Larchivage des sites Web Éléments de problématique Benoît Girard, Responsable du soutien aux...

L’archivage des sites L’archivage des sites WebWeb

Éléments de problématiqueÉléments de problématique

Benoît Girard, Benoît Girard,

Responsable du soutien aux spécialistes du Web, MSGResponsable du soutien aux spécialistes du Web, MSG

WebÉducation - 12 octobre 2006WebÉducation - 12 octobre 2006

Une distinction majeureUne distinction majeure

Site Webinformationnel

Prestation électronique

de service




de service

Information publiqueofferte à tous, comme dans une vitrine




de service

Transactions individuelles,informations personnelles et confidentielles

De la prestation de service,De la prestation de service, qu’elle soit électronique ou non qu’elle soit électronique ou non

Banques de donnéesdu programme

Téléphone

Visite sur place

Poste

Internet

L’interface Web L’interface Web d’un programme de PESd’un programme de PES

►Quelques formulaires Quelques formulaires Identification;Identification; Demande de prestation;Demande de prestation; Consultation du dossier personnel…Consultation du dossier personnel…

►Description du programme offertDescription du programme offert Conditions d’admissibilité;Conditions d’admissibilité; Échéanciers…Échéanciers…

►Pages d’aide en lignePages d’aide en ligne►Textes à caractère juridique.Textes à caractère juridique.

Changements peu fréquentsChangements peu fréquents

►Les quelques pages formant l’accès Les quelques pages formant l’accès Web d’un programme offert en PES ne Web d’un programme offert en PES ne doivent être modifiées que lorsque le doivent être modifiées que lorsque le programme lui-même est modifié;programme lui-même est modifié;

►Ceci exige généralement un Ceci exige généralement un changement réglementaire ou même changement réglementaire ou même législatif et n’arrive que peu législatif et n’arrive que peu fréquemment;fréquemment;

►L’archivage des ces pages est donc L’archivage des ces pages est donc simple à réaliser.simple à réaliser.

La portée de nos travauxLa portée de nos travaux

►Les travaux du comité concernent Les travaux du comité concernent donc exclusivement l’archivage des donc exclusivement l’archivage des sites Web sites Web informationnelsinformationnels..

La toile de fondLa toile de fond

►La nature originale des site Web…La nature originale des site Web…►……pose problème.pose problème.►Pour comprendre et maîtriser la Pour comprendre et maîtriser la

situation…situation…►……on a besoinon a besoin

D’un cadre conceptuel adapté;D’un cadre conceptuel adapté; D’un vocabulaire précis.D’un vocabulaire précis.

ArchiverArchiver

►Mettre en lieu sûr un exemplaire d’un Mettre en lieu sûr un exemplaire d’un document pour référence ou usage document pour référence ou usage futur;futur;

ArchiverArchiver

►Mettre en lieu sûr un exemplaire d’un Mettre en lieu sûr un exemplaire d’un document pour référence ou usage futur;document pour référence ou usage futur;

►On parle ici des archives au sens des On parle ici des archives au sens des « Archives nationales »… « Archives nationales »…

►……et non au sens des informaticiens qui et non au sens des informaticiens qui emploient le mot pour désigner une emploient le mot pour désigner une « copie de sûreté » d’une base de « copie de sûreté » d’une base de données.données.

►Nuance importance, malgré la Nuance importance, malgré la ressemblance des opérations. ressemblance des opérations.

ArchiverArchiver

►Mettre en lieu sûr un exemplaire Mettre en lieu sûr un exemplaire d’un d’un documentdocument pour référence ou pour référence ou usage futur;usage futur;

►Le « document » étant une entitéLe « document » étant une entité identifiable;identifiable; doté de stabilité; doté de stabilité; manipulable.manipulable.

Or, un site Web n’est pas un Or, un site Web n’est pas un « document » traditionnel« document » traditionnel

►Son contenu change continuellement;Son contenu change continuellement;


►Son contenu change continuellement;Son contenu change continuellement;►Ce qui va affecter profondément toute Ce qui va affecter profondément toute

stratégie d’archivage le concernent;stratégie d’archivage le concernent;


►Son contenu change continuellement;Son contenu change continuellement;►Ce qui va affecter profondément toute Ce qui va affecter profondément toute

stratégie d’archivage le concernent;stratégie d’archivage le concernent;►La question fondamentale: comment La question fondamentale: comment

archiver une information archiver une information continuellement changeante?continuellement changeante?

Comment archiver un Comment archiver un contenu changeant?contenu changeant?

►Deux stratégies possiblesDeux stratégies possibles


► Deux stratégies possibles:Deux stratégies possibles:1)1) Copie intégrale périodiqueCopie intégrale périodique


► Deux stratégies possibles:Deux stratégies possibles:1)1) Copie intégrale périodiqueCopie intégrale périodique

• Solution simple;Solution simple;


► Deux stratégies possibles:Deux stratégies possibles:1)1) Cliché photographiqueCliché photographique périodique du site périodique du site

• Solution simple;Solution simple;• Mais insatisfaisante:Mais insatisfaisante:

• Redondance massive de l’information archivée;Redondance massive de l’information archivée;




• Redondance massive de l’information archivée;Redondance massive de l’information archivée;• Image imprécise de l’évolution du site.Image imprécise de l’évolution du site.




• Redondance massive de l’information archivée;Redondance massive de l’information archivée;• Image imprécise de l’évolution du site.Image imprécise de l’évolution du site.

2)2) Suivi Suivi intégralintégral des modifications des modifications• Seule solution entièrement satisfaisante;Seule solution entièrement satisfaisante;• Mais beaucoup plus compliquée à mettre en Mais beaucoup plus compliquée à mettre en

œuvre.œuvre.

Le cycle de vie d’un document Le cycle de vie d’un document déposé sur un site Webdéposé sur un site Web

► La période active: celle durant laquelle le La période active: celle durant laquelle le document est accessible aux internautes sur document est accessible aux internautes sur le site;le site;

► La période semi-active: celle durant laquelle La période semi-active: celle durant laquelle un document retiré du site doit être un document retiré du site doit être disponible pour les besoins administratifs, disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de l’administration financiers ou juridiques de l’administration publique;publique;

► La période inactive: celle où BAnQ prend La période inactive: celle où BAnQ prend possession du document et le traite en vertu possession du document et le traite en vertu de son intérêt historique.de son intérêt historique.

La composition d’un site WebLa composition d’un site Web

►Un nombre restreint de catégories de Un nombre restreint de catégories de composantes.composantes.


►Des fichiers Des fichiers importésimportés;; Ex.: Rapport annuel du ministère.Ex.: Rapport annuel du ministère.



►Des fichiers Des fichiers originauxoriginaux;; Ex.: la page d’accueil du site.Ex.: la page d’accueil du site.




►Les fichiers formant un Les fichiers formant un système de système de gestion de contenugestion de contenu (SGC; en anglais: (SGC; en anglais: CMS)CMS) Plone, Xoops, Typo3, etc.Plone, Xoops, Typo3, etc.




►Les fichiers formant un système de Les fichiers formant un système de gestion de contenu (SGC; en anglais: gestion de contenu (SGC; en anglais: CMS)CMS) Plone, Xoops, Typo3, etc.Plone, Xoops, Typo3, etc.

►Les contributions du public;Les contributions du public; Forums de discussion, consultations en ligne.Forums de discussion, consultations en ligne.

Le tout et la somme des Le tout et la somme des partiesparties

►La conservation des documents La conservation des documents importés n’est-elle pas déjà assurée importés n’est-elle pas déjà assurée par leurs créateurs?par leurs créateurs?


►La conservation des documents La conservation des documents importés n’est-elle pas déjà assurée importés n’est-elle pas déjà assurée par leurs créateurs?par leurs créateurs?

►Assurément. Mais le site Web est un Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne acte de communication original digne d’être conservé pour sa valeur propre.d’être conservé pour sa valeur propre.


►La conservation des documents La conservation des documents importés n’est-elle pas déjà assurée par importés n’est-elle pas déjà assurée par leurs créateurs?leurs créateurs?

►Assurément. Mais le site Web est un Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne acte de communication original digne d’être conservé pour sa valeur propre.d’être conservé pour sa valeur propre.

►Le webmestre est le Le webmestre est le détenteur principaldétenteur principal des fichiers des fichiers originauxoriginaux du site, du site, licencélicencé pour archiver le SGC et mandaté pour pour archiver le SGC et mandaté pour archiver les contributions du public archiver les contributions du public libérées.libérées.

La sélection de la matière La sélection de la matière archivablearchivable

►Les sites n’ont pas tous la même Les sites n’ont pas tous la même valeur et peuvent requérir des valeur et peuvent requérir des traitements différents;traitements différents;


►Les sites n’ont pas tous la même Les sites n’ont pas tous la même valeur et peuvent requérir des valeur et peuvent requérir des traitements différents;traitements différents; Sites destinés aux clientèles externes vs Sites destinés aux clientèles externes vs

internes;internes;



internes;internes; Site officiel vs sites secondaires;Site officiel vs sites secondaires;



internes;internes; Site officiel vs sites secondaires;Site officiel vs sites secondaires; Sites en partenariat;Sites en partenariat;



internes;internes; Site officiel vs sites secondaires;Site officiel vs sites secondaires; Sites en partenariat;Sites en partenariat; Intranets et extranets.Intranets et extranets.

Le calendrier de conservationLe calendrier de conservation

►La sélection retenue,La sélection retenue,►Les délais de conservation arrêtés,Les délais de conservation arrêtés,►L’identité des détenteurs principaux,L’identité des détenteurs principaux,►Et autres informations pertinentes,Et autres informations pertinentes,►……doivent être inscrits dans le doivent être inscrits dans le

calendrier de conservation du calendrier de conservation du ministère ou de l’organisme et ministère ou de l’organisme et recevoir l’approbation de BAnQ.recevoir l’approbation de BAnQ.

Comment archiver?Comment archiver?

► Jusqu’ici, nous avons établi le cadre Jusqu’ici, nous avons établi le cadre conceptuel de la problématique et conceptuel de la problématique et élaboré un vocabulaire permettant élaboré un vocabulaire permettant d’en discuter avec un minimum de d’en discuter avec un minimum de précision;précision;

►Le moment est venu d’aborder la Le moment est venu d’aborder la question de la mise-en-œuvre de question de la mise-en-œuvre de l’archivage des sites Web.l’archivage des sites Web.

Quelle architecture?Quelle architecture?

►La mise-en-œuvre dépend étroitement La mise-en-œuvre dépend étroitement de l’architecture technique sous-de l’architecture technique sous-jacente au site…jacente au site…

►……et de l’appareillage dont on dispose et de l’appareillage dont on dispose pour en faire la gestion.pour en faire la gestion.

►Trois cas d’espèces:Trois cas d’espèces: Sites manuels;Sites manuels; Sites avec SGC/CMS;Sites avec SGC/CMS; Sites sur l’architecture CRGGID.Sites sur l’architecture CRGGID.

Sites gérés manuellementSites gérés manuellement

►Simple dépôt par FTP;Simple dépôt par FTP;►Aucune automatisation;Aucune automatisation;►Seule solution pratique:Seule solution pratique:

le cliché périodique du site,le cliché périodique du site, un pis-aller insatisfaisantun pis-aller insatisfaisant à ne retenir que lorsqu’on n’a pas la à ne retenir que lorsqu’on n’a pas la

choix.choix.

Sites sur SGC/CMSSites sur SGC/CMS

►Présence d’une infrastructure de Présence d’une infrastructure de gestiongestion Gestion du moment de mise en ligne;Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de retrait (parfois);Gestion du moment de retrait (parfois); Automatisations multiples;Automatisations multiples; Programmables (parfois);Programmables (parfois); Etc…Etc…



►Archivage complet encore absent;Archivage complet encore absent;



►Archivage complet encore absent;Archivage complet encore absent;►À développer pour chaque logiciel SGC À développer pour chaque logiciel SGC

individuel;individuel;

Exemple de fonctionnementExemple de fonctionnement

► Index.htmlIndex.html ► Index.html.2006-10-Index.html.2006-10-12.html12.html

► Index.html.2006-10-Index.html.2006-10-14.html14.html

► Index.html.2006-11-Index.html.2006-11-18.html18.html

FTP améliorésauve en double

Écrasé à chaquemise-à-jour

Conservés parce queles noms sont différents


►Une implantation réussie:Une implantation réussie: Le ministère du Revenu du Québec.Le ministère du Revenu du Québec.

Sites sur le CRGGIDSites sur le CRGGID

►Solution la plus ambitieuse;Solution la plus ambitieuse;►Mais la plus efficiente aussi;Mais la plus efficiente aussi;►Quelques mots d’explication, pour bien Quelques mots d’explication, pour bien

comprendre…comprendre…

Le CRGGID:Le CRGGID:une voûte permanente de une voûte permanente de

documentsdocuments

Voûte permanente de documents originaux

+

une foule de

métadonnées

Documentlui-même

Le CRGGID:Le CRGGID:une voûte permanente de une voûte permanente de

documentsdocuments

CRGGID

Serveurdu site

Une fois le système en Une fois le système en place…place…

►On n’a plus jamais besoin d’y toucher;On n’a plus jamais besoin d’y toucher;►Tous les usages sont contrôlés par le Tous les usages sont contrôlés par le

système à l’aide des métadonnées:système à l’aide des métadonnées: Archiver un document: Archiver un document:

►Date de destruction = 31 décembre 1,000,000;Date de destruction = 31 décembre 1,000,000; Dépôt aux Archives nationales:Dépôt aux Archives nationales:

►Date d’enregistrement + durée de prescription;Date d’enregistrement + durée de prescription; Protection des renseignements confidentiels:Protection des renseignements confidentiels:

►Catégorie d ’accès = Top Secret de niveau 8;Catégorie d ’accès = Top Secret de niveau 8;

Un projet ambitieuxUn projet ambitieux

►Et les pages dynamiques?Et les pages dynamiques?►Et les moteurs de recherche?Et les moteurs de recherche?►Etc…Etc…

► Il reste encore beaucoup de travail à Il reste encore beaucoup de travail à faire…faire…

►……ce qui exige de la constance dans ce qui exige de la constance dans l’effort et l’orientation.l’effort et l’orientation.

Trois stratégies possiblesTrois stratégies possibles

►Se contenter des clichés;Se contenter des clichés;►Développer la fonction archivage Développer la fonction archivage

intégral du SGC/CMS de son ministère;intégral du SGC/CMS de son ministère;►(Ou participer à ce développement de concert (Ou participer à ce développement de concert

avec ses autres utilisateurs, si celui-ci est un avec ses autres utilisateurs, si celui-ci est un logiciel libre.)logiciel libre.)

►Attendre de pouvoir recourir au Attendre de pouvoir recourir au CRGGID;CRGGID;

ConclusionConclusion

►Chaque stratégie comporte ses Chaque stratégie comporte ses avantages et ses risques;avantages et ses risques;

►Le but de cette présentation était de Le but de cette présentation était de vous exposer le plus clairement vous exposer le plus clairement possible l’état de la situation afin de possible l’état de la situation afin de vous permettre de faire les choix les vous permettre de faire les choix les plus appropriés à votre situation plus appropriés à votre situation propre. propre.

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