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RÉPUBLIQUE DU BÉNIN
MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA GOUVERNANCE LOCALE, DE L’ADMINISTRATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE
(MDGLAAT)
COMMISION NATIONALE DES FINANCES LOCALE (CONAFIL)
PROJET DE SERVICES DECENTRALISES CONDUITS PAR LES COMMUNAUTES
(PSDCC)
MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES ET COMPTABLES
Version 2.0
Mars 2014
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
SOMMAIRE
CHAPITRE 1 : ORGANISATION .......................................................................................................................... 0
1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC .................................................................................................. 1 1.1. AU NIVEAU DU SSDCC ................................................................................................................................... 1 1.1.1. LE SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC...................................................................................................................... 1 1.1.2. SECRETAIRE DE DIRECTION DU SSDCC ................................................................................................................... 4 1.1.3. LE SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE ............................................................................................................... 5 1.1.3. LE COMPTABLE ............................................................................................................................................................. 8 1.1.4. SPECIALISTE EN PASSATION DE MARCHES (SPM) ................................................................................................. 9 1.1.5. SPECIALISTE EN SUIVI EVALUATION (SSE) .......................................................................................................... 11 1.1.6. 1.1.7. SPECIALISTE EN COMMUNICATION (SCOM)............................................................................................. 11 1.1.8. SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ......................................................................... 12 SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ...................................................................................... 12 1.1.9. SPECIALISTE EN FILETS SOCIAUX (SFS) ............................................................................................................... 13 1.1.10. SPECIALISTE EN GENIE CIVIL (SGC) AU NIVEAU NATIONAL .......................................................................... 14 1.1.11. CONDUCTEURS DE VEHICULES ADMINISTRATIFS .............................................................................................. 15 1.1.12. AGENT DE LIAISON ....................................................................................................................................................... 16 1.2. AU NIVEAU DES CELLULES PREFECTORALES D’APPUI AUX SDCC ............................................................. 16 1.2.1. CHEF CELLULE PREFECTORALE .............................................................................................................................. 16 1.2.2 CONTROLEUR FINANCIER ......................................................................................................................................... 17 2.2.3. LES SPECIALISTES EN GENIE CIVIL AU NIVEAU DEPARTEMENTAL .................................................................... 18 2. GESTION DE L’INFORMATION AU SEIN DU PROJET ......................................................................................... 19 2.1. CODIFICATION DE L’INFORMATION .................................................................................................................. 19 2.1.1. CODIFICATION DES FONCTIONS OU DE POSTES DE TRAVAIL ...................................................................................... 19 2.1.3. NUMEROTATION DES DOCUMENTS ......................................................................................................................... 19 2.1.4. DATE DES DOCUMENTS ............................................................................................................................................. 20 2.2. TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE ....................................................................................................... 20 2.2.1. COURRIER PHYSIQUE ................................................................................................................................................. 20 2.2.2. COURRIER ELECTRONIQUE ....................................................................................................................................... 22 2.3. RELATIONS AU SEIN DU PSDCC ....................................................................................................................... 23 2.3.1. RELATIONS ENTRE LES DIFFERENTS ORGANES ET ACTEURS DU PSDCC .......................................................... 23 2.3.2. RELATIONS AU SEIN DU SSDCC .................................................................................................................................... 23 3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE .................................................................... 24 3.1. MISE A DISPOSITION DES FONDS DU PSDCC .................................................................................................................. 24 3.1.1. POUVOIRS DE SIGNATURE ......................................................................................................................................... 24 3.1.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES ........................................................................................................................................ 24 3.1.3. PAIEMENT DES DEPENSES .............................................................................................................................................. 24 3.1.4. DEMANDES DE RETRAITS DE FONDS (DRF) ........................................................................................................ 25
ANNEXES A L’ORGANISATION ................................................................................................................................... 26
ANNEXE 1: ORGANIGRAMME DU PSDCC ................................................................................................................................ 27
CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ..................................................................................... 28
OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES .............................................................................................................................................. 29 OBLIGATIONS SOCIALES .............................................................................................................................................................. 29 OBLIGATIONS FISCALES............................................................................................................................................................... 29 LE PERSONNEL PROVENANT DE LA FONCTION PUBLIQUE..................................................................................................... 29 4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ............................................................................................ 29 4.1. EXPRESSION DES BESOINS ............................................................................................................................................ 29 4.2. PROCESSUS DE RECRUTEMENT ................................................................................................................................... 29 4.2.1. RECRUTEMENT DU PERSONNEL CONTRACTUEL .................................................................................................... 29 4.3. PAIE ................................................................................................................................................................................ 30 4.3.1. PROCESSUS D’ETABLISSEMENT DE LA PAIE ................................................................................................................. 30 4.3.2. PROCESSUS DE PAIEMENT DES SALAIRES .............................................................................................................. 30 4.3.3. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES FISCALES SUR SALAIRES ............................. 31
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4.3.4. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES SOCIALES ET COTISATIONS PATRONALES
SUR SALAIRES ............................................................................................................................................................................... 32 4.4. EVALUATION DU PERSONNEL ............................................................................................................................................ 33 4.4.1. CADRE GENERAL .............................................................................................................................................................. 33 4.4.2. MODALITES D’EVALUATION ..................................................................................................................................... 34 4.5. PROCESSUS DE L’EVALUATION ..................................................................................................................................... 34 4.5.1. PROCESSUS D’EVALUATION DU PERSONNEL CADRE ............................................................................................ 34 4.5.2. PROCESSUS D’EVALUATION DU PERSONNEL NON CADRE .................................................................................... 35 5. ABSENCES ........................................................................................................................................................ 35 5.1. ABSENCES ....................................................................................................................................................................... 35 5.1.1. ABSENCES AUTORISEES ........................................................................................................................................... 35 5.1.2. JUSTIFICATION DES ABSENCES AUTORISEES ......................................................................................................... 35 5.2. DISCIPLINE ...................................................................................................................................................................... 36 5.2.1. ACTES D’INDISCIPLINE ............................................................................................................................................. 36 5.2.2. SANCTIONS POSSIBLES .............................................................................................................................................. 36 5.2.3. TABLEAU DE CORRESPONDANCE ENTRE FAUTES ET SANCTIONS APPLICABLES ............................................... 37 5.2.4. REGLEMENT INTERIEUR DU SSDCC ....................................................................................................................... 37 6. FIN DU CONTRAT ............................................................................................................................................ 37 6.1. MOTIFS DE FIN DE CONTRAT ........................................................................................................................................ 37 6.2. FIN DU CONTRAT ............................................................................................................................................................ 38 6.3. FORMALITES DE CLOTURE DU CONTRAT .................................................................................................................... 38 ANNEXE 8 : REGISTRE DE PAIE ................................................................................................................................................. 48 ANNEXE 9 : FICHE DE SUIVI DES ABSENCES............................................................................................................................. 49 ANNEXE 10 : CERTIFICAT DE TRAVAIL ................................................................................................................................... 50 ANNEXE 11 : REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE .............................................................................................................. 51 ANNEXE 12 : ATTESTATION DE DEPART EN CONGES ............................................................................................................ 52 ANNEXE 13 : CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE ............................................................................................................... 53 ANNEXE 14 : BULLETIN DE PAIE .............................................................................................................................................. 55 ANNEXE 15 : FICHE D’EVALUATION-PERSONNEL CADRE ..................................................................................................... 56 ANNEXE 16 : FICHE D’EVALUATION - PERSONNEL NON CADRE .......................................................................................... 58 ANNEXES 18 : CRITERES D’EVALUATION ................................................................................................................................ 60
CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ........................................................................................ 61
7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ....................................................................................... 62 7.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 62 7.2. MISSIONS A L’INTERIEUR DU BENIN ........................................................................................................................... 62 7.3. MISSIONS A L’EXTERIEUR DU BENIN .......................................................................................................................... 63 7.3.1. MENTIONS DE L’ORDRE DE MISSION ....................................................................................................................... 63 7.3.2. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION ........................................................................................................................... 64 7.3.3. JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION A L’EXTERIEUR ....................................................................................... 64 ANNEXE 1 : ORDRE DE MISSION A L’INTERIEUR ..................................................................................................................... 66 ANNEXE 2 : ORDRE DE MISSION A L’EXTERIEUR .................................................................................................................... 67 ANNEXE 3 : ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION .......................................................................................... 68 ANNEXE 4 : ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION ............................................................................................... 69
CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ............................. 71
8. PROCÉDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ........................................ 72 8.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 72 8.1.1. TEXTES DE REFERENCE ............................................................................................................................................. 72 8.1.2. CATEGORISATION DES STOCKS ................................................................................................................................ 72 8.1.3. ETAPES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES .......................................................... 72 8.2. GESTION DU CARBURANT ............................................................................................................................................. 72 8.2.1. OUTILS DE GESTION.................................................................................................................................................. 72 8.2.2. ............................................................................................................................................................................................. 73 PROCESSUS DE GESTION DES TICKETS ...................................................................................................................................... 73 8.2.3. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ........................................................................................................... 73 8.2.4. PROCESSUS DE CONTROLE ......................................................................................................................... 73 8.2.5. GESTION DES DEPLACEMENTS POUR LES REUNIONS ET MISSIONS DU PROJET ........................................... 73
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
8.3. GESTION DES FOURNITURES CONSOMMABLES ......................................................................................................... 73 8.3.1. NATURE DES FOURNITURES ....................................................................................................................... 73 8.3.2. OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES ..................................................................................................... 74 8.3.3. PROCESSUS D’ENTREE EN STOCK ............................................................................................................... 74 8.3.4. PROCESSUS DE CONSOMMATION ................................................................................................................ 74 8.3.5. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ............................................................................................................ 74 8.3.6. PROCESSUS DE CONTROLE ET D’INVENTAIRE ............................................................................................. 74 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS .......................................................................................................... 76 ANNEXE 1 : BON D’ENTREE........................................................................................................................................................ 78 ANNEXE 2 : BON DE SORTIE ....................................................................................................................................................... 79 ANNEXE 3 : FICHE D’INVENTAIRE DE STOCK ........................................................................................................................... 80 ANNEXE 4 : FICHE DE STOCK (REGISTRE DE STOCK) ............................................................................................................. 81 ANNEXE 5 : FICHE DE DOTATION DE CARBURANT .................................................................................................................. 82 ANNEXE 6 : REGISTRE DE CARBURANT .................................................................................................................................... 83
CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................ 84
9. PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................. 85 9.1. CADRE REGLEMENTAIRE .................................................................................................................................................... 85 9.1.1. OBJECTIFS POURSUIVIS .................................................................................................................................... 85 9.1.2. TEXTES DE REFERENCE ................................................................................................................................... 85 9.2. PRINCIPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................................................. 85 9.2.1. DESTINATION FINALE DES BIENS .................................................................................................................... 85 9.2.2. NATURE DES BIENS CONCERNES ...................................................................................................................... 85 9.2.3. ETAPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................... 85 9.3. GESTION DES EQUIPEMENTS........................................................................................................................................ 85 9.3.1. CODIFICATION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................................. 85 9.3.2. CODIFICATION DES INFORMATIONS ........................................................................................................... 86 9.3.3. Les outils de gestion des équipements ................................................................................................. 86 9.3.4. PROCESSUS D’AFFECTATION DES BIENS ..................................................................................................... 87 9.3.5. Utilisation des biens ........................................................................................................................................... 88 9.3.6. Procédures d’entretien et de réparations ................................................................................................. 88 9.3.7. Procédures de suivi et d’inventaire des biens ................................................................................. 90 9.3.8. MISE AU REBUT DES BIENS ........................................................................................................................ 91 10.4. PROTECTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................................................. 91 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................... 92 ANNEXE 1: BORDEREAU D’AFFECTATION DE MATERIEL ....................................................................................................... 93 ANNEXE 2 : REGISTRE DE BIENS DURABLES ............................................................................................................................ 94 ANNEXE 3 : FICHE D’IMMOBILISATION .................................................................................................................................... 95 ANNEXE 4 : FICHE D’INVENTAIRE DE BIENS DURABLES ........................................................................................................ 96 ANNEXE 5: CARNET DE BORD DE VEHICULE ............................................................................................................................ 97 ANNEXE 6 : BON DE TRAVAIL .................................................................................................................................................... 98
CHAPITRE 6: GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA
COMPTABILITE ET DE TRESORERIE ......................................................................................................................... 99
11. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .................................................................................... 100 11.1. DISPOSITIONS GENERALES SUR LES BUDGETS DU PSDCC ............................................................................... 100 9.3.9. CADRE REGLEMENTAIRE DU BUDGET ..................................................................................................... 100 9.3.10. PRINCIPES BUDGETAIRES ..................................................................................................................... 100 9.3.11. STRUCTURES D’ELABORATION DU BUDGET .......................................................................................... 100 9.3.12. DOCUMENT BUDGETAIRE ..................................................................................................................... 101 11.2. PROCEDURES D’ELABORATION DU BUDGET ANNUEL ........................................................................................ 101 11.2.1. CALENDRIER BUDGETAIRE ................................................................................................................... 101 11.2.2. Processus budgétaire ................................................................................................................................ 102 11.3. PROCESSUS D’EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................................ 103 11.3.1. PERSONNEL D’EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................ 103 11.3.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES ............................................................................................................... 103 11.3.3. CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES ...................................................................................... 104
5
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11.3.4. PAIEMENT DES DEPENSES ..................................................................................................................... 105 11.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE ...........................................................................................................105 11.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE ..................................................................................................105 11.5.1. DISPOSITIONS GENERALES .................................................................................................................... 105 11.5.2. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE PAR LA CONAFIL ................................................................... 105 11.5.3. LE REAMENAGEMENT BUDGETAIRE ...................................................................................................... 106 11.5.4. REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................... 106 ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .....................................................................................................107 ANNEXE 1 : INSTRUCTIONS DE PREPARATION DU BUDGET ................................................................................................108 ANNEXE 2 : FICHE D’ELABORATION BUDGETAIRE ...............................................................................................................109 ANNEXE 3 : TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE ...................................................................................................110 ANNEXE 4 : FICHE DE REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................111
CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE .......... 112
12. RÈGLES ET NOMENCLATURES FINANCIÈRES............................................................................................. 113 12.1. REGLES APPLICABLES ...............................................................................................................................................113 12.2. NOMENCLATURE DES RESSOURCES ........................................................................................................................113 12.3. NOMENCLATURE DES DEPENSES FINANCEES ........................................................................................................113 13. MÉTHODES DE DÉCAISSEMENT CONVENUES .............................................................................................. 114 13.1. PRINCIPES GENERAUX ..............................................................................................................................................114 13.2. METHODE DU COMPTE DESIGNE .............................................................................................................................114 14. DESCRIPTION DE LA TRÉSORERIE DU PSDCC ........................................................................................... 114
Le SSDCC a la responsabilité de la bonne gestion des ressources du PSDCC ..................................... 114
14.1. COMPTE DESIGNE ......................................................................................................................................................114 14.2. COMPTE DE TRANSACTIONS ....................................................................................................................................114 14.3. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ...............................................................................................114 14.4. CAISSE DE MENUES DEPENSES ................................................................................................................................115 15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ.................................................................................................. 115 15.1. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE ......................................................................................................115 15.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 115 15.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 115 15.1.3. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 115 15.1.4. LISTE DES OPERATIONS ........................................................................................................................ 115 15.1.5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 116 15.1.6. PAIEMENT DIRECT ............................................................................................................................... 116 15.1.7. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 116 15.1.8. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 117 15.1.9. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 117 15.1.10. LISTE DES OPERATIONS ...................................................................................................................... 117 16. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS .................................................................................. 118 16.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................118 16.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE ...........................................................................................................................118 16.3. REGLES DE GESTION .................................................................................................................................................118 16.4. DETAILS DES PROCEDURES ......................................................................................................................................118 16.4.1. OUVERTURE DU COMPTE ...................................................................................................................... 118 16.4.2. DEPOT INITIAL DANS LE COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ......................................................... 119 16.4.3. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET .............................................................. 119 16.4.4. RETRAITS DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET .......................................................................... 119 17. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ..................................................................................... 120 17.1. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ................................................................................121 18. CAISSE MENUES DEPENSES ......................................................................................................................... 121 18.1. FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES...................................................................................121 18.2. RETRAITS DE LA CAISSE ...........................................................................................................................................121 18.3. SEUIL DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ..........................................................................................................121 18.4. PROCEDURES DE RETRAITS PAR BON A JUSTIFIER ...............................................................................................121 19. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT ........................................................................................... 122 19.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................122
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
19.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE........................................................................................................................... 123 19.3. REGLES DE GESTION ................................................................................................................................................ 123 20. CADRE COMPTABLE GENERAL ........................................................................................................................ 125 20.1. SYSTEME COMPTABLE ................................................................................................................................................... 125 20.2. JOURNAUX COMPTABLES ............................................................................................................................................... 125 20.3. DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................................................ 126 20.4. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE ............................................................................................................................... 128 20.4.1. CONTEXTE ET OBJECTIFS ..................................................................................................................... 128 20.4.2. PRINCIPES ET REGLES DE GESTION ...................................................................................................... 128 20.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET ..................................................................................................................................... 128 20.6. ORGANISATION COMPTABLE ........................................................................................................................................ 138 20.7. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ..................................................................................................................... 138 TRAVAUX QUOTIDIENS ....................................................................................................................................... 138 20.7.1..................................................................................................................................................................... 138 TRAVAUX MENSUELS ......................................................................................................................................... 138 20.7.2..................................................................................................................................................................... 138 20.7.3. TRAVAUX ANNUELS .............................................................................................................................. 139 20.7.4. RAPPORTS FINANCIERS ........................................................................................................................ 139 20.8. GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE ............................................................................................................................. 140 20.8.1. PRINCIPES GENERAUX .......................................................................................................................... 140 20.8.2. COMPTABILISATION DES ACHATS DE BIENS ET SERVICES ..................................................................... 140 20.8.3. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD ................................................................................. 143 20.8.4. COMPTABILISATION DES FACTURES TRAVAUX ..................................................................................... 145 20.8.5. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD SUR LES MARCHES DE TRAVAUX ............................... 149 20.8.6. COMPTABILISATION DES AVANCES AUX FOURNISSEURS ....................................................................... 151 20.8.7. COMPTABILISATION AVANCE DE DEMARRAGE PAYEE PAR DPD .......................................................... 153 20.8.8. COMPTABILISATION DES ACHATS PAYES SUR LE COMPTE BANCAIRE .................................................... 155 20.8.9. COMPTABILISATION DES FACTURES PAYEES PAR DPD ........................................................................ 157 20.8.10. COMPTABILISATION DEPOT INITIAL SUR LE COMPTE DESIGNE ......................................................... 159 20.8.11. COMPTABILISATION DE L’EMISSION D’UNE DRF ............................................................................... 159 20.8.12. COMPTABILISATION DU PAIEMENT DE LA DRF ................................................................................. 161 20.8.13. COMPTABILISATION D’UNE DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT .......................................................... 163 20.8.14. EMISSION DE LA DPD ........................................................................................................................ 163 20.8.15. REGLEMENT DU FOURNISSEUR PAR L’IDA ......................................................................................... 165 20.8.16. COMPTABILISATION DES SUBVENTIONS AUX COMMUNES POUR LE FINANCEMENT DES SOUS PROJETS
COMMUNAUX 166 20.8.17. FINANCEMENT DES SOUS PROJETS COMMUNAUTAIRES ...................................................................... 170
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
PREMIERE PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE
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CHAPITRE 1 : ORGANISATION
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC
L’organigramme du PSDCC est fonction de son montage institutionnel. Un schéma de cet organigramme est présenté en Annexe de cette section.
Le personnel à utiliser dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC est constitué du personnel contractuel et du personnel des préfectures mis à la disposition du PSDCC. Le personnel contractuel est utilisé au niveau du SSDCC et des Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC.
Les fiches de fonction des contractuels de chaque structure sont présentées ainsi qu’il suit :
1.1. Au niveau du SSDCC
1.1.1. Le Secrétaire Exécutif du PSDCC
Titre du poste Secrétaire Exécutif du Projet (Coordonnateur)
Supérieur hiérarchique Ministre Chargé de la Décentralisation
Subordonnés directs
Secrétaire de Direction du SSDCC Spécialiste en Gestion Financière Spécialiste en Passation de Marchés Spécialiste en Suivi et Evaluation Spécialiste en
Communication Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base Spécialiste en Filets Sociaux Spécialiste en Génie Civil au niveau national Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental Contrôleurs Financiers Comptable Agent de liaison Conducteurs de Véhicule Administratif
Rôle Le Secrétaire Exécutif est responsable de la bonne gestion du PSDCC. Il a spécialement pour rôle :
d’assurer la conception, la coordination, la mise en œuvre et le contrôle des activités du PSDCC ;
de veiller à l’utilisation rationnelle des ressources (personnel, matériel, financier) du PSDCC ;
d’animer et de stimuler la concertation entre les différents intervenants dans la mise en œuvre des activités du PSDCC ;
d’établir et maintenir un dialogue permanent avec le personnel du SP/CONAFIL, les autorités administratives et les bailleurs de fonds.
Tâches de supervision générale
Le Secrétaire Exécutif organise l’exécution des activités du PSDCC ; définit les conditions de fonctionnement de ses services et des Cellules Préfectorales
dans le cadre des activités du Projet ; maintient de bonnes relations avec les bailleurs de fonds concernés par le projet et
avec tous les autres partenaires qui peuvent aider à la réalisation des objectifs du PSDCC ;
prépare les sessions de la CONAFIL où il joue le rôle de secrétaire ;
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
exécute les délibérations des sessions de la CONAFIL ; représente le PSDCC dans toutes les instances ; coordonne l’ensemble des activités du PSDCC.
Gestion technique
Assurer la planification des activités du projet en coordonnant l’élaboration des plans de travail annuel (PTA), les budgets et des plans de passation de marchés (PPM) ;
Apporter au SSDCC la coordination l’appui technique nécessaire pour ; l’exécution courante des activités découlant des PTA, BUDGET et PPM et le respect des
délais ; l’exécution de toutes les actions entrant dans le cadre de la mise en application des
documents de base du projet, en particulier les différents manuels de procédures nationales de l’administration publique et/ou spécifiques des bailleurs de fonds, ainsi que les manuels d’opérationnalisation des PTA ;
Assurer la bonne qualité technique d’exécution du projet avec l’appui des Cellules Préfectorales ;
Assurer l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies et plans de communication sur les activités du projet ;
Rendre compte aux instances hiérarchiques (Administration, bailleurs de fonds) de l’Etat d’avancement de l’exécution du projet conformément à la périodicité définie pour la production des rapports ;
S`assurer que les aspects environnementaux et sociaux du projet sont exécutés conformément aux documents environnementaux et sociaux (Cadre de Gestion Environnementale et Sociale – CGES) et Plan de Réinstallation des Personnes Involontairement Déplacées (PRPID), et ce, en étroite collaboration avec le consultant à temps partiel, chargé des questions environnementales et sociales, qui sera recruté pendant la mise en œuvre du projet ;
En collaboration avec les ADC ( Consultants Individuels) à temps partiel, s’assurer que les sous-projets communautaires respectent les politiques de sauvegarde environnementale et sociale et que leurs impacts soient vérifiés suivant le check-list contenu dans les instruments de sauvegarde environnementale et sociale du projet ; Le Secrétaire Exécutif s’assurera également que les mesures d’atténuation des impacts potentiellement négatifs sont incluses dans les propositions de sous-projets multi usages et communautaires.
Gestion financière
Présenter à l’intention des instances nationales et de la Banque Mondiale dans les délais requis, pour approbation / adoption, des Projets de budgets annuels, des états financiers annuels et des rapports financiers intérimaires non audités sur le Projet couvrant ledit trimestre ;
Élaborer la programmation budgétaire des activités du projet ; suivre l’exécution financière du budget du projet ; Ordonnancer toutes les dépenses devant être payées sur le compte désigné et les sous
comptes du projet ; Veiller au maintien permanent du niveau de liquidité, et en particulier aux
mouvements de fonds assurés par le SGF: décaissements, approvisionnements des comptes désignés ;
Signer les lettres de transmission des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) et des Demandes de Paiement Direct (DPD), ainsi que des Rapports financiers Intérimaires conditionnant les décaissements, avant leur transmission à la Caisse Autonome d’Amortissement ;
Organiser les audits financiers externes du projet sous la supervision de la Cour Suprême suivant la périodicité prévue (31 mars au plus tard). Opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie béninoise, de la
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Banque Mondiale et des autres bailleurs de fonds qui pourraient intervenir dans le projet.
Gestion Administrative
assurer l’organisation générale du Projet ; veiller à la circulation de l’information de portée générale au sein du Projet ; assurer la gestion quotidienne du Projet et la coordination technique avec les
différents acteurs (Ministères, Institutions, Partenaires Techniques et Financiers) ; créer et entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs du Projet ; assurer le respect par les différents acteurs des clauses de l’accord de don et des
autres documents de base du Projet et en assurer le suivi ; veiller au respect du calendrier des activités ; animer les réunions périodiques internes de l’équipe de Coordination ainsi que les
réunions élargies aux autres structures impliquées dans la mise en œuvre du projet ;
superviser les activités du personnel ; superviser l’élaboration des rapports à mi-parcours et d’achèvement du Projet.
Gestion des approvisionnements et Passation des marchés
veiller au respect strict des procédures d’approvisionnement du Projet ; veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du Plan de Passation des
Marchés ; présider les Comités d’Ouvertures et de Jugement des Offres et assurer le bon
fonctionnement des Comités d’Evaluation des Offres ; veiller au strict respect des dispositions contenues dans le Plan de Passation des
Marchés ; signer les différents marchés, conventions et bons de commande engageant les
ressources du Projet.
Administration du personnel
recruter le personnel/consultant (le cas échéant à son licenciement), conformément à la procédure en vigueur ;
appliquer le règlement intérieur et les dispositions réglementaires en matière de gestion du personnel ;
signer chaque mois l’état général des salaires ; veiller à la tenue régulière des livres obligatoires en matière de gestion du
personnel ; autoriser les absences du personnel ; décider des sanctions à l’encontre du personnel en cas de non respect des
procédures ; organiser l’évaluation du personnel sur la base des indicateurs de performance.
Suivi et contrôle et production des rapports
assurer le suivi et la supervision des activités du Projet conformément aux indicateurs de performance spécifiés dans les documents légaux des bailleurs du Fonds ;
organiser la revue périodique des activités du Projet ; coordonner la mise en place et exploiter les tableaux de suivi des indicateurs de
base du Projet ; coordonner les activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle
externe du Projet ; assurer la production et la diffusion des rapports mensuels, trimestriels,
semestriels et annuels tels que requis par l’accord de Prêt du projet et tels que décrits dans le manuel d’exécution du projet.
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Représentation et communication
représenter le Projet au plan national et international ; coordonner la mise en œuvre du plan de communication du Projet.
Tâches de gestion de patrimoine
Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la Décentralisation : veille à ce que tous les biens acquis sur les fonds des bailleurs de fonds soient
régulièrement protégés contre les risques de toute nature (destruction, perte, vol, accidents, …) ;
veille à ce que tous les biens d’équipement soient identifiés et localisés ; présente, au moins une fois par an, l’inventaire des biens acquis sur les fonds des
bailleurs de fonds.
Tâches de rapports
Elles portent sur l’élaboration des documents obligatoires pour rendre compte de l’exécution des activités réalisées.
Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la décentralisation : veille à la production trimestrielle, semestrielle et annuelle des rapports financiers
et des rapports d’activités ; contrôle et approuve les rapports financiers avant leur diffusion (Comité de
Pilotage et Bailleurs de fonds).
Tâches de suivi et de contrôle
Le Secrétaire Exécutif, sous l’autorité du Ministre en charge de la décentralisation: veille à collecter les données nécessaires à l’établissement des résultats des
activités exécutées ; apprécie les résultats physiques atteints et réconciliés avec les résultats financiers ; veille à ce que tous les organes de contrôle extérieurs au PSDCC exercent leur rôle
de vérificateur : audit, inspections, etc. s’assure que les recommandations de ces organes de vérification sont appliquées.
Intérim du Secrétaire Exécutif
En cas d’absence du Secrétaire Exécutif, son intérim sera assuré par l’un des cadres supérieurs de l’équipe du Projet dans l’ordre suivant : (1) Le Spécialiste en Gestion Financière, (2) un cadre désigné par le Secrétaire Exécutif.
1.1.2. Secrétaire de Direction du SSDCC
Titre du poste Secrétaire de Direction (SD) du SSDCC
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Rôle
Sous la responsabilité directe du Secrétaire Exécutif du Projet, la SD-SSDCC assure des tâches de gestion du courrier, de gestion de la communication, de gestion des rendez-vous et de l’accueil des visiteurs du SSDCC. Elle assure également les tâches de tenue de la caisse de menues dépenses.
Tâches de traitement du courrier
La SD- SSDCC : initie les correspondances demandées par le Secrétaire Exécutif et les soumet à sa
signature ;
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saisit les documents confidentiels initiés par le Secrétaire Exécutif et les autres documents ;
introduit les documents à la signature du Secrétaire Exécutif, introduit chez le Secrétaire Exécutif les documents reçus de l’extérieur pour
traitement ; prépare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission, transmet à chaque destinataire les documents visés par le Secrétaire Exécutif dans
des parapheurs ; assure la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives
administratives et, en général, tout document à diffusion générale ; prend tous les messages et en particulier les messages urgents à transmettre, remet le courrier « départ » aux chauffeurs pour distribution au moyen d’un cahier
de transmission ; suit le déplacement des véhicules du projet sous la supervision du Secrétaire
Exécutif du PSDCC ; s’assure de la distribution régulière par l’Agent de Liaison (AL) des documents
destinés aux services ou aux tiers au moyen du cahier de transmission ; s’assure que les registres pour le suivi du courrier «arrivée » et « départ » sont
tenus à jour ; classe les originaux du courrier administratif traité dans des rangements
appropriés ; prépare et assiste aux réunions demandées par le Secrétaire Exécutif et rédige les
comptes rendus, procès verbaux de ces réunions ; et toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche du Projet. Tâches de gestion des audiences
La SD-SSDCC : prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs du SSDCC ; accueille les visiteurs et les introduit auprès du personnel du SSDCC ; rappelle au personnel les rendez-vous importants en temps opportun, coordonne l'ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du Secrétaire Exécutif ; et toutes autres tâches relatives à la gestion des audiences.
Tâches de gestion documentaire La SD-SSDCC : classe les documents destinés au SSDCC selon le mode approprié (alphabétique,
numérique, chronologique, idéologique) afin de permettre ainsi une recherche rapide ;
assure l’archivage électronique et physique des documents généraux de la Coordination ;
et toutes autres tâches relatives à la gestion documentaire.
Tâches de gestion des télécommunications La SD-SSDCC : reçoit les appels téléphoniques destinés au SSDCC ; note les messages téléphoniques pour la SSDCC ; assure et privilégie la transmission électronique des documents ; et toutes autres tâches relatives à la gestion des télécommunications.
1.1.3. Le Spécialiste en Gestion Financière
Titre du poste Spécialiste en Gestion Financière (SGF)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonné Comptable
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Rôle
Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif, le SGF assure la supervision de la gestion administrative, comptable et financière du PSDCC.
Tâches de supervision générale
Le SGF :
supervise les activités du comptable placé sous sa responsabilité, assume la responsabilité professionnelle de cet agent.
Tâches de gestion financière
Le SGF : veille au respect des procédures financières convenues avec les bailleurs de fonds, contrôle la préparation des demandes de retraits de fonds destinées aux bailleurs de
fonds ; contrôle la tenue des comptes ouverts ; cosigne les titres de paiement de dépenses (chèques, virement, etc.) émis sur le
compte d’opérations du projet ; supervise la liquidation des factures, décomptes et autres pièces de dépenses, contrôle tous les états de paiement (frais de missions, perdiems, etc.) et autres pièces
justificatives de dépenses avant paiement ; suit le dénouement des cautions reçues ; fournit les données financières nécessaires à la préparation du PTBA ; prépare les demandes de réallocation de fonds à adresser au Gouvernement pour
transmission aux bailleurs de fonds ; vise les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou de la caisse.
Tâches de gestion budgétaire
Le SGF : élabore le budget du SSDCC en collaboration avec les autres responsables ; assiste les Cellules préfectorales et les autres structures impliquées dans la
préparation de leurs propositions budgétaires ; participe à l’élaboration du PTBA ; suit et contrôle l’exécution budgétaire ; analyse et commente les écarts pour une prise de décision rationnelle.
Tâches d’acquisition de biens et services
Le SGF : contrôle l’éligibilité des dépenses ; procède à la revue des projets de contrats préparés par le SPM ; procède à la revue des autres documents d’autorisation de dépense préparés par les
responsables techniques ; exécute les démarches administratives (engagement au Système Informatisé de
Gestion des Finances Publiques –SIGFIP-, etc.) rendues nécessaires pour l'acquisition des biens entrant dans l'exécution des activités ;
vérifie toutes pièces de dépenses ; vérifie la conformité des factures et décomptes avec les contrats signés. Tâches de gestion comptable
Le SGF : vise toutes les opérations de décaissements, en particulier le paiement des décomptes
et des factures ;
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contrôle, par épreuve, les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude avant leur comptabilisation ;
vérifie par épreuve, les imputations, la saisie et la conservation des pièces comptables, vérifie les analyses de comptes et les justifications de soldes des comptes, vise les états de rapprochements bancaires ; veille à la tenue régulière des livres comptables ; prépare des rapports financiers ; veille au bon classement et à l’archivage des pièces comptables. Tâches de gestion du personnel
Le SGF en collaboration avec la Secrétaire de Direction : vérifie la tenue régulière des registres obligatoires en matière de gestion du personnel, veille à la bonne tenue du fichier du personnel ; contrôle l’exactitude des états de paie avant leur paiement ; vérifie la déclaration du personnel, les retenues de cotisations sociales et fiscales du
personnel et leur reversement régulier aux services concernés ; vérifie la comptabilisation des retenues et charges sociales ; contrôle la comptabilisation de la centralisation de la paie.
Tâches de gestion de patrimoine
Le SGF : maintient les stocks et les équipements protégés contre tous les risques de toute
nature (vol, destruction, perte, accidents, etc.) ; vérifie que tous les équipements acquis sur les fonds des bailleurs de fonds sont
facilement localisables et identifiables ; contrôle la tenue régulière des registres des biens ; rapproche les états de biens dressés périodiquement avec les registres comptables, organise les inventaires annuels du patrimoine du projet.
Tâches de rapports
Le SGF a la responsabilité de la production régulière des rapports financiers des activités : prépare les projets de rapports financiers trimestriels et annuels et les soumet à la
validation du Secrétaire Exécutif ; tient tous les rapports et documents financiers à la disposition des vérificateurs ou des
auditeurs ; Supervise la production dans les délais impartis des documents financiers (grands
livres, balances, tableau des emplois et des ressources, rapports financiers annexes) avant leur soumission à l’audit.
Tâches de suivi et de contrôle
Le SGF : veille au bon fonctionnement du Système Intégré de Gestion (SIG) mis en place pour la
gestion des activités du PSDCC ; prend toute mesure appropriée pour résoudre les dysfonctionnements constatés ; analyse et commente les écarts entre prévisions et réalisations financières qui sont
ensuite comparées aux réalisations physiques en collaboration avec les responsables technique ;
instruit les agents relevant de son autorité pour les missions de vérifications ; prépare tous les documents nécessaires aux missions de vérifications ; applique les recommandations de l’audit et de la supervision.
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1.1.3. Le Comptable
Titre du poste Comptable
Superviseur hiérarchique Spécialiste en Gestion Financière
Subordonnés Néant
Rôle
Sous la responsabilité du SGF, le Comptable assure des tâches de tenue comptable, de paiement et productions des documents financiers.
Tâches de supervision
Le Comptable supervise les activités de la SD du SSDCC relativement à la tenue de la caisse de menues dépenses et de gestion du carburant.
Tâches de gestion financière
Le Comptable : tient les registres de trésorerie (banques ou caisses) ; prépare les pièces d’entrées et de sorties de fonds des comptes bancaires, prépare les
chèques, virement de paiement et les engagements de dépenses ; prépare la liquidation des factures, décomptes et autres pièces de dépenses ; prépare les demandes de retraits de fonds destinées aux bailleurs de fonds ; prépare tous les états de paiement ; participe à la préparation du PTBA ; gère le stock du carburant.
Tâches d’acquisitions de biens et services
participe à la réception des acquisitions
Tâches de gestion comptable
Le Comptable : procède aux imputations comptables ; saisit les pièces comptables ; classe les pièces justificatives de dépenses et de recettes ; analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ; dresse les états de rapprochements bancaires ; tient les livres comptables ; édite les états constitutifs des rapports financiers.
Tâches de gestion du personnel
Le Comptable : établit les états et les bulletins de paie ; comptabilise les états de retenues de cotisations sociales et fiscales du personnel et de
reversement aux services concernés ; comptabilise la centralisation de la paie.
Tâches de gestion de patrimoine
Le Comptable : participe aux inventaires des biens, des stocks de fournitures et de carburant.
Tâches de rapports
Le Comptable : participe à la préparation des rapports financiers trimestriels et annuels ;
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participe à la préparation des rapports intérimaires financiers (RIF).
Tâches de suivi et contrôle
Le Comptable : assure la mise à jour des logiciels comptables et financiers installés ; met tous les documents comptables à la disposition des missions de vérifications ; exécute les recommandations de l’audit et de la supervision. Tâches de gestion de l’entretien du parc automobile et du carburant du PSDCC suit les réparations des véhicules du PSDCC ; suit les échéances d’assurance et de visites techniques ; toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion du parc automobile.
Tâches de gestion du stock de fournitures gère le stock de fournitures du PSDCC ; notifie au SGF l’épuisement du stock ; tient à jour les fiches stock de fournitures ; toutes autres tâches nécessaires à la gestion du stock.
Tâches de gestion des immobilisations assure la codification des immobilisations ; veille à l’entretien des immobilisations ; tient à jour le registre des immobilisations ; toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion des immobilisations.
Tâches de rapportage prépare les inventaires ; toutes autres tâches nécessaires à la production des rapports.
1.1.4. Spécialiste en Passation de Marchés (SPM)
Titre du poste Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Rôle Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le SPM a pour mission principale la coordination des marchés passés à tous les niveaux de projet et veille à la soumission par le SSDCC à l’IDA, de tous les documents d’examens préalables des passations de marchés.
Tâche de supervision Le SPM : veille à l'application des directives et procédures de passation des marchés, par le
SSDCC, les Communes, les communautés, et toute autre entité impliquée dans la passation des marchés ;
supervise le renforcement de capacités des acteurs de passation des marchés à tous les niveaux.
Tâches de programmation des marchés Le SPM : prépare et tient à jour le PPM consolidé du PSDCC ; participe à la préparation du PTBA du PSDCC ; tient les registres des fournisseurs, des bureaux d’études et des consultants, tient le point des acquisitions de biens et services du PSDCC.
Préparation des dossiers d’appels à la concurrence Le SPM :
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prépare les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions ou demandes de prix ;
s’assure que les dossiers d’appel à la concurrence ont régulièrement reçu les avis requis auprès de la Banque mondiale et des structures nationales compétentes,
s'assure de la conformité du dossier technique avec les pièces énumérées dans les directives et procédures ;
veille au respect du budget alloué.
Publications des avis d’appels à la concurrence Le SPM : prépare les avis généraux, spécifiques et de manifestation d’intérêt du PSDCC ; assure la publication de ces avis à bonne date et dans les organes d’information
appropriés (quotidiens nationaux, périodiques internationaux, revue « Development Business », dg Market, etc.).
Réception et évaluation des offres Le SPM : prépare les séances de réception des offres ; participe aux séances d’ouverture des offres pour les acquisitions de biens et services
inscrites au PSDCC ; rédige les procès-verbaux et les projets de rapports d’évaluation des offres, rédige les procès verbaux des négociations ; prépare les correspondances pour les demandes d’avis de non-objection à l’IDA ; veille à ce que les rapports d’évaluation reçoivent les approbations requises ; met en place un mécanisme de confidentialité lors de l’évaluation des offres.
Passation des marchés Le SPM : prépare l’information de l’adjudicataire et des soumissionnaires non retenus des
résultats de l’appel à la concurrence ; prépare les projets de marchés ; veille à ce que les marchés soient signés, visés, approuvés et notifiés dans les formes et
délais requis ; enregistre le marché dans le logiciel dédié à la gestion des marchés.
Suivi de l’exécution et gestion administrative des marchés Le SPM :
organise les séances des commissions de réception des équipements, fournitures et services ;
prépare les procès-verbaux de réception ; collecte auprès du SGF et classe les preuves de paiement des décomptes et
situations établis par les fournisseurs, les bureaux d’études et des consultants ; classe et archive les pièces documentaires relatives à la passation des marchés, saisit toutes informations relatives aux marchés et aux données physiques ; s’assure en collaboration avec le SGF du respect des clauses juridiques et
financières des marchés (cautions, retenues de garantie, etc.). Rapports
Le SPM : prépare, conformément au format du RIF, les rapports sur la passation des
marchés du projet ; participe à la préparation des rapports sur la gestion des biens du PSDCC.
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1.1.5. Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE)
Titre du poste Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission
Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en Suivi Evaluation a pour mission générale d’initier et de coordonner le suivi, l’évaluation et les études d’impact des activités de l’ensemble des composantes et des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du PSDCC.
Principales tâches et responsabilités
Le SSE : conçoit et met en place un système de planification, suivi et évaluation des
activités, incluant un manuel de suivi-évaluation, un tableau de bord et des outils de suivi périodique ;
assure dans les délais, l’élaboration du Plan de Travail Annuel (PTA) du Projet selon le format standardisé retenu, en collaboration avec les responsables de composantes, les responsables financiers et de passation de marchés ;
s’assure que les indicateurs socio-environnementaux sont intégrés dans le manuel de suivi-évaluation et sont suivis adéquatement ;
participe à l’élaboration du budget annuel du Projet ; suit les indicateurs de performances du Projet ; attire l’attention du Secrétaire Exécutif sur les éventuels risques de contre-
performances du Projet ; élabore les rapports trimestriels, semestriels et annuels sur l’état d’avancement du
Projet ; participe à l’organisation des missions de supervision du Projet ; diffuse les informations sur l’évolution du Projet ; assure la pérennité des informations du Projet (centralisation et conservation des
rapports d’études, aide-mémoires, procès verbaux, compte-rendu, rapports périodiques, etc.) ;
forme les parties prenantes à l`utilisation du Manuel de Suivi-Evaluation ; coordonne l’établissement de la situation de référence du PSDCC ; initie des enquêtes périodiques en vue d’apprécier le niveau d’exécution du PSDCC
et permettre aux responsables de prendre des décisions à temps ; met en exergue les problèmes que les données de suivi auront fait apparaître et
proposer si possible des réorientations sur la base des rapports d’évaluation ; exécute toutes autres activités nécessaires à l’exécution du projet.
1.1.6. Spécialiste en communication (SCOM)
Titre du poste Spécialiste en Communication (SCOM)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en communication a pour mission générale d’assurer la communication efficiente du projet à l’interne et à l’externe.
Principales tâches et responsabilités
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Le SCOM Elabore et met en œuvre une stratégie et un plan de communication pour guider la
mise en place d’un mécanisme permanent d’échange d’information entre les acteurs des préfectures, des communes et des communautés bénéficiaires ;
Coordonne toutes les activités de communication, animation et sensibilisation relatives au projet ;
Produit des matériels adaptés (langage, format, contenus, etc.) de sensibilisation et de promotion des activités du projet auprès des groupes cibles;
Conçoit, crée et fait produire des supports pédagogiques et moyens didactiques nécessaires pour les activités d’animation ;
Organise des manifestations promotionnelles (ateliers, conférences), et publicitaires (brochures explicatives, diffusions radio, télé, etc.) ;
Assure la mise à disposition de tout support de communication susceptible de faire connaître les actions du projet auprès des différents partenaires (Partenaires Techniques et Financiers, Gouvernement, Communes concernées, projets similaires, ONG etc.) ;
Assure la diffusion adéquate des documents socio-environnementaux du projet notamment le site web du PSDCC ;
Appuie les autres responsables du projet à travers la facilitation des contacts entre les différents intervenants et par l’organisation de rencontres périodiques d’information sur les activités du projet ;
Evalue les impacts des campagnes d’information et de sensibilisation du projet en termes d’appropriation par les acteurs concernés ;
Participe aux activités de planification et suivi-évaluation global du projet ; Exécute toute autre tâche relevant de son domaine d’intervention ; Produit son propre rapport périodique d’activités comme contribution aux rapports
périodiques du projet.
1.1.7. Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB)
Titre du poste Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission
Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif, la mission principale du Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB) est de coordonner la mise en place et le fonctionnement du système national de renforcement des capacités de gestion des organisations communautaires de base afin de leur permettre d’identifier, préparer, exécuter, suivre et évaluer efficacement les sous-projets communautaires.
Principales tâches et responsabilités
Le SFGB est l’expert principal en FGB. A ce titre, il est chargé de planifier, organiser et coordonner la mise en œuvre des activités financées par le PSDCC. Ces activités sont essentiellement, l’acquisition des services de consultant, la vulgarisation de la formation des communautés sur le terrain, des ateliers, des études, et des voyages d’études. Les responsabilités du SFGB sont organisées autour des 2 axes suivants :
1. la Formation à la Gestion à la Base (FGB); 2. l’assistance aux communautés à la gestion de leurs projets.
De façon spécifique, les activités en Formation à la Gestion de Base portent sur :
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la sensibilisation des décideurs nationaux pour renforcer leur compréhension et leur adhésion au programme FGB ;
l’inventaire des formateurs qualifiés en FGB afin de constituer une base de données sur les compétences nationales en matière d’approche FGB ;
la préparation des termes de références standards des formateurs qui appuieront les communautés ciblées et/ou les structures partenaires ou relais dans l’évaluation participative et l’identification/planification/exécution de sous- projets communautaires ;
la supervision de la sélection et du recrutement des formateurs seniors et des animateurs de la FGB ;
l’identification des ONG actives localement (liste courte par commune) habilitées à assister les communautés et recevoir la formation FGB (Animateurs de Développement Communautaire) ;
le recensement du matériel pédagogique : Il s’agira ici de rechercher, collecter et centraliser tous les matériels de formation existants aussi bien dans le domaine de la FGB que dans les approches similaires ;
la supervision du déroulement des formations sur la base des prescriptions du manuel d’exécution du PSDCC ;
l’organisation des ateliers de formation de formateurs à l’intention du personnel de ces ONG ;
la supervision de la traduction des modules de formation en langues locales ; la coordination avec les préfectures du suivi rapproché ; l’établissement de l’état d’avancement des formations, la planification des activités et
la préparation des données statistiques requises pour le Secrétariat Exécutif (SE-PSDCC) ;
la fourniture au Spécialiste du Suivi-Evaluation et Communication d’informations nécessaires pour s’assurer de la conciliation des données techniques avec les données financières ;
l’évaluation des performances de la formation de formateurs y compris une évaluation d’impact annuelle comprenant une évaluation de la capacité et des besoins de renforcement du capital social dans la communauté ;
l’organisation d’évaluations ex-post externes ; l’élaboration des rapports mensuels d'activité, et rapports annuels à soumettre au SE ; l’accueil de toutes les visites/missions de supervision et d’audit ; la mise en œuvre de toutes les tâches à lui confier par le SE-PSDCC.
1.1.8. Spécialiste en Filets Sociaux (SFS)
Titre du poste Spécialiste en Filets Sociaux (SFS)
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission
Sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif du Projet, le Spécialiste en Filets Sociaux a pour tâche principale l’appui pour l’exécution de la phase pilote du programme de filets sociaux recommandé par la revue de la stratégie de protection sociale du Bénin.
Principales tâches et responsabilités
Le Spécialiste en Filets Sociaux a pour tâche principale l’appui pour l’exécution de la phase pilote du programme de filets sociaux recommandé par la revue de la stratégie de protection sociale du Bénin. Il s’agit spécifiquement :
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d’assurer la mise en place du programme conformément au manuel d’exécution du PSDCC en collaboration avec les consultants à recruter sur certains aspects clés et l’INSAE ;
d’élaborer les documents techniques d’identification des ménages pauvres ; d’assurer en collaboration des Centres de Promotions Sociales (CPS), le processus
d’identification des communautés pauvres dans 12 communes ciblées ; d’assurer l’identification des ménages pauvres par les communautés bénéficiaires ; d’appuyer le SFGB dans l’implémentation des modules de Formation en Gestion à la
Base (FGB) ; de faciliter l’identification et l’élaboration des sous-projets à Haute Intensité de main-
d’œuvre (HIMO) en collaboration avec les acteurs locaux dans 120 communautés bénéficiaires ;
de renforcer la collaboration des CPS, des Communes et des ADV/ADQ, le Conseil Technique National des Pistes Rurales (CTNPR) et les Comités Départementaux des Pistes Rurales (CDPR) dans le cadre du ciblage, de l’élaboration, et de l’approbation et de la mise en œuvre des sous projets HIMO notamment ;
d’assurer en relation avec les autres Spécialistes du PSDCC le paiement des transferts monétaires de base tel que déterminé dans le Manuel d’Exécution du PSDCC ;
de faciliter l’exécution des sous-projets de travaux publics et des paiements aux bénéficiaires ;
de coordonner en collaboration avec le Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base (SFGB), la production des fiches de score remplies dans le cadre de l’exécution du PSDCC ;
d’exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Secrétaire Exécutif du SSDCC.
1.1.9. Spécialiste en Génie Civil (SGC) au niveau national
Titre du poste Spécialiste en Génie Civil au niveau national
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission
Sous la supervision hiérarchique et l’autorité fonctionnelle du Secrétaire Exécutif du SSDCC, le Spécialiste en Génie Civil du SSDCC est chargé de promouvoir la pratique du Développement Conduit par les Communautés (DCC) à travers la mise en œuvre des sous-projets communaux et communautaires et du volet HIMO de la composante 2 du programme pilote de filet sociaux.
Principales tâches et responsabilités
Les principales tâches et responsabilités du Spécialiste en Génie Civil au niveau national sont les suivantes : Actualiser en collaboration avec les Ministères sectoriels, les plans types, devis
descriptifs et pièces graphiques des infrastructures à réaliser dans le cadre du projet (composantes 1 et 2) ;
S’assurer de la qualité technique de toutes les infrastructures réalisées dans le cadre du projet ;
Mobiliser les communes et les communautés autour des sous- projets multi-villageois et villageois ;
Établir annuellement la liste des sous-projets approuvés et soumis par les communes au SE pour financement ;
Faire fonctionner convenablement les sous-projets communaux et communautaires ;
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Mettre à disposition des communes et des communautés, toutes les informations pouvant faciliter la mise en œuvre des sous-projets ;
Etudier les projets éligibles soumis par les communes ; Suivre l’exécution des sous-projets communaux/communautaires et ceux à haute
intensité de main d’œuvre (HIMO) ; Finaliser de la liste annuelle des communautés qui bénéficieront du PSDCC.
Principales tâches
Travailler en collaboration avec les Ministères sectoriels pour la mise à disposition en temps réels de tous les documents techniques relatifs à la réalisation des infrastructures ;
Sensibiliser les communes et les communautés de base en vue de leur adhésion au Programme de sous-projets Communaux et Communautaires ;
Suivre la mise en œuvre de la composante 1 relative aux initiatives des communautés et des communes au plan du génie civil ;
Appuyer les communes et les communautés en vue de la mise en œuvre efficiente des sous-projets ;
Mettre à la disposition du Spécialiste en Suivi-Evaluation toutes les informations nécessaires relatives aux sous-projets communaux et communautaires;
Coordonner, en liaison avec le SP-CONAFIL, le système de contractualisation mis en place pour le financement des initiatives communautaires et communales ;
Participer à la préparation des réunions trimestrielles et de la revue annuelle ; Consolider les données des rapports du SP-CONAFIL et préparer les sections du
rapport d’activité du SE concernant les activités placées sous sa responsabilité; Consolider les plans d’action du SP-CONAFIL et préparer le plan d’action national pour
les activités relevant de ses responsabilités ; Assister aux réunions et revues; Contribuer, pour la partie qui relève de ses responsabilités à la préparation du Plan de
Travail annuel du Secrétariat Exécutif, à son suivi et son évaluation interne à la fin de chaque année ;
Préparer le Plan de Travail annuel des composantes 1 et 2 pour soumission et approbation par le Secrétaire Exécutif ;
Mettre en œuvre toutes les tâches à lui confiées par le SE.
1.1.10. Conducteurs de Véhicules Administratifs
Titre du poste Conducteurs de Véhicules Administratifs (CVA)
Supérieur hiérarchique Le Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Rôle
Les Conducteurs de Véhicules Administratifs (CVA) exécutent les tâches de conduite et d’entretien des véhicules du projet.
Tâches de conduites
Les CVA:
assurent le transport des personnes et des biens du PSDCC dans les véhicules du projet en respect des normes et règles en vigueur.
Tâches d’entretiens courants des véhicules
Les CVA:
effectuent le nettoyage et l'entretien quotidien des véhicules,
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assurent la surveillance des réparations des véhicules du PSDCC, assurent le rapportage des incidents survenus au cours de l’utilisation des véhicules ; veille à la bonne tenue et au renouvellement à bonne date des documents du véhicule
(assurance, visite technique, carte jaune, etc.) ; tiennent à jour les carnets de bord des véhicules ; veillent à la présence effective et à la bonne tenue des trousses à outils, boîtes à
pharmacie, les extincteurs, etc., exécutent toutes autres tâches à eux confiées par le SSDCC.
1.1.11. Agent de Liaison
Titre du poste Agent de Liaison
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Superviseur Secrétaire de Direction
Subordonnés Néant
Mission
Sous la supervision hiérarchique et l’autorité fonctionnelle du Secrétaire Exécutif du SSDCC l’Agent de Liaison a pour mission d’assister le Secrétariat Exécutif du SSDCC dans sa mission quotidienne et dans ses relations avec les différents partenaires impliqués dans la mise en œuvre du PSDCC.
Principales tâches
Assurer la liaison entre le Secrétariat Exécutif du SSDCC et tous les partenaires ; Distribuer les courriers ; Assurer le rapportage de tout incident survenu au cours de la distribution des
courriers ; Veiller à la bonne tenue du cahier ou registre de transmission ; Assurer la reprographie et la reliure des documents ; Exécuter toutes autres missions à lui confiées par le Secrétaire Exécutif ou autres
Spécialistes du Projet.
1.2. Au niveau des Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC
1.2.1. Chef Cellule Préfectorale
Titre du poste Chef de la Cellule Préfectorale
Supérieur hiérarchique Secrétaire Exécutif
Subordonnés Néant
Mission
En collaboration avec le Secrétaire Exécutif, le Chef de la Cellule Préfectorale assure l’organisation et le suivi des activités du PSDCC au niveau du département dont il a la responsabilité.
Principales tâches et responsabilités
coordonner la préparation des programmes annuels, des rapports d’avancement périodiques, des rapports de suivi financier et des rapports annuels et les soumet à l’approbation Secrétaire Exécutif ;
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
gérer les ressources humaines, financières, matérielles et immatérielles du PSDCC mises à la disposition de la cellule préfectorale ;
organiser, animer et stimuler la concertation et le partage de l’information avec les différents intervenants ;
tenir à jour un répertoire des prestataires de services pour l’exécution des activités rédiger les TDR des études, les dossiers de consultation, et suivre le processus de
recrutement des consultants, la réalisation et la restitution des résultats des études, veiller à l’application effective des recommandations issues des audits techniques,
administratifs et financiers, assurer la mise en œuvre effective des activités issues des sous projets communaux et
communautaires financées au bénéfice des communautés, représenter le projet au niveau local requis. exécuter toute autre activité relative à la bonne marche du projet au niveau
département.
1.2.2 Contrôleur Financier
Titre du poste Contrôleur Financier
Supérieur hiérarchique SE
Superviseur Préfet
Subordonnés Néant
Mission du Contrôleur Financier
Sous la supervision du Chef de la Cellule Préfectorale, le Contrôleur Financier est chargé de la tenue de la comptabilité du PSDCC au niveau du département. Aussi sous la responsabilité fonctionnelle du Spécialiste en Gestion Financière, le contrôleur financier doit s’assurer que les procédures financières, budgétaires sont suivies et vérifier la validité des chiffres. Il ou elle appuiera les agents du Trésor Public logés au niveau des communes en matière de respect des délais de transfert de fonds, des procédures d’exécution du budget et de l’enregistrement des dépenses) avant la mise en vigueur.
Principales tâches et responsabilités
tenir la comptabilité du PSDCC au niveau du département, élaborer les termes de référence de leurs missions mensuelles ; élaborer dans les délais les points mensuels et les rapports trimestriels ; transmettre dans les délais les points mensuels et les rapports trimestriels ; vérifier les pièces justificatives des différentes dépenses avant leur transmission au
SSDCC, justifier les dépenses conformément au format convenu avec le SSDCC, transmettre au SSDCC les états financiers relatifs à élaboration du RIF, veiller à la qualité des pièces comptables et documents financiers projet produit par
les acteurs bénéficiaires des ressources du projet.
Tâches spécifiques du Contrôleur Financier
Le contrôle doit porter sur :
Le suivi de la trésorerie
Ce suivi porte sur les vérifications périodiques et les contrôles des comptes bancaires et de la caisse des ADV/ADQ
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Le suivi budgétaire
Il est effectué par composante, par commune et par communauté. Les écarts dégagés par rapprochement des réalisations aux prévisions sont analysés en vue de programmer les actions correctives nécessaires pour respecter le cadre budgétaire initial et permettre la poursuite du projet.
L’élaboration des tableaux du bord
Les tableaux de bord doivent permettre de donner une vision synthétique des informations financières sur l’exécution du projet. Ils sont constitués de : Les informations sur la gestion des conventions de financement ; Le suivi de l’exécution du budget ; Le suivi de l’exécution du projet par zone géographique (au niveau village pour la
composante 1, 2 et 3) ; Le suivi de l’exécution financière par composante et sous composante du projet ; Le suivi de l’exécution par composante.
L’élaboration et la transmission aux supérieurs hiérarchiquement des rapports d’activités
1.2.3. Les Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental
Titre du poste Spécialistes en Génie Civil au niveau départemental
Supérieur hiérarchique SE
Superviseur Préfet
Subordonnés Néant
Mission
Sous l’autorité globale du SE PSDCC et la coordination du Spécialiste en Génie Civil au niveau national en lien avec le coordonnateur Départemental du PSDCC, le Spécialiste en Génie Civil du SSDCC est chargé d’assurer, au niveau du Département de son ressort territorial, le suivi technique des infrastructures réalisées dans le cadre de la mis en œuvre des composantes 1 et 2 du PSDCC, notamment celles relatives aux sous-projets communautaires, communaux et celles ayant trait aux sous-projets HIMO et d’en assurer leur qualité. De façon spécifique, il s’agira d’effectuer des missions de contrôle de niveau d’avancement des chantiers financés sur le PSDCC afin qu’ils se réalisent suivant les règles de l’art et dans le strict respect des normes sectorielles.
Principales tâches et responsabilités
Les principales tâches et responsabilités des Spécialistes en Génie Civil au niveau national sont les suivantes : Recevoir et examiner toutes les demandes de financement pour des sous-projets
éligibles sur les composantes 1 et 2 du PSDCC soumis afin de fournir les avis techniques appropriés. Dans ce cadre, s’assurer que chaque soumission est complète (ensemble des éléments requis dans la présentation d’un dossier) y compris les avals requis, puis examiner les aspects techniques des sous-projets soumis afin de vérifier leur pertinence, cohérence et conformité avec les normes sectorielles ;
Vérifier que les coûts demandés sont conformes aux dépenses admissibles sous les composantes concernées et que les budgets sont réalistes ;
Suivre la mise en œuvre technique (conformité aux normes) des réalisations opérées par les intermédiaires et les bénéficiaires et fournir au service financier tous les éléments pertinents requis pour engager les procédures de décaissement ;
Faire des recommandations en vue de l’amélioration du dispositif d’exécution des sous-projets d’infrastructures ;
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Examiner et approuver tous les rapports d’avancement des travaux ou tout document en provenance des mairies relatives à l’exécution des sous-projets communautaires et communaux ;
S’assurer, en collaboration avec la Cellule Départementale, que l’évaluation finale de chaque sous-projet tient compte de tous les éléments techniques inscrits au dossier des sous-projets ;
Soumettre des rapports d’activités périodiques (mensuels, trimestriels, annuels) et faire des propositions pour le plan annuel d’activités ;
Tenir et mettre à jour en permanence une base de données sur le niveau d’avancement de toutes les infrastructures ;
Apporter une assistance technique à tous les acteurs à la base impliqués dans la réalisation des infrastructures.
2. GESTION DE L’INFORMATION AU SEIN DU PROJET
La gestion de l’information au sein du PSDCC est très déterminante pour mobiliser l’ensemble des énergies vers l’atteinte des objectifs globaux et spécifiques des activités du projet.
La gestion de l’information exige une codification rigoureuse de celle-ci, un traitement efficace du courrier du PSDCC.
L’origine ou la destination de l’information a besoin d’être codifiée afin d’accélérer le traitement de l’information mais également le classement et l’archivage.
2.1. Codification de l’information
2.1.1. Codification des fonctions ou de postes de travail
Les postes de travail sont codifiés pour permettre l’identification rapide des personnes qui sont à l’origine d’informations ou qui en sont destinataires. Les codes des fonctions sont les abréviations des postes (voir fiches de postes).
2.1.2. Numérotation des documents
Tout document émis ou reçu par le SSDCC reçoit un numéro chronologique permettant son identification et son classement.
CODE Libellé
SE : Secrétaire Exécutif du projet SD-SSDCC : Secrétaire de Direction du SSDCC
SGF : Spécialiste en Gestion Financière SPM : Spécialiste en Passation des Marchés
SFGB : Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base SSE : Spécialiste en Suivi Evaluation SFS : Spécialiste en Filets Sociaux SGC : Spécialiste en Génie Civil
SCOM : Spécialiste en Communication C : Comptable
CP : Cellules Préfectorales CF : Contrôleur Financier
SGCD : Spécialiste Génie Civil au niveau Département CVA : Conducteur de Véhicule Administratif
AL : Agent de Liaison
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
2.1.3. Date des documents
Tout document doit porter une date de création. Cette date peut se présenter sous le format suivant : jour, mois, année ;
2.2. Traitement du courrier externe
2.2.1. Courrier physique
Courrier “ arrivée ”
Réception
Tout courrier destiné au projet est réceptionné au SSDCC par la SD. Le courrier récupéré par les chauffeurs est également réceptionné par la SD. Il en est de même pour tout courrier remis directement à tout agent du projet. Elle décharge dans le registre de transmission du service expéditeur. En cas d’absence temporaire de la SD la réception du courrier peut être faite par toute autre personne du PSDCC.
Dépouillement
La SD procède au tri du courrier reçu comme suit : courrier privé ; courrier confidentiel ; courrier administratif ; factures, décomptes et assimilés.
Le courrier privé et le courrier confidentiel sont remis au destinataire en main propre par la SD.
La SD ouvre le courrier administratif. Elle attache à chaque liasse de courrier administratif ou de factures (ou décomptes) un bordereau de transmission interne ou bordereau de dispatching dont un modèle est présenté comme suit :
PSDCC Date N°
BORDEREAU DE TRANSMISSION INTERNE
DESTINATAIRE MOTIF INSTRUCTION
Code Visa SE-SSDCC Attribution SGF Avis et retour SPM Suite à donner SFGB Information SSE Accord SCOM Règlement SGC SFS CP C Exécution AL …… Régularisation
Elle appose le cachet “ courrier-arrivée ” sur chaque courrier.
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Le courrier confidentiel est identifié par l’apposition du cachet “ CONFIDENTIEL ” sur l’enveloppe. Il n’est jamais ouvert par la SD. Si après ouverture par le destinataire, le courrier peut être inséré dans le circuit de traitement, il est alors retourné à la SD pour enregistrement et suite à donner.
Enregistrement
La SD enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier “ arrivée ” et enregistre les factures ou décomptes dans un registre particulier appelé “ facturier ”. Elle reporte dans le cachet apposé et sur le bordereau de transmission le numéro d’ordre chronologique du registre correspondant. Le registre du courrier “ arrivée ” comporte au moins les mentions suivantes :
N° d’ordre Date de réception Réf. & date du
courrier Désignation de
l’expéditeur Objet
Le registre “ facturier ” comporte les mentions suivantes :
N° d’ordre Date de réception Réf. & date du
courrier Désignation de
l’expéditeur Objet
L’ensemble du courrier est placé dans le parapheur du Secrétaire Exécutif.
Traitement du courrier
Le Secrétaire Exécutif examine chaque courrier, porte les affectations, vise et donne éventuellement des instructions particulières pour le traitement. La SD récupère le parapheur examiné ; prend copie du courrier à ventiler, place les copies du courrier dans le parapheur et transmet à chaque agent concerné.
Chaque destinataire vise le cahier de transmission en guise de décharge.
Classement
La règle principale de tout classement est que tout document doit être retrouvé rapidement même en l’absence du personnel qui est à l’origine du classement.
Les documents peuvent être classés selon l’un des critères suivants ou par combinaison de deux de ces critères :
par date et n° ordre chronologique ; par dossier de projet exécuté ; par nature de document.
La SD-SSDCC scanne et classe les originaux du courrier administratif dans les répertoires et classeurs appropriés.
Les factures et décomptes suivent le classement adopté par le comptable. Les exemplaires destinés au SPM sont classés en établissant un lien, qui pourrait être le contrat, avec les documents de passation de marchés d’une activité donnée.
Les pièces relatives aux dossiers techniques (études, formations) sont classées par rubriques techniques :
- demandes de non-objection et réponses obtenues ; - correspondances, dossiers d’appel d’offres, offres reçues, dossiers d’analyses des
offres, marchés, ordres de services, décomptes, procès-verbaux ; chaque rubrique étant subdivisée par nature de prestation (études, travaux et contrôles).
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les documents récents (datant d’un an au plus) qui n’ont pas encore fait l’objet de vérification par les organes de contrôle habilités sont placés dans des classeurs et rangés à portée de main (étagères, armoires) à proximité des bureaux des utilisateurs.
Archivage électronique
La SD-SSDCC assure le scannage et l’archivage électronique de l’ensemble des documents reçus et produits dans le cadre du projet.
Courrier “ départ ”
Collecte
Le courrier du projet destiné à l’extérieur est soumis à la signature du Secrétaire Exécutif quelque soit le rédacteur.
Le référencement du courrier “ départ ” comprend les mentions suivantes :
- le projet : PSDCC - le code du signataire : SE ; - le code du rédacteur : par exemple : SPM ; - l’année d’émission du courrier ; par exemple : 2013 ; - le numéro d’ordre chronologique : 002.
PSDCC/SE /SPM/2013-002
Le numéro peut être porté au moyen d’un tampon numéroteur ou saisi directement sur l’ordinateur après renseignement auprès de La SD-SSDCC pour éviter les duplications de références.
Les parapheurs sont récupérés par La SD-SSDCC après signature du Secrétaire Exécutif ; elle vérifie qu’il n’y a pas d’omission.
Enregistrement
La SD-SSDCC enregistre le courrier dans le registre « départ » ; porte éventuellement le numéro d’ordre s’il n’est pas porté.
Elle ventile chaque document comme suit :
- l’originale pour le destinataire. - copie pour le chrono de classement ; - copie est retourné dans le parapheur rédacteur pour classement.
Acheminement
La SD-SSDCC enregistre également dans le registre de transmission le courrier « départ » ; prépare les plis et les remet au chauffeur pour distribution.
Lorsqu’il s’agit du courrier à expédier par la poste ordinaire ou courrier express ; La SD-SSDCC appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal ; ou fait appel au coursier express pour récupérer les plis.
Classement
Le courrier « départ » est classé dans les mêmes conditions que le courrier « arrivée ».
2.2.2. Courrier électronique
Une boîte électronique du projet est créée et gérée par La SD-SSDCC.
23
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
2.3. Relations au sein du PSDCC
2.3.1. Relations entre les différents organes et acteurs du PSDCC
Circulation de l’information entre les organes du PSDCC
La circulation de l’information entre les organes du PSDCC est faite à l’aide des outils suivants : - Le bordereau de transmission, - Le bordereau de visa.
Les pièces qui circulent avec ces bordereaux sont des supports administratifs, techniques, financiers émis ou préparés à l’occasion de la mise en œuvre des activités (budgets, marchés, biens, frais, rapports, …).
Bordereau de transmission entre organes
C’est un document récapitulatif sommaire dans sa rédaction, pour la transmission des pièces d’organe à organe, chaque fois que la communication des pièces ne nécessite pas de commentaire justifiant la rédaction d’une lettre d’accompagnement.
Le bordereau comprend l’en-tête, l’adresse du destinataire, la date et la signature. La partie texte est divisée en (4) colonnes :
- une pour le numéro d’ordre de chaque document, - une pour la désignation du document, - une pour le nombre de pièces constitutives du document, - une pour les observations (but de la transmission).
Bordereau de visas
Le bordereau de visas est établi en remplacement du bordereau de transmission chaque fois qu’il s’agit de recueillir plusieurs signatures pour valider un document (supports administratifs, techniques, financiers).
Le bordereau de visas comporte, en outre, les mentions suivantes :
- l’objet du document transmis ; - un cadre divisé en trois (3) colonnes (colonne 1 : désignation des destinataires du
document, colonne 2 l’apposition du visas de chaque destinataire colonne 3 les observations nécessaires,).
Lors de la circulation des bordereaux, les destinataires conservent un exemplaire ou prennent une copie de ces documents pour leurs archives. 2.3.2. Relations au sein du SSDCC
La circulation de l’information au sein de SSDCC est renforcée avec les réunions trimestrielles organisées avec tout le personnel. Réunions Le SSDCC tient une réunion hebdomadaire pour faire le point sur les activités de la semaine écoulée et trouver les solutions aux éventuelles difficultés ; et une réunion trimestrielle à laquelle participent les membres des Cellules Préfectorales d’appui au SDCC.
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE
3.1. Mise à disposition des fonds du PSDCC
Le SSDCC du Projet est doté d’un compte de transactions par le biais duquel lui sont transférés les fonds destinés à ses activités dans le cadre de la gestion des composantes 2 et 3 du projet.
Un compte d’avance aux agences de paiement est ouvert par leurs soins auprès d’une banque commerciale pour le paiement des charges liées aux travaux HIMO et aux transferts directs aux ménages les plus vulnérables. Ce compte est alimenté à partir du compte de transactions du SSDCC et réapprovisionné sur la base des pièces justificatives des dépenses. 3.1.1. Pouvoirs de signature
La connaissance des pouvoirs en matière de signature est essentielle ; la validité des actes en dépend étroitement.
Les personnes qui sont habilitées à signer doivent être connues des bailleurs de fonds et des personnes chargées d’exécuter les actes de dépenses et de recettes. Le SSDCC est régi par les comptes ci-après :
- Le compte désigné ouvert dans les livres de la BCEAO : il est géré par le DG/CAA ; - Les spécimens de signatures doivent être communiqués aux bailleurs de fonds avant
tout décaissement pour le compte désigné par la Caisse Autonome d’Amortissement ; - Le compte de transit : ouvert dans les livres de la BCEAO. Il est géré par le Receveur
Général des Finances de la DGTCP pour le financement des activités de la composante 1 ;
- Le compte de transaction : ouvert dans les livres d’une banque commerciale (Banque of Africa-Bénin). Il est géré sous la co-signature du Secrétaire Exécutif et du Spécialiste en Gestion Financière du PSDCC pour financement des activités des composantes 2 et 3 du projet
3.1.2. Engagement des dépenses
- Les actes d’engagement de dépenses (bons de commande, lettres de commandes, frais de fonctionnement, etc.), à l’exception de ceux soumis à l’approbation du Ministre chargé des finances, sont approuvés par le Secrétaire Exécutif.
- Pour les achats de montant inférieur aux seuils de marchés donnant lieu à passation de marché ou non, le SPM s’assure de leur régularité avant tout engagement.
- Les dépenses faisant objet de marchés sont initiées par le SPM conformément aux directives de la Banque mondiale en matière de passation de marchés
3.1.3. Paiement des dépenses
Le paiement des dépenses sur le PSDCC se fait au moyen de chèques, virement bancaire ou de lettres de crédits.
Toutefois, il est prévu une caisse de menues dépenses dont le plafond est fixé à cent mille (100.000) francs CFA. Les mécanismes de fonctionnement et de contrôle de la caisse de menues dépenses sont décrits dans le chapitre 7 du présent manuel.
Le Compte Désigné Le SSDCC adresse une demande à la CAA qui procède au virement dans le compte de transactions. Cette demande est formulée sur la base des factures pro forma, des TDR des études ou ateliers, des contrats, des projections des salaires, etc. accompagnés selon le cas des avis de non objection de la Banque mondiale.
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Compte de transactions du Projet Les chèques et virements émis sur le Compte de transactions sont soumis à la signature conjointe du SGF et du SE/PSDCC. Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque commerciale choisie.
Compte d’avance Les chèques et virements émis sur le compte d’avance des agences de paiement sont soumis à la signature conjointe des personnes habilitées dont les noms, rôles et responsabilités sont communiqués au SSDCC.
Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque commerciale choisie. 3.1.4. Demandes de Retraits de Fonds (DRF)
Les demandes de retraits de fonds sur les comptes de Prêts présentées aux bailleurs de fonds sont signées par les personnes habilitées désignées par le Représentant autorisé du Gouvernement qui est le Ministre chargé des finances. Celui-ci délègue à son tour au DG/CAA ou son Adjoint. Une seule signature est requise, celle du Directeur Général de la CAA ou de son Adjoint. Les spécimens des signatures de chacun des signataires sont déposés auprès des bailleurs de fonds.
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
ANNEXES A L’ORGANISATION
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 1: Organigramme du PSDCC
Annexe 2: Liste du personnel du PSDCC
Secrétariat Exécutif du PSDCC Effectif
Secrétaire Exécutif du projet 1
Secrétaire de Direction du SSDCC 1
Spécialiste en Gestion Financière 1
Spécialiste en Passation des Marchés 1
Spécialiste en Formation et en Gestion à la
Base
1
Spécialiste en Filets Sociaux 1
Spécialiste en Génie Civil au niveau national 1
Spécialiste en Suivi Evaluation 1
Spécialiste en Communication 1
Comptable 1
Conducteurs de Véhicules Administratifs 3
Agent de Liaison 1
Cellules Préfectorales d’appui aux SDCC
Chefs Cellules Préfectorales 6
Contrôleurs Financiers 6
Ingénieur Génie Civil au niveau Départemental 6
Conducteurs de Véhicules Administratifs 6
TOTAL 36
Personnel des Préfectures directement impliqué
Préfets Chargés de mission Secrétaires Généraux Chefs services
Services techniques déconcentrés directement impliqué Direction départementale de la santé publique ; Direction départementale de l’eau ; Direction départementale des enseignements maternel et primaire ; Direction départementale de la prospective et du développement ; Direction départementale de l’environnement, de l’habitat et de
l’urbanisme ; Direction départementale des transports et des travaux publics ; Direction départementale de l’enseignement secondaire, de la formation
professionnelle et de la reconversion et insertion des jeunes ; etc
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Obligations administratives
Le SE-SSDCC est un employeur qui doit être immatriculé à la CNSS. Il doit rappeler le numéro attribué par la CNSS dans les attestations ou déclarations périodiques que le comptable établit.
Obligations sociales
L’organisme de gestion de la sécurité sociale des travailleurs est la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) ou le Fonds National de Retraite du Bénin (FNRB) ou toutes autres caisses de prévoyance sociale. Les cotisations sociales sont supportées d’une part par l’employeur (part « employeur ») et d’autre part, par l’employé (part « employé »). L’employeur a l’obligation de collecter et de reverser la part « employé ».
Obligations fiscales
Le SSDCC a l’obligation de collecter et de reverser l’Impôt Progressif sur les Traitements et Salaires (IPTS) pour le compte de chaque employé conformément à la réglementation en vigueur.
Le personnel provenant de la fonction publique
Le personnel provenant de la fonction publique regroupe les personnes mises à la disposition du PSDCC par l’Etat du Bénin (fonctionnaires et contractuels de l’Etat).
4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL
4.1. Expression des besoins
L’expression des besoins en personnel consiste à définir le personnel nécessaire pour la mise en œuvre du PSDCC.
4.2. Processus de recrutement
4.2.1. Recrutement du personnel contractuel
Le recrutement du personnel du projet peut se fait directement par le PSDCC ou à travers les services d’un cabinet externe indépendant sélectionné à cet effet conformément aux directives de la Banque mondiale en matière de passation de marchés. Recrutement direct par le projet :
- Rédaction des termes de référence du poste ; - Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ; - Elaboration et lancement de l’avis d’appel à candidatures ; - Réception, analyse des dossiers de candidatures ; - Présélection des meilleurs candidats ; - Soumission des rapports de présélection à la Banque pour ANO ; - Organisation des tests de sélection ; - Soumission des rapports de sélection à la Banque pour ANO - Négociation du contrat ; - Soumission du PV de négociation et du projet de contrat à la banque pour ANO ; - Signature du contrat de travail
Recrutement par le cabinet externe indépendant
- Recrutement du cabinet
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
- Rédaction des termes de référence du poste ; - Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ; - Elaboration et lancement par le cabinet de l’avis d’appel à candidatures ; - Réception, analyse des dossiers de candidatures ; - Présélection des meilleurs candidats ; - Transmission du rapport de présélection des meilleurs candidats au SSDCC - Soumission par le SSDCC du rapport de présélection à la banque pour ANO ; - Organisation des tests de sélection ; - Transmission du rapport de sélection au SSDCC ; - Soumission par le SSDCC du rapport de sélection à la Banque pour ANO ; - Négociation du contrat du travail ; - Soumission du PV de négociation et du projet de contrat à la Banque pour ANO ;
- Signature du contrat de travail
4.3. Paie
La procédure de paie comporte les principales étapes suivantes : - établissement de la paie, - paiement des salaires, - déclaration et paiement des retenues fiscales, - déclaration et paiement des retenues et cotisations sociales.
4.3.1. Processus d’établissement de la paie
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Au début de chaque mois
Le Comptable - ouvre un dossier de la paie du mois
x
2. Au plus tard le 15 de chaque
mois Le Comptable
- collecte tous les éléments nécessaires à la préparation de la paie (temps de présence, congés, avances & acomptes à précompter, évolution de la situation de famille, etc.) dans le dossier de la paie du mois
x
3. Au plus tard le 20 de chaque
mois Le Comptable
- déclasse le dossier de la paie du mois - établit les états de salaires et les bulletins de
paie en au moins 2 exemplaires - transmet la liasse au SGF
x
4. Le SGF - vérifie la conformité des états de salaires - vise les états de paie - transmet la liasse au SE
x x
5. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie la conformité des états de paie - approuve les états de paie - retourne la liasse au SGF
x x
6. Le SGF - classe provisoirement la liasse x LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
4.3.2. Processus de paiement des salaires
Les salaires sont payés exclusivement par chèque ou par virement bancaire.
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Le jour du paiement
Le SGF - déclasse la liasse de paie - transmet au comptable
x
31
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
2. Le comptable - prépare les titres de paiement - transmet la liasse au SGF
x
3. Le SGF - vérifie la conformité des titres de paiement - signe les titres de paiement - transmet la liasse au Secrétaire Exécutif
x x
4. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie la conformité des titres de paiement - signe les titres de paiement - transmet la liasse au comptable
x x
5. Le Comptable
- prend une copie de la liasse (état récapitulatif de paie et titres de paiement
- transmet l’ordre de virement à la banque - transmet les bulletins de paie à chaque agent et
les chèques au personnel payé par chèque - met à jour l’état récapitulatif mensuel et annuel
des salaires - joint une fiche d’imputation à l’original de l’état
récapitulatif de paie et aux copies des titres de paiement
- procède aux imputations de constatation des salaires et de paiement
- saisie les opérations de constatation des salaires dans le journal des opérations diverses et les opérations de paiement dans le journal de banque
- transmet les pièces comptables au SGF - classe les copies des états de paie
x x
6. Le SGF
- vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération
- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au comptable
x
7. Le comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces
comptables. x
LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
4.3.3. Processus de déclaration et de paiement des retenues fiscales sur salaires
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1.
Avant le dernier délai prévu par la
règlementation
Le Comptable
- déclasse l’état récapitulatif de paie du mois précédent
- remplit les imprimés de déclaration fiscale sur salaires
- établit les chèques de paiement - transmet la liasse au SGF
x
2. Le SGF
- vérifie la conformité de la liasse - signe les imprimés de déclaration et les
chèques de paiement - transmet la liasse au Secrétaire Exécutif
x x
3. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie la conformité de la liasse - signe les chèques de paiement - transmet la liasse au Comptable
x x
32
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
4. Le Comptable
- prend deux copies de la liasse - transmet les originaux des imprimés de
déclaration et les chèques de paiement à l’agent de liaison
- classe provisoirement les copies de la liasse - dépose la liasse à la division fiscale
compétente contre quittances de paiement
x X
5. Le Comptable
- joint une fiche d’imputation aux copies des quittances, des imprimés de déclaration et des chèques
- procède aux imputations de constatation du paiement des retenues fiscales
- saisie les opérations de constatation du paiement dans le journal de banque
- transmet les pièces comptables au SGF - classe les originaux des quittances avec les
dernières copies des imprimés de déclaration et des chèques dans le chrono «déclarations fiscales »
x x
6. Le SGF
- vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération
- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au Comptable
x
7. Le Comptable
- classe la pièce dans le classeur des pièces comptables.
- Conserve dans un chrono de déclaration une copie de la quittance
X
LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
4.3.4. Processus de déclaration et de paiement des retenues sociales et cotisations
patronales sur salaires
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1.
Avant le dernier
délai prévu par la
règlementation
Le Comptable
- déclasse les états récapitulatifs de paie du trimestre considéré
- remplit l’imprimé de déclaration des retenues et cotisations sociales
- établit le chèque de paiement - transmet la liasse au SGF
x
2. Le SGF - vérifie la conformité de la liasse - transmet la liasse au Coordonnateur
x x
3. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie la conformité de la liasse - signe l’imprimé de déclaration et le chèque de
paiement - transmet la liasse au Comptable
x x
4. Le Comptable
- prend deux copies de la liasse - dépose les originaux de l’imprimé de déclaration des
retenues et cotisations sociales et le chèque de paiement à la CNSS
- classe provisoirement les copies de la liasse
x X
33
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
5. Le Comptable
- prend une copie de la quittance de paiement - joint une fiche d’imputation aux copies de la
quittance, de l’imprimé de déclaration et du chèque - procède aux imputations de constatation du
paiement des retenues et cotisations sociales - saisie les opérations de constatation du paiement
dans le journal de banque - transmet les pièces comptables au SGF - classe l’original de la quittance avec les dernières
copies de l’imprimé de déclaration et du chèque dans le chrono «déclarations sociales »
x x
6. Le SGF
- vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération
- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au Comptable
x
7. Le Comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces
comptables. x
8. le CHF
Coursier
- dépose la liasse à la CNSS contre quittance de paiement
- transmet la quittance de paiement au Comptable x
9. Le Comptable
- prend une copie de la quittance de paiement - joint une fiche d’imputation aux copies de la
quittance, de l’imprimé de déclaration et du chèque - procède aux imputations de constatation du
paiement des retenues et cotisations sociales - saisie les opérations de constatation du paiement
dans le journal de banque - transmet les pièces comptables au SGF - classe l’original de la quittance avec les dernières
copies de l’imprimé de déclaration et du chèque dans le chrono «déclarations sociales »
x x
10. Le SGF
- vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération
- valide les imputations et la saisie de l’opération - retourne la pièce comptable au Comptable
x
11. Le Comptable - classe la pièce dans le classeur des pièces
comptables. x
LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
4.4. Evaluation du Personnel
4.4.1. Cadre général
Le personnel du PSDCC fait l’objet régulièrement d’une évaluation. Cette évaluation permet : de mesurer les résultats de chaque agent dans la mise en œuvre de ses tâches
professionnelles en fonction des moyens qui lui ont été attribués; d’apprécier le rendement de chaque agent et de sanctionner les résultats obtenus.
L’évaluation du personnel du PSDCC est faite : à la fin de la période d’essai ; à la fin de chaque année ; en fin de contrat.
Les résultats de l’évaluation du personnel peuvent conduire aux décisions suivantes :
34
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
une lettre de félicitation à l’agent ; un renforcement des capacités de l’agent ; le licenciement de l’agent ; le non renouvellement du contrat de l’agent.
On distingue deux (02) types d’évaluation : l’auto évaluation pour le personnel cadre ; l’évaluation par la hiérarchie pour l’ensemble du personnel.
4.4.2. Modalités d’évaluation
Les modalités d’évaluation doivent être suffisamment transparentes afin de garantir une appréciation objective des résultats du personnel. Quel que soit le type d’évaluation, deux (02) entretiens sont faits avec chaque agent : le 1er entretien (ou entretien initial) est fait au début de la période pour fixer les
objectifs à réaliser, prévoir les moyens qui seront mis à sa disposition, porter à sa connaissance les modalités de notation ;
le 2ème entretien (ou entretien final) est fait en fin de période pour évaluer ses résultats réalisés et valider les notations du supérieur hiérarchique.
L’évaluation est faite au moyen de fiche d’évaluation pour chaque catégorie d’agents : une fiche pour le personnel cadre comprenant deux (02) parties :
- une première partie pour l’auto évaluation ; - une deuxième partie pour l’évaluation par la hiérarchie ;
une fiche pour le personnel non cadre pour l’évaluation par la hiérarchie.
Les fiches d’évaluation circulent sous plis CONFIDENTIEL. Pour chaque catégorie, il est choisi des critères significatifs (voir annexe fiche d’évaluation).
4.5. Processus de l’évaluation
4.5.1. Processus d’évaluation du personnel cadre
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. A la fin de
chaque période
Le Secrétaire Exécutif
- prend une note de service demandant aux agents concernés de procéder à leur auto évaluation
x
2. Chaque agent
concerné - remplit la 1ère partie de la fiche d’évaluation - transmet sa fiche au Coordonnateur
x
3.
Le Secrétaire Exécutif
- remplit la 2ème partie de la fiche d’évaluation - convoque chaque agent - procède à la confrontation des appréciations - prend la décision
x x x
LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
NB : 1. Le Secrétaire Exécutif est évalué par le SP/ CONAFIL suivants des critères définis par
La CONAFIL. Les cas de désaccord d’appréciation des résultats entre le Secrétaire Exécutif et un cadre sont consignés sur la fiche d’évaluation et soumis à l’arbitrage du SP/CONAFIL. En cas de désaccord, c’est la CONAFIL qui tranche.
35
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
4.5.2. Processus d’évaluation du personnel non cadre
LEGENDE : A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
NB : Les cas de désaccord d’appréciation des résultats entre le supérieur hiérarchique et un agent sont consignés sur la fiche d’évaluation et soumis à l’arbitrage du Secrétaire Exécutif.
5. ABSENCES
5.1. Absences
5.1.1. Absences autorisées Les absences du personnel au lieu de travail sont réglementées afin d’éviter les abus. Même les absences pour raison de service doivent être réglementées pour accroître l’efficacité du personnel. Un registre d’absence sera tenu à jour par la Secrétaire de Direction du Secrétaire Exécutif du PSDCC.
Les absences autorisées comprennent : - absences pour maladies, - permissions, - congés.
5.1.2. Justification des absences autorisées
- Absences pour maladies Les absences pour causes de maladies sont justifiées par un bulletin de repos médical. En cas de doute, l’authenticité du bulletin peut être vérifiée.
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. A la fin de chaque période
- Le Secrétaire Exécutif
- prend une note de service informant le personnel du début de la procédure d’évaluation par la hiérarchie
x
2. - Chaque agent concerné
- remplit les informations administratives le concernant sur la fiche
- transmet sa fiche au SGF x
3. - Le SGF - vérifie que les fiches sont bien renseignées - complète les autres mentions
administratives - transmet les fiches à chaque supérieur
hiérarchique
x x
4. - Chaque supérieur
hiérarchique
- procède à l’évaluation des agents sous sa responsabilité
- remplit la partie de la fiche qui lui est réservée
- convoque chaque agent - fait connaître à l’agent les résultats et les
notations de son évaluation, - discute les résultats et valide les notations
avec l’agent - transmet la fiche au Secrétaire Exécutif
x
5. - Le Secrétaire Exécutif
- prend connaissance des évaluations - prend les décisions nécessaires
x
36
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
- Permissions Les permissions sont justifiées par une autorisation d’absence délivrée par le Secrétaire Exécutif, ou la Cellule Préfectorale d’appui au SDCC sur demande présentée par l’agent et visée, le cas échéant, par son supérieur hiérarchique. Sauf en cas de force majeure, les demandes de permission doivent être présentées au moins un jour avant la date de début de la permission.
- Congés Chaque agent bénéficie de deux (2) jours ouvrables de congé par mois. Ces congés peuvent êtres pris de manière séquentielle au pro rata du nombre de jours de congés calculés sur le nombre de mois de travail effectués. Le Secrétaire Exécutif s’assure à l’approche de la période des congés que chaque agent a pris les dispositions pour ne pas compromettre l’exécution des activités.
- Absence pour événements familiaux Il s’agit des absences pour raison de mariage, décès, ou naissance. Ces absences ne devraient pas excéder trois jours délai de route non compris. Le délai de route ne devrait pas excéder deux jours. Le congé des femmes enceintes et des mères pour allaitement est régi par les textes nationaux en vigueur.
5.2. Discipline
5.2.1. Actes d’indiscipline
Le personnel du PSDCC est soumis aux règles de discipline énoncées dans le présent manuel de procédures.
Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés comme manquements aux règles de discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à troubler la quiétude des agents au travail : organiser des réunions ou rassemblements non professionnels pendant les heures
de service ou sur les lieux de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ; lacérer des affiches apposées par le SSDCC du projet ; introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit
sans autorisation ; quitter le travail sans motifs valable et sans autorisation ; se livrer à des activités étrangères au service aux heures de travail ; sortir du bureau pour les utiliser à des fins personnelles des documents et du
matériel appartenant au service ; fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers ; entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de
travail ou faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail.
5.2.2. Sanctions possibles
En cas de manquement à ces règles de discipline, le Secrétaire Exécutif est habilité à prendre les sanctions suivantes à l’encontre des fautifs :
avertissement, blâme, mise à pied, licenciement, licenciement avec poursuite judiciaire.
37
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
5.2.3. Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables
Désignation de la faute Sanction applicable
3 retards non justifiés à l’arrivée dans la même quinzaine Avertissement Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages Avertissement Absence du poste de travail sans autorisation Avertissement Mauvaise collaboration avec les collègues Avertissement Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité Blâme Négligence grave du matériel Mise à pied de 1 à 8 jours Utilisation des biens du service à des fins personnelles Mise à pied de 1 à 8 jours Absence non justifiée supérieure à ½ journée Mise à pied de 1 à 8 jours Fraude dans les services Mise à pied de 1 à 8 jours 3 avertissements licenciement avec préavis Etat d’ivresse au sein du service licenciement avec préavis Incompétence licenciement avec préavis Abandon de poste supérieur à 3 jours licenciement sans préavis Refus d’obéissance professionnelle licenciement sans préavis Rixe à l’intérieur du service licenciement sans préavis Insulte caractérisée à l’égard d’un supérieur hiérarchique licenciement sans préavis Conflit d’intérêts licenciement sans préavis Fausse déclaration ou mensonge caractérisé licenciement sans préavis Incitation à la désobéissance licenciement sans préavis Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance licenciement sans préavis
avec poursuite judiciaire Toutefois, ces sanctions doivent être conformes aux dispositions légale et réglementaire en vigueur.
5.2.4. Règlement intérieur du SSDCC
Le SSDCC, élabore un règlement intérieur qui régit les rapports entre l’ensemble des agent du projet. Tout le personnel est astreint au respect
6. FIN DU CONTRAT
6.1. Motifs de fin de contrat
La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes: soit par l'arrivée du terme du contrat à durée déterminée ; soit par l'arrivée du terme du projet ; soit par rupture ou résiliation du contrat ; soit par le départ à la retraite ; soit par licenciement ; soit par décès du travailleur.
Les contrats de travail conclus dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont des contrats à durée déterminée de deux (02) ans renouvelables. Les conditions de rupture ou de résiliation seront précisées dans le contrat de travail, conformément à la règlementation en vigueur.
38
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
6.2. Fin du contrat
La fin du contrat intervient à l’arrivée du terme pour lequel il a été conclu. Il est renouvelé ou non sur la base de l’évaluation de l’agent.
A la fin du contrat, une indemnité de fin de contrat est calculée et versée à l’agent que le contrat soit renouvelé ou pas et ce conformément aux dispositions prévues dans le code du travail. Lorsque le contrat est renouvelé le SE-SSDCC discute à nouveau des conditions de travail avec l’agent.
6.3. Formalités de clôture du contrat
Les formalités de clôture du contrat comprennent : reçu pour solde de tout compte, règlement des droits acquis, certificat de travail, information de l'Inspection du Travail dans les délais requis, mise à jour du dossier personnel.
Le Comptable est chargé de l’exécution de ces formalités sous le contrôle du SGF.
39
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL
40
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Modèle de lettre
Modèle de lettre de demande d’explication Modèle de lettre de notification d’avertissement Modèle de lettre de notification de blâme Modèle de lettre de notification de mise à pied Modèle de lettre de notification de licenciement ordinaire Modèle de lettre de notification de licenciement sans préavis
Modèle de Registre
Modèle de dossier de personnel Modèle de registre de paie Modèle de registre d’absence
Modèle de Registre de certificat, reçu et fiche
Modèle de certificat de travail Modèle de reçu pour solde de tout compte Modèle d’attestation de départ en congé Modèle de certificat de prise de service Modèle de bulletin de paie
Grille d’évaluation du personnel
Modèle de grille d’évaluation personnel cadre Modèle de grille d’évaluation personnel non-cadre Modèle pour la fixation des objectifs Critères d’évaluation
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 1 : Lettre de demande d’explication
Demandeur
Nom et Prénom : ...........................................
Fonction : ......................................................
Service : .........................................................
Visa du Demandeur
Date de la demande :
Destinataire
Nom et Prénom : ...........................................
Fonction : ......................................................
Service : .........................................................
Visa du Destinataire
Date de réception :
Motifs de la demande :
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Explication de l’employé :
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Date et visa de l’employé Décision : ............................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
42
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 2 : Lettre de Notification d’un avertissement
Lettre recommandée avec
Accusé de réception
Monsieur (ou Madame),
Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................ (énoncer le fait avec précision).
Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, dans………..(mentionner le lieu de l’entretien) ........................ en présence de……….(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées de notre règlement intérieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente un avertissement et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.
Veuillez agréer, Monsieur (ou Madame), .....................................
A COTONOU, le ...................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
43
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 3 : Lettre de notification de blâme
Lettre recommandée avec
Accusé de réception
Monsieur (ou Madame),
Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................(énoncer le fait avec précision).
Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, dans………..(mentionner le lieu de l’entretien) ........................ en présence de……….(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées de notre règlement intérieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente un blâme et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.
Veuillez agréer, Monsieur (ou Madame), .....................................
Fait à COTONOU, le ...................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
44
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 4 : Lettre de notification d’une mise à pied
Lettre recommandée avec accusé de réception
Monsieur (ou Madame),
Le ..........vous avez commis les faits suivants...............
Le ................, vous avez commis la faute suivante : ........................ (énoncer le fait avec précision).
Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, dans………..(mentionner le lieu de l’entretien) ........................ en présence de……….(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées de notre règlement intérieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente une mise à pied de...... jours, à compter du ........., avec retenue correspondante de salaire et vous rappelons de veiller à ce qu'un tel fait ne se reproduise pas à l’avenir.
Veuillez agréer, Monsieur, .....................................
Fait à COTONOU, le ...................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
45
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 5 : Notification d’un licenciement sans préavis
(pour faute grave ou lourde)
Lettre recommandée avec
accusé de réception
Monsieur (ou Madame),
Le ..........vous avez commis les faits suivants...............
Ces faits constituent un manquement particulièrement grave à la discipline du personnel.
Vous avez été convoqué pour un entretien préalable qui a eu lieu le .......... et au cours duquel vous avez été en mesure de présenter vos explications.
Nous vous notifions par la présente votre licenciement sans préavis.
La rupture de votre contrat sera donc effective dès la première présentation de cette lettre.
Vous voudrez bien vous présenter à nos bureaux pour signer le reçu pour solde de tout compte et pour la remise du certificat de travail.
Veuillez agréer, Monsieur (ou Madame), .....................................
Fait à COTONOU, le ...................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
46
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 6 : Notification d’un licenciement avec préavis
Lettre recommandée avec
accusé de réception
Monsieur (ou Madame),
Suite à l'entretien que nous avons eu le ................, nous sommes au regret de vous informer que nous avons pris la décision de vous licencier pour les motifs suivants (énoncer les motifs) :
...............................................................
Votre préavis commence donc à courir le ........... pour se terminer le ..............
A la fin de votre préavis, vous voudrez bien vous présenter à nos bureaux pour signer le reçu pour solde de tout compte et recevoir votre certificat de travail.
Veuillez agréer, Monsieur (ou Madame), .....................................
Fait à COTONOU, le ...................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
47
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 7 : Dossier de Personnel
a) FICHE SIGNALETIQUE
N° MATRICULE
NOM
DATE DE NAISSANCE
LIEU DE NAISSANCE
NATIONALITE
ADRESSE DU DOMICILE
SITUATION DE FAMILLE
NOMBRE D’ENFANTS
DEGRE D’INSTRUCTION
PERSONNE A PREVENIR
N° SECURITE SOCIALE
DATE DE FIN DE CONTRAT
b) FONCTIONS OCCUPEES
FONCTION DU (date début) AU (date de fin) Classification Salaire mensuel
c) CONGES
NATURE DU (date de départ) AU (date de retour) OBSERVATIONS
d) SANCTIONS DISCIPLINAIRES
NATURE DATE MOTIFS PERIODE D’EFFET
48
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 8 : Registre de paie
REGISTRE DE PAIE
Mois : ________________ Numéro de folio : ________________
N°
employé Nom &
prénoms Date
d’entrée emploi N°
CNSS Salaire de base
Indemnités et divers
Congés payés
Salaire brut
Retenues sociales
Retenues fiscales
Autres retenues
Salaire net
observations
Report folio précédent :
total à reporter
INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : le registre (manuel) est tenu par ordre de date sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles.
Entête
49
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 9 : Fiche de suivi des absences
FICHE DE SUIVI DES ABSENCES Nom : Prénoms : Service : Fonction : Date d’entrée :
N° employé :
Date
départ Motif Congé annuel Permission Repos maladie Date
retour Observation
disponible demandé disponible demandé cumulé demandé
Entête N°
50
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 10 : Certificat de Travail
Je, soussigné, M….... …… , le Secrétaire Exécutif du PSDCC, certifie que Monsieur (ou Madame).......................................
demeurant à ................................ a travaillé au PSDCC
du ............ au .......... en qualité de ....................
du ............ au .......... en qualité de ....................
M.(ou Mme) ................ nous quitte libre de tout engagement.
En foi de quoi le présent certificat lui est délivré pour valoir et faire ce que de droit.
Fait à COTONOU le, ......................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
51
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 11 : Reçu pour solde de tout compte
Je soussigné, (nom et prénoms du travailleur)...................
demeurant à ....................................................
reconnais avoir reçu du PSDCC, pour solde de tout compte, la somme de ....... F.CFA en paiement des salaires, accessoires de salaires, remboursement de frais et de toutes indemnités, quels qu'en soient la nature ou le montant, qui m'étaient dus au titre de l'exécution et de la cessation de mon contrat de travail.
Le présent reçu pour solde de compte a été établi en …. Exemplaire (s) dont un m'a été remis.
Il pourra être dénoncé pendant un délai de deux mois à compter de ce jour.
Fait à COTONOU le, ......................
Signature du travailleur
(précédée de la mention "Pour solde de tout compte")
52
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 12 : Attestation de départ en congés
Je, soussigné, M. ………, le secrétaire exécutif du PSDCC atteste que Monsieur (ou Madame).......................................
employé au PSDCC en qualité de ................................
est autorisé à jouir de son congé annuel du ............ au ..........
L’intéressé (e) devra reprendre le service le ......................
En foi de quoi la présente attestation lui est délivrée pour valoir et faire ce que de droit.
Fait à COTONOU le, ......................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
53
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 13 : Certificat de reprise de service
Je, soussigné, M. ……… , Secrétaire Exécutif du PSDCC certifie que Monsieur (ou Madame).......................................
employé au PAGAP en qualité de ................................
précédemment en congé annuel du ............ au ..........
a repris service le ......................
En foi de quoi le présent certificat lui est délivré pour valoir et faire ce que de droit.
Fait à COTONOU le, ......................
LE SECRETAIRE EXECUTIF
55
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 14 : Bulletin de paie
BULLETIN DE PAIE
Période N° employé Nom Prénoms Date d’entrée Emploi classification N° CNSS OU AUTRES
ORGANISMES Situation de
famille Nbre de charges
Mode de paiement
Identité bancaire
LIBELLE BASE TAUX MONTANT Salaire de base Indemnité de logement Indemnité de responsabilité Indemnité de transport Autres indemnités Heures supplémentaires Prime d’ancienneté Congés payés Gratifications SALAIRE BRUT Retenue CNSS Retenue IPTS Autres retenues sur salaire
Sous-total Retenues SALAIRE NET
Date et visa
Entête
N°
56
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Annexe 15 : Fiche d’évaluation-Personnel cadre
FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL CADRE
N°
Service : Période d’évaluation :
Nom & prénoms : Date de l’évaluation :
Fonction/Poste : Date précédente évaluation :
1. Temps non productif de l’agent : (Partie à remplir par le SGF)
Absences Effectif Réglementaire Sanctions prises contre l’agent
Jours de congés Nature Nombre de fois
Jours de permission
Jours d’arrêts
Total jours d’absences
2. Exécution des tâches
Description des tâches Résultat Appréciation
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3. Critères généraux : Pour remplir la grille d’évaluation
Pondération Evaluation du personnel
Niveau Colonne Exceptionnel A
non applicable 0 Très bon B
peu important 1 Bon C
important 2 Médiocre D
indispensable 3 Insuffisant E
Date et visa de l’agent pour accord
57
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Critères généraux pondération évaluation
0 1 2 3 A B C D E observations
APTITUDE AU TRAVAIL :
Connaissances (techniques) Capacités de programmation des tâches Capacités d’organisation Capacités de délégation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités
ASSIDUITE AU TRAVAIL :
Ponctualité Disponibilité
RELATIONS SOCIALES :
Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie
AUTRES APTITUDES :
4. Evaluation de l’atteinte des objectifs assignés à l’intéressé :
Objectifs mesurables Résultats obtenus performances
A B C D E observations
1. 2. 1.1.1.1 3.
5. Propositions faites en conséquence de l’évaluation :
Nature de la décision Décision
Formation à entreprendre
Promotion
Renouvellement du contrat
6. Observations de l’intéressé :
Date et visa du SE PSDCC
Date et signature du cadre pour accord
58
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 16 : Fiche d’évaluation - Personnel non cadre
FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL NON CADRE
N°
Service : Période d’évaluation :
Nom & prénoms : Date de l’évaluation :
Fonction/Poste : Date précédente évaluation :
1. Temps non productif de l’agent : (Partie à remplir par le SGF ):
Absences Effectif Réglementaire Sanctions prises contre l’agent
Jours de congés Nature Nombre de fois
Jours de permission
Jours d’arrêts
Total jours d’absences
2. Exécution des tâches
Description des tâches Résultat Appréciation
1.
2.
3.
4.
5.
3. Critères généraux : Pour remplir la grille d’évaluation
Pondération Evaluation du personnel
Niveau Colonne Exceptionnel A
non applicable 0 Très bon B
peu important 1 Bon C
important 2 Médiocre D
indispensable 3 Insuffisant E
Date et visa de l’agent pour accord
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critères pondération évaluation
d’évaluation 0 1 2 3 A B C D E observations
APTITUDE AU TRAVAIL :
Connaissances (techniques) Capacités d’organisation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités
ASSIDUITE AU TRAVAIL :
Ponctualité Présence (faible absentéisme) Disponibilité
RELATIONS SOCIALES :
Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie
AUTRES APTITUDES :
4. Propositions faites en conséquence de l’évaluation :
Nature de la décision Décision
Formation à entreprendre
Promotion
Renouvellement du contrat
5. Observations de l’intéressé :
Date et visa du Secrétaire
Exécutif
60
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexes 18 : Critères d’évaluation
Les critères d’évaluation, exposés ci-dessous, sont objectifs et mesurables. Ils permettent d’apprécier la performance du personnel. Ils ne sont pas applicables à toutes les catégories de personnel (personnel cadre et personnel non cadre). Pour chaque catégorie, il est choisi des critères significatifs :
DESIGNATION DU CRITERE
DEFINITION DU CRITERE CATEGORIE DE
PERSONNEL CONCERNE Assiduité et ponctualité : c’est la capacité à être, régulièrement, à l’heure au
travail et présent à son poste cadre et non cadre
Efficacité : la capacité à réaliser les objectifs assignés dans les délais impartis
cadre
Sens des responsabilités : c’est l’attitude de l’agent d’encadrement face aux responsabilités qu’impliquent ses fonctions
cadre
Conscience professionnelle :
c’est l’attitude de l’agent d’encadrement face à la mission qui lui est confiée
cadre
Aptitude à travailler en équipe :
c’est la capacité de l’agent à participer aux activités, au sein du groupe, en entretenant, avec les membres, des
relations harmonieuses propices aux échanges fructueux
cadre et non cadre
Sens de l’organisation : la capacité de l’agent à agencer et à programmer ses tâches afin d’atteindre les objectifs fixés
cadre
Connaissances professionnelles :
connaissances de l’agent dans le domaine de la profession ou des fonctions qu’il exerce
cadre
Tenue et comportement : ce sont les attitudes et les manières d’agir ou de paraître de l’agent, dans le cadre du travail, vis-à-vis des règles établies, des collègues et des supérieurs
cadre
Application au travail : c’est la qualité du travail fait non cadre Rendement : c’est le volume de travail réalisé pendant le temps
imparti non cadre
Discipline : c’est l’attitude de l’agent à l’égard des supérieurs hiérarchiques et des règles spécifiques à son travail
ou des règles générales de fonctionnement de l’organisme
non cadre
Chaque critère est noté sur 20 points ; et le barème des notes est le suivant :
NOTES APPRECIATIONS CORRESPONDANTES
Note supérieure ou égale à 18/20 et inférieure ou égale à 20/20
EXCELLENT (à expliciter par un rapport)
Note supérieure ou égale à 16/20 et inférieure ou égale à 18/20
TRES BON
Note supérieure ou égale à 14/20 et inférieure ou égale à 16/20
BON
Note supérieure ou égale à 12/20 et inférieure ou égale à 14/20
ASSEZ BON
Note supérieure ou égale à 10/20 et inférieure ou égale à 12/20
PASSABLE
Note inférieure à 10/20 MEDIOCRE (à expliciter par un rapport)
61
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS
62
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS
7.1. Cadre Règlementaire
Les frais de mission du PSDCC sont régis par les textes suivants : - document d’évaluation du projet ; - l’Accord de Prêt ; - la législation en vigueur en matière de régime des frais de mission à l’intérieur et à
extérieur du territoire national.
7.2. Missions à l’intérieur du Bénin
Le personnel du SSDCC ou de toute autre qui est appelé à se déplacer à l’intérieur du territoire national pour les besoins de la mise en œuvre du PSDCC a droit au remboursement des frais occasionnés par ces déplacements. Les missions à l’intérieur du territoire national sont ordonnées par le Secrétaire Exécutif du Projet. Ces ordres de mission sont signés par le Secrétaire Exécutif pour le personnel du projet et autres personnes impliquées dans l’exécution des missions à l’intérieur du territoire national. Pour ce qui concerne les ordres de mission à l’intérieur du territoire national du Secrétaire Exécutif, ils sont signés par un membre du Cabinet du ministre de tutelle ou par le Secrétaire Permanent de la Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL) ou son Représentant.
Description de la procédure
Intervenants ou service en charge
Description des taches Documents et
interfaces La Secrétaire de
Direction du SSDCC
Le SGF
Le Secrétaire Exécutif
Préparation de l’ordre de mission En collaboration avec l’agent - prépare l’ordre de mission sur instruction du
Secrétaire Exécutif du Projet en un exemplaire: N° de l’ordre de mission, Nom, prénoms et fonction du chef de mission Lieu de la mission, Dates de départ et de retour, Motif, N° du véhicule, Nom et prénoms du chauffeur, Noms et prénoms des personnes à bord.
- transmet l’ordre de mission au SGF pour paraphe. Paraphe du SGF
- Vérifie l’ordre de mission établi en un exemplaire. - met son paraphe et le retourne au Secrétaire
Exécutif pour signature Signature du Secrétaire Exécutif - signe l’ordre de mission qui est transmis au SGF pour calcul et paiement des frais de mission.
Ordre de mission
Ordre de mission
Ordre de mission
Le Comptable
Calcul et paiement des frais de mission - vérifie que l’ordre de mission est paraphé par le
SGF et signé par le Secrétaire Exécutif du Projet. - Calcule conformément au nombre de jours prévus
sur l’ordre de mission et paraphe l’état de paiement.
- Soumet l’état de paiement à la signature du SGF et du Coordonnateur.
Etat de paiement +
Chèque
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Le personnel en
mission
L’Assistant (e) du SSDCC
Le Secrétaire Exécutif
- prépare le chèque pour le paiement des frais de mission du montant. fait signer le chèque par le SGF et le Secrétaire
Exécutif
- paie les frais de mission aux agents partant en mission après émargement de l’état de paiement,
- remet l'original de l'ordre de mission au chef de mission ou à l’agent qui va en mission.
Enregistrement du rapport de mission - au plus tard 72 heures après le retour d’une
mission, établit un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission visé au secrétariat du Projet.
- enregistre le rapport de mission + l’ordre de
mission, transmet les documents au Le Secrétaire Exécutif qui vise avant leur transmission au SGF.
- vérifie que la mission a été effectuée
conformément aux TDR et met son visa sur le rapport de mission établi par le personnel en mission
Etat de paiement +
Chèque
Rapport de mission
Rapport de mission
Rapport de mission
Le rapport de mission doit être déposé suivant le délai convenu. Tout agent qui ne dépose pas son rapport de mission ne pourra plus bénéficier d’un nouvel ordre de mission.
7.3. Missions à l’Extérieur du Bénin
Les missions à l’extérieur sont régies par les textes en vigueur ou tout autre directive de l’IDA en matière de mission à l’extérieur et doivent obligatoirement entrer dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC pour être financées par les fonds du projet. Les ordres de mission sont signés par le Secrétaire Exécutif pour le personnel du projet dans l’exécution des missions à l’extérieur du territoire national. Pour ce qui concerne les ordres de mission du Secrétaire Exécutif et d’autres personnes impliquées dans les missions à l’extérieur du territoire national, ils sont signés par un membre du Cabinet du ministre de tutelle ou par le Secrétaire Permanent de la Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL) ou son Représentant. 7.3.1. Mentions de l’ordre de mission
Le document principal de la gestion des missions à l’extérieur du Bénin est l’ordre de mission à l’extérieur.
L’ordre de mission à l’extérieur comporte les mentions suivantes : - la destination, - l’objet de la mission, - les noms et les prénoms des membres de la mission (au recto ceux du chef de
mission et au verso ceux des autres membres de l’équipe), - leurs fonctions, - la date de départ et celle du retour prévue - l’imputation budgétaire de la dépense, - le moyen de transport,
64
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
- le numéro d’ordre de l’ordre de mission, - le quantième de la mission de l’intéressé, - la signature de l’autorité habilitée.
7.3.2. Paiement des frais de mission
Sur instructions du Secrétaire Exécutif, le SGF fait préparer par le Comptable un état de prise en charge. Le Comptable verse à chaque agent les indemnités dues après émargement de l’état de prise en charge. Pour toute mission, une avance de soixante dix pourcent (70%) est accordée et les trente pourcent (30%) à la fin de la mission après présentation du rapport jugé acceptable par le SSDCC. Cette prescription ne s’applique pas aux conducteurs de véhicules administratifs. Pour les frais divers non couverts par les indemnités, le SGF fait verser au chef de mission une avance forfaitaire estimée qui sera justifiée à la fin de la mission. 7.3.3. Justification des frais de mission à l’extérieur
La justification des frais de mission concerne :
1. l’avance forfaitaire versée au chef de mission pour les frais divers et imprévus non couverts par les indemnités ;
2. les indemnités de mission : - la page photo du Passeport ; - les pages visés du Passeport dans le cadre de la mission; - ordre de mission visé dans les destinations où le Passeport n’est pas exigé ; - autres frais engagés jugés éligibles par le SSDCC ; - les cartes d’embarquement mais pas obligatoire (voyage par avion).
Le chef de mission présente au SGF les pièces justificatives de « l’avance à justifier » 3 jours maximum après son retour de mission. Dans le cas de modification du nombre de jours de mission autorisée par le signataire de l’ordre de mission, le SGF procède à la régularisation du décompte des frais dus après autorisation du SE. Les originaux des pièces de dépenses, l’ordre de mission ainsi qu’un exemplaire du rapport et les éventuels reliquats de fonds seront reversés à la comptabilité. Pour toute mission à l’étranger, une avance de quatre vingt pourcent (80%) est accordée et les vingt pourcent (20%) à la fin de la mission après présentation du rapport jugé acceptable par le SSDCC.
65
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS
66
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif.
Modèle d’ordre de mission à l’intérieur Modèle d’ordre de mission à l’extérieur Etat de prise en charge des frais de missions (EPC) Etat de justification des frais de missions
Annexe 1 : Ordre de mission à l’intérieur
Date ____________
ORDRE DE MISSION (intérieur) N _____/
IMPUTATION BUDGETAIRE : _________ Nom :
Composante : _________ Prénom (s) :
Catégorie : _________ Numéro matricule :
Compte : _________ Fonction/Poste :
Cumul antérieur (dans le mois) : ___________ Destination :
Nombre de jours de la présente mission : ___________
Motif :
Cumul actuel (dans le mois) : ___________ Nom et Prénoms du Chauffeur :
Reliquat/ dépassement par rapport au quota mensuel :
N° immatriculation du véhicule :
Kilométrage : Date de Départ :
Date de Retour :
Cotonou, le
DECISION DU SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC
Entête
67
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 2 : Ordre de mission à l’extérieur
Date ____________
ORDRE DE MISSION (extérieur) N _____/
IMPUTATION BUDGETAIRE
Chapitre : _________ Article : _________ Para : _____ Nom :
SITUATION DES CREDITS Prénom (s) :
Crédits alloués : Numéro matricule :
Crédits dépensés : Fonction :
Présent engagement : Lieu :
Disponible (1) : Motif :
Visa (du Directeur, du Contrôleur Financier) Départ :
AUTRE FINANCEMENT Retour :
Organisme : Quantième mission de l’intéressé
Frais de transport : Quantième mission du Ministère :
Frais de séjour : Projet de mission n° :
DATE ET SIGNATURE DU MINISTERE COMPETENT Du :
Cotonou, le
Le Ministre de (l’agence d’exécution concernée)
A Cotonou, le
Le Ministre
Entête
68
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 3 : Etat de prise en charge des frais de mission
Date ____________ ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION
Type de
Destination :/___________________________________________/ Imputation comptable : /_________________/ /_________________/ /_________________/ 01. Perdiem : Nom & Prénom
Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement
TOTAL
02. Autres frais à justifier (frais de route, de communication, de transport, etc.) :
Détail des frais à justifier Montant Observations
TOTAL FRAIS A JUSTIFER
TOTAL FRAIS DE MISSION: (01+02) /____________/
Le chef de mission Caissier Approbation
N°
Entête
69
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 4 : Etat de justification des frais de mission
Date ____________
ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION
Date de retour :
____________________/ Destination :/___________________________________________/ 01. Perdiems :
Nom & Prénom Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement
Montant versé : /_____________/
- /_____________/ 02. Autres frais de mission justifiés: - montant avancé /_____________/ - montant utilisé /_____________/ - montant régularisé - /____________/
Le chef de mission Comptable SGF
si (+) : versement complémentaire, si (-) : montant à restituer à remplir après retour de mission
N°
Entête
71
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE
CARBURANT ET DE FOURNITURES
72
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
8. PROCÉDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE
FOURNITURES
8.1. Cadre Règlementaire
8.1.1. Textes de référence Les règles de gestion des stocks de carburant et de fournitures de bureau acquis pour les activités du PSDCC sont définies dans les textes ci-après : Accord de Prêt avec l’IDA ; document d’évaluation du projet ; les textes réglementaires en vigueur en matière de réglementation du parc
automobile de l’Etat ; la législation en vigueur en matière de gestion des valeurs inactives et fournitures
de bureau ; 8.1.2. Catégorisation des stocks Les catégories de stocks acquis dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont :
le carburant ; les fournitures, les consommables de bureau, les cartes de recharges
téléphoniques ou internet, les produits d’entretien ; les consommables informatiques ; etc.
Le carburant est une fourniture consommable non stockable physiquement au niveau du SSDCC, mais qui fait l’objet d’une utilisation au moyen de tickets de bons ou de carte de paiement ou les achats directs à la pompe des sociétés pétrolières.
Les fournitures et consommables sont des éléments corporels stockables (fournitures de bureau, fournitures de cafétéria, cartes de recharges téléphoniques ou internet, fournitures informatiques, petit outillage de bureau, fournitures d’entretien, … ) qui :
soit, disparaissent dès leur premier usage ; soit, sont à usage unique.
8.1.3. Etapes de gestion des stocks de carburant et de fournitures La gestion du carburant, des fournitures et consommables de bureau comporte les étapes suivantes :
la réception, l’entrée en stocks, les sorties (les consommations), le renouvellement, l’inventaire (le contrôle des stocks).
8.2. Gestion du Carburant
La gestion du carburant est un cas particulier de gestion des fournitures consommables. Le carburant nécessaire au fonctionnement des structures de mise en œuvre du PSDCC est acquis sous forme de tickets auprès des sociétés pétrolières de la place conformément à la procédure de dépenses publiques 8.2.1. Outils de gestion Les supports nécessaires à la gestion carburant comprennent :
un coffre, le registre du carburant, la fiche de demande de carburant (FDC),
73
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
la fiche d’inventaire. 8.2.2. Processus de gestion des tickets
1) l’agent établi la demande de carburant qu’il soumet à l’approbation du SGF et du Secrétaire Exécutif. Après approbation du SGF et du SE, la fiche de demande de carburant (FDC) est transmise au comptable pour exécution ;
2) le bénéficiaire émarge dans le registre de carburant ; 3) le comptable remet les tickets au bénéficiaire et met à jour le registre de
carburant ; 4) le comptable classe les FDC en attente des contrôles.
8.2.3. Processus de renouvellement Le comptable dresse la situation des tickets de carburant ; lorsque les stocks atteignent un niveau de quantité minimum, il rend compte au SGF qui initie le renouvellement du stock de carburant en liaison avec le SPM. 8.2.4. Processus de contrôle Le SGF assure le contrôle du carburant en procédant à son inventaire. Un procès-verbal d’inventaire est dressé à l’issue de chaque contrôle.
8.2.5. Gestion des déplacements pour les réunions et missions du projet Les déplacements du personnel du PSDCC et des personnes impliquées dans la mise en œuvre des activités du projet sont assurés par les véhicules du pool dont l’approvisionnement en carburant est assuré par le comptable. Une fois l’approvisionnement fait, le bénéficiaire retourne les factures d’achats du carburant à la comptabilité pour archivage. Les frais de carburant pour les missions sont servis sur la base des distances à parcourir. A la fin de la mission, le chef de mission produit les justificatives au comptable dans les 72 heures. Les autres dotations en carburant pour incitation aux résultats et l’atteinte des objectifs aux membres de la CONAFIL, aux personnes impliquées dans la chaîne d’engagement, de contrôles, de suivis et de supervision, et au personnel du projet sont accordées sur la base d’une note de service prise par le Secrétaire Exécutif suivant les dispositions règlementaires en vigueur notamment le décret N°99-359 du 28 juillet 1999 portant règlementation du Parc Automobile de l’Etat une dotation mensuelle ou trimestrielle comme incitation aux résultats suivant le degré d’implication, de responsabilités face aux mesures d’exécution et d’atteinte des objectifs dudit projet . Pour les autres personnels d’appui, un montant forfaitaire en dotation du carburant est fixé en fonction de la charge qui lui incombe dans l’accomplissement de son cahier de charge.
8.3. Gestion des Fournitures Consommables
8.3.1. Nature des fournitures Les fournitures consommables comprennent :
- le papier, - les encres, - les stylos, blocs-notes, - les fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.), - les produits d’entretien et de nettoyage, - les consommables informatiques, - cartes de recharges téléphoniques ou internet, - etc.
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
La codification des articles de fournitures est possible mais non obligatoire. 8.3.2. Outils de gestion des fournitures La gestion des fournitures est faite avec les outils suivants :
- une armoire ou un magasin qui ferme à clef, - des fiches de stock pour constater les mouvements des fournitures ; - les demandes de fournitures ; - un logiciel de gestion des stocks
8.3.3. Processus d’entrée en stock
1) Le Comptable établit un bon d’entrée des fournitures (BE) en 2 exemplaires signé par le SGF et contresigné par lui. Il délivre au SGF un exemplaire du BE ;
2) Le Comptable enregistre dans la fiche de stock de chaque article (ou dans le registre des stocks) les quantités réceptionnées ;
3) Le Comptable classe le bordereau de livraison et le BE. 8.3.4. Processus de consommation Au fur et à mesure des demandes, le Comptable livre les quantités demandées aux bénéficiaires au moyen de bon de sortie (BS).
Remarque : le BS peut être remplacé par l’ouverture d’un cahier dans lequel une colonne est prévue pour apposer les visas des demandeurs à chaque sortie.
Le processus de sortie est décrit comme suit :
1) sur la base de l’état de demande de fournitures approuvé par le SGF, le Comptable prépare les lots de fournitures ;
2) le Comptable remplit un BS en au moins 2 exemplaires pour chaque demande à chaque bénéficiaire ;
3) chaque bénéficiaire prend possession de sa demande et signe le BS ; 4) le Comptable délivre à chaque bénéficiaire un exemplaire du BS et conserve
l’autre exemplaire ; 5) le Comptable met à jour le registre des fournitures à partir des BS délivrés et
classe les BS. 8.3.5. Processus de renouvellement Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum, le Comptable rend compte au SGF qui engage le processus de renouvellement en liaison avec le SPM 8.3.6. Processus de contrôle et d’inventaire Le contrôle des fournitures consommables s’exerce au moins à deux occasions principales :
- au renouvellement du stock, - à l’inventaire de fin de période.
Le SGF assure le contrôle des stocks en liaison avec le SPM en procédant à cet inventaire au moyen de la fiche d’inventaire de stock. Un procès-verbal d’inventaire est dressé à chaque contrôle selon le planning des réapprovisionnements.
Un exemplaire est communiqué au Secrétaire Exécutif pour information.
Le processus d’inventaire physique est décrit comme suit :
1) le Comptable organise l’inventaire des fournitures ;
75
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
2) le Comptable range les stocks ; dresse l’état des stocks figurant dans les fiches de stocks ou dans le registre des stocks et adresse l’état théorique au SGF pour visa ;
3) le SGF vise l’état théorique et le transmet à l’équipe d’inventaire constituée ; 4) l’équipe d’inventaire procède au décompte physique et inscrit, dans les fiches
d’inventaires les quantités relevées ; 5) l’équipe d’inventaire rapproche les deux quantités (théorique et réelle) et dégage
les écarts : en cas d’écart important, un double comptage doit être effectué pour confirmer les premiers résultats ;
6) l’équipe dresse un procès-verbal d'inventaire (en 3 exemplaires) signé ; 7) l’équipe d’inventaire transmet 1 exemplaire du procès-verbal d'inventaire au SGF
pour information et décision à prendre, 1 exemplaire au Comptable pour attribution, 1 exemplaire à la comptabilité pour traitement ;
8) le Comptable met à jour ses fiches et classe le procès-verbal d'inventaire ;
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif : Bon d’entrée Bon de sortie Modèle de fiche d’inventaire de stock Modèle de fiche de stock (ou registre de fournitures) Modèle de fiche de dotation de carburant Modèle de registre de carburant
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Annexe 1 : Bon d’entrée
BON D’ENTREE
DATE : |_____|_____|_____|
DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations
Comptable Le SGF
INSTRUCTIONS POUR L’ENTREE : les mouvements de stock sont faits dans l’unité de comptage
Entête
79
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Annexe 2 : Bon de sortie
BON DE SORTIE
DATE : |_____|_____|_____|
DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE OBERVATIONS
LE COMPTABLE LE BENEFICIAIRE
Le SGF
INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : les mouvements de stock sont faits dans l’unité de comptage
Entête
80
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Annexe 3 : Fiche d’inventaire de stock
FICHE D’INVENTAIRE DE STOCK
Numéro de folio : _______________ Date de l’inventaire : |_____|_____|_____|
Nature du bien : __________________________________________ Localisation : _________________________________________ Numéro de compte : ____________________
Référence Description Unité Qté théorique Qté physique Ecart Observations
Le Comptable
Visa
SPM SGF
INSTRUCTIONS POUR L’EQUIPE D’INVENTAIRE : les quantités feront l’objet d’un double comptage afin d’éviter les erreurs
Entête
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Annexe 4 : Fiche de stock (registre de stock)
REGISTRE DES FOURNITURES
Numéro de folio : ____________ Numéro de compte : ____________________
Intitulé du compte : _____________________________________________________________________ Désignation du bien : _________________________________________________
Date
N° BE ou BS
Description de l’opération
Bénéficiaire
Qté entrée
Qté sortie
Stock théoriq.
Stock physiq.
Ecart
Emargement
Observations
INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recensés dans le registre suivant l’unité de comptage.
Entête
82
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Annexe 5 : Fiche de dotation de carburant
FICHE DE DOTATION DE CARBURANT _______
DATE : |_____|_____|_____|
DEMANDEUR : SERVICE :
DEMANDE OCTROI
QUANTITE
OBJET OU OBSERVATIONS
QUANTITE
OBJET OU OBSERVATION
Signature du demandeur
Signature du Comptable
Approbation de SE Visa du SGF
Entête
83
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Annexe 6 : Registre de carburant
REGISTRE DE CARBURANT
Numéro de folio : ____________ Numéro de compte : ____________________
Intitulé du compte : ________________________________________
Date
Qté
entrée
Qté
sortie
Fournisseur
Bénéficiaire
N°
série des
tickets
Stock
théorie.
Stock
physique
Ecart
Emargement
Observations
Entête
84
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CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
9. PROCÉDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS
9.1. Cadre Règlementaire
9.1.1. Objectifs poursuivis Les procédures de gestion des équipements visent les objectifs suivants :
- maintien du potentiel de travail des structures de mise en œuvre du PSDCC ; - utilisation rationnelle des équipements affectés ; - identification précise des équipements à l’occasion de leur entrée dans le
patrimoine du PSDCC ; - réalisation périodique d’inventaire physique des équipements ; - renouvellement optimal des équipements.
9.1.2. Textes de référence Les règles de gestion des biens acquis pour les activités du PSDCC sont définies dans les textes ci-après :
- Accord de Prêt avec l’IDA ; - Législation en vigueur en matière de gestion des équipements et matériels.
9.2. Principes de Gestion des équipements
9.2.1. Destination finale des biens Les équipements acquis dans le cadre de la mise en œuvre du PSDCC sont utilisés par les structures concernées tout au long de la vie du projet. La destination finale de ces biens n’est déterminée qu’à la fin des activités pour lesquelles ils ont été mobilisés.
Les propositions de réaffectation sont faites le Ministre en charge des finances. 9.2.2. Nature des biens concernés Les biens considérés comme des équipements sont :
- le matériel de bureau - le matériel informatique, - le matériel bureautique, - le mobilier de bureau, - le matériel de transport, - le matériel audiovisuel, - etc.
9.2.3. Etapes de gestion des équipements Les procédures de gestion des équipements comportent les étapes suivantes :
- la réception et l’entrée des biens, - l’affectation des biens aux utilisateurs - l’utilisation et l’entretien des biens, - le suivi des biens (l’inventaire) - la sortie des biens.
9.3. Gestion des Equipements
Avant de détailler les procédures de gestion ci-dessus citées, il est important de rappeler les éléments de codification et les outils de gestion des équipements. 9.3.1. Codification des équipements L'intérêt de cette codification est de permettre les possibilités suivantes :
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
- faciliter l'exécution des inventaires physiques; - favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés; - identifier sans perte de temps les biens. - L'attribution d'un code entraîne son inscription sur le bien par le Comptable. - Cette référence est reportée dans le registre des biens durables.
9.3.2. Codification des informations L’efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l’identification, à l’utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles d’être codifiées comprennent :
- le projet duquel relève le bien (ex. PSDCC) - la nature à laquelle appartient le bien (Matériel de bureau, mobilier de bureau,
matériel informatique, …) ; - l’année d’acquisition (représentée par les deux derniers chiffres), - le numéro d’ordre du bien (numéro à trois chiffres maximum : 001 par
exemple).
Ainsi le code suivant : PSDCC|MAB|13|003 fournit les renseignements suivants :
- PSDCC : bien appartenant au PSDCC, - MAB : classé dans le matériel de bureau - 13 : bien acquis en 2013, - 003 : bien inscrit au numéro 003 dans le registre des biens.
Le SSDCC jugera de l’ordre dans lequel ces informations seront inscrites Pour le cas particulier des véhicules, il sera inscrit sur les portières, l’identification du projet (PSDCC), la source de financement (IDA), le numéro de l’Accord de financement (CREDIT IDA 5111-BJ---), site d’affectation et/ou un numéro de rang. 9.3.3. Les outils de gestion des équipements Matériel de gestion Le Comptable dispose des outils suivants pour la gestion des biens durables :
- des classeurs, - des chemises cartonnées, - des dossiers à sangles, - une armoire qui ferme à clef, - une machine à étiqueter ou des étiquettes autocollantes, - un micro-ordinateur sur lequel est installé le logiciel de gestion des
immobilisations, - des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.
Supports de gestion Les supports nécessaires à la gestion des équipements comprennent :
- le registre des biens, - la fiche d’immobilisation, - la fiche d’inventaire.
Le registre Il est ouvert un registre pour la gestion des biens. Ce registre manuel ou informatique comprend les renseignements suivants:
- le code d’identification, - la date d’entrée du bien,
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
- la désignation du bien, - la marque, - le type, - le nom du fournisseur, - le service utilisateur (la localisation), - le numéro de la fiche de coût de revient, - le prix d’acquisition, - source de financement - la date de sortie du bien, - les observations. - Le registre des biens durables est tenu par le Comptable mais une fiche
d'immobilisation qui suit l’immobilisation est créée en même temps que l'inscription du bien dans le registre.
La fiche d’immobilisation La fiche, lorsqu’elle est manuelle, est de préférence cartonnée. Elle suit l'immobilisation dans son lieu d'utilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d'immobilisation :
- la date d’acquisition et de mise en service, - le numéro d'identification du bien, - la désignation du bien, - les références de la fiche de coût de revient, - la marque, - le type, - le nom du fournisseur, - le prix d'acquisition, - la source de financement, - l’affectation, - les opérations de réparation et visite technique, - les caractéristiques du bien, - la sortie du patrimoine.
La fiche d’inventaire La fiche d’inventaire fournit les informations suivantes :
- le projet duquel relève le bien, - la composante à laquelle est affecté le bien, - la localisation du bien, - la nature du bien, - l’étiquette, - la désignation du bien, - la description sommaire du bien, - l’état du bien, - la source de financement du bien, - la date d’acquisition, - la valeur d’acquisition ou valeur d’entrée du bien, - les observations pertinentes sur le bien.
9.3.4. Processus d’affectation des biens 1) Le Comptable procède à l’étiquetage (inscription des code sur les biens) du bien
selon la procédure décrite au § III.1 (code d’identification ; établit un bordereau d’affectation du matériel (BAM) en 2 exemplaires.
2) Le Comptable transmet le BAM au SGF pour vérification et visa ; 3) Le SGF transmet le BAM au SE pour signature 4) Le SE signe les 2 exemplaires du BAM et les retourne au Comptable ;
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
5) Le Comptable envoie le bien et les deux exemplaires du BAM au demandeur ou au destinataire ;
6) le demandeur signe les 2 exemplaires du BAM pour décharge et récupère un exemplaire du BAM pour conserver contre remise de biens ;
7) le Comptable met à jour le registre des immobilisations. 8) Le Comptable classe le 1er exemplaire du BAM dans le « dossier
d’immobilisations » pour le suivi de l’immobilisation. 9.3.5. Utilisation des biens Dispositions générales L’utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matériel de bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne présente aucune particularité à partir du moment où ils ont été affectés à des agents précis. Chaque agent est responsable de l’utilisation du matériel qui lui a été affecté. D’autres biens exigent, au contraire, un suivi très rapproché afin de leur assurer une durée de vie raisonnable. Il s’agit : des véhicules, du matériel informatique et des photocopieuses. Véhicules
1) Le Comptable veille à ce que tous les véhicules acquis dans le cadre du PSDCC porte sur les portes, à l’extérieur, l’inscription estampillé « PSDCC » en précisant le numéro du crédit et la source de financement.
2) Le chauffeur vérifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement des organes et la validité des pièces administratives (carte grise / jaune, assurance, vignette, visite technique) du véhicule qui lui est affecté et met à jour le carnet de bord du véhicule.
3) Le chauffeur informe le Comptable de tout dysfonctionnement qu’il ne peut pas lui-même résoudre et de l’échéance prochaine de renouvellement des pièces administratives dans le cahier de bord du véhicule.
4) Pour chaque déplacement, le chauffeur remplit le carnet de bord ; 5) A l’occasion des déplacements à l’intérieur du pays, un ordre de mission est établi
et signé par le Secrétaire Exécutif ; 6) le chauffeur s’interdit de transporter des personnes étrangères au service sans
autorisation préalable de l’autorité. Equipements collectifs (copieurs) Le Comptable vérifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement de l’équipement et mentionne dans la fiche de suivi les résultats de la vérification 9.3.6. Procédures d’entretien et de réparations Définitions Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un équipement, trois types d'entretien sont à envisager :
- l'entretien permanent ou quotidien, - l'entretien périodique, - les réparations.
L’entretien des biens Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice où sont consignées les instructions relatives à leur entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matériel désigné, de même que la documentation technique fournie sur le fonctionnement. L'entretien périodique doit s'effectuer selon les modalités énoncées sur la notice d'entretien préalablement établie.
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Entretien des véhicules L'entretien quotidien et périodique des véhicules est assuré par le CVA.
L’entretien périodique est réalisé selon les spécifications et la périodicité prescrite par le constructeur dans un garage reconnu et agréé par le projet.
La visite technique des véhicules est conduite sous la responsabilité du Comptable. Le carnet de bord du véhicule est examiné régulièrement car il fournit de riches renseignements sur la qualité d'utilisation du bien.
Ces informations sont les suivantes: - le nom du chauffeur affecté, - les destinations assurées, - les kilomètres parcourus, - les entretiens déjà effectués, - les numéros d'ordres de mission, - les observations éventuelles.
Entretien du matériel informatique En particulier, l'entretien périodique du matériel informatique est confié à un service extérieur local d'informatique pour assurer:
- la maintenance du matériel, - la maintenance du logiciel d'exploitation.
La maintenance des logiciels d'application doit être assurée par le fournisseur des programmes, un informaticien indépendant ou par un agent qui aura été préalablement formé à cette tâche. Entretien des autres équipements L'entretien périodique des autres équipements est assuré par :
- l'utilisateur d'une part, s'il a reçu une formation appropriée et ; - d'autre part, un service extérieur si la nature des travaux l'exige.
La réparation des biens Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement d'un bon de réparation (BDR) comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature des réparations demandées :
- les références du bien, - la date de demande des réparations, - la désignation des travaux à effectuer, - les travaux effectués, - toutes autres informations utiles.
Le BDR est un bon de commande spécial pour service de réparation. Tous les BDR sont signés par le SGF et le Secrétaire Exécutif.
Le BDR est établi en quatre exemplaires. Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :
- 2 exemplaires pour le service extérieur de réparation, - 1 exemplaire pour la comptabilité et, - 1 exemplaire constituant la souche.
Le réparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDR à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constaté par un bordereau de livraison du réparateur dûment visé par le Comptable. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien.
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PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Une copie du bon de réparation est classée dans le dossier individuel du bien par le Comptable. L’entretien et la réparation des biens équipements font partie intégrante d’un contrat de prestation. 9.3.7. Procédures de suivi et d’inventaire des biens Objectif de l’inventaire L'inventaire a pour but le contrôle physique des équipements.
Cette opération permet de déterminer les écarts entre : - d'une part les biens enregistrés dans les registres des biens et dans les
comptes et, - d'autre part la situation physique des biens.
Responsabilité de l’inventaire Les opérations d'inventaire sont effectuées au moins une fois par année et sont placées sous la supervision du SGF. Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe d’inventaire comprenant outre le Comptable, d’autres agents désignés par le SGF. Dispositions de prise d’inventaire La réussite de la procédure des prises d'inventaire nécessite la mise en place des dispositions suivantes :
- préparation des fiches d'inventaire - information préalable (note de service) des personnes concernées par la
procédure, - rangement préalable des biens.
Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en particulier l'état du bien. Toutes les fiches d’inventaire sont datées et signées par les membres de l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploitées avec les registres pour compléter les informations qui ne sont pas matérialisées sur les biens. A la fin de l'opération, un procès verbal d'inventaire physique des immobilisations est établi et signé par les membres de l’équipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignées dans le procès verbal sont communiquées par le SGF au Secrétaire Exécutif pour contrôle et décisions éventuelles à prendre, soit :
- pour autoriser la sortie définitive d'un bien, - pour prendre des sanctions à l'encontre des agents qui font un abus, - pour autoriser le remplacement d'un bien.
Processus de suivi des immobilisations et de prise d’inventaire
1) Le SGF organise les inventaires physiques des immobilisations du PSDCC ; 2) les équipes d’inventaire établissent les procès-verbaux des immobilisations
inventoriées; 3) les équipes d’inventaire transmettent les procès-verbaux d’inventaire au SGF pour
contrôle ; 4) le SGF soumet les procès-verbaux au Secrétaire Exécutif pour visa ; 5) le Secrétaire Exécutif vise les procès-verbaux et les retourne au SGF ; 6) le SGF ventile les procès-verbaux à la comptabilité et à chaque Cellule
Préfectorale ; 7) le Comptable édite les tableaux des immobilisations, 8) le Comptable édite le grand-livre des comptes d'immobilisations et procède au
rapprochement.
S'il existe des écarts,
91
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1) le Comptable recherche les explications et procède aux régularisations ; 2) S'il n'existe pas d'écarts, 3) le Comptable classe définitivement l’exemplaire du procès-verbal d’inventaire
avec le tableau des immobilisationsetle grand-livredescomptesd'immobilisations.
9.3.8. Mise au rebut des biens
1) Le Comptable recense, à partir des procès-verbaux d’inventaire, les immobilisations à mettre au rebut ;
2) Le Comptable édite le tableau des immobilisations ; 3) Le Comptable inscrit la mention "à mettre au rebut" dans le tableau des
immobilisations, pour les biens dont la sortie du fichier d'immobilisations est préconisée.
4) Le Comptable transmet le tableau au SGF pour contrôle et avis ; 5) Le SGF soumet la liste au Secrétaire Exécutif pour autorisation ; 6) le Secrétaire Exécutif donne son accord en signant la liste avec la mention « Bon
pour mise au rebut » ; et la retourne au SGF ; 7) la commission de mise au rebut procède à la sortie des biens et dresse un procès-
verbal dûment signé par ses membres ; 8) le Comptable met à jour le registre des immobilisations ; 9) le Comptable prépare une pièce d’OD (Opérations diverses) et constate la mise au
rebut dans les registres comptables du PSDCC et classe les pièces justificatives (autorisation, PV, pièce d’OD).
9.4. Protection des Equipements
Le SSDCC (Secrétaire Exécutif) souscrit des polices d’assurances contre les risques suivants que peuvent courir les biens :
- vol, - incendie, - responsabilité civile.
Les originaux de polices d’assurances sont conservés dans un coffre au bureau du SGF. Des exemplaires sont transmis au Comptable pour la tenue de la comptabilité. Le SGF est responsable du renouvellement dans les délais des polices d’assurances des biens. Le SSDCC peut utiliser les services d’un courtier d’assurance pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices.
92
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS
93
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif Bordereau d’affectation de matériel Modèle de registre de biens durables Modèle de fiche d’immobilisation Fiche d’inventaire d’immobilisations Modèle de carnet de bord de véhicule Modèle de bon de travail
Annexe 1: Bordereau d’affectation de matériel
BORDEREAU D’AFFECTATION DE MATERIEL :____
DATE : |_____|_____|_____|
DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION
Le SGF Le bénéficiaire
LE SECRETAIRE EXECUTIF LE SPM
INSTRUCTIONS : sauf disposition contraire, les biens restent la propriété du Projet jusqu’à leur rétrocession définitive
Entête
94
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 2 : Registre de biens durables
REGISTRE DES BIENS DURABLES
Numéro de folio : ________________ Numéro de compte : ____________________
Intitulé du compte : _____________________________________________________________________ Codification Date Description Allotissement Valeur Réf. Cde Fournisseur Affectation Mouvements observations
date nature destination
report du folio précédent
total à reporter
INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le registre
Entête
95
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 3 : Fiche d’immobilisation
FICHE D’IMMOBILISATION :____
DATE : |_____|_____|_____|
Numéro de compte : Codification : Description : Affectation : Fournisseur : Date de mise en service :
Date de sortie :
Détail du coût :
DESIGNATION Montant en devise
Montant en F.CFA
Total du coût global
Quantité du bien :
Coût de chaque immobilisation :
Le Comptable Le SGF
Motif:
Entête
96
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 4 : Fiche d’inventaire de biens durables
FICHE D’INVENTAIRE DES BIENS DURABLES
Numéro de folio : ________ Date de l’inventaire : |_____|______|______| Nature du bien : __________________________________________ Localisation : _________________________________________ Numéro de compte : ____________________
Codification
Description
Localisation
Etat
Date
d’acquisition
Valeur
d’acquisition
Financement
Obs.
1.1.1.1.1.1.1.1.1 Report
total (à reporter)
Le Comptable Le Responsable du service utilisateur Le SGF
INSTRUCTIONS POUR L’EQUIPE D’INVENTAIRE : s’assurer que les biens recensés sont la propriété du projet ou mis à sa disposition.
Entête
97
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Annexe 5: Carnet de bord de véhicule
CARNET DE BORD DE VEHICULE
Numéro de folio : ____________ Numéro du véhicule : ____________________
Nom du Chauffeur : _______________________________________ Date
Destination
Km
départ
Km
arrivée
Total km
parcourus
Qté
carburant
Qté
lubrifiant
Entretien
Réparation
Observations
Entête
98
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 6 : Bon de travail
BON DE TRAVAIL
DATE : |_____|_____|_____|
Est invité à exécuter les services ci-après :
DETAIL DE LA PRESTATION
(CODIFICATION)
QUANTITE
PRIX UNITAIRE
MONTANT
TOTAL HORS TAXE
Montant total en toutes lettres : __________________________________________________________________ Délai de livraison : _____________________ Régime fiscal : _____________________
Le Prestataire Le SGF
PRESTATAIRE
Entête
99
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 6 : GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION
BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE ET DE TRESORERIE
100
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
10. PROCÉDURES DE GESTION BUDGÉTAIRE
10.1. Dispositions Générales sur les Budgets du PSDCC
10.1.1. Cadre réglementaire du budget Le budget étant une évaluation financière des activités programmées annuellement, il importe que cette évaluation s’appuie sur une programmation réglementaire. Le programme d’activités du PSDCC a été convenu par le Gouvernement béninois et l’IDA à travers le document du Projet. Le processus d’élaboration du budget doit observer les dispositions des documents suivants :
l’accord de Prêt, le document d’évaluation du projet, les tableaux des coûts du PSDCC, les textes réglementaires portant normes d’élaboration des programmes et
rapports d’activités dans les structures de l’Administration de l’Etat.
10.1.2. Principes budgétaires Lors de l’élaboration et de l’exécution du budget du PSDCC, les cinq (05) principes suivants doivent être observés : la période budgétaire du PSDCC correspond à l’année civile : 1er janvier au 31
décembre. Mais les prévisions de dépenses d’investissements non exécutées au cours d’une période peuvent être reconduites pour la période suivante. L’efficacité du processus d’élaboration budgétaire dépendra de la qualité de la planification de ces activités dans le temps. Cette planification doit pouvoir prendre en compte la durée totale du projet ;
le budget doit intégrer tous les financements (Bailleurs de fonds, Etat béninois, bénéficiaires, …) ;
chaque structure d’exécution élabore le budget de ses activités ; le budget consolidé doit inclure aussi bien les dépenses du SSDCC que celles des
autres structures de mise en œuvre du PSDCC.; les personnes chargées de l’élaboration du budget doivent prendre en compte les
règles d’exécution budgétaire selon lesquelles : - toute dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au budget. Dans le
cas contraire, l’avis de l’IDA est requis. - les dépassements budgétaires ne sont autorisés que dans les limites prévues.
Les budgets sont ainsi fortement dépendants des activités à exécuter dans le cadre des composantes du projet.
10.1.3. Structures d’élaboration du budget Les structures impliquées dans l’élaboration et l’approbation du budget du PSDCC comprennent :
l’IDA la CONAFIL : le SSDCC, les Directions Techniques du MDGLAAT
Toutefois, la responsabilité de l’élaboration du budget incombe au SSDCC. Par ailleurs, d’autres intervenants, selon leur niveau d’implication, participent à l’élaboration du budget :
les Préfets, les Maires des communes, les bénéficiaires,
Ces structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du PSDCC.
L’IDA donne son avis de non-objection sur le budget validé par la CONAFIL.
101
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
La CONAFIL examine, lors de sa première session annuelle, le projet de Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA) soumis à son approbation. La décision du CONAFIL approuvant le PTBA doit être formalisée par une délibération. La délibération est signée par le Président du Comité de Pilotage et le Secrétaire de séance au même titre que le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle elle a eu lieu. Cette forme de présentation rend efficace le suivi de leur application.
Le SDCC: centralise et consolide les propositions budgétaires des activités des structures de
mise en œuvre du Projet, élabore le projet de PTBA qui prend en compte les activités des acteurs
approuvées et son propre budget.
Les Communes identifient les priorités à prendre en compte dans le cadre du PSDCC en tenant compte des critères de ciblage et de phasage retenus à partir des données obtenues de l’INSEA et validées par les membres de la CONAFIL après avis de non objection de la Banque mondiale. 10.1.4. Document budgétaire Le document budgétaire du PSDCC prend l’appellation de Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA). Le PTBA est un recueil de programmation des activités à conduire au cours d’une période annuelle. Il contient au moins les données suivantes :
la justification de chaque activité, les objectifs poursuivis par l’activité, les résultats attendus de l’exécution de l’activité, la description de l’activité, les acteurs concernés par l’activité, le calendrier d’exécution de l’activité, le budget de l’activité.
10.2. Procédures d’élaboration du Budget Annuel
10.2.1. Calendrier budgétaire
Le processus d’élaboration du budget annuel du PSDCC doit être bouclé avant le début de l’exercice budgétaire afin de permettre l’engagement dans les délais requis des dépenses budgétisées.
Aussi, le processus d’élaboration du budget doit-il être terminé suffisamment à temps afin d’inscrire son examen et son approbation à la session de la CONAFIL consacrée à l’examen et à l’approbation du PTBA. Le processus budgétaire doit commencer au plus tard le 15 juillet et se terminer au plus tard le 30 novembre de l’exercice qui le précède.
A titre indicatif, le calendrier de préparation du budget du PSDCC peut se présenter comme suit :
N° ordre Etapes Période/délai Structures
responsables
1 Identification des priorités Communes et communautés
juillet COMMUNES/
COMMUNAUTES 2 Elaboration du budget interne du SSDCC Juillet SSDCC 4 Elaboration des programmes d’activités Août SSDCC 5 Elaboration du projet de PTBA Septembre SSDCC 6 Approbation du PTBA Octobre CONAFIL 7 Non objection de l’IDA Décembre SSDCC/IDA 8 Diffusion et mise en place du budget Décembre /janvier SSDCC
102
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
NB : le programme d’activités doit être élaboré avant le budget interne du SSDCC. En effet, le programme d’activités définira la justification de chaque activité, les objectifs poursuivis et les résultats à atteindre. Outre cette disposition, les spécialistes au niveau du SSDCC ne pourront qu’exprimer leur besoin pour leur fonctionnement et leurs différents déplacements sur le terrain.).
10.2.2. Processus budgétaire
Identification des priorités des Communes L’identification des priorités des Communes se fait en concertation avec l’ensemble des acteurs (les préfets, Communes, etc.) concernés de chaque communauté. Elaboration du budget interne du SSDCC Le Secrétaire Exécutif, après une présentation chiffrée du niveau d’exécution provisoire du budget de l’année en cours, définit la stratégie et les objectifs consignés dans les documents d’évaluation du Projet et les documents de ciblage et phasage et prévus à atteindre pour l’année à avenir. Cette disposition constitue la définition du cadrage budgétaire qui sera notifié à chaque responsable et agent. Suite à la réception du cadrage budgétaire du Secrétaire Exécutif, chaque responsable ou agent transmet ses propositions budgétaires au SGF.
Le SGF consolide l’ensemble des propositions budgétaires qu’il transmet au Secrétaire Exécutif.
Le Secrétaire Exécutif, procède à un arbitrage des propositions budgétaires avec l’ensemble du personnel du SSDCC au cours d’une session préparatoire interne du PTAB. A cette session, il est procédé à : (i) la définition des axes prioritaires tenant compte des recommandations des auditeurs, des résultats acquis sur le terrain et des préoccupations de la tutelle ou des bailleurs de fonds est faite ; (ii) l’analyse du taux de réalisation du budget en cours et des écarts entre les objectifs et les réalisations pour décider des mesures correctives à mettre en jeu (iii) l’analyse des activités probables à exécuter avant la fin de l’année et la prise de décision de report de certaines activités.
Le SGF élabore le projet de budget interne de SSDCC. Elaboration des programmes d’activités Les Communes élaborent les projets de programmes d’activités à exécuter dans le cadre du PSDCC.
Les projets de programmes d’activités ainsi élaborés sont transmis au SSDCC au plus tard le 31 juillet les listes des sous projets communaux et communautaires. Elaboration du projet de PTBA Le SSE en collaboration avec le SGF centralise et procède aux vérifications d’usage et corrige le cas échéant les données reçues des préfectures après approbation du Secrétaire Permanent.
Le SSE et le SGF élaborent le projet de PTBA sur la base des projets de programmes d’activités des partenaires et du SSDCC.
Le projet de PTBA est transmis par le Secrétaire Permanent au CONAFIL pour recueillir ses observations. Approbation du PTBA Le projet de PTBA du PSDCC est soumis à l’approbation du CONAFIL à l’occasion de la première session annuelle de la CONAFIL.
103
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Diffusion et mise en place du PTBA approuvé
Le PTBA approuvé est diffusé aux structures d’exécution pour sa mise en œuvre.
Le budget est mis en place dans le système de gestion financière du PSDCC avant le début des engagements de dépenses. Le Comptable (C) inscrit dans chaque poste budgétaire les crédits de dépenses autorisés.
Pour ce faire, le Comptable © prépare un bordereau budgétaire par budget et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion mis en place.
Le C édite alors les états budgétaires sur la base desquels les opérations sont engagées. Des exemplaires de ces états peuvent être également ventilés au personnel d’exécution du budget.
Sur le plan pratique, le budget annuel est découpé en tranches trimestrielles. Ce type de découpage permet les comparaisons trimestrielles notamment à l’occasion de la présentation des rapports périodiques.
Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé, le SGF ventile un exemplaire du budget approuvé au personnel chargé de l’exécution du budget.
10.3. Processus d’Exécution du Budget
L’exécution du budget consiste : - à la mise en place du budget, - à l’engagement des dépenses, - au paiement des dépenses budgétisées.
La règle principale de l’exécution budgétaire est la suivante :
aucune dépense ne peut être engagée si elle n’est pas prévue au budget 10.3.1. Personnel d’exécution du budget
Le personnel d’exécution du budget du PSDCC comprend :
Au niveau du SSDCC : - le Secrétariat Exécutif - le Spécialiste en Gestion Financière. - le Spécialiste en Suivi Evaluation - le Spécialiste en Filets Sociaux - le Spécialiste en Communication - le Spécialiste en Génie Civil au niveau national - le Spécialiste en Passation des Marchés. - le Spécialiste en Formation et en Gestion à la Base - les chefs de cellule préfectorale - les contrôleurs financiers - le Spécialiste en Génie Civil au niveau départemental - les conducteurs des véhicules administratifs - le Comptable - La secrétaire de direction
10.3.2. Engagement des dépenses
L’engagement est l’acte par lequel le PSDCC crée ou constate une obligation dont il résultera une dépense.
104
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
En pratique, l’engagement se manifeste par la signature d’un bon de commande, l’approbation d’une lettre de commande, d’un contrat, d’un texte du Gouvernement ou d’une note de service interne ayant une incidence financière. Seules les personnes visées ci-dessus sont habilitées à initier des activités induisant des dépenses des dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se fait d'après les modes d'acquisition de travaux, des biens et fournitures, et des services détaillés au module II « Procédures de passation des marchés ». L’engagement des dépenses est fait dans l’une des formes suivantes :
CATEGORIE DE DEPENSES FORME DE L’ENGAGEMENT
TRAVAUX - établissement d’une commande - passation d’un marché
VEHICULES, EQUIPEMENT ET BIENS - établissement d’une commande - passation d’un marché
SERVICES DE CONSULTANTS - établissement d’une commande - passation d’un marché
FORMATION - établissement d’une commande - passation d’un marché
FRAIS D’EXPLOITATION
- contrat de travail, grille des salaires - décisions prises concernant la situation de chaque agent ou les missions et travaux dont il est chargé - décisions du SSDCC
Toute personne qui souhaite faire engager une dépense doit au préalable s’assurer de la disponibilité de crédit budgétaire. Cette information est disponible auprès du Comptable ou du SGF ou dans les états semestriels de chaque structure.
En cas d'insuffisance de crédit pour l'engagement d'une dépense indispensable, le SSDCC doit veiller à faire réviser les crédits pour réallouer les postes déficitaires. 10.3.3. Contrôle des engagements de dépenses
Le SGF et le SPM exercent le contrôle permanent à priori et même à posteriori des dépenses engagées par le Secrétaire Exécutif. Ce contrôle fait partie du dispositif de contrôle interne. Il ne s’agit pas d’un contrôle d’opportunité de la dépense mais de la conformité de la dépense à engager. Le contrôle consiste à détecter les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives. Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :
Efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d’erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l’exécution dont il faut déceler les causes ;
Rapidité : un écart constaté risque de s’aggraver si des mesures correctives ne sont pas prises à temps ;
Fréquence : les vérifications opérées par le biais du contrôle budgétaire doivent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.
Tous les engagements de dépenses sont approuvés par le Secrétaire Exécutif afin d’en assurer la conformité au budget.
105
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
10.3.4. Paiement des dépenses
Le paiement des dépenses engagées est assuré par le SGF au niveau du SSDCC. Les paiements des dépenses sont faits après certification soit :
du service fait, de la livraison conforme du bien, de la réception conforme des travaux.
La certification est matérialisée sur les pièces justificatives (facture, décompte etc.) de paiement par les responsables habilités.
10.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE
Le processus de suivi budgétaire se décline comme suit :
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Trimestriellement Le Comptable - édite les états d’exécution budgétaire de
la période - transmet les états au SGF
x
2. Le SGF
- analyse les écarts entre les prévisions et les réalisations en collaboration avec les autres responsables du Projet
- élabore un rapport d’exécution budgétaire
- transmet le rapport au Secrétaire Exécutif
x
3. Le Secrétaire
Exécutif
- examine le rapport, - donne éventuellement des instructions - retourne le rapport au SGF
x
x
4. Le SGF
- prend les dispositions nécessaires pour l’exécution des décisions du Secrétaire Exécutif
- classe le rapport
x
x
10.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE
10.5.1. Dispositions générales Dans la mesure où les programmes de travail reposent sur des prévisions d’activités et de coûts à moyen et court terme, la mise en œuvre de ces programmes aboutit dans la réalité au dégagement d’écarts entre les prévisions et les réalisations en fonction des situations rencontrées. L’analyse et l’explication de ces écarts aboutissent nécessairement à des révisions pour réadapter les coûts aux activités à mener. Le principe est le suivant :
- La révision des budgets s’effectue normalement par les organes qui les ont approuvés préalablement.
- Cette disposition doit être prévue dans les modalités de fonctionnement des organes compétents.
- On peut prévoir une révision budgétaire au maximum deux fois par an. - Les budgets révisés sont communiqués au personnel d’exécution du budget dans
les mêmes conditions que lors de l’élaboration. 10.5.2. Processus de révision budgétaire par la CONAFIL Il existe deux (02) modes de révision budgétaires : le réaménagement budgétaire, la révision budgétaire
106
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
10.5.3. Le réaménagement budgétaire Le réaménagement budgétaire consiste à une réaffectation des ressources d’une ligne budgétaire à une autre dans la même rubrique budgétaire.
Le Secrétariat Exécutif est la personne habilitée à procéder à un réaménagement budgétaire après avis de non objection de la Banque mondiale. Le processus détaillé est le suivant :
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1.
Sur la base des décisions du Comité de
Pilotage
Le SGF
- prépare une lettre de réaménagement budgétaire
- transmet au Secrétaire Exécutif
x
2. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie la conformité de la lettre - signe la lettre - transmet à la Secrétaire de direction de SSDCC
x
3. La Secrétaire de direction
- prend des copies de la lettre - transmet l’original au SGF - ventile les autres copies aux personnes
chargées de l’exécution du budget - classe la copie de la lettre
x
x
4. Le SGF - prend une copie de la lettre - transmet l’original de la lettre au Comptable - classe la copie de la lettre
x
x
5. Le Comptable - met à jour les tables budgétaires dans le
système de gestion - classe la copie de la lettre
x
x
10.5.4. Révision budgétaire La révision budgétaire consiste à une modification des activités prévues dans le budget initial.
Les organes habilités à autoriser une révision budgétaire sont la CONAFIL et l’IDA pour la non-objection.
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D 1. Sur la base de l’analyse
budgétaire Le SGF - établit un rapport d’exécution
budgétaire - transmet le rapport au
Coordonnateur
x
2. Le Secrétaire Exécutif
- examine le rapport - prépare un rapport au Comité de
Pilotage - instruit La SD-SSDCC pour la
préparation de la lettre - signe la lettre - retourne le dossier à La SD-SSDCC
x
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D 1 La Secrétaire de
direction - prend une copie du dossier - transmet les originaux au président de
la CONAFIL - classe les copies
2 Le Comité de Pilotage
- se réunit et examine le rapport du Secrétaire Exécutif prend les décisions nécessaires
3 Sur la base du PV du Comité de
Pilotage
Le Secrétaire Exécutif
- donne les instructions au SGF pour la prise en compte des décisions du Comité de Pilotage
x
107
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexes aux Procédures de Gestion Budgétaire
Les modèles présentés sont donnés à titre indicatif. Annexe 1 : Instructions de préparation du budget Annexe 2 : Fiche d’élaboration budgétaire Annexe 3 : Modèle de tableau de consolidation budgétaire Annexe 4 : Modèle de fiche de révision budgétaire
108
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 1 : Instructions de préparation du budget
DATE : |_____|_____|_____|
LETTRE CIRCULAIRE N° ____________ Messieurs, J’ai l’honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget des activités des composantes du Projet de Services Décentralisés Conduits par les Communautés (PSDCC) qui relèvent de votre compétence. Ces informations :
- rappellent les responsabilités de chaque structure dans la préparation du budget ; - donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l’année ; - déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; - fixent les délais de dépôt des propositions de budget.
A. RESPONSABILITE
Veuillez noter que chaque structure porte l’entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l’exécution.
Les insuffisances de crédit, en cours d’exécution, liées à une mauvaise appréciation des besoins de la structure ne sauraient être imputées au SSDCC du Projet.
A contrario, des efforts de prévisions doivent être faits pour éviter les excédents de crédit importants.
B. DIRECTIVES
(Préciser ici les aspects sur lesquels l’accent devrait être spécialement mis cette année dans les activités mise en œuvre par les structures d’exécution).
C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS
Chaque structure utilisera les formulaires (fiches d’élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour la préparation des propositions. L’évaluation des dépenses repose sur :
- une prévision fidèle des activités en volume, - une valorisation des coûts induits par ces activités.
Les activités non terminées en fin d’exercice doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu.
Les valorisations doivent inclure les taux d’inflation, les augmentations ou les diminutions
D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS Les propositions budgétaires doivent parvenir au SSDCC au plus le 31 juillet de N+1 délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter le délai. Toutes propositions parvenues après cette date exposent la structure à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanctions en la matière).
LE SECRETAIRE EXECUTIF
Entête
A Tous les Responsables de structures
d’exécution du budget du PSDCC
109
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Annexe 2 : Fiche d’élaboration budgétaire
FICHE D’ELABORATION BUDGETAIRE
EXERCICE :
COMPOSANTE : STRUCTURE : ACTIVITE : FINANCEMENT : POSTE Budgétaire :
TOTAL DEPENSE : DETAIL DE LA DEPENSE : (à distinguer par nature de dépenses) :
DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT
TOTAL DE LA PROPOSITION
IMPREVUS FINANCIERS
%
TOTAL NET DE LA PROPOSITION
L’agent chargé de l’élaboration Le responsable de la structure
Entête
110
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 3 : Tableau de consolidation budgétaire
TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE
Structure d’exécution Activités exécutées Financement des activités Dépense (par nature) Cumul
poste 1 poste 2 poste 3 poste 4 poste 5 poste 6 poste X poste Y
TOTAL CONSOLIDATION
NB. : utiliser plusieurs feuillets selon les besoins.
111
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Annexe 4 : Fiche de révision budgétaire
FICHE DE REVISION BUDGETAIRE ________
EXERCICE : COMPOSANTE : STRUCTURE : ACTIVITE :
Poste budgétaire : Prévision initiale : Révision :
Poste révisé : DETAIL DE LA REVISION : (à distinguer par nature de dépenses) :
DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT
TOTAL DE LA REVISION
Le responsable de la structure Le Comptable
Le Secrétaire Exécutif
Entête
112
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE
DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE
113
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
11. RÈGLES ET NOMENCLATURES FINANCIÈRES
11.1. Règles applicables
L’utilisation des fonds pour l'exécution des activités du PSDCC doit être conforme aux procédures de décaissement de l’IDA. Ainsi,
- les fonds ne sont pas fongibles et donnent lieu à une justification après utilisation ; - les fonds ne peuvent être utilisés que pour les activités auxquelles ils sont
destinés ; - les paiements sont effectués selon les pourcentages convenus dans l’Accord de
Prêt.
11.2. Nomenclature des ressources
Les ressources financières prévues pour couvrir les dépenses du PSDCC proviennent : - du Prêt IDA ; - de la contribution des bénéficiaires ;
11.3. Nomenclature des dépenses financées
Les dépenses éligibles au financement de l’IDA sont payées à 100% par l’IDA. Les dépenses du PSDCC couvertes par les ressources financières sont présentées dans le tableau ci-après : Le tableau ci-dessous établit la catégorie de dépenses à financer à partir du crédit. Tableau A3.1 : Catégories de dépenses
Catégorie Montant du
Financement Alloué (exprimé en DTS)
Montant du Financement Alloué (équivalent en USD)
% de Dépenses Financé
(Taxes comprises) 1) Fournitures, travaux, services autres que des services de consultants, services de consultants et Formation pour les Sous-Projets au titre de la composante 1 du Projet
4.600.000 7.200.000 100 % des montants décaissés au titre des Subventions Communales
2) Fournitures, travaux, services autres que des services de consultants, services de consultants et Formation pour les Sous-Projets au titre de la composante 1 du Projet
18.500.000 28.800.000 100 % des montants décaissésau titre des Subventions Communautaires
3) Fournitures, services autres que services de consultants, services de consultants, Charges d'Exploitation et Formation au titre des composantes 2 et 3 du Projet
4.400.000 6.780.000 100 %
4) Transferts en Espèces au titre de la composante 2 du Projet
1.300.000 2.000.000 100 %
5) Remboursement de l’Avance pour la Préparation du Projet
800.000 1.220.000 Montant dû en vertu de la Section 2.07 des Conditions Générales
MONTANT TOTAL 29.600.000 46.000.000
114
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
12. MÉTHODES DE DÉCAISSEMENT CONVENUES
12.1. Principes généraux
Le principe de base retenu pour les décaissements des ressources du PSDDCC est celui de la comptabilité de trésorerie. Pour retirer les fonds du Compte de prêt, le SSDCC adresse à l’IDA par l’intermédiaire de la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) un dossier de demande de Retrait de Fonds (DRF).
12.2. Méthode du compte désigné
Les modalités de présentation et la composition de chaque DRF dépendent de la méthode de décaissement convenue avec l’IDA dans la lettre de décaissement. Les méthodes de décaissement des fonds du Prêt convenues sont : - Remboursement ; - Réapprovisionnement du compte désigné ; - Paiement direct ; - Engagement spécial.
13. DESCRIPTION DE LA TRÉSORERIE DU PSDCC
Le SSDCC a la responsabilité de la bonne gestion des ressources du PSDCC La trésorerie du PSDCC est composée des fonds disponibles dans :
le compte désigné ouvert à la BCEAO, Agence de Cotonou ; le compte de transactions ; les comptes d’avance du projet ouverts par les agences de paiement recrutées au
titre de la composante 2 ; le compte de transit ; la caisse de menues dépenses.
13.1. Compte désigné
La Caisse Autonome d'Amortissement (CAA) est le représentant désigné pour la mobilisation des fonds du projet. Les Demandes de Retrait de Fonds seront préparées par le SGF du PSDCC et transmis à la CAA par le Secrétaire Exécutif après signature. La CAA traite les DRF et les adresses à la Banque pour paiement. Les fonds seront décaissés à partir du compte IDA pour approvisionner le Compte Désigné. Un journal du Compte désigné est tenu par le SSDCC pour le suivi des opérations.
13.2. Compte de transactions
Il est ouvert un compte de transactions dans une banque commerciale réputée. Ce compte est alimenté à partir du Compte Désigné. Les retraits du compte de projet servent :
au paiement des dépenses du PSDCC initiées par le SSDCC ; à l’alimentation des comptes d’avance des agences de paiement ; à l’alimentation de la caisse de menues dépenses.
13.3. Comptes d’avance des agences de paiement
Il est ouvert un compte d’avance par chaque agence de paiement, dans le cadre de la mise en œuvre de la composante 2 du PSDCC. Ces comptes d’avance sont alimentés à partir du compte de transactions du Projet.
115
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les retraits sur les comptes d’avances sont effectués pour exécuter les activités programmées au sein de chaque agence de paiement pour le règlement des transferts directs aux ménages les plus pauvres ou vulnérables et des travaux d’HIMO.
13.4. Caisse de menues dépenses
Une caisse est tenue au niveau de la Coordination du PSDCC. Elle sert à financer des petites dépenses autorisées par le Secrétaire Exécutif du SSDCC.
14. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ
La gestion du compte désigné est du ressort exclusif de la CAA
14.1. Approvisionnement du Compte Désigné
14.1.1. Objet de la procédure La procédure a pour objet de mobiliser les ressources de l’IDA en vue d’approvisionner le Compte Désigné tenu par la CAA. 14.1.2. Application de la procédure La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte Désigné du dépôt initial de l’IDA que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. 14.1.3. Règles de gestion Les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la date du paiement des dépenses par le SSDCC du Projet.
Des «dépenses autorisées» selon l’Accord de Financement dûment supportées par des pièces justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives comprennent :
- facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires), - bordereau de livraison, ou PV de réception, - bon de commande, contrat, - pièces attestant le règlement.
Les pièces justificatives des dépenses sont conservées au projet à des fins de vérification sur place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide avec la DRF à laquelle elles se rapportent.
14.1.4. Liste des opérations
- Préparation de la DRF - Contrôle et certification de la DRF - Engagement de la DRF sur le SIGFIP - Signature du bordereau de transmission de la DRF par le Coordonnateur - Expédition de la DRF à la CAA - Comptabilisation et Classement de la DRF
116
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
14.1.5. Description de la procédure
Intervenants ou service en charge
Description des taches Documents et
interfaces
Le Comptable
Le SGF Le Secrétaire Exécutif
La CAA
Le CP
PREPARATION DE LA DRF A partir des opérations de décaissement effectuées sur le Compte de transactions et les comptes d’avance de la composante 2 du PSDCC :
- rassemble les pièces en vue de constituer la DRF - effectue un contrôle systématique des pièces ; - s’assure de la régularité et de la sincérité de chaque
pièce - vérifie les mentions de règlement - prépare les formulaires (IDA) - formulaires appropriés selon la catégorie de
dépenses - classement par catégorie d’éligibilité de la dépense
par rapport à l’Accord de Financement, - relevés de compte à la date de la demande, - fait photocopier la DRF en trois (3) exemplaires - transmet la DRF et les pièces justificatives au SGF
pour contrôle et certification - contrôle l’ensemble du dossier et certifie les états - vérifie et appose son visa avant de l’envoyer au SE - fait engager la DRF sur le SIGFIP - signe la lettre de transmission de la DRF à la CAA - adresse tout le dossier à la CAA. - Procède au traitement du dossier et envoie la DRF à
la Banque Mondiale. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT
- comptabilise la DRF (Cf. procédures comptables) ; - met à jour le registre des DRF ; - appose le cachet « DRF » et inscrit le numéro de la
DRF sur chaque pièce ; - classe la DRF.
DRF
DRF
DRF
DRF
DRF
NB : Dans le cas où la soumission est demandée par l’IDA, le SSDCC se conformera aux directives en la matière.
14.1.6. Paiement Direct Les ressources de l’IDA peuvent être mobilisées par des Demandes de Paiement Direct en vue d’effectuer le règlement des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et autres prestataires de service dont le montant des factures a atteint un seuil déterminé. Ils sont fonction des seuils définis par les directives de l’IDA selon les catégories et la nature de l’opération :
pour les contrats des fournitures et pour les contrats de travaux, pour les contrats des services de Consultants individuels, pour les contrats des services des sociétés de Consultants.
Et pour toutes dépenses dont la valeur est supérieure ou égale à 20% du niveau autorisé du compte de transaction.
14.1.7. Objet de la procédure Cette procédure permet d'élaborer les demandes de paiement direct en vue de faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par la Banque Mondiale en contrepartie des fournitures livrées, travaux ou prestations effectuées.
117
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
14.1.8. Application de la procédure La procédure s’applique pour le paiement des factures ayant fait l’objet d’un contrat, d’un marché ou d’une commande préalablement approuvé par l’IDA et dont le montant seuil est fixé dans les directives de l’IDA, des documents du projet et de la lettre de décaissement selon la nature et la catégorie de dépense liées aux opérations se présentant comme suit :
par contrat pour les fournitures et pour les contrats de travaux, par contrat pour les services de Consultants individuels, par contrat pour les services des sociétés de Consultants.
14.1.9. Règles de gestion A chaque facture de fournisseurs ou prestataires de services sont joints :
- la lettre de transmission, - le certificat de service fait, - le B/C ou le Contrat ou le Marché, - le B/L du fournisseur ou le PV de réception.
Toutes les factures doivent porter les cachets : - du Projet - "BON A PAYER" attestant l’éligibilité de la facture au paiement.
Les marchés et documents sur la passation des marchés doivent être déjà transmis avant la Demande de Paiement Direct (DPD).
14.1.10. Liste des opérations 1. Préparation de la DPD 2. Contrôle et certification de la DPD 3. Signature du bordereau de transmission par le Coordonnateur 4. Expédition à la CAA, 5. Comptabilisation et Classement de la DPD.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Intervenants ou service en charge
Description des taches Documents et
interfaces
Le Comptable
Le SGF
Le Secrétaire Exécutif
Le CP
PREPARATION DE LA DPD - prépare les factures à régler par paiement direct - s’assure que les factures : portent le cachet du Projet, portent le cachet de contrôle « BON A PAYER » sont accompagnées du B/C, marché ou contrat et du B/L du fournisseur ou PV de réception. - s’assure que les factures sont éligibles au paiement ; - prépare les formulaires (IDA) ; - transmet l’ensemble du dossier au Spécialiste en Gestion Financière pour contrôle et vérification - contrôle et vérifie si le dossier est conforme ; - contrôle et appose son visa les états ; - examine la conformité de la demande qui lui a été adressée par rapport à l’Accord de financement, - certifie la DPD ; - signe et fait transmettre la lettre de transmission du DRF à la CAA qui la transmet par la suite à la Banque Mondiale pour paiement. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT - comptabilise la DPD (Cf. procédures comptables) ; - met à jour le registre des DRF/DPD ; - appose le cachet « DRF/DPD » et inscrit le numéro de la DRF/DPD sur chaque pièce ; - classe la DRF/DPD.
Formulaires DPD + Pièces
Formulaires DPD + Pièces
Formulaires DPD +
Pièces
DPD +
Fiche d'imputation
118
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15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS Les modalités de gestion du compte de transactions pour garantir une gestion rigoureuse de la trésorerie sont définies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la lettre de décaissement). Le compte de transactions reçoit les ressources provenant du Compte désigné et servent à effectuer les règlements des factures des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et autres prestataires de service par le SSDCC du Projet pour un montant inférieur à un seuil de 20% du niveau de dépôt initial du Compte désigné. Les dépenses de montant supérieur à ce seuil seront liquidées par la procédure de paiement direct. Il est réalisé un suivi du Compte de transactions au moyen d’un journal de banque
15.1. Objet de la procédure L’objet de la procédure est de faciliter la gestion du compte banque et de garantir la transparence dans l’emploi des ressources du Projet.
15.2. Application de la procédure La procédure s’applique au Compte de transactions du Projet ouvert dans une banque commerciale par le SSDCC du Projet.
15.3. Règles de gestion - Le compte de transactions du Projet est ouvert à la demande de Secrétaire Exécutif. - Le Comptable remplit les chèques après les autorisations données par le SGF - Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèque et
d’ordre de virement dans le journal de banque Compte de transactions - Le journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le
SGF - Un rapprochement du compte banque est effectué mensuellement par le comptable et
vérifié par le SGF - Les chéquiers en cours d’utilisation sont conservés par le comptable. - Lors de l’établissement des chèques, le Comptable remplit également les souches des
chéquiers afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs. - Les numéros des chèques annulés sont découpés et agrafés dans les chéquiers.
- Les mouvements de fonds sont opérés sous la signature conjointe du Secrétaire Exécutif et du SGF.
15.4. Détails des procédures 15.4.1. Ouverture du compte
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Le Secrétaire
Exécutif - adresse à la banque commerciale retenue une demande pour
l’ouverture du compte au nom du PSDCC x
2. La Banque - ouvre le compte X
3. Le SGF
- prend contact avec la banque et fournit tous les renseignements nécessaires sur les signataires et les spécimens de signatures
- transmet une copie de ces documents au Comptable pour renseigner le système de gestion informatisé
- classe les originaux des documents
X x
4. Le Comptable - met à jour les tables comptables (journal et compte) - met en place les outils nécessaires pour la gestion du compte - classe les pièces justificatives
X X
5. Le SGF - vérifie les informations sur le compte. X
LEGENDE :
119
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
15.4.2. Dépôt Initial dans le compte de transactions du projet
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Au
démarrage Le SGF
- établit une prévision de décaissement sur la base des activités (factures pro forma, devis, TDR, contrats, état de salaires, etc.)
- prépare la lettre d’appel de fonds - soumet le dossier à l’appréciation du SE
x
2. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie les besoins exprimés - signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA
x
3. Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte
d’Opérations x
4. Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x
LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
15.4.2. Reconstitution du compte de transactions du projet
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Au
besoin Le Comptable
- prépare l’état récapitulatif des dépenses et des retraits effectués sur le compte
- joint l’ensemble des pièces et transmet au SGF X
2. Le SGF - vérifie l’état - signe l’état - transmet le dossier au Coordonnateur
X
3. Le Secrétaire
Exécutif
- vérifie les besoins exprimés - signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA
x
4. Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte
d’Opérations x x
5. Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x
LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
15.4.3. Retraits du compte de transactions du projet Les titres de paiement émis sur le compte de transactions du projet sont signés conjointement par le et le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) et le Secrétaire Exécutif du projet. Les retraits du compte transactions du projet servent :
- au paiement des dépenses dans le cadre de l’exécution des activités du PSDCC, - à alimenter la caisse de menues dépenses du SSDCC.
120
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Selon
l’échéancier de paiement
Le Comptable
- déclasse les pièces justificatives (factures, décomptes de marchés) des paiements à effectuer - établit les chèques de paiement correspondant - transmet les liasses au SGF
x
2. Le SGF - vérifie la conformité des liasses - signe les chèques - transmet les liasses au Coordonnateur
x
3. Le Secrétaire Exécutif
- vérifie la conformité des liasses - signe les chèques - retourne le dossier au SGF
x
4. SGF
- Fait prendre copies des chèques - Fait transmettre la liasse des pièces - accompagnées des chèques à l’Assistant (e) de l’UGP.
x
5. Assistant (e)
de SSDCC
- appelle chaque bénéficiaire pour venir recevoir son paiement - remet le chèque au bénéficiaire contre acquittement sur la facturede la facture
x
6. Comptable
- Appose le cachet « Payé par chq. N° … du …. » sur la pièce justificative du paiement - joint chaque copie du chèque à la liasse de pièce justificative correspondante - agrafe une fiche d'imputation à chaque liasse - procède aux imputations - transmet les liasses au SGF
x
7. Le SGF - vérifie les imputations comptables et la bonne comptabilisation de l’opération
- valide les imputations - retourne la pièce comptable au Comptable
x
8. Le Comptable - Procède à la saisie des opérations de paiement dans le journal du compte de projet
- Transmet les pièces saisies au SGF x
9. SGF - Vérifie la saisie des pièces et valide x
10. Comptable - Intègre les corrections éventuelles - classe les pièces dans le classeur des pièces
comptables.
LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
16. COMPTES D’AVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT
Il est ouvert un compte d’avance au profit de chaque Agence de paiement pour la gestion du programme pilote des filets sociaux de la composante 2 du projet. Ces comptes sont alimentés par les ressources destinées au financement des sous projet à haut intensité de la main d’œuvre (HIMO) de la sous composante 2.1 et du paiement des transferts directs aux ménages les plus pauvres retenus pour la sous composante 2.2 du projet. Ces comptes d’avance sont alimentés à partir du compte de transactions du Projet et sur la base des montants des sous projets HIMO et les transferts directs inconditionnels. Ces fonds sont virés par tranches successives conformément aux clés de décaissement prévues dans les conventions signées entre le SSDCC et les Agence de paiement. Les montants à virer sont validés par les parties prenantes du projet.
121
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Les retraits sur les comptes d’avances sont effectués pour exécuter les activités programmées au sein de chaque cellule départementale. Les modalités de retrait de fonds sur le compte d’avance sont identiques à celles du compte de transaction.
16.1. Reconstitution du compte de transactions du projet
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1 Au besoin Le Comptable - prépare l’état récapitulatif des dépenses et des retraits effectués sur le compte - joint l’ensemble des pièces et transmet au SGF
X
2
Le SGF - vérifie l’état - signe l’état - transmet le dossier au Coordonnateur
X
3 Le Secrétaire Exécutif
vérifie les besoins exprimés signe la lettre d’appel de fonds - fait transmettre l’appel de fonds à la CAA
x
4 Le SGF - Suit à la CAA l’approvisionnement du Compte d’Opérations
x x
5 Le Comptable - Comptabilise les fonds reçus x
LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
17. CAISSE MENUES DEPENSES
17.1. Fonctionnement de la caisse de menues dépenses
Pour assurer le règlement des petites dépenses indispensables au fonctionnement quotidien du SSDCC, la tenue d’une caisse de menues dépenses est nécessaire (parking, réparation de pneumatiques, timbres -postes, etc.).
17.2. Retraits de la caisse
Les retraits de fonds de la caisse s’effectuent par Bon à justifier pour le personnel du l’SSDCC. La caisse est arrêtée périodiquement pour faciliter la constitution des DRF. La caisse peut être contrôlée à tout moment par le Comptable sur instruction du SGF. Le Secrétaire Exécutif jugera de l’opportunité de la mise en place d’une caisse de menues dépenses.
17.3. Seuil de la caisse de menues dépenses
Le seuil de la caisse de menues dépenses est de cent mille (100 000) Francs CFA.
17.4. Procédures de retraits par bon à justifier
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
1. Le bénéficiaire - se présente chez le SGF et exprime son besoin
x
2. Le SGF - Fait remplir un Bon provisoire x
122
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C D
3. la Secrétaire de direction
- met les fonds à la disposition du bénéficiaire
x x
4. Le bénéficiaire - justifie dans les 48 heures, les dépenses faites
x
5. A la réception des pièces justificativ
es
la Secrétaire de direction du SSDCC
- déclasse le Bon - fait un rapprochement entre les pièces justificatives et le Bon - encaisse éventuellement le reliquat - constate les opérations dans son brouillard de caisse (fichier Excel) - classe les pièces en attendant de les restituer au Comptable lors de l’arrêt de la caisse
x x
LEGENDE :
A : Tâche d’Autorisation E : Tâche d’Exécution C : Tâche de Contrôle D : Tâche de Détention ou de conservation
18. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT
Les modalités de gestion du compte de transit pour garantir une gestion rigoureuse de la trésorerie sont définies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la lettre de décaissement). Le compte de transit reçoit les ressources provenant du Compte désigné et servent à effectuer les transferts des ressources vers les communes et les communautés. Les montants à transférer sont équivalents aux montants répartis par département, par communes et par communauté pour la composante 1 du projet pour la mise en œuvre des sous projets communaux et communautaires. Sur la base de la décision de répartition des subventions ou dotations de commune ou communauté et après l’ordonnancement de mandats de paiement correspondant aux ressources à transférer aux communes et aux communautés , une lettre d’appel de fonds est adressée par le SSDCC à la Caisse Autonome d’Amortissement pour procéder au virement des fonds du compte désigné géré par le DG/CAA au compte de transit ouvert par le Trésor Public à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) dont le Receveur Général des Finances (RGF) de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) est gestionnaire. La DGTCP met à la disposition du SSDCC le relevé bancaire mensuel du compte de transit et un rapprochement se fait par le SSDCC pour le suivi des flux financiers sur ledit compte au plus le 15 du mois suivant. Il est réalisé un suivi du compte de transit au moyen d’un journal de banque tenu manuellement ou par le logiciel de gestion financière et comptable. Les dépenses admissibles et éligibles sur ce compte concernent les transferts via le guichet FADeC vers les communes et communautés destinés aux paiements des factures des entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs, autres prestataires de services et les autres frais ou charges de fonctionnement, des communes, des communautés pour le compte du PSDCC.
18.1. Objet de la procédure
L’objet de la procédure est de faciliter la gestion du compte de transit et de garantir la transparence dans l’emploi des ressources du Projet au niveau communal et communautaire.
123
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
18.2. Application de la procédure
La procédure s’applique au compte de transit du Projet ouvert à la BCEAO par le Trésor Public pour les transferts au profit des communes et communautés suivant le mécanisme du FADeC.
18.3. Règles de gestion
- Le compte de transit du Projet est ouvert à la demande du Trésor Public par le RGF. - Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions d’appel de fonds et
d’ordre de virement dans le journal de banque compte de transit. - Le journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le
SGF - Un rapprochement du compte banque est effectué mensuellement par le comptable et
vérifié par le SGF - Les numéros des pièces justificatives des ordres de virement sont classés par le
SSDCC. - Les mouvements de fonds sont opérés sous la signature du Receveur Général des
Finances.
124
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
CHAPITRE 8 : PROCEDURES COMPTABLES
125
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
19. CADRE COMPTABLE GENERAL
19.1. Système comptable
La comptabilité du Projet est basée au siège du SSDCC tenue selon le principe de la comptabilité de trésorerie, elle sera décentralisée dans la mesure où les activités du projet seront exécutées par des Institutions Partenaires sous base de contractualisation. La comptabilité du Projet est tenue par le Comptable. Il s’agit d’une comptabilité de trésorerie tenue suivant les principes comptables généralement admis sur le plan national et international et adaptés aux normes et principes comptables OHADA.
La comptabilité de Projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un objectif de résultat d’exploitation. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités (investissements) qu’il finance au moyen de subventions (d’investissement) rétrocédées par l’Etat dans le cadre d’Accord de financement passé avec les bailleurs de fonds internationaux. La comptabilité de Projet doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent à les financer.
Cette spécificité nous permet de proposer un plan comptable allégé comportant des comptes de gestion qui s’intègre dans le compte d’exploitation du Projet.
Le plan comptable du Projet sera élaboré autour des grands axes que constituent les composantes du Projet. Les différentes catégories de dépenses telles que définies par l’Accord de Financement seront utilisées pour suivre les affectations des ressources au niveau des différentes composantes.
Le PSDCCC disposera d’un système de gestion comptable informatisé. Le logiciel devra est paramétré de sorte à produire les rapports de toutes les activités du Projet suivant l’allocation des ressources définie dans l’Accord de Financement (composantes, sous composantes, catégories de dépense, source de financement, bénéficiaire, situation géographique). A cet effet, le logiciel comportera au minimum les modules suivants :
- module de comptabilité générale ; - module de comptabilité analytique et budgétaire ; - module de gestion des marchés ; - module de gestion des immobilisations
19.2. Journaux comptables
Les opérations réalisées dans le cadre du PSDCC sont enregistrées chronologiquement dans les journaux spécifiques au Projet en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du Projet comprend les journaux ci-après : 1) Journal des achats Dans ce journal sont enregistrées les factures relatives aux réalisations de travaux, aux achats de fournitures et services des consultants. 2) Journal de trésorerie (pour le Compte Désigné, Compte de transit, Compte de
transactions, comptes d’avance aux agences de paiement et la caisse de menues dépenses).
Ces journaux enregistrent les opérations et les mouvements de fonds.
3) Journal des demandes de retraits de fonds
Ce journal enregistre les opérations de reconstitution du Compte Désigné.
4) Journal des paiements directs
126
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
Ce journal enregistre les opérations particulières permettant de constater la mise en paiement directe des factures et décomptes.
5) Journal des opérations diverses
Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les quatre (04) catégories précédentes en particulier les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice, les opérations de paiement des salaires du personnel du Projet.
Les saisies sont faites par le Comptable à partir de fiches d’imputation préalablement imputées par le Comptable et vérifiées par le SGF. Les écritures sont saisies dans des brouillards informatisés. Les brouillards sont contrôlés et validés par le Spécialiste en Gestion Financière. Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en fonction de leur nature.
19.3. Dossiers comptables
Le Comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement des pièces comprend les dossiers ci-après :
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1.1.1.1.1.1.1.1.2 DOSSIER 1.1.1.1.1.1.1.1.3 TYPE 1.1.1.1.1.1.1.1.4 CRITERE DE
CLASSEMENT 1.1.1.1.1.1.1.1.5 DES PIECES
1.1.1.1.1.1.1.1.6 PIECES 1.1.1.1.1.1.1.1.7 COMPTABLES
1.1.1.1.1.1.1.1.8 CLASSEES
1.1.1.1.1.1.1.1.9 Bon de commandes fournisseurs
1.1.1.1.1.1.1.1.10 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.11 N° Bon /lettre de
commande 1.1.1.1.1.1.1.1.12 Bon /lettre de commande
1.1.1.1.1.1.1.1.13 Contrat de service/travaux
1.1.1.1.1.1.1.1.14 Permanent N° contrat Chronologique
1.1.1.1.1.1.1.1.15 Contrat
1.1.1.1.1.1.1.1.16 Factures /décomptes/notes d’honoraires
1.1.1.1.1.1.1.1.17 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.18 Chronologique Factures /+pièces Copie bon/lettre de commande Copie bordereau de livraison /PV de réception
1.1.1.1.1.1.1.1.19 Paiements directs IDA
1.1.1.1.1.1.1.1.20 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.21 Chronologique Factures originales Pièces de règlement
1.1.1.1.1.1.1.1.22 Comptes banques 1.1.1.1.1.1.1.1.23 Permanent Mois Chronologique
Avis de règlement Avis de crédit Relevé bancaire Etat de rapprochement Ordres de virement Copies chèques Copies factures Attestation de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.24 DRF IDA 1.1.1.1.1.1.1.1.25 Permanent Mois N° DRF
Copie DRF avec les pièces justificatives Avis de paiement IDA
1.1.1.1.1.1.1.1.26 OD 1.1.1.1.1.1.1.1.27 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.28 Mois 1.1.1.1.1.1.1.1.29 Autres pièces d’OD
1.1.1.1.1.1.1.1.30 Salaires 1.1.1.1.1.1.1.1.31 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.32 Mois
Ordres de virement Etat des salaires Reçu de versement cotisations sociales (CNSS- FNRB
ou autres structures de protections sociales) Quittance de versement impôts sur salaires
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19.4. Cadre comptable analytique
19.4.1. Contexte et Objectifs Pour optimiser les potentialités du système de suivi, il est indispensable de saisir en dehors du numéro de compte général relatif à l’opération, les autres données correspondantes à savoir :
Le code analytique Le poste budgétaire La source de financement Le code géographique.
La comptabilité analytique (budgétaire) est un outil précieux lors de l’élaboration des rapports financiers à adresser aux bailleurs en ce qu’elle permet une répartition des dépenses engagées dans le cadre du PSDCC par composante et sous composante et surtout par source de financement. Elle va donc permettre de savoir à tout moment le coût de chaque composante ou sous-composante. De plus, on lui associe la source de financement afin de savoir les sommes allouées par chaque bailleur pour la mise en œuvre d’une composante ou sous-composante donnée. 19.4.2. Principes et Règles de Gestion Les principes de la comptabilité générale sont aussi valables en comptabilité budgétaire. Pour être opérationnelle les procédures analytiques reposent essentiellement sur un plan analytique. Le plan analytique prévu pour le PSDCC se décompose en quatre niveaux de codification. Cette codification est inspirée du tableau des couts détaillés présenté dans le rapport d’évaluation du projet. Le plan analytique préconisé pour la gestion du PSDCC est présenté en page 3 du présent module. Il pourra être toujours compléter par les responsables du projet selon les besoins d’utilisation. Pour permettre un suivi efficace des activités du PSDCC, la comptabilité analytique et budgétaire reposera sur les axes principaux d’analyse suivants :
le Projet (dans un contexte global), l’activité (en liaison avec la composante et la sous-composante), la catégorie de dépense (conformément à l’Accord de Prêt). La source de financement (IDA et emprunteur en respectant la nomenclature du
budget national) Le budget sera ventilé par composante, sous-composante, catégorie et source de financement. Les composantes sont codifiées sur un (01) caractère et les sous-composantes sur 2 caractères. Le niveau de ventilation analytique dépendra également du niveau de ventilation des coûts dans le Cost Table (Etat budgétaire du Projet).
19.5. Plan comptable du Projet
Le Plan comptable général : Le plan comptable est élaboré en respectant les dispositions du plan comptable OHADA adaptées aux besoins spécifiques du Projet. Les comptes enregistrent les opérations par nature. La ventilation analytique et budgétaire se fera à travers le système de gestion informatisé qui sera mise en place.
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
Comptes de classe : 1
141100000 SUBV D'INVEST RECUES DE L'ETAT Non Oui Non Non Non
141700000 SUBV D'EQUIPMNT RECUES DE L'IDA Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 2
201000000 FRAIS D'ETABLISSEMENT DU PROGRAMME Non Oui Non Non Non
213000000 LOGICIELS 21 Oui Oui Non Non Non
231000000 BATIMENTS 23 Oui Oui Non Non Non
233000000 OUVRAGE D'INFRASTRUCTURES 23 Oui Oui Non Non Non
233100000 VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non
233800000 REHABILITATION DE VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non
238000000 AGENCEMENTS, AMENAGEMENTS ET INSTALLATIO 23 Oui Oui Non Non Non
244100000 MATERIEL DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non
244200000 MATERIEL INFORMATIQUE 24 Oui Oui Non Non Non
244400000 MOBILIER DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non
245000000 MATERIEL DE TRANSPORT 24 Oui Oui Non Non Non
245100000 MATERIEL AUTOMOBILE 24 Oui Oui Non Non Non
245800000 AUTRES MATERIEL DE TRANSPORT (MOTOS) 24 Oui Oui Non Non Non
251000000 AVANCE ET ACOMPTE SUR IMMO INCORP Non Oui Non Non Non
252000000 AVANCES ET ACOMPTES SUR IMMO CORPOR Non Oui Non Non Non
275110000 DEPOT SUR LOYERS D'AVANCE Non Oui Non Non Non
275120000 DEPOT POUR ELECTRICITE Non Oui Non Non Non
275130000 DEPOT POUR EAU Non Oui Non Non Non
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
275140000 DEPOT POUR TELEPHONE ET TELECOPIE INTERN Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 3
310000000 STOCKS DE MATIERES ET FOURNITURES Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 4
4011 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Non Non Non Non
401100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Oui Non Non Non
401200000 FOURNISSEURS DE BIENS D'EQUIPEMENT Non Oui Non Non Non
408100000 FOURNISSEURS FACTURES NON PARVENUES Non Oui Non Non Non
409100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES ACOMPT Non Oui Non Non Non
409500000 FOURNISSEURS RETENUE DE GARANTIE Non Oui Non Non Non
409510000 FOURNISSEURS PENALITES DE RETARD Non Oui Non Non Non
4220 PERSONNEL REMUNERATION DUE Non Non Non Non Non
422000000 PERSONNEL REMUNERATIONS DUES Non Oui Non Non Non
4310 SECURITE SOCIALE CNSS Non Non Non Non Non
431000000 SECURITE SOCIALE CNSS FNRB Non Oui Non Non Non
433000000 AUTRES ORGANISMES SOCIAUX Non Oui Non Non Non
4472 ETAT IMPOT SUR SALAIRE Non Non Non Non Non
447200000 ETAT IMPOTS SUR SALAIRE RETENUE A LA SOU Non Oui Non Non Non
449410000 ETAT SUBV A RECEVOIR Non Oui Non Non Non
458200000 IDA SUBVENTION A RECEVOIR Non Oui Non Non Non
458210000 IDA DRF A ETABLIR Non Oui Non Non Non
458220000 IDA DRF EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
458230000 IDA PAIEMENT DIRECT A ETABLIR Non Oui Non Non Non
458240000 IDA DPD EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non
458250000 IDA DEPOT INITIAL EN COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non
471100000 DEBITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non
471100100 RECEVEUR FINANCE ATACORA DONGA Non Oui Non Non Non
471100110 COMMUNE BOUKOUMBE Non Oui Non Non Non
471100120 COMMUNE COBLY Non Oui Non Non Non
471100130 COMMUNE KEROU Non Oui Non Non Non
471100140 COMMUNE KOUANDE Non Oui Non Non Non
471100150 COMMUNE MATERI Non Oui Non Non Non
471100160 COMMUNE NATITINGOU Non Oui Non Non Non
471100170 COMMUNE PEHUNCO Non Oui Non Non Non
471100180 COMMUNE TANGUIETA Non Oui Non Non Non
471100190 COMMUNE TOUCOUNTOUNA Non Oui Non Non Non
471101100 COMMUNE BASSILA Non Oui Non Non Non
471101110 COMMUNE COPARGO Non Oui Non Non Non
471101120 COMMUNE DJOUGOU Non Oui Non Non Non
471101130 COMMUNE OUAKE Non Oui Non Non Non
471102000 RECEVEUR FINANCES ATLANTIQUE LITTORAL Non Oui Non Non Non
471102010 COMMUNE ABOMEY CALAVI Non Oui Non Non Non
471102020 COMMUNE ALLADA Non Oui Non Non Non
471102030 COMMUNE KPOMASSE Non Oui Non Non Non
132
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
471102040 COMMUNE OUIDAH Non Oui Non Non Non
471102050 COMMUNE SO AVA Non Oui Non Non Non
471102060 COMMUNE TOFFO Non Oui Non Non Non
471102070 COMMUNE TORI BOSSITO Non Oui Non Non Non
471102080 COMMUNE ZE Non Oui Non Non Non
471102090 COMMUNE COTONOU Non Oui Non Non Non
471103000 RECEVEUR FINANCES BORGOU ALIBORI Non Oui Non Non Non
471103010 COMMUNE BANIKOARA Non Oui Non Non Non
471103020 COMMUNE GOGOUNOU Non Oui Non Non Non
471103030 COMMUNE KANDI Non Oui Non Non Non
471103040 COMMUNE KARIMAMA Non Oui Non Non Non
471103050 COMMUNE MALANVILLE Non Oui Non Non Non
471103060 COMMUNE SEGBANA Non Oui Non Non Non
471103070 COMMUNE BEMBEREKE Non Oui Non Non Non
471103080 COMMUNE KALALE Non Oui Non Non Non
471103090 COMMUNE N'DALI Non Oui Non Non Non
471103100 COMMUNE NIKKI Non Oui Non Non Non
471103110 COMMUNE PARAKOU Non Oui Non Non Non
471103120 COMMUNE PERERE Non Oui Non Non Non
471103130 COMMUNE SINENDE Non Oui Non Non Non
471103140 COMMUNE TCHAOUROU Non Oui Non Non Non
471104000 RECEVEUR DES FINANCES MONO COUFFO Non Oui Non Non Non
133
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
471104010 COMMUNE APLAHOUE Non Oui Non Non Non
471104020 COMMUNE DJAKOTOME Non Oui Non Non Non
471104030 COMMUNE DOGBO Non Oui Non Non Non
471104040 COMMUNE KLOUEKANME Non Oui Non Non Non
471104050 COMMUNE LALO Non Oui Non Non Non
471104060 COMMUNE TOVIKLIN Non Oui Non Non Non
471104070 COMMUNE ATHIEME Non Oui Non Non Non
471104080 COMMUNE BOPA Non Oui Non Non Non
471104090 COMMUNE COME Non Oui Non Non Non
471104100 COMMUNE GRAND POPO Non Oui Non Non Non
471104110 COMMUNE HOUEYOGBE Non Oui Non Non Non
471104120 COMMUNE LOKOSSA Non Oui Non Non Non
471105000 RECEVEUR FINANCE OUEME PLATEAU Non Oui Non Non Non
471105010 COMMUNE ADJARRA Non Oui Non Non Non
471105020 COMMUNE ADJOHOUN Non Oui Non Non Non
471105030 COMMUNE AGUEGUES Non Oui Non Non Non
471105040 COMMUNE AKPRO MISSERETE Non Oui Non Non Non
471105050 COMMUNE AVRANKOU Non Oui Non Non Non
471105060 COMMUNE BONOU Non Oui Non Non Non
471105070 COMMUNE DANGBO Non Oui Non Non Non
471105080 COMMUNE PORTO NOVO Non Oui Non Non Non
471105090 COMMUNE SEME KPODJI Non Oui Non Non Non
134
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
471105100 COMMUNE ADJA OUERE Non Oui Non Non Non
471105110 COMMUNE IFANGNI Non Oui Non Non Non
471105120 COMMUNE KETOU Non Oui Non Non Non
471105130 COMMUNE POBE Non Oui Non Non Non
471105140 COMMUNE SAKETE Non Oui Non Non Non
471106000 RECEVEURS FINANCES ZOU COLLINES Non Oui Non Non Non
471106010 COMMUNE BANTE Non Oui Non Non Non
471106020 COMMUNE DASSA ZOUME Non Oui Non Non Non
471106030 COMMUNE GLAZOUE Non Oui Non Non Non
471106040 COMMUNE OUESSE Non Oui Non Non Non
471106050 COMMUNE SAVALOU Non Oui Non Non Non
471106060 COMMUNE SAVE Non Oui Non Non Non
471106070 COMMUNE ABOMEY Non Oui Non Non Non
471106080 COMMUNE AGBANGNIZOUN Non Oui Non Non Non
471106090 COMMUNE BOHICON Non Oui Non Non Non
471106100 COMMUNE COVE Non Oui Non Non Non
471106110 COMMUNE DJIDJA Non Oui Non Non Non
471106120 COMMUNE OUINHI Non Oui Non Non Non
471106130 COMMUNE ZAGNANADO Non Oui Non Non Non
471106140 COMMUNE ZA KPOTA Non Oui Non Non Non
471106150 COMMUNE ZOGBODOMEY Non Oui Non Non Non
471200000 CREDITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non
135
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PLAN COMPTABLE Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
4811 FOURNISSEUR D'EQUIPEMENT Non Non Non Non Non
Comptes de classe : 5
521000000 COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non
521101000 COMPTE DE TRANSIT Non Oui Non Non Non
521102000 BANQUE COMPTE DE TRANSACTIONS Non Oui Non Non Non
521203000 BANQUE COMPTE D'AVANCE Non Oui Non Non Non
521204000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNES Non Oui Non Non Non
521205000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNAUTES Non Oui Non Non Non
571100000 CAISSE Non Oui Non Non Non
581000000 REGIE D'AVANCE STRUCTURE D'EXECUTION Non Oui Non Non Non
585000000 VIREMENT DE FONDS Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 6
604000000 ACHAT STOCKÉ DE MATIERES ET FOURNITURES 62 Oui Oui Non Non Non
604300000 PRODUITS D'ENTRETIEN 62 Oui Oui Non Non Non
604700000 FOURNITURE DE BUREAU ET CONSOMMABLES INF 62 Oui Oui Non Non Non
605000000 AUTRES ACHATS 62 Oui Oui Non Non Non
605100000 FOURNITURES NON STOCKABLES EAU 62 Oui Oui Non Non Non
605200000 FOURNITURES NON STOCKABLES ELECTRICITE 62 Oui Oui Non Non Non
605300000 CARBURANT ET LUBRIFIANTS 62 Oui Oui Non Non Non
605400000 FOURNITURE D'ENTRETIEN ET PETIT EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non
605700000 ACHATS D'ETUDES ET DE PRESTATIONS 62 Oui Oui Non Non Non
605800000 ACHAT DE TRAVAUX, MATERIEL ET EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non
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PLAN COMPTABLE Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
616100000 TRANSPORT DE PLIS 62 Oui Oui Non Non Non
618000000 FRAIS DE TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non
618100000 VOYAGES ET DEPLACEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non
621000000 ASSISTANCE TECHNIQUE 62 Oui Oui Non Non Non
622200000 LOCATION DE BATIEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non
622300000 LOCATION DE MATERIEL ET OUTILLAGES 62 Oui Oui Non Non Non
624100000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN IMMOBILIER 62 Oui Oui Non Non Non
624200000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN MOBILIER VE 62 Oui Oui Non Non Non
624300000 FRAIS DE MAINTENANCE EQUPMT BUR ET MAT I 62 Oui Oui Non Non Non
625000000 DOCUMENTATIONS GENERALES 62 Oui Oui Non Non Non
625100000 PRIME D'ASSURANCE MATERIEL TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non
627100000 ANNONCES ET INSERTIONS 62 Oui Oui Non Non Non
627700000 FRAIS DE COLLOQUES SEMINAIRE CONFERENCE 62 Oui Oui Non Non Non
627800000 FRAIS E SESSION REUNION ORGANE EXECUTIF 62 Oui Oui Non Non Non
628000000 FRAIS POSTAUX ET DE TELECOMMUNICATIONS 62 Oui Oui Non Non Non
631800000 AUTRES FRAIS BANCAIRES 62 Oui Oui Non Non Non
632400000 HONORAIRES ET FRAIS DE MISSIONS CONSULT 62 Oui Oui Non Non Non
633100000 FRAIS DE FORMATION DU PERSONNEL UCP 62 Oui Oui Non Non Non
633200000 FRAIS DE FORMATION PARTIES PRENANTE PROJ 62 Oui Oui Non Non Non
633300000 FRAIS DE VOYAGE D'ETUDE ET D'ECHANGE EXP 62 Oui Oui Non Non Non
637200000 PERSONNEL DETACHE OU PRETE A L'ENTREPRIS 62 Oui Oui Non Non Non
637300000 REMUNERATION POINT FOCAUX 62 Oui Oui Non Non Non
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PLAN COMPTABLE
Compte Libellé Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Véhic. Frais Véhic.
637400000 PRIME AUX CADRE DU MCTIC 62 Oui Oui Non Non Non
638400000 FRAIS D'HOTEL ET PERDIEM 62 Oui Oui Non Non Non
661000000 REMUNERATION DU PERSONNEL CONTRACTUEL 61 Oui Oui Non Non Non
664000000 CHARGES SOCIALES SUR REMUNERATION 61 Oui Oui Non Non Non
Comptes de classe : 7
718100000 SUBVENTION D'EXPLOITATION ETAT Non Oui Non Non Non
718200000 SUBVENTION D'EXPLOITATION IDA Non Oui Non Non Non
758200000 INDEMNITE D'ASSURANCE RECUES Non Oui Non Non Non
758300000 AUTRES PRODUITS DIVERS RECUS Non Oui Non Non Non
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NB : Mentionner que ce plan n’est pas exhaustif. Le SSDCC a la faculté d’étoffer le plan.
19.6. Organisation comptable
Le système de « reporting » de la comptabilité générale génère : les brouillards de saisie, les journaux auxiliaires, les balances et G/L généraux, les balances et G/L analytiques, la liste complète des immobilisations, le tableau Emplois – Ressources, le compte d’exploitation, le bilan.
Le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :
Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement, par catégorie de décaissement de l’Accord de Financement, etc ;
Les Rapports Financiers Intérimaires(RFI): sources et utilisation des fonds par catégorie de dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, emploi des fonds par activité, rapports sur la passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation des marchés de services de consultants ;
Etc.
19.7. Planning des travaux comptables
19.7.1. Travaux quotidiens Achats - Imputation des factures, - Contrôle des imputations, - Saisie des factures dans le logiciel comptable. Trésorerie banque - Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de débit et crédit), - Contrôle des imputations, - Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable, - Edition des brouillards de saisie, - Contrôle des saisies, - Validation des écritures. Caisse de menues dépenses - Imputation des transactions en espèces (encaissement de chèques, bordereaux de
versement et de décaissement), - Contrôle des imputations, - Saisie des transactions en espèces dans le logiciel comptable, - Edition des brouillards de saisie, - Contrôle des saisies, - Validation des écritures. 19.7.2. Travaux mensuels Achats - Edition du journal d'achats,
139
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- Contrôle des saisies du mois, - Rapprochement des documents informatiques pour contrôle de concordance avec les
supports de saisie, - Justification des soldes fournisseurs et analyse. Trésorerie Banque - Collecte des relevés bancaires, - Comptabilisation des frais bancaires, - Saisie des frais bancaires, - Edition des journaux de banque, - Contrôle des saisies du mois, - Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse. Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation - Edition des journaux de banque définitifs, - Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires, avis
de crédit et de débit, ordres de virement, etc.), - Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,
chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.). Suivi comptable - Edition du grand-livre et de la balance générale, - Edition des états de suivi analytique, - Edition des états de suivi budgétaire, - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts. 19.7.3. Travaux annuels Le PSDCC arrête la comptabilité chaque année au 31 décembre. Les travaux effectués ont pour objet de :
- clôturer l’exercice comptable, - établir les documents comptables de fin d’exercice à transmettre pour l’audit
comptable et financier et transmission à l’IDA. Inventaire des Immobilisations - Inventaire physique des immobilisations, - Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives
et la comptabilité générale, - Après l’inventaire physique, identification des immobilisations et rapprochement avec
le fichier des immobilisations et du tableau comptable. Inventaire comptable - Réalisation des travaux d’inventaire comptable. Edition des états financiers et audit des comptes - Edition des états financiers de fin d’exercice (compte d’exploitation et bilan financier), - Audit des comptes par un auditeur externe.
19.7.4. Rapports financiers Les Rapports Financiers Intérimaires (RFI) trimestriels seront préparés par le spécialiste en gestion financière et soumis à la Banque dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre. Le rapport établi trimestriellement comprend :
140
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1. Le tableau sur l’utilisation des fonds par catégorie ; 2. Le tableau sur l’utilisation des fonds par composante ; 3. Le tableau comparatif des prévisions de décaissements et des réalisations 4. Le tableau de projection des décaissements ; 5. Le tableau de relevé des activités du compte désigné ; 6. Le tableau des dépenses soumises à l’avis préalable de la Banque mondiale ; 7. Le tableau des dépenses non soumises à l’avis préalable de la Banque mondiale.
19.8. Guide d’imputation comptable
19.7.5. Principes généraux Ce guide standard contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux
opérations courantes du PSDCC. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations. Il se veut toutefois assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées dans le
cadre de la mise en œuvre du projet. Le SSDCC s’en inspirera pour intégrer dans le système comptable, les éléments pertinents afin de retracer les opérations du Projet.
Ce guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est décrit :
la pièce de base, le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser, le schéma d’écriture comptable à passer :
- compte à débiter - compte à créditer - libellé - montant à comptabiliser - l’imputation analytique ou budgétaire
un commentaire explicatif éventuellement. En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, les modifications
peuvent être proposées par le Comptable. Dans tous les cas, le système comptable de chaque structure d’exécution doit
permettre d’avoir la piste d’audit des opérations du Projet et permettre d’extraire la balance, les journaux, les grands livres des comptes et le tableau des ressources et emplois du Projet.
19.7.6. Comptabilisation des achats de biens et services OBJET DE LA PROCEDURE Constater l'acquisition à crédit de biens (véhicules, mobiliers et matériels de bureau, etc.), fournitures (fournitures de bureau et consommables informatiques, etc.) et services (études, assistance technique, etc.). JOURNAL COMPTABLE Journal des achats : ACH PIECES JUSTIFICATIVES - La facture du fournisseur, Bon de livraison, Bon de réception - Contrat, Certification de service fait ou exécuté.
141
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Journal des achats : ACH
142
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1.1.1.1.1.1.1.1.33 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.34 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.35 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.36 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.37 Libellés des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.38 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.39 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.40 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.41 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.42 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.43 6xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.44 4011xxx
Charges (déterminées par nature) Fournisseur de fournitures et services 1.1.1.1.1.1.1.1.45 Les retenues d’impôts 1.1.1.1.1.1.1.1.46 Libellé : achat ---------------------
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.47 Facture
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.48 Facture
2xxxxx
4012xxxx 4095xxx 4091xxx
Immobilisations Fournisseurs de biens d’équipement Fournisseurs, retenues de garantie Fournisseurs, avances et acomptes Libellé ------------------
Montant Facture
Montant à payer xx % facture
xx % facture
143
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Commentaire Libellé : Constatation des charges et des acquisitions d’immobilisations (biens
mobiliers) suivant : facture n° xxx du xxx ci-contre. Les immobilisations sont comptabilisées en hors taxes dans la mesure où elles seront
acquises en hors taxes conformément à l’Accord de financement. Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent être mises en exploitation
doivent être constatées en immobilisations en cours. Les achats au comptant peuvent être constatés dans le journal des achats à condition
d’utiliser un compte de fournisseur qui sera soldé après dans le journal de trésorerie. Les Comptes 4012xxx Fournisseurs de biens d’équipement enregistrent les factures
introduites par les fournisseurs d’immobilisations. Les soldes de ces comptes représentent les dettes effectives du PSDCC envers les entreprises concernées.
Les Comptes 4095xxx Fournisseurs, retenues de garantie enregistrent les retenues de garantie calculées sur les dossiers déposés par les Opérateurs. Les soldes de ces comptes en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par les entreprises concernées.
19.7.7. Comptabilisation des pénalités de retard OBJET DE LA PROCEDURE Constatation des pénalités de retard sur les livraisons de marchés (Biens). JOURNAL COMPTABLE Journal des OD : OD PIECES JUSTIFICATIVES Procès-verbal de constat de la pénalité
144
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1.1.1.1.1.1.1.1.49 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.50 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.51 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.52 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.53 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.54 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.55 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.56 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.57 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.58 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.59 4012xx
1.1.1.1.1.1.1.1.60 4098xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.61 Fournisseurs de biens d’équipement
1.1.1.1.1.1.1.1.62 Fournisseurs, pénalités de retard
1.1.1.1.1.1.1.1.63 Libellé : Pénalités de retard, PV du -------------
xx% Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.64 Facture
xx% Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.65 Facture
145
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COMMENTAIRE Le Compte 4098xxxx « Fournisseurs, Pénalités » enregistrent les pénalités calculées aux Fournisseurs retardataires. Les soldes de ces comptes représentent les pénalités non encore apurées en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le Journal des Opérations diverses. 19.7.8. Comptabilisation des factures Travaux OBJET DE LA PROCEDURE Constater les décomptes sur travaux de génie civil, construction, --------------. JOURNAL COMPTABLE Journal des achats : ACH PIECE JUSTIFICATIVE - Décompte, mémoire, Contrat, - Procès verbaux de réception. SCHEMA D'ECRITURES a) sans retenue de garantie
146
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1.1.1.1.1.1.1.1.66 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.67 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.68 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.69 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.70 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.71 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.72 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.73 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.74 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.75 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.76 22xxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.77 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.78 Immobilisations (Génie civil)
Fournisseurs, Génie civil
1.1.1.1.1.1.1.1.79 Libellé :
Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.80 Facture
Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.81 Facture
147
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b) avec retenue de garantie et avance de démarrage
148
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1.1.1.1.1.1.1.1.82 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.83 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.84 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.85 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.86 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.87 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.88 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.89 Débit
Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.90 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.91 22xxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.92 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.93 4091xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.94 4095xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.95 Immobilisations (génie civil)
Fournisseur de génie civil Fournisseurs, avances et acomptes Fournisseurs, génie civil retenues de garantie
1.1.1.1.1.1.1.1.96 Libellé ------------------
1.1.1.1.1.1.1.1.97 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.98 Facture
Montant à payer xx % facture xx % facture
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COMMENTAIRE • Les comptes 4012xx Fournisseurs, génie civil enregistrent les décomptes et
mémoires introduits par les Entrepreneurs. Les soldes de ces comptes représentent les dettes effectives du Projet envers les Opérateurs concernés.
• Les comptes 4095xxx Fournisseurs, génie civil retenues de garantie enregistrent les retenues de garantie calculées sur les factures des Opérateurs. Les soldes de ces comptes en comptabilité représentent xx% des montants des factures introduites en comptabilité par les entreprises.
19.7.9. Comptabilisation des pénalités de retard sur les marchés de travaux OBJET DE LA PROCEDURE Constatation des pénalités de retard sur la livraison des ouvrages JOURNAL COMPTABLE Journal des Opérations Diverses : OD PIECES JUSTIFICATIVES Procès-verbal de constat de la pénalité SCHEMA D’ECRITURES
150
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1.1.1.1.1.1.1.1.99 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.100 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.101 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.102 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.103 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.104 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.105 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.106 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.107 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.108 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.109 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.110 4098xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.111 Fournisseur, génie civil
Fournisseur génie civil, pénalités de retard
1.1.1.1.1.1.1.1.112 Libellé : Procès verbal du -------------
xx% Montant Facture
xx% Montant Facture
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COMMENTAIRE Les comptes 4098xxx Fournisseurs, génie civil - Pénalités sur marché enregistrent les pénalités calculées aux Opérateurs retardataires. Les soldes de ces comptes représentent les pénalités non encore apurées en comptabilité. Les écritures relatives à la constatation des pénalités sont enregistrées dans le Journal des Opérations diverses. 19.7.10. Comptabilisation des avances aux fournisseurs OBJET DE LA PROCEDURE Constater le règlement d’avance de démarrage ou sur commande d’immobilisations, fournitures, travaux et services. JOURNAL COMPTABLE Journal de Banque PIECES JUSTIFICATIVES - Contrat, - Facture d’avance, - Photocopie chèque ou ordre de virement ou avis de débit de la banque. - SCHEMA D’ECRITURE
152
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1.1.1.1.1.1.1.1.113 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.114 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.115 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.116 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.117 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.118 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.119 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.120 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.121 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.122 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.123 4091xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.124 5211xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.125 Fournisseurs, avance et acomptes
Banque, Compte Désigné
1.1.1.1.1.1.1.1.126 Libellé : Ordre de paiement -----------
Montant avance
Montant avance
153
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COMMENTAIRE Un compte distinct doit être ouvert pour chaque fournisseur ayant bénéficié d’une avance ceci afin de faciliter une analyse plus fine de la rubrique Fournisseurs, avances et acomptes. 19.7.11. Comptabilisation avance de démarrage payée par DPD OBJET DE LA PROCEDURE Constater le règlement de l’avance de démarrage. JOURNAL COMPTABLE Journal des Demandes de paiement : DPD PIECES JUSTIFICATIVES - Contrat, - Ordre de paiement, - Avis de paiement de l’IDA. SCHEMA D’ECRITURE
154
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1.1.1.1.1.1.1.1.127 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.128 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.129 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.130 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.131 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.132 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.133 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.134 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.135 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.136 Crédit
4091xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.137 45824xx
Fournisseurs, avances et acomptes IDA, DPD en attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.138 Libellé : Avis de paiement bailleur
Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.139 avance
Montant avance
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COMMENTAIRE Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD. Au règlement complet de la facture, il sera passé une écriture de régularisation pour solder le compte 45824xxx par le compte 4011xxx ou 4012xxx. 19.7.12. Comptabilisation des achats payés sur le compte bancaire OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs payées sur un compte bancaire. Il peut s’agir d’un compte de transactions, du compte de transit, compte d’avances aux agences de paiement ou du compte de contrepartie. JOURNAL COMPTABLE Journal de Banque, Compte Désigné. SCHEMA D’ECRITURES
156
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1.1.1.1.1.1.1.1.140 N° compte Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.141 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.142 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.143 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.144 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.145 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.146 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.147 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.148 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.149 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.150 ou 1.1.1.1.1.1.1.1.151 4012xxx
521xxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.152 Fournisseurs, biens et services
1.1.1.1.1.1.1.1.153 Fournisseurs,
Immobilisations Banque, compte 1.1.1.1.1.1.1.1.154 Libellé :
paiement -------------
Net à payer
Net à payer
4011xxx ou 4012xxx
521xxxx
Fournisseurs, biens et services Fournisseurs, Immobilisations Banque, compte Libellé : paiement -------------
Net à payer
Net à payer
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COMMENTAIRE Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés après déduction de l’avance perçue et de la retenue de garantie. 19.7.13. Comptabilisation des factures payées par DPD OBJET DE LA POCEDURE Constater le règlement des factures de fournisseurs selon la procédure de paiement direct par l’IDA. JOURNAL COMPTABLE Journal des Paiements directs : DPD SCHEMA D’ECRITURES
158
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1.1.1.1.1.1.1.1.155 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.156 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.157 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.158 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.159 Libellés des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.160 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.161 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.162 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.163 Montant Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.164 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.165 ou 1.1.1.1.1.1.1.1.166 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.167 45824xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.168 Fournisseurs de biens et services
1.1.1.1.1.1.1.1.169 Fournisseurs
d’immobilisations IDA DPD, en attente de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.170 Libellé : Avis de
paiement
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.171 Facture
(b)
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.172 Facture
(b)
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COMMENTAIRE Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crédité pour solde. Ce compte ayant été débité à l’émission de la DPD. Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront réglés en tenant compte de l’avance perçue. 19.7.14. Comptabilisation dépôt initial sur le Compte Désigné OBJET DE LA PROCEDURE Comptabiliser le dépôt initial sur le Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque – ''Compte Désigné’' PIECES JUSTIFICATIVES Avis de crédit bancaire. SCHEMA D'ECRITURES
Les fonds sont domiciliés à la BCEAO et c’est la CAA qui gère le compte. Le SSDCC bénéficie des décaissements par appel de fonds adressés à la CAA.
COMMENTAIRE Un montant fixé dans les Accords de financement est retiré du compte de crédit à la Banque Mondiale pour être déposé dans le Compte Désigné.
20.8.1. Comptabilisation de l’émission d’une DRF OBJET DE LA PROCEDURE Constater en comptabilité la transmission d’une DRF en vue de la reconstitution du Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal « DRF » SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’DRF – Bailleur’’
160
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1.1.1.1.1.1.1.1.173 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.174 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.175 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.176 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.177 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.178 Libellé de l'écriture
Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.179 Débit 1.1.1.1.1.1.1.1.180 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.181 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.182 45822xx
1.1.1.1.1.1.1.1.183 1417
1.1.1.1.1.1.1.1.184 7182xx
1.1.1.1.1.1.1.1.185 IDA, DRF en attente de paiement
IDA, subvention d’équipement
1.1.1.1.1.1.1.1.186 IDA, subvention° d’exploitation
Libellé : Emission DRF –N°
Montant Part Equip.
1.1.1.1.1.1.1.1.187 Part Charges
161
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COMMENTAIRE Les écritures sont passées après avoir élaboré la DRF. Le compte 45822xx DRF en attente de paiement permet de suivre les DRF en instance de paiement.
19.7.15. Comptabilisation du paiement de la DRF OBJET DE PROCEDURE Constater l’arrivée des fonds sur le Compte Désigné. JOURNAL COMPTABLE Journal de banque - Compte désigné. PIECE JUSTIFICATIVE L’avis de crédit bancaire SCHEMA D'ECRITURES Journal ‘’Compte Désigné’’ 1) Solde du compte 45822xx IDA, DRF en attente de paiement
162
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1.1.1.1.1.1.1.1.188 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.189 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.190 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.191 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.192 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.193 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.194 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.195 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.196 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.197 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.198 52xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.199 45822xx 1.1.1.1.1.1.1.1.200 Banque,
Compte Désigné
IDA - DRF en attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.201 Libellé : Paiement DRF –N°....
Montant reçu
Montant reçu
163
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19.7.16. Comptabilisation d’une Demande de Paiement Direct OBJET DE LA PROCEDURE Constater l’émission et le paiement d’une Demande de Paiement Direct (DPD) des fournisseurs par l’IDA. JOURNAL COMPTABLE Journal ''Paiement Direct'' PIECE JUSTIFICATIVE L’avis de paiement de l’IDA. SCHÉMA D'ECRITURES 20.8.2. Emission de la DPD Journal d’achat A la réception de la facture du fournisseur, Au cas où la prestation objet du paiement direct est régulièrement menée et que le bailleur a donné son accord de principe, il faut constater la charge.
164
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1.1.1.1.1.1.1.1.202 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.203 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.204 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.205 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.206 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.207 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.208 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.209 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.210 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.211 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.212 6xxxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.213 2xxxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.214 40xxxx
1.1.1.1.1.1.1.1.215 Compte de charge
1.1.1.1.1.1.1.1.216 Compte d’immobilisation
1.1.1.1.1.1.1.1.217 Compte du fournisseur
1.1.1.1.1.1.1.1.218 Libellé : Emission DPD N°.........……
1.1.1.1.1.1.1.1.219 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.220 Montant
Montant
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NB : le paiement de la facture du fournisseur n’est pas réalisé par le biais du compte désigné du Projet mais sera assuré directement par le bailleur par utilisation de crédit. En effet, cette opération ne fait pas intervenir le compte désigné.
1.1.1.1.1.1.1.1.221 Journal ''Paiement Direct''N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.222 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.223 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.224 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.225 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.226 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.227 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.228 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.229 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.230 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.231 45824xx
1.1.1.1.1.1.1.1.232 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.233 7182xx
1.1.1.1.1.1.1.1.234 IDA, DPD en attente
de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.235 IDA – Subvention
d’équipement 1.1.1.1.1.1.1.1.236 IDA – Subvention
d’exploitation 1.1.1.1.1.1.1.1.237 Libellé : Emission
DPD N°.........……
1.1.1.1.1.1.1.1.238 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.239 Part équip.
1.1.1.1.1.1.1.1.240 Part charges
19.7.17. Règlement du fournisseur par l’IDA
Journal ''Paiement Direct'' 1.1.1.1.1.1.1.1.241 N°compte
1.1.1.1.1.1.1.1.242 Débit 1.1.1.1.1.1.1.1.243 N°
compte 1.1.1.1.1.1.1.1.244 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.245 Libellés des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.246 Libellé de l'écriture
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.247 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.248 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.249 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.250 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.251 ou 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.252 45824xx
1.1.1.1.1.1.1.1.253 Fournisseurs, biens et services 1.1.1.1.1.1.1.1.254 Fournisseurs, d’immobilisations 1.1.1.1.1.1.1.1.255
1.1.1.1.1.1.1.1.256 IDA, DPD en attente de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.257 Libellé : Paiement DRF N°......
1.1.1.1.1.1.1.1.258 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.259 payé
1.1.1.1.1.1.1.1.260 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.261 payé
166
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
19.7.18. Comptabilisation des subventions aux communes pour le financement des sous
projets communaux
OBJET DE LA PROCEDURE
La prise en compte de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques est d’une importante capitale dans le comptabilisation des opérations financières des sous projet communaux. Constater l’engagement des titres de transferts de ressources aux communes comme une avance (transferts ou dotation ) qui se gère progressivement en fonction de l’évolution des travaux ou des prestations des sous projets communaux. Seuls les paiements réels opérés par le Receveur Percepteurs et le Maire de la Commune sont à comptabiliser comme une charge effective à imputer. Au terme de l’exécution de chaque convention de financement, une évaluation et rapprochement sont faits à travers la signature d’une convention de clôture qui constate l’achèvement du sous projet pour faire un point physique et financier de tout ce qui est réalisé afin de que le solde soit utilisé pour la maintenance de l’ouvrage ; il est comptabilisé comme une charge ou investissement du projet. NB : Pour permettre et faciliter aux acteurs ( Receveurs Percepteurs, Chef Service Affaire Financière Comptable et du Matériel des Mairies, Contrôleur Financiers), impliqués dans la gestion financière, comptable et matériels pour la comptabilisation des pièces comptables du projet ; les comptables des Mairies, les Receveurs Percepteurs et les contrôleurs financiers vont définir une date au cours de la dernière semaine du mois pour faire le point des paiements effectifs des mandats émis par les Communes envers les Recettes Perception. Cette disposition vise à mieux suivre l’évolution de la gestion des avances (la tranche de la subvention ou de la dotation communal) mises en place pour le financement des sous projets communaux. JOURNAL COMPTABLE Journaux ''Education- Eau-Santé- Activités marchandes'' PIECE JUSTIFICATIVE Les titres de transferts des ressources aux communes. Les pièces justificatives des sous projets communaux exécutés par les Mairies, les Recettes Perceptions en fonction du niveau d’avancement physique et financier. La comptabilisation des pièces comptables se fait en fonction des paiements effectifs au niveau des Recettes Perceptions. Ces informations sont communiquées au SSDCC pour par les Contrôleurs financiers les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques au plus tard dix (10)jours après la fin du mois. Les titres de paiement : mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les pièces de justification des dépenses : la preuve de paiement de la dépense par le Receveur Percepteur + mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les imputations sont faites par les Contrôleurs financiers et soumises au contrôle du SGF avant la saisie des pièces comptables. Les saisies sont faites par les Contrôleurs financiers sous la supervision du comptable du SSDCC.
SCHÉMA D'ECRITURES
167
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1.1.1.1.1.1.1.1.262 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.263 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.264 N° compte 1.1.1.1.1.1.1.1.265 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.266 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.267 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.268 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.269 Débit
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.270 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.271 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.272 521xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.273 Virement de fonds
1.1.1.1.1.1.1.1.274 1.1.1.1.1.1.1.1.275
Compte désigné 1.1.1.1.1.1.1.1.276 Libellé :Mise en
place des subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.277 Montant de la dotation commune
Montant de la dotation commune
1.1.1.1.1.1.1.1.278 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.279 585xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.280 Compte de transit
1.1.1.1.1.1.1.1.281
Virement de fonds
Libellé :Mise en place des subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.282 Montant de la dotation commune
1.1.1.1.1.1.1.1.283 Montant de la dotation commune
1.1.1.1.1.1.1.1.284 471------xx
1.1.1.1.1.1.1.1.285 521xx
Débiteur divers : Avance à la commune------- 1.1.1.1.1.1.1.1.286
Compte de transit
1.1.1.1.1.1.1.1.287 Libellé : Mise en place des subventions
Montant de la dotation
communale
1.1.1.1.1.1.1.1.288 Montant de
la dotation communale
168
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1.1.1.1.1.1.1.1.289 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.290 239200/6
1.1.1.1.1.1.1.1.291 471-----xx 1.1.1.1.1.1.1.1.292 471-----xx
1.1.1.1.1.1.1.1.293 Compte d’immobilisation de portage encours /charge
1.1.1.1.1.1.1.1.294 1.1.1.1.1.1.1.1.295
Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.296
subventions aux communautés
1.1.1.1.1.1.1.1.297 Libellé :Prise en charge de l’investissement
1.1.1.1.1.1.1.1.298 Compte d’immobilisation de portage encours /charge
1.1.1.1.1.1.1.1.299 1.1.1.1.1.1.1.1.300
Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.301
subventions aux communautés
1.1.1.1.1.1.1.1.302 Libellé :Prise en charge de l’investissement
1.1.1.1.1.1.1.1.303 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.304 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.305 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.306 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.307 45822xx
1.1.1.1.1.1.1.1.308 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.309 7182xx
1.1.1.1.1.1.1.1.310 IDA, DRF en
attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.311 IDA,
subvention d’équipement
1.1.1.1.1.1.1.1.312 IDA, subvention° d’exploitation
Montant réel justifié
1.1.1.1.1.1.1.1.314 Part Equip.
1.1.1.1.1.1.1.1.315 Part Charges
169
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1.1.1.1.1.1.1.1.313 Libellé : Emission DRF –N°
1.1.1.1.1.1.1.1.316 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.317 45822xx
1.1.1.1.1.1.1.1.318 Banque, Compte Désigné
1.1.1.1.1.1.1.1.319 IDA - DRF en
attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.320 Libellé : Paiement DRF –N°....
1.1.1.1.1.1.1.1.321 Montant réel
justifié
1.1.1.1.1.1.1.1.322 Montant réel
justifié
170
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
19.7.19. Financement des sous projets communautaires
OBJET DE LA PROCEDURE
Constater l’engagement des titres de transferts de ressources aux communautés à travers les Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. Une fois les ressources transférées de la RP sur les comptes des ADV/ADQ domiciliés dans les livres de l’institution financière locale du village ; elles sont comme un don au profit des communautés, comptabilisées en charges ou investissements selon la nature des sous projets communautaires. Au terme de l’exécution de chaque convention de financement, une évaluation et rapprochement sont faits pour que le solde soit utilisé pour la maintenance de l’ouvrage ; il est comptabilisé comme une charge ou investissement du projet. Ces informations sont communiquées au SSDCC par les Contrôleurs financiers pour les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques au plus tard dix (10)jours après la fin du mois. Les titres de paiement : mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les pièces de justification des dépenses : la preuve de paiement de la dépense par le Receveur Percepteur + mandat de paiement émis par la Mairie + factures ou décomptes certifiés et liquidés+ original du PV de réception des travaux + contrat de travaux + original de la caution bancaire en cas d’avance de démarrage ou toutes tenant lieu. Les imputations sont faites par les Contrôleurs financiers et soumises au contrôle du SGF avant la saisie des pièces comptables. Les saisies des pièces comptables des sous projets communaux et communautaires sont faites par les Contrôleurs financiers sous la supervision du comptable du SSDCC ; après contrôle par le SGF. JOURNAL COMPTABLE Journaux ''Education- Eau-Santé- Activités marchandes'' PIECE JUSTIFICATIVE Les titres de transferts des ressources aux communautés et les conventions de financement des sous projets communautaires. Les pièces justificatives (conventions de financement) des sous projets communautaires exécutés par les Communautés, Mairies, les Recettes Perceptions en fonction du pourcentage de transfert des ressources des Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. La comptabilisation des pièces comptables se fait en fonction des transferts effectifs exécutés par les Recettes Perceptions au profit des communautés. Ces informations sont communiquées au SSDCC pour les besoins de la comptabilité et les rapports périodiques. SCHÉMA D'ECRITURES
171
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1.1.1.1.1.1.1.1.323 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.324 Débit
1.1.1.1.1.1.1.1.325 N° compte
1.1.1.1.1.1.1.1.326 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.327 Libellés des comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.328 Libellé de l'écriture
1.1.1.1.1.1.1.1.329 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.330 Débit
Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.331 Crédit
1.1.1.1.1.1.1.1.332 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.333 521xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.334 Virement de fonds
1.1.1.1.1.1.1.1.335 1.1.1.1.1.1.1.1.336
Compte désigné 1.1.1.1.1.1.1.1.337 Libellé :Mise en
place des subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.338 Montant de la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.339 Montant de la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.340 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.341 585xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.342 Compte de transit
1.1.1.1.1.1.1.1.343
Virement de fonds
1.1.1.1.1.1.1.1.344 Libellé :Mise en
place des subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.345 Montant de la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.346 Montant de la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.347 471------
xx
1.1.1.1.1.1.1.1.348 521xx
Débiteur divers : Avance à la commune------- 1.1.1.1.1.1.1.1.349
Compte de transit
1.1.1.1.1.1.1.1.350 Libellé : Mise en place des subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.351 Montant de la
dotation communale
1.1.1.1.1.1.1.1.352 Montant de la
dotation communale
172
PSDCC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables
1.1.1.1.1.1.1.1.353 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.354 471-----
xx
1.1.1.1.1.1.1.1.355 Compte d’immobilisation de portage encours /charge
1.1.1.1.1.1.1.1.356 1.1.1.1.1.1.1.1.357
Débiteur divers : 1.1.1.1.1.1.1.1.358
subventions aux communautés
1.1.1.1.1.1.1.1.359 Libellé :Prise en charge de l’investissement
Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.360 Montant réel transférés au profit des communautés (copie des mandats, décomptes, facture et PV de réception)
1.1.1.1.1.1.1.1.361 45822xx
1.1.1.1.1.1.1.1.362 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.363 7182xx
1.1.1.1.1.1.1.1.364 IDA, DRF en
attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.365 IDA,
subvention d’équipement
1.1.1.1.1.1.1.1.366 IDA, subvention° d’exploitation
1.1.1.1.1.1.1.1.367 Libellé :
Emission DRF –N°
1.1.1.1.1.1.1.1.368 Montant réel transférés au
profit des communautés
1.1.1.1.1.1.1.1.369 Part Equip. 1.1.1.1.1.1.1.1.370 Part Charges
1.1.1.1.1.1.1.1.371 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.372 45822xx
1.1.1.1.1.1.1.1.373 Banque, Compte Désigné
1.1.1.1.1.1.1.1.374 IDA -
DRF en attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.375 Libellé : Paiement DRF –N°....
1.1.1.1.1.1.1.1.376 Montant réel
transférés au profit des
communautés
1.1.1.1.1.1.1.1.377 Montant réel
transférés au profit des
communautés
173
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