exécuter, en fonction des critères saisis dans l’écran initial.Ex : - Créateur du bon de commande- Date de création

Le système affiche les commandes à éditer en cliquant sur exécuter, en fonction des critères saisis dans l’écran initial.Ex : - Créateur du bon de commande- Date de création

Il est possible :• De visualiser l’aperçu en cliquant sur ,• D’éditer le bon de commande en cochant la case de N° de Spool correspondant au document à éditer, puis en cliquant sur Imprimer sans modification

Il est possible :• De visualiser l’aperçu en cliquant sur ,• D’éditer le bon de commande en cochant la case de N° de Spool correspondant au document à éditer, puis en cliquant sur Imprimer sans modification


23SP01


Module Dépenses 77

Adresse du fournisseurAdresse du fournisseur

Adresse de livraison (unique):

Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (modifiable)

Adresse de livraison (unique):

Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (modifiable)

Adresse de facturation (unique) :

Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (non modifiable)

Adresse de facturation (unique) :

Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (non modifiable)

Lignes de commande :

Correspondant aux différents postes de la commande d’achat

Lignes de commande :

Correspondant aux différents postes de la commande d’achat

Imputation budgétaire :

Reprend l’ensemble des imputations budgétaires différentes saisies dans la commande d’achat

Imputation budgétaire :

Reprend l’ensemble des imputations budgétaires différentes saisies dans la commande d’achat

BC/OC n° :

Reprend le numéro de commande SAP de la commande d’achat

BC/OC n° :

Reprend le numéro de commande SAP de la commande d’achat

Engagement JuridiqueAperçu du bon de commande

23


Module Dépenses 78

Exercice

45 min

Exercice 5

Cas d'une commande d’achat simple pour une facture d’électricité (avec computation des seuils), avec réservation concomitante des crédits.

23


Module Dépenses 79

Démonstration

15 minDémonstration 1

Visualisation des commandes à valider et validation de 5 commandes en masse

23


Module Dépenses 80

Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 81

La transaction S_P99_41000147 est un état de détail qui permet de visualiser toutes les réservations de crédit en cours à valider ou bien déjà validées (préenregistrées ou enregistrées), ainsi que leur montant global et leur montant non soldé.

Sélection/Filtre sur l’adresse budgétaire à consulterSélection/Filtre sur l’adresse budgétaire à consulter

Sélection/Filtre sur :

-N° de document

-Type d’engagements (spécifique, provisionnel, sur convention…)

-Dates

-Créateur de l’engagement

Sélection/Filtre sur :

-N° de document

-Type d’engagements (spécifique, provisionnel, sur convention…)

-Dates

-Créateur de l’engagement

Consultations sur engagementsEngagements financiers (réservations de crédit)

23S_P99_41000147


Module Dépenses 82

Adresse budgétaireAdresse budgétaireMontantsMontants

N° d’engagementN° d’engagement

Montant : montant global de l’EF

Montant non soldé : reste à consommer

Montant : montant global de l’EF

Montant non soldé : reste à consommer

MontantsMontants

Consultations sur engagementsEngagements financiers (réservations de crédit)

23S_P99_41000147


Module Dépenses 83

La transaction ZME2K de liste de commandes d’achat (engagements juridiques) permet de consulter, d’éditer, et d’exporter sous Excel : Les quantités et montants commandés, Les quantités et montants restant à livrer, Les quantités et montants restant à facturer

Accéder à la variante « Commande SIFAC »Accéder à la variante « Commande SIFAC »

Consultations sur engagementsEngagements juridiques (commandes d’achat)

23ZME2K


Module Dépenses 84

N° de document

N° de document

Description de la commande et des données de commande ( fournisseur et groupe d’acheteur,

catégorie d’achat, imputation, dates …)

Description de la commande et des données de commande ( fournisseur et groupe d’acheteur,

catégorie d’achat, imputation, dates …)

Données logistiques et financièresDonnées logistiques et financières

Statut de validationStatut de validation Données d’imputationDonnées d’imputation Accès à l’historiqueAccès à l’historique

Consultations sur engagementsEngagements juridiques (commandes d’achat)

23ZME2K


Module Dépenses 85

Il est possible de créer des totaux, des sous totaux pour chacune des colonnes (éléments d’imputation, fournisseurs, groupes de marchandise …) des restitutions S_P99_41000147 et ZME2K.

Les restitutions S_P99_41000147 et ZME2K sont exportables sous Excel.

Sélectionner Modifier mise en forme.

Puis déplacer dans les critères de sous totaux les champs sur lesquels les tris et sous totaux doivent être faits

Sélectionner Modifier mise en forme.

Puis déplacer dans les critères de sous totaux les champs sur lesquels les tris et sous totaux doivent être faits

Sélectionner l’export vers un fichier local

Puis sélectionner Calcul avec tableur

Sélectionner l’export vers un fichier local

Puis sélectionner Calcul avec tableur

Consultations sur engagementsExport sous Microsoft Excel

23


Module Dépenses 86

Cet état permet de consulter le disponible budgétaire au croisement UB / chapitre, mais aussi par enveloppe allouée au centre financier

Le menu SAP :> Gestion Comptable> Gestion du secteur public> Comptabilité budgétaire> Système d’information> Enregistrement de totaux> Système de gestion budgétaire (BCS)> Contrôle des disponibilités> FMAVCR01 – Synthèse des valeurs annuelles

Consultations sur engagementsEtat de consultation du disponible budgétaire

23FMAVCR01


Module Dépenses 87


23FMAVCR01

Le disponible au croisement de l’UB et du chapitre nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : 9H (contrôle des dispo au

croisement UB/chapitre) Centre financier : UB pour

visualiser tout ce qui concerne l’UB sans restriction sur un chapitre ou un autre

Eventuellement compte budgétaire : chapitre

Le fonctionnement est identique dans le cas des sites passés aux RCE, il faut sélectionner en lieu et place de la combinaison UB/Chapitre la combinaison Niveau1/masse

1

2


Module Dépenses 88

Le résultat obtenu est le disponible de l’UB tous chapitres confondus.


23FMAVCR01

A : Montants budgétés (budget + DBM + virements

ajustements)

B : Montant consommés (engagements non encore

liquidés + factures + liquidations directes +

réimputations

C : Fonds disponibles

C = A - B


Module Dépenses 89


23FMAVCR01

Puis en cliquant sur l’utilisateur visualise le disponible par chapitre et au sein de chaque chapitre, l’adresse budgétaire imputée (fonds, centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, programme de financement).

Les montants associés aux comptes de recette sont présentés en négatif (signe « - » à la fin du montant).

En double-cliquant sur le montant associé à une adresse budgétaire, l’utilisateur obtient la liste des pièces associées à ce montant (état de détail)

La lecture de l’adresse budgétaire se fait comme suit:Fonds / CF / Cpt Budg / DF / PFinancement


Module Dépenses 90

Le disponible au niveau de l’enveloppe nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger* : ZH (contrôle des dispo au

niveau enveloppe) Centre financier : préciser le CR Ne pas changer les autres données.

* Ledger : aussi appelé catégorie budgétaire, est assimilé à la table dans laquelle sont stockées les données qui lui sont associées. Exemple : 9H : disponible budgétaire au croisement UB / chapitre qui se met à jour automatiquement lors des opérations de mise en place du budget et d’’exécution budgétaire

1

2


23FMAVCR01


Module Dépenses 91

Disponible au niveau enveloppe

Disponible par masse pour le CR.


23FMAVCR01

Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant.


Module Dépenses 92


23FMAVCR01

Le disponible au niveau de l’enveloppe agrégé de niveau 2 * (pour les Etablissements passés aux RCE) nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : Z2 (contrôle des dispo

optionnel agrégé pour CFi de niveau 2)

Centre financier de niveau 2 Eventuellement compte budgétaire

: compte / chapitre ou masse ou compte « DEPENSES » en fonction de l’option de contrôle optionnel du centre

* Le centre financier de niveau 2 doit être typé à ‘5’ (CFi de niveau 2)

1

2


Module Dépenses 93


23FMAVCR01

Disponible au niveau enveloppe

Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant.

Disponible par masse pour le centre.


Module Dépenses 94

Exercice

15 minExercice 6 Visualisation du disponible d’un CR

23


Module Dépenses 95

Exercice

20 minExercice 7Visualisation de la liste des commandes d'achat (recherche de pièces et export sous Excel)

23


Module Dépenses 96

Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire


Module Dépenses 97

La Constatation du service fait consiste à vérifier la réalité d’une dette. Cette opération a donc pour but de s’assurer que la personne ou l’organisme avec lesquels l’établissement a traité ont bien accompli les obligations qui leur incombent.

La constatation du service fait permet de confirmer : La quantité livrée par le fournisseur et ce par rapport à une quantité commandée, Ou le montant d’une prestation réalisée par le fournisseur, et ce par rapport au montant de la

prestation commandée.

La constatation du service fait est la première étape de la liquidation. Elle doit être préalable à toute facture.

La constatation du service fait peut être totale, ou seulement partielle en référence à un engagement juridique. Les montants et quantités réceptionnés ne peuvent en aucun cas excéder les montants et quantités commandés.

Il est possible d’annuler un service fait tant qu’il n’a pas été émis de document de facturation le référençant.

Service faitGénéralités

23


Module Dépenses 98

Le service fait peut être valorisé ou non. La saisie se réalise dans les 2 cas de la même manière. Cependant, ils n’ont pas le même impact: le service fait valorisé impacte les 3 comptabilités le service fait non valorisé n’en impacte aucune (cf slide de processus de la dépense).

1 transaction SAP permet de modéliser 2 types de constatations de service fait : en quantité et en valeur

Type d’achat Mode de Commande Mode de Constatation du

Service fait

Modélisation SAP de la constatation

du service fait

En Quantité Quantité commandée (associée à un prix unitaire)

Quantité livrée (associée au prix unitaire)

Le mouvement de stock (MIGO)

En Valeur Valeur commandée x Prix unitaire à 1

Montant du réalisé

Le mouvement de stock (MIGO)

Service faitGénéralités

23


Module Dépenses 99

Lorsqu’une commande d’achat a été passée en quantité (fourniture), la réception du service fait se réalise via la transaction MIGO.

Le service fait se réalise par un mouvement d’Entrée de marchandise, toujours en référence à une commande qui doit être validée.


Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner.

Pour réceptionner la marchandise, il est alors nécessaire de :- Renseigner la quantité à réceptionner - Cliquer le poste OKPour réceptionner le poste suivant, sélectionner le poste et répéter l’action.

Puis Enregistrer.

Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner.

Pour réceptionner la marchandise, il est alors nécessaire de :- Renseigner la quantité à réceptionner - Cliquer le poste OKPour réceptionner le poste suivant, sélectionner le poste et répéter l’action.

Puis Enregistrer.

Service faitSaisie d’un service fait en référence à un poste de commande en quantité

23MIGO


Module Dépenses 100

Lorsqu’une commande d’achat est de type « services » (en valeur), la réception du service fait se réalise (également) via la transaction MIGO.



Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner. Pour réceptionner le service, il est alors nécessaire de :- Renseigner le montant de la prestation à réceptionner (dans Qté en unité saisie)- Cliquer le poste OK

Puis Enregistrer.

Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner. Pour réceptionner le service, il est alors nécessaire de :- Renseigner le montant de la prestation à réceptionner (dans Qté en unité saisie)- Cliquer le poste OK

Puis Enregistrer.

Service faitSaisie d’un service fait en référence à un poste de commande en valeur

23ML81N



Il est possible d’annuler une réception de marchandise dans la MIGO:

Il faut spécifier le mouvement d’annulation.Puis référencer le document de réception à annuler


Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler (pas de document de facturation émis)

Pour annuler la réception de marchandise, il suffit de cliquer le poste OK.

Puis Enregistrer

Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler (pas de document de facturation émis)

Pour annuler la réception de marchandise, il suffit de cliquer le poste OK.

Puis Enregistrer

Service faitAnnulation totale d’un service fait

23MIGO



Il est possible d’annuler partiellement une réception de marchandise dans la MIGO:



Service faitAnnulation partielle d’un service fait

23MIGO

Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler.Seule la quantité ou seul le montant non facturé peuvent donner lieu à une annulation de service fait.

Pour annuler partiellement la réception de marchandise ou de services, il suffit d’apposer la quantité dans le cas montant/quantité, ou le montant dans le cas des services, A ANNULER.Cliquer le poste OK.

Puis Enregistrer

Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler.Seule la quantité ou seul le montant non facturé peuvent donner lieu à une annulation de service fait.

Pour annuler partiellement la réception de marchandise ou de services, il suffit d’apposer la quantité dans le cas montant/quantité, ou le montant dans le cas des services, A ANNULER.Cliquer le poste OK.

Puis Enregistrer



Un service fait est visualisable à partir de la visualisation de l’historique de la commande d’achat (ME23N):

Accéder à l’onglet Historique de commande des données de détail de poste-Visualiser le N° de document article actant la réception (N° 5XXXXXXXXXX)- La quantité réceptionnée

Accéder à l’onglet Historique de commande des données de détail de poste-Visualiser le N° de document article actant la réception (N° 5XXXXXXXXXX)- La quantité réceptionnée

Service faitVisualisation du service fait dans la commande d’achat

23ME23N



Exercice

15 minExercice 8

Création d'un service fait en montant

23



Exercice

10 minExercice 9

Création d'un service fait en quantité

23



Exercice

10 minExercice 10

Création d'un service fait en quantité en référence à la commande d’achat créée à l’exercice 3

23



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



Lors de la saisie de la facture, on compare les montants et quantités commandés, les montants et quantités reçus (service fait), et les montants et quantités facturés.

Les montants et quantités facturés ne peuvent excéder les montants et quantités réceptionnés (service fait).

Enregistrement comptable de la facture règlement

Facture et rapprochementGénéralités

23



Rappel sur la mise à jour de la computation des seuils au moment de la facture

Le solde automatique d’une commande d’achat SAP à la facture (coche « Facture finale » des postes de la facture) est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison d’éléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement.

Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et qu’une facture est supérieure à une commande d’achat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils.

Facture et rapprochementAjustement des seuils de computation

23



La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas d’un flux avec service fait non valorisé et pas de mise sous bordereau,

A l’enregistrement de cette facture, l’impact se fait dans les trois comptabilités.

A la fin de la saisie, l’on comptabilise la pièce.

Facture et rapprochementGénéralités

3



La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas d’un flux avec service fait valorisé et pas de mise sous bordereau, Si le service fait valorisé et la facture portent le même montant, la facture fournisseur a un impact

limité aux comptes de classe 4 (D 408/C 4012)

Si la facture fournisseur est différente du service fait valorisé, une pièce d’ajustement vient mettre à jour les trois comptabilités. Ceci se retrouve dans les états associés.

A la fin de la saisie, l’on comptabilise la pièce.

2Facture et rapprochementGénéralités



La saisie d’une facture débute avec la spécification de la date de saisie de la facture, et le référencement de la commande sur laquelle le document de facturation est créé.

Dans la partie données de facture, sélectionner, puis saisir :-L’opération : Facture-La Date de la facture : correspondant à la date figurant sur la facture reçue du fournisseur.-Référence : correspond au n° de la facture reçue du fournisseur (contrôle des doublons)

Puis dans la partie données de commande, spécifier la commande à référencer. Le système rapatrie alors automatiquement l’ensemble des postes de commande qu’il est possible de facturer.

Dans la partie données de facture, sélectionner, puis saisir :-L’opération : Facture-La Date de la facture : correspondant à la date figurant sur la facture reçue du fournisseur.-Référence : correspond au n° de la facture reçue du fournisseur (contrôle des doublons)

Puis dans la partie données de commande, spécifier la commande à référencer. Le système rapatrie alors automatiquement l’ensemble des postes de commande qu’il est possible de facturer.

Données de facture

Données de facture

Données de commandeDonnées de commande

Facture et rapprochementSaisie d’une facture sur commande

23MIRO



A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait , à la baisse uniquement Affiner l’imputation comptable de la dépense Affecter une fiche d’immobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations

Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture

Permet la répartition sur plusieurs imputations ou sur plusieurs taux de TVA

Permet la répartition sur plusieurs imputations ou sur plusieurs taux de TVA

Permet le référencement d’une fiche d’immobilisation


Données d’imputation Données d’imputation Données de montants et de quantités modifiables à la baisseDonnées de montants et de quantités modifiables à la baisse

Possibilité d’affiner le compte général Possibilité d’affiner le compte général


3MIRO



A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait , à la baisse uniquement Affiner l’imputation comptable de la dépense Affecter une fiche d’immobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations

Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture



Données d’imputation Données d’imputation Données de montants et de quantités modifiables à la baisseDonnées de montants et de quantités modifiables à la baisse

La répartition sur plusieurs codes TVA et/ou plusieurs imputations est possible au niveau de l’onglet « compte général »

La répartition sur plusieurs codes TVA et/ou plusieurs imputations est possible au niveau de l’onglet « compte général »

Possibilité d’affiner le compte général Possibilité d’affiner le compte général


2MIRO



Dans la partie données de facture, dans l’onglet paiement, saisir :-La Date de base = date de départ du délai global de paiement. Reste modifiable même post prise en charge

Puis visualiser :-La condition de paiement dérivée de la fiche fournisseur, est modifiable à la commande et à la facture-La date d’échéance de délai global de paiement est calculée par le système en fonction de la date de base et des conditions de paiement.-Le blocage paiement : permet de bloquer le paiement

Dans la partie données de facture, dans l’onglet paiement, saisir :-La Date de base = date de départ du délai global de paiement. Reste modifiable même post prise en charge

Puis visualiser :-La condition de paiement dérivée de la fiche fournisseur, est modifiable à la commande et à la facture-La date d’échéance de délai global de paiement est calculée par le système en fonction de la date de base et des conditions de paiement.-Le blocage paiement : permet de bloquer le paiement

Visualiser :-Le fournisseur : Entité d’où provient la facture. Correspond soit au fournisseur initial, soit à l’auteur facture si cette fonction partenaire a été sélectionnée dans la commande

-Les coordonnées bancaires du fournisseur

Visualiser :-Le fournisseur : Entité d’où provient la facture. Correspond soit au fournisseur initial, soit à l’auteur facture si cette fonction partenaire a été sélectionnée dans la commande

-Les coordonnées bancaires du fournisseur

Visualiser :-Le mode de paiement : dérivé de la condition de paiement. V pour virement, C pour chèque …-Banque partenaire: possibilité de sélectionner un RIB particulier du fournisseur-Destinataire de paiement: possibilité d’indiquer un tiers cessionnaire (affacturage)

Visualiser :-Le mode de paiement : dérivé de la condition de paiement. V pour virement, C pour chèque …-Banque partenaire: possibilité de sélectionner un RIB particulier du fournisseur-Destinataire de paiement: possibilité d’indiquer un tiers cessionnaire (affacturage)

Après avoir référencé la commande, il faut saisir les données de paiement de la facture :


23MIRO



Il convient également de visualiser et de modifier si nécessaire les données de détail de la facture :

Dans la partie « données » de facture, dans l’onglet Détail :

• Saisir des coûts indirects d’acquisition (ex : frais de port …) - Ces coûts ne sont pas computés- Les coûts indirects d’acquisition sont répartis sur les lignes de la facture au prorata des montants HT de ces

lignes - Ils sont inclus dans le montant TTC (l’onglet « données de base », zone « montant »)

ATTENTION : Si les coûts indirects d’acquisition sont soumis à une TVA différente des autres lignes de facture ou si les lignes sont multi-TVA, les coûts indirects d’acquisition doivent être ajoutés à la commande d’achat (ligne supplémentaire), une étape de service fait doit être effectuée avant de pouvoir saisir la facture. Dans ce dernier cas, les coûts indirects d’acquisition apparaissent en lignes de facture et ne sont plus traités dans l’onglet Détail. Dans ce dernier cas, les CIA sont computés.

• Référencer un auteur facture: ce champ est dérivé de l’auteur facture sélectionné dans la commande d’achat, et reste modifiable. Il correspond à l’entité ayant envoyé la facture.

Dans la partie « données » de facture, dans l’onglet Détail :

• Saisir des coûts indirects d’acquisition (ex : frais de port …) - Ces coûts ne sont pas computés- Les coûts indirects d’acquisition sont répartis sur les lignes de la facture au prorata des montants HT de ces

lignes - Ils sont inclus dans le montant TTC (l’onglet « données de base », zone « montant »)

ATTENTION : Si les coûts indirects d’acquisition sont soumis à une TVA différente des autres lignes de facture ou si les lignes sont multi-TVA, les coûts indirects d’acquisition doivent être ajoutés à la commande d’achat (ligne supplémentaire), une étape de service fait doit être effectuée avant de pouvoir saisir la facture. Dans ce dernier cas, les coûts indirects d’acquisition apparaissent en lignes de facture et ne sont plus traités dans l’onglet Détail. Dans ce dernier cas, les CIA sont computés.

• Référencer un auteur facture: ce champ est dérivé de l’auteur facture sélectionné dans la commande d’achat, et reste modifiable. Il correspond à l’entité ayant envoyé la facture.


23MIRO



Pour comptabiliser la facture, cliquez sur le bouton « Comptabiliser »

Sélectionner la/les ligne(s) de poste à facturer dans la partie données de commande.Sélectionner la/les ligne(s) de poste à facturer dans la partie données de commande.

Indiquer : -Le code TVA de la facture : qui doit être le même que celui de la commande (en cas de facture sur plusieurs taux de TVA, les différents taux applicables sont indiqués dans l’onglet Taxes)

-Le montant TTC

-Le montant de la TVA

S’assurer que le Solde est bien égal à 0 (montant commande = montant facture)

Indiquer : -Le code TVA de la facture : qui doit être le même que celui de la commande (en cas de facture sur plusieurs taux de TVA, les différents taux applicables sont indiqués dans l’onglet Taxes)

-Le montant TTC

-Le montant de la TVA

S’assurer que le Solde est bien égal à 0 (montant commande = montant facture)


23MIRO



Exercice

20 minExercice 11

Création d'une facture fournisseur en référence à la commande d’achat de l’exercice 3 .

23



Exercice

20 minExercice 12

Création d’une facture de fournitures avec répartition en 2 codes TVA.

23



De manière générale, il est nécessaire de suivre un flux de dépense classique avec commande d’achat et service fait préalable pour toute dépense dans SIFAC,

Pour les dépenses hors marché non soumises à computation des seuils de marché (prestations internes et les dépenses soumises à dérogation du CMP), il est possible de saisir de manière exceptionnelle des factures directement sans commande préalable La saisie de liquidation directe pour ces types de dépenses se réalise avec la transaction FB60.

Il n’est pas possible de réaliser de liquidation directe pour les dépenses sur marché. Elles doivent obligatoirement faire l’objet d’une commande d’achat (01 – OS/BC sur marché) et d’un service fait préalable.

Pour les dépenses hors marché soumises à computation des seuils de marché à payer rapidement, il faut : saisir une commande d’achat (02 – Bon de cde simple) en désélectionnant l’étape de service fait

préalable, créer une facture fournisseur MIRO en référence à cette commande.

Facture et rapprochementLiquidation directe - Généralités

23



Avant de commencer la saisie, il faut activer un modèle de travail :

Lors de la première saisie, certaines options peuvent être définies et mémorisées : a. Via l’option « Activer les modèles de travail » ,

a’. choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double –cliquez pour la sélectionner

b. Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur

a

a’

b

Facture et rapprochementSaisie d’une facture directe

23FB60



Cette saisie entraine un impact dans les trois comptabilités.

1. L’opération Facture proposée par défaut est conservée. Le type de pièce KR est automatiquement déterminé.

Saisir : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture (la date comptable est déterminée automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture

1

2

34

56


23FB60



7. Indiquer :- le secteur de TVA applicable (division), - le compte d’imputation de la dépense,- le montant HT du poste puis valider par la touche Entrée,- le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur),- le centre de coûts ou e-OTP à imputer

Compléter les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre

de coûts ou e-OTP), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal)

7


23FB60



Vous pouvez double-cliquez sur le poste pour compléter les imputations (Option Plus)ou naviguer sur la variante d’écran par la barre Outil


23FB60



8. L’échéance est calculée en

fonction de la date de base et des

conditions de paiement (rapatriées

par défaut des données Tiers)

9. La zone Banque partenaire

permet de sélectionner les

coordonnées bancaires du tiers :

par défaut, ce sont les coordonnées

bancaires principales (“ “) qui

sont définies comme devant être

utilisées pour le paiement

10. La zone Destinataire de

paiement permet de sélectionner un

des tiers divergents autorisés et

donc de déterminer un tiers différent

du tiers facturant pour le paiement

8

9 10


23FB60



L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrementL’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généré

Aprés enregistrement, le N° de la pièce comptable est indiquée en bas d’écran


23FB60



Les transactions de liquidation directe peuvent donner lieu à un pré-enregistrement (de type complet avec impact budgétaire ou simple sans impact budgétaire)

La facture ou avoir doit ensuite être modifiée et éventuellement complétée pour être comptabilisée

Chemin d’accès :

Gestion comptable

Comptabilité financière

Comptabilité générale / Fournisseurs / Clients

Pièce

Pièces préenregistrées

FBV0 – Enregistrer/supprimer

a. Indiquez les références de la pièce préenregistrépuis validezb.Enregistrez la pièce pour comptabilisation

a

b


23FB60



Exercice

15 minExercice 13

Cas d'une facture directe (ne nécessitant pas computation – article 3 du CMP)

23



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



On appelle "prestation interne" dans un EPSCP, tout échange de biens ou de services entre deux centres financiers de deux composantes différentes (les échanges entre centres financiers d’une même composante ne relèvent pas des prestations internes). Il correspond à une dépense interne pour une composante (l’acheteur) et une recette interne pour l’autre composante (le vendeur).

Cet échange n’engendre aucun flux de trésorerie. Cet échange n'est jamais soumis aux règles du code des marchés publics. En matière de TVA, cet échange ne correspond pas à une activité économique au sens de la

TVA et ne peut donc relever du champ d’application de cet impôt. En conséquence, dans Sifac cet échange fait partie des opérations dites « hors champ ».

En matière de fiscalité directe, l’achat peut contribuer à la réalisation d’une opération appartenant à un des trois secteurs mais relève nécessairement du secteur exonéré pour le vendeur.

Enfin, les Prestations Internes peuvent intervenir entre un établissement principal et un SACD ou entre SACD.

Le flux de prestation interne s’inscrit dans les flux classiques définis dans Sifac incluant toutes les modélisations des dépenses et recettes (avec ou sans mise sous bordereau). En conséquence

Prestations internesGénéralités

23



Prestations internesFlux de prestations internes

1 : Création de la commande d’achat interne. 2 : Transformation de la commande d’achat interne en

commande de vente interne (étape détaillée dans la suite du document).

3 : sauvegarde de la commande de vente interne, événement déclencheur de l’étape 3’.

3’ : Verrouillage de la commande d’achat interne et de la commande de vente interne (le verrouillage correspond aux règles de gestion : …)

4 : Création de la facture de vente interne.

23

Commande d’achatInterne

Commande de venteInterne

Facture d’achat

Transformation en commande de vente.

Transformation effectuée avec succés

Facture de vente.

ComptabilisationComptabilisation

1 2

33’

3’

4

55’

6

8

Service fait

7

5 : Comptabilisation de la facture de vente interne, événement déclencheur de l’étape 5’.

5’ : Déverrouillage de la commande d’achat (non modifiable) => possibilité de constater le service fait.

6 : Création du service fait. 7 : Création de la facture d’achat interne 8 : Comptabilisation de la facture d’achat interne



Un fournisseur et un client représentent l’établissement

Il faudra ensuite créer, pour chaque centre financier impliqué dans des prestations internes : Un fournisseur pour les prestations internes à l’intérieur de la société (de l’établissement

principal) Un fournisseur pour les prestations internes entre l’établissement et un des SACD

Prestations internesCréation des tiers

23



A l’initialisation d’un fournisseur interne, il est nécessaire de définir le groupe de comptes Z007 sans renseigner l’organisation d’achat :



Nom du fournisseurNom du fournisseur



XK (transaction fournisseur)XK (transaction fournisseur)

Prestations internesCréation d’un fournisseur interne

23XK01



L’écran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le fournisseur peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra-établissement


-Clé du groupe : INTRA ou EXTRA




23XK01



La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur. Ici, la zone Zentrale permet de passer les écritures de ce fournisseur interne sur le

compte de l’établissement principal

Tenue de compte:

- Zentrale : Indiquer ici le fournisseur « Etablissement principal »

Tenue de compte:

- Zentrale : Indiquer ici le fournisseur « Etablissement principal »


23XK01



Initialisation du client :

Prestations internesCréation d’un client interne

23XD01

Organisation commerciale, Canal de distribution et secteur d’activité dans lequel le client va être créé

Organisation commerciale, Canal de distribution et secteur d’activité dans lequel le client va être créé

Nom du clientNom du client

Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé

Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé



L’écran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le client peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra-établissement


23XD01







La vue société permet de définir toutes les données comptables du client. Ici, la zone Centrale permet de passer les écritures de ce client interne sur le compte de

l’établissement principal

Tenue de compte:

- Centrale : Indiquer ici le client « Etablissement principal »

Tenue de compte:

- Centrale : Indiquer ici le client « Etablissement principal »


23XD01



L’onglet « Facture » permet de définir la classification du client

Comptabilité:

- Groupe d’imputation : 02 Client Interne

-Classification fiscale : 1 Interne

Comptabilité:

- Groupe d’imputation : 02 Client Interne

-Classification fiscale : 1 Interne


23XD01



L’onglet « Rôles partenaires » permet de modifier le payeur principal (établissement)

Rôles partenaires:

-Modifier le rôle partenaire « Payeur » vers le client « Etablissement principal »

Rôles partenaires:

-Modifier le rôle partenaire « Payeur » vers le client « Etablissement principal »


23XD01



Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur ayant un groupe de compte du même type (INTRA ou INTER).

Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner :- L’organisation d’achats- Le groupe d’acheteur- La société

Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur ayant un groupe de compte du même type (INTRA ou INTER).

Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner :- L’organisation d’achats- Le groupe d’acheteur- La société

Après avoir indiqué un type de commande de prestations internes (PRSA pour les prestations internes INTRA et PRST pour les prestations internes INTER), la saisie débute avec les données d’en tête

Prestations internesSaisie d’une commande de prestations internes

23ME21N









Après avoir renseigné les données d’en tête de la commande d’achat, la saisie se poursuit avec la désignation du poste (synthèse des postes)

Dérivation automatique du type d’imputation Y, du type de poste M, de la division hors champ, du code TVA HD, du domaine fonctionnel


23ME21N



Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commandes :• Quantité : quantité commandée• Unité d’achat : Unité de commande• Prix net : prix unitaire HT• Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande.

Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commandes :• Quantité : quantité commandée• Unité d’achat : Unité de commande• Prix net : prix unitaire HT• Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande.


23ME21N



Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste :



Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner :- Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts- Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts-Le fonds si nécessaire

Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner :- Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts- Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts-Le fonds si nécessaire




23ME21N



Prestations internesTransformation de la commande d’achat

23ZSIFACSDTR_PRESTA

Commande de vente interne: Renseigner

-Société

-Donneur d’ordre (client)

-Organisation commerciale

-Agence commerciale

-Article concerné

-Centre de profit imputé

Commande de vente interne: Renseigner

-Société

-Donneur d’ordre (client)

-Organisation commerciale

-Agence commerciale

-Article concerné

-Centre de profit imputé



Cliquez sur « Transformation Automatique »

23ZSIFACSDTR_PRESTAPrestations internesTransformation de la commande d’achat



23VA03Prestations internesAffichage de la commande de vente



Jour 1

Introduction (10’)

Référentiel fournisseur (45’)

Engagements financiers (1h)

Engagements juridiques (2h30)

Consultations / Éditions sur engagements (1h)

Jour 2

Service fait (45’)

Facture et rapprochement (2h)

Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets (1h)

Opérations de régularisation (1h)

Flux sur fournisseurs occasionnels (15’)

Ordres de paiement (35’)

Intérêts moratoires (25’)

Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations (55’)

Conclusion (10’) et conseils aux formateurs (10’)

Sommaire



Un code blocage « V » est automatiquement apposé sur

chaque poste lors de l’enregistrement de la facture.

Ce code n’est donc pas accessible par l’utilisateur

Affichage du document facture (transaction MIR4)

VisaPrésence du visa comptable dans les pièces d’origine

23MIR4



Un état détaillé des factures saisies s’affiche et peut être édité pour accompagnement des pièces justificatives :1. Les critères suivants sont notamment disponibles : a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...) c. Date comptable (= date de saisie) d. Nom de l’utilisateurSont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’UB (appelée « niveau de

gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)...

2. Cliquer sur Exécuter

Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP)

a

2

1

b

c

d

VisaListe des factures à viser

23ZSIFACFITR_LIST_DEP



Sélectionner les pièces à transmettre pour visa :1. individuellement2. ou en masse3. Lancer l’édition

Nota : accès à l’affichage des pièces comptables (transaction FB03) par simple double-clic

Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP)

1

2 3





4. Sélectionner le type d’impression souhaité (si non mémorisé)

5. Exemple de liste :a. date et nom de l’émetteurb. critères de sélection du traitementc. nombre de piècesd. liste détaillée des piècese. total signé4

5 a

b

c

d

e





L’annulation (extourne) d’une facture s’effectue via : - la transaction MR8M pour les factures relatives à un flux d’achat classique - le transaction FB08 pour les liquidations directes

Chemin d’accès :

Logistique

Gestion des articles

Contrôle des facture logistique

Poursuite traitement

MR8M – Annuler document de facturation

1. Indiquer :- le N° du document de facturation (document logistique) ainsi que l’exercice comptable

d’enregistrement,- le motif d’annulation 05- la date du jour comme date comptable

2. Avant validation de l’extourne, le document peut être affiché (principe de précaution)

3. Valider l’extourne par

1

2

VisaTraitement des pièces non visées

23MR8M



Chemin d’accès :

Gestion comptable


Comptes généraux / Fournisseurs / ou Clients

Pièce

Contre-passer

FB08 – Contre-passation individuelle

1. Indiquer :

- le N° de la pièce comptable ainsi que la société et l’exercice comptable d’origine

- le motif d’annulation 05

- la date du jour comme date comptable

2. Avant validation de l’extourne, le document peut être affiché (principe de précaution)

3. Valider l’extourne par

1

2

VisaTraitement des pièces non visées

23FB08



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



Création commande d’achat (ME21N)

• Poste 10 : 1000 €

Réservation de crédit 1000 €

Service fait non-valorisé (MIGO)

Consommation 950 €

« Facture finale » 50 € libérés

Création de la facture (MIRO)

Somme : 950 €

À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut

être inférieur au montant commandé les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la

commande

Pour libérer ces crédits (budgétairement), il faut : soit cocher la zone « Facture finale » dans le poste de facture

fournisseur soit cocher la zone « Facture finale » dans le détail du poste de

commande

Réservation de crédit ramenée à

950 €

Solder un engagementEtapes à suivre

3



À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la

commande peut être inférieur aux quantités réceptionnées

les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la commande

Annulation partielle du service fait pour régulariser l’écart entre le service fait et le montant facturé via utilisation de la transaction MIGO avec code mouvement 102.

Pour libérer l’écart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande

Création commande

d’achat (ME21N)

Quantité = 100

Poste 10 : 1000 €

Réservation de crédit de 1000 €

Service fait valorisé (MIGO)

Quantité = 95

Poste 10 : 950 €

Création de la facture (MIRO) Quantité = 92

Poste 10 : 920 €

« Livraison finale » 80 € libérés


Annul.partielle du service fait (MIGO)

Quantité = 3

Poste 10 : 30 €

Correction de la consommation 30 €

(pièces FI/FM/CO générées)

Réservation de crédit

ramenée à 920 €

Correction de la Consommation à

920 €

Solder un engagementEtapes à suivre – Ecart en quantité

2



Création commande

d’achat (ME21N)

Quantité = 100

Poste 10 : 1000 €



Quantité = 95

Poste 10 : 950 €


Quantité = 95

Poste 10 : 920 €

(en écart de prix)




ramenée à 920 €

À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en

référence à la commande peut être inférieur au montant commandé avec un écart de prix négatif

L’écart de prix génère une correction de la consommation du montant de l’écart, dans notre exemple -30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une libération pour ce même montant des crédits engagés


Réservation de crédit ramenée

à 970 €

Correction de la Consommation à

920 €

Solder un engagementEtapes à suivre – Ecart en montant négatif

2



Création commande

d’achat (ME21N)

Quantité = 100

Poste 10 : 1000 €



Quantité = 95

Poste 10 : 950 €


Quantité = 95

Poste 10 : 980 €

(en écart de prix)

Consommation ramenée à 980

€




ramenée à 980 €

À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en

référence à la commande peut être inférieur au montant commandé mais avec un écart de prix positif (selon la tolérance définie par l’établissement)

L’écart de prix génère une correction de la consommation du montant de l’écart, dans notre exemple +30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une augmentation pour ce même montant des crédits engagés



à 1030 €

Solder un engagementEtapes à suivre – Ecart en montant positif

2



Création commande

d’achat (ME21N)

Quantité = 100

Poste 10 : 1000 €



Quantité = 95

Poste 10 : 950 €


Quantité = 92

Poste 10 : 920 €

Consommation ramenée à 920

€« Livraison finale » 50 € libérés


Gérer compte d’attente EM/EF (MR11)

Poste 10 : 30 €

Correction de la consommation 30 €

(pièce FI/FM/CO générées)


ramenée à 920 €

A titre exceptionnel, en fin d’année ou de période, la transaction MR11 peut être exécutée. Il ne s’agit pas d’un acte de gestion courante.

Cette opération permet de libérer les crédits et d’annuler les services faits valorisés résiduels. La régularisation est ainsi faite avec la génération d’une écriture comptable, analytique et budgétaire.

La transaction MR11 est la dernière opération exécutée sur une commande.


à 970 €

Solder un engagementEtapes à suivre – Ecart en quantité (Clôture)

2



Solder un engagementCoche « Facture finale » sur le document de facturation

3MIRO



Solder un engagementCoche « Facture finale » sur la commande d’achats

3ME23N



Solder un engagementCoche « Livraison finale » sur la commande d’achats

2ME23N

La coche « Livraison Finale » permet de solder la commande et non de bloquer d’éventuelles autres entrées de marchandise sur le reste à livrer.



Dans le cas des commandes de fournitures, lorsque le service fait est valorisé et dans le cadre des opérations de clôture, il est également possible defaire re l’ajustement EM/EF via la transaction MR11

Renseigner le n° de commande à solderRenseigner le n° de commande à solder

Sélectionner les commandes à solder, et cliquer sur « Enregistrer »Sélectionner les commandes à solder, et cliquer sur « Enregistrer »

Solder un engagementGestion de l’écart Entrées de marchandises / Entrées de facture

2MR11



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



L’ordre de reversement permet de régulariser une dépense effectuée avec des montants et/ou des quantités trop élevés,

L’ordre de reversement prend la forme d’une facture de type « avoir » en référence à :

Une commande d’achat ayant donné lieu à un mandat issu d’une facture trop élevée Utilisation de la transaction MIRO

Une adresse budgétaire, comptable, et analytique, impactée par un mandat issu d’une facture directe trop élevée (avec Service fait Valorisé)

Utilisation de la transaction FB65

L’ordre de reversement peut être partiel ou total (Annulation de la facture), il est saisi par la transaction MIRO.

Opérations de régularisationOrdre de reversement

23



Les transactions MIR7 / MIRO avec le type d’opération « avoir » permet la saisie d’un ORV sur commande :

Indiquer notamment :- le type d’opération « Avoir »,- le champ Référence pourra reprendre le n° de mandat qu’il faut réduire.- puis référencer la commande initiale sur laquelle la facture a été prise en charge avec un montant et une quantité trop élevée

Le système affiche le montant et les quantités qu’il est possible de reverser, ainsi que les imputations budgétaire, analytique et comptable de la dépense initiale issue de la commande.

Il est alors possible de saisir un montant et une quantité (pour une commande de fourniture) inférieurs (ORV partiel) ou égaux (ORV total) aux montants et quantités initiaux.

Indiquer notamment :- le type d’opération « Avoir »,- le champ Référence pourra reprendre le n° de mandat qu’il faut réduire.- puis référencer la commande initiale sur laquelle la facture a été prise en charge avec un montant et une quantité trop élevée

Le système affiche le montant et les quantités qu’il est possible de reverser, ainsi que les imputations budgétaire, analytique et comptable de la dépense initiale issue de la commande.

Il est alors possible de saisir un montant et une quantité (pour une commande de fourniture) inférieurs (ORV partiel) ou égaux (ORV total) aux montants et quantités initiaux.

Opérations de régularisationOrdre de reversement référençant une commande

23MIRO



Dans l’onglet Détail :- Référencer le type de pièce : Avoir (type de pièce RA)Dans l’onglet Détail :- Référencer le type de pièce : Avoir (type de pièce RA)

L’ORV se saisit ensuite comme une facture: Spécification dans la partie Données de facture du montant, de la TVA, et des données de

paiement Sauvegarde complète de la pièce pour déclencher l’impact budgétaire


23MIRO




2MIGO

En service fait valorisé, l’ordre de reversement saisi via la transaction MIRO (et non une annulation de la facture via la transaction MR8M) génère une annulation automatique du service fait à hauteur de l’avoir avec le code motif ORV.




2ME23N

Le mouvement 102 généré apparaît dans l’onglet « historique de commande » de la commande d’achat.

Pour une nouvelle création de facture : Saisir un nouveau service fait Créer la facture



Pour l’annulation de l’ORV en service fait valorisé (suite à une erreur de saisie) : Annuler le mouvement 102 généré automatiquement lors de la création de l’ORV, via la transaction

MIGO

Annuler l’ORV via la transaction MR8M


2MIGO



La transaction d’avoir fournisseur FB65 permet la création d’un avoir dans le cas d’un flux sans bordereau de mandat (avec ou sans valorisation du service fait).

La transaction FB65 se saisit exactement de la même manière que la transaction de création de facture FB60, sauf que l’opération est typée « avoir » et le type de pièce associé est KG – Réduction de liquidation directe (apparaît automatiquement).

Opérations de régularisationOrdre de reversement « direct »

23FB65



Démonstration

15 minDémonstration 3

Création d'un ordre de reversement (ORV)

23



Dans le cas où une erreur a été faite sur l’imputation comptable et budgétaire1. Saisir un ordre de reversement (facture MIRO)2. Le service fait de la commande initiale est annulé automatiquement à hauteur de l’avoir,3. Corriger le groupe de marchandise référencé dans la commande d’achat,4. Générer de nouveau un service fait,5. Émettre une nouvelle facture avec un blocage du paiement afin qu’elle ne soit pas réglée une

seconde fois.

Dans le cas où une erreur a été sur les autres axes budgétaires Utilisation de la transaction KB61 (Réimputation Analytique avec impact budgétaire)

Opérations de régularisationRéimputations

23



Dans cet écran : spécifier le numéro de la pièce comptable à corriger.

Exemple : 30000176.

Pour des besoins de modification par masse : il est également possible de réaliser cette réimputation en cherchant les pièces par centres de coûts.

Opérations de régularisationRéimputations analytique avec impact budgétaire

23KB61



Après avoir exécuté le programme, SIFAC ramène automatiquement les éléments d’imputation de la pièce FI, et permet de modifier les éléments d’imputation.

Corriger les éléments d’imputation :

Opérations de régularisationRéimputations analytique avec impact budgétaire

23KB61



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



Chemin d’accès :

Comptabilité générale


Fournisseurs

Données de base

Gestion centrale

XK01 – Créer

La création d’un fournisseur occasionnel présente les caractéristiques suivantes :

a. La codification du tiers n’est pas automatique – elle doit être saisie par l’utilisateur. Elle doit être très générique.

b. Le groupe de comptes dédié est Z006.

c. Les données générales à gérer sont limitées et non significatives.

a

b

c

Flux sur fournisseur occasionnelCréation du tiers

23XK01



Les autres éléments de la fiche du tiers générique sont équivalentes à celles d’un tiers

classique avec simplement des données partenaire limitées

Flux sur fournisseur occasionnelCréation du tiers

23XK01



Lors de la création de la commande d’achat (transaction ME21N), le tiers générique (Etudiants) est utilisé comme fournisseur.L’identité propre au fournisseur (données individuelles) est définie dans l’onglet d’en-tête Adresse :

Titre, Nom, Adresse

Flux sur fournisseur occasionnelUtilisation du fournisseur

23ME21N



Cliquez sur l’icône de contrôle pour compléter les données (fuseau horaire)

Saisissez l’ensemble des éléments relatifs à l’identité du tiers


23ME21N



Lors de la saisie/liquidation de la facture en référence à la commande (transaction MIR7 / MIRO), les éléments détaillés saisis quant à l’identité du tiers sont affichés : le tiers reste générique (Etudiants)

Nota : les fonctionnalités présentées sont équivalentes dans les flux de liquidation directe


23MIRO



Lors de l’enregistrement dela liquidation ou de la facture, l’écran de détails des donnéesindividuelles est affiché avec possibilité de modifier les données ou de les compléter (coordonnées bancaires notamment)


23MIRO



Les données détaillées du tiers sont affichées sur l’ensemble des pièces du flux (document de facturation et pièce comptable associée) et peuvent être modifiées ou complétées


23MIRO



En double-cliquant sur le poste Tiers, l’écran des données individuelles est affiché

Flux sur fournisseur occasionnelVisualisation de la pièce comptable

23MIRO



Les postes sont imputés sur le tiers générique Etudiants mais chaque ligne porte l’identification du tiers

Flux sur fournisseur occasionnelVisualisation du compte fournisseur

23FBL1N



Exercice

15 minExercice 14

Création d’une commande d’achats avec un fournisseur occasionnel

23



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



2. Paiement automatique de la demande d’acompte (F110) :Débit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers

Crédit 5xxx

5. Déblocage de la facture fournisseur

1. Création de la demande d’acompte (F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible : A pour l’avance fournisseur et O pour la DPAO

3. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) – Blocage au paiement

4. Compensation de l’acompte (F-54) – avance ou DPAO

Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine

Crédit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers

6. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte

Débit 40120000 Tiers (pour le montant restant)Crédit 5xxx

Ordon.

Ordon.

Compta.

Compta.

Compta.

Compta.

DPAO et avances sur marchéFlux complet

23



NB: Conjointement à la saisie de la DPAO par l’ordonnateur, il faut faire une réservation de fonds

La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO

Code Transaction:F-47 (Demande)

1. Saisir le compte fournisseur et le code CGS concerné

DPAO et avances sur marchéCréation de la demande d’acompte

23F-47



La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO

3. Compléter: - D. d’activité - Texte

4. Via le bouton de synthèse des postes, l’utilisateur obtient l’écran suivant :

5. Sauvegarder.

2. Compléter: - Montant - Code TVA - Mode de paiement du tiers

Particularité des avances sur marché :Le numéro d’ordre interne de plus bas niveau

DPAO et avances sur marchéCréation de la demande d’acompte

23F-47



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



Tous les fournisseurs sont soumis au délai global de paiement (DGP), sauf les agents1. La date de début du délai global de paiement est saisie par l’utilisateur dans le champ « date

de base » des factures fournisseur et liquidations directes. Ce champ demeure modifiable (même post prise en charge).

2. Le délai global de paiement est contenu dans la condition de paiement de la fiche fournisseur, modifiable à la commande et à la facture.

3. La suspension est gérée par la possibilité de mettre un code blocage intérêt, pour ne plus calculer les intérêts moratoires sur une facture (cf: agent)

1 2

3

Intérêts moratoiresGénéralités

23



Cas des dépenses sur marché : Le taux applicable est le type de taux renseigné dans la fiche marché (champ obligatoire).

Cas des dépenses hors marché : Le taux applicable est le type de taux légal porté par la fiche fournisseur (données société, vue « Tenue de la comptabilité »)

Intérêts moratoiresTaux applicable

23



La transaction ZSIFACFITR_MORATOIRE permet d’accéder à l’écran de calcul des intérêts de retard.

Intérêts moratoiresCalcul automatique

23ZSIFACFITR_MORATOIRE



Critère renseigné avec exclusion des pièces portant un code blocage intérêts (= ‘ ‘ )

Renseignez le code société : Z100.Renseignez le code société : Z100.

Renseignez le N° de fournisseur

Renseignez le N° de fournisseur

Sélection de la période d’imputation date comptable de début et fin

Limiter le calcul des intérêts moratoires par les codes Z1 et Z2





Pilotage comptabilité

Les deux cases doivent être cochées Nom du dossier

batch input crée qui sera exécuté manuellement

Nom du dossier batch input crée qui sera exécuté manuellement

Le centre de coût indique l’imputation analytique

Le centre de coût indique l’imputation analytique

Renseignez la date comptable de la pièce et la date écriture

intérêts





SIFAC : Calcul en masse des intérêts de retard Un état détaillé des pièces sélectionnées et des IM calculés s’affiche à l’écran.

L’état affiché informe l’utilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant d’IM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul d’IM).

Ce programme génère un batch qui doit ensuite être lancé pour que les pièces comptables soient enregistrées complètement.





Il est possible d’accéder à la visualisation des pièces. Par exemple pour visualiser la pièce 155 il suffit d’un simple clic.

Afficher pièce : Vue de la saisie





Comptabilisation des pièces d’IM : SM35

Pour comptabiliser les pièces d’IM, il faut lancer le dossier batch généré précédemment, en cliquant sur le dossier batch à traiter :

Puis en cliquant sur puis

Journal de l’exécution de la comptabilisation

Accessible via les boutons Protocole puis Afficher :

Intérêts moratoiresComptabilisation des pièces générées

23SM35



Blocage des pièces IM : FB02

L’apposition d’un code blocage pour le calcul d’intérêts moratoires sur le poste fournisseur d’une pièce comptable permet d’exclure cette dernière du processus de calcul des intérêts. Cette gestion du code blocage s’effectue via les transactions classiques de modification de pièces ou de postes fournisseur. Par exemple en FB02.

Deux codes blocage sont disponibles : Code A : suspension temporaire du délai global de paiement par l’ordonnateur. Code B : suspension définitive du délai global de paiement par l’agent comptable.

Intérêts moratoiresExclusion de pièces dans le calcul automatique

23FB02



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



La transaction ZMIR5 permet de consulter les pièces logistiques factures et ordres de reversement avec leurs montants brut, net et de TVA issus du flux classique (avec commande d’achat) de dépense.

Cliquer sur Accéder à variante pour sélectionner la variante permettant le listing des factures (Z_FACTURE), ou d’ordres de reversement (Z_REVERS).

Puis Exécuter

Cliquer sur Accéder à variante pour sélectionner la variante permettant le listing des factures (Z_FACTURE), ou d’ordres de reversement (Z_REVERS).

Puis Exécuter

Consultations / Editions sur liquidationsListe des documents de facturation (facturation sur commande)

23ZMIR5



Description de la facture (Utilisateur, Date de saisie, Référence, Auteur facture)

Description de la facture (Utilisateur, Date de saisie, Référence, Auteur facture)

Données financièresDonnées financières

N° de document

N° de document

Consultations / Editions sur liquidationsListe des documents de facturation (facturation sur commande)

23ZMIR5



La transaction FBL1N permet de consulter les pièces comptables de facturation et de paiement par fournisseur :

Indiquer un ou plusieurs fournisseurs, ou laisser à vide pour sélectionner tous les fournisseurs

Indiquer un ou plusieurs fournisseurs, ou laisser à vide pour sélectionner tous les fournisseurs

Cocher Poste préenregistrés rapatriera uniquement les poste préenregistrés (pas de prise en charge en comptabilité générale)

Cocher Postes standard rapatriera uniquement les postes pris en charge

Cocher Poste préenregistrés rapatriera uniquement les poste préenregistrés (pas de prise en charge en comptabilité générale)

Cocher Postes standard rapatriera uniquement les postes pris en charge

Consultations / Editions sur liquidationsSolde du compte fournisseur

23FBL1N



Pour filtrer la requête sur les factures et ordres de reversement, aller dans Activer Filtres

Pour filtrer la requête sur les factures et ordres de reversement, aller dans Activer Filtres

Sélectionner un filtre sur le type de pièceSélectionner un filtre sur le type de pièce

Sélectionner ensuite le/les type(s) de pièce désirés pour la requête (voir ci-contre)Sélectionner ensuite le/les type(s) de pièce désirés pour la requête (voir ci-contre)

Le système affiche alors l’ensemble des pièces vouluesLe système affiche alors l’ensemble des pièces voulues

Consultations / Editions sur liquidationsSolde du compte fournisseur

23FBL1N



Consultations / Editions sur liquidationsAnalyse selon ratio

23FMKFR01

Cet état permet de visualiser des données des différents ledgers : 9F : Dotations 9A : Données d’exécution 9H : Contrôle des disponibles

Il se base sur des ratios (formules de calcul) standards proposés par SAP ainsi que des ratios créés spécifiquement pour SIFAC

Cet état ne permet pas d’obtenir une vision synthétique du budget disponible, car les objets sélectionnés ne sont pas forcément les objets contrôlés

Menu SAP :> Gestion Comptable> Gestion du secteur public> Comptabilité budgétaire> Système d’information> Enregistrement de totaux> Système de gestion budgétaire (BCS)> Budget> FMKFR01 – Analyse selon ratio




23FMKFR01

La consultation via FMKFR01 permet suivant les variantes de visualiser l’état de :

L’élaboration budgétaire : variante ELAB_BUDG Exécution budgétaire des dépenses au niveau UB / chapitre : variante

CONSO_BUDGET Exécution budgétaire des dépenses aux enveloppes du CR : variante CONSO_CR Exécution budgétaire des recettes : variante RECETTES Exécution budgétaire sur conventions (dépenses et recettes) : variante CONVENTIONS



Sélectionner une variante avec le bouton : 1

2

3

4

Suivant les variantes différents ratios sont sélectionnés.


23FMKFR01



Budgété : Montant total budgété

Budgété : Montant total budgété

Liquidé : Total liquidé*Liquidé : Total liquidé*

Il est possible d’accéder à la liste des pièces saisies en double cliquant dans les cases souhaitées, puis directement au détail du journal des pièces FMRP_RFFMEP1AX en double cliquant directement sur la pièce souhaitée.

Il est possible d’accéder à la liste des pièces saisies en double cliquant dans les cases souhaitées, puis directement au détail du journal des pièces FMRP_RFFMEP1AX en double cliquant directement sur la pièce souhaitée.

* Cas SF valorisé : Liquidé = SF valorisés + Δ (factures +/- SF valorisés) Cas SF non valorisé : Liquidé = factures

Montant dispo : Montant disponible croisement UB / chapitre ou enveloppe du CR

Montant dispo : Montant disponible croisement UB / chapitre ou enveloppe du CR

Commande : Total des commandes créées

Commande : Total des commandes créées

Adresse budgétaireAdresse budgétaire

Eng. Fin. : Total des engagements financiers créés

Eng. Fin. : Total des engagements financiers créés


23FMKFR01




23FMKFR01

Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » Pour toutes les lignes budgétaires correspondants à un même croisement UB / chapitre, le montant disponible est le même, exemple au croisement de l’UB 920 et du chapitre 60.

La colonne Montant disponible ne doit pas être totalisée : le montant disponible est bien de 99 355 228,45 pour l’UB 920 et chapitre 60. Comme les écritures sont détaillées pour tous les comptes budgétaires ce montant est repris sur chaque

ligne. Le fait de totaliser cette colonne faussera l’interprétation de l’état.




23FMKFR01

La différence entre le budgété et le montant disponible ne peut pas être égale à la somme des commandes, engagements financiers et factures MM :

SIFAC fait la différence entre les commandes qui ne référencent pas d’engagement financier et qui sont donc à prendre en compte et les commandes référençant un engagement financier. Si une commande est supérieure à l’engagement financier (tolérance) et si une facture est supérieure à la commande (tolérance), SIFAC prend en compte cette différence dans son calcul du montant disponible. Le montant disponible prend en compte les factures directes, ORV directs et les réimputations positives ou négatives.

Le montant disponible est bien sûr égal à celui retrouvé dans l’état FMAVCR01 au même croisement UB / chapitre :

Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » (Suite)



Exercice

15 minExercice 15

Consultation de la liste des factures et ORV fournisseurs

23



Exercice

10 min

Exercice 16

Consultation de la liste des postes individuels fournisseurs (factures vs. Ordres de reversement) et des factures réglées

23



Introduction





Service fait










Conclusion

Sommaire



Vérifier que les périodes logistiques sont ouvertes, et au besoin, les décaler (transaction MMRV pour consulter, MMPV pour les décaler)

Ne pas hésiter à passer du temps sur la commande d’achat (engagement juridique), et mettre l’accent sur l’importance qu’elle prend dans le flux de la Dépense.

Ne pas hésiter à retourner aux pages de présentation du flux de la dépense pour que les élèves comprennent bien les étapes au fur et à mesure de la présentation.

Rappeler que le service fait, bien que constituant une étape supplémentaire dans le flux par rapport à Nabuco, est très rapide à saisir

Ne pas hésiter à passer beaucoup de temps sur les exercices et dans SIFAC.

Insister sur le fait que la liquidation directe doit être réalisée de manière exceptionnelle.

ConclusionConseils aux formateurs



Société : Entité juridique à part entière. C’est au niveau société que sont créés le bilan et le compte de résultat

Division : Elément porteur de la notion de secteur de TVA

Organisation d’achat : Unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services. Structure dans laquelle sont applicables les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur.

Groupe d’acheteur : Entité responsable de l’achat au quotidien. Représente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués

ConclusionGlossaire



L’utilisateur peut se faire une liste personnelle, par exemple, des types d’imputation. Exemple : en saisie de commande d’achats (ME21N)

1. Sélectionner Z pour le mettre dans la liste des

favoris.

2. Cliquer sur le bouton « Favori ».

AnnexeListes personnelles



3. Le bouton « liste personnelle » apparaît. Cliquer dessus.

4. La liste personnelle apparaît.

Permet de supprimer un favori.

Permet de revenir à la liste générale « Toutes les valeurs ».

Les listes personnelles peuvent être faites pour différents types de données (domaine

fonctionnel par exemple), dès lors que le bouton apparaît en bas de la liste.

AnnexeListes personnelles

S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation «...

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Transcript of S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation «...