Vade-mecum SIFAC-GBCP

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1 SIFAC GBCP Ce qui change…

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SIFAC GBCP – Ce qui change…

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Création d’un bon de commande - ME21N

Lors de votre 1ère connection :

� Se positionner sur « Paramétrage personnel » :

Sélectionner « Valeurs par défaut » puis renseigner dans l’onglet :

• « En-tête de commande » :

Type document : 02-Bon de cde simple

Organis. achats : Rennes 2 (prpal+SAIC)

Grpe acheteurs : Validé Niveau 3

Société : Rennes 2 (hors SAIC) (pour tous les services de l’Université hors SAIC)

SAIC Edition (pour le SAIC)

Sélectionner la 2ème ligne proposée

• « Poste de commande d’achat » :

Type de poste : Standard

Division : 1010 (pour tous les services de l’Université hors SAIC)

1020 (pour le SAIC)

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� Se positonner sur « Données organisationnelles » : les données suivantes doivent être renseignées :

OrgAchats : 1010

Gpe acheteurs : Z03

Société : 1010 (pour tous les services de l’Université hors SAIC)

1020 (pour le SAIC)

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Création d’un bon de commande :

� Date de livraison : Saisir la date prévisionnelle du Service Fait (la date indiquée par défaut est la date du

jour) .

Lorsque plusieurs dates sont à saisir, renseigner l’onglet « Echéances » : indiquer pour chaque date, le

montant prévisionnel du Service Fait (saisir autant de ligne que de dates prévisionnelles de Service Fait).

Il est possible de saisir des dates sur plusieurs exercices (ex. marché copieurs).

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� Imputation :

• Renseigner le Centre de coûts : Centre de coûts = Centre Financier (Ne pas oublier d’ajouter le préfixe R)

• Le Domaine d’activité, le Périmètre financier et le code Fonds sont renseignés par défaut une fois le Centre

de coûts validé. Le code Fonds renseigné est NA (et non plus DEPENSES).

• Le compte budgétaire est renseigné par défaut. Il correspond à la nouvelle nomenclature budgétaire GBCP

• Renseigner l’eOTP le cas échéant (Ne pas oublier d’ajouter le suffixe X – ex : 12RSU-B701X)

• Renseigner le Domaine Fonctionnel (les DF ne changent pas)

Pour les bons de commande sur marchés, les numéros de marchés, de contrats-cadre et numéros d’ordre

ont changé (consulter le site DFP – Pôle Commande Publique)

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Les bons de commande pour les prestations internes :

Rappel : on appelle prestation interne tout échange de biens ou de services entre deux centres financiers. Elle

correspond à une dépense interne pour une composante (l’acheteur) et une recette interne pour l’autre

composante (le vendeur: exemple la Reprographie). Cet échange n’engendre aucun flux de trésorerie.

� Chez l’acheteur :

Bon de commande PI INTER : PIINTERDEP –PIPURDEP

Bon de commande PI INTRA : PIINTRADEP

Domaine Fonctionnel à utiliser : DZ

Le compte budgtaire utilisé sera F_PI

Pas de MIGO à faire (simplification du flux avec la suppression du service fait)

� Chez le vendeur : La constatation de la vente augmente sa capacité d’engagement et de paiement.

Le bon de commande achat se transforme en commande de vente (opération effectuée par la DFP – Pôle

Recettes)

Les missions – PR05

� Ventilation Coûts :

• La société est renseignée par défaut : 1010 (et non plus R2) - Pour le SAIC, saisir 1020

• Le Centre de coût renseigné par défaut est REN2. Le modifier : Centre de coût = Centre Financier (Ne

pas oublier d’ajouter le préfixe R)

• Renseigner l’eOTP le cas échéant (Ne pas oublier d’ajouter le suffixe X)

• Le code Fonds est renseigné par défaut : NA (et non plus DEPENSES)

La saisie des autres données reste inchangée (% répartition et Domaine Fonctionnel)

Pour la saisie des déplacements 2016 :

- la société renseignée par défaut est ETAB : saisir 1010 ou 1020

- le code fonds renseigné par défaut est DEPENSES : saisir NA

Les autres données restent inchangées.

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Les fiches immobilisations – AS01

� Saisir la catégorie d’immobilisation selon la nouvelle codification ci-dessous.

Cette donnée doit correspondre au compte comptable d’imputation de la commande.

Ex. Catégorie d’immobilisation : BH000011

Compte général : 218327 (dérivé du code Nacres)

� Saisir la Société : 1010 (pour tous les services de l’Université hors SAIC)

1020 (pour le SAIC)

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� Saisir les données dans les différents onglets : un seul changement dans l’onglet « Avec pér.val. », un centre

financier technique est utilisé. Ne pas le modifier.

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La FMKFR01 – Budget

� Lors de votre 1ère connexion :

• Renseigner le périmètre financier 1010 si on vous le propose sinon vérifier le périmètre financier.

Si le périmètre financier est ETAB, suivre la procédure de la page 10.

• Renseigner ensuite la version 0

• Sélectionner les variantes 2017 créées par la DFP :

01 BUDG. AE DEP

02 BUDG. AR REC

De nouvelles variantes seront ensuite créees (si vous souhaitez personnaliser une variante, contacter

la DFP)

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Si vous souhaitez modifier le périmètre financier

• Renseigner la version : 0

• Renseigner l’exercice comptable : 2017

• Renseigner le Ratio 1 : ex : ZZ_BI_BE

• Se positionner sur « Environnement » - « Changer périmètre financier »

• Renseigner le périmètre financier souhaité (ETAB pour 2016 et les années an térieures – 1010 pour

2017)

• Sélectionner les variantes créees par la DFP (les autres variantes n’existent plus)

De nouvelles variantes ont été créées pour 2017. Les variantes à utiliser sous le périmètre financier

ETAB sont celles de 2016.

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Les ordres de virement – FMBB

� Les virements intra-UB :

• Renseigner le périmètre financier 1010 si on vous le propose

Sinon

Vérifier le périmètre financier :

Se positionner sur « Autres fonctions » - « Modifier périmètre financier »

Saisir 1010 puis Valider

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• Dans les données d’en tête, sélectionner :

- Type de pièce : VIIN (virement intra CRB)

- Version : 0

- Type de budget : RPRO

Vérifier que le champ « opération » renseigné est Transfert

• Sélectionner l’onglet « Budget d’engagement »

• Saisir les adresses budgétaires GBCP :

- Centre financier avec le préfixe R

- Le compte budgétaire selon la nomenclature GBCP

FG : Fonctionnement globalisé IG : Investissement globalisé PG_REM : Rémunérations d'activité globalisées PG_COT_HCAS : Hors Contributions sociales globalisées

- Le code fonds NA

- Le programme de financement (inchangé – Ne pas ajouter le suffixe X)

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� Les virements inter-UB :

Les demandes de virements sont à adresser à la DFP - Pôle Budget et Dépenses. Un nouveau document vous

sera adressé prochainement.

Vérifier la disponibilité des crédits de l’adresse budgétaire sur laquelle les crédits sont pris :

• avant de saisir un virement intra-UB,

• avant d’envoyer vos demandes de virements inter-UB

En cas de crédits insuffisants, le virement est impossible (un contrôle de disponibilités est effectué par SIFAC).

Rappel : les virements entre enveloppes sont interdits