Février 2010 - biblio.univ-antananarivo.mg
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1 Fahaiza ňa sy Fa ňahy Février 2010
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Fa h a i za ňa sy Fa ňa hy
Février 2010
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Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA
Porte 205, bloc Libanona Campus universitaire Barikadimy Toamasina.
Contact :
Tel : 0330501629 et 0320419182
E-mail : [email protected]
3
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS RESUMÉ ABSTRACT DEDICACE LISTE DES ABRÉVIATIONS INTRODUCTION............................................................................................ 9 PREMIÈRE PARTIE: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUN E RURALE AMBAHATRAZO ET LE CADRE DU SUJET ...............................................................12
CHAPITRE I: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ...........................................................................................................13
SECTION I-GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ....13 SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO ...............................21 SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS.................................28
CHAPITRE II: PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION ........................32 SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL. .........................................................................32 SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS.......................................................36 SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU ...................................................................39
CHAPITRE III: DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE ...............................................41 SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE ............................41 SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE......................................42 SECTION III : ETUDE PREALABLE .........................................................................48
DEUXIEME PARTIE: LA CONCEPTION ET LA REALISATION DU SYSTEME INFORMATISE .................................................................................................................54
CHAPITRE I : LA SOLUTION CONCEPTUELLE.........................................................55
SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES ...........................................55 SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD).......................56 SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)........................62
CHAPITRE II: LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION ...........................68 SECTION I : MODELE ORGA NISATIONNEL DES TRAITEMENTS.....................68 SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD) .....................................75 SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD) .....................77
CHAPITRE III: EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGICIEL .......................................................................................................................81
SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME................................................81 SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL ........................................................82
CONCLUSION .............................................................................................. 88 ANNEXES ...................................................................................................... 93 LISTE DES ILLUSTRATIONS.................................................................. 103 TABLE DES MATIERES ........................................................................... 106
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REMERCIEMENTS
Malgré les efforts, les dévouements et les recherches qu’on a pu entreprendre, cet
ouvrage n’a pu être réalisé que grâce à la collaboration de certaines personnes.
Nous voudrions, donc, témoigner notre gratitude la plus profonde et adresser par la
suite nos vifs remerciements, pour leur soutien, leur encouragement au cour de
l’élaboration de ce présent mémoire, plus précisément :
� À Monsieur Jean Jacques Bernard, Maire de la commune Rurale Ambahatrazo, qui
a accepté la réalisation de notre stage au sein de son établissement et qui a accepté
aussi pour être notre encadreur professionnel d’avoir nous accordé ses temps
précieuses et de nous avoir initié dans le monde professionnel, malgré ses multiples
occupations.
� À tous les personnels de la commune rurale d’Ambahatrazo qui se sont dévoués à
nous fournir les informations indispensables à notre recherche, leur collaboration
et leur amabilité nous ont beaucoup encouragés.
� À Monsieur VELO Jérôme, notre encadreur pédagogique d’avoir dirigé ce travail
malgré ses diverses occupations, son encouragement, ses précieux conseils et ses
remarques nous ont été d’une aide considérable.
� À tous les enseignants et les personnels de la Faculté de Droit, des Sciences
Economiques et de Gestion de l’Université de Toamasina qui nous offrent toutes les
aides pédagogiques nécessaires durant nos années d’études.
� Nous voudrions aussi exprimer nos sincères remerciements à nos très chers parents
et à toute la famille, pour leur amour, leur soutien moral et financier, et ainsi que
l’éducation qu’ils nous ont offert au cours des longues années d’études.
� Enfin, un chaleureux remerciement à tous nos amis qui nous ont soutenue pendant
la période difficile de la période de la réalisation de cette recherche et encouragé
dans les moments pénibles de lassitude ainsi à tout ce qui ont contribué, de près ou
de loin dans l’enrichissement et l’élaboration de cet écrit de recherche.
Veuillez accepter toutes nos reconnaissances et nos plus hautes considérations
les plus sincères.
Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA
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RESUMÉ
Cet ouvrage décrit le déroulement de la mise en place d’un système
d’information de la gestion d’état civil de la commune rurale Ambahatrazo. Ce
système constitue un outil qui permet d’offrir des services de bonne qualité
envers la population et contribue au développement de la commune.
La mise en place de ce système assure la sécurité des données au sein de
l’état civil.
Mot clé : système d’information, état civil, base de données.
ABSTRACT
This work describes the progress of the setting up an information system
management of registry office of Ambahatrazo town. The system permits to offer
the best quality services towards the population and contributes to the
development of the township.
As matter of fact, the setting up assures the security of the data within the
registry office.
Key word: system of information, registry office, data base.
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DEDICACE
Je dédie ce mémoire :
A vous mes parents, en témoignage du bon chemin dans lequel
vous m’avez orienté, que votre sacrifice soit maintenant
récompensé.
A vous, mes chers frères et sœurs, pour ceci soient un
exemple vivant qu’il faut imiter.
A tous les membres de la famille en signe de sympathie.
Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA
Dédicace
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LISTE DES ABRÉVIATIONS, SIGLES ET ACRONYMES
AGF : Agent Guichet Foncier
APC : Agent de Police Communal
ASIC : Agent système d’Information Communal
BEC : Bureau d’Etat Civil
BD : Base des Données
CC : Conseil Communal
CR : Commune Rurale
CSB : Centre de Santé de Base
EKA : Ezaka Kopian’ny Ankizy
FTHM : Finances, Technologies, Human resources, Management
FCE : Fianarantsoa à la cote Est
INSTAT : Institut National de Statistique
L5G : Langage de cinquième Génération
LCD : Langage de Contrôle des Données
LDD : Langage de Définition des données
LMD : Langage de Manipulation des Données
MCD : Model conceptuel des Données
MCT : Modèle Conceptuel des Traitements
MERISE : Méthode d’Etudes et de Réalisation Informatique par les Sous
Ensembles
MLD : Modèle Logique des Données
MPD : Modèle Physique des Données
OEC : Officier de l’Etat Civil
PCD : Plan Communal de Développement
PRD : Plan Régional de Développement
RG : Règle de gestion
RNM : Radio National Malagasy
RO : Règle d’Organisation
RT : Règle de Traitement
SA : Secrétaire Administratif
SEC : Secrétaire d’Etat Civil
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SEQUEL : Structured English Query Language
SGBD : Système de Gestion de Base des Données
SNAP : Système National d’Alerte Précoce
STC : Secrétaire Trésorier et Comptable
TA : Traitement Automatique
UML : Unified Modelling Language
WINDEV : Windows Développeur
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INTRODUCTION
INTRODUCTION
10
La mise en œuvre de la politique de décentralisation renvoie toujours à l’idée
de participation de la population au développement de son pays. Cette politique a
donné naissance aux 22 régions à Madagascar en 2004 et vise le renforcement des
compétences des communes et la mise à leur disposition des moyens pour leur
développement. Les régions et les communes (les collectivités territoriales
décentralisées) constituent ainsi la base pour le développement de la nation.
En effet, les collectivités territoriales décentralisées sont dotées de ressources
et bénéficient des formations pour assurer la gestion des affaires locales et
régionales. C’est pour cela que les deux catégories de collectivités territoriales
décentralisées doivent disposer des plans de développement.
Ce processus participatif de développement aide l’Etat à prendre des
décisions, à planifier le développement et à atteindre par conséquent son objectif.
Donc, la commune est la cellule démocratique qui joue un rôle important pour
le développement de notre pays. Il est nécessaire de mettre en place des stratégies
bien déterminées au sein de la commune pour assurer les traitements à temps des
affaires locales.
Certes, les traitements des affaires locales au niveau de la commune rurale
d’Ambahatrazo, notre zone d’étude, comme au niveau de la plupart des communes à
Madagascar, connaît souvent des retards résultant de l’insuffisance de personnel et
de moyens matériels.
C’est la raison pour laquelle nous avons choisi le thème de mémoire intitulé :
« Mise en place d’un système d’information de gesti on d’état civil : cas de la
commune rurale d’Ambahatrazo, District de Manakara, Région Vatovavy
Fitovinagny ».
Est-ce que l’informatisation de cette gestion est la solution la mieux adaptée à
ce bureau d’état civil ?
Ce travail a été réalisé auprès du District de Manakara par l’intermédiaire de la
commune rurale d’Ambahatrazo.
Comme intérêt, il nous permet de mettre en pratique les cours théoriques qui
nous ont été dispensés à l’Université de Toamasina et plus précisément à la Faculté
de Droit, des Sciences Economiques et de Gestion et de mettre aussi en place un
système informatisé de la gestion d’état civil dans la commune rurale
d’Ambahatrazo.
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La recherche que nous avons effectuée au sein de la commune rurale
d’Ambahatrazo et du district de Manakara nous a permis d’approfondir notre
connaissance sur la gestion d’état civil et la loi en vigueur y afférente.
Donc, nous sommes en mesure de proposer un système informatisé sur la
gestion d’état civil pour assurer d’une part la qualité des services à offrir aux paysans
et autre bénéficière et d’autre part le développement économique et social de la
commune. Cette mise en place de ce système pourra ainsi aider de façon crédible le
bureau d’état civil de la commune rurale d’Ambahatrazo.
Notre travail est divisé en deux grandes parties de trois chapitres de chaque.
La première partie est intitulée : « Présentation générale de la commune
rurale d’Ambahatrazo et le cadre du sujet ». Il s’agit d’une vision générale sur
commune et de la constatation de ses problèmes au niveau du service d’état civil,
lesquelles sont suivies de proposition des solutions les mieux adaptées à sa
situation.
La seconde partie, intitulée : « La conception et la réalisation du système
d’information de la gestion d’état civil», est consacrée surtout à la conception d’une
solution informatique aux problèmes relatifs à cette gestion en mettant en œuvre la
démarche définie dans la première partie et définit les outils nécessaires à la
réalisation matérielle de notre projet. Enfin, il est important d’évaluer et de présenter
ce système conçu.
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PREMIÈRE PARTIE
Dans cette partie, nous présenterons la commune rurale d’Ambahatrazo, et
exposerons la problématique et l’idée de l’informatisation avant de procéder à
l’explication de la démarche à adopter et à l’étude préalable de la gestion de l’état
civil.
PREMIÈRE PARTIE
PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA
COMMUNE RURALE COMMUNE RURALE COMMUNE RURALE COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ET AMBAHATRAZO ET AMBAHATRAZO ET AMBAHATRAZO ET LE LE LE LE CADRE DU CADRE DU CADRE DU CADRE DU
SUJETSUJETSUJETSUJET
13
CHAPITRE I PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE
AMBAHATRAZO
Dans ce chapitre, nous présentons les généralités sur commune rurale
d’Ambahatrazo, son organisation et l’état civil et son fonctionnement.
SECTION I-GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO
Dans cette section, nous exposerons l’historique de la commune rurale
d’Ambahatrazo et son environnement économique.
§ 1 Historique et délimitation administrative de l a Commune Rurale (C.R)
Ambahatrazo
A- Historique de la commune rurale Ambahatrazo 1 [15]
Depuis l’année mille neuf cent quatre vingt seize, le village dénommé
Ambahatrazo est devenu C.R de deuxième catégorie après son appartenance à la
C.R de Sahasinaka. La population de la commune rurale d’Ambahatrazo est
composée généralement des immigrants du Nord : les Betsimisaraka et les
Antambahoaka, de l’Ouest : les Antagnala et les Betsileo, et du Sud-Est : les
Antemoro, les Antefasy et les Antesaka. Ces immigrants s’étaient installés d’abord
vers le 19ème siècle, à Ambolotara à l’Ouest du village actuel d’Ambahatrazo puis ils
se déplaçaient vers le Sud à Ambatoharanana. Devant l’hostilité de l’endroit,
plusieurs membres de la famille des migrants s’étaient trouvé la mort. Pour éviter les
taux de mortalité très élevés, ils décidèrent de quitter le lieu et se dirigèrent vers le
Nord. Ils s’étaient donc établis à Agnivorano, ancien nom du village actuel
d’Ambahatrazo, qui doit son nom à son emplacement au milieu des cours d’eau (voir
la carte).
En effet, l’endroit se situe au milieu des trois cours d’eau tels qu’Ambolotara,
Ankararaina et Antsaka. Plus tard, une grande racine d’arbre, qui servait de repère à
la fontaine commune au cours d’eau d’Antsaka a donné au village le nom
d’Ambahatrazo, Ambahatrazo qui veut dire ‘‘ à la racine d’arbre’’. 1 « Plan Communal de Développement » ,2005 de la commune d’Ambahatrazo page 8.
14
Après la naissance du Fokotany, Ambahatrazo était aussi un Fokotany
rattaché à la C.R Sahasinaka jusqu’à 1996 qui était l’année de naissance de la C.R
d’Ambahatrazo. Donc, la C.R Ambahatrazo est âgée de treize ans aujourd’hui.
B-Délimitation administrative et situation géograph ique
a)Délimitation administrative
Région : Vatovavy Fitovinagny
District : Manakara
Commune : Ambahatrazo
Communes voisines : au Nord : C.R Mavorano
au Sud : C.R Mizilo Gara
à l’Est : C.R Vohimasina-Sud
à l’Ouest : C.R Sahasinaka
C.R Ambohitsara M
Nombre de Fokotany : cinq (05)
Nom des Fokotany : Ambahatrazo
Vohitrandriagna
Mahatsara
Ambalavolo
Ambodifalambo
Nombre des autres villages : six (06)
Nom des autres villages : Tanakidy
Ambodirotra
Manakana
Tsaratanana
Ambohimiarigna
Fotsihalagnana
b) Situation géographique
Comme toutes les autres communes, la C.R Ambahatrazo a son propre
territoire. Sa surface est de quatre vingt trois kilomètres carré (83 km2). La commune
se trouve dans la partie sud-est de Madagascar, plus précisément dans la région de
Vatovavy Fitovinagny, district de Manakara.
15
Elle est limitée :
� au nord, par la commune de Mavorano ;
� à l’ouest, par les communes de Sahasinaka et d’Ambohitsara-M ;
� au sud, par la commune de Mizilo Gara ;
� et à l’est, par la commune de Vohimasina.
c) La carte de la C.R Ambahatrazo
Une carte géographique est une représentation graphique d’un territoire avec
des limites bien déterminées. Pour pouvoir bien présenter la C.R d’Ambahatrazo,
nous utiliserons deux cartes différentes : l’une pour situer la commune au sein du
District de Manakara et de la région Vatovavy Fitovinagny, l’autre pour délimiter le
territoire de la commune.
16
Figure n°1 : La carte de la région de Vatovavy Fito vinagny
Source : Plan Régional du Développement (PRD), 2005 de Vatovavy Fitovinagny
Ambahatrazo
REGION VATOVAVY FITOVINAGNY
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Figure n°2 : La carte de la C.R Ambahatrazo
Source : Plan Communal du Développement (PCD) Ambahatrazo, 2005.
COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ================<>==============
18
§ 2 Environnement socio-économique 1[15] :
A-Relief et paysages
Les massifs montagneux qui divisent longitudinalement les régions de
Vatovavy et de Haute Matsiatra et Ihorombe en trois versants (Est, Nord et Ouest) se
terminent par les chaînes anosyennes jusqu’à Andringitra.
Géologie
La région sud-est est divisée en deux zones géologiques. Vatovavy
Fitovinagny, qui est pour l’essentiel sur le socle cristallin précambrien. Il est recouvert
à l’Est par les basaltes du massif volcanique de Vatovavy, et à l’ouest et au sud par
des dépôts quaternaires. Vatovavy est formé de roches granitiques avec des sols
ferralitiques. Ambahatrazo est recouvert par les basaltes du massif volcanique de
Vatovavy.
Elle possède aussi quelques pierres précieuses et industrielles comme le
béryl, l’améthyste, le cristal et le rubis.
B-Climat et température :
a)Climat
Le climat concerne le réseau de stations météorologues et les stations
synoptiques.
Le climat de la commune rurale Ambahatrazo est identique en général à celle
de toute la région. Les stations météorologiques présentes dans la région sont sous
la responsabilité de la Direction de la Météorologie et de l’hydrologie, service
Interrégional sud de la Météorologie et de l’hydrologie, dans le Province de
Fianarantsoa. Cette direction de la Météorologie mesure les pressions
atmosphériques, températures, humidité relative, précipitations et vents.
Le climat de la Région, de type tropical chaud et humide, se caractérise par
une certaine différence entre la falaise et la zone côtière à hiver et été chauds. Il est
marqué par la proximité de la bordure occidentale de l’anticyclone de l’Océan Indien.
Le vent d’Alizée souffle constamment d’Est en Ouest, entraînant des masses d’air
1 « PCD », 2005 de la C.R Ambahatrazo
19
chaudes et humides, occasionnant une forte pluviométrie. Le nombre de jours de
pluies par année varie de 140 à 175. La saison pluvieuse s’étale de décembre à
avril. Les mois les plus arrosés sont les mois de janvier et de février, le moins arrosé
est le mois de septembre.
b) Température :
Il en est de même pour la température, la température moyenne annuelle est
entre 23°C et 24°C, avec l’altitude de 135 m. La pl us basse température enregistrée
dans la région est de 15°C. A mesure qu’on descend vers le sud, on remarque une
augmentation des températures. Le maximum moyen se situe au mois de février
avec une température de 27°C à Manakara. Les mois d e juin et juillet sont les plus
froids avec la température allant jusqu’à 21°C.
C-Sols et végétations
a)Sols
D’une façon générale, les sols sont particulièrement pauvres, peu ou pas
humifères. Les sols ferrugineux tropicaux formés sur des roches métamorphiques,
couvrant de vastes surfaces, sont le plus souvent des sols squelettiques,
superficiels, d’une faible valeur agricole et pastorale.
b) Végétations
Les végétations sont caractérisées par une hauteur variable d’espèces de 10
m de haut jusqu’aux petits arbres de 13 à 14 m. Les espèces les plus connues sont
le palissandre et de l’Euphorbia Stenoclada : elle a une grande importance en cas de
grande sécheresse, elle est utilisée comme substitut de boisson pour les zébus.
Ensuite, on peut citer les espèces appartenant à la famille des didiéracées : Didiera,
Alluaudia procera utilisé pour la construction et comme bois de caisserie.
c) La savane
Vers le nord, on rencontre une savane arbustive à base de Poupartia caffra ;
mais cette espèce sont toujours associés les Ravenala et le Celastrus linéaris
20
(Tsingilofilo). La plaine côtière est couverte de végétations à base de Stenotaphrum
et Exonepus. Ce sont des savanes et steppes à Aristida.
d) Les forêts
Les forêts primaires commencent à disparaître inexorablement, sur les
montagnes anosyennes. Sur la côte Est (district de Manakara), la forêt secondaire
ombrophile se trouve en état de dégradation avancée par suite de l’action des
hommes. On y constate un défrichement systématique, par suite de la pression
démographique et du surpâturage ainsi que l’approvisionnement des villes en
charbon.
D-Population et démographie :
a)Population
La densité moyenne de la population pour l’ensemble de la région est de 52
habitants par km2. Dans la région Vatovavy, le nombre total de la population est de
1.062.747 habitants en 20031 [15] et la superficie est de 20.200 km2 [16] dont la
commune rurale d’Ambahatrazo est de 220 km2 et 12759 habitants dont la densité
est de 57 habitants par km2.
b) Démographie
Le taux moyen de natalité pour Madagascar est de 4,33 %2 [16], selon
l’enquête nationale et sanitaire en 2003 et le taux de natalité dans l’ensemble de la
région ne représente que la moitié de la moyenne nationale. Cependant, il faut tenir
compte dans l’interprétation de ces données démographiques de l’importance de la
sous déclaration de la naissance dans ces régions. Les décès non déclarés
diminuent le taux de mortalité dans la région. En prenant comme référence le district
de Manakara où le service social et économique est assez avancé, le taux de
mortalité de l’ensemble de la région est inférieur à la moyenne pour Madagascar, qui
est de 1,53.
1 « PRD », 2005 de la Region Vatovavy Fitovinagny, page 13. 2 « PRD », 2005 de la Region Vatovavy Fitovinagny, page 7.
21
E-Les infrastructures
Ambahatrazo est une commune rurale de deuxième catégorie ; ses
infrastructures sont donc moins développées. La commune a un centre de santé de
base niveau deux, et un autre Centre de Santé de Base (CSB) en cours de
construction. Quant aux neuf écoles primaires publiques dont dispose la commune,
elles sont reparties sur ses quartiers et villages. Mais actuellement un collège
d’enseignement général est en cour de construction. Ladite commune possède aussi
des infrastructures routières :
� douze kilomètres de pistes praticables en véhicule,
� neuf kilomètres de route goudronnée (route nationale n°12),
� six kilomètres de chemin de fer (FCE),
qui la traverse et assure la communication et circulation à l’intérieur et vers
l’extérieur.
Un projet d’électrification rurale est déjà déposé au ministère de l’énergie pour
alimenter la commune en électricité par la chute d’eau d’Adriagna. Mais, à ce
moment, l’utilisation d’un panneau solaire de soixante watts assure le besoin en
électricité de la commune.
Beaucoup des barrages hydrauliques aussi sont construits dans son territoire.
Voilà donc la présentation générale de la commune rurale d’Ambahatrazo et
abordons maintenant l’organisation de cette commune.
SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO
Dans cette section, nous allons voir les généralités sur la commune et
l’organisation de cette dernière.
22
§ 1 Généralité sur la commune
A - Définition de la commune :
« La commune est la cellule démocratique la plus ancienne. Elle est née de la
réunion d’habitants dans une même ville » 1[3] et reconnue par la constitution de la
République de Madagascar selon l’article 146 [12]. Il en existe sur tout le territoire
de la république. La commune présente des traits originaux car elle possède un nom,
un territoire et une communauté de citoyens et de résidents qui y sont rattachés par
leurs domiciles. Elle jouit de la personnalité juridique.
Le corps communal élu par les citoyens de la ville ou village concentre la
totalité du pouvoir communal. Il se compose du conseil et du Maire élus au suffrage
universel direct pour quatre ans.
Les communes sont urbaines ou rurales suivant leurs assiettes
démographiques. D’après ce que nous venons de voir, la commune d’Ambahatrazo
est peuplée de douze milles sept cent cinquante neuf (12 759 hab.) ; c’est pour cela
qu’on la classe comme commune rurale à cinq (5) conseillers.
B-Mission et objectif de la commune
La commune est une collectivité territoriale décentralisée c’est-à-dire un petit
Etat dans un Etat réalisant l’objectif de l’Etat central, au sein d’un territoire bien
déterminé. Elle est dirigée par un Maire et a pour objectif de préserver la tranquillité,
la salubrité et la sécurité du peuple de la commune. Il gère le service public,
notamment l’état civil, la voirie, l’assainissement, les bâtiments communaux et l’aide
sociale.
1 Jean LAGUADEG, «Nouveau guide pratique du droit de A à Z », Edition France Loisirs, 2005, page 131
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§ 2 Organigramme et description de tâches à chaque poste existant dans la
C.R Ambahatrazo
A -Définition de l’organigramme
L’organigramme est une représentation graphique, synoptique représentant la
structure d’une entreprise ou d’une administration. Il met en évidence :
� Les différents organes de l’entreprise : direction, service, section ;
� Les rapports mutuels pouvant exister entre ces organes : liaison ;
� Les noms des personnes responsables ;
� L’importance des effectifs que chaque cadre doit animer.
L’organigramme d’une Commune fixe les principes d’organisation de ses
services. Chaque poste de l’organigramme est précisé par une fiche de postes fixant
la mission exacte de chacun.
B-Présentation de l’organigramme de la C.R Ambahatr azo
L’organigramme est un graphique qui représente sous une forme schématique
la structure. Il doit préciser en particulier la répartition des tâches entre les services,
le niveau hiérarchique, les liaisons entre les services. Il est à la fois un instrument
d’information dans l’ensemble de la commune et un instrument d’analyse qui permet
de découvrir les erreurs de l’organisation. Donc, nous allons présenter ci-dessous la
structure organisationnelle de la commune rurale d’Ambahatrazo. Le type de
l’organigramme est un organigramme en bannière.
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Figure n°3: Organigramme de la C.R d’Ambahatrazo
C-Description des tâches pour chaque poste.
L’organigramme ci-dessus aide à déterminer le nombre exact de postes
existant au sein de la commune rurale Ambahatrazo. Ils sont neuf et a chacun d’eux
des attributions particulières :
� le Maire,
� le Conseil Communal (CC)
� le secrétaire trésorier et Comptable (STC),
� l’Adjoint au Maire,
� l’Agent de Guichet Foncier (AGF),
� le secrétaire d’état civil (SEC),
� le secrétaire administratif (SA),
� l’Agent de Système d’Information Communal (ASIC),
� l’Agent de Police Communal (APC).
MAIRE CONSEIL COMMUNAL
ADJOINT AU MAIRE
AGENT GUICHET FONCIER
SECRETAIRE TRESORIE ET COMPTABLE
SECRETAIRE D’ETAT CIVIL
SECRETAIRE ADMINISTRATIF
AGENT POLICE COMMUNAL
AGENT SYSTEME D’INFORMATION
COMMUNAL
Source : C.R Ambahatrazo,14 janvier 2009
25
a) Le Maire et l’Adjoint au Maire
Le Maire est la personne élue qui dirige la commune. Il désigne
les membres de bureau de la commune
D’après la loi 94-008 et le décret 94-008, le Maire :
� prépare et propose le budget au CC ;
� exécute le budget voté en dépense et en recette ;
� représente la Commune dans tous les actes de la vie civile et administrative et
la représente en justice ;
� recrute le personnel ;
� dispose les services déconcentrés de l’Etat pour la réparation et l’exécution
des délibérations du conseil après en avoir adressé la demande du
représentant de l’Etat ;
� légalise les signatures ;
� participe à l’élaboration des listes électorales et l’organisation des élections ;
� enregistre les actes de l’état civil et célèbre les mariages ;
� contracte des emprunts désignés au financement des investissements ;
� accepte les dons et legs ;
� cherche des partenaires avec l’organisme de financement ;
� évalue et contrôle des résultats (tenue du tableau de bord) ;
� contrôle la gestion du service ;
Le Maire délègue par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité
certaines de ces attributions à son Adjoint.
b) Le conseil communal
Il est le seul organe délibérant de la commune. Il suit les décisions
communément prises, et vérifie la gestion financière de l’exécutif. Le CC, à son
assemblée générale, fait des votes secrets pour donner ses décisions (délibération
du conseiller).
c) Le secrétaire trésorier et comptable
Le STC est à la fois secrétaire comptable et trésorier de la commune ; il a
pour attribution de :
� conserver les fonds de la commune ;
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� verser à la banque les montants dépassant le maximum d’encaisse ;
� payer après la vérification de la régularité et les fonds disponibles les factures
versé « bon à payer » et la pièce de décaissement ;
� préparer le chèque ;
� encaisser après vérification de la régularité des recettes de la commune ;
� faire la liquidation du droit au comptant et des pénalités ;
� tenir le livre de caisse et le livre de banque ;
� établir les états de rapprochement bancaire ;
� conserver les valeurs inactives, en approvisionner les percepteurs en tenir
une comptabilité ;
� conserver les pièces comptables ;
� tenir les fiches des situations des redevables ;
� prépare les actes de poursuite, les signer ;
� participer à la préparation du compte financier ;
� tenir un tableau de bord du recouvrement ;
� préparer les documents budgétaires ou de compte financier;
� faire l’engagement de dépense ;
� préparer les bons de commandes ;
� rédiger les procès verbaux de réception de commande ;
� faire la liquidation des factures ;
� tenir la comptabilité administrative et de la comptabilité matière ;
� préparer l’état de salaire, la feuille de paie ;
� liquider la pièce des charges sociales,
� tenir l’état de réalisation de dépense et l’état de réalisation de recette.
d) L’agent de guichet foncier
L’AGF est un poste nouvellement installé le mois de janvier 2009. Il assure
les recensements fonciers et distribue les cartes foncières.
e) Le secrétaire d’état civil
Le STC assiste l’Officier de l’état civil. Il est chargé des travaux de secrétariat :
� la tenue des registres ;
� la délivrance des copies ou extraits d’acte ;
27
� l’inscription et la transcription des mentions marginales et tous travaux de
secrétariats relatifs à l’état civil incombent également à la responsabilité du
STC ;
� la tâche matérielle des conservations des registres et des fichiers ;
� l’organisation matérielle du service, sous la supervision du Maire ;
� accueil des usagers et informations sur l’état civil ;
� présentation des registres à coter et à parapher au tribunal d’instance ;
� expédition des doubles des registres au tribunal ;
� transcription des jugements ;
� organisation des cérémonies de mariage ;
� préparation des livrets de famille ;
� incitation de la population à déclarer les faits d’état civil.
f) Le secrétaire administratif
Il assure :
� l’organisation du rendez-vous et de l’agenda du Maire ;
� les travaux de secrétariat, de dactylographie et de reprographie du maire et
des services communaux ;
� la gestion du courrier (arrivée et départ) ;
� l’organisation du classement des dossiers ;
� la gestion du personnel (rédaction du contrat, tenue de la fiche du personnel
comptabilisation des congés, rédaction des sanctions …) ;
� rédaction de la correspondance simple ;
� classement et conservation des correspondances et de la documentation
générale ;
� achat, stockage et gestion des fournitures de bureau et entretien ;
� organisation et contrôle du travail des agents subordonnés.
g) L’agent de système d’information communal
Il est le responsable :
� du choix des indicateurs de vulnérabilité ;
� de la collecte des indicateurs de Système National d’Alerte Précoce (SNAP) ;
� de la collecte des informations et enregistre dans la fiche de collecte.
28
h) L’agent de police communal
C’est celui qui est en contact direct avec les foules ; il est le responsable de la:
� sécurité publique,
� tranquillité publique,
� salubrité publique.
Nous avons vu l’organisation de la commune rurale Ambahatrazo mais
comment fonctionne son bureau d’état civil ?
SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS
Dans cette section, nous allons définir tout d’abord la mission principale de
l’état civil et ses actes. Nous allons voir aussi les attributions et les responsabilités
principales du bureau d’état civil.
§1 L’état civil et ses actes d’état civil
A- Définition de l’état civil et sa mission princi pale
a) Définition de l’état civil
L’état civil est une pièce dans laquelle on révèle diverses indications sur un
individu comme le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, le nom du père, le
nom de la mère, son domicile, etc. Il est un instrument permettant d’identifier une
personne par l’indication de sa date, son lieu de naissance et son domicile. L’état
civil permet donc de prouver l’identité de chaque individu.
b) Mission principale du bureau de l’état civil
L’état civil a pour mission primordiale de définir la situation de droit d’un
individu et de déterminer le statut juridique de la personne au fil de l’existence civile
et individuelle. Il est l’objectif d’un service public dont le rôle consiste à inscrire sur
des livres spéciaux appelés « registres d’état civil » tout ce qui concerne les
habitants de la même commune. Ainsi, sa finalité, vis-à-vis de l’Etat, est-elle
d’individualiser ses ressortissants et de contrôler sa population. Quant aux individus,
il permet de prouver leur identité, leur situation juridique et de prévaloir leur droit.
29
B- Les principaux actes de l’état civil
a) Définition de l’acte de l’état civil
Les actes de l’état civil sont des actes administratifs écrits qui concernent la
naissance, le mariage, le décès d’une personne, l’adoption, la reconnaissance, le
rejet, etc.
Tous les actes de l’état civil énoncent :
� l’année, la date, le jour et l’heure où ils sont reçus ;
� le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance de la personne
concernée ;
� le nom, les prénoms, la profession, le domicile des ces parents ;
� le nom et les prénoms de l’officier de l’état civil ;
� le nom, les prénoms, la profession, le domicile des comparants;
� le nom, les prénoms, la profession, le domicile des témoins (personne âgée
de plus de vingt un ans qui vérifie l’identité des parties et la conformité de
l’acte avec leur déclaration) si on en a besoin.
Ces informations doivent être enregistrées dans un registre appelé « Registre
de l’état civil » suivant les modèles du « Mémento sur l’état civil » pour être
conservés. Ces actes sont signés par ces différentes personnes qui participent à
leurs établissements ; ceux qui ne savent pas signer apposent leurs empreintes
digitales.
b) Les principaux actes de l’état civil
Les principaux actes de l’état civil sont :
� l’acte de naissance ;
� l’acte de reconnaissance ;
� l’acte d’adoption ;
� l’acte de mariage ;
� l’acte de rejet ;
� l’acte de décès.
30
• L’acte de naissance
C’est un acte qui enregistre la déclaration du père ou de la mère ou de l’un
des ascendants ou par l’un des proches parents ou par tout témoin au sujet de la
naissance dans un délai déterminé.
• L’acte de reconnaissance
C’est un acte qui enregistre la déclaration de reconnaissance de paternité
effectuée par le père lui-même ou son fondé de pouvoir muni d’une procuration
spéciale authentique ou authentifiée individuellement de l’enfant à reconnaître. La
reconnaissance doit être inscrite en marge de l’acte de naissance de l’enfant.
• L’acte d’adoption
C’est un acte visant à créer un lien de filiation entre deux personnes, qui,
sous le rapport du sang, sont généralement étrangères l’une à l’autre. Il y a deux
sortes d’adoption : adoption simple et adoption judiciaire ; la première est faite par
déclaration devant l’état civil et la seconde nécessite l’intervention du juge du
tribunal. L‘adoption doit être inscrite en marge de l’acte de naissance de l’adopté.
• L’acte de mariage
C’est un acte qui enregistre le procès-verbal du déroulement de la cérémonie
de mariage devant l’Officier de l’état civil (mariage moderne) ou devant le
représentant de l’autorité du village (mariage traditionnel). Le mariage doit être inscrit
en marge de l’acte de naissance des époux.
• L’acte de décès
C’est un acte qui enregistre la déclaration, au sujet du décès d’une personne,
par le conjoint survivant, ou un ascendant ou un descendant, ou l’un des plus
proches parents, ou une personne qui a assisté au décès, ou par le médecin. Le
décès doit être inscrit en marge de l’acte de naissance de la personne décédée.
• L’acte de rejet
C’est un acte judiciaire par lequel le père, la mère, un ascendant ou adoptant
rompt volontairement tout lien juridique avec leur enfant majeur à la suite d’un
manquement grave que le juge apprécie souverainement.
§ 2 Les personnes responsables de l’état civil de l a C.R Ambahatrazo
Comme tous les bureaux administratifs, le bureau de l’état civil (BEC) de la C.R
Ambahatrazo a des personnes responsables qui assurent son bon fonctionnement :
31
� Les Officiers de l’état civil qui sont les premiers responsables du BEC
� Les secrétaires d’état civil qui assurent les travaux d’assistance.
A-L’officier de l’état civil
L’officier de l’état civil est le seul responsable qui ne figure pas dans
l’organigramme de la commune. Ce sont les Maires ou/et ses Adjoints assurant cette
responsabilité qui deviennent Officiers de l’état civil, selon l’article 79 de la loi 94-008.
Ils sont les seuls à être compétents pour recevoir et conserver les actes de l’état civil
auxquels ils confèrent l’authenticité.
Ils sont chargés de :
� recevoir les déclarations de naissance et d’en dresser acte ;
� recevoir les reconnaissances des enfants nés hors mariage et d’en dresser
acte ;
� recevoir les déclarations de décès et d’en dresser acte ;
� recevoir des actes d’adoption et de rejet ;
� d’inscrire toutes les déclarations d’acte qu’ils ont reçues ;
� apposer les mentions qui doivent être faites en marge de l’acte de l’état civil
inscrit ou transcrit ;
� transcrire divers jugements ;
� signer les actes enregistrés.
Pour la C.R Ambahatrazo, il existe deux Officiers de l’état civil: le Maire et
l’Adjoint au Maire. Mais, par contre les autres communes peuvent avoir trois ou
quatre ou cinq officiers d’état civil selon la possibilité de la commune à payer leur
salaire et l’assiette démographique de la commune.
B- Le secrétaire d’état civil
Le SEC assiste l’officier de l’état civil. Il est le responsable de son acte devant
le Maire et l’Adjoint. Il présente tous les actes qu’il dresse pour signature. (Voir
Chapitre I-section II- paragraphe 2–C-6 page 24). La C.R Ambahatrazo n’a qu’un
seul secrétaire d’état civil, mais les autres communes peuvent en avoir deux ou plus.
En cas d’infraction les SEC sont passibles des peines prévues dans le code
pénal.
32
CHAPITRE II PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION
Les enquêtes que nous avons effectuées nous aident à détailler les
diagnostics des problèmes au sein du bureau d’état civil de la C.R. Ambahatrazo. Ce
chapitre nous montre successivement ces problèmes et ces conséquences sur le
développement de la commune. Ensuite, la proposition des solutions pour résoudre
ses problèmes suivie de l’avantage issu de la solution retenue.
SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO
NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL.
Pour mener à bien notre analyse, nous exposerons les problèmes liés à
l’organisation interne de la commune et leurs conséquences sur le développement
de la commune.
§ 1 Problèmes liés à l’organisation interne de la C .R. Ambahatrazo.
A-Cumul des tâches :
Il y a cumul des tâches lorsqu’un individu effectue simultanément deux
fonctions en même temps. Il n’y a pas une spécialisation effective des tâches. Et on
comprend très bien que cet individu risque d’être saturé et sa vigueur intellectuelle
est sujette à tous moments à un stress.
Le cumul des tâches est donc nécessairement une surcharge de travail et la
personne met en danger sa résistance physique. Chaque agent a un peu le rôle de
« bon à tout faire ». Cela risque d’entraîner des frustrations, un certain manque
évident de motivation du personnel de la commune concernée.
B-Retard de la délivrance des copies
Pourquoi y a-t-il retard de délivrance des copies ? La consultation du registre
nécessite beaucoup de temps car le nombre des registres à consulter augmente
chaque année même s’ils sont bien rangés. L’analyse de l’existant nous permet
aussi d’identifier le nombre de registres existants cette année deux mille neuf.
33
Tableau n° I : Registre d’état civil existant dans la C.R. Ambahatrazo Année Naissance et
Reconnaissance
Décès Adoption
et Rejet
Mariage
1996 1 1 1 1
1997 1 1 1 1
1998 1 1 1 1
1999 1 1 1 1
2000 1 1 1 1
2001 1 1 1 1
2002 1 1 1 1
2003 2 1 1 1
2004 2 1 1 1
2005 1 1 1 1
2006 1 1 1 1
2007 1 1 1 1
2008 2 1 1 1
Total 16 14 13 13
TOTAL 56
Source : C.R. Ambahatrazo, Mai 2009
Ce tableau montre l’augmentation annuelle du nombre de registres, cette
augmentation conduite à la difficulté de la consultation des registres.
C-Possibilité d’erreur dans la rédaction des actes :
Au cours de la rédaction, des erreurs peuvent survenir aussi bien sur les actes
d’état civil que sur les copies des actes d’état civil.
a)Erreurs sur la rédaction des actes d’état civil
Les actes d’état civil, rédigés à la main et à l’encre noire, ne peuvent pas être
corrigés directement dans le registre. En effet, celui-ci ne doit présenter aucune
rature et blanc.
34
b) Erreur sur la copie d’acte d’état civil
Les copies d’acte d’état civil, dactylographiées conformément aux actes d’état civil
manuscrits enregistrés dans le registre d’état civil, peuvent présenter des fautes de
frappe ou d’orthographe et d’autre erreur, dont la correction exige du temps et de
changement de papier. Cela occasionne non seulement une perte de temps mais
aussi des dépenses imprévues pour le service d’état civil.
D-Trop des temps perdu dans l’exécution de la tâche :
Le traitement manuel nécessite beaucoup de temps et, par conséquent, il
favorise le retard dans l’exécution de tâches. Or la perte de temps entraîne des
impacts négatifs directs sur le développement économique de la commune. Ceci est
d’autant plus préjudiciable à la bonne performance de la commune que le contexte
actuel du monde des affaires, notamment à une époque où les exigences de la
mondialisation sont multiples, ne pardonne pas les retards dans la prise de décision.
Cette dernière dépend surtout des informations apportées par les exécutants au
Maire, afin que les responsables puissent déterminer en toute connaissance des
causes, les voies dans lesquelles ils engagent la commune, c'est-à-dire tout
simplement définir la stratégie de la commune.
E-Difficulté de contrôle :
La persistance manuelle favorise la difficulté du contrôle par le chef
hiérarchique dans la commune rurale d’Ambahatrazo notamment sur les tâches du
bureau d’état civil. Ce contrôle, de ce fait, peut se réaliser à la hâte et manque ainsi
de fiabilité.
F-Défaut d’emplacement local
Pour la C.R. Ambahatrazo uniquement, le bureau d’état civil ne dispose pas
de salle propre. Cela aussi empêche de voir ou de ranger les documents de l’état
civil dans un endroit ou emplacement unique. Cette salle est à la fois salle de
réception et salle d’exécution de nombreux travaux de la commune. Donc, il est
difficile de ranger cette salle et de voir jumelés les archives et les registres de l’état
civil.
35
§ 2 Conséquences sur le développement de la commu ne
A -Non satisfaction de la population au service de l’état civil
La qualité des services offerts par l’état civil n’est pas satisfaisante : beaucoup
de fautes de frappe sont constatées par les demandeurs de copie, comme par
exemple le nom RABOTO devient RAVOTO. De même, la présentation des copies
d’état civil qui n’est pas conforme à la norme exigée par le Mémento sur l’état civil
c’est-à-dire qu’elles sont de mauvaise présentation. Cela est provoqué par
l’incompétence des personnelles et la machine à écrire qui sont très vieille.
B-Arrêt de production
Comme nous l’avons dit auparavant, tout le traitement au sein de la commune
rurale d’Ambahatrazo se fait de façon manuelle. Ceci favorise la lenteur de
l’exécution des travaux. Cette lenteur déclenche la perte du temps aussi bien pour
les bénéficiaires de services, qui abandonnent leurs travaux de champs, qui arrêtent
la production que pour la commune en question. Cette situation provoque des
conséquences très graves sur le développement économique de la commune rurale
d’Ambahatrazo en général.
C- Autre conséquence au sein de la commune
Les problèmes susmentionnés, qui démotivent la population locale à déclarer
naissance et décès, constituent un obstacle à la réalisation de l’objectif du
gouvernement de distribuer des copies à 95% des enfants Malagasy en 2010. Selon
le ministère responsable : « 25% des enfants Malagasy seulement ont actuellement
leurs copies d’acte d’état civil, alors que l’Etat propose de distribuer des copies
d’acte d’état civil à 95% des enfants en 2010 »1.
Ces problèmes ont ainsi des conséquences graves sur les droits des enfants
et la réalisation du programme du ministère de l’intérieur et du ministère de
l’éducation national relatif à la distribution des copies de naissance avec
l’opération « E.K.A. » ou « Ezaka Kopian’ny Ankizy ».
En outre, on constate une augmentation des dépenses annuelle sur l’état civil
et le non allègement du travail au sein du bureau d’état civil.
1 « Journal Radio Nationale Malagasy (RNM) » de 19h du 18 Novembre 2009
36
Après avoir examiné dans la partie précédente les différents problèmes
rencontrés au sein de la commune rurale d’Ambahatrazo notamment au niveau du
service de l’état civil de la commune rurale d’Ambahatrazo et au niveau de
l’organisation interne du traitement de l’état civil, on peut dire aussi que la corruption
est à la porte .Il est donc nécessaire de mettre en place une solution qui répond au
besoin de la commune rurale Ambahatrazo.
La section suivante nous offre des solutions compatibles à la situation de la
commune rurale Ambahatrazo.
SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS
Nous préconisons deux solutions pour résoudre ces problèmes de la C.R.
Ambahatrazo :
� l’amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels),
� la mise en place d’un système d’information.
§ 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels)
La méthode appliquée par le service de l’état civil de la commune
Ambahatrazo est le traitement manuel : rédaction manuscrite de l’acte dans les
registres avec signature du comparant et l’utilisation de la machine à écrire à la
distribution des actes.
A-Recrutement des nouveaux personnels
Pour éviter l’accumulation des tâches, le recrutement de deux personnes au
moins est nécessaire. Car, un Secrétaire d’Etat Civil (SEC) s’occupe dix mille
habitants, on pense alors à recruter un autre SEC pour assurer tous les travaux
d’état civil.
On peut imaginer aussi l’amélioration d’un poste de percepteur pour assurer
les recouvrements des taxes ou des droits et les recettes locales de la commune,
fonction toujours assurée par le SEC.
B- Achat des nouveaux matériels
L’amélioration touche aussi les matériels de travaux locaux et de bureau
comme les machines à écrire et l’armoire. Une armoire métallique ou en bois servira
37
mieux au classement des registres. L’acquisition des machines à écrire est aussi
prioritaire, car celles dont la commune dispose actuellement sont insuffisantes et trop
vieilles. Et ces nouveaux matériels seront placés dans une nouvelle pièce pour
faciliter l’emplacement des archives et des registres.
L’amélioration de cette méthode est donc nécessite le recrutement des deux
personnes au moins et acquisition des machines à écrire
§ 2 Mise en place d’un système d’information
Grâce à l’existence d’un traitement automatisable dans la gestion de l’état civil
nous pouvons proposer des solutions informatiques aux problèmes du service d’état
civil, que nous venons de citer. Ces solutions, consistant à mettre à la charge de
l’ordinateur le plus part des tâches relatives au traitement des affaires civiles,
nécessitent l’acquisition des matériels informatiques comme les ordinateurs,
l’imprimante, etc. On trouve donc deux sous-systèmes dans le système
d’information :
� Sous-système automatisable d’information (ordinateur),
� Sous-système interface avec l’univers extérieur (hommes).
A-Tâches des ordinateurs
« Pour qu’un sous-système du système d’information soit automatisable, il faut
qu’il soit formalisable, la connaissance de l’entrée détermine les sorties » 1[4]. Et se
sous-système dégage deux sous-système fonctionnel :
� le traitement automatique,
� la mémorisation.
a) Le traitement automatique (TA)
Le TA est la fonction qui consiste à manipuler des données mémorisées ou
provenant de l’extérieur (saisie). Il est déclenché par des faits survenus dans
l’univers extérieur et interprétés comme des événements qui peuvent être porteurs
d’information pour lesquelles on précède à la saisie.
1 Jean Patrick MATHERON, « Comprendre Merise », page 8
38
b) La mémorisation
La mémorisation est la fonction de stockage d’information
� stockage des programmes,
� conservation de la structure des données,
� Stockage des données (fichier ou bases des données).
Le premier stockage est la mémorisation du modèle, le second celle de la base
d’information. Ce stockage est réalisé sur des mémoires externes.
B Tâches des hommes
Les tâches des hommes sont divisées en deux : la saisie d’informations et
l’accès au système.
a) La saisie d’informations
La saisie est le traitement qui consiste à communiquer au système automatisé
d’information les informations en provenance des événements de l’univers extérieur.
Elle consiste à transformer des événements extérieurs en entrées dans la
mémorisation ou dans le TA. Elle s’effectue par le personnel de saisie.
b) L’accès
L’accès est le traitement qui consiste à transformer des données mémorisées
de la base d’information ou des données-résultats issues d’un traitement
automatique complet en sortie externe de l’univers extérieur.
La mise en place d’un système d’information consiste donc à combiner ces
deux sous-systèmes avec l’acquisition de quelques matériels informatiques
nécessaire.
On a donc deux solutions pour améliorer la gestion de l’état civil de la
commune rurale d’Ambahatrazo ; l’un d’entre eux sera retenu. La section suivante
nous montre les avantages et les inconvénients de chaque proposition, lesquels
nous aident à définir la solution retenue.
39
SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE
PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU
§ 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels)
A-Avantages
Cette méthode présente quelques avantages :
� le respect de la loi en vigueur (circulaire n°788- MJ/CAB du 29 Décembre
1961).
� continuité assurée des tâches du fait que leur réalisation ne dépend ni
d’électricité ni du carburant.
B- Inconvénient
En effet, avec cette méthode l’exécution des tâches nécessite toujours trop de
temps, c’est-à-dire que l’insatisfaction de la population demeure toujours sur le
temps et sur la présentation des actes.
L’augmentation du volume des registres sera maintenue et provoque la
difficulté de la consultation et du stockage des registres. Il y a aussi un manque de
fiabilité de contrôle.
§ 2 Mise en place d’un système d’information
A-Avantages
La mise en place d’un système d’information implique la rapidité du traitement
des informations dans le service d’état civil et aussi le gain du temps de traitement.
Ce gain de temps d’une part entraîne une diminution des volumes des tâches de
SEC et d’autre part apporte à la population locale plus de temps aussi pour travailler
dans son champ et s’occuper de ses activités quotidiennes. Cela entraîne un
développement social et économique de la commune en général.
Pendant la saisie aussi il est possible de retrancher ou d’ajouter ou de
déplacer un ou plusieurs mots sans difficulté, sans rature et sans changement de
papier.
Sur le volume des documents à archiver on enregistrera une diminution
brusque, car tous les registres sont électrisés et stockés dans l’ordinateur.
40
Le contrôle de l’Officier d’Etat Civil (OEC) sera facile et les données seront
protégées et sécurisées.
Les actes imprimés qui seront d’une bonne présentation, pourront bien
satisfaire les attentes de la population.
B- Inconvénients
Mais, le coût de l’installation de ce système est cher. Car au coût des
matériels s’ajoute celui de la formation du personnel. Ce système dépend de
l’électricité ; ainsi, l’absence ou la panne d’électricité entraîne l’arrêt de ce système.
Face aux avantages et inconvénients de ces méthodes, nous optons pour la
mise en place d’un système d’information. En effet, celle-ci permettra le traitement
rapide des informations. Il faudrait donc que la commune investisse dans ce
domaine.
Nous pensons aussi que cette amélioration réagit de façon positive sur la
disponibilité rapide des informations requises pour éviter tout retard qui serait
préjudiciable à la compétitivité de la commune. Il est donc évident que la condition
nécessaire et suffisante pour suivre effectivement le contexte actuel de la
mondialisation est l’acquisition de nouveaux matériels afin de pouvoir répondre très
vite aux attentes du Maire. Tout retard dans la prise de décision dû au manque
d’information peut être fatal pour la commune.
41
CHAPITRE III DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE
Ce chapitre nous présente en premier lieu la démarche à suivre pour
l’informatisation du système et en second lieu l’étude préalable qui doit aboutir à la
présentation générale du futur système de gestion.
SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE
§1 Choix de la méthode utilisée
La réalisation d’un projet en informatique doit passer par la conception d’une
méthode d’analyse permettant de représenter les données de bases. Plusieurs
méthodes de réalisation existent dans le monde informatique comme la MERISE
(Méthode d’études et de Réalisation Informatique par les Sous Ensembles), la
méthode orienté objet qui utilise le langage UML (Unified Modelling Language). Mais
nous avons choisi la méthode MERISE pour les raisons suivantes :
� séparation des études des données et des traitements en avançant
progressivement par niveau (c'est-à-dire la vue statique et la vue dynamique) ;
� la simplicité des formalismes utilisés.
MERISE assure aussi la sécurité et l’intégration du système d’information.
§ 2 Outils utilisés
A-Outil de conception
Un outil de conception est un outil qui facilite les travaux pratiques de la
méthode d’approche ; c’est-à-dire un outil de modélisation et de conception des
systèmes d’information. Il existe plusieurs outils, mais nous choisissons
« Win’design » pour les raison qui suivent.
Win’design est un logiciel de conception et de formalisation des données et des
traitements. C’est un outil indispensable à la mise en œuvre de la méthode MERISE.
Ses nombreuses fonctionnalités constituent une véritable aide à la conception et à la
documentation dans le cadre de la mise en œuvre de la méthode MERISE. Il permet,
dans un même environnement, de gérer des modèles de données et de traitements
42
Donc dans ce projet la présentation de tous les modèles se fait à l’aide de
Win’design.
B-Outil de réalisation
Si nous utiliserons win’design à la conception, « Windev », abréviation de Windows
développeur, qui est un AGL (Atelier de Génie Logiciel) nous offre une réalisation
assuré. Car il s’agit un développeur des applications dans tous les domaines :
Gestion, industrie, multimédia, Internet, accès distant…Il intègre tous les outils
nécessaires au cycle de réalisation d’une application. C’est pour toutes ces raisons
que nous choisirons « Windev » comme outil de réalisation.
SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE
§ 1 Historique de la méthode MERISE
MERISE est l’abréviation de Méthode d’étude et de Réalisation Informatique
par les Sous-Ensembles. La MERISE est une méthode française. Elle est née vers
l’année 1978-1979, à la suite d’une vaste consultation lancée en 1977 par le
ministre de l’industrie Français afin de mettre au point une méthode de troisième
génération de conception-réalisation du système d’information.
Vu la progression de la recherche informatique vers les années 70 les
chercheurs ne cessent d’améliorer les méthodes qui leurs sont transmises :
� l’approche systémique des systèmes d’information,
� la modélisation des données.
La combinaison des deux réflexions fait naître le projet MERISE dirigé par
TARDIEU et ses collègues vers la fin des années 70 (voir illustration ci-dessous).
43
Tableau n°II : Naissance de la MERISE
Source : Système d’information, année 2004, FTHM Conseil
§ 2 La démarche de la méthode MERISE
Depuis l’année 1980, MERISE a connue plusieurs succès au niveau
international. Ensuite l’évolution technologique et les besoins d’utilisateurs donnent
naissance à MERISE 2 en 1994 et la méthode orientée objet en 1995.
Mais aujourd’hui, MERISE est largement utilisé dans l’administration et les
entreprises de toutes tailles et couvre le marché international.
La MERISE est une méthode ou plus précisément une démarche de
construction de système d’information. Elle consiste à mener de front l’étude des
données c'est-à-dire « à identifier le nombre et la nature des tables, les articulations
et la ventilation des informations entre ces tables afin que l’ensemble soit le plus
efficace et évolutif possible; et celle de traitement : à identifier les fonctionnalités
selon une approche top/down leur découpage et leur enchaînements » 1[11]. Ces
deux études s’ignorent l’une l’autre dans un premier temps.
En fait, la démarche MERISE se fait selon les trois axes qui constituent ce
qu’on convient de nommer les trois cycles :
� le cycle d’abstraction,
� le cycle de vie,
� le cycle de décision.
Les trois cycles se déroulent simultanément de la façon suivante :
1 Jérôme VELO Cours de, « Méthode d’analyse : Merise », 3è année 2006-2007.
RECHERCHE EN
SYSTEME APPLIQUE
AUX ORGANISATIONS
METHODE
D’ANALYSE
EXPERIENCE DES
DEMARCHE
RECHERCHE EN
INFORMATIQUE DE
GESTION SGBD
MERISE
44
Figure n°4 : Le cycle de la Merise
Source : VELO Jérôme, Cours de Méthode d’analyse : MERISE, 3è année, 2006-2007,[11]
A. Cycle d’abstraction
MERISE utilisait trois formalismes du plus abstraits au plus concret pour
modéliser un système d’information.
Ces trois formalismes correspondent aux trois niveaux :
� conceptuel,
� organisationnel,
� opérationnel,
et s’applique au traitement et aux données : c’est la dissociation des données et des
traitements. Le développement suivant permet d’expliquer brièvement ce cycle :
Schéma directeur
COMMENT ?
QUI ? OÙ ? QUAND ?
QOUI ?
Cycle d’abstraction
Cycle de décision
Etude préalable
Etude détaillée
Etude technique Cycle de vie
Réalisation
45
Tableau n°III : Les modèles Données
Traitement Niveau Choix
M.C.D M.C.T Niveau
conceptuel
De gestion
M.L.D M.O.T Niveau logique ou
organisationnel
D’organisation
M.P.D M.Op.T Niveau physique
ou opérationnel
Technique
Source : réflexion personnelle, octobre 2009
Le niveau conceptuel consiste à penser le système d’information sans
envisager aucun concept lié à l’organisation tant du point de vue de données que de
celui du traitement. C’est la réponse à la question QUOI et avec quelle données.
Le niveau organisationnel consiste à analyser le lieu, le temps, l’acteur, et le
poste de travail, c’est-à-dire l’intégration à des critères liés à l’organisation. C’est la
réponse aux questions QUI fait QUOI? OÙ ?et QUAND ?
Le niveau opérationnel consiste à apporter des solutions techniques au
problème. C’est la réponse à la question COMMENT.
B. Cycle de vie
Ce cycle comporte trois grandes périodes qui sont basées sur les maîtrises de
la chronologie des opérations :
� la conception ou période d’étude de l’existant puis le système en mettre
en place,
� la réalisation qui recouvre la mise en œuvre de l’exploitation,
� la maintenance qui devra permettre au système d’évoluer et de s’adapter
à la modification de l’environnement et au nouvel objectif jusqu’au
moment où il ne sera plus capable de s’adapter au nouveau système et
devra laisser la place à un nouveau.
QUOI ?
QUI ? OÙ ? QUAND
COMMENT ?
46
C. Le cycle de décision
Au cours de l’étude et de la maintenance, des décisions sont à prendre, très
généralement d’abord, et de plus en plus ponctuelles.
La hiérarchie MERISE des décisions à prendre est la suivant :
� découpage d’un système d’information en domaines,
� grande orientation en matière de gestion, organisation et de solution
technique,
� planification du développement choix entre procédure manuelles et
automatisées,
� choix entre procédure temps réelles et automatisées,
� détermination de leur poste de travail et de leurs tâches,
� dessin d’état, grille d’écran, etc.…
En général la démarche MERISE, après la mise en œuvre des règles de
gestion, part de la théorie à la pratique, de la situation de l’existant pour élaborer le
futur système.
Les étapes de la conception et de la réalisation d’un système d’information
• le schéma directeur
• l’étude préalable,
• l’étude détaillée,
• l’étude technique,
• la réalisation,
• la maintenance.
On peut représenter ces étapes à l’aide de l’illustration ci-dessous :
47
Figure n°5 : Les étapes de la conception et la réal isation d’un système d’information
Source : COMPRENDRE MERISE Jean Patrick Mathéron page 208, [4].
ETUDE GLOBALE DU S.I (SCHEMA DIRECTEUR)
PLAN DE DEVELOPPEMENT
ETUDE PREALABLE D’UN DOMAINE DU SI
ETUDE DETAILLEE DOMAINE 2
PROGRAMMATION
ETUDE TECHNIQUE
MISE EN ŒUVRE
Approbation DG et utilisateurs
DECSION DG
Prog 1
ETUDE PREALABLE
DOSSIER DE CHOIX DOMAINE 1 DOSSIER DE CHOIX DOMAINE 2
ETUDE PREALABLE D’UN DOMAINE PAR PROJETS ET PAR APPLICATION
DECSION DG
CAHIER DE CHARGES utilisateur application 1
MANUEL D’UTILISATION CONSIGNES
CAHIER DE CHARGES utilisateur application 2
CAHIER DE CHARGES DE REALISATION
CAHIER DE CHARGES DE REALISATION
Prog 2
Prog 3
Prog 4
Prog 5
MAINTENANCE
48
SECTION III : ETUDE PREALABLE
Cette section nous montre respectivement les informations générales sur la
gestion d’état civil et ses caractéristiques comprenant l’objectif à atteindre.
§ 1 Rôle du système
Il s’agit d’un système qui s’occupe de la gestion de l’état civil dans le bureau
d’état civil, gestion portant principalement sur les actes d’état civil tels que l’acte de
naissance, l’acte de décès, l’acte de reconnaissance, l’acte d’adoption, l’acte de rejet
et l’acte de mariage. Ce traitement était effectué manuellement.
Cette gestion comporte les processus suivants :
� l’enregistrement des déclarations auprès du bureau d’état civil, déclaration de
naissance ou déclaration de décès, de reconnaissance, d’adoption ; de rejet
et l’avis de mariage et de dresser en acte.
� la délivrance des copies des actes d’état civil et l’avis de mention marginale à
envoyer.
§ 2 Etude de l’existant
C’est une étude qui nous permet de prendre une décision d’améliorer ce
système de gestion d’état civil. Donc l’étude de l’existant est une étape importante.
Avant d’entrer en détail il est important de présenter à l’aide d’une illustration
les circulations du déroulement du système.
Figure n°6 : La circulation et le déroulement du sy stème
Acte de naissance Avis à envoyer Arrivé avis de mention
Acte de mariage
Mention marginale
Acte de reconnaissance Acte d’adoption Acte de rejet
Acte de décès
Source : réflexion personnelle, octobre 2009
49
A-Déroulement de ces activités
Lorsqu’on parle d’une gestion d’état civil on parle des actes de naissance. Le
traitement des actes de naissance consiste à enregistrer toutes les naissances du
territoire de la CR Ambahatrazo et à délivrer une copie d’acte de naissance à tout
ceux qui en ont besoin. Cet enregistrement nécessite des documents de base
appelé : « déclaration de naissance ou à défaut un jugement supplétif ». Et c’est
avec ce document qu’on peut rédiger l’acte dans les registres de naissance. Les
étapes suivantes expliquent les déroulements de ce traitement dudit.
a) L’enregistrement de l’acte de naissance
� L’ouverture des registres
L’utilisation des registres d’acte de naissance est obligatoire. Et la loi précise
qu’on doit en établir deux exemplaires dont l’un est conservé au centre de l’état civil
de la commune et l’autre est déposée au greffe du Tribunal de Première Instance du
ressort à chaque fin d’année.
Le registre est annuel et la loi exige aussi sa clôture chaque fin d’année.
Un registre neuf, avant son utilisation, doit être coté et paraphé du premier au
dernier feuillet par le président du Tribunal de Première Instance du ressort. Le
président du Tribunal adresse les deux registres cotés et paraphés aux centres de
l’état civil relevant de sa juridiction, accompagnés d’un procès verbal d’ouverture.
Les registres sont ouverts au premier janvier de chaque année.
� La déclaration de naissance
Toute naissance survenue sur le territoire malgache doit faire l’objet d’une
déclaration à l’Officier de l’état civil. Une déclaration de naissance est une pièce qui
énonce la naissance d’un enfant. Elle est faite par le père ou la mère ou l’un des
ascendants ou par l’un des plus proche parents ou par toute personne ayant assisté
à la naissance ou encore lorsque la mère accouche hors de son domicile, par la
personne chez qui elle a accouché.
En général, elle doit contenir les renseignements suivants:
• le nom et le(s) prénom(s) de l’enfant né,
• l’heure, la date et le lieu de naissance,
• le nom et le(s) prénom(s) de ces parents,
• la date et le lieu de naissance de ces parents,
50
• la profession et le domicile de ces parents,
• le nom et le(s) prénom(s) du déclarant,
• la date et le lieu de naissance du déclarant,
• la profession et le domicile du déclarant,
• le sexe de l’enfant,
• la date de la déclaration.
A la CR Ambahatrazo, cette déclaration peut être verbale ou se faire à l’aide
d’un bout de papier qui contient seulement le prénom de l’enfant né. Donc, le
secrétaire de l’état civil revient à interroger le (ou la) déclarant(e) pour compléter les
renseignements. Une déclaration de naissance ne doit pas dépasser le douzième
jour à compter du jour de la naissance. Si la naissance n’a pas été déclarée, à cause
de l’ignorance de la loi ou l’éloignement du bureau de l’état civil, ou le délai de la
déclaration n’a pas respecté, le jugement supplétif est une occasion de tous les
citoyens d’établir son état civil.
� Le jugement supplétif
Le jugement supplétif est une pièce délivrée par le Tribunal de Première
Instance, qui supplée l’inexistence d’un acte d’état civil.
En effet, une demande doit être adressée au président du Tribunal de son
domicile, soit par une requête orale, soit écrite. Après avoir recueilli les témoignages
concordants, le président du Tribunal de Première Instance est le seul habilité à
rendre ce qu’on appelle: jugement supplétif.
� La rédaction de l’acte de naissance
Lorsque l’information est vérifiée et le délai de déclaration est respecté ou
qu’il y a une arrivée d’un jugement supplétif, on passe à la rédaction. Les
responsables de l’état civil dressent immédiatement l’acte dans le registre d’acte de
naissance conformément aux modèles règlementaires présentée en annexe sous les
n°4 A à 4 B du Mémento sur l’état civil et le jugem ent supplétif est suivant le modèle
n° 16 ; de suite sans aucun blanc, les ratures sero nt approuvées et les renvois
paraphés par tous les signataires de l’acte et les divers alinéa des actes seront
réunis entre eux par un trait de plume. Après la lecture de l’acte rédigé, le déclarant
et l’Officier de l’état civil signent immédiatement le registre. La rédaction des deux
registres est obligatoire en respectant ces procédures développées ci-dessus.
51
b) La modification de l’acte de naissance
Lorsqu’une personne désire modifier son état civil, il est obligé de passer au
bureau de l’état civil et ou au Tribunal de Première Instance du ressort si nécessaire.
� La modification effectuée au bureau de l’état civil
Certaines modifications de l’état civil d’une personne sont effectuées devant le
responsable de l’état civil comme la reconnaissance, le mariage, l’adoption simple, le
décès ... L’intéressé doit se présenter devant l’Officier de l’état civil témoigné d’une
personne âgée de vingt et un ans au moins. Tandis que les autres modifications,
exigent la présence de deux ou plusieurs témoins pour certifier la conformité des
déclarations.
En effet, après la rédaction en acte de cette modification, avec exigence de
lecture, l’Officier de l’état civil signe les registres et inscrit la modification en marge
de l’acte de naissance de la personne intéressé dans le registre d’acte de naissance
conformément au modèle exigé par le MEMENTO sur l’état civil.
Si la modification est faite dans une autre commune, l’Officier de l’état civil de cette
commune envoie un avis de mention à la commune du lieu de naissance de
l’intéressée et la transcription doit être faite dans les cinq jours de la réception en
mentionnant très clairement l’origine de l’information.
� La modification qui exige l’avis du Tribunal
D’autres modifications de l’état civil d’une personne exigent l’avis du Tribunal.
L’intéressé doit se présenter au Tribunal avec son témoin et après toutes les
formalités, le greffier de la juridiction adressera à l’Officier de l’état civil compétent la
partie du dispositif à transcrire. La procédure d’enregistrement est pareille à la
première mais l’originaire de l’information est le Tribunal de Première Instance du
ressort. Le changement de nom et le divorce sont parmi tant d’autre.
Dans la Commune Rurale Ambahatrazo, ces deux procédures sont bien
respectées. Mais le Tribunal de Première Instance se situe dans la ville de
Manakara, c’est-à-dire trente six kilomètre de la commune.
c) La délivrance d’une copie d’acte d’état civil et l’établissement
des tables quinquennales
� La délivrance d’une copie d’acte d’état civil
52
Le but de l’enregistrement de l’acte d’état civil est d’en tenir le statut juridique
d’une personne au cours de son existence civil et individuelle. Après
l’enregistrement, la première copie d’acte est délivrée gratuitement. La délivrance
des copies ultérieures dépend de la demande de ceux qui en ont besoin. A la CR
Ambahatrazo la délivrance d’une copie d’acte d’état civil consiste à recopier tout
entier l’acte enregistré dans le registre conformément au modèle n° 8 du MEMENTO
sur l’état civil en tenant compte de la mention marginal. Cette opération de saisie est
effectuée par le SEC à l’aide d’une machine à écrire et nécessite beaucoup de
temps.
� L’établissement des tables quinquennales
Lorsque la fin d’année arrive c’est-à-dire le trente un décembre de l’année,
l’Officier de l’état civil clôt et arrête les registres. Il dresse un tableau alphabétique
des actes conformément au modèle numéro 3 du MEMENTO sur l’état civil. Et tous
les cinq ans il doit établir en trois exemplaire des tables alphabétiques annuelles
appelées tables quinquennales dont :
• l’un est conservé au centre de l’état civil de la CR Ambahatrazo,
• le deuxième déposé au greffe du Tribunal de Première Instance du
Manakara,
• le troisième envoyé aux archives du Ministère de la justice à
Antananarivo.
Quelquefois, une demande de tableau statistique et une liste mensuelle
d’actes arrivent au sein de la commune, déposées par le délégué administratif pour
le contrôle. Les délivrances de ces pièces sont confiées au SEC avec sa pauvre
machine à écrire qui nécessite beaucoup de temps.
B-Identification des acteurs, des dossiers et matér iel utilisés
Le bon fonctionnement du service de l’état civil requiert l’intervention des
acteurs suivants :
� le comparant ou l’intéressant,
� le tribunal de première instance,
� les autres communes,
� l’état civil de la commune avec son personnel composé de: OEC et SEC.
53
Quant aux registres, le centre de l’état civil doit tenir en double exemplaire
quatre registres distincts :
� un pour la naissance et la reconnaissance,
� un pour les mariages,
� un pour l’adoption et les rejets,
� un pour les décès.
Elle utilise aussi deux machines à écrire dont l’une pour le Secrétaire d’Etat
Civil (S.E.C.) et l’autre pour le Secrétaire Administratif (S.A).
C-Orientation
a)Orientation conceptuelle
Les orientations conceptuelles définissent les opérations envisagées dans le
système informatisé qui répond au besoin suivant : traitement automatique de tous
les traitements automatisables. Donc, le système à implanter sera conforme au
besoin de la commune.
b) Orientation organisationnelle
Sur le plan organisationnel, la formation du personnel de l’état civil est
nécessaire. On peut la planifier comme suit : on va de la formation bureautique à la
formation sur la manipulation du nouveau système.
c) Orientation technique
C’est la mise en place des matériels informatiques dans le domaine concerné.
Pour faciliter aussi la validation et le contrôle à effectuer par l’Officier de l’état civil, il
est nécessaire d’implanter un réseau local. C’est un ensemble des matériels de
traitement de l’information connectés entre eux. Les machines partagent la même
ressource suivant les procédures et les protocoles bien définis. Ce réseau local
nécessite donc au moins deux ordinateurs et quelques mètres de câble à réseau ;
une imprimante, un onduleur, un stabilisateur.
On peut récapituler la configuration des ordinateurs comme suit :
� type Pentium avec 128 Mo de mémoire,
� sous Windows 98, NT4, 2000, Me, XP, 2003 ou Vista (32 ou 64 bits).
54
.
DEUXIEME PARTIE
Cette deuxième partie nous montre la solution conceptuelle, la solution
détaillée et la réalisation du système d’information afin que nous puissions présenter
ce logiciel au troisième et dernier chapitre.
DEUXIEME PARTIE
LA CONCEPTION ET LA LA CONCEPTION ET LA LA CONCEPTION ET LA LA CONCEPTION ET LA
REALISATION DU SYSTEREALISATION DU SYSTEREALISATION DU SYSTEREALISATION DU SYSTEME ME ME ME INFORMATISEINFORMATISEINFORMATISEINFORMATISE
55
CHAPITRE I LA SOLUTION CONCEPTUELLE
Ce chapitre nous offre le détail et la démarche de la conception. En premier
lieu nous présenterons le diagramme des flux des données, suivi du modèle
conceptuel des données et des traitements. La solution conceptuelle est une solution
proposée pour résoudre le problème à étudier en tenant compte de la caractéristique
logique d’usage du futur système d’information et de moyen de réalisation.
On part donc à l’interprétation de l’idée qu’il se fait d’une situation à l’aide des
modèles ou plus exactement à élaborer une vue partielle, plus ou moins abstraite de
l’existant.
La méthode choisie recommande la séparation de l’étude entre données et
traitements. Alors la modélisation doit soumettre cette séparation.
SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES
§ 1 Définition et concept de base
Les concepts de base du diagramme des flux sont : l’acteur, les flux.
A- L’acteur
« L’élément existant qui manipule les informations dans le système
d’information s’appelle acteur. Il peut être une personne ou un groupe de personnes,
un appareil qui s’échangent des informations et accomplissent des actions sur ces
informations » 1[8].
Dans la gestion de l’état civil, les acteurs sont :
� les acteurs externes : les comparants et les témoins qui sont représentés par
une personne, le tribunal et la commune (autre commune) ;
� les acteurs internes : le secrétaire d’état civil et l’officier de l’état civil.
B- Les flux
Un flux est la représentation de l'échange d’informations entre deux activités,
ou entre une activité et un partenaire extérieur à l'entreprise.
1 Frédéric. JULLIARD, « Méthode d’analyse Merise », page 25.
56
Un flux est caractérisé par son nom et la liste des données qui le composent.
Prenons à titre d’exemple une déclaration : (numéro, date).
Dans le diagramme de flux l’échange d’informations représenté par une flèche
s’appelle flux. Le sens de la flèche indique aussi le sens de l’information, d’un acteur
à un autre acteur.
§2 Présentation du diagramme de flux
Figure n°7 : Diagramme de flux
SECRETAIRE D'ETAT CIVIL
Officier
Personne
declaration naissance ou jugement suppletif
1ère copie de naissance delivré
déclaration décès ou jugement supplétif
1ère copie de décès delivré
avis de mariage
copie ou autre à signer
opposition ou annulation mariage
célébration+1ere copie de mariage
mariage refuséou annullé+copie d'annullation
déclaration de reconnaissance
1ère copie de reconnaissance delivré
déclaration d'adoption
1ère copie d'adoption delivré
déclaration de rejet
1ère copie de rejet delivré
demande de copie ulterieur ou autre
copie ou autre piece delivré
Tribunal
demande liste alphabetique
demande liste livré
jugement suppletif
demande jugement suppletif
demande ou avis transferé
ETAT CIVIL
copie ou autre signé
Autre Commune
avis de mention marginale
demande de modification d'état civil
demande de modification acceptéavis de modification d'état civil
avis de mention marginale
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD)
L’objectif de la modélisation des données est de représenter les données et
de décrire cette manipulation, et les transformer en signes manipulables par
57
l’ordinateur. Avant de présenter le modèle conceptuel des données nous définirons
alors quelques concepts de base.
§ 1 Définition du MCD et concepts de base
Un modèle conceptuel des données est une représentation de l’ensemble des
données mémorisables du domaine sans tenir compte des aspects techniques et
économiques du stockage et de l’accès, sans se référer à la condition d’utilisation
par tel ou tel traitement.
A-Concept de base et formalisme
Le modèle conceptuel des données repose sur certains concepts de base que
nous allons présenter ci-après :
� l’individu type ou l’entité,
� la relation type ou l’association,
� la propriété type,
� les cardinalités.
a)Entité
Une entité ou individu est une représentation dans le système d’information
d’un objet matériel ou immatériel de l’univers extérieur. Chaque ensemble d’individus
possède des éléments appelés occurrences et chaque occurrence est repérée par
un identifiant. Dans la présentation de la MCD, l’entité se représente sous forme d’un
rectangle contenant le nom de l’entité et ses propriétés.
Entité
Propriété_1Propriété_2--------------Propriété_n
b) La relation
Une relation ou association est la prise en charge par le système
d’information du fait qu’il existe une association entre des objets de l’univers
extérieur. C’est une liaison entre deux ou plusieurs entités, respectant la règle de
gestion. Elle a la forme ronde ou ovale dans sa présentation, avec l’indication de son
nom et éventuellement de ses propriétés et des bras qui relient les entités
58
Relation
c) Les propriété types
Une propriété ou attribut est une rubrique attribut d’une entité ; c’est une
donnée élémentaire ou concaténée, mémorisée ou calculée. Une entité ou une
association contient quelques propriétés qui les définissent.
Et chaque entité a des propriétés particulières qui permettent de l’identifier (propriété
soulignée ou en gras). La propriété prend des valeurs appelées occurrences.
d) Les cardinalités
Comme en mathématique, la fonction cardinale peut dénombrer le nombre
d’éléments dans un ensemble. Les notions de cardinalités utilisées dans ce modèle
sont proches de ces fonctions. Elles traduisent le nombre d’occurrences
d’association dans lesquelles est impliquée une occurrence .La cardinalité est
représentée sous forme d’une couple (m, n), m est la cardinalité minimum et n est la
cardinalité maximum.
B- Formalisme du MCD
Figure n°8 : Forme simplifiée du MCD
0,n 0,nRelation
Entité_1
Propriété1Propriété2---------------Propriété_n
Entité_2
Propriété_aPropriété_b---------------Propriété_m
§2 Présentation du MCD
La présentation du modèle conceptuel des données nécessite le respect de
certaines règles appelées règles de gestion.
59
A-Règles de gestion (R.G)
Une règle de gestion est l’ensemble de règles d’action et/ou de règles de
calcul d’une entreprise ou organisation. Une règle de gestion est une règle conçue
pour manipuler les données. Cette règle est précisée par le cahier de charges.
� R.G-01: Le délai de déclaration de naissance et de décès ne peut pas excédé
les douze jours à compter du jour de naissance ou du jour de décès.
� R.G-02 : Un enfant né doit avoir au plus un père, une mère même si le
décédé, mais les parents peuvent avoir plusieurs enfants.
� R.G-03 : Toute adoption, toute reconnaissance, tout mariage, tous rejets
survenus dans le territoire de la commune doivent être enregistrés dans le
bureau de l’état civil.
� R.G-04 : Un enregistrement d’adoption ne s’effectue qu’en présence d’un seul
adoptant en présence des deux témoins, mais l’adoptant peut adopter
plusieurs enfants.
� R.G-05 : Une adoption peut être judiciaire ou simple.
� R.G-06 : Un enregistrement de reconnaissance nécessite un et un seul père
mené d’une lettre de consentement de la mère de l’enfant; mais par contre le
père peut reconnaître plusieurs enfants.
� R.G-07 : Le rejet est effectué une seule fois et est définitif, la présence des
deux témoins avec le seul rejetant est exigées dans la formalité et en tenir
compte d’une autorisation judiciaire.
� R.G-08 : Une personne peut rejeter plusieurs enfants.
� R.G-09 : Lors qu’on parle d’un mariage on parle des deux personnes de sexe
différent, sans lien parentale ; la célébration exige la présence deux témoins
et les parents du mariés devant l’officier de l’état civil.
� R.G-10 : Une personne peut prendre plusieurs fois un rôle de témoin dans
l’enregistrement d’un acte d’état civil.
� R.G-11 : Chaque enregistrement en acte est validé par un officier d’état civil.
� R.G-12 : Une naissance ou un décès doivent lieu dans un seul Fokontany.
� R.G-13: Une modification d’état civil n’est pas autorisée qu’à l’aide d’une
mention marginale, on peut faire plusieurs fois durant la vie.
� R.G-14 : Une mention marginale a un et un seul type de mention marginale.
60
� R.G-15 : Une commune doit avoir un ou plusieurs OEC et un ou plusieurs
Fokontany, mais par contre les deux sont rattachés à un et un seul commune
chacune.
� R.G-16 : Plusieurs communes regroupées forment un district.
� R.G-17 : Un district doit appartenir à une seule région.
� R.G-18 : Chaque utilisateur doit choisir un et un seul profil mais un profil peut
être un choix de plusieurs utilisateurs.
61
B-Présentation de l’MCD
Figure n°9 : Présentation du MCD de l’état civil Am bahatrazo
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
0,10,n
0,n
Personne
identifiantpersonne AV(10)nompersonne AV(50)prenompersonne AV(50)datenaissancepersonne D(8)lieunaisssancepersonne AV(50)professionpersonne AV(50)residencepersonne AV(50)agepersonne N(3)vivantpersonne AV(3)nationalitepersonne AV(50)actenaissancepersonne AV(10)filiationpersonne AV(50)
0,1
0,1
0,1
0,n
0,1
1,1
1,1
Naissance
numumeronaissance AV(4)registrenaissance AV(4)nomenfant AV(50)prenomenfant AV(50)datenaissanceenfant D(8)heurenaissanceenfant H(4)lieunaissanceenfant AV(50)datedeclarationnaissance D(8)heuredeclarationnaissance H(4)sexeenfant AV(10)enfantlegitime AV(3)anneenaissanceenfant AV(4)valide A(1)
être_père_de
être_mère_de
declarer
1,1
1,1
1,1
1,1
1,1
Mariage
numeromariage AV(4)registremariage AV(4)datemarariage D(8)typemarariage AV(10)lieucelebration AV(50)actenaisepoux AV(10)actnaisepouse AV(10)anneenaissanceepoux AV(4)anneenaissanceepouse AV(4)valide A(1)
1,1
1,1
1,1
1,1
Rejet
numerorejet AV(4)registrerejet AV(4)daterejet D(8)nomrejete AV(50)prenomrejete AV(4)datenaisssancerejeteD(8)lieunaissancerejete AV(50)actenaisssancerejeteAV(10)filiation AV(30)professionrejete AV(50)residencerejete AV(50)anneenaissance AV(4)valide A(1)
1,1
1,1
Reconnaissance
numeroreconnaissanceAV(4)registrereconnaissanceAV(4)datereconnaissance D(8)nomreconnu AV(50)prenomreconnu AV(4)datenaissancereconnu D(8)actenaissancereconnu AV(10)lieunaissancereconnu AV(50)sexereconnu AV(10)merereconnu AV(60)notaire AV(60)anneenaissancereconnuAV(4)valide A(1)
1,1
1,n
1,n
1,n
1,n
1,n
1,n
Officier
CodeofficierAV(2)nomofficerAV(50)prenomofficierAV(50)
1,n
1,n
1,1
Commune
codecommune AV(6)nomcommune AV(30)
1,n1,1
District
codedistrict AV(4)nomdistrict AV(50)
1,n
Region
coderegion AV(2)nomregion AV(50)
1,1
0,n
Quartier
Codequartier AV(3)nomquartier AV(30)
1,1
1,1
Mention_marginal
codemention AV(3)datemention D(8)originemention AV(50)mention TXT(1000)
1,n
Type_mention
codetype AV(2)nature AV(50)
0,n
Profil
codeprofil AV(8)profil AV(10)
1,1
Users
pseudo AV(10)mot_de_passAV(8)
Parametre
codepara AV(2)libelle AV(30)
0,1
0,1
Jugementsuppletif
numerojugement AV(5)datejugement D(8)datereceptionjugement D(8)objetjugement AV(30)dateenregistrement D(8)tribunal AV(30)
0,1
1,1
0,1
0,1
0,1
Décès
numerodeces AV(4)registredeces AV(4)datedeces D(8)lieudeces AV(50)nomdecede AV(50)prenomdecede AV(50)datenaissancedecede D(8)lieunaissancedecede AV(50)agedecede N(3)tailledecede NR(4)sexedecede AV(10)professiondecede AV(50)residencedecede AV(50)actenaissancedecede AV(10)datedeclarationdeces D(8)anneenaissancedeces AV(4)valide A(1)
1,1
1,1
1,1
1,1
0,1
0,1
Adoption
numeroadoption AV(4)registreadoption AV(4)dateadoption D(8)nomadopté AV(50)prenomadopté AV(50)datenaissanceadopté D(8)lieunaisssanceadopté AV(50)actenaissanceadopté AV(10)professionadopté AV(50)residenceadopté AV(50)sexeadopté AV(10)adoption AV(10)anneenaissanceadopté AV(4)valide A(1)
avoir
rattacher
lier
appartenir
figurer
avoir_de
mentionner
enoncer
concerner
adopter
se_présentertemoigner
se_marier_avec
Etre_deuxieme_temoin
rejeter
reconnaitre
signer
valider
celebrer
officialiser
justifier
enregistrer
avoir_lieu
être_pere_d
être_mere_d
être_declarant
être_prémier_temoin
être_temoigner
faire_mariage
prouver
0,n
Parent
IdentifiantparentAV(4)nompere AV(60)professionpere AV(50)nommere AV(60)professionmere AV(50)
être_parent_de
êre_le_père_de
être_la_mère_de
MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
62
SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)
§ 1 Définition et concept de base
La modélisation conceptuelle de traitement est une modélisation qui exprime
ce qu’il faut faire dans le système du côté traitement, mais elle n’indique pas qui doit
faire ni quand il faut faire ni comment il faut le faire.
Elle a pour but d’identifier, de décrire par des informations et de modéliser ces
objets et associations.
Les concepts suivants les expliquent brièvement.
A- Concepts de base
a) Evénement
Un événement est un signal provenant de l’extérieur ou du système lui-même
qui détermine l’action à entreprendre. Il peut être contributif, s’il déclenche
l’opération et produit, s’il est le résultat de l’opération.
b) Synchronisation
C’est le rendez-vous des événements contributifs qui doivent arriver avant le
déclenchement de l’opération selon une proposition logique et une condition locale,
en tenant compte de la règle de gestion.
c) Opération
Une opération est un ensemble d’actions agissant sur le contenu de la base
de données, soit pour modifier, soit pour en prendre connaissance. Il détermine
l’action qu’on doit effectuer, et les événements internes à produire. Cet ensemble
d’action est ininterruptible, c’est-à-dire non soumis à l’attente de nouveaux
événements.
En outre, l’opération donne les listes des événements internes ou externes qui
seront produits à la fin de l’exécution avec sa règle d’émission.
63
d) Règle d’émission
Une règle d’émission est une proposition logique qui s’applique à la base de
données après l’exécution d’une opération ; l’événement est émis si la proposition
est vraie. C’est une condition qui traduit la règle de gestion à laquelle est soumise
l’émission des résultats d’une opération.
B- Formalisme du MCT
Figure n°10 : Forme symbolique du MCT
ET ou OU
Opération_1
detail_1detail_2-----------detail_n
regle d'emmission
règle_1 -------- regle_n
Evenement_1 Evenement_2
Evenement_3 Evenement_4 Evenement_5
§2 Présentation du MCT
On a donc sept traitements possibles dans la gestion d’état civil :
� traitement de naissance,
� traitement de décès,
� traitement de reconnaissance,
� traitement d’adoption,
� traitement de rejet,
� traitement de mariage,
� traitement de mention marginale,
� traitements divers.
Evénement contributif
Synchronisation
Opération
Evénement produit
Evénement contributif
Règle d’émission
64
A-Règle de traitement (R.T)
� R.T-01 : Toute déclaration incomplète est retournée au déclarant;
� R.T-02 : Un remariage exige une expiration du délai de viduité;
� R.T-03 : Un mariage mineur nécessite une autorisation judiciaire ;
� R.T-04 : L’opposition validée annule un mariage;
� R.T-05 : Toute personne ne peut pas contracter plusieurs mariages à la fois
sans dissoudre le précèdent mariage;
� R.T-06 : Une signature et un cachet sont exigés à la délivrance des actes
d’état civil et autre pièce d’état civil;
� R.T-07 : Chaque enregistrement en acte est validé par un officier d’état civil;
65
B- Présentation du MCT
Figure n°11 : traitement de naissance
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Verifier delaiVerifier conformiteVerifier information
info complet
delai respecté delai expiré
info incomplet
déclaration de naissance
(c)
déclaration validée déclaration rejetée déclaration à retourner
(d)
(c)ou(d)ou(e)
Enregistrement
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
arrivé jugement suupplétif
naissance enregistrée
TRAITEMENT DE NAISSANCE
Validation
Consulter enregistrementVerifier enregistrementValider enregistrement
sans erreur avec erreur
naissance validée enregistrement à modifier
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
66
Figure n°12: Traitement adoption
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Verifier conformitéVerifier informationIdentifier type
info complet
type simple type judiciaire
info incomplet
declaration d'adoption
déclaration validée adoption simple déclaration validée adoption judiciaire déclaration à retourner
(c) et (d)
Enregistrement
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
autorisation judiciaire
adoption enregistréeadoption enregistrée
TRAITEMENT ADOPTION
Enregistrement_1
Attribuer numéro acteEnregistrer acte
toujours
Validation
Consulter enregistrementVerifier enregistrementValider enregistrement
sans erreur avec erreur
mariage validé enregistrement à modifier
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
67
Figure n°13 : Traitement mention marginale
(a)(b)
(c) (d)(e)
(f)(a) ou (b) ou(c) ou(d) ou (e) ou (f) ou(g)
Examen
Rechercher acte de naissance
existé non existé
mariage annulé
acte de naisssance trouvée
avis de mention marginale imprimée
acte de naissance non trouvée
Enregistrement
Inscrire mention marginale
toujours
mention marginale inscri
mariage validé
reconnaissance validée adoption validée
décès validé
rejet validé
Avis
Imprimer avis de mention marginale à envoyer
toujours
arrivé avis de mention marginale
Recherche 1
Rechercher acte de naissance
trouvé non trouvé
acte de naissance trouvéeacte de naissance non trouvée
mention transcri avis à retourné à l'envoyeur
Transcription
Transcrire mention marginale
toujours
Renvoie
Reenvoyer avis
toujours
TRAITEMENT MENTION MARGINALE
Certification
Mettre le cachetMettre la signature
toujours
piece signée
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
68
CHAPITRE II LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION
Nous avons vu dans le chapitre précèdent la solution conceptuelle de la
gestion d’état civil. L’étape suivante constitue aussi une étape importante pour la
méthode choisie.
Ce chapitre nous apporte la solution détaillées et enfin la réalisation du
système d’information. Cette étape décrit le passage du modèle conceptuel de
données (MCD) validé en MLD ou modèle logique de données en tenant compte du
modèle organisationnel de traitement avant d’entamer à la programmation. Pour
qu’on puisse valider le MCD, il est important de présenter le modèle organisationnel
de traitement.
SECTION I : MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS
La validation du MCD se fait en tenant compte d’un modèle organisationnel
de traitement (MOT).
L’illustration ci-dessous explique la démarche :
Tableau n°IV : Passage du niveau conceptuel au nive au organisationnel
NIVEAU
TRAITEMENTS
DONNEES
CONCEPTUEL
ORGANISATIONNEL
Source : Jean-Patrick MATHERON, COMPRENDRE MERISE Pages 151,[4].
Le niveau conceptuel exprime le QUOI, il consiste à penser le système
d’information sans envisager aucun concept lié aux lieux, au temps, à l’acteur et aux
postes de travail. Il s’attache à décrire le système d’information en répondant aux
questions relatives aux traitements : QUI ? OÙ ? QUAND ? en précisant les natures
de celui-ci (traitement manuel ou traitement automatique).
MCT MCD
MOT
VALIDATION
MCD VALIDE
MLD
69
Cette étude a pour but de définir la répartition dans l’organisation et les
modalités d’exécution des traitements décrits dans les opérations de gestion. Elle
permet aussi de communiquer aux utilisateurs et décideurs le fonctionnement futur
du système d’information défini au niveau conceptuel.
Le MOT consiste donc à représenter le MCT dans un tableau dont les
colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et ressources à une action.
§1 Notion de la modèle organisationnel de traiteme nt
A-Définition et concepts de bases
Le concept du MOT nous mène à identifier les procédures fonctionnelles
résultant du MCT obtenu, les postes de travail et les événements.
a)La procédure fonctionnelle
Une procédure fonctionnelle est un ensemble d’actions d’une opération affectée à un
poste de travail. Elle est ininterruptible et peut être :
� automatisée si elle comporte des traitements automatiques,
� manuelle si elle comporte des traitements manuels,
� conversationnelle si les deux modes de traitements à la fois.
b) Le poste de travail
Le poste de travail est le lieu où les actions d’une opération s’effectuent.
c) L’événement
Un événement, comme il est déjà définit dans le modèle conceptuel de
traitement, est un signal provenant de l’extérieur ou du système lui-même qui
détermine l’action à entreprendre. Il peut être contributif s’il déclenche l’opération et
produit s’il est le résultat de l’opération.
d) La tâche
« Une tâche représente un ensemble de traitements élémentaires exécutés à
l’intérieur d'une phase » 1[2]. Elle est une représentation d’un ensemble d’activités
1 Joseph GABAY, « Merise et Uml », page 90
70
élémentaires, concourant à un même but. Sa représentation graphique est
comparable à celle d’une opération dans la modélisation conceptuelle de traitement
conceptuel.
La durée de la tâche représente le temps passé entre le déclenchement de la
tâche et la production de résultat.
Elle est caractérisée par les paramètres suivants :
� le degré d’automatisation,
� le délai de réponse,
� le mode de fonctionnement,
� la fréquence,
� la durée de la réalisation.
Le degré d’automatisation de la tâche :
Le degré d’automatisation traduit l’utilisation des ressources humaines ou
informatiques pour l’exécution de la tâche.
On distingue trois degrés d’automatisation : M, C et A:
� (M) veut dire manuel,
� (C) veut dire conversationnel,
� (A) veut dire automatique.
Le délai de réponse de la tâche :
Il y a deux valeurs de délai de réponse de la tâche :
� Réponse immédiate (I),
� Réponse différée (D).
Le mode de fonctionnement de la tâche :
Le mode de fonctionnement de la tâche peut prendre deux valeurs :
� Unitaire (U),
� Par lot (L).
La fréquence de la tâche :
La fréquence de la tâche dépend de la fréquence des occurrences de
l’événement.
71
B-Formalisme du MOT
Figure n°14 : Formalisme du MOT
Tâche_1
CDL
Détail de l'activité
cond_1 cond_---- cond_n
Evenement
Evenement EvenementEvenement
§2 Présentation du MOT
A- Règle d’organisation (R.O)
� R.O-01 : Toute naissance et décès survenue dans le territoire de la commune
doit être enregistrées dans le bureau de l’état civil ; soit par déclaration, soit
par jugement supplétif.
� R.O-02 : Le déclarant d’une naissance ou d’un décès peut être sa mère ou
son père ou l’un des ascendants, ou plus proche parent ou une personne
ayant assisté à la naissance ou prouvé le décès
� R.O-03 Une déclaration est déposée au bureau d’état civil.
� R.O-04 Le Secrétaire d’état civil (SEC) assure l’enregistrement en acte d’une
déclaration
� R.O-05 Le délai de déclaration de naissance ou de décès est de 12 jours.
� R.O-06 On peut enregistrer une naissance ou un décès à l’aide d’un jugement
supplétif à défaut d’une déclaration.
� R.O-07 Seul l’Officier de l’état civil (OEC) peut valider un enregistrement.
� R.O-08 Toute déclaration incomplète est retournée au dépositaire.
� R.O-09 Pour un mariage, on distingue le nouveau mariage et le remariage ;
pour le nouveau mariage, le non respect de l’âge nécessite une autorisation
des parents et judiciaire ; le remariage respecte le délai de viduité (180 jours).
72
� R.O-10 Chaque enregistrement de décès ou adoption ou reconnaissance ou
rejet ou mariage prend un rôle de mention marginale. Elle nécessite un
enregistrement dans le fichier mention marginale ou est envoyée à la
commune du lieu de naissance de l’intéressé à l’aide d’un imprimé d’avis de
mention marginale signé par l’OEC.
� R.O-11 On peut élaborer une liste alphabétique ou tableau statistique à
chaque acte, chaque année ou lorsqu’il y a arrivée de demande.
� R.O-12 Ce système est protégé par un mot de passe.
� R.O-13 une délivrance de copie est lorsqu’il y a un enregistrement ou un
demandeur de copie d’acte de l’état civil, et elle nécessite l’apposition de
signature et cachet de l’OEC.
� R.O-14 La déclaration de rejet doit être accompagnée d’une autorisation
judiciaire.
� R.O-15 Une adoption peut être simple ou judiciaire.
73
B- Présentation de la MOT
Figure n°15: Procédure organisationnel de naissance
Personne
Examen
CIU
Examiner le delaiVerifier la conformité et l'information
info incomplet info complet
delai expiré delai non expiré
déclaration
déclaration à retourner
déclaration refusée déclaration acceptée
Naissance enregistrée
enregistrement validé
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
Validation
CIL 25 / Jour
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
jugement supplétif
Signature
MIU 25 / Jour
Signer copie
toujours
copie de naissance signée
Processus Naissance
Source : réflexion personnelle, septembre 2009
74
Figure n°16 : Procédure organisationnel de mention marginale
(a)(b)
(c) (d)(e)
(f)(a) ou (b) ou(c) ou(d) ou (e) ou (f) ou(g)
Examen
AI
Rechercher acte de naissance
existé non existé
mariage annulé
acte de naisssance trouvé
avis de mention marginale imprimé
acte naissance non trouvé
Enregistrement
AIU
Inscrire mention marginal
toujours
mention marginal inscri
mariage validé
reconnaissance validée adoption validée
décès validé
rejet validé
Avis
AIU
Imprimer avis de ment marginal à envoyer
toujours
arrivé avis de mention marginale
ou
Recherche 1
CIU
Rechercher acte de naissance
trouvé non trouvé
acte de naissance trouvé Acte de naissance non trouvé
mention transcriavis à retourné à l'envoyeur
Transcription
CIU
Transcrire mention marginale
toujours
Renvoie
CIU
Réenvoyer avis
toujours
Siignature et cachet
MIU 10copie/h
Signer l'avisMettre le cachet
toujours
avis signé et à envoyerAutre Commune
Personne avis de modification d'état civil
avis réenvoyé
Signature
MIU
Signer avismettre le cachet
toujours
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
Procéssus mention marginale
Source : réflexion personnelle, septembre 2009.
75
Figure n°17: Procédure organisationnel de reconnaissance
Personne
Examen
MIU
Verifier la conformité et l'information
info complet info incomplet
déclaration de reconnaissance
déclaration à retourner
déclaration acceptée
reconaissance enregistrée
enregistrement validé
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
Validation
CIU
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
consentiment de la mère
Signature
MIU
Signer copie
toujours
copie d'adoption signée
Processus Reconnaissance
Source : réflexion personnelle, septembre 2009. On pourra ensuite passer à l’étude du modèle logique des données
SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD)
Lorsque le MCD est validé, on passe à la modélisation logique des données.
76
§ 1 Définition et règle de passage du MCD au MLD
a) Définition
Le modèle logique des données est un modèle qui consiste à décrire la
structure des données utilisées sans faire référence à un langage de programmation.
Il s’agit donc de préciser le type de données utilisées lors du traitement. Il représente
aussi le choix logiciel et reflète un choix matériel pour le système d’information.
Pour parvenir à ce niveau on doit utiliser la règle de passage du MCD validé
au MLD.
b) Règle de passage du MCD au MLD
Ces règles sont des types algorithmique et peuvent être mises en œuvre par
des outils de génie logiciel ou manuel tel que :
� Règle 1 Les entités deviennent des relations.
� Règle 2 L’identifiant de l’entité devient clé primaire.
� Règle 3Toute association de type un à plusieurs disparaît.
� Règle 4Toute association de type plusieurs à plusieurs devient une relation au
sens relationnel, sa clé est obtenue en concaténant les identifiants des entités
qui participent à cette relation.
77
§ 2 Présentation du MLD
Figure n°18: présentation de la modèle logique des données
DISTRICT
PK_DISTRICTCODEDISTRICT
CODEREGIONNOMDISTRICT
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_PROUVER
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_D
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_REJETER
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_TEMOIGNER
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ADOPTER
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LA_MERE_DE
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_FAIRE_MARIAGEIDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_SE_MARIER_AVEC
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_DE
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_PERE_DE
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DECLARANT
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DEUXIEME_TEMOIN
IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LE_PERE_DE
PERSONNE
PK_PERSONNEIDENTIFIANTPERSONNE
IDENTIFIANTPARENTNOMPERSONNEPRENOMPERSONNEDATENAISSANCEPERSONNELIEUNAISSSANCEPERSONNEPROFESSIONPERSONNERESIDENCEPERSONNEAGEPERSONNEVIVANTPERSONNENATIONALITEPERSONNEACTENAISSANCEPERSONNEFILIATIONPERSONNE
REGION
PK_REGIONCODEREGION
NOMREGION
DECES
PK_DECESNUMERODECESREGISTREDECES
IDENTIFIANTPERSONNENUMEROJUGEMENTIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_DIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DECLARANTCODEOFFICIERDATEDECESLIEUDECESNOMDECEDEPRENOMDECEDEDATENAISSANCEDECEDELIEUNAISSANCEDECEDEAGEDECEDETAILLEDECEDESEXEDECEDEPROFESSIONDECEDERESIDENCEDECEDEACTENAISSANCEDECEDEDATEDECLARATIONDECESANNEENAISSANCEDECESVALIDE
COMMUNE
PK_COMMUNECODECOMMUNE
CODEDISTRICTNOMCOMMUNE
MARIAGE
PK_MARIAGENUMEROMARIAGEREGISTREMARIAGE
CODEOFFICIERIDENTIFIANTPERSONNEIDENTIFIANTPERSONNE_TEMOIGNERIDENTIFIANTPERSONNE_FAIRE_MARIAGEIDENTIFIANTPERSONNE_SE_MARIER_AVECDATEMARARIAGETYPEMARARIAGELIEUCELEBRATIONACTENAISEPOUXACTNAISEPOUSEANNEENAISSANCEEPOUXANNEENAISSANCEEPOUSEVALIDE
RECONNAISSANCE
PK_RECONNAISSANCENUMERORECONNAISSANCEREGISTRERECONNAISSANCE
CODEOFFICIERIDENTIFIANTPERSONNEDATERECONNAISSANCENOMRECONNUPRENOMRECONNUDATENAISSANCERECONNUACTENAISSANCERECONNULLIEUNAISSANCERECONNUSEXERECONNUMERERECONNUNOTAIREANNEENAISSANCERECONNUVALIDE
ADOPTION
PK_ADOPTIONNUMEROADOPTIONREGISTREADOPTION
IDENTIFIANTPERSONNEIDENTIFIANTPERSONNE_PROUVERCODEOFFICIERIDENTIFIANTPERSONNE_ADOPTERIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LA_MERE_DEIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LE_PERE_DEDATEADOPTIONNOMADOPTEPRENOMADOPTEDATENAISSANCEADOPTELIEUNAISSSANCEADOPTEACTENAISSANCEADOPTEPROFESSIONADOPTERESIDENCEADOPTESEXEADOPTEADOPTIONANNEENAISSANCEADOPTEVALIDE
JUGEMENTSUPPLETIF
PK_JUGEMENTSUPPLETIFNUMEROJUGEMENT
NUMUMERONAISSANCEREGISTRENAISSANCENUMERODECESREGISTREDECESDATEJUGEMENTDATERECEPTIONJUGEMENTOBJETJUGEMENTDATEENREGISTREMENTTRIBUNAL
PARENT
PK_PARENTIDENTIFIANTPARENT
NOMPEREPROFESSIONPERENOMMEREPROFESSIONMERE
MENTION_MARGINAL
PK_MENTION_MARGINALCODEMENTION
NUMUMERONAISSANCEREGISTRENAISSANCECODETYPEDATEMENTIONORIGINEMENTIONMENTION
OFFICIER
PK_OFFICIERCODEOFFICIER
CODECOMMUNENOMOFFICERPRENOMOFFICIER
REJET
PK_REJETNUMEROREJETREGISTREREJET
IDENTIFIANTPERSONNEIDENTIFIANTPERSONNE_REJETERCODEOFFICIERIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DEUXIEME_TEMOINDATEREJETNOMREJETEPRENOMREJETEDATENAISSSANCEREJETELIEUNAISSANCEREJETEACTENAISSSANCEREJETEFILIATIONPROFESSIONREJETERESIDENCEREJETEANNEENAISSANCEVALIDE
PROFIL
PK_PROFILCODEPROFIL
PROFIL
QUARTIER
PK_QUARTIERCODEQUARTIER
CODECOMMUNENOMQUARTIER
PARAMETRE
PK_PARAMETRECODEPARA
LIBELLE
USERS
PK_USERSPSEUDO
CODEPROFILMOT_DE_PASS
TYPE_MENTION
PK_TYPE_MENTIONCODETYPE
NATURE
NAISSANCE
PK_NAISSANCENUMUMERONAISSANCEREGISTRENAISSANCE
NUMEROJUGEMENTIDENTIFIANTPERSONNECODEQUARTIERIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_DECODEOFFICIERIDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_PERE_DENOMENFANTPRENOMENFANTDATENAISSANCEENFANTHEURENAISSANCEENFANTLIEUNAISSANCEENFANTDATEDECLARATIONNAISSANCEHEUREDECLARATIONNAISSANCESEXEENFANTENFANTLEGITIMEANNEENAISSANCEENFANTVALIDE
Source : réflexion personnelle, septembre 2009.
SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD) Au niveau physique, on représente les moyens qui vont être effectivement
mis en œuvre pour gérer les données ou activer les traitements c’est-à-dire les choix
techniques fournissant les éléments nécessaires à l’implantation physique des
données et à la mise en place des traitements.
Le MPD est la traduction du MLD dans un langage de description des
données spécifiques au Système de gestion de base de données (SGBD).
78
La représentation du modèle physique des données nécessite alors le choix du
SGBD utilisé.
Le MPD a pour objectif de décrire les données ainsi que leurs liens dans le
langage spécifique du système utilisé. Dans le cas du présent projet, l’approche
choisie c’est le système de gestion de base de données relationnel. Voici quelque
définition qui est importante dans le modèle physique des données.
§ 1 Base des données et système de gestion des base s des données
A-Base de données (BD)
a)Définition
« Une base de données (BD) est un ensemble structuré de données
enregistrées sur un support accessible par un ordinateur pour satisfaire plusieurs
utilisateurs de façon sélective à un temps opportun. Plus précisément, une base de
données est une collection d’informations structurée pour faciliter l’accès, l’analyse et
la mise à jour des données. Elle mémorise les informations élémentaires
susceptibles d’être stockées. » 1[10]
Dans ce projet, plus précisément en windev, plusieurs format de B.D peuvent le
géré ; mais le plus courant sont :
� Hyper file, système de B.D. intégré à windev, livré en standard et disponible
en mode classique et client-serveur.
� AS/400, Access, Sybase ;
� Oracle, SQL Serveur, My SQL, Xbase ;
� Toute base accessible en langage SQL sous Windows;
� Texte fichier (ASCII).
L’hyper file est intégré au l’windev, on le prend donc comme B.D. dans ce projet.
b) Utilité de base de données
C’est avec la BD qu’on peut regrouper, localiser et repartir les données au
sein d’un même enregistrement. Le BD aussi aide l’utilisateur à manipuler ces
données par réseau.
1 Jérôme VELO Cours de « Base de données », 3ème année ,2006-2007.
79
B- Le système de gestion des bases des données (SGB D)
a)Définition
Un SGBD est un ensemble de programmes qui sépare la description des
données des données elles-mêmes et permet aussi de créer et de maintenir une BD.
b) Fonctionnalité de SGBD
On donne ici les caractéristiques souhaitables d’un SGBD :
� Contrôler les redondances d’information,
� Partager les données,
� Gérer l’autorisation des accès,
� Offrir des interfaces d’accès multiples,
� Représenter des relations complexes entre les données,
� Vérifier les contraintes d’intégrité,
� Assurer la reprise après panne.
c) Objectif du SGBD
On a neuf objectif tel que :
� Indépendance logique,
� Indépendance physique,
� Manipulation des données par des non informaticiens,
� Efficacité des accès aux données,
� Administration centralisée des données,
� Non redondance de données,
� Partageabilité des données,
� Sécurité des données,
� Résistance à la panne.
Quels sont donc les langages compatibles avec windev et ses BD ?
§ 2 Les langages utilisés dans la réalisation de ce projet
Pour assurer les programmations, il est nécessaire d’utiliser des langages. On
a plusieurs choix sur le monde informatique de même sur windev, mais la puissance
80
du « W-langage » offert par windev et le langage standard de requête SQL nous
satisfont.
A- Le W-Langage
W-langage est un langage de cinquième génération (L5G) de windev,
disponible en français et en anglais. Elle est très puissante et peut être combiné avec
le langage structuré SQL.
B- Le stuctured query langage (SQL)
Le langage SQL (Structured Query Language) est un langage utilisé dans les
systèmes de gestion de bases de données, permettant notamment de définir les
structures des données, de spécifier les utilisateurs et leurs droits ou d’interroger les
bases de données existantes. Dérivé du projet de recherche d’IBM qui avait conduit
à l’élaboration du langage SEQUEL (Structured English Query Language), le
langage SQL est une norme mondialement reconnue et répandue. Il peut être
employé pour formuler des questions de manière interactive, mais peut aussi être
inséré dans un programme sous forme d’instructions de manipulation des données.
Les instructions SQL peuvent être réparties en trois catégories :
� Le langage de manipulation des données (LMD) qui sert à rechercher et
modifier les données dans la base des données comme:
• SELECT,
• INSERT,
• UPDATE,
• DELETE…
� Le langage de définition des données (LDD), qui sert à définir la structure des
données dans la base des données comme :
• ALTER,
• CREATE,
• DROP…
� Le langage de contrôle des données (LCD), qui sert à définir les privilèges
d’accès accordés aux utilisateurs des bases de données comme :
• GRANT,
• REVOKE…
81
CHAPITRE III EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGI CIEL
Dans ce dernier chapitre de la deuxième partie, nous allons voir l’évaluation
du futur système sur les coûts et sur les avantages à leur utilisation et sa
présentation de ce logiciel nouvellement crée.
SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME
§1 Evaluation des coûts
A- Coût des matériels
La mise en place d’un système d’information nécessite un investissement. En
général, le coût des matériels utilisés ne dépasse pas de 2.500.000 Ariary.
Comme la commune rurale Ambahatrazo dispose déjà des panneaux solaires, d’un
stabilisateur, d’un convertisseur et de deux batteries, la seule dépense à effectuer
est celle liée à l’achat de deux nouveaux ordinateurs, de deux tables à ordinateur, et
d’une imprimante laser pour compléter son équipement. Le tableau de montant TTC
en Ariary ci-après fait apparaître les prix respectifs de tous les matériels et leurs
accessoires nécessaires à la réalisation du projet.
Tableau n°V : Tableau estimatif du coût des matérie ls utilisés
Désignation
Quantité
Prix unitaire
Montant
01
02
03
04
05
06
Ordinateur complet
Onduleur
Câble à réseau
Connecteur
Frais
Table
02 unités
02 unités
10 mètres
04 unités
02 unités
700.000,00
100.000,00
150.000,00
10.000,00
80.000,00
100.000.00
1.400.000,00
200.000,00
150.000,00
100.000,00
80.000,00
200.000.00
TOTAL 2.130.000,00
Source : réflexion personnelle1 , décembre 2009
1 Universel Espace Tsaralalana Antananarivo
82
Nous précisons que les prix mentionnés dans ce tableau ne sont là qu’à titre
de référence. Ils ont été dressés lors de la prospection des prix effectuée courant
septembre 2009.
B- Coûts des formations
En outre, il y aura des dépenses à engager pour la formation des futurs
utilisateurs ainsi que pour la maintenance du logiciel.
§2 Evaluation des avantages
La réalisation de ce système d’information apporte beaucoup d’avantages
non seulement aux responsables de la commune mais aussi à la population de la
commune tout entière.
A- Avantages pour le bureau de la commune
Le personnel de la commune est le premier bénéficière de ce système. Car,
ce système entraîne la réduction des va et vient dans l’administration de l’état civil et
l’allègement du travail manuel. Ainsi, il permettra de gérer et de contrôler avec
efficacité l’état civil. Il offre la meilleure gestion des données : facilité d’accès, rapidité
et sécurité.
En outre, il entraîne aussi la diminution du volume des registres à archiver,
car, à l’aide de la base des données, toutes les informations sont stockées dans le
mémoire de l’ordinateur.
Enfin, la mise en place d’un matériel informatique dans ce bureau facilite aussi
plusieurs tâches comme la comptabilité et les autres services administratifs.
B-Avantage au sein de la population de la commune
Comme nous avons vu dans le chapitre II-Section III-§2-A ce système
contribue au développement social et économique de la population locale.
SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL
§1 Généralités sur le logiciel
83
A- Le nom du logiciel créé
Le logiciel créé est nommé ‘’GESTION D’ETAT CIVIL’’. Il est standard c’est-à-
dire toutes les communes du territoire de la République Malagasy peuvent l’utiliser.
Les noms des mille cinq cent soixante huit communes, cent dix sept districts et vingt
deux régions sont déjà insérés dans ce logiciel.
Il est composé de vingt et une fenêtres qui sont démarrés à partir de la fenêtre
d’authentification de l’utilisateur. Donc ce système est protégé par un mot de passe.
L’utilisateur doit être un utilisateur simple ou un administrateur, lesquels se
distinguent par leurs tâches.
B- L’architecture générale de l’application
Figure n°19 : Architecture générale de l’applicatio n
Source : réflexion personnelle, décembre 2009
Registre d’état civil
Authentification utilisateur
Impression
Table statistique
Table de référence
Liste alphabétique
Gestion d’utilisateur
Avis de mention marginale
Validation Jugement supplétif Modification Déclaration
84
C Présentation des fenêtres authentification d’util isateur et fenêtre
registre d’état civil
Figure n°20 : Première fenêtre du projet
Source : réflexion personnelle, décembre 2009
Cette fenêtre est la première fenêtre du projet. Le clic sur le bouton « OK »
vérifie le mot de passe et le pseudo qui mène à ouvrir la fenêtre principale du projet
ci-dessous.
85
Ajout et modification d’utilisateur Ouverture de la
fenêtre de référence Consultation du
tableau statistique Consultation de la liste alphabétique
86
Modification et validation
d’enregistrements
Enregistrement d’un avis de mariage
Rechercher registre
Année registre
Pour imprimer copie de mariage
87
§2 Quelques notions sur la manipulation du logiciel nouvellement créé
La manipulation de ce logiciel est assurée par ce qu’on appelle administrateur
et l’utilisateur qui est autorisé par l’administrateur. Chacun d’eux a sa tâche.
A-Tâches de l’administrateur
Un administrateur est une personne en charge d’un logiciel, de son
installation, de sa configuration, de son évolution et du suivi de ses performances.
a)Installation
Ce logiciel « Gestion d’état civil » a besoin d’être installé pour fonctionner. Le
double clic sur le fichier installation démarre l’installation dans l’ordinateur. Ce logiciel
est disponible en deux langues : français et anglais ; on procède en premier temps le
choix des langues. Il suffit de lire toute indication jusqu’à la fin de l’installation.
Sa désinstallation aussi est incluse dans ce système.
b) Manipulation
Lorsque le programme est installé, l’icône de ce programme est visible sur le
bureau par défaut ou dans le menu démarré de votre ordinateur et le double clic sur
l’icône ou l’ouverture dans le menu démarré démarre ce système, avant de
l’apparition de la fenêtre « Authentification utilisateur ». Lorsqu’on parle d’une
authentification utilisateur, cela veut dire que ce système est protégé par un mot de
passe. Celui qui possède des mots de passe a l’autorisation d’accès. Toutes
fenêtres et tous les boutons sont accessibles par l’administrateur.
Seul l’administrateur a le droit de modifier un enregistrement.
B-Tâche de l’utilisateur
Les tâches de l’utilisateur autorisé sont limitées aux saisies des informations
(déclaration ou avis), modification des enregistrements non validés et impression des
copies d’actes d’état civil ou des listes alphabétiques ou tableaux statistiques.
88
CONCLUSION
CONCLUSION
89
La recherche que nous avons effectuée dans la commune rurale
d’Ambahatrazo nous a permis de dégager un certain nombre de problèmes relatifs à
l’organisation interne de la commune, plus précisément le bureau d’état civil. Ces
problèmes tournent autour des points suivants :
� le cumul des tâches du secrétaire d’état civil qui assure en même temps la
tâche du SEC et la tâche du percepteur ;
� l’erreur dans la rédaction des copies d’état civil ;
� la perte excessive de temps dans l’exécution des tâches, qui entraîne le retard
de la délivrance des copies d’état civil ;
� la difficulté de contrôler le bureau d’état civil ;
� et le défaut d’emplacement local du bureau d’état civil
Elles ont pour conséquence :
� la non satisfaction de la population vis-à-vis de la qualité des services de l’état
civil ;
� l’arrêt de la production (pour la population) qui empêche l’accroissement de la
productivité agricole ;
� le risque de corruption au niveau du bureau d’état civil;
� la démotivation de la population de fréquenter le bureau d’état civil pour la
déclaration de naissance, de décès, de reconnaissance, d’adoption, de rejet
et le mariage.
Ces problèmes décelés nécessitent des solutions. Sinon leurs conséquences
persistent et freinent le développement de la commune rurale d’Ambahatrazo.
Si nous proposons des solutions concernant l’organisation interne de la
commune, c’est pour lui assurer une meilleure répartition des tâches et une rapidité
de traitement des informations notamment au niveau du service d’état civil par la
mise en place d'un système d’information dans la gestion d’état civil. Cela implique
également l’acquisition de nouveaux matériels de traitement automatique des
informations par la suppression des goulots d’étranglement. Ces goulots
d’étranglement sont dus principalement à la persistance du traitement manuel.
En ce qui concerne le développement de la commune rurale d’Ambahatrazo, il
est nécessaire de mettre en place le système d’informations avec un logiciel de
traitement afin d’accélérer les tâches à effectuer au sein du service de l’état civil.
90
D’une part, la commune en question obtiendra un temps de traitement et d’autre part
la population locale gagnera plus de temps pour travailler dans le champ. Bien
évidemment, la productivité agricole augmente en fonction du gain de temps de
travail. C’est-à-dire l’utilisation du logiciel G.E.C permettra de remédier à ce blocage
au développement.
Si l’on maintient le cap et persiste dans cette voie de redressement et
d’amélioration, la réussite ne sera pas passagère. Les perspectives d’avenir de la
commune rurale d’Ambahatrazo sont excellentes, si elle maintient comme principe
fondamental la satisfaction des besoins de sa population locale par la qualité de ses
services.
La vulgarisation de ce système informatisé de gestion d’état civil dans toutes
les communes de Madagascar permettra d’accéder à l’utilisation de la carte d’identité
biométrique que préconise l’Etat Malagasy. Si elle est accompagnée de l’utilisation
des réseaux nationaux, elle facilite les contrôles des déclarations frauduleuses sur
les actes d’état civil et les cartes d’identité nationale.
91
BILIOGRAPHIE OUVRAGES GENERAUX [1] ANDRÉ Pascal & VAILLY Alain, Conception des systèmes d’information,
Ellipses Edition Paris, 2001, 276 pages ;
[2] GABAY Joseph, Merise et UML, 5ème Edition, Dunod, Paris 2004, 287
pages ;
[3] LAGUADEG Jean, Nouveau guide pratique du droit de A à Z, Edition du
club France Loisirs, Paris, 675pages ;
[4] MATHERON Jean-Patrick, Comprendre Merise outil conceptuels et
organisationnels, Edition Eyrolles, Paris, 265 page ;
[5] PORTALIER Martine & VICCA Josette, Pôle gestion et Organisation,
Collection Fontaine Picard, Edition 2002,72 pages.
SUPPORTS PEDAGOGIQUES
[6] ANDRIAMARO Henri, Cours de Technique d’analyse organisationnel,
3ème année gestion, Université Toamasina, 2006-2007 ;
[7] BENONY Zacharie, Cours Base des Données, 4ème année, gestion,
Université Toamasina, 2007-2008 ;
[8] JULLIARD Frédéric., Méthode d’analyse Merise, Université de Bretagne
Sud, UFR SSI, IUP VANNES, 2001-2002.
[9] RAHAJANIAINA A., Cours Algorithmiques, 3ème années gestion,
Université de Toamasina, 2006-2007 ;
[10] VELO Jérôme, Cours Base des Données, 3ème années gestion,
Université de Toamasina, 2006-2007 ;
[11] VELO Jérôme, Cours Méthode d’Analyse : MERISE, 3ème années
gestion, Université de Toamasina, 2006-2007
.
DOCUMENTS
[12] Gouvernement- Constitution malgache révisé en 2007-Foi et Justice, 59
pages, 2007.
[13] Gouvernement, Manuel de rédaction des documents communaux, en
Août 2005.
92
[14] Gouvernement, Mémento sur l’état civil, en Avril 1998
[15] Microsoft encarta 2009
[16] Plan communal de développement d’Ambahatrazo 2005, C.R
Ambahatrazo
[17] Plan régional de développement de la Région Vatovavy Fitovinagny.
WEBOGRAPHIE
[18] http://www.commentçamarche.com
[19] http://www.commentcamarche.net/contents/merise/concintro.php3
[20] http://www.Developpeur.com
93
ANNEXES
ANNEXES
94
ANNEXE 1
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Analyser conformitéAnalyser information et lien
info complet info incomplet
avis de mariage
dossier mariage ouvertemariage refusé
dossier à retourner
(d)
mariage_accepté
accès non autorisé
Attente
Recevoir opposition s'il y a
oui non
(c)
(c) ou(d)
analyse de cas
Analyser le cas
nouveau mariage remariage
mariage accepté
mariage annulé
dossier nouveau mariagedossier remariage ouvert
(f)(e)
(g)
(h)
(e) ou (f) ou(g et h)
celebration et enregistrement
CélébrerAttribuer numéro acteEnregistrer acte
toujours
mariage mineur
mariage accepté
mariage accepté
mariage enregistré
autorisation judiciaire
mariage annulé
TRAITEMANT MARIAGE
Re-examen
Verifier age
mineur majeur
Justification_1
Examiner opposition
validé rejeté
Verification delai_1
Verifier delai de viduité
delai expiré delai non expiré
Validation
Consulter enregistrementVerifier enregistrementValider enregistrement
sans erreur avec erreur
mariage validé enregistrement à modifier
95
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Verifier delaiVerifier conformitéV erifier information
info complet
delai respecté delai expiré
info incomplet
déclaration de décès
(c)
déclaration validée déclaration rejetée déclaration à retourner
(d)
(c) ou (d)
Enregistrement
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
arrivée jugement suupplétif
décès enregistré
TRAITEMENT DECES
Validation
Consulter enregistrementVerifier enregistrementValider enregistrement
sans erreur avec erreur
décès validé enregistrement à modifier
ANNEXE 2
96
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Analyser conformitéAnalyser information
info complet info incomplet
déclaration de reconnaissance
(c)
déclaration validée déclaration à retourner
(d)
(c) et (d)
Enregistrement
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
consentiment de la mère
reconnaissance enregistrée
TRAITEMENT RECONNAISSANCE
Validation
Consulter enregistrementVerifier enregistrementValider enregistrement
sans erreur avec erreur
reconnaissance validée enregistrement à modifier
ANNEXE 3
97
(a)
(b)
(a) ou (b)
Examen
Verifier conformitéVerifier information
info complet info incomplet
déclaration de rejet
(c)
déclaration validéedéclaration à retourner
(d)(c) et (d)
Enregistrement
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
autorisation judiciaire
rejet enregistré
TRAITEMENT REJET
Validation
consulter enregistrementverifier enregistrementvalider enregistrement
sans erreur avec erreur
rejet validé enregistrement à modifier
ANNEXE 4
98
Certification
Mettre le cachetMettre la signature
toujours
piece signée
TRAITEMENT DIVERS
b
pièce à imprimer
autre demande arrivée
ou
Opération divers
Saisir information
avec erreur sans erreur
ou
Traitement statistique
Rechercher tableau statistique
toujours
a
impression autorisée
arrivé demande statistiquearrivé fin d'année
pièce à modifier
c
d
e
(a)ou(b)ou(c)ou(d)ou(e)
Impression
Faire des impressions
toujours
demande imprimée
copie à imprimer
arrivé demande copie
copie non disponibleacte inconu
Delivrance copie
Rechercher acteVerifier validation
acte trouvé
acte non validé acte validé
acte non trouvé
Traitement liste
Rechercher liste alphabétiqueVerifier demande
annuelle quinquenale
liste quinquenale à imprimer
arrivé demande liste
liste annuelle à imprimer
authentification utilisateur
accès autorisé accès non autorisé
verification
Verifier login et mot de pass
vrai faux
TRAITEMENT AUTHENTIFICATION
ANNEXE 5 ANNEXE 6
99
Personne
Examen
CIU
Examiner le delaiVerifier la conformité et l'information
info incomplet info complet
delai expiré delai non expiré
déclaration de décès
déclaration à retourner
declaration refusée declaration acceptée
décès enregistré
enregistrement validé
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
Validation
CIL 25 / Jour
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
jugement supplétif
Signature
MIU 25 / Jour
Signer copie
toujours
copie de décès signé
Processus Décès
ANNEXE 7
100
Personne
Tribunal
Examen
CIU
Verifier la conformité et l'informationVerifier lien
info incomplet info complet
oui lien parenté pas de lien perenté
avis de mariage
dossier mariage retourné
mariage refusé dossier mariage ouvert
mariage enregistré
enregistrement validé
Validation
CIU
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
Copie mariage signé
Signature
MIU
Signer copie
toujours
mariage_acceptéopposition transferée
Attente
MIU
Recevoir opposition s'il y a
OUI NON
mariage accepté
mariage annulé
analyse cas
MIU
Analyser le cas
nouveau mariage remariage
dossier nouveau mariage dossier remariage ouvert
Re_examen
CIU
Verifier age
mineur majeur
Verification delai
CIU
Verifier delai de viduité
delai expiré delai non expiré
(e)(g)(h)
(f)
(e) ou (f) ou(g et h)
celebration et enregistrement
CIU
CélébrerAttribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
mariage mineur mariage accepté mariage accepté
autorisation judiciaire
mariage annulé
Processus Mariage
ANNEXE 8
101
Personne
Examen
CIU
Verifier la conformité et l'information
info incomplet info complet
déclaration de rejet
déclaration à retourner
aautorisation judiciaire
b
déclaration acceptée
rejet enregistré
enregistrement validé
a et b
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
Validation
CIU
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
Signature
MIU
Signer copie
toujours
copie de rejet signé
Processus Rejet
ANNEXE 9
102
Personne
Examen
MIU
Verifier la conformité et l'informationVerifier type d'adoption
info incomplet info complet
adoption judiciaire adoption simple
déclaration d'adoption
déclaration à retourner
déclaration d'adoption judiciaire acceptée
adoption enregistrée
enregistrement validé
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
Validation
CIL 25 / Jour
Modifier si erreurValider enregistrement
toujours
Impression
CIU
Imprimer copie
toujours
copie imprimée
Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil
autorisation judiciaire
Signature
MIU 25 / Jour
Signer copie
toujours
copie de naissance signée
Enregistrement
CIU
Attribuer numero acteEnregistrer acte
toujours
déclaration d'adoption simple acceptée
Processus Adoption
ANNEXE 10
103
ANNEXE 11
Certification
MIL 20
Mettre le cachetMettre la signature
toujours
piece signée
b
pièce à imprimer
autre demande arrivée
ou
Tache divers
CIU
Saisir information
avec erreur sans erreur
ou
Traitement statistique
CI 1 / Trimestre
Rechercher tableau statistique
toujours
a
impression autorisée
arrivé demande statistique
arrivé fin d'année
pièce à modifier
c
d
e
(a)ou(b)ou(c)ou(d)ou(e)
Impression
AIU
Faire des impressions
toujours
demande imprimée
copie à imprimer
arrivé demande copie
copie non disponibleacte inconu
Delivrance copie
CIU
Rechercher acteVerifier validation
acte trouvé
acte non validé acte validé
acte non trouvé
Traitement liste
CI
Rechercher liste alphabétiqueVerifier demande
annuelle quinquenale
liste quinquenale à imprimer
arrivé demande liste
liste annuelle à imprimer
Tribunal
Personne
Exterieur Secretaire d'état civil Officier d'état civil
Processusdes divers taches
104
105
LISTE DES ILLUSTRATIONS
I-LISTE DES FIGURES Figure n°1 : La carte de la région de Vatovavy Fito vinagny..........................................16 Figure n°2 : La carte de la C.R Ambahatrazo .................................................................17 Figure n°3: Organigramme de la C.R d’Ambahatrazo ...................................................24 Figure n°4 : Le cycle de la Merise ....................................................................................44 Figure n°5 : Les étapes de la conception et la réal isation d’un système d’information.............................................................................................................................................47 Figure n°6 : La circulation et le déroulement du sy stème..............................................48 Figure n°7 : Diagramme de flux ........................................................................................56 Figure n°8 : Forme simplifiée du MCD ............................................................................58 Figure n°9 : Présentation du MCD de l’état civil Am bahatrazo .....................................61 Figure n°10 : Forme symbolique du MCT .......................................................................63 Figure n°11 : traitement de naissance .............................................................................65 Figure n°12: Traitement adoption .....................................................................................66 Figure n°13 : Traitement mention marginale ...................................................................67 Figure n°14 : Formalisme du MOT ...................................................................................71 Figure n°15: Procédure organisationnel de naissance ..................................................73 Figure n°16 : Procédure organisationnel de mention marginale...................................74 Figure n°17: Procédure organisationnel de reconnaissance ........................................75 Figure n°18: présentation de la modèle logique des données ......................................77 Figure n°19 : Architecture générale de l’applicatio n.......................................................83 Figure n°20 : Première fenêtre du projet .........................................................................84
II - LISTE DES TABLEAUX Tableau n° I : Registre d’état civil existant dans la C.R. Ambahatrazo ........................33 Tableau n°II : Naissance de la MERISE ..........................................................................43 Tableau n°III : Les modèles ..............................................................................................45 Tableau n°IV : Passage du niveau conceptuel au nive au organisationnel ..................68 Tableau n°V : Tableau estimatif du coût des matérie ls utilisés.....................................81
106
TABLE DES MATIERES
SOMMAIRE REMERCIEMENTS RESUMÉ ABSTRACT DEDICACE LISTE DES ABRÉVIATIONS INTRODUCTION..................................................................................................................9 PREMIÈRE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ET LE CADRE DU SUJET...................................................................12
CHAPITRE I: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ...........................................................................................................13
SECTION I-GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ....13 § 1 Historique et délimitation administrative de la Commune Rurale (C.R) Ambahatrazo.............................................................................................................13
A- Historique de la commune rurale Ambahatrazo.................................................13 B-Délimitation administrative et situation géographique .......................................14
a)Délimitation administrative ............................................................................14 b) Situation géographique..................................................................................14 c) La carte de la C.R Ambahatrazo ....................................................................15
§ 2 Environnement socio-économique :.....................................................................18 A-Relief et paysages .............................................................................................18 B-Climat et température : ......................................................................................18
a)Climat ............................................................................................................18 b) Température :................................................................................................19
C-Sols et végétations.............................................................................................19 a)Sols ................................................................................................................19 b) Végétations ...................................................................................................19 c) La savane ......................................................................................................19 d) Les forêts ......................................................................................................20
D-Population et démographie :..............................................................................20 a)Population......................................................................................................20 b) Démographie ................................................................................................20
E-Les infrastructures .............................................................................................21 SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO ...............................21
§ 1 Généralité sur la commune..................................................................................22 A - Définition de la commune : .............................................................................22 B-Mission et objectif de la commune ....................................................................22
§ 2 Organigramme et description de tâches à chaque poste existant dans la C.R Ambahatrazo.............................................................................................................23
A -Définition de l’organigramme ..........................................................................23 B-Présentation de l’organigramme de la C.R Ambahatrazo ...................................23 C-Description des tâches pour chaque poste. .........................................................24
a) Le Maire et l’Adjoint au Maire......................................................................25 b) Le conseil communal ....................................................................................25 c) Le secrétaire trésorier et comptable ...............................................................25 d) L’agent de guichet foncier............................................................................26 e) Le secrétaire d’état civil ................................................................................26 f) Le secrétaire administratif.............................................................................27
107
g) L’agent de système d’information communal ................................................27 h) L’agent de police communal .........................................................................28
SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS.................................28 §1 L’état civil et ses actes d’état civil .......................................................................28
A- Définition de l’état civil et sa mission principale ..............................................28 a) Définition de l’état civil.................................................................................28 b) Mission principale du bureau de l’état civil ...................................................28
B- Les principaux actes de l’état civil....................................................................29 a) Définition de l’acte de l’état civil ..................................................................29 b) Les principaux actes de l’état civil.................................................................29
§ 2 Les personnes responsables de l’état civil de la C.R Ambahatrazo.......................30 A-L’officier de l’état civil .....................................................................................31 B- Le secrétaire d’état civil ...................................................................................31
CHAPITRE II : PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION .......................32 SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL. .........................................................................32
§ 1 Problèmes liés à l’organisation interne de la C.R. Ambahatrazo. .........................32 A-Cumul des tâches : ............................................................................................32 B-Retard de la délivrance des copies .....................................................................32 C-Possibilité d’erreur dans la rédaction des actes : ................................................33
a)Erreurs sur la rédaction des actes d’état civil ..................................................33 b) Erreur sur la copie d’acte d’état civil .............................................................34
D-Trop des temps perdu dans l’exécution de la tâche : ..........................................34 E-Difficulté de contrôle :.......................................................................................34 F-Défaut d’emplacement local .............................................................................34
§ 2 Conséquences sur le développement de la commune ..........................................35 A -Non satisfaction de la population au service de l’état civil................................35 B-Arrêt de production ...........................................................................................35 C- Autre conséquence au sein de la commune .......................................................35
SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS.......................................................36 § 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels) ................36
A-Recrutement des nouveaux personnels ..............................................................36 B- Achat des nouveaux matériels ..........................................................................36
§ 2 Mise en place d’un système d’information ..........................................................37 A-Tâches des ordinateurs ......................................................................................37
a) Le traitement automatique (TA) ....................................................................37 b) La mémorisation ...........................................................................................38
B Tâches des hommes...........................................................................................38 a) La saisie d’informations ................................................................................38 b) L’accès .........................................................................................................38
SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU ...................................................................39
§ 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels) ................39 A-Avantages .........................................................................................................39 B- Inconvénient.....................................................................................................39
§ 2 Mise en place d’un système d’information ..........................................................39 A-Avantages .........................................................................................................39 B- Inconvénients ...................................................................................................40
CHAPITRE III: DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE ...............................................41 SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE ............................41
108
§1 Choix de la méthode utilisée ................................................................................41 § 2 Outils utilisés ......................................................................................................41
A-Outil de conception ...........................................................................................41 B-Outil de réalisation ............................................................................................42
SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE......................................42 § 1 Historique de la méthode MERISE......................................................................42 § 2 La démarche de la méthode MERISE..................................................................43
A. Cycle d’abstraction...........................................................................................44 B. Cycle de vie......................................................................................................45 C. Le cycle de décision ........................................................................................46
SECTION III : ETUDE PREALABLE .........................................................................48 § 1 Rôle du système..................................................................................................48 § 2 Etude de l’existant...............................................................................................48
A-Déroulement de ces activités .............................................................................49 a) L’enregistrement de l’acte de naissance.........................................................49 b) La modification de l’acte de naissance ..........................................................51 c) La délivrance d’une copie d’acte d’état civil et l’établissement des tables quinquennales ...................................................................................................51
B-Identification des acteurs, des dossiers et matériel utilisés .................................52 C-Orientation ........................................................................................................53
a)Orientation conceptuelle.................................................................................53 b) Orientation organisationnelle ........................................................................53 c) Orientation technique ....................................................................................53
DEUXIEME PARTIE: LA CONCEPTION ET LA REALISATION DU SYSTEME INFORMATISE...................................................................................................................54
CHAPITRE I: LA SOLUTION CONCEPTUELLE..........................................................55 SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES ...........................................55
§ 1 Définition et concept de base...............................................................................55 A- L’acteur ...........................................................................................................55 B- Les flux............................................................................................................55
§2 Présentation du diagramme de flux......................................................................56 SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD).......................56
§ 1 Définition du MCD et concepts de base...............................................................57 A-Concept de base et formalisme..........................................................................57
a)Entité .............................................................................................................57 b) La relation.....................................................................................................57 c) Les propriété types ........................................................................................58 d) Les cardinalités .............................................................................................58
B- Formalisme du MCD........................................................................................58 §2 Présentation du MCD...........................................................................................58
A-Règles de gestion (R.G) ....................................................................................59 B-Présentation de l’MCD......................................................................................61
SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)........................62 § 1 Définition et concept de base...............................................................................62
A- Concepts de base..............................................................................................62 a) Evénement ....................................................................................................62 b) Synchronisation ............................................................................................62 c) Opération ......................................................................................................62 d) Règle d’émission...........................................................................................63
B- Formalisme du MCT .......................................................................................63
109
§2 Présentation du MCT ...........................................................................................63 A-Règle de traitement (R.T)..................................................................................64 B- Présentation du MCT .......................................................................................65
CHAPITRE II: LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION ...........................68 SECTION I : MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS ......................68
§1 Notion de la modèle organisationnel de traitement ...............................................69 A-Définition et concepts de bases .........................................................................69
a)La procédure fonctionnelle.............................................................................69 b) Le poste de travail.........................................................................................69 c) L’événement .................................................................................................69 d) La tâche ........................................................................................................69
B-Formalisme du MOT.........................................................................................71 §2 Présentation du MOT ..........................................................................................71
A- Règle d’organisation (R.O) ..............................................................................71 B- Présentation de la MOT....................................................................................73
SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD) .....................................75 § 1 Définition et règle de passage du MCD au MLD ................................................76
a) Définition......................................................................................................76 b) Règle de passage du MCD au MLD ..............................................................76
§ 2 Présentation du MLD ..........................................................................................77 SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD) .....................77
§ 1 Base des données et système de gestion des bases des données............................78 A-Base de données (BD).......................................................................................78
a)Définition.......................................................................................................78 b) Utilité de base de données .............................................................................78
B- Le système de gestion des bases des données (SGBD)......................................79 a)Définition.......................................................................................................79 b) Fonctionnalité de SGBD ...............................................................................79 c) Objectif du SGBD.........................................................................................79
§ 2 Les langages utilisés dans la réalisation de ce projet ............................................79 A- Le W-Langage .................................................................................................80 B- Le stuctured query langage (SQL) ....................................................................80
CHAPITRE III: EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGICIEL .......................................................................................................................81
SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME................................................81 §1 Evaluation des coûts.............................................................................................81
A- Coût des matériels............................................................................................81 B- Coûts des formations........................................................................................82
§2 Evaluation des avantages......................................................................................82 A- Avantages pour le bureau de la commune.........................................................82 B-Avantage au sein de la population de la commune.............................................82
SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL ........................................................82 §1 Généralités sur le logiciel .....................................................................................82
A- Le nom du logiciel créé ...................................................................................83 B- L’architecture générale de l’application............................................................83 C Présentation des fenêtres authentification d’utilisateur et fenêtre registre d’état civil.......................................................................................................................84
§2 Quelques notions sur la manipulation du logiciel nouvellement créé ....................87 A-Tâches de l’administrateur ................................................................................87
a)Installation .....................................................................................................87
110
b) Manipulation.................................................................................................87 B-Tâche de l’utilisateur.........................................................................................87
CONCLUSION....................................................................................................................88 ANNEXES...........................................................................................................................93 LISTE DES ILLUSTRATIONS .........................................................................................105
