Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

Comment mettre en œuvre sa GED Transverse avec Alfresco

Alain NowakResponsable [email protected] Tél. : +33 1 75 57 84 80 05/03/15

mailto:[email protected]

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Qui est StarXpert ?

Leader français avec plus de 200 projets réalisés en 10 ans, StarXpert est un intégrateur de solutions OpenSource pour la collaboration et la dématérialisation● Platinum partner Alfresco depuis 2006● Contributeur, Gold partner et centre de

formation officiel Zimbra depuis 2006● Contributeur historique d'OpenOffice.org● Contributeur GLPI / OCS depuis 4 ans


L'offre 2015

StarXpert : la plus importante équipe sur la collaboration


Qui est StarXpert ?

Apporter une alternative OpenSource aux besoins de productivité personnelle et de dématérialisation de nos clients.

– Étude d'opportunité, conseil en architecture technique et fonctionnelle, organisation de projet de migration, ...

– Mise en œuvre, déploiement, reprise des données, intégration, formations techniques

– Conduite du changement

– Maintien en conditions opérationnelles, TMA, support technique


Export SEDA Connecteuri-Parapheur

Extensions

OPAL●édition Online de documents

●depuis Alfresco ou OOo

Save & Attach●sauvegarde de mails●attachement de pièces jointes●envoi sous forme de lien


Extensions

MultiSave - MultiDiff

Visionneuse MSOffice

SXP Sugar : Export de contacts

ASUR : statistiques d'utilisation

Admin Tools

StarXpert Save : Sauvegarde de mails


Outils de migration

OATAnalyse des macros MSO pour migration

SMITIndustrialisation de la migration dans Zimbra

ADMITInjection massive de données dans Alfresco

Connecteur Lotus et Vdoc, Webdélib

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Quelques références Alfresco

– Villes et Métropole– Toulouse Métropole, Rennes Métropole, Grenoble, Nevers, Melun,

Val de Fensch, CA Pays de Romans, Dunkerque, ...

– Conseils Régionaux● Picardie, Aquitaine, Basse-Normandie, Poitou-Charentes

– Conseils Généraux● Ardennes (08), Aude (11), Corrèze (19), Eure (27), Nièvre (58),

Sarthe (72), Somme (80), Lozère, Haut-Rhin, Loire-Atlantique, Loiret, …

– Enseignement Supérieur et Recherche● Cirad, INRIA, IRSTEA, Universités de Grenoble

– Inéris, ANFR, ANSES, Habitat 76, CDG56, SDIS57

– Gie Carte Bancaire, Plastic Omnium, Systra, Editis

March 5, 2015 9

Points clés de la présentation

– La GED Transverse : pour quoi, pour qui ?

– Les stratégies de mise en œuvre avec Alfresco

– La démarche Projet : '' Think big, start small and move fast''

– Les connecteurs


Problématiques rencontrées

– Besoin de partage documentaire● Portail documentaire / GED

– Besoin de travail collaboratif sur les documents● En interne● Avec des partenaires externes

– Besoin de retrouver les informations● Ou sont les documents de référence ?● Ou sont les documents liés à un tiers : administratif

(contrat, factures, PJ), fonctionnel (spécifications, prestations attendues et fournies) ..

Améliorer l'efficacité dans un contexte de forte volumétrie documentaire


Situation de départ

Multiplicité des sources documentaires :● Papier● Documents non structurés, gérés sur système de fichier● Documents issus de diverses sources

– Outils bureautiques– Courriers numériques ou papier, mails– Documents produits et utilisés par des applications métier

● Documents stockés sur diverses solutions– Armoires ..– Documents sur système de fichiers– GED intégrées aux applications métier

● Volumétrie importante– Besoin de stocker, gérer, et rechercher



– Documents associés à des processus :● Processus explicite :

– Validation formelle (Système Qualité ..)– Signature probante (arrêtés RH, délibérations …)– Processus de publication / diffusion sur portail– Tout processus de l'organisation (BPM) incluant du document

● Processus implicite :– Création de documents impliquant plusieurs acteurs– Issus d'échanges informels (Mail ..)– Ou formalisés avec formulaires Office / papier

– Processus documentaires gérés par divers outils (applications métier, outil BPM) parfois en voie d'obsolescence



– Comment organiser ces documents et processus ?

– Comment gérer les sources multiples ?

– Besoin d'urbanisation du système d'information documentaire


Alfresco en GED transverse

StarXpert propose une stratégie de Ged transverse basée sur Alfresco

ApplicationsMétiers

Modules

Personnalisations

Collaboration

Recherche


Démarche projet

– « Think big » : vision d'ensemble de la cible :● Efficacité de la gestion documentaire● Démarche de dématérialisation

– « Start small » : identifier les premières mises en œuvres

– « Move fast / scale fast » : profiter de la dynamique pour étendre l'usage


Think big

– La GED est le lieu de stockage des documents

– L'accès peut se faire uniquement via les applications métier ou également par l'interface de la GED


Think big

– La GED transverse proposera● Interface utilisateur personnalisable (par projet, par

métier, ..)● Intégration aux applications métier● Prise en compte également la bureautique et proposer

des fonctions collaboratives

– Répondre aux problématiques :● Quelles sont les échanges que j'ai eu avec ce tiers ?

Les documents de référence (administratifs ..), les documents fonctionnels/techniques associés

● Partage / collaboratif● Dématérialisation


Think big, scale/move fast

– Capacités Alfresco :● Fonctionnel : GED, Collaboratif, Personnalisations, modules,

interfaces applications métier, gestion des processus (activiti)● Technique :

– Scalabilité : volumétrie, montée en charge, haute disponibilité– Intégration SI : annuaire, SSO– Environnement de développement– API publiques, respect des normes


Start small

– Identification du premier projet● Quelles demandes prioritaires des utilisateurs ?● Quels utilisateurs les plus motivés ?● Quels processus manuels peuvent être facilités ?

– Cas typiques● Partage de documents en interne / externe● Projets transverses● Faciliter le travail des utilisateurs

– Modèles d'espaces / de documents– Actions spécifique ( ex : Créer un dossier de marché)


Exemple client : Gestion de dossiers de marchés


Start small

– Personnalisations d'interface :● Menus simplifiés et adaptés● Actions spécifique● Méta-données métier● Utilisation de modèle d'espace

– Résultat projet● Centralisation des informations● Création et suivi simplifiés

– Mise en œuvre légère

– Utilité transverse, visible largement dans la structure


Exemple client : extranet projet

– Centralisation de l’ensemble des documents liés au projet

– Partage de l’ensemble de ces documents entre les différents intervenants



– Fonctionnalités standard Alfresco :● Documents, blog, calendrier

– Personnalisation du tableau de bord

– Intégration annuaire et CAS

– Projet : installation, intégration architecture, formation et conseil sur la struturation


Scale fast / move fast

– Scalabilité

– Personnalisation par site Share

– Nouvelles applications par personnalisation basées sur Share


Architecture Alfresco


Think big : connecteurs

– Connecteurs des applications métier :● Applications de gestion financière des collectivités● SAP● Produits LAD/RAD (Ephesoft, Kofax, ..)

– Connecteurs d'autres outils● Solutions de recherche fédérée (coveo, elastic search ..)● Produits intranet (Drupal, Liferay ..)● ESB (Mule)

– Connecteurs Alfresco vers une application métier :● Utilisation d'un parapheur électronique pour valider /

signer des documents● Archivage légal SEDA


Think big : connecteurs

– Diversité des moyens techniques proposés par Alfresco

● Fonction de serveur de fichier● Intégration de méta-données par fichiers XML● Appel de webservices existant dans Alfresco● Protocole CMIS● Appel de webservices depuis Alfresco


Première solution : Dépose de fichiers

– Dépose simple de fichiers (CIFS ou Webdav) :● Fichiers déposés dans le répertoire● Traitement d'intégration déclenché par une règle


Fichiers XML

– Utilisation de fichier XML :● But : fournir les méta-données● Un fichier XML pour 1 ou n documents (pièces jointes)


Fichiers XML et webscripts

– Dépose par fichier XML et appel de Webscript ● Couplage synchrone● Utilisation du système de fichier

– Cas de figure possibles :

● Import unitaire depuis application métier

● Import en masse (reprise de données)

● Courrier entrant


Appel de Webscript

– Utilisation des webscripts fournis avec Alfresco

– Ou adaptation / développement


Webscript et Webservices Alfresco

– C'est quoi les Webscript Alfresco● Interface RESTfull● Requetes et réponses http● Existence de nombreux scripts dans Alfresco● Développement de nouveaux scripts simple

– Les Webscript sont des Webservices● Toutes actions possibles :

– Création et mise à jour de documents– Mise à jour des méta-données– Récupération de documents ou de méta-données– Gestion des droits

– Si besoin d'échanges sécurisés : voir CMIS


Connecteur CMIS

– CMIS : norme d'interrogation de GED ● Le développement est portable sur une autre GED● Evolution de l'API sous contrôle de la norme

– Norme supportée par de nombreuses GED● Alfresco, Nuxeo● FileNet, Documentum, SharePoint

– Clients:● Drupal, Joomla, Liferay, eZ Publish ..


Connecteur CMIS

– Avantages de la norme

– Langage de requête● Pas besoin d'être expert Alfresco● Mais il faut apprendre CMIS

– Permet de piloter Alfresco● L'échange reste contrôlé par l'application métier

– Cas d'utilisation● Application métier utilisant Alfresco pour son stockage● Les utilisateurs métiers utilisent l'interface métier● Les autres peuvent accéder aux documents dans

Alfresco


Connecteur iParapheur


Traitement dans e-parapheur


Connecteur iParapheur


Intégration du courrier entrant (Ephesoft)


Intégration du courrier entrant (Ephesoft)

– Intégration dans Alfresco● Documents numérisés, OCR● Extraction et intégration de méta-données selon le type

de document

– Traitement du courrier entrant● Applications existantes (Alfea, BlueXML ..)● Développement spécifique


Conclusion

– Think big : capacités Alfresco : stockage, recherche, intégration SI, scalabilité, connecteurs

– Start Small : projet à forte valeur ajoutée pour les utilisateurs

● Scale fast / move fast : nouvelles personnalisations, nouveaux services, connexion des applications métier

Questions ?

05/03/15

Contact Commercial :Jean-François Donikian

[email protected] 75 57 84 80www.starxpert.fr

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Engineering

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