CENTRE AFRICAIN D'ETUDES SUPERIEURES EN GESTION

INSTITUT D'INGENIERIE DE FORMATION :ET U DEVELOPPEMNET DES RESSOURCES HUMAINES

4ème Promotion

MEMOIRE DE FIN D'ETUDES

THEME: ELABORATION DES PROCEDURES DU CYCLE RH

DANS UNE AGENCE DE L'INFORMATIQUE

Présenté par : Mariam Lamine

Mahaman ZF.INF.

M0043GR'H06

111111111111111111111111111

Octobre 2005

2

Directeur de mémoire : Mr Réal Romuald MBIDA

Enseignant et sous Directeur de I'IFDRH CE AG

Dédicaces

Remerciements

Sigles et abréviations

Liste des figures et tableaux

Avant propos

Introduction

Problématique

SOMMAIRE

Première partie : Cadre théorique et conceptuel de la GRH

Chapitre 1 : La fonction RH dans les organisations

1. 1- Les missions et objectifs de la fonction RH

~.~-Les composantes de la fonction RH

1.~.1 Recrutement

!.~.~ Evaluation du personnel

1 . .:23 Formation

Conclusion

Chapitre 2: Evolutions des pratiques de la GRH

~. 1 Le recrutement

.., .., L"é\aluation du personnel

2.3 - La f\mnation

Conclusion

Chapitre 3 : Description des procédures de G RH

:::.1 Recrutement

~.2- E\aluation du personnel

2.3- Formation

Conclusion

Chapitre 4 : Approche méthodologique de collecte des données

4. l- Modèle théorique

4.2 - Techniques de collecte des données

-U Mise en œune des techniques

44- Démarche d·analyse et de traitement de dunn~es

Conclusion

Deuxième partie : Elaboration des procédures d'un cycle RH dans une Agence de

l'Informatique

Chapitre 5 : Présentation de l'agence en mission

5.1- Cadre juridique et institutionnel

5.2- Missions

5.3- Structure organisationnelle

Conclusion

Chapitre 6 : Elaboration d'un manuel de procédures

6.1- La démarche entre la fonction publique et pri\~e

6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de 1· Agence

6.3- La structure du manuel

6.4- Le contenu du manuel du cycle RH

Conclusion

Chapitre 7 : Analyse et Recommandations

7.1- Analyse

7.2- Recommandations

7.2.1 La mise en place et révolution du manuel

7 ' ' L ·utilisation du manuel de procédures 'opérateurs)

7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures

Conclusion

Conclusion générale

Bibliographie

Table des matières

Annexes

Il

Dédicaces

Je dédie ce travail :

A mes chers parents sans qui je ne serais pas de ce monde

A toi ma très chère Maman chérie que j'adorl.? de.' wut nwn cœur:

Toi qui m·as donné la vie et dont les prières et lt:s conseils n·ont cessé de m·accompagner

dans tout ce que r entreprends.

Tu es pour moi une référence de générosité. de clain ~)yance. de piété. de sagesse et de

rigueur.. .. Que Dieu le tout puissant puisse te lai:sser encore longtemps aH~c nous pour nous

éclairer dans nos choix de tous les jours. veiller sur nos enfants et les voir grandir.

A toi mon cher père .

Pour tout ramour et tout le financement des études de tes enfants dont tu as su faire preun~~

pour assurer à tous. une bonne éducation de base. fondement de toute personne.

Tu nous as fait bénéficier de ton expérience et as su nous inculquer une certaine sagesse et

une haute appréciation des valeurs humaines. En bon père. tu as su transmettre à tes entànts le

goùt des études. ce qui m·a permis aujourd.hui cL:l\oÎr le courage de poursuivre ma

formation. Je suis très heureuse de toi aujourd.hui. Je pri-: pour toi. que Dieu t'accorde son

paradis et que ton âme se repose en paix. Amen '

A mes frères et sœurs :

Ali Lamine ZEINE

Oumar Lamine

Mme Moctar Asmaou ZEINE

Falmata ZEINE

Vous qui a\ ez pris la relève de mon éducation ..:t k financement de mes études. sans 'ous je

ne serais pas arrivée jusque là. Merci beaucoup. que Dieu \\.lUS récompense.

AMr et Mme Ado GARBA pour l'hospitalité quïls nùmt assuré durant toutes ces années.

iii

Remerciements

A mes frères. sœurs. neveux et nièces.

La tàmilk Lamine MOCT AR

La tàmille Taher MOCTAR

Ainsi à tous ceux qui ont de près ou de loin contribué à la réalisation de ce trmail.

notamment:

Mr MBIDA RéaL sous Directeur de !"Institut d "Ingénierie de Formation et du

Dén·loppement des Ressources Humain-::-; pour :;on encadrement ses conseils et pour

le temps quïl m'a accordé. pour sa disponibilité et son encouragement quïl a

manifesté tout au long de notre travail

Mr YAZI Moussa. Responsable du programme .'\udit et Contrôle de Gestion au Cesag

Mme PEYROTTES Sylvie. Directeur de mission à ~PMG Sénégal

Le corps professoral de la 4ème promotion du programme GRH

Tous les stagiaires de la 4eme promotion GIU 1 du Cesag notamment OKASSIE

AMBOLOU et SYLLA Assa pour le soutien moral

A la tàmille Ado GARBA pour tout le respèet et Lunour quïls ont pour moi

Sigles et abré,·iations

RH: Ressources Humaines

G.R.H: Gestion des Ressources Humaines

UIT: Union Internationale des Télécommunications

ANDCP Association Nationale des Directeurs d Ca,Jr~~ du P~rsonncl

AGRH :Association Francophone de Gestion des Ressourœs Humaines

lAS : Institut International de l'Audit Social

COD: Contrat à Durée Déterminée

COI: Contrat à Durée Indéterminée

CV Curriculum Vitae

IPRES : Institut de Prévoyance Retraite au Sénégal

IPM : Institut de Prévoyance Maladie

OIT : Organisation Internationale du Travail

PC : Persona! Computer

DPO : Direction par Objectif

DESS: Diplôme d·Emdes Supérieures Spécialisées

FOAD : Formation Ouverte à Distance

CD: Compact Dise

N+ I : Supérieur Hiérarchique directe

N-~2: Supérieur Hiérarchique

KSAP: Knl)\\ ledge Skills And Aptitudes

BARS: Beha\iorally Anchored Rating Scales

:.JTIC: :.Jouvelles Technologies de lïnformation d de la C\)mmunication

FP : Fonction Privée

DAF: Direction Administrative et Financière

DAF: Directeur Administrative et Financier

ISO: International Standards Organisation

PV: Procès V er bal

DG: Directeur Général

BAT : Bon à Tirer

TOR : Termes de Références

CSS : Caisse de Sécurité Sociale

\

Listes des figures et tableaux

Figure 11°1 : !\hssion et objectif de la fonction RI-!

Figure n°2 : Modèle théorique

Tableau no 1 : Répartition des effectifs par pôle

Tableau n°2 : Répartition des effectifs par catégories

Tabkau !1°3 : Diffërence concernant la rédaction du cycles RH dans la fonction publique et

pri\ée

vi

Avant propos

Dans le cadre de la rédaction de notre mémoire de fin de cycle en« Gestion de

Ressources Humaines» au Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion

(CESAG), nous avons effectué un stage d'un mois au cabinet d'Audit, d'Expertise

Comptable et Conseils KPMG. Au cours de ce stage, nous avons été associé à la

rédaction d'un manuel de procédures dont la partie RH était l'objet de nos

travaux. Nos travaux ont été réalisés au niveau de l'Agence de l'Informatique où

nous étions effectivement en mission avec le cabinet d'accueil. La rédaction d'un

manuel de procédures s'est imposée comme une nécessité pour la gestion et

l'organisation efficace et efficiente de ce cycle RH.

En tant que futur GRH, participer à l'élaboration des procédures du cycle RH a

été riche en enseignements et nous a permis de cerner l'utilité de cet outil de

gestion, surtout dans le cadre d'une nouvelle structure tel que l'Agence de

l'Informatique de Dakar qui a vu la participation d'un nombre considérable

d'intervenants pour sa mise en œuvre.

vii

Elaboration des procédures du c:-.ck~ RI! dan-., lille: "\gence de lïnformatique

Introduction

La fonction Ressources Humaines occupt: unt: place importante dans l'Entreprise.

Au même titre que les activités de production. le marketing. Elle est dewnue

stratègiqut:. Un Directeur Général disait ù snn DRtl «les ressources humaines. le

\ lanagement participatif tout cela est très bien mais c ·est le marketing seulement qui

nous fait gagner contre les japonais >> ( Cours I\lr \lB rDA . 2004-2005 ). Ce Directeur

Général oublie que le marketing ne peut ètn: efficace que si les vendeurs sont bien

recrutés. sïls sont talentueux. Il faut qu'en amont. le DRH identifie et recrute dans

tous les domaines d'activités les meilleurs éléments possibles pour que l'entreprise

soit performante. Ce rôle stratégique joue par le DRH lui confère œtte importance

dans l'entreprise au même titre que les autres fonctions.

Peut-on. aujourd'hui. imager la gestt~.\11. le traitement des informations des

organisations multinationales ou encore des grand.:s tirmes. sans !"informatique •) La

réponse çst sûrement. non ~ Si 1 "informatique n \:·xistait pas. il aurait donc fallu

l"mwnter. L'agence de ~"Informatique traduit unç volonté politique forte. Elle se

définit comme un cadre d'expression des idées Il tl\ at ri ces et partagées susceptibles

dïmprimer efficacité et durabilité au sect.:ur infnrmatiqu.: des pays africains.

La préparation du développement du système informatique au SénégaL notamment sa

réussite nécessite des moyens financiers. un personnel qualitié et une combinaison

etlicace de ces deux facteurs. Il apparaît donc opportun de pouvoir mettre en place un

dispositif qui puisse donner une assurance raisonnable quant à la réussite de 1" Agence.

ZEil\i E Mari am. DESS GRH Supéneur d î ngen ic:ric du 00\ .:loppement des Ressources Humaines. CESAG. -l' promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan-. une .\gence de lïnformatique

Problématique

Le manuel de procédures est conYentionnellement recommandé comme le document

qui contribue à préserver la fiabilité du syst2'mc lk ~,.'\lntrôk inh:rne. car il permc:t de :

• Décrire les procédures prévut's SUl\ ant

utilisation durable et collecti\e:

modalités qui lui assurent un t'

• Garantir la bonne compréhension du systèmt' de la mise en place correcte des

procédures prévues.

Ainsi nos travaux réalisés se limitent à certaint>s procédures du cycle RH au niveau

de L\gence de l'Informatique qui est unt' structure autonome rattachée au Secrétariat

Général de la Présidence de la République. Les organes de l'Agence comprennent le

Conseil de Surveillance et le Directeur Général. nommés par décret présidentiel.

Elle dispost' en son sein d"une Dirccti,,n admmistratJ\c. Celle-ci se preoccupe de

l"amélioration des conditions sociales du pçrsonnl'l.

De la Direction Administrative. on est passé ù un sen ice des Ressources Humaines en

charge de mettre en place des pratiques èl des pulitiques RH. Ledit senice s·est entre

autre fixé pour objectifs de fournir aux salariés de hPnnes conditions de travail en vue

d"accroitre leur rendement et d"assurer leur stabilité. Nous nous sommes ainsi limitée

à certains aspects du cycle RH du manuel d-: proc~dures à savoir :

• Le recrutement d'un personnel LJUalifiè et 11exible qlll pUisse s·adapter au

changement. Il s·agit donc cfun processus dynamique ayant pour support

!"aptitude à comprendre une silllmion. Le persLmnel doit être choisi sur la base

des spécificités du poste et non le contraire.

• La formation du personnel qui assure son ..:mployabilité afin. quïl pll!sse être

mieux armé pour atlronter n ïmpone quel em ironnement.

Cette formation doit être basée sur cks é\ aluations permanentes du

personnel et de l'environnement. tant interne qu"externe de rorganisation.

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut d. i.:r·ie du Dé\eloppement des Ressoun.:es Humaines. CESAG . ..J." promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

La question fondamentale que nous nous posons alors est : Comment élaborer les

procédures du cycle RH dans une Agence'! ()u.:ll'-' méthode utiliser pour identifier

les procédures à rédiger pour une bonne nrganisatiun Je L\gence de lïnformatique ·)

Et quel plan de rédaction des procédures sui\Te pour élaborer un manuel de

procédures ?

Objectifs de l'étude

L. objectif principal est l'élaboration des procédures du cycle RH garantissant la

réussite de r Agence.

Les oh_1ectifs spécifiques sont:

Faire ressortir l'utilité du manuel des procédun:s pour une Agence.

Présenter la méthode d.élaboration Jes procèdun:s du cycle RH pour la gestion

d ·un système informatique.

Concevoir un manuel de procédures pour la gestion de !"Agence.

Ce sont les questions auxquelles notre étude s·anelk~rn à tromer des réponses mais

aussi des recommandations et une anahse e-n \Ue d'améliorer la gestion des

ressources humaines de l'Agence.

T\iotre étude va s'articuler en de deux parties.

La première va consister en une re\ ue ck la 1 ittérature qui permettra une meilleure

connaissance des différents aspects que nous anms choisi pour ce travail.

Celle-ci \a comporter les chapitres sui\ a nb .

• Cadre théorique et conceptuel de la ().R.H

• La tonction RH dans les organisations

• L·évolution des pratiques de la G.R.H

• Description des procédures de G. R. H.

ZEIN E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d îngen i...:1 i~:.· du Développement des Ressources Flumaines. CESAG . ...J.' promotion. <1etllbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une :\gence de 1 ï nformatiq ue

La deuxième partie traite de la phase pratique. le est consacrée à la conception d'un

manuel de procédures adapté à !"Agence Informatiqur.:'. Elle est structurée comme suit :

• L'élaboration d'un cycle RH dans un-:

• La présentation de 1· agence

• L "élaboration d"un manuel de procédures

• Les recommandations pour une amélinratÎll!; de la G.R.H.

lEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+' promotÎ(lll. n~·rnbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH clan~ url\:' ~gence de l'Informatique

PREMIERE PARTIE :

CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL DE

LAGRH

ZEINE Mariarn. DESS GRH Institut Supérieur d'lngénicrit> du Dèwloppement des Ressources Humaines. CESAG. 4c prtmwli,,n. Cll'\l)hre 2005

Elaboration des procédures du c:cle RH dan" une \gence de lïnformatique

Comme tous les domaines que couvre la ·gestion de r entreprise. la Gestion des

Ressources Humaines (GRH} est à 'la. "t,l)is une pratiq-ue et Ut\e discipline uni' ersitaires.

Comme dans ces autres domaines. les.opération:; rek.\ant dè la GRH sont assuréès par

une fonction. en roccurren~e· .la f01j~Ùqn .Resso:1rees Humaines (RH). En tant que

pratique. la GRH consiste à permettre :1 l'lwganisation de disposer en temps utile des

qualifications et des compétences nécessaires ù la production des biens ou des

sen1ces.

La fonction RH a pour principale responsabilité de mettre en plaœ et de faire

fonctionner le système de pilotage et de contrôlé'. les responsables hiérarchiques ont

généralement la responsabilité des décisions concrètes qm affectent leurs

collaborateurs.

La pnse en compte des Ressources Humaine.--, répnnd amsi à une préoccupation

majeure : faire converger les objectifs économiques de 1· entreprise et la tin ali té

humaine. L'homme constituant la principale ressource. c'est celle qui valorise toutes

les autres.

Cette prise en compte est fonction de plusit>urs l~lctt>urs con1me :

- la culture et l'histoire de 1· entreprise

-la taille de l'entreprise

-le secteur d'activités

- les orientations stratégiques de r entreprise

- le style de management de 1· mtreprise

- la nature des relations SLlC ia le.--, '-'.\ ist,ml ,:ans 1· t.'ntreprise

- etc.

En somme. cette prise en compte des ressources humaines tient compte et est aussi

tributaire de r environnement de r entreprise :

environnement économiqut:

- environnement légal

environnement éthique

- environnement technologique

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1-" promotion. Clctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:;; une Agence de l'Informatique

- environnement socioculturel.

Lès funJt'ments tht'oriques de la rechercht:.· portt'nl ù la fois sur la fonction Rll et sa

définition dans les organisations et les évolutions dans ses pratiques.

7

ZEI~E l'vlariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. {" pronwti(•ll. ,x:tobre 2005

Flahoration des procédures duc:- ck Ri 1 ,Ltth u· c: \~c>ncè de l'lnformatiqu<-'

Chapitre 1 : la fonction RH dans les organisations

(( .4ujour,Fhui. les temps sont derenus ditfici/cl pour lu fonction ressources humaines

et les critiques sont acerbes. Combien de DRH regreffent- ils 1 'époque où ils étoienr

directeurs du personnel>>. (Jean-l\1aric> PERFTTl. 21!0-f-2005 :22).

c·cst au début des années quatre-\ingt que la fotk·ticm personnel s·est translürmée en

fonctiun ressources humaines. 69~() cks entrepris~:.·s utilisent le titre de DRH. Ce

changement d'appellation a été interprété comme un changement de perspective. La

conception traditionnelle du personnel. perçu Cll!nme une source de coût qu ïl tà.ut

minimiser. est remplacée par la conception d'un personnel considéré comme une

ressource dont il faut optimiser l'utilisation. Les l1lm1mes et les tèmmes de l'entreprise

sont em isagés comme des ressources qu ïl tàut mobiliser et sur lesquelles il faut

investir. Or. pour une majorité de personnes occupant la tèmction RH. parler de RH ne

revient pas à considérer que les hommes Sc)nt ,le" n:-ssources. mais quïls ont des

ressources. Ainsi la mission du DRH consistc+elk <1 dén~Jopper et à mobiliser ces

celles-ci. (Jean-Marie PERETTL 2004-2005 : 22 l.

1.1- Les missions et objectifs de la fonction RH

L'approche client-founisseur appliquée à la fonction RH permet de cerner ses grandes

1111SSI011S.

Dan~ 1· entreprise. la fonction RH agit ~ur quatre L:at-:gories de clients dont les attente;;;

apparaissent très diverses. Des ~:.·nquèt<.::-.. c:tudcs et rc:cherches réalisées en France et à

r étranger ces dernières années et présc>nt0es en particulier lors des congrès et

uni\ ersités de l'Association Nationale des Dirècteurs et Cadres du Personnd

(ANDCP). de l'Association Francophone de Gestion de Ressources Humaines

(:'\GRHl ou de l'Institut International de: l' \udit '\\h.:ial (JAS) permettent de dresser le

tahkau de ces attentes. (Jean-Marie PERl TTI. 2(H t-1-:::oos • 11).

8

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur ciïngén Oé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+c prnnwtÎlîll. lîCtobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Figure n°l :Missions et objectifs de la fonction RH

BESOINS DE L'ENTREPRISE EN RESSOURCES HUMAINES

LA FONCTICl'\ GE\ IlOt\ DES RES SOl RCf \ HUMAINE::;

MISSIO~S

~\ 1! \\v

BESOINS DES TRAVAILLELRS

SATISFACTION DES BESOINS DE L'E''\TREPRISE ET DES TRAVAJLLELRS

OB.JECTIFS

1 TRIPPLE Oll.IECTif

Ajustemem lks Ajustement des eftèctifs : • Qualité de Gestion des

Ressources Humai nes Animation des Hommes

Source: (Mémoire en Gestion des Entn~pri,es C.G.L CESAG par Oulimata Diongue.

Analyse de la GRH dans une institutionjinunci<::re . cos de lu BOAD).

9

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du C) c le RH dans une -\gence de ~"Informatique

2.2- Les composantes de la fonction RH

gestion des ressources humaines est commc un s: stème comprenant un ensemble

de séquences d"activités finalisées. ou processus. en interaction. Ces processus

concernent l'acquisition de la ressource. son affectaticn dans la structure. son

utilisation. sa conservation. son développèment. son évaluation dans le cadre d'une

planification des besoins et sa comnnm1catinn ink'rne. La Ü1çon de les conduire a

é\ olué au cours de l"histoire. en lien a\ cc les théories des organisations et celles qui

s'attachent à l'étude du comportement humain dans les organisations. Cette partie \ise

à développer les différentes composantes de la fonction RH en entreprise qui sont :

la rémunération

l"administration du personn12l

le recrutement

l'évaluation du persom1el

la formation.

Parmi ces composantes nous avons choisi h: recnltl.'ment. l"évaluation du personnel et

la formation qui font l'objet de notre trc.l\ ail.

2.2.1 Recrutement

L ïmportance accordée par r entrepris" a la 1\)Jk'tion Ressources Humaines ou au

management des ressources humaines est hien récente. Disposer à tout moment des

ressources nécessaires pour occuper ks emplois cn 1\.>nction du niveau d ·ac ti\ ité est

un objectif fondamental. La politique de re .. :rutellll..'nt est une des composantes ck la

politique générale ressources humaines. Il ti..:nt compte du plan de gestion de

1" entreprise qui définit sa culture et ses \ aleurs.

Ainsi. pour assurer la disponibilité quantitati\ e et qualitative des travailleurs

néœssaires à la réalisation des fonctions instituti1mndles. les organisations ont recours

au recrutement.

10

ZEI~E \1ariam. DESS GRH Supéri~ur ,!îng0nll .. 'rie du Ressources Humaines. CESAG. r ;11\lllll>hq, Xl<lhr..: .2005

Elaboration des procédures du c;-de Rif dan-, une \gence de l'Informatique

Le recrutement est une étape primordiale ct déterminante pour les ressources

humaines car il concerne la qualité de b pritH.:ipale ressource et du succès de

!"entreprise. Il ouvre rentreprise à l'e:-;téricur.

Le recrutement c'est déceler les capacités et les pott;ntialités d'une personne meilleure

et compétente. Il met en relation des individus a\ cc une organisation. JI consiste à

sélectionner Je meilleur individu pour occuper un ]'1 )-:tc ou une tùnction préalablement

définie.

Le recrutement est un processus de sélection ct une pratique qui tente. par des

instruments. d'apporter des information" rationnelles. de réduire la subjectivité. de

limikT au maximum les erreurs dans le choi:-; dl?" indi\idus appelés à occuper des

postes \acants dans une entreprise. Il comprend de" phases qui visent à accumukr ks

meilleures informations possibles sur des candidats que !"on espère m·oir ciblés de

façon optimale. et ce. en vue de prendre la nH:ilkun:- décision d'embauche. (Cours Mr

MBIDA. Recrutement : 2004-2005 ).

2.2.2 EYaluation du personnel

Le terme d"évaluation est très général. Il ~·applique autant à !"évaluation des candidats

à un poste. qu·à !"appréciation des performances annuelles. ou encore à l"é\aluation

des compétences d'une personne. à l"occ~lsÎt'11 p~1r e:-;emple d"un bilan de carrière.

Dans tous les cas. il s·agit de savoir quelles sont les capacités théoriques. techniques

et comportementales actuelles et potentielles. d ·une personne par rapport à un nh eau

donné. (Cours Mr \ŒIDA. EYaluation du persl'lllî<.:! 2004-2005)

L "éyaJuation a longtemps été conçue comme la description des qualités nécessaires

pour tenir un poste précis. Aujourd'hui. l"è\ aluatinn sè déroule dans une perspective

qut tiènt compte de r ensemble des sti<.th:'gies de 1" -:ntreprise où elle prend place.

L'organisation est contrainte. dans un marché globalisé èt à rapide progrès

technologique. non seulement pour re\ oir constamment ses priorités et ses stratégies.

mais aussi de les anticiper et de se donner les !11(>yens de les mettre en œuvre.

1 1

-·--·--·------------------ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngéni~..-rie du Dén:~foppement d;;;s Ressources

Humaines. CESAG. 4' prnnwti1'll. ,11.:l1)bre :005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une? Agence de l'Informatique

------------------~~----~~---------------

2.2.3 Formation

La formation se définie selon le dictionnair.: L\ROUSSE comme l'ensemble des

connaissances et savoirs acquis dans un domain,; déterminé: exemple la culture. le

sport. la musique ...

La tl>rmation protèssionnelle est l" etbcmhk mc sures adoptées en \ ue de

l'acquisition ou du perfectionnement d'une qu~tlill...:::îtion professionnelle pour les

travailleurs : elle est prise en charge par 1· Etat et les employeurs.

L::1 formation protèssionnelle continue': chaqut' ft)is quïl s·agit d"accroître la

compétitivité des entreprises. d"accompagncr le-.. restructurations industrielles ou de

lutter contre le chômage. la formation professinnndle inter\'Ïent. sous des modalités

très diverses. pour tenter de répondre aux multiples problèmes engendrés par ces

mutations.

La formation recouvre trois domaines essentiels qui sont :

La formation au sens strict qui p.:rmet au salarié d"acquérir des compétenc.:s

nouvelles

Le perfectionnement qu1 pc:nnct Ju d,tric d'acquérir une qualitïcatinn

nou\ die ainsi que des compétenc-:s : èll plus dès compétences acquises par la

formation au sens strict. le perfectionnement permet d"acquérir une

qualitication plus élevée

Le recyclage permet au salarié de s ·adapter aux mutations de son entreprise

(mise à jour des connaissanc.;:~. ada~1ution aux technologies nouvelles.

reconversion etc.).

Dans une logique de compétences. 1 Ïn\ e:·aîsselllt'llt formatÎl)ll de\ ient un t~Kteur clé

de la création de valeur dans r entreprise.

L ·entreprise a robligation d·assurer l"adaptatilm de ses salariés à révolution

permanente de leurs emplois. La formation apparaît comme une condition de:

l"employabilité. pour le salarié et de la compétiti\ ilé. pour r entreprise.

----------------------------------------~--~--~-~--------~~---------ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng:énieric du Oé\eloppement des Ressources

Humaines. CESAG. -~r promotion. l)Ctnbre 2005

Elaboration des procédures du c:cle RH dan-, une Agence de l'Informatique

L ·action des entreprises apparaît en matière de formation encadrée par des

dispositions légales et conventionnel!.:;-;.

A cet égard. r entreprise a besoin de la synergie d.: tous ses éléments actifs pour faire

face. De même. tous les leviers relatifs à la motÎ\ arion des employés et à la structure

organisationnelle doivent être actionnés : rémunérations. avancements dans la

hiérarchie. spécification opérationnelle d.:s tàche:-- ..

Ainsi. l'aptitude intrinsèque des employés à réaliser les tàches liées aux dh·ers postes

à occuper trouve toute son importance. (Cours Mr \ŒIDA. formation : :2004-2005 ).

Conclusion

Pour acquérir les nouvelles compétences. i 1 faut former les salariés déjà présents ou en

recruter d ·autres. Le recrutement est un acte de management qui doit permettre à

!"entreprise de trouver la personne quïllui fau1 pnur !"emploi qu'elle (entreprise) \eut

pom oir. Ainsi. le suivi administratif du personnel qui est la partie la plus

traditionnelle de la fonction personnel est en mis en place. Il s·agit des fôrmalités

d'embauche et. le cas échéant. le licenciement. ! ·élaboration des feuilles de paie. la

tenue du fichier du personnel et les rebtinns ;:l\ ec di\ ers organismes.

La fonction GRH a souvent en charge les relatitllls snciales. c'est-à-dire les relations

a\·ec les représentants du personnel.

13

ZEINE Mariam. DESS GRH d'Ingenierie Ju Dé\c-loppement des Ressources Humaines. CESAG ... J.' prPmotion. tlctobre .::005

Elaboration des procédures du cycle RH datb uth: Agence de lïnformatique

Chapitre 2: Evolutions des pratiques dr la GRH

Parler aujourd'hui de gestion des Ressourccs llumaines. c'est bien mettre l'accent sur

la gestion et le développement du potentiel humain d'une organisation. A côté des

fonctions de gestion. il faut ajouter les tâches administrati,·es qui correspondent aux

champs des relations sociales ou relation~; industrielles. et les tàches de

communication qui correspondent au domaine des rèlations humaines.

La fonetion «personnel » a sensiblement é\ olué durant ces dernières années.

Cependant. son évolution n'est pas similaire d'une organisation à une autre. d'une

entreprise à une autre. Aujourd'hui. dan:-- heaucoup \.r entn:prises. on park· de gestion

des ressources humaines. Par contre dans d ·autres. on se contente de la mise en œuvre

des procédures ou bien. on met l'accent dans un domaine de la G.R.H par exempk la

gestion de la paie. de la communication. Il y a donc une din:-rsité dans les impératifs et

moyens utilisés par la G.R.H.

Comme le soulignent Bernard Martory et Daniel Crozet « La gestion des ressources

humaines. c ·est la gestion des hommes au rra\ ail dans les organisations». En plus des

aspects classiques à savoir. le recrutement. l' é\ aluation. la rémunération. la formation

etc. la G.RJI. fait appel aux discipline:-; rondamentales telles que la sociologie.

l'économie. la psychologie.

2.1- Le recrutement

La qualité d'un recrutement est le résultat de 1· èhkquation existant entre la personne

recrutée et le besoin immédiat et futur de l'entreprise. Elle repose sur une détinition et

une description réalistes du poste à pom oir. sur 1 'identification du profil

correspondant. sur la recherche fructueu:-;e du candidats compétent et. enfin. sur son

illlï..'t;ration r-:ussie dans 1· entreprise.

Le rçcrutement évolue de nos jours. car dans un milieu professionnel constamment

sous press10n. où la réactivité à rurgence est sou\ ent considérée comme un critère

1-t

ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur dïngt?nierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. pronwtiPn. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:- Lllk' .\gence de !Informatique

d'efficacité et de pérennité. r outil internet app011e des solutions nouvelles au

recrutement et à l'évaluation. De ce t~1it. i! ck\ nit progressivement se généraliser.

111~11:-; aussi poser de noU\·eaux problème:- ~lU.\ p:'ychologues du tra\·ail en termçs

d\~thique. de recherche et dïntervention.

Les sites internet français consacrés au n:crutcment fleurissent déjà. Il est aussi

possible. pour les candidats. d'accéder à des informations sur les entreprises et

cabinets de recrutement. de consulter des offres Lf emploi. de présenter sa candidature

\Îa une page<' Web». de se préparer ù l'cntrdi<.:n ,le rçcnttement. d'adressçr un CV à

une entreprise. de remplir un dossier d · auW-é\ ~tluation des compétences. \ oire dç

passer des tests. y compris graphologiques.

Il est aujourd'hui techniquement emisagçable de prolonger ces démarches par Je biais

d'é\aluation d'entretiens à distanœ \ia une interface Yidéo. de testage multimédia.

d accélération de la mise en correspondance t.:ntrt: des annonces et des profils de

candidats par des méga banques de données. quotidiennement actualisées.

L.: dossier de candidature représ.:me le plus s,>ll\ l."nt le tout premt.:r contact d'un

candidat avec une entreprise ou un séh~ctionneur. que sa démarche soit spontanée ou

Ltssc suite à une annonce d'otire d'emploi.

On peut s'interroger sur lïncidenc.: d.: la gt"11<.:-ralisation de l'utilisation dç

1 "informatique sur ce point.

Depuis une dizaine d'années. les fichi.:rs d.: candidatures se sont multipliés tant dans

les entreprises qui espèrent éviter ainsi des frai:- rél.:vés) d'annonces. que dans les

cabinets qui peuvent présenter ainsi un s.:n icc.' dt'" tù:herch.: directe».

Dans ce cas il est bien probable que lè:-. donn~c:s transmises seront simplifiées.

objecti\·ées.

Le candidat qui souhaite se faire connaîtr.: cfabt)rd .:n tant que personne devra alors

imaginer d'autres moyens de présenter son offre de collaboration à l'entreprise.

L.'èntreti.:n est la partie centrak de la sèkcuun. ".l lJïl1aknk'nt. il s.: situe aussitôt apr2s

l'examen tàvorable du dossier de candidatuœ (pr.:mier .:ntretien) de mêmç qu'on le

retrouve en fin d'opération (entretien d · engag.:menn.

15

ZEIN E Mari am. DESS GRH Institut Supérieur d îngtin ierie du DéYeloppement des Ressources Humaines. CESAG. -r promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du eyck Rll dan~ un,· \g:enœ de !"Informatique

Rien ne permet de penser que rentreti.:n indi\ iduel avec le candidat doiw céder la

place à d'autres formes de sélection.

La tendance semblerait au contraire ren l~lrc.:r ~.:\.'tt\.' forme privilégiée de contact. au

Jétnment d'autres formules plus arttficidles.

11 existe cependant une idée bien ancrée. à sm oir que seul le spécialiste. donc le

psychologue. peut exploiter à fond l"entretien et découvrir tous les aspects cachés du

candidat. Cette opinion. en grande partie f3ussc. disparaît peu à peu. la proportion de

consultants non psychologues a sensihkm\.'nt augnk·nté.

Une étude graphologique peut être réalisée à tout moment. et particulièrement :

Au niveau du premier examen des dossiers de C3ndidature.

Pour préparer l'entretien sïl est réalisé par un interlocuteur graphologue.

En fin de sélection. au moment du choi\ parmi les derniers candidats.

Il est d"ailleurs frappant de voir que cette méthode d'analyse a moins d'opposants que les

tests. On fait plus volontiers appel au graphol(lgu"· qu·du psychologue.

Peut-être pour une raison de coût sans doute aussi parc.: que ce moyen semble accessible

à tous (ce qui ne va pas sans danger. justemènt ).

Aussi. bien des responsables de recrutemt'nt t'Il entreprisçs comme en cabinets font-ils

travailler régulièrement des graphologues. con tri bu~mt ~lin si à développer r usage de ce

moyen de sélection. (Cours Mr MBIDA. Recrutemt'nt • :200-1--:2005).

2.2- L'évaluation du personnel

Les méthodes d"évaluation évoluées portent leur ~lttention sur le rendement futur en

évaluant le potentiel de remployé ou t'Il cktt:rminant lés objectifs de rendemènt.

Trois techniques sont souvent utilisées pour tàire des évaluations de ce type :

• 1· évaluation psychologie

• la direction par objectif (DPO)

• les centres d"évaluation.

16

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'lng0nil..'ric du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -t· fll'\lllh'll,'ll •'Ch)hre ~005

Elaboration des procédures du cycle Rllcl<llh lille \~c:nœ de I"Jnt~1rmatiquc

L'évaluation psychologie

C'est une méthode qui utilise rexpertis-.· Li llll - ~-.lwlogue pour faire l"~\aluation du

potentiel des individus.

Elle consiste généralement en une entrente en profondeur. des tests psychologiques.

des discussions avec le superviseur et une rt.?\ ue ,.f autres é\·a]uations.

Le psychologue rédige une évaluation d.;s caractéristiques intellectuelles. émotiœs.

motivationnelles de l'individu. de m~mc que lÏ autres caractéristiques personnelles

ayant une incidence sur le travail et pouYant aider ù pr~dire le rendement futur.

La direction par objectifs (DPO)

Encore désignée en anglais par « Mwwgemc/11 B_1 Ohiectits (\480) » ou gestion par

objectifs. la méthode de la DPO consiste. lorsqu'die est utilisée pour l'é\aluation du

rendement. à l'établissement conjointe. par l'em:..,loyé et l'évaluateur. des objectifs de

rendement à atteindre.

Lorsque les objectifs à atteindre sont définis. ils constituent des buts en fonction

desquels l'individu peut regrouper ses efforts: ils acquièrent alors un caractàe

moti,·ant et ils constituent un point (k rJf~rcncl.' qui permettra au supen iseur et ù

remployé de discuter des besoins de dén:loppement de ce dernier.

Mais en pratique. les programmes de DPO reni.:tmtrent œrtaînes difficultés.

Les objectifs sont souvent trop ambitieu:\ ou trop n:streints.

Les centres d'évaluation

Les centres d"évaluation ont été mis sur pied par e;;:rtaines grandes organisations.

Le œntre d ·évaluation est un outil qui met à contribution plusieurs évalua te urs d

plusieurs standardisés.

17

ZEINE Mariam. DESS GRH du Déwloppement des Ressource:o-Humaines. CESAG. -f pn1motil)IL l)ctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une \gence de lïnfonnatique

On demande à certains employés de passèr des èntrevues en profondeur. des tests

psychologiques. de résumer leurs antècèd'-·nts : i h seront évalués pat des pairs èt par

des psychologues ou des gestionnaires: i 1~ pan1cipenn11 à dès discussions de groupç

et finalement. exécuteront des exercices simulant lê travail : tout cela en vue d ·une

évaluation de leur potentiel.

Pendant ce tèmps. les psychologues et ks gestionnaires qui procèdent à !"évaluation

tentènt de déterminer les forces. les faihlèsses ct le potèntid de chaque èmployé qui

se œnd au centre d'évaluation.

L ·évaluation concernè aujourd'hui tuus les sèctcurs de la vte sociale. politiquè et

économique.

li èxistè un indicateur pour l'évaluation du personnel qui est une mesure dont ks

valeurs fournissent une information incomplète mais utile sur un phénomène dont on

cherche à apprécier l'évolution.

Il est en général nécessaire dè dispns'-T d ... · J'lu:--icurs indicateurs pour cerner un

phénomène complexe. (Cours Mr MBIDA". f\ aluation du personnel : :2004-:2005 ).

Il est souhaitable de commumquer au sem du ser\'lce avant le lancement de

l'évaluation pour susciter des réflexions et une d 1 -;;c ussion sur le questionnement par

exèmple. Il \a de soi que tes unités les plus cnm:L'rnées doivent être informées et

associées plus fortement que les autres.

Pèndant la démarche. plusieurs docume!lt' sPIH J'r\1duits et peuvent être utilis0s pour

communiquer. notamment une synth~s.: Ju rapport. mais aussi des documents

intt~rmédiaires. Des résultats partiels pem ent ~tn..' utiles pour permettre d'anticiper les

changements à entreprendre.

L'é\aluation se tàit par un jugemènt qualitatif 11ll quantitatif sur la vakur d'unè

personne. d"un objet. d'un processus. d'une situation ou d'une organisation. en

comparant les caractéristiques obsen ahks à nonnes établies. à partir des critères

èxplicites. en vue de fournir des données utiles à la prise de décision dans la poursuite

d'un but ou d'un objectif.

ZEINE Mariam. DESS GRH lnstitut Supérieur dïngén1erie du Humaines. CESAG . .f" promotion. octobre 2005

1 R

des Ressources

Elaboration des procédures du c~ c le RH dans un-: Agence de l'Informatique

2.3- La formation

Ces dernières années ont vu la montée en plllssance de dispositifs de formation

om erte à distance (FOAD). Sous ce titre- ~énérillllè se classent des approches assez

dherses. dont le (( e-learning » n·est qu·un \\\

Le terme de Formation Ouverte à distance (FOADl désigne les actions de fixmation

qu s·appuient. pour tout ou partie. sur dc>s appt·c-ntissages non « prc;H'IIIiels )). en

autoformation ou avec tutorat. à domicik.dans 1" cntrL"prisç ou en centre de formation

(0FP.l992).

La FOAD se définit par la recherche dè 1· indi\i.Jualisation des apprentissages. La

caractéristique commune des dispositifs utilisant !Informatique est lïnteractivité entre

la machine et rapprenant. qui réagit à des sollicit~1tions ou à des situations pré\ues

dans h~ système. ou qui interroge librèml·nt c~.· 1 ui-ci sur les points quïl souhaite

tra\ ai lier particulièrement. C est ce qui nous perml't de considérer globalement ces

méthodes comme « interrogatives » hien que. dans la réalité. elles restent assez

dominées par un objectif de transmission

On peut distinguer cinq formes des plus courantes ck FOAD :

• les cours par correspondance : leur caractéristique essentielle est la distance de

la relation formateur-apprenant. .. r ext'rCÎl'è:> pratiques. de corrigés ... entre un

formateur et un élève distants :

• Les centres des ressources · leur caractc'ristique essentielle est la

désynchronisation partielle de la relation t~mnateur-apprenant.

On y met à disposition des moyens (techniques et humains) et des ressources multiples et

diversifiées dans des lieux de proximité t~l\ nrisant un ~1Cc~s aux sources de savoirs il la

fois libre et guidé:

• L ·autoformation off- line : sa caractéristique est l"absence du formateur durant

racte de formation.

ZEINE \1ariam, DESS GRH

19

dïngénierie du Développement des Ressources pr,)motion. üetobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un~ Agence de lïnformatique

E 1 k consiste' cn la mise à disposition <.ks al'l'rcnèl!îh Je ..:ontcnus dc forma ti\ 1n en 1 igne

(on linc) ou sur CD (ofl/ine) auxquels il accèdent ù kur rythme:

• La e-formation. ou e-learning : sa caracteristique est la médiatisation des

relations fom1ateur-apprenant :

Cette formation essentiellement à distance. est bas~e sur !"utilisation des moyens de

communication multimédia. et sur l'usage des technologies de rinformation et de la

co mm uni cation.

• L "hybridation (hlended forma/ion\ : dk se caractérise par la diversité des

relations formateur-apprenant. Elk réal uni.' hybridation entre des acti\ it"s

en présentiel et des activités à distance. basée sm une alternance de situation

d. apprentissages complémentaire'- .:n termes de temps. de lieux. <.k médiations

pédagogiques humaines et technologiques. et de ressources.(Aiain

\<fEIGNANT. Manager la formation édition ).

Conclusion

L ïmplicaliùl1 de la t(mction RessoUJ\.:C.'> Il unuinc-, ~lU ni\ èaU de r organisation d des

structures permet d'anticiper les conséquences quç pçut m oir r organisation sur ks

politiques de ressources humaines dans tous les domaines. quïl s·agisse du

recrutement. de la formation. des politiqués Je rémunération ou du développement des

compétences.

De nombreuses études ont démontré que ks entreprises performantes étaient celles qui

maîtrisaient parfaitement leur organisation et que mettre des personnes très

performantes dans une organisation inadaptee ne l'tlll\ ait pas la rendre performante à

moins que celles-ci n'aient elles-m~me:; la capacité et le pouvoir de changer

rorganisation. Pour ce faire. il con,·ient d. adoph.:r une bonne organisation en tenant

compte des réalités de la structure.

20

ZEI\fE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngèni..:ri..:- du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG .. .r prllllWtion. P..:tobre 2005

Elaboration des procédures du C) c le R Il clan~ une \gence de !"Informatique

Chapitre 3 : Description des procédure" Ùt' C.R.H.

On dit souvent que la principale richesse d ·entreprise est constituée des hommes qui la

composent. c·est à la fonction (( CJestiPil lk's R<..'~~(lUrces Humaines)) que re\ ient la

tâche de la gérer au mieux. Cette foncti\ln ~~ h<-'auu,up én1lué au cours de dernières

années. Elle est aujourd"hui s·aniculéc autour de trdis rôles que nous résumons.

3.1- Recrutement :

La qualité d·un recrutement est le résultat de !"adéquation existant entre la personne

recrutée et le besoin immédiat et futur de l"èntreprise. Elle repose sur une définition et

une description réalistes du poste ù poun oir. sur lïdentification du protïl

correspondant. sur la recherche fructuèusc du candidat compétent et. enfin. sur son

intégration réussie dans rentreprise.

Les étapes du recrutement

Le recrutement est une opération comple\e ~;;?t suu\ ent longue. L ·usage de telles ou

telles techniques de recrutement. !"ordre dans lequel elles sont mises en œu\Te et le

nombr~;;? de ses opérations varient d"une entreprise ù !"autre. Nous pouvons cependant

distinguer trois principales phases qui sont la planification. le recrutement et la

définition du poste et protïl.

a- La planification

Il s·agit des dispositions à prendre a\ant lk pmu.:dcr au recrutcmènt. c·est la

détïnition des nécessités numériques ct prukssiunnl:llcs de l'embauche.

- Besoins des effectifs et analyse du besoin

.\u début de chaque exercice. les entrèprises mettent en place un plan de gestion

intégrant le plan de recrutement qui prend en compk les besoins en personnel du point

21

ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. f fll'\îllhlli\'IL ,,ct(lhrc 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:' Ulh.: .\gence de l'Informatique

de n1e quantitatif et qualitatif (programme d ·action sur les embauches. les

licenciements. les mutations. les promotions et la formation).

La demande de recrutement émanant du rc:-.l'llJbab\e hiérarchique doit ètre en

cohérenœ avec le plan de recrutement d dl1Ît L1irc ;·tlbjd tfun document écrit èt signé

par lui et le superviseur direct. Le document mentionne les conditions spécifiques du

recrutement :

création d·un nouveau posté'

remplacement suite à un départ

Une fois la demande autorisée. le poste est alors inscrit dans le plan de recrutement. Il

re\ ient au demandeur de commenter le posté ù po un oir pour aider celui qui proct:de

au rècrutement de bien connaître l"en\JWnncmcm (matériel. conditions de tra\aiL

em·ironnement social) dans lequel se situe lè poste.

Le demandeur prendra également soin de mettre ù la disposition ues personnes

impliquées dans le recrutement. les informations concernant :

l'entreprise en termes d'activités. d"etlectit< ck chiffre d·atraires et de résultats:

la définition de la fonction en décri\ant l'acti\ité et la responsabilité générale de

celle-ci. le détail des activités principalçs e'.:primées en termes de réalisations et de

responsabilités. et l'environnement orbanisationnel de la fonction (à quel ni\ eau se

situe le poste dans rorganigramme)

le profil du candidat en indiquant facteurs de personnalité ams1 que les

compétences requises (la race. la religi<lll ,·t k -;,:)...; étaJH proscrits)

les conditions d'emploi relatives au.\ L.l\lHpn-:anh.:s dl' la rémunération

les conditions matérielles de travai 1 et les moyens mis à la disposition de

)"employé

les potentialités de développement de" t:nmpl'tl'nces et de caJTière

ks conditions d'accueil et dïntég:ratilln

la politique de recrutement interne

le type de contrat

les éléments du contrat

ZEI'-JE ivlariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngéni-:rie du Dé\eloppemenr des Ressources Humaines. CESAG. -l' prc1nwtinn. lKtobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une \gence de lïnformatique

------------------·----··--------------

le lieu de travail

les exigences de mobilité interne ou géographique

- Définition du poste et du profil

C est la description de la position: tâches et responsabilités. exigences du poste et des

profils adéquats.

De la définition du poste ron tire. d'une part. l"ensemble des qualités intellectuelles.

morales. physiques. comportementales. moti,ationnelles. professionnelles. etc .. et

d'autre part. donner la Carte dÏdentitt' ide éli<..· de l'< h .. 'l'Upanl du poste (formation. age.

èXpérience professionnelle. mobilité géographique:' ... l 1.'11 précisant les responsabilités

(nombre de collaborateurs. utilisation des appareils. etc.). les missions. les tàches. la

position hiérarchique du poste. les risques liés au poste.

Il s'agit de donner un contenu à l'emph)i èl de trou\ er le candidat qui se rapproche des

qualités et du profil du poste.

-Budgétisation

A\ant d'exprimer une demande de re~.:rutei11L'11L il est important de s assurer au

préalable que l'entreprise dispose des t'lll1d:, nécessaires : définir de façon

prévisionnelle le coût global de tout k processus d ·acquisition (préYisions et

incidences sur la masse salariale) et le traitement de J'incombant. Le poste bien que

retenu dans le plan. ne sera publié que sïl ôl bud!;!ètîsé.

Sélection des opérateurs

Elle se fait en deux phases :

Les sfntcfures imernes de l'emre1n'i ,l.

Plusieurs entreprises possèdent leurs propres structures de recrutement. Elles

présentent ainsi r avantage de connaître 1· entreprise. sa culture et ses valeurs.

,..., __ ,

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cf Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG ... r prnnwtinn. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan-; une -\gence de lïnformatique

Les structures externes à l'enrrepri\

L~s cabinets de recrutement. extéri~urs ô 1· cnrr~prise. présentent 1· a\ antage d~

disposer de méthodes professionnelles spécialisées tels que les tests psychotechniques.

Ils permettent une objectivité et une expertise plus indépendante.

Ils présentent 1 'inconvénient de ne pas toujours bit'n connaître la culture. les rouages

c't ks fonctionnements internes de r c't1treprisc'. c~ci peut être corn ge par une

collaboration suivie dans Ie temps.

Les sociétés dïntérim proposent parfni~ dl..'~ candidats dans \~ cadr~ LÏun contrat de

prestation de services d'une durée minimale·

Recherche des candidatures

Par prospection interne. Dispose-t-on dans l'entreprise de personnt's correspondant

au profil de remploi ? Si oui. on se tourn~ alors \ers ~ux à condition que les pratiqu~s

de gestion de l'entreprise le permettent.

P~11· tle:-.:ihilité externe. Un sang nOU\èau p.:ut ~tpporter un plus à l'entreprise. La

recherche externe est assurée. en collaboration él\ cc la hiérarchie.

La demande de candidature spontanée

L ·entreprise se réfère aux candidatures déjà constituées sur la base des candidatures

spontanées que r entreprise reçoit sans ~n, lit l'li hl i1.: de \arance de poste.

La demande d'emploi suite à une vacance de poste

L'entreprise. suite à un besoin autorisé. puhlie le poste vacant Les indi' idus

susceptibles de posséder le profil du pnstc t~1nt ucll.: de candidature

Les stages d'écoles ou stages pré emploi

Les stages dans les entreprises constituent parfois un moyen de «tester» les capacités

et les comportements d'un candidat potentiel.

24

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut dïngénicnc elu Humaines. CESAG. -1' pnltnoti\>JL ,,\."t,)bre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:; un<.? \gence de l'Informatique

Ce11ains stages rémunérés sont assimilés à des Cüntrats à durée déterminée et pement

déboucher sur un emploi.

Les contacts avec les écoles : L'entreprise \a dans les écoles ou dans les universités

pour se faire connaître en présentant ses caract-2ristiques. (\:ci permet aux ~tudiants de

poser des questions plus librement que dans une situation de recrutement.

Les forums d'emploi : Des groupes lf entreprises pcm ent organiser des forums afin

de permettre aux étudiants. aux jeunes diplômés cTou autres chercheurs d"emploi de

rencontrer. sur un même lieu. plusieurs entreprises. Ils favorisent un choix comparatif

Les organismes publics et professionnels : Il s agit des organismes professionnels

collectant et mettant à la disposition du public des int~)l"mations sur les post ès \ ac::mts

par entreprise. région et secteur d" activités. Ils ont connaissance des offres d"emploi.

Cest le cas de !"Office National de !"Emploi ct des Agences pour !"emploi. Ils

peuwnt également être appelés organisme~ de r·d ~ICc.'ment parc t'" que disposant d ·un

catalogue de candidatures potentielks qu ï 1:; peu\ ent proposer à des èntn.:prises.

Les relations personnelles : Informations donnéès par les salariés de l"èntreprise à

des personnes extérieures semblant avoir k~ profil du poste ù pourvoir.

Campagne de recrutement : L ·entreprise communiquè awc la cible choisie pour lui

faire savoir qu ·elle veut la recruter. En généra 1. r on utilise les presses écrite d

audioYisuelle. les affiches. Internet. ..

\ lél réception des candidatures (intel"lîL'~ Pli L'\ll'rncs). aYec ou sans cnm:uurs ct

remplacement. !"entreprise procède au tri de~ candidatures par la lettre dè moti\ation

et le CV avant de passer aux entretiens en fixant le calendrier. en tenant compte du

nombre de candidats et des ressources adaptées mis à la disposition du service des

ressources humaines.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG ... r promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Les entretiens: L~ but de l'entrdien ..:st d,: r<.:ncuntrer le candidat. de faire sa

connaissance pour apprécier ses compéknc<.:c.:. son èXpérience. ses qualités

personnelles. sa logique dans le raisonnem~nL son aisance verbale. etc.

L~s entretiens peuvent prendre plusieurs l(mncs.

L'entretien individuel: Il permc:t un échange personnel entre le candidat~~ k

recruteur (entendu le représentant d~ la société).

L'entretien collectif: les candidats sont rt.'unis par groupe de 8 ou lü. Cette

forme permet aux candidats. par leurs questions et réponses. de s ·auto

sélectionner. Elle permet également crobserwr le comportement des candidats

dans un groupe et de déceler les plus motivés. Les candidats peuvent ensuite

solliciter un entretien individuel.

Les tests et essais professionnels.

Recommandations et décision

Après que le recruteur ait trouvé Iïndi\ idu qui correspond le mieux au poste. il le

recommande au demandeur du recrutement pour décision.

Si le candidat satisfait aux attentes de l'èntrepris<.:. le responsable supérieur. sur avis

du supen iseur immédiat. décide son recnllt:'l1lènt.

3.2- Evaluation du personnel

La mise en œuvre d'une gestion pré,isionnelle d~s ressources humaines implique

l"èxistence d'un système d'appréciatÎlltl p<.:rmettant dè réunir les intîJrmatJons

nécessaires pour construire les dift~rc'nts programmes (promotion. rt.'munèration.

formation. notamment) et asseoir les décisions concèrnant les carrières des salariés.

Aujourd.hui. l'existence d\m système ,.fentretÎL'n annuel d'appréciation apparaît

mdispensable dans toute organisation .Cc'pendant un système d·évaluation suscite des

26

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dîngénit:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' rrt1111t>titlll. ,,ctt1hre ~005

Elaboration des procédure~ duc: cie Rllclan, un~· de l'Informatique

réserYes (est ce vraiment utile de noter·: a-hm le dnJit de juger •) qui peut noter qui ?).

et les difficultés rencontrées sont nombreuses. (.iean-\larie PERETTI : .200-t-.2005. 1 -,.:

édition).

L ·é, aluation du personnel est un processus. et a cc titre elle obéit à un certain nombre

de règles que nous allons passer en revue.

Les objectifs de management

Pour le manager. l'enjeu principal consiste ~~ définir les objectifs et à cadrer !"activité

pour une période déterminée. Il apparti.:nt au m~mager de bien évaluer les objectifs de

chacun selon ses compétences.

L'évaluation est donc un moment pour " L1ire passer les objectifs» comme disent les

managers. c ·est-à-dire de les transmettre d de flin: en sorte que le managé se les

approprie. L"é\aluation permet enfin de ,Î~1uger le ni\ eau de motivation de son équipe.

de récolter des informations précieuses pour assurer son rôle de manager.

objectifs de formulation d'un objectir indi\ i,luel

L'objectif est la description précise d"un résultat à atteindre par des actions concrètes

dans un délai fixe. De façon générale l'appréciation des performanc.:s a pour

objectifs:

Pour le collaborateur

- de recueillir l'opinion de son responsable sur son travai 1

- tk mieux connaître ce que l'on attelhl lui

-d'identifier ses points torts et ses points faihk's

-d'écouter les conseils et les suggestions

-de dégager des axes d'amélioration

- de discuter de sa place (actuelle et future) dans r entreprise et les moyens

d"éyoJuer.

.27

ZEJNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieu1· d Ingénierie du DéYeloppement de::; Ressources Hurnaines. CESAG . .. t p!\lllllltllliJ. ,•..:tobre 2005

Elaboration des procédures du c~ck RH d::n' lllk' de l'Informatique

Pour le responsable (manager)

d'analyser clairement les points t'lms ct il'~ [1\lints t~1ibks d'un collaborateur

-d'écouter ses attentes et ses difficult~s

de fixer des objectifs personnels en ad~quation <nec ses propres objectifs

- d ·enregistrer les suggestions et de ses collaborateurs

- J' em·isager des mesures pour diminuer les pt)ints faibles (formation. changement

de responsabilités. etc.)

-d'énoncer clairement les objectifs à atteindre

-d'éviter les décisions de rémunération et Je promotion trop subjectives.

Pour l'entreprise

-de disposer d'une base d'informations sur r·~tat d'esprit général des

collaborateurs

-de recueillir suggestions et idées d'amélioration de l'organisation

d ·éviter des erreurs dans la rémunératitm ct ks changements d ·organisation.

Les méthodes d'évaluation:

L ·é,·aluation est l'étape préalable à tout entretien en généraL Elle est effectuée par le

N 1. de manière écrite ou non. au nw' en d'un l'lmnulaire. d'un questionnaire ou

d'une grille créée en interne ou en è\tern~:.'. lilL· l'eut donner lieu à une notation

consolidée lors de l'entretien. Cette évaluation est effectuée 2 à 3 semaines avant

l'entretien.

L 'autoévaluation

L'auroévaluation n'est pas systématique dans les entreprises. Elle peut accompagner

l'évaluation. La méthode est d'ailleurs similaire. à travers un questionnaire ou un

formulaire rempli cette fois par l'évalué. C\? documènt est avant tout un guide ouwrt

pour se poser les bonnes questions a\·am une rencnntre avec le N + 1.

L·autoé\aluation permet à l'évalué de :-;c- préparer ù l'entrc-tien et de rél1échir à son

argumentation. L ·autoévaluation implique le salarié dans le processus d'évaluation.

28

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dîngénJeJï<.: du Dé,eloppement tk:-. R.:s~uurce:-. Humaines. CESAG. -1" promlHil111. ücWbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH clans une Agence de !Informatique

Le feed-back 360°

En règle générale. le salarié évalué rest tout d. ahnrd par lui-même. plllS par ses

collaborateurs et son N + 1. Cette évaluation s·enectue à partir d'un formulaire. de -W

à 120 questions. distribué au maximum à une \ ingtaine de personnes.

Le 360" est applicable dans toutes ks l'lllrcpriseè- 1! <adresse aux managers. cadres.

responsables de projet et parfois aux agents de main·i se. Pour être pertinent. r évalué

doit avoir 1 à 2 ans de présence dans r entreprise.

L'évaluation par l'entourage est anonyme. Le remplissage du questionnaire prend 30

minutes. Le 360° est une photographie complète de la réalité perçue par l'entourage.

L'entretien collectif

Il est rare et toujours précédé ou suivi par un entretien indi,iduel. Il nécessite plus de

temps que l'entretien individuel et est d"une organisation plus complexe du point de

nte de la disponibilité de chacun.

L"é\aluation collective au travers d"un entretten collectif est envisageable dans le

cadre d"un projet ou pour une équipe autonome de travail. Faire le point

collectivement sur le fonctionnement et b performance d"une équipe. la gestion d"un

projet. est l"un des avantages de cette méthock.

Par ailleurs. il peut y avoir l'intérêt de juger de la cohésion d"une équipe ou d'tm

groupe.

L 'assessment center

L'assessment center ou centre de dé\ eloppeme111 \lU Li" orientation. cette méthode est

employée uniquement dans les très grande:-; entreprises. Elle s·adresse aux managers.

chefs de projets. et plus récemment à tous les salariés.

L'entretien individuel

Annuel ou semestrieL il se déroule en général èn tin d"année. Il s·agit d"un entretien

en tàce à face avec son N + 1 et parfois son \i ~ .2. sïl y a désaccord. Y sont abordés

les échecs et les réussites de l" année passée. les objectifs de r année à venir.

1" é\ o 1 ution professionnelle et éYentue llement un pl an de formation. L ·entretien donne

lieu à un document récapitulatif co-signé. Ftant le plus répandu. nous lui consacrons

une analyse plus élaborée dans la suite de notre tra\ ail.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG . ..f'. prnm,lti,ln. ,1ctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans un~.' .\gence de lïnformatique

Après av01r évoqué les objectifs et les m-.'thodes de r évaluation. nous allons

maintenant aborder son objet. les procédures et les rd;:;rentiels.

L'objet de l'évaluation

Il correspond à la question: évaluer quoi ) Ils· ·l de déterminer sur quoi portera

exactement !"évaluation.

Les résultats

Cest ce qui détermine l'existence de r entreprise et ce à quoi contribue le travail du

salarié. Il s ·agit donc par la suite de distinguer les résultats individuels et les résultats

collectifs. Comment sépare-t-on ce qui relèw ck lïndividuel de ce qui relève du

L:ulkcti(') Comment attribuer la part mdi\ iduelk elU résultat collectif"

Les comportements

Les auteurs anglo-saxons insistent sur des échelles d. évaluation tdles KSAP

(l\.nu111edge. Skills and Aptitudes) ou BA.RS (Buhm·iorully Anchored Ruring s·cules)

ou Echdk d'évaluation déri\ des cnmpnrh.'ments Tout ceci traduit 1 "importance

accordée aux comportements. au savoir étre du sal:tri~ dans son travail pour r atteinte

des objectifs. Et les comportements se déclinent en :

ponctualité : être à l'heure permet tk' pas nuire au tra\·ail du groupe

intégrité: rapprécié obsenç Ulk" Cl..'rtaine t?thique dans !"accomplissement

de ses tâches:

honnêteté: il se garde de poser des actes indélicats

assiduité: la présence effective> ù sPn poste et sans absence non justiliée

permet de planifier le tra\ail

disponibilité : possibilité de pouYoir répondre présent dès que le tra,·ail

l'exige. même en dehors du temps normal

discipline: le travail est efkctué selon ks règlc's de l" art. en étant rigoureux

et organisé

capacité d'écoute: confère une qualité d·,)u\erture d"esprit.

30

ZEINE fVIariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngéni.:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r· promnttnrL (H.:tobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:, une .\gence de 1 Informatique

- Les compétences: Elles correspondent aussi au ~a\ ~~ir !~lin:. Il s·agit de:

le sens de la rigueur dans k tr~l\ ail. k sa!J.ri~ ne se satistàit pas de l"à peu

près

la créativité et le sens de 1 ïnitiath e : 1" appr~cié est jugé sur son sens de

lïmagination. sa capacité à tromer des solutions adaptées à des problèmes

ponctuels. sa réactivité

les compétences présumées liées:\ sa formation

les compétences validées ou n.x:onnues. liées à son expérience

professionnelle.

L · é\ al uation porte aussi sur :

- les potentiels.

- les connaissances (le savoir).

- le leadership (le savoir tàire faire l.

Les procédures de l'évaluation : Elles répun~..knt ô Ll '-luestion: comment tàin: ou

évaluer avec quoi ?

Cardin. Guérin et Pigeyre ( Gesfion des ResiOiil"l't'\ Humuines : Ed Dunod. Paris. 1977 J

établissent une relation entre la proc~dure d les autrès composantes du processus. Ils

résument ainsi cette check-list :

-date: choix du moment auquel duit se derPuler !"appréciation

-support de l'évaluation: élaboration èt \alidation de la grille

- information. puis formation des appréciatc:urs

Lanœment de l'évaluation : organis~lllt\11 des " \ agues » successl\es. depuis

r encadrement supérieur jusqu'au bas de la hi0rarchiè :

-tableaux de bord de réalisation : pourcentagè des salariés évalués

-circuit documentaire et archi\age.

31

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut dïngénierie du de::. Ressources Humaines. CESAG. -+' prnmntinn. t1Ctoore :2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan::, une Agence de lïnformatique

Les référentiels d'évaluation

Ils répondent à la question :au nom de quoi é\ aluc:r )

L'évaluation peut tàire référence implicitement nu explicitement à une certaine

conception du service public. à une ambition d'acquérir ou de conserwr une position de

leader sur un marché ou à une mission de dé\ doppcmc.'nt de la science ou de contribution

à la mise c:n œuvre: d"un idéal humanitaire:.

E. Enriquez met c:n rapport formes d"organisati~)ns. ,Ji\ èrses modalités de J"é, aluation ct

rdërentids sous-jacents :

- la structure charismatique qu·on peut définir comme une organisation où le chef

occupe une place centrale et a pleine Jutorité sur lés subordonnés

la structure bureaucratique considérée cumn11:· un système hiéran.:hique de rôles

impersormels

- la structure coopérative caractérisée par une forte interdépendance entre les

membres de l'organisation dans la poursuite de kurs propres objectifs.

Mintzberg a élaboré différentes contigurati~_lll::' organisationnelles qui fournissent des

archétypes de 1· appréciation :

- la structure simple traite de l"é\'aluation au coup par coup. de façon subjectin: et

informelle (on est proche du modèle crEnriqual:

la bureaucratie mécaniste met 1· acc.:nl :--ur L! noTion de poste. Les postes sont

pesés. décrits en termes psychométriques. ks performances sont mesurées ct

référées en standards :

- la bureaucratie professionnelle s·appuiè essentiellement sur les diplômes: elle

donne une place à la cooptation et pri' i k\!Îe ks systèmes grade - ancienneté :

- la structure divisionnalisée dé\eloppe des dispositifs d'évaluation basés sur les

objectifs et favorise les mobilités de nature ù former les potentiels de généraliste

dont elle a besoin :

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngènieriç du Dé\eloppement de~ Ressources Humaines. CESAG. -+· pt'llllll)titlll. t>dl)bre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !Informatique

- la structure adhocratique s'intéresse aux compétences : elle mobilise des réseaux

ci"acteurs dans le cadre de projets: ces réseau.\ e.\ercent une intluence sur les actes

d · é\ aluation.

Un système d ·évaluation peut s ·anal: ser comme un ensemble de réponses apportées

aux questions correspondant aux composantes de 1" é\ al uation.

Après moir analysé ce qu'est l'é\aluatiun. '.t.'s lll•jeLtifs. son objet. ses procédures. ses

référentiels. nous nous proposons d"approfondir 1" entretien individuel qui constitue le

mode d"évaluation le plus usité.

Mise en œuvre de l'évaluation par la méthode de l'entretien individuel

L'entretien individuel

Pour qu"une évaluation soit crédible. il faut qu.ellc obéisse à des méthodes elles-

m2mes fiables. transparentes d \alid-.·s 1 ·-.,,alu~lli~m est un << processus, qui se

déroule dans le temps. qui comporte des acteurs. qui utilise une série d'informations.

Les méthodes se doivent d"être objecti\c.'S. c·t.'st- zt- dire ne doivent pas introduire

d"arbitraire dans les jugements et les décisions. \.Je pas faire intervenir des préjugés ou

des opinions qui biaiseraient les résultats dont 1" e.\ploitation aurait des conséquences

significatives pour le salarié.

Différentes méthodes d"évaluation existent. qui om été évoquées beaucoup plus haut:

- ré\ al uation

- 1· auto-évaluation

- le feed-back 360°

- l"assessment center

- 1· entretien collectif

- l'entretien individuel

Nous retenons !"entretien individuel qui est adopté par un grand nombre d"entreprises.

Il représente un moment fort d"échange entre le collaborateur et son supérieur

hiérarchique. Et on distingue trois types cr entretien ·

lEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1-" promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

libre (résoudre ensemble les probkmt':-> 1 i 1 t:".:po;,e à une com ersa ti un l)Ù tous les

sujets sont abordés parfois ceux sans rapport direct awc le travail. sans méthode.

-directif: (dire et vendre) on exposè au salarié ce que ron pense et. sans vraiment

1 ïm·iter à exprimer son point de vue. on tente de le convaincre de la justesse de ce

constat.

se mi directif (écouter. dire et \endre l i 1 · sse des temps de respiration et de

parole afin de permettre à l"évaluateur et à l"é\alué de parvenir à résoudre ensemble

les problèmes avec méthode.

C est ce dernier type qui est le plus répandu d-:s méthodes tf t'ntretien.

Préliminaires à J'entretien d'évaluation

- la formation des évaluateurs

-la confection des fiches d"évaluation èt kur prés-:ntation aux parties

- la préparation psychologique de ré\ o.! ué

la remise préalable des fiches d" -:ntrcti-:n

- la détermination de la date et du lieu Je 1· entrètlen

Processus de J'entretien d'évaluation proprement dit:

L."enrretien d"évaluation répond à trois qu\.?SlÎtlll;, ,,~~urquoi. commt'nt. quand·:

Pourquoi?

L ·entretien permet aux collaborateurs et au\: n.·spPnsables de tixer des objectifs. de

mesurer la contribution réalisée. les compétences t't les comportements professionnels

manifest~s durant l'année et dïdentifit:r k:' dom~1inl's d'acti\ités d de compétences

pour l'année à venir.

Comment?

li s·agit ici de la méthodologie de !"entretien. Comm-:nt taire pour ne pas déstabiliser

un salarié pendant ce rendez-vous redouté.

Demander au préalable une autoé,·aluation. Cd exercice permet au salarié

de formuler un plan de carrière clair. De son côté. J'appréciateur peut examiner

les qualités mises en avant et juger t · Jmbiti,Hl \.lu collaborateur. Pour é\ iter qu-:

34

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dl ierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. pronwtion. Pctohre 2005

Elaboration des procédures elu cycle RH dans u11e Agence de !"Informatique

!"employé ne se censure. il faut llni'urm'-T '.Jlll' toute différence cl"appréciation

sera discutée lors de !"entretien.

Se référer à un support écrit. Ln rappcm d'évaluation contenant tous les

commentaires reste très utile. Il pernwt Lk cunsen er un « histuriq ue >> et sert

de repère à 1 'entretien suiYant.

Juger avec équité et adresse. Il l~lllt 0\ lKluer les points faibles sans être

négatif pour ne pas entamer la moti\ ation du collaborateur. Il est important de

sa\ oir reconnaître les performances ck celui-ci. pour lui faire prendre

conscience de sa contribution dans les bons résultats de 1 'entreprise.

Il s·agit d'évaluer la performance et non la personnalité. On ne mentionne la

personnalité de 1 'employé que si celle-ci affecte sa performance.

- Fixer les objectifs pour l'année à venir. l.e hut est quïls concilient le plus

possible. plan de carrière et stratégie de !"entreprise. Des objectifs clairs sont

appréciés des collaborateurs. car ils orientent précisément leur rôle.

Quand'?

Il faut éYiter !"effet de surpnse. L ·employé doit être informé de la ou des dates de

!"entretien. Ceci préserve une communication OU\ ene. Donc des entretiens semestriels

ou annuels. en préYoyant des plans d ·act Îl 1n~ currecti \es. 1· essentie 1. c ·est que

remployé soit informé à temps pour quïl puisse se préparer.

A la fin de !"entretien. le document final doit être relu ensemble afin que les deux

parties soient d'accord sur tout ce qui a été noté. de procéder éYentuellement aux

corrections. Une fois que tout est clair. ledit document doit être signé par les deux

pa11ies: Il ne s·agit pas d'tm piège. c·est tuut simplement pour é\·iter plus tard des

malentendus et de pouvoir se référer à un document consensuel.

L ·entretien ne doit pas être perçu comme une occasion de règlements de compte. de

sanction ou de sélection. celui-ci ne doit s"attacher qu·aux faits et ne pas juger la

personne. car des préjugés peuwnt l~lllsscr k déroulement et les réqtltats de

35

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur ci"lnt!énierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG .. r rm>llllltillll. lldllhre :2005

Elaboration des procédures du c;.cle RH dans cllll' -\gence de l'Informatique

l'entretien. L ·exploitation des résultats sèrait alnrs ditlicile car. il ' a une , te

collecti,·e après !"entretien.

Le modèle de fiche d'appréciation que nous a\ ons établi est présenté en annexe.

3.3- Formation

La formation a un lien très fort a\ ec la gèstinn prévisionnelle des emplois. la

moti,·ation des salariés et la communicatinn intèrne de l'entreprise. Elle est enfin

génératrice de coûts qui peuvent être importants.

La formation est un domaine de le G.R.H. qut suscite de nombreuses attentes et

mobilise des moyens importants. Elle permet au.\ dirigeants d'entreprises de donner

une deuxième chance à ceux de leurs agents qui n·ont p<1s pu accéder ;l des études

initiales professionnalisées ou très pousséès. Cir~kc à la formation. ces derniers

pourront avoir une promotion interne et sociale qui leur permette de mieux s'épanouir

dans leur travail.

L "instauration de la possibilité pour 1" employé de benéticier d ·un congé individuel de

formation. offre un espace à 1 ïnitiati\è indi\ iduel k. comme une opportunité de liberté

par rapport à la formation finalisée sur les besoins de !"entreprise dans le cadre du plan

de formation.

Tout employeur doit normalement participer financièrement à la formation

professionnelle continue de son personne 1.

La formation apparaît donc comme une condition de l'employabilité pour k salarié

et de la compétitivité pour l'entreprise. Cependant. l'action des sociétés en matière

de formation est entourée par un certain nombre de dispositions légales et

con\ entionnelles. Elle s'inscrit dans un plan de fnrmation.

36

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur Llîngéninic> Liu DéH:Inppemellt de-, Rcssllurce-, Humaines. CESAG. -r prc)nwtillll. uctl1brc ::'005

Elaboration des procédures du cycle RH dan-. un-: Agenœ de 1 Informatique

plan de formation doit planifier et organiser les actions de formation en fonction

des objectifs retenus. c'est-à-dire la liste de mo~ ens préYus pour atteindre les objectifs

définis. Il comprend :

les objectifs

les priorités

le contenu

la démarche pédagogique

la durée

le calendrier

le budget

les catégories de bénéficiaires

la manière dont les actions sçront é\ aluées.

ne attention particulière doit être portée à la ddïnition des objectifs. Le plan de

formation sïnscrit normalement dans un processus d.é\olution de l'organisation du

travail. La formation est rinstrument priYilégie du dén~loppement des compétences.

L'approche formation et la logique «compétences»

Les grandes entreprises les plus performantes placent le concept de «compétence>> au

coeur de leurs stratégies de gestion des ressources humaines. et cette tendance semble

maintenant gagner de plus petites entrepri-..es ainsi que œrtains secteurs de la fonction

publique. Bref les directions commencent à s'interesser de près au capital compétence

détenu par leur personneL

Dans le contexte de plus en plus contraignant de l'internationalisation marchés. de

l'accélération des changements technologiquè:-i et de la nécessité de continuellement

inmn er pour survivre. la prévision des no li\ eau\ besoins de compéh:·nces et k

déwloppement de ces dernières apparaissent ainsi chaque jour davantage comme l'une

des variables stratégiques-clés de l'adaptation et du développement des entreprises.

L'enjeu pour les entreprises est donc désormais de pan·enir à assurer le repérage. le

développement et la maintenance de ces JhHl\elles compétences.

37

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+ ... pronwtion. nctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une :\.gence de l'Informatique

Elks doi\ent en effet pouvoir s'appu~er -,ur de"": ~t-:.'mes efficaces de recrut~:ment. de

sélection. de formation et de gestion des c~1rrièn.::--.

La formation est aussi au centre des préoccupations de la G.R.H. Elle remplit en effet

plusieurs fonctions essentielles pour !"entreprise. èlle a un lien très fort awc la gestion

prévisionnelle des emplois. la motÎ\ ation Lks salariés et la communication interne de

l"entn~prise. Elle est enfin génératriœ de coùts qui peuwnt être importants.

A la question : quelles sont les compétences ~• développer pour atteindre les

performances souhaitées? Le manager répond ~1Lt:\ questions suivantes :

Comment détecter les besoins f)

Comment adapter le parcours et les modes d·apprentissage à chaque

apprenant?

Comment proposer au collaborateur des combinaisons appropriées pour lui

permettre d'apprendre vite et bien·:

Comment faciliter l'acquisition des compétences'?

Comment encourager. motiwr. répondre. appuyer. accompagner dans le

foisonnement quotidien et le peu de tL'mps imparti ?

Comment élaborer le plan de formati\)11 ct 1Jrganiser la formation '?

Comment se préparer soi-même. encadrant. au:x évolutions de r entreprise. des

métiers. des équipes et des personnes. à utiliser les nouvelles technologies. les

nom elles méthodes. etc. 'Î

Comment mettre en oemre ks dCll\11lS ~k r. 'iïlUtl~)n .,

Comment évaluer des résultats '?

Le processus de détection des besoins de formation

Ce processus se déroule en cinq étapes :

Analyser les résultats chiffrés de r équipe et 1 ïnventaire des compétences.

Comme outil. ron dispose des tableau:x de burd des résultats et de la matrice

des compétences collectives.

38

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -f promntinn. uctnbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan::. Ull\.' .-'\gence de lïnformatique

L ·analyse consiste à s'interroger aussi bien sur les raisons d'une réussite que d'un

écart. de repérer les leviers (.factions sur ksqucls il faut agir liés à !"organisation.

au management. à la communication ou aux compétences. L ·analyse des

compétences dégage l'inventaire et les risques à travers les forces et les faiblesses

de réquipe.

Faire le lien entre les performances ct les besoins de compétences en

identifiant les besoins qui corn:spondent ;lUX fondamentaux des métiers. les

modules pour le renforcement des compétt>nces globales et les compétences

complémentaires à développer ou à troun:r.

Formaliser le développement des compétences awc le service de formation

et les concernés en partenariat et colbhPration entre managers. servtces

formation et organismes extérieurs pour h1ciliter !"élaboration du plan de

développement de façon globale.

Décliner le programme de déwloppement des compétences au mveau

individuel. La relation formé/employeur est. de ce tait très importante dans un

projet de formation au sens où !"employeur et le formé doivent trouver dans la

fôrmation une réponse à leurs besoins.

Mettre au point les projets de développement des compétences en

planitlant concrètement la réalisati,1n des pruiets de formation. Des difficultés

peuvent apparaître au niveau de la \·olnnté dl.' concrétisation du tutorat ou de

1· accompagnement.

Les besoins en formation

La plupart du temps. on constate que ks besoins r~ds de rentreprise ne sont pas

suffisamment pris en charge par les actions de formation mises en œuvre.

Les responsables de formation recueillent des besoins exprimés par la hase

op~rationnelle sans se préoccuper outre mèsurc de la configuration des postes de

r entreprise ou des compétences requises pour occuper ceux-ci.

39

ZHNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur (i'lngénierie du Dé,eloppement des Ressour..:es Humaines. CESAG. ~" promotion. tKtobre .2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

Pour pallier ce fait de plus en plus un s ·,1nenk \ers «le développèment dr:s

compétences». la formation en étant une des modalités: il s'agit d'une t(xme de

gestion des compétences privilégiant la mise à disposition de celles-ci par le biais de

la formation. non pas de façon gratuite m~us pluh·l\ pour combler k hiatus '-'\Îstant

entre le requis et le disponible.

Ainsi. les besoins en formation ne sont plus suggérés par les salariés. ma1s

concrètement identifiés sur la base des performances obsenées. d'un projèt ou d\me

\Olonté du sommet stratégique pour bire h1œ ù des innm·ations en vur: d'adapter

l'entreprise aux réalités du marché.

De ce fait. les actions développéès sr:ront \ i suai i sees ~~ tra \ r:rs 1 es étapes sui\ émtes:

Acquisition et utilisation des connaissances pour traiter les problèmes réds

de 1· entreprise

Développement des comportements adéquats

Restitution de rensembk des acquis d~ms le contè:-.;te global de rentrr:prisc

Renforcement des capacités r:n \ur: de réajuster les acquis à la réalité de

1· entreprise

[_'an ah se des besoins en fôrmation r'-·pt~se g-.;Ik;ralement sur les résultats d'une

enquête auprès du personnel. r étude ,ks ptbks de trm ail et des changements

technologiques et organisationnels.

L ·analyse du poste de travail permet par contre de déterminer les besoins en formation

compkmentaire nécessaires pour la maïtrîsc dc 1~1 ~itu~ttinn professionndk.

élaboration du plan de formation est t~lite apr2's le recensement et 1· analyse des

besoins. Le choix des besoins priori mires relè\ e de la politique de formation de

r entreprise. Cette dernière est l'un des \ olets de gestion stratégique de remploi dans

l'èntrcprise. C'est aussi un des mo~ens de rép\ltldn: au:-.; attentes des salariés et en

particulier à celle d'employabilité.

ZEINE

..j.()

DESS GRH Institut Supérieur cf Ingénierie du Dévdoppement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promnti,1n. o-.:tobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Les gestionnaires des ressources humaines doivent faire en sorte de pouvoir répondre

aussi bien au.\ attentes du personnel qu·au\ besoins Je rorganisation.

Le droit à la formation professionnelle a sou\eiH comme conséqüence de rendre les

employés plus attentifs à la stratégie de leur entreprise et aux possibilités de carrière

qu·elle leur ouvre.

Les méthodes centrées sur les besoins de compétences de l'organisation

Elles partent toutes du pnnc1pe de 1 ïdentitication des écarts qualitatifs entre les

besoins de compétence requis par une actÎ\ ité prof~ssionnelle et les ressources

humaines disponibles. La formation est run Ill\)yens pour combler cet écart.

L'analyse des compétences requises par un emploi

Type d'objectif

• Perfectionnement individuel

• Perfectionnement collectif pour améliorer lès performances

• Formations (professionnelles) dïnsertion

• Réussir un investissement et/ou un changem.:nt d·organisation

• Formations aux métiers.

Il s'agira ici de décrire de tàçon systématiqw;; l'ensemble des compétences requises

par un emploi actuel et par son évoluti,m pré\ isîbk (si celle-ci n'est pas en rupture

totale avec !"existant). Cette description Cll!K~;.'rnl..' k poste ou !"emploi (le plus soun~nt

regroupement de postes ayant des proximités de contenu). Les besoins de formation

découleront de la comparaison du niveau des personnels occupant ou devant occuper

ces emplois et des exigences de compétenœs liées ~Il \:-mploi ainsi décrites.

L"l.'.\ploitation Je œtte description puun~t cu<.: :,:l,dd.: (l~mn..:r ù la glohalit~· du posh.')

ou partielle (former ou perfectionner à l'un des a;-;p~...·ets du poste).

.fl

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG, .{ pmnwtion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH clan.., ur11:: Agence de l'Informatique

Conclusion

Si la formation est un moyen important pour k développement des ressources

humaine~. la rémunération rest aussi. [ ~l r0munération s·avère être un domaine

extr~mement important de la gestion de~ 1\:'ssource:-. humaines en entreprise. pour ne

pas dire le domaine le plus important car nn Ile smtout pour gagner de l'argent.

La formation apparaît comme un outil de pertonnance dans la mise en œuvre d"une

politique de gestion des carrières. Ln prisc cn C'\lllli1te des résultats de ln fi.1rmatinn

piani permet de procéder à une g-:stl\111 1~1 plu:-- <lhJèctiv è possibk des carrières <Ju

sein de 1· entreprise.

L'évaluation du personnel apparaît comme la forme de motivation la plus objectiw

pour employés d"une entreprise. Cest pourquoi elle est pratiquée dans toutes les

entreprises sous une forme ou unè ~1utre nwis toujours pour un meilleur

déwloppement du personnel.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur Jïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4'. prl11lll1tir•rL uctobre .::005

Elaboration des procédures du cycle RH clan~ un;;: :\gence de rlnformatique

Chapitre 4: Approche méthodologique de collecte des données

La collecte de données est une phase essemic·l k cf un CYcle RH. elle permet de

recueillir les informations de ce cycle RH.

Nous présenterons le modèle théorique de notre étude. les méthodes de collecte de

données. la mise en œuvre des techniques et le démarche d'analyse des données.

-t.l- Modèle théorique

En matière de cycle RH. on peut a\ o1r autant de modèles théoriques que de

concepteurs.

-B

ZEINE T'Vlariam. DESS GRH Institut Supériemll'lngcJiicrie du [)éq:loppement de~ Ress,1urces Humaines. CESAG .. r pl\lllll1tilliL lîCt,îbre .::oo5

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !Informatique

Nous allons adopter le modèle qui suit

Figure n°2 : Modèle théorique

ETAPES

Prise de connaissance de l'Agence

Elaboration d\m manuel de procédures

Validation

Diffusion du manuel de procédures

Ol1TILS

-Entretiens -Recherches documentaire~

- Obse1·\ at ion

- Structure du manuel - Le c,>JllèTHI du manuc:ILiu C\ck RI!

Règle de formalisation

- Les procédures du cycle RH conçu - R~gle cl'npiL,itatiL)n

Schéma créé par nous-mêmes à partir de ditTérenks lectures.

RESULTATS

Bonne con­naissance de ]"organisation

Choi:-.. des procédure~

Manuel de procédures COIH;u

Manuel de procédures appliqué

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -t' prLîmotion. \Ktobre 2005

/

Elaboration des procédures du cycle RH clans un~ Agence de l'Informatique

-t2- Techniques de collecte des données

Après avoir exposé les objectifs de l'étude pur une> rencontre avec les opérationnels.

nous nous attèlerons à la collecte de donnée·~ au Ct\l!rS de laquelle plusieurs tc'chniques

seront utilisées: l'observation. lïnten·ie\\. l'analyse documentaire.

La technique de l'obsen·ation : très fondamèntale. r observation rense1gnè

sur la réalité des situations. Elle est une méthode de confirmation de données

recueillies à partir d'autres teclmiques. Flk o. donc une dimension double :

recueillir et fiabiliser ou enrichir lïnformmion.

Nous anms procédé à une observation méthodes de travail et assisté au tra\ ai 1

d·équipe. diftërentes tâches recensées feru nt 1" objet d \me analyse en n1e de

définir les activités. Après cela. il faut solliciter les a\is elu manager et de rassistant

en vue d·une validation des activités identifiées.

L'observation directe permet d'aborder r analyse de la valeur des activités ment'es. les

conditions de leur réalisation et la consommation ,Jcs n:ssuurces. Seul.: 1" ubs~.:n atior1

donne un aperçu de la mesure de l'utilisation de œnaines ressources identifiées.

Il sera aussi question de rechercher la cause de certaines activités. il s'agira de voir

quel est le déclencheur ou le tàcteur de eon:-;,1111mation de chaque action.

La technique de l'interview : la préparation aussi bien de lïnten ievvé que de

lïntervievveur est nécessaire à cett<.' phase. en particulier dans le cadre du cycle

RH. Dans les expériences de t·élahoratinn J·un cvcle RH. rentren1e est la

technique la plus utilisée.

Elle permet d'identifier les activités. l)n-: entrent<.' doit ètre bien structurée pour é\ iter

d"ennuyer l'interviewé en posant des qu-:stions précises. En outre. une: capacité

d'écoute développée. une attention particuli(>re et de restime ù l'endroit de

lïnterlocuteur sont des atouts.

-t5

ZEINE rvtariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -l' prnnwtinn. octubre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de ~"Informatique

--·····-----------

Les entretiens seront sollicités au niveau du directt'ur dt' mission et son assistant. Ceci

permettra de recueillir des informations et de compléter les éléments re le\ és au cours

de l'observation.

La consultation des documents : elle complète les données des techniques

précédentes. c ·est un excellent moyen de rt'groupement donc de validation.

Nous envisagerons de consultt'r les diftërt'nts mémoires du CESAG. les cours

de nos intervenants. les diftërent-.: PU\ ra?:2~..·:-.. différ~..'nts manuels de procédures.

l'organigramme de l'Agence et le tableau des effectifs.

Etant dans un domaine où les NTJC sont de plus en plus privilégiées. nous a\ ons

etTectué la plupart de nos recherches sur internet.

La section qui suit porte sur la mise en œune des techniques exposées précédemment.

-L3- Mise en œuvre des techniques

Nous aYons effèctué au préalable une prise.' ck C\)J1naissance pendant trois semilines

pour cerner les relations entre le cabinet et r Agence. Le second objectif de cette prise

de connaissance a été d'identifier quelle est la procédure de travail entre le cabinet et

1" Agence. Globalement la collecte de d\)nnécs s' èSl dL'IK!ue sur un mois.

Nous avons essayé d'effectuer notre collect.: dç données sans entrawr le bon

dérouh~ment des activités accomplies par k perslmnel. Ce personnel est une source

très importante dans la phase de coll eck_ Le temps dé\ olu à notre stage n ·a pas été

sut1isant.

L'observation a été la principale technique qu1 nous a perm1s dïdentifier ks

diftërentes tâches étant donné qu·au début le personnel aYait une awrsion pour le

questionnaire. A la suite. nous avons soumis au manager une procédure répertoriant

!es diffërentes activités du C\c]e RH et une pr\1pusition de fiche d·é,aluatiun du

personnel.

46

ZEINF \llariam. DESS GRH Institut dïn~ènl\:.'lï~è u Dé'- des Ressource~ Humaines. CESAG .. f pi"lllll\lli\111. u<.:JObre 2005

Elaboration des procédures du cycle R Il d;m~ un,· Agence de 1 'Informatique

A lïssue des entretiens avec le personnel. une documentation a été m1se à notre

disposition : les différents manuels de procédures et modèles de fiches de poste du

cabinet.

Les besoins en information recueillis sont destinés à une analyse sui\ ant une

démarche et ce par l'intermédiaire de qut:lques outils.

-tA- Démarche d'analyse et de traitement de données

Le nombre de données sera traité manuellement t:t une grande partie par traitemt:nt

informatique. Le logiciel Excel aidera ~1 la conkction des difterents tahlemt\ et k

logiciel Word pour le traitement de texk.

Les outils d'analyse de données que stmt Jçs k)giciels Word et Excel serviront a

analyser les données recueillies au cours d.: la phase de collecte de données.

Les résultats d'une collecte de données sont CO!Telatifs aux techniques utili à leur

mise en œuvre et à la perception du personnel. Les données collectées et traitées

sui\ ant une bonne démarche d'analyse constituent un facteur clé de succès.

Conclusion

A 1 ïssue des différentes revues de la littérature que nous avons effectuées concernant

la nouvelle méthode du cycle RH en g~néral ct èn particulier dans les t:'ntrcpriscs

privées et publiques. nous avons élaboré un lllth:10k· théorique de la déman.:h'-'

d'élaboration des procédures du cycle RH a\ec comme phase finale IL' manuel de

procédures.

A chaque modèle théorique correspond un résultat hi.:n précis.

L'application d'un manuel de procédures dans une organisation est très importante.

47

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérit:m dïngènicrie du Oé\eloppement des Res;,ources Humaines. CESAG .. f pt\ll1ll>1t,•n. ,lc:tdm: ~005

Elaboration des procédures du C)Cie Rll dan~ une \gence de !"Informatique

DEUXIEME PARTIE :

ELABORATION DES PROCEDURES D'UN

CYCLE RH DANS UNE AGENCE DE

L'INFORMA TIQUE

48

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+' pronh>tîon. ,1cwbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Lorsque les objectifs généraux de 1· élahoraticm du manuel sont arrêtés. les rédacteurs

doiYent identifier les domaines concern~s par k futur manuel. Par conséquent. ils

doivent identifier les processus. les modes opéra toi res. les procédures ou les tàches qui

doiwnt être formalisés. Le choix des processus doit être fonction des risques auxquels

1· acteur peut être confronté.

maîtrise de ces risques.

d'fet. les processus retenus doivent permettre une

Cest au cours des rencontres formelles. awc la hiérarchie et les responsables de

services. que !"équipe définit les objectifs spécifiques relatifs aux futures procédures.

Ces entretiens Yont aussi lui permettre d~...· drr:ss..:r la liste des informatil)Jb que chaque

objectif spécifique doit comporter. ( ~kmoir~_' \djoua \ IOIIAIVIED " F!uhorurion

d'un mcmue! de procédure: Cas du Forum du Duktll' .lgricole: 2003-200-1 ").

Le manuel de procédures de GRH

Des procédures de planification et la gestion des ressources humaines. )

compris la gestion administratiYc du personnel. la paie et les politiques

générales de bureau: les heures de bureau. k lieu de tra\ail sans tabac. la

propreté du bureau. les congés (annuel. maladie. maternité/paternité.

exceptionnel). les consultants.

Des procédures disciplinaires et Lf-~, aluatilm du perslmnel

Le manuel de procédures administratin"s è't financières

Une procédure est un enchaînement de tâches .:kmentaires standardisées d~c!L'nchées

en amont par l'expression d'un besoin .:t lm1itt'es en a\ al par !"obtention d"un résultat

attendu

Le manuel des procédures est un référentiel à usage commun qui détaille les

di fterentes étapes dans r accomplissement d ·un~...· '111er~ll ÎlHl. la manièrc dont celle-ci est

exécutée. et les ditTérents niveaux de responsabilitl..'.

Cest un guide opératoire qui répond aux questions suivantes : par qui. quand. où.

comment et pour quelles fins une opération doit-ellè effectuée.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines, CESAG. -t'' prlllllotion. o.:tobre 2005

Elaboration des procédures du c;cle RH dan~ une \g,ence de lïnt\xmatique

La démarche :

Lancement et orientation générale de la misswn

Evaluation du dispositif de contrôle' interne

Elaboration des différentes procàiurçs t ,wganisation. GRH. administration.

finance et comptabilité)

Validation

Formalisation du manuel

Validation (cohérence d'ensemhkl

Diffusion et Formation.

Cours du manuel de procédures M. Moussa YAZI Responsable du programme Audit et

Contrôk de Gestion. 2004-2005.

5l)

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement de:c. Ressources Humaines. CESAG. -1' p!\)lllOtiun. ,î-.:tobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1 "Informatique

Chapitre 5: Présentation de l'Agence de l'Informatique

L · Agenec: d ·Informatique est située à Dakar où se concentre la majorité de ses acti \ ités

mais elle prévoit de s'étendre sur toute l"étenduè du territoire' sénégalais où se trouvent

des démembrements de l"Etat. tel que défini dans sa kttrè de mission.

5.1- Cadre juridique et institutionnel

L ·Agence est une structure administratiw autl)nome dénommée Agence de l'Informatique

et rattachée au Secrétariat Général de la Prés!Lielh."t.' t.k LI République. Elle est chargée de

la mise en œuvre des Systèmes dlnformatique

L ·Agence de llnformatique a été créée par k décret r{'2004-l 038 du 23 j uilld .200-J.

fixant ses règles d'organisation et de fonctionnement autour des principaks ronction:-.

administrative. technique. financière et comptable. Les organes de 1" Agence Cl)mprennent

le Conseil de Surveillance et le Directeur Général. nommés par décret.

Elk .:st .:hargée de mener et de promou\nir. en coordmat!on r.nec les différents senîces

de 1" administration. les autres organes de 1 Etat et les Collectivités Locales. tout type

d'actions permettant de se doter d'un dispositif cohérent de traitement et de diffusion de

l'informatique. répondant aux normes internationaks en matière de qualité. de sécurité. de

performance et de disponibilité.

5.2- Missions

Des orientations et miSSIOnS fixées par décret. r Agence Informatique participe à la

définition de la stratégie de 1" Administration è kctron iq ut:. communément dénommée

« e-goll\ernement ».de I"Etat du Sénégal en\ Ul.' ~_k:

Doter l"Etat d"un système dlnformatiquè et d\mtils d'aide à la prise de décision

Pérenniser et sécuriser les archives de 1 "Etat en dotant celui-ci d'une mémoire

électronique

51

ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur d'Ingén1~rie du Développement des Ressouru:-. Humaines. CESAG ... r prnmotinn. lh:tohrt: 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan:-> un.: \gence de lïnformatiqu-:

hlurnir au citoyen ct aux entreprises uth.' inli.T!'èh .. 't' déœntralisée d'accès à

1· Administration

Définir des indications de performances des syst~mçs d "information mis en place.

et en assurer le suivi

Evaluer 1 ïmpact des investissements t\.'al ise:-> d~ms le domaine de 1 ïnl\m11atique

Contribuer à la bonne gouvernanœ Jll)tamment par la promotion de la télé

démocratie.

D'une manière opérationnelle l'Agence dç l'Infnrmatique assure les missions spécifiques

suivantes: assistance et expertise'. admini:-;tLttillll et sécurité. rationalisation des

acquisitions et gestion du patrimoine informatique: de l'Etat.

Elle a également des missions spécifiques telles que la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise

d'ouvrage déléguée pour les entités qui dispn:-.ent de --·ellulè informatique. la cnnrdinatÎlll1

technique des projets informatiques. le pillltagl' de~ programmes de furmalion. la

promotion de technologies de 1· information et dç la communication.

5.3- Structure organisationnelle

L'Agence comprend deux organes:

Le Conseil de Surveillance qui suit ks acti\ ités dt: l'Agence de rinformatiquç et

approu\·e les documents (programmt: d'aclÎ\ ité. budget. comptes financiers et

manuel de procédures) soumis à son apprnbatilllL Il est présidé par un représentant

de la Présidence de la République d compte huit membres qui sont nommés pur

anêté du Président de la République sur propositions des administrations

concernées

Le directeur Général: l'Agence est ,Jirigee l'~lr un Directçur Général nommé par

décret il est investi du pouvoir dç décision nécessaire au bon fonctionnement de

r Agence. Le directeur Général peut déléguer certains de ses poU\ oirs à Sc'S

collaborateurs. Il est assisté de Direck'urs dont les attributions sont précisées par

arrèté du Président de la République.

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développerhent des Ressource-, Humaines. CESAG. --1· prc,nwti(ltL n~·l\)hn: 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan;:; une Agence de 1" lnfonnatique

Le Directeur Général supervise quatre Directeurs comprenant des unités :

La Direction Administrative et Financière

La Direction des relations extérieures L'l de L'c\mmunication

La Direction des études et de l'ingénierie

Direction de rexploitation.

Direction Administrative et Financière

Elle est chargée de :

La gestion comptable et financière

La gestion du personnel

L ïntendance qui comprend notamment la gestinn des luc aux. des

approvisionnement et véhicules

L'entreposage des matériels informatiques acquis pour l'Administration

La conduite des procédures administratin· d juridique.

La D.A.F. est organisée en six unités :

la comptabilité et les finances

l"intendanœ

la gestion du personnel

le magasinage

les contrats et marchés

Jçs archives et la documentation.

La Direction des Relations Extérieures et de la Communication

Elle est chargée des relations avec des entités der Administration pour:

recueillir les besoins exprimés

définir la réponse à apporter à chaque requ0tc en s'appuyant sur la

programmation faite par la Direction Générale

organiser et suivre le traitement des requêtes

définir et mettre en œuvre la stratégiL· de ct\mmLmication de r Agence

lEINE \:lariam. DESS GRH [nstitut Supérieur clîngénicrie du Développement des Ressources Humaines. CESAG . .tc promotinn. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

actions de promotion du syst~me

formation des agents de l'Administrations à !"utilisation des outils

informatiques

sui\'Î de la coopération internati,•nak'

La Direction des Relations Extérieures et de la Communication est organisée en

quatre unités:

les relations avec 1 'Administration

la communication et la promotion

la formation chargée d'organisèr 1 ïnitiati1m de~ agents à l'utilisation des outib

informatiques mutualisés

la coopération internationale.

La Direction des Etudes et de l'Ingénierie:

Elle èst chargée de :

mettre en œuvre des projets définis et programmés par la Direction Générale

assurer la maîtrise d'ouvrage technique de tnus

l'Agence.

projets impliquant

assurer la maîtrise d ·œuvre des projets e:-.:c:eutés par r Etat

prendre en charge les grands chantic:rs sous le: pilotage: de la Direction

Générale

assurer la veille technologiquè.

Elle comprend les trois unités suivantes :

les conseils et études

la maîtrise d'ouvrage et de lïntégration

la \Cille té:chnologique.

La Direction de l'Exploitation

Elle assure trois missions fondamentales :

la conduite de radministratinn ..:k \llu~ k .... :-;~ stemes inf()rmatiques ct réseau:-.:

déployés par !"Agence

5-l

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressourœs Humaines. CESAG. -+' pnmhltiun. 1H:Wbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan" une \genet: de lïnformatiqut:'

--·------------- ····----···~ -------------

le suivi du parc iniormatique de !'ctdmimstr~tlllln

le support des agents de r administration dans r utilisation des outils

mutualisés.

Pour assurer ses missions et fonctions. la Direction de :·1 :--;pluitmion s·appuie sur quatre

unités :

des réseaux chargés de radmmistration d dl' la maintenance des réseaux

des plates formes chargées de la su pen isi' 111 des systèmes informatiques

Lk la gestion du parc et de la mai 11tc:nancc

de la réception et du traitement des requêtes concernant les problèmès

rencontrés par les usagers.

Objectifs de la mission

:-Jous avons pour objectif l'élaboration d'un mam1el de procédures administratives.

financières. comptables et juridiques qui seront en 'igueur au sein de l'Agenœ ainsi que

certaines des procédures de contrôle internè. Cettè étape sera suivie d"une séance de

restitution et türmation au personnel.

Suite à nos premières interventions sur le tètTain nous a\ ons pu obtenir un organigrammè

qui a été modifié par notre équipe selon le conlènu du décret portant création de l"Agencè.

Les missions des différents Organès et Dir.:ctilllb (lill (·té Il

Un modèle vierge électronique de fiche de postè conçu par le cabinet a été transmis à la

Direction Administrative et Financière ,tu:-: ditfèrcnLS n:sponsables. L..: Direct<...'ur

Administratif èt Financier se chargè d·eftèctu..:r la cemralisatinn de toutes ks liches.

Le traitement de ces fiches nous permettr~1 (Ll\ oir une \ ision claire dès attributions

actuelles de chacun des opérateurs et facilitèra leur adaptation.

Les ressources financières de Agence

Les ressources financières de !"Agence lnt\1rmatique sont constituées par dès dotations

budgétaires destinées à son fonctionnement c'l SèS besoins d ïm estissement ainsi què des

ZEINF DFSS GRH 1 ~upèrieur d'ln:lèllJ<.:ri~· du Dé\eluppement des Re~"nurct.'" Humaines. CESAG. -r PJ"tllll\Hlllll. ,1(\(lhre :::oo:;

Elaboration des procédures du cycle RH cbn~ une \genœ de l'Informatique

ressourœs octroyées par les partenaires au dé\ eloppenk'nt. à ces dotations s'ajoutent les

rétributions versées par les bénéficiaires de sen iœs et d ·autres prestations fournies par

ragence ainsi que tout type de redevances dom le produit lui est affecté.

Les ressources humaines de l'Agence Informatique

En raison de la spécificité de rAgence. il noth est apparu capitnl de recueillir les fichec-. de

poste de l'ensc>mble du personnel afin d'a\uir uth.' \ isttlll pn.:·cise des différ<.:.'ntes tàches

effectuées et d'évaluer le rôle de chacun dans chaque procédure. celle-ci tàisant

systématiquement mention de l'opérateur concerné.

Le rh:~r:-,onnl'l est composé d'agents recnttL' dans k· cadre des procédures propres à

I"Agence. d'agents de la fonction publiqut' mi-; <:1 sa dtsposition mais également des

personnds provenant des sociétés publiques. parapubliqul's ou mixtes.

A partir de ce fichier du personnel existant. nous présenterons ci-dessous une brève

analyse des effectifs qui feront des tid1es par

~o 1 : Le tableau ci-dessous résume la répartition des effectifs par pôle :

Pôle Effectif

i Directeur !

Administration ----···------

].., _,

' ·'

~····--···-····--··~···--·--------···-····-·· ··~···-·--·--···--·-·····~···· ·-~····-----····

NB : L ·exploitation désigne le personnel qui est clwr~è d ·assumer le métier de 1· Agence

au bénéfice de l'Administration. Elle regroupe la Dirccti~111 de l'Exploitation. la Direction

des Etudes et de !"Ingénierie. la Direction de~ Relations Extérieures et de la

Communication.

56

ZEI"\IE 'v1ariam. DESS GRI-l Supérit.'ur d'ln;!Cill<.:ric liu Dé\eloppement dl.'~ Rc:-.suurcc-, Humaines. CESAG. -t' pn•mnri,•n. lît.:Wbre :2005

Elaboration des procédures duc::. ..:k Rll d<tJh une ~'l.gl'ncc de lïnformatiquc

Les principales remarques découlant de cette répartition ~ont:

• Le Pôle Exploitation est celui qui compte k plu:-; grand nombre d·employés (..J.9°û)

ce qui dénote l'importance de ce pôk m~tier au ~ein de !"Agence.

• La Direction Administrative et Financi0r~:' \ ient ensuite avec 33% de l'effectif

total. rappelons qu'elle regroupe le perstnm~.·l cl" appui.

Autres répartitions : dans le cadre de notre analyse succincte des ressources humaines.

nous nous sommes également intéressés à la répartition des effectifs par catégorie.

Tableau n"2 : Répartition des effectifs par c:.1t~g\xie

Catégorie Nombre Manager

1

l\1at13gers 1 !

L

'V1anagcrs 2 1

:

'V1anagers 3 1

' Cadres 2 1

1 1

Techniciens supérieurs 1

Agenb ::tdmmlstlatlfs

Agents qualifi~s

Conclusion

1

..J.

..J.

")

12

4 ~

L ·Agçnce Informatique est une agence nuu\ dkment cr~ée (septembre 200-J.) et ne

dispose pas encore de procédures fürmai is~es. 1 \:xistant est constitué cf arrêtés. de

décrets mais également des textes produits en Illlcrne.

Pour rationaliser ses procédures. rAgencc a ainsi 111Llbllisé les ressources humaines

nécessaires à l'élaboration des manuels de proc~dures.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dïngénicrÎI.:' du Développement des Ressource~ Humaines. CESAG. ~f' prom,)titm. odobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un.: .\gence de lïnformatiqut:

Chapitre 6 : Elaboration d'un manuel de procédures

ihec !"apparition des normes internation::de~ de qualit~ de la série ISO 9000. les

organisations ont dû. pour améliorer la qualité de leur gestion. se conformer à des

exigenœs normatives diverses. L ·obligation Lk fon na il ser les processus. les procédures.

les modes opératoires et les instructions de traYai l a donc conduit les organisations ù

concç\ nir des manuels de procédures.

Dès lors. certaines organisations ont \U unt' nt'llt' am..:lioration dè la maîtrise des acti\ités

du ÜlÎt des procédures formalisées. Pour d · autrt.:s. 1 ï 11111act du manuel de procédures sur la

gestion n ·a pas eu que des répercussions positin:s. etTet. certains manuels de

procédures ont alourdi le fonctionnemc:nt de l'..:ntreprise. favorisé un manque

dïmplication du personnel ou bien créé des di ni cuités de gestion du système:

documentaire de rorganisation. Le mudç ,r élaboration in1luc:nce donc la purtée du

manuel sur les activités de rorganisation. Vu lïne\istc:IKe de modes opératoires lors de la

phase de conception du manuel de procédures. i 1 con\ ient de faire preuve de prudence. de

rigueur et de professionnalisme.

Nous allons présenter les ditTérentes démarches d'c:lahoration du manuel de procédures

utilisées dans les organisations et dans rAgencc de l'lnftmnatique.

Elaborer un manuel de procédures est un tr~n ail minutieux qui demande un mmmmm

Lforganisatinn. Ce travail de conception a ~'''ur hul ~kcri r..: Îidè lemc:nt h:~ prncéd url..'~.

ou de lès améliorer au cas où elles présentent ..:crtain..:~ Lubless..:s.

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngènierte du Dè\eloppement des Ressoun.:e::; Humaines. CESAG .. r· pronwti<.lll. <.Ktobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unL· .-\gence de lïnformatique

6.1- La différence entre la démarche publique ct prh éc

Tableau 11°3 : Différence concernant la rédaction du eyck RH dans la fonction puhlique et privée

Prin~e Publique ---·····------------------····

Définition des nclcs

sous-cycles sont définis par lors d"un Les sous-cycles liés à la gestion des RH

rapp011 d ·orientation présentant les grandes sont définis lors de l'entretien a wc la

étapes de la mission personne en charge de la GRH au sein des

Les sous-cycles relatifs à l'évaluation. la

formation et le recrutement relèvent de la

compétencè de la Direction

\ linistèn .. 's

Les

transfcrL'S a la FP et à la Direction dè la

solde.

Opérateurs 1-------------------····-------------·····----- --------------····------·····------····-~

Les opérateurs au niveau du cycle RH sont Il txislè èn général en seul opérateur au

définies par leur fiche poste sein de la Direction qui gère tous les

Les opérateurs ont un pouvoir de décision

! au niwau du privé

aspects administratifs des RH

opérateurs au sein des Directions

publiques n ont qu·un rôle clïntégration et

Démarches d'entretiens

de support de documentation \ucun supplm de communication.

he~lucollJ' '-le prncédures int\.mndks

Difticult<..; pour rencontrer les acteurs

Temps de réponse sur les travaux assez

long

ZEINE \1ariam. DESS 1erie du Développement de~ Ressüurccs

Humaines. CESAG. -+' pronwtiLlll. ll<.:tobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan;; une Agence de 1 ïnformatique

6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de l'Agence

Pour l'ensemble des cycles (ensemble de proc~dure,; d-: la même nature) devam être

élaborés. la méthodologie utilisée consiste ù étudier k-.. pratiques actuelles sur la hase

d ·entretiens a\ ec les opérateurs clés.

Pour chacun des cycles entrant dans le périmètre de la mission. cette méthodologie a

adaptée à leur spécificité.

Les phases de notre intervention : Méthodoloj!Îe utilisée

Etude de cadrage : Objectifs

Déterminer les interlocuteurs

Identifier chaque procédure de notre perimètJ\.:

Appréhender le degré de documentation

Prendre en compte les contraintes de 1ll~mnin:; liél~S ù !a mission

Valider les formats des procédures à éli.lhlir

Travaux à réaliser :

Compréhension du fonctionnement des directions ct service utilisateurs

FJab<)ration des fiches de poste des operateurs ck;s

Pris.: d.: connaissance des documentations .::-..:istant.:s

Dét.:rmination du calendrièr d · .:ntn.:LÎL'ns ù mcJl\.:T ;.n cc les interlocuteurs.

Produits finis :

Liste des procédures concernées

()ua! ification de chacune de ces pme éd ure,; et "''li mati on Je charge ~..k r~..;;.!l i sation

associée

Fiches de poste.

60

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supériem dïngéni.:nc du Dé\elnppement cie:> Rcssour<.:t:'> Humaines. CESAG. -+" pronwtion. odL)bre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une \gence de l'Informatique

Rédaction du manuel de procédures : Objectifs

Analyse détaillée des processus

Rédaction de l'ensemble des procédures déterminées au cours de la phase 1

Etablir la table des matières des proccdurL'S rédigées.

Travaux à réaliser:

Entretiens sur chacun des éléments deYant générer la rédaction d'une procédure

Rédaction d\me procédure après ch~tquc --·ntrcticn

Validation de chaque procédure par 1· urilisak'ur .:t k chcr de projet

Prendre en compte les modifications e\ entllcllcs après \ alidation des opérateurs

concernés

Enregistrement de la procédure dans 1:1 table des matières des procédures

PrPpositions d'amélioration dans k prnccssus si '-h:s ZtHle sont identifiees lors des

entretiens et des rédactions de procédures.

Les fiches de procédures seront identifiées pour l'ensemble des cycles et se présentcronl

comme suit :

Chaque pwcédure comportera un sommaire présentant ks informations sui\ antcs :

1. le cycle et le sous cycle

' le numéro de référence

3. les diftërentes tâches et leur numéro

la page

5. lorsque la nécessité de rappeler le pwct:ss aurC~ éré établie. les principes ..:n seront

rappelés immédiatement.

La procédure elle-mème indiquera :

1. le cycle et le sous cycle

' le numéro de référence

3. la tâche

-l. l'opérateur

5. la tâche précédente

61

ZEINE \'1ariam. DESS GRH Institut Supérieur cl'lngenieri~ du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r f1r<lllh\ti<•n. ddobre 2005

Elaboration des procédures elu C)Ch: Rll ,l~llh Il' c: \~encc de I'InkmnatiquL'

6. 1· opérateur précédent

7. le fait générateur de la tâche à exécukr

8. la tâche à exécuter

9. la tâche suivante

1 O. r opérateur suivant

1 1. la date de la dernière mise à jour

L · ensèmbk dt:s procédures sera regroupé soth furmat ppi..:r et sur format électrunique

(fichiers PDF) permettant de naviguer aisém..:nt de lïchi<-T'- ù lichicrs.

6A- La structure du manuel

Il n·-:xiste pas de modèles prédéfinis concern~mt la pr·,;,enwti~.)n du manuel de pnH..:édun:::..

Toutefois. dans le souci de faciliter r accès à 1 ïnfornlati,m. la structuration du manud de

procédures doit être standardisée et basée sur un découpage bien organisé.

Chaque procédure est composée d"objectiL lk S\ll11111~lir..:. de tàche et d"opération.

Nous mons élaboré notre manuel de procédure.-.. de b manière suivante :

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng.<-'nieric: du De\cltlppement de, Rôsuun:c, Humaines. CESAG. -+' prt'l1h'lÎt'IL l1Ctobre 2005

Elaboration des procédures du cyclt~ RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de l'Informatique

SOUS-CYCLE :

SOUS-SOUS-CYCLE:

THE\H PRECEDENT:

TACHE:

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

OPERATEUR:

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

TilCHE(S) A EXECUTER:

TACHE SUIVANTE: OPER \TECR SUIVA~T:

DERNIERE MISE A )OL'R :Septembre 2005

6.., _)

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîng~11Îeric du D~\t·loppement dcc. Res:-.ource" Humaines. CESAG. ~- prlll1h1lll11l. dl.:l\1bn: ~005

Elaboration des procédures du C)ck Rll dan, un~ Agence de l'Informatique

6.5- Le contenu du manuel du cycle RH

Le contenu même du manuel du cycle RH doit retléter au premier point les principes

énoncés plus haut.

Tout d'abord la table des matières. Elle doit ~tre simple. tout en apportant assez de

précisions pour guider efficacement k leckur ù trm ers l'ensemble des textes et les

différentes sections. La table des matières doit ~tre 'ue comme un instrument de

recherche. sommaire bien sûr. utilisé dans la résolution des problèmes quotidiens des

utilisateurs. Selon l'ampleur et la complexik du mzmueL il faudra prévoir une partie

supplémentaire présentant 1 'Index des sujets ahord~s dans les directives.

On trouvera par la suite une série d'lnstructil)ns. regroupant dans un premier temps ks

objectifs du manuel, ainsi que les opérations et directi\·es décrites plus loin dans le texte.

Cette partie se présente comme suit :

ZEI?\E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4e promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

Agence de l'Informa tique

SOllfl~fAIRE CYCLE

Principes

Recrutement

Evaluation du personnel

Formation

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

65

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promotion. Clctobre 2005

Elaboration des procédures du C\<.:k Rfl da11:-. uni..' \genœ de lïnformatiqu~:

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL

Objectif du sous-cycle

Le sous-cycle a pour objectif

• Présenter les ditk'rent~'" d<1~ws i:1 suivre dans le cadre du recrutement de~ ,H.:c·nt~ dl' 1· \~enœ.

Sommaire du sous-cycle

SOUS- CYCLES

66

ZFP\E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngènicrÎL' du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+'promotion. tlCWbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

A.l.l.l

A.1.1.2

1 A.l.l.lO

SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL

sous-sous-CYCLE: RECRUTEMENT DU PERSONNEL CD/

REF.

Objectif du sous-sous-cycle

Le sous-sous-cycle a pour objectif de:

• Définir les tâche.-,, ,l(C(>ntplii· <.'Il Œ l]Lil concerne le recruteml'nt du

per~onnel en C'mr,1t .1 Dutü' lncktt>rnlirtL;e (CDI) de I'Agcnct'.

Sommaire du sous-sous-cycle

TACHE

---~-------

·\'>l>lclllt Adn1ln:."rJt:r

Chd du Bureau du Pc·r~''llllL':

A5s:stant Administr,lttf

67

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d"Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -f' rromtltiün. lKtobre 2005

' 'T

Elaboration des procédures du cycle RH clan::- un.: Agence de lïntormatique

Agence de l'ln forma tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/

TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRE CENT: Début du sou~-::;ous-cvde et sous-cvcle

" "

THEME:

Rappel

Rappel:

• Le n:•crutement du personnel cor se tait ,1\tY l'ap~'UÎ d'un Consultant en Ressources Humi1ÏI1l''>.

• Le consultant en Ressources Humaine"' J

marchés de consultants

• Les tàches confiees au Consultant Rt'ssou:·,,·~ llunL1.11l'~ -;pnt

·~ Elaborer les l t::'flll<:'S de R,•terence du

faire valider pM l'

Etablir le Bo11 ,, Tirer (BAT),

Publier l'offre' d,• l'emple)i dzms les médias choisis.

ReceHlir ,•t V\ Ji~tt'r le•:- \.·\.

Red tl'll:t'llt ,\ l'dttenttun de· 1':\gt'llCc'.

Transmettrc' ,1 1 ·

de recrutt'l1H?I1t :

d;\ meilleurs CV ac.'l\)mpagne~ du ranî()rt

. TACHE SUIVANTE: i \'altdL'r le:'"' tt'fllll~:--. de· reference

OPERA TECR SUIVANT: i [):J vëklll (-;c•nèr,lL Dire<:tt•ur Admim~tr,ltif d Fmanc1vr

H.Jc.•r.Jrchl(]Ue

DERNIERE MISE A JOCR : Septembre 2005 1/10 !

--·j&ftts · r:tdè

68

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngenierie du DéH:Ioppement des Ressuun.:e;, Humaines. CESAG. 4' pmnwtion. lH:Inbre .2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan, une Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informatique

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/

THE~IE PRECEDE'\iT:

Rappel

TACHE: • OPERATEUR :

l Valider les tennes de référence 1 Directeur Général, Directeur Adntillistratil 1 •

et Fùumcia, Responsable Hiérarchique

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Poste à pouvoir;

• Budget disponible (dans le cas d'un\:' d<C•mJndt- nPn t'lanifiée L1 disponibilitt' du budget aur.1 étP

préalablement vérifiée par le Bureau de Cèc:tion liud.~(·taJre et l'engagement eftectue).

• Tc•rnH::;, de référence (lDR) du cabinet de recrult'!r•L''1t.

TACHE(S) A EXECUTER:

• \<1lider les termes de référence du cabilh'l ,j rv•Ttdc·'1h:'llt CL'ntenant:

les mission~ ,,t

pouvoir,

o les modalites de présvntation des dossiers de candidature;

le lieu et ia d,ltv limite• de dépôt des dossiers de c;mdidature.

• Trzmsmettre les TOR validés elU cabinet d<.' rc'<Tllt<·•~wnt ~'our IJncement de l';l\ i" d',l~'~wl :1 L1

candidature dans les Journaux d'annonce" [,,_c:;a!,,,: • Faire valider le Bon à Tirer à parclÎtre.

TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:

1 PrépJrc'r iv 1-'Llnning des ~·ntretiens finaux

DERNIERE MISE A :Septembre 2005

69

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d"Ingénîerie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r prLllllntitliL ,,ctobre 2005

1

i

Elaboration des procédures du cycle RH clans une Agence de l'Informatique

Agence 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDI

TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRE CENT: . Valider les terme~ de référence Di recku r Gcnér,1 L Directeur Ad mi nistr;:1tit d Fin,mcJL'L

R'-''F'' >ll~dbll' H iL'r,îrchique 1

1 TACHE: OPERATEUR:

Préparer le planning des entretiens finaux Assistant Administmtif

L

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERA TEUR(S) DE LA TACHE: • Rapport du cabinet de recrutement sur Je-. unq

(01) il cinq (05);

i c~mdidab retenus par ordre de choi;.. dè un

• Dossier des candidats étudiés au préZJI,î[>,•

TACHE(S) A EXECUTER: • Fi'<:er les dates d'entretien des candidat" <'11 i i,li"l'n .11 L'l le Dil'l'Cteur Cènèr,lL lt' R~:''l'''n:-;able

hièrMchique concerné et le Directeur Ad .!ll'·trdtJt c't Fin,îiKJer;

• Com·oquer les candidats préconisés par k· l'cl f'P• 1rt ;

• Préparer les questions types il poser h,r, Jl' l'entrdien;

• L ne fois tous les rendez-vous validés, une JWtl~' mentionnant le planning des entretÎt'lb ,•t

1,1 ditfuser comme suit:

un exemplaire ,,u Dirc'<.'tèur Général,

un exempla:rv ,\u RL'~f'<'nc;able hiérarchique,

Cn ext·m~>i,w,· ,;c; D: r :\dministr<Jtif et FinallL~Îl'r, Un exemr>Lw, f'(>Ul .::.!"l'lolCilt d,ms le clOS:ilt'r ùl1Tt'~Pl)I1Ltlllt.

NB: Le comité de recrutement interne est COI11JX'sè du D1recteur Général, du Directeur Adminio.tratif

et Financier, du Responsable hiérarchique et de k'llt autre responsable dont la présence est jugée

nécessclire.

TACHE SUIVANTE: OPER .\ TELR SCIVA!\'T:

DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005

70

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d Ingénierie elu Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r' pn1nwtiun. ''Llnbre 2005

3/10

Elaboration des procédures du cycle RH dan" une.· \gence de !"Informatique

Agence de 1 'Informatique

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/

TACHE PRECEDENTE: OPERA TELR PRECENT: k• planning des entretiens finaux

TACHE: OPERATEUR:

Conduire les entretiens Comité de recrutement interne

. 1

1 SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Rapport du cabinet de recrutement;

• Date des entretiens.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Faire passer aux candidats retenu:- par ic· ,.Jl>int'l !<'c·rutenwnt (01 à 05) l'entrt•tien f1n,1i.

• Rece\oir chaque candidat et s'entretenir .. 1\ L't: iu1:

Discuter d\t•,·JuJ de:- nhedifs et indicateurs dt• performatKt' lui

seront fixés :Dll't'Ctt•ur c,··nèral, Directeur r\dministr<ltit et Fi11,1tKÏt'r et Responsable hu.:'r,lrl·h

Discutt•r les pretenti,'ll" "<llMJa.les CJvec le candidCJt.

Vérifier lCJ c!J,~"t'lîibilik ,iu candidCJt (date possible de prist> de

fonction)

Vérifier ses a~•t1tude" d se~ conn<1issances,

Etc.;

• A iïssue des entretiens, se réunir r t.t>nt·r.L l ltrl'Ckur Administrc1t1t d 1Il1<111CI<'r.

Res onsable hiérarchi ue concerné, Con~ulLmt 1\l 11 pour èch,m\Ser sur le:; candtdats .

• TACHE SUIVANTE: 1

Etablir Je PV d<.~ sélection finale

. OPERATEUR SUIVANT: >tb.ll'l'-' htér;uchiquc

DERNIERE MISE A JOCR: Septembr_e_z_oo_s _____ -------·····1.:. 71

ZEI\iE \lariam. DESS GRH r dïngénicrit: du Déwloppement des Rt:ssources Humaines. CESAG. l' Îllll. llCttlbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/

i TACHE PRECEDENTE:

1

OPERATEUR PRECENT: C'mliL' ck recrutement interne Conduire le~ entretien5 tl

~;-;-~-;-~-.;-l_e_P_V __ d_e_s_é_le-c-tt-.o-n_fi_i_n_a_le----------•%-P-e:--~-~-;-~-~-~-~e--h-ie_r_a-rc_h_i_q_u_e--------------~

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Ra~'port du cabinet de recrutement;

• Réstiltats des entretiens de sélection.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Etablir un procès verbal de sélection de-, ca nd iddh F'resentant par ordre de merite:

le ou les candid<.ltc; rt?crutè

,- les candidat~ retenu.; .;ur L1 !i-.te Lf,lttente;

• Faire signer le PV de sélection finale ,1 tt'll'- lt•s illL'I11bres du Comite de recrukment in !t'mL':

• Etablir la lettre d'engagement du candidat retenu t't le SLîunwttre au Directt•ur Administr.Jtif et

Financier et au Directeur Général.

• TACHE SUIVANTE: OPER,.\ TEUR SlJIV ANT:

Conn1qu0r le c:mLildat retenu A;;~Jc.tJtlte de Directmn

DERNIERE MISE A JOLR: Septembre 2005

ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines, CESAG. 4" promotion. octobre 2005

L

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une -\gence de lïntormatique

Agence de t'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/

[TACHE PRECEDENTE:

. Etablir le PV de sélection ftnale 1

i TACHE:

i Convoquer le candidat retenu

l'OPERATEUR PRECENT:

Rt>~'tlil,,ll,le hi0t'c1rChique

IOP>RAHUR, 'Assistante de Direction

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Procès verbal de sélection finale.

TACHE(S) A EXECUTER : • Fixer avec le Directeur Général une date .'llaquelle ii peut recevoir le candidat retenu;

• Contacter le candidat pour l'informer dtJ L.1 d.:lte d't'ntn'tien;

• Dcmèmder au candidat retenu de se prt;'L'!lkr ,t\·,•c [,·~ ~'ièce:; .1dtninistrative-, neces,;<:Jtres ,1 L1

etm~titutitm de son dossier:

curriculum \ïtac .Ktu,1li~e.

copies légalisees dl:'s diptôml:'s et attestations de stages nwntionné::­

dans le C\,

extrait actl:' dt' nJi~s.:ttK<.'.

certificat de 11.:1 tÎcln,11 i tc'.

copie de la cilrtt' d'idcntitt> legalisée,

} certificat de domicik•

certific;lt nwd 1 Jttt·,Lltll qw: l'agent n'est pZ1~ ilttt•int dt> mJ!.dtt'

contagieu~l'.

o extrait du casa'r JUdtc:<1Îrt'.

• Confirmer la date d'entretien au Directeur Cène ra! ;

• Demander à l'Expert Juriste en relation a\éC !,• Diréd,•ur .Administr<Jtif et Fin,ltlt:i,•r de prL'parl:'r un

modèle de contrat.

TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:

Rc>o'n>ir il' candidat n'tenu Dln:c:c_•ur Cc>n0ral, Directeur Administratif et Fmancic•r.

DERNIERE MISE A JOL:R: Septembre 2005

ZEINE :V1ariam. DESS GRH Institut Supérièur d·lngéni<'ric du D~\èl<)ppement cie~ Rt:-.source:-; Humaines. CESAG. 4' promotion. octobre 2005

1

1. ,6/10 :@@if(z·~

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de l'Informatique

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CD/ _________________ ...,.. __________________ , l'TACHE PRECEDENTE:

1

Com'tlquer le candidat retenu !

. TACHE:

OPERATEURPRECENT:

l -~~-'i't.:::tc• de Direction

OPERATEUR:

Recevoir le candidat retenu Directeur Général, Directeur Administmt~f et Financier, Responsable Hiérarchique

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Candidat convoqué.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Rece,·oir le candidat retenu et s'entreten11· an:c lui;

• Déterminer la date de début de prise de f,1nction :

• Tran;;mettre les pièces administr,lti\ e~ t• Il'~ f'dl , .mdid,1t a l' Assistzmt \dm1ni;;trJtiL

TACHE SUIVANTE : OPER.-\ TEUR SUIVANT:

Préparer le contrêlt Din:ctem -~dministrê!tif ct Financier

DERNIERE MISE A JOL'R :Septembre 2005

7-+

ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur dlngénieric du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" prc)mntintL lKhlbr.:: 2005

7/10

Elaboration des procédures du cycle RH dans un.: .\gence de !"Informatique

Agence de l'Informatique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/

OPER.\ TEUR PRE CENT: TACHE PRECEDENTE :

recevoir le candidat retenu D1rcckur GénéraL Directeur Admmi~trJtif t't fin,mcier,

TACHE: 1 OPER.'\ TEUR:

Prépare1· le contrat • Directeur Administrat~l et Financier

1 SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR!S! DE LA TACHE:

• Candidat avant accepté de prendrt:> ::'t:'S fui:ctJull~ ;

• Salaire, objectifs et indicateurs de perf('lïll,lnc~' ddi11!";

• Lettre d'engagement signé par le Di reet eu r Gener<ll.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Préparer le contrat (t:>n qualrt:> exemplair<'''· i cltk-,t,ltJun dt' mouvement du tr,wailleur et !,1 nntt'

o ll11 portant les indicateurs de performaJK!' t't à la nouvelle recrue;

• Faire signer les documents (contrat et docum<:.'t1t:-- !-'rt>lÎSdnt lès objectifs et indicateurs de

performance) au Directeur Général ou à "''n • Contacter la nouvelle recrue, le convoquvr. ÎL' rece\ •. ,ir L'! lui Lïirc' signer les docunwnb; • Dèmander à la nouvèllè recrut' dè L:O!ll}'ic'><·: :le'· ,.,,,1irt! ~un dos~ier du

• 1 ransmettre le dossier à l'Agent Admin1:::tr,1tit puur traitement.

TACHE SUIVANTE : 1 OPHC.\ TElJR SUIVANT:

Traiter le doss1er Chl't Llu RurL',lll Pnsnnncl

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005 8/10

75

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut d ï ng~n du D~' e loppement de::; Ressources promoti-.>rL ndubre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ un.: Agence de lïnformatique

Agence de l'Informatique

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/

TACHE PRECEDENTE: OPER.-\ TEL!R PRE CENT:

le contrat

TACHE: OPERATEUR:

Traite1' le dossier Chef du Bm'eau Personnel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Dossier du candidat transmis par le Direct~our .·\~~'nini"tratit et Fin,liKier;

• Contrat de travail.

TACHE(S) A EXECUTER:

• ÎdÎrt' sub1r au nouvel agent unl:' 1 i:,itv v~ :;c·,·,' ,:·: .. ,· · .. ~:r~~ :1Wd!C,1iL';

• Ou ITÎ r un dossier personnel au nom d LI ll\)LI \ ('1 cl ~L'!: t cee ru tl' et ,. c I,1SSt'r l' l'lb~'lll b lt' dl'"

documents;

• Effectuer les différentes opérations relati1 es,) sa ~·ri~e de fonction·

Transmisskm dut·ontrat :1 l'inspection du tra1 ail;

c· Transmis:oiun d<c' la dt•c il ration dt:• mouvemt:>nt <Hl.\ organismt:>s; Mise<) IL~l' [,, Îc.,k c1LI ~'t'r<.,t)nlll'l;

• les dossiers d'adhésion à ''IPI<I·". L't :t \c1 i..·:>:-; ,,u il:' c,1S ècheant consent'r Stll1 ,1!1Cien \.

d li'I~FS; • Effectuer les démarches nécessaires relati1 t'" "1 L:1 f'rntc>ctinn sociale

l'emplové selon sa catégorie; • Trzmsmettre les éléments relatifs à la pcllt' ,w Cc)m,,t,ll~ t'.

TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:

Contn'ller le .Jc•ssier Administratif

DERNIERE MISE A JOL'R: Septembre 2005

maladie) dt•

76

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d·lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' pr"<mwtit1n. t1ctobre 2005

9/10 ff4iw.

Elaboration des procédures du c;.clc RI! da1b une \gènce de lïnfonnatique

Agence de l'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CD/

TACHE PRECEDENTE:

' Tra!ler le dtlSSier

TACHE:

1 Contrôler le dossier Administratif

IOPERATEURPRECENT: ) Ch~l: ,4

1ll Hurl\_lu Pt:r~nnne!

i 1

1

OPERATEUR:

1 Assista1lt Administratif

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Dossier du candidat transmis par le Chet cie ( ;ec;tion r:inanci~re, Budget et Admimstntion,

• Contrat de travail.

TACHE(S) A EXECUTER:

TACHE SUIVANTE:

Fin du sous-sous-cycle

Dossier de ,,:<t:c"iJcLJ !•" jvmand<' d emplui. CUHIL"Uium \ Jt,w ,, IPLir,

diplômes ('t ,>ttesLJtion, .j,• trin ail isèes);

Contrat de tr,l\ ali;

Fiche des élements du s,1l<1ire;

Certificat de \"isite et de contre visite médicale;

Certificat de m,lri.l"-t'.

Bulletin::, (\LJ tr<~:t- .lv Jl,ll~-,llK<' dL'S t'nfants; Bulk•tin,~ d': Toutes deClsiLlll~ Zlci mm i::;tr<l ti v es (nominations, év a 1 uations, promotion;,, lc)nnati,,n::;, sanctions, etc.) concernant l'agent.

1

. OPERATEUR SUIVANT:

1 Fin du q)us-::;ous-cycle

DERl'·iiERE MISE A JOCR: Septembre 2005

77

ZEINE Ylariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng~nierit: du Dé\eloppement des Rt:ssourœs Humaines. CESAG .. f p!\llllotitm. t)ctobre :2005

A.1.2.2

A.1.2.3

Elaboration des procédures du cycle RH dan:S une \gence de l'Informatique

Agence CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

sous-cYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL

SOUSMSOUS-CYCLE: RECRUTEMENT DU PERSONNEL CDD

Objectif du sous-sous-cycle

Le sous-sous-cycle a pour objectif de :

• Définir les tâche~ a ,Kcompiir en ce qui concerne le recrutement

du personnel en Contrat ,1 Durée Déterminée (COD) de l'Agence.

Sommaire du sous-sous-cycle

référence du

pourvon Fin,lncier

Valider TDR et faire ~lublit'l' Directeur Géner,ll

l'annonce

Recevoir et è\,l]uer k~ Comité de recrutement intt>me

Effectuer le::; entretien" et Cümité de recrutement interne

rédiger le rapport dt>

78 -------------------------:-----:---···--ZEI:-.JE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dl ièric elu Dé\ clappement des Ressources

Humaines. CESAG. prnmotiPJL ,x:tnbrc 2005

3

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDD

•

TACHE PRECEDENTE : OPERA TEt:R PRECENT: Début du

TACHE: OPERATEUR:

_;n_

Elaborer les tennes de r~férence du poste à pourvoir

Directeur Administratif et Financier, . Responsable Hiérarchique

Rappel: • Cette procédure de recrutement concenw uniquemt•nt le besoin en personnel dt• support.

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Poste à pouvoir ;

• Bud\:;et disponible (dans le cas d'une denund<' non pl,mifiée la disponibilité du budget aura eté

t'tE'éll,lblement \'érifiée par le Bureau de Ct:•-:;titlll Bud;..:étaire et l'engagement effectué).

TACHE(S) A EXECUTER: • Elaborer en relation les Termes de Réference du f'l'"k 1 TOR) ,1 t•ourvoir :

.~ le titre et la position hierélrchique,

o les tâches et les n:-sponsabilités,

'ni\·eau d'étudt'S, diplôme~ . L

la duree du c 11ntr;;t

les qualités it>s requises pour occuper Il' poste;

• Transmettre au Directeur Général pour\ ,llid,lti<'IL

TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT: \ ,1!1d~·r le•,., TDR t:t tam.> publier l'annonce

DERNIERE MISE A JOLR: Septembre 2005

79

ZEINE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur cllngéni.:rie elu Dé\eloppement des Ressource:, 1-Iumaines. CESAG. promotion. l)Ctobre 2005

1/5

~'

Elaboration des procédures du c;.ck Kil dan, lille \genœ de l"lnl(mnatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Recrutement du personnel CDD

TACHE PRECEDENTE: • OPERATEUR PRECENT:

1 Él,hù•w le> tenue•, de céfé«nœ du à pournnr 1 Dm,;ctl'm Admini;;tratif et Financier, Respons,1ble

1 TACHE: OPERAIEUR:

1 Valider les TD R et faire publier l' a1tnonce Directeur Général

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• TDR du poste élaborés.

TACHE(S) A EXECUTER:

• \ c~!tdt•r le:; tt:rmes de rèférenct> (TDRî dl:

1m>difications nécessaires;

• Valider le Bon à Tirer;

an1ir fclit inte~rer :o1 Lwsoin IL':--

• Transmettre les TDR et le Bon à Tirer,, I'A;;;;istzlllt .~\c4mmistratif qui se chargt>ra dt> f<~irt> pa~"t'r

l'appel à candidature dans la presse n<lttt>nale:

NB:

le ,·hoi'\ dL'" organes dl' pres~e ain~i qul' iv •

com mu ni ca ti on.

TACHE SUIVANTE : OPERATEUR SUJV ANT :

, RèCèl'tlir L't èvëiluer les dossiers 1

1

DERNIERE MISE A JOL"R: Septembre 2005

80

ZEINE Mariam. DESS GRH d"lng~ni.:rie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'lntormatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE : Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CDD

TACHE PRECEDENTE : OPERATEURPRECENT: Valider le~ TDR et faire publier l'annonce

TACHE: i OPEK.\ TEUR:

• Recevoir et évaluer les dossiers 1 Comité de recrutement interne

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Critères d'évaluation établis par l'Assistant ,\dmint;;trJtif et \'ali dés par le Dt recteur Adm111istrattf

et Financier, le Responsable Hiérarchique et le Directeur Général;

Dossiers de candidature reçus.

TACHE(S) A EXECUTER: • S'assurer que le profil de qualificatÎl1ll t·~t t-L'Ilfnmw Jll\ t'\Î).!l'IK<:'S du postt•:

• Etablir les critères de notation des CV:

• Evaluer les dossiers de candidature;

• Retenir les dix (10) meilleurs candidats:

• S'assurer d'avoir au moins trois (03) candicL1to: r'ar poste;

• Rédiger un PV de sélection reprenant le~ difft•n•tHes fiches de notation dt•s CV; • [J,•mander à 1',:\~sistante de Direction d'eh·d~Ier 1., ,·L'Il\ ocation des candidats r·etemrs.

NB: Le comité de recrutement interne est Ll)flî~'<:•s~· du Diredeur Cénéral, du Directt'ur Administr;lt:f et Financier, du Responsable hiérarchique èt de• 1'·\c.-.i:--tJrlt \dmtnistratif.

TACHE SUIVANTE: Effectu~·r k·~ entretiens et rédiger k• rapport de'

recru ÎL'lllL'IÜ

OPERATEUR SUIVANT:

1

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005

81

ZElNE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' promotinn. (Îctobre 2005

3/5 ~

Elaboration des procédures du cycle RH dan' lill<.' \gence de l'Informatique

Agence de 1 'Information CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel CDD

TACHE PRECEDENTE:

Recevn1r <.;'t ~\'aluer k•s dossiers

TACHE:

; Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de recrutement

OPER.!l.TEUR PRECE:'\T:

OPER!>. TEt:R :

Comité de recrutement intente

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Date d'entretien fixée;

• PV de recrutement; • C,1ndidats convoqués par le comité de,,,, tt•mc·;··

TACHE(S) A EXECUTER: • Effectuer les entretiens, évaluer les candidats et echanger sur les candidatures;

• Rediger le rapport de recrutement (Asc:istant Admini~tratifl en trois (03) exemplaires t'! lt·~

dispatcher comme suit:

Un (01) ex en:

Un (01 exemF'iain· au D.\ 1·. Un (01) e:xt•mplaire élu Dirt•cteur concerné,

L'originall•-;t consent:' J la Direction Administratin:> et Financière

pour classenwn t;

• Adresser un courrier aux candidats non rett>nu5 ,,fin de les informer de la décision prise quant il leur cmdidature et pour les remercier d,• :·intc'rèt ;'nrtt' ,1 l'Agence.

NB: Le rapport de recrutement reprend IL' f11'tKe:osus ,~,,lllf1 lt'l du recrutement c'est-à-dire de

J'é,·aluation de l'ensemble des dossiers de ,mdidilturc·~ recus, élU choix des candid,ltc. rt>tt:•nu~. On

prendra soin également d'y joindre les criti:•rt·" de> lWLlt!,'!l de-; C\' et de-; entretit:>ns.

TACHE SUI\' ANTE: 1 OPER!>. TELTR SUIVANT:

Embauciwr

1

DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005

82

ZEI:\L Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngenièri-: du DéH~Ioppement des Ressources Humaines. CESAG. -tc promotil)ll. t)ctobre 2005

4/5 c.~

i

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de l'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Recrutement du personnel COD

------------------...,..-----------------1' 1

TACHE PRECEDENTE : Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de

: recrutement

1 OPERA TEL'R PRECENT: , Comite de recrutement interne

1

Y'

~----------------------------~----------------------------~ 1

TACHE: 1 OPERATEUR :

:Embaucher i Directeur Général

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE: • Profil de compétence du poste à po un ''ir.

• f~.lf'f'Ort de recrutement

• TACHE(S) A EXECUTER :

• S'assurer, à la réception du dossier de c:anJid,tturv elu<· k' pn)fil de qualificatinn du ccmdid,lt est

confnrrne au" e'\igences du poste;

• Fi'\er le salaire en tenant compte de .·t'Il\ c•it)PF''' L>L;d~dairc' F'l't'\ uc;

• Fixer la période d'essai;

• Faire établir un contrat de travail en trois e\emplaires;

• Faire n:'rifier le contrat de travail par 1'.-\'-'t~t,lnt \dministr<ttit t:l l'E>-pert ]uristt>;

• Signer le contrat de travail et fain' signL'I .1 l',lgc•nt :,•,rutè:

• Dis~'atcher le contrat comrne suit: l'orignalt:>st um>t'!Tl' J !cl Directit)ll Admini:;tr.:~ti\ t' d Fincm,·iére.

o Un (01) exemplairt• ~_•st tr,msmis <]l'agent,

o Un (01) exemplaire est tr<tnsmis à l'Inspection du Travail,

• Demander à l'agent de compléter son dossier per-;nnnèi (justification de la situation

professionnelle et familiale, etc ... ) aupres de l' .\dministratif;

• Elabc1rer et signer la note de prise de :;en ict: (diffu~lun en interne) matèrialis<tnt l'entrée en

roiKtiun de l'agent; • Trcmsnwttre le dossier d'emb<tuclw à 1'.·\~~i;;Lmt ·Un1ini"tr<ttif pour l'exécution de la décision

d'embauche et classement du dossier d;:u~<- le cl,b"'l'Ur · Dos,.;ier du Personnel ·

. TACHE SUIVANTE:

/Fin du sous-sous-cycle

, OPERATEUR SUIV A!'JT:

1 Fin du ~ous-sous-cycle '

i

DERNIERE MISE A lOLR: Septembre 2005 ___________ l.;'wer 83

ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r pl\)!ll,Jtion. l)Ctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une -\gence de l'Informatique

Agence de l'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous-cvctE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL

sous-sous-CYCLE : INTEGRATION DU PERSONNEL

Objectjf du sous-sous-cycle

Le sous-sous-cycle a pour objectif de :

• Décrire 1a procédure' dïnte:_;r,ttion du personnel dt' l'Agence

Sommajre du sous-sous-cycle

-···--···~·--···-··-·~···--~···-···~·----······--·- ·-····-----·. ··-·-···-···---··-·--···--~···~-··--·

REF. TACHE OPERATECR P

8-f

ZEINE Mariam. DESS GRH lnstitut Supériem dïngènierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotion. octobre 2005

l

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

r---------------,---~----- ····~~·- ·--··--····-----···--- ~---

Agence de l'Informatique

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

sous-cYCLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Intégration du personnel

TACHE PRECEDENTE: OPERATEUR PRECENT:

Début du sous-sous-cvcle Dd1u t du ~"u..;-~ous-cycle

TACHE: i OPERATEUR:

• Intégrer le nouvel agent Responsable Hiérarchique

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(SJ DE LA TACHE:

• Designation du Responsable (Tuteur) c:I1,H~è d

Responsable du Departement zwquel t:'IJ,. ,•-.t JtkdcY •

• Etablissement du planning d'intégration. • Réalisation des tâches administrative;; lit·e~ 0 !' .. mi\ PP dè la nouvelle recrue.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Accompagner la nouvelle recrue dans sa pnse de cunnaissance de l'Agence et de son en\ ironnement (rendez-vous planifiés. n•m ise de ch,cuments, etc .. ) ;

• Communiquer au supérieur hiérarchique direct d,· ,1 nou\elil.' recrue k~ l;lè!llenh qur lui

permettront de rédiger le rapport tf e\ ;li~:cJ:i,n<

• TACHE SUIVANTE:

Evaluer 1

OPERATEUR SlJlV ANT:

Su~'c'neur Hiérilrchique i

DERNIERE MISE A JOL'R:

85

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4' pl'\'llhllÎ\ 1 11. ,~cwbr-: 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1" Informatique

Agence de 1 'Jnformatiaue CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYCLE: Intégration du personnel

!TACHE PRECEDENTE: 1 OPERA TEt:R PRECENT:

Int0grc'r k· nuun·l ,1gcnt i

! TACHE: OPERATEUR:

Evaluer Responsable Hiérarchique

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Agent en poste ; • A va nt la fin de la période d'essai.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Rédiger un rapport et le transmettre par la l'Ole hiérarchique (visa) à la Direction Générale qui prendra les mesures nécessaires pour confirmer l'emb,1Uche (ou la promotion) ou demandera que l'Agence se sépare de l'agent à l'issue dL· i.1 de.~sa1.

TACHE SUIVANTE:

Suivre' 1 'e1·olut1on dt' l'agent

1 OPERATEUR SCIVANT: ! C1et ,j u f'n:-onnel

DERNIERE ~USE A JOL'R :Septembre 2005

86

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngènierie du Dén:ioppement des Ressources Humaines. CESAG. -r' pmmotion. L)ctobre 2005

2/3

!

Elaboration des procédures du cycle RH dans un..: .\gence de lïnformatiqu..:

Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous-cYcLE: Embauche et Intégration du personnel

sous-sous-cYcLE: Intégration du personnel

TACHE PRECEDENTE: Evaluer

!TACHE:

Suivre l'évolution de l'Agent

IOPERATEURPRECENT:

! Re~F'''n~.1ble Hierilrch1que

1 OPERATEUR:

1 Chef du Personnel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

TACHE(S) A EXECUTER:

• Répertorier, tout au long de l'année, et en ,~c,l Zll>or,ltinn an:-c la Direction dont n,•li:•n' l' A~ent et le

Directeur Général, l'ensemble des élément~ necv~::-.lir~c'' elU suivi de ce dernll'r:

• \ eillèr à la bonne exécution des mission' l't tci;_:lh'' dt• l':1gent en relation avec son :->upt•ri~c•ur

hiérarchique direct (réalisation des objectifs, gestion ~'rèentin> d'éventuels conflit::;. ou autres Li i tfi l~u[ tés, etc ... ) ;

• Cl.1sser tous les éléments nécessaires à Ct' ::;ui\i d,1ns le dossier de l'agent.

fACHE SUIVANTE: OPERATEUR SLIVANT:

Fin sous-scms-cvcle et sous-cvcle

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005

87

ZEINE \1ariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -i' promotion. llCtobre ~005

i

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unt' \gence de l'Informatique

Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

SOUS-CYCLE : EVALUATION DU PERSONNEL

Objectif du sous-cycle

le sous-cycle a pour objectif

• Décrire dittt"rentt'" c•tapt>s relc1tives à l'évaluation du

personnel de !"\gence.

Sommaire du sous-cycle

et transmettre

Informer Chet du rersomwl

88

ZEINE Marîam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG .. r promotion. octobre 2005

_,,,

~

Elaboration des procédures du cycle RH dan:- uni.' \genee de lïnformatique

Agence de 1 'Informa tique

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL

sous -cYcLE: Evaluation du personnel

TACHE PRECEDE:\'TE : Début du sou;;-c\·cle

TACHE:

Planifier les entretiens

OPERATEUR PRECEDENT:

1 Deh:r u ~nu::--n-cle

! OPERATEUR:

Supérieur Hiérarchique

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Période annuelle d'évaluation décidée par la note du Directeur Général.

. TACHE(S) A EXECUTER: 1

Les chefs de SeiTice et dL' Dèp<~rtements èv<tluent personnt•l

hiérarchiquemc·n t in teri eu r

Les Directeurs è\·aluent les Chefs de Département

Les Direckuh de Dir,·;.t:c'n "Ont è\·alués par le Directeur Cènèr,ll

• Planifier les entretiens;

• Informer les collaborateurs devant être reçue, p•u t'-m,lil, téléphone ou note de service.

TACHE SUIVANTE:

' E\·aluer et tr<:~nsmettre

OPERATEUR SUIVANT: r l-fi,;rarchJque

DERNlERE MISE A JOUR: Septembre 2005

89

ZEINE Mariam, DESS GRH Institut Supérieur cllngénierie du DéYeloppement des Ressources Humaines, CESAG. promotion. octobre .2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous -cYCLE: Evaluation du personnel

TACHE PRECEDENTE : OPERATE~RPRECEDENT:

Pl,1nifwr le;., entretiens Hiérarchique

TACHE: OP ER.\ TEUR:

Evaluer et transmettre , Superieur Hiérarchique 1

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Date de l'entretien; • Fiche d'objectifs annuels (ou établie lors de 1 2tnl•,1uc:h,•:.

TACHE(S) A EXECUTER:

• c;·t:'t1trett>nir a1•ec le collabor<lteur a él .1lu,·r

• l· ttectuer la notation ;

• Discuter J'évaluation avec le collabor0teur e1 .lllll':

• Signer la fiche d'évaluation; • Faire signer la fiche d'évaluation au cnll.lh'rakur .lf'!'l',; c1ccord de ce dernit•r: • Transmettre l'original de la fiche d'é1 ,llu.l:i,,ll fîin·dvur :\dmini<;tr<ltif t't ~inarKier d CclJ1'-t'l'l t.'!

u1w copie.

TACHE SUIVA:'>JTE: OPFR.\TEUR SL:TVANT:

Etablir le rappurt d'évaluation

DERNIERE MISE A JOUR : Septembre 2005

90

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement des Ressource;.. Humaines. CESAG_ -r· pronl\ltÎ(ll1. l'Ctobr.: ~005

2/5 1

~

.

Elaboration des procédures du eyck RH dans unc> ·\gence de lïnformatique

Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous -cYcLE: Evaluation du personnel

TACHE PRECEDENTE :

Planifier les entretiens

TACHE:

Etablir le rappo1·t d'évaluatio1t

1 OPERA HLR PRECEDENT:

1 ~Li~'c·:·ic·ur Hiérarchique

OPERATEUR:

Chef du Perso1t1tel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Ficlws d'évaluation centralisées.

TACHE(S) A EXECUTER:

• F:t,1blir un rapport svnthétique des é\ cJ]u,·:tinn~ ;;,,·:w f'·lr c1ge;1t);

• l "c-ctut'r des proposttiOns de ttc.:1tl• • le rapport comme suit:

original au Dirt'cteur Ct:neral,

copie pour cL1S"t'nwnt.

TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:

Etudier le rapport notifier et transmettre

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005

91

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl'lngéntt:ri..: du Dé\eloppement de~ Ressources Humaines. CESAG, 4" promotion. octobre 2005

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~-

•

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l"Informatique

Agence de 1 'Informa tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

sous -cYcLE: Evaluation du personnel

TACHEPRECEDE~TE:

• Etablir le rapport d'évaluation

TACHE:

· Etudier le rapport, notifier et transmettre

OPERATEUR PRECEDENT:

1 Clwt ,,u ~'c'r~<l111WI

! OPER.-\ TECR:

Directeur Général

! SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Fiches d'évaluation; • Rapport d'évaluation.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Prendre connaissance du rapport; • Décider des gratifications; • Transmettre les informations néc('ssair<o'" J~I lJwe cil: f';e-rs~mtwl pour notification au\ c1r:;ent'-'

,.,,,lli::'Iïlt'" ~'ar ces gratifications {mém,) tt'll'!"!W ,L:!v ,,t 1.

• TACHE SUIVANTE: OPERA TECR SUIVA:\T:

lnfurrner

DERNIERE MISE A JOCR :Septembre 2005

ZEfNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur <.flngénicrie du Développement des Ressources Humaines. CESAG ... r pronwtÎ1111. (H:tnbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une ,\gence de lïnformatique

Agence de 1 'Informatique CYCLE: GESTION DU

PERSONNEL

sous -cYCLE: Evaluation du personnel

TACHE PRECEDENTE : OPERATEUR PRECEDENT: Etudier le rapport, notifier et transmettre

~-----------------------------------------------------------4'

~ TACHE: OPERATEUR:

Infonner 1 Che{ du Personnel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Deos1ons de gratification du Directeur ( '''lWral

TACHE(S) A EXECUTER:

• 111 former les • 1 rans mettre à chaque agent une copie de li1 he lw rt·~u 111~;e (:i' c'\ aluatîon Ît' concernant ;

• Communiquer les éléments variables dt> f''<Ît' au Cumptable.

TACHE St:IV ANTE: OPERATEUR SUIVANT:

DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005

ZEINE \tariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotit;n. octobre .2005

5/5

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

~encede 1 l' /~forma tique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL

SOUS-CYCLE : FORMATION

Objectif du sous-cycle

Le sous-cycle a pour objectif de:

• Décrire diirércnk" ,•tapc>s relatives à la mist• t'Il plan du

plan de torn1,1tion du personnel de l'Agence.

Sommaire du sous-cycle

Evaluer le plan dt'

formation

! Clwf du Personne>!

Directeur Administrêltif et

Fin;:mcier

Directeur Général

. Coordonnateur du Bureau de

i Cestion Budgétaire

Chef du Person1WI

94

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngèni~rie elu Déwloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+' promotinn. t)ctnbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan<> une Agence de lïnformatique

Agence de 1 'Informatique CYCLE : GESTION DU

PERSONNEL 1

SOUS -CYCLE : Formation

TACHE PRECEDENTE: OPERATEUR PRECEDENT: Début du sous-cvcle DL;but du ''/,

j TACHE: OPERATECR: 1 Rédiger une note . Directeur Géuéral

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Fin du mois d'aoùt (pour qu'il soit inclu~ cLlll~ IL· l'nl(è;r<lmme de Budget Annt.H'I).

TACHE(S) A EXECUTER:

• Rédiger une note à l'attention des Direcku e1 Uwr- LJL' sen· in•:-. et de Di\ i:-io11s ct)l\lenw- IL·u t'

demandant de recenser sous huit (08) jour~ l'ens,)mble de;; besoins en formation du personnel dont

ils ont la charge.

TACHE SUIVANTE : OPER . .\ TEUR SVIV ANT:

Che'' dU l'L'!'S< lllllL'i

DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005

95

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngénieriè du Développement des Ressourœ~ Humaines. CESAG .. r promotion. octobre 2005

Elaboration des procédures du c:clt: RH dan~ une: Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informa tique

sous -cYcLE: Formation

TACHE PRECEDENTE : Rédiger une note

TACHE:

Centraliser les besoins en formation

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

OPERATEUR PRECEDENT:

OPERATEUR:

l Chef du Personnel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Besoins en formations recensés et transmis par il':- d1tterents R0sponsables.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Centrziliser les besoins; • Etablir un dossier de formation ,,t le tr,m;;nwttre ,w Directeur Général pour approbation;

• Transmèttre le dossier de formation au [)iredt'tF \cimin!stréltii et Financit•r pour etahfi..,senwnt du

plan de formation après approbation dti Dir(•(tc•u' ~ ~c:wral

! TACHE SUIVANTE: OPERATEUR SUIVANT:

• Etablir un plan de formation Chef du Personnel

DER:>·HERE MISE A jOLR: Septembre 2005

96

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dlngènit:rie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. ·+' jlt"C•nwti\lll. ClCl\)bre 2005

21-1 1

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de l'Informa tique

sous -cYcLE: Formation

TACHE PRECEDENTE :

Centraliser les besoins en formation

. TACHE:

Etablir tm pla1l de formation

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

OPERATEUR PRECEDENT: C1ef du ['ersonnel

OPERATEUR:

Clzef du Personnel

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Besoins en formation centralisés;

• Dossier de formation approuvé par le Din•cteur Cénéral et imputé par le DAF;

• Période : mi-Octobre.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Prendre connaissance des besoins en torn 1 ~1tiPn:

• Au regard des formations demandées.' erifit•r lt.·~ fnrmations dont a bénéficié chaque at,ent dan~ les mois précédents et vérifier son cursu"- :

• Etablir le plan de formation et le chronogramnw \ .ltft•rent et le proposer au Directeur Administratif et Financier et au Directeur Cénérzll.

• Intégrer les observations du Directeur Administr.1tit .c•t Financier et du Directt'ur Général. lui rt•tounwr le plan de formation ~·our trJil'i11i~s!Pn ,1u PirectPur Général après Jvoir \'érifiè qu(• le· plcm permettra la pérennité des acti,·ik~ Je i c': \bc.t•nn•s réparties):

• Obtenir des devis auprès des organi-:me~ dv !onLI''' 'Il iJU mnin-: deu\ (021 lorsqu'il 11\' s'~lc;it r'a~

d'une formation technique}; • Communiquer le plan de formation et le:::. devis au Dnecteur Administratif et Financier.

i

TACHE SCIVANTE: 1 OPERATEUR SUVANT:

Evaluer le plan de formation i Dm_•cteur :\dministrwtif et Financ1er

DERNIERE MISE A JOUR: Septembre 2005

97

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur tflng~ni~rie du D~H:loppement des Ressourœs Humaines. CESAG .. r promotiLlll. oetobre ~005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de rlnformatique

Agence de l'Informatique

sous -cYCLE: Formation

ITACHEPRECEDENTE, j Etablir un plan de formation

TACHE:

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

OPER-\ TECR PRECEDENT:

OPERATEUR:

Evaluer le plan de formation Directeur Administratif et Financier

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Plan de formation ;

• De\ isdes organismès;

TACHE(S) A EXECUTER:

• Effectuer l'évaluation financière du plcîn de tnrm.lti<'lî ·

• Vérifier de la faisabilité du plan de form.1tion pr r.1pport <lU budget et s'assurc'r que le départ en formation n'entrave pas la bonne marche de I'AgL'!ke de l'Informatique;

• Transmettre le plan de formation chiffre :lU Directn.1r CénéraL

• ApprouYer le plan de formation chiffré

1 OPERA TFUR SUIVANT:

1 Directeur Général

DERNIERF MISE.~ JOLI\ :Septembre 2005

98

IN E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïng:énierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+" promotÎQn. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ unt.> Agence de rlnformatique

Agence de 1 'Informatique

sous -cYCLE: Formation

TACHE PRECEDENTE:

Evaluer le plan de formation

TACHE:

Approuver le plan de fonnation chiffré

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

1

OPERATEUR PRECEDENT:

Dm:ctem Administratif et Financier

1

OPERA TELR ·

1 Di tecteur Général

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Pl,m de formation chiffré transmis par le [)/I.F.

TACHE(S) A EXECUTER:

• Etudier le plan de formation et\' apport<·r le.;; co:·redion.~ nécessaires;

• ;\pprouver le plan de formation.: • 'Transmettre le plan de formation au Directeur ·\dmmi-.;tr,ltif et Financier.

TACHE SliiVANTE: ! 1 OPERATEUR SUIVANT:

lnscnre le;; ''-t-''- •oç. de formation au budget 1 Dir~·c•c.·ur ..\dmin1:-trJt1f l't Fmanoer

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005

99

ZEINF \:tariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1' promotillll. tlCtobre 2005

Elaboration des procédures du c~ck RH dan~ une \genee de !Informatique

Agence de 1 'Informa tique

sous -cYcLE: Formation

TACHE PRECEDENTE :

Approuvé le plan de formation chiffré

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

OPERATEUR PRECEDENT:

Directeur Général i;. 11

~-------------------------------------+---------------------------------------t TACHE: i OPER . .\ TECR:

Inscrire les dépenses de formation au budget

Dù·ecteur Administrat~f et Financier

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Plan de formation chiffré validé par le DC

TACHE(S) A EXECUTER:

• .\ctuaJiser Je chiffrage du pl<lll de form<lt:l>ii elU

Directeur Général ;

• Inscrire les dépenses de formation au

• Transmettre le plan de formation à l' A~l'tl! .\cimi:1::-.tutit pour mise en applic.ltic)n.

' TACHE SUIVANTE : OPERATEUR SUIVA~T:

Mettre en œuvre le plan de formation Chef du Pers,mnel

DER~IERE MISE A JOLR: Septembre 2005

100

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -r 1'1\lllWtion. l1ctobre 2005

(:

1

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Agence de 1 'Informatique

sous -cYcLE: Formation

TACHE PRECEDENTE:

Inscrire les dépenses de formation au budgèt

, TACHE:

i Mettre en œuvre le plan de fonnation

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL

1

OPER.-\ TElJR PRECEDENT:

, DirL'Ckllr G0nérZtl

OPERATEUR:

Chef du Personnel 1

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GENERATEUR(S) DE LA TACHE:

• Plan de formation inscrit au budget.

TACHE(S) A EXECUTER:

• \1ettre en œuvre le plan de formation :

o planning des départs en formation, prévision de.:; intérimaJ!Ts et des journaliers si besoin,

notes de ~L·n kt' au

réservation~ Jupn:''> de~ ~tructure:-, c'tc;

• Veiller à la bonne exécution du plan de forrn,ltion L't ,1 ~un :-:ui\ i;

• Demander aux agents de produire un rar·~·~lrt de· ro::1;,1tiun r;c'trJç<mt le., Z1pportc. de lél form,ltièlll

SLII\'Ie;

• Joindre les attestations de formation atr\ c!Pssier..; des .1gents.

1

1 OPER.-\ TECR SCIYANT:

1 Fin dè: ""u~-cvcle Fin du sous-cvcle

DERNIERE MISE A JOCR: Septembre 2005

101

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dïngénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines, CESAG. 4" promotion. octobre 2005

7;-.,

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Conclusion

Il est établi d'autre part que des procédures. comme tout écrit décrivant le mode de

fonctionnement attendu du système. assure la pérennité de la compréhension du système

de contrôle interne. Mémento Francis Lefebne. pages 9-J.-96. (335). A ce titre. son usage

est jugé nécessaire voire obligatoire par les organisations professionnelles dont les

publications récentes en Europe décrivent la méthodologie d"élaboration des manuels de

procédures. Conseil National de la Comptabilité. Franù::. bulletins N°88 P 5- 98 P 49.

années 91-9~. source I. Debray. Le fondement de cette méthodologie est la prise en

compte des attentes et spécificités de !"entreprise concernée pour définir les objectifs

assignés au manuel de procédures comme point de départ de la démarche d. élaboration.

102

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -t· prunwti<>n. ne\\lbre :2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Chapitre 7 : Analyse et recommandations

Le succès d'un manuel de directives et de proc~dure' repose sur la clarté ct la précision

des concepts et consignes qu'il renferme. lPlll cPmmè sur la lkxibilité qu'il laissè ù son

utilisateur dans l'adaptation des préceptes à ses besoins propres. sans toutefois trahir

l'essence du système ou du programme \·isé.

Les stratégies de développement et d'implantation de ces derniers connaîtront un succès

d'autant plus grand. qu'elles seront mieux assurées et supportées par un manuel répondant

à ces critères.

7.1- Analyse

On peut définir un manuel comme étant un outil de gestion ayant pour objectif de bien

tàire comprendre l'essence d'un système ou d'un programme. çt d'çn assurer l'application

efficace et efficiente. Le manuel atteindra son but si l'organisation le perçoit comme étant

important pour sa gestion et ses opérations rçu,urs au manuel doit permettre à son

utilisateur de réaliser pleinement les tùches. acl!tlns ou acti\ ités qui sont de sa

responsabilité et ce. en utilisant le moins de ressources possibles. qu'elles soient

humaines. matérielles. financières ou informationnelles.

Le dé\ cloppement ct la rédaction d'un m:muel dtîÎ\ ent \ïser deux buts essentiels:

systématiser et uniformiser le fonctionnement d'ut1t.:' organisation. tout en permettant

également de résoudre les problèmes techniques répétitifs.

Les organisations et leurs composantes repust'nt sur des êtres humains dunt la naturt'

même les amène. selon les circonstances. à pcrcnoir ou à réagir différemment devant les

situations ou problèmes particuliers qui se pré:-;entent. Or les concepts dé\ c\oppés par les

administrateurs et les analystes-architectes de systèmes dni\ cnt être compris ct appliqués

de la même façon par l'ensemble des utilisateurs pendant toute la durée de\ ie du système.

103

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du DéYeloppement des Ressources Humaines. CESAG. -r pr<>nwri,în. tîcWhre :::005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

Il arrm; par ailleurs que diverses situations 'ont prescntt:r dt:s problèmes techniques

similaires. devant engendrer la même réaction d'où découleront des prises de décision et

des opérations précises. Le manuel doit pom oir répondre à ces situations et en permettre

la résolution par des mécanismes quasi-automatiques. Sans quoi. des réponses différentes

et variables à ces questions ou problèmes n~pétitifs entraineront des pertes d'etticacité et

des coüts importants pour l'organisation.

7.2- Recommandations

Le but de la rédaction est de décrire fidèlemellt ks procédures telles qu'ellt:s résultènt dè

l'analyse. Pour ce faire. chaque collaborateur à la rédaction pourra se reporter au

programme de travail et les notes sur les orientations ~..lu manuel et le cane\as. Il pourra si

nécessaire recueillir de nouvelles infom1ations. en complément des documènts collectés

et les comptes rendus d'entretiens.

Les feuillets du manuel seront rédigés sui' a nt les recommandations de présentation et

mise en page des textes. Suivant le degré de P'-'rlinenc~..: de procédures décrites.

l'intervenant sera conduit à présenter dans un rappnn annex.:. les faiblesses mises en

évidence par l'analyse et les propositions de modifications suggérées. Seule la Direction

de rentreprise pourra ultérieurement prt:ndl\:' la d0cision d'aménager les procédures

existantl..'s.

Les feuillets rédigés seront contrôlés par plusieurs p.:rsonnt:s de 1· entreprise ayant les

connaissances des sujets traités. puis ils seront présentés au chargé de mission avec les

éventuel propositions d'aménagements. 1.'-' char~e de mission peut se servir cl"un

questionnaire de contrôle type pour s'assure que instructions ont été respectées.

Il centralisera tous les feuillets contrôlés et les présentera à la Direction pour validation

au cours des réunions périodiques.

Les feuillets validés seront insérés au manuel des procédures. et référencés conf(xmément

au référenti.:l préétabli. Ils seront classés eil:'t:mble èll préludt: à la phase de diffusion.

l04

ZElNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur crtngénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -+' pwmotitlll. l)Ctnbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RI l dan, une -\gence de l'Informatique

De façon générale, le concepteur recueille bénéfiœs de son travail en autant que

l'utilisateur puisse en faire un usage efficace et efficient. ce qui représente un objectif

primordial du manuel.

L'élimination des erreurs et un haut degré dè qualité assureront à l'auteur la réceptivité dè

son document auprès de sa clientèle. Il nè suffit pas d'écrire. ni de décrire les bons

principes ou les bonnes procédures: encore l'c·a-il hesnin de les présenter clairement et de

façon accessible- côté langage et terminolog1e pour la personne qui aura à les appliquer.

li importe de ne pas oublier que le lecteur d'un manuel ne se trouve a face ni d'un roman

ni d'un liHe d'art. L'objectif visé dans b rédactÎllll d'un manuel réside plut(Jt et

uniquement dans la présentation d'un outil de gestion qui décrira. dans un modèle

d'ingénierie. l'orientation à prendre. Dans cet esprit. k rédac!eur aura toujours avantage ù

considérer l'utilisateur comme un récepteur-appliquant des pnncipes énoncés.

Ce dernier se situe en tàit dans une chaînè d\1pérations contrairement au rédacteur qui se

place au ni\ eau de la conception. Il devient donc imptlrtant pour le concepteur. d'être clair

et précis dans les concepts et opérations qu'il décrit. puisque le lecteur s'avère passif en

tàœ de cet avalanche de données.

Bien que cela puisse sembler évident au prem1er abnrd. il importe de toujours hien camper

la nature du sujet abordé dans chacune des sections. en l'a<.:compagnant le cas échéant d'un

cenain nombre de définitions. pour s'assurer de la circonscription du sujet abordé. Tout

aussi importants seront l'ordonnancement ,k:-; idè"'" ct des principes décrits. dans un

langage à la fois clair. précis. et le plus simple P'1ssihlc pour l'utilisateur. Ln dl~t. ce

dernier ne doit pas avoir à interpréter le sens d'une phasè ou des termes utilisés.

Cette possibilité entraînerait de toute évi<knce un laxisme immédiat ou futur dans

l'appl!catitll1 des consignes énoncées.

On doit tàvoriser une phraséologie directe et é\ iter les périphrases superflues. De la même

manière tàut-il délaisser les discours philosophiques.

105

ZEI:\F rvtariam. DESS GRH Institut Supérièur dlngcnicti<.? elu DéH~Ioppement des Rcs:,ourcc~ Humaines. CESAG. -+· pronwtiPn. olChlbre 200:5

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !"Informatique

Le manuel ne présente pas un choix de théorie5 ou d'options parmi lesquelles l'utilisateur

pourrait choisir: il ne faut jamais ouhlier qu'il :-;'agit d'un document retlétant le

fonctionnement de l'organisation en place ou à mettre sur pied. Point n'est besoin d'insister

longuement non plus sur le style de rédaction: le manuel constitue un document de

commandes et de réterences. il con\ ient dnn--: d'~,\ ÎLI..'r autant l'humour que k tnn t~1miliçr.

il apparaît nettement préférable de s'en tenir. sur ce plan. ù une écriture impersonnelle et

directe. approche qui ajoute évidemment à l'incitatif directif d'application sans discussion

de l'énoncé.

Le manut:L mème une fois distribué et mis en application. demeure la responsabilite? de

son auteur. que ce soit un organisme ou un indi\ idu. Ce dernier doit toujours conserver ù

l'esprit. tout au long de sa rédaction. la tacilité d'utilisation de son document. tout comme

celle de sa mise à jour.

Dans sa présentation physique. le manuel se dnit d'être robuste pour résister à un usag~.?

quotidien sans montrer de détériorations importantes. De plus. certains ékmems du

contenu seront appelés à subir ditlérentes modifications. selon les circonstances et

l'évolution des besoins. En ce sens. une présentation sur feuilles mobiles tacilitera la mise

à jour d'une page ou d'une section du manuel. II est en re\ anche évident que la yualité de

la reliure sera garante de l'intégralité du contenu distribué à chaque utilisateur.

L'apparence physique doit aussi. dans une certaine mesure. retenir l'attention des auteurs.

La clarté de l'édition ou de l'impressiPn 1''-'UL -:gdkmcm constituer un irritunt ou. au

contraire. un élément tacilitateur à la lecture Je ces tc:\t..::< arides taut-il l'anHier.

7.2.1 La mise en place et l'évolution du manuel

La mise en place représente la prem1ere etape de la mbe en œune Ju manuel Je

procédures. la validation préalable par la Direction pom ant être assimilée à l'opération

de livraison.

106

ZEI~E Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénic>rie du Dé'.eloppement des Ressourct:s Humaines. CESAG. -r rr\)fllOtÎOil. \)Çl\)bre :::oos

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de 1" Informatique

La responsabilité incombe au Directeur Général ct à ses collaborateurs qui doivent assurer

une mise en place adéquate à tous les échelons hiérarchiques pour imprégner les agents du

caractère collectif du manuel des procédures èl obtenir leur implication. Aussi les

destinataires du document seront-ils sélectionnés puur leur qualité de prescripteurs.

conformément à la position de commandement ct ic Cdractère stratégique de leur ac ti\ ité.

Pour tàciliter la compréhension des agents. il devra être intégré aux premières pages du

manuel les éléments descriptifs de son fonctionnement et sa structure. ainsi que des

objectifs et moyens de contrôle éventudkment c~ssÎt!n'-·s aux diilàents responsables.

La méthode de la mise en place sera arrêtée en accord a\ec la Direction. Si le manuel est

établi sous reluire collée. il ne pourra être mis en place que lorsquïl sera terminé.

Cependant. sïl s·agit d'tm classeur à tèuilkb nwhiles. la Direction peut décider de

transmettre dans un premier temps l"ossanm: du manuel. puis de le mettre en place ensuitè

à inten alles réguliers les feuillets prêts pour insertion. Dans ce cas. les envois périodiques

seront accompagnés d·une lettre introducti\e a\ec les instructions de classement

nécessaires (mode de classement. table des matières. récapitulatif des tl=uillèts. ètc. l.

Sur la base de la lisœ des fonctions et posks destinataires. il tàudra ~tablir la lisk

nominative des destinataires avec leurs coordonnées internes ou externes. La possibilité

d'insertion de commentaires personnalisés deHa 2trè prénte.

La préparation et renvoi de document à mdtre en place se kra comme suit:

mettre à jour la liste des destinataires :

préparer les feuillets du manuel à mettre en place :

obtenir la lettre dïntroduction signée de la Direction:

établir ou mettre à jour la table des matkn:s :

tixer le nombre d'exemplaires à établir:

regrouper les documents et procéder à leur reproduction :

mettre à jour r original du manuel :

remplir le journal de bord et y annext:r les copies dt:s documents mis en place.

107

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -1" promotion. \1etobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans lllh~ Agence de lïnformatique

7.2.2 L'utilisation du manuel de procédures (opérateurs)

Face à l'environnement évolutif. sans cesse en mutation au gré des besoins et des

hommes. le manuel risque de devenir vite obsokte si son utilisation n·est pas maintenue.

L'utilisation permanente du manuel est k seul moyèn dïntégrer les évolutions dè

!"entreprise. et d'amortir sur le long terme k ..:oCn de sa réalisation.

La revue des descriptions existantes permd de mettn: en é\ idence des divergences entre

ce qui est fait sur le terrain et ce qui est pn?n1 par k· manueL ù, wc raccord préalable de la

Direction. il en sera tenu compte lors de la nou\elk rédaction. Si l'accord de Direction

n'est pas obtenu. ce sont les méthodes de tnnail sur le terrain quïl faudra modifier pour

les conftwmer aux instructions du manuel ,L- prnu.\lur~·"

Cne période raisonnable de deux ans peut ~tre retenue pour réaliser la mise à jour du

manuel : la revue nécessaire pourra alors .?tre tl·actionnée sur chaque année. ou chaque

semestre selon un programme établi par a\ ance. Tnutefois certaines informations

particul10res néœssitent une utilisation régulicTc -.;ui\ ant un délai mensuel. trimestriel ou

annuel tout au plus.

Lorsque le manuel concerne un domainl' que la Direction en\lsage de reformer.

l'utilisation est l'occasion opportune pour la réorganisation et la mise en place de

nOL!\ elles procédures. Dans ce cas. les instn:~..ti~\lb ,!-: Ll misl' en place du manul'l deHnnt

être complétées par une action dïnformatiün du personnel der ..:ntreprise.

La procédure d'utilisation implique

• la nécessité d" étendre la prise de eonnaissél!K'L" du domaine concerné aux trm aux

~Knm1plis lors de la première rédactil\11.

• la \ali dation des modifications no li\ elks par la Direction après une réunion de

présentation.

108 .. __ .. _____________ _

ZEll\'E \t1ariam. DESS GRH Institut Supèri..:ur d'lngènicril.' du Dèwloppement de'> Ress\lUn.:..::-; Humaines. CESAG. promutl\lll. ;lcWbre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de rtnformatique

------------------··-·--·-··-~··----

La rédaction des nouveaux feuillets se fera ull)rs sans recourir à la validation par des

personnes de r entreprise ayant une bonne connaissance du sujet traité.

Le dossier de travail

Les informations y sont rigoureusement classée:-- a\ ec ordre et toujours selon la même

méthode.

Il est organisé en sous-dossiers et en rubriques pour E1ci!iter les manipulations. et chaque

document portera une référence fixant sa position au sein du dossier de tnl\ ail. Ainsi

conçu. le dossier de travail permet d. atteindrè lès objectifs suinmts :

moyen de classement ordonné de tous les documents collectés ou créés au cours

de la mission :

outil de mémorisation et support de communîc~Hilm entre les intervenants :

garantie pour rentreprise. de Ja pérennitc èl dL' b i..]Uéllité de ]a misSÎOI1.

• Sous dossiers synthèses

Documents concernant les principes retenus pour L1 ...:onduîte de la m1sslon et pour la

conception du manuel.

Rubrique 1 : Planning des travaux

Rubrique 2 :Notes et rapports

Rapport sur les orientations et les cane\ as. les notes sur les synthèses de rétërence. sur la

présentation et a mise en forme des text6. sur les modalités de mise en place et

d'utilisation du manuel.

• Sous dossiers documentation des tnn au:\

Regroupe tous les autres documents recueillis ou cnnçu lors de la mission. à 1· exception

des feuillets du manueL Quatre rubriques adapt~es à la variété des travaux/

Rubrique 1 : Index

Contient le sommaire généraL les fiche:-; de doeumentation. les comptes rendus

d" entretiens et de réunions.

109

ZEINE TVlariam. DESS GRH Institut Supéri.:ur -:llngt:ni..:ril· lill D-:\ cloppement de-.. Res~our-.:e-..

Humaines. CESAG. -t· :•t'<lllllllÎ<IIi. \lLlubre .2005

Elaboration des procédures du c~cle Rll dan, une \~.:nee de lïnfôrmatique

Rubrique 2 : Mise en place

Sert ô d..1sser copie de tout document mis en pbcc:. k programme de travail. le journal de

bord. la liste des destinataires à jour.

Rubrique 3: Rédaction

La composition de cette rubrique est copiee sur la structure retenue pour le manueL

comprenant des parties. des sous-parties. des di \Îsions et des sous-di\ isions. pour

distinguer les documents de la première rédaction et ceu\: des mises à jour successin~s.

Chaque sous-division contient le programme de travaiL le journal de bord. le

questionnaire d contrôle. une copie des fcuilkts Ju manuel définitif. les projets de

description. les propositions d'aménagements. la documentation recueillie. les comptes

rendus d'entretiens et les notes de travaiL le rapport sur les diwrgences constatées dans le

cas d'une utilisation.

Rubrique 4 : Prise de connaissance générale

Regroupe tous les documents recueillis pour b prise de connaissance de r entn:-prise et

pour approfondir les domaines examinés.

• Sous dossiers Manuel

A séparc~r physiquement des deux autres sous-dossiers.

Rubrique 1 : !\ilettre en place

Comprend tous les nouveaux feuillets rédigés ~nant leur mise en place.

Rubrique 2 : Manuel original

Cette rubrique contient le modèle original du manuc:l. Elle n· est alimentée qu·après la

mtse c:n place de nouveau:\ feuillets: ainsi k m~mu~..'l rc~te llHiiours identique à celui que

possèdent tous les destinataires.

110

Z E 1\i E rvtariam. DESS G RH Institut Supériem d ï ng.én i"Tie du Dén: loppement des Ressource~ Humaines. CESAG. --+' prtll1hltÎtll1. ,lChlbre 2005

Elaboration des procédures du eyck RH dan:-. une \gence de l'Informatique

Rubrique 3 : Archives

C est la mémoire du passé. structurée comme le manue 1. Les feuillets déclassés du manuel

original après la mise en place. d'une utilisation. seront rangés dans cette rubrique pour y

être conservés.

7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures

La procédure d'élaboration du manuel tèllè que décrite dans les développements qu1

précèdent. le manuel des procédures peut êtrç établi :

sous diverses formes.

descriptions narratives.

instructions standards.

flow chans et autres,

décrivant pour toutes les opérations des domaines

~.r acti\·ités prédéfinis.

les responsables des diftërents inten enants.

les périodes. les délais et les conditions de déclenchement des opérations.

les modalités d'exécution des tàches.

procédures d'établissement des d,J...:ument:-. nécl..'ssairçs ù la gestion quotidienne.

les modalités de contrôle aux diftërents stades de 1· organisation.

A la demande des dirigeants de J'organisation conœrnée. il peut être établi un seul manuèl

de procédures pour l'ensemble des activités ou plusieurs manuels à objectifs ou champ:-;

d ·application spécifiques.

Présenté comme teL le manuel de procédures remplit nécessairement chacune des

fonctions complémentaires suivantes :

• Outil de gestion

Le manuel de procédures définit les modaliks Lfe:\L~clllion des activités en codifiant les

actes et les tàches de chaque intervenant aux procédures.

111

ZEI~ E Mari am. DESS GRH Institut Supérieur d ïng:èn Î('rlL' du Dé\eloppement de:-; Ressources Humaines. CESAG ... r promotion. octobre =:005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

Il aide à la compréhension et l'interprétation des procédures de contrôle concernant

r uti 1 isation des fonds et des biens inscrits 3u p~Hri mu i ne de 1" entreprise.

• Outil de planification

Le manuel de procédures donne les normes de plnnitlcation de !"utilisation et ciè

!"affectation des biens mis à la disposition des sen icc:-;. Ces nnrn1es de planificatitm sont

exploitées dans !"élaboration du budget et ::;a répartition en programmes lfacti\ ités

annuels.

• Outil de communication

Le manuel crée les conditions pour les différents int.:n enants d ·agir de concert. suivant

des normes et des codes communs.

• Outil de formation

Le manuel est un outil de formation. nutammcm p\\Ur les personnes nou' elkment

recrutées ou promues tout comme pour les intérimaires. qui y tmu\ent les réponses aux

questions quïls se posent et peuvent nKilement sïmprégner de leurs nouvelles

responsabilités. Ce qui constitue un gain de temps énorme dans !a réalisation etficace des

objectifs de !"entreprise.

• Outil d'information de gestion

Le manuel des procédures est un outil dïnformation de gestion. car il permet aux

directeurs et responsables des sen icçs de m JCU'\ an ai yser les in t'nrmations c-t ré sul tnts qui

leur sont soumis sous des formats standardises. En uutre. le manuel de procédures facilite

la mise en place d"un système dïnformation sur ré\ olution des différentes acti\ités

organisées en groupes d"opérations cohérentes. en Ü\nctinns ou en projets.

Conclusion

La rédaction d'un manuel d'une part. et l'implantation des principes qu'il contient d'autre

part. relè\ent hien souvent d'autorités ditlérentes. Les milisateurs pourraient être - et sont

dans les t~tits tentés de passer outre à certaines dispositions contenues dans les directiYes.

lP

------------------- ~~--~~~~~-~-~------------·---··--·-~-~

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé,eloppement des RessourceÔ> Humaines. CESAG. -+" promotion. octobre 2005

Elaboration des procédun:s du c;.cle RH dan::. une .\gence de rtnfonnatiqw:

si ce n'est de les modifier en fonction de kur ~lpproclk' nu de leur contexte. Atin d'éviter

cette situation. il importe donc que soient clairemem n:connus deux niveaux d'autorité qui

seront les seuls à pouvoir influencer le contenu ou l'application du manuel.

Il y a tout d'abord le réalisateur. c'est-à-dire le groupe ou l'unité administrative de qlll

relève la conception. la rédaction. la mise <-'11 place :~in:;i que k contrôle de l'application

des principes. directives et procédures qui de\ iciKinmt le:; textes réglementaires.

113

ZEI~E 'vlariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -1' promotion. octobre :2005

Elaboration des procédures du c:cle RH dan:> un<c: '\gence de l'Informatique

Conclusion générale

Les exp~riences de la pratique toujours dt'fenduès par les professionnels dans leurs

recommandations aux entreprises. viennent cr 2tre confirmées par nos recherches sur la

contribution du manud des procédures à la maîtrisé ck':-: différents cycles.

Cette contribution a été davantage démontrée au moyen de ranalyse des effets de la mise

en œmre du manuel de procédures sur les di ftërents c: cks.

Il ressort de cette démonstration que pour ohtc:nir ks dlets attendus du manuel de

procédures dans le respect des fonctions qui lui sont dé\ olus. la démarche de conception

du manuel doit être soutenue par une volont~ sans cessl' fcmdée sur :

les besoins et spécificités réels de chaqut: entt\.'f1rÎSe coneernée:

la recherche de la qualité et la perfectiun :

reffort de professionnalisme garantissant des résultats fiables. efticaces ct

rentables.

Cest dans ce souci général qu'à été étahli iL' pLtn ll.e!~lhoratinn des procédures du c;ck

RH tel que proposé dans notre étude. Ce modèle général ne s'applique pas à tout manuel

de procédures à objectifs spécifiques. ou décri\,:mt les procédures d'une catégorie

particulière d ·entreprise. Ainsi nos suggestions et ohsen·ations sur le déroulement des

tra\ aux pourront ètre aménagées dans tou tl'--: k's mi :-;si uns d'élaboration d ·un manuel de

procédurt.>s.

Les renseignements de synthèse obtenus sui\ ant les objectifs de recherche. doiwnt sen ir

de guide pour les tra\·aux :

refonte ou mise à jour du manuel de procédure :

1 1 -+

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur d'Ingénierie du Dé,eloppement des Ressources Humaines. CESAG. -+"promotion. üctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan~ une Agence de l'Informatique

amélioration de la mise en place et r accessihilite du manuel des procédures :

formation interne à rapplication et le contrôle de:-- procédures.

Introduction ...................................................................................................................... 1 Première partie : Cadre théorique et conceptuel de la GRH ................................ !

Chapitre l : la fonction RH dans les organisations ..................................................... 8 1.1- Les missions et objectifs de la fonction RH ... ...... .... .... . .................................. 8 2.2- Les composantes de la fonction Rl-1.. .............................................................. 10

2.2.1 Recrutement ................................................................................................. 10 2.2.2 Evaluation du personnel.. ......................................................................... 1 l 2.2.3 Formation ................................................................................................. 12

Chapitre 2 : Evolutions des pratiques de la GRH ..................................................... 14 2.1- Le recrutement .................................................................................................. l4 2.2- L'évaluation du personnel... ............................................................................ 16 2.3- La formation............. . . .... .. . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . .............................................. 19

Chapitre 3 : Description des procédures de G.R.H ................................................... 21 3.1- Recrutement : .................................................................................................... 1 1 3.2- Evaluation du personnel.. ................................................................................. 26 3.3- Formation .......................................................................................................... 36

Chapitre -1: Approche méthodologique de collecte des données .............................. -D -1.1- Modèle théorique ... . . . ........ .. ... . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . .. ... . . . . . . . . .. . 4 3 -1.2- Techniques de collecte des données .............................................................. 45 -1.3- Mise en œuvre des techniques .......................................................................... 46 -1.-1- Démarche d'analyse et de traitement de données ....................................... .-+/

Deuxième partie : Elaboration des procédures d'un cycle RH dans une Agence de l'Informatique ............................................................................................................. 1

Chapitre 5 : Présentation de l'Agence de l'Informatique ........................................ 51 5.1- Cadre juridique et institutionnel.. ................................................................... 51 5.2- ;\:lissions .............................................................................................................. 51 5.3- Structure organisationnelle .................................................................... 52

Chapitre 6: Elaboration d'un manuel de procédures ............................................ 58 6.1- La différence entre la démarche publique et privée ...................................... 59 6.2- La démarche appliquée pour la conception du manuel de l'Agence ........... 60 6.-1- La structure du manuel .................................................................................... 62

CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 63 SOUS~CYCLE: .................................................................................................................. 63 SOUS-SOUS-CYCLE : ....................................................................................................... 63

6.5- Le contenu du manuel du cycle RH .. . .. ... .. .. . .. .. .. .. . . . .................................... 6-f CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 65 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 66 SOUS-CYCLE : EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL. ............................. 66 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 67 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 67 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 68 SOUS-CYCLE: Embauche et lntégratjon du personnel. ........................................ 68

11 5

ZEINE Mariam. DESS GRH Supérieur ·Ingénierie elu Développement des Ressource~ Humaines. CESAG. 4e pr~1lllOtÎ~111. octobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dan-. une -\gt:nce de l'Informatique

SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 68 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 69 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel .. ~ ...................................... 69 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 69 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 70 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 70 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 70 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 71 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 71 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/. ............................................ 71 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 72 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personne! ......................................... 72 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 72 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 73 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 73 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 73 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 74 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel. ........................................ 74 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CDI ............................................. 74 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 75 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 75 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 75 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 76 SOUS-CYCLE : Embauche et Intégration du personnel ......................................... 76 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CD/ ............................................. 76 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 77 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 77 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CD/ ............................................. 77 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 78 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 78 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 79 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 79 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 79 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 80 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 80 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel COD ............................................ 80 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 8t SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 81 SOUS-SOUS-CYCLE : Recrutement du personnel CDD ............................................ 81 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 82 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 82 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 81 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 83 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel.. ....................................... 83 SOUS-SOUS-CYCLE: Recrutement du personnel CDD ............................................ 83 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 84 SOUS-CYCLE: EMBAUCHE ET INTEGRATION DE PERSONNEL. ............................. 84 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 85 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personne/.. ....................................... 85

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ZEI!\E iVIariam. DESS GRH Institut Supérieur d"lng.éni.:ril.' du Dè\eloppement des Ressources Humaines. CESAG. --+' pr,mwti<)Jl. ,)cwbre ~005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de l'Informatique

SOUS-SOUS-CYCLE : Intégration du personnel ....................................................... 85 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 86 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel ......................................... 86 SOUS-SOUS-CYCLE : Intégration du personnel ....................................................... 86 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 87 SOUS-CYCLE: Embauche et Intégration du personnel ......................................... 87 SOUS-SOUS-CYCLE: Intégration du personne/ ....................................................... 87 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 88 SOUS-CYCLE: EVALUATION DU PERSONNEL ........................................................... 88 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 89 SOUS -CYCLE: Evaluation du personne/ .................................................................. 89 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 90 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 90 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 91 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 91 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 92 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 92 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 93 SOUS -CYCLE : Evaluation du personnel .................................................................. 93 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 9-t SOUS-CYCLE : FORMATION .......................................................................................... 9-t CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 95 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 95 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 96 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 96 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 97 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 97 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 98 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 98 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL .............................................................................. 99 SOUS -CYCLE: Formation ............................................................................................ 99 CYCLE: GESTION DU PERSONNEL ............................................................................ 100 SOUS -CYCLE: Formation .......................................................................................... lOO CYCLE: GESTION DU PERSONNEL ............................................................................ lOI SOUS -CYCLE: Formation .......................................................................................... 101

Chapitre 7: Analyse et recommandations ............................................................... 103 7.1- Analyse ........................................................................ ,. ................................... 1 03 7.2- Recommandations ........................................................................................... 104

7.2.1 La mise en place et l'évolution du manuel. ............................................. 106 7.2.2 L'utilisation du manuel de procédures (opérateurs) ............................. 1 08 7.2.3 Les fonctions du manuel de procédures .................................................. 111

Conclusion générale ....................................................................................................... 11-t

117

ZEJNE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur dîngénîerie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. 4" promütion. <1ctobre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de !"Informatique

Bibliographie

Ouvrages généraux

Cardin. Guérin et Pigeyre: ( 1997) GRH. Ed Dunod Paris

MARTORY et CROZET: ( 1998). La Gestion des Ressources Humaines. Editions

NATHAN

MEIGNANT Alain: (2005): Manager la formation. 6eme édition

Mémento Lefebvre Francis

MINTZERG Henry : ( 1982). Structures et Dynamique des Organisations. Editions

d ·Organisations

PERETTI Jean-Marie: (2004-2005) : Gestion des Ressources Humaines. !2eme

édition

Références diverses

Cours Mr MBIDA : (2004-2005) Recrutement. [, aluation du personnel.

Formation

Cours Mr Y AZI Moussa :(2004-2005 ). Y1anuel de procédures

Mémoires

DIONGUE Oulimata. Analyse de la GRH dans une Institution Financière

Internationale : Cas de la BOAD. Certificat de Gestion des Entreprises CESAG.

1997-1999

A TTIBA Tania C. Ismère. la politique de Gestion des Ressources Humaines à la

CNCAS. Diplôme d"Assistant de Direction Bilingue.2005

MOHAMED Adjoua. Elaboration d"un manuel de procédures: Cas du Forum de

Dakar Agricole. DESS/Audit et Contrôle de Gestion. 2003-2004

Articles et revues

Conseil National de la Comptabilité. France bulletins n° 88 année 1991-1992.

source L Debray

PERETTI Jean-Marie ( 1995) :Article les \lanagers. nouveaux DRH

Sites Internet

http:' '"'"'" .hrma-ag_rh.Qc.ca 118

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl "Ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESAG. -!-'' prom\'>lÎl'll. t>ctl>bre 2005

Elaboration des procédures du cycle RH dans une Agence de lïnformatique

Annexes

119

ZEINE Mariam. DESS GRH Institut Supérieur cl ingénierie du Développement des Ressources Humaines. CESACi -+· pn1nwti''ll. \1Ct,)hrc- :2005

CONS'ElLLERS

,- - - - t--- . - - .. _ ... -t ~~~qr.TIÇJ

Q~llté ~>t St!.eudti 1 -1

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J S~c:~ Pl.mi~on 1

1 __ -------· ,·-·-·---··-~---·-·-·-. CadA! J1W<IU(ue <li 1 1 ~l~nlairt'

1 l 1

.'TNFORM A TTOT TF

Agence De l'Informatique FICHE DE POSTE

POSTE: SLPERIELR HIERARCHIQUE DIRECT:

1 DIRECTION' DEI'ARTE\IE'>;T: DI\'ISIO:\ : SERVICE:

MISSION DU POSTE :

TACHES:

LIENS FONCTIONNELS : LIENS EXTERNES:

DERNIERE MISE A JOCR :Septembre 2005 1/

Fiche d'appréciation

Identification

Nom et Prénom: .......................................... Direction ou Service: ......... . Qualification : ............................................. Classe : .......................... . Age: .................................................. . Total points: ............................................... Salaire annuel: ................. .

Définition de poste afférent à l'appréciation Poste tenu depuis le : .................................... . Rappelez les activités ou tâches du poste par ordre d ïmportance décroissante : ........ .

Connaissances Générales Diplôme ou niveau : ........................................................................... .

Observation de 1· intéressé (Après communication de L ·entretien)

Le: .................. . Signature de 1 "intéressé

1- Compétences

- Connaissances techniques dans la fonction

-Communication écrite

- Communication orale

- Communication autorité ascendante

- Initiative de décision

- Etude d "tm problème

- Organisation du travail

\iom du Responsable hiérarchique

Date: .................. . Signature : ................. . A Yis du Directeur Général Date: .................. . ~ig:naturc : ......... .

01 - 1)9

Faible 10- 13

Bien 14- 16 Très bien

17- ]0

Excellent

adaptation résistance au changement

-Fiabilité

II- Attitude et relations avec autrui

-Tenue et présentation

-Assiduité

- Relations aœc les supérieurs

- Relation awc les subordonnés et collègues

- Relation avec 1· extérieur (clientèle ou fournisseurs)

-Attitude dans le groupe de trmail

-Aptitude à former le personnel

- Information et perfectionnement personnel

- Sens des responsabilités

- D~ namisme dlicacité

o: Bien Très bien

III- Evaluation des résultats atteints dans J'exercice des fonctions occupées

Dans !"exercice des fonctions occupées. quels sont :

1- Ses points faibles '?

Ses points torts ?

L "intéressé a-t-il des modifications à suggérer dans les tâches actuelles ? Si oui lesquelles '?

3- Les résultats atteints :

ne correspondent pas aux objectifs à ragent et/ou à œ que !"on doit attendre d'un agent occupant ce:-< fonction:>

sont en dessous des objectifs fixés à ragent et ou ù ce que ron doit attendre d'un agent occupant ces ümctinns

correspondent aux objectifs fixés à 1· agt:nt

dépassent les objectifs fixés à ragent et témoignent d·une etticacité remarquable

IV- Appréciation Globale

Poste I Poste II Poste III

/20 lJO i 50 fvloyenne Générale

0-

26- 35

36 -J.O

41 -50

lOO