Les processus de mise en œuvre de plans de maintien des ...

LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque

Les processus de mise en œuvre de plans de maintien des actifs —

Qualités et défauts

Éric Lalonde, ing., M. ing.Maxxum Gestion d’actifs

LE MAINTIEN DES ACTIFS… dans un contexte de gestion du risque 1


Insanity: doing the same thing over and over again and expecting

different results

- Albert Einstein

2

Présentateur

Commentaires de présentation

La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent


Préoccupations du gestionnaire

3


Préoccupations du gestionnaire

4


Quelles situations occupent l’esprit des gestionnaires de parcs immobiliers?

• Infrastructures vieillissantes• Budget d’entretien et de

maintien des actifs en compétition avec les autres départements

• Environnement réglementé• Objectivité des décisions• Départ à la retraite = perte des

connaissances• Intégration des systèmes

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Bulletin des actifs

(Source: ASCE)(Source: City of Hamilton)

Actifs 2001 2005 2009

Eau D D- D-

Égouts D D- D-

Routes D+ D D-

Ponts C C C

Parcs -- C- C-

Matières résiduelles C+ C+ C+

Transport en commun C- D+ D

Écoles D- D D

6


Renouvellement et maintien des actifsÉt

end

ue

des

con

stru

ctio

ns

L’évaluation actuelle des déficits accumulés pour le renouvellement des actifs construits dans la période

d’après guerre

Cette période établit notre pratique actuel d’investissement pour

le renouvellement

Nous avons besoin de bien gérer l’accroissement du budget pour

assurer le soutien adéquat des actifs pour les 10 à 20 prochaines années

$

$

$

$

1890 1900 1920 1950 1960 1980 2000

Source : Groupe Altus (2010)

7


Déficit, renouvellement d’actifs et mise en priorité

Dolla

rsd’

imm

obili

satio

ns

Problème 1:

Rattrapage240M$

Problème 2:

Taux de renouvellement

d’immobilisations

Problème 3:

Mise en priorité

Fenêtre Stratégique: établissement du budget

Augmentation à 20M$/an

Fenêtre Tactique: Approbation


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Prévision des besoins de maintien anticipés vs l’historiquedes investissements

Besoinscumulatifs

en maintien

Investissementbasé sur les besoins antérieurs

Besoins de maintienBesoins futurs de renouvellement

Déficitaccumulé


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Répartition des coûts sur le cycle de vie

Source : Comperio http://comperioc3.com/go/facility-management-the-most-costly-phase-of-your-facilities-life-cycle/

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http://comperioc3.com/go/facility-management-the-most-costly-phase-of-your-facilities-life-cycle/


Cycle de vie des actifs

Source: Harfan 2005

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Maintien des actifs

Actifs

Processus Données

Actifs

Actifs immobiliers et leur inventaire :Réparti dans différents systèmes, lacunes d’uniformité, information souvent incomplète

DonnéesL’obtention des données requises à la prise de décision est souvent un compromis : Temps, coûts, qualité

Processus

Les processus et les gens assignés à la gestion du maintien des actifs: Incohérents, lacunes de coordination, incomplets

La problématique


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Étapes de mise en œuvre d’un plan de de maintien des actifs

1• Identifier les besoins et objectifs

2• Connaître notre situation de départ

3• Planifier la cueillette de données

4• Examiner nos actifs

5• Évaluer nos actifs

6• Établir les priorités

7• Estimer les risques

8• Exécuter et rétroaction

13


DonnéesCalculs

Rapport

Efforts à déployer

14

Présentateur


Les efforts à déployés dans le cadre d’un projet de réalisation d’un plan de maintien sont proportionnels aux dimensions des bulles.


Données

Information

Savoir

Prise de décision

• Prise de décision =

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Structure de l’informationNiveaux

1. Actif Immeuble XYZ

Année de construction : 1952

2. Système Chaudière

Remplacée : 1987Durée de vie : 35 ans

3. Exigence Remplacer Chaudière

Année de l’exigence : 2022Coût de remplacement : 135 000$


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Présentateur


Database Development As we walk through these steps of how the database will store this portfolio of assets, our end result will be a database of events that will link to a component which will then link to a building providing respective level of details to each class of information. This database will then allow us to better understand the overall cost of all events within this portfolio with relationship to time (1-25 years) �As an example - this boiler replaced in 1987 will trigger an event 35 years in the future - 2022. - proactive planning - efficiently plan for budget dollars - avoid costly disruptions due to unplanned failures. OUR COMPETITION DOES NOT CREATE MULTIPLE EVENTS AND CANNOT DO THIS


Cycle de la donnée• Identification: what particular bits of data do

we need so that we can judge the performance of the project?

• Capture: what specific methods or tools will we use to capture the identified data?

• Analysis: how will we treat the raw data to make it meaningful?

• Dissemination: who needs to receive the analysed data in a timely and relevant form to ensure the project’s success?

• Utilisation: how is the disseminated information expected to be used? How will it help us learn or be accountable to stakeholders?

• Assessment: how will we assess whether or not the identified data has in fact helped us?

Source : http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx

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http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx


Identifier les besoins et objectifs

A• Établir les objectifs du projet de plan de

maintien

B• Identifier les lignes directrices des

préoccupations internes

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Le plan de maintien, un exercice commun

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• Les raisons qui motivent la réalisation du plan de maintien– Mettre en évidence des lacunes des actifs– Obtenir de l’aide financière gouvernementale– Contrôler de la désuétude des infrastructures– Léguer un héritage aux générations futures

• Horizon de réalisation– Pour la période budgétaire– Pour l’échéance d’application du plan de maintien

Établir les objectifs du projet de plan de maintien

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• Obstacles– Avoir une vision à court terme– Viser les économies immédiates

• Opportunités– Créer un projet rassembleur– Établir le lien entre l’ingénierie et les finances

Établir les objectifs du projet de plan de maintien

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• Vérifier auprès des intervenants leurs préoccupations– Occupants– Ingénierie– Entretien

Identifier les lignes directrices des préoccupations internes

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• Dans une première phase du plan de maintien…– Systèmes névralgiques– Études– Auscultation et inspection– Systèmes complémentaires

• Au terme du plan de maintien…– Recommandations sur des problématiques identifiées– Vue d’ensemble de tous les systèmes

Identifier les lignes directrices des préoccupations internes - Exemple

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• Obstacles– Ne tenir compte que des situations décriées

• Opportunités– Constituer une banque des préoccupations des

intervenants– Inclure le développement durable– Établir le niveau de service visé

Identifier les lignes directrices des préoccupations internes

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Connaître notre situation de départ

C• Rechercher les informations existantes

D• Estimer les efforts, les ressources en fonction des

objectifs

E• Décider du mode de réalisation

F• Élaborer un calendrier de réalisation

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Cycle de la donnée• Identification: what particular bits of data do

we need so that we can judge the performance of the project?

• Capture: what specific methods or tools will we use to capture the identified data?

• Analysis: how will we treat the raw data to make it meaningful?

• Dissemination: who needs to receive the analysed data in a timely and relevant form to ensure the project’s success?

• Utilisation: how is the disseminated information expected to be used? How will it help us learn or be accountable to stakeholders?

• Assessment: how will we assess whether or not the identified data has in fact helped us?

Source : http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx

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http://www.aid-it.com.au/Learning.aspx


• Données du plan de maintien précédent• Mise à jour des informations• Travaux réalisés depuis• Audits, inspections et auscultations

Valider l’information disponible

Rechercher les informations existantes

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Présentateur


Pour une municipalité, être en mesure de récupérer les données de son plan de maintien précédent est un pré-requis.


• Analyser les données existantes, sous toutes leurs formes– À partir des données requises et complémentaires– Liste des sources d’information– Étendue– Validité/Désuétude– Format– Efforts de récupération


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Présentateur




Rechercher les informations existantes -Exemple

Nature des données Système 1 Système 2 GMAO Système 3Nombre d’immeubles

1305 1307 90% des bâtiments

ImmeubleIdentification et localisation

Identification maître(Adéquat)

Copie du système 1,Adresse en texte libre(Inadéquat), Arborescenced’emplacements (Adéquat).

Adéquat

Dimensions, valeur et âge

Adéquat - il manque desvaleurs d’années deconstruction (632), desuperficies brutes (261) etde valeur de remplacement(1194) pour les bâtiments.

Inexistant. Dimensions de l’étage etdes locaux sont les plusprécises (Adéquat).

Autres Cotes résumées dessystèmes (Inadéquat).

Plans (Adéquat).

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Présentateur




Rechercher les informations existantes -Exemple

Systèmes Système 1 Système 2 GMAO Système 3

Classifications A, B, C, D D, G A, B, C, D, G

Identification, localisation et dimensions

Classification à déduire de lafiche d’inspection,Identification absente – plutôtassociée à la fiche d’inspection(Inadéquat), localisation entexte libre dans la fiched’inspection (Inadéquat),dimensions absentes(Inadéquat).

Identification (Adéquat),Arborescence d’emplacements(Adéquat) , dimensionsabsentes (Inadéquat).

Inexistant.

Âge, condition, intervention

Valeurs d’âge et de conditionassociées à la fiched’inspection (manque deprécision),étendue/dimensions absentes,Coûts d’intervention trèsvariables (300$-200 000$).

Valeurs d’âge sont pour laplupart inexistantes.

Inexistant.

30

Présentateur




• Obstacles– Négliger une source d’information (par exemple:

registre des inspections d’équipements)– Omettre de rechercher une information requise

• Opportunités– Récupérer les données produites par des fournisseurs– Mettre en commun toutes les sources d’informations

pertinentes


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Présentateur




• Identifier les compétences et les types de ressources requises

• Faire l’inventaire des ressources disponibles– Ressources internes– Firmes spécialisées

• Engagement des intervenants– Disponibilité des équipes– Compétences

Estimer les efforts, les ressources en fonction des objectifs

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• Démontrer au département les bénéfices et les retombées des résultats du plan de maintien pour qu’ils contribuent à la constitution des données requises et complémentaires– Mise à jour des données opérationnelles– Identification des endroits problématiques

• Bénéfices– Travaux d'entretien localisés (Audit)

Service de l’entretien

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• Obstacles– Se limiter au « carré de sable » habituel– Mal évaluer les efforts de récupération et de

préparation des données– Oublier des activités

• Opportunités– Mettre en valeur la contribution des ressources

internes– Rechercher certaines compétences spécialisées

pour rendre l’exécution plus facile

Estimer les efforts, les ressources en fonction des objectifs

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• Selon :– la disponibilité des ressources– l’horizon de réalisation– la complexité des activités

Décider du mode de réalisation

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• Différents modes possibles– En régie– À mandat unique– À mandats multiples

• Relevés spécialisés• Études particulières

– Mixte


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• Obstacles– Offre vs demande– Envergure de projet

• Opportunités– Augmenter la compétence interne pour réaliser

certaines activités– Tirer profit des compétences spécialisées de

firmes


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• Échéancier réaliste• Complet

– Toutes les activités– Supervision des mandats externes (si requis)

• Jalons clairement définis et partagés

Élaborer un calendrier de réalisation

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• Obstacles– Superposer les activités exécutées par le même type

de ressources– Omettre la séquence et la période de réalisation de

chacune des activités

• Opportunités– Inclure certaines activités dans le processus quotidien

des ressources internes– Faire un suivi régulier pour assurer le succès de

l’exercice

Élaborer un calendrier de réalisation

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Intervenants – rôles et responsabilités

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Intervenants principaux (internes)

• Direction générale• Finances• TI• Services de

l’entretien• Ingénierie (services

techniques)

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Intervenants principaux (internes) –rôles et responsabilités

• Direction générale– Participer à l’orientation des objectifs du projet– Donner l’approbation à la mise en place du projet /

octroyer le mandat– Questionner/approuver les recommandations du plan

de maintien• Finances

– Allouer les sommes suffisantes à la réalisation des activités

– Assurer une reddition de compte pour les activités couvertes par les programmes d’aide financière

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• TI– Orienter le choix des technologies à utiliser pour

qu’elles soient compatibles avec l’environnement de la Ville

– Supporter la réalisation pour l’intégration future des données et des systèmes

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• Travaux publics– Participer à la définition des lignes directrices des

préoccupations internes– Valider les données descriptives des immeubles– Alimenter la base d’information portant sur les activités

opérationnelles• Ingénierie (services techniques)

– Assurer la direction et la gestion du projet– Gérer les intervenants externes– Calculer les indicateurs et les interventions– Porter un jugement sur les recommandations– Rédiger et signer le rapport

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Échéancier type

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• NOTE: Ceci est un exemple pour illustrer les besoins typiques d’un plan de maintien et l’ordre avec lequel certaines activités pourraient avantageusement être réalisées. Il ne s’agit en aucun cas d’une recette qui s’applique à tous. Chacun devrait l’adapter selon son propre contexte.

Échéancier type

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Échéancier type – Liste des activités

1 • Récupérer les données existantes

2 • Créer / modifier l’inventaire des immeubles (actifs, systèmes)

3 • Mettre à jour les données existantes selon les travaux réalisés

4 • Planifier l’audit des immeubles

5 • Réaliser l’audit

6 • Calculer les indicateurs et les classes d’intervention

7 • Rédiger le plan de maintien des actifs

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Échéancier type – Liste des activités

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• Identification• Localisation• Caractéristiques / propriétés intrinsèques• Mesures

– Conditions d’opération– État constaté

• Sous-objets / Événements– Observations d’inspection– Bris, défaut

• Travaux d’entretien

Récupérer les données existantes 1

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• Données requises (minimales)– Ex. Système, Année, Dimensions– À recueillir sur tous les systèmes

• Données complémentaires– Pour aider à justifier certaines problématiques

Données requises et complémentaires 1

50


• Procéder par étapes• Immeubles

– Ex. Année, Dimensions

• Systèmes– Choisir les systèmes qui contribuent le plus à la

décision

Créer l’inventaire d’actifs 2

51


• Remplacement de système– Modifier année, type de système.

• Événement opérationnel (réparation, bris, etc.)– Documenter l’événement (date, fréquence, etc.).

• Inspection de système– Vérifier si les propriétés du système sont les

mêmes que celles aperçues lors de l’inspection

Mettre à jour les données existantes selon les travaux réalisés

3

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• Certains immeubles peuvent démontrer des signes alarmants de défaillance;

• La gestion du risque doit intervenir dans l’identification des immeubles/systèmes à prioriser dans l’audit.

Planifier l’audit des immeubles 4

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Analyse du risque

Source : http://kennebeccaptain.blogspot.com/2011/02/passage-planning-errors-sv-quest.html

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http://kennebeccaptain.blogspot.com/2011/02/passage-planning-errors-sv-quest.html


• Établir la nomenclature de référence pour la localisation et l’identification des systèmes;

• Partager toute l’information au personnel d’audit;

• Définir le livrable de l’audit pour une meilleure intégration.

Réaliser l’audit 4

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Plus dispendieux et intensif Précision accrue et portfolio complet Utilisé en combinaison avec relevé de validation

Valeur ajoutée à l’aide à la décision

Audit Complet Précision accrue, en complément du modèle Rapide, données de qualité à un coût raisonnable Confirme les 5-7 prochaines années de planification

Bilan de l’état

Relevé de Validation

Haute précision du modèle de cycle de vie Utilise durée de vie théorique et gabarits Altus Offre une vision globale des coûts et des données Première ébauche du portfolio d’actifs

Modélisation de données

Confirme l’existence et l’âge pour chacune des composantesRevue des Actifs

Peu de frais Aucune capacité de projection/planification d’actifsListe des Retards

Activité Bénéfices et Risques

5%

35%

75%

95%

98%

Activités à valeur ajoutée pour la base de données de planification des actifs


56


Conclusion

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• Bien connaître l’existant pour orienter la réalisation et réduire le risque

• Planifier les activités dont la portée est mesurable et bien définie

• Isoler des activités dont la portée peut être variable– Les activités d’auscultation/inspection– Les études

Préparer le projet de la bonne façon

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Présentateur


Mentionner la disponibilité d’un devis-type


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