Système de mesure de rendement et

Tableau de bord de gestion Le conseil d’administration

ContenuContenu

• Pourquoi un Tableau de bord?• Le Tableau de bord : ses limites systémiques• Principes de la préparation du système de

mesure de rendement• Limites présentes de l’outil• Objectif du système de mesure de rendement• Tableau de bord du C. A.

• Concept de structure• Présentation des données : application graphique• Cueillette des données : exemples de moyens

Mandat du Conseil d’administrationMandat du Conseil d’administration

• « Le Conseil d’administration a le mandat de gouverner avec efficience, représenter les membres, prendre les meilleures décisions, exercer un leadership dans la Francophonie, et assumer la pleine redevabilité de l’administration de l’organisme. »

Mandat (suite)Mandat (suite)

• La responsabilité de gouverner avec efficience comprend :

– Faire l’évaluation annuelle du fonctionnement du Conseil et des administratrices et des administrateurs au Conseil.

Pourquoi un Tableau de bord?Pourquoi un Tableau de bord?

• Création de la convergence dans le diagnostic dans la problématique– dans l’état d’une situation– dans l’action

• Création de l’unité d’action– dans la démarche– dans les opérations, activités de suivi

• Création de la (plus grande) prise en compte– de la mesure– des résultats obtenus

Le Tableau de bord : ses limites Le Tableau de bord : ses limites systémiquessystémiques• Forte dépendance en ce qui concerne :

– la disponibilité des données (accès, coût)– actualisation des données

• Forte dépendance en ce qui concerne : – les ressources financières– les ressources technologiques

• S’adresse à une clientèle précise– niveau d’intervention– nature de l’information

– d’analyse – de stratégie

Principes de la préparation du Principes de la préparation du système de mesure de rendementsystème de mesure de rendement

• Approche globale : à l’état de concept• Simplicité des choix, simplicité de la

présentation• Économie des moyens • Utilisation d’outils de mesure de rendement

déjà créés et utilisés par le CLÉ• Fondés sur des besoins perçus• Présuppose une amélioration prédéfinie

Limites présentes de l’outilLimites présentes de l’outil

• L’exercice reste à compléter par le C. A.

• Les outils présentés sont des variantes de modèles créés par le CLÉ et utilisés au CLÉ

• Le produit présenté est un modèle : il a donc valeur d’exemple

Objectif du système de mesure de Objectif du système de mesure de rendementrendement

En appui au mandat, le système fournit des renseignements sur le Conseil

1) comme groupe représentatif2) comme groupe de vision et d’orientation3) comme groupe efficace4) comme groupe de supervision générale5) comme groupe de gestion de crises

dans le but de renforcer les capacités d’agircomme groupe d’influence et comme grouped’action.

Objectif du système de mesure de Objectif du système de mesure de rendement (suite)rendement (suite)

• Fournit des renseignements pertinents sur la conduite des activités du Conseil d’administration

- pour mesurer les progrès accomplis;

- pour permettre des corrections, ajustements, le cas échéant.

Premier exemplePremier exemple

Deuxième exempleDeuxième exemple

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU C. A. GOUVERNANCE DU CADRE

Pratiques essentiellesSans objet

Totalement en désaccord

En désaccord En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas Vérif.

Le conseil a une compréhension commune de la raison d’être de l’organisme

1 1 1 0 1 04

Le conseil connaît et respecte les statuts et règlements de l’organisme

0 2 1 1 0 04

Le conseil a une vision stratégique qu’il a traduite en résultats mesurables

1 0 2 0 1 04

Le conseil a adopté un cadre de responsabilité (Vision, mission, valeurs et résultats stratégiques)

1 0 0 3 0 04

Le conseil a adopté un plan stratégique 0 1 1 0 2 0 4

Le conseil a adopté un cadre de collaboration 0 0 1 2 1 0 4

Le conseil a adopté un cadre d’évaluation 0 0 0 3 1 1 5

Le conseil surveille la mise en œuvre du plan stratégique en se concentrant sur les résultats plutôt que les moyens

0 0 1 1 2 0

4

Le conseil a mis en place une stratégie pour augmenter sa connaissance des besoins de la communauté

0 1 0 2 1 0

4

Total 3 5 7 12 9 1

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU CA - GOUVERNANCE DU CADRE

Sans objet8% Totalement en

désaccord14%

En désaccord19%

En accord32%

Totalement en accord24%

Je ne sais pas3%

Sans objet

Totalement en désaccord

En désaccord

En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas

GOUVERNANCE AUTONOME

Pratiques essentiellesSans objet

Totalement en désaccord En désaccord En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas Vérif.

Le conseil a un cahier de politiques qui est à jour 1 2 0 0 1 0 4

Le conseil utilise des politiques pour encadrer son propre fonctionnement et celui de la direction générale

0 0 3 0 1 0

4

Le conseil a adopté une politique en matière de conflits d’intérêt

0 1 0 1 1 03

Le conseil a adopté un code d’éthique des administrateurs 0 0 2 1 1 04

Le conseil a mis en place la structure du conseil d’administration et en assure le bon fonctionnement

0 1 1 2 1 05

Le conseil a mis en place une stratégie de perfectionnement des administrateurs

1 0 2 0 1 04

Le conseil a mis en place une stratégie d’amélioration continue du rendement du conseil

0 2 0 1 1 04

Le conseil a développé un manuel de l’administrateur 0 1 1 1 1 0 4

Le conseil a adopté un mécanisme d’évaluation du rendement du conseil d’administration

1 0 1 1 1 04

Le conseil a adopté un processus décisionnel inclusif, démocratique et participatif

1 0 0 2 1 04

Les administrateurs sont engagés envers les objectifs de l’organisme et solidaires par rapport aux décisions collectives du conseil

0 0 2 2 0 0

4

Le conseil a établi un équilibre dans l’exercice de ses quatre (4) rôles complémentaires

0 1 1 0 1 14

Total 4 8 13 11 11 1

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU CA - GOUVERNANCE AUTONOME

Sans objet8%

Totalement en désaccord

17%

En désaccord27%

En accord23%

Totalement en accord23%

Je ne sais pas2%

Sans objet

Totalement en désaccord

En désaccord

En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas

GOUVERNANCE DE REPRÉSENTATION

Pratiques essentielles

Sans obje

tTotalement

en désaccord

En désaccor

d En accordTotalement en accord

Je ne sais pas Vérif.

Le conseil fait connaître et valorise l’organisme dans la communauté.

1 0 2 1 0 0

4

Le conseil fait la promotion de partenariats productifs avec les organismes et institutions de la communauté

1 0 0 3 0 0

4

Le conseil assure une présence du conseil et de l’organisme dans la communauté (renforcement des liens)

0 2 0 1 1 0

4

Le conseil s’assure d’avoir accès à une diversité de représentation, de points de vue et d’intérêts pour enrichir ses réflexions et ses décisions

1 0 1 1 1 0

4

Total 3 2 3 6 2 0

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU CA- GOUVERNANCE DE REPRÉSENTATION

Sans objet18%

Totalement en désaccord

13%

En désaccord19%

En accord37%

Totalement en accord13%

Je ne sais pas0%

Sans objet

Totalement en désaccord

En désaccord

En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas

GOUVERNANCE OPÉRATIONNELLE

Pratiques essentiellesSans objet

Totalement en désaccord

En désaccor

d En accordTotalement en accord

Je ne sais pas Vérif.

Le conseil a délégué l’autorité, la responsabilité et les pouvoirs de gestion à la direction générale

2 0 0 2 0 04

Le conseil a mis en place les mécanismes qui lui permettent de juger de la pertinence des programmes pour la communauté

1 1 1 1 0 0

4

Le conseil a adopté et a assuré la mise en place d’une politique de gestion des ressources humaines,

1 1 1 1 0 0

4

Le conseil a adopté un cadre de rémunération, un régime d’assurances et d’avantages sociaux et un processus de griefs.

0 1 0 1 1 1

4

Le conseil a adopté et mis en place une politique de responsabilité financière , de contrôle des dépenses et de budgétisation

1 1 0 1 1 0

4

Le conseil a mis en place une stratégie de recrutement, de rétention et de succession pour la direction générale de l’organisme.

1 1 0 1 1 0

4

Le conseil a adopté une politique de gestion du risque intégrée

0 1 1 0 1 14

Total 6 6 3 7 4 2

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU CA - GOUVERNANCE OPÉRATIONNELLE

Sans objet21%

Totalement en désaccord

21%

En désaccord11%

En accord26%

Totalement en accord14%

Je ne sais pas7%

Sans objetTotalement en désaccordEn désaccordEn accordTotalement en accordJe ne sais pas

GOUVERNANCE EFFICACE

Pratiques essentiellesSans objet

Totalement en désaccord En désaccord En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas Vérif.

GOUVERNANCE DU CADRE 3 5 7 12 9 1

GOUVERNANCE AUTONOME 4 8 13 11 11 1

GOUVERNANCE DE REPRÉSENTATION 3 2 3 6 2 0

GOUVERNANCE OPÉRATIONNELLE 6 6 3 7 4 2

Grand Total 16 21 26 36 26 4 4,0313

SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU CA - GOUVERNANCE EFFICACE

Sans objet12%

Totalement en désaccord

16%

En désaccord20%

En accord29%

Totalement en accord20%

Je ne sais pas3%

Sans objet

Totalement en désaccord

En désaccord

En accord

Totalement en accord

Je ne sais pas