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Système de Gestion du

Guide de l’utilisateur ________________________________

Préparé pour SGS Par Apsmith Solutions Corporation

Version <1.1>

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Table des matières

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A propos de ce guide d’utilisateur Cette documentation concerne la version 1.1 (v1.1) du guide de l'utilisateur du BSC, et est prévue pour expliquer en détails comment accéder et utiliser l'application de gestion du BSC. Cette documentation est divisée en deux parties principales :

� 1ère Partie – Commencer � 2ème Partie – Pages Web du BSC

La partie I explique brièvement comment accéder au système de gestion du BSC ; la partie II présente les pages Web de l'application. Les fonctionnalités du système sont expliquées plus loin par menu d'enchaînement. Sont inclus dans cette partie, les icônes d’écran, utilisateurs cibles, les liens à d'autres fonctionnalités, contenus des fiches, les étapes et validations (si et seulement applicable). Conventions utilisées dans ce manuel Les conventions typographiques suivantes s'appliquent à ce manuel : Convention Tel que Concerne

Texte en gras et en italique

- Naviguer - Contrôles et contenu du champ

Texte en gras et en italique suivi d’un Astérix*

- Nom* - Champs obligatoires dans la fiche

Texte souligné et en italique

- Page d’enregistrement de l’entreprise

-

Pages web

- - notes

Texte en gras - Gestion de compte - Menu du BSC

Texte en gras - Rechercher un BSC - Fonctionnalités

I. Commencer

Commencer par se connecter. Suivre les étapes suivantes :

1. Se connecter à Internet. Ouvrir votre navigateur sur Internet; le localiser sur votre bureau ou sur le menu Start (Démarrer), pointer la souris sur Programs (Programmes) -> Internet Explorer. (Dans ce cas, votre navigateur est Internet Explorer)

2. Accéder au site web du BSC. L’URL (adresse Internet) pour accéder au BSC est :http://www.oic.ci. Entrez cette adresse dans la barre d'adresse de votre navigateur et cliquez sur GO ou tapez simplement la touche « Enter » (Entrée)

La page de garde du BSC, présentée ci-dessous, s’ouvre comme ce qui suit:

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II. Pages Web BSC

Schéma 1 Page de Garde BSC

Vous êtes maintenant sur la page de garde du BSC. Un des points mis en évidence sur le site de gestion du BSC est son adaptation à la langue. En tant qu'utilisateur, vous pouvez choisir de traduire la page ouverte dans la langue de votre choix en sélectionnant parmi les liens tabulés disposés sur le coin gauche supérieur de l'écran : EN pour l'anglais, qui est la langue utilisée par défaut, FR pour le Français, et ES pour l’Espagnol. L’on peut voir également sur cette page des liens de navigation incluant la présentation générale, les activités, la sécurité et les services de l'organisation.

Se faire enregistrer maintenant Les premières choses que vous devriez explorer sur cette page sont : "S’inscrire" et "s’enregistrez maintenant" qui sont les parties de la page de garde du BSC. Celles-ci nous indiquent que tous les utilisateurs existants doivent se faire enregistrer, et tous ceux qui visitent pour la première fois le site devraient d'abord devenir des membres afin de pouvoir accéder aux services de la page Web.

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Ces deux en-têtes vous permettent d’accéder également à deux fonctionnalités

importantes de l'application de gestion du BSC : Créer un compte de membre et

Se connecter au système, qui sont analysées ci-dessous.

Créer un compte de membre Cette partie nous présente comment procéder pour la création d’un compte d'utilisateur afin de se connecter au système

Schéma 2 Page d’enregistrement de Compagnie du BSC

Contenu de la fiche:

Champ/Contrôle Description Nom de l’entreprise

- Champ où vous entrez le nom de l’entreprise à laquelle vous appartenez

Rechercher - Le bouton qui déroule une liste de toutes les entreprises définies dans le système selon la recherche spécifiée mentionnée

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Résultats des recherches

- Table générée par l’action de la recherche

Sortie

-

Icône qui vous redirige vers la page de garde du BSC

Continuer - Icône qui vous dirige vers l’enregistrement de l’entreprise, l’enregistrement de l’Utilisateur et les pages récapitulatives

Etapes: Pour créer un compte client, procéder comme suit:

1. A partir de Enregistrez maintenant (Register now) , partie de la page de garde du BSC, cliquez sur Cliquez ici pour vous enregistrer (Click here to register) .

2. Vous serez dirigés vers la page d’enregistrement de l’entreprise indiquée ci-dessus

3. Vérifiez si l’entreprise à laquelle vous appartenez est enregistrée. Procédez de la façon suivante :

a) Codifier le nom de votre entreprise dans la case Nom de l’entreprise

(Company name). Vous pouvez y inscrire au moins une lettre ou entrez le nom entier de l’entreprise.

b) Cliquez sur Rechercher (Search). Une page de liste est indiquée sur la partie “Search results” (Résultats des recherches) sur l’écran. Se référer au schéma 3 ci-dessous:

Schéma 3 Page de résultats des recherches sur le BSC de l’entreprise

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Comme vous pouvez le voir, cette liste contient tous les noms des entreprises qui correspondent ou qui contiennent la lettre spécifiée que vous entrez dans le champ Company name (nom de l’entreprise). Dans ce cas-ci, "A" est codé ; l'outil de recherche répond en déroulant tous les noms des entreprises contenant cette lettre (par exemple AMB. La FRANCE, AMICI, etc.). Des informations sur l’entreprise sont énumérées, y compris le nom de l’entreprise, l'adresse, et le site Web. Vous pouvez adapter la vue de vos résultats de recherche en choisissant dans la rangée de liste le nombre de lignes que vous voulez que la table de résultats affiche. Cette commande se trouve bien en dessous de l'icône "Search results" (résultats de recherche)qui est sur la page. Vous pouvez choisir parmi : 5, 10, 20, ou 30 lignes. Vous pouvez également paginer vers le haut ou supprimer la table en indiquant quelle page vous voulez voir en utilisant la liste déroulante de la page. Celle-ci se trouve également sur la page. Dans cet exemple, la page "1 à 7" est affichée.

4. Si votre entreprise n’est pas dans la liste affichée, cliquez sur Continue (Continuer). Cette opération vous conduira au schéma 4 présenté ci-dessous:

Schéma 4 Création de l’entête de la page de l’entreprise sur BSC

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A propos de la création de compte Créer un compte de membre nécessite d'enregistrer l’entreprise à laquelle vous appartenez, de créer votre compte d'utilisateur, et de voir les entrées que vous avez codifié sur les deux premières étapes

Ensuite, il faut procéder étape par étape pour créer un compte de membre si votre entreprise se fait enregistrer pour la première fois. Pour chacune des étapes, une liste d'information vous est demandée. Vous devez compléter tous les champs obligatoires marqués par le signe (*) sur toutes les fiches. Cliquez sur Next (Suivant) pour procéder à la prochaine étape du procédé d'enregistrement. Si votre validation est réussie, votre compte sera créé et vous serez automatiquement relié au système.

Enregistrer une entreprise

Schéma 5 Enregistrer la page d’une entreprise sur le BSC

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Liens aux autres fonctionnalités :

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� Enregistrer un utilisateur � Voir le résumé de l’enregistrement

Utilisateurs: nouveaux utilisateurs

Contenu de la fiche : Champ/Contrôle Description Rôle - Faire défiler la liste où vous avez spécifié le rôle de

l’entreprise qui est enregistrée Vous pouvez sélectionner les rôles suivants:

� Expéditeur d’exportation � Exportateur � Expéditeur d’importation � Importateur � Chargeur de marchandises

Nom* - Champ où vous entrez le nom de l’entreprise à laquelle vous appartenez

Adresse* - Champ à plusieurs lignes qui permet d’entrer l’adresse de l’entreprise

Pays* Faire défiler la liste afin de sélectionner le pays où se trouve l ‘entreprise

Ville* - Faire défiler la liste afin de choisir le nom de la ville où l’entreprise est localisée

Code postal* - Champ pour entrer le code postal de l’entreprise No. de fax* - Champ pour entrer le numéro de fax de l’entreprise No. de téléphone *

- Champ pour entrer le contact téléphonique de l’entreprise

Email - Champ pour entrer une adresse e-mail valide Numéro de compte contribuable

- Champ pour entrer le compte contribuable de l’entreprise (si c’est une entreprise ivoirienne)

Site web - Champ pour entrer le site web de l’entreprise Document d’immatriculation nationale + Naviguer

- Champ pour attacher en fichier joint des documents sur l’enregistrement de l’activité économique

Langue - Dérouler la liste pour sélectionner la langue de communication/d’instruction de votre choix

Date du document

- Champ pour entrer la date à laquelle le document a été joint

Etapes:

Pour enregistrer une entreprise, procéder comme suit :

1. A partir de la page de recherche d’une compagnie (Registration Search Results), cliquez sur Continue (Continuer).

2. La page d’enregistrement de la Compagnie du BSC est déployée sur la page téléchargée par défaut .

3. Remplir tous les champs requis sur le formulaire

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4. L’enregistrement du Registre de Commerce peut ou peut ne pas être attaché à ce niveau. Vous avez la possibilité de faxez ou envoyer par email votre Registre de Commerce et permettre ainsi au Centre Technique BSC d’attacher les documents à ce niveau, cliquer sur le bouton de navigation pour chercher le document que vous voulez attacher. Veuillez vous référer à l’écran ci-dessous :

5. A partir de cet écran ci-dessus et après avoir sélectionné le fichier, cliquer

sur Ouvrir « Open button ». 6. Le système attachera maintenant le document sélectionné dans les

descriptions détaillées de votre compagnie. Vous serez après redirigé vers la page précédente.

Validations:

Message d’erreur Quel est le motif? Entrer le nom de l’entreprise Entrer l’adresse de l’entreprise Entrer le code postal Entrer le numéro de fax Entrer le numéro de téléphone

- Le (s) Champ(s) requis n’est (ne sont) pas renseigné(s)

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Entrer le numéro de compte contribuable Fax invalide Numéro de téléphone invalide Adresse e-mail invalide Site web invalide

-

Format invalide enregistré dans le(s) champs (s)

Enregistrer un utilisateur

Schéma 6 Créer une page d’utilisateur du BSC

Liens aux autres fonctionnalités :

� Enregistrer une entreprise � Voir le résumé sur l’enregistrement

Utilisateurs: nouveaux utilisateurs Contenu de la fiche :

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Champ/Contrôle Description Type - Uniquement visible pour l’administrateur Nom* - Champ où l’on insère le nom d’un utilisateur qu’on veut

ajouter Login* - Champ où l’on insère le « login » (nom de connexion)

d’un utilisateur qu’on veut ajouter Mot de passe* - Champ où l’on ajoute le mot de passe de l’utilisateur

qu’on veut ajouter Retaper le mot passe*

- Champ où l’on doit écrire à nouveau le mot de passe de l’utilisateur qu’on veut ajouter

Numéro de Téléphone 1

- Champ où l’on ajoute le numéro de téléphone ou le contact de l’utilisateur qu’on veut ajouter

Numéro de Téléphone 2

- Champ où l’on ajoute un autre numéro de téléphone ou contact de l’utilisateur qu’on veut ajouter

Fax - Champ où l’on ajoute le numéro de fax de l’utilisateur qu’on veut ajouter

Email Adresse * - Champ où l’on ajoute l’adresse e-mail de l’utilisateur qu’on veut ajouter

Précédent - Icône qui vous redirige vers la page d’enregistrement de l’entreprise

Suivant Langue préférée

- -

Icône qui soumet les informations que vous avez renseignées sur la page du système pour validation et qui vous dirige vers le résumé de la page Sélectionnez l’anglais, le français, l’espagnol, la langue que vous préférez quand vous utilisez le système du BSC.

Etapes:

Pour enregistrer un utilisateur, procéder comme suit:

1. De la page d’enregistrement d’une entreprise (Register a company), cliquez sur Next (Suivant).

2. Fournir toutes les informations requises sur la fiche.

Validations: Message d’Erreur Quel est le motif? Entrer le nom d’utilisateur Entrer login Entrer le mot de passe Confirmer le mot de passe Entrer l’adresse e-mail

- Champ(s) non renseigné (s)

Numéro de téléphone invalide 2ème Numéro de téléphone invalide Numéro de fax invalide Adresse e-mail invalide

-

Format invalide renseigné dans le(s) champ(s)

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Entrer au moins 6 caractères - Mot de passe comporte moins de six lettres

Voir le résumé de l’enregistrement

Schéma 7 Page du résumé de l’enregistrement du BSC

Contenu de la fiche : Champ/Contrôle Description Statut (état) - Présente le statut du compte; Puis qu’ici le compte est

créé, le statut sera : “CREATION” Détails - Présente l'information précédemment codifiée, telle que

: nom de l’entreprise, adresse, ville, pays et téléphone Soumettre plus tard

- Icône qui sauvegarde la forme codifiée pour la validation postérieure et vous renvoie à votre page de garde du

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BSC d’où vous pouvez contrôler des comptes, des Bordereaux, des risques et des références selon le rôle que vous jouez.

Soumettre pour validation

- Icône qui soumet le compte qui a été créé à la validation, met à jour votre état actuel à " ATTENTE DE VALIDATION " et vous redirige vers votre nouvelle Page de garde du BSC où vous pouvez contrôler des comptes, BSCs, des risques et des références selon votre rôle.

Etapes:

Pour voir le résumé de votre enregistrement, Procéder comme suit:

3. De la page Register a User Page (Enregistrer la page d’un Utilisateur), cliquez sur Next (Suivant).

4. Les détails de vos informations précédemment codifiées s’affichent 5. Pour soumettre votre compte créé à la validation et mettre à jour votre

statut, cliquez Submit for validation (Soumettre pour validation). 6. Pour enregistrer vos données et avoir votre nouveau compte en “fin” de

validation, cliquez sur Submit later (Soumettre plus tard).

A propos du statut du compte

Le statut de votre compte relatif à la Gestion du BSC peut être n'importe lequel selon les conditions suivantes :

Statut Condition CREATION - Statut initial ATTENTE DU DOCUMENT INITIAL

- Lorsqu’un qu’un compte attend la validation après qu’un document officiel d’identité ne soit pas électroniquement attaché lors de l’enregistrement du compte

- Lorsque le profil ou l'information relative à un compte avec un statut VALIDE est modifié par un membre

ATTENTE DE VALIDATION - Lorsqu’un compte est en attente de validation du document officiel d'identification attaché électroniquement pendant l'enregistrement

VALIDE - Lorsqu’un compte est validé par le Centre Technique BSC

- Lorsque qu’une information additionnelle est transmise par un membre pour un compte

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avec un statut INVALIDE INVALIDE - Lorsqu’un compte est rejeté

par le centre technique BSC - Lorsqu’un compte a excédé le

nombre d’essai maximum pour l’ouverture d’un compte

Se connecter au système Cette partie nous montre comment accéder aux fonctionnalités du système.

Schéma 8 Page d’accès au BSC

Liens à d’autres fonctionnalités: � Consulter/modifier un Compte et des Crédits � Créer un BSC � Modifier un BSC � Consulter des BSC

Utilisateurs: enregistrer les membres (externe et interne)

Contenu de la fiche : Champ/Contrôle Description Login* - Champ où vous écrivez votre numéro de compte unique

de membre. Le numéro de connexion « login number » est le numéro que le système vous assigne lorsque vous avez créé un compte avec succès

Mot de passe* - Champ où vous inscrivez votre mot de passe spécifié lors de la création du compte. Le mot de passe est confidentiel.

Etapes:

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1. Sur la page de garde du BSC, entrez les différentes informations dans les champs respectifs Nom d’utilisateur, Mot de passe (User name, Password)

2. Cliquez sur Entrer (Go). 3. Vous serez orienté sur la page correspondant à votre compte d’où vous

pouvez vous connecter et avoir accès aux fonctionnalités du système. Validations: Message d’erreur Quel est le motif? Vous devez entrer votre nom d’utilisateur

- Le champ du nom d’utilisateur n’est pas renseigné

Vous devez entrer votre mot de passe

- Le champ du mot de passe n’est pas renseigné

Mot de passe invalide - Enregistrement d’un mot de passe incorrecte

Nom d’utilisateur invalide - Le nom d’utilisateur pas défini pour accéder au système

Aide: Impossibilité de se connecter

Cette fonctionnalité est utile quand vous ne pouvez pas vous connecter parce que vous avez perdu ou vous ne pouvez pas vous souvenir de votre mot de passe.

Schéma 9

Page de mot de passe (du BSC) oublié

Contenu de la fiche :

Champs/Contrôle Description Login Name* - Champ où vous entrez votre « login name » Annuler - Icône qui vous renvoie à la page de garde de BSC Obtenir le mot de passe

- Icône qui transmet votre demande de changement de mot de passe dans le système

Validations:

Message d’erreur Quel est le motif ?

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Entrer le Login Name - Le champ « Login Name » n’est pas renseigné

Nom d’utilisateur invalide - Le « Login Name » n’est pas défini dans le système

Etapes:

1. De la page de garde du BSC, cliquez sur Forgot your password (Mot

de passe oublié? ) 2. Cette action demande au système de vous envoyer votre mot de passe

par e-mail. 3. Vérifier votre adresse e-mail, Souvenez vous de votre mot de passe, et

essayer encore de vous connecter.

Naviguer dans le système

Une fois que vous êtes connecté au système, vous pouvez accéder à ses fonctionnalités. Le menu principal sur votre page de garde (référez-vous au schéma 11 ci-dessous) vous permet d'exécuter de telles opérations. Sur le menu principal, vous pouvez gérer et contrôler des comptes, bordereaux, des risques, et des références. Les deux derniers éléments sont exclusifs pour les utilisateurs internes. En outre, vous trouverez sur votre page de garde des liens qui vous laissent regarder une information sur le profil du compte ou vous permet de vous déconnecter du système.

Schéma 10 Page de garde de votre BSC

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Schéma 11

Menu principal du BSC

Page de garde

Ce menu vous renvoie à la page de garde du BSC. De cette page, vous pouvez voir les informations relatives à votre compte. Cette fonctionnalité est présentée ci-dessous.

Schéma 12

Page du profil de l’utilisateur du BSC

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Contenu de la fiche : Champs/Contrôle Description Nom - Champ qui montre le nom que vous avez

enregistré Login - Champ qui montre votre « login name » Numéro de téléphone 1 - Champ qui montre le numéro de

téléphone que vous avez enregistré Numéro de téléphone 2 - Champ qui montre le second numéro de

téléphone que vous avez enregistré Adresse Email - Champ qui montre l’adresse e-mail que

vous avez enregistré Supprimer - Icône qui vous renvoie à la page de garde

du BSC

Etapes:

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1. Sur la page de garde de votre BSC, cliquez sur Profile Info

(Information du profil). 2. Vous serez orienté sur la page présentée ci-dessus, d’où vous

pouvez voir les informations concernant votre compte.

Gestion de compte

Ce menu vous permet de rechercher, créer et contrôler des comptes, des parties, des membres, de produire des reçus pour des membres et de changer votre mot de passe actuel défini selon votre rôle d'utilisateur enregistré. Notez les différentes fonctionnalités auxquelles vous pouvez accéder à partir de votre menu de gestion de compte.

Gérer Mon Compte Schéma 13

Page de Gestion de Mon compte BSC

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La page de Gestion de Compte affiche les informations de votre compagnie. Si la Compagnie a des informations détaillées au crédit et au débit de son compte, ce sera affiché dans la table concernant la monnaie. Le statut actuel de votre compagnie est affiché en face du titre de Gestion de votre Compte. Afin d’imprimer le profil actuel de votre compagnie, allez sur le menu Gestion du Compte et sélectionnez « Gérer Ma partie ». Vous serez directement sur la page d’impression de votre compagnie. Faire les changements nécessaires et cliquer sur « Sauver » afin de sauvegarder les changements ou cliquer sur « Annuler » pour annuler tous les changements opérés. Si vous voulez gérer les autres membres de votre compagnie, allez sur le menu Gestion du Compte et cliquer sur « Gérer Mes membres ». Vous vous trouverez sur une autre page similaire à celui ci dessous.

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Comment ajouter des membres à votre compagnie :

A partir de l’écran ci dessus, cliquer sur le bouton « Ajouter ». L’écran d’information de l’utilisateur apparaîtra. Entrer les informations détaillées du membre que vous voulez ajouter et cliquer sur le bouton « Sauver ». Le nouveau membre créé devrait apparaître dans l’affichage ci dessus. Pour imprimer les informations détaillées sur le membre, cliquer sur « Imprimer ». Pour effacer le membre, cliquer sur le lien « Effacer » des coordonnées.

Comment ajouter du crédit sur votre compte :

Comme vous allez utilisez le système du BSC en ligne et créer des BSC’s ? Vous aurez besoin des crédits monétaires du Centre Technique BSC pour valider votre BSC. Pour savoir comment créditer manuellement un compte, cliquer sur le bouton « Crédit ». Une nouvelle page similaire à celle ci dessous apparaîtra :

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Gestion du BSC

Schéma 14 Page de recherche du BSC

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La page de Gestion du BSC vous permet de rechercher vos BSCs ou des BSCs dans lesquels votre compagnie est impliquée. Elle vous permet également de créer un nouveau BSC, dépendant du statut de votre compte. Seules les compagnies validées par le Centre Technique BSC sont autorisées à créer le BSC.

Rechercher un BSC

Cette partie énumère comment rechercher un BSC enregistré dans le système pour le consulter, imprimer, voir ou pour modifier selon vos droits et privilèges.

Contenu de la fiche:

Champ/Contrôle Description Date de création - Champ pour renseigner la date de

création du BSC N° de BSC - Champ pour renseigner le numéro de

référence du BSC N° du connaissement - Champ pour renseigner le numéro de la

lettre de connaissement Statut du BSC - Dérouler la liste pour sélectionner le statut

du BSC

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- Vous devez sélectionner l’une des valeurs suivantes :

� Annulé � Fermé � Création � Invalide � Sous réserve de validation � Valide � Attente de document � Attente de paiement � En attente de Validation

Effacer - Supprime les informations mentionnées dans le formulaire

Rechercher - Soumet les informations renseignées dans le système pour validation

Créer un BSC - Permet de créer un BSC Etapes:

1. Commencer la recherche en renseignant la date de création du BSC, le

numéro de référence du BSC et le numéro du BL. Sélectionner le statut du BSC en cliquant sur Statut du BSC (BSC Status)

2. Cliquer sur le bouton Rechercher un BSC afin de procéder à la recherche. La page de résultats de recherche BSC (Schéma 15) présentée ci-dessous apparaît. Une liste de BSC est générée en fonction des critères de recherche spécifiés.

Schéma 15 Page de résultats de recherche du BSC

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Contenu de la fiche:

Champ/Contrôle Description Liste Date de création Numéro de BSC Numéro du connaissement Statut Date du Statut

- - - - - -

Recherche la liste de résultats Permet de produire des résultats par date de création Permet de produire des résultats par numéro de BSC Permet de produire des résultats par numéro de connaissement Permet de produire des résultats par Statut Permet de produire des résultats en fonction de la Date du statut

Imprimer - Icône qui permet d’imprimer le BSC pendant la consultation

Sélectionner - Icône qui permet de voir les détails du BSC (n) de lignes - Dérouler la liste contenant les valeurs

suivantes: � 5 lignes � 10 lignes � 20 lignes � 30 lignes

N° de page du nbre de page

- Numéro de page du tableau généré

Créer un BSC - Icône qui permet à l’utilisateur de créer un

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BSC Cette action peut ne pas être possible en fonction du rôle de l’utilisateur

New Search - button that allows thser to perform a new BSC Annuler - Icône qui vous renvoie à la page de recherche

du BSC Etapes:

1. Pour obtenir les résultats, cliquez ou double cliquez sur une des en-têtes

de colonne (date de création, numéro du BSC, numéro du Connaissement, statut du BSC et date du statut)

2. Pour adapter le résultat de la recherche, choisissez dans la liste déroulante, le nombre de lignes que vous voulez que la table de résultats vous présente. Vous pouvez choisir parmi : 5. 10, 20, ou 30 lignes.

Imprimer un BSC

Etapes:

1. A partir de la liste générée par la page de résultats de recherche du BSC (Schéma 15), sélectionner un BSC.

2. Aller sur la dernière colonne de cette ligne et cliquer sur Imprimer (Print).

Voir/Imprimer les détails du BSC

Deux –en- un Voir et éditer les détails du BSC sont des éléments expliqués plus loin. Ces deux actions ont les mêmes informations contenues dans les formulaires, sauf que dans la fonction de voir, tous les champs sont uniquement en lecture; dans la fonction d'édition, tous les champs sont imprimables. Le bouton d’enregistrement peut ou ne peut pas s’afficher selon la fonction : éditer ou voir. Cette commande est seulement permise dans le mode impression. Selon vos droits d'utilisateur, vous pouvez seulement voir ou imprimer le BSC

L'impression du BSC est séquentielle. Pour chaque étape, cliquez sur Suivant (Next )pour aller sur les pages suivantes qui doivent être imprimées. Il y a cinq étapes pour accomplir l'édition. A partir de la cinquième étape, cliquer sur Soumettre pour la validation ( Submit for validation)

Etape 1 (BSC et écran de la Partie Commerciale)

Schéma 16 BSC et écran de la partie commerciale

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Contenu de la fiche :

Champ/Contrôle Description Numéro de BSC - Texte en lecture seule qui présente le numéro

du BSC Regrouper

Oui Icône sélectionné s’il y a plusieurs embarquements pour un seul BSC.

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Non - Icône sélectionné lorsqu’il n’y a qu’un seul embarquement pour chaque BSC.

Code d’exemption - Dérouler la liste dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner le code d’exemption

Exporter - Présente les ID(s) (numéro d’identification) et le(s) nom(s) de la partie commerciale pour laquelle la partie commerciale est exportateur

Ajouter - Permet à un utilisateur d’ajouter les rôles de l’exportateur ou rechercher le rôle de la partie commerciale

Exportateur Expéditeur

- Présente les ID(s) (numéros d’identification) et le(s) nom(s) de la ou les parties commerciales qui ont un rôle Exportateur Expéditeur

Oui/Non - Case cochée si l’expéditeur d’exportation est le même que l’exportateur

Ajouter - Permet à l’utilisateur d’ajouter le rôle d’un expéditeur d’exportation ou de rechercher le rôle de la partie commerciale

Importer - Présente les ID(s) (numéro d’identification) et le(s) nom(s) de la partie commerciale qui a un importateur pour partie commerciale

Ajouter - Permet à l’utilisateur d’ajouter les rôles de l’importateur ou de rechercher le rôle commercial de la partie

Importateur Expéditeur

- Présente les ID(s) et le(s) nom(s) de la partie commerciale qui joue le rôle de l’Importateur Expéditeur

Oui/Non - Case cochée si l’importateur expéditeur est le même que l’exportateur expéditeur

Ajouter - Permet à l’utilisateur d’ajouter les rôles de Importateur Expéditeur pour le rôle commercial de la partie

Précédent - Renvoie à l’écran précédent

Sauver - Enregistre les données Annuler - Icône utilisée pour retourner à la page

de recherche

Etape 2 (Embarquement/Expédition)

Schéma 17 Ecran d’embarquement

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Contenu de la fiche :

Champ/Contrôle Description Embarquement Type - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le type d’embarquement Méthode - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

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Terre Air Eau

sélectionner la méthode d’embarquement

Poids brut - Champ où l’utilisateur peut inscrire le poids brut de l’embarquement

- Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner l’unité de mesure du poids brut

Volume - Champ où l’utilisateur peut inscrire le volume de l’embarquement

- Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner l’unité de volume

Porteur - Champ où l’utilisateur peut coder le nom du porteur

- Icône de visualisation qui ouvre une fenêtre où l’utilisateur peut sélectionner le nom du porteur dans la liste

Numéro de Voyage - Champ où l’utilisateur peut inscrire en code le numéro de voyage de l’embarquement

Document d’embarquement

Type de Code - Colonne qui présente le type de code du document joint

Type de Document - Colonne qui présente le type de document en attachement

Référence - Colonne qui présente la référence du document en attache

Date du document - Colonne qui présente la date du Document Etabli le - Colonne qui présente le nom de l’autorité

ayant délivré le document en attachement Ajouter - Icône qui ouvre une autre fenêtre et permet à

l’utilisateur d’ajouter des informations supplémentaires sur les documents de l’embarquement

Partie sur le Conteneur

Numéro du Conteneur

- Champ où l’utilisateur peut codifier le numéro du conteneur

Type de Code - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le type de code du conteneur

Size Code 20 pieds 40 pieds

- Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la dimension du code

Plomb - Ajouter - Icône qui ouvre une autre fenêtre et qui

permet à l’utilisateur d’entrer les informations concernant le conteneur

Etapes de l’embarquement

Départ - Partie de départ Pays - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le pays de départ

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Ville - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la ville de départ

Date - Champ où la date de départ est inscrite - Permet à l’utilisateur de choisir une date à

partir du calendrier Méthode Mer Air Terre

- Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la méthode d’embarquement

Chargement - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le pays de départ

Pays - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le pays de départ

Ville - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la ville de départ

Date - Champ où la date de chargement est inscrite - Permet à l’utilisateur de choisir une date dans

le calendrier Méthode Mer Air Terre

- Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la méthode d’embarquement

Même départ - Case cochée qui permet à l’utilisateur de copier les détails relatifs du départ de l’étape de chargement

Transbordement - Partie sur le transbordement Oui - Case qui indique la boîte d'entrée pour

l'étape de transbordement Pays - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le pays de départ Ville - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner la ville de départ Date - Champ où la date de transbordement est

inscrite - Permet à l’utilisateur de choisir une date dans

le calendrier Identification du porteur

- Champ où l’utilisateur insère le numéro d’identification du porteur

Numéro de Voyage

- Champ où l’utilisateur insère le numéro de voyage

Pays de déchargement

- Partie portant sur le déchargement

Pays - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le pays de départ

Ville - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner la ville de départ

Date - Champ où la date de déchargement est marquée

- Permet à l’utilisateur de choisir une date dans le calendrier

Méthode - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

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Mer Air Terre

sélectionner la méthode d’embarquement

Arrivée - Partie portant sur l’arrivée Pays - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le pays de départ Ville - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner la ville de départ Date - Champ où l’on insère la date d’arrivée - Permet à l’utilisateur de choisir une date dans

le calendrier Suivant - Icône utilisée pour aller sur l’écran suivant Supprimer - Icône utilisée pour retourner à la page de

recherche BSC Enregistrer - Enregistre les données mentionnées dans le

formulaire

Ajouter des informations sur les containers Pour ajouter des informations sur l’embarquement, cliquer sur le lien des N° des containers. Vous serez alors dirigé sur la page similaire ci-dessous :

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Cliquer sur « OK » pour sauver les informations enregistrées. La page du container d’embarquement devrait afficher les précédentes informations validées. Veuillez vous référer à l’écran ci-dessous :

Cliquer sur « Ajouter » pour ajouter d’autres informations sur le container. Pour imprimer les entrées précédentes, cliquer sur « lien d’impression ». Cliquer sur « OK » si vous avez fini d’entrer toutes les informations sur le container et allez à la page d’embarquement. Ajouter des informations sur le transporteur d’embarquement Pour ajouter des informations, cliquer sur l’icône lumineuse qui est près du champ du transporteur. Vous serez redirigé sur un écran du container similaire à celui ci dessous.

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Sur la page du transporteur, vous pouvez rechercher un transporteur existant ou si vous ne le trouvez pas, créer un nouveau transporteur. Pour créer un nouveau transporteur, cliquer sur le bouton d’ajout. Vous serez dirigé à nouveau sur une page comme celle en dessous ;

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Quand vous ajoutez un nouveau transporteur, entrer les informations exigées comme celles en dessus et cliquer sur le bouton « sauver » pour sauver vos entrées. Cliquer sur le bouton « annuler » pour effacer les données. Saisie des informations sur les étapes d’embarquement Pour l’étape de départ, rechercher le pays et la ville en utilisant l’icône lumineuse près du champ du pays et de la ville. Un bref écran de recherche apparaîtra ;

L’écran ci-dessus est similaire à la page de recherche des villes. Les villes recherchées dépendent du pays que vous avez sélectionné auparavant. Pour l’étape d’embarquement, vous pouvez vérifiez dans le champ de recherche si l’étape d’embarquement est la même que l’étape de départ. Si vous avez l’information sur le transbordement, cliquer sur le champ de recherche et entrer les informations sur l’étape en cours. Entrer les informations sur le déchargement si applicable. Entrer les informations sur l’étape d’arrivée. Les informations sur les étapes de départ et d’arrivée sont obligatoires. Le reste des étapes est obligatoire. Etape 3 (Imprimer les marchandises )

Schéma 18

Ecran des marchandises

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Contenu de la fiche :

Champ/Contrôle Description Incoterm - Colonne qui présente l’incoterm utilisé dans la

facture

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Devise - Colonne qui présente la devise utilisée pour l’établissement de la facture

Valeur - Colonne qui présente la valeur de la facture Liste de document - Présente une liste de documents contenus dans la

facture Ajouter des documents - Permet à l’utilisateur d’ajouter des documents à la

facture

Ajouter des articles - Permet à l’utilisateur d’ajouter ses marchandises sur la facture

Ajouter une facture - Permet à l’utilisateur de créer une autre facture Editer - Permet à l’utilisateur de modifier des articles, des

documents et/ou des factures existants Supprimer - Permet à l’utilisateur de supprimer des articles,

documents et/ou factures existants Suivant - Icône utilisé pour aller sur l’écran suivant Annuler - Icône utilisé pour retourner sur la page de

recherche BSC Enregistrer - Enregistre les informations inscrites dans le

formulaire Ajouter les informations de la facture Pour ajouter les informations de la facture, cliquer sur « Ajouter des Articles ». Vous serez directement sur la page des informations de la Facture similaire à celle ci dessous.

Entrer les informations obligatoires et cliquer sur « OK » pour sauver vos entrées. La page de marchandises sera mise à jour et les informations de la facture seront affichées. Pour ajouter les articles de votre facture, cliquer sur « les articles de la facture ».

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Ajouter la page des articles

Une brève fenêtre contenant la liste des articles de la Facture s’ouvrira. Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour ajouter les informations des articles de la facture.

La fenêtre des informations des articles

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Ajouter des informations dans le formulaire:

Champ/Contrôle Description HS_Code - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le HS_Code approprié pour l’article

Description - Champ où l’utilisateur peut inscrire la description de l’article

Type d’emballage - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le type d’emballage approprié pour l’article

Quantité - Champ où l’utilisateur renseigne sur la quantité de l’article

Code Unitaire - Dérouler la liste où l’utilisateur peut sélectionner le code unitaire approprié pour l’article

Page de recherche des HS Codes

Ajouter des détails à la facture:

Champs/Contrôle Description Incoterm - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner Devise - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner la devise dans laquelle la facture doit être établie

Valeur - Champ où l’utilisateur peut coder la valeur de la facture

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Valeur de l’assurance - Champ où l’utilisateur peut codifier la valeur de l’assurance

Exportateur - Dérouler la liste dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner la liste des exportateurs, cette liste contient uniquement ceux qui sont exportateurs dans les données du BSC et de l’écran de la partie commerciale (Etape 1).

Importateur - Dérouler la liste dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner des importateurs, celle-ci contient uniquement ceux qui sont importateurs dans les données du BSC et de l’écran de la partie commerciale (Etape 1).

Attacher une Facture Si vous voulez attacher une ou des facture(s) à votre BSC, cliquer sur le lien de « Ajout des articles » qui est en face du label de la « liste des documents ». Le système ouvrira une autre fenêtre similaire à celle ci-dessous. Entrer les informations obligatoires et cliquer sur « OK » pour sauver vos entrées.

Mettre en attache des documents est facultatif lors de la création d’un BSC. Cependant, le Centre Technique BSC ne validera pas votre BSC s’il n’y a pas de facture. L’autre option facultative que vous avez est de faxer ou envoyer par mail au Centre Technique BSC votre facture. Cette disposition s’applique à vos documents d’embarquement.

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Etape 4 (Coût du Fret)

Schéma 19 Ecran sur le coût du fret

Contenu de la fiche:

Champ/Contrôle Description Partie sur le Fret Code de la devise - Dérouler la liste où l’utilisateur peut

sélectionner le code de la devise Facteur d’Ajustement de la Devise (FAD)

- Champ où l’utilisateur codifie le facteur d’ajustement de devise

Facteur d’Ajustement en Bloc (FAB)

- Champ où l’utilisateur codifie le facteur d’ajustement en bloc

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Partie des autres coûts Coût de la valeur FOB - Champ où l’utilisateur codifie la valeur

du coût du FOB Frais de manutention - Champ où l’utilisateur codifie les frais

de manutention Frais de manutention terminaux (THC)

- Champ où l’utilisateur codifie les frais de manutention terminaux

Frêt du pays d’importation

- Champ où l’utilisateur codifie le fret du pays d’importation

Suivant - Icône utilisé pour aller à l’écran suivant

Annuler - Icône utilisé pour retourner à la page de recherche BSC

Enregistrer - Enregistre les données inscrites dans le formulaire

Etape 5 (Page récapitulative)

Schéma 20

Résumé/Ecran de validation

Contenu de la fiche : (Page en lecture seule)

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Champ/Contrôle Description

Numéro du BSC - Présente le numéro du BSC Informations sur le membre

- Présente les informations sur le membre

Regrouper - Présente les groupes de BSC Date de création - Présente la date de création du BSC Partie commerciale - Présente les détails des articles

commerciaux de la partie et de la partie commerciale

Embarquement - Liste où les articles d'expédition et les détails d'expédition sont présentés

Marchandises - liste où les marchandises et leurs détails sont présentés

Coûts du fret - liens sur la page présentant des détails du fret et des autres charges

Suivant - Icône utilisé pour aller à l’écran suivant

Annuler - Icône utilisé pour retourner à la page de recherche BSC

Enregistrer - Enregistre les données inscrites dans le formulaire

Partie récapitulative de la barre

Coût du BSC - présente le coût du BSC généré par le système. Il est de 25 euros par défaut.

Prix du BSC - Présente le montant total de la valeur des marchandises généré par le système

Balance courante - Présente la balance courante générée par le système de la table de compte

Créer un BSC Etapes:

1. A partir du menu principal, cliquer sur Gestion BSC. 2. Sélectionner Créer un BSC. 3. Vous serez dirigé vers la page de création du BSC. Vous pouvez

ajouter des entrées pour créer un nouveau BSC. Notez que les formes et les champs ici sont identiques aux formulaires de gestion du BSC (voir le BSC) dont nous avons précédemment discuté.