Manuel d'Utilisation GVAO

Manuel d'utilisation de GVAO Page : 1

Sommaire

Installation du progiciel GVAO.............................................................................................................................. 2Pour votre confort d'utilisation (résolution d'affichage).......................................................................................... 3Premier paramétrage de GVAO .............................................................................................................................. 4Terminologie........................................................................................................................................................... 5Paramétrage des options et configuration pour les divers documents..................................................................... 5Renseignements sur la TVA.................................................................................................................................... 6Options d'impression............................................................................................................................................... 6Options pour les offres ............................................................................................................................................ 7Options pour les commandes .................................................................................................................................. 7Options pour les factures......................................................................................................................................... 8Options pour les bulletins de livraison.................................................................................................................... 8Options pour les commandes au fournisseur........................................................................................................... 9Options pour les devises ......................................................................................................................................... 9GVAO - Débiteurs ................................................................................................................................................ 10Créer un nouveau groupe ...................................................................................................................................... 10Supprimer un groupe............................................................................................................................................. 10Ajouter des articles au stock ................................................................................................................................. 10Changer le libellé d'un onglet................................................................................................................................ 12Saisie des articles dans le document ..................................................................................................................... 12Faire un rabais....................................................................................................................................................... 13Saisir, modifier ou ajouter un client ...................................................................................................................... 14Saisir, modifier ou ajouter un fournisseur ............................................................................................................. 14Travailler avec diverses devises............................................................................................................................ 14Création d'un document ........................................................................................................................................ 15Création d'un devis................................................................................................................................................ 16Création d'une Commande .................................................................................................................................... 16Création d'une facture ........................................................................................................................................... 16Création d'un bulletin de livraison ........................................................................................................................ 17Création d'une commande au fournisseur ............................................................................................................. 17Aperçu avant impression du document ................................................................................................................. 18Document agrandi avec la loupe (Zoom) .............................................................................................................. 19Image du document enregistré sur le disque dur (ou autre unité) ......................................................................... 19Aperçu avant impression de l'échéancier .............................................................................................................. 20Ouvrir un document .............................................................................................................................................. 20Etat du chiffre d'affaire HT et de la TVA de... à... ................................................................................................ 21Etat des factures .................................................................................................................................................... 21Annuler une facture............................................................................................................................................... 23Augmenter la quantité des articles en stock .......................................................................................................... 23Récapitulatif de factures pour la journée............................................................................................................... 23Récapitulatif de factures de ... à ... ....................................................................................................................... 24Récapitulatif de vente par groupe ......................................................................................................................... 24Liste des valeurs en stock...................................................................................................................................... 24Liste des Clients .................................................................................................................................................... 24Sauvegarde des données........................................................................................................................................ 25Exportation............................................................................................................................................................ 26Exporter vers un fichier texte................................................................................................................................ 26Exporter le stock ................................................................................................................................................... 27Exporter les clients................................................................................................................................................ 27Exporter les clients avec factures impayées .......................................................................................................... 27Exporter toutes les factures de... à......................................................................................................................... 27Remplacer le stock ................................................................................................................................................ 27Mise à jour du stock .............................................................................................................................................. 27Mise à jour des clients........................................................................................................................................... 27Système requis ...................................................................................................................................................... 27


Installation duprogiciel1 GVAOUniquement depuis unCD-ROM.L’installation depuisinternet est automatisée

Lorsque vous êtes dans l'environnement Windows, introduisez le CD-ROMd'installation. Celui-ci s'exécutera automatiquement.

L'installation débutera par la fenêtre ci-dessous :

Attention, cette fenêtre n’est visible que si vous faites l’installation depuisune CD-ROM original GVAO.

Cliquez sur <Installer>.

Suivez les instructions à l'écran.

Il est préférable de ne pas modifier les chemins et les dossiers de destination de GVAO pendant l’installation carpour des raisons de facilité si vous devez nous contacter pour une aide éventuelle, il sera plus facile pour nous derépondre à vos questions si nous nous trouvons dans une installation standard.

Nous vous remercions de votre choix et sommes à votre disposition pour répondre à vos questions afin de vousaider pour vos premiers pas avec GVAO.

Vous pouvez trouver sur le site http://www.gvao.com toutes les informationssur le progiciel GVAO ainsi qu’une aide gratuite en vidéo enregistrable.

1 Progiciel : Logiciel de gestion intégrée (anglais PGI).


Pour votreconfortd'utilisation(résolutiond'affichage)

Pour obtenir le meilleur affichage des données à l'écran, il est recommandéd'utiliser les résolutions suivantes :

• 640 x 480 (déconseillé)• 800 x 600 (déconseillé)• 1024 x 768 et supérieur petite police

La meilleure résolution pour l'utilisation de GVAO est de 1024 x 768 mini,sur certains PC portable avec écran 16/9 recherchez une résolution adaptée.

Affichage normal de GVAOCertaines images ne sont pas forcément actualisées mais cela ne modifie rien au principe defonctionnement et d’utilisation de GVAO.

Ce document traite l’aide débiteurs, la partie comptabilité créanciers à son aide direct dans sa propre interface.


Premierparamétrage deGVAO

Lancez GVAO en allant dans le menu<Démarrer><Programmes><GVAO>. Ou clic sur le raccourci GVAO

Lors de la première exécution du progiciel GVAO, vous pourrez installervotre nom ou en-tête commerciale et vous pourrez obtenir votre numéro delicence professionnelle au près de :

GVAO Software4 rue J-L-PourtalèsCH-2000 Neuchâtel

http://[email protected]

tél. : +41 79 418 83 50

L'étape suivante concerne les renseignements personnels de votre activité.

Exemple :

Vous pouvez dès lors exploiter toutes les possibilités que vous offre leprogiciel GVAO.


Terminologie

1. Menu2. Champs de saisie - Zone de saisie3. Bouton de commande4. Onglet5. Groupe d'articles6. Grille de saisie - ligne du document7. Grille des articles - Liste des articles (sélective par clic)8. Total TTC, en vert le total en devise par défaut, en blanc le total en

devise étrangère.

Paramétrage desoptions etconfigurationpour les diversdocuments

Les options de GVAO sont nombreuses, elles vous permettent de paramétrerle programme afin qu'il réponde au mieux à vos besoins.

Pour obtenir les options de GVAO, déplacez-vous sur le menu<Option><Options et configuration de GVAO>, voir ci-dessous.

6

1 2 3

5

7

8

4


La fenêtre suivante apparaîtra :

Renseignementssur la TVA

Dans la fenêtre d'options, onglet "Général", les lignes supérieures(Renseignements supplémentaires) vous permettent d'introduire du texte quifigurera sur les documents que vous imprimerez.

Par exemple :"Ligne 1 : Numéro d'identification 123 456"

Vous pouvez spécifier le Taux de TVA ainsi que le type de facturation "Prixtoutes taxes comprises (TTC)" ou "Prix hors taxes (HT)".

Choisissez le mode d'imposition pour la TVA, GVAO calculera aucentime près la TVA due selon le mode choisi.

Si vous choisissez le mode TTC, vous devrez impérativement rentrer leprix de vos articles en TTC.

Si vous choisissez le mode HT, vous devrez impérativement rentrer leprix de vos articles en HT.

Vous pouvez spécifier :- si le taux de TVA doit être imprimer ou non.- si le logiciel doit arrondir les sommes à .05 (selon la monnaie)- si le pourcentage du rabais doit être indiqué (rabais moyen)

Optionsd'impression


Les options d'impression permettent de donner des apparences différentes àvos documents.

Vous pouvez spécifier :- D'imprimer ou non le logo de votre société- D'imprimer ou non les bas de pages (salutations)- D'imprimer en A4 ou A5- La taille de votre logo en mm sur l'imprimante- La taille d'impression des caractères pour :

- Votre entreprise- L'adresse du client- Le reste du texte

- L'emplacement en mm de divers informations.

Options pourles offres

Saisissez dans les trois lignes du haut les salutations (texte) que vous désirezvoir apparaître sur vos offres, en bas de pages.

Spécifier si vous désirez ou non faire apparaître le prix des articles sur vosoffres. Le total est toujours imprimé.

Options pourles commandes

Saisissez dans les trois lignes du haut les salutations (texte) que vous désirezvoir apparaître sur vos commandes, en bas de pages.


Options pourles factures

GVAO vous offre divers types de facturations. Vous pouvez pour chacund'eux spécifier les salutations (texte) de bas de page.

1. GVAO imprime un tampon "Payée" lors de la facturation par paiementdirect. Vous pouvez imprimer ou non ce tampon.

2. Si vous choisissez l'option "Imprimer un double des factures", GVAOimprimera toujours deux factures sans vous demander le nombre decopies à imprimer.

Options pourles bulletins delivraison

Saisissez dans les trois lignes du haut les salutations (texte) que vous désirezvoir apparaître sur vos bulletins de livraisons, en bas de pages.

Spécifier si vous désirez ou non faire apparaître le prix des articles sur vosbulletins de livraison. Le total n'est pas imprimé si vous choisissez l'option"Sans prix des articles".

1 2


Options pourles commandesau fournisseur

Saisissez dans les trois lignes du haut les salutations (texte) que vous désirezvoir apparaître sur vos commandes, en bas de pages.

Spécifier si vous désirez ou non faire apparaître le prix des articles sur voscommandes. Le total n'est pas imprimé si vous choisissez l'option "Sans prixdes articles".

Options pourles devises

GVAO vous offre la possibilité de travailler en plusieurs devises. Vouspouvez spécifier :

- Si vous désirez que le montant total de vos documents apparaisse inscrit dans la devise par défaut ou dans une devise étrangère.

- Si vous désirez que le montant de vos articles apparaisse inscrit dans la devise par défaut ou dans une devise étrangère.

- Si vous désirez afficher le montant total en devise par défaut et en devise étrangère, ou uniquement dans la devise choisie pour le document.


GVAO - DébiteursLorsque vous exécutez GVAO, celui-ci s'ouvre sur la fenêtre principale detravail appelée "GVAO - Débiteurs". Voir ci-dessous.

La fenêtre GVAO - Débiteurs, vous permet de visualiser et de saisir tous leséléments dont vous avez besoin pour créer vos documents.

Créer unnouveaugroupe

Pour créer un nouveau groupe (Regroupement d’articles...), choisissez unecase jaune inoccupé, cliquez sur le bouton droit de la souris, puis choisissez<Créer, supprimer un groupe.> dans le menu. La case sera alors activée etvous pourrez entrer le nom de groupe que vous désirez.

Supprimer ungroupe

Pour supprimer un groupe procéder de même que pour la création maissupprimez tout le texte contenu dans la case, puis validez.

Si le groupe contient déjà des articles, un message de confirmations'affichera à l'écran.

Ajouter desarticles austock

Choisissez le groupe dans lequel vous désirez ajouter des articles, puiscliquez sur le bouton droit de la souris, puis <Stock>. La fenêtre de gestiondu stock s'affichera.

Vous pouvez entrer dans le stock par le menu <Données><Stock...>.


Le menu déroulant placé en haut, vous permet de sélectionner un groupeparticulier.

Le bouton <Nouveau> permet d'ajouter un nouvel article dans le stock.Le bouton <Supprimer> permet de supprimer un article dans le stock.

Entrez les données nécessaires :- Groupe : Groupe dont fait partie l'article.- Description : Description de l'article.- Quantité : Quantité actuelle en stock.- Prix / Unité : Prix par unité de l'article.- Rabais : Rabais habituel effectué sur l'article, vous pourrez

changer le rabais directement sur le document, depuis la fenêtre GVAO - Débiteurs.

- Remarque : Texte libre à votre discrétion. (Ex : Couleur verte)- Décompter : Certains articles ne peuvent pas être décomptés, par

exemple, la main d'œuvre est toujours disponible, il est donc inutile d'en spécifier une quantité définie. La zone quantité restera toujours à zéro si vous décidez de ne pas décompter l'article.

- Nb sortie : Indique la quantité totale vendue pour un article, cette valeur est incrémentée même si l'article ne doitpas être décompter. Ceci vous permet de savoir, par exemple, combien d'heures de main d'œuvre vous avez facturé depuis une période déterminée.


Changer lelibellé d'unonglet

Pour changer le libellé d'un onglet, cliquez sur le bouton droit de la souris,puis <Editer>. Vous pouvez également faire un double clique sur l'onglet.

Pressez ↵ pour valider ou cliquez avec la souris sur une autre partie del'application.

Saisie desarticles dans ledocument

Sur la fenêtre GVAO - Débiteurs, vous trouverez placé à droite une grillecontenant les articles que vous avez précédemment entrés en stock.

Faites un double clique sur un article pour que celui-ci vienne s'inscrire dansla grille de saisie du document. (voir ci-dessous)

Boutons de commande pour la navigation dans la grille. Placez-vous avec lecurseur de la souris au-dessus d'un bouton pour connaître sa fonction.


Pour choisir une quantité supérieure à 1, sélectionnez l’article, tapez laquantité et validez

Exemple : cliquez sur la ligne qui contient l’article et tapez directement laquantité, puis double clic sur la même ligne, vous pouvez aussi presser ↵

Attention la partie supérieure de la grille indiquant le groupe ainsi quele taux de TVA actuellement sélectionné, doit être en vert lorsque voussaisissez la quantité.

Vous pouvez également saisir des articles manuellement, directement sur lagrille de saisie. Lorsque vous saisissez un nouvel article ou que vous lemodifiez, la ligne courante devient verte.

Faire un rabaisSi vous désirez faire un rabais sur votre document, cochez la case rabais.

La grille de saisie prendra alors l'aspect suivant :

Si vous avez saisi des rabais par défaut dans le stock, ceux-ci serontautomatiquement utilisés. Vous pouvez modifier le rabais directementdans la grille de saisie.


Saisir, modifierou ajouter unclient

Pour sélectionner un client cliquez sur le bouton <Liste des clients>.

La liste des clients apparaît alors à l'écran.

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un client.

Pour supprimer un client, il faut impérativement qu'aucun document ne luisoit associé.

A l'aide de la recherche vous pouvez retrouver un client par n'importe lequelde ses attributs. Par défaut la recherche s'effectue par le nom. Pour modifierla recherche cliquez sur l'entête de la colonne sur la quelle vous désirezeffectuer une recherche. (Ex : Réf. de client)

Vous pouvez également saisir le numéro du client directement dans lafenêtre GVAO - Débiteurs, dans la zone <Réf. Client>, si celui-ci existe.

Saisir, modifierou ajouter unfournisseur

Voir "Saisir, modifier ou ajouter un client".

Travailler avecdiversesdevises

Cliquez sur le menu <Options><Devises>.


La fenêtre des devises vient alors s'afficher à l'écran.

Donnez une description un coefficient ainsi que le symbole monétaire de ladevise.

Le coefficient est toujours basé sur la devise par défaut2.

Dans notre exemple, la devise par défaut est le franc suisse, pour cettesomme nous définirons combien d’Euro nous pouvons avoir pour ces100Frs. suisses. (Selon le cours de changes).

Création d'undocument

Nous allons maintenant pouvoir créer un document. Pour cela, il vous faut :

1. Un client ou un fournisseur.2. Une liste d'articles.3. Total TTC, en vert le total en devise par défaut, en blanc le total en

devise étrangère.

2 La devise par défaut est la première devise dans la liste.

1

2

3


Création d'undevis

Pour créer un devis, cliquez sur le bouton <Devis / Offre> se trouvant en basà gauche dans la fenêtre "GVAO - Débiteurs".

L'aperçu avant impression viendra alors s'afficher. (Voir : Aperçu avantimpression du document)

Création d'uneCommande

Pour créer une commande, cliquez sur le bouton <Commande> se trouvanten bas dans la fenêtre " GVAO - Débiteurs ".


Création d'unefacture

Pour créer une facture, cliquez sur le bouton <Facturation> se trouvant enbas dans la fenêtre " GVAO - Débiteurs ".

Une fenêtre viendra alors s'afficher, pour définir quel compte de trésorerievous désirez utiliser pour effectuer la transaction.

Dès ce compte sélectionné, vous choisirez un mode de paiement :• Paiement direct : le client vous verse directement le montant de sa

facture en liquide. C’est à vous de définir si un autre moyen de paiementpeut selon vous être considéré comme paiement direct c’est à dire cash.Tous paiement direct ne pourra pas être modifié, vous pourrez toute foissupprimer le document et en créer un autre.

• Paiement différé : Bulletin de versement carte de crédit du type VISA,MASTER CARD ou un chèque bancaire dont l’encaissement n’est pasimmédiat ou garanti.

• Le paiement ne vous est pas acquis, le client peu bloquer ou refuser lepaiement , un paiement différé peut être modifié.

• Il sera possible de diviser en acomptes le paiement du montant facturé.

Vous pouvez utiliser le mode de paiement différé pour facturer unetransaction don le mode de paiement n’est pas encore défini…


Lors du Paiement différé, la fenêtre suivante s'affiche pour que vouspuissiez saisir le ou les acomptes convenus avec le client.

Saisissez la date d'échéance ainsi que le compte de trésorerie et la sommesur la quelle porte l'acompte. La date de paiement vous sera demandéequand vous acquitterez le ou les acomptes après leurs encaissements.Le compte de trésorerie préalablement choisi est modifiable…

Cliquez ensuite sur <Suite de la procédure>, l'aperçu avant impressionviendra alors s'afficher. (Voir : Aperçu avant impression du document)

Création d'unbulletin delivraison

Pour créer un bulletin de livraison, cliquez sur le bouton <Livraison> setrouvant en bas dans la fenêtre "GVAO - Débiteurs".

Lors de la création d'un bulletin de livraison, les articles référencés dans lalivraison seront débités du stock. Il faut par conséquent utiliser le menuOuvrir <livraison> pour créer la facture, le cas échéant votre stock seradébité deux fois. (Voir : Ouvrir un document)


Création d'unecommande aufournisseur

Pour créer une commande à vos fournisseurs, cliquez sur le bouton<Fournisseur> se trouvant en bas dans la fenêtre GVAO - Débiteurs

Pour activer ce bouton, il faut que l'adresse choisie soit celle d'unfournisseur. Pour cela, cliquez sur le bouton <Fournisseur>.



Aperçu avantimpression dudocument

L'aperçu avant impression vous permet de visualiser les détails et la mise enpage de votre document avant l’enregistrement.

1. En-tête commerciale, adresse et logo de société.2. Lignes supplémentaires selon votre choix.3. Numéro de page.4. Titre du document (N° de document, Réf. de client).5. Adresse du client ou du fournisseur.6. Corps du document avec le détail des articles.7. Salutations ou vos commentaires en 3 lignes8. Si le document possède plusieurs pages, ce bouton permet de revenir à la

page précédente.9. Si le document possède plusieurs pages, ce bouton permet de se déplacer

à la page suivante.10. Enregistre et imprime le document.11. Enregistre et ferme le document.12. Enregistre et copie le document sur le disque dur en tant qu'image

bitmap (.BMP). La qualité de l'image est de haute définition pour êtreparfaitement exploitable lors de vos envois.Utilisez ensuite un logiciel de conversion pour enregistrer l'image parexemple au format .JPG ou PDF pour envoi sur Internet.

13. Si le document est une facture avec un paiement par acomptes, cebouton vous permet de visualiser et d'imprimer l'échéancier. (Aperçuavant impression de l'échéancier)

14. Agrandi le document sur la largeur de l'écran (Voir page suivante).15. Ferme l'aperçu.

L’exemple porte sur une facture avec un total TTC. A vous de créer le modede facturation que vous souhaitez (avec ou sans TVA, total HT, etc.).

5

4

3

1

2

12

8

9

13

7

6

1011

1415


Document agrandiavec la loupe(Zoom)

Image du documentenregistré sur ledisque dur (ouautre unité)


Aperçu avantimpression del'échéancier

Pour obtenir l'aperçu avant impression de l'échéancier voir sous "Aperçuavant impression du document".

Ouvrir undocument

Pour ouvrir un document, déplacez-vous sur le menu <Fichier><Ouvrir>.

La fenêtre suivante viendra vous demander quel document vous désirezouvrir.

Choisissez le document puis double cliquez dessus ou cliquez sur <Ok>.

1. Cette zone de texte vous permet d'effectuer une recherche sur le nom du client ou sur le numéro du document.

1 2


2. Cette option vous permet d'afficher par exemple les factures qui ont été annulées.

Pour choisir un autre type de document que les factures, cliquez sur l'un desboutons représentant le type du document que vous désirez ouvrir.

Etat du chiffred'affaire HT etde la TVAde... à...

Ce menu vous permet de connaître l'état du chiffre d'affaires HT et de laTVA de votre entreprise.

Contrôle d’étatde toutes lesfacturesdébiteurs

Clic menu <Données>< Contrôle d’état de toutes les factures débiteurs >.

Une boîte de dialogue viendra alors s'afficher pour que vous spécifiezl'intervalle de dates pour lequel vous désirez visualiser vos factures.

Pour choisir un intervalle, cliquez sur la petite flèche à droite de la zone ous'affiche la date. Un calendrier viendra alors s'afficher dans lequel vouspouvez sélectionner la date désirée.

Validez en cliquant sur le bouton <Ok>.

La fenêtre de gestion des factures viendra alors s'afficher pour l'intervalle dedates choisies. (Voir page suivante)


1. Cliquez sur ce bouton pour afficher uniquement les factures payées.2. Cliquez sur ce bouton pour afficher uniquement les factures non payées.3. Cliquez sur ce bouton pour afficher toutes les factures. (Par défaut)4. Cliquez sur ce bouton pour afficher l'aperçu avant impression du

récapitulatif des factures.5. Cette zone vous permet de sélectionner un nom de client pour lequel

vous souhaitez obtenir les factures. Cliquez sur effacer pour supprimerla recherche.

6. Grille contenant les factures. La facture courante apparaît en rouge foncépour les factures non payées et en vert pour les factures payées. Cliquezsur la case "payée" pour valider un paiement.

7. Grille contenant les acomptes pour la facture courante. La facturecourante apparaît en rouge foncé pour les factures non payées et en vertpour les factures payées. Cliquez sur la case "payé" pour rendre lepaiement effectif. Lorsque tous les acomptes sont payés et atteignent lemontant total de la facture, la facture concernée devientautomatiquement payée. Les sommes acquittées sont immédiatementrépercutées sur la facture. La colonne "acompte payé" vous indiquecombien d'acomptes ont été payés, la colonne "acompte impayé" vousindique combien il reste d'acomptes à payer. La colonne "reste à payer"vous indique le montant qu'il vous reste à recevoir pour que la facturesoit entièrement payée.

8. Cliquez sur ce bouton pour ajouter un acompte.9. Cliquez sur ce bouton pour supprimer un acompte.

12 3 4

5

8 9

6

7


Annuler unefacture

Pour annuler une facture, ouvrez la facture concernée puis cliquez surl'option "Annuler" dans la fenêtre GVAO - Débiteurs. Cette opération estirréversible.

Lorsque vous annulez une facture, les articles aux quels fait référence lafacture sont remis dans le stock. Sauf si la facture a été générée à partir d'unbulletin de livraison. Dans ce cas c'est l'annulation du bulletin de livraisonqui remettra les articles en stock.

Augmenter laquantité desarticles enstock

Dans la fenêtre GVAO - Débiteurs, vous trouverez, en dessous de la grillede saisie, un bouton <Stock>. Ce bouton à plusieurs fonctions, remettre enstock des articles lors de l'annulation d'une facture, mettre le stock à jourlors de la réception d'articles.

Lorsque vous cliquez sur le bouton <Stock>, tous les articles contenus dansla grille de saisie, seront automatiquement passés en stock.

Seul les quantités sont touchées.

Pour mettre à jour le stock suite à la réception d'une commande, ouvrer lacommande, vérifiez les quantités commandées et reçues (modifiez sinécessaire la grille), puis cliquez sur le bouton <Stock>.

Récapitulatif defactures pour lajournée

Le "Récapitulatif de factures pour la journée" affiche un aperçu avantimpression sur l'état de vos factures pour la journée.


Récapitulatif defactures de ...à ...

Le "Récapitulatif de factures de ... à ..." affiche un aperçu avant impressionsur l'état de vos factures pour une période déterminée.

Après avoir sélectionné le menu <Données>< Récapitulatif de factures de ...à ...> la boîte de dialogue suivante s'affiche :

Choisissez l'intervalle de temps désiré puis <Ok>

Récapitulatif devente pargroupe

Le "Récapitulatif de vente par groupe" affiche un aperçu avant impressionsur l'état de vos ventes par rapport à un groupe d'articles et un intervalle detemps.

L'exemple ci-dessus vous montre comment connaître votre chiffre d'affairespour une catégorie de produit entre le 1 juillet et le 6 juillet 1999.

Liste desvaleurs enstock

<Valeurs du stock (Analytique)> affiche un aperçu avant impression surl'état de votre stock et le gain escompté.

Liste desClients

La "Liste des clients" affiche un aperçu avant impression sur la liste de vosclients.


Sauvegardedes données

Il est recommandé de faire des sauvegardes de vos données chaque jour.Vous pouvez créer une sauvegarde dans le menu :• <Fichier> <Enregistrer GVAO sous…>

Lorsque vous quittez l'application, le logiciel vous demandera si vousdésirez faire une sauvegarde :

La fenêtre suivante apparaîtra :

Spécifiez l'emplacement pour la sauvegarde puis cliquez sur enregistrer.

Il est conseillé de faire une sauvegarde sur une autre unité physique(Clé USB par exemple). Ceci par de sécurité.

Pour récupérer vos données, utilisez le menu <Outils> <Récupérer unesauvegarde de GVAO>


ExportationLes exportations vous permettent de récupérer les informations contenuesdans votre base de données dans un format approprié pour que vous puissiezpar exemple faire vos propres analyses ou autres selon votre choix.

Exporter en fichierExcel, Word outexte…

Vous pouvez exporter partiellement ou la totalité de vos données au formatxls, doc ou txt. Sélectionner les données que vous souhaitez exporter, puiscliquez sur exporter.

Ex : exportation des clients

Cliquez sur <Tout exporter> pour exporter la totalité de vos clients ousélectionnez les clients que vous désirez exporter puis cliquez sur <Exporterla sélection>. Pour sélectionner des clients, cliquez sur le bord gauche de lagrille, puis en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, poursuivez votre choixde clients.


Donnez ensuite un nom de fichier pour enregistrer votre exportation.

Les données sont exportées au format texte, séparées par des tabulations.

Exporter le stockL'exportation du stock vous permet de synchroniser le stock sur divers PC.Donnez un nom de fichier pour l'exportation, vous pourrez ensuite récupérerces données par l'importation du stock. (Voir : Importer le stock)

Exporter lesclients

L'exportation des clients vous permet de synchroniser les clients sur diversPC. Donnez un nom de fichier pour l'exportation, vous pourrez ensuiterécupérer ces données par la mise à jour des clients.

Exporter lesclients avecfactures impayées

L'exportation des clients avec des factures impayées, vous permet de fairedu publipostage.

Les données sont exportées au format texte, séparées par des tabulations.

Exporter toutesles facturesde... à...

L'exportation des factures, vous permet de récupérer vos factures dansd'autre logiciel (par ex. Excel).

Les données sont exportées au format texte séparées par des tabulations,Word, Excel.

Remplacer lestock

Le remplacement du stock vous permet de synchroniser divers PC. Cetteopération reprend le fichier exporté et en fait votre nouveau stock.

Mise à jour dustock

La mise à jour du stock synchronise le prix des articles sans toucher le restedu stock.

Mise à jour desclients

La mise à jour des clients met à jour les clients existants et ajoute les clientsinexistants.

Système requisConfiguration d’affichageIl est conseillé de fermerGVAO entre chaqueréglage de résolution.

• Pentium 600 mini ou équivalant.• RAM, 512Mo mini.• 50Mo de disque dur libre mini.• Résolution graphique optimisée pour écran standard = 1024x768

Résolution graphique pour PC portables écran 16/9 = 1280x1024• Pour certains PC portables, rechercher le meilleur affichage...• Système d’exploitation mini : Windows 95.

Système d’exploitation optimal : Windows XP et Windows 7 / 32-bits

Manuel d'Utilisation GVAO

Documents

Transcript of Manuel d'Utilisation GVAO