Quel est le risque ? Voir les autorités rejeter les dos-siers non-conformes à leur législation. Ou, dans lemeilleur des cas, les entreprises doivent répondre àdes demandes de renseignements (dans la languedu pays), dans des délais très courts.

Par Fredrik Skiöldebrand,Président et fondateur de la société TVA Conseil,entité française du groupeCash Back. Fredrik Skiöldebrand est également co-fondateurdu groupe Cash Back, créée en Suède en 1988.

Parce que la procédure est encore largement manuelle etcomplexe, l’opportunité de récupérer la TVA étrangère verséesur les dépenses professionnelles en Europe est négligée parune grande majorité des entreprises. Or, les sommes en jeupeuvent être considérables. Jusqu’à plusieurs centaines demilliers d’euros pour les grands voyageurs.

Une TVA et un droit à remboursementtrès variables d’unétat-membre à l’autre

La TVA récupérable sur notes de frais, une cagnotte sous-estimée

Toute société assujettie à la TVA en France peut récupérer une partie de la TVAversée à l’étranger et notamment celle acquittée sur les notes de frais. À conditionque l’assujetti fasse la demande de remboursement dans les temps : avant le 30juin de l’année n +1 pour les pays hors Union Européenne et avant le 30 sep-tembre de l’année n +1 pour les états-membres de l’UE. Passées ces dates, laTVA est perdue.En dépit de ce droit, beaucoup d’entreprises renoncent. Pourquoi ?Parce que récupérer cette TVA étrangère relève du parcours du combattant.

S’y retrouver dans ce méan-dre, bien identifier la TVA récu-pérable sur les justificatifs dedépenses et mener à bonne finles dossiers peut être une ga-geure pour les entreprises. Or,pour que les dossiers de de-mande de remboursement soientacceptés par les différentes au-torités fiscales, ils doivent êtreirréprochables. Cela nécessite,entre autre, une connaissancesans cesse actualisée de la rè-

glementation, pays par pays.

Le premier écueil tient au ca-ractère multiple de la TVA enEurope, où l’on recense au-tant de règlementations diffé-rentes que de pays et où lestaux standards varient de 8%à 27%. Lesquels taux nemanquent pas d’évoluer - avec une moyenne de21,5% aujourd’hui - les gouvernements étant sou-cieux de faire entrer de l’argent dans les caissesdes Etats. L’harmonisation fiscale n’est pas encoreà l’ordre du jour ! À cela s’ajoutent des règlesde récupération variables d’un pays à l’autre etun droit à déduct ion/remboursement qui neconcerne que certaines opérations/dépenses. Cequi est récupérable dans un pays, ne l’est pas néces-sairement chez le voisin. À titre d’illustration, la TVA fac-turée sur les locations de voiture est récupérable enAllemagne ou au Royaume Uni, mais pas en France.

Pire, certains pays, comme l’Angleterre, peuvent ap-pliquer des pénalités quand les demandes ne sontpas conformes à la législation locale. Les autoritésveulent ainsi décourager les entreprises tentées desoumettre des dossiers mal préparés.

Par ailleurs, l’expérience sur le terrain le montre, cemanque à gagner s’étend également à la TVA localedéductible sur notes de frais, dont le remboursementn’est pas toujours bien optimisé par les entreprises.

Un processus difficile à automatiser

5,5 milliards d’euros de manque à gagnerpour les entreprises

Le défi est d’autant plus important pour les entre-prises que le processus de récupération est large-ment manuel. Rien n’étant gravé dans le marbre enmatière réglementaire, il est difficile de paramétrerun logiciel afin qu’il puisse seul trancher sur le droità déductibilité d’un ticket de péage, d’une note derestaurant ou encore d’une nuitée d’hôtel dans unpays étranger.

Comment peut-on savoir si Monsieur Dupond, quia déjeuné à Londres, est un collaborateur de l’en-treprise (la TVA est alors déductible) ou un invité(la TVA n’est pas déductible) ? Et le manque de ri-gueur avec lequel les notes de frais sont parfoisétablies ne facilite pas la tâche. L’erreur la pluscourante étant le libellé de la facture au nom et àl’adresse du collaborateur au lieu des coordonnéesde la société, pour justifier la nature profession-nelle de la dépense.

Des avancées ont été faites en matière d’automati-sation, avec notamment la mise en place en 2010d’un portail électronique de soumission des dossiersdans chaque pays de l’Union Européenne.

De même, certains logiciels de notes de frais per-mettent la transmission en ligne de justificatifsscannés réalisés depuis un Smartphone, pour rem-plir les notes de frais au fil du voyage et gagner enefficacité. Mais rien ne remplace la connaissancehumaine et le travail de vérification sur des centainesde pièces justificatives, si l’entreprise veut être as-surée de présenter des dossiers conformes et maxi-miser sa récupération de TVA.

Toutefois, le jeu en vaut la chandelle. Souvent, lessociétés n’ont pas conscience du manque à gagner.A fortiori quand leur activité évolue fortement avecde nombreux déplacements en Europe.

Or, si les sommes prises isolément sont souventfaibles, mises bout à bout elles représentent desmontants considérables. Pour une entreprise activeà l’international, la TVA étrangère constitue jusqu’à5% du budget « frais de déplacement » (sourceKPMG). Plus globalement, selon l’OCDE, la TVAétrangère récupérable annuellement dans l’UE re-présenterait 7,5 milliards d’euros, sur lesquels 2 mil-liards seulement sont remboursés aux entreprises.

La TVA étrangère récupérable représentejusqu’à 5% du budget frais de déplacement !

Selon une étude de KPMG

La récupération de la TVA locale, autreenjeu de trésorerie

Là encore, cela demande le respect de la règle-mentation et le suivi de son évolution pour ne pasrisquer des pénalités ; les notes de frais étant enpremière ligne dans la pêche aux irrégularitésmenées par les contrôleurs fiscaux. En cas de non-respect des règles, l’entreprise encourt des pénali-tés proportionnelles aux montants de TVA déduitsà tort.

A l’heure de la chasse aux coûts, les entreprisessont de plus en plus nombreuses à vouloir pro-fiter des économies offertes par cette récupé-ration de TVA sur les notes de frais.

Corollaire à la vigilance accrue des autorités lo-cales et étrangères, les entreprises - grandsgroupes en tête - se montrent sourcilleuses deleur conformité fiscale. Pour cela, elles choisissent souvent de se faireaider par des experts, mieux armés pour prendreen charge ces opérations complexes et opti-miser la récupération de TVA, tout en respectantla règlementation.

Les atouts de l’externalisation

Quel que soit le scénario choisi - traiter larécupération de la TVA sur les notes defrais soi-même, ou confier ce traitement àune société extérieure - cette possibilitéd’économie substantielle n’est surtout pasà négliger !

Le groupe Cash Back exerce dans le domaine de larécupération de TVA depuis plus de 25 ans. Au seindu Groupe, TVA Conseil est responsable de laFrance, du Benelux et du Royaume Uni. Aujourd'hui,le groupe Cash Back est constitué de plus de 30sociétés affiliées présentes dans toute l'Europe, auxUSA et au Moyen-Orient.Le Groupe permet ainsi à ses clients de bénéficier d'unvaste réseau international d'experts, parfaits connais-seurs des réglementations fiscales locales. Plus de 3000 sociétés font confiance au groupe CashBack pour la récupération de leur TVA étrangère.

Conclusion