Stratégie, Choix et Mise en œuvre d’un système de …Gestion Electronique de Documents (GED)...

Stratégie, Choix et Mise en œuvre d’un système

de gestion électronique de documents (GED)

Travail de diplôme réalisé en vue de l’obtention du diplôme HES

par :

Marcio Goncalves

Conseiller au travail de diplôme :

Thierry Ceillier, Professeur HES

Genève, 15 octobre 2010

Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)

Filière Informatique de Gestion

Stratégie, Choix et Mise en œuvre d’un outils de gestion électronique de documents (GED) Goncalves Marcio i

Déclaration

Ce travail de diplôme est réalisé dans le cadre de l’examen final de la Haute école de

gestion de Genève, en vue de l’obtention du titre d’Informaticien de Gestion. L’étudiant

accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation des conclusions et

recommandations formulées dans le travail de diplôme, sans préjuger de leur valeur,

n'engage ni la responsabilité de l'auteur, ni celle du conseiller au travail de diplôme, du

juré et de la HEG.

« J’atteste avoir réalisé seul(e) le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres

que celles citées dans la bibliographie ».

Fait à Genève, le 15.10.2010

Marcio Goncalves

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Remerciements

Je remercie M. Thierry Ceillier pour ses recommandations et son soutien durant tout le

déroulement de ce travail de diplôme ainsi que ma belle-sœur Mme Veronica Diego et

son mari Rui Diego Goncalves pour la relecture de ce travail.

Je tiens aussi à remercier ma famille et en particulier mon frère et ma mère qui m’a

soutenue tout au long de mes études.

Je remercie aussi mon entreprise IBM et son département légal et informatique pour

tous leurs conseils.

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Executive Summary

De nos jours, une entreprise est soumise à un flot d’informations continues plus ou

moins important. Sur ce lot d’information, il faut savoir conserver l’information

importante, la stocker et pouvoir la retrouver facilement et rapidement. Les outils de

Gestion Electronique de Documents (GED) sont des solutions à cette problématique à

laquelle les entreprises sont confrontées, d’autant plus si ces dernières font de l’E-

Buisness. Le but de ce rapport n’est pas de fournir une solution clef en main qui

démontre que tel ou tel GED est meilleur, mais de fournir aux responsables de

l’entreprise un outil d’aide à la décision adapté aux entreprises en fonction de leur

stratégie de développement à plus au moins long terme :

� Stratégie de l’entreprise.

� Mise en œuvre.

� Choix de l’outil de GED.

� Contraintes légales sur la protection des documents.

Il faut aussi tenir compte du choix de mise en œuvre d’un outil de GED, car il a un

impact stratégique, financier et culturel important pour l’entreprise.

� Un impact culturel, l’information devient accessible pour tout le monde en tout

temps en fonction des besoins.

� Un impact stratégique, car l’entreprise doit normaliser et améliorer ses

processus, ses standards de documents ainsi que sa politique de

communication.

� Un impact financier, les performances de l’entreprise vont augmenter.

� Un impact important aussi avec la supply chain avec qui on va avoir des

relations plus directes afin d’établir des standards de documents.

L’entreprise est soumise à des contraintes légales telles que Bâle 2 & 3, SOX et bien

d’autres afin de garantir la confidentialité des documents. Sur ce point, une étude

détaillée de ce qui est soumis aux lois doit être fait.

Un projet d’implantation d’un outil de GED est un programme de transformation majeur

qui engage toute l’entreprise et qui nécessite :

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� L’accompagnement des employés,

� Le choix d’une solution simple à mettre en œuvre,

� Une formation sur les nouvelles méthodes de travail, sur l’outil adopté,

� Une stratégie de déploiement basée sur un pilote puis déployée aux autres

secteurs d’activité de l’entreprise.

Les bénéfices d’un gestionnaire électronique de documents sont très nombreux :

� Pour l’efficacité organisationnelle,

� Pour la facilité de suivi et d’accès de l’information,

� Pour la possibilité de partage de l’information,

� Pour la sécurité et la pérennité de l’information,

� Pour la traçabilité (« versioning ») des documents.

On peut également énoncer des bénéfices chiffrables :

� Gain de stockage sur disque, plutôt que dans un bâtiment ou un bureau,

� Gain de performance du classement,

� Gain en temps de recherche et de diffusion de l’information,

� Gain de productivité, grâce à l’accès en parallèle de l’information par plusieurs

personnes.

Les solutions de GED répondent aux besoins de la centralisation de l’information, de

sa capitalisation, de sa mise en forme en format électronique et de sa mise à

disposition.

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Pour conclure, le choix de la solution appartient aux décideurs qui peuvent s’aider en

s’appuyant sur une table de décision dont le format ci-dessous sera complété dans le

dossier:

critère Solution

Econo-mies

Améliora-tion de la qualité

Capitalisation des connaissances

Facteur Humain

Prix Fonctionnalité

Comp-lexité de l’installa-tion

Edit-eur

Amélio-ration du service clientèle

Total

Libre Payante

Légende : : Faible. : Moyen. : Fort

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Table des matières

Déclaration........................................ .................................................................. i

Remerciements ..................................... ............................................................ ii

Executive Summary ................................. ........................................................ iii

Table des matières ................................ ........................................................... vi

1. Introduction ...................................... ........................................................... 1

2. Gestion électronique de documents (GED) ........... ................................... 3

2.1 Principe .......................................... ........................................................... 3

2.2 Fonctionnement .................................... .................................................... 5

2.2.1 Intégration de documents ................................................................ 5

2.2.2 Document papier ............................................................................. 5

2.2.3 Indexation des documents ............................................................... 6

2.2.4 Stockage des documents ................................................................. 6

2.2.5 Recherche des documents .............................................................. 7

2.2.6 Restitution des documents ............................................................... 7

2.3 Les apports de la GED ............................. ................................................. 7

2.4 Type d’entreprises et activités où la GED peut aider les entreprises ........ 9

3. Choix d’une solution de GED ....................... ........................................... 11

3.1 Stratégie de l’entreprise ......................... ................................................ 11

3.2 Critères stratégiques ............................. ................................................. 11

3.2.1 Dégager des économies ................................................................ 11

3.2.2 Améliorer le service clientèle ......................................................... 12

3.2.3 Capitaliser la connaissance ........................................................... 12

3.2.4 Amélioration de la qualité ............................................................... 13

3.2.5 Respect des contraintes légales .................................................... 13

3.2.5.1 Mesures de précautions à prendre d’un point de vue légal ............... 13

3.2.5.2 Evolution de la loi ............................................................................... 15

3.3 Stratégie d’entreprise afin de déterminer les critè res de choix pour l’outil de gestion électronique de documents ...... ................................ 16

3.3.1 Volonté politique ............................................................................ 16

3.3.2 Avoir l’appui d’un membre du comité de direction .......................... 16

3.3.3 Implication des acteurs .................................................................. 16

3.3.4 Coordination des intervenants ....................................................... 17

3.4 Choix d’une outil de GED .......................... ............................................. 18

3.5 Logiciel libre ou payant .......................... ................................................ 18

3.5.1 Logiciel libre ................................................................................... 19

3.5.2 Logiciel payant ............................................................................... 20

3.6 Critères concernant le choix du logiciel .......... ..................................... 21

3.6.1 Analyse comparative des logiciels libres ........................................ 24

3.6.1.1 Table de décision pour un logiciel libre .............................................. 29

3.6.2 Comparatif des logiciels payants.................................................... 30

3.6.2.1 Table de décision pour un logiciel payant .......................................... 33

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3.6.3 Table de décision général sur le choix d’un outil de GED .............. 34

3.6.4 Table de décision générale ............................................................ 35

3.6.5 Budget estimatif pour une solution libre ......................................... 35

4. Choix de mise en œuvre ............................ .............................................. 41

4.1 Stratégie de mise en œuvre ........................ ........................................... 41

4.1.1 Stratégie globale de déploiement ................................................... 42

4.1.2 Stratégie de déploiement par secteur d’activité ou basé sur un pilote .............................................................................................. 43

4.2 Quelques précautions préalables ................... ....................................... 44

4.3 Coûts indirects ou cachés d’un projet de GED ...... .............................. 45

4.3.1 Perte initiale de productivité ........................................................... 45

4.3.2 Documentation ............................................................................... 45

4.3.3 Ressources Humaines ................................................................... 45

4.4 Critères de mise en œuvre ......................... ............................................ 46

4.4.1 Déploiement de la solution GED - table de décision ......................... 48

Conclusion ........................................ ............................................................... 49

Glossaire ......................................... ................................................................. 51

Webographie ....................................... ............................................................ 52

Annexe 1 Alfresco ................................. .......................................................... 54

Annexe 2 Nuxeo .................................... .......................................................... 54

Annexe 3 IBM ...................................... ............................................................. 54

Annexe 4 KnowledgeTree............................. .................................................. 54

Stratégie, Choix et Mise en œuvre d’un outils de gestion électronique de documents (GED) Goncalves Marcio 1

1. Introduction

Pour ce travail, il a fallu :

� Définir un cadre de travail, c'est-à-dire situer notre entreprise dans les deux à

cinq ans, notamment dans sa stratégie à court terme et à long terme.

� Définir les critères stratégiques de l’entreprise, ici je suis resté sur des points

généraux adaptés aux petites, moyennes et grandes entreprises. Il faut

naturellement prendre en compte d’autres aspects stratégiques adaptés à

l’entreprise.

� Définir les aspects de mise en œuvre, c'est-à-dire quelle stratégie une

entreprise doit prendre en considération lors de l’implémentation d’un outil de

gestion de documents.

� Consulter un benchmark des outils de GED actuels, dans ce travail je vais

séparer les outils dits « open-source » des outils payants. Puis analyser les

avantages et les inconvénients des deux types de solutions. Il faut prendre en

considération, que les outils de GED présentés seront ceux présents

actuellement sur le marché et ne pas oublier que les outils de GED évoluent et

surtout se développent de plus en plus.

Il a ensuite fallu définir et mettre en place une infrastructure informatique et technique

permettant l'installation et la mise à jour de l’outil de GED. Le budget comprendra les

coûts du matériel et des licences des logiciels de la solution adoptée ainsi que les

coûts cachés de révision des procédures, de révisons de la documentation, du format

des documents et de formation.

Stratégie, Choix et Mise en œuvre d’un outils de gestion électronique de documents(GED) Goncalves Marcio 2

Ce dossier vous permettra de découvrir :

� Les avantages d’utiliser un outil de GED,

� Les points stratégiques à prendre en considération,

� La mise en œuvre d’un point de vue stratégique et financier,

� Les aspects légaux.

Ce dossier, ne sera pas un référentiel pour un logiciel de GED, mais un guide d’aide à

la décision pour l’acquisition et la mise en œuvre d’un tel logiciel. Il sera naturellement

adapté à toutes les entreprises voulant gérer leur flux d’information de manière

optimisée.


2. Gestion électronique de documents (GED)

Les technologies permettant de gérer électroniquement des documents sont à ce jour

parfaitement maîtrisées. L’augmentation du flux d’informations au sein des entreprises

a aussi permis une grande expansion des logiciels de GED. Aujourd’hui, les

entreprises reçoivent les informations sous plusieurs formats :

� Numériques : mail, flux RSS, e-facture, etc.,

� Papier.

Il faut savoir conserver l’information et la rendre disponible aux collaborateurs de

l’entreprise qui en ont besoin. Toute entreprise qui travaille dans les secteurs de

l’industrie ou des services est soumise à ce flux d’informations papier ou électronique.



disposition. Ces besoins sont inhérents à toutes les entreprises, ce sont aussi des

facteurs de problèmes. En effet, l’information est une épée de Damoclès, elle donne le

pouvoir aux personnes, mais est un fardeau pour les entreprises qui deviennent

dépendantes des détenteurs de cette information, afin qu’une tâche soit exécutée. La

GED permet de régler ce problème, car l’information devient disponible pour tout ceux

qui en ont besoin.

2.1 Principe

Chaque collaborateur d’une entreprise est soumis de façon constante à un flux

d’informations plus ou moins important, qu’il faut classer et rendre disponibles. Le

problème est qu’un système de classement est propre à chaque personne. En outre, il

faut aussi savoir faire la différence entre l’information utile qui sera directement

utilisable par une autre personne et l’information qui devra être traitée afin de la rendre

utilisable.

Une information utile est :

� synthétisée,

� couplée à une autre information,

� structurée et analysée.


L’entreprise qui se lance dans l’acquisition d’une GED doit donc :

� Normaliser les documents qu’elle émet et reçoit. Les documents doivent avoir

une même structure ainsi qu‘un même format. Par structure, il faut

comprendre :

� Le format : world, pdf, xls, etc.,

� La typographie,

� Le logo de l’entreprise,

� La normalisation des documents permet aussi de faciliter les processus

internes d’une entreprise, avec une seule forme de documents pour les

demandes de congés, par exemple.

� Avoir un processus de classification des documents, clair et précis.

� Avoir un processus de recherche simplifié.

� Prévoir la normalisation des documents échangés avec les partenaires de la

supply chain, définir le standard des informations et des documents transmis.

� Définir les workflows qui doivent être intégrés dans l’outil de GED, car les flux

d’informations sont tellement nombreux qu’il ne faut pas tous les garder (idée

de l’information utile). Un workflow reflète un processus métier de l’entreprise.

Par exemple, l’arrivée d’une facture est composée par les étapes qui :

� 1. Doivent être réalisées au préalable pour avoir une facture,(par exemple

la commande d’un PC).

� 2. Doivent être réalisées à la réception de la facture.

Quel est le chemin qui doit être parcouru par le document, et quels sont

les intervenants et leur rôle dans le traitement de cette facture

(workflow).

• 1. L’enregistrer dans le système.

• 2. L’associer à la commande.

• 3. Passer les écritures comptables.

• 4. Etc.


� Toutes ces étapes représentent un processus métier dit « processus clé »

afin que l’entreprise fonctionne correctement. Alors pourquoi ne faut-il pas

garder toutes les informations ? Car toutes celles reçues ne donnent pas

lieu à une activité directe de l’entreprise comme par exemple la distribution

du courrier en interne. Les workflows doivent donc être définis en amont du

projet.

� Prévoir des règles de gestion de l’information, c'est-à-dire quelle est

l’information qui peut aider le système à accélérer le fonctionnement de

l’entreprise. Par exemple, la réception d’une facture, qu’elle soit électronique ou

sur papier, une pré-comptabilisation peut être effectuée dans le système

comptable. Par pré-comptabilisation, il faut comprendre le passage des

écritures dans le système comptable sans faire les enregistrements. En gros,

notre système de GED peut faire les intégrations des écritures comptables sans

activité humaine derrière.

2.2 Fonctionnement

2.2.1 Intégration de documents

Lorsqu’on intègre un fichier dans un outil de GED, ce processus d’intégration, peut se

faire de plusieurs manières. Elles peuvent elles-mêmes conduire à plusieurs étapes

dans le processus. En effet, l’intégration dépend du fichier initial (papier, fax, document

électronique : mail, pdf, etc. Ces derniers posent moins de problèmes car ils ne

nécessitent pas une numérisation de l’information).

2.2.2 Document papier

Lors de l‘intégration d’un document papier, il faut tout d’abord le numériser (avec un

scanneur) afin de rendre ce fichier « numérique » et donc stockable dans une base de

documents. Ce fichier papier numérisé n’est pas pour autant exploitable au départ, car

le scan d’un document papier peut être comparé à une photo numérique. Alors afin de

pouvoir rendre ce document utilisable et exploitable, il est nécessaire d’utiliser des

logiciels d’OCR (Optical Character Recognition). Ce logiciel permet de créer des

groupes d’information d’une image en caractères exploitables par des programmes

informatiques. On peut aussi utiliser d’autres technologies comme la LAD (Lecture

Automatique de Documents) afin de faire cette reconnaissance et rendre le document

scanné directement utilisable.


2.2.3 Indexation des documents

Dès lors que le document est numérisé et exploitable, il est important et nécessaire de

le classer afin de rendre ce document utilisable par tous. Imaginez-vous dans une

bibliothèque ou les livres sont rangés dans n’importe quelle ordre (type, auteur etc.). Il

serait impossible de trouver le livre de Jules Verne : Voyage au centre de la Terre par

exemple. C’est pourquoi, lors de l’intégration d’un document dans un outil de GED, des

informations structurelles sont associées au document afin de faciliter les recherches.

2.2.4 Stockage des documents

Le stockage des documents est très important et il faut prendre en considération

plusieurs points. Les serveurs de stockage doivent répondre à certains besoins comme

ceux :

� De volumétrie des documents.

� De temps d’accès aux informations.

� De types de documents et de leur impact stratégique. Par impact stratégique il

faut comprendre : quelles sont les conséquences tant du point de vue légal

qu’économique pour l’entreprise si un document n’est pas conservé.

� De respect des contraintes légales des documents.

Ces quatre points sont très importants, car ils vont définir :

� L’espace de stockage nécessaire à un point T dans le temps ainsi que l’espace

prévisionnel.

� Le temps maximum d’attente pour accéder à un document et donc le type de

disques qu’il faut prévoir pour répondre aux besoins de l’entreprise.

� Les documents à durée de vie courte qui pourront être supprimés selon l’impact

stratégique et légal de ce dernier, afin de libérer de l’espace et

� l’espace de backup pour la GED afin de pouvoir reconstituer « la bibliothèque

de l’entreprise » en cas de panne.


2.2.5 Recherche des documents

La recherche de documents doit pouvoir s’effectuer en utilisant un langage de requêtes

simple. Le but d’une implémentation d’un outil de GED, n’est pas de rendre le travail

plus difficile en forçant les utilisateurs à des formations pénibles et coûteuses, mais de

simplifier la tâche de chaque collaborateur. L’image la plus simpliste d’une recherche

de documents est notre bonne vieille bibliothèque. L’accès à l’information recherchée

doit être le plus direct possible, sans oublier d’ajouter les informations

complémentaires susceptibles d’aider le collaborateur.

2.2.6 Restitution des documents

Les documents stockés au moyen d’un système de GED doivent pouvoir être restitués

conformément à l’orignal afin d’être consultés, imprimés, transmis ou intégrés dans des

applicatifs tels que : ERP (Enterprise Resource Planning), tableau de décisions, logiciel

comptable, etc.

2.3 Les apports de la GED

Il parait clair que les apports d’un gestionnaire électronique de documents sont très

nombreux mais on peut déjà en dénombrer trois qui ont une importance cruciale au

sein d’une entreprise :

� Efficacité organisationnelle, l’information structurée peut être connue

rapidement de toutes les personnes qui en ont besoin.

� Performance de traitement et de suivi de l’information, par exemple la pré-

comptabilisation des factures.

� Possibilité de partage facile de l’information, on évite plus facilement la

rétention d’information par les employés.

La copie électronique d’un document permet de le protéger de la destruction (par

exemple une inondation du local de stockage des papiers) et des pertes. En outre, le

fait de pouvoir les copier et les diffuser rapidement, a un coût plus faible, ce qui va

encourager leur utilisation à une plus grande échelle. Par ailleurs, le passage au

numérique permet de faire des réductions de coûts de traitement de 20 à 50%. En

effet, le passage au numérique nous permet d’économiser sur les frais de papier,

d’imprimante, de distribution et de stockage. Cela a aussi un impact écologique en

préservant des arbres.


On peut également énoncer les points chiffrables suivants:

Réduction des coûts :

� le prix de l’espace de stockage

� le coût annuel d’un espace physique est plus important que le coût

numérique de stockage d’un document (coût immobilier) contre le coût

de la mémoire informatique.

� le coût du classement

� ce gain n’est justifiable que si l’information recherchée est plus

rapidement trouvée, car le coût de numérisation peut être important.

Réduction du temps :

� le temps de recherche et de diffusion de l’information

� le coût du temps de recherche peut être divisé par deux (recherche

électronique contre une recherche manuelle). D’autre part, avec une

bonne configuration de classement des documents on peut encore

gagner du temps sur des informations annexes dont on pourrait avoir

besoin (comme par exemple le descriptif d’une facture et son bulletin de

paiement).

� le coût du temps de diffusion peut aussi être très important. On peut

estimer, avec l’emploi d’un intranet, d’un système de shareware ou de

serveur dédié, que les délais de transfert peuvent être réduits de 80% à

90% lors d’une diffusion à de multiples destinataires, que ce soit en

interne (employés) ou externe (information client, fournisseur). C’est le

temps de diffusion qui va permettre de compenser les coûts de

numérisation de l’information.

� L’accès en parallèle de l’information par plusieurs personnes.

� La traçabilité (« versioning ») des documents

� la gestion des versions des documents est grandement facilitée et

permet de garder des versions figées des documents et ainsi, de voir les

évolutions d’un processus interne par exemple.


� La sécurité et la pérennité de l’information.

� On peut octroyer des droits d’accès à l’information, c'est-à-dire qu’une

personne en particulier peux accéder au contenu de ce document

On peut alors estimer les gains en :

� temps de recherche d’environ 50%

� efficacité de travail d’environ 30% à 40%

� termes d’efficience commerciale d’environ 20%

Globalement, en étant minimaliste, on peut estimer le gain d’un système complet et

adapté à environ 4 heures par semaine pour 20% des salariés de l’entreprise.

2.4 Type d’entreprises et activités où la GED peut aider les

entreprises

On peut utiliser les outils de GED dans tous les types d’entreprises et au sein même de

l’entreprise pour ses départements. Vous trouverez ici un tableau grossier de quelques

secteurs d’activité où la GED a sa place et aide l’entreprise dans son bon

fonctionnement.

Toutes les entreprises peuvent avoir besoin d’un système de GED, que ce soit une

TPE (très petite entreprise), une PME (petite ou moyenne entreprise) ou bien les

grandes entreprises. Pour déterminer si une entreprise a besoin d’une solution de

GED, il faut qu’elle tienne compte du nombre d’employés, mais aussi du flux

d’informations qu’elle gère.

Que l’on soit une TPE ou une PME, l’acquisition d’une solution de GED ne peut être

que bénéfique. Il faut penser :

� au temps qui est nécessaire pour classer un document,

� au temps nécessaire pour retrouver un document,

� qui peut accéder à ce doucement s’il n’existe qu’un seul exemplaire ?


Voici un tableau sommaire des différents types d’activités d’une entreprise :

Distribution Inventaires, factures, notes de crédit, bons de

livraison

Banques et finance Dossiers de prêts, règles et procédures,

comptes client

Compagnies d’assurance Dossiers clients, dossiers de réclamations,

normes et procédures

Santé Dossiers médicaux

Gouvernement Gestion des publications, gestion des permis de

conduire, etc.

Juridique Gestion des textes de loi et jurisprudence

ETC


3. Choix d’une solution de GED

Dans ce chapitre, divers critères de choix d’acquisition d’un outil de GED vont être

passés en revue. Dans un premier temps, un certains nombre de critères stratégique

pour une entreprise seront définis, puis, dans un deuxième temps, l’attention sera

portée sur les diverses solutions GED existantes, qu’elles soient libres ou payantes.

3.1 Stratégie de l’entreprise

Un outil de GED n’est pas un logiciel informatique, il devient la mémoire de l’entreprise

après son installation, chaque document, chaque processus fait partie de la GED. Il

faut s’assurer que la GED soit alimentée par de l’information utile. L’entreprise doit

avant toute chose réfléchir à son fonctionnement dans les 3 à 5 ans. Et notamment en

termes de croissance, de politique d’information, de son marché et de ses perspectives

d’évolution dans le marché. Elle doit aussi prendre en compte les attentes des

fournisseurs et clients, comme par exemple, la généralisation des factures

fournisseurs, les commandes automatiques de fournitures, de matières, de mobiliers,

etc. La mise à disposition des achats en ligne pour les clients, la mise en ligne d’un

catalogue de produits évolutifs, etc.

3.2 Critères stratégiques

Les principaux critères pour l’adoption d’un système GED sont d’améliorer les

performances financières de l’entreprise, d’améliorer le service à la clientèle, et donc

sa satisfaction et de tirer avantage du capital de connaissances de l’entreprise,

améliorer le système qualité et assurer le respect des exigences légales.

3.2.1 Dégager des économies

Une étude du Gartner Group, démontre qu’environ 40% de notre temps de travail est

consacré à la manipulation de documents, par là il faut bien comprendre qu’on parle de

recherche, de classification, de rangement, de copie, de diffusion de documents. Ce

coût représente, par ces diverses activités, environ 5 à 6 % du chiffre d’affaire d’une

entreprise. Ce temps de travail consacré à ces activités est considéré comme du

temps de perdu pour un employé, car il ne peut pas exécuter son réel travail. C’est là

que la GED intervient s’il est possible de réduire le temps d’activité annexe de notre

travail ne serait-ce que de 5%, l’entreprise fait des économies faciles en récupérant le

temps passé à faire du classement en temps de travail effectif sur un dossier.


Un système de GED peut directement s’inscrire dans les enjeux économiques d’une

entreprise. En général, le ROI (Return On Investment) peut intervenir en fin de

première année d’activité d’un logiciel de GED (cette affirmation, n’est pas

scientifiquement prouvée, elle vient d’interviews effectués avec différents clients de

l’entreprise IBM, qui ont opté pour une solution de GED payante : IBM Content

Management)

3.2.2 Améliorer le service clientèle

Avoir une information structurée et pertinente en quelques secondes est un atout

majeur pour une entreprise, pour son service clientèle. Par exemple, un système de

GED offre une base d’information très importante pour les services après-vente, car il

permet d’avoir rapidement des informations sur les clients. Il peut aussi permettre au

technicien d’avoir une solution instantanée à une panne connue ou bien de créer le cas

de résolution de panne et ainsi aider l’entreprise à gagner du temps et améliorer son

savoir-faire et son service après-vente, et donc la satisfaction de ses clients.

3.2.3 Capitaliser la connaissance

Dans une entreprise qu’elle soit grande ou petite, la capitalisation de l’information est

très importante car elle réduit les risques d’erreurs. Prenons par exemple, une

entreprise de services.

� lors de l’établissement d’un contrat pour un client, il faudrait définir les

procédures à utiliser, répertorier quels sont les clients avec lesquels traiter

et indiquer les contraintes légales dans le contrat J.

Toutes ces questions sont légitimes et se doivent d’exister afin de garantir un travail

efficace et pertinent, mais doit-on pour autant perdre du temps à rechercher ces

informations ? La réponse est OUI, mais pas n’importe comment. Les informations

papier ou les informations de collaborateurs peuvent être corrompues ou caduques,

donc engendrer des erreurs qui peuvent, par exemple, découler d’une ancienne

procédure. Un système de GED, de par sa gestion, permet d’avoir et surtout de garder

à jour les procédures d’une entreprise de façon rapide et efficace.

En outre, la GED va aussi permettre de transférer et pérenniser le savoir-faire de

l’entreprise et, de ce fait, augmenter la performance globale de l’employé et de

l’entreprise.


3.2.4 Amélioration de la qualité

La qualité est un enjeu majeur d’une entreprise, c’est grâce à cela qu’un client va

choisir une certaine entreprise et non une autre. De plus, cela permet de réduire les

coûts dus aux mécontentements du client. En ayant une information facilement

récupérable et manipulable en tout temps, les systèmes de GED s’intègrent au cœur

même des processus qualité d’une entreprise. Il faut savoir que les systèmes de GED

permettent aussi de réussir plus facilement les certifications ISO, car une des

premières causes d’échec dans les certifications qualité ISO c’est la défaillance du

système documentaire.

3.2.5 Respect des contraintes légales

Quelques mesures de précaution seront énoncées lors de l’acquisition d’une solution

de GED. Il ne s’agit cependant pas de faire du référencement à la loi, car ce n’est pas

le but de ce travail de recherche.

3.2.5.1 Mesures de précautions à prendre d’un point de vue légal

La loi régit très bien ce qui concerne la protection des données. En particulier les

données personnelles. En effet, un système de GED, ne doit en aucun cas, archiver

les données personnelles d’un employé qui n’ont pas de relations directes avec le

travail de ce dernier.

« Art. 1 But

La présente loi vise à protéger la personnalité et les droits fondamentaux des personnes qui font l’objet d’un traitement de données. »

Art. 1 de la LPD

« Art. 2 Champ d’application

1 La présente loi régit le traitement de données concernant des personnes physiques et morales effectué par:

Art. 2 de la LPD

Ces deux articles ont été repris car ils sont extrêmement importants lors de

l’implémentation d’une solution de GED. En effet, il faudra mettre en place des

procédures de contrôles de l’information.


Maintenant que nous avons vu quels types de documents une GED ne doit pas

emmagasiner, focalisons-nous sur les points légaux que toute solution GED doit

respecter. Et là je parle de loi de type :

� SOX

� Bâle 2 et 3

La loi Sarbanes Oxley (dite "SOX") s'applique à toutes les sociétés qui émettent des

titres enregistrés auprès de la SEC (Securities and Exchange Commission) ou placés

publiquement sur le marché américain. Son champ d'application est donc très large.

« La loi du 31 juillet 2002 (Pub. L. No. 107-204, 116 Stat. 745) dite Sarbanes-Oxley Act a introduit :

L’obligation pour les présidents et les directeurs financiers de certifier personnellement les comptes ;

L’obligation de nommer des administrateurs indépendants au comité d’audit du conseil d’administration ;

L’encadrement des avantages particuliers des dirigeants (perte de l’intéressement en cas de diffusion d’informations inexactes, interdiction des emprunts auprès de l’entreprise, possibilité donnée à la SEC - Securities and Exchange Commission, l'autorité de régulation des marchés boursiers américains - d’interdire tout mandat social pour les dirigeants soupçonnés de fraude).

Cette loi oblige aussi à mettre en œuvre un contrôle interne s'appuyant sur un cadre conceptuel. En pratique le COSO1 est le référentiel le plus utilisé. »

http://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_Sarbanes-Oxley

Après l’installation d’une solution GED, tout va passer par elle. Il est donc naturel qu’en

cas d’audit, la première chose que l’on montre est notre système de GED. Il est

important de noter que les contrats de services, d’achat, de vente, etc. doivent être

conservés sous forme papier. Il est naturel de les intégrer à notre solution de GED afin

de faciliter les recherches, les audits. Ceci afin d’avoir un accès direct aux informations

nécessaires et autre avenants aux contrats.

1 Le COSO est un référentiel de contrôle interne défini par le Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Il est utilisé notamment dans le cadre de la mise en place des dispositions relevant des lois Loi Sarbanes-Oxley, SOX ou Loi de sécurité financière, LSF, pour les entreprises assujetties respectivement aux lois américaines ou françaises. Le référentiel initial appelé COSO 1 a évolué depuis 2002 vers un second corpus dénommé COSO 2.


En ce qui concerne les réglementations Bâle 2 et 3 :

Bâle 2 :

« Les normes Bâle II (le Nouvel Accord de Bâle) constituent un dispositif prudentiel destiné à mieux appréhender les risques bancaires et principalement le risque de crédit ou de contrepartie et les exigences en fonds propres. Ces directives ont été préparées depuis 1988 par le Comité de Bâle, sous l'égide de la « banque centrale des banques centrales » : la Banque des règlements internationaux et ont abouti à la publication de la Directive CRD.

Les normes de Bâle II devraient remplacer les normes mises en place par Bâle I en 1988 et visent notamment à la mise en place du ratio McDonough destiné à remplacer le ratio Cooke. En 2010, le minimum de fonds propres Tiers-I requis par les accords de Bâle est de 4% mais les investisseurs exigent plutôt un ratio supérieur à 10% chez les banques. Face aux 500 billions d'euros de produits dérivés et aux risques hors bilan qu'ils représentent, la révision des normes bancaires Bâle III est en cours. »

http://fr.wikipedia.org/wiki/Bâle_2

Bâle 3 :

« Les Accords de Bâle III sont de futurs accords de réglementation bancaire. Bâle III se déroule dans le contexte de la prise de conscience que le risque de contrepartie sur les transactions des 500 billions d'euros de produits dérivés a été mal mesuré sur la base d'hypothèses peu contrôlées, en particulier dans le cadre de marchés baissiers. »

http://fr.wikipedia.org/wiki/Bâle_III

Les précautions légales concernant les normes Bâle 2 et Bâle 3 ne concernent que les

banques. Il est aussi naturel que la GED tienne compte de ces contraintes légales car

comme pour la loi SOX, les auditeurs commenceront par regarder les processus

interne de mise à disposions des textes de loi mais aussi des mesures de précaution

que mise-en-œuvre afin d’éviter les problèmes.

3.2.5.2 Evolution de la loi

Comme chacun le sait, la loi évolue. Depuis quelques années les « e-factures » sont

enfin reconnues légalement. C'est-à-dire qu’il n’est plus nécessaire de fournir une

facture sous format papier pour que cette dernière soit valable. Dans un avenir plus ou

moins proche, on peut s’attendre que les contrats sous format électroniques soient

considérés comme valides. Actuellement, en Suisse, les contrats scannés ne sont pas

reconnus légalement, mais il va sans dire que cela va changer. Les transactions e-

buisness sont de plus en plus courantes et sont l’avenir, selon moi, des entreprises. La

loi ne va pas pouvoir rester en retrait par rapport à la validité d’un contrat électronique.


3.3 Stratégie d’entreprise afin de déterminer les c ritères de choix pour l’outil de gestion électronique de docum ents

La stratégie d’entreprise est la clé de voute d’un projet GED. En effet, cette dernière va

déterminer le besoin de tel ou tel outil.

Avant même le début d’un projet d’implémentation d’une GED un certain nombre de

points doivent être définis.

3.3.1 Volonté politique

Un projet GED implique la mobilisation de tous les acteurs à tous les niveaux de

responsabilité de l’entreprise. Le comité de direction doit préparer ses collaborateurs et

affecter des rôles et des responsabilités à tous les niveaux de manière claire afin

d’éviter tout conflit ou lutte de pouvoir lors de la mise en place d’une solution GED.

3.3.2 Avoir l’appui d’un membre du comité de direct ion

Avant de débuter le projet, il est bon d’avoir un « allié » au sein du comité de direction.

Il faut que, dès le départ, cette personne fasse partie de l’équipe de pilotage du projet.

Cet allié doit avoir un pouvoir d’autorité pour décider et imposer ses décisions, afin de :

� s’assurer que l’introduction d’un outil de GED fasse partie de la stratégie de

l’entreprise à terme. C'est-à-dire comment la direction voit le futur de

l’entreprise par exemple dans les cinq prochaines années. Va-t-elle se mettre à

l’e-business, veut-elle faciliter la communication et le transfert d’information au

sein de l’entité, veut-elle faire des économies sur le stockage de l’information,

veut-elle faciliter les transactions financières entre elles et ses

fournisseurs/clients.

� au moment de la présentation du projet, avoir une personne qui voit l’intérêt

pour elle, pour l’entreprise et pour son futur sur qui le comité de direction peut

s’appuyer pour prendre la décision.

3.3.3 Implication des acteurs

Avant d’entreprendre le déploiement d’un projet GED, il faut que les collaborateurs

soient convaincus de l’importance d’un tel projet, il faut s’assurer que la vision de

l’entreprise est connue par tous. Ce serait une utopie de croire que tous les

collaborateurs d’une entreprise voient d’un bon œil l’implémentation d’un système de

GED, car comme on le dit souvent « l’information c’est le pouvoir ».


Il y aura forcément des réfractaires, généralement « les dinosaures » de l’entreprise,

qui ont la connaissance et peuvent percevoir que le fait de rendre l’information

disponible à tous leur ferait perdre de leur pouvoir. Afin de s’assurer que les employés

aient tous la même vision de l’avenir de l’entreprise, il est nécessaire de les prévenir

avant le départ du projet. La communication avec une campagne de sensibilisation

expliquant quels sont les intérêts pour chaque collaborateur, quels gains ils peuvent

s’attendre à recevoir, quels efforts ils vont devoir fournir afin de ne pas les prendre au

dépourvu et mettre en échec le projet.

3.3.4 Coordination des intervenants

Comme tout projet informatique, il est nécessaire de prévoir des consultants extérieurs

afin d’aider à réaliser :

� le choix de l’outil de GED,

� le transfert de compétence,

� les formations utilisateurs,

� la formation des développeurs,

� la maintenance de l’application.

Il faut aussi s’assurer que la communication entre les ressources externes et internes

soit basée sur une relation de confiance, sans cela, les intervenants extérieurs ne

peuvent pas être efficients et ne pourront pas mettre en place la solution qui

correspond au mieux aux besoins de l’entreprise et ses employés. Afin de faciliter cette

communication, il est important que les externes fassent participer les employés au

projet. Pour ce faire, des workshops doivent être prévus. Les collaborateurs externes

doivent être à l’écoute des collaborateurs internes, prendre en compte leurs

recommandations, etc. Un moyen basique et efficace est d’intégrer des collaborateurs

internes à l’équipe externe. Ils pourront aider les intervenants externes à personnaliser

la formation.


3.4 Choix d’une outil de GED

Le choix d’un logiciel de GED n’est pas simple, la technologie et les logiciels sont

récents, mais dûment éprouvés. Une entreprise qui va vouloir se lancer dans un projet

de mise en place d’un outil de GED va devoir se poser quelques questions telles que :

� quels sont les besoins :

� quelles sont les fonctions de GED absolument nécessaires ?

� quelles sont les fonctions supplémentaires qui pourront aider ?

� quelles sont les fonctions de « fine tunning » qui peuvent être mises

de côté pour l’exercice de l’activité, mais qui peuvent être

intéressantes si elles sont directement disponibles avec la solution

choisie ?

� quelles sont les intégrations nécessaires vis-à-vis des logiciels

existants ?

� quelle est la stratégie de l’entreprise ?

� quels sont les logiciels disponibles ?

� quelle est la stratégie d’entreprise vis-à-vis des logiciels (libres ou

payants) ?

� etc.

3.5 Logiciel libre ou payant

Ce chapitre va donc faire un bref rappel des avantages et des inconvénients d’utiliser

un logiciel libre (ou communément appelé OpenSource) par rapport aux logiciels

payants. Ce choix est stratégique, car se lancer dans les logiciels libres n’est pas

forcément plus rentable au niveau économique qu’un logiciel payant.


3.5.1 Logiciel libre

Dans un premier temps, les avantages seront exposés puis, dans un deuxième temps,

ce seront les inconvénients.

Avantages :

� Pas de frais de licence logiciel, en effet un logiciel libre n’est pas propriétaire

donc l’entreprise n’a pas de coûts annexes dus à l’acquisition du logiciel et aux

licences.

� Pas d’achat de logiciel, l’OpenSource a pour vocation des distributions

gratuites.

� Une grande communauté de développeurs est au service de tel ou tel logiciel.

Cette communauté tente de :

� Maintenir le logiciel à jour,

� Corriger des bugs et des failles de sécurité,

� développer de nouveaux modules.

Inconvénients :

Un logiciel libre n’est pas vraiment gratuit. En effet, il faut prévoir de prendre une

solution libre qui est reconnue par la communauté « OpenSource », mais aussi

supportée par de petites entreprises qui se sont spécialisées dans un outil spécifique.

Ceci est rappelé car, en règle générale, l’OpenSource peut faire penser que notre

portefeuille ne peut pas être touché. En effet, l’entreprise doit prévoir :

� Formation pour l’équipe informatique. Avant le déploiement de la solution, il est

nécessaire que l’équipe informatique se forme, afin de pouvoir dépanner,

corriger, configurer le système.

� Engagement d’un ou plusieurs consultant(s) externe(s) pour la mise en place,

le suivi, la formation des employés.

� Support et développement spécifique.

� Installation et/ou utilisation de la GED qui peut être très complexe.


3.5.2 Logiciel payant

Les logiciels payants sont dits des logiciels propriétaires, tels que Windows, la suite

Office, l’ERP SAP, etc.

Avantages :

l’achat d’un logiciel payant garantit une certaine pérennité du logiciel, c'est-à-dire qu’il

est rare que la société qui a conçu le logiciel, arrête du jour au lendemain la

maintenabilité de l’application, c'est-à-dire le support, les mises-à-jour et le

développement.

� Facilité de trouver des consultants pour la solution payante.

� La garantie qu’une licence offre vis-à-vis d’un logiciel payant.

� Les textes de lois qui protègent l’acheteur.

Inconvénients :

� Le prix, une solution payante engendre un coût financier pour l’achat du logiciel

ainsi qu’un coût de licence qui peut être très cher selon le produit acheté et le

nombre d’utilisateurs. En général, l’achat d’un logiciel est moins cher que les

coûts liés à la licence de ce dernier (licence par poste de travail ou par groupe

d’utilisateur).

� Un engagement envers une entreprise qui peut être plus ou moins long.

� Le manque de flexibilité des solutions payantes. Une solution payante est

généralement packagée pour un certain type d’activité et chaque module

complémentaire est payant.

� Le développement sur mesure d’un module peut être plus coûteux qu’un

développement interne.

� La GED peut être très complexe à installer et/ou utiliser.

Comme vous pouvez le constater, une liste non exhaustive des avantages-

inconvénients de chaque solution. C’est un choix stratégique inhérent au

fonctionnement futur de l’entreprise. D’autre part, il ne faut pas oublier le facteur de

complexité d’installation et d’apprentissage, certains GED peuvent prendre un certain

temps d’apprentissage à l’usage dû à leurs nombreux modules configurables et

utilisables.


3.6 Critères concernant le choix du logiciel

Dans ce chapitre, nous allons traiter des critères pour le choix d’un logiciel de GED.

Nous allons voir les aspects fonctionnels, techniques, le facteur humain et son aspect

visuel.

Aspects fonctionnels :

� L’ergonomie :

� Il est important que le logiciel de GED soit simple d’utilisation pour les

employés afin d’éviter toute réticence à l’utilisation.

� Disponibilité pour tous :

� La GED est un outil commun à l’entreprise, chaque employé doit y avoir

accès afin de mieux travailler et surtout enrichir le système. Les logiciels

de GED permettent de créer des groupes d’utilisateurs avec des droits.

C’est à ce niveau-là qu’il faut faire les restrictions.

� Un outil maison :

� La GED doit devenir un outil d’entreprise et non l’inverse, c’est l’outil qui

doit s’adapter aux besoins. Par exemple, la GED ne doit pas nous

imposer un standard de documents, c’est l’entreprise qui lui impose son

standard.

� Système informatif :

� Il doit être possible d’installer ou développer un système d’information

et de mise à jour de la GED, afin que chaque utilisateur soit tenu au

courant des nouveautés sans que ce dernier ne soit obligatoirement

connecté au logiciel. Par exemple, l’outil de GED peut être connecté à

une liste de distribution qui publie les mises-à-jours des documents ou

bien, avoir un flux RSS (Really Simple Syndication) qui informe des

mises à jour du contenu de la GED.


Aspects techniques

� Standards ouverts :

� Il est important d’éviter le risque d’abandon d’une technologie, pour se

faire, il faut choisir une solution reconnue et qui garantit les évolutions

ainsi que la compatibilité avec les autres logiciels, par exemple un

ERP.

� Standards propriétaires :

� Dans l’acquisition d’une solution propriétaire, il est important de

connaître le distributeur de la solution, sa situation économique, les

garanties qu’il propose vis-à-vis des évolutions et de la compatibilité

avec les logiciels existants.

� Logiciel et serveur :

� Il est important de connaître l’architecture logicielle du système de

GED afin de pouvoir prévoir la plateforme serveur adéquate. Il ne faut

pas oublier qu’il faut aussi prévoir que notre système peut avoir des

montées en charge rapides, le/les serveur/s doivent pouvoir le

supporter.

� Droits des utilisateurs :

� Il est nécessaire de pouvoir gérer les droits d’utilisation du logiciel.

� Administration de la GED

� L’administration du système de GED doit être simple afin d’éviter toute

interruption due à une mise-à-jour ou intégration d’un module

complémentaire. Elle doit être en accord avec les Service Level

Agreement de l’entreprise.

� Surévaluations techniques :

� Un projet GED n’est pas seulement un projet informatique, c’est aussi

un projet organisationnel et fonctionnel de l’entreprise. Les facteurs

prix de matériels ne vont représenter que 15-20% du montant total

du projet .


Facteurs humains

� Charge de travail :

� La charge de travail des employés va augmenter pendant un certain

temps, car ils vont devoir faire leur travail en utilisant les nouveaux

processus de la GED et, pour une partie, les anciens processus ; il est

donc important que la charge de travail due à l’intégration d’un

système de GED soit le plus simple possible.

� Rétention d’information :

� La rétention de l’information sera une des plus grandes sources

d’erreur et de problèmes que l’entreprise va avoir. En effet, un manque

d’information ou une information partielle peut mettre en échec un

processus. La GED va comporter tous les workflows de l’entreprise et

chaque collaborateur irait la consulter, donc une information

manquante ou erronée serait critique.


3.6.1 Analyse comparative des logiciels libres

En utilisant le livre blanc de la société « Smile » sur les GED et se basant sur des

informations trouvées sur le site internet : http://www.journaldunet.com (décrivant les

différentes GED). Différents logiciels libres peuvent être présentés dans le tableau

suivant :

Les meilleures solutions GED OpenSource

Solutions Domaines Caractéristiques clés

Améliorations prévues

Alfresco GED et WCM

Gestion des métadonnées, collaboration,

intégration bureautique, recherche

Espaces projets avec tableaux de bord et calendriers, support

d'Open Social, interface en Flex

accompagnée d'un kit de développement

logiciel (SDK)...

Contineo GED

Gestion des versions, intégration de

webmails, gestion des langues

-

Freedom GED et portail web

Gestion des métadonnées et des types de document,

gestion des versions, recherche

-

Jahia WCM et portail web

Gestion des contenus structurés, workflows,

multilinguisme, catégorisation

Support de JSR-170 pour permettre

l'accès via CIFS et FTP, intégration de

composants collaboratifs plus

complets, moteur de règles évoluées

Knowledge Tree GED

Gestion des métadonnées, collaboration,

intégration bureautique, recherche

-

Maarch Archivage et

dématérialisation du courrier

Archivage et dématérialisation du

courrier

-

Nuxeo EP GED

Gestion des métadonnées,

workflow, gestion des versions

Outils de gestion des formats vidéo,

support des widgets, blogs/wikis, détection

des doublons, synchronisation entre

bases documentaires.


Les solutions GED OpenSource et leur compatibilité avec les environnements de

travail ainsi que les scanners.

Critères

Solutions

Diversité des

standards

Intégration

bureautique Scanners Total

Alfresco 7

Contineo Ø Ø 1

Freedom

Ø Ø 1

Jahia Ø Ø 1

Knowledge

Tree

Dans sa

version

commerciale

Dans sa

version

commerciale

5

Maarch Ø Ø 3

Nuxeo EP 6

Légende : Ø, Inexistant. : Faible. : Moyen. : Fort

Diversité des standards : cette colonne représente la disponibilité ou non

d’intégration d’API (Application Programming Interface) ou des plug-ins permettant

d’étendre les fonctionnalités de l’outil.

Intégration bureautique : cette colonne représente la facilité avec laquelle le logiciel

GED va pouvoir s’interfacer avec les logiciels bureautiques existants. Généralement,

les logiciels de GED proposent des accès WebDave et FTP afin d’accéder aux

référentiels des applications tiers à travers le réseau IP.

Scanners : c’est la possibilité d’interfaçage du logiciel avec les scanners existant sans

passer par des logiciels tiers. Maarch est le seul logiciel de GED qui s’interface

automatiquement.


Les solutions GED : classement, recherche métadonné es

Critères

Solutions

Plan et

navigation

Indexation

manuelle/

auto

Recherche

intégrale/sur

métadonnées

Import/

Export des

données

Total

Alfresco 12

Contineo Via API 4

Freedom

Via API 7

Jahia 7

Knowledge

Tree

9

Maarch

Module

commercial

6

Nuxeo EP 12


Plan et navigation représente les possibilités de hiérarchisation de catégorie dans la

GED. Par hiérarchisation, on entend priorité.

Indexation manuelle ou automatique : cette rubrique représente la prise en charge

des documents lors de leur intégration (que ce soit des métadonnées ou données). Il

faut bien prendre en compte qu’en général la première indexation sera manuelle.

Recherche intégrale représente le fait de pouvoir faire des recherches de texte dans

n’importe quel document ; attention, pour ce genre de recherche, une intégration

supplémentaire doit être faite.


Les solutions GED : gestion des droits, version, sé curité et interface

Critères

Solutions

Support

LDAP/SSO

Moteur de

règles

Gestion des

versions

Configuration

de l'interface Total

Alfresco 12

Contineo Ø Ø 3

Freedom

Ø Ø 4

Jahia Ø 6

Knowledge

Tree Ø

7

Maarch Ø Ø Ø 1

Nuxeo EP

Via plug-in 11


Support LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) est présent dans toutes les

GED présentées ici, seule la partie SSO (Single Sign On ) est supportée par Alfresco,

Nuxeo, et Jahia.

Moteur de règles permet une interaction poussée avec la base documentaire

(modification des métadonnées, transformation des fichiers, envoi d'emails...).


Les solutions de GED : cycle de vie et archivage

Critères

Solutions

Moteur de

workflow

Archivage

légal

Gestion des

e-mails et

indexation

Total

Alfresco 8

Contineo Ø Ø Ø Ø

Freedom

Ø Ø Ø Ø

Jahia

(version

entreprise)

Ø Ø 2

Knowledge

Tree Ø

(version

commerciale)

5

Maarch Ø Ø 1

Nuxeo EP 8


Moteur de workflow : est la possibilité d’avoir une solution de gestion du contenu Web

(ECM) qui va pouvoir enrichir le processus d’automatisation de procédure.

Archivage légal : est la possibilité de gérer le cycle de vie des documents.

Gestion des e-mails et indexation : est la gestion des e-mails via glisser-déposer

depuis un email.


3.6.1.1 Table de décision pour un logiciel libre

Comme le reflète le tableau suivant, trois solutions sortent vraiment du lot : Afresco,

Knowledge Tree et Nuxeo EP. On dénote aussi que la solution Maarch obtient un total

de 11 points, mais attention, il ne faut pas en tenir compte. Généralement, les solutions

de GED libres ou payantes vont intégrer en plus de la solution GED, la solution

Maarch, car cette dernière est spécialisée dans : Archivage et dématérialisation du

courrier. On notera aussi que plusieurs solutions libres ont aussi recours à des

modules payants afin d’étendre leurs possibilités. Afresco, Knowledge Tree, bien

qu’étant des solutions libres, proposent aussi une version payante, plus robuste.

Critères

Solutions

Intégration

Classement

et recherche

Gestion des

droits

Cycle de vie et

archivage

Total

Alfresco 7 12 12 8 39

Contineo 1 4 3 Ø 8

Freedom

1 7 4 Ø 12

Jahia 1 8 6 2 17

Knowledge

Tree 6 9 7 5 27

Maarch 3 6 1 1 11

Nuxeo EP 6 12 11 8 37

* Sur la base des résultats des 4 tableaux de critères précédemment réalisés


3.6.2 Comparatif des logiciels payants

Ci-dessous seront exposés les logiciels payants qui font actuellement référence sur

Internet. Contrairement aux solutions libres, le tableau référencera les points forts et

faibles. Etant donné que ces solutions sont payantes, le tableau reprend les avis des

éditeurs.

Informations obtenues à partir du site :

http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/home :

Logiciel Prix Forces Faiblesses Fonctionnalités Novaxel Editeur: Novaxel

1140 € pour 1 utilisateur 11960 € pour 20 utilisateurs Version gratuite destinée aux particuliers

Efficacité du classement (il faut en moyenne 2 secondes pour retrouver un document dans Novaxel) Simplicité d'utilisation Rapidité de la prise en main Compatibilité avec de nombreux formats de scanners (pas seulement les modèles bureautiques utilisés habituellement par les solutions d’OCR)

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherche full text Sauvegarde de recherche Gestion des droits Records management Authentification LDAP

MFiles Editeur: Motive Systems

395 € pour 1 utilisateur Version express gratuite destinée aux particuliers, aux professions libérales et aux TPE Propose aussi des licences flottantes (non nominatives) et lecture seule

Simplicité d'utilisation et d'installation Rapidité de la prise en main

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherche fulltext Sauvegarde de recherche Gestion des droits Records management Authentification LDAP

Knowledge Tree Editeur: Knowledge Tree

Abonnement annuel obligatoire à partir de 1675€ pour 20 licences (licences GPL gratuites)

installation très rapide: 10 minutes Simplicité d'utilisation Rapidité de la prise en main

20 utilisateurs minimum

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherche fulltext Sauvegarde de recherche Gestion des droits Records management Authentification LDAP


IBM Content Manager Editeur: IBM

432,95 € pour 1 licence

Rapidité, robustesse Etendue fonctionnelle

Complexe à configurer

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherches full text Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management

Alfresco Editeur: Alfresco

Abonnement obligatoire à partir de 16 125 euros par CPU (environ 50 utilisateurs)

Rapidité, robustesse Etendue fonctionnelle

Complexe à configurer

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherches full text Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management

Sharepoint Editeur: Microsoft

License Serveur MOSS 2007: 3730€ Licence Client (CAL): 80€

Portail collaboratif performant et simple à utiliser Solution moins couteuse et moins complexe à mettre en œuvre qu’Opentext et Documentum

fonctionnalités GED moins avancées que ses concurrents, notamment en termes d'archivage légal et longue durée

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherches full texte Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Web Content Management


OpenText ECM Suite (ex Livelink) Editeur: OpenText

Prix minimum de départ non communiqué (Cout de 1000 licences:475400 €)

Fonctionalités GED optimisées grâce à l'intégration MS Office, Sharepoint, SAP,etc.

cout des licences et de mise en œuvre très important

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherches full texte Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management

EMC Documentum Editeur:EMC

Prix minimum de départ non communiqué (Coût de 1000 licences: 557300 €)

Rapidité, robustesse: le temps de réponse moyen est de 0,86s pour 100000 utilisateurs connectés simultanément pendant 12H

GED la plus chère du marché, complexe et longue à mettre en œuvre

Business Process/Workflow Gestion des emails Recherches full texte Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management


3.6.2.1 Table de décision pour un logiciel payant

La table de décision est laissée volontairement vide car il est impossible de la remplir à

la place des dirigeants. Les facteurs de prix, de fournisseur de logiciels et d’installation

sont internes à l’entreprise, en fonction des critères stratégiques de l’entreprise.

Critères

Solutions

Prix

Editeur

Complexité

d’installation Total

Novaxel

MFiles

Knowledge

Tree

IBM Content

Manager

Alfresco

Sharepoint

OpenText

ECM Suite

EMC

Documentum



3.6.3 Table de décision général sur le choix d’un o util de GED

Critères

Solutions

Prix

Fonctionnalités Complexité

d’installation Total

Libre

ou

si l’achat

des modules

payant

ou :

si l’achat des

modules

payant

6 ou 8

Payante 6


Que ce soit une solution libre ou payante, l’entreprise doit avant tout réfléchir à :

� Qui sont les partenaires informatiques ?

� Quelles solutions peuvent-ils installer ?

� Quels supports peuvent-ils fournir après la fin du projet d’installation ?

En répondant à ces trois questions, un choix va naturellement s’imposer. A titre de

recommandation, il faut toujours partir avec la solution que votre partenaire

informatique précautionne.


3.6.4 Table de décision générale

Cette table de décision se veut simpliste, car chaque entreprise doit mettre en avant

d’autres critères qui permettent d’affiner la décision sur l’opportunité de la mise en

place ou non d’un système de GED. Il ne faut pas oublier que le flux d’information ne

va qu’augmenter d’année en année.

Critères Solutions

économies

Amélioration de la qualité


Facteur Humain


Complexité de l’installation

Editeur

Amélioration du service clientèle

Total

Libre Payante


3.6.5 Budget estimatif pour une solution libre

Nous allons tacher de faire un budget estimatif du coût d’une solution libre pour

l’installation d’une GED. Pour ce faire, nous allons prendre une PME de 60 employés.

Le centre informatique se compose de deux personnes qui ont pour tâche principale le

support des utilisateurs. Le comité de direction décide de mettre en place un système

de GED afin de pouvoir faire un gain de place et commencer le processus de

certification ISO 9000. Il demande au centre informatique de faire un budget estimatif

des coûts d’une solution de GED. Le centre informatique et le comité de direction

remplissent une table de décision afin de déterminer les critères stratégiques

importants et ainsi, pouvoir choisir de s’orienter vers une solution libre plutôt que

payante.

Critères Solutions

économies

Amélioration de la qualité


Facteur Humain


Complexité de l’installation

Editeur

Amélioration du service clientèle

Total

Libre . : . : . : . : :

: : . . : 25

Payante . : . : . : . : : : . : 17 Légende : : Faible. : Moyen. : Fort


Le centre informatique décide de faire appel à des ressources externe pour le projet,

car il ne dispose pas des connaissances nécessaires à la réalisation du projet.

L’entreprise a donc besoin d‘:

� Un chef de projet

� Un expert en organisation et méthode d’entreprise

� Un expert informatique

� Un consultant en archivage et documentation

En ressources matériel et logiciel :

� Un scanner :

� Ici nous allons prendre un scanner Kodak

� Un Logiciel de capture de documents

� Un serveur de stockage

� Nous partons sur un serveur IBM DS3512, il est tout naturel de prendre un

serveur chez son fournisseur de matériel informatique. Ce serveur est

recommandé par les professionnels du milieu bancaire privé.

� La maintenance pour ce serveur en 7x24

� Trois ans de maintenance est la recommandation d’IBM pour leur serveur

en 7x24 avec un temps de réponse de 4 heures

� L’ajout de cinq disques durs afin d’avoir un espace de stockage suffisant pour

les cinq prochaines années. L’ajout de disques durs est une prévision du flux

d’information que l’entreprise va recevoir. Il faut tenir compte du niveau

d’information reçu actuellement et le comparer avec l’année précédente afin de

déterminer l’espace nécessaire dans les cinq ans. Il est naturellement possible

de ne prendre que l’espace nécessaire et d’acheter des disques au fur et à

mesure.

� La réutilisation des armoires à classement existante pour les documents légaux

(contrat de services, vente, travail, etc.)


� Un logiciel OpenSource

� L’obtention de logiciel OpenSource n’engendre pas de coût de logiciel et

de licence pour l’utilisation du produit.

En ressources humaines internes :

� La mise à jour et la rédaction des manuels d’utilisation de la GED.

� Deux personnes pour préparer les documents ainsi que leur archivage pendant

une période de deux mois afin d’assurer la prise en charge actuelle, plus la

formation d’un employé.

� La formation à l’outil de GED :

� Utilisation

� Administration

� L’étude préalable aux choix de la solution libre, du fournisseur de la solution,

des consultants et experts, des aspects techniques de mise en production.

Nous pouvons constater dans ce tableau que le prix du matériel et logiciel ne

représente qu’environ 15% du prix total du projet. Ce coût, bien que faible, peut bien

sur diminuer en prenant un autre type de serveur.

Si nous partons sur une solution payante, nous allons avoir une augmentation du prix

qui est liée à l’acquisition du logiciel ainsi qu’aux licences.

Le coût total estimé est de 322'169.25 CHF, nous pouvons encore diminuer ce coûts

en prenant en charge la gestion du projet. Cette diminution peut représenter environ 20

à 30% du coût de gestion de projet. Cette diminution de coût de gestion de projet

engendre aussi une diminution du coût de formation du personnel pour l’administration

du logiciel ainsi que celui de l’utilisation. Il faut noter que le projet de GED est implanté

en deux mois, en faisant travailler le centre informatique il faut compter environ

un1mois de travail personnel, ensuite il faut rajouter le coûts des formations externes.

Par contre, en aucun cas il n’y aura une diminution des coûts organisationnels ainsi

que des coûts des documents.

UN PROJET DE GED EST UN PROJET ORGANISATIONEL ET ST RUCUTREL DE

L’ENTREPRISE.


Budget estimatif :

N° Rubriques Unité Montant unitaire/forfait Total

I. Gestion de projet

Chef de projet 1 mois 1200/jours 36 000

Expert en organisation et méthodes 0.5 mois 1200/jours 18 000

Expert en informatique 1 mois 1200/jours 36 000

Consultant archiviste et documentaliste 1 mois 1200/jours 36 000

Archivage (préparation et archivage des documents) : 2 sur 2 mois

2 mois 1000/jours 60000

Sous total 186 000

II. MATERIEL ET LOGICIEL

1 Scanner Kodak i1310 1 pièce

1349.20 1349.20

Etagères pour le rangement physique 0 0 Utilisation de l’existant

Logiciel Libre 1 0 0

Licence Logiciel 1 0 0

Logiciel Kodak Capture Pro 1 utilisateur

1 licence

549.60 549.60

IBM System Storage DS3512 1 8900 8900

Disque dur 3,5” 15K SAS 450 Go 5 pièces 763 unités 3 815

Storage DS3512 garanti 3 ans 7x24 3 ans 4600 13 800

Sous Total Matériel et logiciel 28413.8

III. Documentation GED ainsi que les processus interne

forfait 50 000 50 000

IV. Formation du personnel à l'utilisatio n du logiciel et à l’administration

forfait 25 000 25 000

V Etude Préalable 10 000 10 000

Coût total du Projet hors taxes 299 413.8

VI. TVA (7.6%) 22 755.45

VII. TOTAL TTC

322 169.25


Coût de fonctionnement pour la 1 ère année :

Lors de la première année, une équipe de suivis du projet est implanté en plus des

coûts de fonctionnement. Le tableau ci-dessous comporte donc :

� Un Project Manager :

� Il aura pour fonction de s’assurer que les formations sont bien faites, ainsi

que de contrôler l’intégration des processus. La gestion du projet sera faite

par notre centre informatique. Cette activité sera d’environ trois jours par

mois

� Un Archiviste responsable GED:

� Création d’un nouveau poste de travail avec pour fonction l’archivage et le

suivis des mise-à-jours logiciel GED. Il reprendra le rôle de Project Manager

dès la 2ème année.

� Nous allons aussi considérer les coûts de maintenance du matériel et logiciel

sur une période de 12 mois.

� Continuer la formation des employés afin de réaffecter le poste d’archiviste à un

autre poste.


I. Gestion du projet

Project Manager 12 mois 800/jours 28 800

Archiviste responsable GED Nouveau poste de travail

5500/mois 66000

Sous total 94 800

II. Maintenance MATERIEL ET LOGICIEL

Maintenance Scanner 12 mois 600/année 600

Maintenance Serveur 12 mois 4600/année 4 600

Maintenance Logiciel de GED 12 mois 600/année 600

Sous Total Matériel et logiciel 5 800

III. Format ion du personnel 5000 5 000

Coût total du Projet hors taxes 105 600

IV. TVA (7.6%) 8025.60

V. TOTAL TTC 113 625.60


Coût de fonctionnement pour les années 2 et 3:

Les années suivantes, les coûts de fonctionnement comprendront :

� Un Archiviste

� coûts de maintenance du matériel et logiciel sur une période de 24 mois.

� Formation continue


I. Gestion du projet

Archiviste responsable GED Nouveau poste de travail

5500/mois 66 000

Sous total 66 000

II. Maintenance MATERIEL ET LOGICIEL

Maintenance Scanner 24 mois 600/année 1 200

Maintenance Serveur 24 mois 4600/année 9 200

Maintenance Logiciel de GED 24 mois 600/année 1 200

Sous Total Matériel et logiciel 16 600

III. Formation du personnel 5000 5 000

Coût total du Projet hors taxes 87 600

IV. TVA (7.6%) 6 657.60

V. TOTAL TTC 94 257.6

Retour sur investissement (ROI) :

On peut estimer un ROI dès la première année d’utilisation. En effet, les premières

économies visibles vont être sur les frais de stockage et de papier d’environ 30% du

budget actuel.

En outre, les temps de recherches et de classifications vont diminuer, ce qui va

permettre d’engendrer des économies de travail effectif. En effet un employé pourra

être plus performant dans son domaine d’activité.


4. Choix de mise en œuvre

La mise en œuvre d’un système de GED peut être problématique. Comme déjà

énoncé plusieurs fois, la GED va devenir la mémoire de l’entreprise, c’est par elle que

les processus, savoir-faire, archivages, transmissions et modifications de l’information

vont passer. Il est donc naturel de prétendre que si une entreprise démarre un projet

de GED elle se doit de l’achever. Deux stratégies de mise en œuvre vont être

abordées. Ces dernières sont éprouvées dans le domaine de l’informatique :

� Stratégie globale de déploiement faire un « big-bang »

� Un big-bang est l’implémentation globale en une fois d’un logiciel

� Stratégie par secteur d’activité : faire un pilote, puis établir un plan de

déploiement pour les secteurs d’activité restants.

4.1 Stratégie de mise en œuvre

Quelle que soit la stratégie employée, il faut d’abord :

� Concevoir la solution architecturale du déploiement de la GED en deux

espaces (Source IBM) par exemple :

� L’archivage Electronique


� L’archivage physique

4.1.1 Stratégie globale de déploiement

La mise en œuvre d’un système de GED en déploiement global consiste à :

� Normaliser tous les documents de l’entreprise, c'est-à-dire définir les types de

documents, les typographies, les logos, les formats des documents etc.

� Dématérialiser les documents, c'est-à-dire les rendre numériques et

exploitables.

� Normaliser les documents entre l’entreprise et sa Supply Chain (Clients –

Distributeurs - Fournisseurs, pour que la GED soit efficace, il ne faut pas avoir

plusieurs types de format de documents. Il faut établir, en étroite collaboration

avec les partenaires, les standards de documents afin d’aider les outils d’ERP à

être plus efficaces.

� Prévoir les serveurs de stockage pour l’infrastructure globale de l’entreprise.


� Prévoir les formations pour chaque département de l’entreprise, les méthodes

de travail vont changer, il faut s’assurer que chaque employé soit capable

d’utiliser le système afin que ce dernier l’aide et ne l’empêche pas de travailler.

� Préparation en amont

Cependant, ce n’est pas recommandable car :

� il est lourd à mettre en place,

� les coûts financiers sont plus importants et non espacés dans le temps,

� on s’expose à plus de critiques et surtout plus de résistances et négligences

des employés. Il est plus facile de gagner la confiance de cinq personnes que

de 500,

� etc.

A titre d’exemple, j’ai eu l’occasion de participer à l’implémentation d’un système de

GED au sein d’une entreprise en faisant un big-bang. L’entreprise s’est retrouvée avec

des coûts supplémentaires directs lors de l’implémentation de la solution GED, car ses

serveurs n’étaient pas adaptés. La montée en charge a été trop importante et l’espace

de stockage fut mal mesuré par le client. Les conséquences de ce big-bang furent une

augmentation des coûts directs du projet en matériel et en ressources humaines ainsi

qu’une date de fin de mise en production retardée de trois semaines. Par ailleurs, le

client à senti une baisse de motivation pour le projet des employés suite à ce

problème.

4.1.2 Stratégie de déploiement par secteur d’activ ité ou basé sur un pilote

Le déploiement par secteur d’activité est plus simple et aide au processus

d’alimentation de la GED. En effet, ce déploiement part du principe qu’on ne déploie

notre GED qu’au sein d’un seul secteur d’activité à la fois. En règle générale, ce type

de déploiement commence par les ressources humaines, bien que n’importe quel

secteur puisse faire l’affaire, car tous les secteurs sont critiques pour une entreprise.

Un déploiement par secteur va nous permettre de recueillir les impressions des

employés et ainsi améliorer :

� La formation des employés.

� La manière de présenter le nouveau système.

� La mise à jour du processus d’implémentation.


� La motivation des autres secteurs d’activité de l’entreprise.

En outre, cette stratégie de déploiement a aussi l’avantage de permettre d’espacer les

coûts dans le temps, ce qui n’est pas négligeable, car

� Il est possible que le design de la solution globale soit mal conçue ou mal

évaluée budgétairement. Dans un déploiement global d’une solution de GED au

sein d’une entreprise, demander au comité de directement une « rallonge »

budgétaire peut être difficile à justifier.. Dans le cas de déploiement par zone

d’activité, le budget peut être révisé à tout moment et ainsi n’avoir que peu

d’impact pour l’entreprise. En effet, un déploiement par étapes, permet de

budgétiser les coûts, l’entreprise ne débloque pas de fonds importants en une

seule fois. D’autre part, il est possible de retarder l’implantation de la GED en

cas de problèmes budgétaires.

� L’entreprise commence par le secteur dit le plus coûteux et ainsi peut espérer,

en fin de projet, avoir fait des économies.

Il est fortement recommandé de choisir cette solution. En effet, l’impact financier est

moins important. D’autre part, elle nous permet aussi de choisir son « candidat » et

ainsi faire des personnes réfractaires des alliés précieux pour la suite

4.2 Quelques précautions préalables

Un projet d’implantation d’un outil de GED, n’est pas simple, car c’est une méthode de

fonctionnement et de partage de l’information au sein d’une entreprise. Les employés

d’une entreprise vont devoir changer leur mode de travail par rapport à l’information. Il

est important, dès le départ, qu’il y ait un :

� Accompagnement des employés : les informer, les rassurer, les faire participer

est essentiel afin de :

� gagner la confiance des personnes à cette nouvelle initiative de

l’entreprise

� éviter les réticences et donc une mise en échec du projet avant même

qu’il ne commence.

� Choix d’une solution simple à mettre en œuvre, par simple il faut comprendre

non restrictive

� Une formation et des méthodes d’enseignement adaptées doivent être prévues.


4.3 Coûts indirects ou cachés d’un projet de GED

L’évaluation des coûts totaux d’un projet informatique doit prendre compte les coûts

directs et indirects.

« …, les coûts de fonctionnement cachés des réseaux locaux et des réseaux généraux peuvent représenter le triple des coûts directs de fonctionnement. »

L'étude menée en 1992 par Nolan, Norton & Co. et intitulée Managing End User Computing

4.3.1 Perte initiale de productivité

Une baisse de la productivité peut survenir au départ, durant la période où les

employés apprennent à exploiter les nouveaux outils technologiques.

Une étude préalable est nécessaire à toute implantation d’un projet de GED. Cette

étude nécessite un certain budget qui peut être plus ou moins important. Elle doit

permettre de définir le type de solution GED choisi, le type de serveur, l’espace disque

nécessaire la révisons des processus interne et externe ainsi que les accords avec la

supply chain sur le format des documents, ainsi qu’une prévision du nombre de jours

de formation pour les salariées.

4.3.2 Documentation

Une augmentation de la documentation se fera sentir dans un premier temps, car il va

falloir documenter chaque processus, chaque formation etc. Ceci est normal et cette

augmentation ne va pas perdurer dans le temps.

4.3.3 Ressources Humaines

Il est nécessaire d’encadrer et de planifier à l’avance, puis pendant et après le projet,

des séances de :

� Formation à l’outil

� Développement du Personnel grâce à l’outil

� D’information sur les répercutions sur la façon de travailler.


4.4 Critères de mise en œuvre

Comme mentionné au point 4.1, il est possible de choisir la stratégie de déploiement. Il

est important de prendre vraiment tous les points en considération afin d’adopter la

meilleure solution.

Les critères principaux de mise en œuvre qu’une entreprise doit évaluer sont :

� Usage de la GED

� Une solution de GED n’est pas un outil de classement, il est l’entreprise.

Chaque secteur d’activité est intégré. Pour cela il est nécessaire de

distinguer les besoins spécifiques d’un département des besoins commun

de l’entreprise. Les points communs vont définir l’organisation du système

de GED et les points spécifiques vont définir le fonctionnement du

département. Il ne faut surtout pas faire une et une seule procédure de

classement, car sinon l’outil ne serait pas efficient. Surtout cela peut

engendrer un double classement : ce qui entrainerait une perte de temps et

d’efficacité.

� Etablir des règles de nommage

� Il est nécessaire de définir des conventions de nommage et le format des

documents tels que les dates et le type. Il faut aussi prendre en compte

que les personnes ne vont pas forcément respecter toutes ces règles, il est

alors nécessaires d’automatiser le plus possible ces conventions afin de

garantir l’uniformité des documents.

� Rendre l’information disponible

� Il est important de rendre l’information disponible, mais contrôlée en

mettant en place des règles de gestion, c'est-à-dire que l’information doit

être disponible mais pour en disposer il faut avoir des droits d’accès


� Organisation d’une GED

� L’organisation d’une GED peut être comparée à une organisation d’une

entreprise, c'est-à-dire qu’il y a une structure arborescente entre les fichiers

et les documents comme un organigramme d’entreprise. Cette manière

d’aborder cette problématique facilitera aussi le travail de recherche des

documents par un utilisateur. Un autre élément important dans

l’organisation d’une GED est le mécanisme d’indexation2 des documents

qui permet d’éviter de dupliquer la même information et de profiter ainsi

des « cross references3 »

� Evolution de la GED au fil du temps

� Lors de la conception de l’organisation d’une GED il est nécessaire de

penser au futur. L’entreprise évolue, les processus évoluent, il est donc

important de prévoir cette évolution lors de l’organisation du système et ne

rien marquer dans le marbre. Chaque document doit pouvoir être

réorganisé dans le système à l’image des restructurations ou

réorganisations d’entreprise. Il est aussi important de penser qu’un

document peut être amené à disparaître ou changer il est donc nécessaire

que le système de GED soit évolutif.

� Déploiement de la solution de GED

� Cette opération peut être prévue à deux niveaux :

• Global, c'est-à-dire un big-bang

• Par secteur avec un site pilote

2 indexation : L’indexation d'un texte consiste à repérer dans celui-ci certains mots ou expressions particulièrement significatifs (appelés termes) dans un contexte donné, afin de créer un index terminologique. L’indexation matière est le processus qui consiste à indiquer dans un catalogue, un instrument de recherche ou une base de données bibliographiques le sujet d'un document. L’indexation automatique est une technique informatique qui permet de repérer des éléments significatifs dans un fichier informatique.

3 cross-references : référence croisée en français signifie : un renvoi (nom), est une instance au sein d'un

document qui se réfère à des informations connexes.


4.4.1 Déploiement de la solution GED - table de déc ision

Cette table de décision se veut simpliste car chaque entreprise doit mettre en avant

d’autres critères qui permette d’affiner la décision sur le niveau de déploiement d’un

système de GED. Sur cette table de décision ci-dessous figurent les principaux points

que toutes les entreprises devraient prendre en compte pour déterminer le niveau de

déploiement.

Critères

Déploi

ement

GED

Règles

de

nomma

ge

Disponi

bilité de

l’inform

ation

Organi

sation

d’une

GED

Evolut

ion de

la

GED

Ressource

Humaine

Docum

entatio

n

Perte

de

Produc

tivité

Total

Déploiement

Global

Déploiement

par secteur



Conclusion

Au constat fait sur les difficultés dans la gestion des documents et plus

particulièrement, l’augmentation constante du flux d’information extérieur et intérieur,

une meilleure maitrise de ce flux est nécessaire. Il est opportun pour tout décideur de

se poser les questions suivantes :

� Comment accéder à une information rapidement ?

� Quelles sont les procédures mises en place ?

� Comment capitaliser la connaissance et le savoir-faire de l’entreprise

� etc

Ce problème passe par l'adoption d'une solution de Gestion Electronique des

Documents compte tenu des avantages déjà énoncé proposer par ce genre d système.

La GED est une solution qui fut réservé pendant longtemps aux grandes entreprises

mais aujourd’hui toute TPE ou PME qui rencontre ou rencontrera des problématiques

d’optimisation de son information, de capitalisation de l’information ou de

développement vers des modèles d’avenir, comme le e-business, doit s’orienter vers

une solution de GED.

Cependant, la mise en route d’un projet de GED est longue, car il faut faire plusieurs

semaines d’étude préalable afin de bien déterminer :

� Les critères stratégiques

� La solution

� Les moyens de mise en œuvre.

La GED est un projet ambitieux, qui doit réunir tous les acteurs d’une entreprise

derrières elle avec le but d’améliorer et de centraliser les processus organisationnels

de l’entité.

Comme nous avons pu le constater dans le chapitre 3, un projet de GED est

relativement coûteux, ce n’est pas le coût du matériels et du logiciel qui impact le

budget mais le coût de transformation de l’entreprise. En effet, un outil de GED change

l’organisation de l’entreprise, par des redéfinitions des postes de travail, c’est-à-dire les

activités humaines. Il est nécessaire d’examiner les solutions de GED non pas comme

un outil informatique mais plus comme une culture d’entreprise.




disposition.

Que l’on soit une TPE ou une PME, l’obtention d’une solution de GED est à portée de

main, grâce aux nombreuses solutions OpenSource telles que :

� Alfresco

� Knowledge Tree

� Nuxeo EP

Qui vont répondre aux principaux besoins sans coût de licences supplémentaire.

Néanmoins, certains distributeurs de ces 3 solutions proposent des prix très attractif

des prestations pour l’installation, la configuration et la formation à l’outil, le support et

la maintenance.

Il est important que l’entreprise s’oriente vers l’avenir, les solutions de GED deviennent

de plus en plus répondues. Elles commencent à développer des systèmes de créations

simplifiées de workflows. Comme par exemple, la création de tableaux décisionnels

pour le secteur de la vente pour les membres du comité de direction.

On constate aussi que les intégrations avec des outils de type CRM, ERP etc sont de

plus en plus courantes.

Pour conclure on peut imaginer que dans un avenir proche, les GED deviendront une

sorte de « super GED ». Les innovations technologiques et logiciels permette

actuellement de coupler les informations d’une GED à un ERP, CRM etc, il est donc

naturel de pensez que certains fabricants d’ERP tel que SAP ou Oracle, vont décider

de franchir le pas et fournir un système complet de gestion d’entreprise. Par ailleurs,

l’avenir de la GED passe également par les innovations au niveau des interfaces

hommes-machines. En effet, le principal problème des documents électroniques est le

manque de flexibilité quant à leur utilisation sur un ordinateur conventionnel. La GED

permet la mise à disposition rapide des documents. Maintenant, il nous faut également

les outils adaptés pour en tirer un maximum de profit d’une manière aussi naturelle

qu’une feuille de papier.


Glossaire

GED : Gestion Electronique de documents

CIFS : Common Internet File System

SSO : Single Sign On

LDAP : Lightweight Directory Access Protocol

ERP : Enterprise Resource Planning

WCM : Web Content Management

ORC : Optical Character Recognition

ROI : Return On Investment en français retour sur l’investissement

Versionning : Gestion des versions

LAD : Lecture Automatique de Documents

SOX : Sarbanes-Oxley

fine tunning : Règlage fin

packagée : Ensemble de fonctions ou modules d’un logiciel

supply chain : La gestion de la chaîne logistique

workflow : Flux de travail

CRM : Gestion de la relation client


Webographie

Comparatifs de logiciels propriétaires et OpenSources

http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/home

Article tiré du journal du net : Les solutions GED OpenSource :

http://www.journaldunet.com/developpeur/outils/selection/08/0205-ged-open-

source/8.shtml

Le petit livre blanc : La GED OpenSource :

http://www.smile.fr/Livres-blancs/Gestion-de-contenu-et-GED/La-GED-open-source

Wikipédia , GED:

http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents

Mase-Solution :

http://www.mase-

solutions.com/Documentation/Bien%20g%C3%A9rer%20un%20projet%20documentair

e.pdf

Alfresco :

http://www.alfresco.com/

Contineo :

http://contineo.sourceforge.net/index.html

Freedom :

http://www.dynacase.org/

Jahia :

http://www.jahia.org/cms

Knowledge Tree :

http://www.knowledgetree.com/

Maarch :

http://www.maarch.org/

Nuxeo EP :

http://www.nuxeo.com/fr/produits/ep


Novaxel :

http://www.novaxel.com/

MFiles :

http://www.m-files.com/eng/home.asp

IBM Content Manager.

http://www-01.ibm.com/software/data/content-management/

Sharepoint :

http://sharepoint.microsoft.com/en-us/Pages/default.aspx

OpenText ECM Suite :

http://www.opentext.com/

EMC Documentum :

http://www.emc.com/domains/documentum/index.htm


Annexe 1 Alfresco

Voir la brochure Afresco

Annexe 2

Nuxeo

Voir la brochure Nuxeo

Annexe 3

IBM

Voir la brochure IBM

Annexe 4

KnowledgeTree

Voir la brochure KnowledgeTree

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