Formation Harpège Promouvabilités ITARF. Harpège/Promouvabilités ITARF Contrairement aux...

Formation Harpège

Promouvabilités ITARF

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Contrairement aux apparences, nous sommes le 4 mai 2004 !

Assurez-vous que l’ensemble de la documentation nécessaire à votre formation est datée du bon millésime !

Merci d’admettre, mais seulement pour la durée de la formation, que quelques dates dans cette base ne sont pas conformes à la réalité de la gestion.

BASE DE FORMATION SPECIFIQUE AUX 2 BASE DE FORMATION SPECIFIQUE AUX 2 FONCTIONNALITESFONCTIONNALITES

LISTES ELECTORALESLISTES ELECTORALESPROMOUVABILITES ITARFPROMOUVABILITES ITARF

AVERTISSEMENT ET CONTRAINTES PARTICULIERESAVERTISSEMENT ET CONTRAINTES PARTICULIERES

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RF SommaireSommaire

Chapitre 1 Les aspects organisationnels Paramétrage des stuctures Calendrier

Chapitre 2 Les aspects fonctionnels

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Le module de Promouvabilités ITARF permet de prendre en charge la procédure sous ses aspects :

organisationnels

aide : - à la gestion des différentes étapes de la procédure pour la partie propre à

l’établissement

- à la répartition des rôles

fonctionnels

aide : -à la constitution des listes des agents promouvables

- au classement de ces agents

- à l’édition des listes et des dossiers des agents proposés

Les fonctionnalités du moduleLes fonctionnalités du module

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Chapitre 1

Les aspects organisationnels

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le paramétrage des structures

a pour objet des répartir les dossiers de promotion entre les différents responsables des structures

la définition du calendrier

sert à faciliter l’enchaînement des étapes : chacun connaît la période pendant laquelle il peut procéder à la partie de la procédure qui lui incombe

Les aspects organisationnelsLes aspects organisationnels

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Il s’agit de savoir qui sont les responsables habilités par le chef d’établissement à :

formuler voire à classer des propositions de promotion

rédiger les rapports correspondants pour chacun des agents proposés

Cette compétence concerne les agents affectés

dans la structure habilitée

ET

dans chacune de ses structures filles (ou petites-filles) si celles-ci ne sont pas elles-mêmes habilitées.

Le paramétrage des structuresLe paramétrage des structures

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Pour procéder à ce paramétrage, on s’appuie sur les structures telles que définies au moment de l’implantation d’Harpège dans l’établissement, sans rien y modifier

L’habilitation des structures à formuler et classer des propositions de promotion d’ITARF n’a d’effets que sur la fonctionnalité Promouvabilités ITARF ; elle n’agit en rien sur les autres fonctionnalités de l’application


l’habilitation donnée au responsable de la structure UFR Sciences englobe l’UFR et ses structures-filles SAUF celles qui sont elles-mêmes habilitées : structure Ecologie

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Le paramétrage est lié à une année universitaire

il peut être initialisé par reprise du paramétrage lié à l’année universitaire antérieure

Il est possible de modifier ce paramétrage pour l’année universitaire en cours uniquement :

si aucun calcul de liste n’a encore été lancé

ou si les listes déjà calculées ont été verrouillées

Une édition des structures, au sein de laquelle les structures habilitées sont en caractères gras, permet de restituer ce paramétrage


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Pour une année universitaire donnée :

si aucun paramétrage d’habilitation de structures n’a été saisi

OU

si pour une structure d’affectation non habilitée, aucune structure ascendante n’est habilitée

ALORS, par défaut,

la structure habilitée est l’établissement lui-même


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Démonstration 1Démonstration 1

Paramétrer des structures

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Exercice 1Exercice 1

Initialisation et modification du paramétrage des structures habilitées

pour une année universitaire

N.B. : Pour toute la session de formation et notamment les exercices, par convention, nous sommes aujourd’hui le 4

mai 2004 !

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Qui procède au paramétrage des structures ?

Ce paramétrage résulte de choix politiques. Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH.

Seul un utilisateur habilité en mise à jour de ce traitement pourra le saisir et le modifier.

Le paramétrage est bien sûr consultable par tous ceux qui sont habilités en lecture à ce traitement


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Le séquencement des étapes de la procédure peut être déterminant pour son organisation et son efficacité.

Facultative, mais vivement conseillée, la saisie d’un calendrier de gestion permet d’ordonnancer et de borner les étapes de la procédure

chacun peut le consulter et jouer pleinement son rôle dans le temps qui lui est imparti.

Le calendrier de gestionLe calendrier de gestion

Date limite de mise à jour des dossiers et des listes de promouvables

Date d’arbitrage final du chef

d’établissement

Facultatives

Date d’envoi des propositions au

ministère

Dates de réunion de la Commission Paritaire

Etablissement

Date limite de classement par les

structures

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Le calendrier comporte :

la date limite de modification de la liste des agents (anciennetés, insertion ou exclusion d’un agent) par les gestionnaires et sous leur responsabilité ;

la (les) date(s) de réunion de la CPE ;

la date limite de saisie des propositions et classements opérés par les responsables des structures habilitées ;

la date limite de saisie des propositions et du classement du chef d’établissement.


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Consultation et saisie d’un calendrier

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Consultation et saisie d’un calendrier


mai 2004 !

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Qui procède à la saisie du calendrier ?

Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH.

Seul un utilisateur habilité en mise à jour de ce traitement pourra le saisir et le modifier.

Le calendrier est bien sûr consultable par tous ceux qui sont habilités en lecture à ce traitement


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Chapitre 2

Les aspects fonctionnels

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La fonctionnalité promouvabilités ITARF suppose que dans la base un certain nombre de données, sur lesquelles s’exercent des contrôles et des traitements, soient renseignées et correctement renseignées :

Individu : la date de naissance Carrière : le corps et le grade en cours, les types d’accès, le passé hors éducation nationale Position : les éléments de carrière qui ne sont pas portés par une période de position statutaire ne sont pas pris en compte dans les calculs d’ancienneté.Congés : certains congés (comme le CFA) excluent les agents de la liste des promouvablesContrats : en fonction du type de contrat les périodes

correspondantes peuvent être prises en compte dans l’ancienneté de services publics.

Les aspects fonctionnelsLes aspects fonctionnels

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Les différentes étapes :

1. création des circulaires

2. calcul des listes des agents promouvables (grades et corps)

3. édition de diverses listes de travail

4. édition des dossiers des agents promouvables

5. éventuellement saisie des propositions et du classement formulés par les structures

6. saisie du classement de l’établissement

7. édition des listes des agents proposés et de leurs dossiers, pour transmission au ministère

8. verrouillage des listes

Les aspects fonctionnelsLes aspects fonctionnels

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Les circulaires

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Afin de servir de repère, la référence aux circulaires est enregistrée. Les circulaires T.A. et L.A. sont créées à partir de la circulaire du MEN reçue par l’établissement

On y définit : les liens année universitaire / corps ou grades de promotionet pour chacun de ces corps ou grades, l’année au titre de laquelle la promotion est envisagée.

La création des circulairesLa création des circulaires

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La création d’une circulaire locale est possible :

pour L.A. à compter du 1er septembre de l’année universitaire considérée.

pour T.A. à compter du 1er janvier pour l’année universitaire à venir

ATTENTION

Ce paramétrage est le reflet de la circulaire de gestion . Avant toute saisie dans Harpège :

il est important de bien prendre connaissance de la circulaire

il convient de lever auprès du bureau de gestion du MEN toute ambiguïté pouvant se poser (sur l’année de promotion par exemple)


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Un même couple

[corps (ou grade) de promotion / Année de promotion]

ne peut être lié qu’à une et une seule année universitaire

Les principes de création des Les principes de création des circulairescirculaires

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Les critères statutaires en cours :

corps, grade de départ

ancienneté

équivalences pour les calculs d’anciennetés de corps ou de grade

échelon minimum

age

ne sont pas modifiables localement

Toute évolution réglementaire fera l’objet d’une mise à jour de l’application (patch)


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La neutralisation

Cette possibilité est à utiliser lorsque des listes ont été calculées et que, à réception de la circulaire de gestion, il s’avère qu’un corps (ou grade) ne fait pas l’objet de propositions de promotions pour l’année universitaire concernée

La neutralisation empêche d’aller plus avant dans la procédure

il devient impossible de faire de nouvelles modifications ou traitements (modification de la liste des agents, classements, éditions, verrouillage) sur le corps (ou grade) concerné par la neutralisation.

Il suffit de cocher le témoin « neutralisé» dans l’écran «création circulaire locale»

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L’initialisation

Lorsqu’il n’existe pas de circulaire créée pour l’année en cours, le bouton

permet d’initialiser une nouvelle circulaire

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Création d’un circulaire LA

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Création d’un circulaire TA


mai 2004 !

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Qui procède à la création des circulaires ?

Cette opération doit être impérativement effectuée au niveau du service central de GRH.

La circulaire ainsi créée vaudra pour toutes les structures de l’établissement


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L’écran Circulaires permet de consulter dans le détail les circulaires créées

Pour chaque corps et grade de promotion à traiter, on peut y voir , répartis sur 2 onglets :

les critères de promouvabilité

la date de référence des calculs d’anciennetés et d’âge

la date d’effet de la promotion

La consultation des circulairesLa consultation des circulaires

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Les boutons

permettent également de consulter les équivalences pour le calcul de l’ancienneté dans le corps le grade de départ :

lorsque, pour être promouvable, il est requis soit une ancienneté de corps soit une ancienneté de grade

les services effectués dans d’autres corps/grades que les corps/grades de départ sont pris en compte dans l’ancienneté dès lors que l’accès à ces corps/grades résulte :

d’une intégration d’un détachement en vue d’intégration.

La consultation des circulairesLa consultation des circulaires

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Équivalences - Exemple 1

Les calculs d’anciennetéLes calculs d’ancienneté

cont CNRS 8B AIT 2è N AIT extinct. AST 2è CL

ancienneté

catégorie C

Intégration ITARF (37)

Intégration Durafour (46)


ancienneté catégorie D

ancienneté grade AST 2è CL

01/ 01/ 1986 01/ 08/ 1990 01/ 08/ 19931982

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Équivalences - Exemple 2

Les calculs d’anciennetéLes calculs d’ancienneté

TEC Ppal de

labo ES

TEC RF

1è CL

TCH 1è CL

grade prov TCH CE

ancienneté catégorie B

Détach. en vue intégrat° (37)



ancienneté grade TCH Classe Exceptionnelle

01/ 01/ 1986 01/ 08/ 1994 01/ 01/ 19971970

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Consultation des circulaires

Liste d’aptitude

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Consultation des circulaires

Tableaux d’avancement

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Qui peut consulter les circulaires ?

Ces circulaires sont bien sûr consultables par tous ceux qui sont habilités à ce traitement en consultation.

Contrairement à la création de nouvelles circulaires, cette habilitation en consultation doit être donnée à tous les gestionnaires concernés par les opérations de promouvabilités


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Le calcul des listes

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Le calcul a pour objet de fournir une liste des agents qui vérifient certains critères de promouvabilité

Elle comprend des agents, promouvables ou non qui :

appartiennent au(x) corps (ou grades) de départ

ont atteint l’âge requis à la date de référence

ont atteint l’échelon requis (acté ou prévisionnel)

ne sont pas en CFA à la date d’effet de la promotion

Ces quatre conditions constituent ce que, dans Harpège, on appelle les critères «absolus»

C’est parmi les agents de la liste, qui vérifient les critères absolus, que l’on va chercher ceux qui remplissent en outre les critères d’ancienneté dits critères non absolus.

Le calcul des listesLe calcul des listes

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C’est le Calcul des listes qui relie chaque agent ITARF à la structure habilitée dont il relève

Ce lien est construit à partir de l’affectation de l’agent dans une (ou plusieurs) structure(s) telle qu’elle est enregistrée dans la base au moment du calcul.


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Quand lancer le calcul ?

Quand la base est le plus à jour possible afin de limiter au maximum les interventions manuelles ultérieures

Comment lancer le calcul ?

Le calcul peut être lancé pourun, plusieurs ou tous les corps(idem pour les grades)

vous aurez parfois intérêt à différer le calcul pour un corps afin d’avancer la mise à jour des données qui concernent les agents de ce corps

Le calcul aboutit à une (ou plusieurs) liste(s) des agents


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Calcul des listes

Liste d’aptitude

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Calcul des listes : Listes d’aptitude


mai 2004 !

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Qui lance le calcul ?

Ce calcul s’opérant sur l’ensemble des agents de l’établissement, quelles que soient leur(s) structure(s) d’affectation, il convient de lancer le calcul au niveau du service central de GRH.

Seul un utilisateur habilité à ce traitement en mise à jour pourra lancer le calcul.


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Les listes des Agents

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Dans la liste des agents figurent tous ceux qui vérifient les « critères absolus ».

En outre, l’outil repère et signale ceux qui, en l’état des données de la base, vérifient également les critères d’ancienneté dits critères « non absolus »

Un témoin « Promouvable » est coché pour chacun des agents qui a l’ancienneté requise.

Chaque agent, du fait du calcul, est lié à la structure habilitée dont il relève

cette structure habilitée n’est pas restituée dans l’écran «Liste des Agents» mais figure dans toutes les éditions qui y sont proposées.

La liste des AgentsLa liste des Agents

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Pour tous les agents de la liste, vous avez la possibilité, sous votre entière responsabilité, de modifier les anciennetés calculées, par exemple lorsque vous disposez d’arrêtés faisant état de services pas encore enregistrés dans la base

• Le témoin promouvable estalors coché pour les agents qui,grâce aux modificationsapportées vérifient maintenantles conditions d’ancienneté

• Le témoin « Modifié » rappelle,le cas échéant, qu’il y a eumodification

• Il est possible d’exclure unagent de la liste (agent sur lepoint de prendre sa retraite,procédure disciplinaire en cours…)

La liste des AgentsLa liste des Agents

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Le bouton

ouvre une fenêtre qui :

• ré-affiche les valeurs résultant du calcul des listes s’il n’y a pas eu, dans la base, d’intervention sur les données relatives à l’agent depuis le calcul

• actualise les calculs d’ancienneté, si, dans la base, les données relatives à l’agent ont été complétées et que le calcul des listes n’a pas été relancé

Liste des AgentsListe des Agents

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Liste des agents

Consultation

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Il est possible d’insérer un agent dans la liste sans avoir à relancer le calcul :

si, après le calcul des listes, un nouvel agent a été saisi dans la base, vous avez la possibilité de l’insérer dans une ou plusieurs listes à condition :

que soit enregistrés les en-cours :élément de carrière position statutaire

qu’il vérifie les critères absolus

autrement dit, il est possible d’insérer un agent qui, s’il avait été saisi dans la base avant le lancement du calcul, aurait figuré dans la liste.

Cet agent, une fois inséré, a le même statut, dans la liste, qu’un agent calculé.

Insertion d’un agentInsertion d’un agent

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Attention :

Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de modification des listes existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de modifier la liste des agents .

Liste des AgentsListe des Agents

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Liste des agents

Modification

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Liste des agents : modifications


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Qui peut la modifier ?

Seul un utilisateur habilité à ce traitement en mise à jour pourra modifier la liste.

Ces listes sont bien sûr consultables par tous ceux qui sont habilités à ce traitement en consultation avec les restrictions liées au profil données, notamment les structures.

Liste des agentsListe des agents

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Les classements

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Les listes des agents complétées et les modifications d’anciennetés achevées, il convient de procéder successivement aux classements :

au niveau des structures habilitées à proposer et classer des agents

au niveau établissement

Les classementsLes classements

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Le classement structuresLe classement structures

Le classement au niveau des structures a pour objet de préparer :

la consultation des élus de la Commission Paritaire d’Établissement

l’interclassement final au niveau Etablissement par le Chef d’établissement

Ce classement est facultatif ; il peut être discontinu et comporter des ex-aequo.

Aucun contrôle n’est effectué sur cette information, mais elle est restituée au moment de procéder au Classement établissement.

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Pour les agents qui ne relèvent d’aucune structure habilitée à proposer et à classer :

soit parce qu’aucun paramétrage des structures de la fonctionnalité Promouvabilité ITARF n’a été saisi,

soit parce qu’il n’y a pas de structure habilitée pour la structure d’affectation de l’agent,

soit parce que l’agent ITARF n’est pas lié à une structure de l’établissement par un lien d’affectation,

le classement structure pourra être effectué au niveau établissement.

• Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement structure existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de le saisir ou de le modifier.

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Attention :

Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement structure existe,

une fois cette date échue, il ne sera plus possible de le saisir ou de le modifier.

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Classement structure

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Qui peut le saisir ?

Ce classement s’opérant au sein de chacune des structures habilitées, seul un utilisateur habilité en mise à jour à ce traitement pourra classer les agents promouvables qui en relèvent


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Le classement établissementLe classement établissement

Le classement au niveau de l’établissement permet la saisie (et la consultation) :

du classement effectué par le chef d’établissement, après consultation de la CPE, parmi les agents promouvables

du nombre d’agents proposés par corps et année de promotion

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Le rang de classement

A l’inverse du classement structure, le classement établissement doit être continu et sans ex-aequo

Le rang de classement n’est pas obligatoire pour chacun des agents d’une liste : pour une année et un corps/grade de promotion, l’établissement, selon son choix, décide du nombre d’agents promouvables qu’il classe et ce, en se limitant ou pas au nombre d’agents proposé.

Le nombre de propositions

le nombre d’agents proposés est une donnée obligatoire. Si elle n’est pas renseignée, aucun agent ne figurera sur la liste des agents proposés

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Attention :

Si, dans le calendrier de gestion, une date limite de classement établissement existe, une fois cette date échue, il ne sera plus possible de saisir ou modifier ce Classement établissement.

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Classement établissement

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Saisie des classements structure et

établissement


mai 2004 !

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Qui peut le saisir ?

Il convient de le saisir au niveau du service central de GRH.

Seul un utilisateur habilité en mise à jour à ce traitement pourra le saisir et le modifier.


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Les éditions

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2 types d’éditions sont proposés :

les éditions “officielles ”, construites sur les modèles du Ministère :

le dossier de l’agent promouvable la liste des agents proposés pour un corps/grade de promotion

les éditions de travail, à l’usage des gestionnaires dans les phases de travaux préparatoires, mais aussi éventuellement à l’usage des membres de la CPE, des responsables des structures ou du chef d’établissement au moment de classer les propositions.Ces éditions de travail sont proposées sous deux formes :

éditions papier fichiers qui peuvent être traités avec des outils

bureautiques (Excel ou Word)

Les éditionsLes éditions

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C’est la liste classée des propositions de l’établissement, qui, pour une année de promotion et un corps/grade de promotion donnés, est transmise au ministère, après signature du chef d’établissement.

Elle restitue :

l’année universitaire l’académie et l’établissement le corps de promotion le rang de classement les nom, nom patronymique et prénom des agents

La liste des agents proposésLa liste des agents proposés

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Sur le modèle du MENRT, il restitue les données relatives à l’agent promouvable :

au recto :

le corps ou grade de promotion

le rang de classement

la BAP, famille professionnelle et emploi-type de l’agent ;

l’état civil ;

les anciennetés de corps, grade, échelon et services publics

les diplômes

attention : lorsqu’une ancienneté de corps constitue un critère de promouvabilité, c’est l’ancienneté dans le corps requise pour être promouvable (compte tenu des équivalences) qui est restituée et non celle dans le corps stricto sensu

Le dossier agentLe dossier agent

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au verso :

un état des services qui restitue, en l’état des données enregistrées dans la base :

- l’historique des contrats (non proratisés)

- l’historique des éléments de carrière

un total général qui intègre :

- les contrats comptant pour du service public et proratisés (selon l’arrêt de la CAA du 03/04/2001 (MENRT c/Mme Bicquard - voir infra)

- le service national (saisi dans «situation militaire») et les services publics effectués hors éducation nationale (saisis dans l’écran passé hors educ. Nat.)


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En résumé :

le total général qui correspond au total des services publics n’est pas forcément égal à la somme des sous-totaux calculés précédemment dans « Etat des services (total des contrats + total des carrières), puisqu’il intègre les paramètres précédemment cités (service national, proratisation des contrats, passé hors EN)

ce total général est modifiable manuellement, via l’écran « liste des agents » (modifier l’ancienneté de services publics).


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Il peut être édité à diverses étapes de la procédure :

juste après le calcul des listes : il ne restituera bien sûr que les données qui sont dans la base

juste après les dernières modifications de la liste des agents : il prendra en compte les éventuelles modifications d’ancienneté auxquelles vous auriez procédé

juste après la saisie du classement établissement : il prendra en compte les modifications et le rang de classement établissement.


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Elles sont au nombre de 3 :

2 sont accessibles à partir des écrans

liste des promouvables par structure

liste des promouvables par corps (ou grade) de promotion

1 n’est accessible qu’à partir de l’écran

liste de tous les agents (ceux qui vérifient les critères absolus) par corps (ou grade) de promotion, avec la restitution des témoins «promouvable», «modifié» et «exclu»

Les éditions de travailLes éditions de travail

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Qui peut lancer les éditions ?

Le dossier agent

la liste des agents proposés

Les éditions de travail

Les utilisateurs habilités au traitement Listes des agents en mise à jour ou en consultation.

EditionsEditions

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Lorsqu’une liste est définitivement arrêtée, il est possible d’empêcher toute modification ultérieure de celle-ci grâce au bouton

Il permet de figer le contenu des listes, corps par corps ou grade par grade

• une fois la liste verrouillée, elle n’est plus accessible qu’en consultation ; elle fait foi de l’état du dossier tel que transmis au ministre.

• il est conseillé de ne l’activer qu’au moment de l’envoi du dossier

Le verrouillage des listesLe verrouillage des listes

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Il existe un seul cas où le déverrouillage est rendu possible :

L’instauration de nouveaux critères pour un corps/grade donné, après que des listes aient été calculées et verrouillées.

Cela permet de relancer les calculs pour les corps/grades concernés


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Editions : Liste des agents proposés & Dossier agent

Verrouillage de listes


mai 2004 !

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Qui peut verrouiller/déverrouiller les listes des agents ?

Seul un utilisateur habilité au classement établissement peut verrouiller/déverrouiller une liste.


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Exercice Exercice 1010

Exercice de synthèse


mai 2004 !

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Exercice Exercice 1010

suite

Formation Harpège Promouvabilités ITARF. Harpège/Promouvabilités ITARF Contrairement aux...

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