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SEMINAIRE EN LIGNE

FRAUDE: Prévention, Programmes de dénonciation, Détection, 

Signalement, Enquête et Gestion des cas

Présenté Par:

Accelerating Support to Advanced Local Partners(ASAP)

03 Mars 2021

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AGENDA

Bienvenue & Annonces ASAP Catherine Brokenshire‐Scott, ASAP 

Fraude: prévention, détection, signalement, enquête et gestion des cas et programmes de dénonciationDesire Zongo, ASAP Capacity Advisor

Edwin Van Aardt, SustainAbility Solutions

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Annonces ASAP

1. Mot de bienvenue

2. Pour les questions, prière d’utiliser l’option Q&A

3. Un sondage vous sera soumis durant les 30 dernières minutes de la session

4. Les présentations, enregistrements vidéo et Q&A des séminaires précédents sont disponibles avec le lien ci‐après https://www.intrahealth.org/asap‐resources

5. L’enregistrement et la présentation de ce séminaire seront partagés par email et aussi disponibles sur le site de ASAP

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SEMINAIRES ASAP A VENIR12:30 to 14:30  (TU) 

English Webinars Webinars en Français

March 25 Optimizing Human Resources for Health Staffing

08 AvrilOptimiser les ressources humaines dans le domaine de la santé

April 15USG Legal and Policy Requirements for HIV/AIDS Programs

A déterminerExigences juridiques et politiques du Gouvernement Américain dans les programmes de lutte contre le VIH / SIDA

April 21Overhead - NICRA and 10% De minimis

28 AvrilCoûts Indirect - NICRA et 10% De minimis

April 29Testing/Behavior Change

05 MaiTest / Changement de comportement

May 19Procurement, Logistics, and Property Management Compliance Issues

May 26Conformité en matière d'approvisionnement, de logistique et de gestion d’immobilisation

© Le droit d’auteur SustainAbility Solutions PC, 2020

L’Association des Certified Fraud Examiners (ACCFE) cite la définition de la fraude du Black’s Law Dictionary:

"Une fausse déclaration en connaissance de cause de la vérité ou la dissimulation d'un fait matériel pour inciter une autre personne à agir à son détriment"

L'ACFE explique en outre que "Par conséquent, la fraude comprend tout acte intentionnel ou délibérévisant à priver autrui de biens ou d'argent par ruse, tromperie ou tout autre moyen injuste."

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Les règles 200.435 a (3) et 75.435 a (3) définissent la fraudecomme :

«(i) Les actes de fraude ou de corruption ou les tentatives de frauder le gouvernement fédéral ou de corrompre ses agents,(ii) les actes qui constituent une cause d'exclusion ou de suspension (comme spécifié dans les règlements de l'agence), et(iii) Actes qui violent la False Claims Act (31 U.S.C. 3729–3732) ou la Anti‐kickback Act (41 U.S.C. 1320a– 7b (b)). »

• § 200.113 Mandatory Disclosures et MSP M26«L'entité non fédérale ou le demandeur d'une subvention fédérale doit divulguer, en temps opportun, par écrit à l'agence fédérale adjudicatrice ou à l'entité intermédiaire, toutes les violations du droit pénal fédéral impliquant des fraudes, des pots‐de‐vin ou des pourboires pouvant affecter le gouvernement fédéral prix. Le non‐respect des divulgations requises peut entraîner l'un des recours décrits au § 200.338. Recours en cas de non‐conformité, y compris la suspension ou l'exclusion»

M12c des Mandatory Provisions (303 mab)

“c. Le récipiendaire doit aviser le Agreement Officerimmédiatement après avoir appris que lui‐même ou l'un de ses mandants, à tout moment avant ou pendant la durée de ce contrat:

(1) Sont actuellement exclus ou disqualifiés de faire des affaires avec une entité du gouvernement américain;

(2) Avoir été condamné ou déclaré responsable au cours des trois années précédentes pour avoir commis une infraction indiquant un manque d'intégrité commerciale ou d'honnêteté commerciale telle que fraude, détournement de fonds, vol, contrefaçon, corruption ou mensonge”

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M24b des Mandatory Provisions (303 mab)

«(b) Le destinataire ne doit pas exiger de ses employés, sous‐bénéficiaires ou sous‐traitants qu'ils signent ou se conforment à des accords de confidentialité internes ou à des déclarations interdisant ou restreignant d'une autre manière les employés, sous‐bénéficiaires ou sous‐traitants de signaler légalement les gaspillages, les fraudes ou les abus liés à la performance d'une subvention fédérale à un représentant désigné chargé des enquêtes ou des forces de l'ordre d'un ministère ou organisme fédéral autorisé à recevoir de telles informations (par exemple, l'Office de l'Inspecteur général) »

► Les organisations candidates et les destinataires de fonds doivent divulguer, en temps opportun, par écrit au Bureau de l'inspecteur général de USAID, avec copie à l'AO, toutes les violations du droit pénal fédéral impliquant des fraudes, des pots‐de‐vin ou des pourboires affectant potentiellement la sentence fédérale.

► Les sous‐récipiendaires doivent divulguer, en temps opportun, par écrit au Bureau de l'Inspecteur général de l'USAID et au Partenaire Principal (entité intermédiaire) toutes les violations du droit pénal fédéral impliquant des fraudes, des pots‐de‐vin ou des pourboires affectant potentiellement la sentence fédérale.

► Le défaut d’effectuer les divulgations requises peut entraîner l'un des recours décrits dans 2 CFR 200.339 Conséquences en cas de non‐conformité, y compris la suspension ou l'exclusion.

► Le bénéficiaire doit inclure cette exigence de divulgation obligatoire dans tous les sous‐subventions et contrats en lien avec à cette subvention.

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Selon l'enquête PWC 2020 sur la criminalité et la fraude économiques dans le monde, 47% des organisations mondiales ont déclaré avoir été victimes de fraude et de criminalité économique au cours des 24 derniers mois. Il s'agit du deuxième plus haut niveau d'incidents signalés au cours des 20 dernières années. Ci‐dessus, les résultats de l'enquête ventilés par territoire.

Selon l'enquête PWC 2020 sur la criminalité et la fraude économiques dans le monde, le tableau ci‐dessous montre les résultats d'une enquête visant à déterminer si des organisations sélectionnées à travers le monde ont été victimes de fraude et / de crime économique au cours des 2 dernières années.

Selon l'étude mondiale 2020 de l'Association Certified Fraud Examiners (ACFE) sur la fraude et les abus professionnels, les organisations à but non lucratif peuvent être plus vulnérables à la fraude car elles disposent de moins de ressources pour aider à prévenir et à se remettre d'une perte due à la fraude. Ce secteur est particulièrement vulnérable en raison d'une surveillance moindre et de l'absence de certains contrôles internes.

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Selon l'étude mondiale 2020 de l'Association Certified Fraud Examiners (ACFE) sur la fraude et les abus professionnels, les organisations à but non lucratif peuvent être plus vulnérables à la fraude car elles disposent de moins de ressources pour aider à prévenir et à se remettre d'une perte due à la fraude. Ce secteur est particulièrement vulnérable en raison d'une surveillance moindre et de l'absence de certains contrôles internes.

La fraude à l'encontre d'une organisation peut être commise soit en interne par des employés, cadres, dirigeants ou propriétaires de l'entreprise, soit en externe par des clients, des fournisseurs et des tiers.

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Fraude Interne

La fraude interne, également appelée fraude professionnelle, peut être définie comme: «l’utilisation de sa profession à des fins d’enrichissement personnel par une utilisation abusive ou une mauvaise utilisation délibérée des ressources ou des actifs de l’organisation»

En termes simples, ce type de fraude se produit lorsqu'un employé, un cadre ou un dirigeant commet une fraude contre son employeur.

Fraude Externe

La fraude externe contre une entreprise couvre un large éventail de régimes. Les vendeurs malhonnêtes peuvent se livrer à des stratagèmes de truquage des offres, facturer à l'entreprise des biens ou des services non fournis ou s’échanger des pots‐de‐vin avec les employés.

De même, les clients malhonnêtes peuvent soumettre des chèques erronés ou des informations de compte falsifiées pour le paiement, ou peuvent tenter de retourner des produits volés ou contrefaits pour un remboursement. En outre, les organisations sont également confrontées à des menaces de violations de la sécurité et de vols de propriété intellectuelle perpétrés par des tiers inconnus.

Dans de nombreux cas, il a été constaté que les employés aidaient des parties externes à commettre des fraudes.

Les facteurs suivants influencent le risque d’une 

organisation:

Type d’organisation et d’entreprise

L'efficacité de ses contrôles internes

L'éthique et les valeurs de l'entreprise et de ses employés

L'environnement dans lequel il évolue

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Le meilleur modèle et le plus largement accepté pour expliquer pourquoi les gens commettent des fraudes est le triangle de la fraude.

Il s'agit d'un modèle développé par le Dr Donald Cressey, un criminologue.

Pression

Opportunité Rationalisation

Pression (également décrit comme incitation ou motif)

Il s’agit du besoin qu’un individu essaye de combler en commettant la fraude.

• Souvent, le motif vient d'un besoin ou d'un problème financier important.

• La satisfaction d'un désir tel que la cupidité ou la dépendance est un motif courant.

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Opportunité

C’est la possibilité de commettre une fraude et de ne pas être détecté.

• Créé par une mauvaise conception des mécanismes de contrôle et un manque de contrôles.

• Les personnes en position d'autorité peuvent créer des opportunités de contourner les contrôles existants, car des subordonnés et des contrôles faibles leur permettent de contourner les contrôles établis.

Rationalisation

C'est la capacité pour une personne de justifier une fraude.

C'est un élément crucial dans la plupart des fraudes.

• La rationalisation implique qu'une personne concilie son comportement (par exemple, voler) avec les notions communément acceptées de décence et de confiance.

Un excellent moyen de définir le problème de la fraude interne est de présenter la triangle de la fraude.

C'est une méthode puissante pour comprendre et mesurer les facteurs individuels de la fraude interne ‐et un tremplin idéal pour se concentrer sur les moyens de la prévenir, de manière globale.

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Une enquête mondiale menée par PWC a révélé les pourcentagessuivants de répondants qui ont classé le facteur comme le principalfacteur contribuant à la fraude interne (Source: Enquêtes sur lacriminalité et la fraude économiques dans le monde de PWC 2018):

La direction doit avoir un processus établi qui fournit à une organisationles outils nécessaires pour gérer le risque de fraude d’une manièreconforme aux exigences réglementaires et aux besoins de l’entité.

La gestion des risques de fraude peut être divisée en cinq éléments:

1. Gouvernance des risques de fraude

2. Évaluation des risques de fraude

3. Activités de Contrôlei. Prévention de fraudeii. Détection de fraude

4. Enquête sur la fraude et mesures correctives

5. Activités de surveillance de la gestion des risques de fraude

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La direction doit établir une «gestion par l’exemple» qui peut être démontrée par :

Manuels de politiques et de procédures: définir le comportement éthique, le comportement acceptable et inacceptable et leurs conséquences.

Maintenir un système de contrôles internes: définir des pratiques opérationnelles standards, qui devraient inclure la séparation des tâches et un examen approprié.

Pratiques d'embauche efficaces: décrivez clairement les attentes du poste, effectuez la vérification des qualifications et des antécédents.

Une évaluation des risques de fraude est un processus dynamique permettant d'identifier et d'évaluer les risques de fraude pertinents pour une organisation.

L'organisation effectue des évaluations complètes des risques de fraude pour identifier les schémas et les risques de fraude spécifiques, évaluer leur probabilité et leur impact, évaluer les activités de lutte contre la fraude existantes et mettre en œuvre des actions pour atténuer les risques de fraude résiduels.

Les résultats de l’évaluation sont enregistrés dans le registre des risques de l’organisation ou certaines organisations tiennent des registres distincts des risques de fraude.

REGISTRE DES RISQUES (DE FRAUDE)

Office/ Corporate Function Name: Date

CodeDescription du

RisqueCauses du

RisqueContrôles clés

actuelsProbabilité du Risque

Impact du Risque

Score du risque

Responsable

Mesures

Si oui, quelles autres actions

Responsabledu plan d'action

Date d'achèvement

prévue

État de l'action

Date de révision

Une déclaration du principal

objectif organisationnel /

fonctionnel impacté par le

risque

Une liste des causes

immédiates du risque.

Une description des contrôles

clés actuellement en

place pour atténuer le

risque.

Une évaluation de la probabilité

de survenance du risque

après prise en compte des

contrôles clés en place.

[consultez les critères

d'évaluation des risques]

Une évaluation de l'impact

financier ou non financier

potentiel du risque pour

l'Organisation, s'il devait se concrétiser

après la prise en compte des

contrôles en place.

[consultez les critères

d'évaluation des risques]

Une mesure unique de

l'importance globale du

risque basée sur la

probabilité et l'impact.

(Score de probabilité X

Score d'impact)

La personne

responsable du risque au sein du service ou

de la fonction

centralisée

Indiquez si des actions futures sont

prévues pour améliorer les

contrôles existants et

traiter / réduire

davantage le risque.

Décrivez les autres actions nécessaires pour gérer le

risque

La personne responsable

de la réalisation des autres actions de

gestion

La date à laquelle l'action ou les actions doivent être terminées.

Une indication

de l'état des actions

convenues.

(Terminé / En cours /

Pas commencé)

La prochaine date à laquelle le risque doit être examiné.

A1

B1

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REGISTRE DES RISQUES (DE FRAUDE)

Office/ Corporate Function Name: Date

CodeDescription du

RisqueCauses du

RisqueContrôles clés

actuelsProbabilité du

RisqueImpact du Risque Score du risque

Une déclaration du principal objectif organisationnel /

fonctionnel impacté par le risque

Une liste des causes immédiates

du risque.

Une description des contrôles clés

actuellement en place pour atténuer le risque.

Une évaluation de la probabilité de

survenance du risque après prise en

compte des contrôles clés en place.

[consultez les critères d'évaluation des

risques]

Une évaluation de l'impact financier ou non

financier potentiel du risque pour

l'Organisation, s'il devait se concrétiser après la prise en compte des contrôles en place.

[consultez les critères d'évaluation des risques]

Une mesure unique de l'importance

globale du risque basée sur la

probabilité et l'impact.

(Score de probabilité X Score d'impact)

A1 0

B1 0

Responsible MesuresSi oui, quelles autres actions

Responsable du plan d'action

Date d'achèvementprévue

État de l'actionDate de révision

La personne responsable du

risque au sein de la Business Unit ou de la fonction

centralisée

Indiquez si des actions futures sont

prévues pour améliorer les

contrôles existants et traiter / réduire

davantage le risque.

Décrivez les autres actions nécessaires pour gérer le risque

La personne responsable de la

réalisation des autres actions de

gestion

La date à laquelle l'action ou les actions doivent être terminées

le.

Une indication de l'état des actions

convenues.

(Terminé / En cours / Pas commencé)

La prochaine date à

laquelle le risque doit

être examiné.

CARTOGRAPHIE DES RISQUES

Impact

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Probabilité

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Une activité de lutte contre la fraude est une action établie au moyen de politiques et de procédures qui contribuent à garantir que les mesures de la direction visant à atténuer les risques de fraude sont appliquées. Une activité de lutte contre la fraude est une procédure ou un processus spécifique destiné soit à empêcher la fraude, soit à détecter rapidement la fraude en cas de survenance.

Les activités de lutte contre la fraude sont généralement classées comme préventives ou détective.

Les contrôles préventifs et de détection peuvent être complètement manuels, impliquer un certain degré d'automatisation informatique ou être complètement automatisés.

La fraude est coûteuse, à la fois en termes de risque de réputation et de pertes financières, et prend du temps à être identifiée et à enquêter, perturbatrice et désagréable.

Dans le cas d'actes délibérés de fraude, le but des contrôles préventifs est de réduire les chances et d'éliminer la tentation des contrevenants potentiels.

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Les techniques de prévention comprennent l'introduction de politiques, de procédures et de contrôles, et des activités telles que la formation et la sensibilisation à la fraude pour minimiser la possibilité de fraude.

Il convient cependant de garder à l'esprit que les techniques de prévention de la fraude, même si elles valent la peine d’y investir, ne peuvent fournir une protection à 100%. Il est difficile, voire impossible, d'éliminer toutes les possibilités de fraude.

La Direction doit établir un «ton par l’exemple» qui peut être démontré par :

Répondre rapidement aux préoccupations ou aux allégations: faire un suivi rapide des plaintes pour faute ou mauvaise performance des employés.

Identification des principaux risques de fraude: identifier les domaines dans lesquels la fraude pourrait se produire, établir des limites d'autorisation appropriées et établir des rapports.

Politique de conflit d'intérêts: définir quand un conflit est perçu comme existant et comment le conflit sera résolu.

Un système solide de contrôles internes est considéré par l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) comme «le dispositif de prévention de la fraude le plus efficace de loin».

Les petites entreprises et organisations sont confrontées à différents types de risques de fraude que les grandes organisations, et elles sont également confrontées à des défis uniques dans la lutte contre la fraude professionnelle. Rapport ACFE 2020, ce qui suit a été observé :

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Les petites entreprises mettent en œuvre des contrôles anti‐fraude à un rythme beaucoup plus faible que leurs homologues plus importants.

Le graphique montre les données sur la manière dont les contrôles anti‐fraude varient selon la taille de l'organisation victime. Source: Rapport ACFE 2020

Selon le rapport ACFE 2020 aux Nations, les organisations à but non lucratif ont moins de contrôles anti‐fraude en place, ce qui les rend plus vulnérables à la fraude. Vous trouverez ci‐dessous les 3 principales faiblesses des contrôles signalées et une comparaison de l'efficacité des contrôles entre les organisations à but non‐lucratif et les autres d’organisations.

Étant donné que les techniques de prévention de la fraude peuvent ne pas arrêter tous les auteurs potentiels, les organisations doivent s'assurer que des systèmes sont en place pour mettre en évidence les cas de fraude en temps opportun. Ceci est réalisé grâce à la détection des fraudes.

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Une stratégie de détection des fraudes devrait impliquer l'utilisation de procédures analytiques et autres pour mettre en évidence les anomalies, et l'introduction de mécanismes de signalement permettant de communiquer les actes frauduleux présumés.

Les éléments clés d'un système complet de détection des fraudes comprendraient la notification des exceptions, l'exploration de données, l'analyse des tendances et l'évaluation continue des risques.

La détection des fraudes peut mettre en évidence des fraudes en cours ou des infractions déjà commises.

Selon les résultats de l'enquête partagés dans le rapport ACFE 2020, les méthodes de détection de fraude suivantes ont été identifiées dans le secteur des organisations à but non‐lucratif.

Le contrôle de la gestion quotidienne est le meilleur moyen et le plus efficace pour détecter toute fraude éventuelle. En termes de contrôles internes, la supervision de la direction est la «première ligne de défense».

La direction est responsable de l'établissement et du maintien d'un système de contrôle efficace à un coût raisonnable. Cela comprend la conception de certains contrôles pour indiquer quand d'autres contrôles ne fonctionnent pas efficacement.

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Veuillez indiquer si les contrôles énumérés ci-dessous sont des contrôles préventifs ou de détection

1. Vérification des employés potentiels lors du recrutement.

Veuillez lever la main si vous pensez que la réponse est préventive. Gardez la main baissée si vous pensez que c'est un détective.

2. Rapprochements bancaires

Veuillez indiquer si les contrôles énumérés ci-dessous sont des contrôles préventifs ou de détection

3. Utilisation d’enregistrements de télévision en circuit fermé (CCTV).

Main levée - préventif; Main baissée s’il s’agit de détection.

4. Mot de passe et droits d'accès

Veuillez indiquer si les contrôles énumérés ci-dessous sont des contrôles préventifs ou de détection

5. Vérifications des actifs

Main levée - préventif; Main baissée s’il s’agit de détection.

6. Hotlines et dénonciateurs

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Veuillez indiquer si les contrôles énumérés ci-dessous sont des contrôles préventifs ou de détection

7. Audit

Main levée - préventif; Main baissée s’il s’agit de détection.

8. Séparation des tâches

Veuillez indiquer si les contrôles énumérés ci-dessous sont des contrôles préventifs ou de détection

9. Code de conduite

Main levée - préventif; Main baissée s’il s’agit de détection.

10. Préparation du budget

Mise en place et communication d'une hotline ou d'un système similaire que les tiers peuvent utiliser pour faire des réclamations ou identifier des problèmes.

Installation de systèmes d'alarme sur les portes et fenêtres des installations

Concevoir des étapes de contrôle dans les systèmes d'information

Examen périodique des modifications des données de base

Effectuer des comptages d'inventaire

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Examiner et approuver les factures et les changements de centre de coûts

Rapprochement des comptes

Examen et confirmation des échantillons de transactions

Analyse des principaux programmes et résultats

Analyse et contrôle des états financiers

Examen des résultats d'équipes de travail spécifiques (budget vs actuals, données M&E, timesheets, etc…)

Le graphique décompose les sources d’alertes qui ontconduit à la détection des fraudes. La moitié de toutesles alertes provenaient d'employés, tandis qu'unnombre substantiel de dénonciations provenaient detiers, notamment des clients, des fournisseurs et desconcurrents. Ces résultats démontrent que laformation antifraude et la communication desmécanismes de signalement mis en œuvre devraientcibler non seulement le personnel interne, maiségalement les parties externes.

(Source: Rapport ACFE 2020)

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Les dénonciations étant la méthode de détection la plus courante, il est important de comprendre d'où proviennent ces dénonciations. Une enquête réalisée par l'ACFE et publiée dans le rapport ACFE 2020 a révélé les sources du tableau comme indiqué dans le graphique collé : Plus de la moitié de toutes les alertes (50%) 

ont été fournis par des employés des organisations de victimes.

Environ 35% des alertes qui ont conduit à la détection de la fraude provenaient de personnes extérieures à l'organisation, telles que les clients, les fournisseurs et les concurrents.

La culture active d'alertes et de plaintes, comme lapromotion de lignes directes contre la fraude, estsouvent principalement destinée aux employés,mais ces données suggèrent que les organisationsdevraient également envisager de promouvoir desmécanismes de signalement auprès de tiers, enparticulier les clients et les fournisseurs.

© Copyrighted SustainAbility Solutions PC, 2020

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Le cadre COSO définit le contrôle interne comme un processus, mis en œuvre par le conseil d'administration, la direction et les autres membres du personnel d'une entité, conçu pour fournir une «assurance raisonnable» quant à la réalisation des objectifs dans les catégories suivantes:

Efficacité et efficience des opérations Fiabilité des rapports financiers Conformité aux lois et réglementations applicables

2 CFR 200.61 et 45 CFR 75.2 définissent le contrôle interne comme :

“Le contrôle interne désigne un processus, mis en œuvre par une entité non fédérale, conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à l'atteinte des objectifs dans les catégories suivantes:(1) Efficacité et efficience des opérations;(2) Fiabilité des rapports à usage interne et externe; et(3) Conformité aux lois et réglementations applicables.”

§ 200.303 a et § 75.303 a Contrôle Interne, Stipule : “L’entité non‐Fédérale doit :

(a) Établir et maintenir un contrôle interne efficace sur la subvention fédérale qui fournit une assurance raisonnable que l'entité non fédérale gère la subvention fédérale conformément aux lois et règlements fédéraux et aux conditions de la subvention fédérale. Ces contrôles internes doivent être conformes aux directives des  «Standards for Internal Control in the FederalGovernment » publiées par le contrôleur général des États‐Unis et du « Internal Control Integrated Framework », publié par le Committee of Sponsoring Organizations of la Commission Treadway (COSO).”

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(b) Conformez‐vous aux lois fédérales, aux règlements et aux conditions des subventions fédérales.

(c) Évaluer et surveiller la conformité de l'entité non fédérale avec les lois, les règlements et les termes et conditions des subventions fédérales.

(d) Agissez rapidement lorsque des cas de non‐conformité sont identifiés, y compris une non‐conformité identifiée lors d'audit.

(e) Prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles identifiables protégées et les autres informations que l'organisme subventionnaire fédéral désigne comme sensibles ou que l'entité non fédérale considère comme sensibles conformément aux lois fédérales, étatiques, locales et tribales applicables concernant la confidentialité et les obligations de confidentialité .

Pour HHS/CDC/NIH, 45 CFR 75.303 est identique au 2 CFR 200.303 

Atteindre les objectifs à travers le contrôleinterne

Possible !

Conseil D’Administration

Conseil D’Administration

DIRECTOIREDIRECTOIRE

PERSONNELPERSONNEL

• Comité de vérification• Comité de la rémunération et des avantages sociaux• Comité de nomination et de gouvernance d'entreprise• Comité des finances• Comité de réglementation et de conformité• Comité de la technologie et de la durabilité

• Chief Executive Officer• Chief Financial Officer• Chief Operations Officer • Head of Human Resources• Head of Finance and Administration

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Organigramme

Communication Finance /AdministrationFundraisingRessources

Humaines

Directeur Exécutif

Conseil d’Adm.

Audit Interne

Assistant(e) RHSuperviseur RH

ResponsableRessources Humaines

Responsible Finance& Administration

CoordinateurFinance

CoordinateurLogistique

CoordinateurServices

GénérauxChef

Comptable

Comptable Trésorerie

Comptable Fournisseurs

Directeur des Operations Directeur Financier

Jugement

L'efficacité des contrôles sera limitée par des décisions prises avec le jugement humain sous la pression de mener des actions sur la base des informations disponibles.

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Défaillance• Même des contrôles internes bien conçus peuvent « tomber 

en panne ».

• Les employés comprennent parfois mal les instructions ou font simplement des erreurs.

• Des erreurs peuvent également résulter des nouvelles technologies et de la complexité des systèmes d'information informatisés.

Les limitations de jugement et dedéfaillance sontgénéralement faciles à détecter, car il n'y agénéralement aucun effort pour dissimuler l'acte.Aucune fraude n'est destinée à être commise.

Collusion

• Les systèmes de contrôle peuvent être contournés par la collusion des employés. Les personnes agissant collectivement peuvent modifier les données financières ou d'autres informations de gestion d'une manière qui ne peut pas être identifiée par les systèmes de contrôle.

• L'effet de contrôle de la séparation des tâches peut être facilement annulé par la collusion.

• Les fraudes par collusion sont difficiles à détecter car il est plus facile de contourner les contrôles et de dissimuler la fraude pendant longtemps.

Notes:

Les pertes dues à la fraude augmentaient considérablement lorsque plusieurs fraudeurs étaient impliqués dans un stratagème.

Une explication probable est que de nombreux contrôles antifraude fonctionnent sur les principes de la séparation des tâches et des contrôles indépendants. Lorsque plusieurs auteurs conspirent dans un stratagème de fraude, ils peuvent contourner le système de vérification indépendante qui pourrait autrement détecter la fraude.

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Dérogation de gestion

• Le personnel de haut niveau peut être en mesure de contourner les politiques et procédures prescrites à des fins illégitimes dans le but de réaliser un gain personnel ou une présentation incorrectement améliorée de la situation financière ou du statut de conformité d'une entreprise.

• Ce type de fraude peut être difficile à détecter en raison de la familiarité de la direction avec les opérations quotidiennes, de ses hauts niveaux d’autorité et, dans certains cas, de sa contribution à la conception et à la mise en œuvre des contrôles.

(Source: ACFE 2020 Report to the Nations)

Enquête mondiale de l’ACFE menée sur les niveaux d’autorité des auteurs

Notes:Alors que les propriétaires / dirigeants n'ont commis que 20% des fraudes dans notre étude, les stratagèmes commis par ces personnes ont entraîné une perte médiane de 600 000 USD.

Cette corrélation reflète probablement le fait que les fraudeurs de haut niveau ont accès à plus d’actifs de leur organisation que personnel de bas niveau. Ils peuvent aussi avoir une plus grande capacité technique de commettre et de dissimuler la fraude, et ils pourraient être en mesure d'utiliser leur autorité pour passer outre ou dissimuler leurs crimes d'une manière que les employés de bas niveau ne peuvent pas.

Les activités de contrôle ne peuvent pas fournir une assurance absolue contre la fraude. En conséquence, le conseil d’administration de l’organisation veille à ce que l’organisation élabore et mette en œuvre un système d’examen, d’enquête et de résolution rapide, compétent et confidentiel des cas de non‐conformité et des allégations de fraude et d’inconduite.

Une organisation peut améliorer ses chances de récupération des pertes, tout en minimisant l'exposition aux litiges et aux atteintes à la réputation, en établissant et en planifiant soigneusement les processus d'enquête et de mesures correctives.

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L'organisation établit un processus de communication pour obtenir des informations sur les fraudes potentielles 

Et déploie une approche coordonnée des enquêtes et des mesures correctives pour lutter contre la fraude de manière appropriée et en temps opportun.

En cas de suspicion de fraude, une enquête interne doit être menée pour:

• Déterminer les faits; »

• Examiner quelles mesures, le cas échéant, devraient être prises contre les personnes impliquées;

• Quantifier les pertes (à des fins d'assurance, fiscales et autres)

• Réfléchir à ce qui peut être fait pour récupérer toute perte subie; et

• Identifier toute faiblesse du système et examiner comment les contrôles internes pourraient être améliorés pour éviter une répétition.

Après une enquête appropriée, l’organisation prendra des mesures juridiques et /ou disciplinaires dans tous les cas où cela est jugé approprié.

Il doit y avoir un traitement cohérent des affaires sans égard au poste ou à la durée de service de l'auteur de l'infraction

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Transmettre un message clair sur la culture d'entreprise

Définir des attentes concernant le comportement éthique des employés

Rappeler aux employés leurs rôles et responsabilités pour maintenir un environnement de travail éthique

Se tenir au courant des mécanismes de signalement disponibles pour les employés

Renforcer les sanctions contre le comportement inapproprié ou inacceptable afin de dissuader les autres d'actions similaires

L’organisation bénéficiaire doit :

• Informez ses employés travaillant dans le cadre de cette subvention dans la langue maternelle prédominante de la main‐d'œuvre qu'ils bénéficient des droits et des protections de dénonciateur des employés prévus par 41 U.S.C. §4712; et

• Inclure cette exigence dans tout sous‐contrat ou sous‐contrat effectué dans le cadre de ce contrat. 

41 U.S.C. Le § 4712 déclare que Un employé d'un bénéficiaire ne peut être congédié, rétrogradé ou autrement victime de discrimination à titre de représailles pour «dénonciation».

De plus, aucune convention, politique, formulaire ou condition d'emploi ne peut renoncer aux protections des dénonciateurs.

La dénonciation est définie comme une divulgation «que l'employé croit raisonnablement» être une preuve de l'un des éléments suivants :

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Mauvaise gestion flagrante d'un contrat fédéral ou d'une subvention;

Un gaspillage flagrant de fonds du contrat; 

Un abus de pouvoir concernant un contrat;

Un danger substantiel et spécifique pour la santé ou la sécurité publique; ou

Une violation de la loi, d'une règle ou d'un règlement lié à un contrat ou à une subvention fédérale (y compris le concurrence ou la négociation d'un contrat ou d'une subvention).

Pour être admissible en vertu de la loi, la divulgation de l'employé doit être faite à :

Un membre du Congrès américain ou un représentant d'un comité du Congrès américain;

Un inspecteur général américain;

Un employé fédéral chargé de la supervision ou de la gestion des contrats ou des subventions dans l'agence concernée;

Un tribunal américain ou un grand jury; 

Un responsable de la direction ou un autre employé de l’organisation bénéficiaire qui a la responsabilité d'enquêter, de découvrir ou de remédier à une faute.

À partir d'une enquête réalisée par l'ACFE, avec des résultats dans le rapport ACFE 2020, les mécanismes suivants ont été identifiés comme ayant été signalés par les organisations.

Les résultats indiquent que les méthodes préférées des dénonciateurs pour signaler les fraudes pourraient évoluer, en particulier vers la communication électronique.

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D'après une enquête réalisée par l'ACFE, avec des résultats dans le rapport ACFE 2020, dans environ 33% des cas où une dénonciation a été faite, les lanceurs d'alerte n'ont pas utilisé de mécanisme de signalement formel. Au lieu de cela, ils ont signalé leurs soupçons directement aux superviseurs, aux enquêteurs ou à d'autres personnes intéressées.

Pour obtenir le rapport 2020 de l'ACFE aux Nations sur la fraude et les abus, ainsi que le Global Economic Crime & Fraud Survey, veuillez contacter Doug Franke

FINAL

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