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Un PST déjà formalisé dans votre commune ? Quelques leçons à tirer...

Aujourd’hui, plusieurs communes pilotes ont déjà formalisé leur PST : elles ont identifié leurs objectifs stratégiques, les objectifs opérationnels et les actions qui en découlent.

Ce travail a permis d’améliorer davantage la compréhension des mécanismes de fonctionnement interne de la commune et de formaliser une gestion stratégique du développement communal.

D’autres enseignements peuvent également être pointés :

• La variabilité des priorités : l’action stratégique et politique décrite au travers du volet externe comporte souvent de très nombreuses actions avec des priorités variables dans le temps et dépendantes d’éléments externes souvent imprévisibles. Même si une méthodologie incluant

Animer son Programme Stratégique Transversal

Les pouvoirs locaux, de même que l’ensemble des institutions publiques, font face aujourd’hui à des défis majeurs : un contexte économique morose, une accélération du processus de régionalisation des compétences, un besoin en transparence des opérations. Il devient impératif de définir des axes prioritaires et de viser une performance opérationnelle accrue.

Le Programme Stratégique Transversal (PST) s’impose comme l’outil de planification stratégique à moyen terme de l’action communale. Similaire au plan d’entreprise des sociétés privées, le PST est destiné à donner le ton du développement de la commune en actionnant deux volets :

- un volet externe de développement des politiques,- un volet interne d’optimalisation de l’administration général.

Introduction

Emmanuel Jaunart

Emmanuel Jaunart commence sa carrière dans le domaine des télécommunications. Jusqu’en 2000, il y travaille au niveau du Corporate Planning. Depuis 2001, Emmanuel Jaunart a évolué au sein du monde du conseil. En 2009, il crée Mielabelo avec l’aide de ses deux associés. Ses activités se focalisent maintenant sur l’amélioration continue. Membre de l’ISACA, il est également certifié Lean SixSigma Black Belt.

Michaël Van Cutsem

Michaël Van Cutsem, une des références méthodologiques en Wallonie dans le domaine de l’évaluation et des outils de stratégie territorial, commence sa carrière en tant que chercheur dans le domaine de l’intégration européenne. Sa contribution à la fondation de Société wallonne de l’Evaluation et de la Prospective, l’amène aujourd’hui à diriger le pôle Prospective à l’Institut Destrée. Depuis 15 ans, Michaël Van Cutsem, professionnel du conseil et évaluateur expérimenté, a participé à un nombre significatif d’études pour la Commission européenne et les autorités publiques belges.

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des critères de temps, de ressources à mobiliser et des indicateurs d’effets a été définie pour soutenir le travail des communes, l’aspect « temps réel » doit être davantage considéré. Tout comme une entreprise, la commune doit pouvoir réagir avec une grande agilité aux modifications d’un contexte légal, réglementaire, politique, économique et social ;

• Le pilotage des actions : le PST comprend souvent plusieurs centaines d’actions à mettre en œuvre. Il est clair que l’ampleur des informations à traiter devient vite un facteur de limitation pour les gestionnaires du PST. Les décideurs de l’Administration se retrouvent alors submergés par un flot de données qui ne permettent plus de prendre les décisions requises ;

• L’ancrage de la démarche : la mise en place d’un PST est avant tout une démarche de gouvernance qui doit se pérenniser et conduire à un mode de fonctionnement naturel de l’Administration. Il ne s’agit pas d’un projet « one shot » mais bien d’une organisation nouvelle à mettre en place, à expérimenter, puis à pérenniser.

Sur base de ces constats, l’Institut Destrée et Mielabelo ont élaboré une approche de mise en œuvre du PST permettant aux villes et communes de faciliter la prise en main, le pilotage, le suivi et la gestion quotidienne des activités qui y sont liées.

Une matrice de Gouvernance pour mieux gérer les priorités

Une politique communale ne peut être menée efficacement sans une administration qui fournit les bons services internes et externes. Les volets interne et externe sont intimement liés et ils ne peuvent pas être considérés indépendamment.

Une pratique courante dans le monde de la gouvernance des organisations est de déterminer les activités internes (celles de l’Administration) nécessaires à la réalisation des buts de l’organisation (le volet externe). Cette manière de procéder permet alors de mettre l’accent sur l’amélioration à fournir au sein de l’Administration, compte-tenu des politiques prioritaires établies.

Ce travail de réflexion s’est construit avec les responsables de pouvoirs locaux. Celui-ci a permis de :

• Définir les grands domaines d’activités opérationnelles d’une commune (sur base également des travaux de l’UVCW) ;

• Identifier les types de chantiers stratégiques fréquemment rencontrés dans les PST existants;

• Définir les dépendances entre ces chantiers stratégiques et les activités opérationnelles.

La première valeur ajoutée de cette analyse permet de se rendre compte qu’il n’est pas requis d’améliorer l’ensemble des activités de l’Administration pour atteindre des objectifs stratégiques clairs.Le second apport de cette démarche est de pouvoir se concentrer sur les services administratifs qui sont concernés et ainsi, limiter les charges de réalisation et de pilotage pour les équipes administratives en place.

Une Orchestration pratique pour un pilotage en temps réel

Un tsunami d’objectifs et d’actions, voilà souvent comment les directions générales et financières des communes perçoivent le résultat de leur PST, étant par ailleurs maintenant confrontés à la question des indicateurs.

Cette pléthore de données provient souvent de la multitude d’actions à piloter et du manque de structuration des indicateurs. Cet afflux d’éléments et le peu de temps à consacrer à leur analyse sont un réel enjeu pour les responsables de départements.

Afin d’apporter une aide opérationnelle aux directions générale et financière, l’Institut Destrée et Mielabelo ont adopté une approche de gestion des améliorations, couramment utilisée dans le secteur industriel.

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Elle reprend :

• Une approche en tableau de bord regroupant des indicateurs clés et mettant à profit le travail de structuration réalisé dans le cadre de la matrice de gouvernance. Elle permet aux directions de départements et aux responsables politiques de se bâtir une idée claire sur l’état de santé de leurs initiatives ;

• Une méthode de suivi des progrès des actions, réalisée sur le terrain par les personnes du terrain. Le but est de créer des moments réguliers de partage sur l’avancement des actions et des problèmes rencontrés, ainsi que sur des actions à prendre pour faciliter la progression.

L’idée maîtresse de cette approche est de constituer une vision transparente, simple et peu consommatrice d’énergie afin d’alimenter en informations pertinentes, les personnes qui en ont le besoin.

Pour y parvenir, les fiches actions du PST sont ainsi valorisées dans une perspective encore plus opérationnelle telles que des feuilles de route opérationnelles. De manière plus concrète encore, ces fiches sont traduites en « kaizen » (c.-à-d. « amélioration ») et pilotées en temps réel avec les équipes.En outre, cette approche, adoptée par l’Institut Destrée et Mielabelo, sera un succès si elle suit une logique d’évolution constante à long terme. Effectivement, induire une démarche de gouvernance sur du long terme est le défi majeur du PST.

Un système d’amélioration en Continu

La mise en œuvre d’un PST est une démarche qui doit se concevoir au fil du temps. Sa mise à jour et sa maintenance doivent être garanties afin d’en faire un instrument de gestion de la commune en termes de stratégies et d’excellence opérationnelle de l’Administration.

L’Institut Destrée et Mielabelo se sont inspirés des approches « Cercles de Qualité » du monde industriel pour les appliquer aux pouvoirs locaux.

Il ne s’agit bien sûr pas d’appliquer des méthodes de production au monde du service mais bien d’en retenir les concepts fondamentaux:

• C’est en améliorant le fonctionnement individuel de chacun que l’Administration pourra accroître sa performance. Le travail se doit d’être réalisé au fil de l’eau. Il est bien entendu illusoire de penser qu’une méthode miracle pourra changer les comportements en un trimestre. En effet, il s’agit d’un processus de changement de culture qui nécessite une interaction forte avec les collaborateurs ;

• L’autonomie des agents est le facteur clé de succès qui permettra au PST de vivre. Notre approche vise à monter le personnel en compétences sur les méthodes et outils simples pour prendre en main leur propre amélioration. La méthode se focalise sur le travail réalisé au niveau du terrain, en exploitant les idées et les remontées des opérations ;

• La transparence et la simplicité des informations de suivi sont également des points essentiels. Comme nous le confiait un Directeur Général, les progrès du PST devraient pouvoir être affichés dans le hall de l’hôtel de Ville et être compris par chaque citoyen. Le défi est donc de faire vivre la commune au rythme du PST.

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Conclusion

Notre démarche permet aux communes de mettre leur PST « sous contrôle ». Elle a trois objectifs :

- Améliorer encore la structuration du PST aux croisant volets interne et externe ;- Bâtir une vision temps réel des progrès des initiatives ;- Mener une démarche d’amélioration en continu.

Le prochain défi de l’Administration ? Placer l’évolution au centre du changement et de l’amélioration en se perfectionnant avec les moyens disponibles.

Rendez-vous donc début 2015 à notre prochain colloque sur ce sujet passionnant !

Soutenir votre culture de l’excellence avec OptiLean

Cette culture de l’excellence peut, en outre, être soutenue par la plateforme OptiLean (www.optilean.org) récemment lancée par l’Institut Destrée et Mielabelo afin, précisément, de favoriser les échanges entre les organisations pour mettre en œuvre des démarches « Qualité » opérationnelles.

Cette plateforme en ligne met ainsi à disposition des contenus, des conseils, des contacts et des références permettant à chacun de progresser, à son rythme, dans la voie de la qualité.

Voulez-vous en savoir davantage sur le sujet?

Envoyez un mail à : emmanuel.jaunart(at)mielabelo.com