MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO********************

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

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DEPARTEMENT GESTION

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Option : Audit et Contrôle

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

Présentée par : RANDRIAMAMPIANINA Herihanitra Annick

Sous l’encadrement de :

ENCADREUR PEDAGOGIQUE ENCADREUR PROFESSIONNEL

RAVALITERA Basile ANDRIAMAHEFA Bruno JulienEnseignant vacataire au département Gestion Responsable des ressources humaines au

sein de la New PrintA.U : 2009/2010

Session : 06 Décembre 2010

SOMMAIRE

SOMMAIRE

AVANT PROPOS

REMERCIEMENTS

LISTE DES ABREVIATIONS

LISTE DES FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

INTRODUCTION

PARTIE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEWPRINT ET DESCRIPTION DU SYSTEME

FACTURATION APPLIQUE

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT

Section 1 : Généralités sur l’entreprise

Section 2 : Les objectifs de la société

Section 3 : Structure et activités de NEW PRINT

CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURE DE FACTURATION EXISTANTS

Section 1 : Diagramme de circulation des documents

Section 2 : Description du système

Section 3 : Procédures utilisées

PARTIE 2 : DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA FACTURATION AU SEIN DE LA SOCIETE

CHAPITRE I : DIAGNOSTIC SUR LE SERVICE FACTURATION

Section 1 : Procédé de facturation au sein du système cycle vente

Section 2 : Les points forts du système

Section 3 : Les faiblesses de la procédure en place

CHAPITRE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE

Section 1 : Les causes des points faibles

Section 2 : Les risques liés à ces faiblesses

Section 3 : Leurs impacts sur le système

PARTIE 3 : MISE EN PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE

CHAPITRE I : MISE EN PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE

Section 1 : Présentation du service facturation

Section 2 : La structure de la facture

Section 3 : Circuit et processus d’établissement d’une facture

CHAPITRE II : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE VENTE

ET FACTURATION

Section 1 : Les nouvelles procédures

Section 2 : Le diagramme de la circulation des documents

Section 3 : Les avantages de la mise en place de ce système et de ces procédures

CONCLUSION GENERALE

ANNEXES

BIBLIOGRAPHIE

AVANT-PROPOS

A l’issue de l’étude universitaire de second cycle, chaque étudiant en quatrième année

de la filière gestion, prépare son diplôme de maîtrise. A cet effet, il doit réaliser un mémoire

de fin d’études. Et pour la réalisation de ce mémoire, il est amené à effectuer des stages au

sein d’une entreprise.

Etant donné que nous faisons partie de ces étudiants, nous avons donc effectué les nôtres,

pendant trois mois au sein de l’entreprise NEW PRINT. Nous espérons que les investigations,

effectuées au cours de ces stages vont nous permettre de réaliser convenablement notre

mémoire.

REMERCIEMENTS

En premier lieu, nous tenons à remercier Dieu qui nous a permis d’effectuer cette

mémoire. Gloire à toi au plus haut des cieux.

Nous présentons aussi nos très vifs remerciements les plus chaleureux à

Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Professeur titulaire, Président de

l’université d’Antananarivo ;

Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférences, Doyen de la

Faculté de droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie de l’université

d’Antananarivo ;

Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène, Maître de conférences, Chef de

département Gestion ;

Madame ANDRIANALY Saholiniarimanana, Professeur, Enseignant

chercheur, Directeur du centre d’études et de recherche en gestion ;

Monsieur RAVALITERA Basile, Enseignant vacataire au département

Gestion, encadreur pédagogique ;

Tous les enseignants du département Gestion ;

Monsieur ANDRIAMAHEFA Bruno Julien, Responsable des ressources

humaines de la société NEW PRINT, encadreur professionnel ;

Tous les personnels de la société NEW PRINT;

A nos familles et proches, nous adressons notre plus profonde gratitude pour le soutien

qu’ils n’ont pas cessé de manifester tout au long de l’élaboration de ce mémoire.

Votre dévouement, votre humilité, votre compréhension et vos efforts respectifs nous

ont permis d’atteindre facilement et toujours dans la joie, les objectifs que nous nous sommes

assignés en préparant ce mémoire.

Merci à tous

LISTE DES ABREVIATIONSAC : Au comptant

BAT : Bon à tirer

BAR : Bon à rouler

BC : Bon de commande

BCC : Bon de commande client

BCI : Bon de commande interne

BL : Bon de livraison

BL B : Bon de livraison de couleur blanc

BL b : Bon de livraison de couleur bleu

BL R : Bon de livraison de couleur rose

BFV : Bankin’ny Fampandrosona ny Varotra

BMOI : Banque Malgache de l’Océan Indien

CA : Chiffre d’affaires

CI : Contrôle interne

C M I : date de création, date de modification, date d’impression

COMPTA Saari : Comptabilité Saari

DCD : Diagramme de circulation des documents

DG : Directeur Général

DF : Dossier de fabrication

FA : Facture

GESCOM : Gestion commerciale

HT : Hors taxe

SARL : Société à responsabilité limitée

MP: Mode de paiement

MTT : Montant

MDR : Mode de règlement

NIF : Numéro d’identité fiscal

OP : Offre de prix

OT : Ordre de travaux

OBS : Observations

PAO : Publication Assistée par Ordinateur

PU : Prix unitaire

Quit : Quittance

QTE : Quantités

RAF : Responsable Administratif et financier

RDT : Responsable département technique

RIB : Relevé d’identité bancaire

RRH : Responsable ressources humaines

RC : Registre de commerce

SARL : Société à responsabilité limitée

Stat : Statistique

SVT V/BC : Suivant votre bon de commande

TP : Taxe professionnelle

THT : Total hors taxe

TTC : Total tous taxe comprise

TVA : Taxe sur la valeur ajoutée

3RA : Rabais, Remise, Ristourne

LISTE DES FIGURESFigure n° 01 : Organigramme de la société New Print………………………………… -8-

Figure n° 02 : DCD du cycle de vente de l’entreprise New Print…………………… -22-

Figure n° 03 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement à crédit,

au comptant). …………………………………………………………………………….-26-

Figure n° 04 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement d’acompte)….….-27-

Figure n° 05 : Processus de création de nouveau client………………………………… -29-

Figure n° 06 : Processus d’établissement de la facture ………………………………… -29-

Figure n° 07 : Cahier de travaux………………………………………………………… -34-

Figure n° 08 : Tableau de bord de travaux en cours………………………………………-34-

Figure n° 09 : Modèle d’écriture de vente……………………………………………… -39-

Figure n° 10 : Modèle d’écriture de règlement……………………………………………-40-

Figure n° 11 : Position du facturier dans l’organigramme……….…………………………… -69-

Figure n° 12 : Modèle de facture………………………………………………………….-76-

Figure n° 13 : Modèle d’ordre de travaux…………………………………………………-78-

Figure n° 14 : Modèle de cahier de registre des commandes…………………………….. -81-

Figure n° 15 : Modèle d’état des factures……………………………………………… -90-

Figure n° 16 : Modèle de cahier d’enregistrement des règlements clients………………. -90-

Figure n° 17 : Modèle d’échéancier……………………………………………………… -91-

Figure n° 18 : Nouveau DCD du cycle vente (cas du paiement avec acompte)…………..-96-

Figure n° 19 : Nouveau DCD du cycle vente (cas paiement au comptant, à crédit)………-97-

Figure n° 20 : Nouveau DCD sur l’encaissement de règlement client……………………-98-

LISTE DES TABLEAUXTableau n° 01 : Effectifs du personnel par catégories professionnelles………………… -12-

Tableau n° 02 : Les personnels par section ……………………………………………… -13-

Tableau n° 03 : Tableau d’évolution du personnel sur les 7 dernières années……………-13-

Tableau n° 04 : Tableau des machines…………………………………………………… -15-

Tableau n° 05 : Les produits de New Print……………………………………………… -17-

Tableau n° 06 : Description de la réalisation du travail demandé ……………………… -23-

Tableau n° 07 : Grille d’analyse des fonctions assumées dans le cycle vente de New Print....

…………………………………………………………………………………………… -45-

Tableau n° 08 : Questionnaires du contrôle interne……………………………………… -46-

Tableau n° 09 : Récapitulation des points forts et points faibles ………………………... -52-

Tableau n° 10 : Feuille d’évaluation du cycle vente……………………………………... -63-

Tableau n° 11 : Description de la fonction « Facturier »………………………………… -70-

Tableau n° 12 : Mobiliers, matériels et fournitures de bureau pour le service facturation….

…………………………………………………………………………………………… -73-

Tableau n° 13 : Nouvelle description de la réalisation du travail demandé……………… -93-

- 1 -

INTRODUCTION

Actuellement, l’application du principe de séparation des tâches n’est pas toujours

respectée dans certaines entreprises pour des raisons multiples ; à savoir :

- le souci de réduire les charges,

- la méconnaissance de l’importance de cette séparation…

Or, cette négligence, si nous pouvons l’appeler ainsi a des répercussions néfastes pour son

développement. C’est ce que nous avons pu sentir en effectuant notre stage dans la société

NEW PRINT.

NEW PRINT est une imprimerie, d’où son activité est de vendre des prestations de

services. Comme toute entreprise, elle a une structure économique et sociale qui regroupe des

moyens humains, matériels et financiers. Ils sont combinés de manière organisée pour fournir

des prestations de services dans un environnement concurrentiel avec un objectif de

rentabilité.

Afin de réaliser les objectifs de la société, des politiques, des procédures et des règles doivent

être formulées. Les politiques sont des guides pour la prise de décision ou la réflexion en vue

d’atteindre les objectifs. Tandis que les procédures sont des guides d’actions qui précisent les

étapes à suivre, les règles à respecter pour mettre la décision en application.

Lors de notre stage au sein de NEW PRINT, nous avons remarqué le non-respect du

principe de séparation des tâches dans le cycle vente. Cette anomalie est due essentiellement à

l’inexistence de service facturation au sein de la société.

C’est pourquoi nous avons choisi d’intituler notre thème « PROCEDURE ET MISE EN

PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE CAS DE L’ENTREPRISE NEW

PRINT »

La réalisation de cette étude a été menée en se basant sur :

- les bases théoriques acquises à l’Université,

- les articles lus dans les revues spécialisées,

- les documents via Internet,

- les entretiens effectués auprès des dirigeants et responsables de la société NEW

PRINT durant trois mois de stages fructueux,

- et surtout sur les heures de travail accordées par nos deux encadreurs professionnel et

pédagogique.

- 2 -

Ce travail s’articulera autour de trois parties essentielles.

Dans la première partie, nous exposerons la présentation de l’Imprimerie ; outre son

historique, nous évoquerons sa structure organisationnelle et ses activités. Nous y décrirons

aussi le système et la procédure de facturation appliqués par la société.

La seconde partie sera focalisée sur le diagnostic et l'analyse de la facturation.

Et dans la dernière partie, nous proposerons la mise en place du service facturation et de la

nouvelle procédure adéquate au système, ainsi que les observations sur les impacts positifs

que nous en tirons.

Pour la mise en place de ce service, nous adopterons une démarche structurée.

Préalablement à la mise en œuvre, il est préférable de décrire le système et la

procédure qui existent dans l’entreprise.

Et l’étude sur le système appliqué nous a permis de réaliser un examen d’où nous

pourrons dégager les points forts ainsi que les dysfonctionnements du domaine étudié, et de

mettre en relief les analyses critiques de la conjoncture actuelle.

Le diagnostic consiste à hiérarchiser l’importance de chaque cause donnant lieu à cette

faiblesse, et en tirer l’impact sur les processus étudiés.

La réalisation de ce diagnostic va nous permettre de proposer la mise en place du

service facturation informatisé.

Partie 1 : PRESENTATION DE LA SOCIETE

NEW PRINT ET DESCRIPTION DU

SYSTEME FACTURATION APPLIQUE

- 4 -

En premier lieu, nous allons définir notre périmètre d’action en présentant l’entreprise.

Cette étape s’avère nécessaire pour mieux cerner l’étude. Cette partie se compose de deux

chapitres.

Afin de mieux connaître l’entreprise, il sera préférable de présenter dans un premier chapitre

la société, en définissant ses objectifs ainsi que sa structure et ses activités. Dans un second

temps, le système de facturation appliqué sera décrit.

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT

Ce chapitre va comporter 3 sections qui parleront d’abord des généralités concernant

l’entreprise, ensuite des objectifs de la société, et enfin de la structure et des activités de

NEWPRINT.

Section 1. GENERALITES SUR L’ENTREPRISECette section nous permettra d’avoir de plus amples informations sur la société à

savoir son identité, sa présentation et son historique.

1.1 - IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE

a) Identité de l’entreprise :

Raison sociale : NEW PRINT.

b) Statut juridique :

Société à responsabilité limitée (SARL)

Siège social : Enceinte Immeuble ATELEMEC Ankorondrano (Boulevard de

l’Europe)

Capital social : 20 000 000 Ariary

Boite postale : 7 581

Téléphone : 22 333 35

22 364 72

Nº Fax : 22 364 71

E – mail : [email protected]

mailto:[email protected]

- 5 -

Compte bancaire :

BMOI : 015 116 001 59 32

BFV SG : 21 010 – 309 37. 1

Coordonnées fiscales :

NIF : 107006580

Stat. : 22201 11 1992 01 004

RC : 6337 / 00 B 00 446

1.2- PRESENTATION ET HISTOIRE DE NEW PRINT

1.2.1) Présentation

NEW PRINT est une entreprise d’imprimerie sise à la zone industrielle

d’Akorondrano. Elle est parmi les géantes dans ce domaine, de par sa taille et de sa capacité

de production. Elle fonctionne avec plus d’une soixantaine d’employés.

1.2.2) Historique

NEW PRINT, créée en 1993 par Monsieur Herinirina RAVOAVAHY et son épouse

Madame Clara RAVOAVAHY, est le benjamin des imprimeurs.

Au début c’était une entreprise individuelle. Tous les travaux ont été réalisés sur de simples

machines, à citer : typographique, simple massicot utilisant six employés.

Au cours des temps, elle a développé ses activités en créant un département PAO (Publication

Assistée sur Ordinateur) et un laboratoire.

Plus tard, elle a fait l’acquisition de deux machines plus performantes de marque

HEIDELBERG : GTO1 et GTO2 améliorant la qualité des productions et des prix.

En 1998 le service commercial fut créé pour pallier la concurrence.

En 2000 son activité étant plus sérieuse, l’entreprise devient une SARL.

La même année, elle s’est doté d’une nouvelle machine offset neuve 4 couleurs (GTO4)

- 6 -

Parmi ces principaux clients figurent :

les grands magasins,

les agences de voyages et Tours opérateurs,

les banques,

les agences de communication,

des compagnies pétrolières,

et toutes les sociétés qui exigent une grande qualité dans leurs publications.

Le principal objectif de la société est de donner satisfaction à toutes les exigences de

ses clients.

Depuis cette date, elle n’a cessé de progresser. Elle se développe constamment en investissant

de nouvelle machine « La Rotative Flexographie » et en s’ouvrant à de nouveaux marchés.

Après ce bref historique de la Société, nous allons parler de ses objectifs.

Section 2. LES OBJECTIFS DE LA SOCIETE

Les objectifs de la Société New Print peuvent être résumés comme suit :

Fidéliser la clientèle.

Prouver que les Malgaches peuvent se mettre à la hauteur des autres imprimeries

étrangères.

Organiser l’entreprise dans le but d’améliorer la productivité, renforcer la compétence

de chaque service, pour offrir un produit de haute qualité et viser un taux de

rendement élevé.

Transférer à l’annexe implantée au nord de la Capitale (Ambatolampikely Ivato)

toutes les unités de production pour la transformer en complexe qui abritera également

un grand magasin de stockage.

satisfaire au mieux les besoins de la clientèle. La société ne cesse de s’investir pour

mettre en confiance ses clients.

Après avoir énoncé les objectifs de la société, entamons maintenant la rubrique structure et

activités de l’entreprise.

- 7 -

Section 3. STRUCTURE ET ACTIVITES DE L’ENTREPRISELe terme structure désigne, dans son sens étroit, « l’organisation générale de

l’entreprise, représentée schématiquement par l’organigramme ci-dessous ». Dans une vision

très large, il se définit comme « un ensemble de dispositifs, permettant de répartir, de

coordonner et de contrôler les activités, et d’orienter le comportement des hommes dans le

cadre des objectifs de l’entreprise ». Cette définition de CHARPENTIER Pascal 1 montre que la

structure permet de manière plus ou moins formalisée les modes principaux de division du

travail entre les unités et les mécanismes de collaboration et de coordination assurant la

cohérence globale de l’organisation.

Cette section se subdivisera en 7 sous sections à savoir :

- la structure organisationnelle,

- répartition des effectifs du personnel

- l’environnement

- activités et moyens mis en œuvre par la société

- les produits de la société

- ses concurrents

- les clients et les fournisseurs de NEW PRINT

3.1 - STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

3.1.1) L’organisation interne :

L’organisation interne de la société est représentée par sa structure qui se définit

comme la mise en place des différentes fonctions retenues pour être exercées au sein de la

société ainsi que les liaisons entre ces fonctions.

1 CHARPENTIER Pascal (1998), « L’entreprise et ses structures », in Management et organisation desentreprises, cahiers français, n° 287, juillet/septembre, pp.3-9

- 8 -

3.1.2) L’organigramme de NEW PRINT

L’organigramme de la société NEW PRINT se présente comme suit :

Figure nº 1 : Organigramme de la société NEW PRINT

Source : Responsable des ressources humainesObservation sur l’organigramme : Cet organigramme permet de représenter schématiquement l’activité et le fonctionnement de l’organisation. Ilmontre : - La hiérarchie entre les organes : c’est-à-dire la hiérarchie existante au niveau de la Direction générale, de différents responsables et lesorganes sous leurs responsabilités.

- La prise en compte des responsables de chaque organe.- La surface de contrôle ou éventail de subordination : c’est-à-dire le nombre de subordonnés immédiats ou directs d’un responsable.

DirecteurGénéral

AssistantLogistique

Magasinier Chauffeurs Gardiens CoursierFemmes de

ménages

ResponsableCommercial

Commerciaux Commercialréceptionniste

ResponsablePAO

Paoistes

ResponsableDépartement Technique

Chef d'Atelier

Machinistes

Agents demaintenance

Agents definition

Agents delaboratoire

Responsable Administratifet Financier

Responsabledes ressources

humainesComptable Caissier

Standardiste Assistante de Direction

Technicien informatique

- 9 -

Passons à la description des rôles des différents départements existant dans cette

société

a) Assistante de direction

L’assistante de direction aide de près le DG pour l’accomplissement de ses tâches :

rédactions diverses, gestion de l’agenda de la direction, communication interne et externe.

b) Le technicien informatique

Le technicien informatique assure la maintenance préventive et curative de tout ce qui

concerne l’informatique, l’installation matérielle et logicielle. Il assure aussi la sécurité des

données. Il s'occupe de la formation du personnel dans l'utilisation de l'outil informatique.

c) Standardiste

Le standardiste est la porte, l’enseigne, l’image de l’entreprise. La fonction de

standardiste est primordiale. C’est à son niveau que les flux d’appels et de visites doivent être

gérés qualitativement. Sa tâche est multiple : gestion des appels entrants, fax, des visiteurs,

des sortants à effectuer.

d) Département logistique

La logistique immobilise l’approvisionnement ou les achats en général dans

l’entreprise : fournitures de bureau, accessoires machines, achat des matières premières….

Elle garantit aussi la livraison des produits finis, et la propreté de l’entreprise. L’assistant

logistique a sous sa responsabilité les agents assurant les fonctions : de chauffeur, de femmes

de ménage, de magasinier, de courrier.

e) Département commercial

Il comprend le responsable commercial et les agents commerciaux (commerciaux et

commercial réceptionniste.)

Le rôle principal du département commercial est de consolider les relations entre Entreprise et

Clients.

Les agents commerciaux cherchent le marché et fixent l’accomplissement du travail du début

jusqu’à la fin, quant au responsable commercial, il supervise les agents commerciaux pendant

l’accomplissement de leurs tâches.

- 10 -

f) Département administratif et financier :

Les tâches principales du département administratif et financier sont de donner des

informations fiables sur la situation des comptes à la direction. Il assure le recouvrement, la

communication entre l’entreprise et la banque, ou l’entreprise et le client. Ce département

assure aussi la situation fiscale de l’entreprise, c’est-à-dire : les diverses déclarations fiscales,

le paiement des impôts envers l’Etat.

1. Le responsable administratif et financier

Il assume la responsabilité sur l'ensemble des fonctions se rapportant au service

administratif et financier. Il est le garant de la bonne gestion administrative et financière. Il

gère tous les aspects non productifs et non commerciaux.

2. Le comptable

Généralement, les fonctions principales du comptable sont de vérifier l'enregistrement

des données commerciales ou financières et de les centraliser afin d'établir les états

comptables2 nécessaires à la comptabilité générale et à la gestion financière de l’entreprise.

3. Le responsable des ressources humaines

Le responsable des ressources humaines assure la relation entre la direction et les

employés. Ce service effectue aussi le paiement des salaires, les allocations familiales. En

effet, il met en pratique la politique des ressources humaines définie par la direction générale.

C’est un véritable homme de terrain qui peut jongler dans la même journée avec des

problèmes de paie, de congés ou de suivi des plans de formation. Il est donc en contact direct

avec les salariés et les responsables opérationnels, mais aussi avec les syndicats. Il a

effectivement, entre autres missions, celle d’animer le dialogue et la communication entre les

différents partenaires sociaux.

g) Département PAO :

La PAO ou Publication Assistée par Ordinateur garantit la mise en forme du travail

demandé par le client dans l’ordinateur en film ou en calque suivant la qualité demandée.

2 Les états comptables : balances, compte d’exploitation, bilan

- 11 -

h) Département technique :

1. Le responsable du département technique

Le responsable du département technique établit le devis.

A par l’établissement du devis, il supervise et contrôle les stocks, la production, c’est-

à-dire le Près-press, Press et le Poste-press. Le prés-press comporte la PAO et le laboratoire.

Le press est le département Machine. Et le poste-press concerne la finition.

En effet, il contrôle tous les circuits et processus de fabrication dans la société.

2. Le chef d’atelier

Le chef d’atelier des industries graphiques est responsable de la fabrication de

produits, de communication en tenant compte de la quantité, de la qualité, des délais et du

coût de production. Il assure également la gestion administrative d’un ou de plusieurs ateliers.

Il travaille en relation directe avec le responsable du département technique. Il est en charge

de la production. Il dispose d’un dossier de fabrication contenant les informations relatives

aux procédés, aux quantités, à la qualité et aux délais de production graphique. Ainsi, il

contrôle le bon déroulement du traitement des différents dossiers clients.

Animateur et chef d’équipe, il se doit d’avoir le sens des relations humaines. Il est également

en contact avec les clients, notamment au moment de la signature des bons à tirer (BAT). Ses

connaissances techniques sont importantes. Il maîtrise l’ensemble des techniques de

production, ainsi que les différentes étapes de la chaîne graphique. Il doit suivre l’évolution

des logiciels utilisés en imprimerie et dans le domaine de l’image afin d’anticiper les

changements.

a) Le service Laboratoire

Il transforme le film ou le calque sur une plaque pour qu’il puisse être utilisé par les

différentes machines.

b) Le service Machine

GTO; MOZP; SPEED; TYPO; KORD; PLIEUSE; FLEXO

Généralement ces machines font pratiquement la même tâche, mais la différence est au niveau

de la quantité ou de la qualité requise. La section machine assure donc le produit semi-fini.

- 12 -

c) Le service finition

Comme son nom l’indique, la finition assure les travaux finals : la mise en page, la

reliure, le packing, le collage, etc.

d) Le service maintenance :

La maintenance industrielle est un métier en pleine évolution. Ce service assure le bon

fonctionnement de toutes les machines.

Nous pouvons en déduire que NEW PRINT pratique le système de travail à la chaîne.

Il est donc très important de bien assurer:

- la fiabilité des travaux faits depuis le début ; (rôle du département technique)

- la présence, la rotation ou la relève par section (rôle du département administratif).

3.2- REPARTITION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL

Assurant tous les stades de production, NEWPRINT emploie 63 personnes avec une

moyenne d’âge de 35 ans, une équipe jeune et dynamique.

3.2.1) Répartition par catégorie :

Tableau n° 1 : Effectifs du personnel par catégories professionnelles

Catégories Effectif Effectif en pourcentage

Cadre HC 11 17 %

Agent de maîtrise 08 13 %

Employé de bureau 06 11 %

Ouvrier 21 33 %

Manœuvre 17 26 %

TOTAUX 63 100 %

Source : Responsable des ressources humaines

Ce tableau nous montre les effectifs du personnel selon les catégories

professionnelles. Onze personnes sont des cadres et cinquante-deux personnes sont des non-

cadres. Ce qui implique qu’un cadre est attribué pour cinq à six personnes non cadre.

- 13 -

3.2.2) Répartition du personnel par section :

Nous allons montrer dans un tableau les répartitions du personnel par section.

Tableau n° 2 : Les personnels par section

Section Effectif

Atelier et production 34

Commerciaux 6

Administration et logistique 19

PAO 4

TOTAUX 63


Ce tableau nous expose les effectifs du personnel par section qui existe dans la société.

3.2.3) Evolution du nombre du personnel :

L’évolution du personnel sur les sept dernières années est la suivante :

Tableau n°3 : Tableau d’évolution du personnel sur les 7 dernières années

Années 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Effectifs 78 80 82 83 85 86 73 63

Hommes 51 52 53 52 54 55 47 42

Femmes 27 28 29 31 31 31 26 21

Cadres 12 12 14 15 17 17 13 11

Agents de maîtrise 7 8 9 9 8 8 8 7

Simples employésMachinistes ouvriers et/ou

manœuvre

59 60 59 59 60 61 52 45


- 14 -

Vu ce tableau, nous remarquons qu’il y a une diminution du personnel au cours des

trois dernières années. Cela est dû à l’événement politique de 2009 entrainant à la baisse des

activités de la société. De ce fait, l’entreprise a procédé à une restriction du personnel. Nous

pouvons remarquer cette réduction surtout dans les catégories de simples employés,

machinistes, ouvriers.

3.3-L'ENVIRONNEMENT :

Il rassemble tous les acteurs, forces extérieures à l’entreprise et susceptibles d’affecter

la façon dont l’entreprise se développe et maintient des échanges satisfaisants avec le marché

cible.

L’environnement se distingue en :

- environnement global

- environnement sectoriel

3.3.1) L’environnement global :

- L’environnement politique

Les évènements politiques comme la crise de 2009 ont un impact direct sur les

activités de la société.

- L’environnement technologique

NEWPRINT suit l’évolution de la technologie actuelle dans notre pays. C’est

pourquoi elle fait des investissements incessants tant au niveau des matériels informatiques

qu’au niveau des matériels d’impression et de finition. Elle s’adapte donc à la nouvelle

technologie.

Ainsi, l’esprit de créativité s’épanouit dans la société.

- 15 -

- L’environnement économique

L’inflation et les crises économiques ont également un impact sur la vie de la société.

Par exemple, la hausse des prix des matières peut entraîner une augmentation des charges

dans la société.

3.3.2) L’environnement sectoriel :

Les Banques:

New Print possède des relations avec des banques. Elle a des comptes bancaires à la

BMOI et à la BFV/SG.

3.4-ACTIVITES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LA

SOCIETE

NEWPRINT est une imprimerie. Elle effectue des travaux d’impression sur papier. De

nombreuses machines sont mises en œuvre pour la réalisation de ces travaux. Chacune d’elles

a ses propres caractéristiques, elles peuvent imprimer en une, jusqu’à six couleurs.

Le tableau ci-dessous nous informe sur les caractéristiques des différentes machines utilisées.

Tableau n° 4 : Tableau des machines

MACHINES NOMBRE DE COULEURS FORMATMAXIMUM

KORD 1 44 X 64 cm

MOZP 2 44 X 64 cm

GTO 4 32 X 56 cm

SPEED 2 52 X 72 cm

TYPO GRAPHIQUE 1

MASSICOT

Source : Responsable du département technique

- 16 -

La nouvelle machine MARK ANDY SCOOUT est une innovation qui nous

donnera des avantages considérables sur la concurrence :

Impression jusqu’à 6 couleurs .

Formes de découpe spéciales et complexes réalisables.

Dorure à froid, pelliculage, vernis… effectués en même temps avec

l’impression.

Tous supports : adhésifs, non adhésifs .

Toutes présentations : bobine, planche.

NEWPRINT peut nous garantir les quali tés de ses produits. Elle a

réalisé de nombreux investissements au niveau des matériels utilisés pour

la production, à savoir :

les matériels informatiques,

les matériels de finition comme l’assembleuse, la couseuse, la

contre colleuse…

et les matériels d’impression.

La qualité de travail de New Print est due aux compétences de ses

infographistes spécialement formés aux différents impératifs techniques de

toute sorte de photogravures (flexo, offset) .

Cette qualité de travail est le fruit d’un investissement constant tant

dans le matériel informatique que dans le matériel d’impression et de

finition.

Avec ces matériels, NEWPRINT s’attache à devancer les attentes de

ses clients dans le développement de ses produits.

3.5-LES PRODUITS DE LA SOCIETE

NEWPRINT offre à sa clientèle de nombreux produits. D’ailleurs, la

présentation de ces produits qui sont très attrayants consti tue le principal

avantage de la Société.

Voici un tableau qui présente quelques exemples de ces produits

- 17 -

Tableau n° 5 : Les produits de NEW PRINT

PRODUITS

Carterie Carte de vœux, cartes d’invitation, carte de

visite, Faire parts

Documents

administratifs

Imprimés commerciaux et administratifs

Liasses, Carnets, Registres

Entête de lettre et enveloppe

Documents publicitaires

et techniques

Affiches

Prospectus, flyers, dépliants

Brochures et fiches techniques

Agenda et calendrier

Rapports

Bulletin d’informations

Travaux industriels Etiquettes , boites, emballages souples

Source : Responsable commercial

La société peut satisfaire d’autres besoins de la clientèle pour la

publication de ses œuvres, exemple : les livres. Elle peut donc les réaliser

comme étant une production de NEWPRINT.

3.6-SES CONCURRENTS

La concurrence est rude dans le secteur d’activités de la société NEW

PRINT.

Il existe plusieurs sociétés d’Imprimerie à Madagascar comme : “l’imprimerie NIAG ’’,

“l’imprimerie de Mahamasina’’, “l’imprimerie Nouvel’’, “l’imprimerie de Madagascar’’,

“MADPRINT’’, “Ecoprim’’, “Injet’’, “Graphoprint’’, “Imprimerie Catholique’’, “Imprimerie

Luthérienne’’, “Imprimerie Adventiste’’, “Print Précision’’, “Edi printer’.

En effet, toutes les imprimeries qui existent dans le pays sont les concurrents de cette

entreprise. D’ailleurs, c’est grâce à elles que la compétitivité de la société s’améliore.

- 18 -

3.7- LES CLIENTS ET LES FOURNISSEURS DE NEW PRINT

3.7.1) Les clients :

NEW PRINT a de nombreux clients qui se classent en 5 catégories suivant le montant du

chiffre d’affaires obtenu :

a) Les clients ayant un CA moins de 2 000 000 d’Ariary. Ce sont des

clients occasionnels. Ils constituent 63 % des clients et réalisent 8 % du

CA de la société.

b) Les clients ayant un CA entre 2 000 000 et 5 000 000 d’Ariary. Ce sont

des clients fidèles réalisant de peti tes commandes. Ils constituent 16 %

des clients et réalisent 9 % du CA de la société.

c) Les clients ayant un CA entre 5 000 000 et 20 000 000 d’Ariary qui

sont des clients fidèles, mais de taille moyenne. Ils constituent 13 %

des clients et réalisent 22 % du CA de la société.

d) Les clients ayant un CA entre 20 000 000 et 50 000 000 d’Ariary et qui sont de gros

clients. Ils constituent 5 % des clients et réalisent 29 % du CA de la société.

e) Les clients qui ont un CA plus de 50 000 000 d’Ariary sont les clients

importants. Ils constituent 2 % des clients et réalisent 32 % du CA de la

société.

Ces clients sont essentiellement issus de :

- L’industrie de commerce

Ex. : STAR, JUMBO, GALANA,

- Entreprises de service

Ex : assurance HAVANA et ARO, DHL, JIRAMA,

- Entreprises de construction

Ex. : COLAS, BATIMAT

- L’administration

- 19 -

Ex. : MENRES, PAOMA, BIANCO, MAEP,

- ONG, de projets

Ex. : UNICEF, WWF,

- Associations

Ex. : CECAM, Association Fanamby,

- Les particuliers

Source : service commercial .

Bref, les clients de NEW PRINT peuvent être toutes les personnes morales et

physiques.

3.7.2) Les fournisseurs :

Pour la réalisation de la prestation de service, NEW PRINT est censé

collaborer avec des fournisseurs. Ces derniers livrent les matières pre mières

pour les réalisations des travaux. Il existe des fournisseurs locaux et externes .

a) Les fournisseurs locaux

Les fournisseurs locaux sont des sociétés implantées à Madagascar

comme : HEIDELBERG Intergraph, SODIM, Clinic Info, Magro papeterie,

SIPROMAD, SPCI, IBL Madagascar, Graphic service, Telma, Orange, Zain,

JIRAMA, Lys Supplies, MADAKEM, Nexli, BLUE LINE, SALONE, LYONG

Transport.

Source : service logistique

b) Les fournisseurs externes:

Les fournisseurs étrangers sont : PRODICONSEIL, GLOPACA, PEAK

INTERNATIONAL, VITAL SOLUTION.

Source : service logistique

- 20 -

CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURES DE FACTURATION

EXISTANTS

Nous allons montrer dans ce chapitre le système et procédure de facturation appliquée

dans la société New Print. Ce chapitre se divise en trois sections. La section 1 montrera le

diagramme de circulation des documents. La section 2 parlera de la description du système et

enfin la section 3 présentera les procédures appliquées.

Le déroulement d’une prestation se présente comme suit : l’accueil de la prestation,

l’établissement de devis, l’acceptation de la commande, le traitement de la commande,

l’établissement de la facture, la livraison, le règlement et enfin la comptabilisation. Toute

prestation doit suivre ces étapes.

Ce chapitre va nous montrer quand est-ce que l’entreprise procède à la facturation et

de décrire le système de verrouillage appliqué par la société. Ce qui implique à voir le circuit

des documents et le circuit client au sein de la société.

SECTION 1 : DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS

Remarque : La facturation concerne le cycle achat et le cycle vente. Pour l’achat l’entreprise

reçoit la facture venant du fournisseur ; tandis que pour la vente, l’entreprise établis la facture

et l’envoi au client. Pour notre cas nous allons se concentrer sur le cycle vente

Cette section présentera :

- le diagramme de circulation des documents dans le cycle vente

- la description de la réalisation du travail demandé

- le diagramme de circulation des documents sur le règlement effectué par le

client

Afin de mieux s’introduire dans le sujet, le diagramme de circulation de documents

permet d’observer le système dans l’entreprise et de décrire l’enchainement des tâches et des

flux de documents. Le diagramme de circulation de documents fait apparaître les opérations et

les acteurs dans un circuit ou processus.

- 21 -

Les significations des symboles dans le diagramme sont inscrites ci-dessous :

: Documents (bon de commande, facture, bon de livraison, devis,

espèce, chèque, bordereau de versement)

: Tâches (préparation, expédition)

: Contrôle, enregistrement

: Approbation

: Traitement, établissement

: Choix, alternative

: Classement

: Envoyé vers

: Reçu par

: Renvoi

: Enregistrement dans le cahier de transmission ou dans le journal

Source : Cours de contrôle interne

1-1 : Diagramme de circulation des documents dans le cycle vente

Le diagramme de circulation des documents dans le cycle vente montrera en schéma

dans le page suivant le processus et la circulation des documents dans le cycle vente de la

société New Print.

C

- 22 -

Figure nº 2 : Diagramme de circulation des documents dans le cycle vente de l’entreprise NEW PRINT

PROCEDURE DIAGRAMME Personnel/Sceintervenant

1-Réception de la prestation à faire :-Le commercial reçoit les informations

-Il demande l’établissement du devis au deviseurCommercial

2- Etablissement de devis :-Le deviseur procède au calcul des coûts de

travaux à faire (matière première, coût machine,MOD, autre)

-Le commercial reçoit le devis et adresse un OP auclient. Il ouvre un DF après accord du client

Deviseur

Commercial

3-Etablissement de la facture :- Le commercial établi la facture en 3 exemplaires-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures(Paiement acompte : avant la conception et le resteà la livraisonPaiement au comptant : au moment de la livraisonPaiement à crédit : 30 jours après livraison)

Commercial

DG ou RAF4-Paiement de l’acompte :

-Le commercial reçoit l’acompte et l’envoi aucaissier qui va remettre un reçu au client

Commercial,Caissier

5- Exécution de travaux :-Le PAO fait la conception et le client signe le BAT- L’atelier réalise les travaux et le client peut

assister au BAR- Le responsable du département contrôle la

production et le commercial doit suivre la fabricationà tous les stades

PAO

Atelier (labo,machine, finition)

6- Processus de livraison :-Le commercial établit le BL en 3 exemplaires-Le service logistique procède au planning de

livraison et exécute l’expédition-Répartition des BL et FA :

BL Blanc, FA 1 original pour le client BL Rose souche carnet, FA au service

commercial pour classement BL bleu, FA 2 au service comptable pour

enregistrement dans le journal

-Le client solde son compte en payant le reste ou latotalité ou 30j après au caissier

Commercial

Service logistique

Service comptable

Source : l’auteur de ce mémoire

Établi le BL

BLB BLR

BL

FA 1 FA

BLb

FA 2

Logistique Compta

Client

Livraison

Paiement du reste/Total/crédit

C

3

Paiement acompte

Client

Accueil de prestation etdemande de devis à faire

Prépare le devis

Devis

C

Prépare l’OPBC

Ouverture du DF

Établi la FA

FA

Réalisation

Pt fini

MP

Acompte

AC

Contrôle/Signe FA

1

2

1

2

33

1

2

A

A créditA crédit

EnregistrementSage saari

BA

B

- 23 -

Note : Les supports pour ce diagramme sont dans les annexes

1-2 : Description de la réalisation du travail demandé

Afin de mieux comprendre la réalisation de la prestation, nous allons décrire, dans un

ordre chronologique, les activités composant le processus de vente de la société. C’est-à-dire

le circuit de client et les étapes à suivre pour une prestation demandée.

Tableau nº 6: Description de la réalisation du travail demandé

DESCRIPTION RESPONSABLE

1) Accueil de la prestation :

1-1 Le client arrive à l’accueil. Le standardiste envoie le client au

commercial

1-2 Le commercial récolte toutes les informations nécessaires à la

demande de prestation à faire.

1-3 Après avoir donné toutes les informations, le client quitte

l’entreprise dans l’attente de l’offre de prix de la société.

Standardiste, client

Commercial, client

Client

2) Etablissement de devis :

2-1 Après la collecte des informations, le commercial dresse une

demande de devis à faire où il envoi au deviseur.

2-2 Le deviseur prépare le devis et l’envoi au commercial.

2-3 A la réception du devis ainsi calculé, le commercial prépare

une offre de prix.

2-4 Le commercial envoi soit par fax, par mail, par courrier ou

transmise en main propre au client l’offre de prix.

Commercial, deviseur

Deviseur, commercial

Commercial

Commercial, client

3) Acceptation de la commande :

3-1 Le client doit confirmer sa commande soit par téléphone, ou à

l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou d’un acompte de

50 %.

Il existe trois modes de paiement, à savoir :

Le paiement avec acompte : Ce mode de paiement est

Client, commercial

- 24 -

conçu pour les clients nouveaux. Le client paie un acompte

de 50 % au moment de sa confirmation de sa commande.

Le client paiera le reste à la livraison.

Le paiement au comptant : le client effectue son règlement

à la livraison

Le paiement à crédit : la société accorde un crédit au

client. Le client effectue le règlement 30 jours après la

livraison.

3-2 Dés la confirmation du client, le commercial ouvre un dossier

de fabrication.

Cas de paiement avec acompte :

3-3 Le commercial établi la facture et l’amène au DG.

3-4 Le DG contrôle et signe la facture.

3-5 Le client paie l’acompte au commercial

3-6 Ce dernier le remet à la caisse où le caissier donne un reçu au

client pour le paiement de cet acompte.

3-7 Après avoir obtenu le reçu, le client quitte l’entreprise

Commercial

Commercial, DG

DG

Client, commercial

Commercial, caissier

Client

4) Traitement de la commande :

4-1 Le commercial remettre le dossier de fabrication au PAO pour

la préparation du BAT.

4-2 Le client donne son accord pour le bon à tirer par le biais

d’une signature.

4-3 L’atelier peut procéder à la réalisation du travail et préparer le

bon à rouler.

4-4 Le client peut assister au BAR s’il veut.

Commercial, PAO

Client

Atelier

Atelier, client

5) Etablissement de la facture pour les autres cas (au

comptant et à crédit):

5-1 Quand le produit est fini, le commercial établi la facture

5-2 Le commercial envoi la facture et le devis au DG pour le

contrôle « FA et devis» et la signature de la facture.

5-3 Le commercial établi le BL pour tous les cas

Commercial

Commercial, DG

Commercial

- 25 -

6) Livraison:

6-1 Le commercial envoi le BL et la FA au service logistique.

6-2 Le service logistique établi le planning de livraison.

6-3 Le service logistique effectue la livraison.

Commercial, service

logistique

Service logistique

Service logistique,

client

7) Règlement :

Paiement à crédit

7-1 Le client effectue son règlement après 30 jours de livraison.

Paiement au comptant

7-2 A la livraison, le client effectue son règlement. Si le client

récupère le produit à l’imprimerie, il paie à la caisse (en espèce).

Paiement avec acompte

7-3 A la livraison, le client solde son compte en payant le reste

50%.

Client

Client, caissier

Client, caissier

8) Comptabilisation :

Le commercial envoie la facture au comptable pour

l’enregistrement dans le journal (compta sage Saari).

Commercial,

comptable


Observations : D’après ce tableau, nous pouvons remarquer que le client fait des va-et-vient.

Cette démarche procurera une perte de temps, d’énergies, d’argent pour les

clients. Tandis que la société peut perdre des clients à cause de ces cheminements.

Durant notre stage dans la société, nous avons remarqué aussi que New Print est

équipée de caméra de surveillance dans les bureaux suivant : l’accueil, aux commerciaux, à la

PAO et dans l’assistante. A tout moment, le DG peut voir tout ce qui se passe dans tous les

bureaux cités ci-dessus.

- 26 -

1-3: Diagramme de circulation des documents sur le règlement du client

Nous allons montrer dans un diagramme le processus du règlement du client. Ce

diagramme va nous permettre de voir le déroulement du règlement du client et les processus

utilisés par la société après le règlement de ce dernier. Afin de mieux comprendre les étapes

concernant le règlement, nous allons les présenter dans deux diagrammes. L’un décrit le

processus pour l’encaissement sur le cas général et l’autre sur le cas de paiement avec

acompte.

Figure nº 3 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement à crédit, au

comptant)

PROCEDURES DIAGRAMME INTERVENANT

l- Le caissier reçoit le règlement du

client (espèces, chèque) des clients avec

la facture venant du service commercial

Caissier

2- Le caissier rempli le cahier de

transmission et viser ce cahier à la

direction

Caissier

DG

3- Le coursier effectue le versement à la

banque

-La banque remet un bordereau de

versement ou de remise au coursier

Coursier

Banque

4- Le coursier remet le bordereau de

versement au comptable

Coursier

5- Enregistrement comptable du

règlement dans le journal

Comptable

Source: l’auteur de ce mémoire

Client

Espèce/chèque

Réception du règlement avec lafacture reçu du service commercial

Versement espèce/ chèque

Banque

Cahier detransmission

Viser lecahier

Bordereau deversement ou remise

Remettre le bordereau

Enregistrement dans le journal

Règlementsage saari

Rempli le cahier de transmission

- 27 -

Observations : D’après ce diagramme, nous pouvons constater que le principe de séparation

de fonction est respecté.

Figure nº 4 : DCD sur l’encaissement de règlement (Cas du paiement d’acompte)


1- Le commercial reçoit l’acompte du

client en contre partie de la facture

venant du service commercial

Commercial

2- Le commercial remet l’espèce au

caissier et le caissier remet un reçu pour

le paiement de l’acompte

Commercial

3- Le caissier remplit le cahier de

transmission et il doit viser ce cahier à la

direction

Caissier

DG


banque


versement au coursier

Coursier

Banque



Coursier

6- Enregistrement comptable dans le

journal

Comptable


Client

Réception du règlement au vu de lafacture

RèglementSage saari


Remettre le bordereau au comptable

Versement espèce

Banque

Bordereau deversement


Viser lecahier

Espèce

Remise de l’espèce


Reçu del’acompte

B

B

- 28 -

Observations : D’après ce diagramme, nous pouvons constater que le principe de séparation

de fonction n’est pas respecté ; ce qui présente des risques de manœuvres frauduleuses ou

fraudes effectives.

SECTION 2: DESCRIPTION DU SYSTEME

Avant de décrire le système facturation, il faut d’abord parler du cycle de revenu de

l’entreprise, car la facturation fait partie de ce cycle.

2.1) Narratif

Le cycle de revenu intègre tous les éléments concourant à la formation du CA et à

l’ensemble des produits générés par la société.

Le cycle de revenu comprend les activités suivantes :

Vente,

Facturation,

Traitement comptable.

En effet, ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande

jusqu'à la comptabilisation.

Les différents départements et services participant au cycle de revenu de la société sont :

le département commercial,

le département PAO,

le département technique,

le département logistique,

le département comptabilité.

2.2) Le système facturation appliqué

Le système appliqué pour la facturation est informatisé. La facturation se traite dans

un logiciel GESCOM spécifique à l’aide de la création, du développement ainsi que des

paramétrages de l’informaticien interne. La numérotation et la date sont automatiques.

La saisie de la facture se déroule dans l’outil Gescom ; c’est seulement après que le service

comptabilité transfère les données dans la compta Saari qui est le logiciel appliqué par la

société pour le traitement comptable de ses opérations.

- 29 -

Etant donné que le système informatisé nécessite un branchement électrique, on a besoin

d’onduleur pour éviter la variation et la coupure de courant.

Dans la société NEW PRINT, ce sont les commerciaux qui établissent les factures.

Création du nouveau client :

Le processus pour la création du nouveau client se présente comme suit :

Figure nº 5 : Processus de création de nouveau client

Source : service commercial

Etablissement de la facture dans le Gescom :

Le processus pour l’établissement de la facture se présente comme suit :

Figure nº 6 : Processus d’établissement de la facture


Quand le modèle de la facture s’affiche, le commercial remplit ce tableau. Lorsque

toutes les rubriques sont remplies, il doit arrêter la facture, ensuite la valider et enfin il doit

l’acquitter.

Ouverture GescomNEW PRINT

Taper nom du client Cliquer sur dossierclient

Cliquer sur factureNouvelle factureFacture

Ouverture GescomNEW PRINT

Cliquer sur client Cliquer sur nouveau

Remplir lesinformations du client

Valider

- 30 -

SECTION 3 : LES PROCEDURES UTILISEES

Les méthodes de travail et procédures de l’entreprise nécessitent d’être clairement

définies. Elles devront également concerner toutes les activités et tous les processus.

Les documents doivent être : -écrits,

-simples et spécifiques,

-mis à jour régulièrement,

-portés à la connaissance des exécutants.

Comme toute entreprise, l’imprimerie New Print a ses propres procédures pour le bon

fonctionnement de ses activités.

Ces procédures se présentent comme suit :

procédure commerciale,

procédure PAO,

procédure comptable du cycle vente.

3.1. PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT

1-Réception et acceptation des bons de commande.

La procédure de réception et d’acceptation des bons de commande se déroule comme

suit :

La récolte d’informations,

La demande de devis,

L’établissement de l’offre de prix,

La commande.

a) La récolte d’informations :

La demande de prestations peut se faire par tous moyens à la disposition du client soit par fax,

téléphone, visite, etc.

Lors d’une prospection, d’une visite ou de l’accueil d’un client, le commercial récolte les

informations nécessaires à l’établissement d’un devis.

b) La demande de devis :

Le commercial remplit une feuille de demande de devis qu’il remettra au responsable Etudes.

Remarque : ce devis à faire est un carnet.

- 31 -

c) L’établissement de l’offre de prix :

A la réception du devis ainsi calculé, le commercial prépare une offre de prix que par la suite

il envoie soit par fax, par mail, par courrier ou transmis en main propre au client.

Remarque : cette offre de prix est établie dans l’Excel

d) La commande :

Le client doit confirmer sa commande à l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou

d’un acompte de 50%.

2- Traitement de la commande et ouverture du dossier de fabrication

Une commande confirmée est traduite par l’ouverture d’un dossier de fabrication

dans lequel doivent être mentionnés le nom du client, le numéro de devis, les coordonnées du

contrat, la date prévue pour le Bon à tirer, la date prévue pour la livraison, le commercial en

charge, la description de la commande, et les instructions si besoin est.

Ce dossier doit être enregistré dans le cahier tenu par le service commercial et remis à la

section PAO pour préparation du BAT.

Le commercial doit aviser la direction pour tous les travaux urgents avant de les remettre au

service PAO.

3- Correction bon à tirer

Avant la remise du BTA au client pour accord, le commercial assure le rôle de

‘correcteur’ et effectue les corrections avec l’opérateur.

Outre le cachet apposé sur le BAT que le client va valider, une lettre expliquant la valeur de la

signature du client doit accompagner le BAT et être signée par le client avant qu’il le valide.

4-Suivi de fabrication

Le commercial doit suivre la fabrication à tous les stades, et si nécessaire, faire le bon

à rouler. Toutes irrégularités doivent être signalées au chef d’atelier pour qu’il puisse régler le

problème.

5-Facturation

Les travaux doivent être facturés au taux de TVA en cours, suivant la quantité

commandée par le client et la quantité totale livrée si celle-ci est inférieure à la première.

- 32 -

Le numéro et la date du bon de commande correspondant aux travaux doivent être reportés

sur la facture.

Les factures sont à établir au moins en trois (3) exemplaires :

01 pour le client (ou plus en fonction de sa demande),

01 pour la comptabilité,

01 pour archive du service commercial (devis, BC, BL à joindre).

Seul le Directeur est habilité à signer les factures. Au cas où il serait absence,

l’attribution incombe au RAF.

Les documents servant à l’établissement des factures sont :

Le devis,

Le bon de commande envoyé par le client.

La facture comporte les mentions suivantes :

- Numéro statistique de New Print

- TP de New Print

- Quittance de New Print

- NIF de New Print

- RC de New Print

- RIB

- Identité du client et sa raison sociale

- Téléphone du client

- Numéro statistique du client

- TP du client

- Quittance du client

- NIF du client

- RC du client

- Référence BC et date de BC

- Date de facture

- Numéro facture

- Désignation

- Quantité

- 33 -

- PU

- Total

- Montant HT

- Remise

- TVA

- Timbre

- Montant total.

6- Livraison

Le service logistique doit être informé à l’avance de toute livraison pour qu’il puisse

programmer les véhicules et les chauffeurs.

Le carnet de bon de livraison ou BL est donc tenu par le commercial qui établit le bon de

livraison en trois exemplaires (blanc, rose, bleu).

Ces bons de livraison sont destinés pour :

Couleur blanche à accoler avec la facture originale est destinée pour le client

Couleur rose est une souche pour le commercial pour le classement en archives

Couleur bleue est aussi une souche adressée au service comptabilité afin de le classer

en archives et contrôle.

Les mentions devant figurer dans le bon de livraison sont :

- Entête de l’entreprise New Print,

- date de livraison,

- Mention Bon de livraison,

- Numéro bon de livraison,

- Le nom du client à qui on livre,

- SVT V/BC numéro BC et date du BC,

- Quantité,

- Désignations,

- Prix hors taxe,

- Cachet et signature du fournisseur,

- Cachet et signature du client.

- 34 -

7- Recouvrement :

Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client à

rappeler sur toutes les factures émises. Chaque commercial assure le recouvrement des

factures de ses clients. Le service comptabilité assure aussi le recouvrement.

Un délai d’un mois peut être accordé aux clients pour régler les factures. Les échéances plus

longues doivent avoir l’accord de la Direction.

Les clients peuvent payer, soit :

en espèces

Par chèque barré au nom de NEW PRINT,

Par virement bancaire

Note importante

Le commercial tient un cahier de travaux

Le contenu de ce cahier de travaux se présente comme suit :

Figure nº 7 : Cahier de travaux

Date

Nº

DF Clients Travaux

Nº

Devis QTE PU Livraison Facture

MTT

FA Acompte Solde OBS

Nº

BL Date

Nº

FA Date Date

Nº

reçu MTT MDR Date

Nº

reçu MTT MDR


Autre ce cahier de travaux, le commercial dresse aussi un tableau de bord des travaux en

cours.

Le contenu de ce tableau de bord se présente comme suit :

Figure nº 8: Tableau de bord des travaux en cours

NºDF Date Clients Travaux Commercial QTE

NombrePage

Date delivraison

ReçuPAO

EnvoieBAT

RectificationBAT

ReçuAtelier OBS


Note : Les abréviations utilisées sont dans la liste des abréviations.

- 35 -

Remarque : Ce cahier n’est pas à jour. Pour qu’un système soit verrouillé, il faut mettre

régulièrement à jour les documents utilisés.

3.2. PROCEDURE PAO DE NEW PRINT

A) ENTREE ET SORTIE DES DOCUMENTS

1- Pour tous nouveaux dossiers à traiter, un rendez-vous est recommandé auprès de

l’opérateur PAO pour la remise des documents selon leur disponibilité.

2- Le premier jet d’informations et la remise des documents

a) Minimum de documents et informations requises sont :

la forme,

le plan,

la disposition,

le texte,

le logo.

L’opérateur a le droit de refuser un dossier incomplet.

b) Opérateurs PAO et Commerciaux

b-1 Visite clients pour remise documents

La date du dernier BAT est à désigner par le responsable technique.

b-2 Visite des clients

La visite des clients se réalise selon la disponibilité de l’opérateur PAO et surtout de

l’avancement des travaux.

Pour éviter les visites inutiles et la perte de temps, la visite doit être faite de préférence

après le premier BAT.

3- BAT

a) Ce sont les commerciaux qui fixent la date du premier BAT avec le PAO.

Tandis que le BAT final est à déterminer par le chef deviseur.

- Si tort et retard émanant du client, ce dernier est pénalisé par le temps.

- Si tort et retard émanant du commercial ou de l’opérateur PAO, ce qui est

inacceptable, une demande d’explication au niveau de la Direction devra être faite.

L’opérateur est sanctionné sauf défaut technique.

b) Le BAT doit être relu de préférence par le commercial.

- 36 -

c) Chaque client a droit à trois BAT. Si surplus, une demande d’explication est

requise au niveau de la Direction pour l’opérateur PAO et le commercial.

4-GRAVURE ET FLASHAGE

Après la réception de la dernière validation du BAT (commercial/client), la PAO peut

procéder à la photo gravure sauf note du deviseur qui souhaite être informé avant le lancement

des travaux.

Pour certains travaux, la validation d’un chef d’atelier est recommandée pour éviter des

problèmes.

B-FONCTIONNEMENT INTERNE

1- L’opérateur PAO est responsable de l’organisation et du délai d’exécution.

- Le commercial prend un rendez-vous pour la remise des documents (propre3selon

dossier de fabrication, non à la volée)

- Si besoin, un client peut s’entretenir avec l’opérateur PAO, mais un rendez-vous est

à prévoir.

2- L’opérateur PAO est responsable de son matériel et de l’entretien de son ordinateur.

Il doit avoir le temps chaque mois pour calibrer son écran, vérifier les autorisations de disques

et libérer les espaces, nettoyer le disque dur et sauvegarder les anciens documents.

3- L’opérateur PAO est responsable des données informatiques, du classement des

dossiers et de la sauvegarde des informations.

4- Tous travaux en cours d’exécution doivent être affichés sur le tableau d’affichage et

mis à jour. Tout opérateur doit remplir sa feuille d’heure et le remettre au service comptabilité

tous les vendredis après-midi indiquant le numéro du dossier.

5- Un opérateur PAO est un technicien qui a l’obligation de conseiller les

commerciaux, les clients et même son collègue sur tous points de vue techniques. Il est obligé

d’assister à la réunion technique ou envoyer quelqu’un pour le remplacer (remise dossier, etc.)

3 Dossier HD : éléments bitmap utilisés sur les travaux (JPEG, PSD…) ; dossier EXE : éléments vectoriels, mis

en page et plans (IL, IN, EXPRESS...)

- 37 -

6- Chaque opérateur PAO doit maîtriser les techniques et les outils utilisés, ainsi

qu’accepter tous les travaux qui leur sont remis par leur chef.

7- A la réception des documents, l’opérateur PAO est le seul à juger si les documents

remis sont suffisants. Il a le droit de refuser dans le cas contraire. Il est tenu responsable s’il

accepte des documents incomplets.

8- Dans le cas où les documents sont insuffisants, l’opérateur PAO n’est pas tenu

responsable du retard de livraison du BAT. Le commercial d’autre part a l’obligation de les

réclamer au client dans le meilleur délai.

C-TRAVAIL

1-L’opérateur PAO est censé arrivé au bureau à 7 h45 min le matin et dispose de 15 min pour

démarrer tout le matériel et arranger son espace de travail.

2-Début des travaux

Avant de se mettre au travail :

L’opérateur PAO doit vérifier la progression des travaux en cours et mettre à jour le

tableau d’affichage.

Il doit avertir les commerciaux et leur chef de département sur l’avancement des

travaux et aussi les rappeler des rendez-vous déjà fixés.

3-Disposition des fichiers :

Chaque opérateur est responsable du fichier qu’il reçoit.

- Pour chaque nouveau client, un nouveau document qui contient un fichier et un numéro de

dossier est à établir.

- Pour le client ayant déjà un document, un nouveau dossier avec un nouveau numéro est

obligatoire.

- 38 -

3.3. PROCEDURE COMPTABLE DU CYCLE VENTE DE NEW PRINT

Les procédures comptables du cycle vente de New Print comprennent le contrôle des

factures ventes, la comptabilisation de ces factures et des règlements des clients

a) Contrôle des factures de ventes :

En cas d’absence du Directeur, le RAF qui est en collaboration avec le comptable

confronte le devis et la facture établie par le commercial pour s’assurer de leur concordance.

b) Comptabilisation des factures de ventes :

Elle reprend les opérations de transcription des factures dans les journaux de ventes et

dans les comptes individuels et collectifs des clients.

La saisie des écritures est effectuée selon la norme comptable en vigueur, PCG 2005.

L’entreprise utilise le logiciel Sage Saari : compta Saari pour le traitement comptable des

opérations.

Les comptes rattachés aux opérations de vente sont :

- Le compte “411…’’ client

- Le compte “701 …’’ vente de produits fabriqués et de marchandises

- Le compte “4457..’’ Etat, taxes sur le chiffre d’affaires

Le fonctionnement des comptes selon le Plan comptable général 2005 se manifeste

comme suit :

- Le compte client est débité du montant des factures de ventes des biens ou de

prestation.

- Les ventes sont enregistrées au crédit des comptes par nature, pour le prix hors

taxe ou de la taxe sur la valeur ajoutée collectée.

- Le compte Etat, taxe sur la valeur ajoutée collectée correspond au montant de la taxe de

la vente effectuée. Le taux de cette taxe est établi par l’Etat par le biais de la loi de finances en

vigueur.

- 39 -

L’écriture de la vente se présente comme suit :

FFiigguurree nnºº99 :: MMooddèèllee dd’’ééccrriittuurree ddee vveennttee

Journal : ventes/ janv10

Jour Nº pièce Nº

compte

général

Nº

compte

tiers

Libellé écriture Débit Crédit

06/01/10 0001110 4111000 MALTO BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320

06/01/10 0001110 4457000 BCN : 010087 du 29/12/2009 498 720

06/01/10 0001110 7010000 BCN : 010087 du 29/12/2009 2 493 600

Source : département administration et finance

C) Comptabilisation des règlements des clients :

Le paiement des factures se déroule comme suit : La société autorise à ses clients

plusieurs manières de régler sa situation, soit le paiement au comptant par espèce ou par

chèque ou soit par virement bancaire.

Le règlement se poursuit avec la même procédure que la comptabilisation des factures qui suit

selon la norme comptable en vigueur, celle du PCG 2005, de GESCOM vers COMPTA Saari.

L’écriture se déroule comme suit :

-5…. compte de trésor banque ou caisse, au débit

-411, compte client, au crédit pour le montant du règlement

Le fonctionnement de ces comptes se poursuit de la façon suivante :

Le compte client est crédité par la somme réglée pour l’acquittement d’une

facture.

Le compte de trésorerie de banque ou de caisse est débité du montant encaissé

par l’entreprise.

- 40 -

L’écriture de règlement du client se présente comme suit :

FFiigguurree nnºº 1100 :: MMooddèèllee dd’’ééccrriittuurree ddee rrèègglleemmeenntt dduu cclliieenntt

Journal : BNI/ janv10

Jour Nº pièce Nº

compte

général

Nº

compte

tiers

Libellé écriture Débit Crédit

06/01/10 0001110 4111000 MALTO BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320

06/01/10 0001110 5……….. BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320

Source : département administration et finance

Dans cette première partie, nous avons présenté la société New Print et décrit le

système et la procédure facturation appliqués dans la société. Nous avons remarqué que le

principe de séparation des tâches n’est pas respecté. Nous avons vu que le commercial a une

double fonction. Non seulement il s’occupe de la relation entre l’entreprise et les clients, mais

il est aussi le responsable de l’établissement de la facture. Cette double fonction est une

situation anormale qui peut engendrer des conséquences néfastes pour la société. Nous avons

relevé que le système n’est pas verrouillé. Aussi pour remédier à cette anomalie, une étude sur

ce procédé de facturation s’avère indispensable. C’est-ce que nous allons la mettre en exergue

dans la deuxième partie va suivre.

Partie 2: DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA

FACTURATION AU SEIN DE LA SOCIETE

- 42 -

Après avoir présenté le système et les procédures appliquées dans la société NEW

PRINT, nous allons faire une étude sur la facturation. Cette étape consiste à faire un

diagnostic et une analyse pour mieux connaître ce qui se passe réellement dans la société.

Comme il a été mentionné dans la conclusion de la première partie, c’est le

commercial qui s’occupe de l’établissement de la facture, fonction qu’il cumule avec son

premier rôle. Ce qui sous-entendu que le service facturation proprement dit n’existe pas

encore au sein de la société.

Et pour réaliser cette étude, un contrôle interne sur le cycle vente de la société

s’avère donc indispensable en vue d’en tirer un diagnostic, puis d’analyser l’origine des

faiblesses avec leurs impacts sur la société.

CHAPITRE I: DIAGNOSTIC SUR LA FACTURATION

Ce chapitre se focalisera sur l’analyse du cycle vente, plus précisément le système

facturation. Cette étape va nous permettre de procéder à un diagnostic du procédé mis en

application pour l’établissement des factures. Ce qui implique à faire une étude sur ce qui a

été vu dans le chapitre II de la première partie. La plupart du temps il s’agit de matrices

permettant de confronter les atouts et les faiblesses de la société. Cette étude est souvent

appelée une analyse SWOT4.

Toute activité a besoin d’être évaluée. Ce qui implique la réalisation d’un diagnostic

stratégique. En premier lieu, nous exposerons dans la première section le procédé adopté par

la société pour la facturation et le cycle vente dans son ensemble. Nous dégagerons ensuite

dans la section suivante les points forts du système. Et dans la dernière section, nous parlerons

enfin de ses faiblesses.

Section 1 : PROCEDE DE FACTURATION AU SEIN DU

SYSTEME CYCLE VENTE.

En plus des diverses tâches que le commercial doit effectuer durant le processus de

vente, il lui revient aussi d’établir la facture, conformément à ce qui a été exposé dans la

partie ‘PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT’ dans la première partie.

4 SWOT: Strengths pour forces, Weaknesses pour faiblesses, Opportunity pour opportunités, Threats pourmenaces.

- 43 -

Ce qui fait que, la collecte d’information, la demande de devis, l’offre de prix,

l’établissement d’une première facture si le client a payé l’acompte de 50 % pour l’accord de

sa commande, l’ouverture du dossier de fabrication, et surtout l’établissement des factures,

tant de critères qui devraient être confronté pour le contrôle a été effectué par le même agent

qu’est le commercial.

Section 2: LES POINTS FORTS DU SYSTEME

Apparemment, le système de facturation existant laisse transparaître des points forts :

les factures étant établies par les commerciaux, une réduction des charges au sein de la société

s’implique. Il y a gain de temps, car une facture est alors établie dans un bref délai.

Après l’établissement de la facture par le biais du bon de livraison exécuté par le commercial

lui-même, le service logistique procède rapidement à la livraison. Nous pouvons alors dire

que les délais de livraison et de facturation sont bien respectés.

Il existe un contrôle de la liasse entre «Facture – Devis – Bon de commande client –

Bordereau de livraison», car les documents qui permettent de facturer ne sont que le devis et

le bon de commande clients s’il y en a. Tandis que lors de la livraison, il y a un suivi entre

bon de livraison et facture.

Malgré ce gain de temps considérable, ce système présente des lacunes que nous allons

énumérer dans la section suivante.

Section 3: LES FAIBLESSES DE LA PROCEDURE EN

PLACE

Il s’agit de relever les dysfonctionnements de la procédure en place.

Nous allons introduire dans le sujet pour mieux dégager les faiblesses. Une étude sur

le processus de vente, une grille d’analyse des fonctions et un questionnaire de contrôle

interne s’avèrent nécessaires.

3.1 : Etude sur le processus de vente

Nous allons réaliser une étude sur le processus de vente. Cette étude comportera une

analyse sur la démarche à suivre pour la réalisation de la prestation, le diagramme flow shart

et les outils de contrôle afin d’en tirer les dysfonctionnements.

- 44 -

Etude sur le circuit de la réalisation de la prestation :

Le circuit que le client devra suivre pour demander une prestation est décrit dans le

tableau nº 6. Vu ce tableau, le client effectue des allés et retours d’un service à un autre. Ces

allés et retours procurera une perte de temps pour le client. Nous avons aperçu que cette

démarche est incomplète.

Etude sur le diagramme de circulation des documents :

D’après le figure nº 2 sur le diagramme de circulation des documents dans le cycle

vente de la société nous avons relevé que le service facturation n’existe pas. Ce service ne

figure pas dans l’organigramme de la société.

Les figures nº 3 et nº 4 nous ont permis de dégager les tâches occupées par le

commercial. D’après ces diagrammes les commerciaux réalisent des tâches qui ne

conviennent pas à la description de la fonction du commercial.

Dans notre cas, le commercial reçoit le paiement de l’acompte du client et établit la

facture. Il exécute la fonction du caissier et du facturier. Ceci peut engendrer plusieurs

conséquences néfastes dans la société. Nous pouvons en conclure qu’il existe une non-

application du principe de séparation des tâches.

Etude sur les outils de contrôle :

Nous étudierons le cahier de travaux tenu par le commercial.

La figure nº 7 démontre le contenu du cahier de travaux. D’après ce schéma, nous

pouvons en conclure que ce cahier sert à contrôler les travaux effectués dans la société surtout

sur le paiement effectué par le client. Durant notre stage, nous avons remarqué que le

commercial ne remplit pas ce cahier de temps en temps, c’est-à-dire ce cahier n’est pas mis à

jour. Cette négligence des commerciaux sur le remplissage de ce cahier marque

l’irresponsabilité.

A part ce cahier de travaux, nous avons pu aussi observer que le niveau de contrôle est

insuffisant. Cette insuffisance est marquée par l’absence des outils de contrôle, par exemple

nous avons remarqué des inexistences de la fiche de travail, du registre de commande, du bon

de commande interne…

- 45 -

3.2 - Grille d’analyse

Cette étape consiste à montrer les différentes fonctions occupées par les différents

départements dans une société.

La grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées dans le cycle vente de la

société se traduit par le tableau suivant :

Tableau n° 7: Grille d’analyse des fonctions assumées dans le cycle vente de NEW

PRINT

Entreprise NEW PRINT services assumant les fonctions

Fonctions DG ou

RAF

Commercial Comptabilité Département

logistique

Réception de commande X

Traitement de la commande (ouverture

de dossier de fabrication) X

Etablissement des factures (Gescom) X

Signe et contrôle la facture X

Envoi des factures X

Etablissement de Bon de Livraison X

Mise à jour planning expédition X

Expédition des marchandises X

Etablissement des relances X X

Enregistrement comptable des factures

(Compta Saari) X

Réception de règlements clients X

Enregistrement comptable des

règlements clients (Compta Saari) X

Etablissement de bordereau de remise

de chèque X

Pointage des clients (Excel, Saari) X X

- 46 -

Concernant la facturation, d’après ce tableau nous pouvons en déduire que c’est le

commercial qui établit les factures. A part cet établissement, ce dernier reçoit les commande

et le règlement client, établisse le bon de livraison, envoi la facture, effectue les relances.

L’existence des désavantages et faiblesses apparentes sera aussi mises en évidence dans

le questionnaire de contrôle interne. Le questionnaire de contrôle interne est un outil

complémentaire à l’évaluation de contrôle interne et aide aussi à la formulation de procédure

de base.

3.3- Questionnaire de contrôle interne

Nous allons utilisons les questionnaires de contrôle interne afin d’en tirer les forces et

les faiblesses du cycle vente de la société New Print.

Après avoir effectué un entretien avec les personnels de la société et une enquête, nous

pouvons dresser ce tableau de questionnaire de contrôle interne.

Tableau n° 8 : Questionnaire de contrôle interne

QuestionsOui Non Faiblesses apparentes

Risque lié à l'environnement général de

contrôle interne

1. Y a-t-il une procédure commerciale ?X

2. Existe-t-il un service facturation ?X

Le commercial qui établit la

facture

3. Y a-t-il une procédure facturation ?X

Il n’existe pas de procédure

facturation

Risque lié au cycle vente

4. Existe-t-il une fiche de travail (ordre de

travaux)X L’entreprise n’établit pas une

fiche de travail pour tous

travaux à effectuer donc non-

exhaustivité des opérations

- 47 -

5. Existe-t-il des bons de commande client X

6. Existe-t-il de bons de commande interneX L’entreprise n’enregistre pas

les commandes dans un

carnet de bon de commande

interne

7. Les commandes sont-elles approuvées par

le service de crédit avant qu’elles soient

acceptées ?

X Vente à des clients

insolvables

Absence du service de crédit

8. La responsabilisation des autorisations de

crédits est-elle complètement séparée des

autres fonctions, particulièrement de la

gestion de trésorerie, responsabilité au niveau

des ventes, et fonction comptable ?

N/A

La comptabilité qui tient les

comptes clients n’est pas

interrogée lors de l’exécution

d’une commande.

9. Des bons de livraison :

a) sont-ils utilisés ?

b) sont-ils utilisés pour tous les éléments qui

sortent de l’entreprise ?

c) sont-ils pré numéroté ?

X

X

X

10. Les bons de livraison sont-ils rapprochés

des commandes du client pour le contrôle des

quantités et désignations, de façon à s’assurer

que tous les articles livrés sont bien ceux qui

étaient l’objet de la commande ?X

11. Les ventes sont-elles réalisées :

- sur commande ? X

- 48 -

- au comptant, à crédit ? X

12. Des factures :

a) sont-elles préparées pour toutes les ventes ?

b) sont-elles pré numérotées ?

X

X

13. Existe-t-il un avoir pour les 3RA et

l’annulation des factures

X Pas d’avoir pour l’annulation

d’une facture

14. Principe d’annulation d’une facture N/A Le commercial n’applique

pas le principe d’annulation

d’une facture

15. Les éventuelles annulations de facturation

sont-elles approuvées par un responsable ?X

16. Un contrôle est-il fait pour s’assurer qu’il

existe des bons de livraison pour toutes les

factures et inversement ?

X

17. Un contrôle est-il fait pour s’assurer que

toutes les factures sont enregistrées et que

tous les numéros de factures font l’objet d’un

suivi comptable ? X

Pas de contrôle pour s’assurer

que toutes les factures sont

enregistrées.

18. Les factures font-elles l’objet de contrôles

au niveau :

a) des tirages ?

b) des totalisations ?

c) des conditions ?

X

X

X

Tous les commerciaux

peuvent imprimer les factures

Le mode de règlement des

clients n’est pas inscrit dans

la facture.

- 49 -

d) des prix ? X

19. Des récapitulatifs des ventes qui peuvent

être utilisés en tant qu’élément de contrôle des

ventes enregistrées sont-elles préparés,

indépendamment des documents établis par le

département comptable ?

. Est-il tenu un registre des commandes

reçues (accordées ou non)

X

X

Le service commercial ne

tient pas un registre des

commandes

20. Envoie-t-on périodiquement des relevés

de compte aux clients ?X Les personnes qui font la

relance n’envoient pas des

relevés de compte client

21. Existe-t-il une politique de recouvrement

clairement défini ?X

22. Y a-t-il régulièrement un suivi du montant

des créances douteuses par un responsable

compétent et clairement défini ?

X

23. Les relances sont-elles faites dans des

délais satisfaisants ?

X Pas de lettre de relance

périodique.

24. Les dossiers des clients sont-ils

périodiquement revus et mis à jour ?X Pas de dossier d’insolvabilité

des clients douteux.

Le questionnaire du contrôle interne et les études réalisées nous ont permis d’en tirer

les dysfonctionnements du système.

Ces faiblesses sont caractérisées par :

- l’inexistence du service facturation

- la dualité des tâches

- l’absence du bon de commande interne

- 50 -

- l’insuffisance de contrôle

-l’absence de procédure facturation

- le non respect du principe d’annulation d’une facture

- un manque de politique de recouvrement

- la défaillance du logiciel

a) L’inexistence du service facturation

Nous pouvons observer d’un premier vu en regardant l’organigramme de la société

que le service facturation n’y figure pas.

b) La dualité de tâches

Après avoir accompli un contrôle sur la grille de séparation des tâches et établi un

questionnaire de contrôle interne nous pouvons déduire qu’il y a une dualité de tâches dans la

société sur le cycle vente.

c) L’absence du bon de commande interne

Une absence du bon de commande interne est démontrée après avoir contracté une

étude auprès du service commercial. L’entreprise n’établit pas de bon de commande interne

par contre elle reçoit les bons de commande des clients.

d) L’insuffisance de contrôle

La phase de contrôle évalue les procédures et systèmes utilisés dans l’entreprise. C’est une

étape indispensable pour apporter les modifications nécessaires face au changement de

l’environnement ou à des anomalies.

Durant notre stage, nous avons pu remarquer que l’importance du contrôle est à

négliger dans l’entité surtout en matière de suivi sur la circulation des documents et de

contrôle dans l’entreprise (exemple : sur les règlements effectués par le client).

Contrôle non effectué au niveau de la facturation, mais l’enregistrement au journal des

ventes est fait par ordre numérique.

L’inexistence d’une fiche de travail marque aussi l’insuffisance de contrôle et suivi

dans l’entreprise au niveau de l’exécution des travaux.

- 51 -

Le service commercial ne tient pas de registre des commandes, même s’il en tient, ils

ne sont pas valorisés. Ce qui entraîne le non-suivi des bons de commande et l’absence de bon

de commande pré numéroté.

Une vente à des clients insolvables : le service commercial ne contrôle pas la

solvabilité des clients. Nous pouvons en déduire aussi que le service de crédit n’existe pas

dans la société.

Toutes ces faiblesses peuvent être résumées par une déficience du contrôle interne. Il

peut exister, par exemple, des déficiences dans la conception lorsque les contrôles nécessaires

sont absents ou que les contrôles existants n’ont pas été conçus correctement. Par ailleurs, il y

a déficience dans le fonctionnement lorsqu’un contrôle ne fonctionne pas comme prévu ou

lorsque la personne qui applique le contrôle ne possède pas l’autorité ou les qualifications

nécessaires pour l’exécuter efficacement.

e) L’absence de procédure facturation

La société NEW PRINT n’applique pas la procédure facturation. Ce fait est prouvé par

l’absence du service facturation dans la société.

f) Le non-respect du principe pour l’annulation d’une facture

Il n’existe pas de règle pour annuler des factures en cas d’erreur ou de réductions sur

vente que sont les 3RA dans la société.

g) Un manque de politique de recouvrement

Il y a insuffisance de politique pour la relance client, et le suivi de la durée du crédit

client n’existe pas.

h) La défaillance du logiciel est remise en jeu

Nous avons remarqué que le logiciel appliqué dans la société NEW PRINT est défaillant.

- 52 -

TABLEAU RECAPITULATIF DES POINTS FORTS ET POINTS FAIBLES

Finalement, nous allons présenter ces points forts et ces faiblesses dans un tableau afin

de les résumer.

Tableau n° 9 : Récapitulation des points forts et points faibles

LES POINTS FORTS LES POINTS FAIBLES

-Réduction des charges

-Gain de temps

-le respect des délais de livraison et de

facturation

-le contrôle de la liasse « Facture – Devis –

Bon de commande client – Bordereau de

livraison »

-Inexistence du service facturation

-Dualité de fonction

-Absence du bon de commande interne

-Insuffisance de contrôle

-Absence de procédure

-non-respect du principe d’annulation d’une

facture.

-Manque de politique de recouvrement

-Défaillance du logiciel

Le diagnostic consiste à explorer de façon systématique toute l'organisation de

l'entreprise en vue de ressortir ses points forts et ses points faibles, tout critiques devant servir

à corriger les imperfections et donc devant permettre un fonctionnement plus harmonieux de

l'entreprise.

- 53 -

D’après ce tableau nous pouvons voir que les faiblesses occupent beaucoup plus de

place par rapport aux points forts. Nous allons procéder à une analyse de ces faiblesses qui

jouent un rôle important dans le mauvais fonctionnement de la société.

CHAPITRE II: ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE

Dans le cadre de ce chapitre, nous adopterons une analyse critique de la situation

existante. La réalisation de cette étude nous amène d’abord à parler des causes de ces

faiblesses. C’est seulement après que nous allons dégager les risques et incidences qui s’y

rapportent. Et enfin, nous étudierons leurs impacts sur le système.

Section 1 : LES CAUSES DE CES POINTS FAIBLES

Procéder à une analyse critique de l’existant implique à faire ressortir les points forts

et le dysfonctionnement en identifiant leurs causes.

1.1-Inexistence du service facturation :

Le service facturation doit être indépendant des services clients et expéditions.

Une séparation correcte des fonctions permet de s’assurer que personne n’a la possibilité

d’autoriser la livraison tout en pouvant par la suite influer sur la comptabilisation de la vente

ou des comptes clients.

Dans notre cas, l’entreprise New Print ne possède pas un service bien défini qui traite la

facturation. D’après la grille d’analyse faite, le commercial traite l’établissement de la facture.

1.2-Dualité de tâches :

Le principe de séparation des tâches et des fonctions consiste en premier lieu à valider

les restitutions d’un système pour qu’il soit exempt de faille d’ordre organisationnel en

prenant bien soin de dissocier certaines fonctions clés dans le système de gestion.

Il s’agit de la séparation entre donneurs d’ordre, des liquidateurs et des comptables.

Cette séparation apporte la preuve que les trois phases d’une transaction comptable ou d’un

acte de gestion ne relèvent pas de la même personne ou de la même structure, mais plutôt de

niveaux de contrôle et de vérification différents

- 54 -

Le problème de la dualité de tâches est surtout dû au non-respect du principe de la

séparation des tâches qui doit être suivi pour la bonne marche du fonctionnement interne de la

société.

Dans notre cas, le commercial occupe en même temps deux tâches, la fonction d’un

commercial et d’un facturier. Outre ces tâches, il perçoit aussi les règlements du client, surtout

quand le mode de règlement est au comptant. C’est après qu’il les transmet au caissier. On

peut dire alors que le principe n’est pas respecté.

1.3 - Absence du bon de commande interne

Le commercial ne dresse pas de bon de commande interne.il prend simplement les

informations concernant la commande du client dans un carnet attribué à chaque commercial.

Si le client n’envoie pas de bon de commande, il n’établit pas de bon de commande interne

(BCI).

Le service commercial n’adresse pas d’accusé de réception de commande pour toute

commande téléphonique.

1.4-Insuffisance de contrôle

Le contrôle est une tâche très délicate et complexe. Nous pouvons énumérer les

problèmes à cet égard comme étant :

- l’absence d’une fiche de travail (ordre de travaux). Cette fiche de travail joue un

grand rôle dans le suivi et le contrôle des travaux à exécuter pour la bonne organisation de

travail dans l’entreprise, ainsi qu’éviter les risques d’erreurs et d’omissions dans la réalisation

des travaux. L’ordre de travaux est utile à l’établissement de la facture.

- l’absence d’un tenu de tableau de bord, c'est-à-dire l’inexistence d’un cahier de

transmission pour la circulation des documents. Un cahier de transmission a beaucoup

d’importance dans une société, car il est un outil de contrôle.

- l’absence d’un registre des commandes, alors que le tenu d’un registre des

commandes permet le contrôle adéquat du carnet de commandes et de diminuer le risque de

commandes non exécutées dans les délais prévus.

- l’absence du service de crédit et d’autre part le commercial ne contrôle pas la

solvabilité du client.

- 55 -

- l’insuffisance de contrôle est due aussi à l’absence d’envoi de relevés de compte

client. L’une des façons les plus satisfaisantes de vérifier l’exactitude des comptes clients est

d’en demander la confirmation directement au client. Du point de vue de la société, l’envoi de

relevés mensuels aux clients ne sert pas uniquement au rappel des créances dues, mais aussi à

assurer que l’enregistrement détaillé est correct.

- un manque d’éthique et de contrôle dans le service. En effet, il n’y a pas de contrôle

pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées.

Nous avons noté qu’il n’existe aucun contrôle interne de la conformité aux politiques et

procédures de l’entreprise.

1.5-Absence de procédure facturation

L’entreprise NEW PRINT n’adopte pas une procédure clairement définie en matière

de facturation. La tâche du commercial sur ce sujet est simplement d’établir la facture et de

l’imprimer.

L’inexistence de la procédure pour annuler une facture implique le non-respect du

principe de son annulation.

Le commercial a l’amabilité de modifier et même de supprimer totalement une facture

sans qu’il ait l’autorisation d’aucun responsable.

En effet, l’entreprise ne dispose d’aucun manuel de procédures facturation qui définit

clairement les tâches, parce que chacun sait ce qu’il doit faire.

1.6-Non respect du principe d’annulation de la facture

Ce non-respect est dû à l’inexistence d’avoir. Quand un commercial à commis des

erreurs sur l’établissement d’une facture, pour l’annuler partielle ou totale, il n’établit pas

d’avoir. Il en est de même quand il va octroyer au client une remise d’accord après

établissement de facture.

1.7-Manque de politique de recouvrement

Nous avons pu noter que la politique de recouvrement est insuffisante, car les

personnes qui font la relance aux clients n’envoient pas périodiquement de relevés de compte

aux clients. Les dossiers clients ne sont pas revus périodiquement et ne sont pas mis à jour.

- 56 -

1.8 - Défaillance du logiciel

Il n’existe pas de rubrique qui traite de l’établissement d’un avoir alors qu’un avoir est

destiné pour annuler partiellement ou totalement une facture fausse ou pour accorder une

remise au client, c’est-à-dire les 3RA.

Section 2: LES RISQUES LIEES A CES FAIBLESSES

Nous avons vu les causes de ces faiblesses. Alors quels sont les risques et incidences

qui peuvent en découler ? Nous allons répondre à cette question dans cette section.

2.1 - Définition du risque :

Le risque peut être défini comme « la menace qu’un évènement, une action ou une

inaction affecte sur la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques et

compromette la création de la valeur», cette définition ne fait apparaître que la menace d’une

non-atteinte des objectifs d’une entreprise et ne mentionne pas la notion de chance5 de

réalisation ou de non-réalisation de cette menace.

L’IFACI définit le risque comme « un ensemble d’aléas susceptible d’avoir des

conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l’audit ont notamment

pour mission d’assurer autant que peut se faire la maîtrise »6.

Complétons cette définition par celle de Dominique VINCENTI « le risque est la

menace qu’un évènement ou une action ait un impact défavorable sur la capacité de

l’entreprise à réaliser ses objectifs avec succès»7

Ainsi, nous pouvons définir le risque comme étant la probabilité qu’un

évènement défavorable, un danger ou un dommage ne survienne avec son impact

5 Notion de chance : probabilité

6 « La pratique du contrôle interne », Coopers-Lybrand/ IFACI, Editions d’organisation.

7 Dominique VINCENTI « Dressez une cartographie des risques», in Revue Audit, nº 144

- 57 -

potentiel.

Nous distinguons plusieurs types de risques qui sont généralement classés selon leur

origine, leurs activités, leur nature et leur niveau.

Après avoir donné de brèves définitions du risque, nous allons identifier ceux affectés à ces

faiblesses. Ils sont :

Les risques liés au non-respect du principe de la séparation des tâches

Les dangers de l’absence d’un bon de commande interne

Les menaces causées par l’insuffisance de contrôle

Les risques engendrés à l’absence d’une procédure facturation

Les menaces liées au non-respect du principe d’annulation de la facture

Les risques liés à l’insuffisance de politique de recouvrement

Les dangers accourus à la défaillance du logiciel

2.2 - Les risques liés au non-respect du principe de la séparation des

tâches :

La séparation des tâches est un problème en vogue. En effet, une grande majorité des

entreprises a accru les risques potentiels liés à la mauvaise séparation des tâches. Cela conduit

l’entreprise à diffuser des droits d’accès aux utilisateurs qui pourraient aller au-delà de leurs

fonctions

Les risques liés à la séparation des tâches se manifestent suite à une série d'actions réalisées

par une même personne qui entraînent une erreur ou une fraude. Par exemple, un utilisateur

ayant accès aux transactions de création et/ou modification du référentiel fournisseur et aux

transactions de paiement pourrait créer un fournisseur fictif, ou modifier les coordonnées

bancaires d'un fournisseur existant, et initier un paiement.

Les commerciaux établissent les factures, alors ils sont juges et partis. Ce qui signifie

qu’ils peuvent faire tout ce qu’ils veulent. Ce non-respect entraine les risques de fraudes qui

sont :

- D’une omission de facturation difficilement détectable par le commercial,

autrement dit : il établit et enregistre une facture fictive,

- De la corruption qui représente une transaction commerciale illégale.

- 58 -

La corruption se définit par le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter

quelque chose de valeur pour influencer une décision. Il s’agit d’une fraude, effectuée hors

des enregistrements comptables.

Certains moyens permettent toutefois d’identifier l’existence de corruption, comme l’étude du

comportement de la personne suspectée d’être corrompue

Les deux principaux procédés de corruption que l’on peut distinguer dans le milieu de

l’entreprise sont le pot-de-vin ou le truquage. Par exemple la surfacturation

- le détournement avec falsification de la facture et par l’élaboration de faux

documents.

En peut conclure que le non-respect du principe de séparation des tâches conduira le

personnel à faire un détournement d’actifs. Ce qui signifie la présence d’un risque de

dissimulation d’erreurs volontaires ou d’irrégularités intentionnelles.

Comme la tâche n’est pas clairement définie, cela entraîne un cumul de tâches incompatibles

et nous amène aussi au non atteint des objectifs de contrôle interne.

2.3 - Les dangers de l’absence d’un bon de commande interne:

Toute opération commerciale doit être constatée par écrit appellé documents ou pièces

comptables. Le bon de commande interne fait partie de ces documents.

L’absence d’un bon de commande interne peut entrainer :

- le risque de confusion des commandes.

- le risque de litige avec le client s’il y a une livraison non conforme.

Les commandes téléphoniques ne font pas l’objet d’une confirmation par écrit ; ainsi risque

de litige avec le client s’il y a une livraison non conforme.

Dans notre cas, il existe des bons de commande des clients, mais pas de bon de

commande interne. Ces BCC ne sont pas pré numérotés, nous n’avons pas la certitude que

tous les bons de commande ont été honorés. Cela implique un risque d’erreur, une attribution

d’un même numéro à deux bons de commande différents.

2.4 - Les menaces causées par l’insuffisance de contrôle :

- 59 -

Comme nous l’avons mentionné, l’entreprise n’utilise pas de cahier de transmission

pour la circulation des documents et l’ordre de travaux pour l’établissement de la facture.

D’où l’insuffisance de contrôle pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées.

Cette insuffisance résulte d’une omission de factures même si elles sont enregistrées

numériquement sur le journal des ventes.

La vente à des clients insolvables conduit à un risque d’insolvabilité des clients, qui est

due à la mauvaise gestion.

L’établissement et l’enregistrement de factures fictives découlent du détournement de

créances de la société.

2.5 - Les risques engendrés par l’absence de procédure de facturation :

La procédure est un guide d’action qui précise les étapes à suivre, les règles à respecter

pour mettre la décision à l’application. Une procédure de facturation à date voulue et en

respectant un formalisme conforme à la législation peut éviter toute contestation, source de

délit parfois recherché.

L’absence de procédure met en cause l’efficacité de l’entreprise par l’omission des

règles de base, d’une bonne conduite, et de la réalisation des tâches et opérations pour

l’atteinte des objectifs fixés par la firme.

L’absence de procédure facturation favorisera :

- un risque de non-organisation des tâches affectées à ce service. En d’autres termes, il

existe un désordre dans l’accomplissement des tâches.

-un non-respect du délai de facturation. De ce fait, il n’existe pas de planning bien

défini en matière d’établissement de la facture qui implique un risque de perte de temps.

-un non-respect des règles en matière de contrôle sur les documents qui permettent

l’élaboration de la facture.

2.6 - Les menaces liées au non-respect du principe d’annulation de la

facture :

Le non-respect du principe d’annulation de la facture conduit à un risque :

-de falsification de facture, car il n’existe pas de règles pour exécuter cette tâche.

-de non-enregistrement de cette facture annulée de la comptabilité, car il y a absence

de document pour enregistrer l’annulation qui peut encore être passée dans le journal.

2.7 - Les risques liés à l’insuffisance de politique de recouvrement :

- 60 -

Une politique de recouvrement efficace exige un système officiel qui garantit le

paiement des impayés. Enjeu majeur dans les petites et moyennes entreprises, la gestion du

risque client repose sur la définition et la mise en œuvre d’une politique de crédit qui doit être

pilotée au quotidien. Une révolution culturelle doit souvent être menée à l’intérieur de

l’entreprise et l’importance de la gestion du poste client doit prendre toute sa place dans

l’organisation.

L’insuffisance de politique de recouvrement conduit à la baisse du profit de

l’entreprise, et cela n’est pas sans incidence sur l’intérêt de la société.

2.8 - Les dangers accourus à la défaillance du logiciel:

L’entreprise utilise un logiciel GESCOM spécifique développé par un informaticien interne.

Lorsque nous avons étudié ce logiciel, nous avons constaté qu’il y a une différence avec le

logiciel GESCOM 100. Ce logiciel n’est pas performant avec l’absence de quelques

rubriques. Cela entrainera une perte de temps pour la personne qui l’utilise. Les risques causés

par cette défaillance sont multiples à savoir :

- la tentation de fraude ou même effectuation d’omissions.

- la non-réalisation à temps des tâches

Le niveau de ces risques permet de distinguer ceux qui sont plus importants donc

susceptibles d’avoir des impacts sur les objectifs, impacts dont nous allons parler dans la

section suivante.

Section 3 : LEURS IMPACTS SUR LE SYSTEME

Les faiblesses de ce système entraînent une perte financière, humaine ou d’image pour

l’entreprise : service défectueux, atteinte à son environnement, insatisfaction récurrente du

client, perte de fournisseur, fraude8

Nous notifions les impacts de ces faiblesses face à l’entreprise.

3.1 - L’impact de la dualité de fonction :

L’impact de la dualité de fonction conduit à un empiétement de la responsabilité. Comme une

personne occupe deux fonctions très différentes, alors qui est-ce qui est responsable en cas de

faute ?

8 L’AON Consulting(2002)

- 61 -

3.2 - L’impact de l’absence du bon de commande interne :

L’absence d’un bon de commande interne entraîne une erreur dans les recettes si les

travaux ont été expédiés sans facture correspondante. Un bon de commande interne est un

outil de contrôle, alors il aide le commercial, le comptable dans la vérification de la

commande clients.

La diminution du CA est aussi l’un des impacts de cette absence. Il existe encore

l’impact sur le contrôle à cause de l’absence de documents.

3.3 - L’impact de l’insuffisance de contrôle

Nous pouvons définir le mot contrôle comme une source de performance de

l’entreprise tout autant qu’un outil d’assurance et de protection du patrimoine de

l’organisation, et non seulement une notion de vérification.

Les effets néfastes du manque de contrôle sont :

-le laisser-aller,

-la fuite de responsabilité

-et l’absence de recommandation.

Le laisser-aller provoque un gaspillage des ressources de l’entreprise, un gaspillage qui

affecte principalement le résultat et le profit de l’entreprise.

Le dispositif de contrôle étant négligé et suite à la survenance d’une erreur ou d’un

dysfonctionnement, chacun ne veut être responsable.

Les recommandations s’expliquent par l’émergence des forces et faiblesses ainsi d’identifier

les causes des dysfonctionnements et enfin d’élaborer des solutions d’amélioration. Ces

étapes peuvent être indiquées dans un environnement de contrôle

L’impact de l’insuffisance de contrôle sur la vente à un client insolvable entrainera des

provisions pour litiges sur les comptes clients.

Nous pouvons en résumé l’impact de l’insuffisance de contrôle par le non-verrouillage

du système. Ce qui entrainera un non exhaustif du système et de l’opération effectué par la

société.

- 62 -

3.4 - L’impact de l’absence de procédure de facturation

L’inexistence de la procédure de facturation conduite à une désarticulation, à une

étroite efficacité des opérations et à une augmentation des risques d’erreurs et d’omissions.

a) Désarticulation des opérations

La non-formalisation craint que le fonctionnement normal de l'entreprise ne soit

désarticulé. En effet, de par leur exécution, une opération ou un processus est amené à suivre

plusieurs étapes qui doivent être respectées pour une meilleure réalisation conduisant à une

maximisation des profits.

b) Une étroite efficacité des opérations

En effet, la procédure indique les opérations et fonctions à exécuter, afin d’optimiser

toutes les ressources. L'efficacité est mesurée par l’atteinte des objectifs et l’efficience par la

consommation minimale de ressources.

c) Augmentation des risques d’erreurs et omissions

Une procédure écrite peut alléger les risques d’erreurs et d’omissions. D’autant plus

que la procédure est un outil d’aide mémoire consultable à tout moment en cas de problème

ou souci à l’achèvement d’une opération quelconque, ainsi d’apaiser ces risques.

3.5-L’impact de l’absence de politique de recouvrement

L’insuffisance de politique de recouvrement a un impact sur le résultat de la société,

autrement dit : des incidences sur le résultat, les recettes et la TVA

Cette insuffisance entrainera un gonflement de CA alors que le recouvrement est

irrégulier.

Cela peut conduire à une évaluation de la dépréciation pour créances douteuses.

Le fait de laisser traîner les impayés peut perturber le flux de trésorerie et être préjudiciable à

la réussite de l’entreprise

3.6 - L’impact de la défaillance du logiciel

Une défaillance du logiciel entraîne une mauvaise organisation au niveau du travail.

Ceci implique une perte de temps à cause de la non-maîtrise du logiciel et du mauvais

- 63 -

traitement de la facturation. Elle entraînera aussi une contre-performance du logiciel qui

obligera la société d’acheter un nouveau logiciel en augmentant leurs charges.

L’impact de cette défaillance se traduit par une perte financière directe pour

l’entreprise.

De tous ces impacts, nous pouvons conclure que toutes ces faiblesses entraîneront une

diminution sur le CA et la trésorerie.

Nous résumons dans un tableau d’évaluation du cycle les risques et les impacts du

dysfonctionnement de la procédure et système.

TTaabblleeaauu nn°° 1100:: FFeeuuiillllee dd’’éévvaalluuaattiioonn dduu ccyyccllee vveennttee

Nº Question de

contrôle interne

Faiblesses apparentes

relevées

Effets possibles

2Inexistence du service

facturationDualité de fonction

2Dualité de fonction

Risque d’omission, de corruption

Empiétement de la responsabilité

5

Absence du bon de commande

interne

Risque de confusion des commandes.

Risque de litige avec le client s’il y a

une livraison non conforme

Une erreur dans la recette

Diminution CA

4, 19 Insuffisance de contrôleRisque d’insolvabilité des clients,

Détournement de créances de la

société.

Mauvaise gestion

Incidences sur les états financiers

-le laisser-aller,

- 64 -

-la fuite de responsabilité

-et l’absence de recommandation.

13,14 Absence de procédure

d’annulation d’une facture.

Le risque de non-organisation des

tâches affectées à ce service.

Un non-respect du délai de

facturation

Un non-respect des règles en matière

de contrôle.

Désarticulation des opérations

Augmentation des risques d’erreurs

et omissions

21Manque de politique de

recouvrement

Risque de difficulté de recouvrement.

Incidence sur les états financiers.

24 Pas de dossier d’insolvabilité

des clients douteux.

Non-constitution de dépréciation ou

perte de valeur des comptes clients.

En résumé, dans cette deuxième partie, nous avons pu mettre en évidence, les points

forts et les points faibles du système cycle vente et plus particulièrement, le procédé de

facturation dans la société NEW PRINT. Et nous avons noté que les points faibles emportent

largement sur les points forts du fait que le principe de séparation des tâches n’est pas

respecté. Il y a dualité de fonction. Le commercial assure une multitude de tâches. Ce qui

constitue une entrave non négligeable pour la réalisation des objectifs de la société. Il n’existe

pas un parfait verrouillage du système dans la société New Print. N’y avait-il pas de remède

pour cette situation ? Nous allons répondre à cette question dans une troisième et dernière

partie consacrée à la mise en place du service facturation informatisé.

Partie 3: PROPOSITION DE MISE EN

PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE

FACTURATION INFORMATISE

- 66 -

La séparation des tâches est fondamentale sur le plan de l’organisation générale afin

d’éviter les risques et les abus et de réaliser des contrôles efficaces. Nous parlons de principe

de non-cumul de tâches incompatibles9 comme le cas d’une structure ou d’une personne qui

cumulerait la comptabilité (enregistrement) et la caisse (conservation). Dans notre cas, le

commercial cumule des tâches ; il réalise la fonction d’un commercial et la fonction d’un

facturier.

Le principe de séparation des tâches n’est pas appliqué au sein de la société. Il a été

identifié par l’inexistence du service facturation. De ce fait, pour remédier à cette anomalie,

dans cette dernière partie nous allons proposer la mise en place de ce service et les procédures

appropriées.

CHAPITRE 1 : PROPOSITION DE MISE EN PLACE DU SERVICE

FACTURATION INFORMATISE

Dans ce premier chapitre, nous allons d’abord parler de la présentation du service

facturation. Ensuite, nous exposerons la structure de la facture, avant de montrer son circuit et

son processus avant, pendant, et après son établissement.

SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE FACTURATION

La facturation est l’action de facturer. C’est un service où les factures doivent être

établies. Elle reprend les opérations d’établissement et de transmission aux clients des

factures. Ce qui nous amène à dire qu’elle est un enchaînement d’activités qui s’achève par

l’établissement d’une facture.

La mise en place d’une organisation formelle relève le plus souvent d’un cheminement

logique ascendant allant de l’inventaire des activités et des tâches (détails) à l’établissement

d’un organigramme général (ensemble). Ce cheminement n’est ni simple ni linéaire, il

comporte de nombreux aller-retour.

La section 1 est destinée à la présentation du service où nous décrivons la fonction du

facturier, ensuite parlons des ressources matérielles nécessaires à ce service et son

emplacement, et enfin démontrons la nécessité de ce service.

9 Cette séparation n’est pas sans rappeler, le principe de séparation des pouvoirs (exécutif, législatif et judiciaire)

- 67 -

1.1-Description de la fonction « Facturier»

La description de la fonction « facturier» comporte des précisions sur les différentes

composantes d’un poste de travail. Nous y relevons la référence du facturier ; sa mission ; son

attribution : les tâches principales et les tâches secondaires ; ses responsabilités ainsi que les

indicateurs de mesure de la performance10 de la fonction ; ses liaisons ; les documents émis ou

reçus par le service en question.

A) La référence du facturier :

Un facturier c’est une personne qui s’occupe du service facturation. Comme tout agent

d’entreprise, il doit avoir la compétence requise pour occuper ce poste afin de bien conduire

les tâches à effectuer, pour le bon fonctionnement de la société.

a) Compétence :

Tout prétendant au poste de facturier devrait être titulaire d’un diplôme de BACC en

gestion minimum.

Il doit être capable de maîtriser parfaitement les langues Malagasy, Français et

Anglais; ainsi que l’outil informatique comme le Word, l’Excel.

Le traitement de texte est très important dans ce poste, alors un facturier doit être

capable de maitriser le traitement de texte.

Il doit aussi avoir une connaissance sur la notion commerciale et maitriser le logiciel

GESCOM.

b) L’âge requis pour ce poste

Un facturier peut être un homme ou une femme âgé (e) de 25 à 35 ans.

c) La qualité du facturier

Un bon facturier doit avoir :

- le sens du travail en équipe et les qualités relationnelles

- un esprit d’initiative et de responsabilité

- le sens de l’organisation tout en étant méthodique

B) Sa mission :

La mission du facturier est d’établir la facture.

- 68 -

C) Son attribution

Les tâches et rôles d’un facturier dans une société sont multiples. C’est lui qui doit :

- contrôler les documents venant du commercial,

- établir la facture à partir des documents reçus nécessaires à cet établissement,

- dresser un état des factures,

- établir et mettre à jour l’échéancier suivant les instructions données par le service

comptabilité,

- mettre à jour les règlements des clients : -dans le cahier d’enregistrement

-sur le GESCOM

D) Ses responsabilités et les indicateurs de mesure de la performance :

Ses responsabilités :

Le facturier est responsable de la facture qu’il établit. Sa responsabilité est d’établir la facture

en bonne et du forme. Avant de distribuer la facture, il doit vérifier tout ce qui y figure dans la

facture (montant, signature, client…), vérifier que la facture est correctement établie et saisie,

vérifier que la facture est arithmétiquement correcte.

Les indicateurs de performance de la fonction :

En cas de défaillance, le facturier est sanctionné sévèrement.

E) Ses liaisons :

Quand nous parlons de la liaison, il faut décrire le rattachement hiérarchique et

fonctionnel.

La liaison hiérarchique : Le service facturation est rattaché hiérarchiquement au département

administration et finance. Il doit être indépendant du service vente (commercial), du service

expédition (logistique), du service trésorerie (caissier), de la tenue des comptes clients

(comptable).

La liaison fonctionnelle : Le service facturation est en liaison fonctionnelle avec le

commercial, le caissier, le service expédition

Pour mieux visualiser la position de ce service dans la société, nous allons le figurer

dans l’organigramme de la société

10 Les indicateurs de mesure de performance présentent sur quelles bases ou critères le ou les responsables de lafonction sont évalués et rétribués ou sanctionnés

- 69 -

La position du service facturation dans l’organigramme de la société NEW PRINT se présente comme suit :

Figure nº 11 : Position du facturier dans l’organigramme

RDT : Responsable département technique

RAF : Responsable administratif et financier

RRH : Responsable des ressources humaines

Remarques : Le facturier est rattaché hiérarchiquement au département responsable administratif et finance. Tandis qu’il est rattaché

fonctionnellement au service commercial, service expédition et au caissier.

DirecteurGénéral

AssistantLogistique

Magasinier Chauffeurs Coursier GardienFemmes de

ménages

ResponsableCommercial

Commerciaux Commercialréceptionniste

Responsable PAO

Paoistes

RDT

Chef d'Atelier

Machinistes

Agents demaintenance

Agents definition

Agents delaboratoire

RAF

RRH Comptable Facturier Caissier

Standardiste Assistante de Direction

Technicien informatique

- 70 -

F) Les documents émis ou reçus par le service :

Le service facturation reçoit le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix que le

commercial a dressé (base de données pour l’établissement d’une facture), la remise accordée, l’ordre

de travaux venant du département technique.

Par contre, il doit émettre une facture, un état récapitulatif de factures, un échéancier.

Nous résumons dans un tableau la description de la fonction « Facturier »

Tableau nº 11 : Description de la fonction « Facturier»

Référence du facturier Age : 25 à 35 ans

Obtenu un diplôme de BACC minimum

Savoir :

- une notion sur le traitement de texte

- une notion sur l’outil informatique

- maîtrise le logiciel GESCOM

Avoir :

- le sens de travail en équipe et les qualités

relationnelles

- un esprit d’initiative et de responsabilité

- le sens de l’organisation et aussi être

méthodique

Mission du facturier Etablir la facture

Attribution du facturier Les tâches du facturier sont :

- de contrôler les documents venant du

commercial,

- d’établir la facture (en aval et en amont),

- de dresser un état récapitulatif des factures,

- d’établir et mettre à jour l’échéancier

(suivant les instructions données par le

service comptabilité),

- d’enregistrer les règlements des clients :

-sur le GESCOM

-dans l’échéancier

Responsabilité du facturier Etablir la facture en bonne et du forme.

- 71 -

Indicateur de performance de la fonction non-respect des conditions inscrites sur

- le bon de commande interne

- Le devis

- Offre de prix

non-respect de principe pour l’annulation

d’une facture

Liaisons du facturier Liaison hiérarchique : département

administration et finance.

Il est indépendant:

- du service vente (commercial),

- du service expédition (logistique)

- du service trésorerie (caissier)

- de la tenue des comptes clients

(Comptable).

Liaison fonctionnelle : commercial, caissier,

logistique

Documents reçus et émis par le service

facturation

Documents reçus :

- L’ordre de travaux

- Bon de commande interne

- Devis

- Offre de prix

- La remise accordée

Documents émis :

- Facture

- Etat récapitulatif des factures

- Echéancier


- 72 -

1.2- Les ressources matérielles nécessaires et l’emplacement du service facturation :

A) Les ressources matérielles nécessaires :

Comme tout service, il a besoin de matériels et fournitures pour son bon fonctionnement et

faciliter la réalisation des tâches de l’opérateur afin d’obtenir de bons résultats.

Les matériels nécessaires :

Primo, de quels matériels le facturier a-t-il besoin ?

Le service à mettre en place est le service facturation informatisé. Alors, il a besoin d’un

ordinateur pour l’informatisation de la facture. Qui pour être imprimée, nécessite une imprimante avec

les fournitures nécessaires.

La société suit la technologie, pour que ce service soit performant, nous avons décidé d’utiliser

les matériels, les mobiliers et les fournitures de bureau suivants:

1) Matériels de bureau :

Nous avons choisi un ordinateur complet, un papier autocopiant Listing 4 en 1 qui permet

d’imprimer un seul papier en 4exemplaires et l’imprimante appropriée à ce papier est l’imprimante

matricielle Epson LQ 2170 et l approprié.

2) Mobiliers de bureau :

Cette mise en place nécessite des meubles tels que la table de bureau pour mettre l’endroit où le

facturier va travailler, une chaise, une table pour ordinateur.

Une armoire s’avère nécessaire pour classer et ranger les documents. Ces documents seront classés

dans des classeurs et des boîtes à archives.

3) Fournitures de bureau :

Un tampon spécialisé pour ce service est très important. Sur ce tampon, le nom du service et la

mention « date d’arrivée» doivent figurer le nom du service et la mention « date d’arrivée».

Le facturier a besoin d’une agrafeuse, d’agrafes, d’un stylo, d’une règle, d’une machine à

calculer pour la vérification des montants, d’un bloc note, d’un cahier de transmission pour la

circulation des documents, d’un cahier d’enregistrement des règlements des clients, d’un échéancier,

d’un agenda, de chemises.

- 73 -

Nous allons récapituler ces mobiliers, matériels et fournitures de bureau dans un tableau.

Tableau nº 12: mobiliers, matériels et fournitures de bureau pour le service facturation

MOBILIER MATERIEL FOURNITURE

- Table pour ordinateur

- Table de bureau

- Chaise

- Armoire

- Ordinateur

- Imprimante matricielle

Epson LQ2170

- Papier autocopiant Listing 4

en 1

- Classeurs

- Chemises

- Boîte à archives

- Bloc note

- Un agenda

- Cahier de transmission

- Cahier d’enregistrement du

règlement des clients

- Un cahier pour dresser

l’échéancier

- Machine à calculer

- Stylos

- Règle

- Agrafeuse

- Agrafes

- Tampon pour le service

- Tampon de New Print

- encrier

B) L’emplacement du service :

La mise en place du service facturation nécessite la détermination de son emplacement dans la

société. En principe, il doit être situé à l’accueil ou dans sa proximité immédiate, et ce, pour les raisons

suivantes :

-A son arrivée, le client passe à l’accueil, où le facturier devrait déjà se préparer pour pouvoir

établir convenablement les factures.

-Pour éviter les déplacements inutiles qui sous-entendent un gain de temps.

- 74 -

-Pour faciliter la prise de décision du client dans ses prestations.

1.3-Nécessité de l’existence du service facturation

L’existence du service facturation dans la société permettrait le bon déroulement de processus

facturation. Ainsi, des contrôles pourraient être effectués, les agents seront plus responsabilisés. Ce qui

favoriserait le prestige de la société. Par ailleurs, les clients seront rassurés et cela conduirait à leur

fidélité. La société pourrait aller de l’avant en évoluant et en se développant.

SECTION 2 : LA STRUCTURE DE LA FACTURE

Cette section concerne la structure de la facture. Cette structure comprend les caractéristiques,

le modèle, l’utilité d’une facture.

2.1) Les caractéristiques d’une facture :

Pour que la facture soit exhaustive, nous allons apporter des rectifications sur les

caractéristiques de la facture existante.

La facture doit figurer les mentions suivantes :

- L’en-tête de la société, “ NEW PRINT “;

- Logo de la société New Print ;

- Nº Stat, TP, Quit, NIF, RC et RIB de la société New Print (automatique) ;

- La mention “Facture “ ;

- Le numéro de la facture (automatique) ;

- La référence du commercial traitant (à saisir);

- La référence du DF (à saisir) ;

- La dénomination du client que ce soit d’une société ou d’un particulier (automatique);

- L’adresse et téléphone du client (automatique) ;

- Nº Stat, TP, Quit, NIF et RC du client (automatique) ;

- La référence du client (automatique) ;

- La référence et date du Bon de commande interne et client (à saisir);

- La date de création de la facture (automatique) ;

- La date de modification de la facture (automatique) ;

- La date et heure de l’impression de la facture (automatique) ;

- Le numéro et date du Bon de Livraison de la facture (manuel) ;

- 75 -

- La désignation des travaux (automatique);

- La quantité des travaux (automatique);

- Le “Prix unitaire’ (à saisir suivant le devis)’;

- Le Montant hors taxe ou “Montant HT’’ (automatique) ;

- La “Remise’’ (à saisir suivant l’accord de la Direction générale) ;

- Le Total hors taxe ou “THT’ (automatique) ’ ;

- Le Montant de la TVA : “code, base, taux, Montant’’ (automatique) ;

- Le total tout taxe comprise ou “TTC’’ (automatique) ;

- L’“Acompte’’ (à saisir);

- Le “Net à payer’’ (automatique) ;

- La mention “ Arrêté la présente facture à la somme de … (Montant TTC en lettre)’’ ;

- Le mode de règlement avec échéance de paiement (à saisir) ;

- Les différentes banques de l’entreprise avec la banque, code banque, guichet, nº compte et la clé

RIB ;

- La signature de la DG (manuel) ;

- Le cachet de la société ;

- La signature du client (manuel) ;

- Le pied de la feuille de facturation comporte aussi l’adresse, la boîte postale, les téléphones et

contacts, le fax, l’adresse e-mail, le site web, la forme juridique, le capital, le registre de

commerce, le numéro statistique, le numéro d’identification fiscal, et les comptes bancaires de

la société.

2.2) Le modèle de facture :

Nous allons présenter un modèle de facture dans la figure à la page suivante.

La facture est imprimée sur papier pré-imprimé.

- 76 -

Figure nº 12 : Modèle de facture

Route des Hydrocarbures Ankorondrano Nom et adresse du clientANTANANARIVO Tél

FaxNº Stat 22201 11 1992 0 10004TP 0250959 du 27/10/06Quit 154449A du 12/10/06 Nº StatNIF 6048353 TP duRC 6337/00B00446 Quit duRIB: 00004 00004 01511600159 69 NIF

BMOI Ankorondrano RC

ANTANANARIVO, leRéf BC: duDF :BL : duC: M: I:

FACTURE Nº

DESIGNATION QUANTITE PU TOTAL

Montant HT :Remise :

THT :TVA :

Montant TTC :Net à payer :

Acompte :Rester à payer :

Mode de paiement :

Arrêtée la présente facture à la somme de :

Signature du client Signature du fournisseur

- 77 -


2.3) Utilité d’une facture :

La facture permet et facilite le niveau de contrôle dans la société. Elle permet aussi l’exactitude

des prestations ou des marchandises à livrer. L’existence de la facture régularise la situation du client,

c’est le bien légal du client.

SECTION 3 : CIRCUIT ET PROCESSUS D’ETABLISEMENT D’UNE

FACTURE

Cette section est conçue pour décrire le circuit et processus avant, pendant et après

l’établissement d’une facture.

3.1) Avant l’établissement d’une facture :

Les documents nécessaires pour l’établissement de la facture sont les suivants :

Bon de commande interne

Devis

Offre de prix

La remise accordée

L’ordre de travaux venant du département technique

Bon de commande interne :

Le bon de commande interne est un document qui prouver l’existence de la commande.

Il est établi par le commercial à partir de la commande client (verbal ou écrit).

Devis :

Le deviseur détermine le prix au vu de la demande de devis par le commercial.

L’offre de prix :

Le prix dans l’offre de prix doit être le même sur le devis.

La remise accordée :

Toute remise doit être accordée et visée par la Direction générale.

- 78 -

L’ordre de travaux :

L’ordre de travaux est un document confirmant que les travaux sont beaux et bien

effectués. Il doit être validé par le responsable département technique.

Figure nº 13 : Modèle d’ordre de travaux

Date :

Numéro de la commande interne :

Numéro DF :

Date d’exécution des travaux :

Date d’achèvement des travaux :

Caractéristique de la commande :

Nombre :

Machines utilisées :

Matières premières utilisées :

INTERVENANTS NOM DE

L’OPERATEUR

PARAPHE DE L’OPERATEUR

Conducteurs de machines :

Equipe de finition :

Responsable Département Technique


Remarque : Tous ces documents déclenchent l’établissement de la facture.

3.2) Pendant l’établissement d’une facture :

Le facturier confronte les documents cités dessus. Ensuite il établit la facture. Et enfin, il

l’imprime sur le papier autocopiant 4 en 1.

- 79 -

3.3) Après l’établissement d’une facture :

Après l’établissement de la facture, le facturier remet au DG ou RAF au cas où le DG est

absent pour être approuvé et signé. Ensuite, il procède à la distribution des exemplaires de la facture

qui se répartissent comme suit :

- L’original pour le client,

- Une souche pour le service comptabilité pour l’enregistrement dans le journal

- Une souche pour la caisse pour pièce de caisse

- Le service facturation garde une autre souche pour classement.

CHAPITRE 2 : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE

VENTE ET FACTURATION

L’efficience s’entend économie au sens large. L’organisation formelle à mettre en place

cherchera autant que faire se peut à économiser les mouvements et les déplacements du personnel

(économie d’énergie), à économiser les ressources matérielles et à réduire les délais. Chaque fois que

cela est possible, et sous réserve du respect du principe de non-cumul, nous confierons des tâches

différentes, mais homogènes à une même structure (personne) et nous permettrons à différentes

structures (personnes) d’utiliser des ressources communes (supports d’enregistrement, bases de

données par exemple). Enfin, chaque fois que cela est possible, nous simplifierons une procédure ou

une consigne pour réduire les délais de traitement ou de réponse.

Il stipule que le manuel de procédures décrit les opérations afin de permettre à chacun de savoir

ce qu'il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire.

SECTION 1 : LA NOUVELLE PROCEDURE

Le manuel de procédures est « un livre de consignes écrites». Plus précisément, il représente un

mode d’emploi que chaque agent peut consulter pour prendre connaissance des modalités d’exécution

de ses missions. Cela consiste en la mise par écrit des activités et des tâches effectuées de manière

organisée par les différents acteurs. Il sert à détailler chacune de leurs actions, à expliciter les

enchaînements des opérationnels et leurs synchronisations. Un manuel de procédures est donc, avant

toute chose, destiné aux agents d’une entreprise pour comprendre «qui fait quoi, et comment ? ». Un

- 80 -

manuel de procédures se décompose communément en trois parties, une introduction générale, un

descriptif des procédures et des annexes qui détaillent les supports d’enregistrement.

Dans notre cas, nous allons proposer la nouvelle procédure facturation.

« Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique

d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise».

Elle est une manière prédéfinie et systématique de réaliser, d’accomplir une activité. Elle est

généralement écrite.

Afin de définir la procédure facturation, il faut en premier lieu définir la procédure

commerciale. Car le service facturation a un lien direct avec le service commercial.

Mais avant de décrire les nouvelles procédures, nous proposons à la société d’utiliser une fiche

de travail. Cette fiche permet d’avoir une exhaustivité du système et des opérations.

1.1) Nouvelle procédure commerciale :

Une référence de suivie de commande (à inscrire sur tout document) est attribué à chaque

agent commercial.

Chacun doit tenir un cahier d’enregistrement de toute commande reçue du client (pour l’étude

de marketing) à viser par le responsable commercial tous les mois.

Nous allons apporter une rectification au niveau de la procédure commerciale qui va se

présente comme suit :

- La réception et l’acceptation des commandes :

La récolte d’informations

La Demande de devis,

L’établissement de l’offre de prix,

L’établissement du bon de commande interne

- Le traitement de la commande et l’ouverture du dossier de fabrication

- La correction du bon à tirer

- Le suivi de fabrication

- L’établissement des factures

- La livraison de la commande

- Le recouvrement

1.1.1- La réception et l’acceptation de la commande

Cette fonction reprend les opérations de centralisation des commandes et d'approbation,

par les responsables concernés, du bon de commande passé par les clients.

- 81 -

a) La récolte d’informations

En premier lieu, le commercial récolte les informations nécessaires auprès du client. La demande de

prestations peut se faire par tous moyens à la disposition du client soit par fax, téléphone, visite, etc.

Chacun doit enregistrer toutes les commandes reçues des clients dans son cahier de registre de

commande.

Le contenu du cahier d’enregistrement de commande se présente dans le tableau ci-dessous.

La référence du commercial attribué à l’agent commercial doit être inscrite sur la couverture de

son cahier de registre.

Figure nº 14 : Modèle du Cahier de registre des commandes

Date de

réception

Nº

d'enregistrement

Nom du

client Désignations

Quantités

demandées Devis Offre de prix OBS BCI DF

Date Nº Date Nº Date Nº Date Nº

Source : l’auteur de ce memoire

La date de réception : c’est la date de réception des informations concernant la commande du

client.

Nº d’enregistrement : le commercial attribut un numéro pour chaque commande, ce numéro

doit être séquentiel.

Nom du client : c’est le nom du client qui donne les informations concernant un travail.

Désignations : le travail à effectuer.

Quantités demandées : le nombre du travail à effectuer

Devis : le nº et date de devis

Offre de prix : le numéro de l’offre de prix et la date d’envoie au client

Observations : la décision du client concernant le travail demandé : accepté ou

refusé (pourquoi le client a refusé)

BCI : Si le client a accepté, tout de suit le commercial établi le bon de

commande interne. Le commercial indique dans le cahier

d’enregistrement de commande la date et numéro du BCI

Dossiers de fabrication : le nº et date de dossiers de fabrication

- 82 -

Remarque : Ce cahier doit être tenu à jour

Avantage d’établir un cahier d’enregistrement de commande : il est rempli pour le suivi et aide

aussi le responsable commercial dans l’étude marketing

b) La Demande de devis

C’est après la récolte d’informations fournies par le client que le commercial prépare une

demande de devis qu’il envoie au deviseur. Ce dernier établit le devis sur un carnet de devis. Le

deviseur garde la souche du devis et envoie le devis au commercial.

Un Cahier de transmission est à prévoir.

c) L’établissement de l’offre de prix

Quand le commercial reçoit le devis, il va établir l’offre de prix et va l’envoyer au client

soit par fax, par mail, par courrier ou transmise en main propre au client.

Il doit mentionner dans son cahier d’enregistrement de commande que l’offre de prix est

envoyée pour ces commandes.

d) L’établissement du bon de commande interne

Le client doit confirmer sa commande à l’aide d’un bon dûment signé, ou d’un acompte de 50%.

Certains clients confirment sa commande par téléphone. En effet, le Bon de Commande peut être par

fax, ou par e-mail, ou encore par téléphone, ou bien par visite chez le client en tant que démarcheur, ou

bien même par le client en personne.

Si le client n’envoie pas son bon de commande mais le confirme oralement, le commercial

remplit le carnet de bon de commande interne. Dans le cas contraire, il accolera le bon de commande

client sur le bon de commande interne.

Le bon de commande interne doit être établi sur des liasses pré numérotées. Il est établi par le

commercial en trois exemplaires qui se répartissent comme suit : l’original est destiné pour le client au

cas où il n’aurait pas envoyé son bon de commande ; dans le cas où le client a envoyé son bon de

commande ce dernier doit être photocopié et coller avec le bon de commande interne, une souche pour

le service facturation et une autre souche pour le service commercial en tant qu’archive.

Le contenu du bon de commande interne se présent comme suit :

- La dénomination “Bon de Commande’’ ;

- L’entête de la société émettrice de la commande ;

- 83 -

- Le numéro du Bon de commande ;

- La date de la réalisation du bon de commande

- Le nom du fournisseur, “New Print ;

- La désignation de la prestation à commander ;

- Les quantités commandées ;

- Le prix unitaire de la prestation de service à réaliser

- Paraphe du commercial en charge du dossier et son nº de référence

Ce bon de commande interne doit être signé par le client lors du rendez-vous pour le BAT si ce

dernier n’a pas envoyé son bon.

Pour le bon de commande interne, le service commercial doit le parapher tout en inscrivant son nº

de référence.

Dans le cas où le client envoie son bon de commande, ce bon doit avoir la signature du responsable au

niveau de l’acheteur initiateur de la commande avec cachet de son entreprise.

L’entreprise exige vraiment cette pièce justificative qu’est le BCI pour les clients méfiants et

suspicieux. En effet, le Bon de commande doit être établi, surtout dans le cas de paiement à crédit.

C’est donc un contrat par lequel, le client accepte de payer les marchandises qu’il a commandées

moyennant une facture du fournisseur et ce dernier accepte de lui livrer les marchandises.

C’est pourquoi l’existence du bon de commande interne est très importante.

Le commercial en charge du dossier vérifie que les informations du libellé du devis, de

l’offre de prix déjà envoyée et celles du bon de commande interne sont les mêmes.

Remarque :

Le numéro du BCI doit être séquentiel suivant la date d’acceptation du client.

Le service commercial devrait avoir la liste des clients et aviser la direction en cas

d’incertitude pour le client et sur l’opportunité de la livraison.

Un agent doit vérifier les clients débiteurs par ancienneté et contrôler l’évaluation des

dépréciations pour créances douteuses.

La direction doit fournir une liste des conditions clients. Elle doit être avisée pour les

opérations spéciales.

- 84 -

1.1.2- Le traitement de la commande et l’ouverture du dossier de fabrication

Une commande confirmée est traduite par l’ouverture d’un dossier de fabrication dans lequel

doivent être mentionnés le nom du client, le numéro de devis, les coordonnées du contrat, la date

prévue pour le Bon à tirer, la date prévue pour la livraison, le commercial en charge, la description de

la commande, et les instructions si besoin est.

Ce dossier doit être enregistré dans un cahier tenu par le service commercial et remis à la section PAO

pour préparation du BAT.

Le commercial doit aviser la direction pour tous les travaux urgents avant de les remettre au service

PAO.

1.1.3- La correction du bon à tirer

Avant la remise du bon à tirer au client pour accord, le commercial assure le rôle de

«correcteur» et effectue les corrections avec l’opérateur.

Outre le cachet apposé sur le BAT que le client va valider, une lettre expliquant la valeur de la

signature du client doit accompagner le BAT et être signée par le client avant qu’il le valide.

1.1.4- Le suivi de fabrication

L’agent commercial doit suivre les travaux d’imprimerie à tous les stades, et si nécessaire, faire

le bon à rouler. Toutes irrégularités doivent être signalées au chef d’atelier pour qu’il puisse régler le

problème.

Remarque : Le responsable du département technique supervise et contrôle tout le processus de

fabrication dans la société New Print.

1.1.5- L’envoi des documents au service facturation

Le commercial n’établit pas la facture. Son travail consiste seulement à transmettre les

documents nécessaires à l’établissement de la facture au service qui est destiné à l’élaboration de la

facture. Il envoie le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix, le bon de livraison au service

facturation (voir B- la nouvelle procédure de la facturation)

1.1.6- La livraison de la commande

C'est une fonction particulièrement importante, car elle rend la vente parfaite et consacre le

transfert de propriété lorsque la vente est stipulée.

- 85 -

Toute réalisation de prestation est validée par un bordereau de livraison. Celui-ci est déchargé par le

client pour attester la réception des travaux effectués par New Print.

Le service logistique doit être informé à l’avance de toute livraison pour qu’il puisse programmer les

véhicules et les chauffeurs.

Le carnet de bon de livraison est donc tenu par le commercial. Ce carnet est pré numéroté et

comprend trois volets d’exemplaires : un blanc pour le client et agrafé avec la facture originale et le

bon de commande qui sont envoyés au service facturation, un bleu pour le service comptabilité, et un

rose pour exemplaire dans le carnet.

Quand la livraison est effectuée, le service logistique avise le service comptable que les travaux

sont bien livrés.

La livraison se manifeste de la manière suivante :

Après la facturation, la livraison s’effectue à partir d’un Bon de livraison qui est établi par le

commercial qui le transmet au service facturation, et que cette dernière transmet encore vers le service

logistique.

Un bon de livraison mentionne les éléments suivants :

- Entête de l’entreprise New Print

- date de livraison

- Mention Bon de livraison

- Numéro bon de livraison

- Le nom du client à qui on livre

- SVT V/BC numéro BC et date du BC

- Quantités

- Désignations

- Prix hors taxe

- Cachet et signature du fournisseur

- Cachet et signature du client

Pour le client la présentation du Bon de Livraison blanc agrafé avec la facture originale et le

bon de commande équivaut à la livraison des marchandises en sa possession d’où le transfert de

propriété a eu lieu.

- 86 -

1.1.7- Le recouvrement

Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client à rappeler sur

toutes les factures émises. Chaque commercial assure le recouvrement des factures de ses clients. Le

service comptabilité assure aussi le recouvrement en adressant le relevé de compte de chaque client.

Un délai d’un mois peut être accordé aux clients pour régler les factures. Les échéances plus longues

doivent avoir l’accord de la Direction.

Les modalités de paiement effectuées par le client peuvent être, soit :

- en espèces

- Par chèque barré au nom de NEW PRINT

- Par virement bancaire

1.2) Nouvelle procédure de facturation :

Elle reprend les opérations d'établissement et de transmission des factures aux clients et

aux services concernés de l'entreprise.

Le service facturation est le seul qui peut établir et imprimer la facture.

La facture est établie en quatre exemplaires qui se répartissent comme suit :

- pour le client qui doit être toujours un original,

- pour le service facturation pour classement,

- pour le service comptabilité,

- pour la caisse pour le règlement.

1.2.1) Les documents nécessaires à l’établissement de la facture :

Le commercial envoie le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix, le bon de livraison au

service facturation. Tandis que le département technique envoie l’ordre de travaux qui confirme que

les travaux sont beaux et bien effectués. Ce document doit être visé par le responsable département

technique.

Si le client a obtenu une remise. Cette remise doit avoir l’accord de la DG.

Pour toute circulation de documents, le service qui va transmettre les documents doit remplir

le cahier de transmission pour contrôle et pour le bon déroulement du processus de travail.

1.2.2) La phase de la facturation :

La phase de facturation, qui se manifeste après traitement du bon de commande, se traite

dans un logiciel qui se nomme “gescom’’ et qui se caractérise par une numérotation et date

- 87 -

automatiques.

Après avoir reçu tous les documents nécessaires à l’établissement de la facture, le facturier

vérifie la conformité de ces documents et ensuite il saisit la facture dans le « gescom ».

Quand la facture est enregistrée dans le « gescom », il va procéder à l’impression sur le

papier autocopiant.

Le facturier apporte le BCI, le devis, l’offre de prix, la facture à la direction générale ou au

RAF en cas d’absence du DG pour le contrôle. C’est après que le DG ou le RAF signe la facture.

Et enfin, il distribue la facture.

Le contenu et le modèle d’une facture sont cités dans le chapitre I section 2 (2.1, 2.2).

Avant la facturation, certains clients demandent une facture pro forma et à cet effet,

l’entreprise l’envoie, soit par e- mail, soit par coursier, soit encore par fax. A noter que le numéro

du pro forma et son édition sont donnés par le logiciel “gescom’’. La forme du pro forma est à

peu près la même que celle d’une facture, la différence porte sur l’intitulé qui est “pro forma’’ et

le montant total est évalué hors taxe. A la délivrance de la facture pro forma du client, la mention

“Bon pour accord’’ doit être à vérifier pour confirmation de la commande établie par le client.

Une facture pro forma comporte les éléments suivants :

- L’en-tête de la société “New Print’’

- Le nom du client destinataire du pro forma ;

- L’adresse du client ;

- L’Attention de ou “Attn : “, le nom de la personne ou service destinataire du pro forma ;

- La mention “ PRO FORMA “ ;

- Le numéro de la facture pro forma ;

- La date d’édition du pro forma ;

- La référence, exemple facture ;

- Nombre de pages éditées ;

- La référence de l’article ;

- La désignation de l’article ;

- La quantité ;

- Le conditionnement ;

- Le Prix unitaire hors taxe ;

- Le Montant hors taxe ;

- Le “Total hors taxe de la facture pro forma N.º… “ ;

- Le cachet du service commercial avec sa signature ;

- La mention “ Nous sommes à votre disposition pour tout complément d’information.

- 88 -

Nous vous prions d’agréer, cher client, nos sincères salutations’’.

1.2.3) Octroi d’avoir au client et procédure pour l’annulation d’une facture :

a) Octroi d’avoir au client :

Elle concerne les opérations d'établissement et d'agrément des notes de crédit établies en

faveur des clients à l'occasion des réclamations, pour redresser des erreurs de facturation ou par

suite de réductions accordées hors facture.

b) Procédure d’annulation d’une facture :

La procédure pour faire une annulation d’une facture se présente comme suit :

Si la facture est déjà imprimée, mais n’est pas envoyée au client :

Pour l’annuler, le facturier devra avoir l’autorisation d’annuler la facture par des responsables (RAF,

Administrateur informatique).

Une pièce justificative est nécessaire : la facture déjà imprimée mentionnant à annuler.

Pour annuler cette facture, le facturier doit établir un avoir mentionnant annule la facture n ° et

remplacé par la facture n °. Il établit une autre facture pour remplacer la facture fausse.

Ex : facture nº 15 à annuler, avoir nº 2 annule la facture nº 15 et remplacée par la facture nº 16, facture

nº 16 remplace la facture nº 15

Si le facturier a effectué une erreur sur la quantité, la désignation, le prix unitaire.

Dans ce cas, il avise les responsables pour faire la modification, car seuls les responsables ont

accès à la base de données.

Si la facture est déjà imprimée et envoyée au client :

Dans cette circonstance, le facturier devra établir un avoir. Mais avant, certaines règles devront être

respectées.

Ces règles sont :

En cas d’une demande de remise, le client devra faire une demande écrite. La direction générale donne

son accord en mentionnant « remise accordée» sur la demande du client.

La comptabilité doit être avisée qu’il y aura un avoir à établir.

La pièce justificative nécessaire pour l’établissement d’une facture d’avoir est la demande de la remise

accordée et signée par la direction générale.

Après avoir établi un avoir, le facturier établit une troisième facture entièrement juste.

- 89 -

De même, si le facturier souhaite corriger une facture qui comporte beaucoup d’erreurs, il est

préférable de faire un avoir pour l’annuler en totalité, puis refaire une troisième facture.

Sur cet avoir, il faut indiquer les références de la facture qui est corrigée, ou qui comportait les

marchandises qui ont été retournées.

c) Présentation de l’avoir :

La présentation est globalement identique à celle de la facture de « doit» normale.

Le facturier qui avait fait la facture de doit établit l’avoir.

La mention AVOIR qui remplace la mention FACTURE indique qu'il s'agit d'une opération

"négative". La plupart des mentions qui figurent sur la facture de doit peuvent se retrouver sur la

facture d'avoir, en fonction du contexte. Les règles concernant les mentions obligatoires, les

désignations précises des produits, le calcul de la TVA, le délai de règlement s'appliquent aussi sur les

avoirs.

S'il s'agit d'un article retourné, de la rectification d'une erreur de facturation, d'une remise

oubliée, etc. Il faut impérativement noter les références de la facture de doit d'origine, afin, par

exemple, de pouvoir aisément vérifier que l'erreur a été correctement rectifiée, ou que l'article retourné

est "remboursé" au juste prix.

Au lieu de "NET A PAYER", en bas de la facture, nous inscrivons, par exemple, NET A

VOTRE CREDIT (ou Net à déduire). Le numéro de l’avoir doit être séquentiel.

Remarque :

Il faut indiquer sur l'avoir, les références de la facture qui est corrigée, ou qui comportait

les articles qui ont été retournés (cela permet de vérifier que les prix sont corrects, que l'erreur a

bien été rectifiée, et cela permet au client de mettre plus rapidement son "BON à PAYER" sur la

facture d'origine...)

En conclusion, toutes modifications et annulations que doit faire le facturier doivent avoir

l’autorisation des responsables avant d’accéder à ces tâches.

- 90 -

1.2.4) Autre tâches du facturier :

a) Etablir l’état des factures :

A part l’établissement de la facture, le service facturation doit dresser un état des factures

et le présenter à la Direction générale et au service comptabilité tous les mois.

Un état des factures se présente comme suit :

Figure nº 15 : Modèle d’état des factures

DATEFA CLIENT

NºFA

NºDF

BCI BL

DESIGNATIONS MONTANT

Commercialen chargedu dossierDATE N°BCI DATE N°BL

TOTAL


b) Enregistrer les chèques reçus dans le cahier de versement client :

Il enregistre le règlement des clients dans le cahier d’enregistrement des règlements

clients. Quand le client envoie le chèque pour régler ses dettes, le client déposera le chèque au

service facturation. Il l’enregistre dans le cahier où le client fait une décharge. C’est après qu’il

va remettre le chèque au RAF.

Figure nº 16 : Modèle de cahier d’enregistrement des règlements client

DATE CLIENT Nº FA BANQUE Nº Chèque MONTANT Signature du client


c) Etablir l’échéancier :

Le facturier aide le comptable dans l’établissement d’un échéancier. Il va remplir

l’échéancier à partir des éléments fournis par le service comptable.

Un échéancier est indispensable pour un suivi de règlement des clients. Sur cet échéancier

le numéro de la facture, la date de facturation, le nom du client, la mention payé (en cas de

règlement total), le montant hors taxe de la facture, la taxe correspondante si exonérée, le total

de la facture, le nom de la banque domiciliaire de paiement ou la mention Ca qui signifie payé

cash, et la date de valeur de la banque, et le numéro du Bon de livraison correspondant à la

facture.

- 91 -

L’échéancier se présente de la manière qui suit :

FFiigguurree nnºº 1177 :: MMooddèèllee dd’’éécchhééaanncciieerr

Nº FA Date CLIENT Case MHT TVA TOTAL Banque/ Date de Nº BL/

Payé Caisse ValeurRéférence

commerciale


La création de l’échéancier se manifeste lors de l’émission de chaque facture. La date de valeur

est celle de la banque domiciliaire lors de l’arrivée des relevés bancaires. La mention ‘payé’ ne

doit y figurer qu’en cour de paiement total de la facture. En cas de règlement partiel, inscrire le

mode de règlement dans la case banque/caisse.

L’échéancier permet :

de contrôler la facture,

de voir les règlements du client que ce soit au comptant ou à crédit,

d’obtenir le Chiffre d’affaires et la TVA

de vérifier l’exactitude du CA et TVA

de visualiser d’un seul cou la situation du client

Le grand livre de compte client peut soutenir l’échéancier en indiquant les détails des soldes de

chaque client de la société. En cas de client délinquant, l’entreprise procède à une relance. Cet

acte peut s’opérer par un coup d’appel téléphonique ou une visite personnelle auprès du client

pour lui demander de régulariser sa situation. Une lettre de relance accompagne toujours cette

première étape pour mieux appuyer l’action, néanmoins cette lettre peut être envoyée

directement chez le client par voie de courrier. La relance est effectuée par les personnes qui

s’occupent le recouvrement.

Les supports d’enregistrement sont des documents qui permettent de consigner par écrit tous

les évènements ayant une incidence sur le fonctionnement des processus (bons de commande interne,

devis, offre de prix, ordre de travaux, remise accordée, factures, bons de livraison, fiches de

réclamation, l’échéancier, l’état de facture…. etc.) Aucune procédure ne peut être mise en œuvre sans

recourir à un certain nombre de supports d’enregistrements. Ces derniers alimentent de multiples bases

de données et permettent d’assurer la traçabilité11 des processus.

11 Traçabilité : aptitude d’une organisation à remonter en amont des processus et à retrouver l’origine d’un flux ou lasource d’un dysfonctionnement

- 92 -

1.3) Autres Suggestions et recommandations :

Durant notre stage, nous avons constaté que l’entreprise ne fait pas une comptabilité analytique

alors que NEW PRINT est classé comme une industrie. Nous suggérons d’établir une comptabilité

analytique pour faciliter le contrôle surtout sur les matières premières utilisées.

Nous proposons aussi à l’entreprise de pratique un contrôle interne sur l’achat car le contrôle

interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise et qui a pour but la

sauvegarde du patrimoine, la bonne circulation de l’information, le respect des directives et

l’optimisation des performances. L’informatisation de la comptabilité vente et achat s’avère donc

nécessaire.

Pour mieux faciliter la détermination de prix et pour mieux combler le client dès sa visite, nous

recommandons l’informatisation du devis.

Pour fidéliser et satisfaire les besoins du client, nous conseillons à la société d’établir des

catalogues de gammes de produits fabriqués par NEW PRINT.

Nous suggérons à la société de réviser le politique de recouvrement afin de résoudre les

problèmes des créances.

Nous recommandons à la société d’utilisé un logiciel performant comme la Gescom Sage saari

approprié à la Compta Sage saari que NEW PRINT utilise pour le traitement comptable.

SECTION 2 : LE DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS

Nous allons proposer le nouveau processus de réalisation de prestation et dresser le nouveau

DCD du cycle vente dans cette section.

2.1 : Proposition de nouvelle description de la réalisation de la prestation

Pour que la réalisation du travail de prestation soit exhaustive. Nous allons proposer une

nouvelle description des étapes à suivre sur les activités composant du processus de vente de la

société.

- 93 -

Tableau nº 13 : Nouvelle Description de la réalisation du travail demandé

DESCRIPTION RESPONSABLE

1) Accueil de la prestation :

1-1 Le client arrive à l’accueil. Le standardiste envoie le client

au commercial

1-2 Le commercial récolte toutes les informations nécessaires àla demande de prestation à faire.

1-3 Le client n’est pas obligé à quitte l’entreprise. Tout de suit,le commercial procède aux étapes sur l’établissement de devis.

Standardiste, client

Commercial, client

2) Etablissement de devis :

2-1 Après la collecte des informations, le commercial

dresse une demande de devis à faire où il envoi au deviseur.

2-2 Le deviseur prépare le devis et l’envoi au

commercial.

2-3 A la réception du devis ainsi calculé, le commercial

prépare une offre de prix et le remet au client.

Dans le cas de la demande de prestation par téléphone

ou mail, le commercial envoi soit par fax; par mail; par courrier

ou transmise en main propre au client l’offre de prix.

Commercial, deviseur

Deviseur, commercial

Commercial, client

3) Acceptation de la commande :

3-1 Le client confirme sa commande dés la possession de

l’offre de prix. Il peut confirmer sa commande soit par

téléphone, ou à l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou

d’un acompte de 50 % pour les clients nouveaux.

3-2 Dés la confirmation du client, le commercial ouvre un

dossier de fabrication.

Cas de paiement avec acompte :

3-3 Le commercial établi le bon de commande interne.

3-4 Le commercial envoie le devis, l’offre de prix, le bon de

commande interne au service facturation.

3-5 Le Facturier établi la facture et l’amène au DG.

3-6 Le DG contrôle et signe la facture.

3-7 Le facturier envoie la facture au caissier où le client paie

Client, commercial

Commercial

Commercial

Commercial, facturier

Facturier

DG, facturier

Facturier, caissier, client

- 94 -

l’acompte. Lors du paiement du reste, le client doit apporter la

facture.

3-8 Après avoir payé l’acompte, le client quitte l’entreprise. client

4) Traitement de la commande :

4-1 Le commercial remettre le dossier de fabrication au PAO

pour la préparation du BAT.

4-2 Le client donne son accord pour le bon à tirer par le biais

d’une signature. La société enverra le bon à tirer au client.

4-3 L’atelier peut procéder à la réalisation du travail et préparer

le bon à rouler.

4-4 Le client peut assister au BAR s’il veut.

4-5 Quand le produit est fini, le responsable technique remet

l’ordre de travaux au service facturation.

Dans le cas du paiement avec acompte, le département

technique doit envoyer l’ordre de travaux au service

facturation.

Commercial, PAO

Courrier, client

Atelier

Atelier, client

Département technique,

facturier

5) Etablissement de la facture pour les autres cas (au

comptant et à crédit):

5-2 Le commercial envoie le devis, l’offre de prix, le bon de

commande interne au service facturation.

5-3 Le facturier procède à l’établissement de la facture. A

l’absence de l’un des documents (BCI, OP, devis, OT),

l’établissement de la facture ne s’effectue pas.

5-4 Le facturier remet tous les documents (BCI, OP, devis, OT,

facture) au DG pour le contrôle et la signature de la facture.

5-5 Le facturier procède à la distribution des exemplaires aux

différents services.

Il envoie la facture au caissier pour règlement du client.

Il enverra l’autre exemplaire au service comptabilité.

5-6 Le commercial établit le BL pour tous les cas

Commercial, facturier

Facturier

Facturier, DG

Facturier, caissier

Facturier, comptable

Commercial

- 95 -

6) Livraison:

Pour le cas du paiement au comptant, la livraison ne

s’effectue pas qu’après paiement du client.

6-1 Le commercial envoi le BL au service logistique.

6-2 Le service logistique établi le planning de livraison.

6-3 Le service logistique effectue la livraison.

Commercial, service

logistique

Service logistique

Service logistique, client

7) Règlement :

Paiement à crédit

7-1 Le client effectue son règlement après 30 jours de livraison.

Paiement au comptant

7-2 A la livraison, le client effectue son règlement. Si le client

récupère le produit à l’imprimerie, il paie à la caisse (en

espèce).

Paiement avec acompte

7-3 A la livraison, le client solde son compte en payant le reste

50%.

Client

Client, caissier

Client, caissier

8) Comptabilisation :

Le commercial envoie la facture au comptable pour

l’enregistrement dans le journal (compta sage Saari).

Commercial, comptable


2.2 : Proposition d’améliorations du diagramme de circulation des documents

Afin d’avoir un verrouillage sur le système, nous allons apporter quelques rectifications sur lediagramme de circulation de document de la société New Print.

Pour cela, nous procédons à l’établissement des nouveaux diagrammes de circulation des documents àsavoir le nouveau diagramme de circulation des documents dans le cas de paiement avec acompte, aucomptant, à crédit et le diagramme de circulation des documents sur l’encaissement des règlements.

2.2.1) Nouveau diagramme de circulation des documents dans le cycle vente de New Print :

La nouvelle proposition de diagramme de circulation des documents dans le cycle vente deNew Print est présentée dans les figures suivantes.

- 96 -

Figure nº 18 : Nouveau diagramme de circulation des documents cas du paiement avec acompte

PROCEDURE DIAGRAMME intervenant

1-Réception de la prestation à faire :-Le commercial reçoit les informations Accueil,

commercial2- Etablissement de devis :-Il demande l’établissement du devis au deviseur-Le deviseur procède au calcul des coûts de travauxà faire (matière 1ère, coût machine, MOD, autre)

-Le commercial reçoit le devis, établit l’OP et leremet directement au client.Au moment de l’acceptation du client, il établit le

BCI et ouvre un DF.

Deviseur

Commercial

3-Etablissement de la facture :- Après avoir obtenu le BCI, OP, devis le facturierétabli la facture en 4 exemplaires en mentionnantl’acompte-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures-Le facturier envoi la facture au caissier

Facturier

DG ou RAF

caissier

4-Paiement de l’acompte :-Le client paie l’acompte à la caisse Client, Caissier

5- Exécution de travaux :-Le PAO fait la conception et envoie le BAT au client

pour signature.- L’atelier réalise les travaux et le client peut assister

au BAR- Le RDT contrôle la production et remet l’OT au

service facturation. Lui et le commercial doiventsuivre la fabrication à tous les stades

PAO, Courrier,Atelier (labo,

machine, finition),Responsabledépartement

Technique


livraison-Le client solde son compte en payant le reste

- Le service logistique procède à la livraison

Commercial

Service logistique

7-Comptabilisation :-Le facturier envoie un exemplaire de la facture auservice comptabilité-Le comptable enregistre la facture et le règlementclient dans le journal

Facturier, Servicecomptable

Établi le BL

BL

FA BLb

FA

Logistique

Compta

Client

Livraison

Paiement du reste

C

Paiement acompte

Client

Collecte d’information

Devis

Etablit l’OP

Etablissement devis

Établi la FA

FA

Conception et envoi BAT

Pt fini

Contrôle/Signe FA

Enregistrementsage saari

Acceptation : établitBCI et ouverture DF

Envoi la FA à la caisse

Remise de l’OT

Répartition des FA

Réalisation

- 97 -

Figure nº 19 : Nouveau diagramme de circulation des documents du cycle vente de l’entrepriseNEW PRINT (cas paiement au comptant et à crédit)

PROCEDURE DIAGRAMME Personnel/Sceintervenant

1-Réception de la prestation à faire :-Le commercial reçoit les informations Accueil,

commercial2- Etablissement de devis :-Il demande l’établissement du devis au deviseur-Le deviseur procède au calcul des coûts de travauxà faire (mat 1ère, coût machine, MOD, autre)

-Le commercial reçoit le devis, établit l’OP et leremet directement au client.Au moment de l’acceptation du client, il établit le

BCI et ouvre un DF.

Deviseur

Commercial

Client

3- Exécution de travaux :-Le PAO fait la conception et envoie le BAT au client

pour signature.- L’atelier réalise les travaux et le client peut assister

au BAR- Le RDT contrôle la production et remet l’OT au

service facturation. Lui et le commercial doiventsuivre la fabrication à tous les stades

PAO, Courrier,Atelier (labo,

machine, finition),Responsabledépartement

Technique

4-Etablissement de la facture :- Après avoir obtenu le BCI, OP, devis le facturierétabli la facture en 4 exemplaires en mentionnantl’acompte-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures-Le facturier procède à la répartition des exemplairesde la facture (caisse, comptable, client)

Facturier

DG ou RAF

caissier


livraison et exécute l’expédition-Répartition des BL et FA :

BL Blanc, FA 1 original pour le client BL Rose souche carnet pour classement BL bleu, FA 2 au service comptable pour

enregistrement dans le journal

-Le client solde son compte en payant la totalité ou30j après au caissier

Commercial

Service logistique

Service comptable

Source des deux diagrammes: l’auteur de ce mémoire

Paiement Total/crédit

Client

Collecte d’information

Devis

Etablit l’OP

Etablissement devis

Acceptation : établitBCI et ouverture DF

Conception et envoi BAT

Pt fini

Remise de l’OT

Réalisation

Établi la FA

FAContrôle/Signe FA

Répartition FA

Établi le BL

BLB BLR

BL

FA 1

BLb

FA 2

Logistique Compta

Client

Livraison

C

Enregistrementsage saari

C

- 98 -

2.2.2 : Nouveau diagramme de circulation des documents sur l’encaissement desrèglements client:

Nous allons apporter aussi des rectifications sur la circulation des documents sur

l’encaissement de règlement, surtout dans le cas du paiement avec acompte. Le commercial

n’a pas le droit de prendre le paiement de l’acompte effectué par client. Le client paie

l’acompte directement au caissier.

Figure nº20 : nouveau diagramme de circulation des documents sur l’encaissement de

règlement


l- Le caissier reçoit le règlement du

client (acompte, espèces, chèque) des

clients avec la facture reçu du service

facturation

Caissier

2- Le caissier rempli le cahier de

transmission et viser ce cahier à la

direction

Caissier

DG


banque


versement ou de remise au coursier

Coursier

Banque



Coursier

5- Enregistrement comptable du

règlement dans le journal

Comptable


Client

Espèce/chèque

Réception du règlement avec lafacture reçu du service facturation


Viser lecahier


Versement espèce/ chèque

Banque

Bordereau deversement ou remise

Remettre le bordereau


Règlementsage saari

- 99 -

SECTION 3 : LES AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE DE CE

SYSTEME ET DE CETTE PROCEDURE

Les arguments qui plaident en faveur de la conception d’une organisation administrative

formelle sont nombreux.

La procédure permet de clarifier les responsabilités. Cette clarification est nécessaire,

en particulier pour les opérateurs, qui au bas de l’échelle sont souvent l’objet de rapport de

pouvoir en leur défaveur.

La rédaction des procédures permet une meilleure compréhension du processus.

Il est possible grâce à des procédures de réduire les risques, en particulier lors

d’événements inopinés.

La procédure est également un outil de formation, en particulier pour les nouveaux

arrivants. Dans une perspective collective, la rédaction des procédures est une manière de

capitaliser le savoir-faire de l’entreprise.

Rédiger des procédures, c’est permettre la réalisation d’audits. Ce qui permet de

maintenir l’efficacité, l’efficience et la pertinence de la structure en place.

Les gains associés à la mise en place de la séparation des tâches sont donc multiples:

- identification et qualification des risques métiers liés à la séparation des tâches,

- définition d'un cadre clair et formalisé des tâches incompatibles dans l'organisation,

- automatisation des contrôles préventifs,

- rationalisation et simplification du processus d'administration des accès,

- mise en place de processus de contrôle continu.

L’existence du service facturation facilite le contrôle afin de s’assurer de l’exhaustivité

et de la correcte évaluation des enregistrements des factures.

- 100 -

Cette troisième partie met en exergue l’importance du service facturation qui doit

plutôt avoir une structuration bien agencée pour qu’il soit efficace, donc profitable à

l’entreprise.

Ainsi, la description d’un facturier, l’emplacement du service, le cheminement et le contenu

des dossiers, le processus ont été l’objet de ce développement.

Et nous avons pu noter l’importance et l’envergure des tâches et des responsabilités à assumer

par ce service. La mise en place effective du service facturation s’avère donc fondamentale.

Les révisions sur le circuit du client, la circulation des documents et toutes les tâches de

chaque intervenant dans la réalisation d’une prestation surtout sur les tâches du commercial

sont décrites dans cette dernière partie.

Les recommandations formulées accumulent les propositions énoncées amenant à la

recherche de maximisation des profits et en dynamisant l’activité de la société pour l’atteinte

de ses objectifs. Toutefois, ce ne sont là que des propositions et recommandations, la décision

finale de leur mise en place dépend du volontarisme et de l’enthousiasme du dirigeant.

- 101 -

CONCLUSION GENERALE

Notre séjour au sein de la société NEW PRINT a duré trois mois. Maintenant, nous

allons bientôt fermer notre page. Mais avant de le faire, nous croyons qu’il serait bon de

mentionner les précisions suivantes :

Cette étude est le fruit de nos quatre années de formation à l’université dans la filière

gestion, renforcée par les trois mois de stage que nous avons effectué au sein de la société

NEW PRINT.

Si nous avons choisi d’intituler le thème de notre étude « PROCEDURE ET MISE EN

PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE CAS DE LA SOCIETE NEW

PRINT», c’est que ce service y est tenu parallèle avec d’autres par le commercial. Ce qui

présente bien des entraves pour la bonne marche de l’entreprise malgré les avantages que

nous avons pu mentionner dans le développement. En d’autres termes, la mise en place de ce

service s’avère donc fondamentale, et les démarches à cet effet ont été décrites dans cette

étude.

Ainsi, durant notre stage au sein de cette société, nous avons ardemment voulu que tous

les responsables soient conscients de cette nécessité. Pour cela, nous avons dû :

- leur montrer les bénéfices que la société aurait pu enregistrer si ce service y existait

effectivement.

- leur montrer les dysfonctionnements du système et des procédures actuelles.

Et évidemment, toutes ces démarches ont été très bénéfiques.

D’abord, pour nous stagiaire, qui avons pu :

- mener à terme l’élaboration de notre devoir.

- nous imprégner d’expériences fructueuses qui seront d’une grande utilité lorsque plus

tard, nous devrons embrasser une carrière.

- mettre en pratique nos connaissances théoriques pour acquérir un savoir-faire et un

savoir être.

- 102 -

Ensuite pour la société qui a pu :

- bénéficier de notre service durant ces trois mois.

- avoir une proposition d’amélioration de son système.

- aider les étudiants dans leur cursus universitaire.

Aussi, nous pouvons affirmer que durant notre formation à l’université et au cours de

ce stage à l’imprimerie NEW PRINT, nous avons tout mis en œuvre pour assumer nos

responsabilités et pour vivre les activités d’une étudiante désireuse de réussir à ses examens,

puis sa vie plus tard. Et si les tentatives entreprises ont été assez positives, c’est surtout grâce

au dévouement, à la compréhension et aux efforts de tous nos formateurs et encadreurs qui

nous ont formés, soutenu et encouragé tout au long de nos formations.

Enfin, nous tenons à réitérer nos vifs remerciements à tous ceux qui ont apporté leur

contribution pour faciliter la réalisation de ce mémoire de fin d’études.

ANNEXES

ANNEXE I : L’IMPRIMERIE.…………………………………………………………… I

ANNEXE II : NOTION SUR LE CONTROLE INTERNE…………………………..........VI

ANNEXE III : LES SUPPORTS DES DCD DU CYCLE DE VENTE DE NEW PRINT..VIII

ANNEXE IV : LES RISQUES LIES AU CYCLE VENT …………………………………XI

ANNEXE V : NOTION SUR LA FACTURE ……………..................................................XII

I

ANNEXE I : L’IMPRIMERIE

DEFINITION DE L’IMPRIMERIE :

L'imprimerie est un ensemble de technologies permettant de reproduire des écrits et

des illustrations en grande quantité sur des supports plans, généralement du pallier, et pouvoir

ainsi les distribuer à grande échelle. Les techniques vont de la composition des textes au

façonnage (reliure, pliure...) en passant par l'impression et la relecture.

HISTOIRE DE L’IMPRIMERIE :

L'histoire de l'imprimerie est étroitement liée à celle de l'humanité. Depuis que

l'homme a développé des moyens de communiquer (peintures, écriture...), il a cherché à

pérenniser ses œuvres et à les diffuser.

Des scribes égyptiens, qui gravaient la pierre, aux moines copistes médiévaux, qui

passaient leurs journées à reproduire des œuvres, religieuses pour la plupart, en les recopiant à

la main. L'homme a très vite cherché à automatiser ces moyens de copie.

C'est en Europe qu'apparurent les premiers bois gravés permettant la reproduction en

nombre d'écrits, de gravures : la xylographie. Puis l'on utilisa la pierre gravée à l'envers sur

laquelle on appliquait l'encre qui allait à son tour être posée sur le papier : la lithographie.

Les balbutiements de la typographie se heurtaient à un problème de taille : en cas

d'erreur, il fallait tout refaire.

Johannes Gensfleisch, plus connu sous le nom de Gutenberg, eut l'idée, vers 1440,

d'utiliser un procédé analogue: l'usage des caractères mobiles en plomb. On attribue à

Gutenberg la naissance de la typographie moderne, mais cette dernière existait déjà bien avant

en Chine. De cette évolution, nous retiendrons donc deux types de livres. Les incunables,

livres de l'ère prégutenberg édités entre 1450 et 1500, et les livres dits modernes, issus de la

typographie et des techniques plus modernes telles que l'impression offset ou l'héliogravure.

L'innovation qu'aura initiée Gutenberg en Europe va jouer un rôle considérable dans la

réduction du coût de production du livre en Europe, et permettra ainsi d'en élargir très

significativement la diffusion.

II

Le patron des imprimeurs est saint Jean Porte Latine. L'imprimerie s'est longtemps

enorgueillie de certaines traditions très colorées telles que l'Article IV et un chant étonnant

l'accompagnant.

L'activité d'imprimeur reste longtemps au stade du petit artisanat : les salaires sont

faibles, mais le travail est prestigieux. Le livre est encore un objet rare et le typographe vit en

permanence au contact des lettrés, ce qui le distingue. Privilège important : il a droit au port

de l'épée.

Un atelier emploie en moyenne, en plus du maître qui s'occupe des corrections,

quelques compositeurs qui assemblent les types et quelques pressiers. L'apprenti est l'homme

à tout faire : il doit savoir lire et écrire le latin et le grec, et va faire son apprentissage durant

deux à cinq ans au servie du maître. Après son apprentissage, devenu compagnon, il fera son

« tour de France », pour parfaire son métier avant de s'établir, comme c'est le cas dans tous les

compagnonnages depuis le Moyen Âge.

Les imprimeurs signent leurs œuvres et nous retrouvons leur nom sur les livres qu'ils

ont imprimés. La marque d'un maitre peut être « blasonnée » et constituer ainsi une sorte

d’héraldique de métier, comme ce fut le cas pour les compagnons passant tailleurs de pierre.

Les marques d'imprimeur comportent des lettres : la lettre X (qui évoque le chrisme), V, S,

ainsi que l'alpha et l'Omega. Elle peut faire figurer des symboles comme le globe et la croix.

Elle utilise aussi massivement le fameux « Quatre de Chiffre », marque mystérieuse et

profondément christique, qui n'a pas encore livré tous ses secrets.

La typographie a occupé la scène de la communication du XVIe siècle jusqu'au

troisième quart du XXe siècle. Les temps modernes ont vu apparaître de nouvelles techniques

de reproduction tant pour l'imprimerie proprement, dite que pour la bureautique. La

xérographie, procédée de photocopie, la ronéotypie, le fac-similé (la télécopie). L'industrie

graphique s'est vue doter d'outils nouveaux avec l'avènement de l'impression offset où l'on a

remplacé les caractères en relief par un procédé de report d'encre et d'eau sur une plaque

offset. Les parties à ne pas imprimer reçoivent l'eau et les parties à reproduire, l'encre, qui est

hydrophobe. La plaque est ensuite pressée contre un blanchet et le blanchet, imprime par

report la feuille. Ce procédé a permis d'introduire l'impression en quadrichromie, c'est-à-dire

en couleurs, le spectre étant reproduit à partir de trois teintes primaires (le cyan, le magenta et

le jaune) auxquelles on a ajouté le noir afin d'économiser sur les teintes et dom.er plus de

contraste aux tirages en couleurs.

III

LES DIFFERENTS TYPES DE PROCEDES D'IMPRESSION

LES PROCEDES TRADITIONNELS

L'offset :

C'est le procédé qui produit le plus gros volume d'imprimés (magazines, journaux,

emballage, livres...). Il est basé sur la répulsion de l'eau-graisse (ici, l'encre et l'eau).Mettez

une goutte d'huile dans l'eau et vous verrez qu'il n'y a pas de mélange des deux. Dans ce

procédé la forme imprimante est humidifiée sur les parties blanches avant de recevoir J'encre.

• Tirage : de 1000 à 100 000 exemplaires.

L'héliogravure :

C'est un procédé où la forme imprimante est en creux. Le cylindre d'impression est encuivre et est gravé par un diamant, chimiquement ou au laser.

Son encre est très liquide pour permettre de remplir les creux.

• Tirage : de 100 000 à plusieurs millions d'exemplaires.

• Utilisation : papiers fins couchés (LWC : Light Weight Coated).

La flexographie :

C'est un procédé en relief reprenant le principe de la typographie. La formeimprimante est un polymère et est réalisée par photopolymérisation.

•Utilisation : procédé non traumatisant pour le support, donc carton ondulé, sac plastique,journaux (en Allemagne).

Sa qualité médiocre s'améliore beaucoup ces dernières années.

La sérigraphie :

Impression à travers un pochoir (une grille : Screen printing en anglais).

• Utilisation : forte dépose d'encre donc ski, T-shirt et également grandes laizes : affichesd'autobus...

IV

La tampographie :

Procédé d'impression basé sur le principe du timbre en caoutchouc.

•Utilisation : touches de clavier, boutons dans les voitures, capsules de bière...

Le stencil ou cyclostyle :

Il s'agit d'un procédé employant un cliché sur celluloïd composé à la machine à écrire,qui est reproduit à l'aide d'une solution à base d'alcool sur une presse rotative (le cyclostyle)appelée aussi "machine à alcool".

LES PROCEDES NUMERIQUES JET D'ENCRE

Jet D’encre :

Une surpression est créée dans un réservoir d'encre et entraîne l'éjection d'une goutte

d'encre. Cette surpression peut-être créée thermiquement ou mécaniquement (à l'aide d'un

cristal piézoélectrique).

• Cette goutte peut être créée continuellement puis guidée sur le média à imprimer ou dans un

réceptacle pour la recycler dans le cas du Continous Ink Jet ou CIJ. Ce procédé permet des

vitesses importantes d'impression, mais à une moindre qualité.

• Dans le cas du Drop On Demand (DOD) (goutte à la demande), cette goutte est générée

uniquement si elle est désirée sur le média. La vitesse d'impression est moindre, mais la

qualité est meilleure.

Electro photographie ou xérographie :

Le cylindre d'impression est recouvert d'un polymère spécial qui est éclairé au laser ce

qui induit un changement dans ses propriétés. Il va alors attirer de fines particules contenues

dans un toner liquide ou solide (les toners liquides donnent une meilleure qualité, car ils

permettent de transférer plus de particules pour une même masse). L'encre va, par la suite,

être transférée sur le papier puis chauffée (cuisson) afin d'assurer sa cohésion.

Impression thermique :

Un ruban contenant de l'encre est chauffé et piqué là ou un point de trame est voulu.

On reprend ainsi le principe de la dorure à chaud.

V

LES DIFFERENTES ETAPES DE LA FABRICATION D'UN IMPRIME

La fabrication d'un imprimé passe par différentes étapes rassemblant des savoir-faire

et des matériels différents et complémentaires. Ces étapes sont la préparation, la maquette, la

composition, la mise en pages et la photogravure par PAO, le flashage, l’épreuve, le bon à

tire, l’imposition, la création des plaques, l’impression, et enfin le façonnage.

ANECDOTES

• Le plus ancien livre connu est un rouleau chinois de cinq mètres daté de 868 retraçant un

extrait d'un ouvrage sacré bouddhiste.

• Le premier livre européen imprimé avec des caractères mobiles est la grammaire latine de

Donatus en 1451 par Gutenberg.

• La première édition latine de la Bible est celle dite Bible à quarante-deux lignes en 1453 par

Gutenberg.

• Le premier livre imprimé en français est La Légende dorée de Jacques de Voragine par

Barthélémy Buyer en 1476 à Lyon.

• Le plus gros tirage de l'édition moderne sur papier est le catalogue IKEA, tiré à près de 100

millions d'exemplaires.

• Le plus petit livre au monde est une bible imprimée en typo, reliée cuir à la main avec

dorure authentique. Sur la couverture, une croix, à l’intérieur, le « Notre-Père » décliné en

sept langues. 3,5 millimètres sur 3,5 ; paru à la fin des années 50 chez un éditeur mini chinois.

• Christoffel Plantin fonda au XVIème siècle la première « grande imprimerie au monde » et

diffusa la connaissance jusqu’en Afrique du Nord. Son atelier est aujourd’hui l’un des plus

beaux musées de l’imprimerie du monde : le musée Plantin-Moretus en Belgique.

VI

ANNEXE II : NOTION SUR LE CONTROLE INTERNE

DEFINITIONS :

Selon la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes ,“ le contrôle interne

est constitué par l’ensemble de mesures de contrôle comptable et autres que la direction

définie, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : la protection du

patrimoine, la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels

qui en résultent, la conduite ordonnée et efficace des opérations des entreprises, la conformité

des décisions avec la politique de la direction’’.

D’après AICPA, américain, “ le Contrôle interne est formé de plan d’organisation et

de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur de l’entreprise pour la protection

de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents

comptables pour promouvoir l’efficacité des opérations et pour que soient suivies les

politiques prescrites par la direction’’.

Selon le Conseil de l'Ordre des Experts Comptables (C.O.E.C) des Autorités des

Marchés Financiers, le dispositif de contrôle interne :

“ Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a

pour but d'un côté, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de

l'information, et de l'autre l'application des instructions de la direction et de favoriser

l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les

procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci’’.

LES OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :

L’Institute Internal Auditors formule que : “ Les objectifs principaux du système de

contrôle interne sont d’assurer :

- La fiabilité et l’exhaustivité de l’information ;

- Le respect des politiques, plans, procédures, lois et règlements ;

- La sauvegarde des biens ;

- L’utilisation économique et efficace des ressources ;

- La réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou programme’’.

VII

Le contrôle interne est donc un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et

d'actions, adaptés aux caractéristiques propres à chaque société. Il vise à protéger la

conformité aux lois et règlements, l'application des instructions et des orientations fixées par

la Direction Générale, le bon fonctionnement des processus internes de la société notamment

ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs, la fiabilité des informations financières.

LES ACTEURS DE CONTROLE INTERNE :

Les acteurs de contrôle interne sont :

-Le Conseil d'Administration ou de Surveillance

-La Direction générale

-Le service audit interne

-Le personnel de la société

LES PRINCIPES DU CONTROLE INTERNE

La conception et la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne font partie des

attributions de la direction générale, le personnel quant à lui est en charge du fonctionnement

et de la surveillance du dispositif. L'évaluation du dispositif en lui-même est du ressort des

cadres financiers et des contrôleurs internes.

Sa conception mérite quelque principe, il s'agit de principes qui ont été jugés importants à

citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacité des procédures qui y sont mises en place.

Les principes du contrôle interne sont le principe d'organisation et séparation des fonctions; le

principe d'universalité; le principe d'indépendance; le principe d'informations et qualité du

personnel; le principe d'harmonie; et le principe d'auto – contrôle.

LES OUTILS D’EVALUATION DU CI

Les outils d’évaluation du contrôle interne sont l’entretien, l’analyse des circuits par

diagramme, les questions et guide opératoires, les grilles d’analyse du contrôle interne ; le test

de conformité ou de compréhension ; et le tableau d’évaluation du système.

VIII

ANNEXE III : LES SUPPORTS DES DCD DU CYCLE DE VENTE DE NEW PRINT

Les supports des DCD du cycle de vente de la société New Print sont : le devis à faire,

l’offre de prix, la facture actuelle de New Print.

Calcul du net à payer :

Net commercial= MTT HT – remise

TVA = Net commercial x 20%

Net à payer = Net commercial + TVA

Modèle de Devis à faire

L’entête New Print

Date

La mention Devis à faire et le numéro du devis

Nom ou raison sociale du client ainsi que son téléphone

Contact : nom de la personne à contacter

Description des travaux : Format ouvert Format fini

Quantité

Papier intérieur et couverture

Impression intérieure et couverture

Spécification

Document fourni

Réserver au Deviseur : Devis n° du

Quantité PUHT Fmg Ar

Ancien Devis n° du

Observation


IX

Modèle d’offre de prix

Entête Imprimerie New Print

Adresse, téléphone et fax, Nº statistique, TP, Quittance, NIF, RC, RIB de New Print

Non du client

Objet : OFFRE DE PRIX Nº

Date

Monsieur/Madame

Suite à votre demande, nous vous prions de trouver ci-après nos meilleures offres pour les

travaux d’impression de :

DESIGNATION QTE U

PUHT

(AR)

MONTANT HT

(AR)

DESIGNATION DU

TRAVAUX expl

FORMAT:

PAPIER INTERIEUR:

IMPRESSION INTERIEURE:

Montant HT

TVA 20%

Montant TTC

Arrêtée la présente offre à la somme de :

Restant à votre disposition pour toutes autres informations,

Nous vous prions d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de nos sincères salutations.

CACHET DE LA SOCIETE

Nom du commercial en charge

Fonction

Pied de la page : Adresse, BP, téléphone, Fax de New Print


X

Modèle de facture actuelle de la société New Print

Route des Hydrocarbures Ankorondrano Nom et adresse du clientANTANANARIVO Tél.

FaxNº Stat 22201 11 1992 0 10004TP 0250959 du 27/10/06Quit 154449A du 12/10/06 Nº StatNIF 6048353 TP duRC 6337/00B00446 Quit duRIB: 00004 00004 01511600159 69 NIF

BMOI Ankorondrano RC

ANTANANARIVO, leRéf BC: du

FACTURE Nº

DESIGNATION QUANTITE PU TOTAL

Montant HT :

Mode de paiement : Remise :

TVA :Timbre :

Montant total :

Arrêtée à la somme de :


XI

ANNEXE IV : LES RIQUES LIEES AUX VENTES

Les principaux risques de module de vente sont :

- Que certaines ventes réalisées (et les créances correspondantes) n’aient pas été

enregistrées en comptabilité (atteinte à l’exhaustivité des enregistrements) ;

- Que des veilles (ou avoirs sur ventes) enregistrées ne correspondent pas à une

opération réelle (atteinte à la réalité) le bilan faisant alors apparaitre des créances qui

n’existent pas ;

- Que les ventes ne soient pas rattachées à leur exercice d’exécution, mais soient au

contraire minorées (ou majorées) au bénéfice (ou au détriment) de l’exercice suivant ;

- Que les créances au bilan soient mal évaluées ; en particulier que les dépréciations

éventuellement nécessaires ne soient pas constatées.

L’exhaustivité des enregistrements

Pour les ventes, une omission d’enregistrement résulte des faits qui suivent :

-Prestation effectuée (ventes de marchandises ou services) sans facturation ou retour de

marchandises sans émission d’un avoir ;

-Non-enregistrement de facture ou avoir émis ;

-Non-enregistrement de certains encaissements sur ventes.

La réalité des enregistrements

Les risques éventuels dans la réalité couvrent les enregistrements fictifs, enregistrement d’une

opération irrégulière ou non autorisée. Ces risques peuvent se traduire par :

-La facturation de ventes non effectuées ;

-Les ventes effectuées à des conditions non autorisées ;

-Emission d’avoir non justifiée ;

-Non-détection des erreurs d’enregistrement éventuelles.

XII

Non-coupure des enregistrements

Le décalage de résultats d’un exercice sur un autre qui conduit à une surévaluation ou sous

estimation du résultat.

Evaluation des soldes

La proposition d’évaluation recouvre le risque d’une évaluation inexacte des soldes des

comptes clients.

ANNEXE V : NOTION SUR LA FACTURE

1 - Définition de la facture :

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d’une

vente. Elle sert à constater une livraison ou une prestation de service en détaillant le type des

marchandises vendues, la quantité, le décompte du prix et la somme totale due par le client.

De ce fait, elle constitue un document essentiel du commerce. Ce qui implique qu’elle est un

document commercial. Elle doit témoigner le professionnalisme.

Elle est une note détaillée des prestations que vous avez effectuées ou des marchandises que

vous avez vendues à vos clients. C'est pour les deux parties la preuve que vous avez bien

réalisé ou vendu la prestation ou le produit. Elle est encore appelée « quittance».

La facture a donc une valeur juridique importante, c'est aussi un document comptable afin de

tenir une comptabilité de vos ventes. La facture sert de preuve à l'existence d'un contrat, de

justificatif comptable, de support à l'exercice des droits sur la TVA et de référence au contrôle

de l'impôt.

Nous pouvons conclure qu’elle a pour objet de déclencher le règlement des biens ou

services achetés, de servir de preuve en cas de litige et de permettre le contrôle du montant de

la TVA à acquitter et les prix pratiqués. La facture est le premier document comptable.

2- Type de facture :

Il existe plusieurs formes de factures et notamment :

a) La facture simple ou de place

Le client et le fournisseur habitant la même ville, elle est remise avec la marchandise et ne

comporte pas de frais de transport.

XIII

b) La facture d’expédition

Elle est une facture qui concerne les marchandises envoyées par transporteur, quand le

client et le fournisseur n’habitent pas la même ville. Elle porte la mention du mode et des

conditions d’expédition.

c) La facture d’avoir

Elle est appelée encore note de crédit et constate non pas une dette du client comme la

facture ordinaire, mais une créance aux clients sur le fournisseur.

Cette créance peut provenir :

- soit d’une erreur de la facture antérieure,

- soit d’un retour de marchandise non conforme.

C’est un avoir dont le montant est porté au crédit du compte client qui a trop payé.

Il est un document commercial établi lors d'un retour de marchandise sur une vente

effectuée où lors d'un accord de réductions dites commerciales. Il présente un caractère

obligatoire lors d'un oubli de réduction ou de retour de marchandise. Il n'est pas nécessaire

lors de l'établissement de ce document de précéder les montants du signe négatif. Cet avoir

permet à la société d'annuler la première facture de doit émise. Cet avoir n'est pas un

règlement à effectuer, il permet simplement de diminuer la dette du client.

L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :

- suite à un évènement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de

marchandises),

- ou lorsque le client s'accorde un escompte en effectuant un paiement anticipé.

Un avoir permet aussi pour le facturier d’annuler une facture fausse.

d) La facture pro forma

C’est une facture fictive, employée principalement dans le commerce. Elle préfigure la

facture proprement dite. Elle est établie en général au moment de la passation d’une

commande, c’est-à-dire avant la vente, et ne comporte par elle-même aucune obligation de

payer. Elle permet aussi à l'acheteur de justifier le prix qu'il aura à payer.

La facture pro forma ne constitue pas une facture définitive, ce n'est qu'un document

provisoire établi le plus souvent pour les convenances de l'acheteur. Seule la facture définitive

peut servir de preuve des achats et des ventes.

XIV

Elle sert généralement à la constitution d’un dossier client.

e) La facture consulaire

Elle est employée dans le commerce international. C’est une facture qui est visée par

le consul du pays destinataire pour certifier l’origine des marchandises.

BIBLIOGRAPHIE

OUVRAGES

Charpentier Pascal, L’entreprise et ses structures, in Management et organisation des

entreprises, cahiers français, n° 287, juillet/septembre, 1998

Coopers-Lybrand/ IFACI, « La pratique du contrôle interne », Editions d’organisation.

Dominique VINCENTI « Dressez une cartographie des risques», in Revue Audit, nº 144

J BOUREAU, COMMERCE Tome 1, Foucher Paris, 290 pages

L. Collins, G. Vallin, Audit et contrôle interne, édition DALLOZ, 1992, 375 pages

Raouf. Y, Le contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise, édition 2000, 278

pages

Mr RANDRIAMIARISOA Norbert, INITIATION A L’ORGANISATION, Université de

Madagascar, 138 pages

Documentations

Gestion commerciale 100, Prise en main

Heidelberg News, Numéro 260, édition 2007, 63 pages

Plan comptable générale 2005

Sage saari, référence comptabilité 100

Cours théorique dispensé à l’université

WEB GRAPHIE

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TABLE DES MATIERESINTRODUCTION………………………………………………………………………. -1-

PARTIE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEWPRINT ET DESCRIPTION DUSYSTEME FACTURATION APPLIQUE ……………………………………………… -3-

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT…………………… -4-

SECTION 1 : GENERALITES SUR L’ENTREPRISE………………………………… -4-

1.1: IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE………………………………………… -4-

1.2 : PRESENTATION ET HISTOIRE DE NEW PRINT……………………………… -5-

1.2.1 : PRESENTATION................................................................................................. -5-

1.2.2 : HISTORIQUE…………………………………………………………………… -5-

SECTION 2 : LES OBJECTIFS DE LA SOCIETE…………………………………… -6-

SECTION 3 : STRUCTURE ET ACTIVITES DE NEW PRIN........................................ -7-

3.1 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE……………………………………… -7-

3.1.1 :L’ORGANISATION INTERNE............................................................................... -7-

3.1.2 :L’ORGANIGRAMME DE NEW PRINT………………………………………… -8-

3.2 : REPARTITION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL…………………………… -12-

3.2.1 : REPARTITION PAR CATEGORIE…………………………………………… -12-

3.22 : REPARTITION DU PERSONNEL PAR SECTION............................................... -13-

3.2.3 : EVOLUTION DU NOMBRE DE PERSONNEL....................................................-13-

3.3 : L’ENVIRONNEMENT...............................................................................................-14-

3.3.1 : L’ENVIRONNEMENT GLOBAL……………………………………………… -14-

3.3.2 : L’ENVIRONNEMENT SECTORIEL……………………………………………. -15-

3.4 : ACTIVITES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LA SOCIETE……………… -15-

3.5 : LES PRODUITS DE LA SOCIETE……………………………………………… -16-

3.6 : SES CONCURRENTS…………………………………………………………… -17-

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3.7 : LES CLIENTS ET FOURNISSEURS DE NEW PRINT……………………….... -18-

3.7.1 : LES CLIENTS…………………………………………………………………... -18-

3.7.2 : LES FOURNISSEURS………………………………………………………..… -19-

CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURE DE FACTURATION EXISTANTS.... -20-

SECTION 1 : DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS………..…… -20-

1.1 : DCD DANS LE CYCLE VENTE……………………………………………….…. -21-

1.2 : DESCRIPTION DE LA REALISATION DU TRAVAIL DEMANDE…………... -23-

1.3 : DCD SUR LE REGLEMENT CLIENT…………………………………………... -26-

SECTION 2 : DESCRIPTION DU SYSTEME…………………………………………. -28-

2.1 : NARRATIF………………………………………………………………………… -28-

2.2 : LE SYSTEME FACTURATION APPLIQUE…………………………………….. -28-

SECTION 3 : PROCEDURES UTILISEES…………………………………………….. -29-

3.1 : PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT………………………………. -30-

3.2: PROCEDURE PAO DE NEW PRINT……………………………………………… -35-

3.3: PROCEDURE COMPTABLE DU CYCLE VENTE DE NEW PRINT……………. -38-

PARTIE 2 : DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA FACTURATION AU SEIN DE LA

SOCIETE …………………………………………………………………………………-41-

CHAPITRE I : DIAGNOSTIC SUR LE SERVICE FACTURATION…………………. -42-

SECTION 1 : PROCEDE DE FACTURATION AU SEIN DU SYSTEME CYCLE

VENTE…………………………………………………………………………………… -42-

SECTION 2 : LES POINTS FORTS DU SYSTEME…………………………………….-43-

SECTION 3 : LES FAIBLESSES DE LA PROCEDURE EN PLACE………………… -43-

3.1 : ETUDE SUR LE PROCESSUS DE VENTE………………………………………. -43-

3.2 : GRILLE D’ANALYSE…………………………………………………………….. -45-

3.3 : QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE…………………………………. -46-

CHAPITRE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE………….. -53-

SECTION 1 : LES CAUSES DES POINTS FAIBLES…………………………………. -53-

1.1 : INEXISTENCE DU SERVICE FACTURATION………………………………..... -53-

1.2 : DUALITE DE TACHES….………………………………………………………....-53-

1.3 : ABSENCE DU BON DE COMMANDE INTERNE………………………………. -54-

1.4 : INSUFFISANCE DE CONTROLE……………………………………………….... -54-

1.5 : ABSENCE DE PROCEDURE FACTURATION………………………………….. -55-

1.6 : NON RESPECT DU PRINCIPE D’ANNULATION DE LA FACTURE…………-55-

1.7 : MANQUE DE POLITIQUE DE RECOUVREMENT...…………………………. -55-

1.8 : DEFAILLANCE DU LOGICIEL..…………………….…………………………... -56-

SECTION 2 : LES RISQUES LIES A CES FAIBLESSES……………………………... -56-

2.1 : DEFINITION DU RISQUE……………………………………………………........ -56-

2.2 : LES RISQUES LIES AU NON-RESPECT DU PRINCIPE DE LA SEPARATION

DES TACHES…………………………………………………………………………… -57-

2.3 : LES DANGERS DE L’ABSENCE D’UN BON DE COMMANDE INTENRE… -58-

2.4 : LES MENACES CAUSEES PAR L’INSUFFISANCE DE CONTROLE.........…... -58-

2.5 : LES RISQUES ENGENDRES PAR L’ABSENCE DE PROCEDURE DE

FACTURATION………………………………………………………………………… -59-

2.6 : LES MENACES LIEES AU NON-RESPECT DU PRINCIPE D’ANNULATION

DE LA FACTURE………….……………………………………………………………. -59-

2.7 : LES RISQUES LIES A L’INSUFFISANCE DE POLITIQUE DE

RECOUVREMENT……………………………………………………………………… -59-

2.8 : LES DANGERS ACCOURUS A LA DEFAILLANCE DU LOGICIEL………….. -60-

SECTION 3 : LEURS IMPACTS SUR LE SYSTEME………………….……………….-60-

3.1 : L’IMPACT DE LA DUALITE DE FONCTION…………………………………. -60-

3.2 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DU BON DE COMMANDE INTERNE………… -60-

3.3 : L’IMPACT DE L’INSUFFISANCE DE CONTROLE…………………………….. -61-

3.4 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DE PROCEDURE DE FACTURATION………….. -61-

3.5 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DE POLITIQUE DE RECOUVREMENT………. -62-

3.6 : L’IMPACT DE LA DEFAILLANCE DU LOGICIEL…..………………………… -62-

PARTIE 3 : MISE EN PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE FACTURATION

INFORMATISE..........................................................................................……………… -65-

CHAPITRE I : MISE EN PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE…. -66-

SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE FACTURATION…………………… -66-

1.1 : DESCRIPTION DE LA FONCTION « FACTURIER »……………………………-67-

1.2 : LES RESSOURCES MATERIELS NECESSAIRES ET L’EMPLACEMENT DU

SERVICE FACTURATION…………………………………………………………. -72-

1.3 : NECESSITE DE L’EXISTANCE DU SERVICE FACTURATION……………… -74-

SECTION 2 : LA STRUCTURE DE LA FACTURE.........................................................-74-

2.1 : LES CARACTERISTIQUES D’UNE FACTURE…………………………………..74-

2.2 : LE MODELE DE FACTURE………………………………………………………..-76-

2.3 : UTILITE D’UNE FACTURE…………………………………………………… .-77-

SECTION 3 : CIRCUIT ET PROCESSUS D’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE .-77-

3.1 : AVANT L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE………………………………. .-77-

3.2 : PENDANT L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE……………………………..-78-

3.3 : APRES L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE……………………………… .-79-

CHAPITRE II : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE VENTE

ET FACTURATIO ……………………………………………………………………...-79-

SECTION 1 : LES NOUVELLES PROCEDURES …………………………… .-79-

1.1 : NOUVELLE PROCEDURE COMMERCIALE………………………………… .-80-

1.1.1 : LA RECEPTION ET L’ACCEPTATION DE LA COMMANDE…...............…..-80-

1.1.2 : LE TRAITEMENT DE LA COMMANDE ET L’OUVERTURE DU DOSSIER

DE FABRICATION ……………………………………………………………….-84-

1.1.3 : LA CORRECTION DU BON A TIRER…………………………………………-84-

1.1.4 : LE SUIVI DE FABRICATION………………………………………………….-84-

1.1.5 : L’ENVOI DES DOCUMENTS AU SERVICE FACTURATION………………-84-

1.1.6 : LA LIVRAISON DE LA COMMANDE………………………………………...-84-

1.1.7 : LE RECOUVREMENT………………………………………………..…………-86-

1.2 : NOUVELLE PROCEDURE DE FACTURATION………………………………….-86-

1.2.1 : LES DOCUMENTS NECESSAIRE A L’ETABLISSEMNT DE LA FACTURE...

………………………………………………………………………………………-86-

1.2.2 : LA PHASE DE LA FACTURATION……………………………………………-86-

1.2.3 : OCTROI D4AVOIR AU CLIENT ET PROCEDURE D’ANNULATION DE

FACTURE………………………………………………………………………….-88-

1.2.4 : AUTRES TACHES DU FACTURIER…………………………………………..-90-

1.3 : AUTRES SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS………………………..…-92-

SECTION 2 : LE DIAGRAMME DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS………..-92-

2.1 : PROPOSITION DE NOUVELLE DESRCIPTION DE LA REALISATION DE LA

PRESTATION.......................................................................................................................-92-

2.2 : PROPOSITION D’AMELIORATION DCD…………………………………………-95-

2.2.1 : NOUVELLE DCD DANS LE CYCLE VENTE DE NEW PRINT………………..-96-

2.2.2 : NOUVELLE DCD SUR L’ENCAISSEMENT DES REGLEMENTS CLIENTS...-98-

SECTION 3 : LES AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE DE CE SYSTEME ET

DE CES PROCEDURES…………………………………………………………………-99-

CONCLUSION GENERALE…… ……………………………..……………………... -101-

ANNEXES ………………………………………………………………………... -103-

ANNEXE I ………………………………………………………………………………...-I-

ANNEXE II ………………………………………………………………………………..-VI-

ANNEXE III………………………………………………………………………… -VIII-

ANNEXE IV…………………………………………………………………………… .-XI-

ANNEXE V……………………………………………………………………………… .-XII-

BIBLIOGRAPHIE…………………………………………………………………………-XV-

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

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