Déclarations de TVA au format EDI Révision Avril 2007 1/14

Déclarations EDI-TVA dans QuadraCompta

Avril 2007

SSOOMMMMAAIIRREE

1. LA NORME EDI-TVA ET QUADRACOMPTA...................................................................................2 Déclarations EDI-TVA en gamme Entreprise .......................................................................................2 Déclarations EDI-TVA et QuadraEDI...................................................................................................2 Tableaux des déclarations agréées 2007 ...............................................................................................2

2. EDI-TVA EN GAMME ENTREPRISE..................................................................................................3 2.1 PARAMETRAGE EDI...........................................................................................................................3 2.2 PARAMETRAGE DU COMPTE DE MESSAGERIE OUTLOOK EXPRESS....................................................4 2.3 GENERATION DU FICHIER EDI ...........................................................................................................4 2.4 ENVOI DU MESSAGE PAR OUTLOOK EXPRESS AVEC LE MODULE EDI-TVA-AUTO ..........................5 2.5 SUIVI DES DECLARATIONS AVEC LE MODULE EDI-TVA-AUTO ........................................................5

Réception du premier message de retour et acceptation de la signature du portail .............................6 Présentation des informations EDI sur la déclaration ..........................................................................7

3. DECLARATIONS EDI-TVA ET QUADRAEDI ...................................................................................8 3.1 PARAMETRAGE DU MODULE QUADRAEDI POUR EDI-TVA..............................................................8 3.2 GENERATION DE LA DECLARATION DE TVA DANS QUADRACOMPTA ..............................................9

Paramètres EDI TVA .............................................................................................................................9 Mail d'information au client ..................................................................................................................9 Archivage / impression ..........................................................................................................................9

3.3 ENVOIS DE DECLARATIONS PAR QUADRAEDI.................................................................................10 Envoi des déclarations à partir de la vue globale ...............................................................................10 Intégration des comptes-rendus sur la vue globale .............................................................................10 L'envoi des déclaration à partir du menu Edi-TVA de QuadraEDI ....................................................11

3.4 SUIVI DES DECLARATIONS DANS QUADRAEDI................................................................................11 Le tableau de suivi globalI...................................................................................................................11 Historique détaillé d'une déclaration ..................................................................................................12 Outil de masquage/démasquage de période ........................................................................................12

3.5 SUIVI EDI TVA DANS QUADRACLIENT ..........................................................................................13 3.6 TABLEAUX D'AVANCEMENT QUADRABUREAU ...............................................................................13

Tableau de suivi global de Déclarations de TVA ................................................................................13 Tableau d'actions mensuelles "Travaux TVA".....................................................................................14 Tableau statistiques "Seuil TVA EDI" .................................................................................................14

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1. La norme EDI-TVA et QuadraCompta Les versions QuadraCompta Junior, Standard et Pro qui permettent de produire les déclarations de TVA sur fond de page laser gèrent aussi les télédéclarations EDI-TVA.

• En 2007, la loi de finance impose aux entreprises dont le CA HT 2006 est supérieur à 760 000 €, de télétransmettre et de télérégler la TVA.

• A côté de la procédure EDI (Echanges de Données Informatisées) qui permet de dématérialiser les déclarations produites par un logiciel comptable comme QuadraCOMPTA, il existe aussi la procédure EFI (Echanges de Formulaires Informatisés) qui consiste à saisir la déclaration sur un formulaire en ligne disponible sur le site de l'administration fiscale.

Déclarations EDI-TVA en gamme Entreprise

• La version de base de QuadraCompta en gammes Junior, Standard et Pro, permet de générer les déclarations au format EDI. Le fichier obtenu est à envoyer manuellement au "Prestataire EDI" choisi par l'entreprise et après souscription d'un abonnement. C'est le prestataire EDI ou "portail déclaratif" qui achemine le fichier vers la DGI.

• Le module optionnel EDI-TVA-Auto a par ailleurs été développé pour assurer : ⇒ L'envoi automatique des déclarations vers le "Prestataire EDI" (le portail jedeclare.com par

exemple), avec le gestionnaire de messagerie Outlook Express installé sur le poste de travail, ⇒ Le suivi complet des déclarations jusqu'à l'accusé de réception final de la DGI, grâce à la lecture

des messages de retour réceptionnés dans Outlook Express.

Déclarations EDI-TVA et QuadraEDI

• Dans le cadre de la solution QuadraExpert et des packs Pro de la gamme Entreprise, l'envoi des télé déclarations produites par QuadraCompta peut être effectué par le module QuadraEDI, à destination d'un partenaire EDI comme le portail JeDeclare.com ou directement à la DGI.

• QuadraEDI assure ensuite le suivi des déclarations en intégrant les messages de retour du destinataire.

• QuadraEDI gère aussi les liasses fiscales au format EDI-TDFC et les DUCS EDI issues de QuadraPaie.

Tableaux des déclarations agréées 2007

Déclaration 3310 CA3 Agrément 109620023 Annexe 3310 A Agrément 010360119 Déclaration "Régime simplifié" n° 3517-S Agrément 120330131 Déclaration "Régime simplifié" n° 3517-S AGR Agrément 120332126 Acompte trimestriel 3525 bis sur la déclaration simplifiée agricole Agrément 120350127

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2. EDI-TVA en gamme entreprise Toutes les opérations liées au format EDI des déclarations sont directement accessibles à partir du choix "Déclaration de TVA" du menu "Révision de QuadraCompta. Attention : Dans une configuration réseau avec utilisation du module EDI-TVA-Auto, tous les postes de

travail peuvent effectuer le calcul des déclarations de TVA mais un seul poste de travail doit être utilisé pour la génération des fichiers EDI. Ce poste de travail doit être équipé d'Outlook Express.

2.1 Paramétrage EDI

• Dès l'entrée sur la déclaration de TVA, le bouton <Paramétrage EDI> est accessible, que la déclaration ait déjà été générée ou non. ⇒ S'il n'est pas présent, c'est que la

liaison entre QuadraCompta et QuadraEDI est active dans QuadraEDI.

• L'étape de paramétrage permet de fournir les informations à inclure dans le fichier EDI en complément de données de la déclaration.

• Le cadre 1 permet d'indiquer le "prestataire EDI" choisi par l'entreprise. ⇒ S'il s'agit du portail JeDeclare.com ou

du portail ASPOne.fr, les informations à fournir sont gérées automatiquement par QuadraCompta et aucun renseignement n'est à saisir.

⇒ S'il s'agit d'un autre portail, saisir les renseignements tels qu'ils ont été communiqués par le portail.

• Aux cadres 2 et 3 sont identifiés respectivement l'émetteur initial des fichiers et l'émetteur physique. Il s'agit dans les 2 cas de l'entreprise et les 2 cadres sont automatiquement pré-renseignés avec les coordonnées du dossier comptable.

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2.2 Paramétrage du compte de messagerie Outlook Express

Le cadre 4 "Compte mail" est présent uniquement en cas d'acquisition du module EDI-TVA-Auto. • Cliquer sur le bouton <Assistant pour le

paramétrage du compte dans Outlook Express>.

• Saisir la partie "Utilisateur" de l'adresse mail communiquée par le portail déclaratif.

• Le "Domaine" de l'adresse mail est renseigné en fonction du portail déclaratif présélectionné.

• Cliquer sur le bouton <Assistant pour le paramétrage du compte…>. Si le compte n'existe pas, cliquer sur le bouton <Paramétrer le compte…>.

• Le compte est créé automatiquement dans Outlook Express. Cliquer sur <Fermer> pour revenir sur l'écran de paramétrage EDI.

2.3 Génération du fichier EDI

Le bouton <EDI-TVA> est disponible après la création de la déclaration de la période et si le paramétrage EDI-TVA a été correctement effectué. • Dans une configuration réseau avec utilisation du module EDI-TVA-Auto, le bouton <EDI-TVA> est

à activer sur le poste de travail équipé d'Outlook Express.

• Cocher si nécessaire la rubrique "Cession/cessation" ou la rubrique "Mention expresse" (

• Après avoir cliqué sur le bouton <EDI-TVA>, l'écran des moyens de paiements s'affiche.

• En cas de télé règlement, les comptes bancaires utilisés sont à spécifier (ils seront reproposés lors de la prochaine déclaration). Le montant du paiement est contrôlé.

• Cliquer sur <Ok>.

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• En l'absence du module EDI-TVA-Auto, le

fichier EDI est à localiser librement sur le système. Le nom est proposé automatiquement en fonction du numéro du dossier comptable et de la période déclarée (année/mois).

• Il reste à envoyer le fichier manuellement vers un prestataire EDI.

2.4 Envoi du message par Outlook Express avec le module EDI-TVA-Auto

Avec le module EDI-TVA-Auto, <Ok> sur l'écran des moyens de paiements lance automatiquement Outlook Express et le mail est envoyé immédiatement au prestataire EDI, par exemple le portail JeDeclare.com, avec en pièce jointe le fichier EDI de la déclaration.

• Pour établir la connexion, le mot de passe fourni par le portail déclaratif en même temps que le compte, est demandé. Le compte est en effet sécurisé pour éviter qu'une personne non autorisée puisse envoyer une télé déclaration.

• Le mot de passe doit être saisi à l'envoi d'une déclaration comme à la réception des messages de retour adressés par le portail (Cf. Section "Suivi des déclarations").

• Il est toutefois possible de mémoriser le mot de passe dans Outlook Express si le poste de travail est protégé (protection par écran de veille en cas d'inactivité et retour sur l'écran de travail par saisie d'un mot de passe). Pour cela : ⇒ Lancer Outlook Express, dérouler le menu Outils et choisir Comptes. ⇒ Sélectionner le compte, cliquer sur le bouton <Propriétés> et rejoindre l'onglet "Serveurs". ⇒ Pour le courrier entrant (réception des messages adressés par le portail), cocher "Mémoriser le mot

de passe" et le saisir. ⇒ Pour le courrier sortant (envois des télé déclarations au Portail), rester sur l'onglet "Serveurs",

cliquer sur le bouton <Paramètres…>, cocher "Mémoriser le mot de passe" et le saisir.

2.5 Suivi des déclarations avec le module EDI-TVA-Auto

Le suivi des messages de retour émis par le prestataire EDI et la DGI implique 2 étapes de traitement :

1. Le lancement régulier d'Outlook Express pour réceptionner les messages.

2. Le retour sur la déclaration pour intégrer les messages de retour et consulter l'historique du traitement.

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Réception du premier message de retour et acceptation de la signature du portail

• Le premier message réceptionné dans Outlook Express fait l'objet d'un traitement particulier. En effet les messages adressés par un portail déclaratif sont "signés", la signature garantissant leur origine.

• Pour pouvoir lire les messages, il convient donc d'accepter la signature à la réception du premier message de retour. Sur la fenêtre Outlook, le détail du mail est remplacé par un message "Aide Sécurité". Cliquer sur <Continuer>.

• Sur l'écran "Avertissement de sécurité, ⇒ Se déplacer à la fin du texte, ⇒ Cocher la case "Ne plus afficher ce

message", ⇒ Cliquer sur le bouton de droite <Modifier

la confiance>.

• La fenêtre des propriétés de signature d’identification numérique s’ouvre, sur l'onglet "Confiance".

• Choisir l'option "Accorder votre confiance à ce certificat de manière explicite".

• Cliquer sur le bouton <Ok> pour revenir sur l'écran "Avertissement de sécurité et cliquer sur le bouton de droite <Ouvrir le message>.

• Il est possible alors de fermer Outlook.

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Présentation des informations EDI sur la déclaration

A l'entrée sur une déclaration existante, un cadre est affiché sous la période déclarée avec la mention "Information EDI" suivie de la dernière étape de traitement de la déclaration.

• Un bouton <<Afficher détail>> est disponible à droite du cadre.

• L'écran de détail donne la date et l'heure des étapes de traitement déjà réalisées, ainsi que les étapes restant à réaliser.

• L'intégration des nouveaux messages réceptionnés par Outlook Express peut être demandée à partir de la ligne de résumé ou de l'écran de détail de l'information EDI, en cliquant sur le texte affiché en bleu.

• Lorsqu'un message de retour est intégré à la déclaration, il est supprimé automatiquement de la boîte des éléments réceptionnés d'Outlook et passe dans la boîte des éléments supprimés.

• En cas de rejet de la déclaration, le texte informatif est affiché en rouge.

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3. Déclarations EDI-TVA et QuadraEDI

3.1 Paramétrage du module QuadraEDI pour EDI-TVA

• Dérouler le menu Fichiers du module QuadraEDI, sélectionner le choix "Paramètres".

• Le type de la structure émettrice des fichiers EDI (cabinet comptable, entreprise ou OGA) doit être spécifié sur l'onglet "Général".

• Afficher l'onglet "Edi-TVA'" pour activer l'envoi des télédéclarations EDI-TVA et paramétrer le mode de transmission.

• Dans le cas d'un abonnement au portail Jedeclare.com, le compte utilisé est à indiquer sur l'onglet "Emetteurs et Comptes".

• Une seule ligne est à renseigner si tous les types de messages EDI, TDFC, TVA et DUCS sont envoyés avec le même compte de messagerie (à partir du même poste de travail).

• Dans le contexte cabinet comptable, <Entrée> affiche la liste des intervenants de type EXC sur les colonnes "Emetteur initial" et Emetteur physique". A noter qu'il est exceptionnel que l'émetteur "initial" et l'émetteur "physique" des fichiers EDI soient différents (cas rare d'un prestataire de service intervenant entre un cabinet comptable et un portail déclaratif par exemple).

• QuadraEDI permet aussi de paramétrer plusieurs lignes pour renseigner des émetteurs et/ou des comptes différents selon les clients concernés et/ou selon la nature des télé déclarations (TDFC, TVA ou DUCS). Cette possibilité est particulièrement intéressante dans le contexte QuadraExpert.

• Des informations complémentaires sont données dans les documentations techniques suivantes : ⇒ Module QuadraEDI - EDI-TDFC 2007 (installation de QuadraEDI, type de machine à utiliser,

principe de fonctionnement, paramétrage des modes de transmission, paramétrage d'Outlook Express pour les envois vers un portail déclaratif).

⇒ Envois EDI-TDFC "direct DGI" (mise en œuvre des envois directs DGI via l'interface TEDECO).

• A la sauvegarde du paramétrage, QuadraEDI comporte le menu Edi-TVA, et 2 nouveaux boutons sont disponibles sur la barre d'outils .

⇒ pour l'envoi des déclarations (hors de la vue globale des échanges),

⇒ pour le suivi des traitements EDI.

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3.2 Génération de la déclaration de TVA dans QuadraCompta

Lorsque la déclaration est créée, la préparation du fichier s'effectue en cliquant sur le bouton <EDI-TVA>.

Paramètres EDI TVA

• En cas de télé règlement, les comptes bancaires utilisés sont à spécifier. Ils peuvent être sélectionnés parmi les comptes renseignés sur la fiche client et seront reproposés lors de la prochaine déclaration.

• A la validation sur <Ok>, le montant du paiement est contrôlé et la déclaration est préparée au format EDI. La poursuite du traitement, c'est-à-dire l'envoi proprement du fichier s'effectue au module QuadraEDI.

Mail d'information au client

• Dans le contexte QuadraExpert, il est possible de prévenir le client par mail en cochant l'option correspondante et d'envoyer l'image de la déclaration en pièce jointe du mail. ⇒ Le texte du mail est adapté au

contenu de la déclaration (montant à payer, échéance du règlement ou détail du télérèglement intégré à la déclaration, montant du crédit de TVA…).

Archivage / impression

• Si l'option "Editer la déclaration" a été cochée sur l'écran des paramètres EDI, il est possible aussi d'imprimer et/ou d'archiver la déclaration. ⇒ L'archivage dans la fiche client est

proposée sur la période de la déclaration.

⇒ L'année de l'archivage est à sélectionner si la déclaration est postérieure à l'exercice courant.

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3.3 Envois de déclarations par QuadraEDI

A l'entrée dans le module QuadraEDI, la vue globale s'affiche automatiquement et met en évidence les nouveaux éléments à envoyer par type de destinataire, nature des déclarations et périodes concernées.

Envoi des déclarations à partir de la vue globale

• L'opération est facilitée par le symbole du "Drapeau à damier" qu'on retrouve à gauche et à droite dans la vue globale. Pour effectuer un envoi, il suffit donc :

1. De cliquer sur les déclarations à envoyer dans l'arborescence. Toutes les déclarations en attente d'envoi de la période sont présélectionnées (elles sont marquées d'une coche verte).

2. Puis de cliquer sur le bouton "Envoi des éléments sélectionnés" .

• Le bouton de la barres d'outils ou la touche <F5> permet d'obtenir les déclarations préparées depuis l'affichage initial de la vue globale.

• Sauf défaut de paramétrage, l'écran récapitulatif de la génération est directement affiché.

• Il reste à cliquer sur <Suivant> pour générer le fichier EDI. ⇒ A noter aussi qu'avec <Précédent>,

on retrouve le détail des étapes de la génération.

Intégration des comptes-rendus sur la vue globale

• Le bouton d'intégration des comptes rendus , lance l'analyse des messages de retour (ADS = Avis de dépôt signé, ACS = Avis de contrôle syntaxique du message EDI et ARS = Compte-rendu de traitement de la DGI) réceptionnés (contenus dans la boîte de réception Outlook Express par exemple) et actualise les éléments en attente d'un compte-rendu.

• Les éléments en attente d'un compte-rendu et les éléments en échec sont organisés par type de déclaration et par destinataire final. ⇒ Un élément en attente de compte-rendu passe dans les éléments en échec en cas réception d'un

message de rejet. Il est supprimé de la vue globale dès réception du message de retour. ⇒ Les éléments en échec sont à gérer manuellement par l'utilisateur.

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L'envoi des déclaration à partir du menu Edi-TVA de QuadraEDI

La fonction de Génération est accessible par le bouton de la barre d'outils ou le choix Génération du menu Edi-TVA. • A la différence des envois

effectués à partir de la Vue globale des échanges, les conditions de la génération (destinataire, émetteurs, dossiers à traiter) sont à renseigner par l'utilisateur.

• La fonction de génération est intéressante pour renvoyer une télé déclaration qui n'est plus présente dans la vue globale des échanges (suite à un problème technique lors de l'envoi initial).

3.4 Suivi des déclarations dans QuadraEDI

Le tableau de suivi globalI

La fonction de Suivi, accessible par le bouton de la barre d'outils ou au menu Edi-TVA, permet de connaître l'historique des différents traitements (date de préparation, date d'envoi etc.).

• Il est possible de sélectionner une période à analyser. Cliquer sur <Lancer> pour obtenir la liste des déclarations traitées. La liste peut être triée sur n'importe quelle colonne en cliquant sur l'intitulé correspondant.

• Le nombre des déclarations peut être limité grâce à la grille des critères affichée à gauche ou sur le menu contextuel disponible par clic droit sur le titre de la colonne "Etat" (pour sélectionner les déclarations d'un état donné).

• La colonne Etat donne la dernière étape de traitement effectué sur le dossier. Pour faciliter la lecture du tableau, un texte et une couleur sont associés à chaque état : ⇒ Bleu pour un dossier préparé et intégré (prêt), ⇒ Jaune pour un dossier généré, ⇒ Orange pour un dossier réceptionné par le portail et en cours de vérification, ⇒ Vert pour un dossier accepté par le portail (contrôle syntaxique du fichier EDI) ou pour un dossier

accepté par la DGI, ⇒ Rouge si le contrôle du portail ou de la DGI est négatif.

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Historique détaillé d'une déclaration

• L'historique complet d'une déclaration est disponible via le menu contextuel affiché par clic droit en colonne "Etat DGI" ou par le raccourci clavier <E> qui ouvre et ferme la fenêtre.

• Chaque opération est datée et un repère de couleur indique l'avancement, le succès ou l'échec de l'opération :

⇒ Vert pour une étape réalisée avec succès et blanc pour l'acceptation finale de la DGI, ⇒ Orange pour une étape intermédiaire en attente de résultat (dossier réceptionné par le portail et en

cours de vérification), ⇒ Rouge pour un rejet du portail ou de la DGI.

• Si une pièce jointe est associée à l'opération, la colonne "PJ" comporte le caractère "*". ⇒ Il peut s'agir d'un message de réception ou de validation (émis par jedeclare.com par exemple) ou

d'un fichier EDI. Il est possible d'afficher la pièce jointe en double-cliquant sur le symbole "*". ⇒ Pour une opération signalée en anomalie, un menu contextuel est disponible par clic droit. Il

permet d'afficher le compte rendu de l'anomalie au format EDI ou d'afficher l'erreur en clair.

• L'historique de chaque dossier est alimenté dans l'ordre d'arrivée des événements dans QuadraEDI. Pour une bonne gestion des messages de retour du portail JeDeclare, il est donc impératif qu"un seul poste de travail réceptionne les mails envoyés par le portail.

• A partir de la

dernière ligne de l'historique, <Inser> permet d'intervenir manuellement sur l'historique.

• Remarque : L'actualisation de la fenêtre globale de suivi implique de cliquer à nouveau sur <Lancer>.

Outil de masquage/démasquage de période

Disponible au menu Outils, la fonction de masquage de périodes de TVA permet de faciliter le suivi des déclarations récentes tout en conservant les déclarations plus anciennes.

• Les opérations de masquage / démasquage s'effectuent par période de déclaration.

⇒ Les périodes cochées sont visibles,

⇒ Les périodes décochées sont masquées.

• Si nécessaire, une période masquée peut être "démasquée", ce qui permet de retrouver l'ensemble des informations sur les dossiers de la période.

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3.5 Le suivi EDI TVA dans QuadraClient

Il est présente au chapitre "Historique", onglet "Edi-Tva".

• Chaque envoi fait l'objet d'une ligne correspondant à l'étape la plus récente du traitement EDI.

• En cliquant sur le signe <+> affiché à gauche, l'historique complet de l'envoi est affiché.

3.6 Tableaux d'avancement QuadraBureau

Dans le cadre de QuadraExpert, QuadraBureau comporte différents tableaux d'activité clients dédiés au suivi des déclarations de TVA.

• Toutes les informations fournies par QuadraEDI (y compris les messages de retour de JeDeclare.com) sont exploitées pour permettre de suivre les télé déclarations.

• Des repères visuels en couleur indiquent si la déclaration est effectuée ou non, et si oui, l'état de la déclaration jusqu'aux conclusions de la DGI (acceptation ou rejet).

• Si une déclaration reste à faire, un accès direct au dossier comptable ou à la déclaration de TVA, est possible à partir du menu contextuel affiché par clic droit.

Tableau de suivi global de Déclarations de TVA

• Il donne une vue globale

de dossiers dans l'année de référence, avec :

⇒ Le régime, la périodicité et le type de déclaration (papier ou EDI).

Déclarations de TVA au format EDI Révision Avril 2007 14/14

Tableau d'actions mensuelles "Travaux TVA"

• Il met en évidence les

dossiers à traiter dans le mois de référence.

⇒ Le montant déclaré est affiché si la déclaration a été calculée.

Tableau statistiques "Seuil TVA EDI"

• Il met en évidence les

entreprises dont le CA est supérieur à 760000 euros et permet de contrôler la présence du mandat EDI TVA sur la fiche client.