système medissimo® · MANUEL D'UTILISATION SYSTEME MEDISSIMO.DOCX Date de création: 25/07/2007...

Manuel d'utilisation système medissimo.docx 1//50

système medissimo®

Manuel d’utilisation

v0.6 du 22/06/2015

Rédacteur : E. MARY Version : v0.6

Référence :

MANUEL D'UTILISATION SYSTEME MEDISSIMO.DOCX

Date de création : 25/07/2007

Date de mise à jour : 22/06/2015


TABLE DES MATIERES

Introduction .................................................................................................................................................... 4 1. Les piluliers Medissimo.......................................................................................................................... 5 1.1. Le pilulier mono28 .............................................................................................................................. 5 1.2. Le pilulier medipac® .......................................................................................................................... 5

2. Le logiciel « système medissimo® » ...................................................................................................... 5 3. Prise en main du système medissimo® .................................................................................................. 6 4. Présentation du système medissimo® .................................................................................................... 7 4.1. L’enregistrement de la pharmacie ....................................................................................................... 7 4.2. Vue d’ensemble du système medissimo® .......................................................................................... 8

5. Sécurité du système medissimo® ......................................................................................................... 10

5.1. Créer un compte opérateur ................................................................................................................ 10 5.2. Rechercher un compte opérateur ...................................................................................................... 11

6. Le patient et sa fiche ............................................................................................................................. 12 6.1. Données descriptives du patient........................................................................................................ 12 6.2. Recherche d’un patient existant ........................................................................................................ 13 7. L’ordonnance du patient ....................................................................................................................... 14

7.1. Saisie de l’ordonnance dans le système medissimo® ....................................................................... 14 7.1.1. Informations relatives à l’ordonnance ........................................................................................... 15

7.1.2. Utilisation du calendrier ................................................................................................................ 16 7.1.3. Afficher / masquer le détail d’une posologie ................................................................................ 16 7.1.4. Choisir une ordonnance à importer ............................................................................................... 16

7.1.5. Zone de recherche des médicaments ............................................................................................. 18 7.1.6. Remplacer un produit .................................................................................................................... 18

7.1.7. Saisie de la posologie et traçabilité du lot ..................................................................................... 20 7.1.8. Changer l’ordre des médicaments dans l’ordonnance................................................................... 21

7.2. Edition des documents ...................................................................................................................... 22 8. Le Bon de délivrance ............................................................................................................................ 25

8.1. Création d’un Bon de délivrance ...................................................................................................... 25 8.2. Recherche d’un Bon de délivrance ................................................................................................... 26

8.3. « Livrer » un Bon de délivrance ....................................................................................................... 28 8.4. Bon de délivrance en retard de livraison........................................................................................... 28 9. Traçabilité totale ................................................................................................................................... 30

9.1. Recherche d’une ordonnance en historique ...................................................................................... 30 9.2. Recherche d’un lot de médicaments ................................................................................................. 31

9.3. Recherche d’excédents médicamenteux ........................................................................................... 32 9.4. Recherche multicritères .................................................................................................................... 33

10. Les contrôles bonnes pratiques pharmaceutiques ............................................................................. 35 10.1. Contrôle éditions – ordonnance..................................................................................................... 35 10.2. Impression du nombre d’unités galéniques sur les étiquettes médicaments ................................. 35 11. Edition du rapport d’observance pour le médecin traitant ................................................................ 36 11.1. Saisie du retour d’un pilulier ......................................................................................................... 36

11.2. Le rapport d’observance ................................................................................................................ 37 12. Les statistiques du système medissimo ® ......................................................................................... 38 12.1. Glossaire ........................................................................................................................................ 38 12.2. Suivi individualisé ......................................................................................................................... 39 12.3. Suivi par établissement.................................................................................................................. 39 12.4. Suivi globalisé de la pharmacie ..................................................................................................... 40 13. Le suivi des visites à domicile .......................................................................................................... 41


13.1. Paramétrage des visites pour un patient ........................................................................................ 41

13.2. Alertes de renouvellement et liste des visites en attente ............................................................... 41 13.3. Fiche visite .................................................................................................................................... 43 14. Sauvegarde et restauration de la base de données medipac® ........................................................... 44 14.1. Sauvegarde de la base de données medipac® ............................................................................... 44 14.2. Restauration de la base de données medipac® ............................................................................. 45

15. Glossaire ........................................................................................................................................... 46 16. Schéma des statuts d’une ordonnance ............................................................................................... 50

Table des illustrations

Figure 1 : Les piluliers mono28 ...........................................................................................................................5

Figure 2 : Le pilulier medipac® ............................................................................................................................5

Figure 3 : Fiche Pharmacie...................................................................................................................................7

Figure 4 : Accueil du système medissimo® .......................................................................................................8

Figure 5 : Menu « Fichier » ...................................................................................................................................9

Figure 6 : Fiche opérateur ................................................................................................................................. 10

Figure 7 : Fenêtre de recherche d’une fiche opérateur .................................................................................. 11

Figure 8 : Fiche Patient ...................................................................................................................................... 12

Figure 9 : Recherche d’une fiche Patient ......................................................................................................... 13

Figure 10 : Présentation de l’écran de saisie d’une ordonnance .................................................................... 14

Figure 11 : Aide à la saisie .................................................................................................................................. 15

Figure 12 : Saisie d’une date à l’aide du calendrier .......................................................................................... 16

Figure 13 : Fenêtre d’import d’une ordonnance ............................................................................................... 17

Figure 14 : Recherche d’un médicament dans la Base Claude Bernard. ....................................................... 18

Figure 15 : Fenêtre ‘Remplacer un produit’ ....................................................................................................... 19

Figure 16 : Saisie de la posologie ...................................................................................................................... 20

Figure 17 : Boutons pour changer l’ordre des médicaments dans l’ordonnance......................................... 21

Figure 18 : Edition des documents .................................................................................................................... 22

Figure 19 : Emplacement de la première étiquette ........................................................................................... 23

Figure 20 : Lancement de l’impression des documents .................................................................................. 24

Figure 21 : Menu « Fichier / Bon de délivrance / Créer » ................................................................................. 25

Figure 22 : Créer un Bon de délivrance ............................................................................................................. 25

Figure 23 : Menu « Fichier / Bon de délivrance / Rechercher » ....................................................................... 26

Figure 24 : Fenêtre « Recherche d’un bon de délivrance » ............................................................................. 27

Figure 25 : Bon de délivrance à contrôler ......................................................................................................... 27

Figure 26 : Bon de délivrance contrôlé, à livrer ................................................................................................ 28

Figure 27 : Message d’alerte « Bon de délivrance en retard de livraison » ................................................... 28

Figure 28 : Recherche d’un bon de délivrance en retard de livraison ............................................................ 29

Figure 29 : Menu Ordonnance ............................................................................................................................ 30

Figure 30 : Recherche d’une ordonnance ......................................................................................................... 30

Figure 31 : Menu Traçabilité totale / Recherche sur lot ................................................................................... 31

Figure 32 : Critères de recherche sur lot ........................................................................................................... 31

Figure 33 : Edition Recherche sur lot ................................................................................................................ 31

Figure 34 : Menu Traçabilité totale / Recherche d’excédents médicamenteux ............................................. 32

Figure 35 : Critères de recherche d’excédents médicamenteux ..................................................................... 32

Figure 36 : Edition Attestation des excédents médicamenteux ...................................................................... 33


Figure 37 : Menu Traçabilité totale / Recherche multicritères ......................................................................... 33

Figure 38 : Exemple de critères de recherche de la « Recherche multicritères » ......................................... 33

Figure 39 : Exemple de résultat de recherche de la « Recherche multicritères » ......................................... 34

Figure 40 : Retour du medipac ........................................................................................................................... 36

Figure 41 : Rapport d’observance ...................................................................................................................... 37

Figure 42 : Edition des statistiques .................................................................................................................... 38

Figure 43 : Suivi individualisé du patient .......................................................................................................... 39

Figure 44 : Suivi globalisé des prescriptions .................................................................................................... 40

Figure 45 : Paramétrage des visites dans la fiche patient ............................................................................... 41

Figure 46 : Fenêtre « Alertes » ............................................................................................................................ 42

Figure 47 : Alertes de renouvellement d’ordonnance ...................................................................................... 42

Figure 48 : Alerte de visite du pharmacien ........................................................................................................ 43

Figure 49 : Fiche Visite ........................................................................................................................................ 43

Figure 50 : Menu Sauvegarde ............................................................................................................................. 44

Figure 51 : Enregistrer le fichier de sauvegarde ............................................................................................... 44

Introduction La consommation pharmaceutique des patients chroniques se caractérise par une polymédication. Celle-ci

est souvent légitime mais elle diminue l’observance au traitement et elle augmente le risque iatrogène des

patients à domicile.

C’est pourquoi, MEDISSIMO propose son « système medissimo® » aux pharmaciens d’officine. Ses

objectifs sont : le soutien au patient, le suivi de son observance, la maîtrise du risque sanitaire et la

préservation de la ressource pharmaceutique. Le « système medissimo® » associe la sécurité d’un pilulier

jetable (medipac® ou mono28®) à l’efficacité d’un logiciel de traçabilité totale des médicaments et des

consommations (logiciel medissimo®).

C’est une solution efficace et innovante pour répondre aux exigences de santé publique.


1. Les piluliers Medissimo Les piluliers Medissimo améliorent l’observance des patients et la traçabilité des traitements.

1.1. Le pilulier mono28

Mono28 est destiné aux patients hébergés en

établissement, dans lequel le personnel

soignant assure la distribution des

médicaments.

Figure 1 : Les piluliers mono28

1.2. Le pilulier medipac®

Medipac® améliore l’observance des patients

chroniques à domicile. Tout simplement parce

que la personne n’oublie plus de consommer ses

médicaments et qu’elle peut vérifier à tout

moment sa bonne prise. Medipac® rend difficile

les changements à l’initiative du patient et évite

la manipulation d’un médicament ou d’une dose

de médicaments. Les médicaments ne tombent

plus. Les libérer est un geste simple. Des

étiquetages décrivant le patient et son traitement

sont apposés sur le medipac® lors de la

préparation par son pharmacien.

Figure 2 : Le pilulier medipac®

2. Le logiciel « système medissimo® »

Le logiciel « système medissimo® » permet le suivi de l’observance du patient et de ses consommations en

traçabilité totale. Sur demande explicite du patient, de son médecin ou sur les conseils des aidants à domicile,

le pharmacien peut préparer le pilulier medipac® ou mono28® avec le système medissimo® et contribuer

efficacement au suivi du traitement et des consommations en coordination avec le médecin traitant.


3. Prise en main du système medissimo®

- Installer le système medissimo®

- Lancer le système medissimo®

- Connecter : login « maitre », mot de passe « medissimo »

- Saisir les informations de la pharmacie

- Saisir une ordonnance

o Créer le patient

o Ajouter un médicament

o Faire la posologie

o Editer les étiquettes et autres documents de suivi

Pour plus d’informations concernant l’installation du système medissimo, se reporter au guide d’installation.

Pour les autres étapes, se reporter au chapitre correspondant dans ce document.

En cas de problème, veuillez contacter la hot-line medissimo® au 0 892 680 004.


4. Présentation du système medissimo®

4.1. L’enregistrement de la pharmacie

Lors du premier démarrage du logiciel, l’écran « Pharmacie » apparaît automatiquement. Cette fiche à

pour objet de noter les informations concernant votre pharmacie. Veillez à remplir soigneusement

chacun des champs obligatoires.

Figure 3 : Fiche Pharmacie

Une fois la fiche pharmacie remplie, cliquez sur « enregistrer » pour valider. Le logiciel se ferme

alors automatiquement afin de vérifier la licence d’utilisation via votre connexion internet. Plus de

détails vous sont fournis, au chapitre suivant, sur la licence d’utilisation de medipac®.

NB : N’oubliez pas de cocher la case « CNIL ». En effet le logiciel, de par sa nature, enregistre

des informations personnelles sur vos patients et leurs prescriptions. En ce sens, la constitution d’un tel

fichier par le pharmacien nécessite sa déclaration auprès de la CNIL. En cochant cette case, vous

reconnaissez avoir imprimé et envoyé cette déclaration, conformément aux exigences de la CNIL.

Vous ne pourrez pas utiliser le logiciel tant que cette case n’est pas cochée.

Astuce : En cliquant sur le terme « CNIL » de la fiche pharmacie, vous verrez apparaître un

formulaire imprimable, pré rempli de « Déclaration Normale » émanant de la Commission Nationale

Informatique et Liberté. Imprimez le et renvoyez le à la CNIL.


4.2. Vue d’ensemble du système medissimo®

Medipac® est un logiciel dont l’objectif est la traçabilité des médicaments et des consommations.

L’écran d’accueil se décompose en deux parties :

- la barre de menu principal située à l’extrémité supérieure de l’écran, depuis laquelle vous pouvez

accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel.

- l’écran central où apparaissent des pictogrammes (patient, ordonnance, médecin,..) permettant un accès

rapide aux principales fonctionnalités du logiciel.

Figure 4 : Accueil du système medissimo®

Ainsi, à chaque patient sont rattachés :

- la fiche d’identification du patient (nom, prénom, âge, coordonnées,..)

- l’ensemble des prescriptions saisies pour ce patient (historique des ordonnances)

- la fiche médecin (contenant les informations sur le médecin à l’origine de la prescription)

- la fiche infirmière (dans le cas où le patient est suivi par une infirmière à domicile)

- la fiche établissement (dans le cas où le patient est hébergé ailleurs qu’à son domicile)

Chacune de ces fiches est accessible depuis la barre de menu principal, à partir de l’onglet « Fichier »

située au haut à gauche de l’écran :


Figure 5 : Menu « Fichier »

NB : Chacune des fiches énumérées plus haut est accessible depuis la barre de menu principal.

Cependant, pour améliorer l’ergonomie, la création d’une nouvelle « fiche patient » et/ou « fiche

médecin », est aussi possible directement depuis l’écran « Ordonnance » permettant la saisie d’une

nouvelle prescription.

Cette fonctionnalité est décrite en détails dans le chapitre « Saisir une ordonnance ».


5. Sécurité du système medissimo® Il est très important de conserver la sécurité des données médicales nominatives enregistrées dans le

système medissimo ®.

C’est la raison pour laquelle il convient d’appliquer les règles de base de la sécurité dans un logiciel :

1) Chaque utilisateur du système medissimo ® doit avoir son propre compte

2) Les mots de passe sont confidentiels.

3) Bloquer un compte en cas de tentative d’intrusion

Le système medissimo ® n’autorise que 3 tentatives de connexion erronées : Si quelqu’un essaie

d’utiliser le système medissimo ® en entrant un compte existant et un mot de passe faux, au bout

du troisième essai raté le compte est bloqué.

Un compte bloqué ne peut plus être utilisé pour se connecter au système medissimo ®.

Le compte maître a la possibilité de débloquer un compte bloqué, pour qu’il puisse être utilisé à

nouveau.

Le système medissimo ® permet de gérer les comptes de chaque utilisateur, et de lui accorder les droits

correspondants dans le logiciel.

Lors du premier démarrage du logiciel, après l’installation, le seul compte existant est le compte maître.

Il est alors demandé à l’utilisateur de choisir un nouveau mot de passe pour ce compte.

C’est ce compte maître qui permet ensuite de gérer les comptes des autres utilisateurs : ajouter un compte,

réinitialiser un mot de passe, débloquer un compte, etc.

Après installation du logiciel, et avant de commencer à saisir des ordonnances, il faut créer un compte

« opérateur » pour chaque personne susceptible d’utiliser le sysème medissimo ®.

5.1. Créer un compte opérateur

Pour créer un compte utilisateur : - ouvrez le système medissimo ® avec le compte maître,

- aller dans le menu « Configuration / Opérateur / Créer »

- le système medissimo affiche alors une « Fiche opérateur » vide :

Figure 6 : Fiche opérateur


Dans la fiche opérateur, entrez les informations suivantes :

- Dans la partie « Identifiants de connexion », entrez l’identifiant et un mot de passe pour ce compte.

Remarque : Lorsque cet utilisateur se connectera, l’application lui demandera de choisir son propre mot

de passe. En effet, son mot de passe ne doit pas être celui choisi par le compte maître : Les mot de passe

sont confidentiels !

- La partie « Identité » contient les informations qui seront utilisées dans les documents de traçabilité.

- La partie « Droits » permet de définir les droits du compte :

o Un compte de type « opérateur » peut saisir des ordonnances, mais n’a pas accès au menu

« Configuration » : il ne pourra pas créer d’autres comptes utilisateurs, par exemple.

o Un compte de type « Maitre » peut saisir des ordonnances, et a accès au menu « Configuration » :

il peut créer d’autres comptes utilisateurs, débloquer les comptes, etc.

Le plus souvent, les pharmaciens ont des comptes de type « Maitre », et les préparateurs en pharmacie ont

des comptes de type « Opérateur ».

Une fois les informations saisies, cliquez sur « Enregistrer » pour créer le compte opérateur.

5.2. Rechercher un compte opérateur

Il peut être utile d’accéder à la fiche d’un opérateur existant : par exemple pour modifier son mot de passe,

ou pour débloquer le compte.

Pour rechercher un compte opérateur :

- Ouvrir le système medissimo ® avec le compte maître,

- Aller dans le menu « Configuration / Opérateur / Rechercher »

- Le système medissimo ® affiche alors la fenêtre de recherche d’une fiche opérateur.

Figure 7 : Fenêtre de recherche d’une fiche opérateur

- Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour afficher les noms de tous les comptes opérateurs,

- Ouvrez la fiche opérateur en sélectionnant le nom d’un compte opérateur : en double cliquant

dessus, ou avec les flèches de direction et la touche [Entrée].

- Le système medissimo affiche alors la fiche « Fiche opérateur » de l’utilisateur enregistré.

- Modifiez les informations souhaitées.

o Si le compte est bloqué, le champ « Ce compte est bloqué » indique « Oui ». Pour

débloquer ce compte, il suffit de cliquer sur « Non ».

- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider les modifications effectuées.


6. Le patient et sa fiche

6.1. Données descriptives du patient

Afin de saisir une ordonnance pour un patient, il convient préalablement de renseigner la fiche sur la

personne concernée. Cette fiche a pour objet de recueillir les informations concernant le patient, et qui

seront utilisées par le système medissimo®.

Figure 8 : Fiche Patient


6.2. Recherche d’un patient existant

La fonction de recherche d’un patient est accessible :

- depuis l’accueil en cliquant sur le pictogramme « Patient », au centre, puis en cliquant sur

« Rechercher »

- depuis le menu « Fichier » / « Patient » / « Rechercher ».

Figure 9 : Recherche d’une fiche Patient

La recherche d’un patient se fait par le nom de celui-ci :

1. saisir le nom du patient dans la zone supérieure.

Vous pouvez également saisir le début du nom du patient (3 lettres minimum), et la recherche

affichera les patients dont le nom commence par ces 3 lettres.

2. Appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « Rechercher » pour afficher le résultat de la recherche.

3. Le résultat de la recherche s’affiche dans la zone inférieure.

4. Pour ouvrir la fiche d’un patient :

- Double-clic sur le nom du patient,

- Ou sélection du patient à la souris ou avec les flèches, puis « Entrée » ou clic sur « Rechercher ».


7. L’ordonnance du patient Ce chapitre vous guidera dans la création d’une ordonnance et l’impression des documents de traçabilité.

7.1. Saisie de l’ordonnance dans le système medissimo®

L’écran de saisie d’une ordonnance est accessible depuis :

- la page d’accueil, en cliquant sur le pictogramme « Ordonnance », en haut à droite,

- le menu « Ordonnance » puis « Créer ».

L’écran de saisie d’une ordonnance se présente comme suit :

Figure 10 : Présentation de l’écran de saisie d’une ordonnance

Cet écran contient les zones suivantes :

- Dans la partie supérieure, sur fond jaune clair :

o la zone de saisie des informations relatives à l’ordonnance () : patient, médecin, date,

durée, etc.

o Zone de recherche des médicaments (),

- Au milieu, sur fond bleu foncé, la zone de saisie de la posologie (),

- En bas, sur fond bleu clair, la zone réservée à l’affichage du calendrier de prises ().


7.1.1. Informations relatives à l’ordonnance

La saisie s’une ordonnance commence par la saisie du nom du patient :

Au cours de la saisie du nom du patient, le logiciel vous propose une « Aide à la saisie » :

Figure 11 : Aide à la saisie

Utilisation de l’Aide à la saisie

L’aide à la saisie affiche les éléments suivants :

- l’option « Créer un patient »,

- les patients dont le nom commence par les lettres saisies.

Il faut utiliser les touches de direction (haut et bas) pour sélectionner le patient concerné, puis

appuyer sur [Entrée].

Si vous choisissez « Créer un patient », vous accédez directement à la fenêtre de création d’un

patient. Une fois le patient créé, le logiciel revient sur le champ en cours de saisie.

Quand la saisie d’un champ est terminée, vous pouvez passer au champ suivant en utilisant :

- la touche [Entrée] ( ),

- la touche [TAB] ( ),

- un clic sur le champ à saisir.

Il faut ensuite saisir les champs suivants :

- Nom du médecin (cette zone propose également l’aide à la saisie).

- Date de l’ordonnance.

Pour les champs de type « Date », le logiciel vous permet de sélectionner la date dans un calendrier

(voir l’encadré « Utilisation du calendrier », ci-dessous).

- Numéro de facture.

- Chronicité : Sélectionnez « Chronique » ou « Aiguë » (à l’aide de la souris, ou des flèches haut et bas).

- Import.

Ce champ permet d’importer, dans l’ordonnance en cours de saisie, le contenu d’une ordonnance

précédente du même patient.

Pour importer une ordonnance, voir « Choisir une ordonnance à importer », ci-dessous.

- Date de début du traitement.

- Durée (en ombre de jours).


7.1.2. Utilisation du calendrier

Les champs de type « Date » se terminent par une flèche vers bas.

Un clic sur cette flèche ouvre le calendrier qui vous permet de sélectionner une date à l’aide de la souris :

Figure 12 : Saisie d’une date à l’aide du calendrier

Dans le calendrier, cliquez sur les flèches « droite » et « gauche » (en bleu clair) pour faire défiler les

mois, et cliquez sur la date concernée.

Une fois la date sélectionnée, le calendrier disparaît et la date choisie apparaît dans le champ « Date ».

7.1.3. Afficher / masquer le détail d’une posologie

Sur chaque ligne de médicament, une flèche verte permet d’afficher ou de masquer le détail d’une

posologie :

- Quand la flèche verte est ‘vers la droite’ :

o la posologie est ‘fermée’ : les champs qui permettent de saisir une nouvelle posologie

ne sont pas affichés.

o Un clic sur la flèche verte permet d’ouvrir la posologie concernée.

- Quand la flèche verte est ‘vers le bas’ :

o la posologie est ‘ouverte’ : les champs qui permettent de saisir une nouvelle posologie

ne sont pas affichés.

o Un clic sur la flèche verte permet de masquer la posologie concernée.

7.1.4. Choisir une ordonnance à importer

Ce champ permet d’importer, dans l’ordonnance en cours de saisie, le contenu d’une ordonnance précédente

du même patient.

Cette fonction est utile en cas de renouvellement d’une ordonnance chronique, quand l’ordonnance à saisir

contient les mêmes prescriptions qu’une ordonnance précédente déjà saisie pour ce patient.

Attention : cette action supprime les posologies déjà saisies dans l’ordonnance en cours, et les

remplace par les posologies provenant de l’ordonnance sélectionnée.

Une fois le patient et le médecin renseignés, dans le champ « Import » sélectionnez « Choisir une

ordonnance à importer ».


Le logiciel affiche alors les ordonnances précédentes de ce patient :

Figure 13 : Fenêtre d’import d’une ordonnance

Pour annuler l’import d’une ordonnance, cliquez sur la petite croix rouge en haut à droite de cette fenêtre.

Pour importer une ordonnance présente dans la liste, sélectionnez l’ordonnance avec la souris ou les flèches

haut et bas puis appuyez sur [Entrée]. Le logiciel revient sur l’ordonnance en cours de saisie, qui contient

alors les mêmes posologies que celle de l’ordonnance importée.

Il faut ensuite vérifier le contenu de l’ordonnance par rapport à l’ordonnance ‘papier’, ainsi que les

numéros de lots et dates de péremption.

Si vous avez une douchette, vous pouvez scanner le code barre du médicament :

- si le produit scanné est déjà dans l’ordonnance en cours de saisie, alors la ligne de ce médicament

sera sélectionnée, et vous pourrez contrôler son contenu : posologie, calendrier, reconditionnement,

numéro(s) de lot(s), etc.

- si le produit scanné n’est pas dans l’ordonnance en cours de saisie, ce produit est ajouté dans

l’ordonnance et vous devez saisir son contenu : posologie, numéro(s) de lot(s) et dates de

péremption, etc.

Quand le contenu saisi pour ce produit est validé, vous pouvez cocher la petite case sur la ligne du produit,

et scanner le produit suivant.

Quand tous les produits sont scannés, vous les voyez ‘cochés’ dans la liste des produits. Les produits ‘non

cochés’ sont alors à contrôler : s’ils ne sont pas dans l’ordonnance ‘papier’, ils doivent être supprimés de

l’ordonnance.


7.1.5. Zone de recherche des médicaments

Cette zone permet de rechercher un médicament pour l’ajouter dans le relevé de médicaments de

l’ordonnance.

Cette recherche utilise les données de la Base Claude Bernard, en utilisant au choix :

- Le code barre de la vignette, peut être saisi au clavier ou lu par un scanner de code barre.

Ce dernier est conseillé car le code barre de la vignette contient le CIP et le prix du

médicament. Scanner ce code barre évite d’avoir à saisir le prix du médicament.

- Le code CIP du médicament, qui peut être saisi au clavier ou lu par un scanner de code barre.

Ce code ne contient pas le prix du médicament : il permet de retrouver rapidement le

médicament recherché, mais nécessite ensuite de saisir le prix du médicament

- Le nom du médicament, qui doit être saisi au clavier dans la zone de recherche des

médicaments :

Figure 14 : Recherche d’un médicament dans la Base Claude Bernard.

La recherche s’effectue en deux étapes :

Saisie du nom du médicament.

Vous pouvez aussi saisir les premières lettres du nom du médicament (3 lettres au

minimum) et appuyez sur « Entrée », et la recherche affichera tous les médicaments dont le

nom commence par ces 3 lettres (vous pouvez également scanner le code barre du CIP ou

de la vignette).

Le champ à droite affiche alors les médicaments correspondant à la recherche, ainsi que

leur code CIP, dosage, unité de prise et conditionnement.

Sélectionner le médicament (avec les flèches du clavier ou à la souris), et appuyez sur

« Entrée ».

7.1.6. Remplacer un produit

Cette fonction permet de remplacer un produit déjà saisi, en conservant les posologies déjà saisies pour ce

produit.

Par exemple, lors du renouvellement d’une ordonnance, après avoir choisi une ordonnance à importer, vous

vous apercevez qu’un médicament prescrit a changé de dosage, mais avec les mêmes posologies. Dans ce


cas, au lieu de supprimer l’ancien produit et rajouter le nouveau (ce qui nécessiterait de saisir à nouveau les

posologies), vous pouvez remplacer l’ancien produit par le nouveau.

Pour remplacer un produit :

- Sur la ligne du produit à remplacer, cliquer sur l’icône ‘Remplacer un produit’ ( )

Le logiciel affiche alors la fenêtre « Remplacer un produit » :

Figure 15 : Fenêtre ‘Remplacer un produit’

- Cette fenêtre permet de sélectionner le nouveau produit. Il y a deux façons possibles :

o Soit scanner l’étiquette du nouveau produit : dans ce cas le nouveau produit est

directement sélectionné,

o Soit saisir le nom du nouveau produit dans le champ ‘Nouveau médicament’ () :

dans ce cas les produits commençant par ce que vous avez saisi sont affichés dans le

champ de résultat de recherche (), et vous devez sélectionner le nouveau produit

dans la liste, puis valider le choix en cliquant sur « Valider ».

- Une fois le nouveau produit sélectionné, le logiciel ferme la fenêtre ‘Remplacer un produit’ et

affiche à nouveau l’ordonnance en cours de saisie, dans laquelle le nouveau produit apparaît, avec

les mêmes posologies que l’ancien produit.


7.1.7. Saisie de la posologie et traçabilité du lot

La zone de saisie de la posologie se présente comme suit :

Figure 16 : Saisie de la posologie

Dès que le médicament est sélectionné, il apparaît dans la zone réservée à la posologie.

Certains champs de cette zone sont déjà pré-renseignés :

- le prix du médicament est déjà renseigné si vous avez scanné le code barre de l’étiquette.

- « délivrer » est sélectionné par défaut, la plupart des médicaments d’une ordonnance étant

délivrés. Pour les médicaments non délivrés, vous pouvez modifier cette valeur en cliquant sur

« ne pas délivrer »,

- « reconditionner » est sélectionné à l’avance si le médicament existe sous une forme qui

permet le reconditionnement en pilulier (comprimé, gélule, etc.). Cette valeur est positionnée

par défaut sur « ne pas reconditionner » si le médicament est livré sous une forme qui ne

permet pas le reconditionnement en pilulier (sachet, sirop, etc).

- Le champ « pilulier de rappel » indique si le logiciel doit générer ou non une étiquette de

pilulier de rappel pour ce médicament. Par défaut, on n’imprime cette étiquette que si le

médicament n’est pas reconditionné, mais vous pouvez toujours changer cette valeur.

Lorsque le médicament apparaît dans cette zone, le curseur est positionné sur le champ « Lot » ().

Vous pouvez y saisir le numéro de Lot figurant sur la boite du médicament. Comme pour le nom du

patient, ce champ dispose d’une aide à la saisie : à partir de 3 caractères saisis, l’application vous

propose les derniers lots saisis pour ce médicament, et qui commencent par ces 3 caractères. Une fois

le lot sélectionné dans l’aide à la saisie, la date de péremption s’affiche automatiquement. S’il s’agit

d’un nouveau lot, vous devez saisir sa date de péremption dans le champ « Péremption » (), au

format « MM/AAAA » (par exemple « 10/2010 » pour Octobre 2010).

Une fois le lot saisi, cliquer sur le bouton « Ajouter un Lot » (). Le lot sera alors affiché juste au

dessus, dans l’emplacement ‘Lots/Péremptions’ de la ligne du médicament. A coté du couple

‘Lot/Date de péremption’, une croix rouge permet de supprimer ce couple ‘Lot/Date de péremption’.

Pour la saisie de la posologie, commencer par le champ « Poso. » (pour « posologie »).

Pour saisir une prise de type « 1, tous les jours, le midi », procédez comme suit :

- Dans le champ « Poso. » (), saisissez « 1 » puis appuyez sur « Entrée »


- Vous arrivez dans le champ « Commentaire » (), dans celui-ci vous pouvez entrer des

informations comme « si besoin ». Si vous n’avez pas de commentaire à saisir, appuyez à

nouveau sur « Entrée ».

- Le champ suivant permet de choisir la périodicité (). Le choix par défaut est « Tous les

jours », vous pouvez appuyez sur « Entrée » pour passer au champ suivant.

- Le dernier champ à remplir concerne le moment de prise () : sélectionnez « midi » avec les

flèches du clavier ou à la souris.

La saisie de la prise est terminée. Pour enregistrer cette prise, appuyez à nouveau sur « Entrée » ou

cliquez sur « Ajouter une prise » (). La prise apparaît alors dans la liste des prises pour ce

médicament (), et le curseur se positionne à nouveau sur le champ « Poso. », vous permettant de

saisir immédiatement une nouvelle prise pour ce médicament si besoin.

Attention : Les documents imprimés ne prendront en compte que les prises affichées dans la liste des

prises ().

Sous la zone de saisie de la posologie, la zone de calendrier permet de visualiser (et de modifier) le

résultat des prises saisies.

Quand la saisie de la posologie pour ce médicament est terminée, il suffit de scanner l’étiquette du

médicament suivant : le logiciel affichera la ligne pour ce médicament dans la zone de saisie de la

posologie, le curseur positionné sur le champ « Lot ».

Quand la saisie du dernier médicament est terminée, cliquez sur le bouton « Validation Pharmacien »,

en haut à gauche de la zone de posologie.

7.1.8. Changer l’ordre des médicaments dans l’ordonnance

Les documents de traçabilité affichent les médicaments dans l’ordre dans lequel ils ont été saisis.

Le système medissimo ® permet de modifier l’ordre des médicaments dans l’écran de saisie, afin de

contrôler l’ordre dans lequel les médicaments vont apparaître dans les documents.

Dans l’écran de saisie d’une ordonnance, sur chaque ligne de médicament, tout au bout à droite se

trouvent les boutons permettant de changer l’ordre des médicaments : un clic sur l’un de ces boutons fait

monter ou descendre le médicament d’un cran dans la liste.

Figure 17 : Boutons pour changer l’ordre des médicaments dans l’ordonnance


7.2. Edition des documents

Au clic sur le bouton « Terminer le traitement », le logiciel affiche l’écran de gestion des éditions :

Figure 18 : Edition des documents

Dans cet écran, vous pouvez choisir de ne pas imprimer les éditions facultatives : pour cela il suffit de

décocher la case correspondante (). Par exemple, vous pouvez décocher la case la case « étiquettes des

médicaments non reconditionnés » si vous ne souhaitez pas imprimer les étiquettes pour les boites des

médicaments qui ne sont pas reconditionnés en piluliers.

Pour générer les éditions et afficher les documents à imprimer, cliquez sur « Afficher » (). Ceci ouvrira

3 nouvelles fenêtres : une pour la feuille d’administration, une pour le plan des traitements et une pour les

étiquettes.


Pour les étiquettes, une fenêtre vous demande l’emplacement de la première étiquette.

Figure 19 : Emplacement de la première étiquette

Cette option permet d’éviter de gâcher des étiquettes : si l’ordonnance précédente laisse une planche

d’étiquette sur laquelle il reste des étiquettes à utiliser, vous pouvez indiquer ici l’emplacement de la

première étiquette disponible.

Par exemple, si l’ordonnance précédente laisse une planche d’étiquette sur laquelle il reste 4 étiquettes à

utiliser, vous pouvez choisir de commencer l’édition de l’ordonnance à partir de l’emplacement d’étiquette

n°11 : ainsi, la première planche d’étiquette ne contiendra que 4 étiquettes en bas à droite, et vous pourrez

réutiliser votre planche d’étiquettes restante.

Le choix de l’emplacement de la première étiquette peut se faire à la souris, ou au clavier avec les touches

de direction.

Une fois le choix validé, le document pour les étiquettes est affiché.


Vous pouvez alors visualiser chacun de ces documents, et décider ou non de l’imprimer :

- si le contenu des documents ne vous convient pas, vous avez encore la possibilité de modifier

l’ordonnance. Pour cela, procédez comme suit :

o Fermer les fenêtres contenant les documents à imprimer,

o Dans le système medissimo®, cliquez sur « Revenir à l’ordonnance » (). Vous

pouvez alors modifier l’ordonnance, puis accéder à nouveau à l’écran des éditions en

cliquant sur « Terminer le traitement ».

- si vous décidez d’imprimer le document, cliquez sur l’icône en forme d’imprimante, en haut à

gauche de la fenêtre contenant le document :

Figure 20 : Lancement de l’impression des documents

Une fois le document imprimé, vous pouvez fermer la fenêtre contenant le document.

De retour dans le système medissimo®, cliquez sur « Terminer les éditions » () pour valider

l’ordonnance saisie.

Attention : Il faut cliquer sur « Terminer les éditions » pour enregistrer l’ordonnance. Si vous

ne cliquez pas sur « Terminer les éditions », vous ne pourrez pas mettre cette ordonnance dans

un bon de délivrance.


8. Le Bon de délivrance Le Bon de délivrance est un document obligatoire pour la délivrance des médicaments en établissement.

Ce document est aussi fortement recommandé lors de la délivrance de médicaments aux particuliers, pour

assurer la traçabilité des médicaments délivrés.

8.1. Création d’un Bon de délivrance

Une fois les ordonnances saisies, vous devez les insérer dans un Bon de délivrance.

Pour créer un Bon de délivrance, aller dans le menu « Fichier / Bon de délivrance / Créer » :

Figure 21 : Menu « Fichier / Bon de délivrance / Créer »

La fenêtre de création d’un Bon de délivrance se présente ainsi :

Figure 22 : Créer un Bon de délivrance


Dans la fiche de création d’un Bon de délivrance :

- Dans la liste des établissements (), choisissez l’établissement concerné. Si un seul

établissement est créé, il est déjà sélectionné.

- Une fois l’établissement sélectionné, la zone « Ordonnances intégrables » () affiche la liste

des ordonnances qui sont prêtes à être insérées dans un nouveau Bon de délivrance pour

l’établissement sélectionné.

Les ordonnances ne peuvent être affichées dans cette liste que si :

o Le patient est associé à l’établissement sélectionné (dans la fiche du patient),

o Le patient est au statut « En hébergement actuellement (HEB) » (dans la fiche du

patient)

o L’ordonnance est au statut « Préparée », c'est-à-dire qu’après avoir imprimé les

documents de traçabilité, l’utilisateur a bien cliqué sur le bouton « Terminer les

éditions ».

- Pour créer plus facilement un Bon de délivrance pour un groupe de patient, sélectionnez le

groupe concerné dans le champ « Groupe » () : la liste des ordonnances affichera alors

uniquement les ordonnances des patients de ce groupe (à condition que le groupe du patient

soit indiqué dans la fiche de ce patient).

- Dans la liste des ordonnances intégrables, cocher les cases correspondant aux ordonnances que

vous souhaitez mettre dans le Bon de délivrance que vous êtes en train de créer. Vous pouvez

vous aider des boutons « Tout sélectionner » ou « Tout désélectionner » pour cocher ou

décocher toutes les cases de la liste.

- Quand les ordonnances sont sélectionnées, indiquez le nombre de sacs et la date de livraison

prévue ().

- Enfin, pour créer le Bon de délivrance, cliquez sur le bouton « Générer » ().

- Vous arrivez alors directement sur la fiche de modification du Bon de délivrance, comme

lorsque vous recherchez un bon de délivrance.

8.2. Recherche d’un Bon de délivrance

Pour afficher un Bon de délivrance déjà créé, allez dans le menu « Fichier / Bon de délivrance /

Rechercher ».

Figure 23 : Menu « Fichier / Bon de délivrance / Rechercher »


L’application affiche alors la fenêtre de recherche d’un Bon de délivrance :

Figure 24 : Fenêtre « Recherche d’un bon de délivrance »

Dans la fenêtre de recherche d’un Bon de délivrance :

- Dans la liste ‘Nom de l’établissement’, choisissez l’établissement concerné. Si un seul

établissement est créé, il est déjà sélectionné.

- La zone ‘Liste des bons de délivrance’ affiche alors les bons de délivrance déjà créés pour cet

établissement, par ordre décroissant (le plus récent en premier).

- Sélectionnez le bon de délivrance avec les flèches de direction et la touche [Entrée], ou double

cliquant sur le bon de délivrance.

- Dès que le bon de délivrance est sélectionné, cette fenêtre se ferme et l’application ouvre la

fiche du bon de délivrance sélectionné.

Lorsqu’un Bon de délivrance vient d’être créé, il est au statut « A valider ». La fiche du bon de délivrance

se présente alors ainsi :

Figure 25 : Bon de délivrance à contrôler


Après avoir créé le Bon de délivrance, il faut vérifier son contenu :

- Cliquez sur le bouton « Imprimer » pour afficher le document « Bon de délivrance » et

imprimez ce document.

- Vérifier que le contenu des sacs que vous vous apprêtez à livrer correspond au document papier

« Bon de délivrance » que vous avez imprimé (nombre de sac, nom des patients, dates de

traitements, etc.)

- Quand tout est vérifié, cliquez sur le bouton « Valider ce BL »

Le Bon de livraison passe alors au statut « Contrôlé ».

- Vous pouvez livrer les médicaments correspondant à ce bon de délivrance.

8.3. « Livrer » un Bon de délivrance

Une fois la livraison effectuée, il faut indiquer dans le système medissimo ® que le bon a bien été livré.

Pour cela, il faut retourner dans la fiche du bon de délivrance (avec le menu « Fichier / Bon de délivrance /

Rechercher »).

La fiche du Bon de délivrance se présente alors ainsi :

Figure 26 : Bon de délivrance contrôlé, à livrer

Pour indiquer que le bon est livré, il suffit de cliquer sur le bouton « Livraison effectuée ».

Vous pouvez alors quitter la fiche de ce bon, il est livré.

8.4. Bon de délivrance en retard de livraison

Lorsque vous entrez dans l’application, vous pouvez avoir parfois un message d’alerte pour vous prévenir

que « Vous avez (un ou plusieurs) bon(s) en retard de livraison ».

Figure 27 : Message d’alerte « Bon de délivrance en retard de livraison »


Les Bons de délivrance « en retard de livraison » sont des bons dont la date de livraison est passée, mais

qui ne sont pas indiqués comme « livrés » (on n’a pas cliqué sur « Livraison effectuée » pour ces bons).

Ces bons en retard sont faciles à repérer : quand vous recherchez un bon de délivrance, ils apparaissent en

rouge dans la liste :

Figure 28 : Recherche d’un bon de délivrance en retard de livraison

Il faut ouvrir le bon de délivrance en rouge, et vérifier si les ordonnances qu’il contient ont bien été

livrées. Si c’est le cas, il suffit de cliquer sur « Livraison effectuée ».

Attention : Il est important de bien indiquer les bons de délivrance comme « Livré » quand ils ont été

effectivement livrés, pour plusieurs raisons :

- Avant tout le système medissimo ® est un logiciel de traçabilité : il vous permet de retrouver

dans le détail tout ce que vous avez livré, à qui, quand, etc.

Pour pouvoir retrouver plus tard le détail de ce qui a été livré, vous devez indiquer au fur et à

mesure les livraisons effectuées.

- Les arrêts de traitements dans une ordonnance ne sont possible que si le bon dans lequel se

trouve l’ordonnance est « Livré » (on ne peut pas faire un arrêt de traitement pour une

ordonnance qui n’a pas été livrée).

- Les établissement, les médecins traitants et les familles des patients ont des demandes

concernant les traitements des patients : le système medissimo ® permet d’éditer des

documents statistiques qui répondent à ces demandent, mais ces statistiques ne prennent en

compte que ce qui est « Livré » : le contenu d’un bon de délivrance ‘non livré’ ne sera pas pris

en compte dans les statistiques. Si le contenu de bon a vraiment été livré, les statistiques seront

incomplètes, donc fausses.

- Les alertes de renouvellement ne sont plus à jour si les bons de délivrance ne sont pas

« Livrés ».


9. Traçabilité totale

9.1. Recherche d’une ordonnance en historique

Le système medissimo® permet de rechercher une ordonnance à partir du nom du patient.

La recherche d’une ordonnance est accessible à partir du menu « Ordonnance » / « Rechercher ».

Figure 29 : Menu Ordonnance

La fenêtre de recherche d’une ordonnance se présente comme suit :

Figure 30 : Recherche d’une ordonnance

Pour rechercher une ordonnance procédez comme suit :

- Saisissez le nom du patient (). Dès les 3 premières lettres saisies, vous pouvez utiliser l’aide

à la saisie pour compléter le nom du patient à rechercher.

- Pour lancer la recherche, appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « Rechercher » ().

- Le résultat de la recherche apparaît dans la partie « Liste des ordonnances » ().

- Sélectionnez l’ordonnance souhaitée à l’aide des flèches du clavier ou en cliquant dessus.

- Le résumé du contenu de l’ordonnance sélectionnée apparaît dans la cadre gris sous la liste.

- Pour accéder à l’ordonnance, appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « OK » ().

A tout moment, vous pouvez annuler la recherche en cours en cliquant sur « Annuler ».


9.2. Recherche d’un lot de médicaments

Le système medissimo® permet de rechercher un lot de médicament, à partir du numéro du lot et du code

CIP du médicament.

La recherche sur lot est accessible à partir du menu « Traçabilité totale » / « Recherche sur lot ».

Figure 31 : Menu Traçabilité totale / Recherche sur lot

La fenêtre de recherche sur lot se présente ainsi :

Figure 32 : Critères de recherche sur lot

Pour rechercher un lot de médicaments procédez comme suit :

- Saisir le numéro de lot,

- Saisir le code du produit (code CIP),

- Pour lancer la recherche appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « Rechercher ».

Le résultat de la recherche s’affiche dans une nouvelle fenêtre, qui permet d’imprimer le résultat affiché :

Figure 33 : Edition Recherche sur lot

Vous pouvez imprimer le résultat de la recherche sur lot en cliquant sur l’icône en forme d’imprimante, en

haut à gauche.


9.3. Recherche d’excédents médicamenteux

Le système medissimo® permet d’imprimer à la demande toutes les attestations d’excédents

médicamenteux saisies dans une période donnée.

Dans les textes officiels, ces excédents sont aussi appelés des « excédents de délivrance ».

La recherche d’excédents médicamenteux est accessible à partir du menu « Traçabilité totale » /

« Recherche d’excédents médicamenteux ».

Figure 34 : Menu Traçabilité totale / Recherche d’excédents médicamenteux

La fenêtre de recherche d’excédents médicamenteux se présente ainsi :

Figure 35 : Critères de recherche d’excédents médicamenteux

Pour imprimer les attestations d’excédents médicamenteux qui ont été saisie sur une période donnée,

procédez comme suit :

- Saisir la date début de la période choisie (ou sélectionner la date dans le calendrier),

- Saisir la date fin de la période choisie (ou sélectionner la date dans le calendrier),

- Pour afficher les attestations appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « Afficher ».

Le résultat de la recherche s’affiche dans une nouvelle fenêtre, qui permet d’imprimer le résultat affiché :


Figure 36 : Edition Attestation des excédents médicamenteux

9.4. Recherche multicritères

Le système medissimo® permet de rechercher, selon plusieurs critères, tous les éléments importants

enregistrés depuis l’installation du logiciel : produits, patients, ordonnances, etc.

La recherche multicritères est accessible à partir du menu « Traçabilité totale » / « Recherche

multicritères ».

Figure 37 : Menu Traçabilité totale / Recherche multicritères

La fenêtre de recherche multicritères se présente ainsi :

Figure 38 : Exemple de critères de recherche de la « Recherche multicritères »

Pour rechercher un élément enregistré, procédez comme suit :

- Saisir le texte à rechercher dans l’élément enregistré,

- Sélectionner l’objet à rechercher,

- Sélectionner le ou les champs à parcourir,


- Pour afficher les résultats de recherche, appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur « Rechercher ».

Par exemple, pour rechercher un produit à partir de son code CIP, procédez comme suit :

- Saisir le code CIP du produit dans la partie « Texte à rechercher » (ou scanner le code sur la

boite),

- Sélectionner l’objet « Produit » dans la partie « Objet à rechercher »,

- Sélectionner « Code CIP » dans la partie « Champ(s) à parcourir »,

- Cliquez sur « Rechercher » pour afficher les résultats.

Le résultat de la recherche s’affiche dans la moitié inférieure de la fenêtre :

Figure 39 : Exemple de résultat de recherche de la « Recherche multicritères »


10. Les contrôles bonnes pratiques pharmaceutiques

10.1. Contrôle éditions – ordonnance

Il s’agit d’un contrôle visuel effectué sur les documents imprimés après la saisie d’une ordonnance : il

s’agit de vérifier que les informations reportées sur les éditions correspondent au contenu de l’ordonnance.

10.2. Impression du nombre d’unités galéniques sur les étiquettes médicaments

Sur les étiquettes de moment de prise de pilulier medipac, figure un code « contrôle pharmacien » du type

« L1M1M2J1V1S0D1 ».

Ce code doit correspondre au nombre d’unités de prise de médicaments contenu dans les alvéoles pour

chaque moment de prise.

Dans l’exemple ci-dessus, le pilulier medipac contient pour ce moment de prise : 1 unité de prise pour le

Lundi, 1 pour Mardi, 2 pour Mercredi et ainsi de suite pour les autres jours de la semaine.


11. Edition du rapport d’observance pour le médecin traitant Le système medissimo® permet d’éditer un rapport d’observance à destination du médecin traitant.

Ce rapport récapitule les informations saisies par le pharmacien dans le système medissimo® lorsqu’un

patient lui retourne un pilulier medipac® usagé.

11.1. Saisie du retour d’un pilulier

Le système medissimo® permet de saisir les informations relatives aux piluliers medipac® que les patients

ont rendus au pharmacien.

La saisie du retour d’un medipac® est accessible depuis la page d’accueil, en cliquant sur l’icône

« Observance », ou depuis le menu « Fichier » / « Observance ».

La page de saisie du retour du medipac se présente ainsi :

Figure 40 : Retour du medipac

Pour enregistrer le retour d’un pilulier medipac®, procédez comme suit :

- Renseignez le code du pilulier medipac® rendu par le patient (), en scannant son code barre

ou en le saisissant au clavier.

- S’il manque un pilulier parmi ceux retournés, vous pouvez le rechercher en cliquant sur le

bouton rechercher (). Vous pourrez alors, à partir du nom du patient, trouver les piluliers

dont le retour n’a pas encore été saisi.

- Cochez éventuellement les alvéoles correspondant aux médicaments non pris ().

- Validez la saisie du retour du medipac® en cliquant sur « Enregistrer » ().


- Répétez l’opération pour tous les medipac® du patient. Quand les retours de tous les medipac®

d’une ordonnance ont été saisis, vous pouvez éditer le rapport d’observance correspondant à

cette ordonnance ().

- Si les informations pour un pilulier sont incorrectes, vous pouvez annuler la saisie du retour

pour ce pilulier en cliquant sur le bouton « Annuler ce retour » (). Vous devrez alors saisir à

nouveau le retour de ce pilulier medipac.

- Une fois le rapport édité, vous pouvez quitter cette fenêtre en cliquant sur « Fermer » (), ou

en appuyant sur « Echap ».

11.2. Le rapport d’observance

Le rapport d’observance récapitule les informations saisies dans le système medissimo® suite aux retours

des piluliers medipac® par les patients.

L’édition du rapport d’observance est accessible depuis l’écran de saisi du retour d’un medipac® (voir

chapitre précédent).

Le rapport d’observance se présente comme suit :

Figure 41 : Rapport d’observance

Dans ce rapport, l’observance est représentée avec les éléments suivants :

- « - » : médicament pris,

- « NP » : médicament non pris,

- « X » : pas de médicament à prendre,

- « ? » : observance non connue (par exemple si un pilulier medipac® n’a pas été rendu).


12. Les statistiques du système medissimo ® Les établissements, les médecins traitants et les familles des patients ont des demandes concernant les

traitements des patients : le système medissimo ® permet d’éditer des documents statistiques qui

répondent à ces demandent.

Le système medissimo® permet d’éditer les statistiques de consommations par patient, par établissement et

pour l’ensemble de la pharmacie.

Ces statistiques sont calculées à partir des ordonnances saisies dans le système medissimo®, en se basant

sur la date de début du traitement de chaque ordonnance.

Par exemple : les statistiques de « Janvier 2010 » sont calculées à partir des ordonnances dont la

date de début de traitement est en Janvier 2010.

Les statistiques du système medissimo ® sont accessibles depuis la page d’accueil, en cliquant sur l’icône

« Statistiques », ou à partir du menu « Fichier » / « Statistiques ».

L’écran d’édition des statistiques se présente comme suit :

Figure 42 : Edition des statistiques

12.1. Glossaire

Dans l’écran d’édition des statistiques, le bouton « Aide » permet d’afficher le Glossaire. Ce document

imprimable définit les termes utilisés dans les documents statistiques du système medissimo ®, et

explique comment sont calculées les valeurs affichées dans les documents.

Le contenu de ce glossaire se trouve également en dernière page de ce manuel d’utilisation.


12.2. Suivi individualisé

Pour éditer les statistiques de consommation par patient, utilisez la partie « Suivi individualisé » :

- sélectionnez le ou les patient(s) concerné(s) (en cochant la case).

- choisissez la période pendant laquelle vous souhaitez que soient calculées les statistiques

- optionnel : pour éditer la totalité des médicaments prescrits au patient, sélectionnez « Tous les

médicaments » (sinon seuls les 10 principaux sont affichés).

- le « type d’édition » doit être « Générer un suivi par patient »,

- cliquez sur « Afficher ».

Le système medissimo® ouvre alors la fenêtre contenant le rapport de suivi individualisé du patient. Cette

fenêtre permet d’imprimer le document, ou de l’enregistrer au format PDF (pour l’envoyer par mail par

exemple).

Si vous avez sélectionné plusieurs patients, vous aurez un rapport de suivi individualisé pour chaque patient

sélectionné (et une nouvelle fenêtre pour chaque document).

Figure 43 : Suivi individualisé du patient

12.3. Suivi par établissement

Pour éditer les statistiques de consommation par établissement, utilisez la partie « Suivi par

établissement » :

- sélectionnez l’établissement concerné (en cochant la case).

- choisissez la période pendant laquelle vous souhaitez que soient calculées les statistiques

- optionnel : pour imprimer toutes les lignes des tableaux de classement, sélectionnez « Toutes

les lignes » (sinon les tableaux sont limités aux 25 ou aux 100 premières lignes).

- le « type d’édition » doit être « Générer un suivi par établissement »,

- décocher la case pour chaque tableau de classement que vous ne souhaitez pas imprimer,

- vous pouvez changer la taille de chaque tableau de classement (25 ou 100 lignes par tableau),

- cliquez sur « Afficher ».

Le système medissimo® ouvre alors la fenêtre contenant le rapport de suivi des consommations pour cet

établissement.


Figure 44 : Suivi globalisé des prescriptions

12.4. Suivi globalisé de la pharmacie

Pour éditer les statistiques de consommation pour l’ensemble de la pharmacie :

- Si tous les patients suivis avec le système medissimo ® sont hébergés en établissement, utilisez

la partie « Suivi par établissement »

- Si le système medissimo ® est utilisé pour tracer des patients à domicile, utilisez la partie « Suivi

individualisé »

- cliquez sur « tout sélectionner »

- choisissez la période à utiliser pour le calcul (premier mois et dernier mois),

- Dans l’option « Type d’édition », choisissez « Générer un suivi agrégé » : cette option permet

de cumuler les résultats de tous les patients (ou de tous les établissements) dans un seul

document.

- puis cliquez sur « Afficher ».

Le système medissimo® ouvre alors la fenêtre contenant un rapport agrégé de suivi des consommations,

calculé à partir des données de tous les patients de la pharmacie.


13. Le suivi des visites à domicile Le système medissimo® permet un suivi des visites à domicile pour chaque patient, offre la possibilité de

préciser la fréquence des visites au jour près, affiche les visites restant à effectuer, et gère la saisie des retours

suite à ces visites.

13.1. Paramétrage des visites pour un patient

Le suivi des visites pour un patient se met en place dans la fiche de ce patient :

Figure 45 : Paramétrage des visites dans la fiche patient

Pour paramétrer le suivi des visites pour un patient, procédez comme suit :

- Dans la fiche patient, dans la partie « Options supplémentaires », cochez la case « Visite du

pharmacien ». Le système medissimo® affiche alors les champs « Fréquence des visites » et

Date de la première visite ».

- Renseignez la fréquence des visites (en nombre de jours) et la date de la première visite.

- Enregistrez ces paramètres en cliquant sur « Enregistrer » dans la fiche patient.

Le suivi des visites pour ce patient est mis en place, la prochaine visite pour ce patient apparaitra dans la

liste des visites en attentes.

13.2. Alertes de renouvellement et liste des visites en attente

Les alertes de renouvellement et la liste des visites en attente sont visibles dans la fenêtre « Alertes »,

accessible depuis la page d’accueil, en cliquant sur le pictogramme « Alertes » :


Figure 46 : Fenêtre « Alertes »

Figure 47 : Alertes de renouvellement d’ordonnance


Figure 48 : Alerte de visite du pharmacien

Cliquez sur une des visites pour accéder à la fiche de cette visite.

13.3. Fiche visite

La fiche d’une visite est accessible depuis la liste des visites en attentes (voir chapitre précédent).

Figure 49 : Fiche Visite

Avant que la visite ne soit réalisée, vous pouvez modifier la date de la visite, ou ajouter un commentaire.

Une fois la visite réalisée, cochez la case « Visite effectuée ». Vous pouvez à nouveau saisir un commentaire

suite à cette visite.

En cas d’erreur de saisie, le bouton « Réinitialiser » permet d’effacer les informations saisies, pour afficher

la fiche visite telle qu’elle était lors de son dernier enregistrement.

Le bouton « Annuler » permet d’annuler la saisie en cours et de fermer cette fenêtre.

Enfin, il est possible de supprimer la visite en cliquant sur « Supprimer ». Cette action met fin au suivi des

visites pour ce patient : le logiciel ne génère plus de visite pour ce patient. Pour redémarrer le suivi des

visites pour ce patient, retournez dans la fiche patient et saisissez une nouvelle « date de première visite ».


14. Sauvegarde et restauration de la base de données medipac®

14.1. Sauvegarde de la base de données medipac®

Le système medissimo® permet de sauvegarder la base de données du système medissimo®. Cette base

contient toutes les informations nécessaires au système medissimo®, ainsi que toutes les données saisies

par l’utilisateur et relatives aux ordonnances, aux médecins, aux patients, etc.

La sauvegarde de la base est une sécurité fournie aux utilisateurs du système medissimo® : elle permet, en

cas de problème, de restaurer les informations nécessaires et de garantir une continuité de service.

La sauvegarde de la base de données medipac® s’effectue en cliquant sur le menu « Sauvegarde » :

Figure 50 : Menu Sauvegarde

Le logiciel ouvre alors une fenêtre « Enregistrer sous », vous permettant de choisir l’emplacement où sera

enregistré le fichier contenant la sauvegarde de la base de données :

Figure 51 : Enregistrer le fichier de sauvegarde

Il est conseillé d’enregistrer le fichier de sauvegarde sur un autre emplacement que le poste utilisé pour le

système medissimo® : par exemple sur une clé USB ou sur un autre poste du réseau. Ainsi, en cas de

problème sur le poste utilisé pour le système medissimo®, vous aurez toujours accès au fichier de

sauvegarde.

Il est aussi conseillé d’indiquer la date de la sauvegarde dans le nom du fichier.


14.2. Restauration de la base de données medipac®

La restauration de la base de données consiste à remplacer la base de données utilisée par l’application, par

la base de données enregistrée lors de la dernière sauvegarde.

Attention : toutes les informations saisies dans le système medissimo® après la dernière sauvegarde de

la base de données seront perdues après restauration de la base de données.

Pour cette raison, la restauration de la base de données ne doit être utilisée qu’en cas de perte des données

du système medissimo®, par exemple si l’ordinateur utilisé pour le système medissimo® disparaît ou est

inutilisable (perte ou vol du poste, disque dur devenu défectueux ou illisible, etc.).

La restauration de la base de données du système medissimo® n’est pas autorisée quand le système

medissimo® est en cours d’exécution : il faut quitter le système medissimo® pour effectuer la restauration.

Pour restaurer les données du système medissimo®, contactez la Hot-line medissimo au 0 892 680 004.


15. Glossaire

Définitions des termes utilisés dans les statistiques du système medissimo.

Association de médicaments : Il y a association de médicaments quand 2 médicaments de 2 classes différentes sont prescrits en même temps au même patient. Les médicaments en association peuvent être prescrits dans la même ordonnance, ou dans des ordonnances différentes. Dans le SIAPDA, les indicateurs de bon usage permettent de détecter les associations de médicament dont la surveillance est recommandée. Ces indicateurs contiennent un « + » dans leur libellé, entre les noms des deux classes associées. Par exemple, l’indicateur ‘Agent antiplaquettaire + anti-vitamine K’ permet de repérer les patients à qui auraient été prescrits ces 2 médicaments en même temps. Classe des antihypertenseurs : Médicament qui réduit l'hypertension artérielle (aussi appelé hypotenseur). Les principaux sont les bêtabloquants, les diurétiques, les inhibiteurs calciques, les inhibiteurs de l'enzyme de conversion, les inhibiteurs de l'angiotensine II et les vasodilatateurs. Classe des diurétiques : Médicament qui entraîne une augmentation de la sécrétion urinaire et qui peut être utilisé notamment pour traiter l'hypertension artérielle, l'insuffisance cardiaque, certains oedèmes, l'hypertension portale ou l'hypokaliémie. Cela correspond à tous les médicaments qui ont un effet diurétique, que cet effet soit l’effet principal ou non. Par exemple, les médicaments qui utilisent l’association ‘Sartan + Diurétique thiazidique’ sont aussi des diurétiques. Classe des psychotropes : Médicament qui agit sur l’état du système nerveux central. Cela correspond aux médicaments des classes suivantes : neuroleptiques, hypnotiques, anxiolytiques, antidépresseurs, anti-épileptiques, sédatifs, psychostimulants, kétamine et opium. Composition active : somme des principes actifs d'une spécialité. ex. : Diantalvic = 1 composition active = dextropropoxyfène + paracétamol Coût de Traitement Journalier (CTJ Medissimo) : le CTJ Medissimo pour la période sélectionnée est égal à la somme des coûts de traitement des ordonnances sur la période divisé par le nombre total de jours de traitement des ordonnances sur la période. ex. : un patient a 2 ordonnances dans le même mois : 1 ordonnance chronique sur 28 jours avec un coût de 60 euros et 1 ordonnance aigüe sur 10 jours avec un coût de 18 euros. Pour ce mois, ce patient a un CTJ de (60 + 18) / ( 28 + 10 ) = 2,05 €. Coût de Traitement par jour calendaire : le CTJ calendaire pour la période sélectionnée est égal à la somme des coûts de traitement des ordonnances sur la période divisé par le nombre total de jours de présence du patient sur la période. Le nombre de jours de présence d’un patient est le nombre de jours pendant lequel ce patient a eu au moins 1 traitement. ex. : un patient a 2 ordonnances dans le même mois : 1 ordonnance chronique du 1er au 28 Octobre avec un coût de 60 euros, et 1 ordonnance aigüe du 22 au 31 Octobre avec un coût de 18 euros. Le nombre de jours de présence est de 31 jours (du 1er au 31 Octobre). Pour ce mois, ce patient a un CTJ calendaire de (60 + 18 ) / 31 = 2,52 €. Coût des médicaments par jour de traitement : Le « coût des médicaments par jour de traitement » est la somme des « coût d’un médicament par jour de traitement » pour les médicaments délivrés sur la période, où le « coût d’un médicament par jour de traitement » est la valeur du médicament divisée par le nombre de jours de traitement de ce médicament. ex. : un patient a 2 ordonnances avec 1 comprimé de Doliprane 1 jour sur 2 pendant 20 jours (du 1er au 20 Janvier) pour un coût de 1,80 euros, et 1 aspirine 1 jour sur 2 pendant 14 jours (du 17 au 30 Janvier) pour un coût de 3 euros. Le coût des médicaments par jour de traitement est égal à : (1,80 / 20) + (3 / 14) = 0,30 €. Dosage : quantité de chaque principe actif dans la composition active d'un produit. Ex. : 100mg, 50mg/2,5ml, … Excédent de délivrance : nombre d'unités galéniques en excédents lors de la préparation des piluliers. Ne peut être calculé que pour les produits reconditionnés en pilulier. Egal au nombre d'unités galéniques facturées (nombre de médicaments dans les boites), moins le nombre d'unités galéniques délivrées. ex. : 1 comprimé de paracétamol, 1 fois par jour, tous les jours, pendant 28 jours. Dans ce cas : Nombre d'unités galéniques facturées = 2 boites de 16 comprimés soit 32 unités galéniques.


Nombre d'unités galéniques délivrées = 28. Nombre d'excédents médicamenteux = 32 - 28 = 4 unités galéniques. La valeur des excédents médicamenteux est calculée au prorata de la valeur de la boite de médicament. ex. : 4 comprimés paracétamol en excédents, et la boite de 16 comprimés coûte 1,60 €. La valeur des 4 comprimés en excédents est de : (1,60 / 16 ) x 4 = 0,40 €. Forme galénique : désigne la forme individuelle sous laquelle sont mis en forme les principes actifs et les excipients (matières inactives) pour constituer un médicament. Elle correspond à l’aspect physique final du médicament tel qu’il sera utilisé chez un patient : comprimés, gélules, sachets, solutions buvables, suspensions injectables, etc. Lignes écartées pour erreurs de saisie : Les lignes de médicament dont les valeurs saisies semblent incorrectes ne sont pas prises en compte dans les calculs statistiques. Une ligne est incorrecte si au moins 1 des 3 critères suivants est vérifié : - Prix trop élevé : le prix saisi est supérieur à 1,5 fois le prix renseigné dans la base Claude Bernard. - Prix trop bas : le prix saisi est inférieur à 50% du prix renseigné dans la base Claude Bernard, renseigné à 0 ou non renseigné. - Quantité trop élevée : La quantité saisie est supérieure à 3 fois la quantité nécessaire par rapport à la posologie saisie. Médicament : produit dont le code CIP commence par un 3 ou un 5. Médicament reconditionné : médicament ayant fait l'objet d'un reconditionnement en pilulier. Moment de prise : période de prise prescrite pour un médicament (ex. : matin, midi, 16h, etc.) Niveau de prise : mesure le respect du plan de prise du patient pour son traitement, prise par prise (mardi matin, mardi midi, etc). Calculé sur la base d’une prise par période et par patient. Correspond au nombre de prises où tous les médicaments prescrits ont été correctement consommés, divisé par le nombre de prises prescrites sur la période. Les prises conditionnelles (‘si besoin’) et les résidus de traitement non saisis (en pilulier ou en boites) sont exclus du calcul du niveau de prise. Le niveau de prise ne peut être calculé que quand les retours sont saisis (même si le retour saisi est à zéro). On estime que les jours de non prise des boites sont les mêmes que les jours de non prise des piluliers. Par exemple pour une prescription qui contient 1 comprimé et 1 sachet tous les jours le matin pendant 28 jours : si le retour après traitement indique des résidus de traitement de 3 sachets et 2 comprimés, alors on estime que le traitement du matin n’a pas été correctement pris pendant au moins 3 jours, et a été correctement pris pendant au maximum 28-3 = 25 jours. Dans ce cas le niveau de prise du matin est de 25/28 = 89%. Niveau d’observance : mesure l’observance d’un patient ou le niveau de prise d’un médicament sur une période. Calculé sur la base des UG. Correspond au nombre d’unités galéniques consommées par le patient (comprimés, sachets, etc.) divisé par le nombre d’unités galéniques prescrites. Les prises conditionnelles (‘si besoin’) et les résidus de traitement non saisis (en pilulier ou en boites) sont exclus du calcul du niveau d’observance. Par exemple pour une posologie de 1 comprimé par jour, tous les jours le matin pendant 28 jours, reconditionnée dans un pilulier monomédicament de 28 jours : si le pilulier rendu à la pharmacie après la fin du traitement contient 2 alvéoles ‘pleines’ (non ouvertes), alors on estime que le nombre d’unités galéniques en résidus de traitement est de 2, et le nombre d’unités galéniques consommées à 28-2 = 26. Dans ce cas le niveau d’observance est de 26/28 = 93%. Nombre de boites de médicaments : nombre de boites facturées par le pharmacien (inclus les boites des médicaments reconditionnés). Nombre de jours de traitement : durée de prescription d'une ou plusieurs ordonnances. ex. : 1 comprimé de Doliprane 1 jour sur 2 pendant 20 jours = 20 jours de traitement. ex. : 1 comprimé de Doliprane tous les jours pendant 20 jours = 20 jours de traitement. ex. : ordonnance n°1 de 28 jours + ordonn ance n° 2 de 10 jours = 38 jours de traitement. Nombre de jours de médicament : nombre de jours pendant lequel un produit est pris. ex. : 1 comprimé de Doliprane 1 jour sur 2 pendant 20 jours = 10 jours de médicament. ex. : 1 Zopiclone le lundi et 1 aspirine 1 jour sur 2 pendant 14 jours = 2 + 7 = 9 jours de médicament.


Nombre de médicaments d’une classe : Parmi les médicaments prescrits à un patient sur une période, nombre médicaments différents dont le CIP est classé dans la Base Claude Bernard comme appartenant à la classe concernée (par exemple : nombre de diurétiques). Remarque : Les changements de posologies et les remplacements de médicaments sont cumulés dans les indicateurs de type ‘Nombre de médicaments d’une classe’. Exemples : - Pour la posologie « Alprazolam 1mg pendant 1 semaine puis Alprazolam 0,5mg pendant 3 semaines » : L’indicateur affiche 2 psychotropes prescrits sur cette période, mais le patient n’en prend qu’un à la fois. - Si dans un traitement le Furosémide est remplacé par du Coaprovel, alors l’indicateur affiche 2 diurétiques prescrit sur la période, mais le patient n’en prend qu’un à la fois. - Un patient prend 1 seul antihypertenseur. Si le pharmacien change de génériqueur, l’indicateur affiche 2 antihypertenseurs prescrits sur la période parce qu’il y a 2 CIP ‘antihypertenseurs’ différents prescrits sur la période. Nombre d'ordonnances : ordonnances chroniques et aigües dont la date de début de traitement est dans la période de référence. Nombre de patients : nombre de patients actifs sur la période sélectionnée. Un patient est actif sur une période si au moins une ordonnance pour ce patient a été créée ou modifiée sur la période (les arrêts de traitements compris). Nombre de prescriptions : nombre de lignes de médicaments délivrées dans les ordonnances sur la période. Les produits à 'ne pas délivrer' ne sont pas pris en compte dans le nombre de prescriptions. Observance : Mesure le respect de la prescription par le patient. Un patient ‘observant’ est un patient qui prend bien ses médicaments, au bon moment. Période de préparation : intervalle entre 2 préparations des doses à administrer pour le même patient. Exemple : le pilulier medipac peut être préparé pour 7 jours (1 pilulier) ou 28 jours (4 piluliers préparés simultanément) Période de traçabilité : intervalle entre 2 saisies d’ordonnances dans le SIAPDA pour le même patient. Par exemple : l’ordonnance avec préparation en pilulier medipac peut être saisie dans le SIAPDA tous les 7 jours ou tous les 28 jours. Période de référence : période sélectionnée par l'utilisateur, qui couvre un nombre de mois entiers et contigus, et qui sert à sélectionner les ordonnances à prendre en compte pour le calcul des statistiques. Prise : moment de prise associé à une date. Ex. : prise du mardi matin, prise du dimanche soir, etc. Principe actif : partie de la composition active. Ex. : Diantalvic = 2 principes actifs Profil du traitement : Dans le 'Suivi individualisé', le profil du traitement liste les produits prescrits classés par ordre décroissant de CTJ. Redondance thérapeutique : Il y a redondance thérapeutique quand plusieurs médicaments d’une même classe thérapeutique sont prescrits en même temps au même patient. Les médicaments en redondance peuvent être prescrits dans la même ordonnance, ou dans des ordonnances différentes. Dans le SIAPDA, les indicateurs de bon usage permettent de détecter les redondances thérapeutiques dont la surveillance est recommandée. Par exemple, l’indicateur ‘Plus de 2 psychotropes’ permet de repérer les patients pour qui plus de 2 psychotropes auraient été prescrits en même temps. Résidu de traitement : Quantité délivrée nécessaire au traitement, mais non consommé par le patient. Spécialité pharmaceutique : code CIP ou 'Produit'. Traitement administré : médicaments pris par le patient. L’ensemble des médicaments facturés au patient comprend le traitement administré, les excédents de délivrance et les résidus de traitement. UCD : Unité Commune de Dispensation, constitue une codification commune de certains médicaments dispensés (délivrés) uniquement par les établissements de santé. Un code UCD désigne un fabricant, une composition active,


un dosage et une forme galénique. Le code UCD ne tient pas compte du conditionnement des boites délivrées en pharmacie. Par exemple, le code UCD 9031835 correspond à « EQUANIL 400MG CPR ». Les boites d’EQUANIL 400MG en boites de 10, 30, 50 ou 100 comprimés portent des codes CIP différents, mais elles sont toutes associées au même code UCD. Unité de prise : nombre entier de comprimé ou autre forme galénique solide. ex. : 1/4 lexomil = 1 unité de prise. 2 paracétamol = 2 unités de prise. Unité galénique : nombre réel de comprimé ou autre forme galénique solide (nombre décimal). ex. : 1/4 lexomil = 0,25 unité galénique. 2 paracétamol = 2 unités galéniques.


16. Schéma des statuts d’une ordonnance

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