Proposition

PROPOSITON IMPLANTATION DUN BUREAU DE PROJETMINISTERE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPERATION EXTERNEPROGRAMME INVESTISSEMENT PUBLIC

Table des matires

Introduction2Objectifs3Fonctions3Recommandations5

Introduction

Dans un contexte dinsuffisance ou de raret de ressources, plusieurs grandes infrastructures publiques sont dans un tat de dsutude avance et doivent tre remplaces ou mises jour. Nos projets, surtout ceux de construction, connaissent dimportants dpassements de couts et dchanciers, leurs qualits laissent souvent dsirer. Lexamen de la performance de ces projets prouve quils prsentent des lacunes telles: une identification des besoins mal conue, une mauvaise planification, des considrations environnementales non prises en compte, labsence totale de gestion de risque, une mauvaise gestion des parties prenantes, etc Face la crise des finances publiques, une remise en question des mcanismes de gouvernance des projets dinvestissement du ministre savre ncessaire et obligatoire afin de maximiser la valeur des investissements du gouvernement.

Ce cadre de gouvernance des projets visera harmoniser au sein des diffrentes units concernes du ministre les pratiques entourant la ralisation de projets et la mise en place de programmes, en conformit avec ses politiques et ses orientations. Ce cadre sera responsable: De diriger lexercice de planification stratgique des projets et des programmes; Dencadrer et de coordonner un processus de gestion des investissements et de planification financire court, moyen et long terme; Dassurer la gestion, le dveloppement, la ralisation, le suivi et la reddition de compte des projets et programmes; De coordonner la ralisation des projets et la mise en place des programmes en assurant un suivi stratgique et priodique; De sassurer de lintgration et de la coordination des expertises ainsi que de lidentification des orientations et des scnarios de ralisation des projets; De discuter des enjeux lis aux projets et des orientations stratgiques privilgier; Dassurer le monitoring des projets et de formuler des recommandations avant lapprobation des projets par les diffrentes instances dcisionnelles;

Le ministre gre un nombre grandissant de projets devant tre mis en place rapidement, souvent interdpendants. Le succs de ces projets est indispensable pour limage du ministre et des autres parties prenantes cls. Dans cette optique, jai recommand la mise en place dune structure de projet qui jouera le rle de bureau de projet capable dassurer la coordination entre les projets et un plus grand contrle des investissements.

Objectifs

Les principaux objectifs de ce bureau sont les suivants:1. Soutenir et faciliter le dveloppement de projets performants;2. Amliorer la performance de la gestion de projet (moins dchecs, plus de succs): En amliorant la coordination dexcution des projets; En grant les risques inhrents lexcution des projets;3. Mettre sur pied une cohrence, des documents standards, une logique dans les faons de faire en gestion de projet;4. Dvelopper et accumuler des connaissances sur les meilleures pratiques;5. Transfrer les connaissances acquises au cours des expriences passes et tre en mesure de former des quipes de projets plus comptentes et productives;6. Participer au pilotage du changement organisationnel que la haute direction veut mettre en place.

Fonctions

Le rle stratgique de la direction sexcutera travers les fonctionssuivantes : Coordonner le processus de rvision de la qualit des concepts initiaux et dtaills; Faire les arrimages ncessaires avec le gestionnaire de portefeuille gouvernemental de projets dans le but de concentrer les efforts sur les projets et programmes prioritaires; Assurer laccumulation des connaissances sur les meilleures pratiques dans la gestion des grands projets dinvestissement publics (PIP), encourager leur application et coordonner leur transfert; Soutenir le dmarrage de projet au niveau stratgique de la gestion des projets; Assurer le dveloppement de services-conseils daccompagnement stratgique pour conseiller la haute direction sur les meilleures approches, lorganisation du projet, la clarification des rles, etc.; Mettre en uvre un systme dvaluation de la valeur de ses services qui contribuerait amliorer la capacit du ministre livrer des projets performants, ainsi que de planifier les besoins de dveloppement des connaissances et dajuster ses interventions lorsque ncessaire.

Le rle oprationnel se rsumera : Superviser toutes les activits de rhabilitation avec lobjectif dassurer la qualit du travail, le respect des dlais et des procdures budgtaires; Informer la haute direction de toutes les questions lies aux sites ou aux spcifications techniques, afin de contribuer une gestion efficace du projet et la bonne excution des travaux; Rsoudre avec les firmes dexcution et de supervision les problmes de qualit et de dlais rencontrs pendant lexcution des travaux; Assurer le suivi des plans de travail et identifier les risques afin de prendre les actions ncessaires avec les firmes dexcution et de supervision; Assurer le contrle de lexcution des ouvrages; Veiller lapplication des dispositions contractuelles et en particulier au respect des plannings dexcution; Procder lvaluation technique et financire des ouvrages raliss; Soumettre des rapports priodiques (rapports davancement, rapports dactivits, etc.) la haute direction; Assister toutes les entits et la firme de supervision dans les oprations de rceptions provisoires;

Ce bureau devrait tre une structure regroupant du personnel senior dont les comptences sont stratgiques et dont leur rle est de faire sortir linformation sur les projets dinvestissement.

Recommandations

Lapprobation de cette proposition par la haute direction La participation active et formelle de la haute direction dans la mise en place de cette structure. Une description formelle des tches de chaque employ de cette structure La mise disposition de ressources ncessaires laccomplissement de chacune de ces tches.

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