Cahier des Clauses Techniques Particulières pour … · (3SI) ; liaison format SISEAUX (voir en...

Cahier des Clauses Techniques Particulières

pour l’acquisition du Système Informatique du Pôle de Biologie (SIPB)

du CHU de Besançon

CHU de Besançon – CCTP pour l’informatisation du pôle de biologie page 2 Version CCPT.doc

Plan du CCTP

Présentation générale

1. Préambule – Présentation du projet « Pôle de Biologie » du CHU de

Besançon 2. Situation actuelle des Laboratoires du CHU de Besançon 3. Situation envisagée

Besoins fonctionnels Lot 1 : Gestion du pôle « Biologie des Infections », de l’UF d’Histologie et de l’UF biologie moléculaire du service d’anatomopathologie Lot 2 : Gestion du pôle « Biologie des Molécules » et en option du laboratoire d’Hématologie de l’EFS Lot 3 : Prescription connectée Lot 4 : Serveur de résultats Lot 5 : Gestion documentaire; gestion des approvisionnements, des commandes et des stocks Bordereau de réponse


Présentation Générale

1. PREAMBULE : PRESENTATION DU PROJET « POLE DE BIOLOGIE » DU CHU DE

BESANCON Le projet « Pôle de Biologie » prévoit un regroupement des services de biologie du CHU de Besançon selon un schéma organisationnel basé sur l’existence de 3 pôles principaux :

Pole biologie des infections

§ Fédération de Bactériologie -parasitologie - Hygiène § Virologie

Pole biologie des molécules

§ Biochimie médicale § Pharmacologie clinique § Activités de Biochimie spécialisée des services d’ERFME et Médecine nucléaire

Pole biologie des cellules

§ Anatomie pathologique § Cytogénétique et Biologie de la reproduction

(voir en annexe le schéma d’organisation des pôles molécule et infectieux)

Cette organisation en 3 pôles résulte de la volonté des professionnels concernés de se rapprocher et de mutualiser certaines activités. Cela sous-entend que dans chaque pôle, il faut organiser cette proximité des activités et des acteurs, en y intégrant les bureaux. Cette organisation de proximité garantira l’efficacité, la réactivité, ainsi que la non-déconnexion des biologistes qui garderont ainsi une vision globale des processus en restant au contact du terrain, tout en gardant leurs spécificités.

Une architecture étagée permettra en plus des liaisons rapides entre les pôles (urgences). Il sera pris en compte dans l’établissement des surfaces, de la mise en place d’activités nouvelles. De même il est préférable de prévoir l’intégration des Vigilances au niveau des pôles. Description des activités mutualisables au niveau de chaque pôle (A) et des activités communes (B) A/ Activités mutualisables au niveau de chaque pôle :

• Le secteur pré-analytique. Il regroupera le tri des prélèvements, les opérations de saisie ou d’accusé réception, l’étiquetage code barres des échantillons, la gestion des principales non-conformités. L’organisation des aliquotages s’organisera à ce niveau le cas échéant. Il ne semble pas utile de sur-dimensionner ce secteur.

N.B. Une zone de réception des prélèvements et d’orie ntation rapide unique sera située en amont et alimentera les différents secteurs pré-analytiques.


• Certaines activités de secrétariat et de gestion seront également centralisées (envois extérieurs par exemple).

• D’une façon générale il semble souhaitable que l’encadrement s’organise aussi selon cette

logique tripolaire

• Parmi les activités analytiques : Dans le pole molécule, d’une position centrale à la périphérie

Les urgences (polyvalentes en garde ) Les immuno-dosages Les méthodes physiques Le laboratoire chaud (radio-immunologie)

seront concernés par cette mise en commun et le schéma illustre cette notion : NB : L’hémato-biologie générale est traitée par L’Etablissement Français du Sang. Son niveau d’intégration à court terme (routine et/ou urgences) dans ce pôle reste à définir, mais cela ne modifiera pas les principes de l’organisation ni les surfaces qui doivent tenir compte de cette discipline.

Dans le pole infectieux, les immunoanalyses sont également regroupées dans un secteur commun Une sérothèque peut être mise en place dans ce secteur commun avec des règles de fonctionnement précises. Une liaison rapide avec les urgences est indispensable (intérêt d’une structure étagée). Pour éviter la dispersion et le transfert des matériels infectieux, il est souhaitable de maintenir des laboratoires universitaires au sein de ce pôle.

B/ Les activités communes aux trois pôles :

• Le laboratoire de biologie moléculaire : Certaines activités de routine ou coûteuses peuvent être mutualisées. Ce plateau commun devrait idéalement occuper une position centrale puisque les trois pôles sont concernés. Les techniciens et biologistes intervenant dans ce secteur utiliseront le système informatique du « pole d’appartenance » des techniques effectuées (techniques manuelles uniquement).

• Les urgences de gardes dont l’organisation est à revoir ( acteurs, chambre de garde..)

Biochimie générale

Hématologie générale

ActivitésSpécialisées

EFRME-BH -MN-méthodesphysiques-

Pharmacologie

Immunoanalysesautomatisées

Centre de trimolécule

Urgences Proximité -1

Secrétariatcommun

Centre de tri

molécule

Radio-activité


• Un centre d’accueil des patients pour les prélèvements, mais qui peut être extérieur à la

structure biologique.

• L’informatique : Le minimum est que chaque pôle soit équipé d’une façon homogène, (sauf pour le pôle « cellule », dont chaque secteur aura une réception autonome, et qui n’est pas concerné par les lots 1 et 2 de cet appel d’offres). Un système de prescription connectée sera mis en place : dans cette optique, il semble nécessaire de ne pas accroître les transferts de charge sur les soignants (l’étiquetage code barres des échantillons sera effectué à la réception des divers pôles, et non dans les services de soins).

• Les salles de réunion, d’archivages et de stockages généraux (y compris déchets, produits

dangereux) seront également gérées globalement. Les principes exposés dans ce compte rendu de synthèse serviront de base à la nouvelle réflexion qui se met en place.

L’ouverture du Pôle de Biologie est prévue pour 2006.

Le présent CCTP décrit les besoins et exigences relatifs au Système Informatique du Pôle de Biologie (SIPB), mais décrit aussi une phase transitoire prévoyant l’utilisation du SIPB par certains laboratoires dans leur situation actuelle, avant intégration au Pôle de Biologie. Il est décomposé en 5 lots distincts, les soumissionnaires pouvant répondre à tout ou partie des lots.

• Lot 1 : Gestion du pôle « Biologie des Infections » et Histologie

- Laboratoire de Bactériologie

- Laboratoire de Parasitologie

- Laboratoire d’Hygiène

- Laboratoire de Virologie

- UF « Histologie » du service de Cytogénétique et Biologie de la Reproduction

- UF « biologie moléculaire » (Service anatomopathologie)

• Lot 2 : Pôle « Biologie des molécules »

- Laboratoire de Biochimie Médicale

- Laboratoire de Pharmacologie Clinique

- Laboratoire « EFRME » (Epreuves Fonctionnelles Rénales Métaboliques et Endocriniennes)

- Laboratoire de Médecine nucléaire

- UF hormonologie du laboratoire d’Oncologie

- En option, laboratoire d’Hématologie de l’Etablissement Français du Sang

• Lot 3 : Prescription connectée

- Concerne la prescription relative à tous les laboratoires, pôle cellule et laboratoire d’hématologie de l’EFS inclus


• Lot 4 : Serveur de résultats

- Concerne les résultats de tous les laboratoires, pôle cellule et laboratoire d’hématologie de l’EFS inclus

• Lot 5 : Gestion de l’assurance qualité (documentaire) ; gestion des approvisionnements, des commandes et des stocks

- Concerne tous les laboratoires

2. SITUATION ACTUELLE DES LABORATOIRES DU CHU DE BESANCON

2.1. Environnement externe

Le CHU de Besançon utilise les outils informatiques suivants :

- C-PAGE pour la gestion administrative et notamment les identités et les mouvements (avec lien avec les systèmes de gestion des laboratoires).

- DEX, produit développé par le service informatique de l’établissement (DSI) pour la prescription d’examens de biologie (avec génération de documents papiers, mais sans liaison avec les systèmes de gestion des laboratoires).

- REXAL, serveur de résultats de biologie développé par la DSI, avec interfaces HPRIM avec les systèmes de gestion des laboratoires.

- Un annuaire LDAP pour l’authentification Un appel d’offres pour la gestion de dossiers de synthèse patient (dossier médical) est en cours, dans une optique d’interopérabilité « IHE ». Par ailleurs, l’ARH exerce une maîtrise d’œuvre sur le choix des dossiers de réseau de télé -médecine qui devront partager un ensemble d’informations (Dossier Minimum Médical Partagé –DMMP- en format XML) . L’objectif du CHU est d’utiliser un bus applicatif favorisant le format XML (EAI) pour faire communiquer les divers applicatifs. Un projet d’interface standardisée est en voix de finalisation (voir en annexe les spécifications SQLI). Enfin le CHU envisage d’utiliser prochainement la famille des cartes CPS, et de déployer dès que possible la signature électronique. L’ensemble du CHU est équipé d’un réseau Ethernet (câbles de type 5).

2.2. Environnement interne

2.2.1. Activité des laboratoires


Laboratoire Site actuel Chef de Service Nombre de B / an année 2001

Nombre d’actes par an (2001)

Nombre d’utilisateurs

Pôle Biologie des Infections Bactériologie Minjoz Pr. PLESIAT 10.950.000 120.000 38 (pers. commun de

la fédération inclus) Parasitologie Minjoz Pr. PIARROUX 2.700.000 42.000 14 Hygiène Minjoz M. TALON 1.950.000 28.000 7 Virologie St Jacques M. HERBEIN 8.750.000 123.000 16 UF « Histologie » service Cytogénétique et biologie de la reproduction

St Jacques Pr. BESSON ? 10.000 5

UF « biologie moléculaire » (Service anatomopathologie)

Minjoz Pr. MOUGIN 822 300 4.400 2

TOTAL Pôle Biologie des Infections et histologie (lot 1) 25.172.300 327.400 77 Pôle Biologie des Molécules

Biochimie médicale St Jacques (+ urgences Minjoz)

Pr. ALBER 33.000.000 2.000.000 37

Pharmacologie clinique

Minjoz Pr. J.P. KANTELIP 2.700.000 25.000 10

EFRME Minjoz Pr. REGNARD 2.800.000 40.000 8 Médecine Nucléaire Minjoz Pr. CARDOT 6.750.000 67.400 6 Oncologie -Hormonologie

Minjoz Dr REMY MARTIN (à titre provisoire)

1.160.000 14.000 7

TOTAL Pôle Biologie des Molécules (lot 2) 46.410.000 2.146.400 68 Hématologie EFS Dr. DAROIDES de

TAILLY 20.000.000 ? 47 (15 utilisateurs

simultanés) TOTAL Pôle Biologie des Molécules (Lot 2) et hématologie (option lot 2)

66.410.000

Pôle Biologie des Cellules Anatomie Pathologique

Minjoz Pr. KANTELIP Non concerné par les lots 1 et 2

Cytogénétique et Biologie de la reproduction

Saint Jacques Pr BESSON Non concerné par les lots 1 et 2


2.2.2. Configuration informatique actuelle

Laboratoire Système actuel

Nb automates connectés

Nb automates suppl. à connecter

Nb de Postes

Nb imp laser

Nb imp code barres

Nb imp matricielles ou jet d’encre

Divers

Pôle Biologie des Infections Remarque : Les laboratoires de Bactériologie (incluant une activité “analyse des eaux”), Parasitologie et Hygiène sont réunis dans une fédération et utilisent le même système informatique. La configuration ci-dessous est consolidée au niveau de la fédération Bactériologie , Parasitologie, Hygiène

Cathylab’O (Hexaflux-TGS IN SITU)

4 4 24 (bactério

13, Hygiène

2, Parasito 5,

secrétariat 4)

3 2 13 Scanner SCAN BAC (3SI) ; liaison format SISEAUX (voir en annexe)

Virologie GIPSAL (Coherix) Logiciel spécifique

3 2 15 dont 2 déportés -

Biologie moléculai

re, histologie

1 0 0

Histologie GIPSAL 0 0 ou 1 1 1 Biologie moléculaire

Néant 2 déportés de

virologie

1

Total Biologie des Infections et Histologie

3 3 ou 4 40 6 2 13

Pôle Biologie des Molécules Biochimie Médicale

LMX (Bayer)

8 4 (concentrateurs

gaz du sang)

25 dont 3 PC, 13

wyse et 9 TAD

2 4 3

Pharmacologie clinique

SYGAL développé par la DSI du CHU Besançon

0 2 1 1 0 0

EFRME SYGAL 0 4 5 1 0 0 Médecine Nucléaire

SYGAL 0 4 2 1 0 1

Oncologie Néant 0 2 0 0 0 0 Total Biologie des Molécules

8 14 33 5 4 4

Hématologie LMX 4 3 25 2 ? 7 Connexion telnet avec

la biochimie Total Biologie des Molécules et Hématologie

12 17 58 7 4 11


2.2.3. Automates à connecter

Laboratoire Secteur Automate Nb Fournisseur Type de

connexion Déjà connecté (O/N)

Pôle Biologie des Infections et histologie Bactériologie Hémocultures BACTEC 1 Becton

Dickinson BI,CB O

Antibiogrammes SIRSCAN 2000 1 I2A BI O Urines MICRO SCAN 1 Dade Behring Via

SIRSCAN

Anions Chromatographe 1 DIONEX BI N Métaux Absorption

atomique 1 VARIAN BI N

Parasitologie ACCESS 1 Beckman BI,CB N Hygiène néant Virologie Elisa Microplaques 1 Diasorin BI, sans CB

actuellement (à prévoir)

O

LIAISON 1 Diasorin BI, CB N AxSym 1 Abbott BI, CB N Histologie Elisa Rosys Anthos

2001 1 Bio Advance BI, sans CB N

Pôle Biologie des Molécules et hématologie Biochimie Médicale

Biochimie DAX 48 1 Bayer BI-CB O Biochimie RXL 1 Dade Behring BI-CB O Coagulation STA Compact 1 Roche BI-CB O Numération ADVIA 60 1 Bayer BI-CB O Electrophorèses HYRYS 1 Sébia BI-CB O Protéines

spécifiques IMMAGE 2 via 1

concentrateur BI-CB O

Urgences Minjoz RXL 2 Dade Behring BI-CB O Gazométrie 5 via 1

concentrateur (Rapid Link)

Bayer Mono N

Gazométrie GEM 3 via 1 concentrateur

Mono N

Immunologie Unicap 1 Pharmacia BI N Hématologie Non encore

déterminé BI N

VALAB (biochimie et gaz du sang)

1 Erems BI O

Epigraph ? Pharmacologie clinique

Médicaments DIMENSION ARS

1 Dade Behring BI, CB N

Médicaments COBAS MIRA + 1 Roche BI, CB N


Laboratoire Secteur Automate Nb Fournisseur Type de connexion

Déjà connecté (O/N)

EFRME Biochimie RA1000 1 Bayer BI,CB N RIA CRYSTAL 2

5400 1 Packard N

Insulines AIA 602 1 Eurogenetics BI,CB N Hémoglobines

Glyquées G7 1 Eurogenetics BI,CB N

Médecine Nucléaire

Distribution MULTIPROBE 1 Packard CB à envisager

N

RIA RIA STAR (compteur multi puits)

1 Packard BI, CB N

RIA COBRA II (compteur mono puit)

1 Packard BI N

Immuno analyse ACS 180 1 Bayer Corning

BI, CB N

Oncologie - hormonologie

Hormonologie ELECSYS 1 Roche BI, CB N RIA COBRA II

(compteur mono puit)

1 Packard BI N

Hématologie Cytologie Sysmex SE 1 Roche BI, CB ? Cytologie Sysmex SF 1 Roche BI, CB ? Cytologie Sysmex XE 1 Roche BI, CB ? Coagulation BCS X3 1 Behring BI,CB ? Coagulation STA 1 Stago BI,CB ? Néphélo BM2 1 Behring BI,CB ? Chimie Immulite 1 DPC BI,CB ?

2.2.4. Etat actuel des liaisons et communications des SGL La plupart des laboratoires disposent actuellement de liaisons avec :

- C-PAGE pour les mouvements, les identités, l’activité et la facturation (via la boite aux lettres C-PAGE, voir spécifications en annexe)

- REXAL pour les résultats d’analyses ( via HPRIM santé, voir spécifications en annexe) Ces liaisons seront temporaires (voire non utilisées), avant transition vers l’utilisation d’un bus favorisant le format XML (EAI), notamment pour la diffusion des identités patients et acteurs. Le prestataire du lot EAI (objet d’un autre appel d’offres) sera désigné fin 2002. Le prestataire qui sera retenu sur le présent appel d’offres devra se mettre en contact avec le prestataire EAI.


3. SITUATION ENVISAGEE

3.1. Organisation du travail prévue

3.1.1. Préambule La prochaine implantation du SIPB oblige à une réflexion sur l’organisation générale de l’activité pré-analytique et analytique des laboratoires. Cette réflexion doit s’inscrire dans la perspective de la mise en place du Pôle de Biologie ainsi que celle de la phase de transition qui précédera cette mise en place, qui verra certains laboratoires utiliser le SIPB dans leurs locaux actuels, au travers du réseau de l’établissement.

Le schéma d’organisation proposé ci-dessous est le résultat des réflexions du collège de Biologie et a été validé par la direction du CHU. Pour des raisons didactiques, l’organisation générale du Pôle de Biologie sera envisagée en premier lieu car elle doit servir d’objectif final à l’organisation de la phase de transition qui la précède pourtant.

3.1.2. Schéma général d’organisation de l’activité du Pôle de Biologie

3.1.2.1. Activité pré-analytique

3.1.2.1.1. Organisation des flux d’échantillons

Il est prévu un site de réception et de traitement pré-analytique des échantillons indépendant pour chaque pôle, avec une zone de réception commune des prélèvements et d’orientation rapide située en amont et qui alimentera les différents secteurs pré-analytiques (sans traitement informatique à ce niveau).

Il convient de distinguer : - les analyses des patients hospitalisés - les analyses des consultants externes du CHU : - les analyses extérieures (en provenance de laboratoires privés, d’autres

établissements hospitaliers, ou relatives à des patients prélevés au centre de prélèvement du CHU)

Les échantillons des patients hospitalisés et des consultants externes du CHU seront dans la plupart des cas acheminés par un système automatisé (choix du système non encore déterminé). Les analyses extérieures seront déposées à la réception du Pôle de Biologie, ou acheminées par un système automatisé pour les prélèvements effectués au centre de prélèvement..

3.1.2.1.2. Création des dossiers-prescriptions

La prescription connectée sera utilisée pour les patients hospitalisés et les consultants externes. Une saisie à la réception de chacun des pôles devra cependant être possible, en fonctionnement dégradé ou pour les éventuelles prescriptions non enregistrées. Les


échantillons seront étiquetés par les services de soins avec le numéro d’hospitalisation et les coordonnées du patient. La réception des échantillons (dans chacun des 3 pôles) devra faire l’objet d’une validation, avec possibilité d’intervenir sur la prescription, et sera suivie d’une génération d’étiquettes d’identification des échantillons. Des compléments d’enregistrement devront pouvoir être effectués dans les laboratoires de spécialité. Remarque : Une seule prescription pourra être enregistrée par les services de soins pour plusieurs laboratoires différents, mais elle générera éventuellement (selon paramétrage au niveau de l’outil de prescription connectée) plusieurs demandes, conditionnements et filières de transmissions différents selon la nature des traitements effectués dans chaque Pôle. Les demandes relatives aux analyses extérieures seront enregistrées manuellement, avec édition a posteriori des étiquettes (pour la plupart d’entre elles au niveau de la réception de chaque pôle, dans certains cas particuliers ou pré-définis dans les laboratoires de spécialité )

3.1.2.2. Activité analytique

3.1.2.2.1. Transmission des analyses à effectuer

La transmission des demandes d’analyses depuis la réception de chaque pôle vers les postes de travail se fera : - soit par des listes de travail totalement paramétrables éditées automatiquement par le

SIPB - soit par connexion du SIPB avec les analyseurs ou une chaîne analytique robotisée.

3.1.2.2.2. Acheminement des échantillons

L’acheminement des échantillons biologiques à analys er (échantillons primaires ou aliquotes) vers les postes de travail s’effectuera : - soit par un système de transport robotisé - soit par voie humaine

3.1.2.2.3. Exécution des analyses

Le travail analytique proprement dit sera réalisé dans le cadre de postes de travail planifiés, soit sur le «secteur de production partagée de routine et d’urgence » de chaque pôle, soit dans les laboratoires de spécialité.

3.1.2.2.4. Intégration des résultats

L’intégration des résultats d’analyses dans le SIPB se fera : - soit par saisie manuelle - soit via une connexion informatique avec un analyseur - soit par scanérisation ou intégration de fichier image - soit par lecture de documents marqués (pour la bactériologie par exemple)

3.1.2.2.5. Validation technique


La validation technique des résultats sera prise en charge par le personnel technique ayant réalisé les analyses, éventuellement assisté par des biologistes ; elle s’effectuera : - soit par le SIPB selon des critères préétablis - soit sur un périphérique dédié - soit manuellement . Les résultats validés techniquement seront automatiquement mis à la disposition des biologistes chargés de la validation biologique et envoyés directement vers le serveur de résultats avec mention « résultat en attente de validation biologique » (voir cas particuliers plus loin). Les résultats invalidés techniquement feront l’objet de procédures de suivi préétablies.

3.1.2.2.6. Validation biologique La validation biologique reste strictement du domaine de compétence des biologistes de chaque discipline, même pour les analyses effectuées sur les « secteurs de production partagée de routine et d’urgence ». Elle peut être réalisée : - soit automatiquement par un système expert greffé sur le SIPB - soit automatiquement grâce à des règles introduites dans le SIPB - soit par le biologiste

Dans les cas où la validation biologique doit être effectuée personnellement par un biologiste, elle peut se faire : - soit sur écran, modalité qui devrait être privilégiée - soit sur document papier, avec validation informatique a posteriori (en précisant la

plage de dossiers concernés)

Le compte-rendu définitif du résultat est transmis après validation biologique par un biologiste ou par un système expert.

En ce qui concerne la signature des résultats, différents modes seront mis en place : - soit signature automatique par voie informatique des comptes rendus « papier »

des résultats (avec édition « scannée » éventuelle de la signature du biologiste)

- soit signature manuscrite des comptes rendus « papier » des résultats - soit signature électronique en cas de transmission de résultats par l’intermédiaire

de serveurs informatiques (en fonction de l’évolution de la législation, des règles déontologiques et des outils en place)

3.1.2.3. Activité post-analytique

3.1.2.3.1. Modalités de la transmission des résultats aux prescripteurs Les résultats des analyses seront transmis aux prescripteurs. - soit via le serveur de résultats, éventuellement signés électroniquement et

complétés si nécessaire par des comptes rendus « papier » - soit par voie télématique (Fax, téléphone…) complétée par des comptes rendus

« papier » - soit par des comptes rendus « papier » seuls. - Connexion sur hôpitaux extérieurs ou autres établissements (format SISE EAUX

par exemple)

Ils seront aussi transmis au futur Dossier de Synthèse Patient, ainsi qu’au dossier légal (cf . décret 29 avril 2002, loi « Kouchner » du 4 mars 2002),(selon règles définies plus


loin), en format XML via bus EAI dossier légal dans le cadre d’un autre appel d’offres).

Les résultats « papier » seront édités indépendamment par chaque laboratoire, avec éventuellement une partie mutualisée par pôle.

3.1.3. Evolutions organisationnelles nécessaires durant la phase de transition Cette phase correspond à la période qui va, pour chaque Laboratoire concerné, de ce jour jusqu’à son intégration au Pôle de Biologie. Elle comprend la période d’installation du SIPB. Durant cette phase dynamique, des évolutions en matière d’organisation de l’activité pré-analytique devront voir le jour de façon à garantir l’intégration de tous les Laboratoires dans le schéma d’organisation prévu sur le Pôle de Biologie (notamment via la mise en place de la prescription connectée). Certains laboratoires utiliseront le SIPB avant leur intégration au Pôle de Biologie, les autres démarreront sur le SIPB au moment de leur déménagement.

3.1.3.1. Activité pré-analytique

3.1.3.1.1. Organisation des flux d’échantillons et création des dossiers-

prescriptions - sites de réception : au début de la phase de transition, le nombre de sites de réception

sera identique à ce qu’il est actuellement (réception dans chaque laboratoire). - flux des échantillons : les échantillons seront acheminés manuellement dans les

laboratoires - modalités de création des dossiers-prescriptions :

. pour les analyses des patients hospitalisés et des consultations externes : mise en place progressive de la prescription connectée (cette phase pourra éventuellement s’étendre au-delà de la période transitoire). . pour les analyses extérieures : saisie manuelle.

3.1.3.2. Activité analytique

. A quelques exceptions près liées au renouvellement éventuel de certains automates, l’activité analytique sera identique à la situation actuelle, tout en utilisant les outils proposés par le SIPB (systèmes experts éventuels, utilisation de règles introduites dans le SIPB)

3.1.3.3. Activité post-analytique

. L’activité post-analytique sera identique à la situation actuelle, à savoir édition des résultats par chacun des laboratoires et liaisons avec le serveur REXAL (ou le serveur objet du lot 3), dès validation technique ou seulement après validation biologique selon les laboratoires.

3.2. Organisation prévue de l’informatique

3.2.1. Evolutions du réseau

Le Pôle de biologie utilisera le réseau de l’établissement.


3.2.2. Les liaisons du SIPB

Graphe des flux

SIPB

C-PAGE

Prescriptionconnectée (DEX ou

autre)Dossier de Synthèse

Patient

Serveur de résultats

Facturation - activité

Identités - mouvements

Demandes d’analyses

Résultats d’analyses


ExtérieurRésultats d’analyses


LaboratoiresSous-

traitants



SIPB (lots 1 et 2)

Remarque : ce schéma fonctionnel évoluera en concertation avec le conducteur du projet EAI (qui utilisera une cartographie MEGA). Définitions des liaisons nécessaires au SIPB Identité et mouvements :

- Interface avec C-PAGE, puis serveur d’identité conforme aux normes du GMSIH (acquisition prévue au 2ieme trimestre 2003)

- Protocoles à utiliser : Boite aux lettres C-PAGE puis bus EAI à terme pour accéder au serveur d’identité

- Mode de fonctionnement : Afin de garantir l’intégrité des identités au CHU, certaines données ne devront pas pouvoir être modifiées sur le SIPB. Les données modifiées par le service des admissions seront communiquées au SIPB et devront pouvoir (optionnellement) être signalées avant intégration. La traçabilité des diverses modifications doit être conservée. A l’inverse, certaines informations complémentaires relatives aux patients (renseignements pathologiques par exemple) doivent pouvoir être rajoutés sur le SIPB. Les numéros suivants doivent être gérés : - NIP (Identifiant Permanent Patient du CHU, numéro univoque) - Numéro d’admission Pour chaque patient, l’UF responsable et l’UF d’hébergement doivent être gérées. Les mouvements de sortie doivent déclencher une épuration des données démographiques patients n’ayant pas fait l’objet d’une prescription (après un délai paramétrable).

Facturation, activité : - Interfaces avec C-PAGE - Protocoles à utiliser : Boite aux lettres C-PAGE puis bus EAI à terme - Mode de fonctionnement : Les données de facturation ne seront communiquées que pour les

patients hospitalisés et les consultants externes, avec application des cotations NABM. Les données d’activité seront communiquées pour l’ensemble de l’activité.


Serveur de résultat (en remplacement de REXAL) :

- Protocoles à utiliser : HPRIM puis HPRIM net et HPRIM XML ou HL7 XML - Mode de fonctionnement : (Voir chapitre spécifique) Les résultats devront pouvoir être

transmis soit dès validation technique avec mise à jour après validation biologique, soit après validation biologique seulement (selon paramétrage), avec indicateurs d’états (partiel, complet, en cours, modifié, validé techniquement ou biologiquement,…), soit pas du tout.

Serveur de prescription (DEX ou autre) :

- Protocoles à utiliser : à définir par le soumissionnaire, + HPRIM XML ou HL7 XML via bus EAI à terme

- Mode de fonctionnement : (Voir chapitre spécifique) Dossier de Synthèse Patient :

- Protocoles à utiliser : HPRIM XML ou HL7 XML via bus EAI à terme - Mode de fonctionnement : même type de modalités d’acheminement que pour le serveur de

résultats, avec éventuellement paramétrages différents Lien avec autres laboratoires ou autres établissements, liens avec cabinets médicaux extérieurs :

- Protocoles à utiliser : HPRIM médecins, HPRIM XML, HPRIM net et HL7 XML Définitions des liaisons nécessaires au serveur de prescription connectée Identité et mouvements :

- Interfaces avec C-PAGE - Protocoles à utiliser : Boite aux lettres C-PAGE via bus EAI à terme

Dossier de Synthèse Patient : - Protocoles à utiliser : HPRIM XML ou HL7 via bus EAI - Mode de fonctionnement : récupération de données médicales relatives au patient pour

transfert au SIPB avec la prescription

3.2.3. Nature et localisation des serveurs

La configuration suivante est envisagée : Les serveurs et systèmes de stockage destinés à recevoir les environnements logiciels des lots 1, 2, 3 et 4 sont envisagés selon la description ci-dessous.

Les matériels seront intégrés en racks 19'' (à inclure dans les offres matériels serveurs et stockages).

En option des prestations de mise en oeuvre de solutions sécurisées, serveurs d'applications, et autres logiciels spécifiques seront proposés avec transferts de compétences s'il y a lieu. Les serveurs de types Intel, sauf contrainte particulière définie par le fournisseur d'un lot, seront acquis par le CHUB avec « les spécifications et les garanties de bon fonctionnement pendant 5 ans » fournies par le soumissionnaire du lot correspondant.


En plus d’une sécurisation mutuelle des serveurs web et applicatifs, le serveur SGBD pourra être sécurisé avec le serveur SGBD du projet « Dossier Clinique ». Les éléments de stockage devront être intégrables à un SAN ( protocole « fabric logic » ). Le nombre de serveurs sera défini en fonction des besoins de fonctionnement décris par les soumissionnaires des lots 1, 2, 3 et 4. Une variante avec un serveur consolidé hébergeant les services «serveur web et applications» peut être envisagée. Caractéristiques Le fournisseur proposera une solution technique s'intégrant aux contraintes d'architecture techniques précisées dans les lots 1, 2 et/ou 3, 4. Dans ce cadre, il indiquera dans quels contextes de solutions de systèmes d'information de pôle de biologie sa proposition s'intègre.

Conditionnement Les serveurs et éléments de stockage seront proposés en format rackable standard. Ils seront sécurisés intrinsèquement ( alimentation et ventilateurs redondants, disques hot plug, ... ). Disponibilité La solution proposée doit garantir un niveau de disponibilité adapté aux besoins des Pôles de Biologie dans un contexte de fonctionnement hospitalier. Des mécanismes assurant une reprise de l’activité en cas d’incident doivent être proposés, différents scénarios de disponibilité pourront être soumis ( « cluster serveur haute disponibilité », «cluster de stockage »,... ).


Environnement serveurs et stockage Le CHU de Besançon possède les compétences nécessaires à l’exploitation des serveurs identifiés ci-dessous et assurera la mise à disposition des ces environnements dans leur cadre d’exploitation. Les systèmes d’exploitation demandés sont par ordre de préférence :

1. Linux RedHat 8.x 2. Aix 3. Solaris

D’autre part, le CHU de Besançon préconise les outils suivants :

- SGBD par ordre de préférence : 1. Oracle 2. DB2 d’IBM 3. Caché d’Intersystem; - serveur web HTTP il s’oriente vers Apache 2.x.

Le fournisseur peut choisir entre les solutions suivantes :

Cas 1 : les solutions de Laboratoire proposées sont exploitables sous linux

- Les solutions peuvent s’appuyer sur les serveurs fournis par le CHU dans le cadre du marché que le CHU a en cours et dont les configurations sont précisées en annexe. Le fournisseur devra fournir les éléments de stockages nécessaires.

Cas 2 : les solutions de Laboratoire proposées ne sont pas exploitables sous linux ou le(s) fournisseur(s) considère que les éléments proposés par le CHU ne répondent pas aux exigences de son environnement :

- Le(s) fournisseur(s) répond en nom propre ou en co-traîtance avec un fournisseur répondant directement à la partie matériels.

Rappel : L’architecture serveurs s'appuiera sur l’utilisation d'éléments de stockage à fournir qui devront être évolutifs et intégrables dans une architecture SAN.

Sauvegardes

L’environnement de sauvegarde doit répondre aux objectifs suivants :

- Utilisation de l’environnement de sauvegarde centralisé basé sur le logiciel Netbackup dans une optique de surveillance et de contrôle centralisé des opérations de sauvegarde.

- Mise en place d’un média dans chaque serveur pour réaliser des sauvegardes systèmes, le support sera externalisé manuellement.

Le fournisseur proposera donc une solution de sauvegarde basée sur ce même environnement et comprenant :

- Les licences du logiciel NetBackup adaptées à une intégration dans l’environnement actuel sur la base d’une licence par serveur;

- Une solution de sauvegarde pour les SGBD différents d' Oracle et autres composants de gestion de données.


L’environnement de sauvegarde des données sera exploité principalement en mode incrément synchronisé par des sauvegardes totales. Les soumissionnaires préciseront les conditions nécessaires à la réalisation d’une sauvegarde complète sans perturber l’activité des Pôles de Biologie. Les soumissionnaires fourniront les spécificités et volumétries utiles, particulièrement : - L’accroissement quotidien, la volumétrie totale par module à 1 an, 2 an et 3 an, les volumétries de chaque composant logiciel mis en oeuvre. Droits d’accès

Il est demandé que l’accès au SIPB soit conditionné par un droit d’accès pour les personnes autorisées. Le droit d’accès sera personnel et obligatoire ; il pourrait être constitué en partie par la famille des Cartes Professionnelles de Santé (CPS). Il sera hiérarchisé, les droits variant en fonction des catégories professionnelles, mais également en fonction de secteurs d’activité. Une gestion centralisée des accès est impérative, en s’appuyant sur l’annuaire LDAP, à terme via un serveur de sécurité interfacé au SIPB.

3.2.4. Etapes du projet et personnels concernés

Certains laboratoires seront sites pilotes dans le cadre du déploiement du projet et utiliseront le SIPB avant leur intégration au Pôle de Biologie. Les autres laboratoires intégreront progressivement le SIPB dans un délai de démarrage en production de l’ordre de 12 mois après le démarrage du premier laboratoire (avant leur intégration au Pôle de Biologie, ou au moment de leur déménagement).

Nature des étapes

Participants Prestation effectuée par

Nb de personnes à former par le fournisseur

Nb minimum de groupes

Lieu

Formation à l’exploitation

3 DSI + 3 référents par pôle

Fournisseur 13 2 Extérieur

Formation au paramétrage

3 DSI, référents informatiques, biologistes (3 personnes en moyenne par laboratoires(uf))

Fournisseur 36 6 Extérieur

Paramétrage prescription connectée

3 DSI + 1 par pôle + 3 cadres ou médecins

Analyses : Référents informatiques Masques de saisie : DSI, services de soins

9 2

Formation, accompagnement prescription connectée

3 DSI + 15 cadres des services de soins ou

18 2


Nature des étapes

Participants Prestation effectuée par

Nb de personnes à former par le fournisseur

Nb minimum de groupes

Lieu

médecins Réalisation du paramétrage

Référents, biologistes, par laboratoire avec synthèses en groupe communautaire

*Groupe communautaire de paramétrage, avec implication plus forte dans un premier temps des représentants des sites pilotes +contrôle par le fournisseur 2 à 3 personnes en moyenne par UF labos décalage dans le temps des formations pour sites non pilotes

Sur site

Formation « générale » des utilisateurs

groupes mixtes (DSI, secrétaires, techniciens, biologiste)

Fournisseur 5 pers par labo en moyenne

Sur site ou extérieur (salle de formation)

Formation avant démarrage

Ensemble du personnel

Fournisseur Aux laboratoires

Formation niveau 2

3 DSI + 3 référents par pôle (+1 pour la biologie moléculaire)

Fournisseur 4 à 6 mois environ après le démarrage

Extérieur ou sur site (salle de formation)

Tests et recette avant démarrage

mise en place d’une procédure de recette (jeux d’essais, critères de recettes, etc.), implication des représentants des sites pilotes + Groupe communautaire

Groupe communautaire + référents sites pilotes

Sur site

Installation (Câblage, périphériques)

DSI

Prestations d’aide au démarrage

Fournisseur A préciser par le fournisseur

Sur site

Vérification(s) de service régulier

Groupe Communautaire + chaque laboratoire

Groupe communautaire :

q composé de biologistes, cadres, techniciens, secrétaires de tous les laboratoires q définition des règles communes de paramétrage q contrôle d’avancement et de cohérence des paramétrages


Remarque : le nombre de journées proposées par le soumissionnaire pourra , avec l'accord explicite du CHU, être redistribué selon les besoins en fonction de l’avancement du projet.

3.2.5. Mise en place de référents

Plusieurs référents informatiques (biologiste ou technicien) seront désignés par pôle. Leurs attributions principales seront :

- Etre l’interlocuteur privilégié du fournisseur avec la DSI - Conduire le paramétrage (en collaboration avec le groupe communautaire) - Gérer les connexions d’automates - Effectuer les extractions de données - Centraliser les informations et les dysfonctionnements relatifs à la biologie - Effectuer des interventions de niveau 1

Les attributions de la DSI seront :

- Centralisation - L’administration du système, des sauvegardes, de la sécurité et du réseau - Paramétrage EAI - La gestion des communications - La gestion de la bureautique et des périphériques

3.2.6. Configuration souhaitée

La configuration ci-dessous est celle qui sera mise en place pendant la phase transitoire. Elle devra pouvoir évoluer en permanence, en particulier, lors de l’ouverture du Pôle de Biologie.

Laboratoire

Nb automates à connecter

Nb de PC (hors connexionautomate)

Nb imp laser

Nb imp code barres


Divers

Pôle Biologie des Infections et Histologie Fédération de Bactériologie, parasitologie et Hygiène

8 38 3 (35 p/mn)

4 14 (jet d’encre ou

laser) dont 3 couleurs

2 Scanners pour lecture de résultats; 1 scanner pour images ; liaison format SISE EAUX

Virologie 3 12 2 2 3 dont 3 couleur

Histologie 0 ou 1 6 1 1 (couleur) Biologie moléculaire 0 2 1


Laboratoire

Nb automates à connecter

Nb de PC (hors connexionautomate)

Nb imp laser

Nb imp code barres


Divers

Total Biologie des Infections et Histologie (lot 1)

11 ou 12 58 7 6 29 (dont 7 couleur)

Pôle Biologie des Molécules Biochimie Médicale

10 20 2 4 3

Pharmacologie clinique 2 9 2 1 1 (couleur)

2 scanners (images)

EFRME 4 10 2 1 1 Médecine Nucléaire 4 7 (+ PC

distant déjà

existants)

1 2 4 dont 2 couleurs

1 scan

Oncologie 2 7 1 1 1 1 scanner (images)

Total Biologie des Molécules (lot 2)

22 53 8 9 10

Hématologie 7 25 2 ? 7 Total Biologie des molécules (lot 2) et Hématologie (option lot 2)

29 76 10 9 14 (dont 1 couleur)


3.2.7. Parc d’automates à connecter

La parc d’automates à connecter sera sensiblement le même que le parc actuel (voir paragraphe 2.2.3.). Cependant, il faut prévoir une capacité d’automates connectés supérieure de 20% au parc existant.

3.3. Récupération des antériorités Les laboratoires souhaitent récupérer, selon les cas et la faisabilité technique, soit :

- Les données démographiques et résultats pour consultation uniquement - Les données démographiques et résultats pour intégration en antériorité sur le futur système :

(Voir tableau ci-après)

Concernant la récupération des données pour consultation : - Dans ce cas, il n’y a pas de fusion des données des anciennes bases entre elles, ni avec celles

du SIPB. La consultation se fera par laboratoire ou discipline ayant mis les données à disposition.

- L’accès aux données antérieures devra pouvoir se faire : • Par recherche selon critères (nom, prénom, discipline, éventuellement date de

naissance, éventuellement code analyse ou groupe d’analyse, avec bornage type « à partir de telle date »)

• Par lien avec le programme de saisie des demandes (recherche via touche de fonction à partir des nom, prénom, date de naissance, discipline enregistrés sur la nouvelle demande)

• Par édition d’un nombre paramétrable de dossiers antérieurs pour tous les patients du jour (par discipline)

- Les résultats seront présentés en mode « texte éditable » ou selon la structure des systèmes anciens (selon possibilités offertes par les formats de fichiers utilisés)

- Les analyses ou groupes d’analyses de chaque dossier devront être affichées avant sélection (selon possibilités offertes par les formats de fichiers utilisés)

- La (ou les) structure(s) des fichiers d’entrée devra être communiquée par le soumissionnaire. Il appartiendra aux laboratoires du CHU de fournir les données à récupérer.

Concernant la récupération des données pour intégration :

- Cette récupération se limitera pour chaque laboratoire à une liste d’analyses bien définies, avec symétrie parfaite des anciens et nouveaux dictionnaires (analyses, codes résultats,) et mise à jour d’une table de transcodage

- Un programme devra proposer la fusion des identités issues des différents systèmes, sur la base soit des nom, prénom, sexe, date de naissance soit du Numéro d’Identification Permanent du CHU). Cette fusion devra être validée patient par patient par une personne habilitée du Pôle de Biologie.

- La (ou les) structure(s) des fichiers d’entrée devra être communiquée par le soumissionnaire Il appartiendra aux laboratoires de fournir les données à récupérer.

Le fournisseur précisera la faisabilité, le coût et les modalités concernant la récupération de ces données. Il citera le cas échéant des sites hospitaliers sur lesquels des récupérations de données de l’un ou l’autre des deux types ont été effectuées (avec le nom des logiciels précédemment en place).

CHU DE BESANCON - PROJET SIPB - Lot 1

Document élaboré à partir du CCN de la S.F.I.L.

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Chapitre 1 : Accueil

1.1 1.1 Identification de la personne qui effectue la saisie X1.2 1.2 Enregistrement automatique de la date et l'heure de saisie X

1.3 Nouveau patient : acquisition de l'identité 1.3.1.Eléments de saisie

1.3 1.3.1.1 Numéro d'identification : n° hospitalisation (N° séjour et/ou N° patient) ou n° client X1.4 1.3.1.1.1 Possibilité d'affecter ce numéro après l'acquisition de la demande X1.5 1.3.1.2 Numéro de dossier1.6 1.3.1.2.1 Attribué par le système X1.7 1.3.1.2.2 Attribué par le laboratoire1.8 1.3.1.2.2.1 Refus des doublons X1.9 1.3.1.2.3 Structure paramétrable (date du jour ou N° semaine + x caractères) X1.10 1.3.1.2.4 Incrémentation automatique 1.11 1.3.1.2.4.1 Sans remise à zéro périodique1.12 1.3.1.2.4.1.1 Incrémentation indéfinie X1.13 1.3.1.2.4.1.2 Incrémentation dans une tranche de numéros prédéfinie remise à 0 des derniers chiffres1.14 1.3.1.2.4.2 Avec remise à zéro quotidienne1.15 1.3.1.3 Nom X1.16 1.3.1.4 Nom de jeune fille X1.17 1.3.1.5 Prénom X1.18 1.3.1.6 Civilité (M., Mme, Mlle) X1.19 1.3.1.7 Sexe X1.20 1.3.1.8 Date de naissance X1.21 1.3.1.8.1 Calcul automatique de l'âge X

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1.22 1.3.1.8.2 En jours ou mois pour les nouveau-nés X1.23 1.3.1.8.3 Gestion des centenaires X1.24 1.3.1.9 Adresse complète XX1.25 1.3.1.9.1 Gestion d'une deuxième adresse opérationnelle X1.26 1.3.1.9.1.1 Choix de l'adresse fonctionnelle X1.27 1.3.1.10 Téléphones X1.28 1.3.1.11 Télécopie X1.29 1.3.1.12 Email X

1.30 1.3.2 Gestion de l’anonymat (sous X, identité inconnue, ...) X1.31 1.3.3 Gestion de l'homonymie X1.32 1.3.3.1 Proposition d'une liste de noms X1.33 1.3.3.2 Possibilité de chaîner plusieurs dossiers existants pour un même patient X1.34 1.3.3.3 Possibilité d'annuler un chaînage avec traçabilité des actions X

1.35 1.3.3.4 Possibilité d'extraire un dossier mal attribué et de le fusionner avec ses vrais antécédents X1.36 1.3.3.5 Possibilité de chaîner un dossier de consultation et un dossier d'hospitalisation

1.4 Cas d'un patient connu ou d'une saisie automatique1.37 1.4.1 Saisie par le numéro permanent et/ou par lecture d'une carte d'identification code barre X 1,4,1 OU1,4,31.38 1.4.2 Validation d'un dossier de pré accueil avec attribution du numéro de dossier définitif1.39 1.4.3 Récupération des informations via prescription connectée X1.40 1.4.4 Récupération des informations sur une carte personnelle X1.41 1.4.5 Recherche par phonèmes X1.42 1.4.6 Proposition d'une liste de noms X1.43 1.4.7 Visualisation de l'identité complète du patient avec possibilité de modification X

1.44 1.4.8 Choix de l'origine de l'information : serveur d'identité ou correction au niveau du laboratoire X1.45 1.4.9 Possibilité de modification des données d'un patient déjà connu X AVEC TRACABILITE

1.46 1.5 Création de dossiers particuliersVersion 1.01 du 29/11/02



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1.47 1.5.1 Dossier non lié à un patient (contrôle de qualité, essais, protocoles …) X1.48 1.5.2 Analyses de gardes : possibilité de saisie du dossier le lendemain X1.49 1.5.3 Analyses urgentes : possibilité des saisie du dossier en cours de production X

1.50 1.6 Enregistrement du prescripteur1.51 1.6.1 Prescripteur inconnu : création sans quitter la transaction1.52 1.6.1.1 Nom X1.53 1.6.1.2 Prénom X1.54 1.6.1.3 Adresse X X1.55 1.6.1.4 Téléphones X1.56 1.6.1.5 Télécopie X1.57 1.6.1.6 Email X1.58 1.6.1.7 Numéro d'identification professionnel X1.59 1.6.1.8 Spécialité X1.60 1.6.2 Prescripteur connu1.61 1.6.2.1 Saisie d'un code provoque affichage du libellé X1.62 1.6.2.2 Possibilité de choix dans une liste de noms X1.63 1.6.3 Gestion de plusieurs prescripteurs pour un même patient X1.64 1.6.4 Patient hospitalisé1.65 1.6.4.1 Unité fonctionnelle X EN CLAIR1.66 1.6.4.2 Date d'entrée X1.67 1.6.4.3 Possibilité (à posteriori) de récupérer la date de sortie de façon automatique X

1.68 1.7 Enregistrement du préleveur1.69 1.7.1 Préleveur inconnu : création éventuelle sans quitter la transaction X1.70 1.7.1.1 Nom X1.71 1.7.1.2 Prénom X1.72 1.7.1.3 Adresse X1.73 1.7.1.4 Téléphones X1.74 1.7.1.5 Télécopie X1.75 1.7.1.6 Email X

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1.76 1.7.1.7 Qualification X1.77 1.7.1.8 Numéro d'identification professionnel1.78 1.7.2 Préleveur connu1.79 1.7.2.1 Saisie d'un code provoque affichage du libellé X1.80 1.7.2.2 Possibilité de choix dans une liste de noms X1.81 1.7.3 Possibilité de gestion de plusieurs préleveurs X

1.82 1.8 Dossier de suivi du patient : constitution ou mise à jour1.83 1.8.1 Renseignements administratifs1.84 1.8.1.1 Incidents de paiement, encaissement de chèque différé1.85 1.8.1.2 Problèmes rencontrés 1.86 1.8.2 Renseignements médicaux1.87 1.8.2.1 Traitements X1.88 1.8.2.2 Pathologie X1.89 1.8.2.3 Interventions X

1.90 1.9 Dossier du jour : constitution1.91 1.9.1 Renseignements administratifs1.92 1.9.1.1 Incidents de paiement1.93 1.9.1.2 Problèmes rencontrés 1.94 1.9.2 Renseignements médicaux1.95 1.9.2.1 Traitements1.96 1.9.2.2 Pathologie1.97 1.9.2.3 Interventions 1.98 1.9.2.4 Conditions particulières de prélèvement X1.99 1.9.2.5 Conditions de transport X1.100 1.9.2.6 Caractéristiques des prélèvements à leur réception X1.101 1.9.3 Critères particuliers (urgent, à téléphoner,…) X

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1.102 1.10 Informations de facturation (liste non exhaustive, il est nécessaire de suivre la législation)1.103 1.10.1 Informations sur l'assuré1.104 1.10.1.1 Numéro de sécurité sociale1.105 1.10.1.2 Nom 1.106 1.10.1.3 Prénom 1.107 1.10.1.4 Nom de jeune fille

1.108 1.10.2 Informations sur le patient1.109 1.10.2.1 Rang de l'ayant droit

1.110 1.10.3 Dossier tiers payant1.111 1.10.3.1 Régime obligatoire1.112 1.10.3.1.1 Code centre tiers payeur1.113 1.10.3.1.2 Centre de paiement1.114 1.10.3.1.3 Taux de remboursement pour le régime obligatoire1.115 1.10.3.1.4 Date de fins de droits1.116 1.10.3.1.5 Nature de l'assurance (maladie, maternité, accident du travail)1.117 1.10.3.1.6 Code d'exonération (0 à 9)1.118 1.10.3.1.7 Détails particuliers1.119 1.10.3.1.7.1 Maternité1.120 1.10.3.1.7.1.1 Nature : grossesse, accouchement, adoption1.121 1.10.3.1.7.1.2 Date d'accouchement1.122 1.10.3.1.7.1.3 Date du troisième mois1.123 1.10.3.1.7.2 Accident du travail1.124 1.10.3.1.7.2.1 Date de l'accident

1.125 1.10.3.2 Régime complémentaire1.126 1.10.3.2.1 Code mutuelle1.127 1.10.3.2.2 Taux de remboursement pour le régime complémentaire

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1.128 1.10.3.2.3 Date de fin de droits1.129 1.10.3.2.4 Numéro d'adhérent

1.130 1.10.3.3 Détail du centre tiers payeur (SS ou mutuelle)1.131 1.10.3.3.1 Code1.132 1.10.3.3.2 Libellé du centre1.133 1.10.3.3.3 Adresse1.134 1.10.3.3.4 Code postal1.135 1.10.3.3.5 Ville1.136 1.10.3.3.6 Téléphone1.137 1.10.3.3.7 Télécopie 1.138 1.10.3.3.8 Spécialité1.139 1.10.3.3.9 Code grand régime1.140 1.10.3.3.10 Taux de remboursement

1.141 1.10.4 Renseignements nécessaires à la télétransmission1.142 1.10.4.1 Numéro de l'organisme payeur1.143 1.10.4.2 Numéro du destinataire1.144 1.10.4.3 Gestion du retour des paiements

1.145 1.10.5 Eléments de facturation supplémentaire1.146 1.10.5.1 Déplacement1.147 1.10.5.2 Supplément pour acte de nuit, urgence, …1.148 1.10.5.3 Dépassement exceptionnel (DE)1.149 1.10.5.4 Frais divers

1.150 1.11 Enregistrement des demandes1.151 1.11.1 Prélèvement1.152 1.11.1.1 Date du prélèvement X1.153 1.11.1.2 Lieu de prélèvement (labo, domicile, …) X1.154 1.11.1.3 Nature du prélèvement X CF DICTIONNAIRE

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1.155 1.11.1.4 Localisation du prélèvement X1.156 1.11.2 Enregistrement des échantillons1.157 1.11.2.1 Nombre de tubes ou flacons1.158 1.11.2.2 Commentaires X1.159 1.11.2.3 Anticoagulant

1.160 1.11.3 Enregistrement des analyses1.161 1.11.3.1 Par code analyse X1.162 1.11.3.1.1 Affichage en clair du libellé de l'analyse après saisie du code X1.163 1.11.3.1.2. Possibilité de saisir des analyses n'attendant pas de résultat1.164 1.11.3.2 Par bilans préétablis ou groupements

1.165

1.11.3.2.1 Groupement et ordonnancement d'analyses pour certains traitements (ex :éditions des facteurs de la coagulation). Les analyses seront reprises dans un ordre préétabli y compris dans le cas d'analyses ajoutées à posteriori X

1.166 1.11.3.2.2 Non duplication d'une analyse appartenant à plusieurs bilans X1.167 1.11.3.2.3 Prise en compte des explorations fonctionnelles X1.168 1.11.3.3 Par prescription connectée X1.169 1.11.3.4 Saisie automatique (feuilles marquées, crayon optique, …) X1.170 1.11.3.5 Destination du tube1.171 1.11.3.5.1 Enregistrement automatique en fonction des analyses X1.172 1.11.3.5.2 enregistrement manuel X

(urgences effectuées sur place ou enregistrement effectué après l'acheminement des tubes au laboratoire exécutant)

1.173 1.11.3.6 Saisie d'analyses pour un envoi vers l'extérieur1.174 1.11.3.6.1 Création de fiches analyses X1.175 1.11.3.6.2 Génération de listes de transmission X1.176 1.11.3.7 Indication de la notion d'urgence par analyse X1.177 1.11.3.7.1 Qui en a fait la demande X1.178 1.11.3.7.2 Quand X1.179 1.11.3.8 Affichage d' informations sur les analyses réservées1.180 1.11.3.8.1 Qui peut prélever X

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1.181 1.11.3.8.2 Qui a prélevé X1.182 1.11.3.8.3 Qui peut techniquer X1.183 1.11.3.9 Génération automatique d'examens complémentaires X1.184 1.11.3.10 Gestion des redondances X1.185 1.11.3.10.1 Sur un même prélèvement X1.186 1.11.3.10.2 Pour un même patient dans une période donnée (paramétrable) X1.187 1.11.3.10.3 Selon le prescripteur X1.188 1.11.3.11 Gestion des incohérences1.189 1.11.3.11.1 Recherche + dosage X1.190 1.11.3.11.2 Analyse / type prélèvement X1.191 1.11.3.11.3 Analyse / sexe X

1.192 1.11.4 Saisie de renseignements pouvant être utilisés dans des calculs (diurèse, date dernières règles,…) X1.193 1.11.5 Saisie de renseignements non réutilisables en édition ou calcul (ethnie, voyage …) X1.194 1.11.6 Saisie de taux de prise en charge modulaire par analyse X1.195 1.11.6.1 Acte gratuit X1.196 1.11.6.2 Acte cotable mais non facturable X1.197 1.11.6.3 Acte non cotable X1.198 1.11.6.4 Taux de prise en charge différent par analyse dans un même dossier X

1.199 1.11.6.5 Acte demandé par le patient (ne figure pas sur la facturation SS, ni remboursé ni HN) X1.200 1.11.6.6 Acte avec TVA (actes vétérinaires …)

1.201 1.11.7 Gestion des rejets pour non conformité1.2O2 1.11.7.1 Cause du rejet (prélèvement, date, type de tube,…) X1.203 1.11.7.2 Décision prise X1.204 1.11.7.3 Qui a pris la décision X1.205 1.11.7.4 Édition de la fiche de non-conformité X

1.206 1.11.8 Possibilité d'enregistrer un paiement à la clôture de la création du dossier

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1.207 1.11.9 Possibilité d'annuler la saisie d'un dossier en cours ou en fin de transaction X

1.208 1.12 Épuration des dossiers issus d'un pré accueil dont les prélèvements ne sont pas parvenus au laboratoire X

1.209 1.13 Gestion des dossiers issus de la prescription connectée et dont les prélèvements n'ont pas été honorés X

1.14 Édition 1.210 1.14.1 Journal légal X1.211 1.14.2 Demandes urgentes X1.212 1.14.3 Demandes non conformes, rejetées X1.213 1.14.4 Demandes à compléter X1.214 1.14.5 Demandes à envoyer à l'extérieur X1.215 1.14.6 Demandes à téléphoner X1.216 1.14.7 Demandes à faxer X1.217 1.14.8 Demandes à mailer (voir législation et développement du cryptage) X

1.218 1.15. Possibilité de modifier l'identité du patient1.219 1.15.1. Accès par numéro de dossier X1.220 1.15.2. Accès par numéro d'hospitalisation X1.221 1.15.3. Accès par le nom X1.222 1.15.4. Accès par un autre critère choisi par le laboratoire X DATE DE NAIS., Nature

1.223 1.16. Possibilité de modifier une demande x1.224 1.16.1. Accès aux demandes par module multicritère via :1.225 1.16.1.1. Numéro de dossier x1.226 1.16.1.2. Numéro d'hospitalisation x1.227 1.16.1.3. Nom x1.228 1.16.1.4. Numéro de travail x

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1.229 1.16.1.5. Service demandeur x1.230 1.16.1.6. Autre critère choisi par le laboratoire x

1.16.2. Opérations possibles1.231 1.16.2.1. Modification d'une rubrique X1.232 1.16.2.2. Suppression d'une rubrique X1.233 1.16.2.3. Ajout d'une information

1.234 1.17. Annulation ou suppression d'une demande1.235 1.17.1. Confirmation de la suppression des analyses déjà enregistrées X1.236 1.17.2. Si la suppression intervient après la validation technique, passage à l'état "annulé" X

Chapitre 2 : Gestion pré analytique2.1 2.1 Édition d'étiquettes2.2 2.1.1 Étiquettes portant le numéro permanent du patient X2.3 2.1.2 Pour le dossier X2.4 2.1.3 Étiquettes mères pour les tubes primaires X

Mentions obligatoires pour ce type d'étiquettes2.1.3.1 Nom2.1.3.2 Prénom2.1.3.3 Sexe 2.1.3.4 Date de naissance2.1.3.5 Nature du prélèvement2.1.3.6 Nom du préleveur2.1.3.7 Date de prélèvement

2.5 2.1.4 Étiquettes filles pour le fractionnement X2.6 2.1.5 Étiquettes pour la conservation dans les banques d'échantillons biologiques X

2.72.1.6 Étiquettes à apposer sur les paquets des examens partant à l'extérieur (nom et adresse du correspondant) X

2.2 Contenu des étiquettes Ces items sont donnés à titre indicatif, le biologiste devra présenter un tableau

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où il indiquera pour chaque type d'étiquette désiré, les éléments et la taille souhaités

2.8 2.2.1 Numéro de dossier X2.9 2.2.1.1 Imprimé verticalement pour lecture sur les portoirs X2.10 2.2.2 Nom X2.11 2.2.3 Prénom X2.12 2.2.4 Sexe 2.13 2.2.5 Nom de jeune fille2.14 2.2.6 Date de naissance X2.15 2.2.7 Demandeur X2.16 2.2.8 Nature du prélèvement X2.17 2.2.9 Nom du préleveur2.18 2.2.10 Localisation du prélèvement2.19 2.2.11 Lieu d’exécution des analyses2.20 2.2.12 Codes et libellés des analyses à effectuer X2.21 2.2.13 Date de prélèvement X2.22 2.2.14 Heure de prélèvement2.23 2.2.15 Code et libellé du laboratoire émetteur2.24 2.2.16 Code et libellé du laboratoire exécutant2.25 2.2.17 Code de l'automate (tri automatique)2.26 2.2.18 Notion d’urgence2.27 2.2.18.1 Par dossier2.28 2.2.18.2 Par analyse

2.29 2.3 Possibilité de rééditer des étiquettes X

2.30 2.4 Possibilité d'éditer plusieurs étiquettes identiques pour une même analyse (nombre paramétrable) X

2.31 2.5 Possibilité d'éditer plusieurs étiquettes différents pour une même analyse X

2.32 2.6 Édition d'étiquettes pour les analyses générées automatiquement X

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2.33 2.7 Gestion des codes barre2.34 2.7.1 Paramétrage du type de code X2.35 2.7.2 Paramétrage de la structure du code (choix des items nécessaires) X

Chapitre 3 : Réalisation des analyses3.1. Définition

Permettre le regroupement des analyses par thème commun(automate, techniques manuelles, type de prélèvement, pathologie, prescripteur…) en vue de faciliter la prise en charge des échantillons pour leur traitement.

3.2. Liste de travail3.2.1. Définition la liste de travail est une maquette permettant de visualiser des analyses en demande sur un ou plusieurs postes de travail ou une partie du poste de travail, et d'effectuer la saisie des résultats de manière conviviale. 3.2.2. Présentation générale

3.1 3.2.2.1. Possibilité d'avoir plusieurs listes de travail en cours X3.2 3.2.2.2. Paramètrage de le présentation en tableau3.3 3.2.2.2.1. Nombre de paramètres en colonnes X3.4 3.2.2.2.2. Nombre de lignes X3.5 3.2.2.2.3. Numérotation des lignes X

3.2.2.3. Entête du document3.6 3.2.2.3.1. Date d'Edition X3.7 3.2.2.3.2. Heure d'édition X3.8 3.2.2.3.3. Numéro de liste de travail X3.9 3.2.2.3.4. Numéro de page X3.10 3.2.2.3.5. Nom du poste (laboratoire, département, secteur) X3.11 3.2.2.3.6. Groupe technique X3.12 3.2.2.3.7. Nom des analyses X

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3.13 3.2.2.3.8. Libellé et unité des résultats attendus X

3.2.2.4. Renseignements affichables3.14 3.2.2.4.1. Nom et prénom du patient X3.15 3.2.2.4.2. Nom de jeune fille X3.16 3.2.2.4.3. pseudonyme3.17 3.2.2.4.4. Sexe du patient (masculin, féminin, inconnu)3.18 3.2.2.4.5. Type du patient3.19 3.2.2.4.6. Civilité3.20 3.2.2.4.7. Age du patient (années, mois, semaines, jours)3.21 3.2.2.4.8. Date de Naissance du patient X3.22 3.2.2.4.9. Indicateur d'urgence X3.23 3.2.2.4.10. Numéro hospitalier et/ou numéro d’identification permanent3.24 3.2.2.4.11. Numéro de demande X3.25 3.2.2.4.12. Numéro du patient3.26 3.2.2.4.13. Coordonnées du prescripteur (nom, prénom, N°id. professionnelle)3.27 3.2.2.4.14. Conditions de prélèvement3.28 3.2.2.4.15. Pointeurs de création de la demande (date et heure , et délai de retard)3.29 3.2.2.4.16. Date du résultat précédent 3.30 3.2.2.4.17. Résultat précédent X3.31 3.2.2.4.18. Type de prélèvement3.32 3.2.2.4.19. Renseignements complémentaires ou médicaux3.33 3.2.2.4.20. Renseignements permanents

3.2.2.5. Renseignements liés à l’analyse3.34 3.2.2.5.1. Libellé: 3.35 3.2.2.5.1.1. nom X3.36 3.2.2.5.1.2. code X3.37 3.2.2.5.2. Unités X3.38 3.2.2.5.3. Type de prélèvement X3.39 3.2.2.5.4. Localisation des prélèvements

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3.40 3.2.2.5.5. Indicateur d'analyse à techniquer3.41 3.2.2.5.6. Résultats si saisis X3.42 3.2.2.5.7. Commentaires pré analytiques si saisis X3.43 3.2.2.5.8. Résultat des formules si calculé X3.44 3.2.2.5.9. Mise en contrôle avec résultat précédent X3.45 3.2.2.5.10. Date et heure de l'analyse X3.46 3.2.2.5.11. Antériorités3.47 3.2.2.5.11.1. valeur X3.48 3.2.2.5.11.2. date et heure X3.49 3.2.2.5.11.3. nombre d'antériorités X

3.503.2.2.5.12. Analyses informatives (ex: protéines sériques pour électrophorèse) avec résultat si saisi.

3.51 3.2.2.5.13. Incident de prélèvements X

3.52 3.2.3. Critères de tri3.53 3.2.3.1. Choix multicritères X3.54 3.2.3.2. Consultation X3.55 3.2.3.2.1. Par liste de travail X3.56 3.2.3.2.2. Par poste de travail X3.57 3.2.3.2.3. Par batteries de postes de travail X3.58 3.2.3.2.4. Tous postes de travail X3.59 3.2.3.2.5. Par prescripteur X3.60 3.2.3.2.6. Par liste de retard X3.61 3.2.3.2.7. Par urgent X3.62 3.2.3.2.8. Par analyses X3.63 3.2.3.2.9. Par groupe d'analyses X

3.2.3.3. Déclenchement3.64 3.2.3.3.1. A la demande ou à heure définie X3.65 3.2.3.3.2. Une analyse par page X3.66 3.2.3.3.3. Plusieurs analyses par page X

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3.67 3.2.3.3.4. Plusieurs patients par page X3.68 3.2.3.3.5. Par dossier X3.69 3.2.3.3.6. Seuil d’examen prédéfini, activation automatique X

3.70 3.2.4. Impression obligatoire 3.71 3.2.4.1. Choix de l’imprimante X

3.3. Données de production (tableau de bord)3.72 3.3.1. Charge de travail3.73 3.3.1.1. Nombre de listes de travail en cours X3.74 3.3.1.2. Nombre de listes de travail non éditées X3.75 3.3.1.3. Nombre de demandes par liste de travail X3.76 3.3.1.4. Visualisation de la charge du poste 3.77 3.3.1.4.1. Nombre d’analyses par poste de travail X3.78 3.3.1.4.2. Nombre d’analyses non effectuées X3.79 3.3.1.4.3. Nombre de demandes transmises à l’automate X3.80 3.3.1.4.4. Nombre de demandes à valider X3.81 3.3.1.4.5. Nombre de demandes à contrôler XX3.82 3.3.1.5. Statut des listes éditées X

3.83 3.3.2. Critère de tri3.84 3.3.2.1. Par analyse X3.85 3.3.2.2. Par groupe d’analyses X3.86 3.3.2.3. Par prescripteur ou service X3.87 3.3.2.4. Par urgences X3.88 3.3.2.5. Par numéros de demande X3.89 3.3.2.6. Par nombre de paramètres demandés X3.90 3.3.2.7. Par patient X3.91 3.3.2.8. Par liste de retard X3.92 3.3.2.9. Par date X3.93 3.3.2.10. Par créneau de date X

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3.94 3.3.2.11. Par créneau horaire X

3.95 3.3.3. Épuration3.96 3.3.3.1. Épuration automatique3.97 3.3.3.1.1. Immédiate X3.98 3.3.3.1.2. Après un temps prédéfini3.99 3.3.3.2 Épuration des listes non éditées3.100 3.3.3.2.1. Automatique3.101 3.3.3.2.2 Manuelle X

3.102 3.4. Saisie des résultats manuelle:3.4.1 Type de saisie

3.103 3.4.1.1. pour un dossier patient X3.104 3.4.1.2. pour un test X

3.4.2. Format du résultat3.105 3.4.2.1. Numérique X3.106 3.4.2.2. Texte codé X3.107 3.4.2.3. Texte libre X3.108 3.4.2.4. Borne (<,>) X3.109 3.4.2.5. Dilution X3.110 3.4.2.6. Date X3.111 3.4.2.7. Heure/minute X3.112 3.4.2.8. Minute/seconde3.113 3.4.2.9. Alphanumérique - cadrage possible X3.114 3.4.2.10. Double saisie3.115 3.4.2.11. Saisie par défaut X3.116 3.4.2.12. Résultat image X3.117 3.4.2.13. Possibilité de modification du format X3.118 3.4.2.14. Possibilité de visualiser les antériorités X3.119 3.4.2.15. Calcul automatique d'une seconde unité X

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3.1203.4.2.16. Possibilité de saisir des valeurs de témoins ou d'étalons servant à des calculs ou des contrôles de résultats X

3.121 3.4.3. Visibilité des calculs réalisés X

3.4.4. Sécurité3.122 3.4.4.1. Confirmation des hors bornes et valeurs critiques X3.123 3.4.4.2. Affichage des valeurs de référence X3.124 3.4.4.2.1. Plusieurs plages possibles (préciser le nombre) X3.125 3.4.4.3. Affichage des delta-checks (indicateur, couleur, +, -) au choix:3.126 3.4.4.3.1. Valeur absolue X3.127 3.4.4.3.2. pourcentage X3.128 3.4.4.4. Double saisie3.129 3.4.4.4.1.Avec message d'erreurs et reprise de la saisie

3.5. Connexion 3.5.1. Modes de connexion en fonction des types d'analyseursCes items sont donnés à titre indicatif, le biologiste devra présenter un tableau où il indiquera pour chacun des automates, les renseignements nécessaires

3.130 3.5.1.1. Mono directionnel3.131 3.5.1.2. Bi directionnel X3.132 3.5.1.3. Mono - bi réseaux X3.133 3.5.1.4. Type de connexion 3.134 3.5.1.4.1. directe X3.135 3.5.1.4.2. indirecte X3.136 3.5.1.4.3. protocoles de communications (à préciser) X3.137 3.5.2. Possibilité d'avoir plusieurs automates connectables sous un même numéro de poste3.138 3.5.3. Mise à jour automatique des automates X3.139 3.5.4. Chargement simultané de plusieurs analyseurs pour une même analyse X3.140 3.5.5. Orientation vers un analyseur spécifique X3.141 3.5.6. Intégration de données

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3.142 3.5.6.1. Identification de l'analyseur X3.143 3.5.6.2. Numéro de lot et date de péremption (réactifs, calibrateur et contrôle de qualité) X3.144 3.5.6.3. maintenances X3.145 3.5.6.4. Alarmes analytiques X3.146 3.5.6.5. Contrôle de qualité (préciser le mode de gestion) X3.147 3.5.6.6. Résultats calculés par l'analyseur X3.148 3.5.6.7. Courbes de calibration X3.149 3.5.7. Possibilité de rediriger une analyse XX3.150 3.5.8. Possibilité de saisie manuelle de résultats XX3.151 3.5.9. Possibilité d’insertion d’analyses complémentaires, automatique ou manuelle XX3.152 3.5.10. Stockage d'un résultat remplacé XX

un résultat existant dans un dossier ne pourra être effacé par l’envoi d’un résultat transmis par connexionil sera stocké pour que le technicien puisse prendre lui-même la décision

3.153 3.5.11. Chargement de l’automate 3.154 3.5.11.1. Flux continu ou charge de travail X3.155 3.5.11.2. Paquets X3.156 3.5.11.3. Mode interrogatif (Requêtes) XX3.157 3.5.12. Analyse à émettre vers un autre poste XX

3.158 3.5.13. En cas d'arrêt de la connexion, possibilité de récupérer les résultats issus de l'automate XX3.159 3.5.14. Existence d'une procédure dégradée en cas d'arrêt du SGL XX

3.1603.5.15. Acquisition automatique des résultats en cas de régularisation de saisie de dossier après production ?

3.6. Autres connexions3.162 3.6.1. Lecteur optique de document ou scanner X3.163 3.6.1.1. Gestion des incohérences3.164 3.6.2. Pupitre frottis3.165 3.6.3. Micro ordinateur X3.166 3.6.4. Saisie vocale

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3.167 3.6.5. Système d'expertise de résultats X

3.168 3.7. Intégration des résultats et d’images en connexion3.169 3.7.1. Numérique (tous formats) X3.170 3.7.2. Texte codé X3.171 3.7.3. Alphanumérique (nombre de caractères - cadrage possible) X3.172 3.7.4. Borne3.173 3.7.5. Dilution3.174 3.7.6. Date3.175 3.7.7. Heure/minute3.176 3.7.8. Minute/seconde3.177 3.7.9. Image X3.178 3.7.10. Graphe (Levey-Jennings, tracés électrophorétiques….) X3.179 3.7.11. Calcul automatique d’une seconde unité

3.180 3.8. Validation technique des résultats3.181 3.8.1. Sécurité d’accès3.182 3.8.1.1. Par mot de passe X3.183 3.8.1.2. Par carte CPS X3.184 3.8.2. Présentation des renseignements liés au patient ou à la demande3.185 3.8.2.1. Nom et prénom du patient X3.186 3.8.2.2. Nom de jeune fille X3.187 3.8.2.3. Pseudonyme3.188 3.8.2.4. Sexe du patient (masculin, féminin, autre, inconnu) X3.189 3.8.2.5. Age du patient (années, mois, semaines, jours, heures)3.190 3.8.2.6. Civilité3.191 3.8.2.7. Date de Naissance du patient X3.192 3.8.2.8. Heure d’envoi du résultat X3.193 3.8.2.9. Indicateur d'urgence X3.194 3.8.2.10. Numéro hospitalier et/ou numéro permanent X NIP3.195 3.8.2.11. Numéro du patient X

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3.196 3.8.2.12. Numéro d'accès de la demande d'analyses X SIGMA F433.197 3.8.2.13. Prescripteur X En clair3.198 3.8.2.14. Adresse et téléphone du prescripteur X3.199 3.8.2.15. Conditions de prélèvement3.200 3.8.2.16. Date du résultat précédent X3.201 3.8.2.17. Résultat précédent X3.202 3.8.2.18. Type de prélèvement X3.203 3.8.2.19. Renseignements permanents X3.204 3.8.2.20. Renseignements complémentaires actuels X3.205 3.8.2.21. Heure de réalisation de l’analyse3.206 3.8.2.22. Nom de l’analyse 3.207 3.8.2.22.1 nom court3.208 3.8.2.22.2 nom complet X3.209 3.8.3. Limites de normalité3.210 3.8.3.1. Affichage3.211 3.8.3.2. Confirmation des hors bornes et valeurs aberrantes X3.212 3.8.4. Présentation des résultats antérieurs3.213 3.8.4.1. Visualisation du ou des résultats antérieurs X3.214 3.8.4.1.1. Par analyse par date X3.215 3.8.4.1.2. Par dossier, en colonne par date (préciser le sens) X3.216 3.8.4.1.3. graphe X3.217 3.8.5. Paramétrage de delta check X3.218 3.8.5.1. en valeur absolue X3.219 3.8.5.2. en pourcentage X3.220 3.8.5.3. signée selon le sens de la variation X3.221 3.8.5.4. Représenté par un code numérique X3.222 3.8.5.5. Représenté par un code couleur X3.223 3.8.5.6. Fonction du prescripteur X3.224 3.8.6. Possibilité de gérer ou d’annuler des analyses, avant ou après validation technique

3.8.6.1.Types de gestion possibles3.225 3.8.6.1.1. Automatiquement X

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3.226 3.8.6.1.2.à l'initiative du biologiste X3.227 3.8.6.1.3.à l'initiative du technicien X3.228 3.8.6.2. Possibilité impérative pour les antibiogrammes, sérotypie, lysotypie, biotype X3.229 3.8.6.3. Possibilité manuelle ou automatique d’ajout de commentaires 3.230 3.8.6.3.1. Sous forme libre X3.231 3.8.6.3.2. En texte codé X3.232 3.8.6.4. Possibilité de modifier pour tout résultat le commentaire associé X3.233 3.8.7. Gestion des repassages et des dilutions3.234 3.8.7.1. Possibilité de repasse d'un échantillon sur un même automate X3.235 3.8.7.2. Possibilité de connaître la liste des repasses en cours X3.236 3.8.7.3. Indicateur de dilution et repassage3.237 3.8.7.4. Possibilité de visualiser sur un même écran la repasse et le résultat précédent X

3.238 3.8.7.5. Possibilité de repasse sur un autre analyseur avec mise à jour automatique éventuelle X3.239 3.8.8. Gestion des alarmes (en connexion)3.240 3.8.8.1. L'alarme a un impact dans la réalisation de l'analyse ( repasse, dilution) X3.241 3.8.8.2. Alarmes apparaissent sous forme de codes ou de textes X3.242 3.8.8.3. Traçabilité des alarmes X3.243 3.8.8.4 Existence d'un dictionnaire des erreurs X3.244 3.8.9. Possibilité de visualiser le contrôle de qualité3.245 3.8.9.1. Validation automatique X3.246 3.8.9.2. Validation manuelle X3.247 3.8.9.3. Bloquant si résultats anormaux X3.248 3.8.10. Validation biotechnique3.249 3.8.10.1. Possibilité de mettre un résultat en validation biologique X3.250 3.8.10.2. Possibilité d’indicateurs de valeurs normales X3.251 3.8.10.3. Possibilité d’indicateurs de valeurs normales multiples X3.252 3.8.10.4. Validation automatique par exception X3.253 3.8.10.5. Validation de tous les patients X

3.254 3.9. Validation biologique des résultats

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3.255 3.9.1. Sécurité d’accès3.256 3.9.1.1. Par mot de passe X3.257 3.9.1.2. Par carte CPS X3.258 3.9.2. Accès dégradé (ex :gardes)3.259 3.9.2.1. Multidisciplinaire: X3.260 3.9.2.1.1. Nombre limité X3.261 3.9.2.1.2. Tous laboratoires avec possibilité d'exclusion3.262 3.9.2.2. Limiter à un laboratoire3.263 3.9.2.3. Limiter à un département ou secteur3.264 3.9.2.4. Interdire certains laboratoires3.265 3.9.2.5. Interdire certains départements ou secteurs3.266 3.9.2.6. Demande de renouvellement automatique, programmable X3.267 3.9.3. Présentation des résultats antérieurs

3.9.3.1. Sous forme:3.268 3.9.3.1.1. graphique X3.269 3.9.3.1.2. tableau X3.270 3.9.3.2. Nombre total minimum et maximum de résultats présentés X3.271 3.9.3.3. Délai d’antériorité paramétrable par analyse X3.272 3.9.3.4. Possibilité de Delta check avec dépassement signalé 3.273 3.9.3.4.1. Par un code numérique X3.274 3.9.3.4.2. Par un code couleur X3.275 3.9.3.5. Delta check programmable 3.276 3.9.3.5.1. En écart en valeur absolue 3.277 3.9.3.5.2. En pourcentage écart supérieur/inférieur3.278 3.9.3.5.3. Les deux possibilités au choix

3.279 3.9.3.6. Possibilité de visualiser les valeurs des différents repassages, et choix du résultat X3.280 3.9.3.7. Possibilité de mise en contrôle d’une analyse X3.281 3.9.3.8. Possibilité d’ajouter une analyse X3.282 3.9.4. Contrôle de corrélation3.283 3.9.4.1 inter analyses X

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3.284 3.9.4.2 inter patients (mère-enfant, donneur-receveur) X3.285 3.9.5. Présentation des renseignements liés au patient ou à la demande X3.286 3.9.6. Présentation des dossiers urgents en priorité X3.287 3.9.7. Possibilité d'ajouter des commentaires X3.288 3.9.7.1. Sous forme libre X3.289 3.9.7.2. En texte codé X3.290 3.9.8. Possibilité de saisir des résultats X3.291 3.9.9. Possibilité de modifier un résultat X3.292 3.9.10. Envoi d’un message lors d’une modification de résultat et traçabilité X3.293 3.9.11. Lien avec un système expert3.294 3.9.11.1. Intégré au système informatique du laboratoire X3.295 3.9.11.2. Sous forme de station déportée de validation X3.296 3.9.12. Procédure dégradée de validation temporaire(cas des examens urgents de garde) X3.297 3.9.12.1. Message de validation temporaire technique X3.298 3.9.12.2. Nom des valideurs X3.299 3.9.13. Sélection et présentation des dossiers en validation3.300 3.9.13.1. Par service X3.301 3.9.13.2. Par discipline X3.302 3.9.13.3. Par chapitre3.303 3.9.13.4. Par lot3.304 3.9.13.5. Par patient X3.305 3.9.13.5.1. Identité X3.306 3.9.13.5.2. phonème X3.307 3.9.13.5.3. Numéro de dossier X3.308 3.9.13.5.4. Numéro permanent3.309 3.9.13.5.5. Numéro de séjour3.310 3.9.13.6. Par prescripteur X3.311 3.9.13.7. Par date X3.312 3.9.13.8. Par analyse ou groupement d’analyses X3.313 3.9.13.9. Par poste de travail X3.314 3.9.13.10. Par liste de travail X

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3.315 3.9.13.11. Par nature de prélèvement X3.316 3.9.13.12. En fourchette de temps3.317 3.9.13.13. En urgence et/ou pathologique X3.318 3.9.13.14. Ordre de saisie technique des résultats X3.319 3.9.13.15. Tout le laboratoire3.320 3.9.13.16. Par groupes de laboratoires X3.321 3.9.13.17. Par type de facturation

3.322 3.9.13.18. Par indicateur complémentaire, paramétrable (pathologie, type de prélèvement…) X3.323 3.9.13.19. Valeurs aberrantes X3.324 3.9.13.20. Limites de validation X3.325 3.9.13.21. Limites de normalité (multiples normales) X3.326 3.9.13.22. Limites delta check X3.327 3.9.13.23. Règles d'expertise X3.328 3.9.13.24. Changement d’état d’un résultat X3.329 3.9.13.25. Demandé au niveau de la validation technique X3.330 3.9.14. Blocage de la diffusion et de l'archivage du dossier en cas d'invalidation X

3.331 3.10. Outils d'aide à la décision3.332 3.10.1. Indication de repasse X3.333 3.10.2. Indication de contrôle de qualité hors limite X3.334 3.10.3. Visualisation des contrôles de qualité et courbes de calibrage X3.335 3.10.4. Récupération des conclusions du système expert X3.336 3.10.5. Consultation de la traçabilité X

Chapitre 4 : suivi et gestion analytique4.1 4.1. Contrôle de l’état d’avancement des analyses4.2 4.1.1. Listes de contrôle d'avancement du travail4.3 4.1.2. Liste des analyses non terminées. X4.4 4.1.3. Nombre de résultats transmis X

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4.5 4.1.4. Liste des résultats attendus ce jour. X4.6 4.1.5. Liste des résultats hors délai.4.7 4.1.6. Liste des résultats téléphonés4.8 4.1.7. Liste des résultats urgents et/ou pathologiques

4.9 4.2. Gestion des banques d'échantillons4.10 4.2.1. Possibilité de gérer plusieurs sérothèques X4.11 4.2.2. Attribution automatique de numéro X4.12 4.2.3. Sortie d’étiquettes pour aliquotage X4.13 4.2.4. Possibilité de sortir une liste des échantillons aliquotés X

4.14 4.3. Contrôle de qualité4.15 4.3.1. Contrôle de Qualité par période paramétrable X4.16 4.3.1.1. Graphique X4.17 4.3.1.2. Tableau X4.18 4.3.2. Contrôle de Qualité cumulé X4.19 4.3.2.1. Graphique X4.20 4.3.2.2. Tableau X4.21 4.3.3. Possibilité de paramétrer les règles de West Gard X4.22 4.3.4. Possibilité de saisir un contrôle manuel X

Chapitre 5 : expression des résultats 5.1. États autorisant la diffusion ou la consultation

5.1 5.1.1. En fonction du prescripteur X5.2 5.1.1.1. Hospitalier X5.3 5.1.1.2. Externe X5.4 5.1.1.3. Suivant la discipline5.5 5.1.2. En fonction de la plage horaire X5.6 5.1.2.1. Dimanche X5.7 5.1.2.2. Nuit … X

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5.8 5.1.3. En fonction du destinataire X5.9 5.1.3.1. Prescripteur X5.10 5.1.3.2. Patient X5.11 5.1.3.3. Professionnel de santé autre que le prescripteur X5.12 5.1.4. État du dossier5.13 5.1.4.1. Demande complète X5.14 5.1.4.2. Demande partielle X5.15 5.1.4.2.1. Mode de gestion X5.16 5.1.5. En fonction de l'état de la validation5.17 5.1.5.1. Dossier validé X5.18 5.1.5.2. Dossier non validé biologiquement5.19 5.1.5.2.1. Avec mention de la non validation X5.20 5.1.5.3. Dossier modifié et revalidé5.21 5.1.5.3.1. Avec mention "annule et remplace" X5.22 5.1.6. En fonction de l'état de l'analyse5.23 5.1.6.1. Critères spécifiques définis par le biologiste dans l'intérêt du patient X5.24 5.1.6.2. Analyse urgente ou vitale (gaz du sang …) X

5.2. Impression des résultats5.2.1. Nature des informations mises à disposition

5.2.1.1. Renseignements obligatoiresCes renseignements étant obligatoires n'ont pas à être renseignés, ni dans un cahier des charges, ni dans la réponse du fournisseur.Ils doivent être présents dans toute version de logiciel

5.2.1.1.1. Coordonnées du laboratoire5.2.1.1.2. Coordonnées du patient5.2.1.1.3. Coordonnées du prescripteur5.2.1.1.4. Coordonnées du laboratoire exécutant

5.25 5.2.1.2. Cartouche postal patient5.26 5.2.1.2.1. Adresse du patient X5.27 5.2.1.2.2. Sigle pour tâche de tri ou de distribution

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(P à poster, F à faxer, R réglé, NR non réglé …)5.28 5.2.1.3. Cartouche postal prescripteur5.29 5.2.1.3.1. Identité du prescripteur X5.30 5.2.1.3.2. Adresse du prescripteur X5.31 5.2.1.3.3. Identité du second prescripteur X5.32 5.2.1.3.4. Copie à … X

5.2.1.4. Renseignements complémentaires5.33 5.2.1.4.1. Date et heure d'édition X5.34 5.2.1.4.2. Date et heure du prélèvement X5.35 5.2.1.4.3. Date et heure de l'enregistrement de la demande X5.36 5.2.1.4.4. Date de l'exécution de l'examen X5.37 5.2.1.4.5. N° historique, N° de dossier, N° de travail X5.38 5.2.1.4.6. Nature de l'édition 5.39 5.2.1.4.6.1. résultats partiels X5.40 5.2.1.4.6.2. fin de résultats X5.41 5.2.1.4.6.3. récapitulatif X5.42 5.2.1.5. Renseignements médicaux fournis par le patient ou le prescripteur

5.2.1.6. Bloc résultats5.43 5.2.1.6.1. Nature du prélèvement X5.44 5.2.1.6.2. Titre du bilan ou du groupement X5.45 5.2.1.6.3. Résultats 5.46 5.2.1.6.3.1. Type de résultats5.47 5.2.1.6.3.1.1. Texte X5.48 5.2.1.6.3.1.2. Numérique (différents formats) X5.49 5.2.1.6.3.1.3. Commentaire X5.50 5.2.1.6.3.1.4. Tableau X5.51 5.2.1.6.3.1.5. Graphe X5.52 5.2.1.6.3.1.6. Image X5.53 5.2.1.6.3.2. Codes d'alarme X5.54 5.2.1.6.3.3. Visualisation des anomalies X

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5.55 5.2.1.6.4. Unités, gestion des unités multiples X5.56 5.2.1.6.5. Valeurs de référence des différents constituants ou analytes

(en fonction des données du patient : âge, sexe, traitement, données physiologiques, …)5.57 5.2.1.6.6. Technique utilisée X5.58 5.2.1.6.7. Résultats antérieurs (valeur, date) X5.59 5.2.1.6.8. Commentaires5.60 5.2.1.6.8.1. Concernant le patient X5.61 5.2.1.6.8.2. Concernant le prélèvement X5.62 5.2.1.6.8.3. Concernant l'analyse X5.63 5.2.1.6.9. Nom du ou des biologistes ayant effectué la validation5.64 5.2.1.6.10. Nom du ou des biologistes signataires5.65 5.2.1.6.11.Indication pour un dossier téléphoné5.66 5.2.1.6.11.1. Date5.67 5.2.1.6.11.2. Heure5.68 5.2.1.6.11.3. Code du transmetteur5.69 5.2.1.6.11.4. Nom du receveur

5.2.2. Critères de diffusion des résultats5.2.2.1. Critères de sélection

5.70 5.2.2.1.1. par patient (sélectif ou global) X5.71 5.2.2.1.2. par prescripteur (sélectif ou global) X5.72 5.2.2.1.3. par analyse X5.73 5.2.2.1.4. par groupement d'analyses5.74 5.2.2.1.5. par nature de prélèvement X5.75 5.2.2.1.6. par dossier X5.76 5.2.2.1.7. par numéros ou groupe de numéros de dossiers X5.77 5.2.2.1.8. résultat urgent et/ou pathologique X5.78 5.2.2.1.9. multicritères X

5.2.2.2. Critères de tri5.79 5.2.2.2.1. Par prescripteur ou groupe de prescripteurs X5.80 5.2.2.2.2. Par numéro de dossier

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5.81 5.2.2.2.3. Par ordre alphabétique X5.82 5.2.2.2.4. Par urgence X5.83 5.2.2.2.5. Par analyse ou groupement d'analyses5.84 5.2.2.2.6. Par nature de prélèvement X5.85 5.2.2.2.7. Multicritères X5.86 5.2.2.3. Déclenchement des éditions5.87 5.2.2.3.1. En flot continu X5.88 5.2.2.3.2. A la demande XX5.89 5.2.2.3.3. Automatique à un horaire déterminé

5.2.3. Présentation des résultats 5.90 5.2.3.1. Format paramétrable 5.91 5.2.3.1.1. Variables selon prescripteur X5.92 5.2.3.1.2. Éditions cumulatives5.93 5.2.3.1.2.1. Avec commentaires X5.94 5.2.3.1.3. Éditions récapitulatives X5.95 5.2.3.1.4. Sous forme condensée X5.96 5.2.3.1.5. Édition recto verso5.97 5.2.3.2. Présentation multipage5.98 5.2.3.2.1. Par discipline5.99 5.2.3.2.2. Par secteur5.100 5.2.3.3. Impression de la liste des examens en cours5.101 5.2.3.4. Lettres d'accompagnement5.102 5.2.3.5. Duplicata (avec mention de la première date d'impression) X

5.3. Consultation des résultats La consultation est une consultation sur écran, quelle qu'en soit la localisation, la notion de serveur de résultats est donc abordée ici comme une consultation standard, c'est-à-dire la mise à disposition de résultats par le laboratoire. Les spécificités inhérentes à un serveur de résultats seront abordées par les fournisseurs.5.3.1. Nature des informations mises à disposition

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5.103 5.3.1.1. Coordonnées du patient X5.104 5.3.1.2. Renseignements complémentaires5.105 5.3.1.2.1. Date et heure du prélèvement X5.106 5.3.1.2.2. Date et heure de l'enregistrement de la demande X5.107 5.3.1.2.3. Date de l'exécution de l'examen X5.108 5.3.1.2.4. N° historique, N° de dossier, N° de travail X5.109 5.3.1.2.5. Nature de l'édition 5.110 5.3.1.2.5.1. résultats partiels X5.111 5.3.1.2.5.2. fin de résultats X5.112 5.3.1.2.5.3. récapitulatif X5.113 5.3.1.3. Renseignements médicaux fournis par le patient ou le prescripteur X

5.3.1.4. Bloc résultats5.114 5.3.1.4.1. Nature du prélèvement X5.115 5.3.1.4.2. Titre du bilan ou du groupement X5.116 5.3.1.4.3. Résultats 5.117 5.3.1.4.3.1. Type de résultats5.118 5.3.1.4.3.1.1. Texte X5.119 5.3.1.4.3.1.2. Numérique (formats différents) X5.120 5.3.1.4.3.1.3. Commentaire X5.121 5.3.1.4.3.1.4. Tableau X5.122 5.3.1.4.3.1.5. Graphe X5.123 5.3.1.4.3.1.6. Image X5.124 5.3.1.4.3.1.7. Liens vers un fichier X5.125 5.3.1.4.3.2. Indicateurs de validation5.126 5.3.1.4.3.2.1. Delta check X5.127 5.3.1.4.3.2.2. Indicateurs de système expert X5.128 5.3.1.4.3.2.3. Indicateur de validation automatique X5.129 5.3.1.4.3.3. Codes d'alarme X5.130 5.3.1.4.3.4. Visualisation des anomalies X5.131 5.3.1.4.4. Unités, gestion des unités multiples X

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5.132 5.3.1.4.5. Valeurs de référence des différents constituants ou analytes

en fonction des données du patient (âge, sexe, traitement, données physiologiques, …)5.133 5.3.1.4.6. Résultats antérieurs (valeur, date) X5.134 5.3.1.4.7. Commentaires5.135 5.3.1.4.7.1. Concernant le patient X5.136 5.3.1.4.7.2. Concernant le prélèvement X5.137 5.3.1.4.7.3. Concernant l'analyse X5.138 5.3.1.4.8. Nom du ou des biologistes ayant effectué la validation X5.139 5.3.1.4.9. Nom du ou des biologistes signataires X5.140 5.2.1.6.11.Indication pour un dossier téléphoné5.141 5.2.1.6.11.1. Date X5.142 5.2.1.6.11.2. Heure X5.143 5.2.1.6.11.3. Code du transmetteur X5.144 5.2.1.6.11.4. Nom du receveur X

5.3.2. Critères de diffusion des résultats5.3.2.1. Critères d'autorisation

5.145 5.3.2.1.1. Patients d'un prescripteur ou d'un service clinique X5.146 5.3.2.1.2. Nom et mot de passe5.147 5.3.2.1.3. Fonction

5.3.2.2. Critères de sélection5.148 5.3.2.2.1. par patient (sélectif ou global) X5.149 5.3.2.2.2. par analyse ou groupement d'analyses X5.150 5.3.2.2.3. par nature de prélèvement X5.151 5.3.2.2.4. par dossier X5.152 5.3.2.2.5. par numéros ou groupe de numéros de dossiers5.153 5.3.2.2.6. résultat urgent et/ou pathologique X5.154 5.3.2.2.7. multicritères X

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5.3.2.3. Critères de tri5.155 5.3.2.3.1. Par numéro de dossier5.156 5.3.2.3.2. Par ordre alphabétique X5.157 5.3.2.3.3. Par urgence X5.158 5.3.2.3.4. Par analyse ou groupement d'analyses5.159 5.3.2.3.5. Par nature de prélèvement X5.160 5.3.2.3.6. Multicritères X

5.3.3. Présentation des résultats 5.161 5.3.3.1. Format paramétrable X5.162 5.3.3.1.1. Variables selon demandeur X5.163 5.3.3.1.2. Éditions cumulatives X5.164 5.3.3.1.2.1. Avec commentaires X5.165 5.3.3.1.3. Éditions récapitulatives X5.166 5.3.3.1.4. Sous forme condensée X5.167 5.3.3.1.5. Identique à la présentation papier X5.168 5.3.3.2. Présentation multipage ?5.169 5.3.3.2.1. Par discipline5.170 5.3.3.2.2. Par secteur

Chapitre 6 : sauvegardes 6.1. Définition de la sauvegardeCopie permettant de récupérer des données en cas de panne ou de dysfonctionnement du système informatique

6.1 6.2.Vérification de la cohérence des données avant la sauvegarde6.3 Données à sauvegarder

6.2 6.3.1. Systèmes d'exploitation X6.3 6.3.2. Programmes exécutables X6.4 6.3.3. Données mouvementées (Paramètrages, dossiers patients...) X6.5 6.3.4. Procèdures particulières (fichiers traces, ...) X

6.4. Mise en oeuvre de la sauvegarde

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6.6 6.4.1. Automatique X6.7 6.4.2. A la demande X6.8 6.4.3. Sans interruption de la production X6.9 6.4.4. Si interruption, avertissement des utilisateurs avec affichage de la durée prévisible X

6.5. Traçabilité 6.10 6.5.1. Traçabilité de l'opération de sauvegarde X6.11 6.5.1.1. Date et heure de début et de fin X6.12 6.5.1.2. Vérification de la sauvegarde et rapport de bonne exécution X6.13 6.6. Mise en place de tests de restauration des données sauvegardées X6.14 6.6.1. Possibilité de redémarrer le système depuis la sauvegarde X6.15 6.6.2. Possibilité de restauration sélective (un fichier en particulier) X

Fascicule annexe 1 : Exploitations statistiques et gestion d'indicateursF1.1 Gestion des requêtes

F1.1 F1.1.1 Existence de générateurs de requêtesF1.2 F1.1.1.1 Modèles préétablis XF1.3 F1.1.1.2 Requêtes paramétrables XF1.4 F1.1.1.3 Possibilité de mémorisation des requêtes XF1.5 F1.1.2 Accès aux dictionnaires de la base XF1.6 F1.1.2.1 Niveaux et droits d'accès XF1.7 F1.1.3 Extraction et exportation vers des outils externes X

F1.8 F1.2 Exploitations statistiquesF1.9 F1.2.1 Extractions de donnéesF1.10 F1.2.1.1 De toutes les données XF1.11 F1.2.1.2 De données prédéfinies XF1.12 F1.2.2 Etats de sortieF1.13 F1.2.2.1 Prédéfinis XF1.14 F1.2.2.2 Paramétrables par l'utilisateur XF1.15 F1.2.2.3 Existence d'un générateur d'états de sortie (définis par l'utilisateur) X

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F1.3 Gestion d’indicateursF1.3.1. Indicateurs médico-économiques

F1.16 F1.3.1.1 Statistiques d'activitéF1.17 F1.3.1.1.1 Nombre de dossiers XF1.18 F1.3.1.1.2 Nombre de tests XF1.19 F1.3.1.1.3 Critères de tri XF1.20 F1.3.1.1.3.1 Par tranches horaires (urgences, nuit, jours fériées …) XF1.21 F1.3.1.1.3.2 Par prescripteur XF1.22 F1.3.1.1.3.3 Par correspondant XF1.23 F1.3.1.1.3.4 Par pathologie XF1.24 F1.3.1.1.3.5 Par secteur du laboratoire (discipline, automate, paillasse…) XF1.25 F1.3.1.1.3.6 Multicritères XF1.26 F1.3.1.1.3.7 Autres (à développer) XF1.27 F1.3.1.2 Tableaux de bord de gestionF1.28 F1.3.1.2.1 Nombre d'actes XF1.29 F1.3.1.2.2 Nombre de prélèvements XF1.30 F1.3.1.2.3 Nombre par lettre clé XF1.31 F1.3.1.2.4 Nombre d'actes hors nomenclature XF1.32 F1.3.1.2.5 Nombre d'examens transmis XF1.33 F1.3.1.2.6 Actes de contrôle de qualité XF1.34 F1.3.1.2.7 Repassages XF1.35 F1.3.1.3 Etats de sortie réglementairesF1.36 F1.3.2 Indicateurs médicauxF1.37 F1.3.2.1 Suivi des vigilances XF1.38 F1.3.2.2 Epidémiologie XF1.39 F1.3.2.3 Alertes microbiologiques en temps réel X

Fascicule annexe 2 : Facturation et encaissements

F2.1 F2.1 Calcul de la facturation

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F2.2 F2.1.1 Valeur des lettres clés paramétrables par l’utilisateur XF2.3 F2.1.2 Traitement des BHN XF2.4 F2.1.3 Application de la TVA (analyses vétérinaires) XF2.5 F2.1.4 Frais de timbres éventuelsF2.6 F2.1.5 En cas de suppression ou d'ajout d'examen (refacturation) F2.7 F2.1.5.1 Calcul de façon manuelle XF2.8 F2.1.5.2 Calcul automatique XF2.9 F2.1.5.3 Indication de l'éventuelle édition d'une première feuille de soinsF2.10 F2.1.5.4 Indication du précédent montant facturé

F2.11 F2.2 Consultation de la facturationF2.12 F2.2.1 AccessibilitéF2.13 F2.2.1.1 Dès la saisie de la demande XF2.14 F2.2.1.2 De façon manuelle à n'importe quel moment XF2.15 F2.2.2 Visualisation F2.16 F2.2.2.1 du total général XF2.17 F2.2.2.2 de la tarification par analyse XF2.18 F2.2.2.3 de la tarification par règle de nomenclature XF2.19 F2.2.2.4 du code NABM XF2.20 F2.2.2.5 du chapitre XF2.21 F2.2.2.6 du nombre de B X

F2.22F2.2.3 Traitement automatique de toutes les règles de la NABM (mettre en évidence les cas éventuellement non traités) X

F2.23 F2.3 Impression des documents de facturationF2.24 F2.3.1 Feuilles de soins et notes d’honorairesF2.25 F2.3.1.1 Editables dès la fin de l’accueilF2.26 F2.3.1.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats (sur imprimante double bacs)F2.27 F2.3.2 Feuilles de soins indépendantes des notes d’honorairesF2.28 F2.3.2.1 Editables à l’accueilF2.29 F2.3.2.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats (sur imprimante double bac)

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F2.30 F2.3.2.3 Editables à l’encaissement F2.31 F2.3.2.4 Editables en flot lors de l'extraction des lots de tiers payants (télé facturation)F2.32 F2.3.2.5 Possibilité d'inhiber totalement l'édition par patient ou par demandeF2.33 F2.3.3 Notes d’honoraires indépendantes des feuilles de soinsF2.34 F2.3.3.1 Editables à l’accueilF2.35 F2.3.3.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats

F2.36F2.3.3.3 Edition programmable (tous les dossiers à poster) ou indépendante (par flag spécifique saisi à la création du dossier)

F2.37 F2.4 Enregistrement des règlementsF2.38 F2.4.1 Dès la création du dossier (modules création ou modification) F2.39 F2.4.2 Lors du règlement (module règlement)F2.40 F2.4.3 Par dossier (numéro de dossier gestion CB)F2.41 F2.4.4 Par patient (nom+prénom, numéro du dossier)F2.42 F2.4.5 Par groupe de patients (familles, règlement multiple …)F2.43 F2.4.6 Par relevéF2.44 F2.4.7 Gestion des trop perçus (avoirs ou remboursement) avec validationF2.45 F2.4.8 Gestion avec seuils des écarts de règlements (pertes et profits)F2.46 F2.4.9 Gestion des sorties ou entrées de caisse libres "hors dossiers"F2.47 F2.4.10 Gestion du fond de caisse quotidienF2.48 F2.4.11 Gestion de 2 ou plusieurs devises différentes

F2.49 F2.5 Modification des éléments de facturation

F2.50F2.5.1 Avec réédition de la feuille de soins et indication de la date et du précédent montant (gestion de l'historique)

F2.51 F2.5.2 traçabilité de l’opérateur et des éditions successives

F2.52 F2.6 Pièces manquantes en tiers payantF2.53 F2.6.1 Blocage des dossiers incomplets avant transfert aux organismes payeursF2.54 F2.6.2 Liste des dossiers incompletsF2.55 F2.6.3 Lettres de relances sur dossiers incomplets

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F2.56 F2.7 Journal légalF2.57 F2.7.1 Tarification totale et détaillée XF2.58 F2.7.2 Indication des examens transmis (avec coordonnées du labo exécutant) X

F2.59 F2.8 Télé facturation

F2.60F2.8.1 Transmission des feuilles de soins électroniques (sesam-vitale, selon cahier des charges en vigueur)

F2.61 F2.8.1.1 Paramétrage de la périodicité d’envoi et de réception des lots F2.62 F2.8.1.2 Extraction et envoi des dossiers le jour même de la création du dossierF2.63 F2.8.1.3 Retour exploité et intégré dès le jour de la réceptionF2.64 F2.8.1.4 Refacturation et renvoi immédiat d'un dossier après changement d'organisme

F2.65F2.8.2 Communication avec les organismes payeurs (Préciser les protocoles gérés : IRIS, B2, NOEMIE, etc.)

F2.66 F2.8.3 Communication avec les caisses complémentaires et les assurances (Préciser les protocoles gérés)F2.67 F2.8.4 Communication avec les concentrateurs (Préciser les protocoles gérés)

F2.68F2.8.5 Transfert des éléments de facturation au système administratif de l’hôpital et/ou aux consultations externes (préciser les protocoles gérés)

F2.69 F2.8.5.1 Consultations F2.70 F2.8.5.2 Consultation des urgencesF2.71 F2.8.5.3 Etablissements extérieurs avec application éventuelles de tarifs particuliers

F2.72 F2.9 ImpayésF2.73 F2.9.1 Lettres de relances F2.74 F2.9.1.1 Possibilité d'avoir plusieurs lettres de relance

La gestion de lettres de relance est de niveaux différents en fonction du type de patient (relance clients directs, correspondants, tiers payants, labos extérieurs sont de fréquence et de périodicité différentes)

F2.75 F2.9.1.2 Paramétrage du délai entre deux lettres F2.76 F2.9.1.3 Gestion automatique de seuils (en Euros) de relance et de frais de relance ajoutés

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F2.77 F2.9.1.4 Gestion des lettres de mise en contentieuxF2.78 F2.9.1.5 Gestion de patients ou dossiers « non relançables » F2.79 F2.9.1.6 Edition d'une liste de pointage ou d'envoi des relancesF2.80 F2.9.1.7 Edition des dossiers supprimés ou mis en gratuits

F2.81 F2.10 Connexion à des outils de comptabilitéF2.82 F2.10.1 Préciser les logiciels avec lesquels le SGL peut communiquerF2.83 F2.10.2 Gestion et transferts d'états (journaux) d'encaissements et de ventesF2.84 F2.10.3 Gestion des numéros de compte nécessaire au lien avec la comptabilité

F2.85 F2.11 Prise en compte de la télématique bancaireF2.86 F2.11.1 Préciser les protocoles utilisés par le laboratoire

F2.87 F2.11.2 Gestion connectée d'un Terminal de Paiement Electronique et/ou d'un lecteur éditeur de chèques

F2.88 F2.12. Cotations pour les malades hospitalisés et les consultantsF2.89 F2.12.1. Rythme de transfert des donnéesF2.90 F2.12.1.1. fréquence paramètrable XF2.91 F2.12.1.2. en flot continu XF2.92 F2.12.1.3 déclenchement sur demande X

F2.93 F2.13. Statistiques d'activitéF2.94 F2.13.1. Rythme de transfertF2.95 F2.13.1.1. fréquence paramètrable XF2.96 F2.13.1.2 déclenchement sur demande XF2.97 F2.13.2. Critères de sélectionF2.98 F2.13.2.1. Niveau d'exécution (secteur, laboratoire ...) XF2.99 F2.13.2.2. Discipline XF2.100 F2.13.2.3. Service demandeur ou prescripteur XF2.101 F2.13.2.4. Prélèvement XF2.102 F2.13.2.5. Gardes et urgences X

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F2.103 F2.13.2.6. Type de malade (hospitalisés, consultants) XF2.104 F2.13.2.7 Par période XF2.105 F2.13.2.8. Possibilité de faire des croisements entre les différents critères XF2.106 F2.13.3. Contenu des relevésF2.107 F2.13.3.1.Nombre d'analyse XF2.108 F2.13.3.2.Nombre de lettre-clés XF2.109 F2.13.3.3. Codes NABM XF2.110 F2.13.3.4. Nombre de dossiers XF2.111 F2.13.3.4.1. par type d'analyse XF2.112 F2.13.3.4.2. par type de patient XF2.113 F2.13.3.4.3. par demandeur XF2.114 F2.13.3.4.4. par période X

Fascicule annexe 3 : LogistiqueF3.1 F3.1 Stocks XF3.2 F3.1.1 EntréesF3.3 F3.1.1.1 Référence XF3.4 F3.1.1.2 Fournisseur XF3.5 F3.1.1.3 Numéro de lot XF3.6 F3.1.1.4 Date de réception XF3.7 F3.1.1.5 Quantité reçue XF3.8 F3.1.1.6 Date de péremption XF3.9 F3.1.1.7 Lieu de stockage XF3.10 F3.1.1.8 Unité de stockage XF3.11 F3.1.1.9 Unité de déstockage XF3.12 F3.1.1.10 Quantité en stock XF3.13 F3.1.1.11 Evaluation durée de fonctionnement XF3.14 F3.1.1.12 Evaluation date prochaine commande X

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F3.15 F3.1.2 SortiesF3.16 F3.1.2.1 Enregistrement des sorties XF3.17 F3.1.2.2 Date et heure de sortie XF3.18 F3.1.2.3 Sortie automatique à date de péremption XF3.19 F3.1.2.4 Alerte à date de péremption XF3.20 F3.1.2.5 Sortie automatique liée à la consommation (réalisation des analyses) XF3.21 F3.1.2.6 Evaluation durée de fonctionnement restante XF3.22 F3.1.2.7 Evaluation date prochaine commande X

F3.23 F3.1.3 SeuilsF3.24 F3.1.3.1 Seuil maximum : calcul automatique de la commande XF3.25 F3.1.3.2 Seuil minimum XF3.26 F3.1.3.3 Alerte au seuil minimum XF3.27 F3.1.3.4 Déclenchement de commandeF3.28 F3.1.3.4.1 Proposé XF3.29 F3.1.3.4.2 Automatique XF3.30 F3.1.3.5 Gestion en temps réel ou selon inventaire X

F3.31 F3.1.4 Liaison avec la consommationF3.32 F3.1.4.1 Saisie manuelle XF3.33 F3.1.4.2 Automatique X

F3.34 F3.2 Commandes F3.35 F3.2.1 Enregistrement des commandesF3.36 F3.2.1.1 Par fournisseur XF3.37 F3.2.1.2 Par Kit XF3.38 F3.2.1.3 Date enregistrement XF3.39 F3.2.1.4 Numéro du marché XF3.40 F3.2.1.5 Ligne de compte budgétaire XF3.41 F3.2.1.6 Somme engagée XF3.42 F3.2.1.7 Mise à jour du budget X

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F3.43 F3.2.1.8 Ventilation des dépenses engagées X

F3.44 F3.2.2 Suivi des commandesF3.45 F3.2.2.1 Réception partielle XF3.46 F3.2.2.2 Réception complète XF3.47 F3.2.2.3 Somme réelle XF3.48 F3.2.2.4 Mise à jour du budget XF3.49 F3.2.2.5 Ventilation des dépenses réelles X

F3.50 F3.2.3 Suivi du budget et des dépenses(Dans tous les cas trois niveaux seront étudiés : payé, à payer et sommes engagées)

F3.51 F3.2.3.1 Global XF3.52 F3.2.3.2 Par fournisseur XF3.53 F3.2.3.3 Par secteur du laboratoire XF3.54 F3.2.3.4 Par automate XF3.55 F3.2.3.5 Par analyse XF3.56 F3.2.3.6 Par compte XF3.57 F3.2.3.7 Par marché XF3.58 F3.2.3.8 Par unité administrative X

Fascicule annexe 4 : Administration système XF4.1 Tableaux de bord X

F4.1 F4.1.1 Activité du systèmeF4.2 F4.1.1.1 Charge du processeurF4.3 F4.1.1.2 Terminaux connectés F4.4 F4.1.1.3 Terminaux actifsF4.5 F4.1.1.4 Process en coursF4.6 F4.1.1.5 Statuts des imprimantes

F4.7 F4.1.2 Paramètres système X

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F4.8 F4.1.2.1 Mémoire disponible XF4.9 F4.1.2.2 Mémoire disque disponible XF4.10 F4.1.2.3 Alertes pour les seuils critiques X

XF4.11 F4.1.3 Dossiers en attente (mise à jour en temps réel) XF4.12 F4.1.3.1 Prescrits et non parvenus (cas d'une prescription connectée) XF4.13 F4.1.3.2 De transmission vers automate ou paillasse XF4.14 F4.1.3.3 De réalisation des analyses XF4.15 F4.1.3.4 De validation technique XF4.16 F4.1.3.5 De validation biologique XF4.17 F4.1.3.6 D'impression XF4.18 F4.1.3.7 De télétransmission XF4.19 F4.1.3.8 De facturation XF4.20 F4.1.3.9 De paiement XF4.21 F4.1.3.10 D'encaissement X

F4.22 F4.1.4 Utilisateurs connectés XF4.23 F4.1.4.1 Nombre d'utilisateurs connectés XF4.24 F4.1.4.2 Process utilisés X

F4.2 SécuritéF4.25 F4.2.1 traçabilité sur :F4.26 F4.2.1.1 Connexions à la base de données administrative XF4.27 F4.2.1.2 Suppression de dossier XF4.28 F4.2.1.3 Modification de l'identité du patient XF4.29 F4.2.1.4 Modifications de données comptables XF4.30 F4.2.1.5 Techniques et numéros de lots utilisés XF4.31 F4.2.1.6 Les accès à distance XF4.32 F4.2.1.7 La télémaintenance X

F4.33 F4.2.2 Confidentialité

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F4.34 F4.2.2.1 Journal des accès XF4.35 F4.2.2.2 Cryptage des données dans la base

F4.36 F4.2.3 Intégrité et sécurité des échangesF4.37 F4.2.3.1 Droits d'accès au système XF4.38 F4.2.3.1.1 Nominatifs XF4.39 F4.2.3.1.2 Par poste XF4.40 F4.2.3.2 Mot de passe pour chaque utilisateur XF4.41 F4.2.3.3 Profils utilisateurs XF4.42 F4.2.3.4 Journal d’exploitation (fichier de log) XF4.43 F4.2.3.5 Accusés de réception F4.44 F4.2.3.5.1 Réception de données d'un autre système XF4.45 F4.2.3.5.2 Consultations à distance XF4.46 F4.2.3.6 Cryptage X

F4.47 F4.3 Disponibilité du système (indicateurs de performance) XF4.48 F4.3.1 Statistiques sur les durées moyennesF4.49 F4.3.1.1 De création d'un dossierF4.50 F4.3.1.2 De modification d'un dossierF4.51 F4.3.1.3 D'accès à un dossier

F4.52 F4.4 Accès aux journaux de traçabilité X

Fascicule annexe 5 : MaintenanceF5.1 Types de maintenance

F5.1 F5.1.1 Assistance XF5.2 F5.1.1.1 Formation du personnel : temps de formationF5.3 F5.1.1.2 Assistance au paramétrageF5.4 F5.1.1.2.1 Paramétrage initial

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F5.5 F5.1.1.2.2 Paramétrage évolutif

F5.6 F5.1.2 Maintenances évolutives XF5.7 F5.1.2.1 Nouvelles versions du logicielF5.8 F5.1.2.2 Nombre de versions par anF5.9 F5.1.2.3 Mise à jour de la documentation (en français)

F5.10 F5.1.3 Maintenances préventives XF5.11 F5.1.3.1 Contenu de ces maintenancesF5.12 F5.1.3.1.1 Mise à jour des tables et/ou des dictionnaires F5.13 F5.1.3.1.2 Maintenance des fichiers et/ou des bases de donnéesF5.14 F5.1.3.2 Calendrier des interventionsF5.15 F5.1.3.3 Horaires des maintenancesF5.16 F5.1.3.4 Existence de fiches de suivi des interventionsF5.17 F5.1.3.5 Formation de référents dans le laboratoire pour maintenances régulièresF5.18 F5.1.3.5.1 Tableau des tâches qui incombent au référent (administrateur système)F5.19 F5.1.3.5.1.1 Sauvegardes système

F5.20F5.1.3.5.1.2 Système de boot (réinitialisation / reconfiguration du système) correspondant à la version en service

F5.21 F5.1.3.5.1.3 Connaissance des procédures dégradéesF5.22 F5.1.3.5.2 Suivi par le fournisseur

F5.23 F5.1.4 Contrôles de fonctionnement XF5.24 F5.1.4.1 Gestion à distance des alarmes XF5.25 F5.1.4.2 Intervention du référent X

F5.26 F5.1.5 Maintenances correctives XF5.27 F5.1.5.1 Délais d'intervention XF5.28 F5.1.5.2 Type d'horaires (ouvrés, …) XF5.29 F5.1.5.3 Existence de procédures dégradées (récupération des données) XF5.30 F5.1.5.4 Existence d'un journal des anomalies X

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F5.31 F5.1.5.5 Mise à jour de la documentation X

F5.2 Mode d'interventionF5.32 F5.2.1 Mise à jour (Upgrade)F5.33 F5.2.1.1 FormationF5.34 F5.2.1.2 Assistance au paramétrageF5.35 F5.2.1.3 Nombre de jours

F5.36 F5.2.2 Télé système (Hotline) XF5.37 F5.2.2.1 Contrat d'abonnementF5.38 F5.2.2.2 Horaires d'ouverture de la hotlineF5.39 F5.2.2.3 Nombre d'appels gratuitsF5.40 F5.2.2.4 Ligne payanteF5.41 F5.2.2.5 Confirmations d'appel (fax, mail)

F5.42 F5.2.3 Déplacement d'un technicienF5.43 F5.2.3.1 DélaisF5.44 F5.2.3.2 HorairesF5.45 F5.2.3.3 Région

F5.46 F5.2.4 Outil de prise en main à distance XF5.47 F5.2.4.1 À l'initiative du biologiste ou de l'administrateur systèmeF5.48 F5.2.4.2 Nécessité de l'intervention du personnel du laboratoire X

F5.49 F5.2.5 Télé administration de la gestion des anomalies XF5.50 F5.2.5.1 Mise en place à distance d'un outil de gestion des anomaliesF5.51 F5.2.5.2 Surveillance des alarmes en direct (Pb matériel)F5.52 F5.2.5.3 Gestion des niveaux d'alarmes

F5.53 F5.3 Confidentialité

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(Ce sont des obligations qui ne doivent pas être soumises à option, mais signalées. Le fournisseur doit garantir ces réponses)

F5.54 F5.3.1 Personnel soumis au secret professionnel par contrat écritF5.55 F5.3.2 Procédure de connexion du technicien de maintenanceF5.56 F5.3.3 Autorisation par mot de passe personnelF5.57 F5.3.4 Identification de l'opérateur et de la sociétéF5.58 F5.3.5 Horodatage de l'interventionF5.59 F5.3.6 Consignation dans un fichier trace

F5.60F5.3.7 Inactivation du dispositif de prise en main à distance lors de la déconnexion du technicien de maintenance (nouvelle autorisation du biologiste nécessaire)

F5.61 F5.4 Conséquences de l'interventionF5.62 F5.4.1 Nécessité d'un arrêt complet du système : dans quel type de maintenance ?F5.63 F5.4.2 Durée d'indisponibilité du système

F5.64 F5.4.3 Moyens mis en place en contrepartie (récupération des données suite à une procédure dégradée)F5.65 F5.4.4 Assurance du retour à l'état antérieur en cas d'anomalie ou d'arrêt prématuréF5.66 F5.4.5 Fichier trace des anomalies éventuellement rencontréesF5.67 F5.4.6 Accès à la liste des opérations effectuées par l'opérateur de maintenance

Items à inclure dans le cadre de réponse du fournisseur : Recours en cas de préjudice : le fournisseur a-t-il une assurance Responsabilité Civile ProfessionnelleRelations du fournisseur de logiciel avec les fournisseurs de matérielQui fait le diagnostic

Problème logiciel Problème matérielQui prend la décision de faire appel au fournisseur

Fascicule annexe 6 : Archivage

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F6.1 Définition des archivesF6.1.1 Objet : Conserver l’ensemble des demandes exécutées afin de pouvoir ensuite les consulter ou les exploiter .F6.1.2 Caractéristiques : Les archives sont consultables pendant un temps défini . Elles ne sont pas modifiables .

F6.1 F6.2 Marquage d’un dossier comme archivable .F6.2 F6.2.1 Automatique F6.3 F6.2.1.1 à la fin de l’entrée des résultats F6.4 F6.2.1.2 après édition complète XF6.5 F6.2.1.3 après facturation F6.6 F6.2.2 Périodiquement (préciser la périodicité)F6.7 F6.2.3 marquage réversible F6.8 F6.2.3.1 ConditionsF6.9 F6.2.3.2 traçabilité

F6.10 F6.3 Données archivéesF6.11 F6.3.1 Sélectivité de l’archivage .F6.12 F6.3.1.1 Par analyses XF6.13 F6.3.1.2 par pathologies XF6.14 F6.3.1.3 par patients XF6.15 F6.3.1.4 par prescripteurs XF6.16 F6.3.1.5 par dates XF6.17 F6.3.1.6 selon les renseignements

F6.18 F6.3.2 Demandes archivées .F6.19 F6.3.2.1 Ensemble de la demande XF6.20 F6.3.2.2 traçabilité XF6.21 F6.3.2.3 Présence des valeurs usuelles XF6.22 F6.3.2.4 Présence des techniques utilisées X

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F6.23 F6.4 Forme de l’archivage .F6.24 F6.4.1 Reprise d’un format d’édition F6.25 F6.4.2 Mise en forme condensée XF6.26 F6.4.3 Autre F6.27 F6.4.4 Organisation en archive en ligne avant le transfert sur support externe X

F6.28 F6.5 Supports externes d'archivage.F6.29 F6.5.1 Support papier XF6.30 F6.5.2 Supports magnétiques XF6.31 F6.5.2.1 Type de support F6.32 F6.5.2.2 Pérennité connueF6.33 F6.5.2.3 Possibilité de micro fichageF6.34 F6.5.2.4 Possibilité de transfert sur un autre support XF6.35 F6.5.2.4.1 Prévu : périodiquement F6.36 F6.5.2.4.2 en cas de changement de matériel F6.37 F6.5.2.4.3 en cas de changement de logiciel

F6.38 F6.6 Mise en œuvre de l’archivage sur support externe .F6.39 F6.6.1 Déclenchement automatique F6.40 F6.6.2 déclenchement par l’opérateur XF6.41 F6.6.3 Sélection possibleF6.42 F6.6.3.1 en fonction de la date XF6.43 F6.6.3.2 par prescripteur XF6.44 F6.6.3.3 par pathologie XF6.45 F6.6.3.4 autres F6.46 F6.6.4 Procédure bloquante F6.47 F6.6.5 Durée estimée pour 10 000 demandes F6.48 F6.6.6 Vérification des données archivées F6.49 F6.6.6.1 Existence d'une procédure XF6.50 F6.6.6.1.1 Procédure automatique

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F6.51 F6.6.7 Après archivage et avant épuration : accessibilité des dossiers uniquement en consultation F6.52 F6.6.8 Existence d'un index des demandes archivées

F6.53 F6.7 EpurationF6.7.1 Définition : Effacement du disque des données archivées sur support externe

F6.54 F6.7.2 Marquage d’un dossier comme épurable .F6.55 F6.7.2.1 Sélectivité de l’épurationF6.56 F6.7.2.1.1 Données non épurables en fonction des analyses XF6.57 F6.7.2.1.2 Fonction des pathologies XF6.58 F6.7.2.1.3 Fonction des patients XF6.59 F6.7.2.1.4 Fonction des prescripteurs XF6.60 F6.7.2.1.5 Fonction des renseignements XF6.61 F6.7.2.1.6 Selon la date XF6.62 F6.7.2.1.7 autres F6.63 F6.7.2.2 Critères de sélectivité pouvant être différents de ceux de l’archivage

F6.64 F6.7.3 Déclenchement de l’épuration .F6.65 F6.7.3.1 automatique dès le marquage XF6.66 F6.7.3.2 automatique en fonction de critères d’encombrement du disque XF6.67 F6.7.3.3 à la demande X

F6.68 F6.7.4 Réalisation .F6.69 F6.7.4.1 Procédure bloquante F6.70 F6.7.4.2 Durée estimée pour 10 000 demandes

F6.71 F6.7.5 Existence d'un index des demandes épurées

Fascicule annexe 7 : Communications et protocoles d’échanges

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F7.1F7.1 Pour chaque protocole de communication, décrire les règles d’intégrité et de sécurité des échanges machine/machine

F7.2F7.1.1 Authenticité et intégrité : mode d’authentification (signature électronique) – types de certificats ou cartes utilisés

F7.3 F7.1.2 Avis de réception et/ou de non remise XF7.4 F7.1.3 Cryptage (types de chiffrements utilisés)

F7.5 F7.2 Communications

F7.6F7.2.1 Récupération des identités (ou admissions ou mouvements) (Préciser les produits avec lesquels le SGL peut communiquer ou les protocoles gérés) X

F7.7 F7.2.1.1 Mode de traitement des identités ne faisant pas l’objet d’une demande d’analyses

F7.8 F7.2.1.2 Mode de traitement des identités erronées ou multiples (répercussion automatique ou non)F7.9 F7.2.1.3 Mode de traitement des identités non connues du serveurF7.10 F7.2.1.4 Possibilité de suspendre la liaison

F7.11F7.2.2 Prescription connectée ou échange de demandes inter laboratoires (Préciser les produits avec lesquels le SGL peut communiquer ou les protocoles gérés) X

F7.12 F7.2.2.1 Accusé de réception des prescriptionsF7.13 F7.2.2.2 Modification des prescriptionsF7.14 F7.2.2.3 Traitement des prescriptions non parvenues

F7.15F7.2.3 Transfert des résultats (liaisons labo/labo, liaisons avec les serveurs de résultats, liaisons avec les dossiers médicaux) (préciser les protocoles gérés) X

F7.16 F7.2.3.1 Transfert de fichiers images annexés au compte-rendu principal (courbes, clichés)F7.17 F7.2.3.2 Existence de solutions dégradées en cas de panneF7.18 F7.2.4 Facturation et statistiques (Préciser les protocoles gérés)F7.19 F7.2.5 Réception des règlements (Préciser les protocoles gérés)

F7.20 F7.3 Liaison avec les organismes payeurs (Préciser les protocoles gérés) X

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F7.21 F7.4 Liaison avec le DIM (Préciser les protocoles gérés) X

F7.22 F7.5 Transmissions type PMSI, CDAM ... (Préciser les protocoles gérés) X

F7.23 F7.6 Fax automatique XF7.24 F7.6.1 Cumuls des envois par médecins

F7.25 F7.7 Outils de contrôle XF7.26 F7.7.1 Tableau de bord des communications XF7.27 F7.7.2 Journal d'exploitation (fichier de log)F7.28 F7.7.3 Possibilité de réactiver un message non parvenu

Remarque : le biologiste ou le service informatique doit communiquer avec le cahier des charges la nature ou le descriptif des protocoles nécessaire; selon les cas, les items cités plus haut peuvent être renseignés soit par le client soit par le fournisseur en fonction de l’environnement de travail

Fascicule annexe 8 : Planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines doit permettre à tout moment d'avoir la bonne personne au bon poste. Seule une gestion croisée des éléments (horaires, compétences et formation) permet au responsable du laboratoire d'assurer une bonne gestion de son personnel, en utilisant au mieux les capacités de chacun.(Application du GBEA concernant la mise en place du système d'assurance qualité : chapitre II-1.1a)

F8.1 F8.1 Organigramme du laboratoire X

F8.2 F8.2 Horaires : gestion des plannings XF8.3 F8.2.1 Accès par codeF8.4 F8.2.2 Connexion au pointeurF8.5 F8.2.3 EffectifF8.6 F8.2.3.1 Gestion par centre de responsabilité, unités de gestions, fédération…F8.7 F8.2.3.2 Équipes F8.8 F8.2.3.3 Effectif minimum

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F8.9 F8.2.3.4 Définition des différents postes de travail, roulements

F8.10 F8.2.3.5 Fiche individuelle (mère de famille: jours enfant malade; variables de paie : primes etc.…)F8.11 F8.2.4 Type de planningF8.12 F8.2.4.1 Planning prévisionnel avec heures et RH incrémentés modifiablesF8.13 F8.2.4.2 Par jour, semaine, moisF8.14 F8.2.4.3 Par tranche horaireF8.15 F8.2.4.4 Par posteF8.16 F8.2.4.5 Carte de repos: planning récapitulatifF8.17 F8.2.5 Types d'horaires à gérerF8.18 F8.2.5.1 Définition des différents types d'absences (CA, CF, RH, RS, AF, CM, RTT…)F8.19 F8.2.5.2 Médecine du travailF8.20 F8.2.5.3 Heures supplémentairesF8.21 F8.2.5.4 Horaires de gardeF8.22 F8.2.5.5 Temps partiels

F8.23 F8.3 Compétences et expérience XF8.24 F8.3.1 Expérience (postes occupés antérieurement)F8.25 F8.3.2 Poste occupé habituellementF8.26 F8.3.3 Personne polyvalenteF8.27 F8.3.4 Tâches pouvant être attribuéesF8.28 F8.3.5 évaluation

F8.29 F8.4 Formation XF8.30 F8.4.1 DiplômesF8.31 F8.4.2 Autorisations (prélèvements, radio-immuno, T21…)F8.32 F8.4.3 Formations internesF8.33 F8.4.4 Formation continue

Fascicule annexe 9 : Incidences de l’organisation

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F9.1 F9.1 Laboratoires multisites XF9.2 F9.1.1. Site d'accueilF9.3 F9.1.1.1. EnregistrementF9.4 F9.1.1.1.1. Indication du site d'origineF9.5 F9.1.1.1.1.1. Par le système informatiqueF9.6 F9.1.1.1.1.2. Par l'opérateurF9.7 F9.1.1.1.2. Orientation vers le site destinataireF9.8 F9.1.1.1.2.1. Par le système informatiqueF9.9 F9.1.1.1.2.2. Par l'opérateur

F9.10F9.1.1.1.2.3. En fonction de règles de disponibilité (à préciser : horaire. urgences. disponibilité des automates …)

F9.11 F9.1.1.1.3. EtiquettesF9.12 F9.1.1.1.3.1. Indication du site d'origineF9.13 F9.1.1.1.3.2. Indication du site exécutantF9.14 F9.1.1.1.3.3. Indication de l'automate de destinationF9.15 F9.1.1.1.3.4. Numération univoque

F9.16 F9.1.1.2. Envoi des demandesF9.17 F9.1.1.2.1. Avec toute la démographieF9.18 F9.1.1.2.2. Avec une partie de la démographie (à préciser)F9.19 F9.1.1.2.3. Avec les résultats antérieurs

F9.20 F9.1.1.3. traçabilité des échantillonsF9.21 F9.1.1.3.1. Possibilité de tracer les différentes étapes F9.22 F9.1.1.3.1.1. EnregistrementF9.23 F9.1.1.3.1.2. TransportF9.24 F9.1.1.3.1.3. TechniqueF9.25 F9.1.1.3.1.4. Envoi des résultats

F9.26 F9.1.1.4. Validation biologique du dossier complet

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F9.27 F9.1.1.4.1. Indications des règles de validation technique du site exécutantF9.28 F9.1.1.4.2. Accès au contrôle de qualité du site exécutant F9.29 F9.1.1.4.2.1. Dans sa globalitéF9.30 F9.1.1.4.2.2. Indications sur les contrôles correspondant à chaque analyse

F9.31 F9.1.1.5. Expression des résultatsF9.32 F9.1.1.5.1. Indication du site qui a réalisé l'analyseF9.33 F9.1.1.5.2. Indication des antériorités

F9.34F9.1.1.5.2.1. Uniquement pour les analyses réalisées au même endroit (base patients à usage interne)

F9.35F9.1.1.5.2.2. Toutes les antériorités qui sont issues d'un des labos exécutant (base patients commune)

F9.36 F9.1.1.6. Statistiques des analyses envoyéesF9.37 F9.1.1.6.1. Distinctes par lieu d'exécutionF9.38 F9.1.1.6.1.1. analyses envoyées automatiquementF9.39 F9.1.1.6.1.2. analyses envoyées à la demande de l'opérateur

F9.40 F9.1.1.7. Journal légalF9.41 F9.1.1.7.1. Analyses réalisées sur placeF9.42 F9.1.1.7.2. Analyses envoyées dans d'autres sitesF9.43 F9.1.1.7.3. Analyses envoyées à un laboratoire spécialisé

F9.44 F9.1.1.8. Conservation des échantillonsF9.45 F9.1.1.8.1. Gestion d'une Gard centraliséeF9.46 F9.1.1.8.1.1. Indication sur l'étiquette de départ

F9.47 F9.1.1.9. Règles de partageF9.48 F9.1.1.9.1. Consultation des demandes et des résultats depuis tous les sites intéressésF9.49 F9.1.1.9.2. Antériorités accessibles depuis tous les sitesF9.50 F9.1.1.9.3. Dictionnaire d'analyses

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F9.51 F9.1.1.9.3.1. Commun à tous les sitesF9.52 F9.1.1.9.3.2. Tables de transcodages opérationnellesF9.53 F9.1.1.9.4. Mise en place de procédures dégradéesF9.54 F9.1.1.9.4.1. En cas de problème de transmissionF9.55 F9.1.1.9.4.2. En cas de problème technique (automate non disponible)F9.56 F9.1.1.9.5. Editions pour les médecins regroupées au site d'accueilF9.57 F9.1.1.9.6. Regroupement de la télétransmission des éléments de facturationF9.58 F9.1.1.9.7. Cryptage des échanges d'informationF9.59 F9.1.1.9.8. Outils de contrôle de communication

F9.60 F9.1.2. Site exécutantF9.61 F9.1.2.1. traçabilité des prélèvementsF9.62 F9.1.2.2. Validation biologique partielleF9.63 F9.1.2.3. Envoi des résultats vers le site demandeurF9.64 F9.1.2.3.1. Avec indicateurs de validation techniqueF9.65 F9.1.2.3.1.1. Contrôles de qualitéF9.66 F9.1.2.3.1.2. Alarmes des automatesF9.67 F9.1.2.3.1.3. Notion de repassageF9.68 F9.1.2.3.1.4. Notion de dilutionF9.69 F9.1.2.3.2. Avec indicateurs de validation biologique partielleF9.70 F9.1.2.3.3. Avec indicateurs clinico-biologiques

F9.71 F9.1.2.4. StatistiquesF9.72 F9.1.2.4.1. Examens réalisés pour chaque site demandeur

F9.73 F9.1.2.5. Retour des échantillons si la traçabilité est centralisée

F9.74 F9.2 Sites de production délocalisésF9.75 F9.2.1 Gestion et création des dossiers patientsF9.76 F9.2.1.1 Mode de création des dossiers patientsF9.77 F9.2.1.1.1 Création des dossiers par le laboratoire

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F9.78 F9.2.1.1.2 Création des dossiers sur sessions délocalisées du SILF9.79 F9.2.1.1.3 Création des dossiers patients par l’automate délocalisé XF9.80 F9.2.1.1.4 Validation de la création

F9.81F9.2.1.1.4.1 Automatique et assistée par respect de critères démographiques (délai d’enregistrement d’admission…) X

F9.82 F9.2.1.1.4.2 Obligatoire par le laboratoireF9.83 F9.2.1.2 Critères de définition des patients XF9.84 F9.2.1.2.1 Numéro permanent. d’hospitalisation…F9.85 F9.2.1.2.2 Nom. prénom… (ou session alpha numérique)F9.86 F9.2.1.3 Intégration des données cliniques et/ou thérapeutiques XF9.87 F9.2.1.4 Intégration de l’identité de l’opérateur X

F9.88 F9.2.2 traçabilité du prélèvement XF9.89 F9.2.2.1 Étiquettes spécifiques XF9.90 F9.2.2.2 Journal légal chronologique XF9.91 F9.2.2.3 Partage des fichiers : demande du patient XF9.92 F9.2.2.4 Facturation éclatée XF9.93 F9.2.2.5 Statistiques par site X

F9.94 F9.2.3 Intégration des variables analytiques des patientsF9.95 F9.2.3.1 Identité de l’opérateur XF9.96 F9.2.3.2 Date et heure de réalisation XF9.97 F9.2.3.3 Identité et localisation de l’automate XF9.98 F9.2.3.4 Validation technique XF9.99 F9.2.3.4.1 Bornes. delta checks. renseignements cliniques et/ou thérapeutiquesF9.100 F9.2.3.4.2 Alarmes analytiques

F9.101 F9.2.4 Gestion analytique de l’automate délocalisé XF9.102 F9.2.4.1 Intégration des messages d’erreur ou alarmes analytiques XF9.103 F9.2.4.2 Intégration des données de calibrages (pentes. alarmes…) XF9.104 F9.2.4.3 Intégration des contrôles de qualité X

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F9.105 F9.2.4.4 Intégration des maintenances XF9.106 F9.2.4.5 Intégration des lots réactifs et consommables X

F9.107 F9.3 Enregistrement du patientF9.108 F9.3.1 Numéro de dossier éclaté pour multisiteF9.109 F9.3.2 Site d'enregistrement pour multisite

F9.110 F9.4 Impression des résultatsF9.111 F9.4.1 Entête du laboratoire qui rédige le compte-rendu X

F9.112F9.4.2 Pour chaque analyse transmise dans un autre laboratoire, système d'index permettant de retrouver en bas de page les coordonnées du laboratoire exécutant

Fascicule annexe 10 : Gestion des rendez-vous et pré accueilF10.1 F10.1 Gestion du pré accueil X

F10.2F10.1.1 Affectation d'un numéro de dossier provisoire (étiquettes pré numérotées pour prélèvement, fiches de prélèvement)

F10.3 F10.1.2 Saisie identité (idem dossier)F10.4 F10.1.3 Nature du prélèvementF10.5 F10.1.4 Localisation anatomique du prélèvementF10.6 F10.1.5 DatesF10.7 F10.1.5.1 Du jour de la constitution du dossierF10.8 F10.1.5.2 Du rendez-vous

F10.9 F10.2 Gestion des rendez-vous XF10.10 F10.2.1 Prise de rendez-vous pour le laboratoireF10.11 F10.2.1.1 Gestion par salle de prélèvementF10.12 F10.2.1.2 Gestion par unité de temps (proposition modifiable)F10.13 F10.2.1.3 Paramétrage des unités de temps (ex : 1 RV / 10 min) par type de prélèvementF10.14 F10.2.1.4 Gestion du calendrier (jour de fermeture, congés des préleveurs, …)F10.15 F10.2.1.5 Gestion des urgences

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F10.16 F10.2.2 Prise de rendez-vous pour le domicileF10.17 F10.2.2.1 Gestion par préleveur ou groupe de préleveurs (cabinet)F10.18 F10.2.2.2 Renseignements facultatifsF10.19 F10.2.2.2.1 Permanents (rens. Cliniques)F10.20 F10.2.2.2.1.1 Récupérables dans le dossier patientF10.21 F10.2.2.2.2 PonctuelsF10.22 F10.2.2.2.2.1 Tranche horaire d'interventionF10.23 F10.2.2.2.2.2 Code interphone, étage …F10.24 F10.2.2.3 Edition de fiche de renseignements pour le préleveurF10.25 F10.2.2.4 Transmission à distance de cette fiche F10.26 F10.2.2.4.1 Par préleveurF10.27 F10.2.2.4.2 Pour plusieurs préleveurs (cabinet)F10.28 F10.2.2.4.3 Modalités de transmission (mail, fax, autres à préciser)

F10.29 F10.2.3 Edition d'une fiche pour le patientF10.30 F10.2.3.1 Date, heure et lieu de RVF10.31 F10.2.3.2 Protocole à suivre en fonction des analyses demandées

F10.32 F10.2.4 Annulation des rendez-vousF10.33 F10.2.4.1 Indication du motifF10.34 F10.2.4.2 Possibilité de report de dateF10.35 F10.2.4.3 Annulation du dossier provisoire

F10.36 F10.3 Chaînage de la gestion des rendez-vous avec le pré accueil XF10.37 F10.3.1 Possibilité de confirmer et valider le numéro de dossier

Fascicule annexe 11 : Dictionnaires et catalogues

F11.1 F11.1. Etat des dictionnaires à l'installationF11.2 F11.1.1. Vide à paramètrer par le biologiste X

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descriptif

F11.3 F11.1.2. Paramètrage de base à compléterF11.4 F11.1.3. Rapatriement depuis un autre système XF11.5 F11.2. Cas particulier du catalogue des analysesF11.6 F11.2.1. Proposition d'un thésaurus respectant les normes en vigueur XF11.7 F11.2.2. Possibilité de modifier et d'enrichir ce thésaurus selon les besoins du laboratoire XF11.8 F11.2.3. Possibilité de disposer d'un historique des modifications de ce catalogue XF11.9 F11.2.4. Existence d'outils de transcodage

Fascicule annexe 12 : Gestion des protocoles cliniques X

Fascicule annexe 13 : Signature électronique

F13.1 F13.1 Identification du signataire XF13.2 F13.1.1 Par login (code et mot de passe) XF13.3 F13.1.2 Par carte professionnelle (CPS) XF13.4 F13.1.3 Autre

F13.5 F13.2 Mode de signatureF13.6 F13.2.1 Spécifique XF13.7 F13.2.2 Utilisation des API de la CPS

F13.8 F13.3 Fonctions assuréesF13.9 F13.3.1 Identification du signataire XF13.10 F13.3.2 Authentification du document (signature fonction du document signé)F13.11 F13.3.3 Non répudiation de la preuve (signature et document indissociables)F13.12 F13.3.4 Signataires multiples XF13.13 F13.3.5 Détection des faux XF13.14 F13.3.6 Cryptage du document signé X

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F13.15 F13.4 traçabilitéF13.16 F13.4.1 Identification du document signéF13.17 F13.4.2 Identification du signataire XF13.18 F13.4.3 Date et heure de signature XF13.19 F13.4.4 Conservation de la trace pendant la durée légale de conservation du document XF13.20 F13.4.5 Trace liée au dossier patient X

F13.21 F13.5 ArchivageF13.22 F13.5.1 Archivage des traces XF13.23 F13.5.2 Archivage des documents signés (originaux)

Fascicule annexe 14 : Assurance qualité non intégré au SILF14.1 F14.1 Procédures et modes opératoiresF14.2 F14.1.1 Existence d’un module de gestion des procéduresF14.3 F14.1.1.1 Existence d’un modèle de procédureF14.4 F14.1.1.2 Procédures hiérarchiséesF14.5 F14.1.1.3 Gestion des versionsF14.6 F14.1.1.4 IdentificationsF14.7 F14.1.1.4.1 Du rédacteurF14.8 F14.1.1.4.2 Du responsable qualitéF14.9 F14.1.1.4.3 Du biologisteF14.10 F14.1.1.5 Validation des procéduresF14.11 F14.1.1.5.1 Par défaut à la création ou modificationF14.12 F14.1.1.5.2 Par le responsable qualitéF14.13 F14.1.1.5.3 Par le biologisteF14.14 F14.1.1.6 Mise à disposition des procéduresF14.15 F14.1.1.6.1 A l’ensemble du personnelF14.16 F14.1.1.6.2 Au personnel concernéF14.17 F14.1.1.7 Validation de la consultation des procéduresF14.18 F14.1.1.7.1 Par défaut à la consultation

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F14.19 F14.1.1.7.2 Volontaire

F14.20 F14.2 Procédures qualité F14.21 F14.2.1 Surveillance de la température des chambres de stockage F14.22 F14.2.2 Suivi des dates de péremption

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Document élaboré à partir du CCN de la S.F.I.L. Souhaité

Facultatif

Pas intéressé Ajout d'un commentaire ou d'un

descriptif

Chapitre 1 : Accueil

1.1 1.1 Identification de la personne qui effectue la saisie *1.2 1.2 Enregistrement automatique de la date et l'heure de saisie *

1.3 Nouveau patient : acquisition de l'identité 1.3.1.Eléments de saisie

1.3 1.3.1.1 Numéro d'identification : n° hospitalisation (N° séjour et/ou N° patient) ou n° client *1.4 1.3.1.1.1 Possibilité d'affecter ce numéro après l'acquisition de la demande *1.5 1.3.1.2 Numéro de dossier *1.6 1.3.1.2.1 Attribué par le système *1.7 1.3.1.2.2 Attribué par le laboratoire *1.8 1.3.1.2.2.1 Refus des doublons *1.9 1.3.1.2.3 Structure paramétrable (date du jour ou N° semaine + x caractères) *1.10 1.3.1.2.4 Incrémentation automatique *

demandes

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Facultatif


descriptif

demandes

1.11 1.3.1.2.4.1 Sans remise à zéro périodique

* *

1.12 1.3.1.2.4.1.1 Incrémentation indéfinie

1.13 1.3.1.2.4.1.2 Incrémentation dans une tranche de numéros prédéfinie

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Facultatif


descriptif

demandes

1.14 1.3.1.2.4.2 Avec remise à zéro quotidienne *1.15 1.3.1.3 Nom *1.16 1.3.1.4 Nom de jeune fille * prioritaire ??1.17 1.3.1.5 Prénom *1.18 1.3.1.6 Civilité (M., Mme, Mlle) *1.19 1.3.1.7 Sexe *1.20 1.3.1.8 Date de naissance *1.21 1.3.1.8.1 Calcul automatique de l'âge *1.22 1.3.1.8.2 En jours ou mois pour les nouveau-nés *1.23 1.3.1.8.3 Gestion des centenaires *1.24 1.3.1.9 Adresse complète *1.25 1.3.1.9.1 Gestion d'une deuxième adresse opérationnelle *1.26 1.3.1.9.1.1 Choix de l'adresse fonctionnelle *1.27 1.3.1.10 Téléphones *1.28 1.3.1.11 Télécopie *1.29 1.3.1.12 Email *

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descriptif

demandes

1.30 1.3.2 Gestion de l’anonymat (sous X, identité inconnue, ...) *1.31 1.3.3 Gestion de l'homonymie *1.32 1.3.3.1 Proposition d'une liste de noms *1.33 1.3.3.2 Possibilité de chaîner plusieurs dossiers existants pour un même patient *1.34 1.3.3.3 Possibilité d'annuler un chaînage avec traçabilité des actions *

1.351.3.3.4 Possibilité d'extraire un dossier mal attribué et de le fusionner avec ses vrais antécédents *

1.36 1.3.3.5 Possibilité de chaîner un dossier de consultation et un dossier d'hospitalisation *

1.4 Cas d'un patient connu ou d'une saisie automatique

1.37 1.4.1 Saisie par le numéro permanent et/ou par lecture d'une carte d'identification code barre *

1.38 1.4.2 Validation d'un dossier de pré accueil avec attribution du numéro de dossier définitif *1.39 1.4.3 Récupération des informations via prescription connectée *

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descriptif

demandes

1.40 1.4.4 Récupération des informations sur une carte personnelle *1.41 1.4.5 Recherche par phonèmes *1.42 1.4.6 Proposition d'une liste de noms *1.43 1.4.7 Visualisation de l'identité complète du patient avec possibilité de modification *

1.441.4.8 Choix de l'origine de l'information : serveur d'identité ou correction au niveau du laboratoire *

1.45 1.4.9 Possibilité de modification des données d'un patient déjà connu *

1.46 1.5 Création de dossiers particuliers *1.47 1.5.1 Dossier non lié à un patient (contrôle de qualité, essais, protocoles …) *1.48 1.5.2 Analyses de gardes : possibilité de saisie du dossier le lendemain *1.49 1.5.3 Analyses urgentes : possibilité des saisie du dossier en cours de production *

1.50 1.6 Enregistrement du prescripteur *1.51 1.6.1 Prescripteur inconnu : création sans quitter la transaction *1.52 1.6.1.1 Nom |1.53 1.6.1.2 Prénom |

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descriptif

demandes

1.54 1.6.1.3 Adresse |1.55 1.6.1.4 Téléphones |1.56 1.6.1.5 Télécopie |1.57 1.6.1.6 Email |1.58 1.6.1.7 Numéro d'identification professionnel |1.59 1.6.1.8 Spécialité |1.60 1.6.2 Prescripteur connu V1.61 1.6.2.1 Saisie d'un code provoque affichage du libellé *1.62 1.6.2.2 Possibilité de choix dans une liste de noms *1.63 1.6.3 Gestion de plusieurs prescripteurs pour un même patient *1.64 1.6.4 Patient hospitalisé *1.65 1.6.4.1 Unité fonctionnelle *1.66 1.6.4.2 Date d'entrée *1.67 1.6.4.3 Possibilité (à posteriori) de récupérer la date de sortie de façon automatique *

1.68 1.7 Enregistrement du préleveur * *

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Facultatif


descriptif

demandes

1.69 1.7.1 Préleveur inconnu : création éventuelle sans quitter la transaction *1.70 1.7.1.1 Nom

1.71 1.7.1.2 Prénom

1.72 1.7.1.3 Adresse

1.73 1.7.1.4 Téléphones

1.74 1.7.1.5 Télécopie

1.75 1.7.1.6 Email

1.76 1.7.1.7 Qualification

1.77 1.7.1.8 Numéro d'identification professionnel

1.78 1.7.2 Préleveur connu

1.79 1.7.2.1 Saisie d'un code provoque affichage du libellé *1.80 1.7.2.2 Possibilité de choix dans une liste de noms *1.81 1.7.3 Possibilité de gestion de plusieurs préleveurs * *

1.82 1.8 Dossier de suivi du patient : constitution ou mise à jour

1.83 1.8.1 Renseignements administratifs *

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Facultatif


descriptif

demandes

1.84 1.8.1.1 Incidents de paiement, encaissement de chèque différé

1.85 1.8.1.2 Problèmes rencontrés

1.86 1.8.2 Renseignements médicaux *1.87 1.8.2.1 Traitements *1.88 1.8.2.2 Pathologie *1.89 1.8.2.3 Interventions *

1.90 1.9 Dossier du jour : constitution

1.91 1.9.1 Renseignements administratifs *1.92 1.9.1.1 Incidents de paiement

1.93 1.9.1.2 Problèmes rencontrés

1.94 1.9.2 Renseignements médicaux *1.95 1.9.2.1 Traitements *1.96 1.9.2.2 Pathologie *1.97 1.9.2.3 Interventions *1.98 1.9.2.4 Conditions particulières de prélèvement *

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descriptif

demandes

1.99 1.9.2.5 Conditions de transport *1.100 1.9.2.6 Caractéristiques des prélèvements à leur réception *1.101 1.9.3 Critères particuliers (urgent, à téléphoner,…) *

1.102 1.10 Informations de facturation (liste non exhaustive, il est nécessaire de suivre la législation)

1.103 1.10.1 Informations sur l'assuré *1.104 1.10.1.1 Numéro de sécurité sociale *1.105 1.10.1.2 Nom *1.106 1.10.1.3 Prénom *1.107 1.10.1.4 Nom de jeune fille *

1.108 1.10.2 Informations sur le patient

1.109 1.10.2.1 Rang de l'ayant droit *

1.110 1.10.3 Dossier tiers payant

1.111 1.10.3.1 Régime obligatoire

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Facultatif


descriptif

demandes

1.112 1.10.3.1.1 Code centre tiers payeur

1.113 1.10.3.1.2 Centre de paiement

1.114 1.10.3.1.3 Taux de remboursement pour le régime obligatoire

1.115 1.10.3.1.4 Date de fins de droits

1.116 1.10.3.1.5 Nature de l'assurance (maladie, maternité, accident du travail)

1.117 1.10.3.1.6 Code d'exonération (0 à 9)

1.118 1.10.3.1.7 Détails particuliers

1.119 1.10.3.1.7.1 Maternité

1.120 1.10.3.1.7.1.1 Nature : grossesse, accouchement, adoption

1.121 1.10.3.1.7.1.2 Date d'accouchement

1.122 1.10.3.1.7.1.3 Date du troisième mois

1.123 1.10.3.1.7.2 Accident du travail

1.124 1.10.3.1.7.2.1 Date de l'accident

1.125 1.10.3.2 Régime complémentaire

1.126 1.10.3.2.1 Code mutuelle

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Facultatif


descriptif

demandes

1.127 1.10.3.2.2 Taux de remboursement pour le régime complémentaire

1.128 1.10.3.2.3 Date de fin de droits

1.129 1.10.3.2.4 Numéro d'adhérent

1.130 1.10.3.3 Détail du centre tiers payeur (SS ou mutuelle)

1.131 1.10.3.3.1 Code

1.132 1.10.3.3.2 Libellé du centre

1.133 1.10.3.3.3 Adresse

1.134 1.10.3.3.4 Code postal

1.135 1.10.3.3.5 Ville

1.136 1.10.3.3.6 Téléphone

1.137 1.10.3.3.7 Télécopie

1.138 1.10.3.3.8 Spécialité

1.139 1.10.3.3.9 Code grand régime

1.140 1.10.3.3.10 Taux de remboursement

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Facultatif


descriptif

demandes

1.141 1.10.4 Renseignements nécessaires à la télétransmission

1.142 1.10.4.1 Numéro de l'organisme payeur

1.143 1.10.4.2 Numéro du destinataire

1.144 1.10.4.3 Gestion du retour des paiements

1.145 1.10.5 Eléments de facturation supplémentaire

1.146 1.10.5.1 Déplacement

1.147 1.10.5.2 Supplément pour acte de nuit, urgence, …

1.148 1.10.5.3 Dépassement exceptionnel (DE)

1.149 1.10.5.4 Frais divers

1.150 1.11 Enregistrement des demandes *1.151 1.11.1 Prélèvement *1.152 1.11.1.1 Date du prélèvement *1.153 1.11.1.2 Lieu de prélèvement (labo, domicile, …) *1.154 1.11.1.3 Nature du prélèvement *

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demandes

1.155 1.11.1.4 Localisation du prélèvement *1.156 1.11.2 Enregistrement des échantillons *1.157 1.11.2.1 Nombre de tubes ou flacons *1.158 1.11.2.2 Commentaires *1.159 1.11.2.3 Anticoagulant *

1.160 1.11.3 Enregistrement des analyses *1.161 1.11.3.1 Par code analyse *1.162 1.11.3.1.1 Affichage en clair du libellé de l'analyse après saisie du code *1.163 1.11.3.1.2. Possibilité de saisir des analyses n'attendant pas de résultat *1.164 1.11.3.2 Par bilans préétablis ou groupements *

1.165

1.11.3.2.1 Groupement et ordonnancement d'analyses pour certains traitements (ex :éditions des facteurs de la coagulation). Les analyses seront reprises dans un ordre préétabli y compris dans le cas d'analyses ajoutées à posteriori *

1.166 1.11.3.2.2 Non duplication d'une analyse appartenant à plusieurs bilans *1.167 1.11.3.2.3 Prise en compte des explorations fonctionnelles *1.168 1.11.3.3 Par prescription connectée *

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demandes

1.169 1.11.3.4 Saisie automatique (feuilles marquées, crayon optique, …) *1.170 1.11.3.5 Destination du tube

1.171 1.11.3.5.1 Enregistrement automatique en fonction des analyses *1.172 1.11.3.5.2 enregistrement manuel *

(urgences effectuées sur place ou

enregistrement effectué après l'acheminement des tubes au laboratoire exécutant)

1.173 1.11.3.6 Saisie d'analyses pour un envoi vers l'extérieur *1.174 1.11.3.6.1 Création de fiches analyses *1.175 1.11.3.6.2 Génération de listes de transmission *1.176 1.11.3.7 Indication de la notion d'urgence par analyse *1.177 1.11.3.7.1 Qui en a fait la demande *1.178 1.11.3.7.2 Quand *1.179 1.11.3.8 Affichage d' informations sur les analyses réservées

1.180 1.11.3.8.1 Qui peut prélever *1.181 1.11.3.8.2 Qui a prélevé *1.182 1.11.3.8.3 Qui peut techniquer *

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descriptif

demandes

1.183 1.11.3.9 Génération automatique d'examens complémentaires *1.184 1.11.3.10 Gestion des redondances

1.185 1.11.3.10.1 Sur un même prélèvement *1.186 1.11.3.10.2 Pour un même patient dans une période donnée (paramétrable) *1.187 1.11.3.10.3 Selon le prescripteur *1.188 1.11.3.11 Gestion des incohérences *1.189 1.11.3.11.1 Recherche + dosage *1.190 1.11.3.11.2 Analyse / type prélèvement *1.191 1.11.3.11.3 Analyse / sexe *

1.1921.11.4 Saisie de renseignements pouvant être utilisés dans des calculs (diurèse, date dernières règles,…) *

1.193 1.11.5 Saisie de renseignements non réutilisables en édition ou calcul (ethnie, voyage …) *1.194 1.11.6 Saisie de taux de prise en charge modulaire par analyse *1.195 1.11.6.1 Acte gratuit *1.196 1.11.6.2 Acte cotable mais non facturable *1.197 1.11.6.3 Acte non cotable *

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descriptif

demandes

1.198 1.11.6.4 Taux de prise en charge différent par analyse dans un même dossier *

1.199 1.11.6.5 Acte demandé par le patient (ne figure pas sur la facturation SS, ni remboursé ni HN) *1.200 1.11.6.6 Acte avec TVA (actes vétérinaires …) *

1.201 1.11.7 Gestion des rejets pour non conformité *1.2O2 1.11.7.1 Cause du rejet (prélèvement, date, type de tube,…) *1.203 1.11.7.2 Décision prise *1.204 1.11.7.3 Qui a pris la décision *1.205 1.11.7.4 Édition de la fiche de non-conformité *

1.206 1.11.8 Possibilité d'enregistrer un paiement à la clôture de la création du dossier *

1.207 1.11.9 Possibilité d'annuler la saisie d'un dossier en cours ou en fin de transaction *

1.2081.12 Épuration des dossiers issus d'un pré accueil dont les prélèvements ne sont pas parvenus au laboratoire *

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descriptif

demandes

1.2091.13 Gestion des dossiers issus de la prescription connectée et dont les prélèvements n'ont pas été honorés *

1.14 Édition

1.210 1.14.1 Journal légal *1.211 1.14.2 Demandes urgentes *1.212 1.14.3 Demandes non conformes, rejetées *1.213 1.14.4 Demandes à compléter *1.214 1.14.5 Demandes à envoyer à l'extérieur *1.215 1.14.6 Demandes à téléphoner *1.216 1.14.7 Demandes à faxer *1.217 1.14.8 Demandes à mailer (voir législation et développement du cryptage) *

1.218 1.15. Possibilité de modifier l'identité du patient *1.219 1.15.1. Accès par numéro de dossier *1.220 1.15.2. Accès par numéro d'hospitalisation *

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descriptif

demandes

1.221 1.15.3. Accès par le nom *

1.222 1.15.4. Accès par un autre critère choisi par le laboratoire

*

1.223 1.16. Possibilité de modifier une demande *1.224 1.16.1. Accès aux demandes par module multicritère via :

1.225 1.16.1.1. Numéro de dossier *1.226 1.16.1.2. Numéro d'hospitalisation *1.227 1.16.1.3. Nom *1.228 1.16.1.4. Numéro de travail *

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demandes

1.229 1.16.1.5. Service demandeur *1.230 1.16.1.6. Autre critère choisi par le laboratoire *

1.16.2. Opérations possibles

1.231 1.16.2.1. Modification d'une rubrique *1.232 1.16.2.2. Suppression d'une rubrique *1.233 1.16.2.3. Ajout d'une information *

1.234 1.17. Annulation ou suppression d'une demande *1.235 1.17.1. Confirmation de la suppression des analyses déjà enregistrées *1.236 1.17.2. Si la suppression intervient après la validation technique, passage à l'état "annulé" *

Chapitre 2 : Gestion pré analytique

2.1 2.1 Édition d'étiquettes *2.2 2.1.1 Étiquettes portant le numéro permanent du patient *2.3 2.1.2 Pour le dossier *2.4 2.1.3 Étiquettes mères pour les tubes primaires *

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demandes

Mentions obligatoires pour ce type d'étiquettes2.1.3.1 Nom2.1.3.2 Prénom2.1.3.3 Sexe 2.1.3.4 Date de naissance2.1.3.5 Nature du prélèvement2.1.3.6 Nom du préleveur2.1.3.7 Date de prélèvement

2.5 2.1.4 Étiquettes filles pour le fractionnement *2.6 2.1.5 Étiquettes pour la conservation dans les banques d'échantillons biologiques *

2.72.1.6 Étiquettes à apposer sur les paquets des examens partant à l'extérieur (nom et adresse du correspondant) *

2.2 Contenu des étiquettes

Ces items sont donnés à titre indicatif, le biologiste devra présenter un tableau

où il indiquera pour chaque type d'étiquette désiré, les éléments et la taille souhaités

2.8 2.2.1 Numéro de dossier *Version 1.01 du 29/11/02




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demandes

2.9 2.2.1.1 Imprimé verticalement pour lecture sur les portoirs *2.10 2.2.2 Nom *2.11 2.2.3 Prénom *2.12 2.2.4 Sexe *2.13 2.2.5 Nom de jeune fille *2.14 2.2.6 Date de naissance *2.15 2.2.7 Demandeur *2.16 2.2.8 Nature du prélèvement *2.17 2.2.9 Nom du préleveur *2.18 2.2.10 Localisation du prélèvement *2.19 2.2.11 Lieu d’exécution des analyses *2.20 2.2.12 Codes et libellés des analyses à effectuer *2.21 2.2.13 Date de prélèvement * *2.22 2.2.14 Heure de prélèvement * *2.23 2.2.15 Code et libellé du laboratoire émetteur *2.24 2.2.16 Code et libellé du laboratoire exécutant *

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demandes

2.25 2.2.17 Code de l'automate (tri automatique) *2.26 2.2.18 Notion d’urgence *2.27 2.2.18.1 Par dossier *

2.2.18.2 Par analyse *2.28 2.2.18 Heure pour les tests en cycle *

2.29 2.3 Possibilité de rééditer des étiquettes *

2.30 2.4 Possibilité d'éditer plusieurs étiquettes identiques pour une même analyse (nombre paramétrable) *

2.31 2.5 Possibilité d'éditer plusieurs étiquettes différents pour une même analyse *

2.32 2.6 Édition d'étiquettes pour les analyses générées automatiquement *

2.33 2.7 Gestion des codes barre *2.34 2.7.1 Paramétrage du type de code *

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demandes

2.35 2.7.2 Paramétrage de la structure du code (choix des items nécessaires) *

Chapitre 3 : Réalisation des analyses

3.1. DéfinitionPermettre le regroupement des analyses par thème commun

(automate, techniques manuelles, type de prélèvement, pathologie, prescripteur…)

en vue de faciliter la prise en charge des échantillons pour leur traitement.

3.2. Liste de travail3.2.1. Définition la liste de travail est une maquette permettant de visualiser des analyses en demande

sur un ou plusieurs postes de travail ou une partie du poste de travail,

et d'effectuer la saisie des résultats de manière conviviale.

3.2.2. Présentation générale

3.1 3.2.2.1. Possibilité d'avoir plusieurs listes de travail en cours *3.2 3.2.2.2. Paramètrage de le présentation en tableau *

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demandes

3.3 3.2.2.2.1. Nombre de paramètres en colonnes *3.4 3.2.2.2.2. Nombre de lignes *3.5 3.2.2.2.3. Numérotation des lignes *

3.2.2.3. Entête du document

3.6 3.2.2.3.1. Date d'Edition *3.7 3.2.2.3.2. Heure d'édition *3.8 3.2.2.3.3. Numéro de liste de travail *3.9 3.2.2.3.4. Numéro de page *3.10 3.2.2.3.5. Nom du poste (laboratoire, département, secteur) *3.11 3.2.2.3.6. Groupe technique *3.12 3.2.2.3.7. Nom des analyses *3.13 3.2.2.3.8. Libellé et unité des résultats attendus *

3.2.2.4. Renseignements affichables

3.14 3.2.2.4.1. Nom et prénom du patient *

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demandes

3.15 3.2.2.4.2. Nom de jeune fille *3.16 3.2.2.4.3. pseudonyme *3.17 3.2.2.4.4. Sexe du patient (masculin, féminin, inconnu) *3.18 3.2.2.4.5. Type du patient *3.19 3.2.2.4.6. Civilité * *3.20 3.2.2.4.7. Age du patient (années, mois, semaines, jours) *3.21 3.2.2.4.8. Date de Naissance du patient *3.22 3.2.2.4.9. Indicateur d'urgence *3.23 3.2.2.4.10. Numéro hospitalier et/ou numéro d’identification permanent *3.24 3.2.2.4.11. Numéro de demande *3.25 3.2.2.4.12. Numéro du patient *3.26 3.2.2.4.13. Coordonnées du prescripteur (nom, prénom, N°id. professionnelle) *3.27 3.2.2.4.14. Conditions de prélèvement

3.28 3.2.2.4.15. Pointeurs de création de la demande (date et heure , et délai de retard) *3.29 3.2.2.4.16. Date du résultat précédent *3.30 3.2.2.4.17. Résultat précédent *

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demandes

3.31 3.2.2.4.18. Type de prélèvement *3.32 3.2.2.4.19. Renseignements complémentaires ou médicaux *3.33 3.2.2.4.20. Renseignements permanents *

3.2.2.5. Renseignements liés à l’analyse

3.34 3.2.2.5.1. Libellé: *3.35 3.2.2.5.1.1. nom *3.36 3.2.2.5.1.2. code *3.37 3.2.2.5.2. Unités *3.38 3.2.2.5.3. Type de prélèvement *3.39 3.2.2.5.4. Localisation des prélèvements *3.40 3.2.2.5.5. Indicateur d'analyse à techniquer *3.41 3.2.2.5.6. Résultats si saisis *3.42 3.2.2.5.7. Commentaires pré analytiques si saisis *3.43 3.2.2.5.8. Résultat des formules si calculé * *3.44 3.2.2.5.9. Mise en contrôle avec résultat précédent *

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demandes

3.45 3.2.2.5.10. Date et heure de l'analyse *3.46 3.2.2.5.11. Antériorités *3.47 3.2.2.5.11.1. valeur *3.48 3.2.2.5.11.2. date et heure *3.49 3.2.2.5.11.3. nombre d'antériorités *

3.503.2.2.5.12. Analyses informatives (ex: protéines sériques pour électrophorèse) avec résultat si saisi. *

3.51 3.2.2.5.13. Incident de prélèvements *

3.52 3.2.3. Critères de tri

3.53 3.2.3.1. Choix multicritères

3.54 3.2.3.2. Consultation

3.55 3.2.3.2.1. Par liste de travail *3.56 3.2.3.2.2. Par poste de travail *3.57 3.2.3.2.3. Par batteries de postes de travail *3.58 3.2.3.2.4. Tous postes de travail *3.59 3.2.3.2.5. Par prescripteur *

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demandes

3.60 3.2.3.2.6. Par liste de retard *3.61 3.2.3.2.7. Par urgent *3.62 3.2.3.2.8. Par analyses *3.63 3.2.3.2.9. Par groupe d'analyses *

3.2.3.3. Déclenchement

3.64 3.2.3.3.1. A la demande ou à heure définie *3.65 3.2.3.3.2. Une analyse par page *3.66 3.2.3.3.3. Plusieurs analyses par page *3.67 3.2.3.3.4. Plusieurs patients par page *3.68 3.2.3.3.5. Par dossier *3.69 3.2.3.3.6. Seuil d’examen prédéfini, activation automatique *

3.70 3.2.4. Impression obligatoire *3.2.4.1. Choix de l’imprimante

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demandes

3.2.4. Travail en mode semi-automatique (médecine nucléaire par exemple)

créer une liste de paillasse par dosage et liée aux conditions d'analyses (ex:groupement tsh t4l) . Leséchantillons des patients sont listés selon un ordre allant de 1 à N. Cette numérotation correspond à lanumérotation portée sur les tubes réactionnels où se réalise le dosage et elle est liée aux conditions del’analyse. XDoivent apparaitre en début de liste les échantillons testés et non validés dans la série antérieure, remisen test pour dilution ou simple contrôle. XCette liste aura une longueur variable selon le paramètre biologique considéré, fixée par défaut maismodifiable en fonction des besoins. XElle doit spécifier la dernière antériorité pour le dosage considéré pour chaque patient. X- éditer cette liste de paillasse à volonté. X- piloter l’automate de distribution des échantillons X- piloter l’automate de distribution des échantillons X

gérer les dilutions des échantillons, éventuellement multiples, qui ont été décidées à la validationbiologique de la série précédente ou qui seront décidées le jour même au vu de l’antériorité du patient. X

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- faire coïncidercette liste de travail avec la liste de résultats du compteur pour permettre les validationstechniques et biologiques. Parmi les dilutions, le choix du meilleur résultat restera une interventionhumaine. X

3.3. Données de production (tableau de bord)

3.72 3.3.1. Charge de travail

3.73 3.3.1.1. Nombre de listes de travail en cours *3.74 3.3.1.2. Nombre de listes de travail non éditées *3.75 3.3.1.3. Nombre de demandes par liste de travail *3.76 3.3.1.4. Visualisation de la charge du poste

3.77 3.3.1.4.1. Nombre d’analyses par poste de travail *3.78 3.3.1.4.2. Nombre d’analyses non effectuées *3.79 3.3.1.4.3. Nombre de demandes transmises à l’automate *3.80 3.3.1.4.4. Nombre de demandes à valider *3.81 3.3.1.4.5. Nombre de demandes à contrôler *3.82 3.3.1.5. Statut des listes éditées *

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demandes

3.83 3.3.2. Critère de tri

3.84 3.3.2.1. Par analyse *3.85 3.3.2.2. Par groupe d’analyses *3.86 3.3.2.3. Par prescripteur ou service *3.87 3.3.2.4. Par urgences *3.88 3.3.2.5. Par numéros de demande *3.89 3.3.2.6. Par nombre de paramètres demandés *3.90 3.3.2.7. Par patient *3.91 3.3.2.8. Par liste de retard *3.92 3.3.2.9. Par date *3.93 3.3.2.10. Par créneau de date *3.94 3.3.2.11. Par créneau horaire *

3.95 3.3.3. Épuration *3.96 3.3.3.1. Épuration automatique

3.97 3.3.3.1.1. Immédiate

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demandes

3.98 3.3.3.1.2. Après un temps prédéfini

3.99 3.3.3.2 Épuration des listes non éditées

3.100 3.3.3.2.1. Automatique

3.101 3.3.3.2.2 Manuelle

3.102 3.4. Saisie des résultats manuelle:3.4.1 Type de saisie

3.103 3.4.1.1. pour un dossier patient *3.104 3.4.1.2. pour un test *

3.4.2. Format du résultat

3.105 3.4.2.1. Numérique *3.106 3.4.2.2. Texte codé *3.107 3.4.2.3. Texte libre *3.108 3.4.2.4. Borne (<,>) *3.109 3.4.2.5. Dilution *3.110 3.4.2.6. Date *

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descriptif

demandes

3.111 3.4.2.7. Heure/minute *3.112 3.4.2.8. Minute/seconde *3.113 3.4.2.9. Alphanumérique - cadrage possible *3.114 3.4.2.10. Double saisie *3.115 3.4.2.11. Saisie par défaut *3.116 3.4.2.12. Résultat image *3.117 3.4.2.13. Possibilité de modification du format *3.118 3.4.2.14. Possibilité de visualiser les antériorités *3.119 3.4.2.15. Calcul automatique d'une seconde unité *

3.1203.4.2.16. Possibilité de saisir des valeurs de témoins ou d'étalons servant à des calculs ou des contrôles de résultats *

3.121 3.4.3. Visibilité des calculs réalisés *

3.4.4. Sécurité

3.122 3.4.4.1. Confirmation des hors bornes et valeurs critiques *3.123 3.4.4.2. Affichage des valeurs de référence *

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Facultatif


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demandes

3.124 3.4.4.2.1. Plusieurs plages possibles (préciser le nombre) *3.125 3.4.4.3. Affichage des delta-checks (indicateur, couleur, +, -) au choix: indifferent3.126 3.4.4.3.1. Valeur absolue *3.127 3.4.4.3.2. pourcentage *3.128 3.4.4.4. Double saisie *3.129 3.4.4.4.1.Avec message d'erreurs et reprise de la saisie *

3.5. Connexion 3.5.1. Modes de connexion en fonction des types d'analyseursCes items sont donnés à titre indicatif, le biologiste devra présenter un tableau

où il indiquera pour chacun des automates, les renseignements nécessaires

3.130 3.5.1.1. Mono directionnel *3.131 3.5.1.2. Bi directionnel

3.132 3.5.1.3. Mono - bi réseaux

3.133 3.5.1.4. Type de connexion *3.134 3.5.1.4.1. directe *

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Facultatif


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demandes

3.135 3.5.1.4.2. indirecte

3.136 3.5.1.4.3. protocoles de communications (à préciser)

3.137 3.5.2. Possibilité d'avoir plusieurs automates connectables sous un même numéro de poste *3.138 3.5.3. Mise à jour automatique des automates *3.139 3.5.4. Chargement simultané de plusieurs analyseurs pour une même analyse *3.140 3.5.5. Orientation vers un analyseur spécifique *3.141 3.5.6. Intégration de données *3.142 3.5.6.1. Identification de l'analyseur *

3.143 3.5.6.2. Numéro de lot et date de péremption (réactifs, calibrateur et contrôle de qualité) *3.144 3.5.6.3. maintenances *3.145 3.5.6.4. Alarmes analytiques *3.146 3.5.6.5. Contrôle de qualité (préciser le mode de gestion) *3.147 3.5.6.6. Résultats calculés par l'analyseur *3.148 3.5.6.7. Courbes de calibration *3.149 3.5.7. Possibilité de rediriger une analyse *

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Facultatif


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demandes

3.150 3.5.8. Possibilité de saisie manuelle de résultats *3.151 3.5.9. Possibilité d’insertion d’analyses complémentaires, automatique ou manuelle *3.152 3.5.10. Stockage d'un résultat remplacé *

un résultat existant dans un dossier ne pourra être effacé par l’envoi d’un résultat transmis par connexion

il sera stocké pour que le technicien puisse prendre lui-même la décision

3.153 3.5.11. Chargement de l’automate

3.154 3.5.11.1. Flux continu ou charge de travail *3.155 3.5.11.2. Paquets

3.156 3.5.11.3. Mode interrogatif (Requêtes)

3.157 3.5.12. Analyse à émettre vers un autre poste

3.158 3.5.13. En cas d'arrêt de la connexion, possibilité de récupérer les résultats issus de l'automate *3.159 3.5.14. Existence d'une procédure dégradée en cas d'arrêt du SGL *

3.1603.5.15. Acquisition automatique des résultats en cas de régularisation de saisie de dossier après production

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Facultatif


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demandes

3.6. Autres connexions

3.162 3.6.1. Lecteur optique de document ou scanner *3.163 3.6.1.1. Gestion des incohérences

3.164 3.6.2. Pupitre frottis *3.165 3.6.3. Micro ordinateur *3.166 3.6.4. Saisie vocale *3.167 3.6.5. Système d'expertise de résultats *

3.168 3.7. Intégration des résultats et d’images en connexion

3.169 3.7.1. Numérique (tous formats) *3.170 3.7.2. Texte codé *3.171 3.7.3. Alphanumérique (nombre de caractères - cadrage possible) *3.172 3.7.4. Borne *3.173 3.7.5. Dilution *3.174 3.7.6. Date *3.175 3.7.7. Heure/minute *

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demandes

3.176 3.7.8. Minute/seconde *3.177 3.7.9. Image *3.178 3.7.10. Graphe (Levey-Jennings, tracés électrophorétiques….) *3.179 3.7.11. Calcul automatique d’une seconde unité *

3.180 3.8. Validation technique des résultats *3.181 3.8.1. Sécurité d’accès *3.182 3.8.1.1. Par mot de passe *3.183 3.8.1.2. Par carte CPS *3.184 3.8.2. Présentation des renseignements liés au patient ou à la demande *3.185 3.8.2.1. Nom et prénom du patient *3.186 3.8.2.2. Nom de jeune fille *3.187 3.8.2.3. Pseudonyme *3.188 3.8.2.4. Sexe du patient (masculin, féminin, autre, inconnu) *3.189 3.8.2.5. Age du patient (années, mois, semaines, jours, heures) *3.190 3.8.2.6. Civilité *

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demandes

3.191 3.8.2.7. Date de Naissance du patient *3.192 3.8.2.8. Heure d’envoi du résultat *3.193 3.8.2.9. Indicateur d'urgence *3.194 3.8.2.10. Numéro hospitalier et/ou numéro permanent *3.195 3.8.2.11. Numéro du patient *3.196 3.8.2.12. Numéro d'accès de la demande d'analyses *3.197 3.8.2.13. Prescripteur *3.198 3.8.2.14. Adresse et téléphone du prescripteur *3.199 3.8.2.15. Conditions de prélèvement *3.200 3.8.2.16. Date du résultat précédent *3.201 3.8.2.17. Résultat précédent *3.202 3.8.2.18. Type de prélèvement *3.203 3.8.2.19. Renseignements permanents *3.204 3.8.2.20. Renseignements complémentaires actuels *3.205 3.8.2.21. Heure de réalisation de l’analyse *3.206 3.8.2.22. Nom de l’analyse *

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demandes

3.207 3.8.2.22.1 nom court

3.208 3.8.2.22.2 nom complet

3.209 3.8.3. Limites de normalité *

3.210 3.8.3.1. Affichage *3.211 3.8.3.2. Confirmation des hors bornes et valeurs aberrantes *3.212 3.8.4. Présentation des résultats antérieurs *3.213 3.8.4.1. Visualisation du ou des résultats antérieurs

3.214 3.8.4.1.1. Par analyse par date *3.215 3.8.4.1.2. Par dossier, en colonne par date (préciser le sens) * a gauche3.216 3.8.4.1.3. graphe *3.217 3.8.5. Paramétrage de delta check

3.218 3.8.5.1. en valeur absolue *3.219 3.8.5.2. en pourcentage *3.220 3.8.5.3. signée selon le sens de la variation

3.221 3.8.5.4. Représenté par un code numérique

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demandes

3.222 3.8.5.5. Représenté par un code couleur *3.223 3.8.5.6. Fonction du prescripteur *

3.224 3.8.6. Possibilité de gérer ou d’annuler des analyses, avant ou après validation technique *3.8.6.1.Types de gestion possibles

3.225 3.8.6.1.1. Automatiquement

3.226 3.8.6.1.2.à l'initiative du biologiste *3.227 3.8.6.1.3.à l'initiative du technicien *

3.228 3.8.6.2. Possibilité impérative pour les antibiogrammes, sérotypie, lysotypie, biotype * *3.229 3.8.6.3. Possibilité manuelle ou automatique d’ajout de commentaires *3.230 3.8.6.3.1. Sous forme libre *3.231 3.8.6.3.2. En texte codé *3.232 3.8.6.4. Possibilité de modifier pour tout résultat le commentaire associé *3.233 3.8.7. Gestion des repassages et des dilutions *3.234 3.8.7.1. Possibilité de repasse d'un échantillon sur un même automate *3.235 3.8.7.2. Possibilité de connaître la liste des repasses en cours *

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demandes

3.236 3.8.7.3. Indicateur de dilution et repassage *

3.237 3.8.7.4. Possibilité de visualiser sur un même écran la repasse et le résultat précédent *

3.2383.8.7.5. Possibilité de repasse sur un autre analyseur avec mise à jour automatique éventuelle *

3.239 3.8.8. Gestion des alarmes (en connexion)

3.240 3.8.8.1. L'alarme a un impact dans la réalisation de l'analyse ( repasse, dilution) *3.241 3.8.8.2. Alarmes apparaissent sous forme de codes ou de textes *3.242 3.8.8.3. Traçabilité des alarmes *3.243 3.8.8.4 Existence d'un dictionnaire des erreurs *3.244 3.8.9. Possibilité de visualiser le contrôle de qualité *3.245 3.8.9.1. Validation automatique *3.246 3.8.9.2. Validation manuelle *3.247 3.8.9.3. Bloquant si résultats anormaux *3.248 3.8.10. Validation biotechnique

3.249 3.8.10.1. Possibilité de mettre un résultat en validation biologique *3.250 3.8.10.2. Possibilité d’indicateurs de valeurs normales *

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demandes

3.251 3.8.10.3. Possibilité d’indicateurs de valeurs normales multiples *3.252 3.8.10.4. Validation automatique par exception *3.253 3.8.10.5. Validation de tous les patients *

3.254 3.9. Validation biologique des résultats *3.255 3.9.1. Sécurité d’accès

3.256 3.9.1.1. Par mot de passe *3.257 3.9.1.2. Par carte CPS *3.258 3.9.2. Accès dégradé (ex :gardes) *3.259 3.9.2.1. Multidisciplinaire:

3.260 3.9.2.1.1. Nombre limité

3.261 3.9.2.1.2. Tous laboratoires avec possibilité d'exclusion *3.262 3.9.2.2. Limiter à un laboratoire

3.263 3.9.2.3. Limiter à un département ou secteur

3.264 3.9.2.4. Interdire certains laboratoires

3.265 3.9.2.5. Interdire certains départements ou secteurs

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Facultatif


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demandes

3.266 3.9.2.6. Demande de renouvellement automatique, programmable

3.267 3.9.3. Présentation des résultats antérieurs *3.9.3.1. Sous forme:

3.268 3.9.3.1.1. graphique *3.269 3.9.3.1.2. tableau *3.270 3.9.3.2. Nombre total minimum et maximum de résultats présentés *3.271 3.9.3.3. Délai d’antériorité paramétrable par analyse *3.272 3.9.3.4. Possibilité de Delta check avec dépassement signalé *3.273 3.9.3.4.1. Par un code numérique

3.274 3.9.3.4.2. Par un code couleur *3.275 3.9.3.5. Delta check programmable

3.276 3.9.3.5.1. En écart en valeur absolue *3.277 3.9.3.5.2. En pourcentage écart supérieur/inférieur

3.278 3.9.3.5.3. Les deux possibilités au choix *

3.279 3.9.3.6. Possibilité de visualiser les valeurs des différents repassages, et choix du résultat *3.280 3.9.3.7. Possibilité de mise en contrôle d’une analyse *

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demandes

3.281 3.9.3.8. Possibilité d’ajouter une analyse *3.282 3.9.4. Contrôle de corrélation *3.283 3.9.4.1 inter analyses *3.284 3.9.4.2 inter patients (mère-enfant, donneur-receveur) *3.285 3.9.5. Présentation des renseignements liés au patient ou à la demande *3.286 3.9.6. Présentation des dossiers urgents en priorité *3.287 3.9.7. Possibilité d'ajouter des commentaires *3.288 3.9.7.1. Sous forme libre *3.289 3.9.7.2. En texte codé *3.290 3.9.8. Possibilité de saisir des résultats *3.291 3.9.9. Possibilité de modifier un résultat *3.292 3.9.10. Envoi d’un message lors d’une modification de résultat et traçabilité *3.293 3.9.11. Lien avec un système expert * les deux souhaités3.294 3.9.11.1. Intégré au système informatique du laboratoire *3.295 3.9.11.2. Sous forme de station déportée de validation *

3.296 3.9.12. Procédure dégradée de validation temporaire(cas des examens urgents de garde) *Version 1.01 du 29/11/02




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Facultatif


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demandes

3.297 3.9.12.1. Message de validation temporaire technique *3.298 3.9.12.2. Nom des valideurs *3.299 3.9.13. Sélection et présentation des dossiers en validation *3.300 3.9.13.1. Par service *3.301 3.9.13.2. Par discipline *3.302 3.9.13.3. Par chapitre *3.303 3.9.13.4. Par lot *3.304 3.9.13.5. Par patient *3.305 3.9.13.5.1. Identité *3.306 3.9.13.5.2. phonème *3.307 3.9.13.5.3. Numéro de dossier *3.308 3.9.13.5.4. Numéro permanent *3.309 3.9.13.5.5. Numéro de séjour *3.310 3.9.13.6. Par prescripteur *3.311 3.9.13.7. Par date *3.312 3.9.13.8. Par analyse ou groupement d’analyses *

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demandes

3.313 3.9.13.9. Par poste de travail *3.314 3.9.13.10. Par liste de travail *3.315 3.9.13.11. Par nature de prélèvement *3.316 3.9.13.12. En fourchette de temps *3.317 3.9.13.13. En urgence et/ou pathologique *3.318 3.9.13.14. Ordre de saisie technique des résultats *3.319 3.9.13.15. Tout le laboratoire *3.320 3.9.13.16. Par groupes de laboratoires *3.321 3.9.13.17. Par type de facturation *

3.3223.9.13.18. Par indicateur complémentaire, paramétrable (pathologie, type de prélèvement…) *

3.323 3.9.13.19. Valeurs aberrantes *3.324 3.9.13.20. Limites de validation *3.325 3.9.13.21. Limites de normalité (multiples normales) *3.326 3.9.13.22. Limites delta check *3.327 3.9.13.23. Règles d'expertise *3.328 3.9.13.24. Changement d’état d’un résultat *

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demandes

3.329 3.9.13.25. Demandé au niveau de la validation technique *3.330 3.9.14. Blocage de la diffusion et de l'archivage du dossier en cas d'invalidation *

3.331 3.10. Outils d'aide à la décision

3.332 3.10.1. Indication de repasse *3.333 3.10.2. Indication de contrôle de qualité hors limite *3.334 3.10.3. Visualisation des contrôles de qualité et courbes de calibrage *3.335 3.10.4. Récupération des conclusions du système expert *3.336 3.10.5. Consultation de la traçabilité *

Chapitre 4 : suivi et gestion analytique

4.1 4.1. Contrôle de l’état d’avancement des analyses

4.2 4.1.1. Listes de contrôle d'avancement du travail *4.3 4.1.2. Liste des analyses non terminées. *4.4 4.1.3. Nombre de résultats transmis *

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demandes

4.5 4.1.4. Liste des résultats attendus ce jour. *4.6 4.1.5. Liste des résultats hors délai. *4.7 4.1.6. Liste des résultats téléphonés *4.8 4.1.7. Liste des résultats urgents et/ou pathologiques *

4.9 4.2. Gestion des banques d'échantillons

4.10 4.2.1. Possibilité de gérer plusieurs sérothèques *4.11 4.2.2. Attribution automatique de numéro *4.12 4.2.3. Sortie d’étiquettes pour aliquotage *4.13 4.2.4. Possibilité de sortir une liste des échantillons aliquotés *

4.14 4.3. Contrôle de qualité

4.15 4.3.1. Contrôle de Qualité par période paramétrable *4.16 4.3.1.1. Graphique *4.17 4.3.1.2. Tableau *4.18 4.3.2. Contrôle de Qualité cumulé *

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demandes

4.19 4.3.2.1. Graphique *4.20 4.3.2.2. Tableau *4.21 4.3.3. Possibilité de paramétrer les règles de West Gard *4.22 4.3.4. Possibilité de saisir un contrôle manuel *

Chapitre 5 : expression des résultats

5.1. États autorisant la diffusion ou la consultation

5.1 5.1.1. En fonction du prescripteur *5.2 5.1.1.1. Hospitalier *5.3 5.1.1.2. Externe *5.4 5.1.1.3. Suivant la discipline *5.5 5.1.2. En fonction de la plage horaire *5.6 5.1.2.1. Dimanche *5.7 5.1.2.2. Nuit … *5.8 5.1.3. En fonction du destinataire *

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demandes

5.9 5.1.3.1. Prescripteur *5.10 5.1.3.2. Patient *5.11 5.1.3.3. Professionnel de santé autre que le prescripteur *5.12 5.1.4. État du dossier

5.13 5.1.4.1. Demande complète *5.14 5.1.4.2. Demande partielle *5.15 5.1.4.2.1. Mode de gestion ?5.16 5.1.5. En fonction de l'état de la validation

5.17 5.1.5.1. Dossier validé *5.18 5.1.5.2. Dossier non validé biologiquement *5.19 5.1.5.2.1. Avec mention de la non validation *5.20 5.1.5.3. Dossier modifié et revalidé *5.21 5.1.5.3.1. Avec mention "annule et remplace" *5.22 5.1.6. En fonction de l'état de l'analyse *5.23 5.1.6.1. Critères spécifiques définis par le biologiste dans l'intérêt du patient *5.24 5.1.6.2. Analyse urgente ou vitale (gaz du sang …) *

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demandes

5.2. Impression des résultats5.2.1. Nature des informations mises à disposition

5.2.1.1. Renseignements obligatoiresCes renseignements étant obligatoires n'ont pas à être renseignés,

ni dans un cahier des charges, ni dans la réponse du fournisseur.

Ils doivent être présents dans toute version de logiciel

5.2.1.1.1. Coordonnées du laboratoire5.2.1.1.2. Coordonnées du patient5.2.1.1.3. Coordonnées du prescripteur5.2.1.1.4. Coordonnées du laboratoire exécutant

5.25 5.2.1.2. Cartouche postal patient *5.26 5.2.1.2.1. Adresse du patient *5.27 5.2.1.2.2. Sigle pour tâche de tri ou de distribution *

(P à poster, F à faxer, R réglé, NR non réglé …)

5.28 5.2.1.3. Cartouche postal prescripteur *

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descriptif

demandes

5.29 5.2.1.3.1. Identité du prescripteur *5.30 5.2.1.3.2. Adresse du prescripteur *5.31 5.2.1.3.3. Identité du second prescripteur *5.32 5.2.1.3.4. Copie à … *

5.2.1.4. Renseignements complémentaires

5.33 5.2.1.4.1. Date et heure d'édition *5.34 5.2.1.4.2. Date et heure du prélèvement *5.35 5.2.1.4.3. Date et heure de l'enregistrement de la demande *5.36 5.2.1.4.4. Date de l'exécution de l'examen *5.37 5.2.1.4.5. N° historique, N° de dossier, N° de travail *5.38 5.2.1.4.6. Nature de l'édition *5.39 5.2.1.4.6.1. résultats partiels *5.40 5.2.1.4.6.2. fin de résultats *5.41 5.2.1.4.6.3. récapitulatif *5.42 5.2.1.5. Renseignements médicaux fournis par le patient ou le prescripteur *

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demandes

5.2.1.6. Bloc résultats

5.43 5.2.1.6.1. Nature du prélèvement *5.44 5.2.1.6.2. Titre du bilan ou du groupement *5.45 5.2.1.6.3. Résultats

5.46 5.2.1.6.3.1. Type de résultats

5.47 5.2.1.6.3.1.1. Texte *5.48 5.2.1.6.3.1.2. Numérique (différents formats) *5.49 5.2.1.6.3.1.3. Commentaire *5.50 5.2.1.6.3.1.4. Tableau *5.51 5.2.1.6.3.1.5. Graphe *5.52 5.2.1.6.3.1.6. Image *5.53 5.2.1.6.3.2. Codes d'alarme *5.54 5.2.1.6.3.3. Visualisation des anomalies *5.55 5.2.1.6.4. Unités, gestion des unités multiples *5.56 5.2.1.6.5. Valeurs de référence des différents constituants ou analytes

(en fonction des données du patient : âge, sexe, traitement, données physiologiques, …)

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demandes

5.57 5.2.1.6.6. Technique utilisée *5.58 5.2.1.6.7. Résultats antérieurs (valeur, date) *5.59 5.2.1.6.8. Commentaires *5.60 5.2.1.6.8.1. Concernant le patient *5.61 5.2.1.6.8.2. Concernant le prélèvement *5.62 5.2.1.6.8.3. Concernant l'analyse *5.63 5.2.1.6.9. Nom du ou des biologistes ayant effectué la validation *5.64 5.2.1.6.10. Nom du ou des biologistes signataires

5.65 5.2.1.6.11.Indication pour un dossier téléphoné

5.66 5.2.1.6.11.1. Date

5.67 5.2.1.6.11.2. Heure

5.68 5.2.1.6.11.3. Code du transmetteur

5.69 5.2.1.6.11.4. Nom du receveur

5.2.2. Critères de diffusion des résultats5.2.2.1. Critères de sélection

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Facultatif


descriptif

demandes

5.70 5.2.2.1.1. par patient (sélectif ou global) *5.71 5.2.2.1.2. par prescripteur (sélectif ou global) *5.72 5.2.2.1.3. par analyse

5.73 5.2.2.1.4. par groupement d'analyses

5.74 5.2.2.1.5. par nature de prélèvement

5.75 5.2.2.1.6. par dossier

5.76 5.2.2.1.7. par numéros ou groupe de numéros de dossiers

5.77 5.2.2.1.8. résultat urgent et/ou pathologique

5.78 5.2.2.1.9. multicritères *5.2.2.2. Critères de tri

5.79 5.2.2.2.1. Par prescripteur ou groupe de prescripteurs

5.80 5.2.2.2.2. Par numéro de dossier

5.81 5.2.2.2.3. Par ordre alphabétique

5.82 5.2.2.2.4. Par urgence

5.83 5.2.2.2.5. Par analyse ou groupement d'analyses

5.84 5.2.2.2.6. Par nature de prélèvement

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Facultatif


descriptif

demandes

5.85 5.2.2.2.7. Multicritères *5.86 5.2.2.3. Déclenchement des éditions

5.87 5.2.2.3.1. En flot continu *5.88 5.2.2.3.2. A la demande *5.89 5.2.2.3.3. Automatique à un horaire déterminé *

5.2.3. Présentation des résultats

5.90 5.2.3.1. Format paramétrable *5.91 5.2.3.1.1. Variables selon prescripteur *5.92 5.2.3.1.2. Éditions cumulatives *5.93 5.2.3.1.2.1. Avec commentaires *5.94 5.2.3.1.3. Éditions récapitulatives *5.95 5.2.3.1.4. Sous forme condensée *5.96 5.2.3.1.5. Édition recto verso *5.97 5.2.3.2. Présentation multipage *5.98 5.2.3.2.1. Par discipline *

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Facultatif


descriptif

demandes

5.99 5.2.3.2.2. Par secteur *5.100 5.2.3.3. Impression de la liste des examens en cours *5.101 5.2.3.4. Lettres d'accompagnement *5.102 5.2.3.5. Duplicata (avec mention de la première date d'impression) *

5.3. Consultation des résultats La consultation est une consultation sur écran, quelle qu'en soit la localisation,

la notion de serveur de résultats est donc abordée ici comme une consultation standard,

c'est-à-dire la mise à disposition de résultats par le laboratoire.

Les spécificités inhérentes à un serveur de résultats seront abordées par les fournisseurs.

5.3.1. Nature des informations mises à disposition

5.103 5.3.1.1. Coordonnées du patient *5.104 5.3.1.2. Renseignements complémentaires

5.105 5.3.1.2.1. Date et heure du prélèvement *5.106 5.3.1.2.2. Date et heure de l'enregistrement de la demande *

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Facultatif


descriptif

demandes

5.107 5.3.1.2.3. Date de l'exécution de l'examen *5.108 5.3.1.2.4. N° historique, N° de dossier, N° de travail *5.109 5.3.1.2.5. Nature de l'édition

5.110 5.3.1.2.5.1. résultats partiels *5.111 5.3.1.2.5.2. fin de résultats *5.112 5.3.1.2.5.3. récapitulatif *5.113 5.3.1.3. Renseignements médicaux fournis par le patient ou le prescripteur *

5.3.1.4. Bloc résultats

5.114 5.3.1.4.1. Nature du prélèvement *5.115 5.3.1.4.2. Titre du bilan ou du groupement *5.116 5.3.1.4.3. Résultats *5.117 5.3.1.4.3.1. Type de résultats

5.118 5.3.1.4.3.1.1. Texte *5.119 5.3.1.4.3.1.2. Numérique (formats différents) *5.120 5.3.1.4.3.1.3. Commentaire *

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demandes

5.121 5.3.1.4.3.1.4. Tableau *5.122 5.3.1.4.3.1.5. Graphe *5.123 5.3.1.4.3.1.6. Image *5.124 5.3.1.4.3.1.7. Liens vers un fichier *5.125 5.3.1.4.3.2. Indicateurs de validation sauf cliniciens5.126 5.3.1.4.3.2.1. Delta check * /5.127 5.3.1.4.3.2.2. Indicateurs de système expert * /5.128 5.3.1.4.3.2.3. Indicateur de validation automatique * /5.129 5.3.1.4.3.3. Codes d'alarme *5.130 5.3.1.4.3.4. Visualisation des anomalies *5.131 5.3.1.4.4. Unités, gestion des unités multiples *5.132 5.3.1.4.5. Valeurs de référence des différents constituants ou analytes *

en fonction des données du patient (âge, sexe, traitement, données physiologiques, …)

5.133 5.3.1.4.6. Résultats antérieurs (valeur, date) *5.134 5.3.1.4.7. Commentaires

5.135 5.3.1.4.7.1. Concernant le patient *Version 1.01 du 29/11/02




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Facultatif


descriptif

demandes

5.136 5.3.1.4.7.2. Concernant le prélèvement *5.137 5.3.1.4.7.3. Concernant l'analyse *5.138 5.3.1.4.8. Nom du ou des biologistes ayant effectué la validation *5.139 5.3.1.4.9. Nom du ou des biologistes signataires *5.140 5.2.1.6.11.Indication pour un dossier téléphoné *5.141 5.2.1.6.11.1. Date *5.142 5.2.1.6.11.2. Heure *5.143 5.2.1.6.11.3. Code du transmetteur *5.144 5.2.1.6.11.4. Nom du receveur *

5.3.2. Critères de diffusion des résultats5.3.2.1. Critères d'autorisation

5.145 5.3.2.1.1. Patients d'un prescripteur ou d'un service clinique *5.146 5.3.2.1.2. Nom et mot de passe

5.147 5.3.2.1.3. Fonction *

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descriptif

demandes

5.3.2.2. Critères de sélection

5.148 5.3.2.2.1. par patient (sélectif ou global) *5.149 5.3.2.2.2. par analyse ou groupement d'analyses *5.150 5.3.2.2.3. par nature de prélèvement

5.151 5.3.2.2.4. par dossier

5.152 5.3.2.2.5. par numéros ou groupe de numéros de dossiers

5.153 5.3.2.2.6. résultat urgent et/ou pathologique

5.154 5.3.2.2.7. multicritères *

5.3.2.3. Critères de tri

5.155 5.3.2.3.1. Par numéro de dossier

5.156 5.3.2.3.2. Par ordre alphabétique

5.157 5.3.2.3.3. Par urgence

5.158 5.3.2.3.4. Par analyse ou groupement d'analyses

5.159 5.3.2.3.5. Par nature de prélèvement

5.160 5.3.2.3.6. Multicritères *

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descriptif

demandes

5.3.3. Présentation des résultats

5.161 5.3.3.1. Format paramétrable *5.162 5.3.3.1.1. Variables selon demandeur *5.163 5.3.3.1.2. Éditions cumulatives *5.164 5.3.3.1.2.1. Avec commentaires *5.165 5.3.3.1.3. Éditions récapitulatives *5.166 5.3.3.1.4. Sous forme condensée *5.167 5.3.3.1.5. Identique à la présentation papier * dans certain cas5.168 5.3.3.2. Présentation multipage ?5.169 5.3.3.2.1. Par discipline ?5.170 5.3.3.2.2. Par secteur ?

Chapitre 6 : sauvegardes

6.1. Définition de la sauvegardeCopie permettant de récupérer des données en cas de panne ou de dysfonctionnement du système informatique

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demandes

6.1 6.2.Vérification de la cohérence des données avant la sauvegarde *6.3 Données à sauvegarder

6.2 6.3.1. Systèmes d'exploitation *6.3 6.3.2. Programmes exécutables *6.4 6.3.3. Données mouvementées (Paramètrages, dossiers patients...) *6.5 6.3.4. Procèdures particulières (fichiers traces, ...) *

6.4. Mise en oeuvre de la sauvegarde

6.6 6.4.1. Automatique *6.7 6.4.2. A la demande *6.8 6.4.3. Sans interruption de la production *6.9 6.4.4. Si interruption, avertissement des utilisateurs avec affichage de la durée prévisible *

6.5. Traçabilité

6.10 6.5.1. Traçabilité de l'opération de sauvegarde *6.11 6.5.1.1. Date et heure de début et de fin *6.12 6.5.1.2. Vérification de la sauvegarde et rapport de bonne exécution *6.13 6.6. Mise en place de tests de restauration des données sauvegardées *

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demandes

6.14 6.6.1. Possibilité de redémarrer le système depuis la sauvegarde *6.15 6.6.2. Possibilité de restauration sélective (un fichier en particulier) *

Fascicule annexe 1 : Exploitations statistiques et gestion d'indicateurs

F1.1 Gestion des requêtes

F1.1 F1.1.1 Existence de générateurs de requêtes *F1.2 F1.1.1.1 Modèles préétablis

F1.3 F1.1.1.2 Requêtes paramétrables

F1.4 F1.1.1.3 Possibilité de mémorisation des requêtes

F1.5 F1.1.2 Accès aux dictionnaires de la base *F1.6 F1.1.2.1 Niveaux et droits d'accès

F1.7 F1.1.3 Extraction et exportation vers des outils externes *

F1.8 F1.2 Exploitations statistiques *F1.9 F1.2.1 Extractions de données *F1.10 F1.2.1.1 De toutes les données *

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demandes

F1.11 F1.2.1.2 De données prédéfinies *F1.12 F1.2.2 Etats de sortie *F1.13 F1.2.2.1 Prédéfinis *F1.14 F1.2.2.2 Paramétrables par l'utilisateur *F1.15 F1.2.2.3 Existence d'un générateur d'états de sortie (définis par l'utilisateur)

F1.3 Gestion d’indicateursF1.3.1. Indicateurs médico-économiques

F1.16 F1.3.1.1 Statistiques d'activité *F1.17 F1.3.1.1.1 Nombre de dossiers *F1.18 F1.3.1.1.2 Nombre de tests *F1.19 F1.3.1.1.3 Critères de tri *F1.20 F1.3.1.1.3.1 Par tranches horaires (urgences, nuit, jours fériées …) *F1.21 F1.3.1.1.3.2 Par prescripteur *F1.22 F1.3.1.1.3.3 Par correspondant *F1.23 F1.3.1.1.3.4 Par pathologie *

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demandes

F1.24 F1.3.1.1.3.5 Par secteur du laboratoire (discipline, automate, paillasse…) *F1.25 F1.3.1.1.3.6 Multicritères *F1.26 F1.3.1.1.3.7 Autres (à développer)

F1.27 F1.3.1.2 Tableaux de bord de gestion

F1.28 F1.3.1.2.1 Nombre d'actes *F1.29 F1.3.1.2.2 Nombre de prélèvements *F1.30 F1.3.1.2.3 Nombre par lettre clé *F1.31 F1.3.1.2.4 Nombre d'actes hors nomenclature *F1.32 F1.3.1.2.5 Nombre d'examens transmis *F1.33 F1.3.1.2.6 Actes de contrôle de qualité *F1.34 F1.3.1.2.7 Repassages *F1.35 F1.3.1.3 Etats de sortie réglementaires ?F1.36 F1.3.2 Indicateurs médicaux *F1.37 F1.3.2.1 Suivi des vigilances *F1.38 F1.3.2.2 Epidémiologie

F1.39 F1.3.2.3 Alertes microbiologiques en temps réel *

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descriptif

demandes

Fascicule annexe 2 : Facturation et encaissements

F2.1 F2.1 Calcul de la facturation *F2.2 F2.1.1 Valeur des lettres clés paramétrables par l’utilisateur

F2.3 F2.1.2 Traitement des BHN

F2.4 F2.1.3 Application de la TVA (analyses vétérinaires)

F2.5 F2.1.4 Frais de timbres éventuels

F2.6 F2.1.5 En cas de suppression ou d'ajout d'examen (refacturation)

F2.7 F2.1.5.1 Calcul de façon manuelle

F2.8 F2.1.5.2 Calcul automatique

F2.9 F2.1.5.3 Indication de l'éventuelle édition d'une première feuille de soins

F2.10 F2.1.5.4 Indication du précédent montant facturé

F2.11 F2.2 Consultation de la facturation *

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descriptif

demandes

F2.12 F2.2.1 Accessibilité

F2.13 F2.2.1.1 Dès la saisie de la demande *F2.14 F2.2.1.2 De façon manuelle à n'importe quel moment *F2.15 F2.2.2 Visualisation

F2.16 F2.2.2.1 du total général *F2.17 F2.2.2.2 de la tarification par analyse *F2.18 F2.2.2.3 de la tarification par règle de nomenclature *F2.19 F2.2.2.4 du code NABM

F2.20 F2.2.2.5 du chapitre

F2.21 F2.2.2.6 du nombre de B

F2.22F2.2.3 Traitement automatique de toutes les règles de la NABM (mettre en évidence les cas éventuellement non traités) *

F2.23 F2.3 Impression des documents de facturation *F2.24 F2.3.1 Feuilles de soins et notes d’honoraires

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Facultatif


descriptif

demandes

F2.25 F2.3.1.1 Editables dès la fin de l’accueil

F2.26 F2.3.1.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats (sur imprimante double bacs)

F2.27 F2.3.2 Feuilles de soins indépendantes des notes d’honoraires *F2.28 F2.3.2.1 Editables à l’accueil

F2.29 F2.3.2.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats (sur imprimante double bac)

F2.30 F2.3.2.3 Editables à l’encaissement

F2.31 F2.3.2.4 Editables en flot lors de l'extraction des lots de tiers payants (télé facturation)

F2.32 F2.3.2.5 Possibilité d'inhiber totalement l'édition par patient ou par demande

F2.33 F2.3.3 Notes d’honoraires indépendantes des feuilles de soins *F2.34 F2.3.3.1 Editables à l’accueil

F2.35 F2.3.3.2 Editables avec les comptes-rendus de résultats

F2.36F2.3.3.3 Edition programmable (tous les dossiers à poster) ou indépendante (par flag spécifique saisi à la création du dossier)

F2.37 F2.4 Enregistrement des règlements *F2.38 F2.4.1 Dès la création du dossier (modules création ou modification)

F2.39 F2.4.2 Lors du règlement (module règlement)

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Facultatif


descriptif

demandes

F2.40 F2.4.3 Par dossier (numéro de dossier gestion CB)

F2.41 F2.4.4 Par patient (nom+prénom, numéro du dossier)

F2.42 F2.4.5 Par groupe de patients (familles, règlement multiple …)

F2.43 F2.4.6 Par relevé

F2.44 F2.4.7 Gestion des trop perçus (avoirs ou remboursement) avec validation

F2.45 F2.4.8 Gestion avec seuils des écarts de règlements (pertes et profits)

F2.46 F2.4.9 Gestion des sorties ou entrées de caisse libres "hors dossiers"

F2.47 F2.4.10 Gestion du fond de caisse quotidien

F2.48 F2.4.11 Gestion de 2 ou plusieurs devises différentes

*F2.49 F2.5 Modification des éléments de facturation

F2.50F2.5.1 Avec réédition de la feuille de soins et indication de la date et du précédent montant (gestion de l'historique)

F2.51 F2.5.2 traçabilité de l’opérateur et des éditions successives

F2.52 F2.6 Pièces manquantes en tiers payant *F2.53 F2.6.1 Blocage des dossiers incomplets avant transfert aux organismes payeurs

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descriptif

demandes

F2.54 F2.6.2 Liste des dossiers incomplets

F2.55 F2.6.3 Lettres de relances sur dossiers incomplets

F2.56 F2.7 Journal légal *F2.57 F2.7.1 Tarification totale et détaillée

F2.58 F2.7.2 Indication des examens transmis (avec coordonnées du labo exécutant)

F2.59 F2.8 Télé facturation *

F2.60F2.8.1 Transmission des feuilles de soins électroniques (sesam-vitale, selon cahier des charges en vigueur)

F2.61 F2.8.1.1 Paramétrage de la périodicité d’envoi et de réception des lots

F2.62 F2.8.1.2 Extraction et envoi des dossiers le jour même de la création du dossier

F2.63 F2.8.1.3 Retour exploité et intégré dès le jour de la réception

F2.64 F2.8.1.4 Refacturation et renvoi immédiat d'un dossier après changement d'organisme

F2.65F2.8.2 Communication avec les organismes payeurs (Préciser les protocoles gérés : IRIS, B2, NOEMIE, etc.)

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Facultatif


descriptif

demandes

F2.66F2.8.3 Communication avec les caisses complémentaires et les assurances (Préciser les protocoles gérés)

F2.67 F2.8.4 Communication avec les concentrateurs (Préciser les protocoles gérés)

F2.68F2.8.5 Transfert des éléments de facturation au système administratif de l’hôpital et/ou aux consultations externes (préciser les protocoles gérés)

F2.69 F2.8.5.1 Consultations

F2.70 F2.8.5.2 Consultation des urgences

F2.71 F2.8.5.3 Etablissements extérieurs avec application éventuelles de tarifs particuliers

F2.72 F2.9 Impayés *F2.73 F2.9.1 Lettres de relances

F2.74 F2.9.1.1 Possibilité d'avoir plusieurs lettres de relanceLa gestion de lettres de relance est de niveaux différents en fonction du type de patient (relance clients directs, correspondants, tiers payants, labos extérieurs sont de fréquence et de périodicité différentes)

F2.75 F2.9.1.2 Paramétrage du délai entre deux lettres

F2.76 F2.9.1.3 Gestion automatique de seuils (en Euros) de relance et de frais de relance ajoutés

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descriptif

demandes

F2.77 F2.9.1.4 Gestion des lettres de mise en contentieux

F2.78 F2.9.1.5 Gestion de patients ou dossiers « non relançables »

F2.79 F2.9.1.6 Edition d'une liste de pointage ou d'envoi des relances

F2.80 F2.9.1.7 Edition des dossiers supprimés ou mis en gratuits

F2.81 F2.10 Connexion à des outils de comptabilité *F2.82 F2.10.1 Préciser les logiciels avec lesquels le SGL peut communiquer

F2.83 F2.10.2 Gestion et transferts d'états (journaux) d'encaissements et de ventes

F2.84 F2.10.3 Gestion des numéros de compte nécessaire au lien avec la comptabilité

F2.85 F2.11 Prise en compte de la télématique bancaire *F2.86 F2.11.1 Préciser les protocoles utilisés par le laboratoire

F2.87F2.11.2 Gestion connectée d'un Terminal de Paiement Electronique et/ou d'un lecteur éditeur de chèques

F2.88 F2.12. Cotations pour les malades hospitalisés et les consultants

F2.89 F2.12.1. Rythme de transfert des données

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descriptif

demandes

F2.90 F2.12.1.1. fréquence paramètrable

F2.91 F2.12.1.2. en flot continu *F2.92 F2.12.1.3 déclenchement sur demande

F2.93 F2.13. Statistiques d'activité *F2.94 F2.13.1. Rythme de transfert

F2.95 F2.13.1.1. fréquence paramètrable

F2.96 F2.13.1.2 déclenchement sur demande

F2.97 F2.13.2. Critères de sélection

F2.98 F2.13.2.1. Niveau d'exécution (secteur, laboratoire ...)

F2.99 F2.13.2.2. Discipline

F2.100 F2.13.2.3. Service demandeur ou prescripteur

F2.101 F2.13.2.4. Prélèvement

F2.102 F2.13.2.5. Gardes et urgences

F2.103 F2.13.2.6. Type de malade (hospitalisés, consultants)

F2.104 F2.13.2.7 Par période

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descriptif

demandes

F2.105 F2.13.2.8. Possibilité de faire des croisements entre les différents critères

F2.106 F2.13.3. Contenu des relevés

F2.107 F2.13.3.1.Nombre d'analyse

F2.108 F2.13.3.2.Nombre de lettre-clés

F2.109 F2.13.3.3. Codes NABM

F2.110 F2.13.3.4. Nombre de dossiers

F2.111 F2.13.3.4.1. par type d'analyse

F2.112 F2.13.3.4.2. par type de patient

F2.113 F2.13.3.4.3. par demandeur

F2.114 F2.13.3.4.4. par période

Fascicule annexe 3 : Logistique toutes les fonctions incluses ou non dans le SILF3.1 F3.1 Stocks

F3.2 F3.1.1 Entrées

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Facultatif


descriptif

demandes

F3.3 F3.1.1.1 Référence

F3.4 F3.1.1.2 Fournisseur

F3.5 F3.1.1.3 Numéro de lot

F3.6 F3.1.1.4 Date de réception

F3.7 F3.1.1.5 Quantité reçue

F3.8 F3.1.1.6 Date de péremption

F3.9 F3.1.1.7 Lieu de stockage

F3.10 F3.1.1.8 Unité de stockage

F3.11 F3.1.1.9 Unité de déstockage

F3.12 F3.1.1.10 Quantité en stock

F3.13 F3.1.1.11 Evaluation durée de fonctionnement

F3.14 F3.1.1.12 Evaluation date prochaine commande

F3.15 F3.1.2 Sorties

F3.16 F3.1.2.1 Enregistrement des sorties

F3.17 F3.1.2.2 Date et heure de sortie

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Facultatif


descriptif

demandes

F3.18 F3.1.2.3 Sortie automatique à date de péremption

F3.19 F3.1.2.4 Alerte à date de péremption

F3.20 F3.1.2.5 Sortie automatique liée à la consommation (réalisation des analyses)

F3.21 F3.1.2.6 Evaluation durée de fonctionnement restante

F3.22 F3.1.2.7 Evaluation date prochaine commande

F3.23 F3.1.3 Seuils

F3.24 F3.1.3.1 Seuil maximum : calcul automatique de la commande

F3.25 F3.1.3.2 Seuil minimum

F3.26 F3.1.3.3 Alerte au seuil minimum

F3.27 F3.1.3.4 Déclenchement de commande

F3.28 F3.1.3.4.1 Proposé

F3.29 F3.1.3.4.2 Automatique

F3.30 F3.1.3.5 Gestion en temps réel ou selon inventaire

F3.31 F3.1.4 Liaison avec la consommation

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Facultatif


descriptif

demandes

F3.32 F3.1.4.1 Saisie manuelle

F3.33 F3.1.4.2 Automatique

F3.34 F3.2 Commandes

F3.35 F3.2.1 Enregistrement des commandes

F3.36 F3.2.1.1 Par fournisseur

F3.37 F3.2.1.2 Par Kit

F3.38 F3.2.1.3 Date enregistrement

F3.39 F3.2.1.4 Numéro du marché

F3.40 F3.2.1.5 Ligne de compte budgétaire

F3.41 F3.2.1.6 Somme engagée

F3.42 F3.2.1.7 Mise à jour du budget

F3.43 F3.2.1.8 Ventilation des dépenses engagées

F3.44 F3.2.2 Suivi des commandes

F3.45 F3.2.2.1 Réception partielle

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Facultatif


descriptif

demandes

F3.46 F3.2.2.2 Réception complète

F3.47 F3.2.2.3 Somme réelle

F3.48 F3.2.2.4 Mise à jour du budget

F3.49 F3.2.2.5 Ventilation des dépenses réelles

F3.50 F3.2.3 Suivi du budget et des dépenses(Dans tous les cas trois niveaux seront étudiés : payé, à payer et sommes engagées)

F3.51 F3.2.3.1 Global

F3.52 F3.2.3.2 Par fournisseur

F3.53 F3.2.3.3 Par secteur du laboratoire

F3.54 F3.2.3.4 Par automate

F3.55 F3.2.3.5 Par analyse

F3.56 F3.2.3.6 Par compte

F3.57 F3.2.3.7 Par marché

F3.58 F3.2.3.8 Par unité administrative

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Facultatif


descriptif

demandes

Fascicule annexe 4 : Administration système *F4.1 Tableaux de bord *

F4.1 F4.1.1 Activité du système

F4.2 F4.1.1.1 Charge du processeur

F4.3 F4.1.1.2 Terminaux connectés

F4.4 F4.1.1.3 Terminaux actifs

F4.5 F4.1.1.4 Process en cours

F4.6 F4.1.1.5 Statuts des imprimantes

F4.7 F4.1.2 Paramètres système *F4.8 F4.1.2.1 Mémoire disponible *F4.9 F4.1.2.2 Mémoire disque disponible *F4.10 F4.1.2.3 Alertes pour les seuils critiques *

*F4.11 F4.1.3 Dossiers en attente (mise à jour en temps réel) *

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demandes

F4.12 F4.1.3.1 Prescrits et non parvenus (cas d'une prescription connectée) *F4.13 F4.1.3.2 De transmission vers automate ou paillasse *F4.14 F4.1.3.3 De réalisation des analyses *F4.15 F4.1.3.4 De validation technique *F4.16 F4.1.3.5 De validation biologique *F4.17 F4.1.3.6 D'impression *F4.18 F4.1.3.7 De télétransmission *F4.19 F4.1.3.8 De facturation *F4.20 F4.1.3.9 De paiement *F4.21 F4.1.3.10 D'encaissement *

F4.22 F4.1.4 Utilisateurs connectés *F4.23 F4.1.4.1 Nombre d'utilisateurs connectés *F4.24 F4.1.4.2 Process utilisés *

F4.2 Sécurité

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descriptif

demandes

F4.25 F4.2.1 traçabilité sur :

F4.26 F4.2.1.1 Connexions à la base de données administrative *F4.27 F4.2.1.2 Suppression de dossier *F4.28 F4.2.1.3 Modification de l'identité du patient *F4.29 F4.2.1.4 Modifications de données comptables *F4.30 F4.2.1.5 Techniques et numéros de lots utilisés *F4.31 F4.2.1.6 Les accès à distance *F4.32 F4.2.1.7 La télémaintenance *

F4.33 F4.2.2 Confidentialité

F4.34 F4.2.2.1 Journal des accès *F4.35 F4.2.2.2 Cryptage des données dans la base ????

F4.36 F4.2.3 Intégrité et sécurité des échanges

F4.37 F4.2.3.1 Droits d'accès au système *F4.38 F4.2.3.1.1 Nominatifs *

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demandes

F4.39 F4.2.3.1.2 Par poste *F4.40 F4.2.3.2 Mot de passe pour chaque utilisateur *F4.41 F4.2.3.3 Profils utilisateurs *F4.42 F4.2.3.4 Journal d’exploitation (fichier de log) *F4.43 F4.2.3.5 Accusés de réception

F4.44 F4.2.3.5.1 Réception de données d'un autre système *F4.45 F4.2.3.5.2 Consultations à distance *F4.46 F4.2.3.6 Cryptage *

F4.47 F4.3 Disponibilité du système (indicateurs de performance) *F4.48 F4.3.1 Statistiques sur les durées moyennes

F4.49 F4.3.1.1 De création d'un dossier

F4.50 F4.3.1.2 De modification d'un dossier

F4.51 F4.3.1.3 D'accès à un dossier

F4.52 F4.4 Accès aux journaux de traçabilité *

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demandes

Fascicule annexe 5 : Maintenance

F5.1 Types de maintenance

F5.1 F5.1.1 Assistance *F5.2 F5.1.1.1 Formation du personnel : temps de formation

F5.3 F5.1.1.2 Assistance au paramétrage

F5.4 F5.1.1.2.1 Paramétrage initial

F5.5 F5.1.1.2.2 Paramétrage évolutif

F5.6 F5.1.2 Maintenances évolutives *F5.7 F5.1.2.1 Nouvelles versions du logiciel

F5.8 F5.1.2.2 Nombre de versions par an

F5.9 F5.1.2.3 Mise à jour de la documentation (en français)

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demandes

F5.10 F5.1.3 Maintenances préventives *F5.11 F5.1.3.1 Contenu de ces maintenances

F5.12 F5.1.3.1.1 Mise à jour des tables et/ou des dictionnaires

F5.13 F5.1.3.1.2 Maintenance des fichiers et/ou des bases de données

F5.14 F5.1.3.2 Calendrier des interventions

F5.15 F5.1.3.3 Horaires des maintenances

F5.16 F5.1.3.4 Existence de fiches de suivi des interventions

F5.17 F5.1.3.5 Formation de référents dans le laboratoire pour maintenances régulières

F5.18 F5.1.3.5.1 Tableau des tâches qui incombent au référent (administrateur système)

F5.19 F5.1.3.5.1.1 Sauvegardes système

F5.20F5.1.3.5.1.2 Système de boot (réinitialisation / reconfiguration du système) correspondant à la version en service

F5.21 F5.1.3.5.1.3 Connaissance des procédures dégradées

F5.22 F5.1.3.5.2 Suivi par le fournisseur

F5.23 F5.1.4 Contrôles de fonctionnement *F5.24 F5.1.4.1 Gestion à distance des alarmes *

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demandes

F5.25 F5.1.4.2 Intervention du référent *

F5.26 F5.1.5 Maintenances correctives *F5.27 F5.1.5.1 Délais d'intervention *F5.28 F5.1.5.2 Type d'horaires (ouvrés, …) *F5.29 F5.1.5.3 Existence de procédures dégradées (récupération des données) *F5.30 F5.1.5.4 Existence d'un journal des anomalies *F5.31 F5.1.5.5 Mise à jour de la documentation *

F5.2 Mode d'intervention

F5.32 F5.2.1 Mise à jour (Upgrade)

F5.33 F5.2.1.1 Formation

F5.34 F5.2.1.2 Assistance au paramétrage

F5.35 F5.2.1.3 Nombre de jours

F5.36 F5.2.2 Télé système (Hotline) *

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demandes

F5.37 F5.2.2.1 Contrat d'abonnement

F5.38 F5.2.2.2 Horaires d'ouverture de la hotline

F5.39 F5.2.2.3 Nombre d'appels gratuits

F5.40 F5.2.2.4 Ligne payante

F5.41 F5.2.2.5 Confirmations d'appel (fax, mail)

F5.42 F5.2.3 Déplacement d'un technicien

F5.43 F5.2.3.1 Délais

F5.44 F5.2.3.2 Horaires

F5.45 F5.2.3.3 Région

F5.46 F5.2.4 Outil de prise en main à distance *F5.47 F5.2.4.1 À l'initiative du biologiste ou de l'administrateur système *F5.48 F5.2.4.2 Nécessité de l'intervention du personnel du laboratoire *

F5.49 F5.2.5 Télé administration de la gestion des anomalies *

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demandes

F5.50 F5.2.5.1 Mise en place à distance d'un outil de gestion des anomalies

F5.51 F5.2.5.2 Surveillance des alarmes en direct (Pb matériel)

F5.52 F5.2.5.3 Gestion des niveaux d'alarmes

F5.53 F5.3 Confidentialité(Ce sont des obligations qui ne doivent pas être soumises à option, mais signalées. Le fournisseur doit garantir ces réponses)

F5.54 F5.3.1 Personnel soumis au secret professionnel par contrat écrit

F5.55 F5.3.2 Procédure de connexion du technicien de maintenance

F5.56 F5.3.3 Autorisation par mot de passe personnel

F5.57 F5.3.4 Identification de l'opérateur et de la société

F5.58 F5.3.5 Horodatage de l'intervention

F5.59 F5.3.6 Consignation dans un fichier trace

F5.60F5.3.7 Inactivation du dispositif de prise en main à distance lors de la déconnexion du technicien de maintenance (nouvelle autorisation du biologiste nécessaire)

F5.61 F5.4 Conséquences de l'intervention

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demandes

F5.62 F5.4.1 Nécessité d'un arrêt complet du système : dans quel type de maintenance ?

F5.63 F5.4.2 Durée d'indisponibilité du système

F5.64F5.4.3 Moyens mis en place en contrepartie (récupération des données suite à une procédure dégradée)

F5.65 F5.4.4 Assurance du retour à l'état antérieur en cas d'anomalie ou d'arrêt prématuré

F5.66 F5.4.5 Fichier trace des anomalies éventuellement rencontrées

F5.67 F5.4.6 Accès à la liste des opérations effectuées par l'opérateur de maintenance

Items à inclure dans le cadre de réponse du fournisseur :

Recours en cas de préjudice : le fournisseur a-t-il une assurance Responsabilité Civile ProfessionnelleRelations du fournisseur de logiciel avec les fournisseurs de matérielQui fait le diagnostic

Problème logiciel Problème matérielQui prend la décision de faire appel au fournisseur

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demandes

Fascicule annexe 6 : Archivage

F6.1 Définition des archivesF6.1.1 Objet : Conserver l’ensemble des demandes exécutées afin de pouvoir ensuite les consulter ou les exploiter .F6.1.2 Caractéristiques : Les archives sont consultables pendant un temps défini . Elles ne sont pas modifiables .

F6.1 F6.2 Marquage d’un dossier comme archivable .

F6.2 F6.2.1 Automatique

F6.3 F6.2.1.1 à la fin de l’entrée des résultats

F6.4 F6.2.1.2 après édition complète *F6.5 F6.2.1.3 après facturation

F6.6 F6.2.2 Périodiquement (préciser la périodicité)

F6.7 F6.2.3 marquage réversible

F6.8 F6.2.3.1 Conditions

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demandes

F6.9 F6.2.3.2 traçabilité

F6.10 F6.3 Données archivées

F6.11 F6.3.1 Sélectivité de l’archivage .

F6.12 F6.3.1.1 Par analyses *F6.13 F6.3.1.2 par pathologies *F6.14 F6.3.1.3 par patients *F6.15 F6.3.1.4 par prescripteurs *F6.16 F6.3.1.5 par dates *F6.17 F6.3.1.6 selon les renseignements

F6.18 F6.3.2 Demandes archivées .

F6.19 F6.3.2.1 Ensemble de la demande *F6.20 F6.3.2.2 traçabilité *F6.21 F6.3.2.3 Présence des valeurs usuelles *F6.22 F6.3.2.4 Présence des techniques utilisées *

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demandes

F6.23 F6.4 Forme de l’archivage .

F6.24 F6.4.1 Reprise d’un format d’édition

F6.25 F6.4.2 Mise en forme condensée *F6.26 F6.4.3 Autre

F6.27 F6.4.4 Organisation en archive en ligne avant le transfert sur support externe *

F6.28 F6.5 Supports externes d'archivage.

F6.29 F6.5.1 Support papier *F6.30 F6.5.2 Supports magnétiques *F6.31 F6.5.2.1 Type de support

F6.32 F6.5.2.2 Pérennité connue

F6.33 F6.5.2.3 Possibilité de micro fichage

F6.34 F6.5.2.4 Possibilité de transfert sur un autre support *F6.35 F6.5.2.4.1 Prévu : périodiquement

F6.36 F6.5.2.4.2 en cas de changement de matériel

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demandes

F6.37 F6.5.2.4.3 en cas de changement de logiciel

F6.38 F6.6 Mise en œuvre de l’archivage sur support externe .

F6.39 F6.6.1 Déclenchement automatique

F6.40 F6.6.2 déclenchement par l’opérateur *F6.41 F6.6.3 Sélection possible

F6.42 F6.6.3.1 en fonction de la date *F6.43 F6.6.3.2 par prescripteur *F6.44 F6.6.3.3 par pathologie *F6.45 F6.6.3.4 autres

F6.46 F6.6.4 Procédure bloquante

F6.47 F6.6.5 Durée estimée pour 10 000 demandes

F6.48 F6.6.6 Vérification des données archivées

F6.49 F6.6.6.1 Existence d'une procédure *F6.50 F6.6.6.1.1 Procédure automatique

F6.51 F6.6.7 Après archivage et avant épuration : accessibilité des dossiers uniquement en consultation

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demandes

F6.52 F6.6.8 Existence d'un index des demandes archivées

F6.53 F6.7 EpurationF6.7.1 Définition : Effacement du disque des données archivées sur support externe

F6.54 F6.7.2 Marquage d’un dossier comme épurable .

F6.55 F6.7.2.1 Sélectivité de l’épuration

F6.56 F6.7.2.1.1 Données non épurables en fonction des analyses *F6.57 F6.7.2.1.2 Fonction des pathologies *F6.58 F6.7.2.1.3 Fonction des patients *F6.59 F6.7.2.1.4 Fonction des prescripteurs *F6.60 F6.7.2.1.5 Fonction des renseignements *F6.61 F6.7.2.1.6 Selon la date *F6.62 F6.7.2.1.7 autres

F6.63 F6.7.2.2 Critères de sélectivité pouvant être différents de ceux de l’archivage

F6.64 F6.7.3 Déclenchement de l’épuration .

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demandes

F6.65 F6.7.3.1 automatique dès le marquage *F6.66 F6.7.3.2 automatique en fonction de critères d’encombrement du disque *F6.67 F6.7.3.3 à la demande *

F6.68 F6.7.4 Réalisation .

F6.69 F6.7.4.1 Procédure bloquante

F6.70 F6.7.4.2 Durée estimée pour 10 000 demandes

F6.71 F6.7.5 Existence d'un index des demandes épurées

Fascicule annexe 7 : Communications et protocoles d’échanges

F7.1F7.1 Pour chaque protocole de communication, décrire les règles d’intégrité et de sécurité des échanges machine/machine

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demandes

F7.2F7.1.1 Authenticité et intégrité : mode d’authentification (signature électronique) – types de certificats ou cartes utilisés

F7.3 F7.1.2 Avis de réception et/ou de non remise *F7.4 F7.1.3 Cryptage (types de chiffrements utilisés)

F7.5 F7.2 Communications

F7.6F7.2.1 Récupération des identités (ou admissions ou mouvements) (Préciser les produits avec lesquels le SGL peut communiquer ou les protocoles gérés) *

F7.7 F7.2.1.1 Mode de traitement des identités ne faisant pas l’objet d’une demande d’analyses

F7.8F7.2.1.2 Mode de traitement des identités erronées ou multiples (répercussion automatique ou non)

F7.9 F7.2.1.3 Mode de traitement des identités non connues du serveur

F7.10 F7.2.1.4 Possibilité de suspendre la liaison

F7.11F7.2.2 Prescription connectée ou échange de demandes inter laboratoires (Préciser les produits avec lesquels le SGL peut communiquer ou les protocoles gérés) *

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descriptif

demandes

F7.12 F7.2.2.1 Accusé de réception des prescriptions

F7.13 F7.2.2.2 Modification des prescriptions

F7.14 F7.2.2.3 Traitement des prescriptions non parvenues

F7.15F7.2.3 Transfert des résultats (liaisons labo/labo, liaisons avec les serveurs de résultats, liaisons avec les dossiers médicaux) (préciser les protocoles gérés) *

F7.16 F7.2.3.1 Transfert de fichiers images annexés au compte-rendu principal (courbes, clichés)

F7.17 F7.2.3.2 Existence de solutions dégradées en cas de panne

F7.18 F7.2.4 Facturation et statistiques (Préciser les protocoles gérés)

F7.19 F7.2.5 Réception des règlements (Préciser les protocoles gérés)

F7.20 F7.3 Liaison avec les organismes payeurs (Préciser les protocoles gérés) *

F7.21 F7.4 Liaison avec le DIM (Préciser les protocoles gérés) *

F7.22 F7.5 Transmissions type PMSI, CDAM ... (Préciser les protocoles gérés) *

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demandes

F7.23 F7.6 Fax automatique *F7.24 F7.6.1 Cumuls des envois par médecins

F7.25 F7.7 Outils de contrôle *F7.26 F7.7.1 Tableau de bord des communications *F7.27 F7.7.2 Journal d'exploitation (fichier de log)

F7.28 F7.7.3 Possibilité de réactiver un message non parvenu

Remarque : le biologiste ou le service informatique doit communiquer avec le cahier des charges la nature ou le descriptif des protocoles nécessaire; selon les cas, les items cités plus haut peuvent être renseignés soit par le client soit par le fournisseur en fonction de l’environnement de travail

Fascicule annexe 8 : Planification des ressources humaines

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demandes

La planification des ressources humaines doit permettre à tout moment d'avoir la bonne personne au bon poste. Seule une gestion croisée des éléments (horaires, compétences et formation) permet au responsable du laboratoire d'assurer une bonne gestion de son personnel, en utilisant au mieux les capacités de chacun.(Application du GBEA concernant la mise en place du système d'assurance qualité : chapitre II-1.1a)

F8.1 F8.1 Organigramme du laboratoire *

F8.2 F8.2 Horaires : gestion des plannings *F8.3 F8.2.1 Accès par code

F8.4 F8.2.2 Connexion au pointeur

F8.5 F8.2.3 Effectif

F8.6 F8.2.3.1 Gestion par centre de responsabilité, unités de gestions, fédération…

F8.7 F8.2.3.2 Équipes

F8.8 F8.2.3.3 Effectif minimum

F8.9 F8.2.3.4 Définition des différents postes de travail, roulements

F8.10F8.2.3.5 Fiche individuelle (mère de famille: jours enfant malade; variables de paie : primes etc.…)

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demandes

F8.11 F8.2.4 Type de planning

F8.12 F8.2.4.1 Planning prévisionnel avec heures et RH incrémentés modifiables

F8.13 F8.2.4.2 Par jour, semaine, mois

F8.14 F8.2.4.3 Par tranche horaire

F8.15 F8.2.4.4 Par poste

F8.16 F8.2.4.5 Carte de repos: planning récapitulatif

F8.17 F8.2.5 Types d'horaires à gérer

F8.18 F8.2.5.1 Définition des différents types d'absences (CA, CF, RH, RS, AF, CM, RTT…)

F8.19 F8.2.5.2 Médecine du travail

F8.20 F8.2.5.3 Heures supplémentaires

F8.21 F8.2.5.4 Horaires de garde

F8.22 F8.2.5.5 Temps partiels

F8.23 F8.3 Compétences et expérience *F8.24 F8.3.1 Expérience (postes occupés antérieurement)

F8.25 F8.3.2 Poste occupé habituellement

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demandes

F8.26 F8.3.3 Personne polyvalente

F8.27 F8.3.4 Tâches pouvant être attribuées

F8.28 F8.3.5 évaluation

F8.29 F8.4 Formation *F8.30 F8.4.1 Diplômes

F8.31 F8.4.2 Autorisations (prélèvements, radio-immuno, T21…)

F8.32 F8.4.3 Formations internes

F8.33 F8.4.4 Formation continue

Fascicule annexe 9 : Incidences de l’organisation

F9.1 F9.1 Laboratoires multisites *F9.2 F9.1.1. Site d'accueil

F9.3 F9.1.1.1. Enregistrement

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demandes

F9.4 F9.1.1.1.1. Indication du site d'origine

F9.5 F9.1.1.1.1.1. Par le système informatique

F9.6 F9.1.1.1.1.2. Par l'opérateur

F9.7 F9.1.1.1.2. Orientation vers le site destinataire

F9.8 F9.1.1.1.2.1. Par le système informatique

F9.9 F9.1.1.1.2.2. Par l'opérateur

F9.10F9.1.1.1.2.3. En fonction de règles de disponibilité (à préciser : horaire. urgences. disponibilité des automates …)

F9.11 F9.1.1.1.3. Etiquettes

F9.12 F9.1.1.1.3.1. Indication du site d'origine

F9.13 F9.1.1.1.3.2. Indication du site exécutant

F9.14 F9.1.1.1.3.3. Indication de l'automate de destination

F9.15 F9.1.1.1.3.4. Numération univoque

F9.16 F9.1.1.2. Envoi des demandes

F9.17 F9.1.1.2.1. Avec toute la démographie

F9.18 F9.1.1.2.2. Avec une partie de la démographie (à préciser)

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demandes

F9.19 F9.1.1.2.3. Avec les résultats antérieurs

F9.20 F9.1.1.3. traçabilité des échantillons

F9.21 F9.1.1.3.1. Possibilité de tracer les différentes étapes

F9.22 F9.1.1.3.1.1. Enregistrement

F9.23 F9.1.1.3.1.2. Transport

F9.24 F9.1.1.3.1.3. Technique

F9.25 F9.1.1.3.1.4. Envoi des résultats

F9.26 F9.1.1.4. Validation biologique du dossier complet

F9.27 F9.1.1.4.1. Indications des règles de validation technique du site exécutant

F9.28 F9.1.1.4.2. Accès au contrôle de qualité du site exécutant

F9.29 F9.1.1.4.2.1. Dans sa globalité

F9.30 F9.1.1.4.2.2. Indications sur les contrôles correspondant à chaque analyse

F9.31 F9.1.1.5. Expression des résultats

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demandes

F9.32 F9.1.1.5.1. Indication du site qui a réalisé l'analyse

F9.33 F9.1.1.5.2. Indication des antériorités

F9.34F9.1.1.5.2.1. Uniquement pour les analyses réalisées au même endroit (base patients à usage interne)

F9.35F9.1.1.5.2.2. Toutes les antériorités qui sont issues d'un des labos exécutant (base patients commune)

F9.36 F9.1.1.6. Statistiques des analyses envoyées

F9.37 F9.1.1.6.1. Distinctes par lieu d'exécution

F9.38 F9.1.1.6.1.1. analyses envoyées automatiquement

F9.39 F9.1.1.6.1.2. analyses envoyées à la demande de l'opérateur

F9.40 F9.1.1.7. Journal légal

F9.41 F9.1.1.7.1. Analyses réalisées sur place

F9.42 F9.1.1.7.2. Analyses envoyées dans d'autres sites

F9.43 F9.1.1.7.3. Analyses envoyées à un laboratoire spécialisé

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demandes

F9.44 F9.1.1.8. Conservation des échantillons

F9.45 F9.1.1.8.1. Gestion d'une Gard centralisée

F9.46 F9.1.1.8.1.1. Indication sur l'étiquette de départ

F9.47 F9.1.1.9. Règles de partage

F9.48 F9.1.1.9.1. Consultation des demandes et des résultats depuis tous les sites intéressés

F9.49 F9.1.1.9.2. Antériorités accessibles depuis tous les sites

F9.50 F9.1.1.9.3. Dictionnaire d'analyses

F9.51 F9.1.1.9.3.1. Commun à tous les sites

F9.52 F9.1.1.9.3.2. Tables de transcodages opérationnelles

F9.53 F9.1.1.9.4. Mise en place de procédures dégradées

F9.54 F9.1.1.9.4.1. En cas de problème de transmission

F9.55 F9.1.1.9.4.2. En cas de problème technique (automate non disponible)

F9.56 F9.1.1.9.5. Editions pour les médecins regroupées au site d'accueil

F9.57 F9.1.1.9.6. Regroupement de la télétransmission des éléments de facturation

F9.58 F9.1.1.9.7. Cryptage des échanges d'information

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des Laboratoires


Facultatif


descriptif

demandes

F9.59 F9.1.1.9.8. Outils de contrôle de communication

F9.60 F9.1.2. Site exécutant

F9.61 F9.1.2.1. traçabilité des prélèvements

F9.62 F9.1.2.2. Validation biologique partielle

F9.63 F9.1.2.3. Envoi des résultats vers le site demandeur

F9.64 F9.1.2.3.1. Avec indicateurs de validation technique

F9.65 F9.1.2.3.1.1. Contrôles de qualité

F9.66 F9.1.2.3.1.2. Alarmes des automates

F9.67 F9.1.2.3.1.3. Notion de repassage

F9.68 F9.1.2.3.1.4. Notion de dilution

F9.69 F9.1.2.3.2. Avec indicateurs de validation biologique partielle

F9.70 F9.1.2.3.3. Avec indicateurs clinico-biologiques

F9.71 F9.1.2.4. Statistiques

F9.72 F9.1.2.4.1. Examens réalisés pour chaque site demandeur

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Facultatif


descriptif

demandes

F9.73 F9.1.2.5. Retour des échantillons si la traçabilité est centralisée

F9.74 F9.2 Sites de production délocalisés

F9.75 F9.2.1 Gestion et création des dossiers patients

F9.76 F9.2.1.1 Mode de création des dossiers patients

F9.77 F9.2.1.1.1 Création des dossiers par le laboratoire

F9.78 F9.2.1.1.2 Création des dossiers sur sessions délocalisées du SIL

F9.79 F9.2.1.1.3 Création des dossiers patients par l’automate délocalisé *F9.80 F9.2.1.1.4 Validation de la création

F9.81F9.2.1.1.4.1 Automatique et assistée par respect de critères démographiques (délai d’enregistrement d’admission…) *

F9.82 F9.2.1.1.4.2 Obligatoire par le laboratoire

F9.83 F9.2.1.2 Critères de définition des patients *F9.84 F9.2.1.2.1 Numéro permanent. d’hospitalisation…

F9.85 F9.2.1.2.2 Nom. prénom… (ou session alpha numérique)

F9.86 F9.2.1.3 Intégration des données cliniques et/ou thérapeutiques *Version 1.01 du 29/11/02




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Facultatif


descriptif

demandes

F9.87 F9.2.1.4 Intégration de l’identité de l’opérateur *

F9.88 F9.2.2 traçabilité du prélèvement *F9.89 F9.2.2.1 Étiquettes spécifiques *F9.90 F9.2.2.2 Journal légal chronologique *F9.91 F9.2.2.3 Partage des fichiers : demande du patient *F9.92 F9.2.2.4 Facturation éclatée *F9.93 F9.2.2.5 Statistiques par site *

F9.94 F9.2.3 Intégration des variables analytiques des patients

F9.95 F9.2.3.1 Identité de l’opérateur *F9.96 F9.2.3.2 Date et heure de réalisation *F9.97 F9.2.3.3 Identité et localisation de l’automate *F9.98 F9.2.3.4 Validation technique *F9.99 F9.2.3.4.1 Bornes. delta checks. renseignements cliniques et/ou thérapeutiques

F9.100 F9.2.3.4.2 Alarmes analytiques

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Facultatif


descriptif

demandes

F9.101 F9.2.4 Gestion analytique de l’automate délocalisé *F9.102 F9.2.4.1 Intégration des messages d’erreur ou alarmes analytiques *F9.103 F9.2.4.2 Intégration des données de calibrages (pentes. alarmes…) *F9.104 F9.2.4.3 Intégration des contrôles de qualité *F9.105 F9.2.4.4 Intégration des maintenances *F9.106 F9.2.4.5 Intégration des lots réactifs et consommables *

F9.107 F9.3 Enregistrement du patient

F9.108 F9.3.1 Numéro de dossier éclaté pour multisite

F9.109 F9.3.2 Site d'enregistrement pour multisite

F9.110 F9.4 Impression des résultats

F9.111 F9.4.1 Entête du laboratoire qui rédige le compte-rendu *

F9.112F9.4.2 Pour chaque analyse transmise dans un autre laboratoire, système d'index permettant de retrouver en bas de page les coordonnées du laboratoire exécutant

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Facultatif


descriptif

demandes

Fascicule annexe 10 : Gestion des rendez-vous et pré accueil

F10.1 F10.1 Gestion du pré accueil *

F10.2F10.1.1 Affectation d'un numéro de dossier provisoire (étiquettes pré numérotées pour prélèvement, fiches de prélèvement)

F10.3 F10.1.2 Saisie identité (idem dossier)

F10.4 F10.1.3 Nature du prélèvement

F10.5 F10.1.4 Localisation anatomique du prélèvement

F10.6 F10.1.5 Dates

F10.7 F10.1.5.1 Du jour de la constitution du dossier

F10.8 F10.1.5.2 Du rendez-vous

F10.9 F10.2 Gestion des rendez-vous *F10.10 F10.2.1 Prise de rendez-vous pour le laboratoire

F10.11 F10.2.1.1 Gestion par salle de prélèvement

F10.12 F10.2.1.2 Gestion par unité de temps (proposition modifiable)

F10.13 F10.2.1.3 Paramétrage des unités de temps (ex : 1 RV / 10 min) par type de prélèvement

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Facultatif


descriptif

demandes

F10.14 F10.2.1.4 Gestion du calendrier (jour de fermeture, congés des préleveurs, …)

F10.15 F10.2.1.5 Gestion des urgences

F10.16 F10.2.2 Prise de rendez-vous pour le domicile

F10.17 F10.2.2.1 Gestion par préleveur ou groupe de préleveurs (cabinet)

F10.18 F10.2.2.2 Renseignements facultatifs

F10.19 F10.2.2.2.1 Permanents (rens. Cliniques)

F10.20 F10.2.2.2.1.1 Récupérables dans le dossier patient

F10.21 F10.2.2.2.2 Ponctuels

F10.22 F10.2.2.2.2.1 Tranche horaire d'intervention

F10.23 F10.2.2.2.2.2 Code interphone, étage …

F10.24 F10.2.2.3 Edition de fiche de renseignements pour le préleveur

F10.25 F10.2.2.4 Transmission à distance de cette fiche

F10.26 F10.2.2.4.1 Par préleveur

F10.27 F10.2.2.4.2 Pour plusieurs préleveurs (cabinet)

F10.28 F10.2.2.4.3 Modalités de transmission (mail, fax, autres à préciser)

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Facultatif


descriptif

demandes

F10.29 F10.2.3 Edition d'une fiche pour le patient

F10.30 F10.2.3.1 Date, heure et lieu de RV

F10.31 F10.2.3.2 Protocole à suivre en fonction des analyses demandées

F10.32 F10.2.4 Annulation des rendez-vous

F10.33 F10.2.4.1 Indication du motif

F10.34 F10.2.4.2 Possibilité de report de date

F10.35 F10.2.4.3 Annulation du dossier provisoire

F10.36 F10.3 Chaînage de la gestion des rendez-vous avec le pré accueil *F10.37 F10.3.1 Possibilité de confirmer et valider le numéro de dossier

Fascicule annexe 11 : Dictionnaires et catalogues

F11.1 F11.1. Etat des dictionnaires à l'installation

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Facultatif


descriptif

demandes

F11.2 F11.1.1. Vide à paramètrer par le biologiste *F11.3 F11.1.2. Paramètrage de base à compléter

F11.4 F11.1.3. Rapatriement depuis un autre système *F11.5 F11.2. Cas particulier du catalogue des analyses

F11.6 F11.2.1. Proposition d'un thésaurus respectant les normes en vigueur *F11.7 F11.2.2. Possibilité de modifier et d'enrichir ce thésaurus selon les besoins du laboratoire *F11.8 F11.2.3. Possibilité de disposer d'un historique des modifications de ce catalogue *F11.9 F11.2.4. Existence d'outils de transcodage

Fascicule annexe 12 : Gestion des protocoles cliniques *

Fascicule annexe 13 : Signature électronique

F13.1 F13.1 Identification du signataire *

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Facultatif


descriptif

demandes

F13.2 F13.1.1 Par login (code et mot de passe) *F13.3 F13.1.2 Par carte professionnelle (CPS) *F13.4 F13.1.3 Autre

F13.5 F13.2 Mode de signature

F13.6 F13.2.1 Spécifique *F13.7 F13.2.2 Utilisation des API de la CPS

F13.8 F13.3 Fonctions assurées

F13.9 F13.3.1 Identification du signataire *F13.10 F13.3.2 Authentification du document (signature fonction du document signé)

F13.11 F13.3.3 Non répudiation de la preuve (signature et document indissociables)

F13.12 F13.3.4 Signataires multiples *F13.13 F13.3.5 Détection des faux *F13.14 F13.3.6 Cryptage du document signé *

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Facultatif


descriptif

demandes

F13.15 F13.4 traçabilité

F13.16 F13.4.1 Identification du document signé

F13.17 F13.4.2 Identification du signataire *F13.18 F13.4.3 Date et heure de signature *F13.19 F13.4.4 Conservation de la trace pendant la durée légale de conservation du document *F13.20 F13.4.5 Trace liée au dossier patient *

F13.21 F13.5 Archivage

F13.22 F13.5.1 Archivage des traces *F13.23 F13.5.2 Archivage des documents signés (originaux)

Fascicule annexe 14 : Assurance qualité * integré ou non au SILF14.1 F14.1 Procédures et modes opératoires

F14.2 F14.1.1 Existence d’un module de gestion des procédures

F14.3 F14.1.1.1 Existence d’un modèle de procédure

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Facultatif


descriptif

demandes

F14.4 F14.1.1.2 Procédures hiérarchisées

F14.5 F14.1.1.3 Gestion des versions

F14.6 F14.1.1.4 Identifications

F14.7 F14.1.1.4.1 Du rédacteur

F14.8 F14.1.1.4.2 Du responsable qualité

F14.9 F14.1.1.4.3 Du biologiste

F14.10 F14.1.1.5 Validation des procédures

F14.11 F14.1.1.5.1 Par défaut à la création ou modification

F14.12 F14.1.1.5.2 Par le responsable qualité

F14.13 F14.1.1.5.3 Par le biologiste

F14.14 F14.1.1.6 Mise à disposition des procédures

F14.15 F14.1.1.6.1 A l’ensemble du personnel

F14.16 F14.1.1.6.2 Au personnel concerné

F14.17 F14.1.1.7 Validation de la consultation des procédures

F14.18 F14.1.1.7.1 Par défaut à la consultation

F14.19 F14.1.1.7.2 Volontaire

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des Laboratoires


Facultatif


descriptif

demandes

F14.20 F14.2 Procédures qualité

F14.21 F14.2.1 Surveillance de la température des chambres de stockage

F14.22 F14.2.2 Suivi des dates de péremption

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CHU de Besançon – LOT 2 option page 1



du CHU de Besançon

LOT 2 : Option dépistage néonatal


1. But de l ‘application Il s’agit du dépistage systématique néo-natal de maladies métaboliques congénitales. Des prélèvements de sang recueilli sur papier buvard sont réalisés chez les bébés au troisième jour de vie dans les maternités, services pédiatriques ou, plus rarement à domicile. Notre service reçoit les prélèvements de tous les bébés nés en Franche Comté. La précocité du rendu du résultat est fondamentale. Elle impose la surveillance régulière de deux paramètres :

- les délais de réalisation et d’acheminement du prélèvement au laboratoire (contrôle journalier) - le taux de couverture du dépistage par rapport au nombre correspondant de naissances, en communiquant régulièrement à chaque maternité la liste des prélèvements reçus de son établissement.

Ceci doit se faire avec un logiciel de requêtes adapté. L’accès aux données doit être protégé pour répondre aux demandes de la CNIL. 2. Items

N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité

Réponse fourn. exigée

1 - Réception et enregistrement des prélèvements

DN 1. Les papiers buvards contiennent les informations administratives du bébé à enregistrer :

X

DN 2. - nom, prénom X

DN 3. - date de naissance X

DN 4. - date de prélèvement X

DN 5. - prescripteur X

DN 6. - commentaires éventuels, prématurité par exemple (plusieurs champs, nombre max à préciser).

X X

DN 7. Il n’y a pas de liaison C-Page. Il serait intéressant d’avoir une procédure dégradée de saisie pour enregistrer plus rapidement ce type de données.

X

D’autres informations seront enregistrées a posteriori quand le dépistage s’est révélé positif :

DN 8. - adresse et numéro de téléphone des parents X


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


DN 9. - lieu de naissance si le prélèvement a été fait dans un service de pédiatrie.

X

DN 10. Les prélèvements sont enregistrés le jour de réception. Ils portent un numéro permanent d’identification, renseigné par le laboratoire.

X

DN 11. L’enregistrement générera plusieurs étiquettes identiques, si possible avec code barre. Elles seront de format maximum 2 cm sur 3.5 cm.

X

Les étiquettes doivent porter en clair les informations suivantes :



DN 14. - date d’arrivée X

DN 15. - numéro d’identification X

DN 16. - code maternité. X

Les étiquettes seront collées sur les différents volets détachables du carton de prélèvement.

Enregistrement et étiquetage se font sur un poste informatique dédié.

DN 17. Ces examens sont cotés pro activité mais non facturés. X

2 - Les dosages

Les cartons sont imprégnés de plusieurs taches de sang réparties sur des coupons détachables (d’où l’intérêt des étiquettes).

Cela permet d’envoyer des fragments de prélèvements dans d’autres laboratoires et de réaliser des dosages in situ de façon journalière ou hebdomadaire, en fonction du paramètre biologique.

DN 18. Pour chaque paramètre biologique, une liste de travail adaptée est constituée au moment nécessaire. Une présentation compacte de la liste est souhaitée car il peut y avoir 120 tests par série.

X

DN 19. Les dosages sont réalisés de façon manuelle dans des tubes numérotés de 1 à N. La liste de travail doit lister les patients suivant le même mode, de 1 à N.

X

DN 20. La longueur des listes de travail varie avec le paramètre à doser et avec la série considérée.

DN 21. La liste de travail est envoyée au compteur connecté qui réinjectera ensuite les résultats à l’informatique centrale.

X

3 - Logiciel de requêtes

Régulièrement, la secrétaire lance l’application de requêtes préétablies. Ces requêtes sont construites à partir des éléments suivants :


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité




DN 24. - date de prélèvement X

DN 25. - date d’arrivée (= date de saisie) X

DN 26. - âge de l’enfant le jour de la réalisation du prélèvement (calculé automatiquement)

X

DN 27. - âge de l’enfant le jour d’arrivée du prélèvement (calculé automatiquement)

DN 28. - délai d’acheminement du prélèvement, avec alarme pour les délais excessifs

X

DN 29. - code de maternité. X

Un panel de requêtes types est établi pour répondre aux exigences du bon déroulement du dépistage, par exemple :

DN 30. - liste avec en-tête adaptée des enregistrements journaliers où l’on peut contrôler si les prélèvements ont été réalisés et envoyés dans des délais corrects.

X

DN 31. - liste avec en-tête adaptée des enregistrements émanant de chaque maternité et/ou services pédiatriques établie toutes les fins de semaine : elle permet à chaque maternité de contrôler qu’aucun nouveau-né n’a échappé au dépistage.

X

DN 32. - liste avec en-tête adaptée pour les laboratoires extérieurs X

DN 33. - exploitation épidémiologique trimestrielle et annuelle légale X

DN 34. - exploitation statistique des résultats (fréquence par classe de concentration ...) pour chaque dosage

X

CHU de Besançon – LOT 3 : Prescription connectée page 1



du CHU de Besançon

LOT 3 : PRESCRIPTION CONNECTEE


1. Principes généraux

Graphe des flux

C-Page

Prescriptionconnectée Dossier

de Synthèse Patient



Renseignementsmédicaux

SIPBAutres SGL(anapath, génétique)


SIPB(lots 1 et 2)

2. Items

N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


1. Mode de fonctionnement

Selon les services de soins, le mode fonctionnement sera :

Saisie de la prescription et validation immédiate du

prélèvement X

Saisie de la prescription, puis validation dans un deuxième

temps du prélèvement X

2. Identification – droits d’accès

L3. 1. Accès limité aux personnes autorisées (profils métier) X

L3. 2. Code d’accès personnel et obligatoire

X

L3. 3. Utilisation de la famille des Cartes Professionnelles de Santé (CPS) directement ou via l’utilisation d’un composant (à préciser) X X


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


L3. 4. Gestion centralisée des accès

X

3. Saisie des prescriptions

L3. 5. Utilisation de la prescription connectée pour les patients hospitalisés, pour les consultants externes (hôpitaux de jour, séances) et Les ufs sans hospitalisés (blocs , salle de réveil )

X

L3. 6. Les numéros suivants doivent être gérés (via liens avec C-Page) : - NIP (N° d’Identifiant Permanent patient du CH

Besançon) - N° d’admission

X

L3. 7. Certaines informations complémentaires relatives aux patients (renseignements pathologiques par exemple) doivent pouvoir être rajoutés aux éléments d’identité récupérés sur C-Page

X

L3. 8. Pour chaque patient, l’UF responsable et l’UF d’hébergement doivent être gérées.

X

L3. 9. Mode de sélection des patients avant demande d’analyses (patients présents dans le service, patient externe au service)

X

L3. 10. Gestion des couples, des familles

X

L3. 11. Gestion de renseignements liés au patient (Renseignements cliniques et autres) X

L3. 12. Liés à l’analyse (demandés systématiquement) X

L3. 13. Récupération de ces renseignements par liaison avec le futur Dossier Patient Partagé X

L3. 14. Gestion du code service et UF

X

L3. 15. Gestion du code préleveur (si connu au moment de la saisie de la prescription et si validation immédiate du prélèvement) X

L3. 16. Gestion du code médecin

X

L3. 17. Gestion de plusieurs médecins prescripteurs

X

L3. 18. Destinataires des résultats (autre que le prescripteur)

X

L3. 19. Grilles de saisie des analyses paramétrables par service de soins

X

L3. 20. Saisie rapide des analyses (cases à cocher plutôt que codes à taper)

X

L3. 21. Gestion de bilans types, modifiables à la saisie de la prescription (ajout ou suppression) X

L3. 22. Association et exclusion de certaines analyses entre elles

X

L3. 23. Gestion des types ou natures de prélèvement (échantillon)

X

L3. 24. Gestion du site ou lieu de prélèvement (pour la microbiologie notamment) X


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


L3. 25. Gestion de protocoles de prélèvements (examens immédiats ou différés proposés automatiquement) X

L3. 26. Gestion d’actes répétitifs (programmation des analyses à réaliser et des prélèvements à effectuer) X

L3. 27. Saisie de prescriptions à date différée de prélèvement

X

Urgence

L3. 28. Demande complète

X

L3. 29. Par analyse

X

L3. 30. Possibilité de modification des prescriptions jusqu’à réception des échantillons au laboratoire X

L3. 31. Possibilité d’ajout d’analyses après réception des échantillons au laboratoire (avec transfert des informations au système de gestion de laboratoire)

X

Gestion des redondances

L3. 32. Internes au service

X

L3. 33. En fonction des prescriptions des autres services

X

L3. 34. Avec affichage des résultats (si serveur commun pour prescriptions et résultats, ou via autre solution à préciser) X X

L3. 35. Règles de redondances paramétrables par analyse et par service X

L3. 36. Règles de rémanence des analyses (ex : analyse valable 30j) X

L3. 37. Durée de conservation des prescriptions paramétrable (pour gestion des redondances) X

L3. 38. Affichage des procédures de prélèvement (à décrire par le fournisseur) X X

L3. 39. Gestion d’outils d’aide à la prescription (à décrire par le fournisseur) X X

L3. 40. Possibilités d’utiliser des périphériques mobiles (ordinateurs portables, PDA, etc.) pour saisie des prescriptions au lit du patient (à détailler par le fournisseur)

X X

L3. 41. Possibilité de transmission hertzienne des prescriptions depuis un périphérique mobile vers le serveur de prescription X

L3. 42. Autres fonctionnalités (à détailler par le fournisseur)

X

4. Edition de documents

L3. 43. Affectation des prélèvements à effectuer par préleveur (liste à cocher, sélection par prescription) X

L3. 44. Edition des documents qui suivent triés par préleveur et par patient

X

L3. 45. Edition d’autant de bons de demandes par prescription que de conditionnements (groupements) d’analyses à faire (en fonction des sites de réception des analyses prescrites, d’un ordre défini et de leur nature)

X

L3. 46. Accès « utilisateur » aux règles de paramétrage des bons de demandes X


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


demandes

Sur le bon de demande, mention

L3. 47. de l’IPP et du numéro d’hospitalisation du patient

X

L3. 48. des nom, prénom et date de naissance du patient

X

L3. 49. de sa chambre et lit

X

L3. 50. des nombres et types de tubes à prélever

X

L3. 51. Cas particulier : micro prélèvements

X

L3. 52. des analyses prescrites, triées par type de tube

X

L3. 53. Edition d’étiquettes « demandes » avec numéro d’admission en code barres X

L3. 54. Edition d’étiquettes « tubes » en fonction de la prescription réalisée

X

L3. 55. Utilisation du code barres, avec règles de façonnage des étiquettes identiques à celles des systèmes de gestion de laboratoire

X

L3. 56. Accès « utilisateur » aux règles de paramétrage des étiquettes

X

L3. 57. Edition de plans de prélèvement (en tenant compte des examens différés, des examens répétitifs et des protocoles) X


X

5. Validation des prélèveme nts

L3. 59. Validation de l’ensemble des prélèvements prévus, avec affectation d’un code préleveur unique ou reprise du code préleveur renseigné à la saisie de la prescription

X

L3. 60. Saisie d’un code préleveur et « cochage » de toutes les demandes qu’il a prélevées X

L3. 61. Validation par plan de prélèvement

X

L3. 62. Validation par lecteur code barres des prélèvements réalisés

X

L3. 63. Autres modes (à décrire par le fournisseur)

X

6. Transfert des données aux Systèmes de Gestion de Laboratoires

L3. 64. Préciser les protocoles d’échange gérés

X

L3. 65. Gestion de HL7 V3

X

L3. 66. Gestion de HPRIM XML et HPRIM Net

X

L3. 67. Transfert automatique et immédiat des données

X

L3. 68. Transfert différé, avec validation de l’expédition

X

L3 69. Transfert des informations à plusieurs systèmes de gestion de laboratoire différents (selon analyses prescrites) X

7. Autres liaisons X


N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


L3 70. Identité et mouvements (Interfaces avec C-Page)

X

L3 71. Protocoles à utiliser : boite aux lettres C-Page puis bus EAI

X

L3. 72. Autres protocoles proposés

X X

L3 73. Dossier Patient Partagé : récupération de données médicales relatives au patient pour transfert au SIPB avec la prescription

X

L3 74. Protocoles à utiliser : préciser les protocoles possibles

X X

8. Autres Fonctionnalités

L3. 75. Préciser les autres possibilités offertes par le produit (prescription d’actes d’autres disciplines par exemple) X X

L3. 76. Respect des spécifications « bureau médical virtuel » jointes en annexe X

CHU de Besançon – LOT 4 : Serveur de résultats page 1



du CHU de Besançon

LOT 4 : SERVEUR DE RESULTATS


1. Principes généraux

Graphe des flux

Serveur de résultats


SIPBAutres SGL(anapath, génétique)


SIPB(lots 1 et 2)

2. Items

N° items

Libellé

Obl

igat

oire

Souh

aité


1. Mode de fonctionnement

Selon les services de soins, le mode fonctionnement sera :

L4. 1. Consultation des résultats

X

L4. 2. Edition des résultats

X

L4. 3. Par patient

X

L4. 4. Tous les patients du jour

X

L4. 5. Tous les patients de la semaine

X

L4. 6. Tous les patients en fin d’hospitalisation (sortants)

X

7. Par type d’examen

X


N° items

Libellé

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2. Identification – droits d’accès

L4. 8. Accès limité aux personnes autorisées X

L4. 9. Code d’accès personnel et obligatoire

X

L4. 10. Utilisation de la famille des Cartes Professionnelles de Santé (CPS). X

L4. 11. Gestion de la signature électronique

X

L4. 12. Gestion centralisée des accès

X

L4. 13. Paramétrage des autorisations d’accès selon les services

X

L4. 14. Paramétrage des autorisations d’accès selon les catégories de personnel et les types d’examens X

L4. 15. Accès limité aux examens prescrits par le service

X

L4. 16. Accès limité aux examens des patients du service (même si prescrits par d’autres services) X

L4. 17. Accès ouvert à tous les patients d’une liste de services (tout le CHU par extension) X

L4. 18. Autres types de limitations d’accès (à décrire par le soumissionnaire) X

3. Données gérées

L4. 19. Dictionnaire d’analyses

X

L4. 20. Résultats en tableau (gestion des antériorités)

X

L4. 21. Résultats en mode éditable (fichiers .pdf par exemple)

X

L4. 22. Gestion d’images

X

L4. 23. Gestion d’indicateurs

X

L4. 24. Résultat validé techniquement, validé biologiquement

X

L4. 25. Dossier complet, partiel

X

L4. 26. Résultat hors norme

X

L4. 27. Indicateur « alerte » au niveau du menu général si un résultat est modifié X

L4. 28. Envoi d’un e-mail au médecin en cas de modification d’un résultat X

L4. 29. Gestion des modifications de résultats

X

L4. 30. Gestion des ajouts de résultats à un dossier existant

X

L4. 31. Gestion des suppression de résultats

X

L4. 32. Gestion des suppression de dossiers

X

L4. 33. Traçabilité des personnes ayant consulté les résultats

X


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L4. 34. Description des règles d’épuration des données (la durée de conservation des résultats en ligne doit être paramétrable) X X

3. Mode d’accès aux résultats

L4. 35. Par nom et prénom

X

L4. 36. Par numéro NIP (N° d’Identification permanent du patient)

X

L4. 37. Par numéro d’admission

X

L4. 38. Par affichage de tous les patients du service

X

L4. 39. Par affichage des patient ayant eu une prescription le jour même

X

L4. 40. Par nature de prélèvement (notamment pour examens non liés à un patient – eaux, hygiène par exemple) X

L4. 41. Par spécialité (laboratoire)

X


X

4. Divers

L4. 43. Possibilité de reprise des données en cas de rupture de la liaison avec les systèmes de gestion de laboratoire (SGL) X

L4. 44. Messagerie intégrée de prévention et d’alerte (rupture des liaisons avec les SGL, maintenance sur serveur, etc.)s X

L4. 45. Ouverture du serveur sur l’univers Business Object pour traitements statistiques. Fourniture et maintenance des univers. Possibilité de filtrer les données dans le cadre d’une présentation adapté à un service (par exemple : ‘je veux voir l’évolution de tels paramètres sur x années’).

X

5. Récupération des données transmises par les Systèmes de Gestion de Laboratoires

L4. 46. Préciser les protocoles d’échanges gérés

X

L4. 47. Gestion de HL7 V3

X

L4. 48. Gestion de HPRIM XML et HPRIM Net

X

L4. 49. Liaison avec l’anatomopathologie (logiciel APIX - Médasys, ex SOPRA) X

L4. 50. Récupération automatique et permanente des données

X

L4 51. Récupération de données en provenance de plusieurs systèmes de gestion de laboratoire différents X

6. Autre liaisons

L4. 52. Liaisons avec d’autre serveurs de résultats (EFS par exemple). Dans ce cas le fournisseur doit être capable d’intégrer un lien (par exemple de type URL, et contenant le numéro unique de patient du CHU) vers le serveur (serveur EFS) où se trouve le résultat à afficher (dans le cas d’un lien URL, une page web résumant les résultats.

X

L4. 53. Préciser les protocoles utilisables

X


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7. Aspects matériels

L4. 54. Utilisation de terminaux « PC », sous Intranet

X

8. Bureau médical virtuel

L4. 55. Respect des spécifications « bureau médical virtuel » jointes en annexe X

CHU de Besançon – LOT 5 : Gestion documentaire ; gestion commandes et stocks page 1



du CHU de Besançon

LOT 5 : GESTION DOCUMENTAIRE ; GESTION DES APPROVISIONNEMENTS, DES

COMMANDES ET DES STOCKS


1. Principes généraux Le logiciel de gestion documentaire (assurance qualité) et de gestion des stocks sera installé dans tous les laboratoires du CHU (11 laboratoires) et au laboratoire d’hématologie (ETS). Il est prévu au départ 3 utilisateurs par laboratoire, tous devant suivre la formation à l’utilisation du logiciel. Les postes clients du ou des systèmes de gestion de laboratoire devront pouvoir être utilisés : il n’est donc pas prévu la livraison de périphériques, cependant le soumissionnaire devra décrire les caractéristiques minimales des PC à utiliser, celles des autres périphériques nécessaires (imprimantes code barres, douchettes ou lecteurs code barres, scanners, etc.) ainsi que les pré-requis minimaux en terme de réseau. Seul le serveur devra être proposé en option, son acquisition pouvant cependant être indépendante du présent appel d’offres. 2. Items

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1. GESTION DOCUMENTAIRE

L5. 1. Gestion de l’historique des versions

X

L5. 2. Identification des différents intervenants (rédacteur, vérificateur, valideur, approbateur) X

Accès aux documents

L5. 3. Par mots clés

X

L5. 4. Par catégorie

X

L5. 5. Via liens hypertexte

X

L5. 6. Par utilisateur destinataire

X

L5. 7. Par chapitres du manuel qualité

X

Gestion de documents de 3 types

L5. 8. Communs à tous les pôles

X

L5. 9. Spécifiques à un pôle

X

L5. 10. Spécifiques à un laboratoire

X

Utilisation de documents en formats divers

L5. 11. Word

X

L5. 12. WP

X

L5. 13. Excel

X

L5. 14. PDF

X


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L5. 15. Autres (à préciser)

X

L5. 16. Information des destinataires quant à tout nouveau document ou document modifié les concernant X

L5. 17. Mise à disposition sur serveur intranet des documents transversaux (procédures pré-analytiques à l’ attention des services de soins par exemple)

X

Gestion de listes

L5. 18. Matériel

X

L5. 19. Réactifs et consommables

X

L5. 20. Personnel

X

L5. 21. Diplômes, formations

X

L5. 22. Locaux

X

L5. 23. Autres fonctionnalités (non-conformités, planification, etc.) à décrire par le soumissionnaire X X

2. GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET DES COMMANDES ET DES STOCKS

Gestion des articles en stock avec notamment

L5. 24. Référence « produit » du fournisseur

X

L5. 25. Référence CHU (plusieurs produits différents pouvant éventuellement correspondre à la même référence CHU) X

L5. 26. Localisation, lieu de stockage

X

L5. 27. Dates de péremption

X

L5. 28. Suivi des lots

X

L5. 29. Conditionnements multiples (unité de stockage, unité de déstockage) X

L5. 30. Mise à disposition d’un fichier de base contenant les principaux produits avec les références fournisseurs X

L5. 31. Propositions de commandes en fonction des quantités en stocks, des seuils d’approvisionnement, des délais de péremption et des délais de livraison

X

L5. 32. Gestion des commandes

X

Transfert automatique de la commande au fournisseur

L5. 33. Par fax

X

L5. 34. Par mail

X

L5. 35. Gestion des livraisons

X

L5. 36. Edition d’étiquettes code barres « produits » après validation des livraisons X

L5. 37. Saisie des numéros de lots

X


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L5. 38. Saisie des dates de péremption

X

L5. 39. Choix du lieu de stockage (si lieux de stockages multiples)

X

L5. 40. Suivi des reliquats

X

L5. 41. Sorties de stocks

X

L5. 42. Utilisation de douchettes code barres

X

L5. 43. Lecture du code barre du fournisseur (préciser les fournisseurs pour lesquels c’est possible) X X

L5. 44. Gestion du numéro de lot débité

X

L5. 45. Signal si changement de lot depuis la dernière sortie de stock X

L5. 46. Signal si existence d’un lot à péremption plus proche X

Traçabilité

L5. 47. Des lots utilisés

X

L5. 48. Des produits périmés

X

L5. 49. Des ruptures de stocks

X

L5. 50. Réacto-vigilance (détailler les fonctionnalités disponibles)

X X

Inventaires

L5. 51. Complet

X

L5. 52. Par secteur

X

L5. 53. Par lieu de stockage

X

L5. 54. Par fournisseur

X

Statistiques

Commandes et Consommations

L5. 55. Par produit

X

L5. 56. Par fournisseur

X

L5. 57. Par secteur

X

L5. 58. Par laboratoire

X

L5. 59. En quantité

X

L5. 60. En coût d’achat

X

Gestion des périmés

L5. 61. Nombre de périmés par période, secteur et produit

X

L5. 62. Valorisation en coût d’achat

X

L5. 63. Non conformités


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L5. 64. Par type de non-conformité

L5 65. Par fournisseur

L5. 66. Gestion des produits non-conformes X

L5. 67. Cause du rejet X

L5. 68. Décision prise X

L5. 69. Qui a pris la décision X

L5. 70. Édition de la fiche de non-conformité X

L5. 71. Transfert par mail de la fiche de non-conformité au fournisseur X

L5. 72. Réception de la réponse du fournisseur (par mail) X

L5. 73. Clôture du dossier X

Communications (voir protocoles en annexe)

L5. 74. Transfert à C -page des commandes

X

L5. 75. Transfert à C -page des livraisons

X

L5. 76. Autres fonctionnalités (à décrire par le soumissionnaire)

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Cahier des Clauses Techniques Particulières pour … · (3SI) ; liaison format SISEAUX (voir en...

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