MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA … de procedures AFC-2… · 1 1 rÉpublique du bÉnin...

1

1

RÉPUBLIQUE DU BÉNIN

MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA GOUVERNANCE LOCALE, DE L’ADMINISTRATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

(MDGLAAT)

COMMISION NATIONALE DES FINANCES LOCALE (CONAFIL)

PROJET DE SERVICES DECENTRALISES CONDUITS PAR LES COMMUNAUTES

(PSDCC)

MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES ET COMPTABLES

Version 2.0

Mars 2014

PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables

SOMMAIRE

CHAPITRE 1 : ORGANISATION .......................................................................................................................... 0

1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC .................................................................................................. 1 1.1. AU NIVEAU DU SSDCC ................................................................................................................................... 1 1.1.1. LE SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC...................................................................................................................... 1 1.1.2. SECRETAIRE DE DIRECTION DU SSDCC ................................................................................................................... 4 1.1.3. LE SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE ............................................................................................................... 5 1.1.3. LE COMPTABLE ............................................................................................................................................................. 8 1.1.4. SPECIALISTE EN PASSATION DE MARCHES (SPM) ................................................................................................. 9 1.1.5. SPECIALISTE EN SUIVI EVALUATION (SSE) .......................................................................................................... 11 1.1.6. 1.1.7. SPECIALISTE EN COMMUNICATION (SCOM)............................................................................................. 11 1.1.8. SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ......................................................................... 12 SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ...................................................................................... 12 1.1.9. SPECIALISTE EN FILETS SOCIAUX (SFS) ............................................................................................................... 13 1.1.10. SPECIALISTE EN GENIE CIVIL (SGC) AU NIVEAU NATIONAL .......................................................................... 14 1.1.11. CONDUCTEURS DE VEHICULES ADMINISTRATIFS .............................................................................................. 15 1.1.12. AGENT DE LIAISON ....................................................................................................................................................... 16 1.2. AU NIVEAU DES CELLULES PREFECTORALES D’APPUI AUX SDCC ............................................................. 16 1.2.1. CHEF CELLULE PREFECTORALE .............................................................................................................................. 16 1.2.2 CONTROLEUR FINANCIER ......................................................................................................................................... 17 2.2.3. LES SPECIALISTES EN GENIE CIVIL AU NIVEAU DEPARTEMENTAL .................................................................... 18 2. GESTION DE L’INFORMATION AU SEIN DU PROJET ......................................................................................... 19 2.1. CODIFICATION DE L’INFORMATION .................................................................................................................. 19 2.1.1. CODIFICATION DES FONCTIONS OU DE POSTES DE TRAVAIL ...................................................................................... 19 2.1.3. NUMEROTATION DES DOCUMENTS ......................................................................................................................... 19 2.1.4. DATE DES DOCUMENTS ............................................................................................................................................. 20 2.2. TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE ....................................................................................................... 20 2.2.1. COURRIER PHYSIQUE ................................................................................................................................................. 20 2.2.2. COURRIER ELECTRONIQUE ....................................................................................................................................... 22 2.3. RELATIONS AU SEIN DU PSDCC ....................................................................................................................... 23 2.3.1. RELATIONS ENTRE LES DIFFERENTS ORGANES ET ACTEURS DU PSDCC .......................................................... 23 2.3.2. RELATIONS AU SEIN DU SSDCC .................................................................................................................................... 23 3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE .................................................................... 24 3.1. MISE A DISPOSITION DES FONDS DU PSDCC .................................................................................................................. 24 3.1.1. POUVOIRS DE SIGNATURE ......................................................................................................................................... 24 3.1.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES ........................................................................................................................................ 24 3.1.3. PAIEMENT DES DEPENSES .............................................................................................................................................. 24 3.1.4. DEMANDES DE RETRAITS DE FONDS (DRF) ........................................................................................................ 25

ANNEXES A L’ORGANISATION ................................................................................................................................... 26

ANNEXE 1: ORGANIGRAMME DU PSDCC ................................................................................................................................ 27

CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ..................................................................................... 28

OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES .............................................................................................................................................. 29 OBLIGATIONS SOCIALES .............................................................................................................................................................. 29 OBLIGATIONS FISCALES............................................................................................................................................................... 29 LE PERSONNEL PROVENANT DE LA FONCTION PUBLIQUE..................................................................................................... 29 4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ............................................................................................ 29 4.1. EXPRESSION DES BESOINS ............................................................................................................................................ 29 4.2. PROCESSUS DE RECRUTEMENT ................................................................................................................................... 29 4.2.1. RECRUTEMENT DU PERSONNEL CONTRACTUEL .................................................................................................... 29 4.3. PAIE ................................................................................................................................................................................ 30 4.3.1. PROCESSUS D’ETABLISSEMENT DE LA PAIE ................................................................................................................. 30 4.3.2. PROCESSUS DE PAIEMENT DES SALAIRES .............................................................................................................. 30 4.3.3. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES FISCALES SUR SALAIRES ............................. 31

3

3

4.3.4. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES SOCIALES ET COTISATIONS PATRONALES

SUR SALAIRES ............................................................................................................................................................................... 32 4.4. EVALUATION DU PERSONNEL ............................................................................................................................................ 33 4.4.1. CADRE GENERAL .............................................................................................................................................................. 33 4.4.2. MODALITES D’EVALUATION ..................................................................................................................................... 34 4.5. PROCESSUS DE L’EVALUATION ..................................................................................................................................... 34 4.5.1. PROCESSUS D’EVALUATION DU PERSONNEL CADRE ............................................................................................ 34 4.5.2. PROCESSUS D’EVALUATION DU PERSONNEL NON CADRE .................................................................................... 35 5. ABSENCES ........................................................................................................................................................ 35 5.1. ABSENCES ....................................................................................................................................................................... 35 5.1.1. ABSENCES AUTORISEES ........................................................................................................................................... 35 5.1.2. JUSTIFICATION DES ABSENCES AUTORISEES ......................................................................................................... 35 5.2. DISCIPLINE ...................................................................................................................................................................... 36 5.2.1. ACTES D’INDISCIPLINE ............................................................................................................................................. 36 5.2.2. SANCTIONS POSSIBLES .............................................................................................................................................. 36 5.2.3. TABLEAU DE CORRESPONDANCE ENTRE FAUTES ET SANCTIONS APPLICABLES ............................................... 37 5.2.4. REGLEMENT INTERIEUR DU SSDCC ....................................................................................................................... 37 6. FIN DU CONTRAT ............................................................................................................................................ 37 6.1. MOTIFS DE FIN DE CONTRAT ........................................................................................................................................ 37 6.2. FIN DU CONTRAT ............................................................................................................................................................ 38 6.3. FORMALITES DE CLOTURE DU CONTRAT .................................................................................................................... 38 ANNEXE 8 : REGISTRE DE PAIE ................................................................................................................................................. 48 ANNEXE 9 : FICHE DE SUIVI DES ABSENCES............................................................................................................................. 49 ANNEXE 10 : CERTIFICAT DE TRAVAIL ................................................................................................................................... 50 ANNEXE 11 : REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE .............................................................................................................. 51 ANNEXE 12 : ATTESTATION DE DEPART EN CONGES ............................................................................................................ 52 ANNEXE 13 : CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE ............................................................................................................... 53 ANNEXE 14 : BULLETIN DE PAIE .............................................................................................................................................. 55 ANNEXE 15 : FICHE D’EVALUATION-PERSONNEL CADRE ..................................................................................................... 56 ANNEXE 16 : FICHE D’EVALUATION - PERSONNEL NON CADRE .......................................................................................... 58 ANNEXES 18 : CRITERES D’EVALUATION ................................................................................................................................ 60

CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ........................................................................................ 61

7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ....................................................................................... 62 7.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 62 7.2. MISSIONS A L’INTERIEUR DU BENIN ........................................................................................................................... 62 7.3. MISSIONS A L’EXTERIEUR DU BENIN .......................................................................................................................... 63 7.3.1. MENTIONS DE L’ORDRE DE MISSION ....................................................................................................................... 63 7.3.2. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION ........................................................................................................................... 64 7.3.3. JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION A L’EXTERIEUR ....................................................................................... 64 ANNEXE 1 : ORDRE DE MISSION A L’INTERIEUR ..................................................................................................................... 66 ANNEXE 2 : ORDRE DE MISSION A L’EXTERIEUR .................................................................................................................... 67 ANNEXE 3 : ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION .......................................................................................... 68 ANNEXE 4 : ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION ............................................................................................... 69

CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ............................. 71

8. PROCÉDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ........................................ 72 8.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 72 8.1.1. TEXTES DE REFERENCE ............................................................................................................................................. 72 8.1.2. CATEGORISATION DES STOCKS ................................................................................................................................ 72 8.1.3. ETAPES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES .......................................................... 72 8.2. GESTION DU CARBURANT ............................................................................................................................................. 72 8.2.1. OUTILS DE GESTION.................................................................................................................................................. 72 8.2.2. ............................................................................................................................................................................................. 73 PROCESSUS DE GESTION DES TICKETS ...................................................................................................................................... 73 8.2.3. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ........................................................................................................... 73 8.2.4. PROCESSUS DE CONTROLE ......................................................................................................................... 73 8.2.5. GESTION DES DEPLACEMENTS POUR LES REUNIONS ET MISSIONS DU PROJET ........................................... 73


8.3. GESTION DES FOURNITURES CONSOMMABLES ......................................................................................................... 73 8.3.1. NATURE DES FOURNITURES ....................................................................................................................... 73 8.3.2. OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES ..................................................................................................... 74 8.3.3. PROCESSUS D’ENTREE EN STOCK ............................................................................................................... 74 8.3.4. PROCESSUS DE CONSOMMATION ................................................................................................................ 74 8.3.5. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ............................................................................................................ 74 8.3.6. PROCESSUS DE CONTROLE ET D’INVENTAIRE ............................................................................................. 74 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS .......................................................................................................... 76 ANNEXE 1 : BON D’ENTREE........................................................................................................................................................ 78 ANNEXE 2 : BON DE SORTIE ....................................................................................................................................................... 79 ANNEXE 3 : FICHE D’INVENTAIRE DE STOCK ........................................................................................................................... 80 ANNEXE 4 : FICHE DE STOCK (REGISTRE DE STOCK) ............................................................................................................. 81 ANNEXE 5 : FICHE DE DOTATION DE CARBURANT .................................................................................................................. 82 ANNEXE 6 : REGISTRE DE CARBURANT .................................................................................................................................... 83

CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................ 84

9. PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................. 85 9.1. CADRE REGLEMENTAIRE .................................................................................................................................................... 85 9.1.1. OBJECTIFS POURSUIVIS .................................................................................................................................... 85 9.1.2. TEXTES DE REFERENCE ................................................................................................................................... 85 9.2. PRINCIPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................................................. 85 9.2.1. DESTINATION FINALE DES BIENS .................................................................................................................... 85 9.2.2. NATURE DES BIENS CONCERNES ...................................................................................................................... 85 9.2.3. ETAPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................... 85 9.3. GESTION DES EQUIPEMENTS........................................................................................................................................ 85 9.3.1. CODIFICATION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................................. 85 9.3.2. CODIFICATION DES INFORMATIONS ........................................................................................................... 86 9.3.3. Les outils de gestion des équipements ................................................................................................. 86 9.3.4. PROCESSUS D’AFFECTATION DES BIENS ..................................................................................................... 87 9.3.5. Utilisation des biens ........................................................................................................................................... 88 9.3.6. Procédures d’entretien et de réparations ................................................................................................. 88 9.3.7. Procédures de suivi et d’inventaire des biens ................................................................................. 90 9.3.8. MISE AU REBUT DES BIENS ........................................................................................................................ 91 10.4. PROTECTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................................................. 91 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................... 92 ANNEXE 1: BORDEREAU D’AFFECTATION DE MATERIEL ....................................................................................................... 93 ANNEXE 2 : REGISTRE DE BIENS DURABLES ............................................................................................................................ 94 ANNEXE 3 : FICHE D’IMMOBILISATION .................................................................................................................................... 95 ANNEXE 4 : FICHE D’INVENTAIRE DE BIENS DURABLES ........................................................................................................ 96 ANNEXE 5: CARNET DE BORD DE VEHICULE ............................................................................................................................ 97 ANNEXE 6 : BON DE TRAVAIL .................................................................................................................................................... 98

CHAPITRE 6: GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA

COMPTABILITE ET DE TRESORERIE ......................................................................................................................... 99

11. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .................................................................................... 100 11.1. DISPOSITIONS GENERALES SUR LES BUDGETS DU PSDCC ............................................................................... 100 9.3.9. CADRE REGLEMENTAIRE DU BUDGET ..................................................................................................... 100 9.3.10. PRINCIPES BUDGETAIRES ..................................................................................................................... 100 9.3.11. STRUCTURES D’ELABORATION DU BUDGET .......................................................................................... 100 9.3.12. DOCUMENT BUDGETAIRE ..................................................................................................................... 101 11.2. PROCEDURES D’ELABORATION DU BUDGET ANNUEL ........................................................................................ 101 11.2.1. CALENDRIER BUDGETAIRE ................................................................................................................... 101 11.2.2. Processus budgétaire ................................................................................................................................ 102 11.3. PROCESSUS D’EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................................ 103 11.3.1. PERSONNEL D’EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................ 103 11.3.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES ............................................................................................................... 103 11.3.3. CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES ...................................................................................... 104

5

5

11.3.4. PAIEMENT DES DEPENSES ..................................................................................................................... 105 11.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE ...........................................................................................................105 11.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE ..................................................................................................105 11.5.1. DISPOSITIONS GENERALES .................................................................................................................... 105 11.5.2. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE PAR LA CONAFIL ................................................................... 105 11.5.3. LE REAMENAGEMENT BUDGETAIRE ...................................................................................................... 106 11.5.4. REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................... 106 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .....................................................................................................107 ANNEXE 1 : INSTRUCTIONS DE PREPARATION DU BUDGET ................................................................................................108 ANNEXE 2 : FICHE D’ELABORATION BUDGETAIRE ...............................................................................................................109 ANNEXE 3 : TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE ...................................................................................................110 ANNEXE 4 : FICHE DE REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................111

CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE .......... 112

12. RÈGLES ET NOMENCLATURES FINANCIÈRES............................................................................................. 113 12.1. REGLES APPLICABLES ...............................................................................................................................................113 12.2. NOMENCLATURE DES RESSOURCES ........................................................................................................................113 12.3. NOMENCLATURE DES DEPENSES FINANCEES ........................................................................................................113 13. MÉTHODES DE DÉCAISSEMENT CONVENUES .............................................................................................. 114 13.1. PRINCIPES GENERAUX ..............................................................................................................................................114 13.2. METHODE DU COMPTE DESIGNE .............................................................................................................................114 14. DESCRIPTION DE LA TRÉSORERIE DU PSDCC ........................................................................................... 114

Le SSDCC a la responsabilité de la bonne gestion des ressources du PSDCC ..................................... 114

14.1. COMPTE DESIGNE ......................................................................................................................................................114 14.2. COMPTE DE TRANSACTIONS ....................................................................................................................................114 14.3. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ...............................................................................................114 14.4. CAISSE DE MENUES DEPENSES ................................................................................................................................115 15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ.................................................................................................. 115 15.1. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE ......................................................................................................115 15.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 115 15.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 115 15.1.3. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 115 15.1.4. LISTE DES OPERATIONS ........................................................................................................................ 115 15.1.5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 116 15.1.6. PAIEMENT DIRECT ............................................................................................................................... 116 15.1.7. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 116 15.1.8. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 117 15.1.9. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 117 15.1.10. LISTE DES OPERATIONS ...................................................................................................................... 117 16. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS .................................................................................. 118 16.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................118 16.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE ...........................................................................................................................118 16.3. REGLES DE GESTION .................................................................................................................................................118 16.4. DETAILS DES PROCEDURES ......................................................................................................................................118 16.4.1. OUVERTURE DU COMPTE ...................................................................................................................... 118 16.4.2. DEPOT INITIAL DANS LE COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ......................................................... 119 16.4.3. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET .............................................................. 119 16.4.4. RETRAITS DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET .......................................................................... 119 17. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ..................................................................................... 120 17.1. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ................................................................................121 18. CAISSE MENUES DEPENSES ......................................................................................................................... 121 18.1. FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES...................................................................................121 18.2. RETRAITS DE LA CAISSE ...........................................................................................................................................121 18.3. SEUIL DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ..........................................................................................................121 18.4. PROCEDURES DE RETRAITS PAR BON A JUSTIFIER ...............................................................................................121 19. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT ........................................................................................... 122 19.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................122


19.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE........................................................................................................................... 123 19.3. REGLES DE GESTION ................................................................................................................................................ 123 20. CADRE COMPTABLE GENERAL ........................................................................................................................ 125 20.1. SYSTEME COMPTABLE ................................................................................................................................................... 125 20.2. JOURNAUX COMPTABLES ............................................................................................................................................... 125 20.3. DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................................................ 126 20.4. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE ............................................................................................................................... 128 20.4.1. CONTEXTE ET OBJECTIFS ..................................................................................................................... 128 20.4.2. PRINCIPES ET REGLES DE GESTION ...................................................................................................... 128 20.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET ..................................................................................................................................... 128 20.6. ORGANISATION COMPTABLE ........................................................................................................................................ 138 20.7. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ..................................................................................................................... 138 TRAVAUX QUOTIDIENS ....................................................................................................................................... 138 20.7.1..................................................................................................................................................................... 138 TRAVAUX MENSUELS ......................................................................................................................................... 138 20.7.2..................................................................................................................................................................... 138 20.7.3. TRAVAUX ANNUELS .............................................................................................................................. 139 20.7.4. RAPPORTS FINANCIERS ........................................................................................................................ 139 20.8. GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE ............................................................................................................................. 140 20.8.1. PRINCIPES GENERAUX .......................................................................................................................... 140 20.8.2. COMPTABILISATION DES ACHATS DE BIENS ET SERVICES ..................................................................... 140 20.8.3. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD ................................................................................. 143 20.8.4. COMPTABILISATION DES FACTURES TRAVAUX ..................................................................................... 145 20.8.5. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD SUR LES MARCHES DE TRAVAUX ............................... 149 20.8.6. COMPTABILISATION DES AVANCES AUX FOURNISSEURS ....................................................................... 151 20.8.7. COMPTABILISATION AVANCE DE DEMARRAGE PAYEE PAR DPD .......................................................... 153 20.8.8. COMPTABILISATION DES ACHATS PAYES SUR LE COMPTE BANCAIRE .................................................... 155 20.8.9. COMPTABILISATION DES FACTURES PAYEES PAR DPD ........................................................................ 157 20.8.10. COMPTABILISATION DEPOT INITIAL SUR LE COMPTE DESIGNE ......................................................... 159 20.8.11. COMPTABILISATION DE L’EMISSION D’UNE DRF ............................................................................... 159 20.8.12. COMPTABILISATION DU PAIEMENT DE LA DRF ................................................................................. 161 20.8.13. COMPTABILISATION D’UNE DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT .......................................................... 163 20.8.14. EMISSION DE LA DPD ........................................................................................................................ 163 20.8.15. REGLEMENT DU FOURNISSEUR PAR L’IDA ......................................................................................... 165 20.8.16. COMPTABILISATION DES SUBVENTIONS AUX COMMUNES POUR LE FINANCEMENT DES SOUS PROJETS

COMMUNAUX 166 20.8.17. FINANCEMENT DES SOUS PROJETS COMMUNAUTAIRES ...................................................................... 170


PREMIERE PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE

0

CHAPITRE 1 : ORGANISATION

1


1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC

L’organigramme du PSDCC est fonction de son montage institutionnel. Un schéma de cet organigramme est présenté en Annexe de cette section.

Le personnel à utiliser dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC est constitué du personnel contractuel et du personnel des préfectures mis à la disposition du PSDCC. Le personnel contractuel est utilisé au niveau du SSDCC et des Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC.

Les fiches de fonction des contractuels de chaque structure sont présentées ainsi qu’il suit :

1.1. Au niveau du SSDCC

1.1.1. Le Secrétaire Exécutif du PSDCC

Titre du poste Secrétaire Exécutif du Projet (Coordonnateur)

Supérieur hiérarchique Ministre Chargé de la Décentralisation

Subordonnés directs

Secrétaire de Direction du SSDCC Spécialiste en Gestion Financière Spécialiste en Passation de Marchés Spécialiste en Suivi et Evaluation Spécialiste en

Communication Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base Spécialiste en Filets Sociaux Spécialiste en Génie Civil au niveau national Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental Contrôleurs Financiers Comptable Agent de liaison Conducteurs de Véhicule Administratif

Rôle Le Secrétaire Exécutif est responsable de la bonne gestion du PSDCC. Il a spécialement pour rôle :

d’assurer la conception, la coordination, la mise en œuvre et le contrôle des activités du PSDCC ;

de veiller à l’utilisation rationnelle des ressources (personnel, matériel, financier) du PSDCC ;

d’animer et de stimuler la concertation entre les différents intervenants dans la mise en œuvre des activités du PSDCC ;

d’établir et maintenir un dialogue permanent avec le personnel du SP/CONAFIL, les autorités administratives et les bailleurs de fonds.

Tâches de supervision générale

Le Secrétaire Exécutif organise l’exécution des activités du PSDCC ; définit les conditions de fonctionnement de ses services et des Cellules Préfectorales

dans le cadre des activités du Projet ; maintient de bonnes relations avec les bailleurs de fonds concernés par le projet et

avec tous les autres partenaires qui peuvent aider à la réalisation des objectifs du PSDCC ;

prépare les sessions de la CONAFIL où il joue le rôle de secrétaire ;


exécute les délibérations des sessions de la CONAFIL ; représente le PSDCC dans toutes les instances ; coordonne l’ensemble des activités du PSDCC.

Gestion technique

Assurer la planification des activités du projet en coordonnant l’élaboration des plans de travail annuel (PTA), les budgets et des plans de passation de marchés (PPM) ;

Apporter au SSDCC la coordination l’appui technique nécessaire pour ; l’exécution courante des activités découlant des PTA, BUDGET et PPM et le respect des

délais ; l’exécution de toutes les actions entrant dans le cadre de la mise en application des

documents de base du projet, en particulier les différents manuels de procédures nationales de l’administration publique et/ou spécifiques des bailleurs de fonds, ainsi que les manuels d’opérationnalisation des PTA ;

Assurer la bonne qualité technique d’exécution du projet avec l’appui des Cellules Préfectorales ;

Assurer l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies et plans de communication sur les activités du projet ;

Rendre compte aux instances hiérarchiques (Administration, bailleurs de fonds) de l’Etat d’avancement de l’exécution du projet conformément à la périodicité définie pour la production des rapports ;

S`assurer que les aspects environnementaux et sociaux du projet sont exécutés conformément aux documents environnementaux et sociaux (Cadre de Gestion Environnementale et Sociale – CGES) et Plan de Réinstallation des Personnes Involontairement Déplacées (PRPID), et ce, en étroite collaboration avec le consultant à temps partiel, chargé des questions environnementales et sociales, qui sera recruté pendant la mise en œuvre du projet ;

En collaboration avec les ADC ( Consultants Individuels) à temps partiel, s’assurer que les sous-projets communautaires respectent les politiques de sauvegarde environnementale et sociale et que leurs impacts soient vérifiés suivant le check-list contenu dans les instruments de sauvegarde environnementale et sociale du projet ; Le Secrétaire Exécutif s’assurera également que les mesures d’atténuation des impacts potentiellement négatifs sont incluses dans les propositions de sous-projets multi usages et communautaires.

Gestion financière

Présenter à l’intention des instances nationales et de la Banque Mondiale dans les délais requis, pour approbation / adoption, des Projets de budgets annuels, des états financiers annuels et des rapports financiers intérimaires non audités sur le Projet couvrant ledit trimestre ;

Élaborer la programmation budgétaire des activités du projet ; suivre l’exécution financière du budget du projet ; Ordonnancer toutes les dépenses devant être payées sur le compte désigné et les sous

comptes du projet ; Veiller au maintien permanent du niveau de liquidité, et en particulier aux

mouvements de fonds assurés par le SGF: décaissements, approvisionnements des comptes désignés ;

Signer les lettres de transmission des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) et des Demandes de Paiement Direct (DPD), ainsi que des Rapports financiers Intérimaires conditionnant les décaissements, avant leur transmission à la Caisse Autonome d’Amortissement ;

Organiser les audits financiers externes du projet sous la supervision de la Cour Suprême suivant la périodicité prévue (31 mars au plus tard). Opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie béninoise, de la

3


Banque Mondiale et des autres bailleurs de fonds qui pourraient intervenir dans le projet.

Gestion Administrative

assurer l’organisation générale du Projet ; veiller à la circulation de l’information de portée générale au sein du Projet ; assurer la gestion quotidienne du Projet et la coordination technique avec les

différents acteurs (Ministères, Institutions, Partenaires Techniques et Financiers) ; créer et entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs du Projet ; assurer le respect par les différents acteurs des clauses de l’accord de don et des

autres documents de base du Projet et en assurer le suivi ; veiller au respect du calendrier des activités ; animer les réunions périodiques internes de l’équipe de Coordination ainsi que les

réunions élargies aux autres structures impliquées dans la mise en œuvre du projet ;

superviser les activités du personnel ; superviser l’élaboration des rapports à mi-parcours et d’achèvement du Projet.

Gestion des approvisionnements et Passation des marchés

veiller au respect strict des procédures d’approvisionnement du Projet ; veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du Plan de Passation des

Marchés ; présider les Comités d’Ouvertures et de Jugement des Offres et assurer le bon

fonctionnement des Comités d’Evaluation des Offres ; veiller au strict respect des dispositions contenues dans le Plan de Passation des

Marchés ; signer les différents marchés, conventions et bons de commande engageant les

ressources du Projet.

Administration du personnel

recruter le personnel/consultant (le cas échéant à son licenciement), conformément à la procédure en vigueur ;

appliquer le règlement intérieur et les dispositions réglementaires en matière de gestion du personnel ;

signer chaque mois l’état général des salaires ; veiller à la tenue régulière des livres obligatoires en matière de gestion du

personnel ; autoriser les absences du personnel ; décider des sanctions à l’encontre du personnel en cas de non respect des

procédures ; organiser l’évaluation du personnel sur la base des indicateurs de performance.

Suivi et contrôle et production des rapports

assurer le suivi et la supervision des activités du Projet conformément aux indicateurs de performance spécifiés dans les documents légaux des bailleurs du Fonds ;

organiser la revue périodique des activités du Projet ; coordonner la mise en place et exploiter les tableaux de suivi des indicateurs de

base du Projet ; coordonner les activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle

externe du Projet ; assurer la production et la diffusion des rapports mensuels, trimestriels,

semestriels et annuels tels que requis par l’accord de Prêt du projet et tels que décrits dans le manuel d’exécution du projet.


Représentation et communication

représenter le Projet au plan national et international ; coordonner la mise en œuvre du plan de communication du Projet.

Tâches de gestion de patrimoine

Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la Décentralisation : veille à ce que tous les biens acquis sur les fonds des bailleurs de fonds soient

régulièrement protégés contre les risques de toute nature (destruction, perte, vol, accidents, …) ;

veille à ce que tous les biens d’équipement soient identifiés et localisés ; présente, au moins une fois par an, l’inventaire des biens acquis sur les fonds des

bailleurs de fonds.

Tâches de rapports

Elles portent sur l’élaboration des documents obligatoires pour rendre compte de l’exécution des activités réalisées.

Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la décentralisation : veille à la production trimestrielle, semestrielle et annuelle des rapports financiers

et des rapports d’activités ; contrôle et approuve les rapports financiers avant leur diffusion (Comité de

Pilotage et Bailleurs de fonds).

Tâches de suivi et de contrôle

Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la décentralisation: veille à collecter les données nécessaires à l’établissement des résultats des

activités exécutées ; apprécie les résultats physiques atteints et réconciliés avec les résultats financiers ; veille à ce que tous les organes de contrôle extérieurs au PSDCC exercent leur rôle

de vérificateur : audit, inspections, etc. s’assure que les recommandations de ces organes de vérification sont appliquées.

Intérim du Secrétaire Exécutif

En cas d’absence du Secrétaire Exécutif, son intérim sera assuré par l’un des cadres supérieurs de l’équipe du Projet dans l’ordre suivant : (1) Le Spécialiste en Gestion Financière, (2) un cadre désigné par le Secrétaire Exécutif.

1.1.2. Secrétaire de Direction du SSDCC

Titre du poste Secrétaire de Direction (SD) du SSDCC

Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif

Subordonnés Néant

Rôle

Sous la responsabilité directe du Secrétaire Exécutif du Projet, la SD-SSDCC assure des tâches de gestion du courrier, de gestion de la communication, de gestion des rendez-vous et de l’accueil des visiteurs du SSDCC. Elle assure également les tâches de tenue de la caisse de menues dépenses.

Tâches de traitement du courrier

La SD- SSDCC : initie les correspondances demandées par le Secrétaire Exécutif et les soumet à sa

signature ;

5


saisit les documents confidentiels initiés par le Secrétaire Exécutif et les autres documents ;

introduit les documents à la signature du Secrétaire Exécutif, introduit chez le Secrétaire Exécutif les documents reçus de l’extérieur pour

traitement ; prépare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission, transmet à chaque destinataire les documents visés par le Secrétaire Exécutif dans

des parapheurs ; assure la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives

administratives et, en général, tout document à diffusion générale ; prend tous les messages et en particulier les messages urgents à transmettre, remet le courrier « départ » aux chauffeurs pour distribution au moyen d’un cahier

de transmission ; suit le déplacement des véhicules du projet sous la supervision du Secrétaire

Exécutif du PSDCC ; s’assure de la distribution régulière par l’Agent de Liaison (AL) des documents

destinés aux services ou aux tiers au moyen du cahier de transmission ; s’assure que les registres pour le suivi du courrier «arrivée » et « départ » sont

tenus à jour ; classe les originaux du courrier administratif traité dans des rangements

appropriés ; prépare et assiste aux réunions demandées par le Secrétaire Exécutif et rédige les

comptes rendus, procès verbaux de ces réunions ; et toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche du Projet. Tâches de gestion des audiences

La SD-SSDCC : prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs du SSDCC ; accueille les visiteurs et les introduit auprès du personnel du SSDCC ; rappelle au personnel les rendez-vous importants en temps opportun, coordonne l'ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du Secrétaire Exécutif ; et toutes autres tâches relatives à la gestion des audiences.

Tâches de gestion documentaire La SD-SSDCC : classe les documents destinés au SSDCC selon le mode approprié (alphabétique,

numérique, chronologique, idéologique) afin de permettre ainsi une recherche rapide ;

assure l’archivage électronique et physique des documents généraux de la Coordination ;

et toutes autres tâches relatives à la gestion documentaire.

Tâches de gestion des télécommunications La SD-SSDCC : reçoit les appels téléphoniques destinés au SSDCC ; note les messages téléphoniques pour la SSDCC ; assure et privilégie la transmission électronique des documents ; et toutes autres tâches relatives à la gestion des télécommunications.

1.1.3. Le Spécialiste en Gestion Financière

Titre du poste Spécialiste en Gestion Financière (SGF)


Subordonné Comptable


Rôle

Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif, le SGF assure la supervision de la gestion administrative, comptable et financière du PSDCC.

Tâches de supervision générale

Le SGF :

supervise les activités du comptable placé sous sa responsabilité, assume la responsabilité professionnelle de cet agent.

Tâches de gestion financière

Le SGF : veille au respect des procédures financières convenues avec les bailleurs de fonds, contrôle la préparation des demandes de retraits de fonds destinées aux bailleurs de

fonds ; contrôle la tenue des comptes ouverts ; cosigne les titres de paiement de dépenses (chèques, virement, etc.) émis sur le

compte d’opérations du projet ; supervise la liquidation des factures, décomptes et autres pièces de dépenses, contrôle tous les états de paiement (frais de missions, perdiems, etc.) et autres pièces

justificatives de dépenses avant paiement ; suit le dénouement des cautions reçues ; fournit les données financières nécessaires à la préparation du PTBA ; prépare les demandes de réallocation de fonds à adresser au Gouvernement pour

transmission aux bailleurs de fonds ; vise les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou de la caisse.

Tâches de gestion budgétaire

Le SGF : élabore le budget du SSDCC en collaboration avec les autres responsables ; assiste les Cellules préfectorales et les autres structures impliquées dans la

préparation de leurs propositions budgétaires ; participe à l’élaboration du PTBA ; suit et contrôle l’exécution budgétaire ; analyse et commente les écarts pour une prise de décision rationnelle.

Tâches d’acquisition de biens et services

Le SGF : contrôle l’éligibilité des dépenses ; procède à la revue des projets de contrats préparés par le SPM ; procède à la revue des autres documents d’autorisation de dépense préparés par les

responsables techniques ; exécute les démarches administratives (engagement au Système Informatisé de

Gestion des Finances Publiques –SIGFIP-, etc.) rendues nécessaires pour l'acquisition des biens entrant dans l'exécution des activités ;

vérifie toutes pièces de dépenses ; vérifie la conformité des factures et décomptes avec les contrats signés. Tâches de gestion comptable

Le SGF : vise toutes les opérations de décaissements, en particulier le paiement des décomptes

et des factures ;

7


contrôle, par épreuve, les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude avant leur comptabilisation ;

vérifie par épreuve, les imputations, la saisie et la conservation des pièces comptables, vérifie les analyses de comptes et les justifications de soldes des comptes, vise les états de rapprochements bancaires ; veille à la tenue régulière des livres comptables ; prépare des rapports financiers ; veille au bon classement et à l’archivage des pièces comptables. Tâches de gestion du personnel

Le SGF en collaboration avec la Secrétaire de Direction : vérifie la tenue régulière des registres obligatoires en matière de gestion du personnel, veille à la bonne tenue du fichier du personnel ; contrôle l’exactitude des états de paie avant leur paiement ; vérifie la déclaration du personnel, les retenues de cotisations sociales et fiscales du

personnel et leur reversement régulier aux services concernés ; vérifie la comptabilisation des retenues et charges sociales ; contrôle la comptabilisation de la centralisation de la paie.


Le SGF : maintient les stocks et les équipements protégés contre tous les risques de toute

nature (vol, destruction, perte, accidents, etc.) ; vérifie que tous les équipements acquis sur les fonds des bailleurs de fonds sont

facilement localisables et identifiables ; contrôle la tenue régulière des registres des biens ; rapproche les états de biens dressés périodiquement avec les registres comptables, organise les inventaires annuels du patrimoine du projet.

Tâches de rapports

Le SGF a la responsabilité de la production régulière des rapports financiers des activités : prépare les projets de rapports financiers trimestriels et annuels et les soumet à la

validation du Secrétaire Exécutif ; tient tous les rapports et documents financiers à la disposition des vérificateurs ou des

auditeurs ; Supervise la production dans les délais impartis des documents financiers (grands

livres, balances, tableau des emplois et des ressources, rapports financiers annexes) avant leur soumission à l’audit.

Tâches de suivi et de contrôle

Le SGF : veille au bon fonctionnement du Système Intégré de Gestion (SIG) mis en place pour la

gestion des activités du PSDCC ; prend toute mesure appropriée pour résoudre les dysfonctionnements constatés ; analyse et commente les écarts entre prévisions et réalisations financières qui sont

ensuite comparées aux réalisations physiques en collaboration avec les responsables technique ;

instruit les agents relevant de son autorité pour les missions de vérifications ; prépare tous les documents nécessaires aux missions de vérifications ; applique les recommandations de l’audit et de la supervision.


1.1.3. Le Comptable

Titre du poste Comptable

Superviseur hiérarchique Spécialiste en Gestion Financière

Subordonnés Néant

Rôle

Sous la responsabilité du SGF, le Comptable assure des tâches de tenue comptable, de paiement et productions des documents financiers.

Tâches de supervision

Le Comptable supervise les activités de la SD du SSDCC relativement à la tenue de la caisse de menues dépenses et de gestion du carburant.

Tâches de gestion financière

Le Comptable : tient les registres de trésorerie (banques ou caisses) ; prépare les pièces d’entrées et de sorties de fonds des comptes bancaires, prépare les

chèques, virement de paiement et les engagements de dépenses ; prépare la liquidation des factures, décomptes et autres pièces de dépenses ; prépare les demandes de retraits de fonds destinées aux bailleurs de fonds ; prépare tous les états de paiement ; participe à la préparation du PTBA ; gère le stock du carburant.

Tâches d’acquisitions de biens et services

participe à la réception des acquisitions

Tâches de gestion comptable

Le Comptable : procède aux imputations comptables ; saisit les pièces comptables ; classe les pièces justificatives de dépenses et de recettes ; analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ; dresse les états de rapprochements bancaires ; tient les livres comptables ; édite les états constitutifs des rapports financiers.

Tâches de gestion du personnel

Le Comptable : établit les états et les bulletins de paie ; comptabilise les états de retenues de cotisations sociales et fiscales du personnel et de

reversement aux services concernés ; comptabilise la centralisation de la paie.


Le Comptable : participe aux inventaires des biens, des stocks de fournitures et de carburant.

Tâches de rapports

Le Comptable : participe à la préparation des rapports financiers trimestriels et annuels ;

9


participe à la préparation des rapports intérimaires financiers (RIF).

Tâches de suivi et contrôle

Le Comptable : assure la mise à jour des logiciels comptables et financiers installés ; met tous les documents comptables à la disposition des missions de vérifications ; exécute les recommandations de l’audit et de la supervision. Tâches de gestion de l’entretien du parc automobile et du carburant du PSDCC suit les réparations des véhicules du PSDCC ; suit les échéances d’assurance et de visites techniques ; toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion du parc automobile.

Tâches de gestion du stock de fournitures gère le stock de fournitures du PSDCC ; notifie au SGF l’épuisement du stock ; tient à jour les fiches stock de fournitures ; toutes autres tâches nécessaires à la gestion du stock.

Tâches de gestion des immobilisations assure la codification des immobilisations ; veille à l’entretien des immobilisations ; tient à jour le registre des immobilisations ; toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion des immobilisations.

Tâches de rapportage prépare les inventaires ; toutes autres tâches nécessaires à la production des rapports.

1.1.4. Spécialiste en Passation de Marchés (SPM)

Titre du poste Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)


Subordonnés Néant

Rôle Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le SPM a pour mission principale la coordination des marchés passés à tous les niveaux de projet et veille à la soumission par le SSDCC à l’IDA, de tous les documents d’examens préalables des passations de marchés.

Tâche de supervision Le SPM : veille à l'application des directives et procédures de passation des marchés, par le

SSDCC, les Communes, les communautés, et toute autre entité impliquée dans la passation des marchés ;

supervise le renforcement de capacités des acteurs de passation des marchés à tous les niveaux.

Tâches de programmation des marchés Le SPM : prépare et tient à jour le PPM consolidé du PSDCC ; participe à la préparation du PTBA du PSDCC ; tient les registres des fournisseurs, des bureaux d’études et des consultants, tient le point des acquisitions de biens et services du PSDCC.

Préparation des dossiers d’appels à la concurrence Le SPM :


prépare les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions ou demandes de prix ;

s’assure que les dossiers d’appel à la concurrence ont régulièrement reçu les avis requis auprès de la Banque mondiale et des structures nationales compétentes,

s'assure de la conformité du dossier technique avec les pièces énumérées dans les directives et procédures ;

veille au respect du budget alloué.

Publications des avis d’appels à la concurrence Le SPM : prépare les avis généraux, spécifiques et de manifestation d’intérêt du PSDCC ; assure la publication de ces avis à bonne date et dans les organes d’information

appropriés (quotidiens nationaux, périodiques internationaux, revue « Development Business », dg Market, etc.).

Réception et évaluation des offres Le SPM : prépare les séances de réception des offres ; participe aux séances d’ouverture des offres pour les acquisitions de biens et services

inscrites au PSDCC ; rédige les procès-verbaux et les projets de rapports d’évaluation des offres, rédige les procès verbaux des négociations ; prépare les correspondances pour les demandes d’avis de non-objection à l’IDA ; veille à ce que les rapports d’évaluation reçoivent les approbations requises ; met en place un mécanisme de confidentialité lors de l’évaluation des offres.

Passation des marchés Le SPM : prépare l’information de l’adjudicataire et des soumissionnaires non retenus des

résultats de l’appel à la concurrence ; prépare les projets de marchés ; veille à ce que les marchés soient signés, visés, approuvés et notifiés dans les formes et

délais requis ; enregistre le marché dans le logiciel dédié à la gestion des marchés.

Suivi de l’exécution et gestion administrative des marchés Le SPM :

organise les séances des commissions de réception des équipements, fournitures et services ;

prépare les procès-verbaux de réception ; collecte auprès du SGF et classe les preuves de paiement des décomptes et

situations établis par les fournisseurs, les bureaux d’études et des consultants ; classe et archive les pièces documentaires relatives à la passation des marchés, saisit toutes informations relatives aux marchés et aux données physiques ; s’assure en collaboration avec le SGF du respect des clauses juridiques et

financières des marchés (cautions, retenues de garantie, etc.). Rapports

Le SPM : prépare, conformément au format du RIF, les rapports sur la passation des

marchés du projet ; participe à la préparation des rapports sur la gestion des biens du PSDCC.

11


1.1.5. Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE)

Titre du poste Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE)


Subordonnés Néant

Mission

Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en Suivi Evaluation a pour mission générale d’initier et de coordonner le suivi, l’évaluation et les études d’impact des activités de l’ensemble des composantes et des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du PSDCC.

Principales tâches et responsabilités

Le SSE : conçoit et met en place un système de planification, suivi et évaluation des

activités, incluant un manuel de suivi-évaluation, un tableau de bord et des outils de suivi périodique ;

assure dans les délais, l’élaboration du Plan de Travail Annuel (PTA) du Projet selon le format standardisé retenu, en collaboration avec les responsables de composantes, les responsables financiers et de passation de marchés ;

s’assure que les indicateurs socio-environnementaux sont intégrés dans le manuel de suivi-évaluation et sont suivis adéquatement ;

participe à l’élaboration du budget annuel du Projet ; suit les indicateurs de performances du Projet ; attire l’attention du Secrétaire Exécutif sur les éventuels risques de contre-

performances du Projet ; élabore les rapports trimestriels, semestriels et annuels sur l’état d’avancement du

Projet ; participe à l’organisation des missions de supervision du Projet ; diffuse les informations sur l’évolution du Projet ; assure la pérennité des informations du Projet (centralisation et conservation des

rapports d’études, aide-mémoires, procès verbaux, compte-rendu, rapports périodiques, etc.) ;

forme les parties prenantes à l`utilisation du Manuel de Suivi-Evaluation ; coordonne l’établissement de la situation de référence du PSDCC ; initie des enquêtes périodiques en vue d’apprécier le niveau d’exécution du PSDCC

et permettre aux responsables de prendre des décisions à temps ; met en exergue les problèmes que les données de suivi auront fait apparaître et

proposer si possible des réorientations sur la base des rapports d’évaluation ; exécute toutes autres activités nécessaires à l’exécution du projet.

1.1.6. Spécialiste en communication (SCOM)

Titre du poste Spécialiste en Communication (SCOM)


Subordonnés Néant

Mission Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en communication a pour mission générale d’assurer la communication efficiente du projet à l’interne et à l’externe.



Le SCOM Elabore et met en œuvre une stratégie et un plan de communication pour guider la

mise en place d’un mécanisme permanent d’échange d’information entre les acteurs des préfectures, des communes et des communautés bénéficiaires ;

Coordonne toutes les activités de communication, animation et sensibilisation relatives au projet ;

Produit des matériels adaptés (langage, format, contenus, etc.) de sensibilisation et de promotion des activités du projet auprès des groupes cibles;

Conçoit, crée et fait produire des supports pédagogiques et moyens didactiques nécessaires pour les activités d’animation ;

Organise des manifestations promotionnelles (ateliers, conférences), et publicitaires (brochures explicatives, diffusions radio, télé, etc.) ;

Assure la mise à disposition de tout support de communication susceptible de faire connaître les actions du projet auprès des différents partenaires (Partenaires Techniques et Financiers, Gouvernement, Communes concernées, projets similaires, ONG etc.) ;

Assure la diffusion adéquate des documents socio-environnementaux du projet notamment le site web du PSDCC ;

Appuie les autres responsables du projet à travers la facilitation des contacts entre les différents intervenants et par l’organisation de rencontres périodiques d’information sur les activités du projet ;

Evalue les impacts des campagnes d’information et de sensibilisation du projet en termes d’appropriation par les acteurs concernés ;

Participe aux activités de planification et suivi-évaluation global du projet ; Exécute toute autre tâche relevant de son domaine d’intervention ; Produit son propre rapport périodique d’activités comme contribution aux rapports

périodiques du projet.

1.1.7. Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB)

Titre du poste Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB)


Subordonnés Néant

Mission

Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif, la mission principale du Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB) est de coordonner la mise en place et le fonctionnement du système national de renforcement des capacités de gestion des organisations communautaires de base afin de leur permettre d’identifier, préparer, exécuter, suivre et évaluer efficacement les sous-projets communautaires.


Le SFGB est l’expert principal en FGB. A ce titre, il est chargé de planifier, organiser et coordonner la mise en œuvre des activités financées par le PSDCC. Ces activités sont essentiellement, l’acquisition des services de consultant, la vulgarisation de la formation des communautés sur le terrain, des ateliers, des études, et des voyages d’études. Les responsabilités du SFGB sont organisées autour des 2 axes suivants :

1. la Formation à la Gestion à la Base (FGB); 2. l’assistance aux communautés à la gestion de leurs projets.

De façon spécifique, les activités en Formation à la Gestion de Base portent sur :

13


la sensibilisation des décideurs nationaux pour renforcer leur compréhension et leur adhésion au programme FGB ;

l’inventaire des formateurs qualifiés en FGB afin de constituer une base de données sur les compétences nationales en matière d’approche FGB ;

la préparation des termes de références standards des formateurs qui appuieront les communautés ciblées et/ou les structures partenaires ou relais dans l’évaluation participative et l’identification/planification/exécution de sous- projets communautaires ;

la supervision de la sélection et du recrutement des formateurs seniors et des animateurs de la FGB ;

l’identification des ONG actives localement (liste courte par commune) habilitées à assister les communautés et recevoir la formation FGB (Animateurs de Développement Communautaire) ;

le recensement du matériel pédagogique : Il s’agira ici de rechercher, collecter et centraliser tous les matériels de formation existants aussi bien dans le domaine de la FGB que dans les approches similaires ;

la supervision du déroulement des formations sur la base des prescriptions du manuel d’exécution du PSDCC ;

l’organisation des ateliers de formation de formateurs à l’intention du personnel de ces ONG ;

la supervision de la traduction des modules de formation en langues locales ; la coordination avec les préfectures du suivi rapproché ; l’établissement de l’état d’avancement des formations, la planification des activités et

la préparation des données statistiques requises pour le Secrétariat Exécutif (SE-PSDCC) ;

la fourniture au Spécialiste du Suivi-Evaluation et Communication d’informations nécessaires pour s’assurer de la conciliation des données techniques avec les données financières ;

l’évaluation des performances de la formation de formateurs y compris une évaluation d’impact annuelle comprenant une évaluation de la capacité et des besoins de renforcement du capital social dans la communauté ;

l’organisation d’évaluations ex-post externes ; l’élaboration des rapports mensuels d'activité, et rapports annuels à soumettre au SE ; l’accueil de toutes les visites/missions de supervision et d’audit ; la mise en œuvre de toutes les tâches à lui confier par le SE-PSDCC.

1.1.8. Spécialiste en Filets Sociaux (SFS)

Titre du poste Spécialiste en Filets Sociaux (SFS)


Subordonnés Néant

Mission

Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en Filets Sociaux a pour tâche principale l’appui pour l’exécution de la phase pilote du programme de filets sociaux recommandé par la revue de la stratégie de protection sociale du Bénin.


Le Spécialiste en Filets Sociaux a pour tâche principale l’appui pour l’exécution de la phase pilote du programme de filets sociaux recommandé par la revue de la stratégie de protection sociale du Bénin. Il s’agit spécifiquement :


d’assurer la mise en place du programme conformément au manuel d’exécution du PSDCC en collaboration avec les consultants à recruter sur certains aspects clés et l’INSAE ;

d’élaborer les documents techniques d’identification des ménages pauvres ; d’assurer en collaboration des Centres de Promotions Sociales (CPS), le processus

d’identification des communautés pauvres dans 12 communes ciblées ; d’assurer l’identification des ménages pauvres par les communautés bénéficiaires ; d’appuyer le SFGB dans l’implémentation des modules de Formation en Gestion à la

Base (FGB) ; de faciliter l’identification et l’élaboration des sous-projets à Haute Intensité de main-

d’œuvre (HIMO) en collaboration avec les acteurs locaux dans 120 communautés bénéficiaires ;

de renforcer la collaboration des CPS, des Communes et des ADV/ADQ, le Conseil Technique National des Pistes Rurales (CTNPR) et les Comités Départementaux des Pistes Rurales (CDPR) dans le cadre du ciblage, de l’élaboration, et de l’approbation et de la mise en œuvre des sous projets HIMO notamment ;

d’assurer en relation avec les autres Spécialistes du PSDCC le paiement des transferts monétaires de base tel que déterminé dans le Manuel d’Exécution du PSDCC ;

de faciliter l’exécution des sous-projets de travaux publics et des paiements aux bénéficiaires ;

de coordonner en collaboration avec le Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB), la production des fiches de score remplies dans le cadre de l’exécution du PSDCC ;

d’exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Secrétaire Exécutif du SSDCC.

1.1.9. Spécialiste en Génie Civil (SGC) au niveau national

Titre du poste Spécialiste en Génie Civil au niveau national


Subordonnés Néant

Mission

Sous la supervision hiérarchique et l’autorité fonctionnelle du Secrétaire Exécutif du SSDCC, le Spécialiste en Génie Civil du SSDCC est chargé de promouvoir la pratique du Développement Conduit par les Communautés (DCC) à travers la mise en œuvre des sous-projets communaux et communautaires et du volet HIMO de la composante 2 du programme pilote de filet sociaux.


Les principales tâches et responsabilités du Spécialiste en Génie Civil au niveau national sont les suivantes : Actualiser en collaboration avec les Ministères sectoriels, les plans types, devis

descriptifs et pièces graphiques des infrastructures à réaliser dans le cadre du projet (composantes 1 et 2) ;

S’assurer de la qualité technique de toutes les infrastructures réalisées dans le cadre du projet ;

Mobiliser les communes et les communautés autour des sous- projets multi-villageois et villageois ;

Établir annuellement la liste des sous-projets approuvés et soumis par les communes au SE pour financement ;

Faire fonctionner convenablement les sous-projets communaux et communautaires ;

15


Mettre à disposition des communes et des communautés, toutes les informations pouvant faciliter la mise en œuvre des sous-projets ;

Etudier les projets éligibles soumis par les communes ; Suivre l’exécution des sous-projets communaux/communautaires et ceux à haute

intensité de main d’œuvre (HIMO) ; Finaliser de la liste annuelle des communautés qui bénéficieront du PSDCC.

Principales tâches

Travailler en collaboration avec les Ministères sectoriels pour la mise à disposition en temps réels de tous les documents techniques relatifs à la réalisation des infrastructures ;

Sensibiliser les communes et les communautés de base en vue de leur adhésion au Programme de sous-projets Communaux et Communautaires ;

Suivre la mise en œuvre de la composante 1 relative aux initiatives des communautés et des communes au plan du génie civil ;

Appuyer les communes et les communautés en vue de la mise en œuvre efficiente des sous-projets ;

Mettre à la disposition du Spécialiste en Suivi-Evaluation toutes les informations nécessaires relatives aux sous-projets communaux et communautaires;

Coordonner, en liaison avec le SP-CONAFIL, le système de contractualisation mis en place pour le financement des initiatives communautaires et communales ;

Participer à la préparation des réunions trimestrielles et de la revue annuelle ; Consolider les données des rapports du SP-CONAFIL et préparer les sections du

rapport d’activité du SE concernant les activités placées sous sa responsabilité; Consolider les plans d’action du SP-CONAFIL et préparer le plan d’action national pour

les activités relevant de ses responsabilités ; Assister aux réunions et revues; Contribuer, pour la partie qui relève de ses responsabilités à la préparation du Plan de

Travail annuel du Secrétariat Exécutif, à son suivi et son évaluation interne à la fin de chaque année ;

Préparer le Plan de Travail annuel des composantes 1 et 2 pour soumission et approbation par le Secrétaire Exécutif ;

Mettre en œuvre toutes les tâches à lui confiées par le SE.

1.1.10. Conducteurs de Véhicules Administratifs

Titre du poste Conducteurs de Véhicules Administratifs (CVA)

Supérieur hiérarchique Le Secrétaire Exécutif

Subordonnés Néant

Rôle

Les Conducteurs de Véhicules Administratifs (CVA) exécutent les tâches de conduite et d’entretien des véhicules du projet.

Tâches de conduites

Les CVA:

assurent le transport des personnes et des biens du PSDCC dans les véhicules du projet en respect des normes et règles en vigueur.

Tâches d’entretiens courants des véhicules

Les CVA:

effectuent le nettoyage et l'entretien quotidien des véhicules,


assurent la surveillance des réparations des véhicules du PSDCC, assurent le rapportage des incidents survenus au cours de l’utilisation des véhicules ; veille à la bonne tenue et au renouvellement à bonne date des documents du véhicule

(assurance, visite technique, carte jaune, etc.) ; tiennent à jour les carnets de bord des véhicules ; veillent à la présence effective et à la bonne tenue des trousses à outils, boîtes à

pharmacie, les extincteurs, etc., exécutent toutes autres tâches à eux confiées par le SSDCC.

1.1.11. Agent de Liaison

Titre du poste Agent de Liaison


Superviseur Secrétaire de Direction

Subordonnés Néant

Mission

Sous la supervision hiérarchique et l’autorité fonctionnelle du Secrétaire Exécutif du SSDCC l’Agent de Liaison a pour mission d’assister le Secrétariat Exécutif du SSDCC dans sa mission quotidienne et dans ses relations avec les différents partenaires impliqués dans la mise en œuvre du PSDCC.

Principales tâches

Assurer la liaison entre le Secrétariat Exécutif du SSDCC et tous les partenaires ; Distribuer les courriers ; Assurer le rapportage de tout incident survenu au cours de la distribution des

courriers ; Veiller à la bonne tenue du cahier ou registre de transmission ; Assurer la reprographie et la reliure des documents ; Exécuter toutes autres missions à lui confiées par le Secrétaire Exécutif ou autres

Spécialistes du Projet.

1.2. Au niveau des Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC

1.2.1. Chef Cellule Préfectorale

Titre du poste Chef de la Cellule Préfectorale


Subordonnés Néant

Mission

En collaboration avec le Secrétaire Exécutif, le Chef de la Cellule Préfectorale assure l’organisation et le suivi des activités du PSDCC au niveau du département dont il a la responsabilité.


coordonner la préparation des programmes annuels, des rapports d’avancement périodiques, des rapports de suivi financier et des rapports annuels et les soumet à l’approbation Secrétaire Exécutif ;

17


gérer les ressources humaines, financières, matérielles et immatérielles du PSDCC mises à la disposition de la cellule préfectorale ;

organiser, animer et stimuler la concertation et le partage de l’information avec les différents intervenants ;

tenir à jour un répertoire des prestataires de services pour l’exécution des activités rédiger les TDR des études, les dossiers de consultation, et suivre le processus de

recrutement des consultants, la réalisation et la restitution des résultats des études, veiller à l’application effective des recommandations issues des audits techniques,

administratifs et financiers, assurer la mise en œuvre effective des activités issues des sous projets communaux et

communautaires financées au bénéfice des communautés, représenter le projet au niveau local requis. exécuter toute autre activité relative à la bonne marche du projet au niveau

département.

1.2.2 Contrôleur Financier

Titre du poste Contrôleur Financier

Supérieur hiérarchique SE

Superviseur Préfet

Subordonnés Néant

Mission du Contrôleur Financier

Sous la supervision du Chef de la Cellule Préfectorale, le Contrôleur Financier est chargé de la tenue de la comptabilité du PSDCC au niveau du département. Aussi sous la responsabilité fonctionnelle du Spécialiste en Gestion Financière, le contrôleur financier doit s’assurer que les procédures financières, budgétaires sont suivies et vérifier la validité des chiffres. Il ou elle appuiera les agents du Trésor Public logés au niveau des communes en matière de respect des délais de transfert de fonds, des procédures d’exécution du budget et de l’enregistrement des dépenses) avant la mise en vigueur.


tenir la comptabilité du PSDCC au niveau du département, élaborer les termes de référence de leurs missions mensuelles ; élaborer dans les délais les points mensuels et les rapports trimestriels ; transmettre dans les délais les points mensuels et les rapports trimestriels ; vérifier les pièces justificatives des différentes dépenses avant leur transmission au

SSDCC, justifier les dépenses conformément au format convenu avec le SSDCC, transmettre au SSDCC les états financiers relatifs à élaboration du RIF, veiller à la qualité des pièces comptables et documents financiers projet produit par

les acteurs bénéficiaires des ressources du projet.

Tâches spécifiques du Contrôleur Financier

Le contrôle doit porter sur :

Le suivi de la trésorerie

Ce suivi porte sur les vérifications périodiques et les contrôles des comptes bancaires et de la caisse des ADV/ADQ


Le suivi budgétaire

Il est effectué par composante, par commune et par communauté. Les écarts dégagés par rapprochement des réalisations aux prévisions sont analysés en vue de programmer les actions correctives nécessaires pour respecter le cadre budgétaire initial et permettre la poursuite du projet.

L’élaboration des tableaux du bord

Les tableaux de bord doivent permettre de donner une vision synthétique des informations financières sur l’exécution du projet. Ils sont constitués de : Les informations sur la gestion des conventions de financement ; Le suivi de l’exécution du budget ; Le suivi de l’exécution du projet par zone géographique (au niveau village pour la

composante 1, 2 et 3) ; Le suivi de l’exécution financière par composante et sous composante du projet ; Le suivi de l’exécution par composante.

L’élaboration et la transmission aux supérieurs hiérarchiquement des rapports d’activités

1.2.3. Les Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental

Titre du poste Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental

Supérieur hiérarchique SE

Superviseur Préfet

Subordonnés Néant

Mission

Sous l’autorité globale du SE PSDCC et la coordination du Spécialiste en Génie Civil au niveau national en lien avec le coordonnateur Départemental du PSDCC, le Spécialiste en Génie Civil du SSDCC est chargé d’assurer, au niveau du Département de son ressort territorial, le suivi technique des infrastructures réalisées dans le cadre de la mis en œuvre des composantes 1 et 2 du PSDCC, notamment celles relatives aux sous-projets communautaires, communaux et celles ayant trait aux sous-projets HIMO et d’en assurer leur qualité. De façon spécifique, il s’agira d’effectuer des missions de contrôle de niveau d’avancement des chantiers financés sur le PSDCC afin qu’ils se réalisent suivant les règles de l’art et dans le strict respect des normes sectorielles.


Les principales tâches et responsabilités des Spécialistes en Génie Civil au niveau national sont les suivantes : Recevoir et examiner toutes les demandes de financement pour des sous-projets

éligibles sur les composantes 1 et 2 du PSDCC soumis afin de fournir les avis techniques appropriés. Dans ce cadre, s’assurer que chaque soumission est complète (ensemble des éléments requis dans la présentation d’un dossier) y compris les avals requis, puis examiner les aspects techniques des sous-projets soumis afin de vérifier leur pertinence, cohérence et conformité avec les normes sectorielles ;

Vérifier que les coûts demandés sont conformes aux dépenses admissibles sous les composantes concernées et que les budgets sont réalistes ;

Suivre la mise en œuvre technique (conformité aux normes) des réalisations opérées par les intermédiaires et les bénéficiaires et fournir au service financier tous les éléments pertinents requis pour engager les procédures de décaissement ;

Faire des recommandations en vue de l’amélioration du dispositif d’exécution des sous-projets d’infrastructures ;

19


Examiner et approuver tous les rapports d’avancement des travaux ou tout document en provenance des mairies relatives à l’exécution des sous-projets communautaires et communaux ;

S’assurer, en collaboration avec la Cellule Départementale, que l’évaluation finale de chaque sous-projet tient compte de tous les éléments techniques inscrits au dossier des sous-projets ;

Soumettre des rapports d’activités périodiques (mensuels, trimestriels, annuels) et faire des propositions pour le plan annuel d’activités ;

Tenir et mettre à jour en permanence une base de données sur le niveau d’avancement de toutes les infrastructures ;

Apporter une assistance technique à tous les acteurs à la base impliqués dans la réalisation des infrastructures.

2. GESTION DE L’INFORMATION AU SEIN DU PROJET

La gestion de l’information au sein du PSDCC est très déterminante pour mobiliser l’ensemble des énergies vers l’atteinte des objectifs globaux et spécifiques des activités du projet.

La gestion de l’information exige une codification rigoureuse de celle-ci, un traitement efficace du courrier du PSDCC.

L’origine ou la destination de l’information a besoin d’être codifiée afin d’accélérer le traitement de l’information mais également le classement et l’archivage.

2.1. Codification de l’information

2.1.1. Codification des fonctions ou de postes de travail

Les postes de travail sont codifiés pour permettre l’identification rapide des personnes qui sont à l’origine d’informations ou qui en sont destinataires. Les codes des fonctions sont les abréviations des postes (voir fiches de postes).

2.1.2. Numérotation des documents

Tout document émis ou reçu par le SSDCC reçoit un numéro chronologique permettant son identification et son classement.

CODE Libellé

SE : Secrétaire Exécutif du projet SD-SSDCC : Secrétaire de Direction du SSDCC

SGF : Spécialiste en Gestion Financière SPM : Spécialiste en Passation des Marchés

SFGB : Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base SSE : Spécialiste en Suivi Evaluation SFS : Spécialiste en Filets Sociaux SGC : Spécialiste en Génie Civil

SCOM : Spécialiste en Communication C : Comptable

CP : Cellules Préfectorales CF : Contrôleur Financier

SGCD : Spécialiste Génie Civil au niveau Département CVA : Conducteur de Véhicule Administratif

AL : Agent de Liaison


2.1.3. Date des documents

Tout document doit porter une date de création. Cette date peut se présenter sous le format suivant : jour, mois, année ;

2.2. Traitement du courrier externe

2.2.1. Courrier physique

Courrier “ arrivée ”

Réception

Tout courrier destiné au projet est réceptionné au SSDCC par la SD. Le courrier récupéré par les chauffeurs est également réceptionné par la SD. Il en est de même pour tout courrier remis directement à tout agent du projet. Elle décharge dans le registre de transmission du service expéditeur. En cas d’absence temporaire de la SD la réception du courrier peut être faite par toute autre personne du PSDCC.

Dépouillement

La SD procède au tri du courrier reçu comme suit : courrier privé ; courrier confidentiel ; courrier administratif ; factures, décomptes et assimilés.

Le courrier privé et le courrier confidentiel sont remis au destinataire en main propre par la SD.

La SD ouvre le courrier administratif. Elle attache à chaque liasse de courrier administratif ou de factures (ou décomptes) un bordereau de transmission interne ou bordereau de dispatching dont un modèle est présenté comme suit :

PSDCC Date N°

BORDEREAU DE TRANSMISSION INTERNE

DESTINATAIRE MOTIF INSTRUCTION

Code Visa SE-SSDCC Attribution SGF Avis et retour SPM Suite à donner SFGB Information SSE Accord SCOM Règlement SGC SFS CP C Exécution AL …… Régularisation

Elle appose le cachet “ courrier-arrivée ” sur chaque courrier.

21


Le courrier confidentiel est identifié par l’apposition du cachet “ CONFIDENTIEL ” sur l’enveloppe. Il n’est jamais ouvert par la SD. Si après ouverture par le destinataire, le courrier peut être inséré dans le circuit de traitement, il est alors retourné à la SD pour enregistrement et suite à donner.

Enregistrement

La SD enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier “ arrivée ” et enregistre les factures ou décomptes dans un registre particulier appelé “ facturier ”. Elle reporte dans le cachet apposé et sur le bordereau de transmission le numéro d’ordre chronologique du registre correspondant. Le registre du courrier “ arrivée ” comporte au moins les mentions suivantes :

N° d’ordre Date de réception Réf. & date du

courrier Désignation de

l’expéditeur Objet

Le registre “ facturier ” comporte les mentions suivantes :

N° d’ordre Date de réception Réf. & date du

courrier Désignation de

l’expéditeur Objet

L’ensemble du courrier est placé dans le parapheur du Secrétaire Exécutif.

Traitement du courrier

Le Secrétaire Exécutif examine chaque courrier, porte les affectations, vise et donne éventuellement des instructions particulières pour le traitement. La SD récupère le parapheur examiné ; prend copie du courrier à ventiler, place les copies du courrier dans le parapheur et transmet à chaque agent concerné.

Chaque destinataire vise le cahier de transmission en guise de décharge.

Classement

La règle principale de tout classement est que tout document doit être retrouvé rapidement même en l’absence du personnel qui est à l’origine du classement.

Les documents peuvent être classés selon l’un des critères suivants ou par combinaison de deux de ces critères :

par date et n° ordre chronologique ; par dossier de projet exécuté ; par nature de document.

La SD-SSDCC scanne et classe les originaux du courrier administratif dans les répertoires et classeurs appropriés.

Les factures et décomptes suivent le classement adopté par le comptable. Les exemplaires destinés au SPM sont classés en établissant un lien, qui pourrait être le contrat, avec les documents de passation de marchés d’une activité donnée.

Les pièces relatives aux dossiers techniques (études, formations) sont classées par rubriques techniques :

- demandes de non-objection et réponses obtenues ; - correspondances, dossiers d’appel d’offres, offres reçues, dossiers d’analyses des

offres, marchés, ordres de services, décomptes, procès-verbaux ; chaque rubrique étant subdivisée par nature de prestation (études, travaux et contrôles).


Les documents récents (datant d’un an au plus) qui n’ont pas encore fait l’objet de vérification par les organes de contrôle habilités sont placés dans des classeurs et rangés à portée de main (étagères, armoires) à proximité des bureaux des utilisateurs.

Archivage électronique

La SD-SSDCC assure le scannage et l’archivage électronique de l’ensemble des documents reçus et produits dans le cadre du projet.

Courrier “ départ ”

Collecte

Le courrier du projet destiné à l’extérieur est soumis à la signature du Secrétaire Exécutif quelque soit le rédacteur.

Le référencement du courrier “ départ ” comprend les mentions suivantes :

- le projet : PSDCC - le code du signataire : SE ; - le code du rédacteur : par exemple : SPM ; - l’année d’émission du courrier ; par exemple : 2013 ; - le numéro d’ordre chronologique : 002.

PSDCC/SE /SPM/2013-002

Le numéro peut être porté au moyen d’un tampon numéroteur ou saisi directement sur l’ordinateur après renseignement auprès de La SD-SSDCC pour éviter les duplications de références.

Les parapheurs sont récupérés par La SD-SSDCC après signature du Secrétaire Exécutif ; elle vérifie qu’il n’y a pas d’omission.

Enregistrement

La SD-SSDCC enregistre le courrier dans le registre « départ » ; porte éventuellement le numéro d’ordre s’il n’est pas porté.

Elle ventile chaque document comme suit :

- l’originale pour le destinataire. - copie pour le chrono de classement ; - copie est retourné dans le parapheur rédacteur pour classement.

Acheminement

La SD-SSDCC enregistre également dans le registre de transmission le courrier « départ » ; prépare les plis et les remet au chauffeur pour distribution.

Lorsqu’il s’agit du courrier à expédier par la poste ordinaire ou courrier express ; La SD-SSDCC appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal ; ou fait appel au coursier express pour récupérer les plis.

Classement

Le courrier « départ » est classé dans les mêmes conditions que le courrier « arrivée ».

2.2.2. Courrier électronique

Une boîte électronique du projet est créée et gérée par La SD-SSDCC.

23


2.3. Relations au sein du PSDCC

2.3.1. Relations entre les différents organes et acteurs du PSDCC

Circulation de l’information entre les organes du PSDCC

La circulation de l’information entre les organes du PSDCC est faite à l’aide des outils suivants : - Le bordereau de transmission, - Le bordereau de visa.

Les pièces qui circulent avec ces bordereaux sont des supports administratifs, techniques, financiers émis ou préparés à l’occasion de la mise en œuvre des activités (budgets, marchés, biens, frais, rapports, …).

Bordereau de transmission entre organes

C’est un document récapitulatif sommaire dans sa rédaction, pour la transmission des pièces d’organe à organe, chaque fois que la communication des pièces ne nécessite pas de commentaire justifiant la rédaction d’une lettre d’accompagnement.

Le bordereau comprend l’en-tête, l’adresse du destinataire, la date et la signature. La partie texte est divisée en (4) colonnes :

- une pour le numéro d’ordre de chaque document, - une pour la désignation du document, - une pour le nombre de pièces constitutives du document, - une pour les observations (but de la transmission).

Bordereau de visas

Le bordereau de visas est établi en remplacement du bordereau de transmission chaque fois qu’il s’agit de recueillir plusieurs signatures pour valider un document (supports administratifs, techniques, financiers).

Le bordereau de visas comporte, en outre, les mentions suivantes :

- l’objet du document transmis ; - un cadre divisé en trois (3) colonnes (colonne 1 : désignation des destinataires du

document, colonne 2 l’apposition du visas de chaque destinataire colonne 3 les observations nécessaires,).

Lors de la circulation des bordereaux, les destinataires conservent un exemplaire ou prennent une copie de ces documents pour leurs archives. 2.3.2. Relations au sein du SSDCC

La circulation de l’information au sein de SSDCC est renforcée avec les réunions trimestrielles organisées avec tout le personnel. Réunions Le SSDCC tient une réunion hebdomadaire pour faire le point sur les activités de la semaine écoulée et trouver les solutions aux éventuelles difficultés ; et une réunion trimestrielle à laquelle participent les membres des Cellules Préfectorales d’appui au SDCC.


3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE

3.1. Mise à disposition des fonds du PSDCC

Le SSDCC du Projet est doté d’un compte de transactions par le biais duquel lui sont transférés les fonds destinés à ses activités dans le cadre de la gestion des composantes 2 et 3 du projet.

Un compte d’avance aux agences de paiement est ouvert par leurs soins auprès d’une banque commerciale pour le paiement des charges liées aux travaux HIMO et aux transferts directs aux ménages les plus vulnérables. Ce compte est alimenté à partir du compte de transactions du SSDCC et réapprovisionné sur la base des pièces justificatives des dépenses. 3.1.1. Pouvoirs de signature

La connaissance des pouvoirs en matière de signature est essentielle ; la validité des actes en dépend étroitement.

Les personnes qui sont habilitées à signer doivent être connues des bailleurs de fonds et des personnes chargées d’exécuter les actes de dépenses et de recettes. Le SSDCC est régi par les comptes ci-après :

- Le compte désigné ouvert dans les livres de la BCEAO : il est géré par le DG/CAA ; - Les spécimens de signatures doivent être communiqués aux bailleurs de fonds avant

tout décaissement pour le compte désigné par la Caisse Autonome d’Amortissement ; - Le compte de transit : ouvert dans les livres de la BCEAO. Il est géré par le Receveur

Général des Finances de la DGTCP pour le financement des activités de la composante 1 ;

- Le compte de transaction : ouvert dans les livres d’une banque commerciale (Banque of Africa-Bénin). Il est géré sous la co-signature du Secrétaire Exécutif et du Spécialiste en Gestion Financière du PSDCC pour financement des activités des composantes 2 et 3 du projet

3.1.2. Engagement des dépenses

- Les actes d’engagement de dépenses (bons de commande, lettres de commandes, frais de fonctionnement, etc.), à l’exception de ceux soumis à l’approbation du Ministre chargé des finances, sont approuvés par le Secrétaire Exécutif.

- Pour les achats de montant inférieur aux seuils de marchés donnant lieu à passation de marché ou non, le SPM s’assure de leur régularité avant tout engagement.

- Les dépenses faisant objet de marchés sont initiées par le SPM conformément aux directives de la Banque mondiale en matière de passation de marchés

3.1.3. Paiement des dépenses

Le paiement des dépenses sur le PSDCC se fait au moyen de chèques, virement bancaire ou de lettres de crédits.

Toutefois, il est prévu une caisse de menues dépenses dont le plafond est fixé à cent mille (100.000) francs CFA. Les mécanismes de fonctionnement et de contrôle de la caisse de menues dépenses sont décrits dans le chapitre 7 du présent manuel.

Le Compte Désigné Le SSDCC adresse une demande à la CAA qui procède au virement dans le compte de transactions. Cette demande est formulée sur la base des factures pro forma, des TDR des études ou ateliers, des contrats, des projections des salaires, etc. accompagnés selon le cas des avis de non objection de la Banque mondiale.

25


Compte de transactions du Projet Les chèques et virements émis sur le Compte de transactions sont soumis à la signature conjointe du SGF et du SE/PSDCC. Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque commerciale choisie.

Compte d’avance Les chèques et virements émis sur le compte d’avance des agences de paiement sont soumis à la signature conjointe des personnes habilitées dont les noms, rôles et responsabilités sont communiqués au SSDCC.

Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque commerciale choisie. 3.1.4. Demandes de Retraits de Fonds (DRF)

Les demandes de retraits de fonds sur les comptes de Prêts présentées aux bailleurs de fonds sont signées par les personnes habilitées désignées par le Représentant autorisé du Gouvernement qui est le Ministre chargé des finances. Celui-ci délègue à son tour au DG/CAA ou son Adjoint. Une seule signature est requise, celle du Directeur Général de la CAA ou de son Adjoint. Les spécimens des signatures de chacun des signataires sont déposés auprès des bailleurs de fonds.


ANNEXES A L’ORGANISATION

27


Annexe 1: Organigramme du PSDCC

Annexe 2: Liste du personnel du PSDCC

Secrétariat Exécutif du PSDCC Effectif

Secrétaire Exécutif du projet 1

Secrétaire de Direction du SSDCC 1

Spécialiste en Gestion Financière 1

Spécialiste en Passation des Marchés 1

Spécialiste en Formation et en Gestion à la

Base

1

Spécialiste en Filets Sociaux 1

Spécialiste en Génie Civil au niveau national 1

Spécialiste en Suivi Evaluation 1

Spécialiste en Communication 1

Comptable 1

Conducteurs de Véhicules Administratifs 3

Agent de Liaison 1

Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC

Chefs Cellules Préfectorales 6

Contrôleurs Financiers 6

Ingénieur Génie Civil au niveau Départemental 6

Conducteurs de Véhicules Administratifs 6

TOTAL 36

Personnel des Préfectures directement impliqué

Préfets Chargés de mission Secrétaires Généraux Chefs services

Services techniques déconcentrés directement impliqué Direction départementale de la santé publique ; Direction départementale de l’eau ; Direction départementale des enseignements maternel et primaire ; Direction départementale de la prospective et du développement ; Direction départementale de l’environnement, de l’habitat et de

l’urbanisme ; Direction départementale des transports et des travaux publics ; Direction départementale de l’enseignement secondaire, de la formation

professionnelle et de la reconversion et insertion des jeunes ; etc

28


CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

29


Obligations administratives

Le SE-SSDCC est un employeur qui doit être immatriculé à la CNSS. Il doit rappeler le numéro attribué par la CNSS dans les attestations ou déclarations périodiques que le comptable établit.

Obligations sociales

L’organisme de gestion de la sécurité sociale des travailleurs est la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) ou le Fonds National de Retraite du Bénin (FNRB) ou toutes autres caisses de prévoyance sociale. Les cotisations sociales sont supportées d’une part par l’employeur (part « employeur ») et d’autre part, par l’employé (part « employé »). L’employeur a l’obligation de collecter et de reverser la part « employé ».

Obligations fiscales

Le SSDCC a l’obligation de collecter et de reverser l’Impôt Progressif sur les Traitements et Salaires (IPTS) pour le compte de chaque employé conformément à la réglementation en vigueur.

Le personnel provenant de la fonction publique

Le personnel provenant de la fonction publique regroupe les personnes mises à la disposition du PSDCC par l’Etat du Bénin (fonctionnaires et contractuels de l’Etat).

4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

4.1. Expression des besoins

L’expression des besoins en personnel consiste à définir le personnel nécessaire pour la mise en œuvre du PSDCC.

4.2. Processus de recrutement

4.2.1. Recrutement du personnel contractuel

Le recrutement du personnel du projet peut se fait directement par le PSDCC ou à travers les services d’un cabinet externe indépendant sélectionné à cet effet conformément aux directives de la Banque mondiale en matière de passation de marchés. Recrutement direct par le projet :

- Rédaction des termes de référence du poste ; - Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ; - Elaboration et lancement de l’avis d’appel à candidatures ; - Réception, analyse des dossiers de candidatures ; - Présélection des meilleurs candidats ; - Soumission des rapports de présélection à la Banque pour ANO ; - Organisation des tests de sélection ; - Soumission des rapports de sélection à la Banque pour ANO - Négociation du contrat ; - Soumission du PV de négociation et du projet de contrat à la banque pour ANO ; - Signature du contrat de travail

Recrutement par le cabinet externe indépendant

- Recrutement du cabinet

30


- Rédaction des termes de référence du poste ; - Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ; - Elaboration et lancement par le cabinet de l’avis d’appel à candidatures ; - Réception, analyse des dossiers de candidatures ; - Présélection des meilleurs candidats ; - Transmission du rapport de présélection des meilleurs candidats au SSDCC - Soumission par le SSDCC du rapport de présélection à la banque pour ANO ; - Organisation des tests de sélection ; - Transmission du rapport de sélection au SSDCC ; - Soumission par le SSDCC du rapport de sélection à la Banque pour ANO ; - Négociation du contrat du travail ; - Soumission du PV de négociation et du projet de contrat à la Banque pour ANO ;

- Signature du contrat de travail

4.3. Paie

La procédure de paie comporte les principales étapes suivantes : - établissement de la paie, - paiement des salaires, - déclaration et paiement des retenues fiscales, - déclaration et paiement des retenues et cotisations sociales.

4.3.1. Processus d’établissement de la paie

Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D

1. Au début de chaque mois

Le Comptable - ouvre un dossier de la paie du mois

x

2. Au plus tard le 15 de chaque

mois Le Comptable

- collecte tous les éléments nécessaires à la préparation de la paie (temps de présence, congés, avances & acomptes à précompter, évolution de la situation de famille, etc.) dans le dossier de la paie du mois

x

3. Au plus tard le 20 de chaque

mois Le Comptable

- déclasse le dossier de la paie du mois - établit les états de salaires et les bulletins de

paie en au moins 2 exemplaires - transmet la liasse au SGF

x

4. Le SGF - vérifie la conformité des états de salaires - vise les états de paie - transmet la liasse au SE

x x

5. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie la conformité des états de paie - approuve les états de paie - retourne la liasse au SGF

x x

6. Le SGF - classe provisoirement la liasse x LEGENDE :

A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation

4.3.2. Processus de paiement des salaires

Les salaires sont payés exclusivement par chèque ou par virement bancaire.


1. Le jour du paiement

Le SGF - déclasse la liasse de paie - transmet au comptable

x

31



2. Le comptable - prépare les titres de paiement - transmet la liasse au SGF

x

3. Le SGF - vérifie la conformité des titres de paiement - signe les titres de paiement - transmet la liasse au Secrétaire Exécutif

x x

4. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie la conformité des titres de paiement - signe les titres de paiement - transmet la liasse au comptable

x x

5. Le Comptable

- prend une copie de la liasse (état récapitulatif de paie et titres de paiement

- transmet l’ordre de virement à la banque - transmet les bulletins de paie à chaque agent et

les chèques au personnel payé par chèque - met à jour l’état récapitulatif mensuel et annuel

des salaires - joint une fiche d’imputation à l’original de l’état

récapitulatif de paie et aux copies des titres de paiement

- procède aux imputations de constatation des salaires et de paiement

- saisie les opérations de constatation des salaires dans le journal des opérations diverses et les opérations de paiement dans le journal de banque

- transmet les pièces comptables au SGF - classe les copies des états de paie

x x

6. Le SGF

- vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération

- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au comptable

x

7. Le comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces

comptables. x

LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation

4.3.3. Processus de déclaration et de paiement des retenues fiscales sur salaires


1.

Avant le dernier délai prévu par la

règlementation

Le Comptable

- déclasse l’état récapitulatif de paie du mois précédent

- remplit les imprimés de déclaration fiscale sur salaires

- établit les chèques de paiement - transmet la liasse au SGF

x

2. Le SGF

- vérifie la conformité de la liasse - signe les imprimés de déclaration et les

chèques de paiement - transmet la liasse au Secrétaire Exécutif

x x

3. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie la conformité de la liasse - signe les chèques de paiement - transmet la liasse au Comptable

x x

32



4. Le Comptable

- prend deux copies de la liasse - transmet les originaux des imprimés de

déclaration et les chèques de paiement à l’agent de liaison

- classe provisoirement les copies de la liasse - dépose la liasse à la division fiscale

compétente contre quittances de paiement

x X

5. Le Comptable

- joint une fiche d’imputation aux copies des quittances, des imprimés de déclaration et des chèques

- procède aux imputations de constatation du paiement des retenues fiscales

- saisie les opérations de constatation du paiement dans le journal de banque

- transmet les pièces comptables au SGF - classe les originaux des quittances avec les

dernières copies des imprimés de déclaration et des chèques dans le chrono «déclarations fiscales »

x x

6. Le SGF


- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au Comptable

x

7. Le Comptable

- classe la pièce dans le classeur des pièces comptables.

- Conserve dans un chrono de déclaration une copie de la quittance

X


4.3.4. Processus de déclaration et de paiement des retenues sociales et cotisations

patronales sur salaires


1.

Avant le dernier

délai prévu par la

règlementation

Le Comptable

- déclasse les états récapitulatifs de paie du trimestre considéré

- remplit l’imprimé de déclaration des retenues et cotisations sociales

- établit le chèque de paiement - transmet la liasse au SGF

x

2. Le SGF - vérifie la conformité de la liasse - transmet la liasse au Coordonnateur

x x

3. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie la conformité de la liasse - signe l’imprimé de déclaration et le chèque de

paiement - transmet la liasse au Comptable

x x

4. Le Comptable

- prend deux copies de la liasse - dépose les originaux de l’imprimé de déclaration des

retenues et cotisations sociales et le chèque de paiement à la CNSS

- classe provisoirement les copies de la liasse

x X

33



5. Le Comptable

- prend une copie de la quittance de paiement - joint une fiche d’imputation aux copies de la

quittance, de l’imprimé de déclaration et du chèque - procède aux imputations de constatation du

paiement des retenues et cotisations sociales - saisie les opérations de constatation du paiement

dans le journal de banque - transmet les pièces comptables au SGF - classe l’original de la quittance avec les dernières

copies de l’imprimé de déclaration et du chèque dans le chrono «déclarations sociales »

x x

6. Le SGF



x

7. Le Comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces

comptables. x

8. le CHF

Coursier

- dépose la liasse à la CNSS contre quittance de paiement

- transmet la quittance de paiement au Comptable x

9. Le Comptable

- prend une copie de la quittance de paiement - joint une fiche d’imputation aux copies de la

quittance, de l’imprimé de déclaration et du chèque - procède aux imputations de constatation du

paiement des retenues et cotisations sociales - saisie les opérations de constatation du paiement

dans le journal de banque - transmet les pièces comptables au SGF - classe l’original de la quittance avec les dernières

copies de l’imprimé de déclaration et du chèque dans le chrono «déclarations sociales »

x x

10. Le SGF



x

11. Le Comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces

comptables. x


4.4. Evaluation du Personnel

4.4.1. Cadre général

Le personnel du PSDCC fait l’objet régulièrement d’une évaluation. Cette évaluation permet : de mesurer les résultats de chaque agent dans la mise en œuvre de ses tâches

professionnelles en fonction des moyens qui lui ont été attribués; d’apprécier le rendement de chaque agent et de sanctionner les résultats obtenus.

L’évaluation du personnel du PSDCC est faite : à la fin de la période d’essai ; à la fin de chaque année ; en fin de contrat.

Les résultats de l’évaluation du personnel peuvent conduire aux décisions suivantes :

34


une lettre de félicitation à l’agent ; un renforcement des capacités de l’agent ; le licenciement de l’agent ; le non renouvellement du contrat de l’agent.

On distingue deux (02) types d’évaluation : l’auto évaluation pour le personnel cadre ; l’évaluation par la hiérarchie pour l’ensemble du personnel.

4.4.2. Modalités d’évaluation

Les modalités d’évaluation doivent être suffisamment transparentes afin de garantir une appréciation objective des résultats du personnel. Quel que soit le type d’évaluation, deux (02) entretiens sont faits avec chaque agent : le 1er entretien (ou entretien initial) est fait au début de la période pour fixer les

objectifs à réaliser, prévoir les moyens qui seront mis à sa disposition, porter à sa connaissance les modalités de notation ;

le 2ème entretien (ou entretien final) est fait en fin de période pour évaluer ses résultats réalisés et valider les notations du supérieur hiérarchique.

L’évaluation est faite au moyen de fiche d’évaluation pour chaque catégorie d’agents : une fiche pour le personnel cadre comprenant deux (02) parties :

- une première partie pour l’auto évaluation ; - une deuxième partie pour l’évaluation par la hiérarchie ;

une fiche pour le personnel non cadre pour l’évaluation par la hiérarchie.

Les fiches d’évaluation circulent sous plis CONFIDENTIEL. Pour chaque catégorie, il est choisi des critères significatifs (voir annexe fiche d’évaluation).

4.5. Processus de l’évaluation

4.5.1. Processus d’évaluation du personnel cadre


1. A la fin de

chaque période

Le Secrétaire Exécutif

- prend une note de service demandant aux agents concernés de procéder à leur auto évaluation

x

2. Chaque agent

concerné - remplit la 1ère partie de la fiche d’évaluation - transmet sa fiche au Coordonnateur

x

3.


- remplit la 2ème partie de la fiche d’évaluation - convoque chaque agent - procède à la confrontation des appréciations - prend la décision

x x x


NB : 1. Le Secrétaire Exécutif est évalué par le SP/ CONAFIL suivants des critères définis par

La CONAFIL. Les cas de désaccord d’appréciation des résultats entre le Secrétaire Exécutif et un cadre sont consignés sur la fiche d’évaluation et soumis à l’arbitrage du SP/CONAFIL. En cas de désaccord, c’est la CONAFIL qui tranche.

35


4.5.2. Processus d’évaluation du personnel non cadre


NB : Les cas de désaccord d’appréciation des résultats entre le supérieur hiérarchique et un agent sont consignés sur la fiche d’évaluation et soumis à l’arbitrage du Secrétaire Exécutif.

5. ABSENCES

5.1. Absences

5.1.1. Absences autorisées Les absences du personnel au lieu de travail sont réglementées afin d’éviter les abus. Même les absences pour raison de service doivent être réglementées pour accroître l’efficacité du personnel. Un registre d’absence sera tenu à jour par la Secrétaire de Direction du Secrétaire Exécutif du PSDCC.

Les absences autorisées comprennent : - absences pour maladies, - permissions, - congés.

5.1.2. Justification des absences autorisées

- Absences pour maladies Les absences pour causes de maladies sont justifiées par un bulletin de repos médical. En cas de doute, l’authenticité du bulletin peut être vérifiée.


1. A la fin de chaque période

- Le Secrétaire Exécutif

- prend une note de service informant le personnel du début de la procédure d’évaluation par la hiérarchie

x

2. - Chaque agent concerné

- remplit les informations administratives le concernant sur la fiche

- transmet sa fiche au SGF x

3. - Le SGF - vérifie que les fiches sont bien renseignées - complète les autres mentions

administratives - transmet les fiches à chaque supérieur

hiérarchique

x x

4. - Chaque supérieur

hiérarchique

- procède à l’évaluation des agents sous sa responsabilité

- remplit la partie de la fiche qui lui est réservée

- convoque chaque agent - fait connaître à l’agent les résultats et les

notations de son évaluation, - discute les résultats et valide les notations

avec l’agent - transmet la fiche au Secrétaire Exécutif

x

5. - Le Secrétaire Exécutif

- prend connaissance des évaluations - prend les décisions nécessaires

x

36


- Permissions Les permissions sont justifiées par une autorisation d’absence délivrée par le Secrétaire Exécutif, ou la Cellule Préfectorale d’appui au SDCC sur demande présentée par l’agent et visée, le cas échéant, par son supérieur hiérarchique. Sauf en cas de force majeure, les demandes de permission doivent être présentées au moins un jour avant la date de début de la permission.

- Congés Chaque agent bénéficie de deux (2) jours ouvrables de congé par mois. Ces congés peuvent êtres pris de manière séquentielle au pro rata du nombre de jours de congés calculés sur le nombre de mois de travail effectués. Le Secrétaire Exécutif s’assure à l’approche de la période des congés que chaque agent a pris les dispositions pour ne pas compromettre l’exécution des activités.

- Absence pour événements familiaux Il s’agit des absences pour raison de mariage, décès, ou naissance. Ces absences ne devraient pas excéder trois jours délai de route non compris. Le délai de route ne devrait pas excéder deux jours. Le congé des femmes enceintes et des mères pour allaitement est régi par les textes nationaux en vigueur.

5.2. Discipline

5.2.1. Actes d’indiscipline

Le personnel du PSDCC est soumis aux règles de discipline énoncées dans le présent manuel de procédures.

Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés comme manquements aux règles de discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à troubler la quiétude des agents au travail : organiser des réunions ou rassemblements non professionnels pendant les heures

de service ou sur les lieux de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ; lacérer des affiches apposées par le SSDCC du projet ; introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit

sans autorisation ; quitter le travail sans motifs valable et sans autorisation ; se livrer à des activités étrangères au service aux heures de travail ; sortir du bureau pour les utiliser à des fins personnelles des documents et du

matériel appartenant au service ; fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers ; entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de

travail ou faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail.

5.2.2. Sanctions possibles

En cas de manquement à ces règles de discipline, le Secrétaire Exécutif est habilité à prendre les sanctions suivantes à l’encontre des fautifs :

avertissement, blâme, mise à pied, licenciement, licenciement avec poursuite judiciaire.

37


5.2.3. Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables

Désignation de la faute Sanction applicable

3 retards non justifiés à l’arrivée dans la même quinzaine Avertissement Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages Avertissement Absence du poste de travail sans autorisation Avertissement Mauvaise collaboration avec les collègues Avertissement Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité Blâme Négligence grave du matériel Mise à pied de 1 à 8 jours Utilisation des biens du service à des fins personnelles Mise à pied de 1 à 8 jours Absence non justifiée supérieure à ½ journée Mise à pied de 1 à 8 jours Fraude dans les services Mise à pied de 1 à 8 jours 3 avertissements licenciement avec préavis Etat d’ivresse au sein du service licenciement avec préavis Incompétence licenciement avec préavis Abandon de poste supérieur à 3 jours licenciement sans préavis Refus d’obéissance professionnelle licenciement sans préavis Rixe à l’intérieur du service licenciement sans préavis Insulte caractérisée à l’égard d’un supérieur hiérarchique licenciement sans préavis Conflit d’intérêts licenciement sans préavis Fausse déclaration ou mensonge caractérisé licenciement sans préavis Incitation à la désobéissance licenciement sans préavis Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance licenciement sans préavis

avec poursuite judiciaire Toutefois, ces sanctions doivent être conformes aux dispositions légale et réglementaire en vigueur.

5.2.4. Règlement intérieur du SSDCC

Le SSDCC, élabore un règlement intérieur qui régit les rapports entre l’ensemble des agent du projet. Tout le personnel est astreint au respect

6. FIN DU CONTRAT

6.1. Motifs de fin de contrat

La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes: soit par l'arrivée du terme du contrat à durée déterminée ; soit par l'arrivée du terme du projet ; soit par rupture ou résiliation du contrat ; soit par le départ à la retraite ; soit par licenciement ; soit par décès du travailleur.

Les contrats de travail conclus dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont des contrats à durée déterminée de deux (02) ans renouvelables. Les conditions de rupture ou de résiliation seront précisées dans le contrat de travail, conformément à la règlementation en vigueur.

38


6.2. Fin du contrat

La fin du contrat intervient à l’arrivée du terme pour lequel il a été conclu. Il est renouvelé ou non sur la base de l’évaluation de l’agent.

A la fin du contrat, une indemnité de fin de contrat est calculée et versée à l’agent que le contrat soit renouvelé ou pas et ce conformément aux dispositions prévues dans le code du travail. Lorsque le contrat est renouvelé le SE-SSDCC discute à nouveau des conditions de travail avec l’agent.

6.3. Formalités de clôture du contrat

Les formalités de clôture du contrat comprennent : reçu pour solde de tout compte, règlement des droits acquis, certificat de travail, information de l'Inspection du Travail dans les délais requis, mise à jour du dossier personnel.

Le Comptable est chargé de l’exécution de ces formalités sous le contrôle du SGF.

39


ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

40


Modèle de lettre

Modèle de lettre de demande d’explication Modèle de lettre de notification d’avertissement Modèle de lettre de notification de blâme Modèle de lettre de notification de mise à pied Modèle de lettre de notification de licenciement ordinaire Modèle de lettre de notification de licenciement sans préavis

Modèle de Registre

Modèle de dossier de personnel Modèle de registre de paie Modèle de registre d’absence

Modèle de Registre de certificat, reçu et fiche

Modèle de certificat de travail Modèle de reçu pour solde de tout compte Modèle d’attestation de départ en congé Modèle de certificat de prise de service Modèle de bulletin de paie

Grille d’évaluation du personnel

Modèle de grille d’évaluation personnel cadre Modèle de grille d’évaluation personnel non-cadre Modèle pour la fixation des objectifs Critères d’évaluation

41


Annexe 1 : Lettre de demande d’explication

Demandeur

Nom et Prénom : ...........................................

Fonction : ......................................................

Service : .........................................................

Visa du Demandeur

Date de la demande :

Destinataire

Nom et Prénom : ...........................................

Fonction : ......................................................

Service : .........................................................

Visa du Destinataire

Date de réception :

Motifs de la demande :

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

Explication de l’employé :

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

Date et visa de l’employé Décision : ............................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

42


Annexe 2 : Lettre de Notification d’un avertissement

Lettre recommandée avec

Accusé de réception

Monsieur (ou Madame),

Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................ (énoncer le fait avec précision).

Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, dans………..(mentionner le lieu de l’entretien) ........................ en présence de……….(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.

Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées de notre règlement intérieur.

En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente un avertissement et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.

Veuillez agréer, Monsieur (ou Madame), .....................................

A COTONOU, le ...................


43


Annexe 3 : Lettre de notification de blâme


Accusé de réception


Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................(énoncer le fait avec précision).



En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente un blâme et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.


Fait à COTONOU, le ...................


44


Annexe 4 : Lettre de notification d’une mise à pied

Lettre recommandée avec accusé de réception


Le ..........vous avez commis les faits suivants...............

Le ................, vous avez commis la faute suivante : ........................ (énoncer le fait avec précision).



En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente une mise à pied de...... jours, à compter du ........., avec retenue correspondante de salaire et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.

Veuillez agréer, Monsieur, .....................................

Fait à COTONOU, le ...................


45


Annexe 5 : Notification d’un licenciement sans préavis

(pour faute grave ou lourde)


accusé de réception


Le ..........vous avez commis les faits suivants...............

Ces faits constituent un manquement particulièrement grave à la discipline du personnel.

Vous avez été convoqué pour un entretien préalable qui a eu lieu le .......... et au cours duquel vous avez été en mesure de présenter vos explications.

Nous vous notifions par la présente votre licenciement sans préavis.

La rupture de votre contrat sera donc effective dès la première présentation de cette lettre.

Vous voudrez bien vous présenter à nos bureaux pour signer le reçu pour solde de tout compte et pour la remise du certificat de travail.


Fait à COTONOU, le ...................


46


Annexe 6 : Notification d’un licenciement avec préavis


accusé de réception


Suite à l'entretien que nous avons eu le ................, nous sommes au regret de vous informer que nous avons pris la décision de vous licencier pour les motifs suivants (énoncer les motifs) :

...............................................................

Votre préavis commence donc à courir le ........... pour se terminer le ..............

A la fin de votre préavis, vous voudrez bien vous présenter à nos bureaux pour signer le reçu pour solde de tout compte et recevoir votre certificat de travail.


Fait à COTONOU, le ...................


47


Annexe 7 : Dossier de Personnel

a) FICHE SIGNALETIQUE

N° MATRICULE

NOM

DATE DE NAISSANCE

LIEU DE NAISSANCE

NATIONALITE

ADRESSE DU DOMICILE

SITUATION DE FAMILLE

NOMBRE D’ENFANTS

DEGRE D’INSTRUCTION

PERSONNE A PREVENIR

N° SECURITE SOCIALE

DATE DE FIN DE CONTRAT

b) FONCTIONS OCCUPEES

FONCTION DU (date début) AU (date de fin) Classification Salaire mensuel

c) CONGES

NATURE DU (date de départ) AU (date de retour) OBSERVATIONS

d) SANCTIONS DISCIPLINAIRES

NATURE DATE MOTIFS PERIODE D’EFFET

48


Annexe 8 : Registre de paie

REGISTRE DE PAIE

Mois : ________________ Numéro de folio : ________________

N°

employé Nom &

prénoms Date

d’entrée emploi N°

CNSS Salaire de base

Indemnités et divers

Congés payés

Salaire brut

Retenues sociales

Retenues fiscales

Autres retenues

Salaire net

observations

Report folio précédent :

total à reporter

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : le registre (manuel) est tenu par ordre de date sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles.

Entête

49


Annexe 9 : Fiche de suivi des absences

FICHE DE SUIVI DES ABSENCES Nom : Prénoms : Service : Fonction : Date d’entrée :

N° employé :

Date

départ Motif Congé annuel Permission Repos maladie Date

retour Observation

disponible demandé disponible demandé cumulé demandé

Entête N°

50


Annexe 10 : Certificat de Travail

Je, soussigné, M….... …… , le Secrétaire Exécutif du PSDCC, certifie que Monsieur (ou Madame).......................................

demeurant à ................................ a travaillé au PSDCC

du ............ au .......... en qualité de ....................

du ............ au .......... en qualité de ....................

M.(ou Mme) ................ nous quitte libre de tout engagement.

En foi de quoi le présent certificat lui est délivré pour valoir et faire ce que de droit.

Fait à COTONOU le, ......................


51


Annexe 11 : Reçu pour solde de tout compte

Je soussigné, (nom et prénoms du travailleur)...................

demeurant à ....................................................

reconnais avoir reçu du PSDCC, pour solde de tout compte, la somme de ....... F.CFA en paiement des salaires, accessoires de salaires, remboursement de frais et de toutes indemnités, quels qu'en soient la nature ou le montant, qui m'étaient dus au titre de l'exécution et de la cessation de mon contrat de travail.

Le présent reçu pour solde de compte a été établi en …. Exemplaire (s) dont un m'a été remis.

Il pourra être dénoncé pendant un délai de deux mois à compter de ce jour.

Fait à COTONOU le, ......................

Signature du travailleur

(précédée de la mention "Pour solde de tout compte")

52


Annexe 12 : Attestation de départ en congés

Je, soussigné, M. ………, le secrétaire exécutif du PSDCC atteste que Monsieur (ou Madame).......................................

employé au PSDCC en qualité de ................................

est autorisé à jouir de son congé annuel du ............ au ..........

L’intéressé (e) devra reprendre le service le ......................

En foi de quoi la présente attestation lui est délivrée pour valoir et faire ce que de droit.

Fait à COTONOU le, ......................


53


Annexe 13 : Certificat de reprise de service

Je, soussigné, M. ……… , Secrétaire Exécutif du PSDCC certifie que Monsieur (ou Madame).......................................

employé au PAGAP en qualité de ................................

précédemment en congé annuel du ............ au ..........

a repris service le ......................

En foi de quoi le présent certificat lui est délivré pour valoir et faire ce que de droit.

Fait à COTONOU le, ......................


55


Annexe 14 : Bulletin de paie

BULLETIN DE PAIE

Période N° employé Nom Prénoms Date d’entrée Emploi classification N° CNSS OU AUTRES

ORGANISMES Situation de

famille Nbre de charges

Mode de paiement

Identité bancaire

LIBELLE BASE TAUX MONTANT Salaire de base Indemnité de logement Indemnité de responsabilité Indemnité de transport Autres indemnités Heures supplémentaires Prime d’ancienneté Congés payés Gratifications SALAIRE BRUT Retenue CNSS Retenue IPTS Autres retenues sur salaire

Sous-total Retenues SALAIRE NET

Date et visa

Entête

N°

56


Annexe 15 : Fiche d’évaluation-Personnel cadre

FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL CADRE

N°

Service : Période d’évaluation :

Nom & prénoms : Date de l’évaluation :

Fonction/Poste : Date précédente évaluation :

1. Temps non productif de l’agent : (Partie à remplir par le SGF)

Absences Effectif Réglementaire Sanctions prises contre l’agent

Jours de congés Nature Nombre de fois

Jours de permission

Jours d’arrêts

Total jours d’absences

2. Exécution des tâches

Description des tâches Résultat Appréciation

1.

2.

3.

4.

5.

6.

3. Critères généraux : Pour remplir la grille d’évaluation

Pondération Evaluation du personnel

Niveau Colonne Exceptionnel A

non applicable 0 Très bon B

peu important 1 Bon C

important 2 Médiocre D

indispensable 3 Insuffisant E

Date et visa de l’agent pour accord

57


Critères généraux pondération évaluation

0 1 2 3 A B C D E observations

APTITUDE AU TRAVAIL :

Connaissances (techniques) Capacités de programmation des tâches Capacités d’organisation Capacités de délégation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités

ASSIDUITE AU TRAVAIL :

Ponctualité Disponibilité

RELATIONS SOCIALES :

Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie

AUTRES APTITUDES :

4. Evaluation de l’atteinte des objectifs assignés à l’intéressé :

Objectifs mesurables Résultats obtenus performances

A B C D E observations

1. 2. 1.1.1.1 3.

5. Propositions faites en conséquence de l’évaluation :

Nature de la décision Décision

Formation à entreprendre

Promotion

Renouvellement du contrat

6. Observations de l’intéressé :

Date et visa du SE PSDCC

Date et signature du cadre pour accord

58


Annexe 16 : Fiche d’évaluation - Personnel non cadre

FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL NON CADRE

N°

Service : Période d’évaluation :

Nom & prénoms : Date de l’évaluation :

Fonction/Poste : Date précédente évaluation :

1. Temps non productif de l’agent : (Partie à remplir par le SGF ):

Absences Effectif Réglementaire Sanctions prises contre l’agent

Jours de congés Nature Nombre de fois

Jours de permission

Jours d’arrêts

Total jours d’absences

2. Exécution des tâches

Description des tâches Résultat Appréciation

1.

2.

3.

4.

5.

3. Critères généraux : Pour remplir la grille d’évaluation

Pondération Evaluation du personnel

Niveau Colonne Exceptionnel A

non applicable 0 Très bon B

peu important 1 Bon C

important 2 Médiocre D

indispensable 3 Insuffisant E

Date et visa de l’agent pour accord

59


critères pondération évaluation

d’évaluation 0 1 2 3 A B C D E observations

APTITUDE AU TRAVAIL :

Connaissances (techniques) Capacités d’organisation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités

ASSIDUITE AU TRAVAIL :

Ponctualité Présence (faible absentéisme) Disponibilité

RELATIONS SOCIALES :

Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie

AUTRES APTITUDES :

4. Propositions faites en conséquence de l’évaluation :

Nature de la décision Décision

Formation à entreprendre

Promotion

Renouvellement du contrat

5. Observations de l’intéressé :

Date et visa du Secrétaire

Exécutif

60


Annexes 18 : Critères d’évaluation

Les critères d’évaluation, exposés ci-dessous, sont objectifs et mesurables. Ils permettent d’apprécier la performance du personnel. Ils ne sont pas applicables à toutes les catégories de personnel (personnel cadre et personnel non cadre). Pour chaque catégorie, il est choisi des critères significatifs :

DESIGNATION DU CRITERE

DEFINITION DU CRITERE CATEGORIE DE

PERSONNEL CONCERNE Assiduité et ponctualité : c’est la capacité à être, régulièrement, à l’heure au

travail et présent à son poste cadre et non cadre

Efficacité : la capacité à réaliser les objectifs assignés dans les délais impartis

cadre

Sens des responsabilités : c’est l’attitude de l’agent d’encadrement face aux responsabilités qu’impliquent ses fonctions

cadre

Conscience professionnelle :

c’est l’attitude de l’agent d’encadrement face à la mission qui lui est confiée

cadre

Aptitude à travailler en équipe :

c’est la capacité de l’agent à participer aux activités, au sein du groupe, en entretenant, avec les membres, des

relations harmonieuses propices aux échanges fructueux

cadre et non cadre

Sens de l’organisation : la capacité de l’agent à agencer et à programmer ses tâches afin d’atteindre les objectifs fixés

cadre

Connaissances professionnelles :

connaissances de l’agent dans le domaine de la profession ou des fonctions qu’il exerce

cadre

Tenue et comportement : ce sont les attitudes et les manières d’agir ou de paraître de l’agent, dans le cadre du travail, vis-à-vis des règles établies, des collègues et des supérieurs

cadre

Application au travail : c’est la qualité du travail fait non cadre Rendement : c’est le volume de travail réalisé pendant le temps

imparti non cadre

Discipline : c’est l’attitude de l’agent à l’égard des supérieurs hiérarchiques et des règles spécifiques à son travail

ou des règles générales de fonctionnement de l’organisme

non cadre

Chaque critère est noté sur 20 points ; et le barème des notes est le suivant :

NOTES APPRECIATIONS CORRESPONDANTES

Note supérieure ou égale à 18/20 et inférieure ou égale à 20/20

EXCELLENT (à expliciter par un rapport)


TRES BON


BON


ASSEZ BON


PASSABLE

Note inférieure à 10/20 MEDIOCRE (à expliciter par un rapport)

61


CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

62


7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

7.1. Cadre Règlementaire

Les frais de mission du PSDCC sont régis par les textes suivants : - document d’évaluation du projet ; - l’Accord de Prêt ; - la législation en vigueur en matière de régime des frais de mission à l’intérieur et à

extérieur du territoire national.

7.2. Missions à l’intérieur du Bénin

Le personnel du SSDCC ou de toute autre qui est appelé à se déplacer à l’intérieur du territoire national pour les besoins de la mise en œuvre du PSDCC a droit au remboursement des frais occasionnés par ces déplacements. Les missions à l’intérieur du territoire national sont ordonnées par le Secrétaire Exécutif du Projet. Ces ordres de mission sont signés par le Secrétaire Exécutif pour le personnel du projet et autres personnes impliquées dans l’exécution des missions à l’intérieur du territoire national. Pour ce qui concerne les ordres de mission à l’intérieur du territoire national du Secrétaire Exécutif, ils sont signés par un membre du Cabinet du ministre de tutelle ou par le Secrétaire Permanent de la Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL) ou son Représentant.

Description de la procédure

Intervenants ou service en charge

Description des taches Documents et

interfaces La Secrétaire de

Direction du SSDCC

Le SGF


Préparation de l’ordre de mission En collaboration avec l’agent - prépare l’ordre de mission sur instruction du

Secrétaire Exécutif du Projet en un exemplaire: N° de l’ordre de mission, Nom, prénoms et fonction du chef de mission Lieu de la mission, Dates de départ et de retour, Motif, N° du véhicule, Nom et prénoms du chauffeur, Noms et prénoms des personnes à bord.

- transmet l’ordre de mission au SGF pour paraphe. Paraphe du SGF

- Vérifie l’ordre de mission établi en un exemplaire. - met son paraphe et le retourne au Secrétaire

Exécutif pour signature Signature du Secrétaire Exécutif - signe l’ordre de mission qui est transmis au SGF pour calcul et paiement des frais de mission.

Ordre de mission

Ordre de mission

Ordre de mission

Le Comptable

Calcul et paiement des frais de mission - vérifie que l’ordre de mission est paraphé par le

SGF et signé par le Secrétaire Exécutif du Projet. - Calcule conformément au nombre de jours prévus

sur l’ordre de mission et paraphe l’état de paiement.

- Soumet l’état de paiement à la signature du SGF et du Coordonnateur.

Etat de paiement +

Chèque

63


Le personnel en

mission

L’Assistant (e) du SSDCC


- prépare le chèque pour le paiement des frais de mission du montant. fait signer le chèque par le SGF et le Secrétaire

Exécutif

- paie les frais de mission aux agents partant en mission après émargement de l’état de paiement,

- remet l'original de l'ordre de mission au chef de mission ou à l’agent qui va en mission.

Enregistrement du rapport de mission - au plus tard 72 heures après le retour d’une

mission, établit un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission visé au secrétariat du Projet.

- enregistre le rapport de mission + l’ordre de

mission, transmet les documents au Le Secrétaire Exécutif qui vise avant leur transmission au SGF.

- vérifie que la mission a été effectuée

conformément aux TDR et met son visa sur le rapport de mission établi par le personnel en mission

Etat de paiement +

Chèque

Rapport de mission

Rapport de mission

Rapport de mission

Le rapport de mission doit être déposé suivant le délai convenu. Tout agent qui ne dépose pas son rapport de mission ne pourra plus bénéficier d’un nouvel ordre de mission.

7.3. Missions à l’Extérieur du Bénin

Les missions à l’extérieur sont régies par les textes en vigueur ou tout autre directive de l’IDA en matière de mission à l’extérieur et doivent obligatoirement entrer dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC pour être financées par les fonds du projet. Les ordres de mission sont signés par le Secrétaire Exécutif pour le personnel du projet dans l’exécution des missions à l’extérieur du territoire national. Pour ce qui concerne les ordres de mission du Secrétaire Exécutif et d’autres personnes impliquées dans les missions à l’extérieur du territoire national, ils sont signés par un membre du Cabinet du ministre de tutelle ou par le Secrétaire Permanent de la Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL) ou son Représentant. 7.3.1. Mentions de l’ordre de mission

Le document principal de la gestion des missions à l’extérieur du Bénin est l’ordre de mission à l’extérieur.

L’ordre de mission à l’extérieur comporte les mentions suivantes : - la destination, - l’objet de la mission, - les noms et les prénoms des membres de la mission (au recto ceux du chef de

mission et au verso ceux des autres membres de l’équipe), - leurs fonctions, - la date de départ et celle du retour prévue - l’imputation budgétaire de la dépense, - le moyen de transport,

64


- le numéro d’ordre de l’ordre de mission, - le quantième de la mission de l’intéressé, - la signature de l’autorité habilitée.

7.3.2. Paiement des frais de mission

Sur instructions du Secrétaire Exécutif, le SGF fait préparer par le Comptable un état de prise en charge. Le Comptable verse à chaque agent les indemnités dues après émargement de l’état de prise en charge. Pour toute mission, une avance de soixante dix pourcent (70%) est accordée et les trente pourcent (30%) à la fin de la mission après présentation du rapport jugé acceptable par le SSDCC. Cette prescription ne s’applique pas aux conducteurs de véhicules administratifs. Pour les frais divers non couverts par les indemnités, le SGF fait verser au chef de mission une avance forfaitaire estimée qui sera justifiée à la fin de la mission. 7.3.3. Justification des frais de mission à l’extérieur

La justification des frais de mission concerne :

1. l’avance forfaitaire versée au chef de mission pour les frais divers et imprévus non couverts par les indemnités ;

2. les indemnités de mission : - la page photo du Passeport ; - les pages visés du Passeport dans le cadre de la mission; - ordre de mission visé dans les destinations où le Passeport n’est pas exigé ; - autres frais engagés jugés éligibles par le SSDCC ; - les cartes d’embarquement mais pas obligatoire (voyage par avion).

Le chef de mission présente au SGF les pièces justificatives de « l’avance à justifier » 3 jours maximum après son retour de mission. Dans le cas de modification du nombre de jours de mission autorisée par le signataire de l’ordre de mission, le SGF procède à la régularisation du décompte des frais dus après autorisation du SE. Les originaux des pièces de dépenses, l’ordre de mission ainsi qu’un exemplaire du rapport et les éventuels reliquats de fonds seront reversés à la comptabilité. Pour toute mission à l’étranger, une avance de quatre vingt pourcent (80%) est accordée et les vingt pourcent (20%) à la fin de la mission après présentation du rapport jugé acceptable par le SSDCC.

65


ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

66


Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif.

Modèle d’ordre de mission à l’intérieur Modèle d’ordre de mission à l’extérieur Etat de prise en charge des frais de missions (EPC) Etat de justification des frais de missions

Annexe 1 : Ordre de mission à l’intérieur

Date ____________

ORDRE DE MISSION (intérieur) N _____/

IMPUTATION BUDGETAIRE : _________ Nom :

Composante : _________ Prénom (s) :

Catégorie : _________ Numéro matricule :

Compte : _________ Fonction/Poste :

Cumul antérieur (dans le mois) : ___________ Destination :

Nombre de jours de la présente mission : ___________

Motif :

Cumul actuel (dans le mois) : ___________ Nom et Prénoms du Chauffeur :

Reliquat/ dépassement par rapport au quota mensuel :

N° immatriculation du véhicule :

Kilométrage : Date de Départ :

Date de Retour :

Cotonou, le

DECISION DU SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC

Entête

67


Annexe 2 : Ordre de mission à l’extérieur

Date ____________

ORDRE DE MISSION (extérieur) N _____/

IMPUTATION BUDGETAIRE

Chapitre : _________ Article : _________ Para : _____ Nom :

SITUATION DES CREDITS Prénom (s) :

Crédits alloués : Numéro matricule :

Crédits dépensés : Fonction :

Présent engagement : Lieu :

Disponible (1) : Motif :

Visa (du Directeur, du Contrôleur Financier) Départ :

AUTRE FINANCEMENT Retour :

Organisme : Quantième mission de l’intéressé

Frais de transport : Quantième mission du Ministère :

Frais de séjour : Projet de mission n° :

DATE ET SIGNATURE DU MINISTERE COMPETENT Du :

Cotonou, le

Le Ministre de (l’agence d’exécution concernée)

A Cotonou, le

Le Ministre

Entête

68


Annexe 3 : Etat de prise en charge des frais de mission

Date ____________ ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION

Type de

Destination :/___________________________________________/ Imputation comptable : /_________________/ /_________________/ /_________________/ 01. Perdiem : Nom & Prénom

Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement

TOTAL

02. Autres frais à justifier (frais de route, de communication, de transport, etc.) :

Détail des frais à justifier Montant Observations

TOTAL FRAIS A JUSTIFER

TOTAL FRAIS DE MISSION: (01+02) /____________/

Le chef de mission Caissier Approbation

N°

Entête

69


Annexe 4 : Etat de justification des frais de mission

Date ____________

ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION

Date de retour :

____________________/ Destination :/___________________________________________/ 01. Perdiems :

Nom & Prénom Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement

Montant versé : /_____________/

- /_____________/ 02. Autres frais de mission justifiés: - montant avancé /_____________/ - montant utilisé /_____________/ - montant régularisé - /____________/

Le chef de mission Comptable SGF

si (+) : versement complémentaire, si (-) : montant à restituer à remplir après retour de mission

N°

Entête

71


CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE

CARBURANT ET DE FOURNITURES

72


8. PROCÉDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE

FOURNITURES


8.1.1. Textes de référence Les règles de gestion des stocks de carburant et de fournitures de bureau acquis pour les activités du PSDCC sont définies dans les textes ci-après : Accord de Prêt avec l’IDA ; document d’évaluation du projet ; les textes réglementaires en vigueur en matière de réglementation du parc

automobile de l’Etat ; la législation en vigueur en matière de gestion des valeurs inactives et fournitures

de bureau ; 8.1.2. Catégorisation des stocks Les catégories de stocks acquis dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont :

le carburant ; les fournitures, les consommables de bureau, les cartes de recharges

téléphoniques ou internet, les produits d’entretien ; les consommables informatiques ; etc.

Le carburant est une fourniture consommable non stockable physiquement au niveau du SSDCC, mais qui fait l’objet d’une utilisation au moyen de tickets de bons ou de carte de paiement ou les achats directs à la pompe des sociétés pétrolières.

Les fournitures et consommables sont des éléments corporels stockables (fournitures de bureau, fournitures de cafétéria, cartes de recharges téléphoniques ou internet, fournitures informatiques, petit outillage de bureau, fournitures d’entretien, … ) qui :

soit, disparaissent dès leur premier usage ; soit, sont à usage unique.

8.1.3. Etapes de gestion des stocks de carburant et de fournitures La gestion du carburant, des fournitures et consommables de bureau comporte les étapes suivantes :

la réception, l’entrée en stocks, les sorties (les consommations), le renouvellement, l’inventaire (le contrôle des stocks).

8.2. Gestion du Carburant

La gestion du carburant est un cas particulier de gestion des fournitures consommables. Le carburant nécessaire au fonctionnement des structures de mise en œuvre du PSDCC est acquis sous forme de tickets auprès des sociétés pétrolières de la place conformément à la procédure de dépenses publiques 8.2.1. Outils de gestion Les supports nécessaires à la gestion carburant comprennent :

un coffre, le registre du carburant, la fiche de demande de carburant (FDC),

73


la fiche d’inventaire. 8.2.2. Processus de gestion des tickets

1) l’agent établi la demande de carburant qu’il soumet à l’approbation du SGF et du Secrétaire Exécutif. Après approbation du SGF et du SE, la fiche de demande de carburant (FDC) est transmise au comptable pour exécution ;

2) le bénéficiaire émarge dans le registre de carburant ; 3) le comptable remet les tickets au bénéficiaire et met à jour le registre de

carburant ; 4) le comptable classe les FDC en attente des contrôles.

8.2.3. Processus de renouvellement Le comptable dresse la situation des tickets de carburant ; lorsque les stocks atteignent un niveau de quantité minimum, il rend compte au SGF qui initie le renouvellement du stock de carburant en liaison avec le SPM. 8.2.4. Processus de contrôle Le SGF assure le contrôle du carburant en procédant à son inventaire. Un procès-verbal d’inventaire est dressé à l’issue de chaque contrôle.

8.2.5. Gestion des déplacements pour les réunions et missions du projet Les déplacements du personnel du PSDCC et des personnes impliquées dans la mise en œuvre des activités du projet sont assurés par les véhicules du pool dont l’approvisionnement en carburant est assuré par le comptable. Une fois l’approvisionnement fait, le bénéficiaire retourne les factures d’achats du carburant à la comptabilité pour archivage. Les frais de carburant pour les missions sont servis sur la base des distances à parcourir. A la fin de la mission, le chef de mission produit les justificatives au comptable dans les 72 heures. Les autres dotations en carburant pour incitation aux résultats et l’atteinte des objectifs aux membres de la CONAFIL, aux personnes impliquées dans la chaîne d’engagement, de contrôles, de suivis et de supervision, et au personnel du projet sont accordées sur la base d’une note de service prise par le Secrétaire Exécutif suivant les dispositions règlementaires en vigueur notamment le décret N°99-359 du 28 juillet 1999 portant règlementation du Parc Automobile de l’Etat une dotation mensuelle ou trimestrielle comme incitation aux résultats suivant le degré d’implication, de responsabilités face aux mesures d’exécution et d’atteinte des objectifs dudit projet . Pour les autres personnels d’appui, un montant forfaitaire en dotation du carburant est fixé en fonction de la charge qui lui incombe dans l’accomplissement de son cahier de charge.

8.3. Gestion des Fournitures Consommables

8.3.1. Nature des fournitures Les fournitures consommables comprennent :

- le papier, - les encres, - les stylos, blocs-notes, - les fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.), - les produits d’entretien et de nettoyage, - les consommables informatiques, - cartes de recharges téléphoniques ou internet, - etc.

74


La codification des articles de fournitures est possible mais non obligatoire. 8.3.2. Outils de gestion des fournitures La gestion des fournitures est faite avec les outils suivants :

- une armoire ou un magasin qui ferme à clef, - des fiches de stock pour constater les mouvements des fournitures ; - les demandes de fournitures ; - un logiciel de gestion des stocks

8.3.3. Processus d’entrée en stock

1) Le Comptable établit un bon d’entrée des fournitures (BE) en 2 exemplaires signé par le SGF et contresigné par lui. Il délivre au SGF un exemplaire du BE ;

2) Le Comptable enregistre dans la fiche de stock de chaque article (ou dans le registre des stocks) les quantités réceptionnées ;

3) Le Comptable classe le bordereau de livraison et le BE. 8.3.4. Processus de consommation Au fur et à mesure des demandes, le Comptable livre les quantités demandées aux bénéficiaires au moyen de bon de sortie (BS).

Remarque : le BS peut être remplacé par l’ouverture d’un cahier dans lequel une colonne est prévue pour apposer les visas des demandeurs à chaque sortie.

Le processus de sortie est décrit comme suit :

1) sur la base de l’état de demande de fournitures approuvé par le SGF, le Comptable prépare les lots de fournitures ;

2) le Comptable remplit un BS en au moins 2 exemplaires pour chaque demande à chaque bénéficiaire ;

3) chaque bénéficiaire prend possession de sa demande et signe le BS ; 4) le Comptable délivre à chaque bénéficiaire un exemplaire du BS et conserve

l’autre exemplaire ; 5) le Comptable met à jour le registre des fournitures à partir des BS délivrés et

classe les BS. 8.3.5. Processus de renouvellement Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum, le Comptable rend compte au SGF qui engage le processus de renouvellement en liaison avec le SPM 8.3.6. Processus de contrôle et d’inventaire Le contrôle des fournitures consommables s’exerce au moins à deux occasions principales :

- au renouvellement du stock, - à l’inventaire de fin de période.

Le SGF assure le contrôle des stocks en liaison avec le SPM en procédant à cet inventaire au moyen de la fiche d’inventaire de stock. Un procès-verbal d’inventaire est dressé à chaque contrôle selon le planning des réapprovisionnements.

Un exemplaire est communiqué au Secrétaire Exécutif pour information.

Le processus d’inventaire physique est décrit comme suit :

1) le Comptable organise l’inventaire des fournitures ;

75


2) le Comptable range les stocks ; dresse l’état des stocks figurant dans les fiches de stocks ou dans le registre des stocks et adresse l’état théorique au SGF pour visa ;

3) le SGF vise l’état théorique et le transmet à l’équipe d’inventaire constituée ; 4) l’équipe d’inventaire procède au décompte physique et inscrit, dans les fiches

d’inventaires les quantités relevées ; 5) l’équipe d’inventaire rapproche les deux quantités (théorique et réelle) et dégage

les écarts : en cas d’écart important, un double comptage doit être effectué pour confirmer les premiers résultats ;

6) l’équipe dresse un procès-verbal d'inventaire (en 3 exemplaires) signé ; 7) l’équipe d’inventaire transmet 1 exemplaire du procès-verbal d'inventaire au SGF

pour information et décision à prendre, 1 exemplaire au Comptable pour attribution, 1 exemplaire à la comptabilité pour traitement ;

8) le Comptable met à jour ses fiches et classe le procès-verbal d'inventaire ;

76


ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

77


Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif : Bon d’entrée Bon de sortie Modèle de fiche d’inventaire de stock Modèle de fiche de stock (ou registre de fournitures) Modèle de fiche de dotation de carburant Modèle de registre de carburant

78


Annexe 1 : Bon d’entrée

BON D’ENTREE

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Comptable Le SGF

INSTRUCTIONS POUR L’ENTREE : les mouvements de stock sont faits dans l’unité de comptage

Entête

79


Annexe 2 : Bon de sortie

BON DE SORTIE

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE OBERVATIONS

LE COMPTABLE LE BENEFICIAIRE

Le SGF

INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : les mouvements de stock sont faits dans l’unité de comptage

Entête

80


Annexe 3 : Fiche d’inventaire de stock

FICHE D’INVENTAIRE DE STOCK

Numéro de folio : _______________ Date de l’inventaire : |_____|_____|_____|

Nature du bien : __________________________________________ Localisation : _________________________________________ Numéro de compte : ____________________

Référence Description Unité Qté théorique Qté physique Ecart Observations

Le Comptable

Visa

SPM SGF

INSTRUCTIONS POUR L’EQUIPE D’INVENTAIRE : les quantités feront l’objet d’un double comptage afin d’éviter les erreurs

Entête

81


Annexe 4 : Fiche de stock (registre de stock)

REGISTRE DES FOURNITURES

Numéro de folio : ____________ Numéro de compte : ____________________

Intitulé du compte : _____________________________________________________________________ Désignation du bien : _________________________________________________

Date

N° BE ou BS

Description de l’opération

Bénéficiaire

Qté entrée

Qté sortie

Stock théoriq.

Stock physiq.

Ecart

Emargement

Observations

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recensés dans le registre suivant l’unité de comptage.

Entête

82


Annexe 5 : Fiche de dotation de carburant

FICHE DE DOTATION DE CARBURANT _______

DATE : |_____|_____|_____|

DEMANDEUR : SERVICE :

DEMANDE OCTROI

QUANTITE

OBJET OU OBSERVATIONS

QUANTITE

OBJET OU OBSERVATION

Signature du demandeur

Signature du Comptable

Approbation de SE Visa du SGF

Entête

83


Annexe 6 : Registre de carburant

REGISTRE DE CARBURANT

Numéro de folio : ____________ Numéro de compte : ____________________

Intitulé du compte : ________________________________________

Date

Qté

entrée

Qté

sortie

Fournisseur

Bénéficiaire

N°

série des

tickets

Stock

théorie.

Stock

physique

Ecart

Emargement

Observations

Entête

84


CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS

85


9. PROCÉDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS


9.1.1. Objectifs poursuivis Les procédures de gestion des équipements visent les objectifs suivants :

- maintien du potentiel de travail des structures de mise en œuvre du PSDCC ; - utilisation rationnelle des équipements affectés ; - identification précise des équipements à l’occasion de leur entrée dans le

patrimoine du PSDCC ; - réalisation périodique d’inventaire physique des équipements ; - renouvellement optimal des équipements.

9.1.2. Textes de référence Les règles de gestion des biens acquis pour les activités du PSDCC sont définies dans les textes ci-après :

- Accord de Prêt avec l’IDA ; - Législation en vigueur en matière de gestion des équipements et matériels.

9.2. Principes de Gestion des équipements

9.2.1. Destination finale des biens Les équipements acquis dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont utilisés par les structures concernées tout au long de la vie du projet. La destination finale de ces biens n’est déterminée qu’à la fin des activités pour lesquelles ils ont été mobilisés.

Les propositions de réaffectation sont faites le Ministre en charge des finances. 9.2.2. Nature des biens concernés Les biens considérés comme des équipements sont :

- le matériel de bureau - le matériel informatique, - le matériel bureautique, - le mobilier de bureau, - le matériel de transport, - le matériel audiovisuel, - etc.

9.2.3. Etapes de gestion des équipements Les procédures de gestion des équipements comportent les étapes suivantes :

- la réception et l’entrée des biens, - l’affectation des biens aux utilisateurs - l’utilisation et l’entretien des biens, - le suivi des biens (l’inventaire) - la sortie des biens.

9.3. Gestion des Equipements

Avant de détailler les procédures de gestion ci-dessus citées, il est important de rappeler les éléments de codification et les outils de gestion des équipements. 9.3.1. Codification des équipements L'intérêt de cette codification est de permettre les possibilités suivantes :

86


- faciliter l'exécution des inventaires physiques; - favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés; - identifier sans perte de temps les biens. - L'attribution d'un code entraîne son inscription sur le bien par le Comptable. - Cette référence est reportée dans le registre des biens durables.

9.3.2. Codification des informations L’efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l’identification, à l’utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles d’être codifiées comprennent :

- le projet duquel relève le bien (ex. PSDCC) - la nature à laquelle appartient le bien (Matériel de bureau, mobilier de bureau,

matériel informatique, …) ; - l’année d’acquisition (représentée par les deux derniers chiffres), - le numéro d’ordre du bien (numéro à trois chiffres maximum : 001 par

exemple).

Ainsi le code suivant : PSDCC|MAB|13|003 fournit les renseignements suivants :

- PSDCC : bien appartenant au PSDCC, - MAB : classé dans le matériel de bureau - 13 : bien acquis en 2013, - 003 : bien inscrit au numéro 003 dans le registre des biens.

Le SSDCC jugera de l’ordre dans lequel ces informations seront inscrites Pour le cas particulier des véhicules, il sera inscrit sur les portières, l’identification du projet (PSDCC), la source de financement (IDA), le numéro de l’Accord de financement (CREDIT IDA 5111-BJ---), site d’affectation et/ou un numéro de rang. 9.3.3. Les outils de gestion des équipements Matériel de gestion Le Comptable dispose des outils suivants pour la gestion des biens durables :

- des classeurs, - des chemises cartonnées, - des dossiers à sangles, - une armoire qui ferme à clef, - une machine à étiqueter ou des étiquettes autocollantes, - un micro-ordinateur sur lequel est installé le logiciel de gestion des

immobilisations, - des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

Supports de gestion Les supports nécessaires à la gestion des équipements comprennent :

- le registre des biens, - la fiche d’immobilisation, - la fiche d’inventaire.

Le registre Il est ouvert un registre pour la gestion des biens. Ce registre manuel ou informatique comprend les renseignements suivants:

- le code d’identification, - la date d’entrée du bien,

87


- la désignation du bien, - la marque, - le type, - le nom du fournisseur, - le service utilisateur (la localisation), - le numéro de la fiche de coût de revient, - le prix d’acquisition, - source de financement - la date de sortie du bien, - les observations. - Le registre des biens durables est tenu par le Comptable mais une fiche

d'immobilisation qui suit l’immobilisation est créée en même temps que l'inscription du bien dans le registre.

La fiche d’immobilisation La fiche, lorsqu’elle est manuelle, est de préférence cartonnée. Elle suit l'immobilisation dans son lieu d'utilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d'immobilisation :

- la date d’acquisition et de mise en service, - le numéro d'identification du bien, - la désignation du bien, - les références de la fiche de coût de revient, - la marque, - le type, - le nom du fournisseur, - le prix d'acquisition, - la source de financement, - l’affectation, - les opérations de réparation et visite technique, - les caractéristiques du bien, - la sortie du patrimoine.

La fiche d’inventaire La fiche d’inventaire fournit les informations suivantes :

- le projet duquel relève le bien, - la composante à laquelle est affecté le bien, - la localisation du bien, - la nature du bien, - l’étiquette, - la désignation du bien, - la description sommaire du bien, - l’état du bien, - la source de financement du bien, - la date d’acquisition, - la valeur d’acquisition ou valeur d’entrée du bien, - les observations pertinentes sur le bien.

9.3.4. Processus d’affectation des biens 1) Le Comptable procède à l’étiquetage (inscription des code sur les biens) du bien

selon la procédure décrite au § III.1 (code d’identification ; établit un bordereau d’affectation du matériel (BAM) en 2 exemplaires.

2) Le Comptable transmet le BAM au SGF pour vérification et visa ; 3) Le SGF transmet le BAM au SE pour signature 4) Le SE signe les 2 exemplaires du BAM et les retourne au Comptable ;

88


5) Le Comptable envoie le bien et les deux exemplaires du BAM au demandeur ou au destinataire ;

6) le demandeur signe les 2 exemplaires du BAM pour décharge et récupère un exemplaire du BAM pour conserver contre remise de biens ;

7) le Comptable met à jour le registre des immobilisations. 8) Le Comptable classe le 1er exemplaire du BAM dans le « dossier

d’immobilisations » pour le suivi de l’immobilisation. 9.3.5. Utilisation des biens Dispositions générales L’utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matériel de bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne présente aucune particularité à partir du moment où ils ont été affectés à des agents précis. Chaque agent est responsable de l’utilisation du matériel qui lui a été affecté. D’autres biens exigent, au contraire, un suivi très rapproché afin de leur assurer une durée de vie raisonnable. Il s’agit : des véhicules, du matériel informatique et des photocopieuses. Véhicules

1) Le Comptable veille à ce que tous les véhicules acquis dans le cadre du PSDCC porte sur les portes, à l’extérieur, l’inscription estampillé « PSDCC » en précisant le numéro du crédit et la source de financement.

2) Le chauffeur vérifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement des organes et la validité des pièces administratives (carte grise / jaune, assurance, vignette, visite technique) du véhicule qui lui est affecté et met à jour le carnet de bord du véhicule.

3) Le chauffeur informe le Comptable de tout dysfonctionnement qu’il ne peut pas lui-même résoudre et de l’échéance prochaine de renouvellement des pièces administratives dans le cahier de bord du véhicule.

4) Pour chaque déplacement, le chauffeur remplit le carnet de bord ; 5) A l’occasion des déplacements à l’intérieur du pays, un ordre de mission est établi

et signé par le Secrétaire Exécutif ; 6) le chauffeur s’interdit de transporter des personnes étrangères au service sans

autorisation préalable de l’autorité. Equipements collectifs (copieurs) Le Comptable vérifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement de l’équipement et mentionne dans la fiche de suivi les résultats de la vérification 9.3.6. Procédures d’entretien et de réparations Définitions Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un équipement, trois types d'entretien sont à envisager :

- l'entretien permanent ou quotidien, - l'entretien périodique, - les réparations.

L’entretien des biens Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice où sont consignées les instructions relatives à leur entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matériel désigné, de même que la documentation technique fournie sur le fonctionnement. L'entretien périodique doit s'effectuer selon les modalités énoncées sur la notice d'entretien préalablement établie.

89


Entretien des véhicules L'entretien quotidien et périodique des véhicules est assuré par le CVA.

L’entretien périodique est réalisé selon les spécifications et la périodicité prescrite par le constructeur dans un garage reconnu et agréé par le projet.

La visite technique des véhicules est conduite sous la responsabilité du Comptable. Le carnet de bord du véhicule est examiné régulièrement car il fournit de riches renseignements sur la qualité d'utilisation du bien.

Ces informations sont les suivantes: - le nom du chauffeur affecté, - les destinations assurées, - les kilomètres parcourus, - les entretiens déjà effectués, - les numéros d'ordres de mission, - les observations éventuelles.

Entretien du matériel informatique En particulier, l'entretien périodique du matériel informatique est confié à un service extérieur local d'informatique pour assurer:

- la maintenance du matériel, - la maintenance du logiciel d'exploitation.

La maintenance des logiciels d'application doit être assurée par le fournisseur des programmes, un informaticien indépendant ou par un agent qui aura été préalablement formé à cette tâche. Entretien des autres équipements L'entretien périodique des autres équipements est assuré par :

- l'utilisateur d'une part, s'il a reçu une formation appropriée et ; - d'autre part, un service extérieur si la nature des travaux l'exige.

La réparation des biens Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement d'un bon de réparation (BDR) comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature des réparations demandées :

- les références du bien, - la date de demande des réparations, - la désignation des travaux à effectuer, - les travaux effectués, - toutes autres informations utiles.

Le BDR est un bon de commande spécial pour service de réparation. Tous les BDR sont signés par le SGF et le Secrétaire Exécutif.

Le BDR est établi en quatre exemplaires. Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :

- 2 exemplaires pour le service extérieur de réparation, - 1 exemplaire pour la comptabilité et, - 1 exemplaire constituant la souche.

Le réparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDR à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constaté par un bordereau de livraison du réparateur dûment visé par le Comptable. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien.

90


Une copie du bon de réparation est classée dans le dossier individuel du bien par le Comptable. L’entretien et la réparation des biens équipements font partie intégrante d’un contrat de prestation. 9.3.7. Procédures de suivi et d’inventaire des biens Objectif de l’inventaire L'inventaire a pour but le contrôle physique des équipements.

Cette opération permet de déterminer les écarts entre : - d'une part les biens enregistrés dans les registres des biens et dans les

comptes et, - d'autre part la situation physique des biens.

Responsabilité de l’inventaire Les opérations d'inventaire sont effectuées au moins une fois par année et sont placées sous la supervision du SGF. Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe d’inventaire comprenant outre le Comptable, d’autres agents désignés par le SGF. Dispositions de prise d’inventaire La réussite de la procédure des prises d'inventaire nécessite la mise en place des dispositions suivantes :

- préparation des fiches d'inventaire - information préalable (note de service) des personnes concernées par la

procédure, - rangement préalable des biens.

Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en particulier l'état du bien. Toutes les fiches d’inventaire sont datées et signées par les membres de l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploitées avec les registres pour compléter les informations qui ne sont pas matérialisées sur les biens. A la fin de l'opération, un procès verbal d'inventaire physique des immobilisations est établi et signé par les membres de l’équipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignées dans le procès verbal sont communiquées par le SGF au Secrétaire Exécutif pour contrôle et décisions éventuelles à prendre, soit :

- pour autoriser la sortie définitive d'un bien, - pour prendre des sanctions à l'encontre des agents qui font un abus, - pour autoriser le remplacement d'un bien.

Processus de suivi des immobilisations et de prise d’inventaire

1) Le SGF organise les inventaires physiques des immobilisations du PSDCC ; 2) les équipes d’inventaire établissent les procès-verbaux des immobilisations

inventoriées; 3) les équipes d’inventaire transmettent les procès-verbaux d’inventaire au SGF pour

contrôle ; 4) le SGF soumet les procès-verbaux au Secrétaire Exécutif pour visa ; 5) le Secrétaire Exécutif vise les procès-verbaux et les retourne au SGF ; 6) le SGF ventile les procès-verbaux à la comptabilité et à chaque Cellule

Préfectorale ; 7) le Comptable édite les tableaux des immobilisations, 8) le Comptable édite le grand-livre des comptes d'immobilisations et procède au

rapprochement.

S'il existe des écarts,

91


1) le Comptable recherche les explications et procède aux régularisations ; 2) S'il n'existe pas d'écarts, 3) le Comptable classe définitivement l’exemplaire du procès-verbal d’inventaire

avec le tableau des immobilisationsetle grand-livredescomptesd'immobilisations.

9.3.8. Mise au rebut des biens

1) Le Comptable recense, à partir des procès-verbaux d’inventaire, les immobilisations à mettre au rebut ;

2) Le Comptable édite le tableau des immobilisations ; 3) Le Comptable inscrit la mention "à mettre au rebut" dans le tableau des

immobilisations, pour les biens dont la sortie du fichier d'immobilisations est préconisée.

4) Le Comptable transmet le tableau au SGF pour contrôle et avis ; 5) Le SGF soumet la liste au Secrétaire Exécutif pour autorisation ; 6) le Secrétaire Exécutif donne son accord en signant la liste avec la mention « Bon

pour mise au rebut » ; et la retourne au SGF ; 7) la commission de mise au rebut procède à la sortie des biens et dresse un procès-

verbal dûment signé par ses membres ; 8) le Comptable met à jour le registre des immobilisations ; 9) le Comptable prépare une pièce d’OD (Opérations diverses) et constate la mise au

rebut dans les registres comptables du PSDCC et classe les pièces justificatives (autorisation, PV, pièce d’OD).

9.4. Protection des Equipements

Le SSDCC (Secrétaire Exécutif) souscrit des polices d’assurances contre les risques suivants que peuvent courir les biens :

- vol, - incendie, - responsabilité civile.

Les originaux de polices d’assurances sont conservés dans un coffre au bureau du SGF. Des exemplaires sont transmis au Comptable pour la tenue de la comptabilité. Le SGF est responsable du renouvellement dans les délais des polices d’assurances des biens. Le SSDCC peut utiliser les services d’un courtier d’assurance pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices.

92


ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS

93


Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif Bordereau d’affectation de matériel Modèle de registre de biens durables Modèle de fiche d’immobilisation Fiche d’inventaire d’immobilisations Modèle de carnet de bord de véhicule Modèle de bon de travail

Annexe 1: Bordereau d’affectation de matériel

BORDEREAU D’AFFECTATION DE MATERIEL :____

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION

Le SGF Le bénéficiaire

LE SECRETAIRE EXECUTIF LE SPM

INSTRUCTIONS : sauf disposition contraire, les biens restent la propriété du Projet jusqu’à leur rétrocession définitive

Entête

94


Annexe 2 : Registre de biens durables

REGISTRE DES BIENS DURABLES

Numéro de folio : ________________ Numéro de compte : ____________________

Intitulé du compte : _____________________________________________________________________ Codification Date Description Allotissement Valeur Réf. Cde Fournisseur Affectation Mouvements observations

date nature destination

report du folio précédent

total à reporter

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le registre

Entête

95


Annexe 3 : Fiche d’immobilisation

FICHE D’IMMOBILISATION :____

DATE : |_____|_____|_____|

Numéro de compte : Codification : Description : Affectation : Fournisseur : Date de mise en service :

Date de sortie :

Détail du coût :

DESIGNATION Montant en devise

Montant en F.CFA

Total du coût global

Quantité du bien :

Coût de chaque immobilisation :

Le Comptable Le SGF

Motif:

Entête

96


Annexe 4 : Fiche d’inventaire de biens durables

FICHE D’INVENTAIRE DES BIENS DURABLES

Numéro de folio : ________ Date de l’inventaire : |_____|______|______| Nature du bien : __________________________________________ Localisation : _________________________________________ Numéro de compte : ____________________

Codification

Description

Localisation

Etat

Date

d’acquisition

Valeur

d’acquisition

Financement

Obs.

1.1.1.1.1.1.1.1.1 Report

total (à reporter)

Le Comptable Le Responsable du service utilisateur Le SGF

INSTRUCTIONS POUR L’EQUIPE D’INVENTAIRE : s’assurer que les biens recensés sont la propriété du projet ou mis à sa disposition.

Entête

97


Annexe 5: Carnet de bord de véhicule

CARNET DE BORD DE VEHICULE

Numéro de folio : ____________ Numéro du véhicule : ____________________

Nom du Chauffeur : _______________________________________ Date

Destination

Km

départ

Km

arrivée

Total km

parcourus

Qté

carburant

Qté

lubrifiant

Entretien

Réparation

Observations

Entête

98


Annexe 6 : Bon de travail

BON DE TRAVAIL

DATE : |_____|_____|_____|

Est invité à exécuter les services ci-après :

DETAIL DE LA PRESTATION

(CODIFICATION)

QUANTITE

PRIX UNITAIRE

MONTANT

TOTAL HORS TAXE

Montant total en toutes lettres : __________________________________________________________________ Délai de livraison : _____________________ Régime fiscal : _____________________

Le Prestataire Le SGF

PRESTATAIRE

Entête

99


CHAPITRE 6 : GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION

BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE ET DE TRESORERIE

100


10. PROCÉDURES DE GESTION BUDGÉTAIRE

10.1. Dispositions Générales sur les Budgets du PSDCC

10.1.1. Cadre réglementaire du budget Le budget étant une évaluation financière des activités programmées annuellement, il importe que cette évaluation s’appuie sur une programmation réglementaire. Le programme d’activités du PSDCC a été convenu par le Gouvernement béninois et l’IDA à travers le document du Projet. Le processus d’élaboration du budget doit observer les dispositions des documents suivants :

l’accord de Prêt, le document d’évaluation du projet, les tableaux des coûts du PSDCC, les textes réglementaires portant normes d’élaboration des programmes et

rapports d’activités dans les structures de l’Administration de l’Etat.

10.1.2. Principes budgétaires Lors de l’élaboration et de l’exécution du budget du PSDCC, les cinq (05) principes suivants doivent être observés : la période budgétaire du PSDCC correspond à l’année civile : 1er janvier au 31

décembre. Mais les prévisions de dépenses d’investissements non exécutées au cours d’une période peuvent être reconduites pour la période suivante. L’efficacité du processus d’élaboration budgétaire dépendra de la qualité de la planification de ces activités dans le temps. Cette planification doit pouvoir prendre en compte la durée totale du projet ;

le budget doit intégrer tous les financements (Bailleurs de fonds, Etat béninois, bénéficiaires, …) ;

chaque structure d’exécution élabore le budget de ses activités ; le budget consolidé doit inclure aussi bien les dépenses du SSDCC que celles des

autres structures de mise en œuvre du PSDCC.; les personnes chargées de l’élaboration du budget doivent prendre en compte les

règles d’exécution budgétaire selon lesquelles : - toute dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au budget. Dans le

cas contraire, l’avis de l’IDA est requis. - les dépassements budgétaires ne sont autorisés que dans les limites prévues.

Les budgets sont ainsi fortement dépendants des activités à exécuter dans le cadre des composantes du projet.

10.1.3. Structures d’élaboration du budget Les structures impliquées dans l’élaboration et l’approbation du budget du PSDCC comprennent :

l’IDA la CONAFIL : le SSDCC, les Directions Techniques du MDGLAAT

Toutefois, la responsabilité de l’élaboration du budget incombe au SSDCC. Par ailleurs, d’autres intervenants, selon leur niveau d’implication, participent à l’élaboration du budget :

les Préfets, les Maires des communes, les bénéficiaires,

Ces structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du PSDCC.

L’IDA donne son avis de non-objection sur le budget validé par la CONAFIL.

101


La CONAFIL examine, lors de sa première session annuelle, le projet de Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA) soumis à son approbation. La décision du CONAFIL approuvant le PTBA doit être formalisée par une délibération. La délibération est signée par le Président du Comité de Pilotage et le Secrétaire de séance au même titre que le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle elle a eu lieu. Cette forme de présentation rend efficace le suivi de leur application.

Le SDCC: centralise et consolide les propositions budgétaires des activités des structures de

mise en œuvre du Projet, élabore le projet de PTBA qui prend en compte les activités des acteurs

approuvées et son propre budget.

Les Communes identifient les priorités à prendre en compte dans le cadre du PSDCC en tenant compte des critères de ciblage et de phasage retenus à partir des données obtenues de l’INSEA et validées par les membres de la CONAFIL après avis de non objection de la Banque mondiale. 10.1.4. Document budgétaire Le document budgétaire du PSDCC prend l’appellation de Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA). Le PTBA est un recueil de programmation des activités à conduire au cours d’une période annuelle. Il contient au moins les données suivantes :

la justification de chaque activité, les objectifs poursuivis par l’activité, les résultats attendus de l’exécution de l’activité, la description de l’activité, les acteurs concernés par l’activité, le calendrier d’exécution de l’activité, le budget de l’activité.

10.2. Procédures d’élaboration du Budget Annuel

10.2.1. Calendrier budgétaire

Le processus d’élaboration du budget annuel du PSDCC doit être bouclé avant le début de l’exercice budgétaire afin de permettre l’engagement dans les délais requis des dépenses budgétisées.

Aussi, le processus d’élaboration du budget doit-il être terminé suffisamment à temps afin d’inscrire son examen et son approbation à la session de la CONAFIL consacrée à l’examen et à l’approbation du PTBA. Le processus budgétaire doit commencer au plus tard le 15 juillet et se terminer au plus tard le 30 novembre de l’exercice qui le précède.

A titre indicatif, le calendrier de préparation du budget du PSDCC peut se présenter comme suit :

N° ordre Etapes Période/délai Structures

responsables

1 Identification des priorités Communes et communautés

juillet COMMUNES/

COMMUNAUTES 2 Elaboration du budget interne du SSDCC Juillet SSDCC 4 Elaboration des programmes d’activités Août SSDCC 5 Elaboration du projet de PTBA Septembre SSDCC 6 Approbation du PTBA Octobre CONAFIL 7 Non objection de l’IDA Décembre SSDCC/IDA 8 Diffusion et mise en place du budget Décembre /janvier SSDCC

102


NB : le programme d’activités doit être élaboré avant le budget interne du SSDCC. En effet, le programme d’activités définira la justification de chaque activité, les objectifs poursuivis et les résultats à atteindre. Outre cette disposition, les spécialistes au niveau du SSDCC ne pourront qu’exprimer leur besoin pour leur fonctionnement et leurs différents déplacements sur le terrain.).

10.2.2. Processus budgétaire

Identification des priorités des Communes L’identification des priorités des Communes se fait en concertation avec l’ensemble des acteurs (les préfets, Communes, etc.) concernés de chaque communauté. Elaboration du budget interne du SSDCC Le Secrétaire Exécutif, après une présentation chiffrée du niveau d’exécution provisoire du budget de l’année en cours, définit la stratégie et les objectifs consignés dans les documents d’évaluation du Projet et les documents de ciblage et phasage et prévus à atteindre pour l’année à avenir. Cette disposition constitue la définition du cadrage budgétaire qui sera notifié à chaque responsable et agent. Suite à la réception du cadrage budgétaire du Secrétaire Exécutif, chaque responsable ou agent transmet ses propositions budgétaires au SGF.

Le SGF consolide l’ensemble des propositions budgétaires qu’il transmet au Secrétaire Exécutif.

Le Secrétaire Exécutif, procède à un arbitrage des propositions budgétaires avec l’ensemble du personnel du SSDCC au cours d’une session préparatoire interne du PTAB. A cette session, il est procédé à : (i) la définition des axes prioritaires tenant compte des recommandations des auditeurs, des résultats acquis sur le terrain et des préoccupations de la tutelle ou des bailleurs de fonds est faite ; (ii) l’analyse du taux de réalisation du budget en cours et des écarts entre les objectifs et les réalisations pour décider des mesures correctives à mettre en jeu (iii) l’analyse des activités probables à exécuter avant la fin de l’année et la prise de décision de report de certaines activités.

Le SGF élabore le projet de budget interne de SSDCC. Elaboration des programmes d’activités Les Communes élaborent les projets de programmes d’activités à exécuter dans le cadre du PSDCC.

Les projets de programmes d’activités ainsi élaborés sont transmis au SSDCC au plus tard le 31 juillet les listes des sous projets communaux et communautaires. Elaboration du projet de PTBA Le SSE en collaboration avec le SGF centralise et procède aux vérifications d’usage et corrige le cas échéant les données reçues des préfectures après approbation du Secrétaire Permanent.

Le SSE et le SGF élaborent le projet de PTBA sur la base des projets de programmes d’activités des partenaires et du SSDCC.

Le projet de PTBA est transmis par le Secrétaire Permanent au CONAFIL pour recueillir ses observations. Approbation du PTBA Le projet de PTBA du PSDCC est soumis à l’approbation du CONAFIL à l’occasion de la première session annuelle de la CONAFIL.

103


Diffusion et mise en place du PTBA approuvé

Le PTBA approuvé est diffusé aux structures d’exécution pour sa mise en œuvre.

Le budget est mis en place dans le système de gestion financière du PSDCC avant le début des engagements de dépenses. Le Comptable (C) inscrit dans chaque poste budgétaire les crédits de dépenses autorisés.

Pour ce faire, le Comptable © prépare un bordereau budgétaire par budget et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion mis en place.

Le C édite alors les états budgétaires sur la base desquels les opérations sont engagées. Des exemplaires de ces états peuvent être également ventilés au personnel d’exécution du budget.

Sur le plan pratique, le budget annuel est découpé en tranches trimestrielles. Ce type de découpage permet les comparaisons trimestrielles notamment à l’occasion de la présentation des rapports périodiques.

Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé, le SGF ventile un exemplaire du budget approuvé au personnel chargé de l’exécution du budget.

10.3. Processus d’Exécution du Budget

L’exécution du budget consiste : - à la mise en place du budget, - à l’engagement des dépenses, - au paiement des dépenses budgétisées.

La règle principale de l’exécution budgétaire est la suivante :

aucune dépense ne peut être engagée si elle n’est pas prévue au budget 10.3.1. Personnel d’exécution du budget

Le personnel d’exécution du budget du PSDCC comprend :

Au niveau du SSDCC : - le Secrétariat Exécutif - le Spécialiste en Gestion Financière. - le Spécialiste en Suivi Evaluation - le Spécialiste en Filets Sociaux - le Spécialiste en Communication - le Spécialiste en Génie Civil au niveau national - le Spécialiste en Passation des Marchés. - le Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base - les chefs de cellule préfectorale - les contrôleurs financiers - le Spécialiste en Génie Civil au niveau départemental - les conducteurs des véhicules administratifs - le Comptable - La secrétaire de direction

10.3.2. Engagement des dépenses

L’engagement est l’acte par lequel le PSDCC crée ou constate une obligation dont il résultera une dépense.

104


En pratique, l’engagement se manifeste par la signature d’un bon de commande, l’approbation d’une lettre de commande, d’un contrat, d’un texte du Gouvernement ou d’une note de service interne ayant une incidence financière. Seules les personnes visées ci-dessus sont habilitées à initier des activités induisant des dépenses des dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se fait d'après les modes d'acquisition de travaux, des biens et fournitures, et des services détaillés au module II « Procédures de passation des marchés ». L’engagement des dépenses est fait dans l’une des formes suivantes :

CATEGORIE DE DEPENSES FORME DE L’ENGAGEMENT

TRAVAUX - établissement d’une commande - passation d’un marché

VEHICULES, EQUIPEMENT ET BIENS - établissement d’une commande - passation d’un marché

SERVICES DE CONSULTANTS - établissement d’une commande - passation d’un marché

FORMATION - établissement d’une commande - passation d’un marché

FRAIS D’EXPLOITATION

- contrat de travail, grille des salaires - décisions prises concernant la situation de chaque agent ou les missions et travaux dont il est chargé - décisions du SSDCC

Toute personne qui souhaite faire engager une dépense doit au préalable s’assurer de la disponibilité de crédit budgétaire. Cette information est disponible auprès du Comptable ou du SGF ou dans les états semestriels de chaque structure.

En cas d'insuffisance de crédit pour l'engagement d'une dépense indispensable, le SSDCC doit veiller à faire réviser les crédits pour réallouer les postes déficitaires. 10.3.3. Contrôle des engagements de dépenses

Le SGF et le SPM exercent le contrôle permanent à priori et même à posteriori des dépenses engagées par le Secrétaire Exécutif. Ce contrôle fait partie du dispositif de contrôle interne. Il ne s’agit pas d’un contrôle d’opportunité de la dépense mais de la conformité de la dépense à engager. Le contrôle consiste à détecter les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives. Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :

Efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d’erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l’exécution dont il faut déceler les causes ;

Rapidité : un écart constaté risque de s’aggraver si des mesures correctives ne sont pas prises à temps ;

Fréquence : les vérifications opérées par le biais du contrôle budgétaire doivent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.

Tous les engagements de dépenses sont approuvés par le Secrétaire Exécutif afin d’en assurer la conformité au budget.

105


10.3.4. Paiement des dépenses

Le paiement des dépenses engagées est assuré par le SGF au niveau du SSDCC. Les paiements des dépenses sont faits après certification soit :

du service fait, de la livraison conforme du bien, de la réception conforme des travaux.

La certification est matérialisée sur les pièces justificatives (facture, décompte etc.) de paiement par les responsables habilités.

10.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE

Le processus de suivi budgétaire se décline comme suit :


1. Trimestriellement Le Comptable - édite les états d’exécution budgétaire de

la période - transmet les états au SGF

x

2. Le SGF

- analyse les écarts entre les prévisions et les réalisations en collaboration avec les autres responsables du Projet

- élabore un rapport d’exécution budgétaire

- transmet le rapport au Secrétaire Exécutif

x

3. Le Secrétaire

Exécutif

- examine le rapport, - donne éventuellement des instructions - retourne le rapport au SGF

x

x

4. Le SGF

- prend les dispositions nécessaires pour l’exécution des décisions du Secrétaire Exécutif

- classe le rapport

x

x

10.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE

10.5.1. Dispositions générales Dans la mesure où les programmes de travail reposent sur des prévisions d’activités et de coûts à moyen et court terme, la mise en œuvre de ces programmes aboutit dans la réalité au dégagement d’écarts entre les prévisions et les réalisations en fonction des situations rencontrées. L’analyse et l’explication de ces écarts aboutissent nécessairement à des révisions pour réadapter les coûts aux activités à mener. Le principe est le suivant :

- La révision des budgets s’effectue normalement par les organes qui les ont approuvés préalablement.

- Cette disposition doit être prévue dans les modalités de fonctionnement des organes compétents.

- On peut prévoir une révision budgétaire au maximum deux fois par an. - Les budgets révisés sont communiqués au personnel d’exécution du budget dans

les mêmes conditions que lors de l’élaboration. 10.5.2. Processus de révision budgétaire par la CONAFIL Il existe deux (02) modes de révision budgétaires : le réaménagement budgétaire, la révision budgétaire

106


10.5.3. Le réaménagement budgétaire Le réaménagement budgétaire consiste à une réaffectation des ressources d’une ligne budgétaire à une autre dans la même rubrique budgétaire.

Le Secrétariat Exécutif est la personne habilitée à procéder à un réaménagement budgétaire après avis de non objection de la Banque mondiale. Le processus détaillé est le suivant :


1.

Sur la base des décisions du Comité de

Pilotage

Le SGF

- prépare une lettre de réaménagement budgétaire

- transmet au Secrétaire Exécutif

x

2. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie la conformité de la lettre - signe la lettre - transmet à la Secrétaire de direction de SSDCC

x

3. La Secrétaire de direction

- prend des copies de la lettre - transmet l’original au SGF - ventile les autres copies aux personnes

chargées de l’exécution du budget - classe la copie de la lettre

x

x

4. Le SGF - prend une copie de la lettre - transmet l’original de la lettre au Comptable - classe la copie de la lettre

x

x

5. Le Comptable - met à jour les tables budgétaires dans le

système de gestion - classe la copie de la lettre

x

x

10.5.4. Révision budgétaire La révision budgétaire consiste à une modification des activités prévues dans le budget initial.

Les organes habilités à autoriser une révision budgétaire sont la CONAFIL et l’IDA pour la non-objection.

Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D 1. Sur la base de l’analyse

budgétaire Le SGF - établit un rapport d’exécution

budgétaire - transmet le rapport au

Coordonnateur

x

2. Le Secrétaire Exécutif

- examine le rapport - prépare un rapport au Comité de

Pilotage - instruit La SD-SSDCC pour la

préparation de la lettre - signe la lettre - retourne le dossier à La SD-SSDCC

x

Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D 1 La Secrétaire de

direction - prend une copie du dossier - transmet les originaux au président de

la CONAFIL - classe les copies

2 Le Comité de Pilotage

- se réunit et examine le rapport du Secrétaire Exécutif prend les décisions nécessaires

3 Sur la base du PV du Comité de

Pilotage


- donne les instructions au SGF pour la prise en compte des décisions du Comité de Pilotage

x

107


Annexes aux Procédures de Gestion Budgétaire

Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif. Annexe 1 : Instructions de préparation du budget Annexe 2 : Fiche d’élaboration budgétaire Annexe 3 : Modèle de tableau de consolidation budgétaire Annexe 4 : Modèle de fiche de révision budgétaire

108


Annexe 1 : Instructions de préparation du budget

DATE : |_____|_____|_____|

LETTRE CIRCULAIRE N° ____________ Messieurs, J’ai l’honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget des activités des composantes du Projet de Services Décentralisés Conduits par les Communautés (PSDCC) qui relèvent de votre compétence. Ces informations :

- rappellent les responsabilités de chaque structure dans la préparation du budget ; - donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l’année ; - déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; - fixent les délais de dépôt des propositions de budget.

A. RESPONSABILITE

Veuillez noter que chaque structure porte l’entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l’exécution.

Les insuffisances de crédit, en cours d’exécution, liées à une mauvaise appréciation des besoins de la structure ne sauraient être imputées au SSDCC du Projet.

A contrario, des efforts de prévisions doivent être faits pour éviter les excédents de crédit importants.

B. DIRECTIVES

(Préciser ici les aspects sur lesquels l’accent devrait être spécialement mis cette année dans les activités mise en œuvre par les structures d’exécution).

C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS

Chaque structure utilisera les formulaires (fiches d’élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour la préparation des propositions. L’évaluation des dépenses repose sur :

- une prévision fidèle des activités en volume, - une valorisation des coûts induits par ces activités.

Les activités non terminées en fin d’exercice doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu.

Les valorisations doivent inclure les taux d’inflation, les augmentations ou les diminutions

D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS Les propositions budgétaires doivent parvenir au SSDCC au plus le 31 juillet de N+1 délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter le délai. Toutes propositions parvenues après cette date exposent la structure à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanctions en la matière).


Entête

A Tous les Responsables de structures

d’exécution du budget du PSDCC

109


Annexe 2 : Fiche d’élaboration budgétaire

FICHE D’ELABORATION BUDGETAIRE

EXERCICE :

COMPOSANTE : STRUCTURE : ACTIVITE : FINANCEMENT : POSTE Budgétaire :

TOTAL DEPENSE : DETAIL DE LA DEPENSE : (à distinguer par nature de dépenses) :

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA PROPOSITION

IMPREVUS FINANCIERS

%

TOTAL NET DE LA PROPOSITION

L’agent chargé de l’élaboration Le responsable de la structure

Entête

110


Annexe 3 : Tableau de consolidation budgétaire

TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE

Structure d’exécution Activités exécutées Financement des activités Dépense (par nature) Cumul

poste 1 poste 2 poste 3 poste 4 poste 5 poste 6 poste X poste Y

TOTAL CONSOLIDATION

NB. : utiliser plusieurs feuillets selon les besoins.

111


Annexe 4 : Fiche de révision budgétaire

FICHE DE REVISION BUDGETAIRE ________

EXERCICE : COMPOSANTE : STRUCTURE : ACTIVITE :

Poste budgétaire : Prévision initiale : Révision :

Poste révisé : DETAIL DE LA REVISION : (à distinguer par nature de dépenses) :

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA REVISION

Le responsable de la structure Le Comptable


Entête

112


CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE

DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE

113


11. RÈGLES ET NOMENCLATURES FINANCIÈRES

11.1. Règles applicables

L’utilisation des fonds pour l'exécution des activités du PSDCC doit être conforme aux procédures de décaissement de l’IDA. Ainsi,

- les fonds ne sont pas fongibles et donnent lieu à une justification après utilisation ; - les fonds ne peuvent être utilisés que pour les activités auxquelles ils sont

destinés ; - les paiements sont effectués selon les pourcentages convenus dans l’Accord de

Prêt.

11.2. Nomenclature des ressources

Les ressources financières prévues pour couvrir les dépenses du PSDCC proviennent : - du Prêt IDA ; - de la contribution des bénéficiaires ;

11.3. Nomenclature des dépenses financées

Les dépenses éligibles au financement de l’IDA sont payées à 100% par l’IDA. Les dépenses du PSDCC couvertes par les ressources financières sont présentées dans le tableau ci-après : Le tableau ci-dessous établit la catégorie de dépenses à financer à partir du crédit. Tableau A3.1 : Catégories de dépenses

Catégorie Montant du

Financement Alloué (exprimé en DTS)

Montant du Financement Alloué (équivalent en USD)

% de Dépenses Financé

(Taxes comprises) 1) Fournitures, travaux, services autres que des services de consultants, services de consultants et Formation pour les Sous-Projets au titre de la composante 1 du Projet

4.600.000 7.200.000 100 % des montants décaissés au titre des Subventions Communales

2) Fournitures, travaux, services autres que des services de consultants, services de consultants et Formation pour les Sous-Projets au titre de la composante 1 du Projet

18.500.000 28.800.000 100 % des montants décaissésau titre des Subventions Communautaires

3) Fournitures, services autres que services de consultants, services de consultants, Charges d'Exploitation et Formation au titre des composantes 2 et 3 du Projet

4.400.000 6.780.000 100 %

4) Transferts en Espèces au titre de la composante 2 du Projet

1.300.000 2.000.000 100 %

5) Remboursement de l’Avance pour la Préparation du Projet

800.000 1.220.000 Montant dû en vertu de la Section 2.07 des Conditions Générales

MONTANT TOTAL 29.600.000 46.000.000

114


12. MÉTHODES DE DÉCAISSEMENT CONVENUES

12.1. Principes généraux

Le principe de base retenu pour les décaissements des ressources du PSDDCC est celui de la comptabilité de trésorerie. Pour retirer les fonds du Compte de prêt, le SSDCC adresse à l’IDA par l’intermédiaire de la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) un dossier de demande de Retrait de Fonds (DRF).

12.2. Méthode du compte désigné

Les modalités de présentation et la composition de chaque DRF dépendent de la méthode de décaissement convenue avec l’IDA dans la lettre de décaissement. Les méthodes de décaissement des fonds du Prêt convenues sont : - Remboursement ; - Réapprovisionnement du compte désigné ; - Paiement direct ; - Engagement spécial.

13. DESCRIPTION DE LA TRÉSORERIE DU PSDCC

Le SSDCC a la responsabilité de la bonne gestion des ressources du PSDCC La trésorerie du PSDCC est composée des fonds disponibles dans :

le compte désigné ouvert à la BCEAO, Agence de Cotonou ; le compte de transactions ; les comptes d’avance du projet ouverts par les agences de paiement recrutées au

titre de la composante 2 ; le compte de transit ; la caisse de menues dépenses.

13.1. Compte désigné

La Caisse Autonome d'Amortissement (CAA) est le représentant désigné pour la mobilisation des fonds du projet. Les Demandes de Retrait de Fonds seront préparées par le SGF du PSDCC et transmis à la CAA par le Secrétaire Exécutif après signature. La CAA traite les DRF et les adresses à la Banque pour paiement. Les fonds seront décaissés à partir du compte IDA pour approvisionner le Compte Désigné. Un journal du Compte désigné est tenu par le SSDCC pour le suivi des opérations.

13.2. Compte de transactions

Il est ouvert un compte de transactions dans une banque commerciale réputée. Ce compte est alimenté à partir du Compte Désigné. Les retraits du compte de projet servent :

au paiement des dépenses du PSDCC initiées par le SSDCC ; à l’alimentation des comptes d’avance des agences de paiement ; à l’alimentation de la caisse de menues dépenses.

13.3. Comptes d’avance des agences de paiement

Il est ouvert un compte d’avance par chaque agence de paiement, dans le cadre de la mise en œuvre de la composante 2 du PSDCC. Ces comptes d’avance sont alimentés à partir du compte de transactions du Projet.

115


Les retraits sur les comptes d’avances sont effectués pour exécuter les activités programmées au sein de chaque agence de paiement pour le règlement des transferts directs aux ménages les plus pauvres ou vulnérables et des travaux d’HIMO.

13.4. Caisse de menues dépenses

Une caisse est tenue au niveau de la Coordination du PSDCC. Elle sert à financer des petites dépenses autorisées par le Secrétaire Exécutif du SSDCC.

14. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ

La gestion du compte désigné est du ressort exclusif de la CAA

14.1. Approvisionnement du Compte Désigné

14.1.1. Objet de la procédure La procédure a pour objet de mobiliser les ressources de l’IDA en vue d’approvisionner le Compte Désigné tenu par la CAA. 14.1.2. Application de la procédure La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte Désigné du dépôt initial de l’IDA que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. 14.1.3. Règles de gestion Les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la date du paiement des dépenses par le SSDCC du Projet.

Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives comprennent :

- facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires), - bordereau de livraison, ou PV de réception, - bon de commande, contrat, - pièces attestant le règlement.

Les pièces justificatives des dépenses sont conservées au projet à des fins de vérification sur place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide avec la DRF à laquelle elles se rapportent.

14.1.4. Liste des opérations

- Préparation de la DRF - Contrôle et certification de la DRF - Engagement de la DRF sur le SIGFIP - Signature du bordereau de transmission de la DRF par le Coordonnateur - Expédition de la DRF à la CAA - Comptabilisation et Classement de la DRF

116


14.1.5. Description de la procédure



interfaces

Le Comptable

Le SGF Le Secrétaire Exécutif

La CAA

Le CP

PREPARATION DE LA DRF A partir des opérations de décaissement effectuées sur le Compte de transactions et les comptes d’avance de la composante 2 du PSDCC :

- rassemble les pièces en vue de constituer la DRF - effectue un contrôle systématique des pièces ; - s’assure de la régularité et de la sincérité de chaque

pièce - vérifie les mentions de règlement - prépare les formulaires (IDA) - formulaires appropriés selon la catégorie de

dépenses - classement par catégorie d’éligibilité de la dépense

par rapport à l’Accord de Financement, - relevés de compte à la date de la demande, - fait photocopier la DRF en trois (3) exemplaires - transmet la DRF et les pièces justificatives au SGF

pour contrôle et certification - contrôle l’ensemble du dossier et certifie les états - vérifie et appose son visa avant de l’envoyer au SE - fait engager la DRF sur le SIGFIP - signe la lettre de transmission de la DRF à la CAA - adresse tout le dossier à la CAA. - Procède au traitement du dossier et envoie la DRF à

la Banque Mondiale. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT

- comptabilise la DRF (Cf. procédures comptables) ; - met à jour le registre des DRF ; - appose le cachet « DRF » et inscrit le numéro de la

DRF sur chaque pièce ; - classe la DRF.

DRF

DRF

DRF

DRF

DRF

NB : Dans le cas où la soumission est demandée par l’IDA, le SSDCC se conformera aux directives en la matière.

14.1.6. Paiement Direct Les ressources de l’IDA peuvent être mobilisées par des Demandes de Paiement Direct en vue d’effectuer le règlement des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et autres prestataires de service dont le montant des factures a atteint un seuil déterminé. Ils sont fonction des seuils définis par les directives de l’IDA selon les catégories et la nature de l’opération :

pour les contrats des fournitures et pour les contrats de travaux, pour les contrats des services de Consultants individuels, pour les contrats des services des sociétés de Consultants.

Et pour toutes dépenses dont la valeur est supérieure ou égale à 20% du niveau autorisé du compte de transaction.

14.1.7. Objet de la procédure Cette procédure permet d'élaborer les demandes de paiement direct en vue de faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par la Banque Mondiale en contrepartie des fournitures livrées, travaux ou prestations effectuées.

117


14.1.8. Application de la procédure La procédure s’applique pour le paiement des factures ayant fait l’objet d’un contrat, d’un marché ou d’une commande préalablement approuvé par l’IDA et dont le montant seuil est fixé dans les directives de l’IDA, des documents du projet et de la lettre de décaissement selon la nature et la catégorie de dépense liées aux opérations se présentant comme suit :

par contrat pour les fournitures et pour les contrats de travaux, par contrat pour les services de Consultants individuels, par contrat pour les services des sociétés de Consultants.

14.1.9. Règles de gestion A chaque facture de fournisseurs ou prestataires de services sont joints :

- la lettre de transmission, - le certificat de service fait, - le B/C ou le Contrat ou le Marché, - le B/L du fournisseur ou le PV de réception.

Toutes les factures doivent porter les cachets : - du Projet - "BON A PAYER" attestant l’éligibilité de la facture au paiement.

Les marchés et documents sur la passation des marchés doivent être déjà transmis avant la Demande de Paiement Direct (DPD).

14.1.10. Liste des opérations 1. Préparation de la DPD 2. Contrôle et certification de la DPD 3. Signature du bordereau de transmission par le Coordonnateur 4. Expédition à la CAA, 5. Comptabilisation et Classement de la DPD.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE



interfaces

Le Comptable

Le SGF


Le CP

PREPARATION DE LA DPD - prépare les factures à régler par paiement direct - s’assure que les factures : portent le cachet du Projet, portent le cachet de contrôle « BON A PAYER » sont accompagnées du B/C, marché ou contrat et du B/L du fournisseur ou PV de réception. - s’assure que les factures sont éligibles au paiement ; - prépare les formulaires (IDA) ; - transmet l’ensemble du dossier au Spécialiste en Gestion Financière pour contrôle et vérification - contrôle et vérifie si le dossier est conforme ; - contrôle et appose son visa les états ; - examine la conformité de la demande qui lui a été adressée par rapport à l’Accord de financement, - certifie la DPD ; - signe et fait transmettre la lettre de transmission du DRF à la CAA qui la transmet par la suite à la Banque Mondiale pour paiement. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT - comptabilise la DPD (Cf. procédures comptables) ; - met à jour le registre des DRF/DPD ; - appose le cachet « DRF/DPD » et inscrit le numéro de la DRF/DPD sur chaque pièce ; - classe la DRF/DPD.

Formulaires DPD + Pièces

Formulaires DPD + Pièces

Formulaires DPD +

Pièces

DPD +

Fiche d'imputation

118


15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS Les modalités de gestion du compte de transactions pour garantir une gestion rigoureuse de la trésorerie sont définies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la lettre de décaissement). Le compte de transactions reçoit les ressources provenant du Compte désigné et servent à effectuer les règlements des factures des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et autres prestataires de service par le SSDCC du Projet pour un montant inférieur à un seuil de 20% du niveau de dépôt initial du Compte désigné. Les dépenses de montant supérieur à ce seuil seront liquidées par la procédure de paiement direct. Il est réalisé un suivi du Compte de transactions au moyen d’un journal de banque

15.1. Objet de la procédure L’objet de la procédure est de faciliter la gestion du compte banque et de garantir la transparence dans l’emploi des ressources du Projet.

15.2. Application de la procédure La procédure s’applique au Compte de transactions du Projet ouvert dans une banque commerciale par le SSDCC du Projet.

15.3. Règles de gestion - Le compte de transactions du Projet est ouvert à la demande de Secrétaire Exécutif. - Le Comptable remplit les chèques après les autorisations données par le SGF - Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèque et

d’ordre de virement dans le journal de banque Compte de transactions - Le journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le

SGF - Un rapprochement du compte banque est effectué mensuellement par le comptable et

vérifié par le SGF - Les chéquiers en cours d’utilisation sont conservés par le comptable. - Lors de l’établissement des chèques, le Comptable remplit également les souches des

chéquiers afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs. - Les numéros des chèques annulés sont découpés et agrafés dans les chéquiers.

- Les mouvements de fonds sont opérés sous la signature conjointe du Secrétaire Exécutif et du SGF.

15.4. Détails des procédures 15.4.1. Ouverture du compte


1. Le Secrétaire

Exécutif - adresse à la banque commerciale retenue une demande pour

l’ouverture du compte au nom du PSDCC x

2. La Banque - ouvre le compte X

3. Le SGF

- prend contact avec la banque et fournit tous les renseignements nécessaires sur les signataires et les spécimens de signatures

- transmet une copie de ces documents au Comptable pour renseigner le système de gestion informatisé

- classe les originaux des documents

X x

4. Le Comptable - met à jour les tables comptables (journal et compte) - met en place les outils nécessaires pour la gestion du compte - classe les pièces justificatives

X X

5. Le SGF - vérifie les informations sur le compte. X

LEGENDE :

119



15.4.2. Dépôt Initial dans le compte de transactions du projet


1. Au

démarrage Le SGF

- établit une prévision de décaissement sur la base des activités (factures pro forma, devis, TDR, contrats, état de salaires, etc.)

- prépare la lettre d’appel de fonds - soumet le dossier à l’appréciation du SE

x

2. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie les besoins exprimés - signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA

x

3. Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte

d’Opérations x

4. Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x

LEGENDE :


15.4.2. Reconstitution du compte de transactions du projet


1. Au

besoin Le Comptable

- prépare l’état récapitulatif des dépenses et des retraits effectués sur le compte

- joint l’ensemble des pièces et transmet au SGF X

2. Le SGF - vérifie l’état - signe l’état - transmet le dossier au Coordonnateur

X

3. Le Secrétaire

Exécutif

- vérifie les besoins exprimés - signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA

x

4. Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte

d’Opérations x x

5. Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x

LEGENDE :


15.4.3. Retraits du compte de transactions du projet Les titres de paiement émis sur le compte de transactions du projet sont signés conjointement par le et le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) et le Secrétaire Exécutif du projet. Les retraits du compte transactions du projet servent :

- au paiement des dépenses dans le cadre de l’exécution des activités du PSDCC, - à alimenter la caisse de menues dépenses du SSDCC.

120



1. Selon

l’échéancier de paiement

Le Comptable

- déclasse les pièces justificatives (factures, décomptes de marchés) des paiements à effectuer - établit les chèques de paiement correspondant - transmet les liasses au SGF

x

2. Le SGF - vérifie la conformité des liasses - signe les chèques - transmet les liasses au Coordonnateur

x

3. Le Secrétaire Exécutif

- vérifie la conformité des liasses - signe les chèques - retourne le dossier au SGF

x

4. SGF

- Fait prendre copies des chèques - Fait transmettre la liasse des pièces - accompagnées des chèques à l’Assistant (e) de l’UGP.

x

5. Assistant (e)

de SSDCC

- appelle chaque bénéficiaire pour venir recevoir son paiement - remet le chèque au bénéficiaire contre acquittement sur la facturede la facture

x

6. Comptable

- Appose le cachet « Payé par chq. N° … du …. » sur la pièce justificative du paiement - joint chaque copie du chèque à la liasse de pièce justificative correspondante - agrafe une fiche d'imputation à chaque liasse - procède aux imputations - transmet les liasses au SGF

x

7. Le SGF - vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération

- valide les imputations - retourne la pièce comptable au Comptable

x

8. Le Comptable - Procède à la saisie des opérations de paiement dans le journal du compte de projet

- Transmet les pièces saisies au SGF x

9. SGF - Vérifie la saisie des pièces et valide x

10. Comptable - Intègre les corrections éventuelles - classe les pièces dans le classeur des pièces

comptables.

LEGENDE :


16. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT

Il est ouvert un compte d’avance au profit de chaque Agence de paiement pour la gestion du programme pilote des filets sociaux de la composante 2 du projet. Ces comptes sont alimentés par les ressources destinées au financement des sous projet à haut intensité de la main d’œuvre (HIMO) de la sous composante 2.1 et du paiement des transferts directs aux ménages les plus pauvres retenus pour la sous composante 2.2 du projet. Ces comptes d’avance sont alimentés à partir du compte de transactions du Projet et sur la base des montants des sous projets HIMO et les transferts directs inconditionnels. Ces fonds sont virés par tranches successives conformément aux clés de décaissement prévues dans les conventions signées entre le SSDCC et les Agence de paiement. Les montants à virer sont validés par les parties prenantes du projet.

121


Les retraits sur les comptes d’avances sont effectués pour exécuter les activités programmées au sein de chaque cellule départementale. Les modalités de retrait de fonds sur le compte d’avance sont identiques à celles du compte de transaction.

16.1. Reconstitution du compte de transactions du projet


1 Au besoin Le Comptable - prépare l’état récapitulatif des dépenses et des retraits effectués sur le compte - joint l’ensemble des pièces et transmet au SGF

X

2

Le SGF - vérifie l’état - signe l’état - transmet le dossier au Coordonnateur

X

3 Le Secrétaire Exécutif

vérifie les besoins exprimés signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA

x

4 Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte d’Opérations

x x

5 Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x

LEGENDE :


17. CAISSE MENUES DEPENSES

17.1. Fonctionnement de la caisse de menues dépenses

Pour assurer le règlement des petites dépenses indispensables au fonctionnement quotidien du SSDCC, la tenue d’une caisse de menues dépenses est nécessaire (parking, réparation de pneumatiques, timbres -postes, etc.).

17.2. Retraits de la caisse

Les retraits de fonds de la caisse s’effectuent par Bon à justifier pour le personnel du l’SSDCC. La caisse est arrêtée périodiquement pour faciliter la constitution des DRF. La caisse peut être contrôlée à tout moment par le Comptable sur instruction du SGF. Le Secrétaire Exécutif jugera de l’opportunité de la mise en place d’une caisse de menues dépenses.

17.3. Seuil de la caisse de menues dépenses

Le seuil de la caisse de menues dépenses est de cent mille (100 000) Francs CFA.

17.4. Procédures de retraits par bon à justifier


1. Le bénéficiaire - se présente chez le SGF et exprime son besoin

x

2. Le SGF - Fait remplir un Bon provisoire x

122



3. la Secrétaire de direction

- met les fonds à la disposition du bénéficiaire

x x

4. Le bénéficiaire - justifie dans les 48 heures, les dépenses faites

x

5. A la réception des pièces justificativ

es

la Secrétaire de direction du SSDCC

- déclasse le Bon - fait un rapprochement entre les pièces justificatives et le Bon - encaisse éventuellement le reliquat - constate les opérations dans son brouillard de caisse (fichier Excel) - classe les pièces en attendant de les restituer au Comptable lors de l’arrêt de la caisse

x x

LEGENDE :


18. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT

Les modalités de gestion du compte de transit pour garantir une gestion rigoureuse de la trésorerie sont définies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la lettre de décaissement). Le compte de transit reçoit les ressources provenant du Compte désigné et servent à effectuer les transferts des ressources vers les communes et les communautés. Les montants à transférer sont équivalents aux montants répartis par département, par communes et par communauté pour la composante 1 du projet pour la mise en œuvre des sous projets communaux et communautaires. Sur la base de la décision de répartition des subventions ou dotations de commune ou communauté et après l’ordonnancement de mandats de paiement correspondant aux ressources à transférer aux communes et aux communautés , une lettre d’appel de fonds est adressée par le SSDCC à la Caisse Autonome d’Amortissement pour procéder au virement des fonds du compte désigné géré par le DG/CAA au compte de transit ouvert par le Trésor Public à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) dont le Receveur Général des Finances (RGF) de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) est gestionnaire. La DGTCP met à la disposition du SSDCC le relevé bancaire mensuel du compte de transit et un rapprochement se fait par le SSDCC pour le suivi des flux financiers sur ledit compte au plus le 15 du mois suivant. Il est réalisé un suivi du compte de transit au moyen d’un journal de banque tenu manuellement ou par le logiciel de gestion financière et comptable. Les dépenses admissibles et éligibles sur ce compte concernent les transferts via le guichet FADeC vers les communes et communautés destinés aux paiements des factures des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs, autres prestataires de services et les autres frais ou charges de fonctionnement, des communes, des communautés pour le compte du PSDCC.

18.1. Objet de la procédure

L’objet de la procédure est de faciliter la gestion du compte de transit et de garantir la transparence dans l’emploi des ressources du Projet au niveau communal et communautaire.

123


18.2. Application de la procédure

La procédure s’applique au compte de transit du Projet ouvert à la BCEAO par le Trésor Public pour les transferts au profit des communes et communautés suivant le mécanisme du FADeC.

18.3. Règles de gestion

- Le compte de transit du Projet est ouvert à la demande du Trésor Public par le RGF. - Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions d’appel de fonds et

d’ordre de virement dans le journal de banque compte de transit. - Le journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le

SGF - Un rapprochement du compte banque est effectué mensuellement par le comptable et

vérifié par le SGF - Les numéros des pièces justificatives des ordres de virement sont classés par le

SSDCC. - Les mouvements de fonds sont opérés sous la signature du Receveur Général des

Finances.

124


CHAPITRE 8 : PROCEDURES COMPTABLES

125


19. CADRE COMPTABLE GENERAL

19.1. Système comptable

La comptabilité du Projet est basée au siège du SSDCC tenue selon le principe de la comptabilité de trésorerie, elle sera décentralisée dans la mesure où les activités du projet seront exécutées par des Institutions Partenaires sous base de contractualisation. La comptabilité du Projet est tenue par le Comptable. Il s’agit d’une comptabilité de trésorerie tenue suivant les principes comptables généralement admis sur le plan national et international et adaptés aux normes et principes comptables OHADA.

La comptabilité de Projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un objectif de résultat d’exploitation. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités (investissements) qu’il finance au moyen de subventions (d’investissement) rétrocédées par l’Etat dans le cadre d’Accord de financement passé avec les bailleurs de fonds internationaux. La comptabilité de Projet doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent à les financer.

Cette spécificité nous permet de proposer un plan comptable allégé comportant des comptes de gestion qui s’intègre dans le compte d’exploitation du Projet.

Le plan comptable du Projet sera élaboré autour des grands axes que constituent les composantes du Projet. Les différentes catégories de dépenses telles que définies par l’Accord de Financement seront utilisées pour suivre les affectations des ressources au niveau des différentes composantes.

Le PSDCCC disposera d’un système de gestion comptable informatisé. Le logiciel devra est paramétré de sorte à produire les rapports de toutes les activités du Projet suivant l’allocation des ressources définie dans l’Accord de Financement (composantes, sous composantes, catégories de dépense, source de financement, bénéficiaire, situation géographique). A cet effet, le logiciel comportera au minimum les modules suivants :

- module de comptabilité générale ; - module de comptabilité analytique et budgétaire ; - module de gestion des marchés ; - module de gestion des immobilisations

19.2. Journaux comptables

Les opérations réalisées dans le cadre du PSDCC sont enregistrées chronologiquement dans les journaux spécifiques au Projet en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du Projet comprend les journaux ci-après : 1) Journal des achats Dans ce journal sont enregistrées les factures relatives aux réalisations de travaux, aux achats de fournitures et services des consultants. 2) Journal de trésorerie (pour le Compte Désigné, Compte de transit, Compte de

transactions, comptes d’avance aux agences de paiement et la caisse de menues dépenses).

Ces journaux enregistrent les opérations et les mouvements de fonds.

3) Journal des demandes de retraits de fonds

Ce journal enregistre les opérations de reconstitution du Compte Désigné.

4) Journal des paiements directs

126


Ce journal enregistre les opérations particulières permettant de constater la mise en paiement directe des factures et décomptes.

5) Journal des opérations diverses

Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les quatre (04) catégories précédentes en particulier les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice, les opérations de paiement des salaires du personnel du Projet.

Les saisies sont faites par le Comptable à partir de fiches d’imputation préalablement imputées par le Comptable et vérifiées par le SGF. Les écritures sont saisies dans des brouillards informatisés. Les brouillards sont contrôlés et validés par le Spécialiste en Gestion Financière. Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en fonction de leur nature.

19.3. Dossiers comptables

Le Comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement des pièces comprend les dossiers ci-après :

127


1.1.1.1.1.1.1.1.2 DOSSIER 1.1.1.1.1.1.1.1.3 TYPE 1.1.1.1.1.1.1.1.4 CRITERE DE

CLASSEMENT 1.1.1.1.1.1.1.1.5 DES PIECES

1.1.1.1.1.1.1.1.6 PIECES 1.1.1.1.1.1.1.1.7 COMPTABLES

1.1.1.1.1.1.1.1.8 CLASSEES

1.1.1.1.1.1.1.1.9 Bon de commandes fournisseurs

1.1.1.1.1.1.1.1.10 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.11 N° Bon /lettre de

commande 1.1.1.1.1.1.1.1.12 Bon /lettre de commande

1.1.1.1.1.1.1.1.13 Contrat de service/travaux

1.1.1.1.1.1.1.1.14 Permanent N° contrat Chronologique

1.1.1.1.1.1.1.1.15 Contrat

1.1.1.1.1.1.1.1.16 Factures /décomptes/notes d’honoraires

1.1.1.1.1.1.1.1.17 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.18 Chronologique Factures /+pièces Copie bon/lettre de commande Copie bordereau de livraison /PV de réception

1.1.1.1.1.1.1.1.19 Paiements directs IDA

1.1.1.1.1.1.1.1.20 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.21 Chronologique Factures originales Pièces de règlement

1.1.1.1.1.1.1.1.22 Comptes banques 1.1.1.1.1.1.1.1.23 Permanent Mois Chronologique

Avis de règlement Avis de crédit Relevé bancaire Etat de rapprochement Ordres de virement Copies chèques Copies factures Attestation de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.24 DRF IDA 1.1.1.1.1.1.1.1.25 Permanent Mois N° DRF

Copie DRF avec les pièces justificatives Avis de paiement IDA

1.1.1.1.1.1.1.1.26 OD 1.1.1.1.1.1.1.1.27 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.28 Mois 1.1.1.1.1.1.1.1.29 Autres pièces d’OD

1.1.1.1.1.1.1.1.30 Salaires 1.1.1.1.1.1.1.1.31 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.32 Mois

Ordres de virement Etat des salaires Reçu de versement cotisations sociales (CNSS- FNRB

ou autres structures de protections sociales) Quittance de versement impôts sur salaires

128


19.4. Cadre comptable analytique

19.4.1. Contexte et Objectifs Pour optimiser les potentialités du système de suivi, il est indispensable de saisir en dehors du numéro de compte général relatif à l’opération, les autres données correspondantes à savoir :

Le code analytique Le poste budgétaire La source de financement Le code géographique.

La comptabilité analytique (budgétaire) est un outil précieux lors de l’élaboration des rapports financiers à adresser aux bailleurs en ce qu’elle permet une répartition des dépenses engagées dans le cadre du PSDCC par composante et sous composante et surtout par source de financement. Elle va donc permettre de savoir à tout moment le coût de chaque composante ou sous-composante. De plus, on lui associe la source de financement afin de savoir les sommes allouées par chaque bailleur pour la mise en œuvre d’une composante ou sous-composante donnée. 19.4.2. Principes et Règles de Gestion Les principes de la comptabilité générale sont aussi valables en comptabilité budgétaire. Pour être opérationnelle les procédures analytiques reposent essentiellement sur un plan analytique. Le plan analytique prévu pour le PSDCC se décompose en quatre niveaux de codification. Cette codification est inspirée du tableau des couts détaillés présenté dans le rapport d’évaluation du projet. Le plan analytique préconisé pour la gestion du PSDCC est présenté en page 3 du présent module. Il pourra être toujours compléter par les responsables du projet selon les besoins d’utilisation. Pour permettre un suivi efficace des activités du PSDCC, la comptabilité analytique et budgétaire reposera sur les axes principaux d’analyse suivants :

le Projet (dans un contexte global), l’activité (en liaison avec la composante et la sous-composante), la catégorie de dépense (conformément à l’Accord de Prêt). La source de financement (IDA et emprunteur en respectant la nomenclature du

budget national) Le budget sera ventilé par composante, sous-composante, catégorie et source de financement. Les composantes sont codifiées sur un (01) caractère et les sous-composantes sur 2 caractères. Le niveau de ventilation analytique dépendra également du niveau de ventilation des coûts dans le Cost Table (Etat budgétaire du Projet).

19.5. Plan comptable du Projet

Le Plan comptable général : Le plan comptable est élaboré en respectant les dispositions du plan comptable OHADA adaptées aux besoins spécifiques du Projet. Les comptes enregistrent les opérations par nature. La ventilation analytique et budgétaire se fera à travers le système de gestion informatisé qui sera mise en place.

129


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE

Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.

Comptes de classe : 1

141100000 SUBV D'INVEST RECUES DE L'ETAT Non Oui Non Non Non

141700000 SUBV D'EQUIPMNT RECUES DE L'IDA Non Oui Non Non Non


201000000 FRAIS D'ETABLISSEMENT DU PROGRAMME Non Oui Non Non Non

213000000 LOGICIELS 21 Oui Oui Non Non Non

231000000 BATIMENTS 23 Oui Oui Non Non Non

233000000 OUVRAGE D'INFRASTRUCTURES 23 Oui Oui Non Non Non

233100000 VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non

233800000 REHABILITATION DE VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non

238000000 AGENCEMENTS, AMENAGEMENTS ET INSTALLATIO 23 Oui Oui Non Non Non

244100000 MATERIEL DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non

244200000 MATERIEL INFORMATIQUE 24 Oui Oui Non Non Non

244400000 MOBILIER DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non

245000000 MATERIEL DE TRANSPORT 24 Oui Oui Non Non Non

245100000 MATERIEL AUTOMOBILE 24 Oui Oui Non Non Non

245800000 AUTRES MATERIEL DE TRANSPORT (MOTOS) 24 Oui Oui Non Non Non

251000000 AVANCE ET ACOMPTE SUR IMMO INCORP Non Oui Non Non Non

252000000 AVANCES ET ACOMPTES SUR IMMO CORPOR Non Oui Non Non Non

275110000 DEPOT SUR LOYERS D'AVANCE Non Oui Non Non Non

275120000 DEPOT POUR ELECTRICITE Non Oui Non Non Non

275130000 DEPOT POUR EAU Non Oui Non Non Non

130


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


275140000 DEPOT POUR TELEPHONE ET TELECOPIE INTERN Non Oui Non Non Non


310000000 STOCKS DE MATIERES ET FOURNITURES Non Oui Non Non Non


4011 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Non Non Non Non

401100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Oui Non Non Non

401200000 FOURNISSEURS DE BIENS D'EQUIPEMENT Non Oui Non Non Non

408100000 FOURNISSEURS FACTURES NON PARVENUES Non Oui Non Non Non

409100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES ACOMPT Non Oui Non Non Non

409500000 FOURNISSEURS RETENUE DE GARANTIE Non Oui Non Non Non

409510000 FOURNISSEURS PENALITES DE RETARD Non Oui Non Non Non

4220 PERSONNEL REMUNERATION DUE Non Non Non Non Non

422000000 PERSONNEL REMUNERATIONS DUES Non Oui Non Non Non

4310 SECURITE SOCIALE CNSS Non Non Non Non Non

431000000 SECURITE SOCIALE CNSS FNRB Non Oui Non Non Non

433000000 AUTRES ORGANISMES SOCIAUX Non Oui Non Non Non

4472 ETAT IMPOT SUR SALAIRE Non Non Non Non Non

447200000 ETAT IMPOTS SUR SALAIRE RETENUE A LA SOU Non Oui Non Non Non

449410000 ETAT SUBV A RECEVOIR Non Oui Non Non Non

458200000 IDA SUBVENTION A RECEVOIR Non Oui Non Non Non

458210000 IDA DRF A ETABLIR Non Oui Non Non Non

458220000 IDA DRF EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non

131


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


458230000 IDA PAIEMENT DIRECT A ETABLIR Non Oui Non Non Non

458240000 IDA DPD EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non

458250000 IDA DEPOT INITIAL EN COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non

471100000 DEBITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non

471100100 RECEVEUR FINANCE ATACORA DONGA Non Oui Non Non Non

471100110 COMMUNE BOUKOUMBE Non Oui Non Non Non

471100120 COMMUNE COBLY Non Oui Non Non Non

471100130 COMMUNE KEROU Non Oui Non Non Non

471100140 COMMUNE KOUANDE Non Oui Non Non Non

471100150 COMMUNE MATERI Non Oui Non Non Non

471100160 COMMUNE NATITINGOU Non Oui Non Non Non

471100170 COMMUNE PEHUNCO Non Oui Non Non Non

471100180 COMMUNE TANGUIETA Non Oui Non Non Non

471100190 COMMUNE TOUCOUNTOUNA Non Oui Non Non Non

471101100 COMMUNE BASSILA Non Oui Non Non Non

471101110 COMMUNE COPARGO Non Oui Non Non Non

471101120 COMMUNE DJOUGOU Non Oui Non Non Non

471101130 COMMUNE OUAKE Non Oui Non Non Non

471102000 RECEVEUR FINANCES ATLANTIQUE LITTORAL Non Oui Non Non Non

471102010 COMMUNE ABOMEY CALAVI Non Oui Non Non Non

471102020 COMMUNE ALLADA Non Oui Non Non Non

471102030 COMMUNE KPOMASSE Non Oui Non Non Non

132


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


471102040 COMMUNE OUIDAH Non Oui Non Non Non

471102050 COMMUNE SO AVA Non Oui Non Non Non

471102060 COMMUNE TOFFO Non Oui Non Non Non

471102070 COMMUNE TORI BOSSITO Non Oui Non Non Non

471102080 COMMUNE ZE Non Oui Non Non Non

471102090 COMMUNE COTONOU Non Oui Non Non Non

471103000 RECEVEUR FINANCES BORGOU ALIBORI Non Oui Non Non Non

471103010 COMMUNE BANIKOARA Non Oui Non Non Non

471103020 COMMUNE GOGOUNOU Non Oui Non Non Non

471103030 COMMUNE KANDI Non Oui Non Non Non

471103040 COMMUNE KARIMAMA Non Oui Non Non Non

471103050 COMMUNE MALANVILLE Non Oui Non Non Non

471103060 COMMUNE SEGBANA Non Oui Non Non Non

471103070 COMMUNE BEMBEREKE Non Oui Non Non Non

471103080 COMMUNE KALALE Non Oui Non Non Non

471103090 COMMUNE N'DALI Non Oui Non Non Non

471103100 COMMUNE NIKKI Non Oui Non Non Non

471103110 COMMUNE PARAKOU Non Oui Non Non Non

471103120 COMMUNE PERERE Non Oui Non Non Non

471103130 COMMUNE SINENDE Non Oui Non Non Non

471103140 COMMUNE TCHAOUROU Non Oui Non Non Non

471104000 RECEVEUR DES FINANCES MONO COUFFO Non Oui Non Non Non

133


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


471104010 COMMUNE APLAHOUE Non Oui Non Non Non

471104020 COMMUNE DJAKOTOME Non Oui Non Non Non

471104030 COMMUNE DOGBO Non Oui Non Non Non

471104040 COMMUNE KLOUEKANME Non Oui Non Non Non

471104050 COMMUNE LALO Non Oui Non Non Non

471104060 COMMUNE TOVIKLIN Non Oui Non Non Non

471104070 COMMUNE ATHIEME Non Oui Non Non Non

471104080 COMMUNE BOPA Non Oui Non Non Non

471104090 COMMUNE COME Non Oui Non Non Non

471104100 COMMUNE GRAND POPO Non Oui Non Non Non

471104110 COMMUNE HOUEYOGBE Non Oui Non Non Non

471104120 COMMUNE LOKOSSA Non Oui Non Non Non

471105000 RECEVEUR FINANCE OUEME PLATEAU Non Oui Non Non Non

471105010 COMMUNE ADJARRA Non Oui Non Non Non

471105020 COMMUNE ADJOHOUN Non Oui Non Non Non

471105030 COMMUNE AGUEGUES Non Oui Non Non Non

471105040 COMMUNE AKPRO MISSERETE Non Oui Non Non Non

471105050 COMMUNE AVRANKOU Non Oui Non Non Non

471105060 COMMUNE BONOU Non Oui Non Non Non

471105070 COMMUNE DANGBO Non Oui Non Non Non

471105080 COMMUNE PORTO NOVO Non Oui Non Non Non

471105090 COMMUNE SEME KPODJI Non Oui Non Non Non

134


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


471105100 COMMUNE ADJA OUERE Non Oui Non Non Non

471105110 COMMUNE IFANGNI Non Oui Non Non Non

471105120 COMMUNE KETOU Non Oui Non Non Non

471105130 COMMUNE POBE Non Oui Non Non Non

471105140 COMMUNE SAKETE Non Oui Non Non Non

471106000 RECEVEURS FINANCES ZOU COLLINES Non Oui Non Non Non

471106010 COMMUNE BANTE Non Oui Non Non Non

471106020 COMMUNE DASSA ZOUME Non Oui Non Non Non

471106030 COMMUNE GLAZOUE Non Oui Non Non Non

471106040 COMMUNE OUESSE Non Oui Non Non Non

471106050 COMMUNE SAVALOU Non Oui Non Non Non

471106060 COMMUNE SAVE Non Oui Non Non Non

471106070 COMMUNE ABOMEY Non Oui Non Non Non

471106080 COMMUNE AGBANGNIZOUN Non Oui Non Non Non

471106090 COMMUNE BOHICON Non Oui Non Non Non

471106100 COMMUNE COVE Non Oui Non Non Non

471106110 COMMUNE DJIDJA Non Oui Non Non Non

471106120 COMMUNE OUINHI Non Oui Non Non Non

471106130 COMMUNE ZAGNANADO Non Oui Non Non Non

471106140 COMMUNE ZA KPOTA Non Oui Non Non Non

471106150 COMMUNE ZOGBODOMEY Non Oui Non Non Non

471200000 CREDITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non

135


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.

4811 FOURNISSEUR D'EQUIPEMENT Non Non Non Non Non


521000000 COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non

521101000 COMPTE DE TRANSIT Non Oui Non Non Non

521102000 BANQUE COMPTE DE TRANSACTIONS Non Oui Non Non Non

521203000 BANQUE COMPTE D'AVANCE Non Oui Non Non Non

521204000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNES Non Oui Non Non Non

521205000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNAUTES Non Oui Non Non Non

571100000 CAISSE Non Oui Non Non Non

581000000 REGIE D'AVANCE STRUCTURE D'EXECUTION Non Oui Non Non Non

585000000 VIREMENT DE FONDS Non Oui Non Non Non


604000000 ACHAT STOCKÉ DE MATIERES ET FOURNITURES 62 Oui Oui Non Non Non

604300000 PRODUITS D'ENTRETIEN 62 Oui Oui Non Non Non

604700000 FOURNITURE DE BUREAU ET CONSOMMABLES INF 62 Oui Oui Non Non Non

605000000 AUTRES ACHATS 62 Oui Oui Non Non Non

605100000 FOURNITURES NON STOCKABLES EAU 62 Oui Oui Non Non Non

605200000 FOURNITURES NON STOCKABLES ELECTRICITE 62 Oui Oui Non Non Non

605300000 CARBURANT ET LUBRIFIANTS 62 Oui Oui Non Non Non

605400000 FOURNITURE D'ENTRETIEN ET PETIT EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non

605700000 ACHATS D'ETUDES ET DE PRESTATIONS 62 Oui Oui Non Non Non

605800000 ACHAT DE TRAVAUX, MATERIEL ET EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non

136


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.

616100000 TRANSPORT DE PLIS 62 Oui Oui Non Non Non

618000000 FRAIS DE TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non

618100000 VOYAGES ET DEPLACEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non

621000000 ASSISTANCE TECHNIQUE 62 Oui Oui Non Non Non

622200000 LOCATION DE BATIEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non

622300000 LOCATION DE MATERIEL ET OUTILLAGES 62 Oui Oui Non Non Non

624100000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN IMMOBILIER 62 Oui Oui Non Non Non

624200000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN MOBILIER VE 62 Oui Oui Non Non Non

624300000 FRAIS DE MAINTENANCE EQUPMT BUR ET MAT I 62 Oui Oui Non Non Non

625000000 DOCUMENTATIONS GENERALES 62 Oui Oui Non Non Non

625100000 PRIME D'ASSURANCE MATERIEL TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non

627100000 ANNONCES ET INSERTIONS 62 Oui Oui Non Non Non

627700000 FRAIS DE COLLOQUES SEMINAIRE CONFERENCE 62 Oui Oui Non Non Non

627800000 FRAIS E SESSION REUNION ORGANE EXECUTIF 62 Oui Oui Non Non Non

628000000 FRAIS POSTAUX ET DE TELECOMMUNICATIONS 62 Oui Oui Non Non Non

631800000 AUTRES FRAIS BANCAIRES 62 Oui Oui Non Non Non

632400000 HONORAIRES ET FRAIS DE MISSIONS CONSULT 62 Oui Oui Non Non Non

633100000 FRAIS DE FORMATION DU PERSONNEL UCP 62 Oui Oui Non Non Non

633200000 FRAIS DE FORMATION PARTIES PRENANTE PROJ 62 Oui Oui Non Non Non

633300000 FRAIS DE VOYAGE D'ETUDE ET D'ECHANGE EXP 62 Oui Oui Non Non Non

637200000 PERSONNEL DETACHE OU PRETE A L'ENTREPRIS 62 Oui Oui Non Non Non

637300000 REMUNERATION POINT FOCAUX 62 Oui Oui Non Non Non

137


BÉNIN

PSDCC/CONAFIL

PLAN COMPTABLE


637400000 PRIME AUX CADRE DU MCTIC 62 Oui Oui Non Non Non

638400000 FRAIS D'HOTEL ET PERDIEM 62 Oui Oui Non Non Non

661000000 REMUNERATION DU PERSONNEL CONTRACTUEL 61 Oui Oui Non Non Non

664000000 CHARGES SOCIALES SUR REMUNERATION 61 Oui Oui Non Non Non


718100000 SUBVENTION D'EXPLOITATION ETAT Non Oui Non Non Non

718200000 SUBVENTION D'EXPLOITATION IDA Non Oui Non Non Non

758200000 INDEMNITE D'ASSURANCE RECUES Non Oui Non Non Non

758300000 AUTRES PRODUITS DIVERS RECUS Non Oui Non Non Non

138


NB : Mentionner que ce plan n’est pas exhaustif. Le SSDCC a la faculté d’étoffer le plan.

19.6. Organisation comptable

Le système de « reporting » de la comptabilité générale génère : les brouillards de saisie, les journaux auxiliaires, les balances et G/L généraux, les balances et G/L analytiques, la liste complète des immobilisations, le tableau Emplois – Ressources, le compte d’exploitation, le bilan.

Le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :

Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement, par catégorie de décaissement de l’Accord de Financement, etc ;

Les Rapports Financiers Intérimaires(RFI): sources et utilisation des fonds par catégorie de dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, emploi des fonds par activité, rapports sur la passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation des marchés de services de consultants ;

Etc.

19.7. Planning des travaux comptables

19.7.1. Travaux quotidiens Achats - Imputation des factures, - Contrôle des imputations, - Saisie des factures dans le logiciel comptable. Trésorerie banque - Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de

versement, avis de débit et crédit), - Contrôle des imputations, - Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable, - Edition des brouillards de saisie, - Contrôle des saisies, - Validation des écritures. Caisse de menues dépenses - Imputation des transactions en espèces (encaissement de chèques, bordereaux de

versement et de décaissement), - Contrôle des imputations, - Saisie des transactions en espèces dans le logiciel comptable, - Edition des brouillards de saisie, - Contrôle des saisies, - Validation des écritures. 19.7.2. Travaux mensuels Achats - Edition du journal d'achats,

139


- Contrôle des saisies du mois, - Rapprochement des documents informatiques pour contrôle de concordance avec les

supports de saisie, - Justification des soldes fournisseurs et analyse. Trésorerie Banque - Collecte des relevés bancaires, - Comptabilisation des frais bancaires, - Saisie des frais bancaires, - Edition des journaux de banque, - Contrôle des saisies du mois, - Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse. Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation - Edition des journaux de banque définitifs, - Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires, avis

de crédit et de débit, ordres de virement, etc.), - Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,

chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.). Suivi comptable - Edition du grand-livre et de la balance générale, - Edition des états de suivi analytique, - Edition des états de suivi budgétaire, - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts. 19.7.3. Travaux annuels Le PSDCC arrête la comptabilité chaque année au 31 décembre. Les travaux effectués ont pour objet de :

- clôturer l’exercice comptable, - établir les documents comptables de fin d’exercice à transmettre pour l’audit

comptable et financier et transmission à l’IDA. Inventaire des Immobilisations - Inventaire physique des immobilisations, - Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives

et la comptabilité générale, - Après l’inventaire physique, identification des immobilisations et rapprochement avec

le fichier des immobilisations et du tableau comptable. Inventaire comptable - Réalisation des travaux d’inventaire comptable. Edition des états financiers et audit des comptes - Edition des états financiers de fin d’exercice (compte d’exploitation et bilan financier), - Audit des comptes par un auditeur externe.

19.7.4. Rapports financiers Les Rapports Financiers Intérimaires (RFI) trimestriels seront préparés par le spécialiste en gestion financière et soumis à la Banque dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre. Le rapport établi trimestriellement comprend :

140


1. Le tableau sur l’utilisation des fonds par catégorie ; 2. Le tableau sur l’utilisation des fonds par composante ; 3. Le tableau comparatif des prévisions de décaissements et des réalisations 4. Le tableau de projection des décaissements ; 5. Le tableau de relevé des activités du compte désigné ; 6. Le tableau des dépenses soumises à l’avis préalable de la Banque mondiale ; 7. Le tableau des dépenses non soumises à l’avis préalable de la Banque mondiale.

19.8. Guide d’imputation comptable

19.7.5. Principes généraux Ce guide standard contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux

opérations courantes du PSDCC. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations. Il se veut toutefois assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées dans le

cadre de la mise en œuvre du projet. Le SSDCC s’en inspirera pour intégrer dans le système comptable, les éléments pertinents afin de retracer les opérations du Projet.

Ce guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est décrit :

la pièce de base, le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser, le schéma d’écriture comptable à passer :

- compte à débiter - compte à créditer - libellé - montant à comptabiliser - l’imputation analytique ou budgétaire

un commentaire explicatif éventuellement. En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, les modifications

peuvent être proposées par le Comptable. Dans tous les cas, le système comptable de chaque structure d’exécution doit

permettre d’avoir la piste d’audit des opérations du Projet et permettre d’extraire la balance, les journaux, les grands livres des comptes et le tableau des ressources et emplois du Projet.

19.7.6. Comptabilisation des achats de biens et services OBJET DE LA PROCEDURE Constater l'acquisition à crédit de biens (véhicules, mobiliers et matériels de bureau, etc.), fournitures (fournitures de bureau et consommables informatiques, etc.) et services (études, assistance technique, etc.). JOURNAL COMPTABLE Journal des achats : ACH PIECES JUSTIFICATIVES - La facture du fournisseur, Bon de livraison, Bon de réception - Contrat, Certification de service fait ou exécuté.

141


Journal des achats : ACH

142


1.1.1.1.1.1.1.1.33 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.34 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.35 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.36 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.37 Libellés des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.38 Libellé de l'écriture

1.1.1.1.1.1.1.1.39 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.40 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.41 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.42 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.43 6xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.44 4011xxx

Charges (déterminées par nature) Fournisseur de fournitures et services 1.1.1.1.1.1.1.1.45 Les retenues d’impôts 1.1.1.1.1.1.1.1.46 Libellé : achat ---------------------

Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.47 Facture


2xxxxx

4012xxxx 4095xxx 4091xxx

Immobilisations Fournisseurs de biens d’équipement Fournisseurs, retenues de garantie Fournisseurs, avances et acomptes Libellé ------------------

Montant Facture

Montant à payer xx % facture

xx % facture

143


Commentaire Libellé : Constatation des charges et des acquisitions d’immobilisations (biens

mobiliers) suivant : facture n° xxx du xxx ci-contre. Les immobilisations sont comptabilisées en hors taxes dans la mesure où elles seront

acquises en hors taxes conformément à l’Accord de financement. Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent être mises en exploitation

doivent être constatées en immobilisations en cours. Les achats au comptant peuvent être constatés dans le journal des achats à condition

d’utiliser un compte de fournisseur qui sera soldé après dans le journal de trésorerie. Les Comptes 4012xxx Fournisseurs de biens d’équipement enregistrent les factures

introduites par les fournisseurs d’immobilisations. Les soldes de ces comptes représentent les dettes effectives du PSDCC envers les entreprises concernées.

Les Comptes 4095xxx Fournisseurs, retenues de garantie enregistrent les retenues de garantie calculées sur les dossiers déposés par les Opérateurs. Les soldes de ces comptes en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par les entreprises concernées.

19.7.7. Comptabilisation des pénalités de retard OBJET DE LA PROCEDURE Constatation des pénalités de retard sur les livraisons de marchés (Biens). JOURNAL COMPTABLE Journal des OD : OD PIECES JUSTIFICATIVES Procès-verbal de constat de la pénalité

144


1.1.1.1.1.1.1.1.49 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.50 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.51 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.52 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.53 Libellés des comptes

1.1.1.1.1.1.1.1.54 Libellé de l'écriture

1.1.1.1.1.1.1.1.55 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.56 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.57 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.58 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.59 4012xx

1.1.1.1.1.1.1.1.60 4098xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.61 Fournisseurs de biens d’équipement

1.1.1.1.1.1.1.1.62 Fournisseurs, pénalités de retard

1.1.1.1.1.1.1.1.63 Libellé : Pénalités de retard, PV du -------------

xx% Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.64 Facture

xx% Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.65 Facture

145


COMMENTAIRE Le Compte 4098xxxx « Fournisseurs, Pénalités » enregistrent les pénalités calculées aux Fournisseurs retardataires. Les soldes de ces comptes représentent les pénalités non encore apurées en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le Journal des Opérations diverses. 19.7.8. Comptabilisation des factures Travaux OBJET DE LA PROCEDURE Constater les décomptes sur travaux de génie civil, construction, --------------. JOURNAL COMPTABLE Journal des achats : ACH PIECE JUSTIFICATIVE - Décompte, mémoire, Contrat, - Procès verbaux de réception. SCHEMA D'ECRITURES a) sans retenue de garantie

146


1.1.1.1.1.1.1.1.66 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.67 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.68 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.69 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.72 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.73 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.74 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.75 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.76 22xxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.77 4012xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.78 Immobilisations (Génie civil)

Fournisseurs, Génie civil

1.1.1.1.1.1.1.1.79 Libellé :

Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.80 Facture

Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.81 Facture

147


b) avec retenue de garantie et avance de démarrage

148


1.1.1.1.1.1.1.1.82 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.83 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.84 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.85 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.88 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.89 Débit

Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.90 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.91 22xxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.92 4012xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.93 4091xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.94 4095xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.95 Immobilisations (génie civil)

Fournisseur de génie civil Fournisseurs, avances et acomptes Fournisseurs, génie civil retenues de garantie

1.1.1.1.1.1.1.1.96 Libellé ------------------

1.1.1.1.1.1.1.1.97 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.98 Facture

Montant à payer xx % facture xx % facture

149


COMMENTAIRE • Les comptes 4012xx Fournisseurs, génie civil enregistrent les décomptes et

mémoires introduits par les Entrepreneurs. Les soldes de ces comptes représentent les dettes effectives du Projet envers les Opérateurs concernés.

• Les comptes 4095xxx Fournisseurs, génie civil retenues de garantie enregistrent les retenues de garantie calculées sur les factures des Opérateurs. Les soldes de ces comptes en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par les entreprises.

19.7.9. Comptabilisation des pénalités de retard sur les marchés de travaux OBJET DE LA PROCEDURE Constatation des pénalités de retard sur la livraison des ouvrages JOURNAL COMPTABLE Journal des Opérations Diverses : OD PIECES JUSTIFICATIVES Procès-verbal de constat de la pénalité SCHEMA D’ECRITURES

150


1.1.1.1.1.1.1.1.99 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.100 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.101 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.102 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.105 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.106 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.107 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.108 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.109 4012xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.110 4098xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.111 Fournisseur, génie civil

Fournisseur génie civil, pénalités de retard

1.1.1.1.1.1.1.1.112 Libellé : Procès verbal du -------------

xx% Montant Facture

xx% Montant Facture

151


COMMENTAIRE Les comptes 4098xxx Fournisseurs, génie civil - Pénalités sur marché enregistrent les pénalités calculées aux Opérateurs retardataires. Les soldes de ces comptes représentent les pénalités non encore apurées en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le Journal des Opérations diverses. 19.7.10. Comptabilisation des avances aux fournisseurs OBJET DE LA PROCEDURE Constater le règlement d’avance de démarrage ou sur commande d’immobilisations, fournitures, travaux et services. JOURNAL COMPTABLE Journal de Banque PIECES JUSTIFICATIVES - Contrat, - Facture d’avance, - Photocopie chèque ou ordre de virement ou avis de débit de la banque. - SCHEMA D’ECRITURE

152


1.1.1.1.1.1.1.1.113 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.114 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.115 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.116 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.119 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.120 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.121 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.122 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.123 4091xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.124 5211xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.125 Fournisseurs, avance et acomptes

Banque, Compte Désigné

1.1.1.1.1.1.1.1.126 Libellé : Ordre de paiement -----------

Montant avance

Montant avance

153


COMMENTAIRE Un compte distinct doit être ouvert pour chaque fournisseur ayant bénéficié d’une avance ceci afin de faciliter une analyse plus fine de la rubrique Fournisseurs, avances et acomptes. 19.7.11. Comptabilisation avance de démarrage payée par DPD OBJET DE LA PROCEDURE Constater le règlement de l’avance de démarrage. JOURNAL COMPTABLE Journal des Demandes de paiement : DPD PIECES JUSTIFICATIVES - Contrat, - Ordre de paiement, - Avis de paiement de l’IDA. SCHEMA D’ECRITURE

154


1.1.1.1.1.1.1.1.127 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.128 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.129 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.130 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.133 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.134 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.135 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.136 Crédit

4091xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.137 45824xx

Fournisseurs, avances et acomptes IDA, DPD en attente de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.138 Libellé : Avis de paiement bailleur

Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.139 avance

Montant avance

155


COMMENTAIRE Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD. Au règlement complet de la facture, il sera passé une écriture de régularisation pour solder le compte 45824xxx par le compte 4011xxx ou 4012xxx. 19.7.12. Comptabilisation des achats payés sur le compte bancaire OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs payées sur un compte bancaire. Il peut s’agir d’un compte de transactions, du compte de transit, compte d’avances aux agences de paiement ou du compte de contrepartie. JOURNAL COMPTABLE Journal de Banque, Compte Désigné. SCHEMA D’ECRITURES

156


1.1.1.1.1.1.1.1.140 N° compte Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.141 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.142 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.145 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.146 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.147 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.148 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.149 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.150 ou 1.1.1.1.1.1.1.1.151 4012xxx

521xxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.152 Fournisseurs, biens et services

1.1.1.1.1.1.1.1.153 Fournisseurs,

Immobilisations Banque, compte 1.1.1.1.1.1.1.1.154 Libellé :

paiement -------------

Net à payer

Net à payer

4011xxx ou 4012xxx

521xxxx

Fournisseurs, biens et services Fournisseurs, Immobilisations Banque, compte Libellé : paiement -------------

Net à payer

Net à payer

157


COMMENTAIRE Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés après déduction de l’avance perçue et de la retenue de garantie. 19.7.13. Comptabilisation des factures payées par DPD OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs selon la procédure de paiement direct par l’IDA. JOURNAL COMPTABLE Journal des Paiements directs : DPD SCHEMA D’ECRITURES

158


1.1.1.1.1.1.1.1.155 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.156 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.157 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.158 Crédit


1.1.1.1.1.1.1.1.161 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.162 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.163 Montant Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.164 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.165 ou 1.1.1.1.1.1.1.1.166 4012xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.167 45824xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.168 Fournisseurs de biens et services

1.1.1.1.1.1.1.1.169 Fournisseurs

d’immobilisations IDA DPD, en attente de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.170 Libellé : Avis de

paiement


(b)


(b)

159


COMMENTAIRE Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD. Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés en tenant compte de l’avance perçue. 19.7.14. Comptabilisation dépôt initial sur le Compte Désigné OBJET DE LA PROCEDURE Comptabiliser le dépôt initial sur le Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque – ''Compte Désigné’' PIECES JUSTIFICATIVES Avis de crédit bancaire. SCHEMA D'ECRITURES

Les fonds sont domiciliés à la BCEAO et c’est la CAA qui gère le compte. Le SSDCC bénéficie des décaissements par appel de fonds adressés à la CAA.

COMMENTAIRE Un montant fixé dans les Accords de financement est retiré du compte de crédit à la Banque Mondiale pour être déposé dans le Compte Désigné.

20.8.1. Comptabilisation de l’émission d’une DRF OBJET DE LA PROCEDURE Constater en comptabilité la transmission d’une DRF en vue de la reconstitution du Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal « DRF » SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’DRF – Bailleur’’

160


1.1.1.1.1.1.1.1.173 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.174 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.175 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.176 Crédit



Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.179 Débit 1.1.1.1.1.1.1.1.180 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.181 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.182 45822xx

1.1.1.1.1.1.1.1.183 1417

1.1.1.1.1.1.1.1.184 7182xx

1.1.1.1.1.1.1.1.185 IDA, DRF en attente de paiement

IDA, subvention d’équipement

1.1.1.1.1.1.1.1.186 IDA, subvention° d’exploitation

Libellé : Emission DRF –N°

Montant Part Equip.

1.1.1.1.1.1.1.1.187 Part Charges

161


COMMENTAIRE Les écritures sont passées après avoir élaboré la DRF. Le compte 45822xx DRF en attente de paiement permet de suivre les DRF en instance de paiement.

19.7.15. Comptabilisation du paiement de la DRF OBJET DE PROCEDURE Constater l’arrivée des fonds sur le Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque - Compte désigné. PIECE JUSTIFICATIVE L’avis de crédit bancaire SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’Compte Désigné’’ 1) Solde du compte 45822xx IDA, DRF en attente de paiement

162


1.1.1.1.1.1.1.1.188 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.189 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.190 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.191 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.194 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.195 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.196 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.197 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.198 52xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.199 45822xx 1.1.1.1.1.1.1.1.200 Banque,

Compte Désigné

IDA - DRF en attente de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.201 Libellé : Paiement DRF –N°....

Montant reçu

Montant reçu

163


19.7.16. Comptabilisation d’une Demande de Paiement Direct OBJET DE LA PROCEDURE Constater l’émission et le paiement d’une Demande de Paiement Direct (DPD) des fournisseurs par l’IDA. JOURNAL COMPTABLE Journal ''Paiement Direct'' PIECE JUSTIFICATIVE L’avis de paiement de l’IDA. SCHÉMA D'ECRITURES 20.8.2. Emission de la DPD Journal d’achat A la réception de la facture du fournisseur, Au cas où la prestation objet du paiement direct est régulièrement menée et que le bailleur a donné son accord de principe, il faut constater la charge.

164


1.1.1.1.1.1.1.1.202 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.203 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.204 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.205 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.208 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.209 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.210 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.211 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.212 6xxxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.213 2xxxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.214 40xxxx

1.1.1.1.1.1.1.1.215 Compte de charge

1.1.1.1.1.1.1.1.216 Compte d’immobilisation

1.1.1.1.1.1.1.1.217 Compte du fournisseur

1.1.1.1.1.1.1.1.218 Libellé : Emission DPD N°.........……

1.1.1.1.1.1.1.1.219 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.220 Montant

Montant

165


NB : le paiement de la facture du fournisseur n’est pas réalisé par le biais du compte désigné du Projet mais sera assuré directement par le bailleur par utilisation de crédit. En effet, cette opération ne fait pas intervenir le compte désigné.

1.1.1.1.1.1.1.1.221 Journal ''Paiement Direct''N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.222 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.223 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.224 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.227 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.228 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.229 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.230 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.231 45824xx

1.1.1.1.1.1.1.1.232 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.233 7182xx

1.1.1.1.1.1.1.1.234 IDA, DPD en attente

de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.235 IDA – Subvention

d’équipement 1.1.1.1.1.1.1.1.236 IDA – Subvention

d’exploitation 1.1.1.1.1.1.1.1.237 Libellé : Emission

DPD N°.........……

1.1.1.1.1.1.1.1.238 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.239 Part équip.

1.1.1.1.1.1.1.1.240 Part charges

19.7.17. Règlement du fournisseur par l’IDA

Journal ''Paiement Direct'' 1.1.1.1.1.1.1.1.241 N°compte

1.1.1.1.1.1.1.1.242 Débit 1.1.1.1.1.1.1.1.243 N°

compte 1.1.1.1.1.1.1.1.244 Crédit


Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.247 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.248 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.249 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.250 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.251 ou 4012xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.252 45824xx

1.1.1.1.1.1.1.1.253 Fournisseurs, biens et services 1.1.1.1.1.1.1.1.254 Fournisseurs, d’immobilisations 1.1.1.1.1.1.1.1.255

1.1.1.1.1.1.1.1.256 IDA, DPD en attente de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.257 Libellé : Paiement DRF N°......

1.1.1.1.1.1.1.1.258 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.259 payé

1.1.1.1.1.1.1.1.260 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.261 payé

166


19.7.18. Comptabilisation des subventions aux communes pour le financement des sous

projets communaux

OBJET DE LA PROCEDURE

La prise en compte de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques est d’une importante capitale dans le comptabilisation des opérations financières des sous projet communaux. Constater l’engagement des titres de transferts de ressources aux communes comme une avance (transferts ou dotation ) qui se gère progressivement en fonction de l’évolution des travaux ou des prestations des sous projets communaux. Seuls les paiements réels opérés par le Receveur Percepteurs et le Maire de la Commune sont à comptabiliser comme une charge effective à imputer. Au terme de l’exécution de chaque convention de financement, une évaluation et rapprochement sont faits à travers la signature d’une convention de clôture qui constate l’achèvement du sous projet pour faire un point physique et financier de tout ce qui est réalisé afin de que le solde soit utilisé pour la maintenance de l’ouvrage ; il est comptabilisé comme une charge ou investissement du projet. NB : Pour permettre et faciliter aux acteurs ( Receveurs Percepteurs, Chef Service Affaire Financière Comptable et du Matériel des Mairies, Contrôleur Financiers), impliqués dans la gestion financière, comptable et matériels pour la comptabilisation des pièces comptables du projet ; les comptables des Mairies, les Receveurs Percepteurs et les contrôleurs financiers vont définir une date au cours de la dernière semaine du mois pour faire le point des paiements effectifs des mandats émis par les Communes envers les Recettes Perception. Cette disposition vise à mieux suivre l’évolution de la gestion des avances (la tranche de la subvention ou de la dotation communal) mises en place pour le financement des sous projets communaux. JOURNAL COMPTABLE Journaux ''Education- Eau-Santé- Activités marchandes'' PIECE JUSTIFICATIVE Les titres de transferts des ressources aux communes. Les pièces justificatives des sous projets communaux exécutés par les Mairies, les Recettes Perceptions en fonction du niveau d’avancement physique et financier. La comptabilisation des pièces comptables se fait en fonction des paiements effectifs au niveau des Recettes Perceptions. Ces informations sont communiquées au SSDCC pour par les Contrôleurs financiers les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques au plus tard dix (10)jours après la fin du mois. Les titres de paiement : mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les pièces de justification des dépenses : la preuve de paiement de la dépense par le Receveur Percepteur + mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les imputations sont faites par les Contrôleurs financiers et soumises au contrôle du SGF avant la saisie des pièces comptables. Les saisies sont faites par les Contrôleurs financiers sous la supervision du comptable du SSDCC.

SCHÉMA D'ECRITURES

167


1.1.1.1.1.1.1.1.262 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.263 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.264 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.265 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.268 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.269 Débit

Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.270 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.271 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.272 521xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.273 Virement de fonds

1.1.1.1.1.1.1.1.274 1.1.1.1.1.1.1.1.275

Compte désigné 1.1.1.1.1.1.1.1.276 Libellé :Mise en

place des subventions

1.1.1.1.1.1.1.1.277 Montant de la dotation commune

Montant de la dotation commune

1.1.1.1.1.1.1.1.278 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.279 585xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.280 Compte de transit

1.1.1.1.1.1.1.1.281

Virement de fonds

Libellé :Mise en place des subventions



1.1.1.1.1.1.1.1.284 471------xx

1.1.1.1.1.1.1.1.285 521xx

Débiteur divers : Avance à la commune------- 1.1.1.1.1.1.1.1.286

Compte de transit

1.1.1.1.1.1.1.1.287 Libellé : Mise en place des subventions

Montant de la dotation

communale

1.1.1.1.1.1.1.1.288 Montant de

la dotation communale

168


1.1.1.1.1.1.1.1.289 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.290 239200/6

1.1.1.1.1.1.1.1.291 471-----xx 1.1.1.1.1.1.1.1.292 471-----xx

1.1.1.1.1.1.1.1.293 Compte d’immobilisation de portage encours /charge

1.1.1.1.1.1.1.1.294 1.1.1.1.1.1.1.1.295

Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.296

subventions aux communautés

1.1.1.1.1.1.1.1.297 Libellé :Prise en charge de l’investissement


1.1.1.1.1.1.1.1.299 1.1.1.1.1.1.1.1.300

Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.301



1.1.1.1.1.1.1.1.303 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)




1.1.1.1.1.1.1.1.307 45822xx

1.1.1.1.1.1.1.1.308 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.309 7182xx

1.1.1.1.1.1.1.1.310 IDA, DRF en

attente de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.311 IDA,

subvention d’équipement


Montant réel justifié

1.1.1.1.1.1.1.1.314 Part Equip.

1.1.1.1.1.1.1.1.315 Part Charges

169


1.1.1.1.1.1.1.1.313 Libellé : Emission DRF –N°

1.1.1.1.1.1.1.1.316 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.317 45822xx

1.1.1.1.1.1.1.1.318 Banque, Compte Désigné

1.1.1.1.1.1.1.1.319 IDA - DRF en

attente de paiement


1.1.1.1.1.1.1.1.321 Montant réel

justifié

1.1.1.1.1.1.1.1.322 Montant réel

justifié

170


19.7.19. Financement des sous projets communautaires

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l’engagement des titres de transferts de ressources aux communautés à travers les Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. Une fois les ressources transférées de la RP sur les comptes des ADV/ADQ domiciliés dans les livres de l’institution financière locale du village ; elles sont comme un don au profit des communautés, comptabilisées en charges ou investissements selon la nature des sous projets communautaires. Au terme de l’exécution de chaque convention de financement, une évaluation et rapprochement sont faits pour que le solde soit utilisé pour la maintenance de l’ouvrage ; il est comptabilisé comme une charge ou investissement du projet. Ces informations sont communiquées au SSDCC par les Contrôleurs financiers pour les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques au plus tard dix (10)jours après la fin du mois. Les titres de paiement : mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les pièces de justification des dépenses : la preuve de paiement de la dépense par le Receveur Percepteur + mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les imputations sont faites par les Contrôleurs financiers et soumises au contrôle du SGF avant la saisie des pièces comptables. Les saisies des pièces comptables des sous projets communaux et communautaires sont faites par les Contrôleurs financiers sous la supervision du comptable du SSDCC ; après contrôle par le SGF. JOURNAL COMPTABLE Journaux ''Education- Eau-Santé- Activités marchandes'' PIECE JUSTIFICATIVE Les titres de transferts des ressources aux communautés et les conventions de financement des sous projets communautaires. Les pièces justificatives (conventions de financement) des sous projets communautaires exécutés par les Communautés, Mairies, les Recettes Perceptions en fonction du pourcentage de transfert des ressources des Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. La comptabilisation des pièces comptables se fait en fonction des transferts effectifs exécutés par les Recettes Perceptions au profit des communautés. Ces informations sont communiquées au SSDCC pour les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques. SCHÉMA D'ECRITURES

171


1.1.1.1.1.1.1.1.323 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.324 Débit

1.1.1.1.1.1.1.1.325 N° compte

1.1.1.1.1.1.1.1.326 Crédit



1.1.1.1.1.1.1.1.329 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.330 Débit

Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.331 Crédit

1.1.1.1.1.1.1.1.332 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.333 521xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.334 Virement de fonds

1.1.1.1.1.1.1.1.335 1.1.1.1.1.1.1.1.336

Compte désigné 1.1.1.1.1.1.1.1.337 Libellé :Mise en


1.1.1.1.1.1.1.1.338 Montant de la dotation

commune


commune

1.1.1.1.1.1.1.1.340 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.341 585xxx

1.1.1.1.1.1.1.1.342 Compte de transit

1.1.1.1.1.1.1.1.343

Virement de fonds

1.1.1.1.1.1.1.1.344 Libellé :Mise en



commune


commune

1.1.1.1.1.1.1.1.347 471------

xx

1.1.1.1.1.1.1.1.348 521xx

Débiteur divers : Avance à la commune------- 1.1.1.1.1.1.1.1.349

Compte de transit

1.1.1.1.1.1.1.1.350 Libellé : Mise en place des subventions

1.1.1.1.1.1.1.1.351 Montant de la

dotation communale

1.1.1.1.1.1.1.1.352 Montant de la

dotation communale

172


1.1.1.1.1.1.1.1.353 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.354 471-----

xx


1.1.1.1.1.1.1.1.356 1.1.1.1.1.1.1.1.357

Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.358



Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)


1.1.1.1.1.1.1.1.361 45822xx

1.1.1.1.1.1.1.1.362 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.363 7182xx

1.1.1.1.1.1.1.1.364 IDA, DRF en

attente de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.365 IDA,

subvention d’équipement


1.1.1.1.1.1.1.1.367 Libellé :

Emission DRF –N°

1.1.1.1.1.1.1.1.368 Montant réel transférés au

profit des communautés

1.1.1.1.1.1.1.1.369 Part Equip. 1.1.1.1.1.1.1.1.370 Part Charges

1.1.1.1.1.1.1.1.371 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.372 45822xx

1.1.1.1.1.1.1.1.373 Banque, Compte Désigné

1.1.1.1.1.1.1.1.374 IDA -

DRF en attente de paiement


1.1.1.1.1.1.1.1.376 Montant réel

transférés au profit des

communautés

1.1.1.1.1.1.1.1.377 Montant réel

transférés au profit des

communautés

173


MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA … de procedures AFC-2… · 1 1 rÉpublique du bÉnin...

Documents

Transcript of MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA … de procedures AFC-2… · 1 1 rÉpublique du bÉnin...