La Conduite de réunionMind Mapping

Une part importante de l’activité de gestion de projets dans une entreprise se passe pendant les réunions.

PME 30% Grandes entreprises

50%

Qu’est ce qu’une réunion ?

Dans une organisation, une réunion rassemble deux personnes ou plus dans la but d’ atteindre un objectif commun a travers de l’ interaction verbal, comme par exemple l’échange d’ information ou la possibilité d’arriver à un accord. La réunion peut aboutir de manière organisée et planifiée, avec un objectif délimité et dans une durée impartie, mais elle peut s’achever de manière spontanée, pour des raisons accidentelles et sans buts majeurs.

Informative

Exploratrice

Résolution

de problèmes

Créative

Formation

Casual

Son but est d’informée sur un sujet prédéfini

Pour examiner ou analyser un problème en partant des causes qui le génère.

Organisée pour répondre immédiatement à un problème donné.

Utilisée pour trouver de nouvelles idées, de nouveaux projets, ou services.

Réalisée pour donner ou recevoir un entrainement spécifique et avec un objectif défini.

Réalisée en général entre patrons y employés de façon spontanée.

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Informative

Exploratrice

Résolution

de problèmes

Créative

Formation

MindMappin

g

Les Objectifs

Traiter une problématique

Prendre une décision

Planifier des actions en

commun

Réunion réussie

Animation adaptée

Support visuel

Capacité d’ organisationGestion de la paroleGérer des conflitsQualités de communication

Capitaliser l’ informationConcentrer la discussionTravailler sur le fondEncourager la participation

Quand NE PAS assister à une réunion

Il n’y a pas d’objectif précis à atteindre

Les sujets nécessitent un traitement

individuel

Il n’y a pas d’ agenda établi au préalable

Les problèmes doivent être discuter en

privé

Il existe une meilleure forme de

communication

La décision a déjà été prise

Il manque l’ information requise

Les personnes clés ne seront pas

présentes

Organisation

Définir l’ objectif à atteindre lors d’une réunion

Identifier les participants nécessaires pour atteindre l’objectif de la réunion

Définir la durée maximum de la réunion (la plus courte possible)

Informer les participants de l’objectif et de l’ agenda à suivre

Divergence - Convergence

Le cerveau diverge peu et converge très rapidement !

L’ Animation

Elément CLE de la réussite d’une réunion

S’appuyer sur un support visuel

Etablir règles de déroulement

Utiliser des couleurs et des images

Trois Phases de déroulement

Phase d’ information / explorationL’ information se trouve centralisée o décentralisée, le plus évident est l’ échange ou l’exploration de l’information entre les participants.

Phase d’ opinion / débatGuidés par l’animateur, les participants donnent leur opinion aux autres sur les thèmes qui doivent être traités.

Phase de prise de décisionsCréation du planning des actions, avec dates, priorités y ressources.

Communication

Les paroles communiquent 7%

Le ton de la voix � 38%

La comunication non verbale � 55%

L’ animateur : Fonctions

CLARIFICATION:Garantir l’objectif de la réunionPoser des questions à chaque participants afin de s’assurer que tout le monde a compris

CONTRÔLE:Etablir un minimum de règles pour permettre une communication adéquateEmpêcher le monopole, stimuler les participants, répartir le temps�

RELAXATION:Eliminer la tension, apaiser les situations potentiellement conflictuelles

DYNAMISME:Créer la motivation dans le groupe pour agir, avec l’objectif de ne pas dévier du chemin établi

L’animateur: Attitude

1. Si quelque chose n’est pas claire, demandait qu’il

soit mieux expliqué

2. Facilite toutes les applications ou réponses que lui demandent les membres de l’equipe

3. Fait en sorte que tous le monde donnent son avis, surtout les plus timides, et tenir à distance les

peronnes dominantes

4. Les membres de l’équipe doivent se réspecter les uns les autres et ecouter les différentes idées,

même si ils ne sont pas d’accords avec toutes

La problématique du Leader

Intimidation des employés.

Crainte qu’il l’oblige à e taire ou le traite comme s’il était fou.

Sentiment d’ exclusion dans la prise de décision.

Manque d’engagement du participant avec des mesures interprétées comme imposées.

Bénéfices Mind Mapping

La construcción de un mapa permite a los participante a focalizarse en el tema tratado y seguir el hilo de la reunión

El Mind Mapping crea una dimensión de grupo y evita que cada

participante piense de manera aislada e individual

Evita : Roces emocionales / Conflictos interpersonales / CensuraDétail

Détail

Détail

Global

Global Global

Visualiser l’information

Evaluer une réunion

1. Optimisation du temps

2. Participation équilibrée

3. Clarté de l’ objectif de la réunion

4. Réalisation des tâches assignées

5. Leadership de la gestion de la réunion

6. Efficacité de la solution trouvée aux problèmes

posés

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