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Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint Travail collaboratif, gestion documentaire et publication SharePoint, l’environnement Microsoft dédié aux intranets, est utilisé par des centaines de millions de personnes. Il couvre des usages très différents d’une entreprise à une autre et fait travailler ensemble des métiers multiples. Cet ouvrage s’adresse à toute personne chargée d’une mission de pilotage d’un projet intranet qui doit maitriser les bases de la conception et com-prendre les possibilités fonctionnelles de SharePoint : le travail collaboratif, monde du partage et de l’organisation, la gestion documentaire, monde du classement et de l’automatisme et la publication, monde de la commu-nication unidirectionnelle où les rôles sont définis entre auteur et lecteur. Si SharePoint n’est pas encore déployé dans l’entreprise, quelle édition choi-sir en fonction du projet visé ? À l’inverse, si SharePoint est implanté dans l’entreprise, quelles contraintes seront imposées si le projet à mettre en place est un sous-niveau d’une collection de sites ? Ce livre a comme objectif de vous donner toutes les informations nécessaires à la mise en place et au suivi d’un tel projet et aidera les organisateurs, animateurs d’un site ou responsables d’une bibliothèque, à dialoguer avec le service informatique, administrateurs et développeurs, acteurs indispensables de ce type de projet. Mais il intéressera également l’informaticien qui doit, au-delà de son univers technique, comprendre les possibilités de cet outil à facettes multiples et proposer aux utilisateurs les fonctionnalités les plus utiles, les méthodes les plus pertinentes.Tout au long de cet ouvrage, vous découvrirez :- les fondamentaux : architecture des conteneurs d’information et ges-

tion des autorisations,- la mise en place des fonctions les plus simples permettant de créer des sites

collaboratifs légers et d’utiliser le réseau social de SharePoint,- la mobilisation de fonctionnalités d’ « entreprise » pour organiser une GED

ou un site de publication ainsi que les workflows pour dynamiser la vie de l’information.

Cet ouvrage veut à la fois apporter un éclairage sur les fonctionnalités (ce que l’on peut faire), expliquer en pratique les bases de la conception (com-ment faire) et conseiller sur les choix d’organisation les plus efficaces. Il a été rédigé avec la version 2013 de SharePoint.

Jean-François FUSTEC

Jean-François FUSTEC, consultant et formateur en informatique colla-borative, est spécialisé sur SharePoint et les environnements connexes dont Office 365. Des grosses structures aux PME, il a accompagné des démarches très diverses autour de SharePoint, en recherchant des solutions plutôt que des produits. Au-delà de l’aspect technique, sa grande expérience dans le domaine de l’organisation et de la gestion est un atout pour l’aider à trouver l’approche et la solution les mieux adaptées à chaque entreprise.

Pour plus d’informations :

Mettre en place et piloter un intranet

avec SharePoint Travail collaboratif, gestion documentaire et publication

Jean-François FUSTEC

Table des matières©

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1Chapitre 1IntroductionA. Préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9B. À qui s’adresse ce livre ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10C. Objectifs d’un intranet collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1. Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112. Enjeux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113. Outils qui peuvent entrer dans le cadre d’un intranet collaboratif. . . . . . . . . . . 12

D. Au-delà du collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12E. Présentation de SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1. Définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122. Fonctionnalités officielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133. Scénarios d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

F. Métiers et profils autour de SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171. Concepteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172. Utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183. Informaticien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

G. Horizon de cet ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191. Objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192. Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193. Étapes de découverte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Chapitre 2Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePointA. Partir de zéro ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1. Si votre espace vous est imposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232. Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233. Acquérir un environnement SharePoint interne

ou s’abonner à un service hébergé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244. Identifier les utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

B. Arborescence des conteneurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261. Les applications Web et les collections de sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272. Espaces de rangement : les bibliothèques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273. Outils d’organisation : les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint2 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication

C. Les autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281. Mécanisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292. Les groupes d’utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303. Personnaliser les autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354. Les niveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

D. Structurer l’environnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391. Créer des espaces de test. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392. Organisation hiérarchique ou fonctionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

E. Navigation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411. Le volet Lancement rapide et la barre de liens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422. Le ruban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423. Les listes de liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424. Les liens dans les pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Chapitre 3Créer un site collaboratif simpleA. Le site d’équipe et ses possibilités par défaut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452. Démarrer avec un site d’équipe standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463. Créer un site secondaire (sous-site). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474. Stocker et partager un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485. Utiliser les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

a. Créer une liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55b. Calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56c. Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61d. Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61e. Enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61f. Liens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64g. Suivis de problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65h. Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

B. Organiser une bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651. Paramétrer l'approbation et les versions d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652. Paramétrer les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673. Listes de référence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694. Affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74


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3C. Classement : bons et mauvais usages des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

1. Découverte des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 792. Affichage groupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 803. Affichage sans dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 804. Exemples d'utilisation et contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

a. Utilisation en bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81b. Utilisation en liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

D. Page d’accueil et navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821. Démarche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 822. Manipulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833. Utiliser les composants WebPart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 864. Propriétés générales des composants WebPart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875. Les composants d'application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886. Gérer les liens de navigation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

E. Quelques outils complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971. Listes personnalisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 972. Alertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 973. Se connecter et exporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

F. Apparence du site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1021. Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1022. Couleurs et présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

G. Organiser l'approbation de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105H. Réseau social d'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

1. L'espace personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1102. Le modèle de site communautaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

I. Récapitulatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Chapitre 4Enrichir et dynamiser les sitesA. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119B. Les flux de travail (workflows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119C. La gestion documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

1. Les types de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1252. Les métadonnées gérées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1373. L'organisateur de contenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1424. Stratégies de gestion de l'information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146


D. Publication rapide : annonces, blogs et pages Wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1501. Usages comparés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1502. Liste d’annonces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1503. Blog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1514. Bibliothèque de pages Wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

a. Usages et concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153b. Créer une bibliothèque Wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153c. La page d'accueil du site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154d. Structurer la navigation dans la bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

E. Le portail de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1561. Usages et concepts : division des rôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1562. Le site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1563. Aspect et navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1584. Les pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1635. Circuit de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

F. Filtrer et rechercher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1651. Filtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1652. Recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

a. L'indexeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171b. Le requêteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171c. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

3. Remontée de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172G. Décisionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

1. Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1742. Tableaux de bord et reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

H. Boîtes aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1791. Adresse mail de bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1792. Boîte aux lettres de site d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Chapitre 5SynthèseA. Les bonnes pistes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

1. Encadrer sans verrouiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1872. Sous-sites ou bibliothèques multiples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188


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5B. Mobilisez vos informaticiens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

1. Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189a. Extranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189b. Applications Web Apps, OneDrive Pro et usage mobile . . . . . . . . . . . . . . . . 189c. Audiences et niveaux d’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

2. Développements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191a. Formulaires InfoPath. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191b. Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191c. Développements applicatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

C. Accompagnez vos collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1921. Procédez par étapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1922. La formation et l’assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1923. Réseau social et espace personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1934. Le rôle de la direction générale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint©

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Chapi tre 2 : Com prend re l 'arch i tec ture et organ i ser s on esp ac e Sh arePoi nt

Mett re en p l ace et p i l oter u n i nt ran et av ec S harePoi n tA. Partir de zéro ?Selon le contexte de votre entreprise, votre site SharePoint est disponible ou pas : plu-sieurs scénarios sont possibles. C’est pourquoi on emploiera, pour désigner le domainede responsabilité du pilote, le terme d’espace SharePoint, qui peut être une collection desites (un site complet) ou un site secondaire (un sous-site).

1. Si votre espace vous est imposéVous faites partie d’une filiale d’un groupe multinational, votre chef a reçu l’injonctiond’utiliser SharePoint et l’administrateur SharePoint, installé sur un autre continent,vous informe que vous avez tout pouvoir sur un site secondaire, mais pas plus. Votretravail sera contraint aux normes du groupe mais, la bonne nouvelle, c’est que vousdisposerez peut-être de l’édition la plus riche dans laquelle tout est en place pourtravailler : vous ne partez donc pas de zéro.

2. Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition ?SharePoint n’est pas installé, il faut en choisir l’architecture et l’édition puis passer com-mande à votre DSI.

L’architecture consiste à évaluer les besoins techniques : un serveur ou plusieurs, sacapacité, les contraintes de réseau, de sécurité…

En parallèle, la version de SharePoint est à choisir en fonction du budget et des exigencesfonctionnelles. Cette question doit logiquement impliquer différents responsables : leservice informatique, le décideur financier et le pilote du projet.

Microsoft fournit une documentation détaillée sur les différences, qui sont résumées ici.

H Ces questions sont du ressort du service informatique.


SharePoint Foundation

C’est une édition gratuite en licences, limitée à un seul serveur avec les outils minimums.Pour une petite structure, elle permet de démarrer avec des fonctionnalités de base surun petit serveur.

SharePoint Server Standard

L’édition payante de base permet d’abord de construire une ferme de plusieurs serveursqui vont travailler comme un seul en se partageant le travail, c’est l’équilibrage de charge,et en garantissant une continuité de service en cas de panne de l’un d’eux, c’est la redon-dance. Elle apporte ensuite des fonctionnalités complémentaires utiles en entreprisetelles que la gestion documentaire (GED), la publication de contenu (CMS), le réseau so-cial privé, les workflows, l’intégration avec Active Directory pour présenter les informa-tions des utilisateurs AD…

SharePoint Server Entreprise

L’édition de luxe apporte à l’édition standard des services supplémentaires : présenta-tion en mode Web des formulaires (Infopath), des bases Access, des classeurs Excel.

Pour ces services précieux, on ne peut que conseiller l’adoption de l’édition Entreprise.

Accessoirement, cette édition permettra d’ajouter d’autres services annexes à Share-Point comme les Office Web Apps et le réseau social Yammer, moyennant un budget en-core supplémentaire.

3. Acquérir un environnement SharePoint interne ou s’abonner à un service hébergéSharePoint peut être installé en interne, sur un serveur de l’entreprise, mais peut aussiêtre loué comme un service sur Internet.

En interne

Le service informatique (SI) garde la main, il s’agit d’un investissement en budget maisaussi en compétences techniques s’il s’agit du premier serveur SharePoint. S’il y a desbesoins de développements spécifiques, l’organisation a une totale liberté. La confiden-tialité des données est gérée par le service informatique.

G Ce que l’on gagne en licence risque d’être redépensé plus tard en temps passé par leservice informatique ou les concepteurs.


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25L’hébergement

La facturation en abonnement remplace l’investissement, et c’est l’hébergeur qui secharge de l’administration (dimensionnements, charge réseau, sauvegardes, mises àjour, antivirus, parefeu…). Une bonne solution si vous voulez démarrer vite mais pro-gressivement sans compétences SharePoint dans votre service informatique et si beau-coup d’utilisateurs, externes ou nomades, se connectent par Internet. L’hébergement,enfin, peut permettre à un département qui dispose d’autonomie budgétaire mais pasinformatique de passer outre à un blocage d’une DSI insuffisamment réactive.

Chez MicrosoftL’offre Office 365 pour Entreprises (plans P, M et E) inclut des sites SharePoint dispo-sant des fonctionnalités de SharePoint Server Entreprise avec certaines limitations,notamment dans le site public ou l’intégration d’applications tierces, ce qui est hors denotre sujet. Il est possible de ne s’abonner qu’à SharePoint Online, c’est-à-dire unique-ment au service SharePoint sans les services Exchange et Lync.

La facturation est faite au nombre d’utilisateurs.

Chez d’autres hébergeursDivers autres hébergeurs proposent des services SharePoint Online, certains tarifés parutilisateurs, et d’autres forfaitairement. Selon le cas, le serveur sera mutualisé (partaged’une machine entre plusieurs clients) ou dédié (on vous garantit un serveur pour vousseul).

Quelques critères de choix : y Tarification au volume des données ou au nombre d’utilisateurs.y Seuils dans les tarifs.y Édition : Foundation, Standard ou Entreprise et limitations éventuelles.y Services complémentaires (Office Web Apps…).y Interface de gestion des utilisateurs.y Fiabilité.y Confidentialité par rapport aux risques d’espionnage.

4. Identifier les utilisateursAprès commande du serveur, le pilote doit inventorier les utilisateurs et les classer dansdes groupes, en fonction de leur rôle.

H Le pilote doit travailler en tandem avec l’administrateur Active Directory pour réviserles groupes existants et lui demander de nouveaux groupes si nécessaire.


Les groupes conseillés dans Active Directory (AD) sont :y Tous les visiteurs de l’espace SharePoint (ou du sous-site si vous n’avez qu’un espace

partiel sous votre responsabilité) : ce groupe peut correspondre au groupe AD Tousles utilisateurs, mais pas nécessairement s’il s’agit de certains services.

y Propriétaires de l’espace SharePoint : ce groupe peut inclure les personnes habilitéesà seconder le pilote et l’administrateur de la collection dans la structuration des sites.

y Un groupe de test : idéalement ce groupe peut contenir quelques utilisateurs fictifset quelques utilisateurs réels invités à servir de cobayes.

D’autres groupes pourront être exploités par service en particulier ; il est probable qu’ilen existe déjà beaucoup. À noter que dans Active Directory, il peut y avoir des groupescontenant des groupes.

B. Arborescence des conteneursSharePoint sert à stocker, classer et publier du contenu. Il utilise un ensemble de conte-neurs que le concepteur va organiser selon les besoins qu’il aura analysés. Ces conte-neurs forment une arborescence hiérarchique :

* Un site peut contenir d’autres sites, un dossier d’autres dossiers.

G Les groupes qui seront créés dans SharePoint incluront soit des groupes AD, soit desutilisateurs individuels, soit une combinaison des deux.


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271. Les applications Web et les collections de sites

y Quelle URL (l’adresse de base) donner, afin qu’elle soit la plus conviviale possible.

Plutôt qu’une adresse du type http://srv123xyz.societe.groupe.com:38097, il estsouvent possible d'utiliser un nom plus explicite.y Qui sont les deux administrateurs de la collection de sites ; un informaticien et un

fonctionnel feront souvent un bon tandem. Si vous n’êtes pas l’un des deux adminis-trateurs, veillez à ce que ces personnes soient accessibles et disponibles.

y Sur quel modèle créer le site racine de la collection ; le site d’équipe convient le plussouvent, mais pas nécessairement.

y Faudra-t-il plusieurs collections, plusieurs applications Web ? Quelques critères dechoix seront présentés au chapitre Synthèse, une fois acquise la connaissanceconcrète de l’outil.

2. Espaces de rangement : les bibliothèquesUne bibliothèque va contenir des documents, ou d’autres types de fichiers, comme desimages ou autres.

Les documents sont présentés sous forme de liste dont les colonnes sont les propriétés,ou métadonnées des documents : nom de fichier, titre, date et auteur de la création…Plusieurs affichages différents de la même bibliothèque permettront de la présentertriée, groupée ou filtrée selon les propriétés des documents.

Le premier travail du concepteur sera de définir :y les propriétés supplémentaires qui doivent être ajoutées à la bibliothèque ;y les affichages qui seront appliqués à la liste des documents selon certains critères liés

aux propriétés.

Il est possible d’utiliser une bibliothèque SharePoint comme un dossier dans l’Explora-teur de fichiers de Windows, avec une hiérarchie de sous-dossiers et en changeant lenom du document à chaque version, par exemple, mais cela n’a aucun intérêt. Pourprofiter de SharePoint, il faut donner aux documents :y de la valeur ajoutée en leur affectant des types de contenu, des propriétés…y de la dynamique basée sur un cycle de vie : circuit d’approbation, gestion des versions,

date d’expiration.

H Leur création est du ressort de l’administrateur, mais le pilote peut échanger avec luipour savoir :


Les bibliothèques, au-delà des documents bureautiques, peuvent accueillir d’autrestypes de fichiers, dont :

D’autres types de contenu sont possibles mais sans pouvoir bénéficier de fonctionnali-tés spécifiques en standard.

3. Outils d’organisation : les listesLes listes sont des outils d’organisation autant que des conteneurs d’information.

Certaines listes disposent de possibilités particulières, ce sont les listes standards du sited’équipe :y Contacts.y Tâches.y Calendrier.y Annonces...

Mais, d’une façon plus globale, les listes de SharePoint s’apparentent techniquement àune table dans une base de données ou un tableau dans Excel.

Le concepteur va donc pouvoir centraliser dans SharePoint des listes pour les informa-tions de référence traditionnellement épinglées sur les murs des secrétariats ou dans desclasseurs Excel clonés à l’infini. Il pourra aussi utiliser des listes à chaque fois qu’il y auralieu de collecter des informations auprès des utilisateurs.

C. Les autorisationsLa gestion des autorisations est un travail majeur dans SharePoint : il s’agit d’assurer laconfidentialité de certaines informations bien sûr mais, cela induit une dynamique quivalorise fortement l’intranet si l’organisation est construite de façon efficace et souple.

des images des modes d'affichage, miniatures et diaporama, sont disponibles ;

des formulaires les informations demandées aux utilisateurs telles que les notes defrais ou les demandes d’achat sont aisément gérées de façon cen-trale et traitées par des processus d’approbation ;

des liens vers des documents situés ailleurs que dans la bibliothèque.

H Si vous ne disposez pas du niveau Contrôle total sur votre intranet, adressez-vous àl’administrateur qui a créé votre espace.

Microsoft Internet Information Services 8 - et …...Mettre en place et piloter un intranet avec...

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