Gestion de Projet - Part i

03/03/2013

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GESTION DE PROJET 1

Planning: • 14 mars 2013 ( le projet ) • 15 mars 2013 (la charte du projet )

• 2 avril 2013 (La planification)

• 14 juin 2013 ( mise en application part 1) • 26 aout 2013 ( mise en application part 2) • 27 aout 2013 ( mise en application part 3)

Gestion de projet part I

Définition d’un projet

Principales caractéristiques d’un projet Introduction

Caractéristique d’unicité

Durée limité

Objectif

Novation

Incertitude

Des contraintes délai, Coût, Qualité

Irréversibilité forte

Les parties prenantes Introduction

Le mitre d’ouvrage

La maitre d’œuvre

L’équipe projet

Les responsable hiérarchique

Les partenaires

Les typologies de projets Les tailles de projets

Les structures organisationnelles

GESTION DE PROJET Part I

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Généralité

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Consigne 1 : Répondez a la question

« qu’est ce qu’un projet? » - Tout peut être écris mais il est interdit de parler - Venir écrire individuellement 1 mot, un groupe de mot au tableau, une personne a la fois.(écrire les mots dans l’ordre, en colonne) - Droit de rebondir sur les idées des autres Venir souligner en vert un mot ou groupe de mot a retenir, un mot avec lequel vous êtes d’accord Venir souligner en rouge un mot ou groupe de mot a rejeter avec lequel vous n’êtes pas d’accord. Temps impartit : 15 minutes

Consigne 2 : Par équipe, en vous aidant de la liste de mot ou groupe de mot inscrite sur le tableau et des informations associées au soulignement rouge et vert, donner une définition d’un projet ainsi que les caractéristiques d’un projet. Consigne 3: A l’issue de votre réflexion, et du temps impartit (10 minutes), un représentant de votre équipe présentera votre travail a l’ensemble du groupe.

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Projets - exemples 5

Cas n° 1 Atelier d ’embouteillage d ’eau minérale: Produire 15000 palettes en semaine 32, type 1,5l PVC, grande source. Cas n° 2 Clinique : Mettre en place dans un délai d ’ un an un système qualité conforme aux exigences du référentiel ISO 9000. Cas n° 3 Maison de mes rêves: 300m2 sur 2 niveaux avec vue imprenable, jardin clos de 1 hectare, en meulière. Cas n° 4 Campagne de prévention routière: Mettre en place une campagne de prévention contre les accidents dans une agglomérations entre les véhicules à 4 roues et les 2 roues. Cas n° 5 Sous-traitance Automobile: Concevoir un lève vitre manuel s ’adaptant au véhicule X au prix de 120 frs, dans un délai de 160 semaines.

Gestion de projet

Définition d'un projet

« Un projet est une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir, pour laquelle on n'a pas encore d'équivalent »

(AFNOR)

« Le projet est un ensemble d'actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d'une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début, mais aussi une fin. »

AFITEP, Dictionnaire de management de projet [1996]

« processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entreprises dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources »

[ISO10006, 1997]

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Un grand constructeur automobile produit 2000 véhicules par jour, il s'agit d'opérations, par contre

s'il envisage de fabriquer une voiture de "formule 1" on parlera de projet.

• Bien que les produits finaux soient des automobiles le caractère d'unicité prévaut dans le cas du projet alors que dans le cas des opérations il s'agit plutôt d'actions répétitives.

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Projets - Opérations

D'autres caractéristiques distinctives apparaissent avec cet exemple, notamment le caractère original

pour le projet qui induit de fortes incertitudes quant au produit final.

• Par exemple lorsqu'un constructeur automobile décide de produire un nouveau modèle, au début du projet, l'incertitude est forte car les formes, la motorisation, les versions etc. ne sont pas définies.

Par contre aussitôt que la fabrication série débute le projet est fini et l'on rentre dans une phase d'opérations pour laquelle l'incertitude est moindre car toutes les caractéristiques du véhicule sont définies.

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Projets - Opérations

En résumé

Activité projet Activité opération

Non répétitive Répétitive

Décision irréversible Décision réversible

Incertitude forte Incertitude faible

Influence forte des variables externes

Influence forte de variables internes

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Principales caractéristiques d’un projet

• Introduction

• Caractères d’unicité

• Durée limitée

• Objectifs

• Novation

• De l’incertitude

• Des contraintes: de délai, de qualité et de coût

• Irréversibilité forte

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Principales caractéristiques d'un projet

Introduction Il existe une telle variété d'activités regroupées sous le nom de

projet que nous allons essayer de définir les principales caractéristiques communes à la majorité des projets.

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Caractère d'unicité Le produit ou le service d'un projet est unique ou a un

caractère d'unicité.

Le produit ou le service peut être unique même s'il fait partie d'un ensemble très important.

Exemple : un appartement dans une résidence immobilière. Les appartements sont tous uniques car ils n'ont pas le même propriétaire et/ou le même emplacement.

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Durée limitée Tout projet a un début et une fin explicite.

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Objectifs Chaque projet doit comporter des objectifs clairement définis

qui permettent la satisfaction d'un besoin spécifique et particulier.

Exemple: Projet de nouveau véhicule avec cinq objectifs majeurs

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Novation La novation est toujours présente dans un projet car le

produit du projet est toujours nouveau.

La novation peut être partielle si le produit final de deux projets est similaire mais l' exécution du projet peut être complètement différente.

Exemple: Construction d'une autoroute

Si une autoroute n'est pas une chose nouvelle en soi, ce qui est nouveau à chaque fois ce sont les particularités des terrains traversés (couches géologiques, accidents naturels tels que rivières, collines ..., type d'habitat rural, citadin, etc..) qui font de chaque autoroute un projet nouveau.

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De l'incertitude Dans tout projet il y a une part d' incertitude liée au

caractère unitaire mais aussi à l'environnement extérieur qui peut être difficile à appréhender.

Exemple: Réalisation d'un tunnel

Il est difficile de prévoir exactement à l'avance la dureté des matériaux que l'on va rencontrer et cela donne une incertitude sur la vitesse d'avancement des travaux.

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Des contraintes : de délai, de qualité et de coût

Sur le schéma l'objectif est situé au centre de gravité du triangle ce qui veut dire que les contraintes (coût, qualité, délai) sont équivalentes mais cela peut diverger suivant le type de projet .

Dans le cas ou le projet doit se faire à une date fixe (manifestation) le centre de gravité va se déplacer plus vers le sommet du triangle « délai ».

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Irréversibilité forte

La capacité d'action est très forte au début mais au fur et à mesure que le projet avance et que des décisions sont prises, elle diminue car les choix faits en début de projet limitent les possibilités d'action en fin de projet.

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Exemple: Un nouveau produit

Au début du projet tout (ou presque) est ouvert et la capacité d'action est très forte; en revanche la connaissance du produit final est très faible.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet la conception et la définition du produit avancent et des décisions sont prises qui limitent ensuite les choix et la capacité d'action

Par contre la définition de plus en plus précise du produit.

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exemple

L'entreprise Sacavano a décidé de réaliser un nouveau produit et de le présenter au prochain grand salon professionnel dans un an. L'entreprise compte sur la nouveauté de ce produit qui va la démarquer de la concurrence en prenant de l'avance et lui permettre ainsi de dynamiser ses ventes. Une enveloppe budgétaire de 600.000 € a été prévue pour le projet. L'investissement consenti dans ce nouveau produit par l'entreprise représente pour l'entreprise une très forte charge et ne peut être dépassé. Toutefois afin de pouvoir rivaliser avec les produits concurrents déjà existants qui sont de qualité irréprochable, le nouveau produit devra être produit avec des normes qualité très strictes.

Question Déterminez et argumentez les contraintes qualité, coût et délai.

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Solution

1 Contrainte de délai Il est important de se positionner sur le marché et de présenter le nouveau

produit au salon. Le lancement commercial des produits se fera au moment du salon. Si le nouveau produit n'est pas présenté au salon le projet est gravement en

danger car le produit ne pourra être présenté que l'année d'après. Il sera peut être dépassé à ce moment là par un produit concurrent.

2 Contrainte de coût Compte tenu de la capacité financière de l'entreprise, il est important de

respecter ce budget afin de pouvoir rentabiliser rapidement cet investissement.

3 Contrainte de qualité L'objectif de l'entreprise est de se différencier des concurrents par les

performances du produit. Il faut donc concevoir et industrialiser une gamme de produits ayant au moins des performances identiques à celles obtenues pour le prototype.

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Les parties prenantes d’un projet

• Introduction

• Le maitre d’ouvrage (le porteur du projet ou le

commanditaire)

• Le maitre d’œuvre du projet

• L’équipe projet

• Les responsables hiérarchiques

• Partenaires

• Le comité de pilotage

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Les parties prenantes d'un projet

Introduction Suivant la nature du projet il peut exister plusieurs types de

parties prenantes qui peuvent avoir des intérêts parfois divergents.

Dans certains projets certaines parties prenantes peuvent jouer plusieurs rôles à la fois.

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Le maître d'ouvrage (ou Porteur du projet ou Commanditaire)

Personne physique ou morale pour le compte de qui l'objet du projet est réalisé, responsable de la définition des objectifs du projet et de la décision d'investir dans le projet.

Le porteur du projet peut être :

un client externe

l'entreprise elle-même qui décide de réaliser le projet pour son propre compte.

Le responsable hiérarchique

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Le maître d'œuvre du projet (ou chef de projet)

Personne physique ou morale qui, pour sa compétence, est chargée par le maître d'œuvre de la réalisation du projet.

Le chef de projet choisit l'équipe projet et l'anime, organise le projet et le conduit;

Il est responsable du résultat du projet devant le maître d'ouvrage.

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Le rôle du chef de projet

Commanditaire Clients-

utilisateurs

Besoin

Maitre

d’œuvre

Contraintes • Temps • Coûts • Délais

Contraintes • Modalité d’utilisation • Cout de fonctionnement • Formation a l’utilisation

CONSTRUCTION DE LA PROPOSITION DE PROJET

1 – Recherche d’un maximum d’information sur le sujet vu a travers la perception du client & du commanditaire 2 – Collecte de tous les documents servant de preuve à votre argumentation 3 – Découpage en objectifs opérationnels atteignable 4 – Réponse aux 2 types de contraintes par la démonstration de l’intérêt des réponses apportées

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SATISFAIRE

Le besoin client suivant les

capacités et contraintes de

l’entreprise

DEFINIR La stratégie de conduite de projet

La constitution de l’équipe projet

les fonctions et les responsabilité des

intervenants et acteurs

ORGANISER Le travail des membres de l’équipe projet

(planifier les activités et les tâches)

Les outils de suivi (QCD)

Les processus de gestion

CHOISIR Les sous-traitants

Les prestataires de services

Les fournisseurs et partenaires

Le rôle

du chef

de projet

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PREVOIR Les tendances

Les dérives (relation, coût, qualité,

délais)

Les risques

ADAPTER L’action des participants en fonction de

la situation du projet

Négocier en permanence

Définir les priorités

PILOTER L’état d’avancement du projet

Rechercher l’efficacité et la

simplicité

REGULER

Les conflits qui interviennent au cours

du projet

Le rôle

du chef

de projet

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MOTIVER Les relations équipe

Les clients

Les fournisseurs

Faire du coaching

EVALUER Les équipes

Les fournisseurs

Les écarts

DIAGNOSTIQUER/ DECIDER Résoudre les incidents

Trouver des solutions

Préparer les décisions

INFORMER Le client

L’équipe

La hiérarchie

Le rôle

du chef

de projet

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Les qualités d’un chef de projet

Animateur d'équipe : leader naturel, charismatique Tourné vers l'action. Personne «proactive » Excellent communicateur, tant vers son client que vers son équipe, ou encore vers sa hiérarchie Capable de discerner les besoins fondamentaux du client du projet Sachant conjuguer l'analyse et la synthèse. Ayant la capacité de prendre du recul aussi bien que de la hauteur, et de s'engager à fond dans l'action Excellent pédagogue Compétent techniquement, dans les domaines dont il a à traiter, sans toutefois être un spécialiste Motivé et dynamique Capable de déléguer les tâches bien sûr, mais aussi la responsabilité et l'autorité Organisé et méthodique, ce qui ne lui interdit pas d'être créatif Equilibré, solide, réfléchi Fiable, résistant au stress et en bonne santé

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L'équipe projet

Elle est choisie par le chef de projet.

Elle comprend les personnes prenant une part active dans la réalisation du projet, les responsables de lots de travaux ou de tâches.

Elle doit être limitée en taille (une dizaine de personnes par exemple).

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Les responsables hiérarchiques

Lorsque les membres de l'équipe sont «mis à disposition» pour la durée du projet, ils dépendent de leurs responsables hiérarchiques.

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Partenaires

Le chef de projet peut avoir besoin de partenaires en plus des membres de son équipe projet qui peuvent être :

des fournisseurs,

des sous-traitants,

des laboratoires de recherches

ou tout autre partenaire utile au projet.

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Les parties prenantes

Responsable hiérarchique

Les partenaires

Etc…

Equipe projet

Les acteurs du projet

Maitre d’ouvrage

Chef de

projet

Celui qui paie et qui décide quoi faire.

Le maître d’ouvrage c’est la personne physique ou morale propriétaire de l'ouvrage. Il détermine les objectifs, le budget et les délais de réalisation

Celui qui fait et décide comment faire.

Chef de projet (chef d’orchestre, coordinateur, clé du projet) est responsable des résultats du projet. Il développe la planification du projet et s’assure que le projet soit exécuté efficacement

Force d’actions et de proposition

Toutes les personnes ou organisations impliquées positivement ou négativement sur la vie du projet par:

Les coûts Le délai Le contenu

Les ressources La qualité Les risques

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MAITRE D’OUVRAGE

MAITRE D’OEUVRE

EQUIPE PROJET

Comité de pilotage

Responsables hiérarchiques

Partenaires

Le comité de pilotage :

Pour les projets importants, un comité de pilotage est constitué afin de garantir l’autonomie de la démarche, suivre le projet et rendre compte au MOA.

Ce comité est constitué de membres dirigeants de l’organisation.

Les relations entre les acteurs 35

Les typologie de projets

• Taille des projets

• Les structures organisationnelles

• Les grandes phases d’un projet

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typologie des projets

Taille des projets Les méthodes de gestion de projets vont bien sur dépendre

de la taille des projets et aussi de la complexité des projets.

Taille du projet

Equipe projet

Budget moyen

Durée moyenne

Exemple

Grand projet > 100 personnes

Quelques G€ Quelques années

Tunnel sous la manche

Projet moyen de 10 à 100 personnes

Quelques M€

Quelques mois

Lancement d’un nouveau modèle d’équipement

Petit projet < 10 personnes

Quelques K€ Quelques semaines

Informatisation d’une procédure de gestion

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typologie des projets 38

Un projet peut être caractérisé par un ensemble de déterminants de nature à préciser si un projet est :

Un projet compliqué

Un projet complexe

compliqué

complexe

Compliqué : Cet axe fait lien avec la technicité, l’expertise. Il comprend : - la nature, la difficulté technique et le caractère plus ou moins novateur du produit ; - l’importance du risque financier ; - les contraintes en matière de qualité, de coût et de délai ; - l’inclusion ou non de ce projet dans un autre ;

Complexe : C’est l’axe social qui prend en compte: - le nombre d’individus concernés et/ou

subissant un impact dû au projet : - acteurs, - Partenaires

- l’environnement - Concurrence - marché

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En fonction de leurs difficultés, de leurs contraintes, les projets doivent être menés de manière différente, avec une adaptation des moyens, des délais.

Quatre grandes catégories de projet peuvent être retenues :


compliqué

complexe

Contrainte liées à la complication sont facilement surmontable, N’appelle pas de compétences particulières La complexité est nulle.

Gestion de projet = 1 personne (sans équipe fixe)

Projet simple projet a traiter avec légèreté Projet simple = facile a suivre, consommatrice de peu de ressources MAIS : en fin de projet il y aura une évaluation sur la qualité, le respect des contraintes délai, coût…

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Préparation d’un repas pour 4 personne.

typologie des projets: les projets simples

• la complexité d’un projet tient aux déterminants qui en

caractérisent l’instabilité (environnement, nombre et

caractéristiques des acteurs).

• Un projet complexe nécessite de fréquentes adaptations

d’importance variable. C’est à dire qu’au cours de sa

réalisation, des aléas imprévisibles vont amener l’équipe

chargée du projet à rechercher de nouvelles solutions, à

modifier des options retenues.

• Cette souplesse n’est possible que si le prescrit ne porte

que sur les grandes lignes du projet. Celui-ci se

(re)construit à l’avancement en ayant pour guide l’objectif

final, il s’oppose en cela au projet compliqué.

Le chef de projet manage le projet en s’appuyant sur une équipe

adaptée à la difficulté.

Définir et mettre en place une nouvelle organisation du travail (ex. l’ARTT) est à minima complexe. Organiser la coupe du monde 2014 ou le JO

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compliqué

complexe

typologie des projets: les projets complexes

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• Un projet est dit compliqué lorsque un (ou

plusieurs) des déterminants relevant de la

technicité, de l’expertise, induit des

contraintes élevées.

• Le chef de projet gère le projet. Il s’entoure d’une équipe qui réunit les

compétences nécessaires.

• Le Projet compliqué repose sur des outils, des méthodes de planification et

de suivi de ressources et d’activités projet a traiter avec légèreté

- La construire un avion est compliqué, mais il y a des plans, des procédures …

compliqué

complexe

typologie des projets: les projets compliqués

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Ils se caractérisent par des contraintes élevées pour l’ensemble des déterminants (techniques, délais, …et environnement, acteurs). Un tel projet se manage comme un projet complexe en prenant les plus grandes précautions quand au choix des acteurs notamment.

- La fabrication d’Eurocoptère a été complexe et compliqué - le viaduc de Millau ou le parc éolien en atlantique est d’une part techniquement très compliqué et d’autre part très complexe compte tenu de son impact sur l’environnement, l’économie, social …

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4 / l es projet complexes et compliqués :

compliqué

complexe

typologie des projets: les projets complexes & compliqués

Les structures organisationnelles

Les organisations peuvent être classées en deux types : - Les organisations gérées par projets :

C'est le cas des entreprises ayant adopté le management par projets ou celles dont l'activité consiste essentiellement à réaliser des projets pour d'autres entités comme des cabinets d'architectes, des sociétés d'ingénierie, des entreprises de BTP.

- Les organisations dont la structure ne se réfère pas aux projets:

Comme le sont les manufactures, les usines de montage, et qui ont

rarement un système de gestion convenant effectivement et efficacement aux besoins de projets.

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Avantages

Capitalisation du savoir-faire Relations hiérarchiques claires

Inconvénients Responsabilité diffuse sur les projets Interface client sans responsabilité réelle Peu de visibilité

Fonction 2

Direction

Générale

Fonction 3 Fonction 1

L'organisation fonctionnelle classique repose sur la hiérarchie, où chaque employé a un supérieur bien identifié. Elle est organisée autour de grandes fonctions telles que bureau d'études, production, marketing, finance.

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Avantages

Vision projet et client Ressources dédiées au projet Autorité réelle du chef de projet

Inconvénients Peu de capitalisation de l'expérience Duplication des efforts Phases inter-projets et de maintenance plus difficiles

Projet 2

Direction

Générale

Projet 3 Projet 1

l'organisation par projet dans laquelle les membres de l'équipe projet sont souvent regroupés dans un même local. Le pouvoir hiérarchique des chefs de projet est plus important ainsi que leur autonomie.

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Principales difficultés Communication sur deux axes

Equilibre difficile entre projets et fonctions

Projet 2

Direction

des projets

Projet 3

Projet 1

Fonction 2

Direction

Générale

Fonction 3 Fonction 1

L’organisation matricielle, la structure par fonctions est conservée mais la coordination du projet peut se faire en partie transversalement via un coordonnateur ou chef de projet sans passer par toute la structure hiérarchique.

Objectif Cumuler les avantages des

organisations par fonction et par projet

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Les conditions suivantes doivent être remplies:

• Il existe un client

• Il existe un chef de projet

• Un objectif a été défini

• Un délai a été défini

• Un budget a été défini

• Il est unique

• Il implique une part de nouveauté ou d'innovation

Pour être un projet …. 49

Communication

Communication

Un projet c’est:

Expression

d’un besoin

Satisfaction

du besoin PROJET

Ressources

disponibles

Contraintes

Humaines

Matérielles

Logistiques

Qualité Délai

Coût

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Gestion de Projet - Part i

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