changement d’année fiscale - GRICS · être effectué avant le dernier calcul de paie de...

PAIE et GRH Version 4.0.88.25

Marche à suivre pour le

changement d’année fiscale

(1ère paie de 2016)

TOUS DROITS RÉSERVÉS Système de rémunération

© 2010 Société GRICS mise à jour le 17 décembre 2015

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Table des matières

INTRODUCTION ......................................................................................................................................................... 3

TAUX 2016 ................................................................................................................................................................ 4

ÉTAPES À SUIVRE....................................................................................................................................................... 6

Informations importantes ......................................................................................................................................... 7

1 ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2015 .............................................. 8

1.1 CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES ............................................................................................................. 8 1.1.1 Préalables ......................................................................................................................................... 9

1.2 MODIFICATIONS AUX PAIEMENTS SUR PIÈCE ............................................................................................... 12

1.3 DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2015 .................................................................................... 12

1.4 TRAITEMENT DE LA CASE « Temps plein » .................................................................................................... 13

2 CHANGEMENT D'ANNÉE FISCALE ............................................................................................................................ 14

3 ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE 1er CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE ............................................................................ 15

3.1 Utilisation du SQL900 pour une mise à jour des taux légaux ........................................................................ 15

3.2 Création des tables légales manuellement ................................................................................................... 15 3.2.1 Régimes de rentes ........................................................................................................................... 16 3.2.2 AE, CSST, RQAP, FSS et Assurances collectives ................................................................................ 19 3.2.3 Paramètres d'impôt ........................................................................................................................ 20 3.2.4 Table d'impôt .................................................................................................................................. 22

3.3 Mise-à-jour de la table code de déduction ................................................................................................... 24

3.4 AJUSTEMENT DES DONNÉES – DOSSIER DE L’EMPLOYÉ, INFORMATIONS LÉGALES ....................................... 25

3.5 AJUSTEMENT de tables ................................................................................................................................. 26 3.5.1 Table – Calendrier de paie ............................................................................................................... 26 3.5.2 Table – Les assurances .................................................................................................................... 26

3.6 Facturation Électronique des assurances (récupération pré-paie)................................................................. 27

3.7 CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES ........................................................................................................... 27

4 RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES.................................................................................................................. 28

4.1 PREMIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2016 .................................................................................... 28 4.1.1 Première paie des enseignants et cotisation au fonds de pension .................................................. 28

CONCLUSION ........................................................................................................................................................... 29

Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l’année fiscale 2015

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INTRODUCTION

Ce document vous présente les différentes étapes à prévoir dans votre échéancier relativement au changement d'année fiscale 2015-2016. Celles-ci sont regroupées en quatre sections : Section 1 - Étapes à effectuer avant le dernier calcul de paie de l'année fiscale 2015 Section 2 - Changement d'année fiscale pour tous les groupes de paie de l'organisme Section 3 - Étapes à effectuer avant le 1er calcul de paie de l'année 2016 Section 4 - Retour aux opérations régulières


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TAUX 2016

Fédéral 2016

Facteur d'indexation 1,3 %

Crédit d'impôt de base 11 474,00 $

Crédit canadien pour emploi 1161

Impôt fédéral

Taux d’imposition de 2015 Seuils Constante

15 % - $ 45282 $ - $

20,5 % 45282,01 $ 90 563 $ 2 491 $

26 % 90 563,01 $ 140 388 $ 7 471 $

29 % 140 388,01 $ 200 000 $ 11 683 $

33 % 200 000,01 $ et plus 19 683 $

Le taux d'abattement 16,5 %

Taux d'impôt minimum sur prime 10 % pour 5000 $ et -

Assurance emploi

Maximum rémunération assurable 50 800$

Taux employé 1,52 %

Taux employeur plein 1,4 fois

(la cotisation de l'employé)

Taux employeur réduit 1,156 fois

(la cotisation de l’employé)

Contribution employé 772,16 $

Contribution employeur (taux plein) 1081,02 $

Contribution employeur (taux réduit) 892,62 $


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Tous les taux sont confirmés au provincial

Québec 2016

Facteur d'indexation 1,09 % Crédit d'impôt de base 11 550,00 $

Déduction pour emploi 1 130 $

Impôt du Québec

Taux d’imposition Seuils Constante

16 % - $ 42 390 $ - $

20 % 42 390,01 $ 84 780$ 1 695,00 $

24 % 84 780,01 $ 103 150 $ 5 086.00 $

25,75 % 103 150,01 $ et plus 6 817,00 $

Taux d'impôt minimum sur gratifications 8 % pour 14 450$

RRQ

Maximum des gains admissibles 54 900,00 $

Montant cotisable maximum 51 400.00 $


Taux employeur 5,325 %

Contribution employé 2 737,05 $

Contribution employeur 2 737,05 $

Exemption annuelle 3 500,00 $

Exemption 52 périodes de paie 67,30 $




RQAP

Maximum revenus assurables 71 500,00 $



Contribution employé 391,82 $

Contribution employeur 548,41 $

CSST

Plafond rémunération assurable 71 500,00 $

FSS


CNT «

Maximum rémunération assujettie 71 500,00 $

Ass. coll. – taxe provinciale 9,0 %

Ass. maladie – Contrat 6000 18,92 %


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ÉTAPES À SUIVRE

Chacune des étapes ci-dessous est expliquée plus en détail dans le document.

ÊTES-VOUS PRÊTS ?

COPIE DE SÉCURITÉ

CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES

MODIFICATIONS DU TAUX DES PAIEMENTS SUR PIÈCE (au besoin)

COPIE DE SÉCURITÉ

DERNIER CALCUL DE PAIE DE L’ANNÉE FISCALE 2015

IMPRESSION DES CHÈQUES ET RELEVÉS DE SALAIRE

COPIE DE SÉCURITÉ

TRAITEMENT DE LA CASE « TEMPS PLEIN » AU CHOIX

CHANGEMENT D’ANNÉE FISCALE

MISE À JOUR DES TABLES OU EXÉCUTION DU SQL900

TABLE – Régimes de rentes + nouvelle formule RREGOP et RRCE

TABLE – AE, FSS, CSST et RQAP

TABLE – Paramètres d’impôt

TABLE – Impôt

TABLE – Calendrier de paie (nombre de périodes fiscales)

TABLE – Les assurances (nouveaux taux – au besoin)

COPIE DE SÉCURITÉ

EXÉCUTION DU CORRECTIF SQL787 (Dossier principal, Info. Adm./légales

COPIE DE SÉCURITÉ

RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES

PREMIER CALCUL DE PAIE 2016


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INFORMATIONS IMPORTANTES

Calendrier de paie

Les calendriers de paie de tous vos groupes de paie devraient être créés, même si vous ne connaissez pas les journées pédagogiques ni la date officielle du début de la prochaine année scolaire.

La création des calendriers permet d’établir clairement le nombre de périodes de paie par année fiscale. Plusieurs éléments du système PAIE et GRH 2013 a besoin de ces informations. Un changement en cours d’année apporte toujours un lot d’anomalies à gérer.

De plus, ceci permet d’anticiper les journées fériées et d’établir les jours de dépôt de paie lorsque ces dates coïncident avec une journée fériée.

Recommandation sur les formules d’impôt

Nous vous recommandons de revoir vos dossiers d’employés ainsi que vos modèles de dossiers et d’emplois afin de ne plus utiliser la formule d’impôt – emploi sur pièce = D-Revenu selon les dates.

Cette information se retrouve dans la section des Informations légales du dossier principal.

Nous recommandons fortement les choix P - Revenu de la période ou E – Revenu estimé.

Voici un bref résumé de leur fonctionnement :

P - Revenu de la période : le revenu imposable est annualisé en fonction de la rémunération de la période de paie. L’employé paie sa juste part en fonction des revenus imposables reçus paie par paie.

E - Revenu estimé : l’évaluation du revenu imposable tient compte aussi bien des cumulatifs gagnés que des gains de la période de paie qui sont par la suite multipliés par un facteur d’annualisation. Plus on avance dans le temps, plus le revenu imposable est réaliste, mais il l’est moins en début d’année.

Le facteur d’annualisation est basé sur le nombre de périodes de paie dans l’année divisée par le nombre qui correspond à la période de paie courante.


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1 ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2015

1.1 CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES

Il n’y a pas de nouvelles échelles salariales qui entrent en vigueur au 1er janvier 2016.

Par contre, si un avancement statutaire est prévu au 1er janvier 2016 pour le personnel non

enseignant, vous devez prévoir d’effectuer la production du Changement massif des salaires.

Si le 1er janvier 2016 fait partie de votre année fiscale 2015, le changement massif des salaires doit

être effectué avant le dernier calcul de paie de l'année fiscale 2015 pour les employés touchés.

Si, par contre, le 1er janvier 2016 fait partie de votre année fiscale 2016, le changement massif des

salaires doit être effectué après le dernier calcul de paie de l'année fiscale 2015.

Cette sous-section vous présente, dans un premier temps, les préalables à cette production. Vous

retrouvez par la suite le changement massif des salaires pour le personnel non enseignant.


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1.1.1 Préalables

1. Il est recommandé d'effectuer une copie de sécurité avant l'exécution finale du changement massif

des salaires; si cette production est interrompue (volontairement ou non), il faudra réinstaller cette

copie et la recommencer.

2. Lors de l'exécution finale de cette production, vous devez être seul à utiliser la base de données

réelle. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs du menu Outils. 1.1.2 Changement massif des salaires du personnel non enseignant

Pour effectuer le changement massif des salaires du personnel non enseignant, veuillez procéder

comme suit :

1- Sélectionnez l’activité Changement massif des salaires du menu Productions. La fenêtre suivante

s’affiche :


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2- Complétez les paramètres suivants :

Type

d’exécution

Exécutez cette production une première fois en mode Préliminaire

et une seconde fois en Finale.

Type d’emploi Cochez les cases Automatiques et Sur pièces, puisque tous les

types d’emploi sont concernés par le changement massif actuel.

Traitement Sélectionnez la pastille appropriée.

Noter que Avanc. Statutaire permet de modifier la classification.

Changement Inscrivez la date du changement de salaire dans le champ Date.

Impression La pastille Matricule est sélectionnée par défaut.

Ajustement La case Calcul automatique doit être cochée, tout comme la

pastille Rétro répartie.

Listes Laissez la case Anomalies seulement en blanc. Cette option n’est

pas disponible lors de l’exécution finale. Sélectionnez plutôt la

pastille Rapport détaillé ou Rapport détaillé complet.

Lorsque la pastille Rapport détaillé est sélectionnée, les anomalies

détectées ainsi que la liste des employés qui ont eu un

changement de salaire s’impriment sur le rapport. Par contre,

lorsque la pastille Rapport détaillé complet est sélectionnée, les

anomalies détectées ainsi que tous les employés faisant partie de

la sélection, qu’ils aient ou non un changement de salaire

s’imprime sur le rapport.

3- Cliquez sur la plaquette pour avoir accès à la fenêtre permettant de choisir

les dossiers à traiter :


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Étant donné qu'à cette étape, la production doit s'effectuer pour le personnel non enseignant, sélectionnez la pastille Corps d’emploi et inscrivez les valeurs 2***, 4*** et 5*** dans le champ approprié. Si vous avez des statuts d'engagement ou des états d’emploi à exclure, vous pouvez les spécifier dans les sections disponibles plus bas.

4- Cliquez sur la plaquette et ensuite, sur la plaquette


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1.2 MODIFICATIONS AUX PAIEMENTS SUR PIÈCE

Un seul traitement manuel devrait être effectué. Il s’agit d’ajuster le taux des paiements sur

pièce standard, c’est-à-dire, les paiements créés via la fenêtre Dossier ► Transactions ►

Paiements sur pièce et pour lesquels un nombre de semaines est inscrit dans le champ de

saisie « Nb. Sem » ou les paiements non journaliers dont la date de début et la date de fin

chevauchent la date du changement massif des salaires.

Après votre changement massif des salaires, vous devez donc apporter les modifications

suivantes à vos paiements sur pièce réguliers qui utilisent la fonction Nb. sem. :

1.3 DERNIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2015

Notez qu’il est important de vous assurer d’avoir effectué le calcul de l’ancienneté et de

l’expérience pour l’année budgétaire 2014-2015.

IMPORTANT : L’impression des chèques et des relevés de salaire doit s’effectuer avant le

changement d’année pour que les cumulatifs fiscaux soient imprimés sur ces

formulaires.


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1.4 TRAITEMENT DE LA CASE « TEMPS PLEIN »

Il est possible de reporter les valeurs inscrites à la case « Temps plein » de l’avantage social.

Vous devez paramétrer la case « Reporter l’indicateur ‘Temps plein’ des avantages sociaux »

(Outils -> Paramètres, bouton « Options ») avant la production du changement d’année fiscale.

Si vous utilisez la case temps plein de l’avantage social, deux choix s’offrent à vous :

i. Si vous cochez la case « Reporter l’indicateur ‘Temps plein’ des avantages sociaux »,

PAIE et GRH reportera les valeurs de la case « Temps plein » à l’année 2016. Ainsi,

vous n’aurez qu’à traiter les dossiers qui diffèrent d’une année à l’autre (gestion par

exception).

ii. Si vous ne cochez pas la case « Reporter l’indicateur ‘Temps plein’ des avantages

sociaux », PAIE et GRH blanchira la case « Temps plein » à l’année 2016. Ainsi, vous

devrez cocher de nouveau la case « Temps plein » pour les employés désirés (gestion à

la pièce).

Si vous n’utilisez pas la case temps plein de l’avantage social, vous devez vous assurer que la

case « Reporter l’indicateur ‘Temps plein’ des avantages sociaux » ne soit pas cochée.

Étapes à effectuer avant le 1er

calcul de paie de l’année 2016

14

2 CHANGEMENT D'ANNÉE FISCALE

La production du Changement d'année se situe au menu Outils. Elle consiste à initialiser

certaines sections du dossier de l’employé dans le cadre d'un début d'année fiscale. Elle permet

également d'épurer certains historiques et sections du dossier à partir d'une date donnée.

Préalables :

1. Une prise de copie de sécurité est requise avant le changement d'année. Notez que

pendant le changement d'année, le système de paie n'est plus disponible.

2. Lors de l'exécution finale de cette production, vous devez être seul à utiliser la base de

données réelle. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs du menu Outils.

Au lieu de demander une copie de sécurité du rapport de contrôle, nous vous suggérons

d’envoyer l’impression dans un fichier.

Nous vous suggérons également de conserver les avantages sociaux monnayés et les

suppléments annuels en laissant en blanc les champs Date d'épuration.



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3 ÉTAPES À EFFECTUER AVANT LE 1ER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE

3.1 UTILISATION DU SQL900 POUR UNE MISE A JOUR DES TAUX LEGAUX

La requête SQL900 permet la mise à jour des taux des tables légales.

3.2 CRÉATION DES TABLES LÉGALES MANUELLEMENT

Vous trouverez ci-après, les paramètres légaux à appliquer pour l'année 2016.

Nous vous invitons à communiquer avec nous si les renseignements que vous avez en main

s'avéraient différents des nôtres.

Pour les tables suivantes : Régimes de rentes, Assurance emploi, la CSST, le RQAP, le FSS, les

Assurances collectives et Paramètres d'impôt, vous pouvez créer les valeurs concernant l'année 2016

en procédant comme suit :

1. Accédez d’abord à la table à modifier.

2. Dans le champ Année fiscale de la section Recherche, inscrivez l'année fiscale 2015 et cliquez sur la

plaquette

3. Remplacez ensuite la valeur 2015 par 2016 dans le champ Année fiscale et effectuez une

sauvegarde. Le système vous avisera qu'aucune recherche n'a été faite sur cette année. Confirmez la

création.



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4. Mettez les données à jour pour l'année fiscale 2016 dans les tables suivantes :

Régimes de rentes

A.-E., FSS, CSST et RQAP

Paramètres d’impôt

Table d’impôt

3.2.1 Régimes de rentes



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En activant la plaquette Autres régimes, vous aurez accès à la fenêtre permettant de compléter les taux pour les autres régimes de retraite.

Pour les régimes de fonds de pension autres que ceux de la CARRA, RRP (550301) et RRL

(550401), vous devez compléter les informations si vous utilisez ces régimes. De plus, le régime

de retraite privé RRC 550501 est effectif seulement pour la Commission scolaire Crie.



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Mise à jour de la valeur « Plafond trait. adm. » pour l’année 2016

En activant la plaquette vous avez accès à la fenêtre Le facteur d’équivalence :

Il est nécessaire de compléter la valeur du champ Plafond trait. adm. pour assurer le bon

fonctionnement du calcul du régime de retraite.

Facteur d’équivalence pour l’année 2015

En activant la plaquette vous aurez accès à la fenêtre Le facteur d’équivalence.

Les données de l’année 2015, utilisées par la génération de la déclaration annuelle à la

CARRA sont les suivantes :



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3.2.2 AE, CSST, RQAP, FSS et Assurances collectives

REMARQUE IMPORTANTE :

Le ou les taux CSST sont attribués selon la classification de l’employeur. Dans le champ

Taux employeur CSST, vous devez inscrire le ou les taux personnalisés pour votre

commission scolaire. L'information vous est transmise directement par la CSST.



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3.2.3 Paramètres d'impôt

Au fédéral

Voici les paramètres d'impôt de 2016 tels qu’affichés sur le site de l’Agence du revenu du Canada :



21

Au provincial

Voici les paramètres d'impôt de 2016 tels qu’affichés sur le site de Revenu Québec :



22

3.2.4 Table d'impôt

Pour les Tables d'impôt fédéral et provincial, vous pouvez créer les valeurs concernant l'année

2016 en procédant comme suit :

1. Accédez à la fenêtre La table d'impôt du menu Tables ► Tables légales ► Table d’impôt.

2. Dans le champ Année fiscale, inscrivez la valeur 2015 et cliquez sur la pastille Impôt

fédéral.

3. Cliquez sur la plaquette et le message ci-dessous s’affichera :

4. Cliquez sur la plaquette.

5. Cliquez sur l'icône d’insertion et inscrivez les valeurs (réf. : page suivante) concernant le

premier palier d'imposition.

6. Effectuez une sauvegarde.

7. Complétez les valeurs pour chacun des paliers suivants en inscrivant dans le champ De la

borne inférieure du palier.

8. Effectuez une sauvegarde chaque fois que l'information concernant un palier sera

complétée.

9. Reprenez les étapes précédentes pour créer la table d'impôt provincial.



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Taux pour l'impôt fédéral

Voici le contenu de la table d'impôt de 2016 tel qu’affiché sur le site de l’Agence du revenu du

Canada :

Taux pour l'impôt provincial

Voici le contenu de la table d'impôt de 2016 tel qu’affiché sur le site du Revenu Québec :



24

3.3 MISE-À-JOUR DE LA TABLE CODE DE DÉDUCTION

Si vous comptabilisez des montants dans l’écran Contrat des congés à traitement différé, vous

devez mettre à jour le champ % salaire couru à payer – traitement différé pour les codes de

déduction suivants :

Code % salaire couru à payer

550101 (RRQ) 5.325 %

600101 (FSS) 4,26 %

600102 (CSST) Taux de la cs

600103 (RQAP) Ne rien inscrire

Note : Veuillez ajuster également le taux dans les codes 55xxxx se terminant par une lettre.



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3.4 AJUSTEMENT DES DONNÉES – DOSSIER DE L’EMPLOYÉ, INFORMATIONS LÉGALES

À la fenêtre Info Adm. et légales du Dossier principal de l'employé, vous devez mettre à jour, s'il

y a lieu, les champs Déductions autorisées, Autres crédits d'impôt et Crédit d'impôt.

A cet effet, vous devez exécuter la requête SQL787 tout en y indiquant les facteurs d’indexation.

Par les années passées, le taux d’indexation était déjà programmé. Étant donné que ce script

est récurrent d’une année à l’autre, les facteurs d’indexation doivent dorénavant être complétés

par l’usager.

L’exécution de la requête SQL787 laissera une trace à l’historique des changements après que

le script ait été exécuté en mode final.

Les facteurs d’indexation à inscrire sont les suivants en mode final :

1,09 % du crédit d’impôt inscrit dans le champ Crédit d’impôt provincial - Montant Autre, de

la fenêtre Dossier principal - Informations légales.

1,3 % du crédit d’impôt inscrit dans le champ Crédit d’impôt fédéral inscrit - Montant Autre,

de la fenêtre Dossier principal - Informations légales).



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3.5 AJUSTEMENT DE TABLES

3.5.1 Table – Calendrier de paie

Avant d'effectuer le premier calcul de paie pour l'année fiscale 2016, vous devez vérifier et

modifier, s'il y a lieu, le Nombre de périodes fiscales inscrit dans la sous-fenêtre Les périodes

de paie XX du Calendrier de paie, pour l’ensemble de vos groupes de paie.

Ceci est très important pour que le calcul de l’exemption au fonds de pension soit effectué

correctement tout au long de l’année.

De plus, il est recommandé de créer vos calendriers 2016-2017, afin d’avoir l’année fiscale au complet. De cette manière, le calcul de l’exemption au RRQ se fera correctement en utilisant le montant d’exemption adéquat. De plus, le calcul de l’exemption pour le fonds de pension utilisera le Nombre de jours payables plutôt que le Nombre de périodes fiscales.

3.5.2 Table – Les assurances

En auto facturation, vous devez vous assurer de valider vos taux d’assurance pour l’année

2016. Cette mise à jour, s’il y a lieu, doit être effectuée avant le calcul de la première période

complète correspondant ou suivant le 1er janvier 2016.



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3.6 FACTURATION ÉLECTRONIQUE DES ASSURANCES (RÉCUPÉRATION PRÉ-PAIE)

Important:

Ne pas oublier de récupérer le ou les fichier(s) d’assurances (pré-paie) avant d’effectuer le

premier calcul de l’année fiscale 2016.

Un communiqué a été envoyé le 30 octobre 2015: 15-059 : Échéancier des fusions pour les mois de décembre 2015 et janvier 2016.

3.7 CHANGEMENT MASSIF DES SALAIRES

Certaines catégories de personnel peuvent avoir droit à un avancement statutaire prévu au 1er

janvier 2016. Vous devez donc prévoir, avant le premier calcul de paie de la nouvelle année

fiscale, l'exécution de la production du Changement massif des salaires pour le personnel

concerné.

Pour connaître les modalités d'exécution de cette production, nous vous référons au point 1.1

du présent document.



28

4 RETOUR AUX OPÉRATIONS RÉGULIÈRES

4.1 PREMIER CALCUL DE PAIE DE L'ANNÉE FISCALE 2016

Vous pouvez effectuer votre premier Calcul de paie de l'année fiscale 2016.

4.1.1 Première paie des enseignants et cotisation au fonds de pension

Nous vous rappelons que pour la première paie des enseignants, le calcul du fonds de pension

peut vous sembler erroné ; cela est dû au fait que le calcul de l'exemption s'effectue en tenant

compte des jours ouvrables. Donc, si la première paie des enseignants ne contient aucun jour

ouvrable, aucune exemption ne sera calculée.

Conclusion

29

CONCLUSION

Ce document avait pour but de vous indiquer les différentes étapes concernant le changement

d'année fiscale vers 2016.

Si vous désirez plus de précisions, veuillez communiquer avec l'équipe d'implantation et de

soutien qui se fera un plaisir de vous fournir toute information supplémentaire.

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