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Réunions et conduite de réunion Les réunions ................................................................................................................................ 2 Les réunions ........................................................................................................................ 2 Qu’est-ce qu’une réunion ? ................................................................................................. 3 Les typologies de réunions .................................................................................................. 4 Les éléments essentiels d’une réunion efficace................................................................... 5 Quelques conseils de bonne conduite.................................................................................. 6 La nécessité d’une réunion .................................................................................................. 6 La nécessité d’une réunion .................................................................................................. 8 Exemples de contrôle de la nécessité d’une réunion ........................................................... 9 La préparation de réunions ........................................................................................................ 10 La préparation d’une réunion ............................................................................................ 10 Qu’est-ce qu’un ordre du jour ? ........................................................................................ 11 Le choix des participants ................................................................................................... 12 L’élaboration d’un ordre du jour ....................................................................................... 14 Le choix de l’heure de réunion .......................................................................................... 16 Un exemple d’aide mémoire pour la préparation de réunion ............................................ 17 L’organisation matérielle d’une réunion ........................................................................... 17 Le choix de la salle ............................................................................................................ 19 Liste de contrôle pour l’agencement de la salle de réunion .............................................. 20 Exemples d’agencement de salle de réunion d’information ............................................. 21 Exemples d’agencement de salle de réunion : prise de décision....................................... 22 Exemple d’agencement d’une salle de réunion d’information ou prise de décision ......... 23 La conduite de réunions ............................................................................................................ 24 La conduite de réunion ...................................................................................................... 24 Les composantes de la réunion.......................................................................................... 25 Le rôle de l’animateur ....................................................................................................... 26 Comment structurer les réunions prise de décision ? ........................................................ 27 Comment produire des solutions ....................................................................................... 28 Les différentes formes de prises de décision ..................................................................... 30 La décision par consensus ................................................................................................. 31 Les règles de la décision par consensus ............................................................................ 32 Exemple de tableau par notation ....................................................................................... 33 Exemple de tableau de classement par critère ................................................................... 35 Exemple de tableau de comparaisons croisées 2 à 2 ......................................................... 36 L'évaluation de réunions............................................................................................................ 38 L’évaluation et l’amélioration de réunion ......................................................................... 38 Comment améliorer une réunion ? .................................................................................... 39 Comment évaluer ?............................................................................................................ 40 Quand évaluer ? ................................................................................................................. 42 Méthode d’évaluation d’une réunion ................................................................................ 44 Des exemples d’évaluation de réunion.............................................................................. 46

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Réunions et conduite de réunion

Les réunions ................................................................................................................................ 2

Les réunions ........................................................................................................................ 2 Qu’est-ce qu’une réunion ? ................................................................................................. 3 Les typologies de réunions .................................................................................................. 4 Les éléments essentiels d’une réunion efficace ................................................................... 5 Quelques conseils de bonne conduite .................................................................................. 6 La nécessité d’une réunion .................................................................................................. 6 La nécessité d’une réunion .................................................................................................. 8 Exemples de contrôle de la nécessité d’une réunion ........................................................... 9

La préparation de réunions ........................................................................................................ 10 La préparation d’une réunion ............................................................................................ 10 Qu’est-ce qu’un ordre du jour ? ........................................................................................ 11 Le choix des participants ................................................................................................... 12 L’élaboration d’un ordre du jour ....................................................................................... 14 Le choix de l’heure de réunion .......................................................................................... 16 Un exemple d’aide mémoire pour la préparation de réunion ............................................ 17 L’organisation matérielle d’une réunion ........................................................................... 17 Le choix de la salle ............................................................................................................ 19 Liste de contrôle pour l’agencement de la salle de réunion .............................................. 20 Exemples d’agencement de salle de réunion d’information ............................................. 21 Exemples d’agencement de salle de réunion : prise de décision ....................................... 22 Exemple d’agencement d’une salle de réunion d’information ou prise de décision ......... 23

La conduite de réunions ............................................................................................................ 24 La conduite de réunion ...................................................................................................... 24 Les composantes de la réunion .......................................................................................... 25 Le rôle de l’animateur ....................................................................................................... 26 Comment structurer les réunions prise de décision ? ........................................................ 27 Comment produire des solutions ....................................................................................... 28 Les différentes formes de prises de décision ..................................................................... 30 La décision par consensus ................................................................................................. 31 Les règles de la décision par consensus ............................................................................ 32 Exemple de tableau par notation ....................................................................................... 33 Exemple de tableau de classement par critère ................................................................... 35 Exemple de tableau de comparaisons croisées 2 à 2 ......................................................... 36

L'évaluation de réunions ............................................................................................................ 38 L’évaluation et l’amélioration de réunion ......................................................................... 38 Comment améliorer une réunion ? .................................................................................... 39 Comment évaluer ? ............................................................................................................ 40 Quand évaluer ? ................................................................................................................. 42 Méthode d’évaluation d’une réunion ................................................................................ 44 Des exemples d’évaluation de réunion .............................................................................. 46

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Les réunions

Les réunions

Introduction L’organisation de réunion doit être mûrement réfléchie.

Plan Nous aborderons les ponts suivants :

• Qu’est-ce qu’une réunion ? • Les typologies de réunions • Les éléments d’une réunion efficace • Quelques conseils de bonne conduite de réunion

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Qu’est-ce qu’une réunion ?

Définition Une réunion est un rassemblement d’au moins trois personnes qui ont des

objectifs en commun, où la communication orale ou écrite, est le premier moyen de parvenir à atteindre ces objectifs.

Qu’est-ce qu’une réunion productive et efficace ?

Une réunion productive et efficace est une réunion à laquelle : • les objectifs établis ont été atteints dans le temps imparti • les participants sont satisfaits

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Les typologies de réunions

Intérêt de la typologie

La classification en type de réunion est indispensable car à chaque type de réunion correspond une conduite.

Deux types de réunion

On distingue deux types de réunion :

Information Prise de décision

• conseiller / mettre à jour • vendre, convaincre

• fixer des objectifs • résoudre des problèmes

Différences Les différences essentielles entre ces deux types sont :

Elément Réunion d’information Réunion de prise de décision Nombre de participants

Illimité Pas plus de 12 personnes

Qui doit participer ? Personnes qui doivent être informées.

Responsables et personnes qui peuvent apporter quelque chose

Processus de communication

A sens unique de l’animateur aux participants avec possibilité de poser des questions.

Discussion interactive entre tous les participants.

Agencement de la salle

Type salle de classe : les participants font face à l’animateur

Type salle de conférence : les participants se font face les uns les autres.

Style de conduite Directif. Participatif. Accent Le contenu L’interaction et la résolution de

problème. Clés de réussite La préparation de l’information

qu’il faut présenter L’ambiance favorable à la discussion ouverte et libre.

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Les éléments essentiels d’une réunion efficace

Eléments essentiels

Les éléments essentiels d’une réunion efficace sont :

Réunion

Participants

Organisation

AnimateurAnimateur

Information

Heure deréunion

Lieu de laréunion

Objectifs

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Quelques conseils de bonne conduite

Liste Les quelques conseils de bonne conduite sont présentés dans le tableau qui

suit.

Conseil Action Avantage Fixer votre objectif

• définir le ou les objectif(s) • annoncer clairement les objectifs en

ouverture de séance

La discussion et les énergies peuvent alors se focaliser sur l’objectif fixé, présent dans les esprits.

Préparer un ordre du jour

• préparer l’ordre du jour à l’avance • l’envoyer aux participants avant la réunion

L’ordre du jour : • sera le fil conducteur pour

maintenir la discussion sur le sujet

• encouragera les participants à préparer la réunion

Choisir les participants

• constituer un groupe de personnes adéquates • donner les raisons de non acceptation des

autres membres

La participation s’accroît et les esprits ne se dispersent pas.

Gérer le temps • commencer à l’heure • laisser suffisamment de temps de parole aux

participants • arbitrer entre la perte de temps et la réunion

trop dirigée • faire avancer les choses jusqu’à l’heure

prévue pour la fin

L’implication des participants est plus grande et les résultats sont satisfaisants.

Prendre la situation en main

• utiliser l’ordre du jour pour maintenir la discussion sur le sujet

• déterminer la meilleure procédure pour parvenir à l’objectif fixé, la mettre en œuvre au fur et à mesure de l’avancement des débats

• encourager les participants les moins actifs • contrôler ceux qui veulent dominer

La réunion est plus efficace.

Résumer les débats

• rappeler les objectifs • résumer les débats

Les actions à entreprendre sont rappelées pour une meilleure efficacité.

La nécessité d’une réunion

Introduction Lorsque l’on envisage une réunion, la première question à se poser est de se

demander, si elle est effectivement nécessaire, puis passer à la préparation

Plan Nous aborderons les points suivants :

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• La nécessité d’une réunion • Exemples de contrôle de la nécessité d’une réunion

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La nécessité d’une réunion

Deux points à éclaircir

Avant de s’engager dans la préparation d’un réunion, il convient d’éclaircir deux points : • les objectifs de la réunion • les résultats que l’on souhaite obtenir

Exemples d’objectifs

Des exemples d’objectifs sont proposés : • informer votre service d’une modification de la grille hiérarchique décidée

par la Direction Générale • faire accepter à votre direction le changement de logiciel comptable • décider de l’action à mener pour réduire le déficit du budget • fixer les chiffres de ventes réalistes pour chaque secteur pour l’année à

venir, en accord avec les objectifs globaux de l’entreprise • déterminer les compétences essentielles pour réussir en tant que

contremaître

Comment informer ?

Lorsque les objectifs sont clairement définis, il faut rechercher les meilleurs moyens pour informer : • soit une réunion • soit un mémorandum • soit une note de service • soit une série de coups de téléphone ...

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Exemples de contrôle de la nécessité d’une réunion

Réunion d’information

Pour une réunion d’information, le contrôle de la nécessité de la réunion peut se faire à partir de l’exemple suivant :

Considération Oui Non

Le temps est-il important ?

Le groupe est-il géographiquement dispersé ?

La taille du groupe permet-elle de se réunir (entre 10 et 100) ?

Est-il indispensable que tous saisissent parfaitement la teneur du message ?

Sera-t-elle ensuite nécessaire comme matériel de référence ?

Réunion prise de décision

Pour une réunion de prise de décision, le contrôle de la nécessité de la réunion peut se faire à partir de l’exemple suivant :

Considération Oui Non

Les connaissances requises pour la résolution du problème sont-elles dispersées sur plusieurs personnes ?

L’implication de plusieurs personnes est-elle nécessaire pour assurer le succès de la mise en œuvre des résultats ?

La synergie de groupe contribuera t-elle à une décision de qualité ?

Est-il probable qu’il y aura des points de vue en conflit qu’il faudra rapprocher ?

Des questions d’équité doivent-elles être résolues ?

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La préparation de réunions

La préparation d’une réunion

Introduction La préparation d’une réunion présente une plus value importante pour son

bon déroulement.

Plan Nous aborderons les points suivants :

• Qu’est-ce qu’un ordre du jour ? • Le choix des participants • L’élaboration d’un ordre du jour • Le choix de l’heure de réunion • Un exemple d’aide mémoire pour la préparation de réunion

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Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

Définition Un ordre du jour est un document simple et court qui présente le contenu,

l’organisation et la durée de la réunion. Support de communication Il peut être communiqué : • Par courrier, e- mail • Par affichage • Par oral …

Utilité Un ordre du jour est un élément indispensable à toute réunion. Il donne la

possibilité de travailler à l’élaboration de la réunion, lorsqu’il est remis à l’avance, et donc d’être efficace au cours de la réunion.

Exemple d’ordre du jour

Un exemple d’ordre du jour est présenté ci après. Ouverture de la séance : Raison de la réunion, objectif, durée Déroulement de la réunion • Problèmes soumis à discussion • Solutions alternatives à trouver • Choix des solutions possibles • Définition d’un plan pour résoudre le problème • Assignation les tâches pour mettre le plan en œuvre • Etablissement des procédures de suivi Résumé Levée de la séance

Conseils de respect de l’ordre du jour

Pour faire respecter l’ordre du jour, il convient de : • dresser l’ordre du jour et l’afficher par priorité • intercaler dans l’ordre du jour, les points qui font jour au cours de la

discussion par ordre de priorité

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Le choix des participants

Type de personnes/type de réunion

Le choix des participants se fait selon le type de réunion.

Pour une réunion … Choisir les personnes qui ont …

D’information A connaître les informations apportées De résolution de problème

• Soit la connaissance du ou des problème(s) traité(s)

• Soit l’autorité dans les secteurs touchés par les décisions

• Soit une implication pour mener à bien ces décisions

Précautions Quelques précautions sont à prendre :

Il est important … Mais, il convient … D’éviter d’inviter les personnes : • qui n’ont rien à voir avec la

réunion

• D’expliquer pourquoi • De donner des explications sur les

buts de la réunion Conséquences

Le maintien de ces bonnes relations, fera que les personnes non invitées : • Approuveront et remercieront de votre respect • Exprimeront leur désaccord sur votre position,

− donneront les raisons qui pourraient vous faire changer d’avis − ne demanderont pas de revenir sur la décision

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Principaux critères : de réussite et de résolution de problème

Pour une réunion de résolution de problèmes, les principaux critères de choix des participants sont :

Critère Explication Connaissance du domaine du problème

Présence des personnes compétentes pour apporter une solution au problème

Intérêt à la solution Intérêt marqué à la résolution du problème. Diversité de points de vue

Apport d’un regard différent, pour éviter un schéma stéréotypé de pensée

Liberté d’expression Les faits, les opinions et les sentiments doivent être exprimés en toute liberté.

Ouverture d’esprit La volonté d’écoute des uns et des autres, l’aide à l’évolution des opinions en fonction d’arguments convaincants ce qui permet de dégager les meilleures solutions.

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L’élaboration d’un ordre du jour

Base d’élaboration : besoins des participants

La base d’élaboration d’un ordre du jour est de connaître les attentes des participants. Question clef La question clef à se poser est : Qu’ont-ils besoin de connaître pour participer efficacement à la réunion ?

Conseils d’élaboration

Quelques conseils à suivre pour l’élaboration d’un ordre du jour. Afin de lever les doutes sur la participation des uns et des autres, il faut : • dresser la liste des personnes auxquelles il convient d’envoyer des copies

de l’ordre du jour • faire le distinguo entre :

− ceux pour qui il ne constitue qu’une information − ceux dont on n’attend la présence effective et la participation à la

réunion • envoyer une copie :

− à ceux dont la présence est estimée utile − aux autres avec le tampon « copie pour information »

Comment élaborer un ordre du jour ?

L’élaboration d’un ordre du jour se déroule de la manière suivante :

Etape Action 1 Définir les éléments à débattre 2 Classer les éléments par priorité de présentation 3 Estimer le temps nécessaire à consacrer pour chacun d’eux et le

temps de pause si nécessaire 4 Etablir une heure de fin de réunion approximative 5 Faire valider l’ordre du jour par les participants

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Informations nécessaires à l’animateur

Pour l’animateur, il lui faut des informations plus détaillées : • l’estimation de temps consacré à la discussion de chaque point à débattre

afin de juger correctement de l’avancement des travaux en cours de réunion

• des notes sur les techniques à utiliser, les points à clarifier, l’équipement requis

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Le choix de l’heure de réunion

Précautions Il convient d’éviter :

• les fins d’après-midi qui précèdent un jour férié ou un week-end • les lendemains matins de jour de repos

Critère à considérer

Le critère à considérer pour le choix de l’heure à la satisfaction de tous est : • la disponibilité de :

− l’animateur et des participants − des supports matériel et des salles

Remarque A la convenance de tous, il est possible de fixer une réunion : • soit à midi avec un plateau repas • soit le matin avec un petit déjeuner

Cas de réunions non professionnelles

Dans le cas de réunions non professionnelles , associations, clubs, ….les horaires doivent être en dehors des heures normales de travail, en soirée, en semaine. Tous les horaires sont acceptables à partir du moment où : • chacun veut bien participer à la réunion • les problèmes matériels sont réglés

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Un exemple d’aide mémoire pour la préparation de ré union

Aide mémoire Cet aide mémoire permet de vérifier la bonne préparation de la réunion.

Question Observation

Objectif • A quels résultats principaux voulez-vous parvenir ?

Horaire • Combien de temps durera la réunion ? • Quel est le meilleur moment pour la tenir ?

Participants • Qui doit participer à la réunion ? • Vérifier :

− Ceux qui ont pouvoir de décision − Ceux dont l’implication est nécessaire − Ceux qui doivent savoir

Ordre du jour

• De quels points débattre ? • Qui sera responsable de la préparation de

l’Ordre du Jour et de sa diffusion ? • Comment les participants peuvent –ils

contribuer à son élaboration ?

Agencement matériel

• De quels équipements va-t-on avoir besoin ? • Comment la salle doit-elle être aménagée ?

Distribution des tâches

• Quelles tâches aura-t-on besoin d’assigner ? Exemples Secrétaire de séance, animateur, chargé du respect de l’horaire établi, personne chargée de calmer les débats.

Méthode d’évaluation

• Comment sera évaluée la réunion afin d’améliorer la session suivante ?

L’organisation matérielle d’une réunion

Introduction La salle de réunion et son agencement, le mobilier jouent un rôle important

dans l’efficacité d’une réunion.

Plan Nous aborderons les points suivants :

• Le choix de la salle • Liste de contrôle pour l’agencement de la salle de réunion • Exemples d’agencement de salle de réunion d’information • Exemples d’agencement de salle de réunion : prise de décision • Exemple d’agencement d’une salle de réunion d’information ou prise de

décision

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Le choix de la salle

Choix d’une salle adéquate salle

Pour le bon déroulement d’une réunion, il convient d’avoir la salle adéquate, soit en interne, soit en externe adaptée au nombre des participants.

Localisation Avantage Inconvénient

Interne • gratuit • pratique

• Participants dérangés

Externe • Loin des dérangements • onéreux

Environnement et mobilier

La réussite d’une réunion passe par le confort des participants tels que : • un environnement adaptée à la taille et aux activités du groupe :

− Une bonne climatisation − Un bon éclairage − Une bonne aération

• Un mobilier − Les chaises rembourrées, pour une réunion de plus d’une heure − Les tables pour écrire ou étaler des documents à consulter : cartes,

feuilles, listings…

Agencement L’agencement d’une salle dépend du type de réunion envisagée :

• Réunion d’information • Réunion de prise de décision

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Liste de contrôle pour l’agencement de la salle de réunion

Liste La liste de contrôle présente les éléments essentiels nécessaires au bon

agencement d’une salle de réunion.

Liste Contrôle

La salle est-elle assez grande pour accueillir confortablement les participants et les aides audio-visuelles prévues ?

Eclairage et aération sont-ils adéquats ? Peut-on les contrôler de l’intérieur ?

La salle est-elle exempte de possibilités d’interruptions ou de gène (présence de téléphone, de bruits, …) ?

La salle a-t-elle un mobilier approprié ? Les sièges sont-ils assez confortables pour la durée de la réunion ?

La salle est-elle située à un endroit pratique pour les participants ?

Le coût de location entre-t-il dans le cadre de votre budget ? La salle est-elle libre à l’heure envisagée pour la réunion ?

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Exemples d’agencement de salle de réunion d’informa tion

Exemple 1 Un exemple d’agencement d’une salle de réunion d’information est :

Ecran minimum 1,50m Chevalet-conférenceet papier

Rétro-projecteur

Lutrinde table

Rafraîchissements

Exemple 2 Un exemple d’agencement d’une salle de réunion d’information est :

Ecran minimum 1,50mChevalet-conférence

et papier

Rétro-projecteur

Lutrinde table

Rafraîchissements

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Exemples d’agencement de salle de réunion : prise d e décision

Exemple 1 Un exemple d’agencement de salle de réunion : prise de décision

Chevalet-conférence

et papier

Rafraîchissements

Exemple 2 Un exemple d’agencement de salle de réunion : prise de décision.

Rafraîchissements

Chevalet-conférenceet papier

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Exemple d’agencement d’une salle de réunion d’infor mation ou prise de décision

Exemple 1 Un exemple d’agencement de salle de réunion : prise de décision

Ecran minimum 1,50mChevalet-conférence

et papier

Rétro-projecteur

Lutrinde table

Rafraîchissements

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La conduite de réunions

La conduite de réunion

Introduction La conduite de réunion fait toute sa réussite.

Le rôle de l’animateur est important car c’est lui qui oriente la réunion vers ses objectifs.

Plan Nous aborderons les points suivants :

• Les composantes de la réunion • Le rôle de l’animateur • Comment structurer une réunions : prise de décision • Comment produire des solutions • Le choix de solutions possibles • Les différentes formes de prises de décision

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Les composantes de la réunion

Principales composantes de la réunion

Les principales composantes d’une réunion sont :

Composante Explication Contenu C’est tout ce que les participants apportent à la réunion :

• Informations, savoir, • Compétences, expériences • Opinions, idées, mythes • Attitudes, attentes

Interaction C’est la façon dont les participants travaillent ensemble lors du traitement du contenu de la réunion. Elle comprend : • Les sentiments, les attentes qui tiennent à la

coopération • L’écoute, la participation, la confiance, la franchise,

l’ouverture Structure C’est la manière dont, à la fois, l’information et les

participants sont organisés pour atteindre l’objectif de la réunion.

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Le rôle de l’animateur

Rôle de l’animateur

Le rôle de l’animateur est : • D’encadrer les activités dans chacune des composantes essentielles de la

réunion • De fournir ce qui manque pour que le groupe puisse progresser vers les

objectifs de la réunion

Composantes de la réunion et animation

En fonction des composantes de la réunion, l’animateur agit différemment :

Contenu Interaction Structure

• Prend des initiatives • Ramène au sujet • Suscite l’information • Compare/oppose les points de

vue • Fait des synthèses • Recherche la décision • Développe des plans

d’actions

• Contrôle la participation • Encourage la participation • Suscite les attitudes

constructives • Encourage à différer la

discussion ou à confronter • Facilite la résolution des

conflits • Explore les réactions et les

sentiments • Facilite les apports mutuels

entre les membres du groupe

• Met au point l’ordre du jour

• Fixe les objectifs • Contrôle le temps • Utilise les procédures et

les techniques pour : − Enregistrer/diffuser les

informations − Analyser les

informations − Faire naître les

solutions alternatives − Prendre les décisions

• Assigne les rôles • Etablit les règles du jeu

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Comment structurer les réunions prise de décision ?

Objectifs Les objectifs de la structuration d’une réunion de décision sont :

• de concentrer l’attention sur le problème • de faire respecter la discipline à la résolution du problème.

Comment structurer ?

La structuration d’une réunion, s’effectue de la manière suivants :

Etape Action

1 Etudier, discuter et analyser la situation 2 Définir la problème afin de s’assurer de débattre du vrai problème 3 Fixer un objectif c’est-à-dire le résultat à obtenir

4 Définir ce qui est impératif et ce qui est souhaitable

Si les impératifs … Alors, …

existent Les écrire avec les caractéristiques souhaitées de l’éventuelle solution

Sont incompatibles entre eux

Les concilier pour résoudre le problème

5 Faire naître différentes solutions possibles 6 Etablir les critères d’évaluation 7 Evaluer les solutions possibles 8 Effectuer un choix parmi ces solutions

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Comment produire des solutions

Deux méthodes La discussion est la base des deux méthodes de production de solutions :

• brainstorming • technique de nominale de groupe

Brainstorming Le brainstorming est un processus de forme libre qui fait appel au potentiel

créatif des membres d’un groupe, grâce au système d’association. Avantage Le pouvoir de l’association est d’être un courant qui va dans les deux sens.

Quand un membre … Celle ci… Et stimule …

émet une idée En appelle d’autres Le pouvoir associatif des autres

Technique Nominale de groupe

La technique nominale de groupe est une technique structurée où les membres du groupe écrivent leurs idées individuelles, puis les disent au groupe. Avantage Cette technique minimalise le conformisme, et maximise la participation.

Choix de la méthode

La première question à se poser est : Les participants ont-il suffisamment d’expérience pour traiter l’information que vous cherchez ?

Si … Alors choisir …

Ils connaissent l’information La technique Nominale de groupe Ils ne connaissent pas l’information Le brainstorming qui permettra de

créer des solutions de potentiels possibles

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Conseils pour le brainstorming

Les principaux conseils afin de bien mener un brainstorming sont : • faites la liste de toutes les idées du groupe • ne jugez pas, n’évaluez pas les idées à ce stade • ne discutez pas les idées, si ce n’est peut être pour en éclairer brièvement la

compréhension • n’écartez pas les idées saugrenues. Il est toujours facile d’éliminer que de

trouver • ne perdez pas de temps à trier les doublons, les répétitions sont acceptables • encouragez la quantité. Plus il y aura d’idées, plus grande sera la probabilité

d’en trouver une bonne • ne passez pas trop vite à la phase suivante.

Si les participants commencent à être à court d’idées, laissez-les se reposer, puis repartez à nouveau

Conseils pour la technique nominale de groupe

Les principaux conseils afin de bien mener une technique nominale de groupe sont : • faites écrire les idées qui viennent à l’esprit • invitez chaque participant à lire ce qu’il a écrit, une idée à la fois.

Faites la liste des idées sur un tableau devant le groupe • faites rajouter les idées qui lui viennent alors à l’esprit lorsque tout le

monde a terminé • continuez jusqu’à ce que tous aient fait connaître leurs idées

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Les différentes formes de prises de décision

Types de prise de décision

La prise de décision pendant les réunions peut se faire : • Soit centrée sur la personne, c’est-à-dire des compilations de choix

individuels : le vote • Soit centrée sur le groupe, c’est-à-dire qui dépend de la discussion et du

consensus • Soit une voie intermédiaire qui repose sur la technique nominale de

groupe

Vote Le vote est une forme de prise de décision approprié aux groupes numériques

importants. Il peut être utilisé comme moyen de secours pour un groupe restreint quand la décision à prendre a peu d’importance. Remarque Le vote peut être assorti d’un quorum, plutôt que de la simple majorité, afin de réduire la résistance envers une décision donnée.

Consensus Le consensus maximalise le support des participants envers la décision prise.

Caractéristiques Le consensus est par nature un processus hautement interactif et mène à des décisions de qualité qui entraîne un degré élevé d’engagement.

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Technique nominale de groupe

La technique nominale de groupe est un processus interactif qui : • minimise le conformisme • amène les participants à des décision qu’ils peuvent soutenir Processus Ce processus de prise de décision est répété jusqu’à ce qu’un petit nombre de solutions claires reste en lice.

Qui ? Fait quoi ?

Les participants • Notent chacune d’entre elles sur une échelle de valeur et selon les critères préalablement convenus

• Délivrent leurs notes pour chaque solution qui sont ainsi additionnées

Le groupe • Traite les solutions : − celles qui ont une note basse sont éliminées − celles qui restent sont :

* rediscutées, notées et résumées * éliminées pour les moins bien notées • se met d’accord sur un certain nombre de

critères • note chaque solution sur une échelle :

− soit de 1 à 10 − soit à trois valeurs : bas, moyen, haut

La décision par consensus

Introduction Le consensus est un mode de décision qui utilise pleinement les ressources

disponibles et résout les conflits d’une manière créative. Il est parfois difficile à établir.

Plan Nous aborderons les points suivants :

• Les règles de la décision par consensus • Exemple de tableau de notation par critères • Exemple de tableau de classement par critères • Exemple de tableau de comparaisons croisées 2 à 2

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Les règles de la décision par consensus

But Le but du consensus est de faire accepter par chaque membre la décision du

groupe à partir de la logique et de la faisabilité.

Règles Les principales règles à suivre sont :

A éviter … A faire … De se disputer pour défendre sa position

• Présenter clairement et logiquement de sa position

• Porter attention aux réactions des membres du groupe

• Etudier soigneusement les réactions De penser qu’il faut un gagnant et un perdant

• Accepter une situation de compromis acceptable par les deux parties

Changer de position uniquement pour éviter les conflits

• Examiner la cause • S’assurer de l’acceptation de la solution par

tous pour les mêmes raisons ou les raisons complémentaires

• Se fier aux positions logiques et objectivement fondées

De ne pas employer des méthodes qui tendent à éviter les conflits telles que : • vote • solutions médianes • marchandages

• susciter les opinions divergentes • faire que tous s’impliquent dans le processus

de décision

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Exemple de tableau par notation

Bases d’évaluation

L’évaluation peut se faire sur une échelle : • subjective à trois niveaux : bas, moyen, élevé • objective : de 1 à 5 ou de 1 à 10 • de valeurs réelles, telles que : le prix, le poids, le délai de livraison

Tableau de notation

Le tableau de notation par critères est le suivant.

Solutions possibles Critères

1 2 3 4

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

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Méthode La méthode d’évaluation à suivre est la suivante :

Etape Action

1 Ecrire les critères appropriés en haut (1 à 4 critères sont suffisants) 2 Décider de la base d’évaluation pour noter chaque solution pour

chacun des critères 3 Faire noter :

• soit par consensus • soit par vote • soit par la moyenne des notes individuelles

4 Choisir la solution finale, celle qui aura obtenu les meilleures notes dans le plus grand nombre de critères

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Exemple de tableau de classement par critère

Tableau de classement

La tableau de classement par critère est le suivant :

Solutions possibles Classement donné par les participants

Rang

1 2 3 4 5 6 Total

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Méthode La méthode d’évaluation à suivre est la suivante :

Etape Action

1 Noter le rang donné par chaque participant 2 Additionner les rangs obtenus par chaque solution dans la colonne

total. 3 Classer par rang consolidé chaque solution obtenue. La première

solution a le plus petit total et la dernière le total le plus grand.

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Exemple de tableau de comparaisons croisées 2 à 2

Tableau de comparaison

Le tableau de comparaison croisées 2 à 2 est le suivant :

Solutions possibles

Solutions possibles 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 X 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Nombre de blancs

Nombre de X

Total

Priorité

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Méthode La méthode d’évaluation à suivre est la suivante :

Etape Action

1 Ecrire deux fois chaque solution sur la ligne horizontale et sur la ligne verticale

2 Comparer la solution 1 (1iere ligne) à la solution 2 (2ième ligne)

Si la solution la meilleure est la …

Alors …

1 plutôt que la 2 Mettre une croix dans la case

2 plutôt que la 1 Laisser un blanc

3 Continuer à comparer la solution 1 avec chacune des autres solutions puis continuer jusqu’à ce que toutes les solutions aient été comparées 2 à 2

4 Compter les croix de chaque, les additionner dans la colonne de droite et reporter le chiffre dans la case de la solution considérée, sur la ligne au bas du tableau Nombre de X

5 Compter verticalement les blancs de chaque solution, porter ce numéro sur la ligne nombre de blancs

6 Additionner le nombre de blancs et de X, porter le total sur la ligne Total

La solution du plus grand total sera la solution retenue et ainsi de suite par

ordre décroissant. Ex aequo En cas d’ex aequo, il convient de revenir en arrière pour les comparer l’une à l’autre à nouveau.

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L'évaluation de réunions

L’évaluation et l’amélioration de réunion

Introduction L’amélioration d’une réunion a pour base la motivation au changement.

Des améliorations successives conduisent à la perfection.

Plan Nous aborderons les points suivants :

• Comment améliorer une réunion ? • Comment améliorer ? • Quand évaluer ? • Une méthode d’évaluation • Des exemples d’évaluation

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Comment améliorer une réunion ?

Base de l’amélioration

La motivation au changement est la base de l’amélioration d’une réunion, mais il convient également de suivre le mode d’emploi suivant pour chaque point à améliorer :

Etape Action

1 Collecter les informations sur la situation présente 2 Identifier les domaines précis à améliorer 3 Identifier les différentes possibilités d’action 4 Mettre en pratique les nouvelles techniques

5 Evaluer la réunion à chaque essai

Si le changement … Alors …

A été efficace Passer à l’élément suivant à améliorer

N’a pas été efficace Essayer autre chose jusqu’à vous trouviez une solution satisfaisante

Conditions pour une évaluation bénéfique

Les conditions à respecter pour une évaluation bénéfique sont :

Animateur Participant

• Désirer améliorer les réunions ultérieures • Accepter les informations honnêtes de la

part des évaluateurs • Accueillir de manière positive les

réactions diverses • Savoir incorporer les améliorations aux

réunions futures

• Etre sincères dans les notations

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Comment évaluer ?

Trois types d’évaluation

Il existe trois types d’évaluation qui contribuent à l’amélioration sont : • l’auto-évaluation par l’animateur • l’évaluation par un observateur entraîné et formé • l’évaluation par les participants Remarque Les évaluations par un observateur ou par les participants ont tendance à embrasser plus large et à être plus objectives.

Auto-évaluation : questions clefs

L’animateur consacre quelques minutes à ces questions clefs : • comment me suis-je comporté ? • qu’est-ce qui a bien marché et pourquoi ? • est-ce qu’il y a eu des problèmes et pourquoi ? • que pourrai-je changer la prochaine fois ?

Evaluation par un observateur entraîné ou formé

Qualifications d’un observateur Un observateur entraîné doit être : • au fait des éléments nécessaires à une réunion efficace • entraîné à évaluer objectivement • capable de fournir les informations en retour Localisation Un observateur se tient d’ordinaire au fond de la salle et se sert d’une feuille d’évaluation pour noter ses impressions ressenties. Rapport A la fin de la réunion, l’observateur peut : • Soit bien faire son rapport au groupe et inviter les participants à discuter de

ce qui pourrait améliorer l’efficacité des réunions futures • Soit choisir de faire son rapport confidentiellement à l’animateur et discuter

avec lui des améliorations à apporter

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Evaluation par les participants

Caractéristiques Les participants sont d’excellents instruments d’évaluation , ils ressentent et réagissent mieux que d’autres aux événements et au style de l’animation C’est par une discussion ouverte qu’on obtient d’ordinaire la meilleure appréciation des participants.

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Quand évaluer ?

Trois moments Les trois moments d’évaluation peuvent être :

• Pendant la réunion • A la fin de la réunion • Après la réunion

Pendant la réunion

L’évaluation n’est pas nécessairement formelle ou compliquée, elle se fait : • Soit tout au long de la réunion

L’animateur doit être à l’affût d’indices qui indiquent que quelque chose doit amélioré. Ces indices sont oraux ou non, subtils ou évidents. Le moyen le plus simple et le plus efficace, c’est de susprendre la réunion pour traiter le problème.

• Soit après une pause L’animateur demande au groupe : − Comment trouvez-vous que se déroule la réunion jusqu’à maintenant ? − Que faire pour que la réunion soit plus efficace ?

• Les participants réfléchissent aux questions et expriment leurs commentaires. L’animateur écoute attentivement et répond aux suggestions faites.

Fin de la réunion

Objet des feuilles d’évaluation Les feuilles d’évaluation encouragent les gens à examiner leurs réunions. But Le but des feuilles d’évaluation est l’occasion d’échanger des impressions sur ce qui se passe afin d’améliorer les points qui peuvent l’être pour une réunion ultérieure. Précautions Il faut : • Faire attention avec les évaluations de fin de réunion • S’assurer que tous les participants ont du temps à consacrer pour remplir la

feuille ou renvoyer cette formalité à plus tard

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Après la réunion

Après la réunion, les techniques d’évaluation qui peuvent être utilisées sont :

Méthode Objectif

La distribution de feuilles d’évaluation aux participants

Recueillir par écrit les impressions

Le contact téléphonique avec quelques personnes du groupe

Recueillir leurs impressions oralement

Le rendez-vous avec les membres du groupe

Evaluer la réunion dans une discussion directe

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Méthode d’évaluation d’une réunion

Instruction En tant que participant ou animateur, il convient de cocher les assertions qui

s’appliquent à la réunion.

Préparation de réunion 1 Un ordre du jour a été préalablement fixé. 2 Les participants ont la possibilité de participer à la fixation de l’ordre du jour 3 L’heure et le lieu de la réunion ont été notifiés aux participants suffisamment tôt. 4 L’heure de fin de réunion a été fixée. 5 La salle est confortablement agencée, et les installations adaptées au nombre de

participants. 6 Les personnes appropriées et indispensables assisteront à toutes les réunions. Conduite de réunion 7 La réunion commence à l’heure. 8 L’utilisation du temps est contrôlée tout au long de la réunion. 9 Les participants s’écoutent attentivement les uns les autres. 10 Chacun peut s’exprimer. 11 Personne a tendance à dominer la discussion. 12 Des résumés périodiques ponctuent l’avancement des travaux. 13 Tous ont voix au chapitre lors de la prise de décision. 14 Le processus de prise de décisions est adapté à la taille du groupe. 15 On peut faire confiance aux participants pour mener à bien les décisions prises

pendant la réunion. 16 La réunion se termine par un rappel des décisions prises 17 L’équipement audio-visuel est en bon état et a-t-il été utilisé à bon escient. Après la réunion la réunion 18 Un compte rendu est rédigé et distribué à tous les participants. 19 L’animateur de la réunion est chargé du suivi de l’application, par les participants,

des décisions prises 20 Les participants font périodiquement l’évaluation de la réunion

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Calcul du score Le score de la réunion se calcule de la façon suivante :

Score de la réunion

Nombre d�’assertions cochées x 5 =

Grille d’évaluation

La grille d’évaluation est :

Score Evaluation

de 80 ou + Indique que la réunion est d’un excellent niveau. inférieur à 60 Implique un effort d’amélioration du niveau des

réunions auxquelles vous participez.

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Des exemples d’évaluation de réunion

Exemple 1 Un exemple d’évaluation est présenté ci-dessous.

L’ordre du jour des réunions auxquelles vous assistez vous a-t-il été envoyé par avance ou affiché en début de réunion ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours Vous est-il demandé de participer à l’élaboration de l’ordre du jour ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours Les participants sont-ils attentifs à la façon dont ils travaillent ensemble ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours L’expression des divergences est-elle encouragée et explorée ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours Une fois les décisions prises, les actions qui en résultent sont-elles explicitement détaillées et font-elles l’objet d’un suivi écrit ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours Les participants sont-ils conscients de leur utilisation du temps ? Jamais 1 2 3 4 5 Toujours Commentaires

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Exemple 2 Un exemple d’évaluation est présenté ci-dessous.

Les objectifs étaient-ils clairement fixés ? Pas du tout

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Très clairement

La compétence des participants a-t-elle été bien exploitée? Pas du tout

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Totalement

La décision a-t-elle été partagée par tous ? Dominé par une personne

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Totalement partagée

Les participants ont-ils coopéré et fait preuve de confiance mutuelle ? Pas du tout ouverts

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Totalement

Les participants se sont-ils tous activement impliqués ? Pas du tout

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Enormément

Le style de l’animateur a-t-il contribué à l’efficacité de la réunion ? Pas du tout

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Enormément

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Exemple 3 Un exemple d’évaluation est présenté ci-dessous. Presque

jamais Peu souvent

Parfois Souvent Presque toujours

Les participants ont pu s’exprimer librement

Les participants étaient à l’écoute des autres

Certains ont dominé la discussion

Les idées de certains ont été ignorées

Les participants ont semblé satisfaits des décisions prises par le groupe

Les participants ont semblé un peu perdus

Les participants ont semblé avoir une bonne compréhension mutuelle

Les participants se sont disputés

Les participants ont semblé ne pas apprécier

Commentaires

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Exemple 4 Un exemple d’évaluation est présenté ci-dessous.

Les objectifs de la réunion ont été

9 8 7 6 5 4 3 2 1

Très bien compris

Peu clairs incompris

L’utilisation du temps a été

9 8 7 6 5 4 3 2 1

Très efficace

Pas efficace

Les échanges de vue ont été

9 8 7 6 5 4 3 2 1

Ouverts et francs

Peu ouverts prudents

Les points de vue conflictuels ont été

9 8 7 6 5 4 3 2 1

Totalement résolus

Pas résolus

Pendant la réunion le travail de groupe a été

9 8 7 6 5 4 3 2 1

Excellent Médiocre Si, à certains moments, le rendement a laissé à désirer, que peut-on faire pour améliorer ? Soyez précis.

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Exemple 5 Un exemple d’évaluation est présenté ci-dessous.

Basse Elevée Travail accompli 1 2 3 4 5 6 7 8 Utilisation du temps 1 2 3 4 5 6 7 8 Utilisation des idées des gens 1 2 3 4 5 6 7 8 Résolution des conflits 1 2 3 4 5 6 7 8 Clarté des objectifs 1 2 3 4 5 6 7 8 Travail d’équipe 1 2 3 4 5 6 7 8 Réelle écoute des autres 1 2 3 4 5 6 7 8 Aplanissement des différences 1 2 3 4 5 6 7 8 Suggestions d’amélioration du travail en commun