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Université Mohammed 1er - Faculté des Sciences

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Stage à l’UNAM / MonProg – France, 7-18 octobre 2015_ Rapport : p. 1

Rapport de stage

Stage à l’Université de Nantes Angers Le Mans

dans le cadre du projet Tempus IV « MonProG »

Dans le cadre du projet Tempus IV, intitulé « Mesures d’accompagnement pour

le montage, la gestion et le suivi de projets de coopération internationaux »

(MonProG), j’ai bénéficié d’un stage organisé par l’Université de Nantes Angers Le

Mans (UNAM) du 7 au 18 septembre 2015. Ce stage est encadré par les membres

du Service Europe et Recherche, dirigé par Madame le Professeur Françoise

Grolleau. L’objectif du stage était de voir le fonctionnement quotidien du Service

avec la participation à certaines activités des membres du dit service à Nantes et au

Mans.

Parti d’Oujda le 6 septembre au matin, je suis arrivé à Nantes vers 21h après

correspondance à Casablanca, puis Marrakech. J’ai quitté Nantes le 19 septembre

matin pour arriver à Oujda le 20 septembre à 2h du matin.

Lundi 7 septembre

Après l’accueil au siège de l’UNAM à Nantes, la première session est

consacrée à la présentation de l’UNAM et ses différents services par Mme Patricia

Danican, Chargée de projets Erasmus+ au Service Europe et Recherche. Après un

aperçu sur la structure de l’UNAM, les principaux aspects abordés concernent les

changements au sein de l’équipe depuis la dernière visite et les activités exercées

par chacun de ses membres. Madame Danican a donné un aperçu sur les activités




qu’elle exerce dans le cadre de sa mission (Erasmus+) et elle a évoqué certaines

nouveautés au sein du service comme l’élaboration de fiches programme

concernant Erasmus+ et la prise en charge de l’inventaire des projets européens

déposés par les chercheurs de l’UNAM. L’utilisation de l’outil informatique (Logiciel

ISIWARE) a été évoquée aussi comme moyen de gestion qui permet de retracer pas

à pas le montage des projets et qui s’inscrit dans la procédure qualité de l’UNAM.

Le stage s’est déroulé en grande partie dans ce bâtiment où siège une partie de l’équipe de

l’UNAM à Nantes. Voir : http://www.europe.lunam.fr/

Dans la deuxième partie de la journée, nous avons été rejoints par Mr. Mounir

Legssyer (de l’université de Tétouan) qui a débuté son stage à Angers. Les

discussions ont porté sur des cas pratiques de la coopération internationale en

traitant les Masters Conjoints et les Partenariats Stratégiques. Après une

introduction sur ce type de projets, les discussions ont porté sur les principaux

problèmes rencontrés (concernant la communication, l’éthique, la propriété

intellectuelle, etc.).




Mardi 8 septembre

Parmi les questions traitées dans la matinée avec Mme Danican, la

communication au sein de l’UNAM. Le Service Europe et Recherche assure une

veille concernant les appels à projets (portail du participant et plusieurs autres sites

utiles, abonnement aux magasines, etc.). La communication en interne est facilitée

par l’utilisation d’une adresse commune à tous les services et un espace serveur

partagé en plus du téléphone et des réunions de service. Les informations

préparées par l’équipe sont diffusées en externe aux chercheurs via de

multiples moyens : site internet dédié, courriels, le magasine « Chercheur

Européen », rencontres avec les chercheurs, etc.

La deuxième partie de la journée est consacrée à une rencontre à la

présidence avec messieurs Sébastien Davy et Mickaël Kouropatoff du même

service pour discuter des préparatifs pour le dépôt des projets Marie Curie à J-2.

Parmi les aspects traités, la communication avec les équipes de recherche via les

référents « Europe » au sein des structures de recherche et la spécialisation des

membres par thématique. En plus de la diffusion classique des informations, et

après identification des programmes qui intéressent les chercheurs, les membres du

service organisent des rencontres/ateliers avec les chercheurs intéressés (voir

exemple plus bas). Après utilisation d’un formulaire pour recueillir les informations

sur les thèmes qui intéressent les chercheurs, il est possible d’assurer une diffusion

de l’information de manière ciblée. Après l’information, les aides apportées aux

chercheurs concernent aussi bien le montage que la recherche des partenaires

(publiques ou privés). Il est souvent utile de réviser la partie scientifique de manière

à la rendre plus claire.

Mercredi 9 septembre

Dans la matinée, j’ai participé à une rencontre avec les chercheurs du CEISAM

pour une présentation du RFI LUMOMAT par Messieurs Vincent Massot et M.

Kouropatoff. Après une présentation générale permettant de diffuser les informations

concernant les différentes possibilités de financement, une discussion a été lancée

pour la présélection de thématiques et sujets qui intéressent les chercheurs présents

de manière à anticiper sur les appels 2016/2017 (Energie, matériaux, etc.). L’activité




a permis d’éclairer les chercheurs sur différents aspects concernant les appels

2016/2017 du programme H2020. Cette rencontre interactive a permet d’aborder

plusieurs questions concernant les partenariats et en particulier les industriels, le

taux de succès des anciens appels, la coordination, le lobbying, l’évaluation, etc.

Dans l’après-midi, nous avons visité la maison du chercheur étranger

(http://www.nantes-chercheur.org/) où nous avons été accueillis par Mesdames

Soline et Morgane. Nous avons pris connaissance des différents services offerts aux

chercheurs étrangers par la maison qui est gérée par une association composée

d’une vingtaine d’institutions membres qui assurent son financement. Le chercheur

étranger est assisté avant même de venir réintégrer une structure de recherche dans

la région et lors de son arrivée pour son installation (démarches administratives,

logement, langue, activités culturelles, etc.).

Jeudi 10 septembre

La séance de la matinée, consacrée à la formation doctorale, a eu lieu à

l’UNAM. Madame Aurélie Lardeux, chargée d’études « Ecoles doctorales et insertion

professionnelle » a présenté le service dédié à la formation doctorale et l’insertion

professionnelle des doctorants (2400 environ). L’UNAM qui assure la coordination

de 8 Ecoles doctorales des trois universités de la région, a mis en place un Comité

de pilotage qui assure la gestion des formations et le suivi des doctorants. Plusieurs

outils ont été mis en place pour privilégier l’excellence, l’interdisciplinarité,

l’entreprenariat pour garantir l’insertion professionnelle des doctorants, dont : une

convention commune de gestion des écoles doctorales, une charte de thèse unique,

un outil informatique de suivi des doctorants (LUNAM DOCTEUR).

Le service organise aussi des d’événements favorisant l’insertion

professionnelle des docteurs (Doctoriales, Forums Recherche-Entreprise, Journées

scientifiques des doctorants, Ma Thèse en 180 secondes, etc.).

Le Pôle Étudiant Pour l'Innovation, le Transfert, l'Entrepreneuriat (Pépite) est

porté l'UNAM qui pilote sa mise en place en partenariat avec d’autres acteurs dédiés

à la création d'entreprise dans la région. L’objectif est d’aider et d’accompagner les

étudiants ou jeunes diplômés dans leurs démarches de création d’entreprise dans le

cadre du nouveau statut « Etudiant-Entrepreneur ».




La session de l’après-midi, encadrée par Mr. Gaëtan Drouet, est consacrée à

l’architecture de H2020 et le montage de propositions. Après un rappel des différents

piliers, l’accent est mis sur les défis sociétaux et le concept de la recherche et

l’innovation responsables (Responsible Research and Innovation ou RRI) à prendre

en compte lors de la rédaction des propositions. La professionnalisation de

l’accompagnement du chercheur a été évoquée et comme exercice d’application, un

travail sur le brouillon du programme de travail (WP 2016/17) a été entamé pour

préparer l’atelier du mercredi prochain.

Vendredi 11 septembre

Le travail de la matinée du 11 septembre avec Mr. Kouropatoff a porté sur le

dépôt de projets Marie Curie. Après un aperçu rapide sur les appels ERC, FET et les

appels Marie Curie, un exemple pratique d’une action ERC jeune chercheur a été

traité. Le dossier comporte une partie scientifique de 10 pages accompagné du CV

et la description de l’institution. Les états éligibles sont les états membres ou

associés, alors que les institutions marocaines peuvent accueillir le chercheur qui

n’est pas forcément européen.

Dans l’après midi, un exemple de montage financier dans H2020 a été fait en

utilisant un tableau mensuel. Les aspects traités concernent les frais des activités

organisées par les chercheurs impliqués, les frais de voyage, les frais des

consommables, les frais d’équipement (en tenant compte de l’amortissement), les

frais des publications, etc. En ce qui concerne l’aspect administratif, les sujets

abordés concernent le contrat de travail, les feuilles temps et les différents

justificatifs en se basant sur les règles en vigueur au sein de l’institution.

Lundi 14 septembre

L’activité de la matinée du 14 septembre s’articule autour du programme

Erasmus+ avec Mme Danican. Après une introduction sur les projets déposés et

accompagnés par le service Europe et recherche, deux cas pratiques ont été traités.

Le premier concerne un projet de Master bilatéral commencé dans le cadre du 7ème

PCRD qui a permis le montage d’un projet de Master conjoint en langue française,

avec la coordination de l’université d’Angers. Les différentes étapes de préparation




du projet ont été présentées en détails (réunions de concertation et d’harmonisation,

puis de montage, recherche des partenaires et des soutiens, l’accord de consortium,

la charte de l’étudiant, la répartition des tâches de rédaction du dossier, etc.). Le

deuxième exemple concerne une thématique en médecine avec d’autres

partenaires. En fin de matinée, un exemple de projet « Partenariats stratégiques

dans les domaines de l’éducation, de la formation et de la jeunesse » a été traité. Il

s’agit d’un partenariat préexistant entre collègues en faculté de médecine et qui a

évolué vers un projet de partenariat stratégique avec des modules en e-learning.

La séance de l’après midi est consacré au réseau des points de contact

nationaux (PCN) en France avec Mr. Kouropatoff qui est lui-même impliqué dans

les activités du PCN « NMP ». Une première présentation sur les PCN en France a

permis de résumer la structuration de ces points de contact et leurs activités, ainsi

que leur manière de communiquer avec les chercheurs soit en remontant les

informations des chercheurs vers la CE ou dans le sens inverse.

Mardi 15 septembre

Le 15 septembre, Mme Florine Kermagoret a présenté le troisième pilier du

programme H2020 : les défis sociétaux. La publication des appels sur le portail du

participant se fait à la mi-octobre et le dépôt des propositions se fait en deux étapes.

En premier temps, un projet d’une quinzaine de pages axé sur l’excellence

scientifique et l’impact est évalué. Les projets retenus pour passer à la deuxième

étape sont détaillés dans un dossier de 70 pages. Un exemple est traité en

choisissant la thématique « Energie ». L’importance de bien lire l’appel a été

soulignée en insistant sur le fait que chaque phrase doit être comprise pour bien y

répondre dans la proposition (les PCN sont parfois consultés à ce propos). Certains

types d’actions ont été évoqués (IA, RIA, etc.), ainsi que les niveaux de TRL

demandés. Une liste de ressources a été fournie pour plus de détails.

Parmi les financements abordés : les JTI, JPI, COST et le programme LIFE

pour l’environnement et le climat. Enfin, Mme Kermagoret a donné un aperçu sur le

recensement dont elle est chargée au sein de l’UNAM concernant les projets de

recherche de toutes les structures de recherche des trois universités. La méthode

utilisée se base sur des tableaux Excel où les données sont saisies de manière à




faciliter l’extraction des informations sous différentes formes (tableaux, figures,

diagrammes, etc.).

Dans l’après midi, la session de travail avec Mr. Drouet a commencé par une

lecture d’un brouillon d’appels à projets pour préparer l’atelier du 16 septembre. Une

démonstration de la méthode utilisée avec les chercheurs a été faite en s’arrêtant

sur la question de l’éligibilité pour les institutions marocaines et la recherche de

partenaires. Un exercice pratique a été fait concernant la thématique « Biologie ». La

deuxième partie du travail a été dédiée à la procédure qualité au sein du service

avec toutes les étapes de traduction des procédures en logigramme nécessaire au

développement du logiciel ISIWARE. Une démonstration a été faite sur l’utilisation

de ce logiciel. Enfin, différents types de sujets ont été discutés tels que la

valorisation des résultats, la notion d’impact et la propriété intellectuelle.

Mercredi 16 septembre

Le 16 septembre est réservé aux ateliers concernant les appels H2020 et la

présentation des WP 2016/2017. J’ai assisté à l’atelier concernant la santé et qui a

eu lieu à la faculté d’odontologie (animation Mr. Davy). Dans l’après midi, j’ai

participé à l’atelier consacré à NMP organisé au Laboratoire CEISAM et animé par

Mr. Kouropatoff. L’objectif était de voir comment les membres du service

communiquent avec les chercheurs et les réactions et questions de ces derniers.

Jeudi 17 septembre

Le 17 septembre, je me suis déplacé avec Mme Danican à l’université du Mans

par train pour voir comment se fait la gestion de projets en cours. Nous avons été

accueillis par Mesdames Cristina Dauphin, assistante projets européens et Julie

Montegu, chargée de projets européens.

La première partie de la journée est consacrée à une présentation du service à

l’université du Mans, ainsi que les activités de ses deux membres en ce qui

concerne la veille, l’information et l’aide au montage. Puis, une présentation a été

faite sur l’organisation de la 6ème édition de « la nuit des chercheurs » qui est une

manifestation permettant des rencontres entre les chercheurs et le public et où les

chercheurs présentent les résultats de leurs recherches de manière accessible à un




large public. Différents aspects ont été discutés : participants, bénéficiaires,

partenaires, démarches d’organisation, impact, etc.

Lieu de stage à l’université du Mans.

La deuxième partie de la journée a été réservée à la gestion pratique des

contrats FP7 et Marie Curie par Mme Dauphin. Les aspects traités concernent la

gestion administrative (conventions, organisation des activités, les déplacements, le

cahier du laboratoire, etc.) et la gestion financière (feuilles de temps, les différents

frais, le fond de garantie, les formulaires utilisés, etc). Enfin, la manière de garder

des traces concernant les signatures électroniques a été discutée.

Vendredi 18 septembre

La période de stage s’est terminée le 18 septembre par une séance avec Mr.

Sébastien Davy sur la gestion des contrats et le retour d’audit. Il a été souligné que

l’acceptation du projet n’est qu’une étape, le plus important c’est ce qui reste à

faire après!

Juste après l’acceptation, il faut penser aux ressources humaines

(recrutements), puis les aspects juridiques (Accords et contrats dans les 3 mois). Il

ne faut pas oublier que, mis à part les rapports intermédiaires, le plus important est




le rapport final qui doit être remis dans les 60 jours suivant la fin du projet. L’audit

peut avoir lieu dans les deux ans qui suivent la fin du projet. Tous les justificatifs

doivent être conservés (les documents acceptés dépendent des pratiques

habituelles de l’établissement, puis les règles de la Commission Européenne). Les

aspects abordés concernent l’administration et le financement avec certains petits

détails à ne pas oublier que ce soit lors de la rédaction du projet (bien montrer le

planning des activités, la répartition des taches, le besoin en équipement avec

l’amortissement, etc.), ou en cours d’exécution si le projet est accepté (contrats,

justificatifs, respect des WP, etc.).

El Hassan Talbi

Faculté des Sciences, Université Mohammed Premier

25 septembre 2015

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