Conduite de Reunion

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INDH Février 2007 Mme N. BENNAGHMOUCH M. M . YASSAFI CONDUITE DE REUNION Communication et marketing, février 2007

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CONDUITE DE REUNION

Communication et marketing, février 2007

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OBJECTIFS DES REUNIONS

Un objectif se définit par la description d’une situation finale qui pourra s’évaluer

concrètement. La manière dont va se dérouler la réunion

dépend essentiellement de son objectif.

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OBJECTIFS DES REUNIONS

INFORMER: la réunion vise à transmettre une information. L’animateur écoute ensuite les réactions

des participants, répond à leurs questions mais ne modifie pas le message.

RECUEILLIR L’INFORMATION: entretien de groupe, de discussion, de sondage, de recueil

d’opinion ou de propositions. L’animateur écoute sans porter de jugement, il recueille de l’information

qui servira plus tard.

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OBJECTIFS DES REUNIONS

ANALYSER ET RESOUDRE UN PROBLEME: exposé du problème suivi par une réunion

discussion. Méthode de résolution de problème. PRENDRE UNE DECISION: analyser une situation

donnée en identifier les enjeux et appliquer une modalité de prise de décision.

ARBITRER DES CONFLITS: repérer la nature d’un conflit (personnel, institutionnel, d’intérêt) ou

identifier les acteurs, ou analyser et élucider un problème.

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LE ROLE DE L’ANIMATEUR

Quel que soit le type de réunion, l’animateur doit remplir un certain nombre de fonctions de base.

Il est responsable du bon déroulement de la réunion et de son efficience par rapport à

l’objectif fixé. Il intervient à différents niveaux.

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1- Préparation de la réunion

Définition claire de l’objectif de la réunion; Choix des participants;

Choix de la méthode de travail; Détermination de la date;

Choix et aménagement des locaux; Convocation des participants;

Élaboration des supports.

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2- Déroulement de la réunion

Le rôle du groupe de discussion est de produire des idées pour arriver à réaliser son objectif, démarche dans laquelle il est confronté à de

nombreuses difficultés. Face à ces risques, l’animateur remplit deux

fonctions essentielles: la fonction de régulation et la fonction de facilitation.

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La fonction de facilitation

Elle vise à favoriser les échanges à l’intérieur du groupe de façon à ce qu’il atteigne les objectifs

dans les délais impartis. L’animateur mène le jeu: il stimule le groupe,

distribue la parole, gère le temps, suggère et fait valider des procédures qui facilitent le travail du

groupe. Afin d’assurer l’efficacité de la réunion, respecter

certaines étapes

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Le démarrage

Accueillir les participants et les inviter à se présenter; Se présenter et préciser son rôle de conducteur de la

réunion; Rappeler l’objectif et s’assurer qu’il est clair, compris et

accepté de tous; Préciser le contexte;

Fixer les contraintes horaires et proposer éventuellement une pause;

Distribuer les documents et présenter le matériel.

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La phase d’expression

Distribuer la parole ou la relancer; Gérer les bavards et les timides;

Prendre des notes.

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L’exploitation rationnelle

A partir de tous les propos lancés en vrac au début de la réunion, l’animateur va faire un travail de classement et d’approfondissement.

Son rôle consistera à reformuler de façon claire les idées émises et de dégager les points de convergence et de divergence.

L’animateur doit amener le groupe à discuter les différents points retenus, à approfondir la réflexion et à la compléter.

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Atteinte de l’objectif

L’animateur fait la synthèse globale et dégage les conclusions qui reflètent les prises de position ou

opinions du groupe.

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Tout au long de la réunion

Bien maîtriser les cadres de l’échange et recentrer les participants par rapport à l’objectif;

Reformuler régulièrement; Relancer la discussion par des questions appropriées;

Faire des synthèses partielles; Distribuer la parole;

Gérer les silences; Accepter l’aide des participants;

En un mot, faciliter les échanges.

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La fonction de régulation

Inévitablement, un certain nombre de phénomènes d’ordre affectif et psychologique vont se développer entre les

membres du groupe (conflits, blocages, tensions, luttes, peur de s’exprimer, crainte de la hiérarchie…).

Les participants vont réagir en fonction de leur personnalité, de leur statut, de leur position hiérarchique, de leur appartenance à un certain groupe social, du degré

de leur implication dans le problème posé… L’animateur a pour rôle de gérer les blocages et les

tensions qui peuvent survenir, afin de permettre au groupe de produire efficacement.

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4- Après la réunion

Assurer le suivi, c’est-à-dire: Rédiger un compte rendu;

L’adresser aux participants; Suivre la mise en œuvre des décisions prises.

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STYLES DE CONDUITE DE REUNION

Style directif et autocratique Style directif sur les procédures et non directif

sur le fond Style coopératif

Style démocratique Style non directif

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COMPETENCES DE L’ANIMATEUR

Compétences techniques Compétences humaines

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Compétences techniques

Questionner: il existe différents types de questions que l’on doit utiliser en fonction u contexte et dont les

effets sont différents. Ecouter: base d’une bonne communication qui en

fait un véritable échange. Reformuler: renvoyer à l’interlocuteur le contenu,

sans nécessairement en conserver la forme. Synthétiser: exprimer l’essentiel d’une manière

concise.

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Compétences humaines

S’adapter à son interlocuteur. Expliquer.

Argumenter. S’exprimer.

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LES ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

Certaines attitudes ou gestes des membres d’un groupe peuvent nuire à la

progression du travail et à la réalisation des objectifs.

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ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

L’agression Le blocage systématique L’opposition rivale Les jugements indirects L’ironie La distraction automatique du groupe ou à des moments

inopportuns La recherche systématique d’attention La recherche de sympathie L’auto-confession Le retrait (silence, mutisme)