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Présenté par

Kinshasa, Décembre 2014

Rapport d’Audit Externe du Projet

« Appui à la Campagne d’accès à l’information en RDC »

Projet OSISA N° 5179

Certification des comptes, exercice 2013-2014 de Collectif 24 A.S.B.L

Siège :

2550/558, Boulevard Lumumba, 10ème Rue, Quartier Résidentiel, Foleco Commune de Limete/Kinshasa

1517, Lwanga. Q/Ndolo ; C/BARUMBU KINSHASA / RDC

+243998211469 - +243815998692 [email protected]

www.collectif24.org

mailto:[email protected]

http://www.collectif24.org/

Rapport d’Audit externe du Projet Accès l’information n° 5179 et certification des comptes, exercice 2013-2014 de Collectif 24 A.S.B.L.

Kinshasa, le 15/12/2014

Réf : MKK/DIR/CEGAE/0015/2014

A Monsieur le Coordonnateur.

Du Collectif 24, asbl.

Objet : Rapport final d’Audit Externe, Projet Accès à l’information n° 5179

Monsieur le Coordonnateur,

Suite à notre contrat du 17 novembre 2014 relatif à la mission d’audit externe du Projet « Campagne pour l’Accès à l’information, nous avons l’honneur de vous transmettre ci-après

notre rapport définitif présenté comme suit :

- Rapport de révision des rapports financiers du dit projet au 31/10/2014. - Evaluation de fonctionnement du système de contrôle interne pour la gestion des

fonds de ce projet telle que convenu dans l’accord de partenariat/ ou convention

conjointement signé le 25 juillet 2013 par le financier (OSISA).

Nous sommes à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire que vous

désireriez et vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur, l’expression de nos

salutations distinguées.

CEGAE, sarl, représenté par

Monsieur Edgard MAKUNZA KEKE,

Professeur Ordinaire, et Expert Comptable.

Directeur Gérant.


Kinshasa, le 15 Décembre 2014.

A Monsieur le Coordonnateur de Collectif 24

Kinshasa – RDC.

Objet : Déclaration d’expertise Projet d’Accès à l’information n° 5179.

Monsieur le Coordonnateur,

Nous avons examiné les rapports financiers et narratifs du projet en marge, l’établissement

de ces rapports relève de la responsabilité de secrétariat exécutif, gestionnaire de

l’organisation.

La responsabilité de notre cabinet consiste à exprimer une opinion sur ces rapports basés sur

nos travaux et à évaluer l’impact de ce projet. Nous nous permettons dans ce rapport ci-joint

de porter à votre aimable attention les insuffisances que nous avons décelées au cours de nos investigations sur la non déclaration de l’impôt sur revenus professionnel (IPR) et des

cotisations du personnel à l’Institut National de Sécurité Sociale qui n’altèrent pas

fondamentalement l’image fidèle de la situation financière de collectif 24.

En effet, notre examen a été fait selon les normes de révision comptable généralement

admises. Ces normes requièrent la planification et l’exécution de nos travaux d’évaluation et

d’audit de manière à obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers présentés par

l’organisation ne sont pas entachés d’erreurs significatives et les résultats attendus ont été

atteints.

Nos travaux ont comporté l’examen sur base des sondages des documents et informations

représentés dans les rapports financiers et descentes sur terrain. Ils incluent également

l’évaluation des principes et estimations comptables utilisés par les gestionnaires et la

présentation globale des rapports financiers.

Nous estimons que les travaux d’évaluation et d’audit effectués par notre cabinet constituent

une base raisonnable à la formation de notre opinion.

A notre avis, les tableaux des recettes, des dépenses et d’évaluation de ce projet ci-joint

constituent une présentation fidèle et honnête des objectifs et de la situation financière du

Collectif dans l’exécution de ce projet Campagne pour l’Accès à l’information.



Directeur Gérant.


TABLE DES MATIERS.

Désignation

Table de matières

1. Indentification des parties prenantes.

2. Contexte

3. Objectifs de l’audit

4. Déclaration sur la compétence du réviseur.

5. Méthodologie de l’évaluation et d’audit a. Vérification de la mise en œuvre du projet OSISA b. Vérification de l’éligibilité des dépenses déclarées

c. Vérification de la déclaration de toutes les recettes du projet

d. Vérification de la provenance du financement des participants

e. Evaluation du projet.

6. Information générale du projet.

7. Résultats de l’audit a. Vérification de la mise en œuvre du projet

b. Vérification du système comptable du bénéficiaire

c. Vérification de l’éligibilité des dépenses déclarées

i. Généralités

ii. Coût du personnel iii. Frais de déplacement

iv. Frais de l’assistance externe

v. Biens durables

vi. Matériel consommable vii. Autres coûts

viii. Frais généraux

ix. Coûts inéligibles d. Etat des dépenses calculées après l’audit

e. Relevé des dépenses et des recettes

8. Résultat de l’évaluation du projet

9. Fondement de l’opinion

10. Opinion

11. Principes comptables

12. Notes aux rapports financiers

13. Conclusions : Constats et recommandations


I. IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE AUDITEE et MAISON D’AUDIT.

1.1. IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE AUDITEE

- Nom de la structure: Collectif 24.

Collectif 24 est une plate forme apolitique, non religieuse ou philosophique,

regroupant les organisations et réseaux de la société civile et les individualités aux

fins de coordonner des actions et des activités visant la réalisation des missions :

Servir de cadre de concertation, d’échange et de planification des actions, dont

un plaidoyer, tendant à doter la République Démocratique du Congo d’une loi d’Accès à l’information.

Coordonner des actions communes de ses organisations membres initiées

dans le cadre du plaidoyer susmentionné.

Mobiliser les moyens d’action y compris des partenaires en vue de la réussite du dit plaidoyer et la promotion du droit d’accès à l’information.

Le COLLECTIF 24 est une plate forme de la société civile congolaise créée le 12 avril 2011 et

enregistrée légalement le 18 mars 2013 sous le numéro F92/19.930 avec comme objet

principal : « la promotion du droit d’accès à l’information et la protection de la vie privée en

RDC ».

- Siège social: avenues KABINDA, BLOC E 3/4, Commune de Kinshasa. Kinshasa-

RDC. Tél. ; (+243)812389525/814998692/998211469. E-mail : [email protected]; Site : www.collectif24.org

- Projet : n° 5179

- Titre du projet : « Projet Campagne pour l’Accès à l’information en RDC ».

- Financement : Open Society Initiative for Southern Africa (OSISA).

- Bénéficiaires du projet :

Les organisations de la société civile œuvrant dans le secteur de

l’environnement, ressources naturelles, finances et budget, droits de l’homme,

éducation civique et électorale, services sociaux de base ;

Les journalistes et leurs corporations ; Les députés et sénateurs ;

Les membres du gouvernement ;

La fédération des entreprises du Congo ;

Etudiants et chercheurs ;

Les services de sécurité ; Partenaires Techniques et Financiers.

1.2. Objectif du projet :

- Appuyer le lobbying et plaidoyer de collectif 24 en collaboration avec d’autres

structures de la société civile pour l’examen et l’adoption de la loi sur l’accès à

l’information ;

mailto:[email protected]

http://www.collectif24.org/


- Organiser des campagnes de mobilisation et de sensibilisation des acteurs de la

société civile sur les questions liées au droit d’accès à l’information en rapport avec

les questions de sécurité , des droits de l’homme, et d’autres secteurs de la vie de la

nation pour faire de ce droit une demande nationale ;

1.3. Résultats attendus.

- Le draft de loi d’accès à l’information est endossé par un parlementaire, déposé et

discuté à la session parlementaire de mars 2014 ;

- Le droit d’accès à l’information est promut en pratique et reconnu comme un droit de

l’homme pour tous ;

- Le besoin d’une loi d’accès à l’information alimente les débats entre les opérateurs

politiques, économiques et culturels d’une part et les partenaires techniques et

financiers de la RDC d’autre part ;

- Constitution d’une masse critique composée des membres du collectif 24, les députés

et bailleurs des fonds ;

- L’endossement et l’inscription pour cette session de mars 2014 de la proposition de loi

sur l’accès à l’information ;

- Les besoins et les difficultés d’accès à l’information sont connus

1.4. MAISON D’EVALUATION ET D’AUDIT.

Nom de l’auditeur : Centre d’Etude et de Gestion des Activités Economiques (CEGAE),

SARL.

Equipe des auditeurs :

1. Professeur Ordinaire, Edgard MAKUNZA KEKE, Directeur de CEGAE, Expert

comptable, responsable du déroulement de la mission dans les meilleures conditions

possibles sur le plan professionnel et administratif, pour la qualité du travail fourni et

de rapport émis. Il a eu la charge de signer le rapport de cette mission et tous les

documents y afférents. 2. Monsieur Christian MABUNDU SAPANGO, Réviseur comptable s’est occupé de la

coordination des travaux et supervision des différentes phases de cette mission, il a

été chargé pour organiser et contrôler la missions ainsi que diriger l’équipe. 3. Monsieur Damien MUPEPE KIPAKA LEZY, Auditeur comptable, a été chargé de

l’exécution des travaux d’audit sur terrain. 4. Monsieur José Claude ITAKA LOMEKA, Auditeur comptable, chargé de l’exécution

des travaux d’audit sur terrain. 5. Monsieur Toussaint MOLENGE, Evaluateur des projets, chargé d’évaluer la

réalisation de ce projet face aux résultats attendus.


2. Contexte.

Dans le cadre du projet de Campagne pour l’Accès à l’information en RDC » financé par

Open Society Initiative for Southern Africa (OSISA., il est exigé d’une part, que les

rapports financiers définitifs des dépenses doivent donc être soumis à un audit comptable et certifié, d’autre part que ce projet soit évalué pour connaître les menaces, opportunités,

faiblesses et les points forts en vue de permettre aux financiers (OSISA) et gestionnaires de

prendre les décisions.

Ainsi, le cabinet d’audit CEGAE, évalue les résultats et vérifie le relevé des dépenses et

recettes présenté par Collectif dans le rapport financier du dit projet pour les certifier

correctement.

3. Objectif de l’évaluation et audit.

Ce travail a pour objet de :

1. D’obtenir suffisamment d’assurance quant à l’exactitude de l’état des dépenses et

recettes conformément aux dispositions convenues par le bailleur (Open Society Initiative for Southern Africa (OSISA) et par rapport aux prévisions chiffrées du projet. La vérification portera sur l’utilisation des fonds issus de toutes les sources de

financement (contribution interne ou externe).

2. Diagnostiquer la situation financière de Collectif 24 pendant cette période précitée:

a) vérifier si les comptes reflètent la situation réelle du projet ; b) relever l’exactitude des enregistrements comptables tant du point de vue

arithmétique que du point de vue de la conception et de l’orthodoxie comptable ;

c) relever les erreurs;

d) s’assurer que la comptabilité est claire, compréhensible, bien organisée et que les

états financiers reflètent l’image réelle du projet. 3. Exprimer une opinion motivée sur la régularité, la sincérité et la fidélité avec laquelle

les états financiers de Collectif24 traduisent sa situation financière en tenant compte

des principes et normes comptables universellement admis, des lois et des usages à la

République Démocratique du Congo ; 4. Vérifier toutes les dépenses mentionnées dans les rapports financiers selon les critères

décrits sous le point 4.2.

5. Vérifier également si toutes les recettes du projet ont été déclarées ;

6. Evaluer les résultats ;

7. Formuler les recommandations en vue de permettre à Collectif24 de tenir une comptabilité efficace et fiable.

Bref, notre opinion portera sur :

La conformité des activités exécutées ; La certification des résultats atteints ;

La certification de l’état et nature des dépenses ;

La certification de l’état de l’actif et de l’équipement ;

La Certification de l’état de trésorerie ; L’évaluation du projet sur l’accès à l’information en RDC ;

L’impact du projet sur le Collectif 24.


4. Déclaration sur la compétence du réviseur.

Je, soussigné(e), Edgard MAKUNZA KEKE, Expert Comptable, Professeur Ordinaire, Directeur Gérant de CEGAE déclare être indépendant vis-à-vis de Collectif24 qui fait l’objet

du présent audit.

Date : 15/12/2014


5. Méthodologie de l’évaluation et audit.

5.1. Documents Juridiques de COLLECTIF 24 : - Statuts et R.O ;

- F.92/19930.

5.2 Vérification de la mise en œuvre du projet sur base de l’examen de la cohérence du

contrat et des documents concernant le projet. Les actions réalisées et les coûts déclarés sont

comparés aux actions prévues dans le contrat et au budget prévisionnel, il y a eu un

prolongement de la période du projet.

5.3 Vérification de l’éligibilité des dépenses déclarées sur base des critères suivantes. Les dépenses :

sont prévues dans le budget prévisionnel du projet et dans une clause

additionnelle du projet ;

sont identifiables et vérifiables ;

ont un lien direct avec le projet et sont nécessaires à sa mise en œuvre ; sont raisonnables et ont un bon rapport coût/efficacité ;

sont effectuées durant la durée de vie du projet (12 mois et un prolongement de 2

mois) ;

sont enregistrées dans les comptes de COLLECTIF 24;

sont payées ; sont conformes aux dispositions prévues dans la convention d’appui et accord de

partenariat entre OSISA et Collectif24.

5.4 Vérification de la déclaration de toutes les recettes du projet L’analyse porte sur :

a. la subvention/OSISA: 66.995, 00$US

5.5 Vérification de la provenance du financement des participants

Le projet n’a pas bénéficié d’autres d’aides des fonds en dehors de celles versées par OSISA.

Information générale sur le projet

Référence :

- Code de projet : 5179

- Copie du Projet d’Accès à l’information; - Référence de l’Accord de Partenariat entre OSISA et Collectif24.

- Bénéficiaires du projet : les communautés de base et acteurs locaux (Province de

Kinshasa et Province de Katanga) dans l’optique de leur pérennisation.

Partenaires du projet : - Collectif24 ;

- OSISA ;

- Tous les bénéficiaires directes ou indirectes du projet.


Objectif général du projet: Promouvoir le droit d’accès à l’information en pratique et dans

une loi.

Durée du projet (en mois) : 12 mois.

Date de début : Août 2013.

Date de fin : septembre 2014.

Budget approuvé :

- Dépenses totales : 66.995,00$US

- Dépenses éligibles: 66.995,00$US

- % de subvention sur le coût éligible : 100,00.

- % de contribution locale sur le coût éligible : 00,00.

Subvention maximale : 66.995, 00 $ US.

Frais de Gestion et d'évaluation du projet

Evaluation impact du projet

Prime évaluateur jour 1,00 1,00 2000,00 2000,00

Location salle 1,00 2,00 200,00 400,00

Transport Participants 3,00 20,00 7,00 420,00

rapport Evaluation personne 1,00 1,00 200,00 200,00

Rafraichissement 1,00 20,00 10,00 200,00

Total évaluation 3220,00

Administration

Fourniture de bureau + communication fft 10,00 1,00 240,00 2400,00

Contribution au loyer mois 10,00 1,00 200,00 2000,00

Frais bancaire fft 1,00 1,00 580,00 580,00

Imprevu (5 % coût d'activité) 0,05 2400,00

Total administration 7380,00

TOTAL FRAIS DE GESTION ET EVALUATION DU PROJET 10600,00

COUT TOTAL DU PROJET 66995,00


Transport pannelistes Focus Groups 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 0,00

Raffraichissement Focus Groups 1000,00 1000,00 1000,00 750,00 250,00

raffraichissement validation des dcts 300,00 300,00 300,00 350,00 -50,00

Transport dépôt pétition 150,00 150,00 0,00 0,00 150,00

Appui équipe de plaidoyer 3000,00 3000,00 2000,00 2000,00 1000,00

Transport validation des documents 230,00 230,00 230,00 285,00 -55,00

5,00 Publication and printing 5695,00 5695,00 5695,00 6024,00 -329,00

Couvertures sur papiers couchés (guide) 600,00 600,00 600,00 565,00 35,00

Couvertures sur papiers couchés (analysis) 45,00 45,00 45,00 84,00 -39,00

Impression dcts pour validation 50,00 50,00 50,00 125,00 -75,00

impression dcts analyses importantce DAI 1500,00 1500,00 1500,00 1500,00 0,00

Impression dcts commentaires annotés 3000,00 3000,00 3000,00 3250,00 -250,00

Impression banderoles 500,00 500,00 500,00 500,00 0,00

6,00 Rent and Utilities 5000,00 5000,00 3600,00 3600,00 1400,00

Contribution au loyer 2000,00 2000,00 1200,00 1200,00 800,00

Location espaces Focus Groups 1000,00 1000,00 1000,00 1000,00 0,00

Location espaces Débats publics 2000,00 2000,00 1400,00 1400,00 600,00

7,00 Other charges and fees 15500,00 15300,00 6545,00 6476,00 8824,00

Frais d'évaluation 3220,00 3220,00 0,00 0,00 3220,00

Frais bancaires 580,00 580,00 415,00 346,00 234,00

Imprevu 2400,00 2200,00 430,00 430,00 1770,00

Presse pour débats publics 3000,00 3000,00 2400,00 2400,00 600,00

Emmissions radios 1600,00 1600,00 800,00 800,00 800,00

Collecte des signatures/pétition 500,00 500,00 500,00 500,00 0,00

Presse pour dépôt pétition 1000,00 1000,00 0,00 0,00 1000,00

Emmissions TV 3200,00 3200,00 2000,00 2000,00 1200,00

8,00 Administration du projet 19800,00 19800,00 14850,00 14850,00 4950,00

Coordonnateur - Chef de projet 6000,00 6000,00 4500,00 4500,00 1500,00

Chargé des finances 4800,00 4800,00 3600,00 3600,00 1200,00

Superviseur 4200,00 4200,00 3150,00 3150,00 1050,00

Webmaster 4800,00 4800,00 3600,00 3600,00 1200,00

TATAL GENERAL 67195,00 66995,00 48900,00 48900,00 18095,00

4,00 Travel and conferences 8680,00 7530,00 7385,00 1295,00 850,00 850,00 0,00Transport pannelistes Focus Groups 4000,00 4000,00 4000,00 0,00 0,00Raffraichissement Focus Groups 1000,00 1000,00 750,00 250,00 0,00 0,00 0,00raffraichissement validation des dcts 300,00 300,00 350,00 -50,00 0,00Transport dépôt pétition 150,00 0,00 0,00 150,00 150,00 150,00 0,00Appui équipe de plaidoyer 3000,00 2000,00 2000,00 1000,00 700,00 700,00 0,00 henri, Me JB, Jean Michel, Justin, Me Keba, carburantTransport validation des documents 230,00 230,00 285,00 -55,00 0,00

5,00 Publication and printing 5695,00 5695,00 6024,00 -329,00 0,00 0,00 0,00Couvertures sur papiers couchés (guide) 600,00 600,00 565,00 35,00 0,00 0,00 0,00Couvertures sur papiers couchés (analysis) 45,00 45,00 84,00 -39,00 0,00Impression dcts pour validation 50,00 50,00 125,00 -75,00 0,00impression dcts analyses importantce DAI 1500,00 1500,00 1500,00 0,00 0,00Impression dcts commentaires annotés 3000,00 3000,00 3250,00 -250,00 0,00Impression banderoles 500,00 500,00 500,00 0,00 0,00

6,00 Rent and Utilities 5000,00 3600,00 3600,00 1400,00 1400,00 1400,00 0,00Contribution au loyer 2000,00 1200,00 1200,00 800,00 800,00 800,00 0,00 reçu loyerLocation espaces Focus Groups 1000,00 1000,00 1000,00 0,00 0,00Location espaces Débats publics 2000,00 1400,00 1400,00 600,00 600,00 600,00 0,00 salle masina et ngiri ngiri

7,00 Other charges and fees 15300,00 6545,00 6476,00 8824,00 8790,00 8790,00 0,00Frais d'évaluation 3220,00 0,00 0,00 3220,00 3220,00 3316,00 -96,00 CEGAEFrais bancaires 580,00 415,00 346,00 234,00 200,00 254,00 -54,00 voir relevé bancaireImprevu 2200,00 430,00 430,00 1770,00 1770,00 1780,00 -10,00 Raport e-gov (Lady, Zoram), appel à citoyen, t-shirt, journée du 27 et 28 septembrePresse pour débats publics 3000,00 2400,00 2400,00 600,00 600,00 600,00 0,00 JTL, AA, Congo Web, ck, …Emmissions radios 1600,00 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00 0,00 Top congoCollecte des signatures/pétition 500,00 500,00 500,00 0,00 0,00Presse pour dépôt pétition 1000,00 0,00 0,00 1000,00 1000,00 840,00 160,00Emmissions TV 3200,00 2000,00 2000,00 1200,00 1200,00 1200,00 0,00 Journal de kin, AA, RTNC

8,00 Administration du projet 19800,00 14850,00 14850,00 4950,00 4950,00 4950,00 0,00Coordonnateur - Chef de projet 6000,00 4500,00 4500,00 1500,00 1500,00 1500,00 0,00 Etat de paieChargé des finances 4800,00 3600,00 3600,00 1200,00 1200,00 1200,00 0,00 Etat de paieSuperviseur 4200,00 3150,00 3150,00 1050,00 1050,00 1050,00 0,00 Etat de paieWebmaster 4800,00 3600,00 3600,00 1200,00 1200,00 1200,00 0,00 Etat de paieTATAL GENERAL 66995,00 48900,00 48900,00 18095,00 18095,00 18095,00 0,00

Si applicable : pour la conversion de $ en CDF, le taux de change utilisé est 900FC à la date de juillet 2013 et 920FC en 2014.


Collation intervenants 2000,00 1600,00 400,00 2000,00 100,00

Couverture médiatique 3000,00 2400,00 600,00 3000,00 100,00

rapporteurs 1000,00 1000,00 0,00 1000,00 100,00

Moderateur 700,00 560,00 140,00 700,00 100,00

S/total Débat Public 8700,00 6960,00 1740,00 8700,00 100,00

2.3. Organisation Focus Groupes

Location salle 1000,00 1000,00 0,00 1000,00 100,00

Collation Panneliste 4000,00 4000,00 0,00 4000,00 100,00

Rapporteur 1000,00 1000,00 0,00 1000,00 100,00

- Rafraichissement 1000,00 750,00 0,00 750,00 75,00

Sous total Focus Group 7000,00 6750,00 0,00 6750,00 96,43

2.4 Emissions radios televisées

Emissions radios 1600,00 800,00 800,00 1600,00 100,00

Emissions télé 3200,00 2000,00 1100,00 3100,00 96,88

Sous total emissions 4800,00 2800,00 1900,00 4700,00 97,92

2.5 Rédaction d’une pétition

Collect des signatures 500,00 500,00 0,00 500,00 100,00

Dépôt au parlement 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Presse 1000,00 100,00 940,00 1040,00 104,00

Transport équipe 150,00 0,00 150,00 150,00 100,00

sous/Total pétition 1650,00 600,00 1090,00 1690,00 102,42

2.6. Création et hebergement du site Internet

Frais de conception 500,00 550,00 0,00 550,00 110,00

Achat du domaine 250,00 250,00 0,00 250,00 100,00

Frais d'hebergement 300,00 335,00 0,00 335,00 111,67

Frais d'abonnement 1500,00 1165,00 300,00 1465,00 97,67

Sous/Totl site Internet 2550,00 2300,00 300,00 2600,00 101,96

2.7 Publicité

Production des calicots 500,00 500,00 0,00 500,00 100,00

Sous/total publicité 500,00 500,00 0,00 500,00 100,00

2.8.Rencontres de plaidoyer et lobbying

Appui équipe plaidoyer 3000,00 2000,00 765,00 2765,00 92,17

Sous/Total plaidoyer et lobbying3000,00 2000,00 765,00 2765,00 92,17

Total2. 36595,00 30839,00 5795,00 36634,00

3.Frais de Gestion et d'évaluation du

projet

3.1 Evaluation impact du projet

Evaluation et Audit Externe 3220,00 0,00 3316,00 3316,00 102,98

Sous/total Evaluation et Audit 3220,00 0,00 3316,00 3316,00 102,98

3.2 Administration

Fourniture de bureau + communication2400,00 1235,00 1200,00 2435,00 101,46

Contribution au loyer 2000,00 1200,00 800,00 2000,00 100,00

Frais bancaire 580,00 346,00 254,00 600,00 103,45

Imprevu (5 % coût d'activité) 2400,00 430,00 1780,00 2210,00 92,08

Total administration 7380,00 3211,00 4034,00 7245,00 98,17

TOTAL 3 10600,00 3211,00 7350,00 10561,00

COUT TOTAL DU PROJET 66995,00 48900,00 18095,00 66995,00 100,00


Résultats de l’audit.

6.1 Vérification de la mise en œuvre du projet

La nature des activités délivrées par rapport aux activités prévues et approuvées par

COLLECTIF 24 a été vérifiée.

Documentation :

Le document du projet : code 5179 ;

L’Accord de Partenariat entre OSISA et COLLECTIF 24 du 16 juillet 2013 ;

Le rapport final (rapport financier et narratif) ;

Les pièces justificatives.

6.2 Vérification du système comptable de COLLECTIF 24.

Il a été vérifié : si le système comptable (analytique ou autre système interne adéquat) permet

d’identifier les sources de financement du projet et les dépenses spécifiques relatives au

projet encourues pendant la période contractuelle;

si les dépenses/recettes effectives du projet sont enregistrées de façon systématique sous

une codification spécifique. Il en résulte que : le système comptable installé est un système de trésorerie qui a permis de tenir la

comptabilité de décaissement sur toutes les dépenses déclarées sous logiciel « reporting template ».

6.3 Vérification de l’éligibilité des dépenses déclarées.

6.3.1 Généralités :

La cohérence arithmétique des tableaux et la cohérence entre tableaux du rapport financier et

la bonne affectation des dépenses ont été vérifiées.

Il a également été vérifié sur la base d’un sondage significatif et par interrogation des

responsables financiers et l’ordonnateur de COLLECTIF 24:

si les dépenses avaient un lien direct avec le projet et étaient nécessaires à sa mise en

œuvre;

si les dépenses étaient prévues dans le budget initial et ont été encourues par le bénéficiaire et/ou ses partenaires ;

si l’affectation des dépenses est correcte ;

si les dépenses sont justifiées par des pièces comptables conformes au droit comptable

congolais en vigueur ;

si les dépenses sont enregistrées dans les comptes de COLLECTIF 24; si les dépenses sont encourues durant la durée du projet ;

si les paiements ont été exécutés par COLLECTIF 24;

si les taux de change utilisés sont corrects.

Il en résulte que : toutes les dépenses encourues pendant la période contractuelle sont considérées

éligibles et les coûts réels ont été enregistrés dans la comptabilité de COLLECTIF 24.


Documentation :

Le document du projet : code 5179; L’Accord de Partenariat entre OSISA et COLLECTIF 24 du 16 juillet 2013 ;

Le rapport final (rapport financier et narratif) ;

Les livres de caisse et de banque ;

Le registre de présence ;

Les pièces justificatives. Les relevés bancaires.

6.3.2 T3. Coût du personnel

Les dépenses de personnel1 ont été examinées pour vérifier : si elles sont payées et imputées au projet en fonction du temps réel consacré au projet;

si le travail a été fait pendant la période contractuelle ;

si le temps consacrés au projet est régulièrement documenté à l'aide de feuilles de temps

approuvées par la personne compétente.

Nom du personnel impliqué Dépenses

déclarées (D)

Dépenses

auditées

(A)

% A/D

Coordonateur - Chef de projet (01) 6000,00 6000,00 100

Chargé des financiers (01) 4800,00 4800,00 100

Superviseur (01) 4200,00 4200,00 100

Web Master (01) 4800,00 4800,00 100

TOTAL 19800,00 19800,00 100

Il en résulte que : les prévisions allouées pour le personnel ont été respectées. Le système de gestion

et de comptabilité pour assurer l’allocation adéquate des coûts du projet est à améliorer.

Documentation:

L’Accord de Partenariat entre OSISA et COLLECTIF 24 du 16 juillet 2013 ; Les clauses additionnelles (réf : les Pièces justificatives) ;

Le rapport final ; Les fiches de salaires ;

Les feuilles de présence ;

Les contrats d’emploi ;

Les dispositions communes ;

1 L’échantillon contiendra des salaires de chaque catégorie de personnel et de chaque organisme participant

(bénéficiaire et partenaires). Le pourcentage minimale est laissé à l’appréciation de l’auditeur mais doit

permettre d’obtenir une assurance suffisante que les coûts déclarés sont réels et conformes aux dispositions

communes.

Voir annexe 1 : modèle de formulaire de calcul du coût horaire ou journalier du personnel


Les déclarations du bénéficiaire ; Autres documents (p.ex. comptabilité personnel, législation fiscale, sécurité sociale …).

6.3.3. Approvisionnement/ou services sollicités.

Tous les frais d’assistance externe ont été examinés pour vérifier :

s’ils sont justifiés par des pièces comptables conformes au manuel des procédures

d’approvisionnement et passation du marché ; s’ils sont payés ;

si les pièces comptables font référence au projet OSISA n°5179 et si elles sont

suffisamment détaillées pour permettre l’identification de chaque élément faisant partie

du service rendu.

A titre d’exemple voici quelques activités examinées :

Il en résulte que : les règles prévues en matière d’appel d’offres (référence accord de

partenariat) ont été appliquées, les dépenses sont éligibles.

Toutes les dépenses non payées au moment de l’envoi du rapport final doivent être considérées comme

inéligibles.

Documentation :

L’accord de partenariat ; Le rapport final ;

L’appel d’offres ;

Les offres ;

La justification du choix du sous-traitant ; Les contrats de sous-traitance ;

Les factures.

6.3.4 Biens durables

Les dépenses d’amortissement des biens durables correspondent à l’achat/fabrication ou du leasing de biens d’équipement ou d’infrastructures pendant la période de réalisation du

projet. Malheureusement, pour ce projet, il n’y a pas eu une rubrique budgétaire des biens

durables.

Nom de l'organisation

Dépenses

déclarées

(D)

Dépenses

auditées

(A)

% A/D

Rédaction des outils: guide comprehension de la promotion de loi et document d'identification des besoins8395,00 8395,00 100,00

Rédaction d'une pétition 1650,00 1650,00 100,00

Evaluation impact du projet 3316,00 3316,00 100,00

TOTAL 13361,00 13361,00 100,00


6.3.5 Matériel consommable.

Les frais du matériel consommable (fournitures de bureau) ont été examinés2 pour vérifier

s’ils sont spécifiquement liés à la mise en œuvre du projet.

si tous les frais ont été payés.

Nom de l'organisation Dépenses

déclarées

(D)

Dépenses

auditées

(A)

% A/D

Loyer 2000,00 2000,00

Fournitures de bureau+

Communication

2435,00 2435,00

TOTAL 4435,00 4435,00 100,00

Il en résulte que : Les fournitures à caractère général doivent être imputées à la catégorie des coûts de

bureau.

Documentation :

Les clauses additionnelles ;

Le rapport final ; Les factures ;

Les comptes du projet et les balances de vérification.

6.3.6. Autres coûts.

Les autres coûts ont été examinés pour vérifier :

s’ils n’appartiennent pas à une autre catégorie définie ;

s’il s’agit des dépenses répertoriées réelles et éligibles au projet ;

si tous les coûts ont été payés (à l’exception du coût de l’audit externe).

Nom de l'organisation Dépenses

déclarées

(D)

Dépenses

auditées

(A)

% A/D

Audit Externe 3316,00 3316,00

TOTAL 3316,00 3316,34 100

Il en résulte que toutes ces dépenses appartiennent au projet sont transférées au coût du projet.

2 Selon l’appréciat ion de l’auditeur mais permettant d’obtenir une assurance suffisante quant à l’exactitude des

pièces justificatives.


Documentation :

La convention de subvention ; Le rapport final ;

Les factures.

6.3.7. Coûts inéligibles

Il a été examiné qu’il n’y a pas eu de coûts inéligibles selon l’accord de partenariat. Toutes les

pièces justificatives ont été probantes mais les pièces internes doivent être uniformes et

standard.

6.4 T6. Etat des dépenses calculées après l’audit.

Après l’analyse, un état des dépenses a été réalisé. Partant de l’état des dépenses remis par

COLLECTIF 24, toutes les dépenses ont été éligibles, 100% supportées par les subventions de

OSISA.


6.5 T7. Relevé des dépenses et des recettes

Il a été examiné : si les contributions du partenariat sont de nature financière ;

si les ressources financières correspondent aux conventions conclues avec OSISA;

si le projet ne bénéficie pas d’aides prévues au titre des Fonds structurels ou d’autres

instruments budgétaires co mmunautaires;

si les devises ont été converties en dollars USA, au taux de change appliqué par la Banque centrale le premier jour du mois au cours duquel ce relevé des dépenses est

présenté.

FINANCEMENT

(RECETTES) 66 995,00 TOTAL ECART

Subvention OSISA 66 995,00

Première Tranche 48 900,00

Deuxème Tranche 0,00 18095,00

TOTAL DE FINANCEMENT 66 995,00

DEPENSES 48900,00 18095,00

TOTAL DEPENSES 66 995,00

SOLDE (ECART) 0,00


Ventilation par catégorie RAPPORT 1 RAPPORT 2Coûts totaux

déclarés par

COLLECTIF 24

Coûts totaux

certifiés par

l'auditeur

Ventilation par catégorie Dépenses

totales

Dépenses

totales

Dépenses

éligibles 1. coûts liés au

personnel

1.1 Coordonnateur - Chef de

projet

4500,00 1500,00 6000,00 6000,00

1.2 Chargé des f inances 3600,00 1200,00 4800,00 4800,00

1.3 Superviseur 3150,00 1050,00 4200,00 4200,00

1.4 Webmaster 3600,00 1200,00 4800,00 4800,00

Total 1. 14850,00 4950,00 19800,00 19800,00

2. Activités clés

2.1

Prime Consultant 2600,00 0,00 2600,00 2600,00

Validation documents 0,00 0,00 0,00 0,00

photocopie document 125,00 0,00 125,00 125,00

rafraichissement 350,00 0,00 350,00 350,00

rapporteurs 100,00 0,00 100,00 100,00

Moderateur 70,00 0,00 70,00 70,00

Transport Participants 285,00 0,00 285,00 285,00

Frais d'imprimerie 0,00 0,00 0,00 0,00

Guide de comprehension 3250,00 0,00 3250,00 3250,00

Couvertures sur papiers

couchés(guide)

565,00 0,00 565,00 565,00

Documents d'identif ication

des besoin

1500,00 0,00 1500,00 1500,00

Couvertures sur papiers

couchés (analyste)

84,00 0,00 84,00 84,00

Sous Total Guide

Comprehension

8929,00 0,00 8929,00 8929,00

2.2. Organisation des débats publics avec acteurs clés

location espace 1400,00 600,00 2000,00 2000,00

Collation intervenants 1600,00 400,00 2000,00 2000,00

Couverture médiatique 2400,00 600,00 3000,00 3000,00

rapporteurs 1000,00 0,00 1000,00 1000,00

Moderateur 560,00 140,00 700,00 700,00

S/total Débat Public 6960,00 1740,00 8700,00 8700,00

2.3. Organisation Focus Groupes

Location salle 1000,00 0,00 1000,00 1000,00

Collation Panneliste 4000,00 0,00 4000,00 4000,00

Rapporteur 1000,00 0,00 1000,00 1000,00

- Rafraichissement 750,00 0,00 750,00 750,00

Sous total Focus Group 6750,00 0,00 6750,00 6750,00

2.4 Emissions radios televisées

Emissions radios 800,00 800,00 1600,00 1600,00

Emissions télé 2000,00 1100,00 3100,00 3100,00

Sous total emissions 2800,00 1900,00 4700,00 4700,00

2.5 Rédaction d’une pétition

Collect des signatures 500,00 0,00 500,00 500,00

Dépôt au parlement 0,00 0,00 0,00 0,00

Presse 100,00 940,00 1040,00 1040,00

Transport équipe 0,00 150,00 150,00 150,00

sous/Total pétition 600,00 1090,00 1690,00 1690,00

Rédaction des outils : guide comprehension de la proposition de loi et


ANALYSE

DE L’ETAT DES RECETTES ET DES DEPENSES

Le tableau 7 présente la sommation de la situation générale de l’exploitation des comptes

au cours de l’exécution du projet, il synthétise toutes les dépenses et recettes enregistrées

pendant la réalisation des activités de ce projet.

D’une manière générale, les dépenses mentionnées dans le tableau 6 sont toutes justifiées

par des pièces comptables probantes que nous avons vérifiées pendant la mission pour

faire apparaître sur chaque ligne budgétaire le montant effectivement engagé.

A- LA SITUATION DES COMPTES DES BAILLEURS.

En dessus du tableau7, dans la rubrique « RECETTES », on fait apparaître la situation de

compte du Bailleur du projet (66.995,00 USD) tenu dans la comptabilité de Collectif 24.

Nous avons constaté également qu’en 2014, le Collectif 24 a reçu également 8.219,40 $

d’ODAC pour l’organisation d’une réunion de suivi des demandes en information à

Lubumbashi et 1160,00 € de la part de Fesmedia Africa, Friedrich-Ebert-Stiftung pour la réunion

de validation d’un manuel de formation des fonctionnaires de l’Etat sur l’accès à

l’information produit par AFIC et CLD.

De ce tableau, il ressort que les fonds reçus d’OSISA ont été utilisés totalement pour

l’exécution du projet.

Le compte dégage un solde de 00,00 USD (caisse: 00,00USD et banque : 990,00USD) au

10/12/2014 qui seront utilisés pour le payement solde d’audit externe.

B- LA SITUATION DES FONDS PROPRES (CONTRIBUTION LOCALE).

Il n’y a pas eu les fonds matériels qui ont été engagés pour l’exécution de ce projet sauf le

capital pour mémoire : l’expertise de l’équipe de plaidoyer et les contributions directes

provenant de INTERNEWS, ALBANNY Associate ont été utilisées pour le complément

dans la réalisation de certaines activités dudit projet.

Après l’analyse des documents et l’évaluation des principes comptables, nous avons

remarqué ce qui suit :

1. TRESORERIE.

La procédure d’encaissement et de décaissement des fonds est respectée mais le classement des pièces s’y rapportant laisse à désirer. Faute d’une place à placer

COMMENTAIRES SUR ETAT D’EXECUTION DU PROJET OSISA


l’étagère dans le bureau où travail le financier. Elle exploite le bureau du CODHOD

qui n’a pas assez d’espace pour le classement du Collectif 24.

En plus, le Collectif 24 n’a pas un chéquier ; le retrait des relevés bancaires n’est pas

mensuel. Ce qui rend la tenue des documents bancaires (livre de banque) difficile et

inéxistant.

2. CHARGES.

- Les dépenses son engagées suivant le respect des rubriques et lignes budgétaires;

- L’impôt sur les primes du personnel n’est pas prélevé, la déclaration de sommes versées aux tiers qui est une obligation légale n’est pas été observée.

- Les charges sociales (INSS, INPP) ne sont pas prélevées.

- Le Collectif 24 n’a pas un numéro d’impôt. Travaillant dans les installations du

CODHOD, il échappe à la vigilance du fisc.

3. Comptabilité.

- La comptabilité est tenue suivant le système classique et au respect des principes

comptables universellement admis ;

- Les travaux extra comptables (inventaires) ne sont pas bien tenus.

DES RECOMMANDATIONS

N°

Recommandations

A – TEXTES DE BASE

Nous recommandons au Collectif 24 de :

- L’élaboration de manuel de procédures de gestion en vue

d’éviter certains abus qui peuvent provoquer de l’anarchie et renforcer l’efficacité du contrôle interne.

- La mise en place d’un plan de compte actualisé suivant le

système minimal de trésorerie (plan comptable ohada).

B - TENUE DU DOSSIER

DU PERSONNEL

Nous recommandons au Collectif 24 que :

- Le dossier du personnel doit être mis à jour et tenu dans un

dossier distinct des autres documents;

- Collectif 24 régularise la situation du personnel conformément au code du travail en vigueur;

- Que les contrats de travail soient établis cosignés par l’ONEM

pour éviter des pénalités.

C – EXECUTION DES

ACTIVITES.

Nous recommandons au Collectif 24 que :

- Les activités soient planifiées dans le temps et dans l’espace en

vue bien faire le suivi et évaluation.

- Que le Collectif 24 se dote d’un plan ou une politique de suivi

des indicateurs et effets du projet ;


D - DOSSIER DES

IMPOTS ET DE L’INSS

Nous recommandons au Collectif 24 de :

- immatriculer son personnel à l’INSS ;

- se doter des locaux propres et acquérir le numéro d’impôt ;

- calculer et reverser systématiquement à la fin de chaque mois les retenues IPR et INSS y afférentes.

E - SUIVI DES COMPTES

DE TRESORERIE

Nous recommandons que:

- L’ordonnateur (Secrétaire Exécutif) doit chaque fois suivre l’évolution de la trésorerie. Il doit obligatoirement ordonner

toutes les dépenses au-delà de plafond minimal qui doit être fixé

dans le manuel de procédure de gestion administrative et

financière à élaborer.

- Les livres de caisses utilisés pour chaque type de monnaie prévoient de colonnes pour le numéro de pièce, le taux de change

du jour;

- Les pièces de caisses portent les numéros identiques à ceux

mentionnés dans les différentes livres de caisses ; - Commander un chéquier pour faciliter les opérations ;

- Retirer les relevés bancaires à la fin de chaque mois et faire le

rapprochement des comptes ;

- Les pièces de banques soient classées dans des chronos distincts

et comprennent :

a) Les photocopies de chèques ;

b) Les ordres de virements ;

c) Les avis de transfert ;

d) Les reçus de retraits des fonds de la banque ; e) Les notes de débit ;

f) Les notes de crédit ;

g) Les extraits de comptes ;

h) Les relevés bancaires.


F – TENUE DE LA

COMPTABILITE

Nous recommandons que :

- La comptabilisation / ou l’imputation soit toujours faite sur les

pièces comptables et doit faire ressortir les numéros de compte à

débiter et à créditer ainsi que les codes budgétaires concernés par l’opération ;

- Les fonds propres alloués pour le projet doivent faire l’objet

d’une source de financement, constatés leurs entrées au même

titre que ceux des bailleurs ; - Les pièces enregistrées en comptabilité soient systématiquement

signées par les personnes habilitées avant toute imputation ou

saisie comptable ;

- L’uniformisation des pièces comptables internes pour garder sa

probité. - Les pièces justificatives des dépenses soient annexées aux

décharges avant tout enregistrement en comptabilité ;

- Les bons de sortie des fonds de la caisse soient impérativement

annexés aux pièces de paiement des factures et les signatures y

afférentes apposées.

PLAN DE MISE EN APPLICATION DES RECOMMANDATIONS

Ce rapport portant sur le contrôle interne de Collectif 24 comporte des constats relevés au cours

de notre mission, ainsi que des recommandations formulées pour l’amélioration du système en

place.

En tenant compte des priorités, le plan élaboré de concert avec l’organisation pour la mise en

application des recommandations formulées se présente comme suit :

N° Travail à faire Responsable

1 Textes de base Secrétariat Exécutif et

Coordination

2 Tenue du dossier du personnel Secrétaire Exécutif

3 Plan des activités Secrétaire Exécutif

3 Dossier des impôts et de l’INSS Secrétaire Exécutif et Chargée

des finances

4 Suivi des comptes de trésorerie Chargée des finances

5 Tenue de la comptabilité Chargée des finances


CONCLUSIONS. Nous avons examiné les rapports financiers de ce projet 2013-2014 comportant et les pièces

justificatives y afférentes :

1. Plan Comptable (Reporting template);

2. Journal de caisse et de banques ;

3. Bordereaux de versements ;

4. Extraits des comptes ;

5. Bons d’entrée et de sortie ; 6. Pièces justificatives de dépenses.

Notre examen a été effectué selon les normes de révision comptable généralement admises.

Ces normes requièrent la planification et l’exécution de nos travaux de manière à obtenir

l’assurance que les rapports financiers présentés par la structure ne sont pas entachés

d’erreurs significatives.

Nos travaux ont comporté l’examen sur base de sondage des documents et justificatifs

permettant de certifier les montants et les informations consignés dans les états financiers.

Sur base du contrôle effectué, en accord avec le programme décrit précédemment, nous

estimons obtenir une assurance suffisante que le rapport financier du projet n°5179 avec le

titre : « Projet de campagne d’accès à l’information », donne une appréciation correcte des

dépenses et recettes et des investissements encourus par COLLECTIF 24 en relation avec le

projet susmentionné et endéans les limites du temps prévues par l’accord de partenariat puis élargi avec l’accord du bailleur est conforme aux accords de partenariat de COLLECTIF 24 et

OSSISA.

L'examen auquel nous avons procédé dans cette telle circonstance, ne décèle pas

obligatoirement toutes les imperfections existantes. Néanmoins, il localise les points forts et

les points faibles et conduit à des suggestions en vue d'améliorer les procédures.

Nous nous permettons dans le rapport ci-joint de porter à votre aimable attention les

insuffisances que nous avons décelées au cours de nos investigations.

Nous vous serons reconnaissants de nous tenir informés des mesures que vous envisagez de

prendre pour remédier aux faiblesses mentionnées dans ce rapport.

Nous tenons à remercier Monsieur le Coordonateur, ainsi que toute l’équipe en service du

COLLECTIF 24 pour l’accueil et la coopération dont ils ont fait montre au cours de notre

mission.

Veuillez agréer, Monsieur le Coordonnateur, l'expression de nos sincères salutations



Directeur Gérant.

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