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MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE HOF HOMOLOGUER UN ORGANISME DE FORMATION R6 P_116 V1R1 Page 1 sur 10 31/03/2017 P_116_HOF HOMOLOGUER UN ORGANISME DE FORMATION DES CONTRÔLEURS DE LA CIRCULATION AERIENNE – OBJET Cette procédure a pour but de décrire le processus d’homologation d’un organisme de formation des contrôleurs de la circulation aérienne dans le cas d’une première demande. – CHAMP D’APPLICATION Cette procédure est applicable pour l’homologation initiale, comme organisme de formation des contrôleurs de la circulation aérienne, de tout organisme pour lequel la DSAC est l’autorité compétente. Cette procédure traite également de la suspension ou du retrait d’un certificat d’organisme de formation. – DESTINATAIRES POUR ATTRIBUTION ET POUR INFORMATION L’application de cette procédure est de la responsabilité de tout agent intervenant au nom de la DSAC dans l’homologation des organismes de formation des contrôleurs de la circulation aérienne, notamment le pôle PNA de la DSAC. – REFERENCES ET DEFINITIONS Règlement (UE) 2015/340 de la Commission du 20 février 2015 déterminant les exigences techniques et les procédures administratives applicables aux licences et certificats de contrôleur de la circulation aérienne conformément au règlement (CE) n° 216/2008 du Parlement européen et du Conseil, modifiant le règlement d'exécution (UE) n° 923/2012 de la Commission et abrogeant le règlement (UE) n° 805/2011 de la Commission. Règlement (UE) n°216/2008 modifié par le règlement (CE) n°1108/2009 concernant des règles communes dans le domaine de l'aviation civile et instituant une agence européenne de la sécurité aérienne Dans la présente procédure, on entend par : Organisme de formation (OF) : organisme habilité à dispenser la formation aux contrôleurs de la circulation aérienne au sens du règlement 2015/340 et dont la surveillance est assurée par la DSAC. Unité : centre, organisme ou base militaire homologué comme organisme de formation en unité et/ou continue au sens du règlement 2015/340. École : organisme de formation homologué pour dispenser aux contrôleurs de la circulation aérienne, la formation initiale au sens du règlement 2015/340. Responsable formation : personnel identifié comme tel dans le dossier d’homologation d’un organisme de formation.
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HOMOLOGUER UN ORGANISME DE FORMATION DES CONTRÔLEURS DE LA CIRCULATION AERIENNE
– OBJET
Cette procédure a pour but de décrire le processus d’homologation d’un organisme de
formation des contrôleurs de la circulation aérienne dans le cas d’une première demande.
– CHAMP D’APPLICATION
Cette procédure est applicable pour l’homologation initiale, comme organisme de formation
des contrôleurs de la circulation aérienne, de tout organisme pour lequel la DSAC est
l’autorité compétente. Cette procédure traite également de la suspension ou du retrait d’un
certificat d’organisme de formation.
– DESTINATAIRES POUR ATTRIBUTION ET POUR INFORMATION
L’application de cette procédure est de la responsabilité de tout agent intervenant au nom de
la DSAC dans l’homologation des organismes de formation des contrôleurs de la circulation
aérienne, notamment le pôle PNA de la DSAC.
– REFERENCES ET DEFINITIONS
Règlement (UE) 2015/340 de la Commission du 20 février 2015 déterminant les
exigences techniques et les procédures administratives applicables aux licences
et certificats de contrôleur de la circulation aérienne conformément au règlement
(CE) n° 216/2008 du Parlement européen et du Conseil, modifiant le règlement
d'exécution (UE) n° 923/2012 de la Commission et abrogeant le règlement (UE)
n° 805/2011 de la Commission.
Règlement (UE) n°216/2008 modifié par le règlement (CE) n°1108/2009
concernant des règles communes dans le domaine de l'aviation civile et instituant
une agence européenne de la sécurité aérienne
Dans la présente procédure, on entend par :
Organisme de formation (OF) : organisme habilité à dispenser la formation aux contrôleurs
de la circulation aérienne au sens du règlement 2015/340 et dont la surveillance est assurée
par la DSAC.
Unité : centre, organisme ou base militaire homologué comme organisme de formation en
unité et/ou continue au sens du règlement 2015/340.
École : organisme de formation homologué pour dispenser aux contrôleurs de la circulation
aérienne, la formation initiale au sens du règlement 2015/340.
Responsable formation : personnel identifié comme tel dans le dossier d’homologation
d’un organisme de formation.
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- DOCUMENTS ASSOCIES :
Modèles DSAC de dossier d’homologation (national, régional, unité, CRNA)
Modèle de certificat délivré à un organisme de formation
- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE : 1 HOMOLOGATION INITIALE .......................................................................................................... 4
1.1 Principe général ...................................................................................................... 4 1.2 Dépôt de dossier .................................................................................................... 4 1.3 Analyse de la demande d’homologation ................................................................. 5 1.4 Délivrance du certificat ........................................................................................... 6 1.5 Logigramme de synthèse ....................................................................................... 8
2 GESTION DU CERTIFICAT D’HOMOLOGATION ................................................................................ 9 2.1 Maintien de la validité ............................................................................................. 9 2.2 Modifications de l’organisme de formation .............................................................. 9
3 SUSPENSION, LIMITATION OU RETRAIT D’UN CERTIFICAT D’OF ...................................................... 9 3.1 Suspension du certificat d’OF ................................................................................. 9 3.2 Limitation du certificat d’OF .................................................................................. 10 3.3 Retrait du certificat d’OF ....................................................................................... 10
Historique des modifications
N° de version/révision
Date Modifié par Pages/sections modifiées
Description des modifications
V1R0 04/01/2017 Olivier VUILLEMIN Toutes Création du document
V1R1 24/03/2017 Marc ALVAREZ Ajout chapitre 3
suspension/limitation/retrait du certificat d’OF
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1 Homologation initiale
1.1 Principe général
L’homologation initiale d’un organisme de formation des contrôleurs de la circulation aérienne est
instruite par la DSAC selon le principe général issu des règlements de référence qui comporte
notamment les étapes suivantes :
- réception et traitement d’une candidature,
- revue documentaire des moyens de conformité,
- audit sur site de vérification de conformité,
- rédaction d’un rapport d’homologation.
En outre, si nécessaire, la DSAC mène les contacts appropriés avec l’organisme de formation
candidat pour s’assurer de sa bonne compréhension du règlement applicable à l’homologation et
lui transmet, lorsqu’ils existent, les éléments d’analyse des exigences ou les descriptifs de moyens
de conformité acceptables pertinents.
La DSAC délivre des certificats sans durée de validité, conformément au règlement en référence.
La demande d’homologation initiale est concrétisée par la transmission d’un (ou plusieurs)
dossier(s) dédié(s) édité(s) par la DSAC et dans le(s)quel(s) l’organisme de formation doit
démontrer la manière dont il prévoit de satisfaire aux exigences établies dans les règlements en
référence.
Lorsqu’un organisme de formation comporte plusieurs subdivisions régionales et/ou locales et/ou
ultra marines, alors chacune de ces unités dispensant la formation aux contrôleurs aériens dans le
cadre du certificat demandé par l’organisme de formation, doit elle aussi remplir un dossier
d’homologation soumis à approbation de la DSAC.
Le modèle de dossier correspondant à remplir dépend de la nature de l’unité considérée. Les
différents modèles édités par la DSAC sont associés à la présente procédure.
1.2 Dépôt de dossier
Le dossier d’homologation à renseigner est disponible sur la communauté pôle PNA du portail
électronique BRAVO VICTOR de la DGAC, accessible à l’adresse suivante :
https://portail-dgac.lfpo.aviation-civile.gouv.fr/portal/server.pt/community/p%C3%B4le_pna/2364
Pour les candidats qui n’ont pas d’accès à cette communauté, le dossier est disponible sur
demande
- Soit par courrier postal :
Direction de la Sécurité de l’Aviation Civile
Monsieur le chef du pôle PNA
50 rue Henry Farman
75015 PARIS cedex
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- Soit par courriel, en précisant en objet « à l’attention du chef de pôle PNA » :
Un accès à la communauté pôle PNA leur sera créé dès leur demande de dossier d’homologation.
Une fois le dossier complété, il doit être renvoyé accompagné d’une demande d’analyse
documentaire (DAD) par le biais de la communauté pôle PNA.
Un délai de 90 jours minimum de traitement est requis entre la date de dépôt du dossier et la date
souhaitée de début d’activité.
DAD - Demande d’Analyse Documentaire
Organisme de formation
Entité demandeuse
Type de document
Version du document
Date souhaitée de mise en œuvre
Motif de la DAD
Date de signature jj.mm.aaaa Responsable (Original signé)
1.3 Analyse de la demande d’homologation
Les étapes du processus d’homologation sont précédées par la désignation d’un responsable de
l’homologation. Sa désignation ne revêt pas de formalisme particulier mais doit être traçable. Elle
vise, en interne au pôle PNA et vis-à-vis du directeur ANA, à clarifier les responsabilités
d’instruction du dossier d’homologation, et vis-à-vis du responsable de l’homologation à clarifier
les moyens (ressources humaines) disponibles.
Après réception du dossier d’homologation, le pôle PNA de la DSAC envoie un accusé de
réception via la communauté BV à l’organisme de formation candidat en précisant la date
d’échéance de l’analyse du document et le nom de l’agent désigné comme responsable de
l’instruction du dossier.
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Le pôle PNA de la DSAC effectue ensuite une revue documentaire et demande, si nécessaire,
des éléments complémentaires à l’organisme de formation.
Les éventuels constats de non-conformité détectés lors de cette revue documentaire sont notifiés
au postulant. La revue documentaire sert également à déterminer le champ de l’audit
d’homologation sur site. La revue documentaire est formalisée par un rapport circonstancié.
Le rapport d’homologation est adapté dans son volume à la nature de l’organisme de formation
candidat. L’agent responsable de l’homologation s’assure que le rapport contient les informations
suivantes :
description du processus d’homologation, du champ et du périmètre des actions de
vérification,
description succincte du prestataire et référence aux principaux documents de conformité,
principaux écarts détectés au cours du processus d’homologation et actions correctives
proposées par le candidat,
conclusions relatives à la délivrance du certificat,
recommandations sur le processus de surveillance continue.
1.4 Délivrance du certificat
Si la revue documentaire et l’audit sur site confirment la conformité de l’organisme de formation
aux exigences applicables, la DSAC lui délivre un certificat d’homologation, selon le modèle
annexé à la présente procédure.
Conformément au règlement en vigueur, ce certificat comporte deux parties :
une partie cadre dénommée le diplôme,
une partie annexée, dénommée la pièce jointe et qui précise le périmètre du certificat.
Un tableau d’agrément est notifié par voie électronique à l’organisme de formation via la
communauté pôle PNA conformément à l’exemple ci-après.
Le certificat est ensuite envoyé à l’organisme candidat.
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En termes de gestion documentaire, les dossiers d’homologation sont numérotés ABCD_1H,
ABCD étant le nom de l’organisme de formation (ou son indicateur d’emplacement OACI s’il en
est doté).
Lorsque le certificat est délivré, l’organisme candidat est alors un organisme de formation des
contrôleurs de la circulation aérienne homologué par la DSAC au sens des règlements en
référence.
Il bénéficie alors d’une espacé dédié dans la communauté pôle PNA pour ses échanges avec le
pôle PNA de la DSAC.
AGREMENT DOSSIER HOMOLOGATION
Ce tableau vous informe que votre dossier d’homologation est agréé.
Organisme de formation NOUVELORGANISME
Unité ou entité régionale ou prestataire NOM
Référence dossier homologation NOUVELORGANISME_1H
Documents joints
- Dossier ALPHA relatif à l’organisation - Dossier BRAVO relatif aux locaux - Dossier CHARLIE relatif aux instructeurs - Dossier DELTA relatif à la gestion de la qualité - Note 502388 du 16/08/2015 relative à la mise en œuvre de la licence - Instruction 550 V1.6 du 01/07/2016 relative à la procédure de traitement des événements sécurité
Version du dossier homologation V1 du 15/12/2016
Décision DSAC AGRÉÉ
Date d’agrément 01/01/2017 Analyse [Agent DSAC désigné]
Date de signature 29/12/2016 Chef du Pôle PNA (Original signé) [Signature]
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1.5 Logigramme de synthèse
Candidature recevable ?
Rejeter la
candidature et contacter le
candidat
non
oui
Désigner un responsable
de l’homologation
Evaluer les tâches de l’homologation
Analyser la documentation
Programmer l’audit
Evaluer la conformité
Demander un plan d’actions correctif
non
Rédiger le rapport d’homologation
Emettre le certificat
oui
Certificat signé
Dossier de candidature
Calendrier d’audit
Rapport de revue
documentaire
Rapport d’audit Document de
clôture d’écarts
Rapport d’homologation
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2 Gestion du certificat d’homologation
Les dispositions complètes relatives à la gestion du certificat d’homologation sont détaillées dans
la procédure Surveillance des Organismes de Formation du Manuel de Contrôle Technique de la
Navigation Aérienne (P115 SOF du MCTNA).
2.1 Maintien de la validité
Sous réserve de conformité avec les conditions d’agrément et les privilèges associés, le certificat
d’homologation d’un organisme de formation des contrôleurs de la circulation aérienne reste
valide sauf s’il a été restitué, annulé et remplacé, limité, suspendu ou révoqué.
2.2 Modifications de l’organisme de formation
Les modifications apportées à l’organisme de formation et qui ont un impact sur le certificat
d’homologation ou sur les conditions d’agrément de l’OF, ou sur tout élément se rapportant aux
systèmes de gestion de l’OF, doivent être notifiées à la DSAC pour approbation préalable à leur
prise d’effet.
L’OF doit convenir avec la DSAC des modifications nécessitant une approbation préalable, outre
celles spécifiées ci-dessus. Ceci fait l’objet d’une procédure de l’OF approuvée par la DSAC.
Toutes les modifications ne nécessitant pas d'approbation préalable doivent cependant être
gérées et notifiées à l'autorité compétente conformément à cette procédure.
Pour toute modification exigeant une approbation préalable en application des dispositions ci-
dessus, l'OF doit faire une demande auprès de la DSAC et en obtenir l'approbation. La demande
doit être soumise avant que ne soit apportée ladite modification, afin de permettre à la DSAC de
déterminer le respect constant du règlement en référence et de modifier, au besoin, le certificat
d’OF ainsi que les conditions d'agrément correspondantes qui y sont jointes.
La modification n'est mise en œuvre qu'à la réception d'une approbation formelle de la part de
DSAC/PNA.
Toute cessation d'activité d'un organisme de formation doit également être notifiée.
Toutes les notifications se font par le biais de la communauté pôle PNA.
3 Suspension, limitation ou retrait d’un certificat d’OF
3.1 Suspension du certificat d’OF
La suspension d’un certificat d’OF peut être prise si :
l’activité de l’OF est provisoirement interrompue,
la DSAC a connaissance de faits relevant de constats de niveau 1 (absence de cadre responsable de l’OF, utilisation de pièces frauduleuses pour obtenir le certificat d’OF, preuve de négligence professionnelle grave),
la DSAC notifie à un OF des constats de niveau 1 (écarts majeurs) et que les mesures immédiates décidées ne sont pas appliquées,
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la DSAC notifie à un OF des constats de niveau 2 (écarts significatifs ou mineurs) qui ne sont pas résolus dans les délais accordés et qu’elle est amenée à les requalifier en constats de niveau 1 (écarts majeurs),
l’OF met en œuvre des modifications nécessitant l’approbation préalable de la DSAC sans l’avoir obtenue.
Dans chacun de ces cas une analyse de la situation sera mise en place. La décision de suspension du certificat et ses conséquences (interruption des activités liées au certificat) sont notifiées par courrier à l’OF. La résolution de la situation ayant conduit à la suspension du certificat peut y mettre fin. S’il s’agit d’une suspension en raison de la mise en œuvre d’un changement sans approbation préalable de la DSAC, les conditions de rétablissement du certificat seront évaluées au cas par cas.
3.2 Limitation du certificat d’OF
Si un organisme de formation déploie son activité sur différentes unités, la DSAC peut décider de limiter le périmètre du certificat à certaines unités dans les cas équivalents à ceux de la suspension du certificat (chapitre 3.1) à condition que les causes soient limitées à une ou plusieurs unités ou limiter le certificat à un type de formation. Cette limitation du certificat ne pourra être levée par la DSAC qu’après résolution de la situation ayant conduit à cette décision. Toute décision de limitation du certificat doit être notifiée par courrier à l’OF concerné.
3.3 Retrait du certificat d’OF
Si un organisme de formation cesse son activité, la DSAC doit procéder au retrait du certificat d’OF octroyé. L’OF doit renvoyer par courrier à la DSAC l’original du certificat ainsi que la pièce jointe. Lorsqu’une constatation de niveau 1 (écart majeur) est émise par la DSAC, elle doit procéder à l’analyse de la situation et prendre si besoin la décision de retirer le certificat. En général, le retrait intervient si, suite à une suspension ou une limitation préalable, la DSAC constate la non résolution de la situation ayant conduit à la suspension ou à la limitation. La notification de la décision de retrait du certificat est faite par courrier auprès de l’OF. L’OF doit renvoyer par courrier à la DSAC l’original du certificat ainsi que la pièce jointe. Afin de rétablir un certificat d’OF suite à un retrait du certificat, l’OF doit se soumettre à l’intégralité du processus de délivrance d’un certificat d’OF (en particulier revue documentaire et audit de certification sur site).
