Cadre légal pour l’archivage électronique

UNPLIB, 12 novembre 2008

Jean-Paul Triaille

Avocat au barreau de Bruxelles

Maître de conférences aux Facultés de Namur

jean-paul.triaille@dewolf-law.be

INTRODUCTION

Importance de l’écrit

• Notre système juridique est basé sur l’écrit• Certains actes ne peuvent être prouvés que par un

écrit• L’écrit a une plus grande force probante que d’autres

modes de preuve• De nombreuses dispositions légales et

réglementaires imposent le recours à l’écrit (conclusion d’un contrat par écrit, présence de certaines mentions obligatoires, etc.)

L’écrit, une notion qui évolue

• Le « support durable » dans le commerce électronique

• La signature électronique• La facture électronique• Notions importantes : authenticité de l’origine,

l’intégrité du contenu

Pourquoi archiver ?

• Par intérêt et prudence• Il est tantôt utile, tantôt indispensable de conserver

des écrits pour se ménager une preuve des faits et actes juridiques qui ont eu lieu

• La conservation et l’accessibilité des informations sont un avantage stratégique

• Par obligation• La loi ou la réglementation impose certaines

obligations de conservation de données, d’informations ou de documents

• Exemple : les avocats doivent conserver les dossiers pendant 5 ans après leur clôture (voire plus)

L’archivage électronique

• L’archivage électronique concerne deux types de situations liées, mais distinctes :

• La dématérialisation (numérisation) de documents ‘papier’, pour en archiver la copie numérique

• L’archivage de documents dont l’original est numérique (e-mails, fichiers, contrats passés par voie électronique,…)

Gains et défis

• Des avantages indéniables• Gain d’espace de stockage• Indexation et recherche rapide dans les archives

• Des défis nouveaux ou actualisés• Un fichier informatique peut souvent être modifié à

tout moment et de manière invisible• Les fichiers stockés doivent rester lisibles pendant

une longue période, malgré l’évolution de la technologie, des supports et des formats

• La protection contre la destruction, la perte, les accès non-autorisés doit être pensée différemment

Incertitudes juridiques (1)

• Peut-on remplacer des documents originaux par leur copie numérique ? Quelle sera la valeur de cette copie ? • Principe : en droit civil belge, la copie ne peut pas

remplacer l’original, dont la présentation peut toujours être exigée.

• Elle pourra tout au plus valoir commencement de preuve par écrit si l’original a disparu.

Incertitudes juridiques (2)

• Une obligation légale ou réglementaire d’archivage peut-elle être remplie par le recours à un système d’archivage électronique ? • Ce n’est pas formellement interdit, mais :

• Si la formulation du texte fait référence au format papier, l’archivage électronique est exclu

• Si le texte requiert de conserver les originaux, leur copie électronique ne suffit pas

• En cas de contestation, le juge apprécierait s’il considère que l’obligation d’archivage a bien été remplie

• D’où assez grande incertitude

Réponse législative

• Ces incertitudes doivent être levées pour encourager le développement des systèmes d’archivage électronique et l’activité des prestataires d’archivage électronique

• Il convient de reconnaître des effets et un statut juridiques aux documents numérisés et/ou archivés électroniquement

• Ce statut ne doit être accordé qu’aux archives numériques présentant des garanties de qualité suffisantes

Réponse législative (2)

• Le législateur a adopté le 15 mai 2007 une loi établissant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance.

• Cette loi devait cependant être complétée par le Roi, dont l’habilitation est venue à échéance.

• Elle n’est donc pas effective en pratique.• Un avant-projet de loi remplaçant la loi du 15 mai 2007

sera bientôt déposé.

FUTUR CADRE LÉGAL

Eléments d’un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance et certains documents ou données électroniques

Objectifs

• Encadrer les services fournis par certains « tiers de confiance »

• Préciser la valeur et la reconnaissance juridique de ces services, et de certaines données ou documents électroniques, et notamment leur assimilation à leurs équivalents « papier »

• N’accorder cette reconnaissance juridique qu’aux services offrant les garanties d’un niveau de qualité acceptable

Champ d’application

Certains prestataires de certains services de confiance : Service d’archivage électronique Service d’horodatage électronique Service de recommandé électronique Service de blocage transitoire des sommes versées

Cadre juridique pour : Les données numérisées et archivées de manière électronique Les données horodatées de manière électronique Le recommandé électronique

Exclusion : archivage et horodatage électronique d’actes authentiques

(cadre à établir par le Roi – art. 1317 du Code Civil)

Obligations générales et impérativesdes prestataires

• Impartialité % clients et tiers• Ne pas détourner les données transmises• Protection des données contre tout accès non-autorisé• Informations à fournir aux clients• Personnel qualifié• Confidentialité• Ressources financières suffisantes et assurance

responsabilité

Archivage électronique

• Définition• Tout service dont l’objet principal est la conservation

des données électroniques

Obligations spécifiques facultatives

• Maintenir la lisibilité des données pendant la durée de conservation convenue

• Empêcher toute modification des données• Détecter et garder une trace des opérations normales

ou frauduleuses effectuées sur les données• Protéger les données de toute atteinte, frauduleuse ou

accidentelle• Restituer les données à la fin du contrat

Effets juridiques - conditions

• Qui peut en bénéficier et dans quelles conditions ? • Le prestataire de service d’archivage électronique

• Qui respecte les obligations générales • Qui choisit de respecter les obligations spécifiques• Qui respecte un référentiel technique, à établir par une

commission ad hoc• Qui se déclare auprès de l’administration

• La personne physique ou morale qui utilise son propre système d’archivage électronique pour son propre compte

• Dans les mêmes conditions, mutatis mutandis

Effets juridiques

• Clause d’assimilation• Une obligation de conservation de données,

d’informations ou de documents imposée par un texte légal ou réglementaire peut être satisfaite par le recours à un procédé d’archivage électronique

• Présomption d’intégrité• Les données conservées au moyen d’un système

d’archivage électronique sont présumées avoir été préservées de toute modification

Effets juridiques – documents numérisés

• Présomption de fidélité et de durabilité• Les copies numériques effectuées à partir d’un

support papier sont présumées en être une copie fidèle et durable lorsqu’elles sont réalisées au moyen d’un système de numérisation de documents et conservées par un système d’archivage électronique

• Assimilation à l’original• Dans les mêmes conditions, si l’original d’un acte

sous seing privé n’existe plus, les copies numériques ont la même valeur probante

CONCLUSION

• Des technologies qui évoluent assurément• Des règles légales qui évolueront

probablement • Un sujet important pour l’UNPLIB• Les professions libérales et intellectuelles ont

intérêt à faire valoir leur point de vue

Questions ?

Merci de votre attention !

Jean-Paul TRIAILLE

Avocat, De Wolf & Partners

Maître de conférences aux Facultés

de Namur

jean-paul.triaille@dewolf-law.be

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