Les Cougars à la Société suisse de Management de Projet

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Soirée débat de la Société Suisse de Management de Projet – Genève Aéroport – 23.03.2010

Une approche de type « agile » de gestion de Projets en rupture dans des environnements instables

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Mars 2010 T- Version 1.0

3

Cougar Partners: Gestion dans l’urgence de sociétés ou de projets en rupture

Agenda

1.  Positionnement et concept de gestion de l’imprévu

2.  Illustration au travers d’un cas pratique

3.  Points et messages clés

4.  Questions et réponses

4


Une situation de rupture survient lorsque…

Un système organisationnel donné

En équilibre

Retour à un nouvel équilibre

Actions correctives

Période de trouble

Un événement particulier provoque une rupture de cet équilibre ce qui met en péril la pérennité de ce système

E

5


Toutes ces situations de rupture ont en commun :

6


Au départ personne n’a anticipé la tempête qui a suivi … et qui a tout balayé sur son passage, provoquant la rupture des équilibres existants.

Il manque un cadre méthodologique qui permette :

•  d’ obtenir rapidement un diagnostic •  de confirmer/infirmer les doutes •  de réagir de manière structurée et

cohérente •  en tirant profit de l’analyse

permanente des meilleures options disponibles

•  coordonner la communication •  implémenter rapidement les solutions

qui s’imposent

Retrouver une zone de confort

•  Au départ, un malaise et des doutes s’installent qui provoquent une paralysie des acteurs

•  Il aurait fallu pouvoir réagir plus vite •  Nous n’avons pas assez anticipé et

nous avons été sous pression du début à la fin

•  Nous avons manqué de coordination •  La communication a été chaotique et

nos messages contradictoires

Tous reconnaissent à postériori :

7


Gra

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La sous-estimation systématique du potentiel de gravité est la cause du traitement inadéquat des situations évoquées

Management de crise

Management de l’imprévu

Management opérationel

usuel

Gestion des

incidents

Situation de rupture

Situation difficile

Non Oui

Evénement planifié

8


Théories et définitions applicables

E

Evénement

Management de crise

Evaluer les risques Prévoir Appliquer Rétablir Prévenir

Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5

Business continuity Planning

Risk Management Contingency Planning Recovery Management

Menaces Mesures Normes et protocoles

Standards d’engagement

Gérer l’information

9


La gestion d’une telle rupture est fondamentalement différente si l’événement déclencheur a pu être préalablement anticipé …

E

Evénement

Management de crise

Evaluer les risques Prévoir Appliquer Rétablir Prévenir

Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5

Management de l’imprévu

Réagir Rétablir

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Principes

Notre approche de gestion de l’imprévu

Méthodologie

But

Permettre en situation d’incertitude,

•  d’analyser •  de structurer •  de solutionner

un problème

par itérations successives

Observation de comportements

extrêmes en cas de crise

11


Comportements standards et protocoles normés

Méthode de résolution dynamique par itérations successives

Militaires** Médecins urgentistes **

Chaque corps de métier appréhende de manière différente la gestion d’une situation de crise

Qualité de l’information

Base de données

Résultat

•  Précise, mesurée

•  Exhaustive

Gestion du temps

•  Statistiquement connu

•  Normée

t

…

SDépart SInt.1 SInt.2 SInt.n

•  Médiocre, estimée

•  Fragmentaire

•  Espéré

•  Estimée

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3 minutes

** : aucune résistance au changement

12


Situation de crise

En fonction de la qualité de l’information et de sa maîtrise du temps le manager adopte un des deux comportements extrêmes

Qua

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Gestion du temps dans l’urgence

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Médecins urgentistes

Militaires

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3 - Concept de gestion de l’imprévisible

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L’approche de type militaire schématisée

Analyser et Planifier

Déclenchement des mesures d’urgence

Etablissement du plan horaire

Appréciation de la situation

Prise de décision

Elaboration du plan d’engagement

Appréhension du problème

Itérations successives

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Notre approche combine les atouts de deux méthodologies qui utilisent des équipes pluridisciplinaires afin de générer plus rapidement un impact

•  Une technique qui permet d’immerger rapidement une équipe dans une dynamique de résolution de problèmes : o Développement de produit o Amélioration des processus o Stratégie de service au client

•  Une méthodologie “lean” et agile utilisée pour le développement de software : o Conçue pour s’adapter à intervalles

réguliers à l’évolution des besoins au cours du processus de développement

o Permet aux équipes de prioriser sur les exigences des clients et d’adapter les travaux réalisés en permanence aux besoins du client

Deep Dive Scrum

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Le Deep Dive: étape par étape

Inspiration Implémentation Idéation

Observer et questionner

Storyline

Synthétiser

Exécuter

Diffuser

Visualiser Réaliser

Affiner Evaluer

http://www.youtube.com/watch?v=M66ZU2PCIcM

16


Mais la méthodologie IDEO atteint certaines limites dès que les besoins doivent être re-hiérarchisé de façon permanente

La méthodologie Scrum est principalement utilisée dans le cadre du développement de logiciel et offre un cadre solide pour aborder et compléter cette approche

Scrum

17


Scrum en bref http://www.youtube.com/watch?v=vmGMpME_phg http://www.youtube.com/watch?v=Q5k7a9YEoUI

18


La sélection des exigences est la clef

19


Une fois les besoins du client hiéarchisés, les deux acteurs s’engagent

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Illustration simplifiée de notre méthodologie de type « agile »

Inspiration Idéation Implémentation

Observer et questionner

Storyline

Prioriser

Une approche dynamique dans un environnement en constante évolution

Co-Créer

Deep Dive Scrum

21


En pratique, une situation de haute vollatilité se résoud par phase

Project Management & Communication

Phase 2

Décision

Clarification

Phase 3

Décision

Prototyping « Agile »

Phase 1

Décision

Dia

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Mes

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Phase 5

Décision

Implémentation, contrôles et ajustements

Phase 4

Décision

Adhésion

Storyline

Planing

Change management & Implementation

Pro

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22


Le Méta Modèle : le cadre référentiel indispensable pour stabiliser dans la tempête

Méta-Modèle A

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Con

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Out

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Le but est de plaquer un modèle pour •  Comprendre le marché / les

clients / la technologie and les différentes contraintes (SWOT interne et externe, PESTLE analysis and Primo-F analysis et rassembler des faits)

•  Esquisser une première structure logique du problème

•  Ebaucher des embryons de solutions


23


Agenda






24


Agenda





25


Exp

ertis

e Gérer de telles situations de rupture nécessite :

•  Etre convaincu qu’il est meilleur de se tromper tôt et souvent au lieu d’une fois mais trop tard

•  Permet de revisiter en permanence le processus de décision en fonction des modifications de l’environnement

Expérience Préalable

Méthodologie de « type » agile

•  Compréhension de la complexité de la problématique •  Etre à l’aise pour prendre des décisions difficiles •  Connaître les « standards silencieux »

Légitimité •  Le projet doit disposer des appuis au bon niveau organisationnel (idéalement Conseil d’administration ou Direction générale)

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La problématique à gérer suite à une situation de rupture en Entreprise est réellement multi dimensionelle

Emotions Résistance Imprévu Stress

Absence de référentiel connu

Indi

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Gro

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E

ntre

pris

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Confrontation de plusieurs perspectives

Résistance au changement Les étapes du deuil

Storyline pour développer une

vision commune

Imaginer une solution et un chemin pour y

parvenir

Psycho. managériale

Rétro planning

Méthodes « agile »

Change management

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Les « standards silencieux » sont diamétralement opposés si le système est en rupture ou à l’équilibre

En situation d’équilibre

•  Les erreurs sont punies •  Les échecs ne sont pas tolérés

En situation de rupture

•  Les erreurs font partie du processus d’apprentissage

•  Les échecs nourissent le succès

•  A toute question posée, il existe une réponse correcte qu’il convient de trouver

•  Il n’existe pas de réponse correcte •  Il faut poser les bonnes questions

(et sans tabou) pour trouver la meilleure réponse

•  Faire preuve d’une opinion consensuelle

•  Avoir l’arrogance d’exposer une opinion dérangeante

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En pratique, une situation de haute vollatilité se résoud par phase

Project Management & Communication

Phase 2

Décision

Clarification

Phase 3

Décision

Agile Prototyping

Phase 1

Décision

Scoping

Mes

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Phase 5

Décision

Implémentation, contrôles et ajustements

Phase 4

Décision

Adhésion

Storyline

Planing

Change management & Implementation

Pro

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Expertise nécessaire pour gérer une situation de rupture de manière professionnelle

  Visualiser une solution dans le futur et identifier une voie d’accès   Rester à l’affut de solutions en dehors de la zone de confort

Visualiser des solution

Implémenter   Garantir une implémentation rigoureuse et systématique

Storyline   Communiquer de manière crédible pour fédérer les groupes d’opinion   Etre un vrai leader

Méthodologie   Utiliser des méthodes agiles garantissant flexibilité et rapidité pour faire face aux changements rapides induits par l’environnement

Base Sécuritaire   Agir comme un roc dans la tempête   Recréer temporairement pour le team un référentiel rassurant

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La récession de 2008 a provoqué une rupture dans la manière dont les dirigeant gèrent désormais leur affaires…

Le Strategic Planning a peu à peu été remplacé par plus d’agilité et de flexibilité afin de réagir plus rapidement aux changements de demandes des clients.

Les sociétés américaines engagent à tour de bras des managers disposant de cette expérience de gestion de situations chaotiques.

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Enseignement

Enseignants au Diplôme de formation continue en gestion des risques d'entreprise 2010 – Module 1 (Prof. Emmanuel Fragnière)

Enseignants à l’Executive Master in Global Supply Chain Management 2010 – Module 2 (Prof. Philippe Wieser)

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Qui sommes-nous ?

Patrick Bays

  Lic. Econométrie, MBA IMD

  Expérience internationale de plus de 15 ans dans

o  le prototyping et l’implémentation de l’innovation stratégique

o  la conduite du changement dans plusieurs industries

Philippe Steinmann

  Expert réviseur agréé LSR

  Expérience internationale de plus de 20 ans dans

o  la gestion de projets spéciaux

o  l’accompagnement d’organisations dans des situations difficiles (forte croissance, sauvetage)

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Notre expérience en gestion de projets d’innovation et de changement, est reconnue …

Inte

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iona

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Structures publiques et

para-étatiques

Start-up Petites et moyennes entreprises

Grandes entreprises

> 10 secteurs d’activité

Projet réalisé avec succès

… à travers tous les types d’organisation dans plus de 10 industries différentes

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Les Cougars à la Société suisse de Management de Projet

Documents

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