Harpège Dossier de présentation - AMUE · 2009-11-24 · Univers Business Objects (B.O.) ......

Amue- Département Services- Accompagnement produits actualisé le :11/03/2008

HHaarrppèèggee

Dossier de présentation

AMUE- Département Services - Accompagnement produits actualisé le : 11/03/2008

TABLE DES MATIERES

1. PRESENTATION DE L’APPLICATION ......................................................................................................3

2. UN PRODUIT EVOLUTIF ..............................................................................................................................5

3. LES FONCTIONNALITES DE BASE............................................................................................................5

3.1. LE PARAMETRAGE ..................................................................................................................................6

3.1.1. les structures..................................................................................................................................6

3.1.2. Les implantations géographiques et les locaux.............................................................................6

3.1.3. Structures, personnels, postes et emploi : les liens .......................................................................7

3.1.4. les habilitations .............................................................................................................................7

3.1.5. le niveau de gestion des congés ou contrats..................................................................................8

3.1.6. les visas locaux..............................................................................................................................8

3.2. LA GESTION DES EMPLOIS ......................................................................................................................8

3.3. LA GESTION DES POSTES ........................................................................................................................9

3.4. LA GESTION DES PERSONNELS ...............................................................................................................9

3.5. LA GESTION DES LIENS POSTE/AGENT ET AGENT/STRUCTURES DE L’ETABLISSEMENT ......................11

3.6. LE DOMAINE « FONCTIONS » ................................................................................................................12

3.7. LES MODULES DE GESTION COLLECTIVE ..............................................................................................16

3.8. L’EXPLOITATION DES DONNEES ...........................................................................................................17

3.8.1. Editions standard ........................................................................................................................17

3.8.2. Univers Business Objects (B.O.) .................................................................................................17

3.9. L’INTERFACE ENTRE HARPEGE ET L'APPLICATION DE PAYE SUR BUDGET PROPRE, ASTRE .................18

4. PRECISIONS TECHNIQUES.......................................................................................................................19

5. ACCOMPAGNEMENT DES ETABLISSEMENTS A L’IMPLANTATION...........................................21

5.1. LES SEMINAIRES ET VISITES .................................................................................................................21

5.2. LES FORMATIONS .................................................................................................................................22

5.3. LA DOCUMENTATION ............................................................................................................................22

5.4. L’AIDE PERSONNALISEE DU CONSULTANT HARPEGE...........................................................................22

6. PREPARATION DE L’ETABLISSEMENT ................................................................................................23

6.1. DEFINITION DES OBJECTIFS ..................................................................................................................23

6.2. PRISE DE DECISION ET CALENDRIER .....................................................................................................23

6.3. CONSTITUTION DES EQUIPES ................................................................................................................23

6.4. PREVISION DES RESSOURCES................................................................................................................24

6.5. LA DEFINITION DES STRUCTURES ET DES IMPLANTATIONS ..................................................................24

6.6. ORGANISATION DU TRAVAIL AUTOUR D'HARPEGE ...........................................................................25

6.7. REPRISE DES DONNEES .........................................................................................................................25

6.8. L’UNIVERS BUSINESS OBJECTS ............................................................................................................26

6.9. COMMUNICATION.................................................................................................................................26

7. PRESENTATION DU PRODUIT .................................................................................................................26


1. PRESENTATION DE L’APPLICATION

HARPEGE, HARmonisation de la GEstion des PErsonnels, est un projet qui a été initié en 1994. Cette

application est destinée à couvrir la gestion des ressources humaines dans les établissements de l’enseignement

supérieur.

La forte implication des universitaires et des établissements dans le projet, fait d’HARPEGE un produit

spécifique prenant en compte, dans le respect du cadre réglementaire, les besoins de chacun.

HarpègeHarpègeHarpègeHarpège est :

• Au service des personnels de l’enseignement supérieur

■ Informations exhaustives, fiables, dont la confidentialité est assurée

• Dossier unique évitant la dispersion des informations relatives à un agent.

• Historisation de la carrière et / ou des contrats d’un agent.

• Prévisions des dates de passage à un échelon ou chevron supérieur…

■ Temps de réponse accélérés aux demandes individuelles…

• Edition du dossier de synthèse à la demande de l’intéressé

■ … et entre services

• Convivialité et amélioration de la communication interne, notamment lors d’une mobilité

■ Simplification du traitement des dossiers dans le cadre des mutations des personnels

• Transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale,

références bancaires, carrière, positions, contrats…)

☎☎☎☎ Le transfert d’un agent d’un établissement à l’autre nécessite la mise en place d’une cryptographie

afin de protéger la confidentialité des informations. Cette cryptographie relève de la responsabilité de

chaque établissement émetteur.

• Transfert des données agent des IUFM : dans le cadre de l’intégration des IUFM, il a été mis à disposition

des établissements un outil qui leur permet d’automatiser le transfert de différentes données lorsque

l’IUFM et l’université sont utilisateurs d’Harpège (les individus et les agents + les postes, les occupations

et les affectations + les structures)

• Au service des gestionnaires

■ Gestion du quotidien simplifiée

• Système d’habilitations : accès limité aux seuls gestionnaires expressément autorisés

• Consultation synthétique de la situation de l’agent à une date donnée

• Simplicité des mises à jour

• Editions paramétrables de listes, d’étiquettes - adresses, d’états récapitulatifs…

• Cartographie des personnels au sein de l’établissement

• Contrôle de la pleine utilisation du potentiel

• Fichiers paramétrables directement exploitables par des logiciels bureautiques d’utilisation courante

• Réponses automatisées à certaines enquêtes (consommation des emplois…)

• Aide au calcul des rompus de temps partiel


■ Amélioration des relations entre services

• Possibilité de fournir des extraits du fichier personnel pour l’utilisation de données non confidentielles.

Ce qui peut s’avérer utile dans la gestion des accès aux restaurants universitaires, parkings, mises à jour

des annuaires…

• Au service de l’établissement

■ Un système fiable

• Description détaillée des structures de l’établissement

• Recensement de tous les personnels : fonctionnaires et assimilés, contractuels, vacataires gérés par

l’établissement et personnes travaillant dans l’établissement mais gérées par d’autres organismes

• Homogénéisation des règles de gestion des emplois, des postes et des personnels qui facilite les actes

transversaux et les actes de gestion collective

• Triptyque “ Structure/ Emplois et Poste/ Agent” au service d’une bonne visibilité sur :

- l’utilisation rationnelle des moyens

- la répartition des agents entre les différents services et composantes de l’établissement

• Gestion et édition des arrêtés de congés déconcentrés et des contrats déconcentrés

■ Un outil souple

• Respect des choix d’organisation (décentralisée ou non, partagée, intégrée ou non, rapprochée …) faits

par les établissements

• Possibilité de raccordement à des outils locaux

■ Un outil de pilotage

• Contrôle de l’utilisation du potentiel de l’établissement en postes et en ressources humaines

• Vision claire des emplois délégués par le ministère, des postes issus de ces emplois et de ceux financés

sur budget propre

• Consultation des modalités et congés sur une période d’observation

• Très nombreuses possibilités de fabrication de tableaux de bord par le biais de l’univers Business Objects

attaché au logiciel

• Aide à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

■ Un outil de gestion collective

• Gestion des promouvabilités ITARF

• Gestion des listes électorales


2. UN PRODUIT EVOLUTIF

HARPEGE, en exploitation depuis 1997, est actuellement utilisé par 89 établissements, qui participent aux

évolutions du produit. Non seulement l’application s’adapte en fonction des besoins des utilisateurs mais intègre

aussi de façon continue les évolutions réglementaires.

La version actuellement exploitée (1.12.2) a été livrée en février 2008.

Les prochaines évolutions porteront prioritairement sur :

1/ Migration technologique vers la version 10gas d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version

"webisée" d'Harpège (une architecture technique de type n-tiers).

2/ Interfaçage d'Harpège avec d'autres systèmes :

--> Automatisation de l'interface avec la paye sur ressources propres,

--> Reprise des travaux de conception de l'interface avec la paye sur budget Etat,

--> Livraison de l'interface avec l'application du service des Pensions dans le cadre de la mise en œuvre

du CIR : Compte Individuel Retraite.

3/ Poursuite des travaux d'adaptation d'Harpège aux besoins des IUFM.

En outre, le partenariat AMUE/CICG (Centre Interuniversitaire de Calcul de Grenoble) concernant le

développement d’un outil de gestion des primes et indemnités des personnels, diffusé en novembre 2004 aux

adhérents de l’AMUE, pourrait déboucher sur une proposition d’intégration entre HARPEGE et ce produit.

3. LES FONCTIONNALITES DE BASE ARCHITECTURE FONCTIONNELLE D’HARPEGE

Responsabilité Structurelle

Fonction élective / nominative

Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales

Promouvabilités

ITARF

Occupation /Affectation

Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

Congés

Contractuels Fonctionnaires et assimilés

Production d’arrêtés

Modalités

Contrat

Poste

Emploi

Production d’arrêtés

Agent

Fiche de poste

PPRRIIMMEESS


3.1. LE PARAMETRAGE

3.1.1. les structures

Les structures d’HARPEGE sont la description de l’établissement. Elles doivent permettre la visibilité de

l’établissement sur la répartition des moyens (postes) et des personnels au sein de ses différentes composantes

et/ou services. Un établissement qui décide d’utiliser HARPEGE doit donc impérativement décrire les

différentes structures dont il est constitué sous la forme d’une arborescence dont la racine est l’établissement lui-

même.

Le paramétrage des structures permet de s’adapter à tous les choix d’organisation fait par les

établissements :

• Cela consiste à représenter sous forme arborescente l’ensemble des composantes, départements et

services pour chaque établissement (exemple)

IUT

Biochimie 2è. cycles 3è. cycles

Dépt. Chimie Secrétariat

UFR Sciences

Vidéo

Mediathèque Service de Prêt

S.C. Documentation

Enseignants

ATOS ITARF Budg. Univ.

IATOSS

G.R.H.

Transferts Diplômes

Scolarité

Services généraux

ETABLISSEMENT

• Les liens Structure / Agent, Structure / Emploi, Structure / Poste permettent d’avoir une image de la

répartition des moyens (emplois et postes) et des agents (enseignants, IATOSS, personnels de

bibliothèque) entre les différentes structures de l’établissement.

Le degré de ramification de l’arborescence sera donc cohérent avec le niveau de visibilité souhaité

par la direction de l’établissement.

3.1.2. Les implantations géographiques et les locaux

➘ La définition des locaux de travail va permettre le repérage et la restitution de l’adresse de travail

d’un agent affecté à une structure lorsque celle-ci est répartie sur différents lieux, comme par exemple

sur plusieurs étages, bâtiments, voire sur plusieurs villes.

➘ Le paramétrage des locaux de travail permet également de lier les agents au bureau de vote le plus

proche de leur lieu géographique de travail dans le module « Listes électorales ».


3.1.3. Structures, personnels, postes et emploi : les liens

Poste

Agent

Est financé par

peut êtreattribué à

peut êtrelocalisé dans

x %

x %

occupe

x %

x %

Emploiest délégué à

et donc appartient à Etablissement

UFR A UFR B IUT Sce commun

DépartementA

DépartementB

LaboratoireX

Laboratoire Y

Service 1 Service 2

est affectée à 1 AffectationPrincipale pour

l'agentOccupation

3.1.4. les habilitations

■ Définition des habilitations

• Les habilitations de traitement

Accès à des menus ou sous menus d’HARPEGE en création ou en consultation. Pour un utilisateur

identifié et reconnu, seul les menus auxquels il est habilité apparaissent à l’écran.

Ex : tel gestionnaire pourra traiter des carrières mais pas des emplois et des postes.

• Les habilitations de données

Pour un traitement autorisé, il est possible de le restreindre à un ou plusieurs types de population, à un

ou plusieurs types de contrats, à une ou plusieurs structures.

Ex : notre gestionnaire habilité “ carrières ” pourrait n’être autorisé qu’à traiter des enseignants

chercheurs et, de surcroît, seulement ceux qui ont pour structure d’affectation l’UFR de Droit et

Sciences économiques.

■ A chaque gestionnaire est attribué une habilitation de données et une habilitation de traitement, d’où :

• Définition claire des compétences de chacun et donc des profils de gestionnaires.

� Domaine de responsabilité de tous les utilisateurs dûment établi. Ainsi lorsqu’un poste est prêté à

une autre structure, la seconde peut visualiser les informations relatives à ce poste mais en aucun

cas les modifier. Seule la structure auquel il continue d’être attribué, pourra saisir des

modifications.

• Confidentialité des données assurée

• Restriction des actions possibles liées aux habilitations indépendante du micro-ordinateur utilisé.


3.1.5. le niveau de gestion des congés ou contrats

Le paramétrage du niveau de gestion permet de définir l’entête de l’édition et le signataire d’un arrêté de congé

ou du contrat : en fonction du niveau de déconcentration de l’acte, l’arrêté pourra être produit par

l’établissement avec l’en-tête et les visas adéquats, ou en dehors de l’établissement. Il pourra également être visé

dans ou en dehors de l’établissement.

3.1.6. les visas locaux

Ce paramétrage permet, en tant que de besoin, d’intégrer les visas locaux de chaque établissement dans les

éditions d’arrêtés de congés ou les contrats.

3.2. LA GESTION DES EMPLOIS

HARPEGE prend en compte les nouvelles procédures et règles de gestion mises en œuvre au niveau de

l’administration centrale : les emplois ouverts au budget de l’Etat font l’objet de mesures de délégation qui sont

enregistrées dans la base de données de l’établissement. Ces emplois sont délégués par programme/titre et pour

une durabilité soit permanente, soit temporaire à compter d’une date d’effet.

L’établissement a également la possibilité, à son niveau, de consolider les moyens non consommés (les rompus)

du fait d’agents bénéficiant du temps partiel ou d’une cessation progressive d’activité.

- -

- Délégation d’emplois d’Assistant Ingénieur Recherche et Formation –


3.3. LA GESTION DES POSTES

L’application permet de créer les postes soit à partir des emplois délégués (budget Etat), soit sur ressources

propres.

1- Postes budget Etat

Ils sont définis en fonction des besoins identifiés par l’établissement en termes de

- Compatibilité Corps ou Contrats et Catégorie d’emploi délégués ;

- Attribution facultative à une structure par les instances de l’établissement ;

- Localisation souhaitable mais facultative dans une structure ;

- Caractéristiques : Section CNU pour les postes d’enseignants-chercheurs, Discipline pour ceux des

enseignants du second degré, Branche d’activité professionnelle pour les postes ITARF, Spécialité pour

les postes ATOS ;

- Dates de création et, le cas échéant, de suppression.

- Identification d’un poste créé à partir d’un emploi délégué -

2- Postes budget propre

- Corps : par assimilation au corps de fonctionnaire correspondant ;

- Structure de localisation ;

- Profil ;

- Dates de création et, le cas échéant, de suppression.

3.4. LA GESTION DES PERSONNELS

Tous les individus qui interviennent dans l’établissement sont pris en compte par l’application HARPEGE, y

compris, par exemple, les chercheurs hébergés en provenance d’organismes de recherche tels que l’INRIA,

l’INRA, le CNRS, l’IRD, etc.

Les personnels sont d’abord pris en compte en tant qu’individus, puis comme agents s’ils sont gérés par

l’établissement.


Individus hébergés :

On peut saisir pour chaque individu hébergé, une structure de travail de l’établissement, mais également un

équivalent corps, grade et catégorie fonction publique issue de la nomenclature HARPEGE.

Données concernant les agents gérés par l’établissement :

• Fonctionnaires et assimilés : Corps, grade, échelon, chevron sont historisés, y compris les périodes de stage,

les bonifications indiciaires, la notation, la spécialisation de l’agent qui renvoie aux caractéristiques du poste,

mais aussi les positions statutaires, les modalités de service, la majorité des congés et absences.

- Carrière d’un enseignant chercheur : élément de carrière -


• Agents contractuels sur budget de l’Etat ou sur ressources propres : équivalent corps de la fonction

publique, durée du contrat, type et périodicité de rémunération. Modalités de service et congés sont

également pris en compte pour les contractuels.

- Contrat d’un contractuel CDI SAIC –

3.5. LA GESTION DES LIENS POSTE/AGENT ET AGENT/STRUCTURES DE

L’ETABLISSEMENT

Le concept d’occupation formalise le lien entre un poste et un agent.

Occupation d’un poste de professeur d’université par un professeur d’université

Occupation d’un poste par un contractuel pendant la durée du contrat

Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements - 12 -

Le concept d’affectation formalise le lien entre d’une part un poste occupé par un agent, et d’autre part une

structure de l’établissement.

- Affectation d’un professeur d’université dans une structure –

Occupation et affectation sont des liens solidaires : dans la plupart des cas, une occupation de poste par un agent

(c’est-à-dire consommation de moyens) est liée à une affectation dans une structure de l’établissement ;

réciproquement, un agent ne saurait être affecté dans une structure sans consommer de moyens.

3.6. LE DOMAINE « FONCTIONS »

Ce domaine permet de passer d’une gestion administrative à une gestion « qualitative » du personnel,

notamment à travers la possibilité de décrire finement les profils de postes et les activités exercées par

les agents. Il permet la gestion dans HARPEGE de 3 types de fonctions :

• Les fonctions de responsabilités structurelles :

Objectif : recenser les responsabilités structurelles exercées par les personnes ayant une activité au sein

de l’établissement.

Une responsabilité structurelle se définit comme une charge administrative d’une structure ou mission

se rapportant au fonctionnement de l’établissement.


Ex : Président d’Université du Moulins, Directeur de l’UFR X, Directeur du laboratoire Y…

L’onglet « mise à jour » permet d’associer une fonction de responsabilité à un individu dans une structure donnée.

• Les fonctions nominatives et électives

2 sous-types :

�Les fonctions relevant d’une instance

�Les fonctions d’expertise, de conseil et autres

Objectif : recenser les fonctions électives et nominatives exercées par les personnes ayant une activité

au sein d’une instance (dans ou hors établissement) ou d’autres fonctions

Ex. : assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, conseiller d’établissement, auditeur, directeur

de CIES…


• Les fonctions professionnelles

Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant de décrire le besoin de

l’établissement et d'établir la cartographie des fiches de postes En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches d’activités établies

périodiquement ou à certains moments privilégiés.

Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS,

qui constitue une base modifiable.

Exemple de fiche de poste enseignant :

On peut saisir des informations dans les 3 onglets « Enseignement », « Recherche » et

« Commentaires ».

Fiche de poste BIATOSS :


On peut saisir des informations dans les 4 onglets Activités

élémentaires/compétences/connaissances/Contexte de travail

Fiche d’activités :

Il existe 3 types de fiches d’activités :

- Enseignant

- BIATOSS

- Chercheur

La fiche d’activité comporte les mêmes onglets que la fiche de poste de même catégorie.


LES MODULES DE GESTION COLLECTIVE

Le module « Promouvabilités ITARF » permet d’éditer la liste des agents ITARF promouvables de corps (par

liste d’aptitude) ou de grade (par tableau d’avancement hors examens professionnels) selon les critères définis

par le statut (décret 85-1534 modifié par le décret 2002-133 du 1er février 2002). Il permet également d’éditer le

dossier de chaque agent promouvable proposé par l’établissement.

- Liste des agents promouvables au tableau d’avancement d’un grade donné –

Le module « Listes électorales » permet d’éditer les listes électorales par collège pour toutes les élections

instituées par les lois et décrets relatifs à l’enseignement supérieur. Il permet également d’éditer les listes

électorales pour des instances créées localement par les statuts de l’établissement.

- Nomenclature des types d’instance -


3.7. L’EXPLOITATION DES DONNEES

3.7.1. Editions standard

Il existe de nombreuses éditions proposées en standard. Elles sont paramétrables et sont disponibles en

format édition papier standard et/ou en format électronique sous forme de fichiers.

3.7.2. Univers Business Objects (B.O.)

Cet outil est livré avec le logiciel HARPEGE et vous permet de créer vos propres éditions et tableaux de

bord, d’une part en manipulant librement les informations qui le constituent, et d’autre part, en utilisant

tout le potentiel de B.O. en termes de présentation.

Exemples de requêtes B.O.


3.9. L’INTERFACE ENTRE HARPEGE ET L’APPLICATION DE PAYE SUR BUDGET

PROPRE, ASTRE

L’objectif de l’interface est de transférer les informations saisies dans le logiciel de gestion de Ressources

humaines HARPEGE vers Astre pour traitement de la paie et mandatement et ce, dans chaque université

utilisant les deux produits. En générant de façon automatique les informations nécessaires au paiement des

agents, la mise en place de cette interface permet de limiter les doubles saisies et de fait, de fiabiliser le système

d’information.

Cinématique de l’interface

Tout acte de gestion administrative (saisie d’un nouvel agent, changement d’adresse, changement d’échelon, …)

génère un ensemble d’évènements. Ces évènements sont rassemblés dans un fichier d’échange. L’intégration de

ce fichier dans Astre permet la mise à jour automatique des dossiers, sans double- saisie, sans erreur de frappe.

Le paramétrage de l’interface, pour l’application HARPEGE, se réalise dans le module Administration.

De part sa finalité, HARPEGE a vocation à devenir le référentiel des individus de l’établissement.


Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous reporter au didacticiel de l’interface conçu par l’AMUE et

téléchargeable depuis son site Web à l’adresse http://www.amue.fr/ressources-

humaines/logiciels/harpege/seminaires-et-formation/outils/

4. PRECISIONS TECHNIQUES

• L'application HARPEGE utilise les configurations matérielles et logicielles les plus courantes à l'heure

actuelle, à savoir :

• une architecture de type client/serveur

• un système de base de données relationnelle : Oracle

• un système d'exploitation performant : Unix et Linux.

• ENVIRONNEMENT SERVEUR

Le serveur contient la base Oracle, les traitements d'accès aux données, les traitements de type batch et les

éditions par lots.

Le serveur fonctionne sous les systèmes UNIX et LINUX.

Le schéma ci-après décrit l’architecture matérielle et applicative prévue :

Serveur UNIX ou LINUX

RDBMS Oracle 9i NET8

Sauvegarde

Fichiers de la base Oracle

TCP/IP Réseau ethernet

PC sous windows

Run-time Developer 6i Oracle

Exemple d’architecture

Le tableau ci-dessous résume les spécifications de systèmes Unix et les noyaux du SGBDR Oracle associés

nécessaires pour l'utilisation d’HARPEGE.

Système Oracle Constructeur Exemple de machine

AIX 5L v 5.2 (64-bit) V 9.2.0.4 BULL, IBM BULL Escala IBM RS/6000

HP-UX 11i PA-RISC (64-bit) V 9.2.0.4 HP HP9000

HP (Compaq) Tru64 5.1b (64-bit) V 9.2.0.4 HP Alpha

Pour Linux, pas de restriction en ce qui concerne le constructeur. Il suffit de prendre un serveur qui supporte un

OS validé par Oracle.


• ENVIRONNEMENT CLIENT

Le poste de travail comprend tout ce qui concerne le dialogue avec l'utilisateur et toutes les fonctionnalités qui

s'y rattachent.

Les caractéristiques minimales des postes clients sont des PC de type Pentium, 100 Mhz minimum avec 64 Mo

de ram, fonctionnant avec Windows XP - 2000 - NT4.

Le système Mac OS n’est pas utilisé dans le cadre de l'application HARPEGE.

• CARACTERISTIQUES RESEAU

■ Type Ethernet

■ Protocole TCP/IP

Les données sont localisées dans la base de données Oracle sur le serveur Unix et les exécutables sont

localisés sur le serveur Unix

Les postes clients peuvent être reliés au serveur UNIX ou LINUX soit individuellement, soit par un serveur

de fichiers (Logiciels Novell ou Windows NT).

Dans ce dernier cas, il n'y a aucun composant Oracle résidant sur le poste client.

• ERGONOMIE DE TYPE WINDOWS


5. ACCOMPAGNEMENT DES ETABLISSEMENTS A L’IMPLANTATION

Dans le cadre de l’implantation d’HARPEGE, l’Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements

fournit à l’établissement un certain nombre de prestations.

5.1. LES SEMINAIRES ET VISITES

Les séminaires méthodologiques ou visites sur place permettent aux dirigeants de l’établissement et aux

personnels concernés de se familiariser avec les concepts et la démarche de l’implantation du produit.

Les actions auxquelles l’établissement pourra participer sont les suivantes :

■ Présentation de pré-implantation : elle ouvre la campagne d’implantation et est destinée plus

particulièrement aux dirigeants de l’établissement et membres de l’équipe projet pressentie. Leur sont

présentés l’application dans sa globalité, ainsi que, de façon générale, la conduite du projet d’implantation au

sein de l’établissement.

■ Présentation fonctionnelle : les fonctionnalités du produit sont présentées dans le détail aux gestionnaires.

■ Visite « Conduite de projet » : les consultants HARPEGE se déplacent dans les établissements afin de

présenter aux membres de l’équipe de projet les grandes étapes du travail à faire au niveau de l’implantation

d’un tel produit : choix d’organisation, communication, stratégie de reprise des données, préparation

technique…

5.2. LES FORMATIONS

Les formations dispensées sont parties intégrantes des prestations fournies par l’Agence de Mutualisation.

On en distingue 3 types :

■ la formation au paramétrage : d’une durée d’un jour, elle est destinée à un binôme informaticien/chef de

projet ; elle a pour objectif de les former au paramétrage du produit (structures, habilitations, implantations-

locaux, niveau de gestion des congés…).

■ la formation technique : d’une durée de deux jours, elle est destinée aux informaticiens, elle a pour objectif

de les former à l’installation du produit sur le serveur et le poste client, de les sensibiliser au paramétrage

local, et leur montrer en quoi consiste la reprise de données notamment informatique par la réalisation de cas

pratiques.

Cette formation fait l’objet de la livraison du logiciel et déclenche la facturation de la licence du produit.

• Pré-requis : Connaissance d’Unix, d’Oracle et du protocole TCP/IP. Connaissance minimum du domaine

de gestion.

■ les formations “ fonctionnelles ” : l’Agence de Mutualisation n’assure pas la formation de tous les

personnels concernés par HARPEGE. Ceci implique de prévoir une redistribution de la formation au sein de

l’établissement et une organisation associée : cartographie des formés, salle équipée, base de formation

installée, reproduction de la documentation, calendrier général de reformation. Ce sont des formations de

formateurs. Elles sont divisées en 2 sessions :


- une première session d’une durée de 9 jours, les personnels se forment sur HARPEGE à travers les

fonctionnalités de base du produit : individu, agent, carrière, contrat, emploi, poste, etc.

➘ Public concerné : prioritairement le chef de projet et les gestionnaires du personnel qui

reformeront leurs collègues

➘ Nombre de personnes invitées : 4 personnes ➘ Pré-requis : Connaissances réglementaires approfondies et de l’environnement bureautique

(Windows, Word, Excel, …)

- une deuxième session où les établissements seront formés aux fonctionnalités Promouvabilités Itarf

(2 jours) et Listes électorales (2 jours)

• Public concerné : gestionnaire ITARF et gestionnaire spécialiste des listes électorales

• Nombre de personnes invitées : 2 personnes par module

• Pré-requis : connaissances de l’environnement d’HARPEGE et des domaines de gestion

concernés

� L’Agence propose également une formation B.O. (niveaux 1 et 2) pour HARPEGE. Deux niveaux sont

proposés :

1) débutant : niveau 1, formation dispensée sur 2,5 jours.

• Public concerné : fonctions liées au pilotage, gestionnaire

• Nombre de personnes invitées : 2 personnes en moyenne

• Pré-requis : connaissances de l’environnement d’HARPEGE et de l’environnement

bureautique

2) perfectionnement : niveau 2, formation dispensée sur 2 jours

• Public concerné : fonctions liées au pilotage, gestionnaire souhaitant approfondir ses

connaissances

• Nombre de personnes invitées : 2 personnes en moyenne

• Pré-requis : avoir suivi la formation B.O. niveau 1

Autre formation : le domaine « Fonctions ». Il ne s’agit pas d’une formation en présentiel mais d’une auto-

formation.

Enfin, en complément au dispositif de formation en présentiel, l’Agence propose un didacticiel permettant

de s’approprier les principales fonctionnalités des applications de gestion de l’agence, Harpège, Apogée,

Astre, et de découvrir, de façon synthétique, les activités et services de l’Amue, le tout, de manière

autonome. Ce didacticiel est téléchargeable depuis son site Web à l’adresse http://www.amue.fr/ressources-

humaines/logiciels/harpege/seminaires-et-formation/outils/.

5.3. LA DOCUMENTATION

L’application est livrée avec une abondante documentation classée selon trois grands axes : documentation

fonctionnelle (dont les éléments de conduite du projet d’implantation), documentation technique et

documentation de formation. L’ensemble est accessible sur le site web de l’Agence (HARPEGE - Amue) avec

des accès restreints selon le type de documents.

5.4. L’AIDE PERSONNALISEE DU CONSULTANT HARPEGE

Pendant toute la phase d’implantation, le consultant est l’interlocuteur privilégié de l’établissement.

Son rôle est d’aider le chef de projet ainsi que son équipe dans la mise en place de l’application au sein de son

établissement. A cet effet, des points réguliers d’état d’avancement du projet sont effectués.


En outre, la communication entre l’établissement et le consultant se fait par le biais de visites, par téléphone ou

par messagerie électronique. Ce dernier présente l’avantage de formaliser les questions posées et donc de

permettre une réponse appropriée.

S’il n’a pas vocation à être un expert ni fonctionnel, ni technique, le consultant se doit de trouver les réponses

aux questions posées par son interlocuteur.

6. PREPARATION DE L’ETABLISSEMENT

Il est indispensable d’être membre de l’Agence de Mutualisation pour pouvoir bénéficier de ses produits

et services.

L’établissement doit se préparer à l’arrivée du produit. Il s’agit d’un véritable projet auquel il faut consacrer du

temps, des ressources humaines et matérielles.

6.1. DEFINITION DES OBJECTIFS

Pourquoi décide-t-on d’implanter HARPEGE ? Que veut-on faire ?

Ces questions et les objectifs qui en découlent se doivent d’être discutés, validés et communiqués pour une

meilleure préparation de l’établissement à l’implantation d’un nouvel outil ainsi que pour une meilleure

compréhension et participation de chacun.

6.2. PRISE DE DECISION ET CALENDRIER

Il faut compter une année en moyenne pour implanter le logiciel (en fonction de la taille de l’établissement). La

période d’implantation est basée sur l’année universitaire, si bien que la prise de décision politique doit donc

intervenir à la fin du 1er semestre 2007, de telle façon que les équipes projet soient opérationnelles dès le mois

de septembre. L’année d’implantation est notamment ponctuée par des séminaires et visites de démarrage à

l’automne, des formations en fin d’année civile et début d’année suivante, et le travail de reprise des données

qui représente la charge la plus importante et a lieu généralement de février à l’automne suivant (travail de

contrôle des données compris).

A l'issue de la phase d'implantation, l'assistance continue sans limitation dans le temps mais à distance.

6.3. CONSTITUTION DES EQUIPES

♦ L’équipe de projet : cellule opérationnelle chargée de la mise en place d'HARPEGE.

Le nombre de personnes dans l'équipe de projet n’est pas figé. Il importe, cependant, de trouver certaines

fonctions assumées.

Proposition (à adapter en fonction de l'organisation de l'établissement) :

■ un chef de projet : coordinateur et responsable de l’avancement des travaux de préparation et de mise en

place.

Le choix du chef de projet est particulièrement important car c’est la personne qui est en mesure de faire

avancer l’implantation. Ce doit être quelqu’un de disponible et motivé, reconnu dans l’établissement et

possédant des compétences dans le domaine couvert.

■ un porteur politique : relais du projet auprès de l’établissement. Il a pour objectif de soutenir le projet et

d’aider à la communication ;


■ un responsable technique : prendra en charge la coordination des travaux techniques et s’investira dans

la migration informatique des données ;

■ un responsable fonctionnel : possède une expertise fonctionnelle et peut coordonner l’assistance au

niveau du site ;

■ un responsable de formation : chargé d’organiser et d’élaborer un calendrier ;

■ un responsable (ou binôme) reprise de données.

Il est à noter qu’une personne peut cumuler plusieurs de ces fonctions.

♦ Comité de pilotage : instance de décision et de pilotage

A côté de la cellule opérationnelle, l’établissement peut former un comité de pilotage qui est un organe

politique qui définit les grandes orientations, donne les moyens et procède aux arbitrages s’il y a lieu.

6.4. PREVISION DES RESSOURCES

Il est difficile de quantifier les ressources nécessaires à une bonne implantation du fait des spécificités et

ambitions de chaque établissement (budget, taille du service du personnel, réorganisation...). Ce n'est qu'à partir

d'un premier diagnostic et des objectifs fixés par l'établissement que l'on peut commencer à établir un

"prévisionnel" plus précis.

Une approximation permettra de se doter de moyens et de se donner des indications pour le suivi du projet, tout

en se donnant la possibilité de recadrer les prévisions au fil du temps.

L'implantation induit un certain nombre de tâches qui supposent la disponibilité de l'équipe de projet et le travail

en commun :

- Travail du chef de projet : élaboration de la stratégie, calendrier, organisation de réunions, animation

de l'équipe, suivi, formations...

- Participation aux réunions de projet

- Participation aux formations de l'Agence

- Redistribution des formations en interne

- Réflexion sur les structures, les implantations géographiques, les habilitations

- Travail de migration ou de saisie des dossiers des agents : charge la plus lourde et la plus rigoureuse

- Installation des postes informatiques, etc...

Le plus souvent la charge de travail liée à l'implantation s'ajoute à celle déjà supportée par les personnels ; il est

donc important de réfléchir à l'organisation, au planning annuel, à la répartition des tâches afin que cela se

déroule de la façon la plus optimale et confortable possible.

Hormis les ressources humaines, l’établissement doit se préparer à recevoir l’application d’un point de vue

“ matériel ”. Pour les établissements qui ne sont pas équipés au niveau informatique ou qui doivent renouveler

leur parc, cela représente un coût et des délais non négligeables devant être pris en compte au plus tôt.

En outre, le cas échéant, il faut également envisager des formations à l’environnement informatique Windows

qui peuvent concerner tous les utilisateurs potentiels d’HARPEGE.

6.5. LA DEFINITION DES STRUCTURES ET DES IMPLANTATIONS

La détermination de ces éléments, qui permettent d’adapter l’outil aux spécificités de chaque établissement, est

un enjeu capital et doit être une réflexion au niveau politique. L’implication des équipes dirigeantes est

indispensable pour définir les options et les attentes concernant l’arborescence des structures et la répartition

des locaux introduits dans l’application.


Même si les structures reposent sur les principes statutaires définis dans la loi de 84-52, notamment pour les

composantes, les structures HARPEGE sont spécifiques. Elles répondent à des réalités et à des besoins en

termes de gestion de personnel. Elles se distinguent des structures définies au niveau financier par exemple.

Elles sont le reflet de l’organisation de l’établissement et doivent permettre la visibilité sur la répartition des

moyens et des personnels au sein des différentes composantes.

6.6. ORGANISATION DU TRAVAIL AUTOUR D'HARPEGE

L’établissement doit réfléchir à l’opportunité de modifier ou non son organisation autour de la fonction

« personnel ».

Si l’université a un mode de gestion centralisée ou décentralisée, intégrée ou non, il est nécessaire de pouvoir

mesurer l’intérêt de changer ou non de mode d’organisation avec la prise d’une application comme HARPEGE.

Cette réflexion doit être menée en amont de l’implantation ; l’arrivée d’un nouveau produit peut être l’occasion

d’une remise en question du mode de gestion mais ne doit pas être la cause de ce changement, c’est une

réflexion plus globale au niveau de l’établissement.

Un mode de gestion décentralisée et/ou non intégrée, va influer sur la complexité des habilitations à accorder

aux utilisateurs : accès en consultation, en mise à jour, à des traitements ou des données restreintes… Il est donc

nécessaire d’identifier les futurs utilisateurs du produit et de bien déterminer quelles sont les interventions qu’ils

auraient à effectuer sur le produit.

6.7. REPRISE DES DONNEES

La reprise des données s’avère être la phase essentielle du projet d’implantation d’HARPEGE dans

l’établissement. C’est un travail long et rigoureux qui nécessite la participation de personnes compétentes et

expérimentées et qui doit reposer sur une collaboration étroite entre gestionnaire et informaticien, notamment

dans le cas d’une reprise informatique.

Dans un premier temps, l’établissement doit se préparer à récupérer les données de ses agents, qu’il possède soit

dans les dossiers “ papier ”, soit dans une base de données informatique (GPU, GRH, Excel, application locale,

etc.).

Il existe donc 2 sortes de reprise pour HARPEGE :

■ la reprise manuelle dans le cas où il n’y a pas d’application informatique existante ou si les données dans

celle-ci ne sont pas fiables.

■ la reprise automatique dans le cas où l’établissement possède une application avec des données complètes

pouvant être réutilisées dans HARPEGE ou dans le cas de récupération des données nationales (bases

AGORA, POPPEE ITARF et POPPEE Bibliothèque).

Il est nécessaire d’effectuer un diagnostic des données existantes afin de déterminer si les dossiers ou

l’application locale sont complets et sinon engager une procédure de mise à jour des informations nécessaires

pour HARPEGE.

L’établissement doit identifier les informations qu’il compte reprendre en fonction d’un calendrier prévisionnel :

■ quelles catégories de population va-t-il introduire dans la base (ITARF, ASU, TOS, Enseignants-

chercheurs, Hospitalo-universitaires, personnels de bibliothèque, hébergés, etc.)

■ encours ou l’historique des carrières…

En tout état de cause, l’établissement doit se fixer des objectifs dans la reprise et les hiérarchiser sans être trop

ambitieux.


Le temps mobilisé pour la reprise de données est important. Il peut être envisageable de décharger de tâches

quotidiennes l’informaticien et le gestionnaire qui vont travailler de concert.

6.8. L’UNIVERS BUSINESS OBJECTS

Cet infocentre est un outil attaché à l’application qui permet de manipuler les données contenues dans

HARPEGE de façon très souple pour ensuite créer toute sorte d’éditions ou tableaux de bord.

L’exploitation de cet univers suppose une démarche, des connaissances et compétences bien spécifiques. Avant

de l’exploiter et d’en profiter pleinement, notamment pour le pilotage, il est indispensable d’avoir réfléchi aux

objectifs poursuivis et aux indicateurs à construire. Ce n’est qu’une fois ce travail de réflexion bien avancé que

la réalisation peut réellement commencer dans de bonnes conditions : création de requêtes pour éditer des

tableaux de bord par exemple, voire modification de l’univers standard livré par l’Agence. Toutes ces tâches

supposent aussi que les acteurs concernés aient été sensibilisés et formés suffisamment tôt.

6.9. COMMUNICATION

Des actions de communication bien ciblées sont le moyen de mieux préparer l’arrivée d’un nouvel outil : faire

comprendre, partager les enjeux, les objectifs et les contraintes afin de favoriser l’intérêt et la participation

active des personnels. C’est aussi l’occasion de recueillir les réactions des publics touchés.

Différentes formes de communication sont possibles : articles dans le journal local ou sur l’intranet, réunions

d’information...

7. PRESENTATION DU PRODUIT

Si vous êtes intéressé par une présentation d’HARPEGE, nous vous invitons à nous retourner la fiche que vous

trouverez ci-après. Nous reprendrons alors contact avec vous afin d’organiser une rencontre au plus tôt.

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez également joindre la MIssion Relations avec les

Etablissements : [email protected]

Enfin, il est possible de consulter notre site Web à l’adresse suivante : http://www.amue.fr/ressources-

humaines/logiciels/harpege/ et notamment, la rubrique Présentation/Démarche d’implantation du produit

Harpège.


DEMANDE DE PRESENTATION DU PRODUIT

HARPEGE

Vous pouvez contacter Corinne NACASS de la MIssion RElations avec les établissements

Par téléphone au 01 44 32 90 21

par courriel à [email protected],

ou par courrier à l’adresse suivante :

103, Bld Saint Michel 75005 PARIS

Etablissement : _________________________________________________

Personne de l’établissement à contacter :

Nom, Prénom

Fonction

Adresse électronique

Téléphone

----------------------------------------------------------------

N’hésitez pas à nous donner les éléments qui nous permettront de mieux comprendre vos attentes.

OBSERVATIONS

Harpège Dossier de présentation - AMUE · 2009-11-24 · Univers Business Objects (B.O.) ......

Documents

Transcript of Harpège Dossier de présentation - AMUE · 2009-11-24 · Univers Business Objects (B.O.) ......