Code of Conduct

December 2012

December 2012

1 Code of Conduct

Code of Conduct Règles de bonne conduite

Sommaire

Préface .................................................................................................................................................. 2 

Travailler les uns avec les autres .......................................................................................................... 3 

Interdiction de discrimination ................................................................................................................. 3 

Egalité des chances .............................................................................................................................. 3 

Légalité - respect des lois ...................................................................................................................... 3 

Protection environnementale ................................................................................................................. 3 

Santé et sécurité au travail .................................................................................................................... 3 

Protection des données et traitement des informations ........................................................................ 4 

Enregistrement de la documentation ..................................................................................................... 4 

Gestion économique des ressources de la société ............................................................................... 4 

Les biens de la société .......................................................................................................................... 5 

Secrets de fabrication ............................................................................................................................ 5 

Protection de la propriété intellectuelle .................................................................................................. 5 

Evitement de conflits d’intérêts - activité privée ..................................................................................... 6 

Evitement de conflits d’intérêts - réseaux sociaux ................................................................................. 6 

Relations avec nos clients ..................................................................................................................... 6 

Relations avec nos fournisseurs - acceptation de cadeaux .................................................................. 7 

Relations avec les concurrents .............................................................................................................. 7 

Limites de validité .................................................................................................................................. 8 

Rapport .................................................................................................................................................. 8 

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Préface

Pour le pewag group, allier le travail d’entrepreneur avec les principes éthiques est l’un des facteurs

essentiels du succès sur le long terme et reste une tradition.

Nous sommes convaincus que les valeurs éthiques et économiques sont dépendantes les unes des

autres et que les membres de l’entreprise doivent faire tout leur possible pour collaborer de la

manière la plus juste possible et agir dans un cadre de standards spécifiques.

Dans le Code de Conduite de notre pewag group, nous avons résumé les règles de conduite

obligatoires, que nous voulons voir respecter par tous les employés du pewag group.

Nous considérons qu’il va de soi que chaque employé des différentes sociétés du groupe respecte

les lois et règlementations du pays dans lequel il est employé et réponde sérieusement à ses

obligations. Ils doivent démontrer leur honnêteté dans tous les aspects de leurs opérations

professionnelles. Nous attendons également de la part de nos partenaires, une reconnaissance de

leur responsabilité sociale envers leur propre entreprise, envers les clients, fournisseurs et autres

partenaires professionnels, ainsi que envers l’environnement et la société en général.

Dans ce Code de Conduite, des standards minimum sont stipulés qui définissent le niveau minimum

requis que nous attendons de la part de notre personnel, de nos clients, de nos fournisseurs et tout

autre partenaires sous contrat.

Celui-ci inclut: • Le respect des statuts juridiques de chaque partie en vertu de la législation applicable • L’évitement des conflits d’intérêt • De combattre de manière active et efficace toutes formes de corruption • L’interdiction du travail forcé et le travail des enfants • Le respect des droits de l’homme • Des conditions de travail honnêtes • L’acceptation de responsabilité envers la santé et la sécurité des employés • Le respect de la protection environnementale • La confidentialité

A travers leur engagement dans le pewag group et en tenant compte des principes d’éthiques résumés ici, chaque personne aidera notre groupe d’entreprises à créer un environnement meilleur et plus respectueux, dans lequel nous agissons au quotidien.

CEO

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Travailler les uns avec les autres

Les employés du pewag group se respectent aussi bien entre eux qu’avec leurs supérieurs

hiérarchiques et de manière appropriée. L’interaction des employés du pewag group entre eux est

caractérisée par l’honnêteté, la franchise, et la confiance. Tous nos employés se respectent les uns

les autres, montrent de la considération l’un envers l’autre, et s’entretiennent de manière polie et

coopérative. Les problèmes sont adressés directement et les conflits réglés en en parlant

ouvertement. Les critiques sont exprimées de manière objective et constructive ; cela est d’ailleurs

vu et compris comme une opportunité d’amélioration personnelle au même titre que de l’amélioration

de l’organisation globale.

Interdiction de discrimination

Tous les employés du pewag group ont droit à un traitement juste, poli et respectueux de la part de

leurs supérieurs et collègues. Nous sommes dans l’obligation de respecter la valeur personnelle des

employés. Le harcèlement, toutes formes de contact physique non consenti, de même que les

brimades sur le lieu de travail sont absolument répréhensibles et interdits.

Egalité des chances

Personne ne doit subir de discrimination, c’est-à-dire être désavantagé pour des raisons non

objectives, sur sa race, la couleur de sa peau, sa nationalité, ses origines, son sexe, ses croyances et

idéologies, ses opinions politiques, son âge, son physique, son orientation sexuelle, son apparence,

ou tout autre caractéristique personnelle

Légalité - respect des lois

Chaque employé du pewag group doit avoir connaissance et respecter les lois et des règlements en

vigueur dans son environnement de travail.

Protection environnementale

La protection de notre environnement, la gestion économique des ressources et le management du

développement durable en général est un des piliers de notre stratégie. Chaque employé du pewag

group apporte son soutien à ses collègues et par conséquent au Groupe Pewag au quotidien dans

l’amélioration du développement durable et de la prise de conscience écologique.

Santé et sécurité au travail

La sécurité sur le lieu de travail, la sécurité de tous les processus de fabrication et la sécurité de nos

produits sont pour nous des principes élémentaires.

Tous les employés du pewag group sont priés de se conformer aux règles de sécurité et de faire

preuve de la connaissance des risques et des dangers potentiels. Ils doivent par conséquent

maintenir un état permanent de vigilance eu égard aux dangers liés à leurs activités.

Cela s’applique particulièrement à tous les dangers qui interviendraient dans chacun de nos lieux de

travail ou pendant l’utilisation de nos produits. Chaque accident ou danger identifié, risques

d’exposition et accidents proches considérés comme possibles doivent immédiatement être reportés

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au supérieur hiérarchique responsable. Il incombe à chaque direction locale de chacune des sociétés

du Groupe Pewag de mettre en place et de veiller à une organisation sécurisée.

Chaque supérieur est responsable de la protection de son équipe et doit informer, former et

superviser chacun(e) en conséquence. Afin de déterminer et d’évaluer les dangers et les risques

d’exposition de chacun, la direction est dans l’obligation de conduire une évaluation appropriée des

risques, en relation avec les règlementations locales en vigueur. Cela inclut également d’organiser

des examens de santé au travail.

Protection des données et traitement des informations

Pour nous, protéger les données personnelles de nos employés, clients et fournisseurs et respecter

la protection des données nationales et internationales est une évidence. Nous adaptons nos

standards de sécurité et nos actions pour la protection des données personnelles à l’accès et à

l’utilisation illégale de personnes non autorisées. Nos partenaires commerciaux sont également dans

l’obligation de traiter ces données avec soin. Une activité commerciale efficace et fructueuse défini

que toutes les informations pertinentes soient communiquées au groupe ciblé. La diffusion

d’information par courriels ne doit pas être large et systématique, au risque de conduire à des

encombrements et des blocages de boites de courriels. Tous nos employés sont en effet invités à

choisir leurs destinataires d’information avec attention, avec pour objectif de conduire à la prise des

décisions requises de manière efficace, rapide, et sur la base d’une information sûre. Lorsque l’on

transmet une information, la conformité avec des standards de sécurité adéquats doit être assurée.

Par conséquent, lorsqu’il s’agit de transmettre une information, chaque employé doit être conscient

du degré de confidentialité approprié.

Enregistrement de la documentation

Tous les faits significatifs concernant les processus et nos transactions commerciales doivent être

systématiquement écrits et reproductibles. Les durées légales de conservation de l’information

doivent être observées de la même manière que les réglementations internes imposées dans ce cas-

là. Un état détaillé des règles en la matière est établi dans notre système de Management.

Gestion économique des ressources de la société

Il va s’en dire que les ressources de la société doivent être traitées de manière économique. A

chaque utilisation des ressources, on doit examiner avant si leur usage se fait dans le meilleur intérêt

pour le pewag group. Si différentes options sont envisageables et de valeur égale, la plus

économique doit être choisie.

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Les biens de la société

Les biens du pewag group doivent exclusivement être utilisés pour des usages professionnels.

Chaque employé est dans l’obligation de les protéger de la perte, des dégâts ou du vol. Les

fournitures de bureau ou de papeterie, les échantillons commerciaux et les produits du pewag group

sont inclus dans la définition des biens de la société.

Chaque employé du pewag group se doit de manipuler les équipements opérationnels, en particulier

les machines et les outils de même que les systèmes de communication et d’information avec

précaution et exclusivement dans le but pour lequel ils sont prévus. Les systèmes d’information et de

communication en particulier doivent seulement être utilisés pour des usages professionnels. Le lieu

de travail ainsi que tous les équipements utilisés par le personnel ou par l’entreprise doivent être

maintenus rangés en permanence. Toute dégradation doit être rapportée au supérieur. Les biens de

l’entreprise ne doivent pas être utilisés dans un but privé, ou déplacés du lieu de l’entreprise sans

l’accord express du responsable du site concerné.

Secrets de fabrication

Les secrets de fabrication et autres informations sensibles doivent être traités de manière

confidentielle et protégés du regard des personnes non autorisées. Les employés qui ont accès aux

secrets de fabrication et aux informations confidentielles ne doivent pas les relater à des tiers (sont

inclus également les membres de leurs familles et amis), autres que ceux définis au préalable sous

les règles d’un accord de confidentialité, en rapport avec les objectifs de l’entreprise du pewag group.

Ils ne doivent pas non plus utiliser ces informations pour une autre raison que les besoins de

l’entreprise du pewag group.

Protection de la propriété intellectuelle

Chacun de nous en est responsable, et doit faire tout ce qui est nécessaire pour protéger la propriété

intellectuelle qui existe au sein du pewag group, à savoir brevets, marques commerciales ou rapports

d’expertises légales. Ceci inclut également de renoncer à des types de comportements qui pourraient

affecter négativement la réputation et la valeur des marques du pewag group. Par ailleurs, nous nous

devons réciproquement de respecter la propriété intellectuelle d’autrui.

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6 Code of Conduct

Evitement de conflits d’intérêts - activité privée

Chaque employé du pewag group est tenu d’informer son supérieur hiérarchique ou le responsable

du service du personnel, à la moindre opportunité d’une possible acceptation d’un poste dans une

autre entreprise, d’une prise de poste à mi-temps ou de son intention de reprise d’une activité

commerciale existante. Cependant, ceci ne s’applique pas seulement à l’acceptation d’un poste dans

ou pour une entreprise avec laquelle la société est ou pourrait être en relation commerciale ou en

concurrence, mais également à tout investissement en capital ou prise de participation aux bénéfices

dans une telle entreprise.

Les conflits d’intérêt entre les obligations officielles d’un employé envers son entreprise et ses intérêts

personnels doivent être évités. Ceci concerne surtout et en particulier les accords contractuels ainsi

que les activités d’achats auprès de nos fournisseurs. Dans ces cas-là, les conflits d’intérêts

importants doivent toujours être résolus. Les relations de travail entre employés sont également

concernées. Les dispositions du comportement de la vie privée qui pourraient compromettre les

intérêts du pewag group sont aussi à éviter.

Evitement de conflits d’intérêts - réseaux sociaux

L’usage personnel d’internet par les employés du pewag group doit être modéré par la conscience

des conflits potentiels que celle-ci peut engendrer. La distinction entre pages « pewag » et pages «

personnelles » doit être claire. Sur des sites de réseaux sociaux, merci de faire attention à ce que

l’information que vous indiquez ne porte pas préjudice à pewag. Par exemple, l’équipe de la rédaction

ne doit pas montrer d’affiliation politique. Les autres employés que les membres de l’équipe de

rédaction doivent afficher clairement leur rôle, s’ils souhaitent s’engager dans une activité politique. Il

n’est pas autorisé de partager des photos, commentaires et vidéos relatives au pewag group. Les

commentaires blessants sur des collègues de travail peuvent faire l’objet de procédure disciplinaire.

Vous pouvez répondre à une critique légitime de pewag, mais vous ne pouvez pas la supprimer. Les

blogs, micro-blogs et autres sites web personnels qui n’identifient pas l’auteur comme un employé du

Groupe, qui ne parlent pas de pewag et qui sont purement personnels ne tombent pas sous cette

directive.

Relations avec nos clients

Les employés de tout le pewag group ne peuvent offrir, promettre, accorder ou accepter des

avantages injustes en lien avec une activité commerciale (argent, cadeaux services ou autres

faveurs). Dans l’intérêt de renforcer les relations avec les clients, les employés du service commercial

sont, en accord avec les directeurs commerciaux et généraux, autorisés à accorder des avantages

dans la limite des règles. Quand des employés d’autres partenaires commerciaux sont invités, la

hiérarchie des personnes invitées doit en être informée dans la mesure du possible à l’avance.

Cependant, des soutiens financiers ou autre contributions à des représentants du gouvernement, des

représentants des institutions publiques et des employés ou représentants d’entreprises qui sont

majoritairement détenues par l’Etat ou une administration publique régionale, ou à des parties

politiques et leurs représentants sont strictement interdits.

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Relations avec nos fournisseurs - acceptation de cadeaux

Les employés du pewag group ne peuvent pas utiliser leur position, ni leur influence dans le pewag

group pour demander, accepter ou garantir un avantage personnel. Les cadeaux et invitations ainsi

que des avantages qui dépassent une valeur symbolique au-dessus de nos limites indiquées ou qui

dépassent les standards industriels normaux, doivent être refusés poliment mais fermement. Les

invitations par des fournisseurs ou des clients à l’attention des employés du pewag group ne peuvent

pas dépasser les valeurs des standards industriels normaux. Tout cadeau reçu malgré tout, doit être

collecté par l’entreprise et sera distribué, après un tirage au sort, lors d’occasions spécifiques parmi

tous les employés du pewag group présents sur un site défini.

Nous demandons également à nos fournisseurs et à nos partenaires de respecter au minimum les

standards d’éthiques concernant leurs produits commerciaux. A cet effet, nous avons publié nos

propres guides envers lesquels les partenaires du pewag group doivent s’engager.

Relations avec les concurrents

Chaque employé du pewag group est obligé de respecter les règles de compétition juste et honnête.

Nos opérations commerciales sont exercées uniquement en accord avec les lois anti-trust et les lois

applicables. En particulier, aucun accord injuste ne doit être fait afin de contenir la compétition

(accord de fixation des prix, arrangements d’offres malhonnêtes et accords concernant des limites de

production ou le partage de marché par clients, fournisseurs, régions ou secteurs). Cette directive

s’applique à tous les rendez-vous et autres contacts avec les concurrents.

L’échange (c’est-à-dire à la fois la remise et la réception) d’informations sensibles, par exemple

concernant les prix, les coûts de production et de distribution, les capacités de production ou d’achat,

la capacité d’utilisation ou autre information importante concernant la compétitivité actuelle et future

du pewag group, est strictement et sans exception interdit.

Il arrive fréquemment que nous produisions pour des concurrents. De même, nous achetons

également auprès de nos concurrents – par exemple pour des raisons de capacité ou autre. Ces

relations client-fournisseur ne doivent en aucun cas ni mener à une uniformisation des prix sur le

marché ni atteindre des proportions significatives.

Nous nous abstenons en toutes circonstances, et en particulier nous n’approuvons pas la disparition

de nos concurrents, de leurs produits et de leurs employés.

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Limites de validité

Les règles de ce Code de Conduite s’appliquent à tous les employés du pewag group et à ses

sociétés – pas seulement littéralement mais aussi en termes d’intention. Dans la mesure où des

règles de conduite sont déjà existantes dans des espaces individuels d’activité établies par les

directions générales, ces règles de conduite s’appliquent sans restriction en plus du Code de

Conduite. En cas de doutes, la règle la plus stricte doit être suivie. Pour tous les employés, y compris

les dirigeants supérieurs, une violation du Code de Conduite pourrait entrainer à des sanctions

disciplinaires et éventuellement les conséquences prévues par les lois en vigueur.

La direction de l’entreprise doit s’assurer que les principes et les valeurs éthiques de ce Code de

Conduite soient communiqués à tous les employés de l’entreprise de manière adéquate et avec une

régularité appropriée. En plus de leur fonction de rôle modèle, tous les supérieurs avec une

responsabilité disciplinaire ont le devoir de diffuser le Code de Conduite au sein de leur entreprise et

de veiller à sa mise en œuvre. En plus de sa responsabilité de manager, chaque supérieur

hiérarchique est responsable de s’assurer que chaque employé au sein de son environnement de

travail comprend et respecte les règles du Code. Ils seront questionnés à intervalles réguliers pour

s’assurer qu’ils ont compris ; qu’ils respectent les lois du Code ; qu’ils ont déclaré toutes les violations

dont on leur aurait fait part et qu’ils sont conscients de leur responsabilité que leurs employés se

soumettent aux règles du Code de Conduite.

Rapport

Pour le moment, nous avons l’intention d’éviter de dresser un rapport annuel de gestion de la

gouvernance des entreprises. Cependant, si cela apparait comme un besoin ou un avantage pour

notre groupe d’entreprises (en particulier si la conformité aux règles présentées ici améliore le

résultat), nous procéderons à la réalisation de ce rapport.

Le Management du Groupe à tous les niveaux est engagé à appliquer la mise en œuvre de ce Code

de Conduite. Le département Légal du Groupe fournira un suivi de conformité à ce Code de

Conduite, en collectant toutes déviations rapportées et les actions correctives mises en œuvre.

Chaque employé est autorisé, et même invité à rapporter toutes violations à ce Code de Conduite ou

aux lignes de conduites en place au sein du groupe Pewag, à son supérieur hiérarchique et/ou au

service légal du Groupe Pewag (Mme Stéphanie Fischer, fst@pewag-group.com). L’entreprise

s’engage à ne pas porter de blâme préjudiciable à quelconque employé, s’il informe le management

du Groupe (service légal du Groupe), ou le management d’une société ou un cadre supérieur, d’une

infraction ou supposée infraction au Code de Conduite.