Observatoire intranet-2011

Résultat de l’enquête 2011 -

Intranet 2011 Présentation des résultats de l’enquête 2011

Contribution, collaboration, conversation…

Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com


Tendances 2011

Méthodologie de l’enquête

Présentation des résultats 2011

Socio-types de l’entreprise

Prospective

Intranet 2011


L’évolution de la gouvernance est plus contrastée. On note

pour la gouvernance stratégique un niveau de maturité

abouti de la plupart des entreprises où les dirigeants, le

plus souvent, s’engagent dans une réflexion stratégique

dans le cadre du déploiement du projet intranet avec une

lecture systémique du sujet. La gouvernance du projet

intranet quant à elle se met progressivement en place. En

revanche, la gouvernance du dispositif intranet une fois

déployé, marque le pas. Les règles sont le plus souvent

implicites, la culture de l’oralité prédomine encore.

La gestion des connaissances n’est plus en première ligne

des priorités. Certes déjà en partie implantée dans les

grands groupes elle n’est pas la priorité en termes de

projet dans les plus petites entreprises. Son déploiement

est en partie conditionné par l’évolution de la

gouvernance.

Principales tendances 2011

Tendances 2011

Contribution, collaboration, conversation…

Après une ère de production de contenu dédié à l’intranet,

nous sommes passés à un temps où le contenu est produit

simultanément par un grand nombre d’acteurs dans

l’organisation. La conversation s’installe, sous une

multitude de formes : au travers du réseau social

d’entreprise, via le chat, les blogs, la webconference ou la

voix sur IP. L’intranet devient l’outil de tous, ce que

confirment les trois premières tendances déjà identifiées en

2010.

La collaboration confirme sa montée en puissance dans

toutes les organisations quelque soit leur taille ou leur

secteur d’appartenance. Les espaces sont plus nombreux,

mieux outillés et abordent des thématiques transverses en

priorité (projets, communautés d’intérêts, de pratiques,…).

Le réseau social d’entreprise se déploie avec certitude

dans l’ensemble des entreprises indépendamment de leur

taille. L’année 2010 était donc bien l’an un du RSE.

A l’ œuvre également de manière dynamique, la prise en

compte de la mobilité de l’utilisateur avec le déploiement

plus fréquent de projets d’accès distant à l’intranet et le

travail plus systématique sur l’ergonomie pour rendre

contenus et services facilement utilisables sur les

smartphones ou tablet PC.


Tendances 2011

La collaboration numérique est désormais

bien installée.

Le réseau social d’entreprise prend sa place

progressivement.

La mobilité au service de l’usager se confirme.

La gouvernance stratégique est identifiée.

La gestion des connaissances est en retrait.

Tendances de l’intranet 2011

Gestion des

connaissances

Collaboration

numérique Gouvernance

Réseau social Intranet

mobile


Présence d’espaces collaboratifs dans 60% des

intranet (+10% par rapport à 2010).

Les espaces sont équipés d’outils pratiques

(Actualités, bibliothèques, Agenda…).

Les projets d’espaces collaboratifs déployés

d’ici un an sont toujours importants (20%) .

85% des intranets devraient en disposer en

2012.

Emergence de pratiques collaboratives

étendues dans les grandes entreprises et les

plus petites structures.

La collaboration numérique est désormais bien installée

Nombreux projets

Existence de

pratiques

étendues

Enrichi par

des outils

pratiques

Tendances 2011

Collaboration

numérique

Présence régulière

de l’outil


La mise en place de fiches personnelles

enrichies pour 45% des organisations d’ici un

an est annoncée. Déjà 20% en sont équipées.

Les outils de mise en relation se déploient, ils

devraient équiper 20% des intranets d’ici un

an.

Installation progressive des présentiels et de

la communication temps réel (chat,

webconference, voix sur IP).

Emergence des sites web personnels.

Le réseau social d’entreprise prend sa place

progressivement

Fiche

personnelle

enrichie

Présentiels

Tendances 2011

Réseau

Social

d’entreprise

Sites we b

personnels

Outils de

mise en

relation


La direction générale est partie prenante

dans le lancement des projets intranet dans

plus de 50% des organisations.

La qualité des verbatims et la prise en compte

de la dimension systémique du projet

confirme le niveau de maturité.

Le développement de la copropriété de

l’intranet continue de progresser.

L’intranet concerne l’ensemble de

l’entreprise dans tous les cas.

La gouvernance stratégique est intégrée

Propriété partagée

Vision

systémique du

projet

Tendances 2011

Gouvernance

Couverture

globale de

l’organisation

La DG est

impliquée


75% des entreprises proposent un accès

distant (+10%) par rapport à 2010.

L’objectif d’adaptation de l’intranet à la

consultation sur terminal léger de 17%

annoncée dès 2010 pour cette année est

confirmé. Multiplication par 2 d’ici un an.

La mise à disposition d’outils (processus

génériques, applications métier, décisionnel)

est croissante.

La mobilité au service de l’usager se confirme

Tendances 2011

Adaptation aux

IHM Mobiles

Applicatifs

et outils

étendus

Intranet mobile

Accès distant

déployés


Les déclarations de projets de KM sont en

recul (moteur de recherche évolué et

taxonomie).

Peu de projets de cartographie des

connaissances et de text mining.

La gestion du cycle de vie du document et le

procédures de saisie obligatoire des

métadonnées marquent le pas.

Les gestionnaires de la connaissance sont peu

valorisés.

La gestion des connaissances est en retrait

Projet de

KM en

recul

Intégrer le taggage et

l’archivage

Gestionnaire

des

connaissances

à identifier

Peu d’outils

de text

mining

Tendances 2011

La gestion des

connaissances


Le réseau social (Viadeo et Twitter) est venu

utilement compléter nos outils de

recrutements classique comme en 2010.

50% des organisations ayant répondu en 2010

on accepté de contribuer à l’enquête 2011.

Nous remercions les associations : ClubNet,

AFCI, ADBS et Communication & Entreprise

(Ujjef) qui ont encore cette année fidèlement

relayé l’Observatoire de l’intranet.

Enfin, le nombre croissant des répondants

chaque année, près de 400 en 2011, atteste

de l’importance du sujet et de la prise de

conscience du corps social à son endroit.

Présentation des résultats 2011

Pour cette édition 2011 nous avons fait le

choix d’intégrer de nouvelles questions pour

identifier les modalités de traitement des

projets intranet dans l’entreprise.

Nous avons également enrichi le

questionnement autour de la gouvernance ce

qui peut induire un léger biais dans les

réponses sur ce critère et partiellement

expliquer le recul des pourcentage sur ce

thème.

Enfin, nous avons proposé aux répondants de

s’exprimer librement à de plus nombreuses

reprises. Ce verbatim plus riche nous donne

une indication complémentaire sur le niveau

de maturité des organisations et leur

perception des enjeux.




• L’enquête s’est déroulée du 4 janvier au 4 avril 2011 sur le site

www.observatoire-intranet.com. Au total 396 réponses valides ont été

traitées pour 373 organisations.

• 90% des répondants sont français. 10% en provenance de pays

francophones d’Europe, d’Amérique et d’Afrique.

• 25 entreprises du CAC 40

• Le questionnaire, auto-administré, proposait 35 questions qui

s’articulaient autour de cinq thèmes:

– L’entreprise et son contexte

– Les contenus de l’intranet

– Les fonctionnalités et services

– Le projet intranet

– La gouvernance de l’intranet


http://www.observatoire-intranet.com/




Répartition des organisations par secteurs d’activité

2011 2010

Evolution de la répartition entre secteurs d’activités des répondants - 2011 vs 2010 :

• Une stabilité globale de l’échantillon sans écart significatif, représentatif de l’activité économique,

• Un léger recul de la contribution des administrations,

• Une part croissante des acteurs du monde des services (près de + 13%).

Résultats 2011 L’entreprise et son contexte



Nous avons volontairement séparé les administration des services publics afin de mettre en

exergue des comportements distincts entre ces deux sphères.


Administration : ministères, conseils généraux, régionaux et mairies Services publics : enseignement, hôpitaux, universités, associations, activités artistiques, activités immobilières Services marchands : services du secteur privé Industrie : tout type d’industrie


Un échantillon stable d’une année sur l’autre. Les entreprises de plus de 1000 salariés sont toujours plus largement représentées

• Pas d’évolution significative en terme de poids par taille d’organisation,

• On note une très légère progression des entreprises de la catégorie 1 et 4.

Effectifs de l’intranet (personnel concerné)



Structure de l’intranet

On assiste à une concentration de l’accès aux contenus en un point (intranet ou portail) Les démarches favorisant la convergence sont en augmentation : 65% des entreprises contre 57% en 2010 proposent un intranet unique, les portails fédérateurs sont également un peu plus présents.

A l’inverse, les accès décentralisés aux contenus sont en recul. Un des symptôme du déploiement de la convergence.



Nombre de sites intranet déployés

Réductions de toutes les catégories au profit d’un site unique disponible dans 57% des

cas désormais, en évolution de 10% par rapport à 2010. La rationalisation est en cours

pour porter la convergence et fédérer les initiatives.



Antériorité du premier intranet

Le premier intranet remonte en moyenne au début des années 2000.



Nombre de refontes majeures depuis le lancement

La majorité des entreprises en sont à leur deuxième version de l’intranet

• 70% des intranets ont déjà vécu au moins une refonte majeure,

• 40% en sont déjà au moins à la 3ème version.



Logiciels ou suites logicielles utilisés


Le marché est encore loin de la rationalisation avec près d’une cinquantaine de

solutions mentionnées

A eux deux, Microsoft et IBM trustent toujours près d’un tiers du marché, avec

respectivement 25% et 6%.


Métiers (fonctions) représenté(e)s dans l’intranet

Toutes les fonctions proposées dans l’édition 2011 sont présentes selon le même ordre

d’importance qu’en 2010 et dans les mêmes proportions.

Contenus Résultats 2011


Types d’information proposés par l’intranet

Les informations sur les clients et les partenaires gagnent trois points. L’entreprise se tourne vers l’extérieur à mesure que la frontière entre l’interne et l’externe s’amenuise.

Au même titre que pour la représentativité des fonctions, plus les entreprises sont évoluées plus le type d’information disponible est riche



Types de contenus proposés par l’intranet

• Pas d’évolution significative pour ce qui concerne les types de contenus. On note que la vidéo est bien présente dans 1 intranet sur 2.

• Les univers 3D en sont toujours à leur balbutiement.

• Les contenus audio ne sont encore proposé que dans 20% des cas, ils ne se déploient pas.



Outils de communication et collaboration proposés

• L’annuaire interne confirme sa première place, comme lors des éditions

précédentes.

• Les espaces collaboratifs sont présents dans 43% des cas pour l’ensemble de

l’échantillon et devraient être mis à disposition dans 63% des intranets dans un an.

C’est le chantier sur lequel les entreprises sont les plus engagés, suivi par les

blogs, wikis, messagerie instantanée et forums.

Fonctionnalités et Services Résultats 2011


Mise à disposition d’un réseau social d’entreprise (RSE)

Le Réseau Social d’Entreprise se déploie inéluctablement.

On note une explosion prévue de la fiche annuaire enrichie d’ici un an. C’est la première tendance dont le pourcentage d’intention de déploiement futur est supérieur à l’existant. Ces mêmes comportements sont affichés pour l’outil de mise en relation et le site web personnel.

Fonctionnalités et services Résultats 2011


Outil de recherche proposé dans l’intranet

• Le moteur de recherche est présent dans 8 intranets sur 10 aujourd’hui.

• Les principaux chantiers prévus à un an portent sur le moteur de recherche multicritères.

• Ces déclarations sont très proches de celles de 2010. Un certain délai dans le traitement de ces chantiers semble s’afficher.



Outil de reconnaissance, syndication et interaction

proposé dans l’intranet

• Le SSO se déploie largement désormais puisqu’il est présent dans 52% des

intranets. 2/3 des intranets devraient l’offrir d’ici un an.

• Cette reconnaissance automatique est fondamentale car nécessaire pour permettre

l’intégration avec le SI.

• D’ici un an Alerte mails, RSS et Enquêtes en ligne devraient être disponibles dans

près d’1/2.



Fonctionnalités proposées dans l'intranet

Confirmation du socle de fonctionnalités de l'intranet : Moteur de recherche, annuaire,

Organigramme (sauf pour les plus petites structures), Base documentaire, Accès à

distance, Processus génériques.



Outils métiers accessibles depuis l’intranet

L’intranet est un espace désormais très intégré à l’entreprise puisqu’il porte largement

les outils permettant à la fois la gestion des processus génériques et spécifiques.



Accès à l’intranet de manière profilée

L’accès à l’intranet de manière profilée selon au moins un type est proposé dans 64%

des cas

• Les fréquences de profilage en fonction des critères respectent le même ordre

d’importance qu’en 2010 avec des valeurs très comparables.

• Priorité à la fonction, suivie par le métier, ce sont des organisations foncièrement

tournées vers le contenu opérationnel, facilitatrices pour le déploiement de la

collaboration.



Type de personnalisation proposée par l’intranet

Près d’une entreprise sur deux propose au moins un type de personnalisation

• Les contenus sont toujours plus fréquemment personnalisés que les fonctionnalités.

• On ne note pas d’évolution de tendance dans ce domaine.



Types d’espaces collaboratifs mis à disposition

Près de 60% des organisations proposent aujourd’hui au moins un type d’espace collaboratif. Elles devraient être 86% en 2012.

Ce sont toujours les espaces projets qui sont les plus utilisés. Toutes les catégories progressent par rapport à 2010.



Fonctionnalités de collaboration proposées

• Les actualités passent devant le calendrier des évènements et gagnent 7 points

preuve de l’usage qui est fait de ces espaces. Les bibliothèques documentaires

augmentent de 8%.

• Ceci confirme bien que les espaces créés sont utilisés de manière régulière et

dynamique.



Niveau d’appropriation des outils collaboratifs

• On constate une appropriation progressive des outils collaboratifs au profit du déploiement plus systématique de ces outils dans toutes les organisations.

• Désormais, plus de 50% des entreprises déclarent recourir à la collaboration en ligne de manière ponctuelle.

• Il reste encore 8% de réfractaire en recul de 4 points.



Prise en compte des handicaps

Un peu plus d’un quart des entreprises prennent en compte les handicaps

Pas d’évolution sur ce point par rapport à l’année 2010, les recommandations du W3C sont les plus suivies. Certains handicaps sont pris en compte de manière prioritaire, et notamment les handicaps visuels.



Possibilité de consultation à distance de l’intranet

L’objectif de 75% des intranets accessible à distance devrait être atteint d’ici 2012.

Les entreprises sont 6% de plus par apport à 2010 à disposer de cet accès.

En revanche l’objectif pour ce qui concerne l’accessibilité depuis un smart phone de 17%

en 2011 (édition 2010) a bien été atteint. Il devrait doubler encore d’ici l’an prochain.



Top 10 des services en 2011

1. Annuaire interne

2. Moteur de recherche simple (plein

texte, indexé)

3. Base documentaire

4. Organigramme

5. Gestion de processus générique

6. Identification automatiquement par

l’intranet (Single Sign-On)

7. FAQ

8. Espaces de travail collaboratif

9. Gestion de processus spécifiques

(ex. workflow/applications métiers)

10.Alertes mail

Top 10 : Progressions 2011/2010

1. Identification automatiquement par

l’intranet (Single Sign-On)

2. Lecture sur PDA ou Smartphone

3. Messagerie instantanée

4. Présentiel (indicateur de présence)

5. RSS (syndication de contenu)

6. Accès distant (Ordinateur portable,

PC personnel)


8. Fiche annuaire enrichie

(compétences, expériences, centres

d’intérêts)

9. Forums

10.Wikis

Top 10 des fonctionnalités



Top 10 : Projets



d’intérêts)


3. RSS (syndication de contenu)

4. Moteur de recherche multicritères

(date, auteur, thèmes, etc.)

5. Wikis

6. Blogs

7. Forums

8. Outil de mise en relation (par

affinité, par intérêt, par proximité)

9. Gestion de processus spécifiques

(ex. workflow/applications métiers)

10.Messagerie instantanée

Top 5 : Progressions projets



d’intérêts)

2. Lecture sur PDA ou Smartphone

3. Présentiel (indicateur de présence)

4. FAQ

5. Organigramme

Top 10 des projets



Implication des différents acteurs dans le projet intranet

Les utilisateurs ne sont que 25% a être sollicités avant la réalisation du projet. C’est à cette phase que la direction générale est la plus fortement mobilisée (54%).

En moyenne les managers semblent être la catégorie la plus sollicitée à toutes les phases du projet.

Les utilisateurs sont avant tout sollicités après l’ouverture du projet (52%).

Projet Intranet Résultats 2011


Sponsors du projet intranet

Direction de la communication et direction générale sont sponsors dans 1/3 des cas

respectivement.

Les DSI se positionnent en troisième place suivies loin derrière par les DRH.



Eléments définis en amont du déploiement

Seules 50% des entreprises déclarent réaliser un cadrage initial avant le lancement d’un projet ce qui est trop peu.

Ils sont aussi 43% à avoir choisi leur solution technique avant l’expression des besoins, là encore un choix qui ne va pas dans le sens de l’utilisateur.



Périmètre du projet intranet

La taille des répondants nous a incité à qualifier le périmètre pris en compte dans les réponses. Ce sont avant tout des projets d’envergure au niveau groupe et/ou entreprise qui sont traités.

Le déploiement d’un intranet est bien considéré comme un « projet d’entreprise » désormais pour tous.



« Propriété » de l’intranet

On note une évolution de la responsabilité avec un retrait de 10 points pour la

Direction de la communication qui se déploie vers la DG et la DSI.

Les projets deviennent plus stratégiques. Pas d’évolution significative pour les autres

acteurs ou groupes d’acteurs.

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet


Formalisation de règles ou processus

La formalisation des règles autour de l’intranet n’est encore pas entrée dans les mœurs.

En revanche on peut noter un progrès dans le déploiement de la Netiquette qui se glisse entre la charte graphique et la charte éditoriale contrairement aux années précédents.

Les valeurs restent basses sur tous les critères.



Formalisation des procédures en lien avec l'intranet

Les procédure de contributions commencent à se déployer plus systématiquement et la

saisie de métadonnées obligatoires se développe également.

En revanche le traitement du cycle de vie du document (saisie, publication, archivage,

suppression) dans l’intranet est encore abordé de façon parcellaire.



Profils de postes définis en amont du déploiement de

l’intranet

Les réponses à cette nouvelle question indiquent que les contributeurs disposent de

profils de poste dans 1/3 des cas ce qui est peu.



Dispositif de mesure

La gouvernance reste un chantier à instruire. Les pourcentages n’évoluent pas par

rapport à 2010.



Evaluation lors de l’entretien annuel

Cette nouvelle question fait apparaître la prise en compte des responsables éditoriaux

dans une faible proportion.

On voit ici que l’expertise associée à l’intranet n’est encore que très faiblement

valorisée.



• Pour classifier les différents stades de maturité des intranets, nous avons pris le

parti d’évaluer les réponses en prenant en compte le niveau de services proposé

dans les sites, couplé au niveau de gouvernance implémenté.

•

• Nous avons isolé 7 grands types de sites :

– conservateur,

– atypique,

– bâtisseur,

– en mouvement,

– avant-gardiste,

– technophile,

– champion.

• En regard de chacun de ces profils nous avons décrit l’intranet correspondant

complété par des précisions apportées par les répondants.

A propos des socio-types



• Plus l’entreprise est de taille importante plus son niveau de maturité par rapport à l’intranet est abouti.

• Ainsi, les entreprises de moins de 1000 salariés sont « conservateurs » à 57,9% contre 10,3% pour les entreprises de plus de 5000 salariés.

• Les « atypiques » se trouvent d’abord dans les entreprises de taille inférieure à 1000 salariés avec 52,2% des répondants.

• Les « bâtisseurs » sont équitablement repartis dans toutes les tailles d’organisations

• Le profil dominant dans les grand groupes (>5000) est celui des « avant-gardistes » (68,8%) contre 12,5% pour les entreprises intermédiaires et 18,8% pour les plus petites structures.

• Les entreprises « en mouvement » sont des organisations? en allant des plus grandes (effectif>5000) aux plus petites (effectif<1000) respectivement représentées à hauteur de : 26,6%, 43,1% et 30,3%.

• Les « technophiles », peu nombreux, sont soit présents dans les petites ou les grandes structures.

Les socio-types de l’entreprise



Les socio-types de l’entreprise en 2011 Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en terme

de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet.


Atypique

(0 %)

Bâtisseur

(29,5 %)

Champion

(0,4 %)

Atypique

(5,8 %)

Avant-gardiste

(4 %)

Conservateur

(31,7 %)

En mouvement

(27,5 %)

Technophile

(1,3 %)

Gouvernance

Fonctionnalités

66 %

33 %

33 % 66 % 100 %

100 %


Les socio-types de l’entreprise en 2010 Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en terme

de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet.


Atypique

(0 %)

Bâtisseur

(30,3 %)

Champion

(0,4 %)

Atypique

(11,4 %)

Avant-gardiste

(2,7 %)

Conservateur

(37,5 %)

En mouvement

(17,8 %)

Technophile

(0 %)

Gouvernance

Fonctionnalités

66 %

33 %

33 % 66 % 100 %

100 %


Les conservateurs représentent 31,7% des répondants.

C’est encore la catégorie la plus importante composée

d’organisations dans le premier tiers en termes de niveau

d’avancement pour la gouvernance tout comme pour les

services proposés dans l’intranet. Ce groupe est en recul

de près de 6 points

Au premier stade de l’intranet, ce groupe constitue un

vivier d’entreprises qui doivent évoluer vers un statut plus

avancé. Ces organisations appartiennent plus souvent au

secteur public.

Le profil conservateur

Mots clés : contenus textuels, non

collaboratif, accès expert, contribution

centralisée

Peu enclin à faire évoluer vos habitudes de

communication, d’échange et de capitalisation en

matière de savoir, vous n’avez pas encore investi le

territoire de l’intranet sous l’angle des services qu’il

peut vous apporter, du moins pas de manière

extensive. Les contenus proposés, le plus souvent

textuels, couvrent un périmètre spécifique de

l’entreprise et ne sont pas ou peu enrichis de

métadonnées. La base de gestion documentaire, quand

elle existe, est technique et réservée aux experts,

l’intranet est centralisé dans son administration et

l’ensemble de son contenu est accessible à tous. Vous

pourriez tirer un vrai bénéfice en envisageant

l’accroissement des services proposés dans l’intranet,

en étendant son périmètre de couverture, en

enrichissant les services proposés (moteur de

recherche, annuaire,…) et en offrant des services de

collaboration et une contribution décentralisée.


31,7%

2010 : 37,5%


Mots clés : centralisation de la

contribution, déploiement d’indicateurs,

procédures

Vous êtes concernés avant tout par le contrôle et

l’organisation du système que vous avez mis en

place. Ceci se traduit par le déploiement d’une

gouvernance avancée voire très en pointe. Les règles

déployées peuvent freiner l’expansion de votre

intranet. Pour capitaliser sur le travail de

formalisation des rôles des différents acteurs, sur la

mise en place de règles de gestion, l’identification

des indicateurs de performance de votre site, vous

devriez partager avec les différents acteurs

potentiels afin de permettre une contribution

progressivement décentralisée qui justifie

l’activation des principes de gouvernance dessinés. Il

s’agit ici avant tout de mettre des hommes en face

des structures et des règles que vous avez dessinées.

Une fois l’appropriation effective, vous pourrez

avancer vers la mise à disposition de services plus

élaborés dans l’intranet.

Près de 5,8% de l’échantillon des répondants disposent

d’un intranet « Atypique ».

Ces intranets offrent un niveau de service basique et

une gouvernance relativement plus évoluée. Ils sont donc

en cela « Atypiques » . En recul de plus de 5 points ils ont

migrés vers des profils de « Bâtisseurs » après avoir

étendu le nombre et la qualité des fonctionnalités

proposées dans l’intranet.

Le profil atypique


5,8%

2010 : 11,4%


Mots clés : maturité digitale, services

collaboratifs, contenus indexés

Vous avez capté la tendance des trois dernières

années qui impose la mise en place de services

collaboratifs via l’intranet dans l’entreprise. Les

principales fonctionnalités comme l’annuaire, la

messagerie, les agendas partagés sont disponibles. Il

est également possible d’accéder à des outils pour le

traitement de processus génériques (notes de frais,

congés en ligne) et spécifiques (applications

métiers). Les contenus sont souvent multimédias et

facilement localisables grâce à leur indexation

élaborée. Pour gagner en maturité, il devient

nécessaire de réfléchir au déploiement de la

gouvernance de votre intranet. Grâce à la mise en

place de processus vous pourrez, de manière fluide

et évolutive, décentraliser la contribution et

renforcer le déploiement de la transversalité de

votre intranet. Votre Direction générale devrait être

sensibilisée à ces enjeux.

Les organisations du travail dont l’ intranet est « En

mouvement » représentent 27,5% de l’échantillon. Cette

catégorie en progression de presque 10 points par rapport

à 2010 est issue des catégories atypiques et

conservateurs.

Ces acteurs proposent un niveau de service qui se situe

dans le deuxième tiers, avec en revanche une

gouvernance balbutiante.

Leur évolution naturelle doit les amener vers un intranet

de « Bâtisseur » une fois leur gouvernance plus

structurée.

Le profil en mouvement


27,5%

2010 : 17%


Mots clés : déploiement évolutif, système

de gouvernance, collaboration étendue

L’approche robuste que vous avez choisie face aux

nouvelles technologies vous permet le déploiement

évolutif de votre intranet en phase avec la culture et

l’organisation que vous avez su mettre en place

notamment grâce au déploiement d’un système de

gouvernance déjà sophistiqué qui s’illustre dans une

responsabilité partagée de l’intranet (plusieurs

directions) avec une mobilisation identifiée de la

direction générale dans ce projet considéré comme

stratégique. Les acteurs de l’intranet sont clairement

identifiés et reconnus, les services de collaboration

sont déjà largement proposés. Vous pourriez

désormais accéder à un stade plus élevé en

proposant en complément des fonctionnalités

standards des fonctionnalités avancées, en étendant

la collaboration à tous les niveaux de l’entreprise, et

en mettant en place un pilotage par les indicateurs.

Ils sont plus de 29,5% dans l’échantillon à disposer d’un

intranet de « Bâtisseur » avec un niveau de service et de

gouvernance en correspondance c’est-à-dire de niveau

évolué. Leur représentation est quasiment stable par

rapport à 2010.

Ces entreprises construisent le système intranet sur des

bases solides et se donnent les moyens d’une évolution

optimisée pour leur intranet.

Ils tendent vers la prochaine étape pour le déploiement

d’un système « Avant-gardiste » avec un niveau de service

encore plus riche.

Le profil bâtisseur


29,5%

2010 : 30,3%


Mots clés : profiling, espaces collaboratifs,

gestion des connaissances

Amateur par essence de nouvelles technologies, vous

avez su capter l’importance du déploiement des

nouveaux outils dans l’entreprise. Votre intranet

propose une gamme étendue de services disponibles

de manière profilée et accessibles aussi bien dans le

domaine de la collaboration qu’en matière de gestion

des connaissances. Pour que cette « vitrine

technologique » s’enracine dans l’entreprise il est

essentiel désormais de se pencher sur l’organisation

à mettre en place pour optimiser le service aux

utilisateurs. Avec une gouvernance structurée,

l’ensemble des fonctionnalités, et notamment le

réseau social, pourra prendre toute son ampleur,

relayé par une capitalisation du savoir agrégée dans

les espaces collaboratifs.

Cette année 1,3% des répondants ont été identifiés

comme présentant un intranet de « Technophile » contre

aucun en 2010.

Ce profil correspond à des organisations qui ont déployé

un niveau de service très abouti en travaillant à peine

leur gouvernance.

Ce résultat nous conforte dans l’idée que l’entreprise

reste en contrôle et ne laisse pas le foisonnement

technologique se déployer sans règles, en tous cas en

France .

Le profil technophile

1,3 %


2010 : 0%


Mots clés : réseau social, géo-management,

cartographie des connaissances

Votre attirance naturelle pour les nouvelles technologies vous a conduit à intégrer dans l’intranet les outils les plus avancés du marché : moteur de recherche indexé, réseau social, géo-management, cartographie des connaissances. Les espaces collaboratifs sont proposés aussi bien par direction que par projet, ils peuvent comprendre tous les outils d’interaction disponibles : blog, wikis, annuaire dédié, planning. La gouvernance mise en place est parfaitement intégrée dans le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le suivi des usages de l’intranet est également une réalité qui vous permet d’envisager une évolution adaptative de votre site. Vous allez pouvoir tirer tout le bénéfice du travail déjà accompli en y associant un pilotage par les indicateurs statistiques et en mettant en place un mécanisme d’évaluation des managers en fonction de leur contribution à l’intranet.

Les intranets « Avant-gardistes » correspondent à 4% de

l’échantillon. Les entreprises qui le constituent sont

actives dans le domaine IT, télécoms), dans l’industrie et

les dans les autres services marchands. Ce sont très

majoritairement des entreprises de plus de 10 000

salariés.

Les moyens dont elles disposent tant au plan financier

que sectoriel expliquent leur positionnement.

Elles proposent une intégration très avancée des services

web dans leur intranet et un niveau de gouvernance déjà

bien établi qui gagnerait à se structurer encore un peu

afin d’atteindre l’ultime stade de « Champion ». Le

groupe est en progression légère de 1,3 points.

Le profil avant-gardiste


4%

2010 : 2,7%


Mots clés : réseau social étendu,

capitalisation du savoir, pilotage par les

indicateurs Structurellement en avance, vous êtes à la recherche systématiquement de tous les nouveaux usages et services que peuvent apporter les nouvelles technologies. Vous êtes donc doté d’un intranet qui propose l’ensemble des fonctionnalités existantes aujourd’hui à l’ensemble de vos salariés en fonction de leur profil. Vous avez sous-tendu ce déploiement technique par la mise en place de procédures abouties qui permettent une gestion fluide de l’intranet. La structure existante permet de capitaliser le savoir. Bien entendu des outils de collaboration et de gestion des connaissances sont accessibles à tous selon des règles bien formalisées. Chaque individu est un contributeur potentiel à l’intranet au travers de son espace personnel accessible dans le réseau social ou via ses suggestions sur les contenus. Vous pilotez votre intranet par les indicateurs et pouvez vous adapter rapidement aux usages. Vous êtes déjà un acteur du Web 3.0.

La catégorie de « Champion » n’est pas représentée dans

l’échantillon des répondants cette année.

Cette catégorie correspond à des intranets disposants à

la fois d’une gouvernance et d’un niveau de service abouti

(dernier tiers sur les deux critères).

Il s’agit encore d’acteurs d’exception qui devraient être

progressivement rejoint par un certain nombre

d’entreprises « Bâtisseurs » ou « Avant-gardistes ».

Le profil champion


0%

2010 : 0,4%


Socio-types moyens

Atypique

(0 %)

Bâtisseur

(29,5 %)

Champion

(0 %)

Atypique

(5,8 %)

Avant-gardiste

(4 %)

Conservateur

(31,7 %)

En mouvement

(27,5 %)

Technophile

(1,3 %)

Gouvernance

Fonctionnalités

66 %

33 % 66 % 100 %

100 %

37 %

29 % 1


1. Administration publique 2. Industrie 3. Services marchands 4. Services publics

2

42 %

3 31 %

32 %

4 27 %

1. Plus de 5000 personnes 2. De 1001 à 5000 personnes 3. Moins de 1000 personnes

Moins de 1000 personnes

De 1001 à 5000 personnes

Plus de 5000 personnes

33 % 1

48 %

29 % 2

40 %

3

35 %

28 %


• Les constats de l’édition 2011 de l’Observatoire confirment la maturité de l’intranet avec néanmoins des progressions de niveaux divers en fonction des axes et la prise en compte systémique du dispositif sociotechnique qu’il représente dans cinq dimensions :

– Technologie

• L’atomisation des solutions disponibles (>50) sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu’elles visent . Elle atteste aussi d’un niveau de maturité du marché encore à l’adolescence.

• Plusieurs solutions permettent d’atteindre le même objectif (dans des configurations différentes).

– Processus/procédures

• Peu importe la solution utilisée, l’efficience du dispositif repose sur la formalisation et le respect des processus et des procédures en lien avec l’intranet. On voit ici que des progrès importants sont à mener pour permettre au dispositif déployé de prendre toute sa mesure.

– Management

• L’implication managériale, facteur d’acculturation des équipes et d’incitation aux bonnes pratiques de chacun semble se mettre en place, au niveau des équipes de directions. Mais le management intermédiaire doit être plus systématiquement associé aux projets intranet afin de garantir le déploiement en profondeur et dans la durée des nouveaux usages voulus par les équipes dirigeantes et demandées par les utilisateurs.

– Interaction

• Résultante des points précédents, la finalité attendue de l’intranet vise la « socialisation », autrement dit l’utilisation permanente de ces technologies dans une dynamique permanente d’interaction, de contribution et de partage. L’installation du réseau social d‘entreprise confirme au même titre que le déploiement de la collaboration la prise en compte de cet axe.

– Évaluation

• La mise en place d’indicateurs (utilisation des ressources, usages, pratiques, etc.) induit l’évolution vers la notion de « pilotage par les indicateurs ». Elément indispensable d’une gouvernance bien comprise et bien déployée, cet axe est aujourd’hui encore l’outil le moins utilisé.

Synthèse

Prospective


• Au-delà des tendances que cette édition, et par rapport aux résultats de l’Observatoire 2010, les mouvements à l’œuvre dessinent trois courants d’évolutions majeurs :

– Un déplacement de la gravité informationnelle

• Les métiers et fonctions de l’entreprise représentés dans l’intranet sont toujours significatifs, mais on assiste à un déplacement du contenu éditorial vers le contenu collaboratif.

• Ce contenu est pour nous dans un premier temps un agent de médiation pour permettre aux acteurs de l’entreprise d’échanger entre eux à propos d’un sujet commun.

• Ce partage autour de la données est un préalable au partage de données plus personnelles (compétences, expériences, etc..) dont le partage est possible via le réseau social d’entreprise.

– Vers la convergence numérique

• Le recul du nombre de sites intranet mis à disposition dans les organisations constitue un premier signal

• La perception des structures et de l’organisation n’importe plus, c’est le service à l’utilisateur qui focalise l’attention

• La conjonction de fonctionnalités en un lieu désormais : mail, vidéo, audio, webconference, messagerie instantanée, voix sur IP, attestent du processus en cours

• Ceci est rendu possible notamment grâce à la webisation des application et bien sûr, le cloud computing

– La gouvernance de l’intranet : nouveau modèle à inventer

• On le voit, l’échantillon des répondants est globalement en progrès. Un déplacement « vers la droite » des socio-types , sur l’axe des fonctionnalités indique bien un niveau de service enrichi à l’endroit de l’utilisateur.

• Cependant la gouvernance ne progresse pas. L’entreprise est désormais confrontée inéluctablement à la mise en place d’une organisation associée à la production de son projet intranet où tous les acteurs : de l’usager au top management doivent être associé à sa conception.

• La gouvernance du projet se doit d’être étendue à la vie du dispositif intranet où, les règles d’usage, les organes stratégiques et opérationnels associé à l’animation de l’intranet, la description des expertises requises pour le fonctionnement et leur reconnaissance, la conception et le suivi des indicateurs sont les outils qui permettront à l’intranet d’évoluer vers un espace à la fois reflet de l’entreprise et de son utilisateur.

Prospective

Prospective


Réalité « systémique » de l’intranet

Management Technologie

Processus

Procédures

Gouvernance

Réseau social

Organisation décentralisée

(Principes de publication

- Principes de collaboration -

Principes d’administration)

Management de proximité

Interaction

Profilage

Personnalisation

Évaluation

Prospective

Multi-canal : Clients-légers

(smartphones, etc.)

Géo-management (SIG) et nomadisme

Rich media (web TV, web radio, podcasting,

etc.)

Taggage (RSS)

Conduite du changement

Évaluation des contributions

Management par les indicateurs

(Publication - Collaboration

- Gestion d’équipe & reporting)

Mécanismes de gouvernance Charte éditoriale, charte

d’usage, nétiquette, etc.

CMS

(Propriétaire ou

Open Source)

Moteur de recherche

Outils et espaces

de travail

Blogs

Wikis

Intranet multi-canal


L’effet Intranet : Synthèse

Intranet

Relation au

temps

Relation

au travail

Relation

aux

autres

Relation à

l’espace

Relation à

la stratégie

Collaboration

E-management

Interaction

Co-construction

Peopleware

Réseau social d’entreprise

Communautés d’intérêt

Communautés de pratique

Entreprise étendue

Transversalité

Inter culturalité

Nomadisme

Multi-canal

Virtualité

Indicateurs

Culture

Identité

Compétences

Approche systémique

Evaluation

Any time

Anywhere

Any device

« Always on »


Les rédacteurs www.observatoire-intranet.com


Isabelle Reyre, directrice associée - Arctus Co-fondatrice d’Arctus, Isabelle Reyre dispose de 20 ans

d’expérience en communication technique et sciences humaines

exercés d’abord dans de grandes entreprises (L’Oréal, CCF, BNP

Paribas, KBC). Ecole de Commerce, MBA, Analyste financier

diplômée, formation au coaching et à l’approche systémique.

Marc Lippa, consultant expérimenté - Arctus Ingénieur Civil des Mines, Marc Lippa est expert en conduite de

projets liés aux TIC.

Il possède une connaissance approfondie du secteur industriel,

secteur dans lequel il a assumé durant 15 ans des responsabilités

dans le management commercial, dans le management du

processus de l’innovation et de projets innovants et dans la

conduite de projet SI et web.


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