Gestion de project/prestations pour fiduciaires, prestataires de services et sociétés de conseil
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P r o d u k t p o r t r a i t
baProject est le logiciel ABACUS pour la gestion de projets et de prestations. La première version avait
été développée pour les producteurs d’énergie et pour les constructeurs. Sa première installation,
qui a été couronnée de succès, remonte déjà au 4ème trimestre1998. AbaProject a récemment été
adapté aux besoins spécifiques des prestataires de services, grâce à différents développements et complé-
ments. AbaProject est, d’ores et déjà, utilisé par les premiers prestataires de services en Suisse, tels que les
sociétés informatiques, les fiduciaires ou les sociétés de conseil.
INTEGRAT ION CONT INUELLE
AbaProject se caractérise par une intégration poussée et performante à
toutes les applications ABACUS. Il s’intègre parfaitement aux modules de
comptabilité financière, analytique, débiteurs, créanciers et salaires, ainsi
qu’à la gestion des adresses. La base de données contenant les adresses,
clients, fournisseurs, employés, etc. n’est stockée qu’une seule fois, tandis
que les mouvements, comme les prestations de tiers, sont imputés dès leur
saisie aussi bien dans la comptabilité des créanciers qu’au projet. Les frais, absences, etc. peuvent être répercutés dans
la comptabilité des salaires pour y être traités. Les prestations peuvent être imputées au fur et à mesure de leur exécu-
tion dans la comptabilité financière, en tant que travaux en cours.
A B A C U S A b a P r o j e c t
Gestion de project/prestations pour fiduciaires,
prestataires de serviceset sociétés de conseil
A
Avantages de l’intégration
Contrôles de plausibilité (plan comptable et sections, données d’adresses, composants de salaires, etc.)
Une seule base de données pour les adresses clients, données des employés, tables, etc. (suppression des doublons)
Aucune interface n’est nécessaire
Gestion centralisée des accès
Masques d’utilisation homogènes
Intégration aux produits Microsoft (Word, Excel)
Utilisation de tous les outils ABACUS existants (générateurs de menus et de rapports, AbaVision pour les analyses
via Excel, etc.)
Avantages d’une solution globale intégrant les autres logiciels ABACUS
Gestion professionnelle des adresses avec fonctions de mailing et d’impression d’adresses
Définition globale des accès
Gestion des dossiers pour les documents
Paiement des frais (traitements de salaires)
Gestion des rappels à plusieurs niveaux (débiteurs)
Comptabilité analytique par projet
BASE MODULABLE POUR LES GENRES
DE PRESTAT ION
La base des genres de prestation peut être structurée ou adaptée de
façon individuelle en fonction des besoins de l’entreprise. Selon le
secteur d’activité du prestataire de service, les genres de prestation
peuvent refléter d’une manière très flexible les différentes activités
de l’entreprise.
Les catégories de prestations permettent, en outre, un regroupe-
ment des prestations librement définissables.
Exemples de catégories des prestations
Heures facturables, heures non facturables, absences, frais et
prestations de tiers
Comptabilité, salaires, débiteurs, etc.
Les genres de prestations sont alors également totalisés par catégories et affi-
chés sous forme d’impressions.
Ces genres de prestations peuvent être directement liés aux autres applications.
Ainsi, les frais et indemnités kilométriques par employé peuvent être transférés
dans la comptabilité des salaires pour paiement et ceci au choix dans un
traitement de salaire courant ou dans un traitement séparé destiné au paie-
ment des frais. De surcroît, les heures de travail peuvent également être trans-
férées dans la comptabilité des salaires pour l’établissement d’attestations ou
le paiement d’heures supplémentaires. Si toutes les heures sont comptabili-
sées, il est également possible de saisir les heures d’absences, de service mili-
taire, de maladie, de vacances et de formation continue. Plusieurs genres de
prestations prédéfinis sont disponibles pour les absences, et d’autres peuvent,
à tout moment, être créés individuellement, et être directement liés aux com-
posants de salaires dans la comptabilité des salaires.
Les prestations effectuées par des tiers, tels que conseillers externes, établisse-
ment d’imprimés, etc. sont saisies dans la comptabilité créanciers sous le
numéro de projet correspondant, puis lors de la comptabilisation, transférées
d’une part dans la comptabilité financière et d’autre part dans la gestion des
projets/prestations. Dans AbaProject, ces écritures sont présentées avec le nu-
méro de fournisseur et le numéro de document de la comptabilité créanciers.
Il est ainsi possible à tout moment de retracer en détail chaque pièce jusqu’à
son origine.
TAUX VARIABLES ET DEF IN IT ION DES TARIFS
Les taux définissent la valeur ou la valeur unitaire d’une prestation donnée.
Ils peuvent être fixés en fonction :
du client
de l’employé
du groupe d’employés
de la section
des immobilisations
du code de facturation
A b a P r o j e c tA B A C U S
Solution globale moderne avec intégration continuelle à
chaque produit figurant dans la gamme de produits ABACUS
Solution supportant la gestion de plusieurs mandants
Saisie et facturation des prestations de services (heures), frais
et débours, matériel de bureau, autres dépenses, et refactura-
tion des prestations de tiers
Saisie des heures improductives et d’absences pour le contrôle
des présences (productivité)
Paramétrage, genres de prestations modulables
Tarifs horaires internes et externes
Préparation de la facturation (listes de soldes, aperçu des
factures)
Facturation variable et modulable via BVR
Etablissement de factures forfaitaires, partielles, finales et
d’acompte
Gestion des documents intégrés
Etablissement de budgets et contrôle des coûts
Différents statistiques et états (comme par ex. : la productivité
au niveau des projets des employés et de l’entreprise
APERÇU DES FONCT IONS
Un traitement de facturation établi reste valable comme proposition et peut
donc être modifié jusqu’à ce qu’il ait été exécuté définitivement. Les écritures
individuelles peuvent être supprimées ou ajoutées et les montants correspon-
dants modifiés à volonté. Il existe, en outre, la possibilité de définir des plus-
values et moins-values, qui se répercuteront alors dans les rapports.
Au besoin, des factures d’acompte peuvent être établies, et les projets peuvent
être calculés sur une base forfaitaire.
On utilisera la facturation AbaWorX pour facturer les prestations.
BASE DE DONNEES
Base du personnel
AbaProject utilise la même base d’employés que la comptabilité des salaires.
Pour chaque employé, le système gère donc l’adresse, la répartition des coûts
et d’autres bases de données du personnel. Les employés affectés des mêmes
taux internes et externes peuvent être regroupés. Si la comptabilité des salai-
res est également utilisée, certains champs de données salariales peuvent, au
choix, être repris directement.
Base de clients/base d’adresses
En cas d’utilisation d’AbaProject avec la comptabilité des débiteurs, le système
utilise la base des débiteurs comme base de clients. Cela signifie que chaque
client est géré avec son adresse, ses conditions et ses données de rappel.
LE TAUX EST DANS UNE LARGE
MESURE INFLUENCÉ PAR LE GENRE
DE PRESTAT IONS
Deux taux sont gérés afin de pouvoir obtenir aussi bien la situation
interne que la situation externe. Le taux interne reflète les coûts in-
ternes, tandis que le taux externe est utilisé pour la facturation des
prestations au client.
En cas d’accord particulier pour un projet ou un client donné, le
taux peut être défini par employé et par projet, ou par client. La
base de définition de ce taux peut être ainsi définie comme taux
standard. L’avantage d’une telle pratique lors d’une augmentation
réside dans le fait qu’il suffira de modifier dans ce cas le taux stan-
dard. Tous les taux dérivés du taux standard sont alors automati-
quement adaptés par le système et dans les mêmes proportions.
Exemple de taux spécifique pour un client
Pour un projet donné, un taux de 5% inférieur au taux standard est
utilisé pour la facturation des honoraires.
CODE DE FACTURAT ION A N IVEAUX
MULT IPLES
Le code de facturation constitue une autre structure. Il permet un
regroupement alternatif des genres de prestations au moment de la
saisie de celle-ci et de les condenser sur différents niveaux. La fac-
turation peut être structurée en fonction d’un code précis et de son
niveau de détails et permet, par exemple, de représenter également
le résumé des prestations selon la structure désirée par le client.
Dans la définition du rapport, il est possible d’attribuer au formu-
laire de facturation un code, pour chaque niveau, sous forme de
résumé – en tant que total par groupe ou code de facturation – ou
sous forme détaillée avec toutes les écritures (niveau inférieur seu-
lement).
MULT IPLES POSS IB I L I TES
DE PRESENTAT ION DES FACTURES
AbaProject permet d’établir autant de facturations, donc de factu-
res, que désiré. La définition du rapport correspondant, resp. de la
facture, est attribuable à chaque projet dès son ouverture. Ainsi, des
projets différents peuvent être rapportés de manière différenciée,
avec une présentation entièrement libre des factures.
Si l’on travaille avec la version “stand alone” d’AbaProject, la base
d’adresses sert simultanément de base de clients; il n’est alors pas
nécessaire d’installer également la gestion d’adresses ABACUS, car
celle-ci est incluse dans AbaProject.
Projets
Diverses informations peuvent être gérées par projet :
Chef de projet
Suppléant
Client
Genres de facture
Champs libres
Champs de date et d’information
Bloc-notes
Pour le regroupement des projets, jusqu’à 9 niveaux de classifica-
tion sont disponibles, permettant de constituer différentes struc-
tures (structure d’entreprise, groupement par genre de projet ou
tarif, etc.).
Grâce à la gestion des dossiers ABACUS, différents documents,
notamment la correspondance, les factures, des plans, des photos,
des animations, etc. peuvent être attribués aux projets. Cette possi-
bilité offre une vue d’ensemble rapide et complète sur le projet sur
le client.
IMPRESS IONS
La période d’évaluation peut être choisie librement.
Les impressions standard peuvent être mises en forme au moyen de
nombreuses fonctions supplémentaires. De surcroît, AbaView, le
générateur de rapport ABACUS, permet de créer des listes indivi-
duelles.
DONNEES DE PROJET
Postcalculation
Comparaison budgétaire
Vue d’ensemble actuelle, des projets actifs, planifiés ou achevés
Impressions comprimées de groupes de projets déterminés
Impressions selon montants facturés et non facturés par projet
Etat du montant de couverture par projet, département, filiale, etc.
DONNEES D ’ENTREPR ISE
Productivité
Chiffre d’affaires facturé
Postcalculation
Comparaison budgétaire
Libre définition des ratios
Impressions par projet ou groupe de projets, selon département, filiale, etc.
Impressions définissables individuellement
Echéances
Les genres d’échéances définissables de façon très flexible, facilitent le suivi
des échéances les plus diverses. Ces genres d’échéances peuvent être liés à des
documents Word, pour la création de lettres en série automatisées. Par exem-
ple, pour demander une prolongation de délai pour l’envoi de déclarations
d’impôt.
Spécialités d’AbaProject
Compatible avec monnaies étrangères
Genres de prestation librement définissables
Définition flexible des prix (taux internes et externes)
Répartition en % des coûts de projet sur plusieurs clients
Impression de bulletins de versement
Report de soldes et facturation de plus-values, moins-values
Présentation de facture librement définissable
Factures répétitives (honoraires CA, maintenance, taxes de domicile)
Contrôle des visas
Etablissement de budgets
Contrôle des heures dues, contrôle des vacances
AbaProject, une solution pour tous
Sociétés fiduciaires et de révision
Prestataires de service (informatique, banques, etc.)
Sociétés de conseil
Bureaux d’architectes et d’ingénieurs
Compagnies d’électricité et entrepreneurs
Construction, maîtres d’œuvres
DONNEES DES EMPLOYES
Rapports de travail détaillés
Etat de la productivité sous forme de liste consultable par
employé et tenant compte des prestations facturées et/ou non
facturées
Listes modulables permettant également d’obtenir des impres-
sions en tenant compte des frais par employé sur une période
librement définissable
Si toutes les heures de travail des employés sont consignées,
le contrôle de présence peut également être assuré dans
AbaProject.
Comparaisons en tout temps possibles entre les heures
réalisées et dues, avec mention des heures supplémentaires ou
déficitaires par mois
Libre définition des ratios par employés
Synchronisation des données
La saisie des prestations est possible de façon décentralisée, c’est-à-
dire, sur un PC à l’extérieur, avec possibilité de transmission de ces
données via Internet pour leur actualisation sur le serveur central.
Ainsi, les employés se déplaçant fréquemment n’ont plus besoin de
fournir en personne leurs rapports de travail, mais ils peuvent sim-
plement enregistrer leurs prestations localement sur le PC, avant
d’exécuter une synchronisation avec l’ordinateur central.
Pour les employés affectés au service extérieur, tels que les réviseurs
et les conseillers, les tâches de rapport s’en trouveront, dès lors,
considérablement simplifiées.
Activités
Des genres d’activités librement définissables permettent d’enregis-
trer des informations et des activités, avec la possibilité, lors de leur
exécution, de les lier aux prestations, qui seront alors facturées
directement.
A b a P r o j e c tA B A C U S
Single-User*
Version de base Fr. 1’000.–
Option mandants Fr. 1’500.–
Option division Fr. 1’500.–
Option monnaies étrangères Fr. 800.–
Option échéances et contrôle des activités Fr. 800.–
Option facturation de matériel Fr. 2’000.–
Option schémas de décompte variable Fr. 1’800.–
Option sections Fr. 1’500.–
Option interface Fr. 1’200.–
Option planification de projets (en préparation) Fr. 1’500.–
*) Le nombre d’utilisateurs (users) correspond au nombre d’employés en
mesure de créer des rapports. Pour 4 utilisateurs, un supplément de 40% par
rapport au prix single-user est calculé. Un supplément de 10% par rapport à
la version single-user est exigé pour chaque groupe de 2 utilisateurs en sus.
La facturation implique la disponibilité du module de facturation
ABACUS AbaWorX.
PR IX ABAPROJECT :
CONDIT IONS PREALABLES :
LES UT I L ISATEURS APPREC IENT
PART ICUL IEMENT LES SOLUT IONS
EPROUVEES
Monsieur Strässle de Customize SA de Vevey
Customize pure – Parfaites possibilités de production et de
soutien des processus individuels, dans le domaine de la saisie
et de l’analyse des prestations.
Réalisation d’un grand potentiel de rationalisation, grâce à
une saisie décentralisée des données chez les consultants avec
le notebook (offline) et une synchronisation périodique avec
le bureau.
Madame Steinbock de Mediapolis
Chaque employé peut transmettre ses rapports de prestations
de manière autonome
Intégration avec la comptabilité financière et analytique
Facturation immédiate des prestations transmises
Présentation individualisée des différents formulaires
Monsieur Ebener de Forces Motrices de St-Gall-Appenzell
Saisie simple des données (heures, matériel, prestations de
tiers) dans le même programme
Fonctions étendues de tri et de recherche
Possibilités de correction
Liste : multiples possibilités de présentation
Base de genres de prestations souples
Monsieur Küchle de Services industriels d’Uster
Genres de prestation définissables, souples et individualisables
Saisie simple et à une seule reprise des données grâce à
l’intégration
Taux internes et externes variables
ABACUS Research SA
Rorschacherstrasse 170, CH-9006 Saint-Gall
Téléphone 071 243 35 11, Téléfax 071 243 35 00, www.abacus.ch