Sifac for Cpt Compta Generale Et Auxiliaire Immo v1.8 1ere Partie

AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
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S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations
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La comptabilité Recette
La comptabilité Générale
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Aide documentaire : L’espace Sifac
De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations.
Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac
https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par établissement.
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L’outil d’assistance DA/DM
Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA= demande d’assistance, DM= demande de maintenance)
Si vous rencontrez des difficultés
à l’utilisation du produit
à l’utilisation d’une transaction
à trouver un MUT sur l’espace sifac
Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran
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L’outil d’assistance DA/DM
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SIFAC, c’est :
Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo
Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC
Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites
Introduction : Le projet SIFAC
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SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.
Introduction : Une solution basée sur SAP
AM
MM
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Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique
Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches
Introduction : Notion de Mandant
Attention au partage de mandant :
Au sein d’un même mandant, les données peuvent être cloisonnées à l’exception des données définies au niveau mandant tel que les données générales des tiers (adresse du tiers), les données générales du compte comptable.
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Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.
Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données :
Les données structurantes de paramétrage
Les données de base (référentiels)
Les données de transaction (pièces)
Introduction : Structures données
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SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.
Ces données possèdent les caractéristiques suivantes :
elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …)
elles ne peuvent être définies que par paramétrage
elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion
certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage
Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise
Budget : périmètre financier
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Ce sont les informations de base indispensables à la gestion
Il s’agit des référentiels de la base de données :
ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules
certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients …
certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)
Exemples de données de référence
Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) …
Dépense: fournisseur, …
Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
Introduction : Données de base ( Référentiel)
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Introduction : Données de « Transactions »
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence
Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont les données que vous allez créer et générer
Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur
Exemples de données de transaction
Budget : pièce budgétaire
Mission : ordre de mission
Comptabilité générale : pièce comptable
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Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.
Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Généralités :
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Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
Modélisation actuelle :
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La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :
- le périmètre financier
les centres financiers
Structure budgétaire :
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Dans le cas d’un établissement sans SACD, personne morale = périmètre financier = centre financier de niveau 1 (établissement hors SACD)
Dans le cas de l'existence d'un SACD, les règles budgétaires d'étanchéité ont conduit à privilégier l'absence de matérialisation d'un centre financier supérieur. Il n'est donc pas possible de positionner du budget au niveau de la personne morale. MAIS, il est possible de positionner du budget au niveau supérieur de la hiérarchie budgétaire de chacun des niveaux budgétaires distincts ET il est possible d'obtenir une vue agrégée (cas de l'établissement avec SAIC) en sélectionnant les deux niveaux supérieurs représentant l'établissement hors SACD et le SAIC. Il sera possible d'obtenir une vue budgétaire consolidée de l'ensemble de la personne morale en se positionnant sur le périmètre financier (état global très simple demandé lors du budget).
Dans la base école, le périmètre financier a pour code « Z100 ».
Le centre financier représentant l’établissement hors SACD a pour code « 001 » (Université du Vexin hors SAIC/SACD)
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La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :
- la société
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
Structure comptable :
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Dans la base école, la société représentant l’établissement hors SACD a pour code « Z100 ».
La société représentant le SACD est « Z200 ».
En comptabilité générale, l’agent comptable doit présenter un compte financier pour l’établissement hors SACD et un compte financier par SACD. Les comptes doivent également pouvoir être consolidés au niveau global de l’établissement.
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La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes :
Société établissement hors SACD
Société SACD
Société SAIC
L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Structure comptable – Module FI :
Z100 pour l’Etablissement hors SACD
Z200 pour le SACD ou SAIC
Les codifications propres à chaque établissement seront définies à chaque déploiement en respectant les règles de base du paramétrage (non utilisation des codifications standard).
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correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes
représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
Les divisions :
autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI
Les dépenses constituent également un « secteur mixte »
permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Structure Achats – Module MM :
Notes au formateur
Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L719-10 du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat)
DEM-DEP-01 : Organisation d’achat
Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat.
La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100)
Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre.
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L’administration des ventes impose :
Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC
Autant de divisions que de secteurs de TVA
Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.
Structure Ventes – Module SD :
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Chaque UB est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ». (établissement hors SACD)
Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD».
Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC.
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Un périmètre analytique unique est défini par établissement
Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée :
La méthode en section homogène
La méthode par activités
Le centre de coûts :
Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses
Le centre de profit :
Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique
Introduction : Structure analytique
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La codification du périmètre analytique dans le kit de déploiement est non significative sur 4 positions : Z100.
Un centre de coût appartient à une hiérarchie de centre de coûts.
Un centre de coût est lié à un centre de profit. Plusieurs centre de coûts peuvent être assignés à un centre de profit
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La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :
- le périmètre analytique
(les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI)
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Structure analytique
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Le schéma présenté est une illustration des possibilités de structuration. La définition des centres de profit peut notamment être allégée.
Pour les centres de coûts et de profit correspondant à un centre financier, il est préconisé aux établissements d’adopter la même codification pour ces trois objets.
Dans la base école, le périmètre analytique a pour code « Z100 ».
Il faut rappeler néanmoins que les centres de profit peuvent être multi sociétés et permettre des analyses plus globale.
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Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante
La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale.
Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3
Les centres financiers :
Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté
Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.
SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Introduction : Structure budgétaire
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Notes au formateur
RG-BDG-001 : Périmètre financier
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Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC
Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC
La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010.
Introduction : Objectifs de la formation
Comptabilité générale et auxiliaire
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Les favoris
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Navigation : Explication de l’écran d’accueil
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Barre d’outils standard de SIFAC
Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction »
Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction »
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Navigation : Définition des icônes de la barre d’outils standard
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Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas optimum.
La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus
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Navigation : Paramétrer les messages en plein écran
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Exercice
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Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses
Visa du comptable
Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement
La gestion des prélèvements
La gestion des retenues de garanties
La gestion des rejets de virements
La gestion des avoirs
La gestion des frais de missions
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Le processus global des dépenses
Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux
Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service fait constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM
Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle des schémas comptables dont intégration Paye
Liquidations sur frais de mission
Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage
Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans SIFAC sont :
Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la facture (service fait non valorisé)
Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé)
Option en complément avec ou sans visa
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Service fait non valorisé :
Service fait
Liquidation
Annuel
Pluriannuel
ME21N
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Service fait valorisé
Service fait
Liquidation
Annuel
Pluriannuel
Ordonnateur
Comptable
ME21N
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Visa du comptable
La gestion des rejets de virement
La gestion du référentiel fournisseur
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Référentiel Fournisseurs
Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC.
Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Numéro Fournisseur
FK03 : uniquement Données générales et données société
MK03: uniquement Données générales et données achat
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Données de base (vue mandant)
L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires :
Coordonnées bancaires:
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La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée :
Les valeurs du code cession/opposition sont :
01 – Procédure collective
03 – Saisie attribution
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Données comptables (vue société)
La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :
Opérations de paiement :
Code de blocage paiement
3
4
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Données d’achat (vue Achat)
La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur :
Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense
Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont :
001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment)
045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents)
x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger.
Conditions :
Conditions de paiement
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3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC:
Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur
Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes d’achat
Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée
Code partenaire
6
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Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
Groupe de compte
Critère d’unicité
Champ SIFAC (obligatoire)
N° SIRET
N° SIRET
Z002 France Indépendants
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire
N° identification TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Agents
Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Z006 Fournisseurs occasionnels
Z007 Prestations Internes
Z008 Partenaires
Z009 Agents invités
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Exercice
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Visa du comptable
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Les pièces de dépense
Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » :
DEPENSES
KG
Réduc.Liquid.directe
KR
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La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté
Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer
La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture
L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération :
La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix
Le type de pièce RE est déterminé par défaut
la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix
Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut
La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa
Facture sur commande d’achat
*
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
*
Chemin d’accès :
MB5S – Liste écarts EM/EF
La liste des écarts EM/EF permet d’analyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande d’une facture reçue sans mention de la commande de référence.
1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont :
le N° de fournisseur
le groupe d’acheteurs
Sans sélection de fournisseur, cet état permet d’analyser/justifier les comptes de charges à payer (40810000 et 40840000)
1
*
2
3
4
2. Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à l’écran
3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour
4. Accéder à l’historique de la commande
Recherche des services faits en attente de facturation
*
5
6
7
5. Sélectionnez le Document article correspondant au constat du service fait
6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et
7. le flux de documents associé peut également être visualisé
*
8. Pièce comptable
9. Pièces budgétaires
Pièce de réservation de crédit générée lors de validation de la commande
Pièce de consommation de la réservation liée au constat du service fait
*
La prise en charge des factures en référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction MIRO
Chemin d’accès :
MIRO – Créer facture fournisseur
L’écran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales :
1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la commande d’achat en cours de traitement
2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement ultérieur
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s),
le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture
5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à facturer (quantités et montants HT)
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable
2
1
3
4
6
5
7
*
non encore soldé (type d’opération proposé
par défaut)
un service fait déjà soldé (facturé)
c. avoir classique annulant partiellement ou
totalement une facture précédemment saisie
et libérant le service fait lié
d. déchargement ultérieur : avoir de
régularisation de prix correspondant à un
service fait déjà soldé (facturé)
2. La société de comptabilisation est
proposée par défaut (valeur définie dans les
Paramètres utilisateur), pour une autre
sélection, choisissez l’option du menu
Traiter / Changer de société
*
Saisissez :
b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement)
c. la référence chez le fournisseur de la facture
d. le montant TTC et le montant de TVA
e. la devise de la facture
f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts
a
b
c
d
e
3
*
transaction MIRO
b. les commandes sont listées à l’écran
(contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes
les commandes sont affichées yc celles soldées)
4
a
b
*
commande de la liste et par simple
double-clic
transaction ME23N) avec son
*
structure commande permet
de visualiser notamment la date
du service fait
*
6
7
6. Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore
facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix
(facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder
7. Aucun code TVA n’est à saisir dans l’Onglet d’en-tête, c’est au niveau du poste de commande (a) qu’il
doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande d’achat est proposé par
défaut (b)
*
A
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :
A- De type montant/quantité :
La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC :
La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00)
a
b
*
a
b
B
Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :
B- En valeur :
La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée).
Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net).
En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.
Dans l’exemple, facturation de 75% de la prestation :
La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1)
*
diffère de celui saisi à la
commande, il peut être modifié :
la liste déroulante ne propose
que les codes TVA autorisés
pour le secteur de TVA du
(c) poste
7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers (rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer l’échéance de la facture (b)
c
7
a
b
*
de sélectionner les coordonnées bancaires
du tiers : par défaut, ce sont les
coordonnées bancaires principales (“ “) qui
pour le paiement
un tiers différent du tiers facturant pour le
paiement
*
10. Indiquez dans la zone Coûts indirects d’acquisition, le montant des frais non prévus à la commande
(frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par
l’Etablissement
11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande d’achat, indiquez le tiers Auteur de la
facture si différent de celui déterminé à l’origine
Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables :
Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur
Compte centralisateur de dette : 40120000 ou 40140000
Unité Budgétaire
*
13. L’enregistrement comptable n’est
possible que si le contrôle de solde est au
vert et aucun message bloquant n’est
généré
indiqué en bas d’écran
13
*
document créé
14. La pièce comptable générée
peut être visualisée
*
A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), l’utilisateur peut revenir à la pièce d’origine qui l’a générée à partir du menu environnement
La facture fournisseur et l’intégration avec le module de dépense
1
2
*
*
*
Exercice
*
*
*
*
Transaction FBL1N
*
*
*
double clic sur la ligne
Synthèse de l’ensemble de l’écriture :
Cliquez sur
*
*
*
Transaction FBL1N : Synthèse de poste
*
*
*
Exercice
*
*
*
*
Paiement de la facture au fournisseur
Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA
*
*
Le flux de visa (si choisi comme à activer par l’établissement) s’applique quelle que soit la modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation directe ou encore DPAO)
Ce flux est basé sur l’apposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions :
MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande d’achat
FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes
ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission
F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes d’avance/acompte et autres DPAOs
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement proposés
Option Visa
*
*
Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment disponibles :
a. Société
b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...)
c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO – CGS F)
d. Date comptable (= date de saisie)
e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)
Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’utilisateur qui a saisi la facture ...
2. Cliquez sur Exécuter
Levée du visa
1
2
a
b
c
d
e
*
*
Les factures en attente de visa sélectionnées s’affichent à l’écran avec des éléments détaillés :
a. montants, code TVA
c. Service fait
d. adresse budgétaire...
En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à
l’affichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b)
Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)
1
a
b
*
*
1
sa date de constat
notamment :
coordonnées bancaires identifiées
pour le paiement
tiers est directement accessible
de facture Fournisseur
Levée du visa
1
a
b
c
2
*
*
3. L’onglet Paiement présente notamment :
a. la date de base ou date de début de calcul des
délais de règlement , les conditions de paiement
et l’échéance
c. le destinataire du paiement si différent du tiers
facturant
a
b
c
a. le montant des coûts non prévus à la
commande (frais de gestion, de port …)
b. l’ Unité budgétaire
Levée du visa
3
4
*
*
Sélectionnez la ou les factures à viser
Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri
Cliquez sur déblocage pour lever le code V
Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage n’est plus affiché.
La levée du visa ne sera effective qu’après enregistrement
Levée du visa
1
2
3
*
*
*
*
*
*
*
Levée de Visa
Paiement de la facture au fournisseur
*
*
.
Gestion des paramètres
Les paramètres permettent d’identifier les comptes et postes à sélectionner dans le cycle de paiement automatique ainsi que les modes de paiement à utiliser
Lancement de la proposition
Recherche des comptes et postes identifiés dans la saisie de paramètres et analyse des données de paiement
Traitement et édition de la proposition
Edition de la proposition et traitement avec possibilité de modification des postes proposés
Lancement du cycle de paiement
Comptabilisation des pièces de paiement,
émargement des postes tiers,
des supports de paiement.
Télé - transmission du fichier à la banque
Chemin d’accès :
F110 – Paiements ou F110S – Planifier le programme de paiement périodiquement
*
*
Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement
Pièces saisies au : correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection des pièces
Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont comptabilisés. L’Etablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par composante (cas général), identification des sociétés concernées sous forme de liste (codes société séparés par avec « , » - ex Z100,Z101,…) par plage (avec parenthèses et « , » pour définition de l’intervalle –ex (Z100,Z102)
Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG)
Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les postes fournisseur dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du prochain cycle.
Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multi-valeurs
- Saisissez la date d’exécution du cycle
- Définissez un identifiant (code alphanumérique libre)
Nota : Le code « identification » ne doit comporter aucun caractère du type '/', ':' , '\' , '"', ... "
1
2
Identification des caractéristiques du règlement effectué (date et identifiant) même principe que pour les relances
Dans les paramètres que veut-on traiter : la ou les sociétés concernées on sépare les sociétés avec des virgules pour la liste ou avec des parenthèses pour une plage de sociétés, modes de paiement, date du prochain cycle de paiement date d’enregistrement cptable du décaissement, le fournisseur ou une plage de fournisseurs
Dans l’onglet « Sélect. Libre » bordereau de mandat
Il faut expliquer les différentes dates
« Proch. dte c. » prochaine date comptable date d’échéance de la dette calculée à partie de la date de base de la facture + conditions de paiement du fournisseur. Si on veut traiter toutes les pièces prises en charge en comptabilité il faut positionner cette date par exemple date du jour + 50 jours
La zone « pièces saisies au » correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des liquidations/mandats et permet de déterminer la date limite de traitement
RAPPEL des modes de paiement (cf DEPENSES)
RQ : Pas de mise en place de lettre chèque ni de traite dans Sifac (atelier compta)
Les données des critères de sélection doivent figurer sur le poste tiers (bilan) ==> revoir la formulation
Ajouter l’écran sur les critères :
Pièces
Fournisseur
Client
Intervalle de valeurs (A,Z)
Liste de valeurs A, C, B
*
*
3
4
L’onglet « protocole supplémentaire » permet au système d’effectuer des contrôles lors du lancement de la proposition de paiement. Ces contrôles sont ensuite visibles dans le protocole de la transaction.
L’onglet « impression + support donn. » est utilisé dans SIFAC pour permettre la génération du fichier de paiement dans le cadre des règlements par virement.
*
*
1
2
Si le mode de paiement est « virement », pas de compte
bancaire trouvé dans la fiche fournisseur
Pas de mode de mode de paiement sur la facture d’origine
La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement
Le compte est débiteur
Permet de modifier la proposition de paiement afin de bloquer au paiement les pièces d’un fournisseurs.
Permet de visualiser les pièces pour règlement.
Permet de visualiser le protocole.
3
*
*
1
2
Permet de générer le fichier de paiement.
3
*
*
1
2
3
*
*
Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M
4
*
*
4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M.
*
*
4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad :
1
2
3
*
*
*
et décochez l’option « propositions
uniquement » pour afficher la liste des
paiements réels
d’origine des postes
souhaitée(s)
permet de gérer les variantes
d’affichage à l’écran
*
*
*
*
permet de cibler dés l’origine les
informations recherchées
*
*
*
Liste des paiements - 3
*
*
*
*
*
*
*
Levée de Visa
Rejet d’une facture fournisseur
*
*
Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant)
Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri
Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet
Les motifs identifiés comme pertinents par
l’établissement (gestion d’une table associée)
s’affichent dont un motif libre
Non Validation
1
2
3
*
*
Sélectionnez le motif adéquat et validez
Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif
Complémentaire
effectuées
Non Validation
*
*
4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: »,
le poste Fournisseur reste bloqué au paiement
Non Validation
4
*
*
5. Sauvegardez le traitement en cours
6. Un récapitulatif des actions effectuées s’affiche à l’écran
Non Validation
5
6
*
*
RIB
Montant
TVA
Non Validation
*
*
Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB
via la transaction FB02
Non Validation
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données de la pièce comptable.
Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
*
*
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
La manière d’annuler la pièce comptable dépend de son origine
Identification de l’origine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA
Origine Flux d’achat type de pièce RE/RA
Origine Liquidation directe type de pièce KR/KG
*
*
Montant
TVA
Exemple l’origine de la facture vient du flux Achat
Annulation de la facture par la transaction MR8M
*
*
Non Validation
2. Il faut émarger la pièce comptable avec l’écriture d’annulation et la pièce d’origine par la transaction F-44
*
*
Montant
TVA
Facture ( fournisseur)
Exemple l’origine de la facture vient du flux liquidation directe
Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08
*
*
*
*
*
*
*
Cas de modification de pièce par le comptable
RIB (possibilité d’être modifié par le comptable pour éviter le rejet)
Non Validation
*
*
*
Cas de motif de non validation erreur sur RIB
Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB
via la transaction FB02
Non Validation
Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données du poste comptable (comme la modification de l’échéance ou la gestion d’un tiers divergent de paiement.
Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable
*
*
*
Exercice
*
*
*
*
Levée de Visa
Rejet d’une facture
*
*
*
1. Création de l’écriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS cible : O pour la DPAO
2. Réception de la facture fournisseur –
3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44)
Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine
Crédit / 47210000 (DPAO) Tiers
*
*
*
*
1 ère ligne d’écriture
CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture
le n°29 correspond à un débit sur un compte auxiliarisé fournisseur avec CGS
Un CGS permet d’imputer automatiquement un compte différent du compte centralisateur
Cf page 360 et suivant du support
*
*
*
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture
le n°50 correspond à un crédit sur un compte général
*
*
*
L’enregistrement de la constatation de la dépense
Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)
*
*
*
Exercice
*
*
*
*
Visualisation du fournisseur après l’utilisation d’un code CGS
FBL1N :
fournisseur
*
Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe d’une comptabilisation directe des dépenses par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place d’un service facturier) :
les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du code blocage Visa V dans le cas d’option pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le comptable avant mise en paiement
hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement
quelle que soit l’option choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le paiement effectif
Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de comptabilisation
Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers
pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du
marché - existence d'une retenue de garantie notamment).
Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement
complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a
posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.
La facture directe (sans commande d’achat)
*
Modèle de travail
La saisie d’une facture sans référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction FB60
Chemin d’accès :
FB60 – Facture
L’écran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones principales :
1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de postes
2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65)
3. En-tête : divisée en plusieurs onglets
5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes comptables de contrepartie du poste Fournisseur
6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires
7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable
*
« Options de traitement peuvent être
définies et mémorisées :
de travail » ,
Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double –
a
a’
b
*
b’
*
Le type de pièce KR est automatiquement déterminée.
Saisissez :
2. le tiers facturant
3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement)
4. la référence chez le fournisseur de la facture
5. le montant TTC et le montant de TVA
6. la devise de la facture
1
2
3
4
5
6
*
le compte d’imputation de la dépense,
le montant HT du poste puis validez par la touche Entrée pour prise en compte de la division saisie,
Le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur),
le centre de coûts ou Eotp à imputer et l’ordre interne lié au marché
Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou Eotp), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal)
Le numéro de la pièce de réservation de crédits
(à sélectionner via la liste déroulante)
7
*
données d’imputation de cette facture,
double-cliquez sur le poste et cliquez
ensuite sur l’option « Plus » ou
naviguez sur la variante d’écran via la
barre d’outil.
*
fonction de la date de base et des
conditions de paiement (rapatriées
Achats)
permet de sélectionner les
coordonnées bancaires du tiers :
bancaires principales (“ “) qui
utilisées pour le paiement
donc de déterminer un tiers différent
du tiers facturant pour le paiement
8
9
10
*
L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrement
L’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun
message bloquant n’est généré
Après avoir cliqué sur , le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de l’écran
*
Vous pouvez afficher à l’écran la pièce comptable créée via la transaction FB03
- La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections
et analyses ultérieures
- Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents
(aucune pièce d’origine hormis la pièce comptable)
*
a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit “miroir” )
b. une pièce d’exécution (consommation) budgétaire
a
b
*
*
Transaction : F-44
*
*
Transaction : F-44
*
*
*
*
*
*
*
Levée de Visa
Rejet d’une facture
La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances
*
*
DPAO / Avance / Acompte
Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé dans SIFAC pour modéliser :
le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO)
Les avances sur et hors marché
Les acomptes sur immobilisations
Les acomptes sur salaires
Ce processus s’appuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP) dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit :
O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte 47210000
A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte 40910000
I pour les avances sur immobilisations incor

Sifac for Cpt Compta Generale Et Auxiliaire Immo v1.8 1ere Partie

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