Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 1 Support de formation Comptabilité – Nouveaux...

Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.01

Support de formation

Comptabilité – Nouveaux UtilisateursV1.0

20/09/07

CNRS – Projet BFC Etablissement

Introduction

Introduction Objectifs de cette formation

1. Expliquer les flux comptables modélisés dans BFC

2. Décrire les différentes opérations comptables à réaliser dans BFC

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

Introduction Programme du cours

Tronc Commun (en fonction du groupe) Concepts du domaine Comptabilité (Données

de bases et principaux objets) Les opérations classiques dans le domaine

Comptabilité

Les flux de trésorerie et leur manipulation

La comptabilité des tiers et les restitutions

1er jour

2ème jour

2 jours

1. Les données de base de la comptabilité

2. La création d’une pièce comptable

3. La contre-passation d’une pièce comptable

4. La rapprochement comptable

5. L’accès aux documents dépenses et recettes

6. La saisie d’un acompte (avance financière)

7. Le décaissement manuel

8. Le paiement automatique

9. L’encaissement client

10.Le suivi et la relance client

11. Les états comptables

12.Conclusion

Programme détaillé des deux jours

Préalable en fonction des stagiaires : Tronc communPréalable en fonction des stagiaires : Tronc commun

Sommaire

Les données

de base de la

comptabilité

Notions essentielles dans SAP

Compte général : • Un plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant

l’établissement CNRS. La définition d’un plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de comptes société) est obligatoire, il s’agit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation.

Compte collectif : • Lors de la saisie de pièce comptable, le compte collectif permet de gérer sur quel compte

général les soldes mensuels doivent être mis à jour. Classiquement le compte collectif est déterminé via la fiche tiers (compte collectif identifié dans la vue société).

• C’est un compte général affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations (Type de compte K-Fournisseur ou D-Client). Ses comptes ne sont que des comptes « d’affichage », ils contiennent le soldes des comptes auxiliaires qui leurs sont rattachés et ne peuvent pas être utilisés pour passer des écritures comptable. Ils s’imputent automatiquement.

Compte auxiliaire : • Un compte auxiliaire est utilisé pour passer les écritures qui mouvementent le compte

collectif qui va retransmettre/communiquer les informations au bilan ou compte de résultat.

Compte général spécial (CGS) : • C’est un compte collectif, un compte cible géré par les codes CGS.

Code CGS : • Un code CGS est défini par un code alphanumérique (1 caractère), des caractéristiques

et la détermination d’un schéma comptable par plan de comptes et compte collectif d’origine.

• Il permet dans le flux comptable de dériver le compte collectif sur un autre compte de type CGS.

Compte collectif divergent : • C’est un compte qui va venir écraser le compte collectif. C’est un remplacement manuel

du compte collectif.

• Remarques : Les gestionnaires devront connaître ces comptes collectifs divergents.

Type compte

Cd.CGS Code CGS

Désignation

Compte

d’origine

Compte

coll. cible

40100000 4019000042100000 42500000

K E AvMissi Avances sur mission 42100000 4721100040999999(compte

technique)K K FrsImmo Fournisseurs d’immobilisation 40100000 40400000K H RetGarH Retenue de garantie hors immo. 40100000 40170000K J RetGarI Retenues de garantie immo. 40400000 40470000K N OpPerso Personnel – oppositions 42100000 42700000

K Q RSPerso Personnel – retenues à la source 42100000 42600000

K L PrPerso Prêts consentis au personnel 42100000 42300000K Y Loyers Loyers

K Z CAPCharges à payer (autres que flux

d’achat)42100000 40820000

D A Acpt.cl Acompte 41100000 4191000041999999(compte

technique)D F Dem.acp Demande d’acompte 4110000

K F Dem.acp Demandes d’acomptes42100000

et 40100000

K A Acpt Acomptes fournisseur/personnel

Clés de comptabilisation

La clé de comptabilisation est une notion SAP qui décrit le type du mouvement saisi dans un poste. Les caractéristiques principales issues de la clé de comptabilisation sont :

• les types de compte autorisés en saisie ;

• l'affectation au débit ou au crédit ;

• les indications possibles ou nécessaires devant être saisies dans le poste.

COMPTES DEBIT CREDIT

Généraux 40 50

Fournisseur 21 31

Fourn. CGS 29 39

Client 01 11

Clients CGS 09 19

Types de pièces

La notion de journal n’existe pas en tant que telle dans SAP. Ce sont les types de pièce qui permettent de différencier les opérations effectuées et en les regroupant de reconstituer la notion de journal.

Le type de pièce comptable permet :

• à l’utilisateur de visualiser le type d’opération comptable dont il est question lors de l’affichage des postes individuels ;

• au progiciel de contrôler l’imputation des comptes généraux (fournisseurs, clients...) ;

• au progiciel de numéroter la pièce dans une tranche de numéros adéquate.

Les types de pièces BFC

AA Ecriture immo. KG Note crédit fourn. SA Pièce compte général

AB Pièce comptable KN Net fournisseurs SB Ecriture compte gén.

AF Ecritures amort. KP Gestion de compte SK Pièce de caisse

AN Ecriture immo. nette KR Facture fournisseur SU Pièce imput. ultér.

AS Sortie d'immo. KZ Paiement fournisseur UE Reprise des données

AT Tranfert d'immo. ML ML Décompte WA Sortie marchandises

CH Débouclage contrat OP OD - pr ordre de pmt WE Entrée marchandises

CL Ecriture de clôture PR Modification de prix WI Pièce d'inventaire

CT Pièce décl. TVA RA Avoir Déc. ntr. WL Sortie march./Livr.

DA Pièce client RB Prov. créances dout. WN Entrée march. nette

DG Note crédit client RE Facture (brut) XA Avoir interf. Xlab

DR Facture client RH Facture de personnel XF Facture interf. Xlab

DZ Encaissement Client RI Facture ré imp. cpt Z1 Ecriture de reprise

EU Euro Ecart arrondi RJ Avoir ré imp. cpt ZP Ecriture de paiement

EX Numéro externe RM Facture de mission ZR Ecriture bancaire

HA Paies négatives RN Facture (net) ZS Paiement par chèque

KA Pièce fournisseur RV Reprise de facture ZV Compens. Client Four

La notion de date dans BFC

L’exercice comptable en cours est séparé en 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture.

Les périodes comptables sont ouvertes en début d’année.

Au CNRS est pratiquée la journée comptable, la date comptable étant la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (comptabilisation de la TVA et opérations de clôture).

Il peut exister pour un document jusqu’à trois types de date : La date comptable ; La date de pièce ; La date de saisie.

Il existe également pour la gestion des immobilisations la notion de date de référence pour le début de calcul des amortissements.

AUTRES DONNEES DE BASE

L’adresse budgétaire

Cette adresse est constituée de 5 axes :

Elle constitue le référentiel Budget.

Programme CBProgramme CBCentre financierCentre financier Compte budgétaireCompte budgétaire Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel FondsFonds

Le référentiel du domaine Budget permet :

- De répondre aux besoins du NCBC (représentation matricielle en nature/destination du budget de dépense et représentation en catégorie/ligne de recette pour le budget de recette),

- De suivre des enveloppes spécifiques : OIP, contrat à justifier, programme scientifique, colloques,

- De définir les différentes structures budgétaires du CNRS : notificateurs, délégations, unités,

- De suivre les origines de financement.

L’adresse budgétaire

Représente l’UR ou l’UA. Ce centre peut être calqué sur la division.

Le Compte Budgétaire représente la nature de la dépense ou la ligne de recette.

Le domaine de fonctionnel représente la ligne de dépense.

Le fonds représente l’origine du financement.

Le programme CB permet de distinguer une enveloppe spécifique.Programme CBProgramme CB

Centre financierCentre financier

Compte budgétaireCompte budgétaire

Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel

FondsFonds

Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14

Exemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SEExemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SE

Exemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimieExemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimie

Exemple : Fonds 1 = RPExemple : Fonds 1 = RP

Exemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifiqueExemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifique

Sommaire

La création

d’une pièce

comptable

Création d’une pièce de compte général

Les différents cas donnant lieu à la saisie directe d’une pièce de compte général dans BFC sont par exemple :

- La comptabilisation de dons et / ou legs reçus ;

- Les charges à payer en fin d’exercice

Chacune de ces opérations s’effectue via la saisie d’une pièce comptable dans BFC.

Le système permet de créer une pièce comptable et transfère les données saisies dans le Grand Livre. Les comptes généraux sont dans le même temps mis à jour suivant l’opération concernée (créance, acompte, effet de commerce, etc.).

Le système met à jour le fichier des pièces ainsi que le solde des comptes généraux.

L’écran de saisie est le suivant avec certaines données d’imputation obligatoires :

Date pièce Montant Domaine fonctionnel

Compte général Code TVA Fonds

D/C (Débit/Crédit) Centre de coûts

Postes à renseigner.

De … à

Lors de la validation des données saisies, certaines informations sont rapatriées automatiquement : domaine d’activité, centre financier et compte budgétaire.

La pièce est équilibrée et peut être comptabilisée.

Une fois que la saisie des postes et des montants a été validée en appuyant sur la touche « Entrée », un indicateur de statut vous indique si votre saisie est correct ou non :

En cliquant sur « Simuler », vous simulez la comptabilisation de la pièce. Vous pouvez ainsi visualiser la pièce suivante :

Lors de la saisie de recette sur subvention d’état, on ne procède pas à l’envoi d’une facture : le scénario envisagé est la saisie directe d’une facture en comptabilité. On parle de facture client.

Cette opération est effectuée lorsque la facture n’est pas générée par le module des ventes ou des achats.

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité

Sélectionnez le type d’opération que vous souhaitez créer à l’aide du menu déroulant.

Dans l’onglet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner :

- le numéro du client dans la zone « Client »

- la « Date de facture ».

- La zone « Montant » et « Montant TVA »

Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine d’activité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général l’exige

Dans l’onglet « Paiement », vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affectés au client.

Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des données.

Dans l’onglet « Détail », vous retrouvez le compte collectif affecté au client, et son compte budgétaire.

Saisissez un domaine d’activité dans la zone « Dom. activ. » en vous aidant de l’aide à la recherche.

Dans l’onglet « TVA », vous retrouvez les données de TVA concernant le client.

Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pièce ou effectuer une simulation.

Options supplémentaires

1. Dans la transaction de « Saisie de pièce comptable », il est possible de gérer des options, en particulier : le TYPE DE PIECE.

En effet, cette zone est masquée dans l’écran et un type de pièce est sélectionnée par défaut. Ce type de pièce permet d’effectuer tout type de saisie.

Procédure pour gérer la zone « TYPE DE PIECE »

Chemin : Autres > Appeler options de traitement de la comptabilité.

Options supplémentaires

Cliquez dans le menu déroulant de la zone « Tpe pce-Option ».

Sélectionnez « Type de pièce accessible ».

Sauvegardez la modification et cliquez sur « Retour » pour revenir à l’écran initial.

Ne pas sélectionner l’option « Type de pièce affichée » puisqu ’elle ne permet pas de modifier le type de pièce. C’est juste de l’affichage.

Exercice 1 : saisie d’une pièce comptable

Cas pratique : Les dépenses de fluides sont passées via des commandes prévisionnelles. C’est le cas pour les dépenses en électricité avec le fournisseur EDF par exemple.

Situation : Nous sommes au mois de décembre, toutes les factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle EDF ont été prises en charge. Reste à venir la facture de décembre qui n’arrivera qu’au début de l’année suivante.

Opération à effectuer : vous devez passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel) pour la facture EDF du mois de décembre, pour un montant de : 2500€

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1

Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE rapatrié dans le poste du compte 60611000

DONNEES POUR COMPTE 40820000

A3MOYDR0A0013001ND12

A3MOYDR0A0010001ND9

A3MOYDR0A0008001ND8

A3MOYDR0A0007001ND7

A3MOYDR0A0006001ND6

A3MOYDR0A0005001ND5

A3MOYDR0A0004001ND4

A3MOYDR0A0003001ND3

A3MOYDR0A0002001ND2

A3MOYDR0A0001001ND1

DOMAINE FONCT.FONDS

CENTRE DE COUTS

CODE TVASTAGE

Type de pièce : CLTransaction : FB50

Attention : penser à préciser le type de pièce « Clôture = CL »

1. Allez afficher la pièce comptable créée

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 CORRECTION

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2

Opération à effectuer : Créez une pièce comptable de 2500€

Les comptes à utiliser pour les postes :

• 40820000 FOURNISSEURS-CHARGE en Débit

• 51510000 COMPTE AU TRESOR en Crédit

Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE du poste du compte 40820000

0013ND12

0012ND11

0011ND10

0010ND9

0008ND8

0007ND7

0006ND6

0005ND5

0004ND4

0003ND3

0002ND2

0001ND1

DOMAINE D'ACT.CODE TVASTAGIAIRE

1. Allez afficher la pièce comptable créée

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 CORRECTION

Sommaire

La contre-passation

d’une

pièce comptable

Contre-passation

Le motif d’annulation Z4 ‘Contrepassation comptable’ est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les écritures de régularisation ou pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles - écritures de clôture spécifiques avec extourne automatisée)

Le système met à jour les soldes des comptes client et fournisseur et des comptes généraux

Renseigner :

- Le numéro de pièce à contre-passer

- Motif d’annulation, le code sera toujours « Z4 »

Comptabiliser la pièce contre-passée à l’aide du bouton

Le système n’accepte pas les pièces d’origine MM (facture achat/logistique).

La date comptable apposée lors de la contrepassation doit être la date du jour.

Contre-passation

Visualiser la pièce de contre-passation :

Pièce d’origine (avant contre-passation) :

Contre-passation en masse

Il est possible de procéder à une contre-passation en masse :

Saisir principalement :

- l’intervalle de N° de pièce ou la liste

- Le motif de contre-passation

La zone « Société » sera toujours saisie par défaut.

Exercice 2 : contrepassation

La pièce comptable que vous avez créée pour passer une écriture de charge à payer n’est pas correcte (erreur de montant).

Vous devez effectuer la contre-passation de cette pièce comptable.

Contre passation sur compte généralType de contre passation : Z4

Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - Cet exercice est dépendant de l’exercice 1

Allez afficher la pièce de contre-passation que vous venez de créer

Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - CORRECTION

Sommaire

Le rapprochement comptable

La notion de rapprochement

Un poste est dit non rapproché lorsque aucune pièce de rapprochement n’y figure.

Un poste est dit rapproché quand une pièce de rapprochement y figure. La pièce de rapprochement est un « lettrage » du poste.

Les deux types de rapprochement

Rapprochement d’une pièce à l’autre (transfert avec rapprochement)

Rapprochement par une pièce intermédiaire

DébitDébit

Crédit Pièce BCrédit Pièce B

Pièce APièce A

Débit Pièce BDébit Pièce B

CréditCrédit

Pièce BPièce B

DébitDébit

Crédit Pièce CCrédit Pièce C

Pièce APièce A

Débit Pièce CDébit Pièce C

Crédit Pièce CCrédit Pièce C

Pièce CPièce C

Débit Pièce CDébit Pièce C

CréditCrédit

Pièce BPièce B

Exécution du rapprochement

Le rapprochement ne peut s’exécuter qu’entre plusieurs postes ayant comme caractéristiques :

1. Le même compte général ou le même compte de tiers (avec compte collectif identique) ;

2. La somme des montants fait apparaître un solde nul.

Le rapprochement peut être automatique ou manuel. Un rapprochement manuel est soumis à l’appréciation du comptable (transfert de

solde, encaissement manuel, décaissement) ; Un rapprochement automatique s’exécute selon des critères définis au préalable;

(Par exemple : Numéro d’affectation identique) Actuellement une série de rapprochements automatiques s’effectuent deux fois par

jour pour les comptes généraux suivants : 4081 0000 Fournisseur factures non parvenues ; 4250 0000 Avances et acomptes au personnel ; 4721 1000 Avances sur mission des agents ; 2XXX XXX1 Comptes d’investissement d’attente.

Le rapprochement manuel

Rapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiquesRapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiques

Rapprocher deux comptes auxiliaires client identiquesRapprocher deux comptes auxiliaires client identiques

Transférer avec rapprochement d’un poste à l’autreTransférer avec rapprochement d’un poste à l’autre

Rapprocher deux comptes généraux identiquesRapprocher deux comptes généraux identiques

Annulation de rapprochement

Il est possible d’annuler un rapprochement via la transaction « Dé-lettrage de pièce »

Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus)Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus)

Annulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochementAnnulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochement

Exercice 3 : le rapprochement

Le rapprochement comptable et son annulation Exercice n° 3

1/ Afficher la pièce comptable de facture qui correspond à votre numéro de stagiaire. Identifiez la pièce de rapprochement présente sur le poste fournisseur. Quel était l’objet de ce rapprochement?

2/ Annulez et contrepassez cette pièce de rapprochement.

3/ Constatez la disparition de la pièce de rapprochement dans la pièce comptable de facture.

Stagiaire N°pièce1 7040733502 7040822063 7040760224 7040753455 7040754846 7040733227 7040787738 7040797869 704078627

10 70408218411 70407720312 70407706713 704076974

Sommaire

L’accès aux documents dépenses et recettes

L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur

A partir d’une facture fournisseur ou d’une facture client, il est possible pour l’utilisateur de retracer

le flux complet par l’affichage des pièces annexes (comptable, analytique et budgétaire) générées automatiquement.

Dans le cas d’une facture fournisseur :

Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus :

Pièce comptablePièce analytiquePièce budgétaire

Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus :

L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur

Dans le cas d’une facture client, l’utilisateur cliquera sur le bouton :

Possibilité d’afficher les pièces suivantes en

double cliquant dessus :

L’accès aux documents recettes - La facture client

La pièce comptable retrace les écritures comptables liées à la facture client avec au débit le compte

client et au crédit la prestation effectuée :

L’accès aux documents recettes - La facture client

Exercice 4 : Accès aux documents dépenses et

recettes

Accès aux documents dépenses et recettesExercice n° 4

1/ Ouvrez la pièce n°704074674. Quel est le numéro de la facture dépense et qui a pris en charge cette facture?

2/ Combien d’articles étaient concernés par cette prise en charge de facture?

3/ Ouvrez la pièce n°720018564. Quel est le numéro de la facture recette et qui a émis ce titre de recette?

4/ Combien d’articles sont concernés par cette vente et quels sont leurs désignations?

Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin :

Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en

comptabilité générale > Afficher

Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin :

Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en

comptabilité générale > Afficher

Sommaire

La saisie d’un acompte fournisseur (avance financière)

L’acompte fournisseur – vue du flux et options

La demande d’acompteLa demande d’acompte

Pièce de paiementPièce de paiement Pièce de paiementPièce de paiement

D/ 40910000C/ 51510000D/ 40910000C/ 51510000

Pièce de compensationPièce de compensation

Cycle de paiement automatique

D/ 40120000C/ 40910000D/ 40120000C/ 40910000

Pièce de paiementPièce de paiement

D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000

Pièce de paiementPièce de paiement

Paiement manuelPaiement manuel

D/ 40120000C/ 40120000C/ 51510000

FACTUREFACTURE

D/ 6XXXXXXC/ 40120000D/ 6XXXXXXC/ 40120000

Cycle de paiement automatique

LienLien

Processus standard avec paiement automatique

Processus avec paiement manuel

Pièce de compensationPièce de compensation

D/ 40120000C/ 40910000D/ 40120000C/ 40910000

Paiement automatique de la demande d’acompte2

Déblocage de la facture fournisseur5

Création de la demande d’acompte1

Réception de la facture fournisseur – Blocage au paiement 3

4 Compensation de l ’acompte

Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte6

L’acompte fournisseur – processus à suivre dans BFC

La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)

Saisissez obligatoirement la date de pièce.

Saisissez obligatoirement le compte fournisseur (numéro BFC), et le code CGS cible « A » pour acompte.

Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter la demande d’acompte.

Les zones « Type », « Société », « Période » et « Devise » sont obligatoires, et renseignées par défaut.

Le code CGS va permettre de passer sur un autre compte collectif (technique).

Saisissez le montant de la demande d’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.

Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.

Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste 0010.

Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer la demande d’acompte.

Il n’est pas nécessaire de saisir la zone « Contrat » car la référence du document achat suffit pour rapatrier les données concernant l’acompte.

Compte collectif correspondant à la demande d’acompte et au code CGS cible saisi.

Le poste de demande d’acompte fournisseur est visualisable avant comptabilisation.

Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).

Comptabilisez la demande d’acompte pour créer un poste pour mémoire, en cliquant sur « Comptabiliser ».

Les postes pour mémoire n’ont aucun impact sur les balances, ils permettent de créer une information dans le système afin d’être sélectionnés pour paiement.

Saisissez le compte fournisseur.

Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.

Sélectionnez la catégorie appropriée.

Exécutez.

Visualisation de la demande d’acompte

La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.

Compte technique utilisé pour la demande d’acompte.

La pièce et les données la concernant sont affichés.

Cliquez sur « Appeler synthèse de pièce ».

La synthèse de la pièce est affichée.

Cliquez sur «Retour ».

Traitement de la demande d’acompte

La demande d’acompte sera prise en compte par le paiement automatique.

Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)

Cette transaction est une transaction de paiement manuel spécifique à l’acompte fournisseur. Si vous n’utilisez pas la transaction « Demande d’acompte », créez votre acompte directement dans cette transaction.(ATTENTION : ce n’est pas la procédure standard)

Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.

Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.

Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant.

Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter l’acompte.

Saisissez le montant de l’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.

Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.

Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste concerné de la commande : ici 0010.

Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer l’acompte.

Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.

Comptabilisez l’acompte.

La pièce est comptabilisée.

Cliquez sur « Postes non soldés » et saisissez obligatoirement la date de référence.

Exécutez.

Visualisation de l’acompte

Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte

Dans le cas où vous avez créé une demande d’acompte et que vous souhaitez la payer manuellement, utilisez cette transaction.

Exemple : vous n’êtes pas sûr que cette demande de d’acompte doit être payée par paiement automatique, alors vous allez bloquer ce poste pour mémoire au paiement (apposé un code de blocage paiement).

Lorsque vous obtenez la confirmation que cette demande d’acompte doit être payée immédiatement, vous devez :

1. Débloquer la demande d’acompte.

2. Utiliser la transaction de saisie d’acompte directe pour récupérer le demande d’acompte et la payer (Attention : ce paiement d’acompte sera par chèque ou espèce, et pas par virement).

CAS PARTICULIER

Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.

Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.

Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant de l’acompte.

Cliquez sur «Demandes » pour récupérer les demandes d’acomptes existantes.

Sélectionnez la demande d’acompte correspondant à l’acompte.

Cliquez sur « Créer acomptes ».

Comptabilisez l’acompte.

Compensation de l’acompte

La compensation de l’acompte s’effectue via la transaction « Compensation acompte ». Cette transaction s’effectue après la création de l’acompte et avant le décaissement de la facture fournisseur.

Saisissez la date de pièce .

Saisissez obligatoirement le compte fournisseur.

Saisissez le numéro de pièce comptable dans la zone « Facture », le poste et l’exercice comptable.

Cliquez sur « Traiter acomptes ».

Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).

Sélectionnez l’acompte fournisseur à compenser.

Simulez la pièce.

Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires.

Double cliquez sur le poste bleu.

Saisissez le texte manquant ou la donnée manquante.

Le numéro de la pièce comptable est rapatrié dans le poste.

Cliquez sur « Afficher synthèse de pièce ».

Comptabilisez la compensation.

Après la compensation et le déblocage de la facture fournisseur, le paiement de la facture se fera par défaut automatiquement. Vous pouvez également choisir de faire un décaissement manuel.

Exécutez.

Visualisation de la compensation d’acompte

Exercice 5 : l’acompte fournisseur (avance

financière)

La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompteExercice n° 5

1/ Vous devez saisir un acompte fournisseur dans BFC.

MONTANT : 30€

2/ Vous devez également effectuer la compensation de cet acompte.

Transactions utilisées :

- Saisie d’un acompte → « Saisie acompte SAP direct »

- Compensation d’un acompte → « Compensation acompte »

Zone « poste » de la commande d’achat : 10

Code CGS : « A » pour acompte

Zone « poste » de la commande d’achat : 10

Code CGS : « A » pour acompte

Stagiaire N°Four. N°pièce Montant (€) N°commande DA1 1027721 704278546 181,79 € 2 000 329 710 142 1016196 704278543 326,65 € 2 000 317 066 143 1033681 704278463 43,12 € 2 000 244 879 144 1027856 704278398 98,67 € 2 000 244 876 145 1021793 704278704 320,00 € 2 000 329 819 146 1007949 704278748 126,94 € 2 000 261 485 147 1026651 704278388 334,88 € 2 000 261 388 148 1026896 704278417 357,05 € 2 000 261 336 149 1028095 704278800 374,35 € 2 000 339 582 14

10 1006558 704278497 228,08 € 2 000 282 388 1411 1026892 704278754 100,22 € 2 000 352 483 1412 1027850 704278841 97,30 € 2 000 321 953 1413 1026915 704278831 160,03 € 2 000 321 951 14

Allez afficher l’acompte et la compensation.

Transaction :

La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompteExercice n° 5 CORRECTION

Sommaire

Le décaissement

manuel

Décaissement manuel

Saisissez la date de pièce.

Saisissez le compte bancaire, le domaine d’activité, et le montant à décaisser.

Dans la zone « Montant », saisissez le montant net de la facture, c’est-à-dire le montant de la facture déduit de l’acompte.

Dans notre exemple, nous allons prendre l’acompte compensé, qui a été utilisé précédemment dans le diaporama.

Acompte n° 608000006.

Montant : 500 €

Montant de la facture : 5980 €

Sélectionnez le compte fournisseur concerné, et un critère supplémentaire pour affiner la recherche.

Cliquez sur « Traiter PNS ». Certaines informations sont renseignées par défaut :

Type de pièce, société, date comptable, période, devise, date de valeur et type de compte.

Sélectionnez le « Domaine d’activité » comme critère supplémentaire.

Saisissez le domaine d’activité correspondant à la facture référencée.

Cliquez sur « Traiter PNS ».

Dans l’onglet « Standard », sélectionnez les pièces concernées par le décaissement manuel.

Dans notre exemple, activez les postes : la facture fournisseur et l’acompte correspondant à la facture.

Assurez vous que les montants soient équilibrés.

Dans le même écran, cliquez dans « Menu ».

Pour simuler la comptabilisation, cliquez sur « Pièce » puis sur « Simuler ».

La simulation est affichée.

Comptabilisez le décaissement.

Exécutez.

Visualisation du décaissement

Trois pièces sont visualisables :

La facture fournisseur.

La compensation d’acompte.

le décaissement.

La facture fournisseur est donc rapprochée avec les deux autres pièces.

Visualisation du décaissement

102 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0

LE CHEQUE

Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques

Avant tout paiement par chèque, il faut créer les intervalles de n° de chèques dans le système.

Chaque délégation doit saisir les numéros de chéquier dans le système.

Saisissez le code de la « banque de la société » et le numéro « ID compte » correspondant à votre domaine d’activité.

Cliquez sur modifier pour pouvoir créer un intervalle de n° de chèque.

Cliquez sur « Créer ».

Renseignez les informations nécessaires : le n° séquentiel, l’intervalle des numéros, les informations supplémentaires.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Tous les chéquiers saisis sont répertoriés dans le tableau.

Possibilités d’effectuer d’autres manipulations en plus de la création : afficher, supprimer, renommer.

Paiement par chèque – Création de l’information chèque

Après avoir effectué un paiement par chèque, il faut créer l’information chèque dans le système.

C’est-à-dire qu’on va attribuer un numéro de chèque à la pièce de paiement et créer une information système à ce sujet.

Saisissez le numéro de la pièce de paiement.

Renseignez les informations nécessaires : le code de « Banque Société », l’ID compte et le numéro de chèque utilisé pour le paiement.

Cliquez sur « Sauvegarder» pour créer l’information chèque.

Paiement par chèque – Création de l’information chèque

Sélectionnez le destinataire du paiement par chèque.

Cliquez pour valider.

L’information chèque est créée.

Dans la transaction FCH5, cliquez sur « Afficher ».

Les données chèques doivent être renseignées.

Tapez sur « Entrée » pour afficher le reste des données.

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque

Toutes les données sont affichées.

Cliquez sur « Destinataire chèque » pour afficher les données du destinataire.

Les données du destinataire sont affichées.

Cliquez sur « Pièces correspondantes » pour afficher les pièces correspondant au paiement.

Les pièces s’affichent dans un tableau.

Cliquez sur « Pièce de paiement » pour afficher la pièce de paiement.

La pièce comptable s’affiche.

Cliquez sur « Modifier/encaisser ».

Saisissez la date d’encaissement du chèque lorsque le chèque a été encaissé par le destinataire.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Paiement par chèque – Modification de l’information chèque

Exercice 6 : le décaissement manuel

Le décaissement manuelExercice n° 6

1/ Un décaissement manuel doit être effectué.

Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans l’exercice 5.

Le décaissement devra prendre en compte l’acompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser).

2/ Vérifiez via l’édition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.

1/ Un décaissement manuel doit être effectué.

Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans l’exercice 5.

Le décaissement devra prendre en compte l’acompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser).

2/ Vérifiez via l’édition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.

Stagiaire N°Four.N°pièce de

factureMontant à décaisser DA

1 1027721 704278546 151,79 € 142 1016196 704278543 296,65 € 143 1033681 704278463 13,12 € 144 1027856 704278398 68,67 € 145 1021793 704278704 290,00 € 146 1007949 704278748 96,94 € 147 1026651 704278388 304,88 € 148 1026896 704278417 327,05 € 149 1028095 704278800 344,35 € 14

10 1006558 704278497 198,08 € 1411 1026892 704278754 70,22 € 1412 1027850 704278841 67,30 € 1413 1026915 704278831 130,03 € 14

Sommaire

Le paiement

automatique

Lancement automatique du cycle de paiement (proposition)1

Suppression automatique de la proposition de paiement3

Lancement du cycle de paiement pour exécution complète

avec envoi des listes de paiement5

4 Retraitement manuel via modification des pièces par les ACS

Génération et envoi des propositions2 Mail ACS

Mail ACS

Processus de règlement automatique

Une liste de diffusion « paiement » est définie par DA (un ou plusieurs utilisateurs) pour l’envoi des documents (liste de proposition notamment) relatifs au cycle de paiement.

Cliquez dans « Transactions techniques ».

➋ Cliquez sur « SAP Business Workplace » pour gérer la liste de diffusion et accéder à vos emails SAP.

Réception des propositions de paiement

Gestion des emails dans SAP Business Workplace

Lors des étapes 2 et 5 du processus de paiement (page 138), les destinataires reçoivent un message système en fenêtre automatique les avertissant qu’une liste de proposition de paiement a été émis ou qu’un ou plusieurs paiements ont été émis dans leur domaine d’activité.

Un message informatif apparaît, même si le domaine d’activité n’a aucune proposition à traiter et aussi lorsque aucun paiement n’a été émis pour leur domaine d’activité.

Pour le processus de paiement automatique, il existe donc 4 types de message « pop up ».

Cliquez dans « Documents non lus » pour afficher les messages non lus.

Il existe 4 types d’emails pour le processus de règlement automatique.

Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir l’email.

Dans l’onglet « Contenu document », retrouvez le texte du mail que vous venez de sélectionner.

Selon l’email, une pièce jointe peut être attachée. Double-cliquez sur le lien pour ouvrir la pièce.

La pièce jointe sélectionnée est une proposition de paiement.

Dans cet exemple, le premier tableau est un tableau d’exception. Ces exceptions sont des postes comportant un ou des problèmes et ne pouvant pas être proposés pour paiement.

Le deuxième tableau représente les postes proposés au paiement.

Les informations sont triées par fournisseur.

Blocage au paiement d’un poste fournisseur

A l’affichage d’un poste fournisseur à bloquer au paiement, cliquez sur le bouton <Changement du mode d’affichage/de modification> pour accéder en modification à ce même poste.

Dans la zone <Bloc. paiemt> apposez la lettre B.

Blocage en masse de postes fournisseurs

Sélectionnez les postes à bloquer au paiement en cochant les cases concernées.

Cliquez sur Menu > Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs

Blocage en masse de postes fournisseur

Insérez le code blocage paiement « M ».

Cliquez sur le bouton <Exécutez modifications>

Réception des listes de paiement

Le gestionnaire reçoit un email avec une pièce jointe si des paiements ont été émis dans son domaine d’activité.

Liste de paiement

La pièce jointe est ouverte.

S’il reste des exceptions, un tableau d’exception va les répertorier.

Les paiements émis sont affichés et triés par fournisseur.

Exercice 7 : le paiement automatique

Pour accéder à SAP Business WorkPlace, utilisez le chemin suivant :

Environnement utilisateur > SAP Business Workplace.

Pour accéder à une pièce en modification, utilisez le chemin suivant :

Comptabilité > Ecriture comptables >Affichage et modification de pièces > Modifier

Processus de paiement automatiqueExercice n° 7

Vous appartenez à la DR14, une proposition de paiement vient d’être générée.

1/ Ouvrez Business Workplace et allez consulter la proposition de paiement présente dans votre boîte au lettre.

2/ Vous avez noté qu’une pièce ne doit pas passer au paiement. Munissez-vous du document distribué, identifiez votre pièce et bloquez la au paiement.

Pour exécuter une modification en masse, utilisez le chemin suivant :

Comptabilité > Comptabilité générale >Reporting compta géné. > Etats de développement des soldes > Postes indiv. Fournisseurs

3/ Vous avez identifié un fournisseur auquel vous ne souhaitez rien régler. Bloquez toutes les pièces au paiement concernant ce fournisseur. Utilisez le fournisseur qui correspond à votre numéro de stagiaire. Stagiaire N°Four.

1 10287122 10285873 10283264 10280955 10278566 10278217 10277228 10277219 1027702

10 102767611 102767112 102697013 1026915

4/ Vous avez identifié une pièce bloquée au paiement à tort. Débloquez la pièce correspondant à votre numéro de stagiaire.

-> Un cycle de paiement est lancé.

5/ Allez constater l’écriture de décaissement liée à présent à votre pièce.

Sommaire

L’encaissement

client

Écarts de montant à l’encaissement – Rappel des règles fonctionnelles

Tolérances relatives aux encaissements

Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à l’ensemble des tiers client (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies en montant uniquement sont les suivantes :

• trop perçu inférieur à 5 €

• insuffisance de règlement inférieure à 5€

Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de l’écart (46640000 pour les trop perçus et 47280000 pour les insuffisances de règlement). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par une écriture manuelle de rapprochement.

Différences de change constatées lors des encaissements client

Les comptes 46711000 et 46712000 sont définis par paramétrage pour l’enregistrement automatique des écarts de change liés aux comptes client : écarts constatés lors des écritures de rapprochement (notamment encaissements) entre le montant en devise interne de la facture d’origine (au taux de chancellerie en vigueur lors de la prise en charge) et celui du relevé bancaire.

Saisie de l’encaissement client – Écran de base

Saisissez une date de pièce.

Saisissez le compte de banque créditeur ainsi que le montant de l’encaissement.

Saisissez le compte auxiliaire du client. Il est possible d’effectuer une recherche avec l’aide à la recherche.

Cliquez sur <Traitez PNS> pour rapprocher l’écriture d’encaissement.

1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €

Saisie de l’encaissement client – Rapprochement

Sélectionnez le montant (colonne EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

L’onglet « Pmt partiel » permet de gérer le paiement partiel d’une facture.

Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation

Le compte 46640000 reçoit au crédit le trop perçu.

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

Saisie de l’encaissement client – Rapprochement

Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €

Le compte 47280000 reçoit au débit l’insuffisance de règlement de 1,15 €.

Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation

2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €

Motifs d’écart – Rappel de la règle fonctionnelle

Motifs d'écarts liés aux encaissements

Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts suivants :

'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46640001‘ ;

'FB' Frais de virement avec imputation sur le compte '47212000‘ ;

‘CB’ Commission CB avec imputation sur le compte '47212000‘.

Ces comptes collectifs divergents sont directement imputés via la définition d'une règle de substitution (aucune gestion de CGS).

Encaissement client avec motif d’écart – Rapprochement

3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €

Saisissez un motif d’écart en saisie directe ou par l’aide à la recherche.

Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures d’écarts » pour générer le montant relatif à l’écart.

Encaissement client avec motif d’écart – Simulation et comptabilisation

3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €

Le compte auxiliaire 3000016 sous le compte général 46640001 reçoit au crédit le trop perçu à reverser.

Double cliquez sur le poste pour afficher les détails de la pièce et le compte collectif correspondant.

Saisie de l’encaissement client – Paiement partiel

4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.

Saisir la date de pièce (date du jour)

Saisir le compte de banque

Saisir le domaine d’activité

Saisir le montant du paiementpartiel

Saisir le compte client

Sélectionnez l’ensemble des lignes à l’aide de puis désactiver les postes Sélectionner ensuite, le poste à traiter en se plaçant sur la ligne et activez la avec

Saisissez le solde du montant total de la facture et du montant partiel encaissé.

Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel

Débit 601,59 (Banque) Débit 205,71 (Client) écart de paiement Crédit 807,30 (Client)

On peut constater que le reliquat de 205,71 € se retrouve dans les postes non soldés jusqu’à son encaissement

Bien que l’encaissement ne soit que partiel, le système procède au rapprochement du poste de la facture d’origine.

On constate cependant sur le poste de facture d’origine que le montant encaissé n’est que partiel.

Encaissement d’un chèque client – Écran initial

Saisissez une date comptable pour la pièce d’encaissement.

Sélectionnez l’option « Encaissement » dans la zone d’option « Opération à traiter ».

Le premier poste de la pièce est un débit du compte « Chèque bancaire à encaisser » 51120000.

Cliquez sur le bouton <Sélectionner PNS> pour rapprocher l’écriture comptable.

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Le montant du chèque encaissé doit être saisi dans la zone « Montant ».

Suivre Autre(s) > Traitement postes non soldés pour rapprocher l’écriture d’encaissement.

Encaissement d’un chèque client

Saisissez le compte client recherché. Il est possible d’utiliser l’aide à la recherche associée.

Cliquez sur <Traiter PNS> pour rechercher les postes non soldés du client.

Encaissement d’un chèque client – Sélection des postes non soldés

Le compte auxiliaire client 3000007 reçoit l’encaissement au crédit.

Encaissement d’un chèque client

Traitement des chèques impayés – Rappel de la règle fonctionnelle

Traitement des impayés (chèque)

Le constat de l'impayé se situe post solde de la créance client et donne lieu à la comptabilisation suivante via une écriture avec rapprochement :

1. Débit 51170000 Chèques impayés

2. Crédit 51120000 Chèques bancaires à encaisser

Relance client : Relance client manuelle (relance hors système SAP)

Si le client paie (paiement par virement exigé)1. Débit 51510000

2. Crédit 51170000 Chèques impayé

Préalablement au constat de l’impayé, une écriture d’encaissement avec rapprochement doit être gérée par l’intermédiaire du compte 51120000 chèque bancaire à encaisser.

Traitement des chèques impayés – Écriture de transfert

Saisissez la date comptable de la pièce comptable relative à l’écriture à gérer.

Sélectionnez la case d’option « Transfert avec rapprochement »

Le premier poste de la pièce est constitué d’un débit sur le compte de tiers auxiliaire.

Cliquez sur le bouton <Sélectionnez PNS> pour accéder à l’écran suivant.

Le compte client est saisi au débit de manière à ensuite lui apposer un compte collectif modifié 51170000. Ainsi le système enregistrera une écriture avec un indicateur du client.

Saisissez le montant du chèque impayé.

Saisissez le compte collectif modifié 51170000 à la place du compte collectif que BFC avait choisi par défaut.

Saisissez le compte 51120000 au crédit de manière à finaliser l’écriture comptable.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler puis, au choix, comptabilisez ou non.

Traitement des chèques impayés – Modification du compte collectif

Exercice 8 : l’encaissement client

1/ Selon les données présentes dans la tableau ci-dessous, pratiquez un premier encaissement partiel concernant votre client et votre facture (Encaissement 1).

2/ Effectuez un second encaissement (Encaissement 2).

3/ Le créance client est-elle à présent soldée? Vérifiez via l’édition des postes non soldés client.

Opérations d’encaissement client Exercice n° 8

Stagiaire N°client N°pièce Montant de la créance

Domaine d'activité Encaissement 1 Encaissement 2

1 3000013 720015759 26,77 € 14 5,35 € 22,92 € 2 3000032 720011005 184,22 € 14 36,84 € 148,88 € 3 3000040 720013418 10 666,57 € 14 2 133,31 € 8 534,76 € 4 3000042 720013267 172,22 € 14 34,44 € 139,28 € 5 3000051 720007220 25 920,00 € 14 5 184,00 € 20 737,50 € 6 3000072 720005752 979,52 € 14 195,90 € 785,12 € 7 3000142 720014048 59 800,00 € 14 11 960,00 € 47 841,50 € 8 3000184 720008459 23 920,00 € 14 4 784,00 € 19 137,50 € 9 3000185 720008886 10 000,00 € 14 2 000,00 € 8 001,50 €

10 3000206 720013419 11 960,00 € 14 2 392,00 € 9 569,50 € 11 3000309 720013726 17 109,83 € 14 3 421,97 € 13 689,36 € 12 3000319 720007094 3 986,66 € 14 797,33 € 3 190,83 € 13 3000322 720015379 767,71 € 14 153,54 € 615,67 €

Sommaire

Le suivi et la relance client

La relance client sur les postes non soldés

Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher la balance.

Saisissez l’exercice comptable pour lequel vous souhaitez afficher la balance.

Cliquez sur « Exécuter ».

Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client.Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client.

Vous pouvez accéder aux postes individuels en cliquant sur « Appeler état des postes individuels » après avoir sélectionné l’un des postes.

Vous accédez à la balance du client.Vous accédez à la balance du client.

Vous pouvez accéder au détail de la pièce

Vous accédez à la liste des postes individuels du client.Vous accédez à la liste des postes individuels du client.

Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés.Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés.

Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher les postes individuels.

Sélectionnez « Postes non soldés » pour ne voir s’afficher que les postes non soldés de ce client.

Cliquez sur « Exécuter ».

Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.

Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.

Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.

Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.

Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.

Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.

La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche.La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche.

Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez afficher la pièce.

Cliquez sur « Afficher la pièce ».

Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :

La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche.La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche.

La relance client : schéma général

Fiche de tiersFiche de tiersProcédure de relanceProcédure de relance

Niveau 1 : lettre 1Niveau 1 : lettre 1

Créance client :

Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance =

Créance client :

Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance =Poste individuel du clientPoste individuel du client

Poste individuel du clientPoste individuel du client

Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance = 1 Date de dernière relance = XX/XX/XXXX

Cycle de relance à lancer manuellementCycle de relance à lancer manuellement

Le principe de la relance client

La procédure de relance indique au système comment il doit exécuter la relance :

Trois procédures de relance sont définies.

L’affectation des procédures de relance sur les fiches clients est effectuée en fonction du groupe de client.

Chaque procédure a plusieurs niveaux de relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de jours de retard des postes non soldés.

La création d’un domaine de relance pour chaque délégation permet ainsi, pour un même tiers, un lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de relance par délégation.

Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :

1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.

2. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».

Code Groupe de client

Libellé Groupe de client Procédure de relance

10 agents non CNRS Z001 - Proc. de relance à 3 niveaux (contrats industriels)11 laboratoires non CNRS

12 écoles et universités étrangères

13 associations

14 libraires

15 étudiants

30 clients appartenant au secteur privé

01 agents CNRS

02 entités du CNRS Z003 - Proc. de relance à 5 niveaux (secteur public hors min. & UE)20 Hôpitaux publics et militaires

21 Labo. Pub. Fr & étrangers

22 Labo. Inst. Fed Recherche

23 Ecoles et universités

24 Membres génopoles

25 Etablissements publics

?? Ministères Z004 - Proc. de relance à 5 niveaux (Ministères et UE)?? Union Européenne

La procédure de relance client

Indiquez la date d’exécution de la relance (date du jour) ainsi qu’un identifiant.

Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab. Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement.

Saisissez la société.

Indiquez le compte client concerné, ou une plage de compte client (facultatif).

Le bouton « Relance individuelle » permet de lancer une procédure simplifiée de relance d’un client.

Renseignez le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance (BSID-GSBER pour le domaine d’activité). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle la relance doit être lancée.

Sauvegardez les paramètres de la relance client.

Une fois les paramètres sauvegardés, il faut planifier la relance.

Cochez la case « Lancement immédiat » et cliquez sur « Planifier ».

Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser l’affichage du statut qui indiquera alors que la sélection est terminée.

Il est possible d’accéder à la liste des relances une fois celle-ci planifiée.

Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les relances.

Le cadre orange fait office de légende de la zone d’affichage des propositions.

Une impression d’essai est réalisable, en visualisation ou impression physique.

La procédure de relance client Il est possible de

choisir « LOCL » pour l’unité de sortie de manière à lancer une impression physique d’essai. Cliquez ensuite sur « Imprimer ».

BFC enregistre la relance comme effectuée une fois l’impression exécutée.

Après impression, il est possible de consulter l’historique de la relance.

Choisir le type de compte « D » et la société « Z900 »

Les données du client (Données société) contiennent un enregistrement de la relance effectuée.

Les contrôles de la relance client

L’état des postes non soldés permet de visualiser si une relance a bien été effectuée ou non.

Une modification de la mise en forme est nécessaire pour voir apparaître les valeurs concernant la relance.

Les contrôles de la relance client

Sommaire

Les états comptables

Affichage d’une liste des comptes généraux

Affichage des postes individuels de comptes généraux

Quelle que soit l’option de mise en forme choisie, vous pouvez afficher le détail d’une pièce en double cliquant sur une ligne du tableau.

Transactions d’affichage diverses

- Des soldes (Balance des comptes généraux)

- Des soldes des comptes généraux nouveaux

- Liste des totaux et des soldes

- Soldes des comptes généraux

- Du journal des pièces

- Liste de postes individuels de comptes généraux

- Grand livre des pièces

- Postes individuels

- Du solde des comptes mensuels (situation du compte)

Conclusionet clôture

Conclusion et clôture

Des questions ?

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

La prochaine étape…

• Les réponses que vous attendez…

Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Au revoiret à bientôt !

Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 1 Support de formation Comptabilité – Nouveaux...

Documents

Transcript of Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 1 Support de formation Comptabilité – Nouveaux...

Les Systèmes d’Exploitation Si1 : Support système des accès utilisateurs.

Dossier Technique v1.0

Smoothies V1.0

Guide Patrician 3 v1.0

GSD catalogue 2016 v1.0

Formation Comptabilité Analytique– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre.

Si36scn Ex v1.0

Mode d'emploi télépro v1.0 ipad

Comité utilisateurs de l'informatique mutualisée du Campus · 26/10/2009 V1.1 Corrections 22/10/2009 V1.0 Création du Document . SOMMAIRE ... PRESENTATION DE LA NOUVELLE ORGANISATION

Diapositive 1 - s123bcdc8c64f2adc.jimcontent.com · Coordination pédagogique : Gloria MICHELOT Pôle Logistique et support aux utilisateurs Offre 2015-2016 . BCMA - Pôle Logistique

SIO SI2 : Support Réseau des Accès Utilisateurs Chapitre 7 : Les sous réseaux IP.

Campagne Downfall v1.0

Gestion de Projet v1.0

Zain MobileBroadband v1.0

06 mat102-bai 3-v1.0

Base Directorio v1.0

My Conquest V1.0

MyTwatch : présentation de la v1.0

Guide Utilisateur MySafe V1.0

Notions fondamentales v1.0