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autrement

pour le Web »20 octobre 2011

Les formulaires dans Google Documents

Renaud MAVRÉ

• Présentation• les formulaires de Google Documents sont un outil simple et efficace pour

créer des sondages, des inscriptions, des questionnaires, etc.

• les réponses données sont stockées dans une feuille de calcul Google

Documents.

• Avantages des formulaires Google Documents :• gratuits,

• rapides à mettre en place,

• flexibles : les changements sur le formulaire se font directement en ligne,

• sécurisés : les formulaires sont souvent une des zones les plus sensibles au

spam et au piratage sur un site web, mais ici Google gère la sécurité,

• limitation du traitement manuel de l’information en l’intégrant directement

dans une base de données,

• nombre de questions illimité.

INTRODUCTION 1/2

• Inconvénients• nécessité d’avoir un compte Google pour créer un formulaire (mais pas pour

y répondre),

• intégration d’un formulaire sur un site web parfois difficile, sur Wordpress ou

avec certains CMS qui filtrent le code HTML,

• aspect pas suffisamment professionnel en fonction des besoins.

• Règles d’or :• limiter le nombre de champs au strict minimum,

• choisir un titre de formulaire pertinent et des réponses sans ambigüité,

• expliquer à chaque champ pourquoi l’info demandée est nécessaire ,

• faciliter le remplissage en choisissant le meilleur type de question adapté à

la réponse souhaitée,

• si un champ obligatoire est vide, expliquer et montrer l’erreur (mécanisme

prévu par Google Documents),

• respecter scrupuleusement la législation sur la collecte de données à

caractère privé.

INTRODUCTION 2/2

• Quelques exemples d’utilisation :• s’inscrire à un événement ponctuel,

• proposer des cadeaux à des clients,

• répondre à un sondage,

• s’inscrire à une journée avec de multiples ateliers,

• remplir un formulaire d'appréciation,

• préparer un débat,

• réserver une salle, de l’équipement ou du matériel,

• cerner les attentes d’une population,

• suivre un projet,

• gérer une commande groupée,

• créer une histoire collective,

• proposer une grille d'évaluation ou d'autoévaluation d'un travail,

• etc.

EXEMPLES

• Types de questions :• Texte (texte court, par exemple pour saisir un nom ou une ville),

• Texte de paragraphe (le visiteur peut écrire un texte de quelques lignes),

• Choix multiple (le visiteur peut choisir plusieurs réponses),

• Cases à cocher (le visiteur choisit une seule réponse),

• Sélectionner dans une liste (le visiteur choisit la réponse dans la liste),

• Échelle d'évaluation (le visiteur choisit une valeur sur une échelle fixe),

• Grille (même principe que l’échelle d’évaluation mais sur plusieurs lignes).

• Une fois créé chaque élément peut être édité, dupliqué ou supprimé

via les icônes sur la droite.

• En cochant Rendre cette question obligatoire il est possible de

forcer la personne à répondre.

CRÉATION 1/2

• Message de confirmation :• message renvoyé à l'utilisateur quand il a validé le formulaire,

• menu Autres actions / Modifier la confirmation,

• message personnalisable.

• Affichage du récapitulatif des réponses :• lien disponible (ou non) sur la page de confirmation,

• menu Autres actions / Modifier la confirmation.

CRÉATION 2/2

• Thèmes• galerie de plus de 90 thèmes accessibles via le bouton Thème,

• le thème n’est pas directement visualisable en mode Edition mais on peut

en avoir un aperçu en cliquant sur le lien placé tout en bas de la fenêtre, à

droite de la mention Vous pouvez voir le formulaire publié ici.

• Sections• pour rendre un formulaire plus organisé et plus facile à suivre, il est possible

de diviser un formulaire en sections (regroupement de questions sur une

page) et en pages (groupes de questions affichés séparément),

• menu déroulant Ajouter un élément, choisir En têtes de pages ou Sauts

de pages.

• Commutateurs dans l’URL• liste empirique disponible ici : http://www.ryenats.org.uk/test-form.htm

PERSONNALISATION 1

• Autre méthode (plus technique)• afficher le code source du contenu visible dans l’iFrame,

• le copier afin de créer une nouvelle page web,

• supprimer toutes références aux feuilles de style,

• les remplacer par des liens vers ses propres feuilles de style CSS.

• Relier différentes pages du formulaire (si le type de question

est Choix multiples)

• nécessite au moins 2 pages dans le formulaire,

• placer la souris sur une question à choix multiples et cliquer sur l'icône

Modifier, puis cocher l'option Ouvrir une page en fonction de la réponse,

• deux nouvelles listes apparaissent : pour la réponse A, laisser l’option

Passer à la page suivante activée, pour la réponse B cliquer sur Aller à la

page n,

• cliquer sur OK.

PERSONNALISATION 2

• Affichage immédiat• Cliquer sur le lien en bas à droite de la mention Vous pouvez voir le

formulaire publié ici.

• Par mail• cliquer sur l’icône Envoyer ce formulaire par e–mail,

• saisir dans la zone A: la liste des adresses des contacts (une adresse par ligne) ou les sélectionner dans le carnet d’adresses Gmail,

• cocher la case Inclure un formulaire dans l‘e-mail.

• Sur un site web• menu Autres actions/Intégrer pour accéder au code du formulaire (sous

forme d’un iFrame) et l’intégrer dans une page HTML.

• Gadget iGoogle• http://www.google.com/ig/adde?moduleurl=www.google.com/ig/modules/for

mslist.xml

DIFFUSION

• Affichage des résultats

• sous forme graphique

• menu Consulter les réponses / Résumé,

• dans le cas de cases à cocher ou de listes déroulantes, un graphique

montre les pourcentages des différentes options choisies par les

participants,

• sous forme de feuille de résultats bruts

• pour obtenir les réponses détaillées de chacun dans une feuille de tableur

choisir l’option Consulter les réponses / Feuille de calcul

EXPLOITATION 1

• Flux RSS• lien Autres options de publication.

• Google Apps Pro pour un domaine• enregistrer l'adresse email des personnes qui remplissent un formulaire en

cochant la case à côté de Collecter automatiquement le nom

d’utilisateur domaine.com de la personne, lors de la création du

formulaire,

• un message en haut du formulaire indiquera aux destinataires que leur nom

d'utilisateur sera automatiquement enregistré,

• possibilité d’obliger à se connecter pour consulter et remplir un formulaire

(niveau de sécurité supplémentaire pour les formulaires sensibles),

• attention : dans ce cas tous les destinataires doivent appartenir au même

domaine, sinon ils seront dirigés vers la page de connexion du domaine et

ne pourront accéder au formulaire.

EXPLOITATION 2

• Modification d'un formulaire• se placer dans le tableau récapitulatif des réponses,

• aller dans le menu Formulaire / Modifier le formulaire.

• Clôture des réponses pour un formulaire• se placer dans le tableau récapitulatif des réponses,

• aller dans le menu Formulaire / Accepter les réponses.

EDITION