ICA Laudit de modernisation sur larchivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la...
Transcript of ICA Laudit de modernisation sur larchivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la...
ICA
L’audit de modernisation sur l’archivage
Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication
Fabien Oppermann - Ministère de l’Education nationale
Conseil international des archives (ICA) 16e Congrès Kuala Lumpur 21-27 Juillet 2008
ICA
Plan
1. Contexte
2. Déroulement de l’audit
3. Résultats de l’audit
Conclusion : conséquences de l’audit sur le fonction archivage
1. Context
2. Conducting the audit
3. Results
Conclusion : follow up of the audit and consequences in records management in french administration
ICA
1. Contexte (1)
• Réforme de l’Etat• Evaluation des
politiques publiques (Etat, collectivités, etc.)
• State Modernisation• Assessment of public
policies (State, local governments, …)
ICA
4
1. Contexte (2)
• Une campagne générale d ’audit :
- Juillet-septembre 2005 : lancement
- Octobre 2005-avril 2007 : 7 vagues d ’audit
• Domaines concernés : interministériels (achats, paye, formation), ministériels (examens et concours…)
• A general audit campaign- July-September 2005 :
initiating the campaign
- October 2005-April 2007 : Conducting the 7 « waves » of audit
- Scope : interdepartemental (salaries, purchase, training) or departemental (exams, archeology, …)
ICA
1. Contexte ( 3)
5
• Objectifs :- Simplifier les démarches des
usagers ;- Améliorer la gestion de l’Etat
et le travail des agents;- Recourir aux nouvelles
technologies- Mutualiser les bonnes
pratiques
Objectif véritable : faire des économies
• Objectives :- Facilitate relations between
administration and citizens
- Improve management of administration
- Use new technologies
- Share best practices
By the way, it was a cross-cutting campaign
ICA
2. Déroulement de l’audit (1)
6
Méthodologie des audits :
• Lettre de mission, cadrage et lancement de l ’audit
• Pilotage : comité de pilotage, direction de projet
• Des équipes projet ministérielles : archiviste + inspecteur général + consultant externe (Bearing Point/Deloitte)
Methodology of audit :• Initiating the audit : mandat,
audit objectives• Authority for the audit
programme : audit team authority, audit team authority meetings
• Audit team in each administration : archivist/records manager, internal auditor, external auditor (Bearing Point/Deloitte)
ICA
2. Déroulement de l’audit (2)
7
Périmètre prévu initialement :
• Archives courantes, intermédiaires et définitives des administrations centrales
• Etaient exclus : Parlement, hautes juridictions, organismes sociaux, services déconcentrés, opérateurs
Initial scope :• Current, semi-current and
non-current records of the 15 ministries ;
• With the exclusion of : Parlament, Courts, Public Welfare, local
administrations, agencies
ICA
2. Déroulement d el’audit (3)
8
Périmètre réel :• Variable en fonction des
ministères et de leur contexte propre
Final scope :• Depends on every
administration and their context
ICA
9
2. Déroulement de l ’audit (4)
• Objectifs principaux :- Identification des gains qualitatifs et
quantitatifs- Développement de la
dématérialisation
• Bénéfices attendus :- Développement de la
dématérialisation- Rationalisation de la production
administrative- Mutualisation et optimisation des
moyens ;- Développement des offres de service
• Main objectives :- Identify benefices (quantity and
quality) ;- Develop the information society
• Expected outcomes :- Develop the information society- Improve process efficiency- Share best practices ;- Develop the service range
ICA
2. Déroulement de l’audit (5)
10
Les méthodes et outils utilisés :
• Identification des interlocuteurs cibles ;
• Entretiens auprès des services
• Questionnaire et base de données « archivage »
• Etablissements de constats ministériels et interministériels
• Etablissement de recommandations
• Methods and tools :- Determining appropriate
people to be interviewed ;
- Conducting interviews
- Setting up a questionnary and a « database » ;
- Generating audit findings (departemental and interdepartemental) ;
- Preparing audit report and giving recommendations
ICA
3. Résultats (1)
11
Etat des lieux :- Reconnaissance de la fonction
archives comme stratégique dans le traitement de l’information ;
- une situation contrastée selon les administrations et selon les types d’archives
- Un archivage perçu comme une charge ;
- Une coût significatif mais caché avec des perspectives de gains d’efficience et d’efficacité ;
- Un enjeu majeur : politique, qualitatif, efficacité, efficience
Overview of the current system :
- Information is seen as a strategic ressource ;
- Disparities in records management between departements and between paper and electronic records ;
- Recorkeeping seen as a burden ;
- Significant implications for the budget and a real but poorly defined cost ;
- Four main considerations : policy, quality, effectivness, efficiency
ICA
3. Résultats (2)
Mise en avant des bonnes pratiques :
• Archivage électronique
• Dématérialisation des documents et des procédures, records management
• Valorisation des activités par internet
Displaying good practices :
• Digital recordkeeping
• Developping the Information society, for files, process, records management
• Actualizing the activities on the web
ICA
3. Résultats (3)
Analyses chiffrées :- Effectifs employés - Volume de documents
conservés- Coûts estimés : personnel,
infrastructure ;- Calcul de ratios de coûts :
stockage du ml d’archives, nombre d’agents pour gérer 1 km d’archives, etc.
• Analysis with quantification : – People employed (full-
time equivalent)– Amount of kept files– Estimated costs :
employment, under- and substructure
– Calculation of ratios : recordkeeping’s cost for 1 ml, number of people to manage with 1 kml of records…
ICA
3. Résultats (4)
Recommandations (1):• Rationaliser l’archivage papier :
évaluation des stocks d’archives, réduction des coûts de stockage, généralisation du records management, développement du contrôle interne ;
• Développer l’archivage électronique : modules d’export intégrés dans les systèmes d’information, créations de plate-formes d’archivage
Recommendations (1)• Optimisation of paper
recordkeeping : examine and inspect the stocks, bring the stocks costs down, bring the records management in general use, develop the internal control ;
• Deployment of electronic recordkeeping : incorporation of recordkeeping modules into the management applications used or planned, creation of electronic recordkeeping plateformes
ICA
3. Résultats (5)
Recommandations (2) :• Mieux piloter la fonction
archives dans l’administration ; indicateurs, réseau, relations avec les services perçues comme des clients, ...
Recommendations (2)• Optimisation of the records and
archives keeping functions in the ministries ; warning indicators, network with correspondent people, administration departments considered as customers…
ICA
Conclusion : les conséquences de l ’audit
Qui a appris quoi ?- Un discours porté par d’autres
acteurs que les archivistes, avec un langage propre, adaptés aux administrations, mais réutilisable par les archivistes ;
- La fonction archives peut être évaluée et quantifiée ;
- Les archives participent pleinement à la gestion et au développement de l’information
- Les archives sont un outil indispensable de la modernisation de l’Etat
Who learnt what ?- The speech came from other people
than archivists, with specific language, easily understood from the administrators and used again by archivists
- The recordkeeping functions can be estimated and quantified
- Archives and records are part of the development of information
- Modernisation of State needs absolutely records and archives.
ICA
L’audit de modernisation sur l’archivage (France)
• Edouard Vasseur+ 33 1 40 15 84 [email protected]
• Fabien Oppermann+ 33 1 55 55 00 [email protected]