COMMUNICATION : DE LA STRATÉGIE AU PROJET · 2019-05-07 · de reconnaissance de la marque (brand...

INFORMATION ET COMMUNICATION DES PROJETS

COMMUNICATION : DE LA STRATÉGIE AU PROJET

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Objectif

Fournir un parcours pour la constructiond’une communication de Projet durantla phase de candidature

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Quatre… Étapes

3

1. La Communication UE 2014-2020 : publicitéet communication. Quels changements ?

2. La Stratégie de Communication du PC Interreg V-A Italie Suisse 2014 -2020.

3. Préparer une stratégie de communication duprojet : objectifs, résultats, target group, messages, rôles, activités, calendriers, budget et évaluation.

4. L’Évaluation des actions de communication : critères et indicateurs.


LA COMMUNICATION UE 2014-2020 :PUBLICITÉ ET COMMUNICATION

QUELS CHANGEMENTS ?

4


Communication

5

Dans le progranne 2014-2020

La Commission européenne a défini avec précision, avec le Règlement (UE) 1303/2013 artt. 115 – 116 – 117 et annexe XII, et le Réglèment (Ue) 821/2014, quellescaractéristiques devra avoir la communication dans lesESI – Fonds Structurels et d’Investissement européens.

Elles se déclinent en deux outils de Programme dont l’Autorité de Gestion est responsable de :

• La Stratégie de Communication 2014-2020

• Le Plan des Actions d’information et de communication 2016 (juin 2016 - juin 2017)

INFORMATION ET COMMUNICATION DES PROJETS6

Dans la nouvelle programmation, la Commission européenne prévoitpour la communication

C Un « renforcement de la coopération » entre lesinstitutions communautaires et les gouvernements desPays membres et non membres

A Une implication «active» des bénéficiaires (potentiels et réels)

BUne meilleure communication qui se base sur le dialogueentre les citoyens et les responsables des politiques de l’UE dans les États membres

La Communication aura une fonction «culturelle» et «dedialogue» dans laquelle les actions de communication sontorientées vers les résultats et les personnes. Si durant lapériode 2007-2013 le mot clé était “informer”, désormais ils’agit de “dialoguer” pour construire ensemble un nouveau“territoire” commun.


Publicité et Communication

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dans la programmation 2014-2020

Publicité…Obligations définies par les Règlements

Communication…«La communication est un outils avec lequel nous exerçons

notre influence sur les autres, nous générons deschangements dans nos et dans leurs habitudes, nousmotivons les personnes proches, nous créons et nous

renforçons des relations avec eux»


• Utiliser l’emblème de l’UE pour chaque activité de communication et

préciser la référence au fond ;

• Inclure sur le site Internet du bénéficiaire une brève description du

projet (objectifs et résultats) et du soutien financier reçu ;

• Exposer, au cours de la réalisation de l’opération, au moins une

affiche avec les informations sur le projet (format A3 minimum) et

en mettant en évidence le soutien financier de façon visible ;

• Informer les participants du soutien financier reçu ;

•

PublicitéResponsabilité des Bénéficiaires - Règlement (UE) n. 1303/2013 Annexe XII point 2.2. et Réglement d’application (UE) nr. 821/204


• Exposer pendant la réalisation d’une opération soutenue par le

FEDER une grande affiche temporaire dans un lieu facilement

visible par le public ;

• Dans les trois mois qui suivent la conclusion de l’opération, une

plaque permanente ou une affiche publicitaire de grandes

dimensions (dans le cas d’infrastructures ou d’opérations de

construction pour lesquelles le soutien public dépasse les 500.000

EUR)

• Indications sur l’utilisation du logo de l’Union européenne

PublicitéResponsabilité des Bénéficiaires - Règlement (UE) n. 1303/2013 Annexe XII point 2.2. et Réglement d’application (UE) nr. 821/204


C Un espace dense de communication stimule et crée une pression plus importante pour les performances de communication de projet

A Les nouvelles orientations de programme seront tournéesvers les résultats et les changements que l’on souhaiteproduire sur les territoires

B Une meilleure compréhension de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas dans la communication

D Une plus grande créativité est demandée ainsi qu’uneconnaissance plus approfondie des destinataires et ducourage pour raconter une histoire (story telling)

CommunicationQuels changements pour 2014-2020 ?


STRATÉGIE DE COMMUNICATION DU PROGRAMME AU PROJET

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La Stratégie est un outils concret qui, à partir du contextenormatif, devient une forme essentielle d’accompagnemtau Programme.

La Stratégie agit sur la clareté du Programme comme si elleétait une «priorité transversale». Elle développe desactions de communication dans le but de toucher un pluslarge public, elle utilise une méthodologie, elle planifie desactions et des outils, elle effectue le suivi et l’évaluationdes actions entreprise. Elle les communique au public et à laCommission européenne dans ses résultats.

Approuvée par le Comité de Suivi le 25 mai 2016 avec lePlan d’Actions (juin 2016 – juin 2017).


1

Caractéristiques de la stratégie

13

Approche par un dialogue fortementorienté vers le résultat

2

Ciblée en fonction de :

◆ publics hétérogènes de référence (cinq ciblesidentifiées) ;

◆ différentes phases ducycle de vie duProgramme

◆ différents outils◆ orientation vers les

résultats

Modalités de communication :

◆ de service

◆ bidirectionnelle

◆ participative pour favoriser le bouche à oreille et le partage descontenus

3

Développe deux aspects de la communication qui créentun effet de levier :

◆ communication interne

◆ commnication externe

4


Les étapes de la Communication

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À partir des objectis de Programme, la Stratégie définit les objectifsgénéraux et spécifiques de communication, en fonction des

cibles identifiées pour développer des actions et obtenir desrésultats

La Stratégie accompagne le Programme durant les trois phases(start-up/lancement, mise en œuvre, fermeture) et pour chacune

desquelles des thèmes et des objectifs de communication prioritairessont identifiés


Objectifs Généraux

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La Stratégie a identifié 2 Objectifs Généraux déclinés à travers 8 ObjectifsSpécifiques qui caractérisent la particularité de la Stratégie de Interreg V – A Italie Suisse.

1

2

Assurer la meilleure visibilité au Programme en termesd’opportunités, de bénéfices attendus, au rôle de l’Union européenne et à la valeur ajoutée des politiques communautaires et des Fonds pour le développement socio-économique, novateur et durable du territoire.

Garantir la meilleure exhaustivité et circulation des informations,transparence, efficience, simplification et impartialité à l’accès auxpossibilités de financement offertes par le Programme de Coopération Italie-Suisse, en mettant à disposition des outils, informations et connaissances facilement accessibles.


Objectifs Spécifiquesoù je me situe en tant que bénéficiaire

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1. Augmenter la notoriété, visibilité et la compréhension du rôle, des objectifs duProgramme et de l’Union européenne en termesde reconnaissance de la marque (brand awareness);

2. Augmenter la connaissance du Programme en termes de transparence, efficience, simplification et impartialité dans l’accès aux possibilités de financement offertes par le Programme(knowledge) ;

3. Sensibiliser les potentiels bénéficiaires pour attirerle plus grand nombre de sujets intéressés à présenter des projets ;

4. Supporter les potentiels bénéficiaires dans la

présentation des projets pour favoriserl’augmentation du nombre, de la typologie et de la qualité des projets présentés

5. Stimuler l’interaction et la création de synergiesavec les autres programmes et fonds

6. Soutenir les bénéficiaires dans la bonne gestiondes projets, y compris pour les obligations et responsabilités d’information et de communication

7. Soutenir les bénéficaiires dans la mise en placed’actions de communication et d’information

8. Capitaliser les résultats obtenus par la programmation 2014-2020


Flux de la Communication

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La Stratégie se présente sous la forme d’un flux de communication doublementcirculaire, qui part du Programme pour devenir objectifs de communication, tout en croisant la communication des projets. Un processus vertueux à effet multiplicateurest généré et rend les projets à leur tour«ambassadeurs de programme».


Bénéficairespotentiels

Groupes cibles : cinq

Bénéficiaires réels

Grand public

Multiplicateursd’information

Destinatairesfinaux

Ciblesupplémentaire

dérivant desprojets


Actions et outils

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À partir des objectifs de Communication et du public deréférence, la Stratégue définit quel changement réaliser àtravers les activités et outils en fonction des différentesphases du cycle de vie du Programme.

Chaque groupe d’actions, fortement orientées vers lerésultat, utilise une série hétérogène d’outils concernant laCommunication externe comme la communication interneentre les orgranismes dédiés au fonctionnement duProgramme. La Stratégie est mise en place à travers desPlans annuels dans lesquels les actions sont mieuxdétaillées.

Les rapports semestriels et annuels définiront l’efficacité desoutils et de la Stratégie. Plan des Actions 2016 et 2017.


Gouvernance et budget

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1.200.000

Le budget destiné à la Stratégie de Communication pour la période2014-2020 est financé par la Commisson euopéenne dans l’Axe VI – Assistance Technique et comprend les activités d’information et de communication, la capitalisation des résultats, les ressourceshumaines et couvre la période 2016-2023. Pour 2016-2017, 240.000 € ont été débloqués.

Le budget de la Stratégiereprésente 17% de l’Axe VI et est planifié par année de

référence

Gouvernancede la Stratégie

de communication

Autorité de gestionPrédisposition SdC

Comité de SuiviApprovation SdC

Comité de Direction

Approvation Plansactivités annuelles

Secrétariat ConjointPrédisposition plans annuelsMise en œuvre plans annuels

Suivi et évaluation Divulgation résultats

Capitalisation

Communication Résultats

Communication projets sur le

territoire

Divulgation résultats à

stakeholdercitoyens

Assistance aux bénéficiaires

sur la communication

Projets CTEUEInterAct

Comunicationofficer

SecrétariatConjoint

Comité de Direction

Autorité de gestion

Comité de Suivi


Le système d’évaluation

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Les indicateurs quantitatifs : de réalisation et de résultat ;

Les indicateurs qualitatifs : recherches de suivisur la base d’échantillon (bénéficiaires, grandpublic, destinataires).

Le système d’évaluation est suivi annuellement et permet de redéfinir les décisions en fonction desrésultats

La Stratégie de Communication prévoit desindicateurs de résultats quantitatifs et qualitatifs

A

B


LA COMMUNICATION DE PROJET

22


Pourquoi ?

23

Avec une stratégie de communication qui définisse les outils etles actions, les cibles pour atteindre ces résultats mesurables etévaluables. Construire le WP de la Communication après avoirrédigé l’ensemble du projet.

À qui ? Quels destinataires sont impliqués dans mon projet et que je souhaiteatteindre avec les actions de communication ?Communication internet de projet :

partenairessujets internes à l’organisme

Communication externe de projet :destinataires spécifiques (les préciser pour chaque objectif/action)citoyen et grand public (préciser)sujets multiplicateurs (presse, réseaux d’information, etc.)

Comment ?

Quel est l’objectif/les objectifs de mon projet et comment lacommunication peut m’aider à l’/les atteindre. Quels sont leschangements que mon projet souhaite apporter et quels résultatsje souhaite obtenir avec les actions de communication ?


• Analyse du scénario dans lequel s’insère le projet dupoint de vue de la communication

• Objectifs SMART – Spécifiques (concrets et clairs); Mesurables (deéfinis en termes de résultatsobservables); Accordés (avec tous les sujets chargésde la mise en œuvre); Réalisables (en fonction descontraintes et ressources); Temporels (objectif atteinten un temps accordé)

• Destinataires des actions de communication. Segmentation du public avec des actions et messages spécifiques à diverses étapes de vie duprojet (approche stratégique : à qui, comment, quoi et quand)

• Développement créatif dans les messages clés ; • Actions et outils de communication par objectifs et

cible ; • Budget (définition des coûts) ;• Méthodes de vérification et de mesure des résultats

(indicateurs de réalisation quantitatifs)

Préparer une Stratégie de Communication circulaire et efficaceOBJECTIFS

Pourquoi ?

CIBLE

À qui ?

MESSAGES CLÉS

Pour dire quoi ?

RôLES

Qui fait quoi ?

ACTIVITES ET OUILS

Comment ?

TIME PLAN

Quand ?

BUDGET

Combien çacoûte ?

VÉRIFICATION ET MESURE DES RÉSULTATS

Avec quels critères

Préparer une Stratégie de

communication


Identifier les défis et les solutions

Discutez au sein du partenariat et mettez-vous d’accord sur lesprincipaux défis que vous souhaitez communiquer sur votre projet ; Identifiez des solutions pour chaque défi identifié ;

Exercices : cible pour une stratégieCommuniquer les résultats

Données et faits

Experts et techniciens seniors : réunissez-les et regroupez-les par résultats et output

Communiquer les résultats de projet

Discutez au sein du partenariat et écrivez un/plusieurs objectifs de communicationIdentifiez pour chaque objectif quel/quels devraient être les principauxgroupes cibles nécessaires pour atteindre l’objectifSoyez créatifs : «telling the story», créez une histoire et ayez le courage de la raconter

Histoires

Pour les citoyens, politiques et porteurs d’intérêt, il est possible de les atteindre à travers lesstakeholders du projet en les faisantprendre part à des événements et outils sociaux par exemple


Raconter une histoire

Dans le partenariat, utilisez les objectifs et la cible et définir une histoire, évaluer comment vous voulez les communiquer en utilisantdifférents outils comme : photos, dessins, vidéos, etc.

Exercices : messages pour une stratégieCommuniquer les résultats

Données et faits

Organisez des événements de networking et des conférences pour les politiques et porteurs d’intérêt

Définir les messages

Discutez sur la façon dont vous souhaitez communiquer le(s) message(s)

Histoires

Edu-tainment(éducation/divertissement) et ludification (jeu) pour toucher le grand public et sensibiliser à la prisede conscience des résultats du projet


Bon

a. prévoir une stratégie de communication ;b. définir une «Ligne de Communication du projet» génére une prise

de confiance, définit des objectifs (logo, titre du projet, etc.), est utilisée par l’ensemble du partenariat ;

c. organiser une événement annuel pour les citoyens et le grandpublic (Semaine Européenne Coopération) ;

d. penser à un site Internet du projet ;e. utiliser les nouvelles technologies : vidéos et webinair ;f. fidéliser des followers : utiliser les réseaux sociaux ;g. travailler en partenariat sur le thème de la communication de projet;h. prévoir un personnel dédié à la communication ; i. racontez l’histoire de votre projet (story telling) j. construire le WP Communication après les actions de projetk. demander la présence de SC et AdG à vos événements

Actions et outilsBonnes et mauvaises pratiques

Mauvais

a. considérer la communicationcomme un élément accessoiredu projet ;

b. chaque partenaire travailleindivduellement pour la communication

c. ne pas prévoir de personnelpour la communication

d. organiser uniquement desconférences ;

e. événements identiques pour toutes les cibles ;

f. même langage pour lesmessages et cibles différentes;

g. désactiver le site Internet à la fin du projet


WORKPACKAGE COMMUNICATION

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Numéro WP Titre Mois de début Mois de fin Budget

2 COMMUNCATION Automatiquement Automatiquement € ……. CHF …

Décrire les objectifs du WP Décrire la stratégie de communication du projet, les objectifs, les activités, les sujets cibles indivivuels (parmi lesquels le grand public devra être

prévu) et les outils que vous pensez utiliser, les produits. La stratégie devra mettre en évidence les résultats obtenus par le projet en prévoyant le plus grand impact en cohérence

avec la Stratégie de Communication du Programme. Indiquer si des outils d’évaluation des activités des communication sont prévus.

Max 3000 caractères

Lead Partner (LP) du WP: € ……. CHF …

Partenaire impliqué1 (P1): € ……. CHF …

Partenaire impliqué 2 (P2): € ……. CHF …

…. € ……. CHF …

Il WP Communication remplir le formulaire et les cases 1/3


Il WP Communication remplir le formulaire et les cases 2/3

30

Décrire les activités et les produits du WP

Activité A.2.1

Reproduire pour le

nombre d’activités

nécessaires en

poursuivant la

numérotation de la

manière suivante

A.2.2, A.2.3, A.2.N

Titre de l’activité

Indiquer le titre de l’activité

Budget total

€ …

Budget total

CHF …

Description de l’activité

Max 750 caractères

Mois de début

(Mois N Année N)

Mois de fin

(Mois N Année N)

P 2.1

Reproduire pour le

nombre de

produits

nécessaires en

poursuivant la

numérotation de la

manière suivante

P.2.2, P2.3, P.2.N

Titre du produit Valeur cible Mois de réalisation (Mois

N Année N)

Descrizption du produit et de comment il participe à l’output

Max 500 caractères


Catégories de Dépense par Partenaire par Workpackage n…. € ……. CHF …

Partenaire Responsable (Pr) € ……. CHF …

Partenaire impliqué 1 (P1) : € ……. CHF …

Partenaire impliqué 2 (P2) :

…………… Personnel Bureau et Administration

Voyage et Séjour

Epertise et servicesexternes

Équipement Infrastructures

€ CHF € CHF € CHF € CHF € CHF € CHF

Partenare Responsable(Pr)

Partenaire 1 (P1)

……..

Total par catégorie de dépense


Établir le budget

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ACRONYME PROJET

CH

EF

DE

FIL

E I

T

PE

RS

ON

NE

L

BE

AU

RE

AU

ET

A

DM

INIS

TR

AT

ION

VO

YA

GE

ET

SE

JOU

R

EX

ER

TIS

ES

ET

SE

RV

ICE

S

EX

TE

RN

ES

EQ

UIP

EM

EN

T

INF

RA

ST

RU

CT

UR

E

WORKPACKAGES COMMUNICATION

Activité 01 – Définition de la Ligne de communication

Produit 1 € - € - € - € - € - € - € -

Produit 2 € - € - € - € - € - € - € -

Activité 02 – Réalisation événement de lancement de projet € - € - € - € - € - € - € -

Produit 1 € - € - € - € - € - € - € -

Produit 2 € - € - € - € - € - € -

Activité 03 - Organisation journée européenne de la coopération € - € - € - € - € - € - € -

Produit 1 € - € - € - € - € - € - € -

TOTAL WP COMMUNICATION € - € - € - € - € - € - € -


• Dédier un montant important aux activités de communication enfonction du coût total du projet, un montant qui tourne autour de 7 à10 % peut avoir un impact significatif pour le projet mais il peut varieren fonction des axes, typologies de projet, durée du projet ;

• Estimer les coûts des actions, du personnel qualifié, de la rédactionde la stratégie

Le budget


SUIVI ET ÉVALUATIONDE LA COMMUNICATIONDE PROJET

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Indicateurs de réalisation des activitésde communication :

• Qu’est-ce qua j’ai mis au point et réalisé ? En quelle quantité ? Combien

de cibles ai-je atteint ?

Indicateurs de résultats :Combien de matériel ai-je distribué ?

Combien de personnes l’ont vu ? Combien ont participé aux événements ?

Les actions ont été efficaces(questionnaire) ?

Suivi et ÉvaluationLa Communication de projet construit un système pour contrôler les actions réalisées du pointde vue quantitatif et qualitatif. Le système de suivi est périodique et permet de quantifier etréaliser des évaluations sur la qualité et l’efficience, et en les ajustant au cours de la vie duprojet.

INFORMATION ET COMMUNICATION DES PROJETS 36

ACTION OUTPUTINDICATEURS DE

REALISATION

UNITE DE

MESURE

INDICATEURS TARGET

INDICATEUR RESULTATUNITE DE MESURE

1ACTIVITES SPECIFIQUES POUR LE LANCEMENT DU

PROJET

Site Internet www… n.

n. pages visitées n.

utilisateurs isolés et fidèles n.

partage des pages/contenus de la part des internautes

n.

téléchargement n.

Accès espace réservé n.

Événement de lancement/kick off conference

Réalisation événement n. n. ParticipantsMatériel distribuéSujets impliqués

n.n. n.

Publications Réalisées n. n. téléchargements depuis le siteImpressions distribuées

n.n.n.

Newsletter Fréquence d’envoi n. inscrits n.

Réseauxsociaux

Profils/comptes n.n. fan base (communauté n.

groupes n.

post publiés/contenus n.n. …. par semaine

Partages/interactions n.

Vidéo vidéos réalisées n. n. visualisations n.Tutoriel vidéo vidéos réalisées n. n. visualisations n.

Exemple d’indicateurs dans la communication d’un projet


EVALUER LE PROJET : LA COMMUNICATION

7 POINTS

37


Évaluer la Communication de projetCritère O3 – points jusqu’à 7

38

1. STRATÉGIE mise en place de la Communication

• Les activités de communication sont cohérentes avec la Stratégie de Communication du Programme ?

• Des activités de communication pouvant être intégrées aux initiatives de Programmes sont prévues (Semaine Européenne de la Coopération 21 septembrede chaque année) ?

• Les résultats du projet peuvent être communiqués ? Les activités de communication du projet sont correctement reliées aux résultats ?

• Les actions de communication sont organisées sur les territoires italien et suisse ?


2. EFFICACITÉ des activités de communication

• Le public et les catégories intéressées sont impliquées significativement dansles actions de communication ?

• Le budget pour ces activités est proportionné au budget de projet ?

• Un suivi et une évaluation des activités de communication sont prévus ?

Évaluer la Communication de projetCritère O4 – points jusqu’à 7


SECRÉTARIAT CONJOINT

40


Secrétariat et communication

41

Le Secrétariat Conjoint s’occupe, entre autres, de la mise en place de la Stratégie de Communication duProgramme et du Plan des Actions annuelles. Pour les bénéficiaires, il organisera :

- support aux potentiels bénéficiaires pour favoriserla réasliation de la communication de projet ;

- organise des séminaires de formation pour lesbénéficiaires afin de les assister dans la réalisationdes actions de communication ;

- capitalise les résultats et les communique à la Commission européenne et aux porteurs d’intérêt.

- réalisera une plateforme pour les sites Internet de tous les projets.

Secrétariatconjoint

Communicationrésultats

Divulgation résultats aux stakeholders

citoyens

Communication projets sur le

territoire

Assistance aux bénéficiaires

sur la communication


Secrétariat ConjointQui fait quoi ?

42

CHEF DE PROJET

Sonia Amelotti02.6765 5332

[email protected]

CHEF DE PROJET

Paolo Balzardi02.6765.2311 011/4326145

[email protected]



43

COMMUNICATION MANAGERPaola Ravelli

[email protected]

ASSISTANTE ADMINISTRATIVELicia Ribolla 02.6765.2357

[email protected]

EXPERTE JURIDIQUEAgnieszka Stokowiecka

[email protected]



44

CONTACT COORDINATIONSUISSE

Luisella Celio + 41 (0) 918143545

[email protected]

CONTACT COORDINATION SUISSE

Maurizio Michael +41 (0)

[email protected]


MERCIhttp://interreg-italiasvizzera.eu

[email protected]

[email protected]

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