Initiation à Access:

Mode d’emploi &

Fonctions principales

TD MSI

2ème Année GI

2

Plan

• Access ?

• Quelques définitions

• Les objets de base

• L’aide intégrée

3

Access

• Un logiciel du package Microsoft Office

• Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles “SGBDR”

4

Quelques définitions

• Base de données : ensemble de données structurées gérées par ordinateur (BDD ou Data Base)

• Les logiciels qui gèrent les BDD SGDBR (Access, MySQL, SqlServer, Oracle)

5

Avant de commencer …

• Une analyse complète du projet

• Identification des besoins

• Conception de la base (modèle relationnel)

6

Par où commencer ?

A partir du modèle relationnel :

• Création des tables et des liens

• Prototypage fonctionnel : tests (modèle relationnel) + saisie de données

• Définition des requêtes et des interfaces utilisateurs (formulaires, états)

• Améliorations (macros, sécurisation,…)

• Prototypage fontionnel : tests (interfaces, sécurisation …)

• Améliorations éventuelles

• Livraison

7

Les objets de base

• Les tables• Les requêtes• Les formulaires• Les états• Les pages• Les macros • Les modules

8

Les tables

• Créer une table• Déclarer ses attributs (champs) + spécifier leurs

domaines (types de données)• Déclarer la clé primaire de la table• Déclarer les liens entre tables

9

Les tables -- Créer une table + champs

Types de données

Aide pour la création

Propriétés du champ

10

Les tables – Définir la clé primaire

Clé primaire? Un ou plusieurs champs pour identifier les

enregistrements dans la base d’une manière unique.

La valeur de la clé primaire est obligatoire et elle est unique (deux clients ne peuvent pas avoir le même numéro).

Le numéro du client

11

Les tables – Définir les liens entre tables

12

Les tables -- Définir les liens entre tables

Comment ?

Pour relier deux tables, il faut qu’il existe dans chacune des tables un champ en commun (qui dans l’une est défini comme clé primaire et dans l‘autre comme clé

étrangère). Ex : pour la relation entre les tables Clients et Commandes c’est le numéro de client (Num-client) qui apparaît dans les deux tables (ces champs n’ont pas nécessairement le même nom, mais des domaines compatibles)

13

Les tables –- Prototpage fonctionnel

1. Saisie : mode ‘feuille de données’

Remplir les tables Vérifier les contraintes sur les champs (type de données, attribut obligatoire

…) et les contraintes sur les liens entre tables (intégrité référentielle)

Deux façons de faire :

14

Les tables –- Prototypage fonctionnel

2. Import de données :– Vérifier la structure (cohérence de la table)– Vérifier les types de données à intégrer

15

Les requêtes

Comment ?

Access fournit un outil graphique pour créer les requêtes. Un code SQL est automatiquement généré et peut être modifié. Les étapes à suivre pour créer une requête:

– Choisir les tables– Sélectionner les champs nécessaires– Spécifier les conditions

16

Les requêtes

Champ

Table

Tri

Affichage

Critère(s)

Code SQL

17

Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 1: La liste des clients (Nom + Numéro) ayant passé au moins une

commande

Mode graphiqueMode SQL Résultat

18

Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 2: La liste des commandes en préparation (condition sur ‘statut’) et leurs montants

(=>sous-requête pour le calcul du montant de la commande)

Condition “en_preparation”

19

Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 3: La liste des clients n’ayant passé aucune commande !

Modifier la jointure au niveau requête

20

Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 4: La liste des clients ayant commandé un produit X le mois dernier

- Jointure entre les tables,- Input pour la référence de l’article,- Condition sur la date (mois et année)

21

Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 5: Mettre à jour les montant des commandes en cours:

1. Calcul du montant de chaque commande en cours.

2. Créer une table intermédiaire Montant de chaque commande.

3. Mettre à jour la table Commande.

22

Les requêtes -- Exemples

1. Calcul du montant de chaque commande en cours.- Calcul du montant (utiliser la table LigneCMD)- Les commandes en statut préliminaire ou prête

23

Les requêtes -- Exemples

2. Création de la table intermédiaire “Table_Inter_Montant”.

SELECT Calcul_Montant_Commande.Montant_CDE, Commande.[Num-CMD] INTO Table_Inter_MontantFROM Commande INNER JOIN Calcul_Montant_CommandeON Commande.[Num-CMD] = Calcul_Montant_Commande.[Num-CMD];

24

Les requêtes -- Exemples

3. Mettre à jour le champ “Montant” de la table “Commande”

UPDATE Commande INNER JOIN Table_Inter_Montant ON Commande.[Num-CMD] = Table_Inter_Montant.[Num-CMD] SET Commande.Montant = Table_Inter_Montant.Montant_CDE;

25

Autres points : - Eviter les doublons Distinct- Les champs calculés utiliser les formules (sum, avg, min…)- Le tri des valeurs dans un champ méthodes de tri

Les requêtes

26

Les formulaires ?

- Inteface Homme Machine (IHM)- Accès aux tables en lecture et écriture

- Rajouter et/ou supprimer des données- Editer des données existantes

- Access offre un outil graphique pour créer les formulaires => 2 modes : manuel / avec un assistant

27

Formulaire permettant de voir, par personne, les produits achetés

Résultat à 2 niveaux intégrant 2 requêtes.

Les formulaires -- exemples

28

utilisation : 1) on choisit le produit, 2) on appuie sur le bouton, 3) le CA du produit apparaît dans une fenêtre

Formulaire visualisant le Chiffre d’Affaires d’un produit sélectionné en appuyant sur un bouton

Les formulaires -- exemples

29

Les formulaires -- exemples

30

Les formulaires – Création

- Tables, requêtes

- Utiliser les liens pour afficher des données issues de tables différentes (Commande et produits associés, Commande et client associé)

- Formulaire (Commande) – Sous formulaire (Ligne-commande)- Formulaire (Commande) appelant un autre formulaire (Clients)- Afficher résultats de requêtes

- Attention à la synchronisation (les 2 formulaires doivent avoir un champ commun)

31

Les formulaires -- Exemples

Formulaire principal

Sous-formulaire

s

32

Les formulaires – Création (assistant)

…Suivez le guide, en fonction des questions que vous voulez poser aux

données

33

Ex : Inscription d’une nouvelle commande pour un client

Mode assistant : façon simple mais les résultats sont parfois décevants => pas de personnalisation

Les formulaires – Création (assistant)

34

Les formulaires – Création (manuel)

• Choisir la table/requête• Sélectionner les champs à rajouter au formulaire• Ajouter des boutons, du texte, des images…

35

Les formulaires -- Exemples

Barre d’outils : - Ajouter des boutons (aide sur les fonctionnalités)- Listes de valeurs- Intégrer des sous –formulaires- Images, mise en forme …

Menu contextuel : - Les propriétés du champs (format, valeur par défaut …)- Développer des évènements (VBA)

36

L’aide sous Access !

Recherche par mot clés Exemples de code…