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  1. 1. 13/02/2012 Iset - Access 2007 1 Iset - cours d'Access initiation 1 Cours Access 2007 Iset - cours d'Access initiation 2 Introduction Un peu de vocabulaire Dfinition dune base de donnes Une base de donnes est un ensemble dinformations concernant un sujet donn (ex. un carnet dadresses, un rpertoire tlphonique, un fichier clients, etc.)
  2. 2. 13/02/2012 Iset - Access 2007 2 Iset - cours d'Access initiation 3 Introduction Un peu de vocabulaire LA BASE DE DONNEES MANUELLE Une base de donnes servant facturer pourrait tre constitue de la faon suivante: un classeur contenant les fiches clients (ces fiches sont classes par ordre alphabtique avec un numro pour chaque client); une armoire contenant les bons de commande classs par jour ou par client; un catalogue sous forme de fiches cartonnes dcrivant les diffrents articles. Toutes ces informations peuvent servir mettre des factures, dterminer le chiffre daffaires par produit, faire ressortir les clients bruxellois, etc. Une secrtaire ou un comptable compulse, trie, complte ou enlve les fiches. Iset - cours d'Access initiation 4 Introduction Un peu de vocabulaire LA BASE DE DONNEES INFORMATIQUE Une base de donnes informatique reprend les mmes informations mais en les "stockant" dans lordinateur. Cest un systme informatique de base de donnes (ex. Access) qui gre les relations entre les diffrentes informations. Par exemple, la rdaction dun bon de commande pourra comporter un contrle automatique pour vrifier si larticle se trouve bien dans le stock. Cette capacit grer ces diffrentes relations porte le nom de Systme de Gestion de Base de Donnes Relationnelle (SGBDR) La fiche devient ici un enregistrement.
  3. 3. 13/02/2012 Iset - Access 2007 3 Iset - cours d'Access initiation 5 Introduction Un peu de vocabulaire Exemple : LA BASE DE DONNEES MANUELLE LA BASE DE DONNEES INFORMATIQUE Iset - cours d'Access initiation 6 Introduction Structure AVANTAGES DUNE BASE DE DONNEES RELATIONELLE 1. Rduit les redondances de donnes. 2. Permet le partage des informations parmi plusieurs utilisateurs mmes distants les uns des autres. 3. Une mme information peut tre utilise dans plusieurs applications.
  4. 4. 13/02/2012 Iset - Access 2007 4 Iset - cours d'Access initiation 7 Introduction Vocabulaire du SGBDR Les tables Les tables stockent les donnes relatives un mme sujet. Une table se prsente comme un tableau. Les informations sont organises en lignes et en colonnes. Une ligne reprsente un enregistrement; une colonne reprsente un champ Iset - cours d'Access initiation 8 Introduction Vocabulaire du SGBDR Les requtes On utilise les requtes pour trier, slectionner ou afficher des informations (requtes sur des slections et requtes en analyse croise) Ces requtes peuvent aussi tre utilises pour modifier des tables (requtes daction)
  5. 5. 13/02/2012 Iset - Access 2007 5 Iset - cours d'Access initiation 9 Introduction Vocabulaire du SGBDR Les formulaires Les formulaires affichent les donnes provenant des tables ou des requtes sous forme de fiches, selon une prsentation personnalise facilitant la saisie, la modification, la consultation des donnes Iset - cours d'Access initiation 10 Introduction Vocabulaire du SGBDR Les tats Les tats prsentent les donnes pour limpression. Ils permettent de regrouper diffrentes donnes et deffectuer des totaux
  6. 6. 13/02/2012 Iset - Access 2007 6 Iset - cours d'Access initiation 11 Introduction Enregistrement en Access de la base de donnes Tous les enregistrements relatifs un mme thme sont stocks dans un fichier unique: la base de donnes dont lextension est toujours .***db (Data Base). Avant 2007 MDB A partir de 2007 ACCDB Iset - cours d'Access initiation 12 Introduction LES ENTITES RELATIONS Les diffrents types de relations entre tables Etablir une relation entre les tables de la base de donnes va permettre de runir (pour les exploiter ensemble, les analyser)les informations rparties dans les diffrentes tables. Si on dsire raliser un tat qui contienne la dsignation de chaque article, mais aussi de chaque catgorie, on peut baser cet tat sur une requte dans laquelle les deux tables sont relies.
  7. 7. 13/02/2012 Iset - Access 2007 7 Iset - cours d'Access initiation 13 Introduction LES ENTITES RELATIONS La liaison entre deux tables se fait via une cl primaire. Une cl primaire donne une identification unique Il existe diffrents types de relation entre les tables qui se crent de faon diffrente: La relation un plusieurs : Un enregistrement de la table primaire est en relation avec plusieurs enregistrements de la table relie Exemple : A une catgorie correspondent plusieurs articles Iset - cours d'Access initiation 14 Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation plusieurs un : Cette relation correspond au mme type que pour un plusieurs, mais inverse Exemple : Plusieurs commandes peuvent tre effectues par le mme client : A un numero de commande ne peut correspondre quun seul code client; mais un mme code client peut se trouver dans plusieurs commandes
  8. 8. 13/02/2012 Iset - Access 2007 8 Iset - cours d'Access initiation 15 Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation plusieurs plusieurs : Un enregistrement de la table primaire peut tre en relation avec plusieurs enregistrements et inversement un enregistrement de la table relie peut tre en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire Exemple : Une mme commande comporte plusieurs articles diffrents et un mme article peut se retrouver dans diffrentes commandes Iset - cours d'Access initiation 16 Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation un un : Un enregistrement de la table primaire peut tre en relation avec un seul enregistrement de la table relie et inversement. Cette relation est plus rare car en gnral les deux tables peuvent tre runies dans une seule table Exemple : lorsque la table relie contient des informations temporaires quil faudra supprimer aprs
  9. 9. 13/02/2012 Iset - Access 2007 9 Iset - cours d'Access initiation 17 Introduction LES ENTITES RELATIONS Exemple de Base de donnes : (source: http://webintec.ceram.fr) Iset - cours d'Access initiation 18 Introduction LES ENTITES RELATIONS Exemple de Base de donnes : (source: http://webintec.ceram.fr)
  10. 10. 13/02/2012 Iset - Access 2007 10 Iset - cours d'Access initiation 19 Introduction Lancer Microsoft Access Modles des documents office : Professionnels Education Personnel Exemple Essayez avec le modle tudiants Iset - cours d'Access initiation 20 Introduction Cration dune nouvelle base de donnes Pour crer une nouvelle base de donnes, vous devez lui donner un nom de fichier
  11. 11. 13/02/2012 Iset - Access 2007 11 Iset - cours d'Access initiation 21 Introduction Cration dune nouvelle base de donnes Crez la base en lui donnant le nom de nomprenom (exemple senelleamaury) Cration dune nouvelle base de donnes Introduction
  12. 12. 13/02/2012 Iset - Access 2007 12 Iset - cours d'Access initiation 23 Introduction Cration dune nouvelle base de donnes Aprs avoir donn un nom de fichier votre base, voici ce qui apparait : Iset - cours d'Access initiation 24 Introduction Aprs la cration, diffrents lments apparaissent nom de votre base de donne Ruban Bouton office
  13. 13. 13/02/2012 Iset - Access 2007 13 Iset - cours d'Access initiation 25 Introduction Utilisation du ruban Enregistrements Mise en forme Bouton office Iset - cours d'Access initiation 26 Introduction Utilisation du ruban Etats Formulaires Tables Requtes
  14. 14. 13/02/2012 Iset - Access 2007 14 Iset - cours d'Access initiation 27 Introduction Utilisation du ruban Relations Macros Iset - cours d'Access initiation 28 Introduction La barre dtat Cette barre affiche des informations spcifiques la manipulation ou la tche en cours et propose des boutons permettant de changer de mode d'affichage.
  15. 15. 13/02/2012 Iset - Access 2007 15 Iset - cours d'Access initiation 29 Cration dune base de donnes PRESENTATION DE L'ENTREPRISE La socit sclu pour laquelle vous avez dj cr 1 base de donnes (nomprenom) s'occupe du montage et de la vente de priphriques et d'ordinateurs. Cette socit vend directement aux administrations, entreprises et particuliers, laide dun rseau de reprsentants, des produits sous la marque Sclu ou celles des constructeurs (portables et imprimantes). Pour cette activit, la garantie est de deux ans sur site. Iset - cours d'Access initiation 30 Cration dune base de donnes Mthodes de cration Les 3 manires de crer une table Trois mthodes de cration de table sont possibles. Crer une table en mode cration Cration de la structure de la table, des proprits des champs, dsignation d'une cl primaire et saisie de donnes. Crer une table en entrant des donnes Access dtermine le type de champ et ses proprits et ajoute une cl primaire. Crer une table partir d'un modle La table a pour base la structure d'une table exemple qu'il faut rorganiser.
  16. 16. 13/02/2012 Iset - Access 2007 16 Iset - cours d'Access initiation 31 Cration dune base de donnes Mthodes de cration partir dun modle La cration d'une table partir d'un modle Vous allez crer une premire table qui sera dnomme Clients. Cliquez sur l'onglet Crer. Dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Modles de tables . Dans la liste des propositions, cliquez sur Contacts. Iset - cours d'Access initiation 32 Cration dune base de donnes La cration d'une table partir d'un modle L'onglet Table1 est ouvert avec une liste de champs prdfinis. Le champ, c'est le titre de la colonne. Chaque champ comporte un bouton qui permet d'organiser les lignes du dessous. Si vous cliquez droit sur le nom d'un champ, vous ouvrez un menu contextuel qui permet de procder plusieurs oprations diffrentes (supprimer le champ, insrer une colonne, renommer le champ, etc.) Mthodes de cration partir dun modle
  17. 17. 13/02/2012 Iset - Access 2007 17 Iset - cours d'Access