ELABORATION DES PROCEDURES LIEES AU CYCLE DE LA TRESORERIE...
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Mémoire de fin d'étude
THE ME
Promotion 2 (2007-2009)
ELABORATION DES PROCEDURES LIEES AU CYCLE DE
LA TRESORERIE DE L'HOTEL SA V ANA DAKAR
Présenté par: 1111
Dirigé par:
Elias Afolabl FATCH_EHOUN Ciré KANE
Expert comptable stagiaire
au cabinet FIDECA
WIO M0026MPCGF11
2
Elaboration des procédures liées au cycle de la trésorerie de l'hôtel Savana Dakar
DEDICACE
Je dédie ce mémoire à rna bien-aimée Diane Floriane SAVY pour tous ses soutiens.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, Cesag
Elaboration des procédures liées au cycle de la trésorerie de l'hôtel Savana Dakar
REMERCIEMENTS
Tout d'abord, je remercie le Directeur de l'ISCBF, le corps professoral, et l'ensemble du
personnel pour la qualité de l'encadrement, des enseignements et des services rendus.
J'adresse également mes sincères remerciements à Monsieur le Directeur Financier de l'hôtel
Savana Dakar.
Je remercie l'ensemble des condisciples pour la bonne ambiance qui a prévalu pendant la
durée de la formation.
ii Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, Cesag
Elaboration des procédures liées au cycle de la trésorerie de l'hôtel Savana Dakar
LISTE DES SIGLES
PGCC : procédures de gestion des comptes clients
SPGCC: sous procédure gestion des comptes clients
SPRC : sous procédure relance client
SPT : sous procédure de trésorerie
SYSCOA : système comptable ouest Africain
UEMOA : union économique et monétaire ouest Africaine
iii Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, Cesag
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LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : risques liés au contrôle .................................................................... 12
Tableau 2 : risques liés aux encaissements de fonds ........................................... 12
Tableau 3 : risques liés aux décaissements de fonds ................................................. 13
Tableau 4 : les risques liés la gestion des comptes clients ......................................... 15
Tableau 5 : solde en valeur et budget de trésorerie ................................................... 20
Tableau 6: échelle d'évaluation de la survenance du risque ..................................... 23
Tableau 7: Echelle de cotation de l'importance du risque ......................................... 24
Tableau 8 : Synthèse revue de littérature .............................................................. 36
Tableau 9: Identification des tisques liés à l'encaissement des recettes ......................... 56
Tableau 10: identification et analyse des risques liés aux décaissements ......................... 57
Tableau Il : identification et analyse des risques liés à l'activité contrôle ...................... 58
Tableau 12 :identification et analyses des risques liés à la gestion des comptes clients ....... 59
Tableau 13 :échelle de mesure de la probabilité d'occurrence ............................................... 61
Tableau 14: Evaluation de la probabilité de survenance des risques .............................. 61
Tableau 15: convention d'échelle de mesure de l'impact des risques .............................. 63
Tableau 16: évaluation de l'impact des risques ...................................................... 65
Tableau 17 :Hiérarchisation des risques selon la probabilité d'occurrence ..................... 66
Tableau 18: dispositifs de maitrise des risques d'encaissement ............................................. 69
Tableau 19: Dispositifs de maîtrise des risques liés aux décaissements .............................................. 70
Tableau n°20 : dispositifs de maîtrise lié aux risques de contrôle des avoirs ............................... 71
Tableau n°2l : dispositifs de maîtrise des risques liés aux créances clients ................................. 70
Tableau n° 22 : forces et faiblesses identifiées ................................................................. 72
iv Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, Cesag
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LISTE DES FIGURES
Graphique n°l :modèle d'analyse ................................................................ 38
Graphique n°2:matrice des risques........................... . ................................ 68
v Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ême promotion, Cesag
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Table des matières
DEDICACE ............................................................................................... .i
REMERCIEMENTS ...................................................................................... ii
LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES .............................................................. iii
INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE: CADRE THEORIQUE DE L'ETUDE ................................................ 6
INTRODUCTION ...................................................................................................................... 7
CHAPITRE 1 : LE CYCLE DE TRESORERIE ........................................................................ 8
INTRODUCTION ...................................................................................................................... 8
1.1 Le cycle de trésorerie ......................................................................................................... 8
1.1.1 Le cycle de trésorerie et ses différents paramètres ....................................................... 9
1.1.1.1 Définition et éléments constitutifs de la trésorerie ................................................. 9
1.1.1.2 Les risques liés à la gestion de la trésorerie ......................................................... Il
1.1.1.3 procédures d'encaissement et de décaissement .................................................. 15
1.1.2 Le trésorier et la prévision budgétaire ...................................................................... 19
1.2 L'approche par les risques .................................................................................................. 21
1.2.1 Définition du risque et de ses composantes ............................................................... 21
1.2.2 La gestion du risque de trésorerie ................................................................................ 22
1.2.2.1 1' identification des menaces ................................................................................ 23
1.2.2.2 la classification des risques identifiés .............................................................. 23
1.2.2.3 le traitement du risque ...................................................................................... 24
1.2.2.4 La mise en adéquation de la gestion des risques avec l'échelle des responsabilités
.......................................................................................................................................... 25
1.3 Le contrôle interne du cycle trésorerie ............................................................................. 26
1.3.1. Les objectifs du contrôle interne de trésorerie ...................................................... 26
1.3.2 Les moyens en gestion de la trésorerie ................................................................. 26
1.3.3 L'organisation en gestion de trésorerie ................................................................ 26
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG
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1.3.4 Les procédures de gestion de la trésorerie ............................................................ 26
1.3.5 La supervision en gestion de la trésorerie ............................................................ 27
CONCLUSION ........................................................................................................................ 27
CHAPITRE 2 : L'ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES .............................. 28
INTRODUCTION .................................................................................................................... 28
2.1 La démarche d'élaboration des procédures ........................................................................ 28
2.1.2 Les étapes d'élaboration du manuel de procédures ......................................................... 30
2.1.2.1 Les travaux préparatoires ......................................................................................... 30
D L'inventaire des procédures existantes .................................................................... 30
D Le découpage du processus ..................................................................................... 30
D La codification .......................................................................................................... 31
D Les premiers contacts avec l'entreprise ........................................................................ 31
2.1.2.2 Phase de conception ................................................................................................. 31
D La description des procédures actuelles ................................................................... 32
D Identification et l'analyse des risques ...................................................................... 32
D La hiérarchisation des risques .................................................................................. 32
D La matrice des risques .............................................................................................. 32
2.1.2.3 La rédaction des procédures ..................................................................................... 32
2.1.2.4 La validation du manuel de procédures .................................................................... 33
2.1.2.5 La diffusion du manuel ............................................................................................ 33
2.2. La forme du manuel de procédures ............................................................................... 34
2.2.1 Les généralités introductives .................................................................................. 34
2.2.2 Les fiches de procédures ......................................................................................... 34
2.2.3 Les annexes et tables complémentaires ................................................................... 35
CONCLUSION ........................................................................................................................ 36
CHAPITRE3 : LA METHODOLOGIE DE L'ETUDE ......................................................... 36
INTRODUCTION .................................................................................................................... 37
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3.1. L'élaboration du modèle d'analyse ................................................................................... 37
3.2 Personnes rencontrées et outils de collecte de données .................................................... 38
3.2.1 Personnes rencontrées ................................................................................................. 39
3.2.2 Les outils de collecte et d'analyse des données ......................................................... 39
3.2.2.1 L'interview ........................................................................................................... 39
3.2.2.2 L'observation directe ............................................................................................ 40
3.2.2.3 L'analyse documentaire ....................................................................................... 40
3.2.2.4 Le questionnaire de contrôle interne et la grille de séparation des tâches ........... 40
CONCLUSION ........................................................................................................................ 41
CONCLUSION PREMIERE PARTIE .................................................................................... 42
DEUXIEME PARTIE: CONCEPTION DES PROCEDURES LIEES AUX CYCLES
TRESORERIE DE L'HOTEL SA VANA ............................................................................... 44
INTRODUCTION DEUXIEME PARTIE ............................................................................... 44
CHAPITRE4 : PRESENT A TION DE L'HO TEL SA V ANA DAKAR .................................. 45
INTRODUCTION .................................................................................................................... 45
4.1 Historique et présentation de l'hotel .................................................................................. 46
4.1.1 Historique et activités de 1 'hôtel.. ................................................................................ 46
4.1.2 Présentation des directions et services de Savana ....................................................... 46
4.1.2.1 La direction de l'exploitation ............................................................................... 47
4.1.2.2 La direction administrative et financière .............................................................. 48
4.2 L'environnement touristique et concurrentiel de l'hôtel.. .............................................. 49
4.2.1 L'environnement touristique ................................................................................... 50
4.2.2 L'environnement concurrentiel ............................................................................ 50
Chapitre 5 : Démarche de conception d'un manuel de procédures du cycle trésorerie ........... 50
INTRODUCTION .................................................................................................................... 50
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5.1 La description des procédures de 1 'hôtel ............................................................................ 51
5 .1.1 La description des procédures des encaissements ................................................... 51
5.1.2 Les décaissements .................................................................................................. 52
5.1.3 Le processus de gestion des comptes clients ........................................................... 53
5.2 L'évaluation des procédures de la trésorerie de l'hôtel.. .................................................... 55
5.2.1 Identification et analyse des risques liés aux encaissements ...................................... 55
5.2.2 Identification et analyse des risques liés aux décaissements ....................................... 57
5.2.3 Identification et analyse des risques liés à l'activité de contrôle ................................ 58
5.2.4 Identification et analyse des risques liés à la gestion des comptes clients .................. 58
5.3 Classification des risques et évaluation du contrôle interne ............................................... 60
5.3.1 La classification des risques ........................................................................................ 60
5.3.1.1 L'évaluation des risques selon l'occurrence et l'impact ...................................... 60
5.3.1.2 L'évaluation de l'impact du risque ....................................................................... 63
5.3.2 La hiérarchisation des risques ..................................................................................... 65
5.2.4 L'évaluation du contrôle interne ................................................................................. 71
CONCLUSION ........................................................................................................................ 72
CHAPITRE 6: L'ELABORATION DES PROCEDURES ET RECOMMANDATIONS .... 74
INTRODUCTION .................................................................................................................... 74
6.1 L'élaboration des procédures ............................................................................................. 74
6.1.1 Les préalables à l'élaboration des procédures ............................................................ 74
6.1.1.1 Définition de 1' orientation du manuel .................................................................. 7 5
6.1.1.2 Le contenu du manuel ......................................................................................... 7 5
6.1.1.3 Le mode d'utilisation .......................................................................................... 75
6.1.2 L'élaboration du manuel de procédures ...................................................................... 76
6.1.2.1 Les procédures de gestion de la caisse ................................................................. 77
6.1.2.2 Les procédures de gestion des opérations bancaires ............................................ 87
6.1.2.3 les procédures liées à la gestion des comptes clients ........................................... 96
6.2 Recommandations et conditions de mise en œuvre ........................................................ 103
6.2.1. Recommandations .................................................................................................... 103
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6.2.1.1 Recommandations liés aux encaissements à l'endroit du directeur financier .... 103
6.2.1.2 Recommandations liées aux décaissements à 1' endroit du directeur financier et du
trésorier ........................................................................................................................... 1 04
6.2.1.3 Recommandations liées au contrôle des avoirs à l'endroit de l'auditeur interne et
du chef service comptabilité ........................................................................................... 104
6.2.1.4 Recommandations liées à la gestion des comptes clients à l'endroit du directeur
financier et du chargé de recouvrement ......................................................................... 105
6.2.2 Les conditions de mise en œuvre .............................................................................. 105
CONCLUSION ...................................................................................................................... 106
CONCLUSION DEUXIEME PARTIE ................................................................................. 107
CONCLUSION GENERALE ................................................................................................ 108
LISTE DES ANNEXES ................................................................................ 109
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 118
Bilas FATCHBHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
INTRODUCTION GENERALE
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
L'organisation comptable et financière d'une entité économique apparaît comme un facteur
important pour la coordination des activités. Elle est le noyau du système que constitue
l'entreprise, et facilite la gestion des opérations quotidiennes. Pour se faire, l'outil principal de
toute organisation est le manuel de procédures. De par la définition des tâches et la répartition
des responsabilités, il permet l'amélioration de la performance et la bonne circulation de
l'information au sein de la structure et doit constituer la référence de tous les agents. Le
manuel de procédures, pris dans son ensemble, régit les différentes fonctions de
l'organisation ; mais celui comptable et financier apparaît comme la « Bible » pour mieux
gérer en appliquant la politique comptable et financière édictée et de situer les
responsabilités. C'est dans cette perspective que le SYSCOA dans son article 16 du règlement
relatif au droit comptable dans les pays de l'UEMOA stipule : « pour maintenir la continuité
dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant
les procédures et l'organisation comptables. Cette documentation est conservée aussi
longtemps qu'est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se
rapporte».
Sans procédures et un système de contrôle interne efficace, une entreprise peut être
florissante dans le domaine qu'elle couvre du fait des conditions exceptionnellement
favorables. Les dirigeants d'une telle entité ne se rendent pas compte qu'elle aurait pu être
beaucoup plus florissante si chaque fonction était analysée, organisée et dotée de points de
contrôle susceptibles de prévenir et de couvrir les risques. C'est ainsi que l'hôtel Savana, pour
la sécurité des actifs, l'accélération de la production des informations comptables et
financières connaît quelques difficultés, dont la résolution permettra non seulement de mieux
définir l'organisation, mais également à accroître la performance de chaque agent.
Parmi les difficultés, nous pouvons citer :
• l'inefficacité du système d'information comptable;
• le manque d'une définition claire et nette des différentes fonctions provenant de
l'absence d'organigramme;
• la présence de fonctions incompatibles ;
• l'absence d'un suivi régulier des tâches.
Toutes ces insuffisances peuvent compromettre à long terme la pérennité de l'exploitation.
Elles peuvent être sources de nombreux risques liés à la trésorerie parmi lesquels, nous
pouvons citer: · l'apparition des créances irrécouvrables, l'augmentation des charges
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financières, le risque de malversations, le risque de situation durable de découvert et de non
respect des engagements vis-à-vis des tiers qui sont en relation avec l'entreprise.
Tous ces problèmes prennent en partie, leur source dans l'absence d'une procédure comptable
et financière régissant les fonctions.
L'hôtel Savana dans sa pratique quotidienne, a comme régularité la prise de note de service
pour définir les responsabilités de certains agents ; même parfois, définit les tâches liées à la
direction comptable et financière de façon informelle à chaque individu. Cette situation ne
favorise pas la bonne circulation de l'information et constitue un frein pour le bon
déroulement des tâches. Cette pratique est tellement répandue que la référence en matière
d'information serait l'informelle.
Malgré l'existence d'un service d'audit interne, l'hôtel a des difficultés, à contenir les risques
liés à son activité.
Les solutions suivantes peuvent être évoquées :
• l'élaboration de la cartographie des risques liés à l'ensemble des activités: cette
solution permettra de définir les risques liés à tout le processus d'activités de
1 'hôtel et permettra de les affaiblir, voire les réduire à un niveau bas ;
• la redynamisation du système de contrôle interne : ceci permettra le
développement des actions de contrôle à tous les niveaux et conduira à situer les
responsabilités ;
• le redéploiement du service d'audit interne afin de mieux assurer le contrôle au
niveau des fonctions comptables et financières ;
• l'élaboration d'un manuel de procédures lié au cycle de trésorerie afin de mieux
définir les responsabilités et de disposer d'un outil de travail pour l'audit interne.
Parmi toutes ces solutions, celle qui nous semble importante et prioritaire est l'élaboration
des procédures du cycle de trésorerie de l'hôtel Savana. Cette solution parait la mieux
adaptée aux problèmes spécifiques de procédures financières de 1 'hôtel Savana. En effet, la
mise en place d'un manuel de procédures participera à l'amélioration de l'exécution des
tâches. Le manuel constituera un dispositif de référence pour le contrôle interne et pourra
servir de guide pour l'organisation de la trésorerie.
Par ailleurs, ce manuel constituera un point d'appui à la redynamisation de l'audit interne au
niveau de 1 'hôtel.
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
De ce fait, notre question principale de recherche est : Quel contenu prendra le manuel
de procédures pour améliorer le contrôle interne de la trésorerie au niveau de l'hôtel
Savana?
En effet, il s'agit de trouver une réponse aux interrogations suivantes:
• Quelle est la démarche d'élaboration du manuel de procédures ?
• Quel sera le contenu du manuel de procédures ?
• Quelle est l'efficacité du contrôle interne de Savana ?
• Comment rendre opérationnel ce manuel de procédures ?
Notre démarche consiste à élaborer un manuel de procédures du cycle de trésorerie, qui
servira de référentiel au niveau de l'hôtel Sa v ana. Pour ce fait, il en ressort le thème suivant :
« Elaboration du manuel des procédures liées au cycle de trésorerie de l'hôtel Savana
Dakar».
L'objectif général de ce travail est d'élaborer un manuel de procédures de trésorerie qui
répond aux besoins de l'hôtel. Ce travail permettra de faire l'étude des responsabilités à
chaque niveau de décision, d'exécution, et de vérifier la ligne de contrôle effectuée à chaque
niveau.
Cet objectif peut être découpée en plusieurs sous objectifs :
• définir un canevas de conception d'un manuel de procédures de
trésorerie ;
• identifier les différents risques liés au contrôle interne de la trésorerie ;
• évaluer les principaux risques identifiés ;
• enfin, élaborer des procédures pouvant assurer la disponibilité et la
fiabilité des informations financières.
En définitive, notre étude sera basée sur les procédures de trésorerie, notamment :
- les opérations d'encaissement des recettes et de décaissement au niveau de la
trésorerie ;
- le contrôle lié aux flux de trésorerie ;
- la gestion des créances clients de l'hôtel.
Ce travail n'est pas sans intérêts, aussi bien pour Savana, nous-mêmes, et le lecteur.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•me promotion, CESAG 4
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Pour Savana
Il pourra constituer un cadre de référentiel en ce qui concerne la définition des
responsabilités, la circulation de l'information et enfin, un outil de travail pour l'auditeur
interne;
Pour nous même
Il nous permettra non seulement d'approfondir nos connaissances en matière d'audit interne
et aussi augmentera notre capacité à confectionner les procédures de gestion en se référant
aux bonnes pratiques ;
Pour le lecteur
Il sera un outil d'aide à la compréhension de la démarche d'élaboration de procédures des
hôtels, en utilisant une approche par les risques.
Articulation du mémoire
Ce présent travail s'articulera autour de deux parties à savoir:
• première partie : elle sera consacrée à la revue de littérature, ce qui nous permettra
de mettre en exergue la théorie sur le cycle de trésorerie, l'approche par les
risques, et les différentes étapes d'une élaboration de procédures;
• deuxième partie: elle permettra de faire une présentation succincte de l'hôtel
Savana et d'avoir une connaissance des pratiques opérationnelles liées à la
fonction financière, ce qui nous aidera à identifier les risques auxquels cette
fonction est exposée, et à élaborer des procédures adaptées aux processus de
l'hôtel.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financîère, z•m• promotion, CESAG 5
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE
L'ETUDE
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Introduction
La trésorerie représente le maillon le plus important des finances d'une entité. Pour se faire,
elle est soumise à beaucoup de risques auxquels l'éradication paraît indispensable afin
d'éviter de mettre en péril les objectifs. La définition d'un manuel de procédures régissant les
flux financiers de trésorerie constitue un premier outil, pour assurer la traçabilité des
opérations et situer clairement les responsabilités en cas de faille. Ce manuel favorisera
l'optimisation des finances de 1 'entité et servira d'outil précieux pour le contrôle interne des
opérations de trésorerie.
Dans cette partie, nous parlerons des théories sur le cycle de trésorerie, 1 'élaboration des
procédures; et nous définirons le modèle d'analyse, les personnes rencontrées, les outils de
collecte de données.
Elias FATCHEHOUN. Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 7
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Chapitre 1 : le cycle de trésorerie
Introduction
La v1e d'une entreprise est une suite d'actions organisées et coordonnées, dans le but
d'atteindre les objectifs fixés à court, moyen et long terme. L'exécution de ces actions est
synonyme de tâches et de responsabilités exercées à des niveaux différents. Ceci passe par des
cycles d'opérations qui peuvent être émaillés de risques, pouvant remettre en cause la
pérennité de Pentité. D'où la nécessité d'exercer la fonction contrôle pour limiter, voire
réduire à un niveau très bas le risque.
Dans ce chapitre, nous parlerons d'une part du cycle de trésorerie et risques liés, du contrôle
interne de la trésorerie, et d'autre part de l'approche par les risques.
1.1 Le cycle de trésorerie
L'entreprise dans la mise en œuvre de son plan d'action, doit disposer d'une trésorerie un peu
confortable pouvant lui permettre de faire face à ses engagements quotidiens. Ceci passe par
une bonne maîtrise de tous les flux d'entrée et de sortie de fonds, et une capacité à bien gérer
le surplus dégagé afin de faire bénéficier à elle des gains potentiels. Une bonne trésorerie est
celle qui permet d'assurer la solvabilité à moindre coût; cela signifie que l'entreprise doit être
en mesure d'honorer ses échéances financières à tout moment, en maintenant une encaisse
minimum bien définie. Cela suppose que les encaissements et les décaissements fassent
l'objet d'une gestion quotidienne et rigoureuse en tenant compte des échéances de règlement
et de paiements des différents partenaires.
Ainsi, l'élément primordial d'une trésorerie est la gestion des encaissements. Il s'agit de tenir
compte du portefeuille des clients de l'entité et d'en assurer la bonne gestion de telle sorte
que les créances puissent faire l'objet d'un encaissement à l'échéance convenue; d'où la
nécessité de définir des méthodes de recouvrement des créances et de gestion des comptes
clients.
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1.1.1 Le cycle de trésorerie et ses différents paramètres
La gestion efficiente des ressources financières de l'entreprise est un élément important pour
1' épanouissement des finances de l'entité. Selon Ginglinger (1991 : Ill) « la trésorerie est au
centre de toutes les opérations menées par l'entreprise qu'elles concernent l'exploitation ou
non ». Ceci passe par une bonne maîtrise des risques liés aux différents maillons du système à
savoir, les encaissements et les décaissements. Pour cela, la trésorerie représente le service
pivot de la structure financière, et doit faire objet d'une bonne maîtrise des risques.
1.1.1.1 Définition et éléments constitutifs de la trésorerie
La trésorerie prise dans son ensemble est une rubrique importante au niveau du bilan d'une
entité. Cependant, elle est constituée de plusieurs éléments qui sont liés entre eux.
a) Définition de la trésorerie
Selon Mazars & al (1992 :26) « gérer une trésorerie consiste à prévoir les dépenses et les
recettes de telle sorte que celles~ci puissent couvrir régulièrement celles~là; gérer c'est donc
prévoir les variations saisonnières ou mensuelles et donc d'assurer la mise en place des
moyens financiers susceptibles de pallier ces variations».
Cette définition intègre les deux aspects les plus importants de la trésorerie à savoir : les
dépenses et les recettes.
Il importe de souligner que de façon générale, on peut distinguer deux types de trésorerie à
savoir:
• la trésorerie nette ;
• la trésorerie potentielle.
Selon Meunier (2006 :56), « la trésorerie nette représente le financement à court terme
nécessaire à l'entreprise pour combler l'écart provenant entre le fonds de roulement et le
besoin en fonds de roulement». Cette définition met l'accent sur la trésorerie immédiatement
disponible à savoir les caisses, les banques, les chèques postaux.
D'après Sion (2006 :28), « la trésorerie potentielle représente donc la trésorerie nette et les
réserves de crédit et placements dont dispose 1' entreprise ».
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Cette définition élargit la notion de trésorerie aux réserves de crédit et placements de fonds.
Vernimmen (2009 :325) trouve que la trésorerie est la différence entre les disponibilités de
l'entreprise et les concours bancaires courants qui lui ont été accordés ». Cette définition nous
amène à dire que la trésorerie nette est constituée de la différence entre la trésorerie-actif et la
trésorerie- passif.
La trésorerie-actif comprend les disponibilités ou liquidités en catsse, à la banque, aux
chèques postaux mais aussi les titres de placement et les valeurs à encaisser
(Tchidi, 2006 : 15). Tandis que la trésorerie - passif est composée outre les crédits de
trésorerie (avances, concours-bancaires), des découverts et des crédits d'escompte (Tchidi,
2006: 16).
Au terme de ces définitions, nous pouvons donc dire que la trésorerie résulte des
encaissements et des décaissements effectués par l'entreprise.
b) Les éléments constitutifs de la trésorerie
Les deux éléments principaux qui fondent la gestion de la trésorerie sont :
- 1 'encaissement des recettes ;
- le décaissement des dépenses.
•!• L'encaissement des recettes
Griffiths (2004 :201) explique que les encaissements sont la résultante surtout des ventes et
des cessions. Les différents flux résultant de ces encaissements sont entre autres : les chèques,
les virements en faveur de l'entité, les remises d'espèces ».
•!• Le décaissement des dépenses
Les dépenses peuvent être liées à l'investissement et à la consommation. Il s'agit de
déboursement de fonds pour les besoins de l'entité. Keane (2008: 11)
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Ces différentes composantes peuvent comporter des failles préjudiciables pour l'entité
économique.
1.1.1.2 Les risques liés à la gestion de la trésorerie
Selon Marion (1997 : 68), « pour obtenir une bonne gestion de la trésorerie les praticiens
doivent respecter certaines conditions classées en quatre catégories :
• la bonne circulation de l'information;
• la connaissance des mécanismes de rémunération bancaire ;
• la maîtrise des conditions techniques de paiement ;
• le choix des modes de règlement ».
Le non respect de ces conditions expose 1 'entité à des risques.
Selon Moreau (2002 : 15) « 1 'entreprise est confrontée à deux types de risques à savoir : le
risque opérationnel lié à chaque opération et le risque global lié à l'échec final du projet ».
Pour Hamazoui (2008 : 172) les risques opérationnels « sont des pertes dues aux lacunes du
processus, du système ou aux défaillances humaines à des évènements inattendus». Ces
risques opérationnels peuvent être comptables, risques de détournement, d'erreur, et de
collusion.
De façon détaillée nous avons les risques suivants :
risques liés au décaissement ;
risques liés à 1' encaissement ;
risques liés au contrôle ;
risques liés à la gestion des comptes clients.
Ils peuvent faire l'objet de tableaux regroupant les risques encourus à chaque niveau, ainsi
que les dispositifs de maîtrise correspondants. Ces différents risques sont exposés dans les
tableaux.
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Risques liés au contrôle
Il s'agit des risques liés au contrôle en banque et à la caisse. Ils sont résumés dans le tableau
suivant:
Tableau 1 : risques liés au contrôle
Rubriques Risques encourus Dispositif de maîtrise
Contrôle des a vous en Non justification des soldes ; contrôle régulier de caisse
banque et en caisse maintien des suspens dans les
rapprochements bancaires justifier les suspens à base de
Gestion
bancaires
des
augmentation
financiers ;
des
comptes risque de non détection.
frais documents de preuve
1
élaborer une politique
bancaire;
rapprochements bancaires
Source : nous-mêmes à partir de COOPERS & al (2000 : 264-267)
•:• Risques liés aux encaissements
Ils concernent les encaissements de fonds à la caisse et à la banque. Ils sont énumérés dans le
tableau suivant :
Tableau 2 : risques liés aux encaissements de fonds
Rubriques Risques encourus Dispositif de maîtrise
Encaissement de fonds Détournement par faire des copies de
manipulation des comptes de chèques ; fixer un minimum
recettes ; de fonds en caisse ;
faire des vérifications
erreurs ou omtsstons dans régulières ;
1' enregistrement des séparer les tâches de
recettes; comptable et de caissier ;
non comptabilisation des prévoir des relances
encaissements dans les périodiques ;
comptes clients ; vérifier 1' encaissement des
espèces.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 12
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
augmentation des créances
irrécouvrables ;
différence entre
1 'encaissement et la
facturation
Source: nous mêmes à partir de COOPERS & al (2000 : 264~267)
•:• Risques liés aux décaissements de fonds
Ces risques sont liés aussi bien qu'à la caisse qu'à la banque. Ils sont énumérés dans le
tableau suivant :
Tableau 3 : risques liés aux décaissements de fonds
Rubriques Risques encourus Dispositifs de maitrise
Décaissements Enregistrement Justifier les annulations
d'annulations fictives permettant de d'écriture;
justifier les sorties de caisse; prévoir un système de
création des documents fictifs ; double signature ;
réutilisation des documents
justificatifs des décaissements ;
erreur ou omission dépenses suivi comptable.
Source : nous mêmes à partir de COOPERS & al (2000 : 264~267), Barry (1995 : 166)
•:• Les risques liés à la gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients est primordiale pour l'entité, car c'est de là, que proviennent
les encaissements. L'entreprise doit son financement à court terme de l'exploitation de
l'encaissement des créances.
Selon Thomassin (2004 : 15) « la gestion des comptes clients vise à améliorer la politique de
crédit à travers :
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 13
l
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
- les normes de crédit ;
- la période de crédit ;
-la politique d'escompte ;
- les procédures de recouvrement ».
Le processus d'encaissement des créances se fait à partir des comptes des clients avec
lesquels, 1 'entité est en relation de fournisseur /client. Pour se faire, ces comptes doivent faire
l'objet du suivi régulier dans le but d'améliorer le recouvrement et de disposer d'informations
comptables et financières fiables. Ceci passe par une bonne organisation du service
comptable, l'élaboration et l'application d'un processus adapté pouvant permettre de pouvoir
assurer le recouvrement des créances.
Le client est une personne qui reçoit de quelqu'un, contre paiement, des fournitures
commerciales ou de service (Larousse, 2003 : 226).
Du point de vue comptable, le client est un élément du patrimoine et figure à 1' actif du bilan.
Il apparaît comme le montant de la créance non encaissée représentant les ventes effectuées
(De Boislandelle, 1998 : 125).
Ainsi, gérer un compte client consiste à suivre régulièrement le compte des clients en tenant
compte du niveau de paiement des créances et des régularités dans le respect des échéances.
Les risques peuvent être résumés dans le tableau suivant:
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, ztm• promotion, CESAG 14
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau 4 : les risques liés la gestion des comptes clients.
Rubriques Risques encourus Dispositifs de maîtrise
Gestion des comptes clients règlement avec retard des suivi quotidien des comptes
clients ; clients ;
niveau élevé des créances relances régulières des
dans le bilan ; clients ;
apparition de créances définition des critères de
irrécouvrables ; reclassement des clients ;
oubli de recouvrement ; définition du processus de
relances des créances et
circularisation périodique des
clients;
frais liés au recouvrement optimisation du recouvrement
des créances
Source : nous- mêmes à partu de Thomassm (2004 : 17)
La maîtrise de ces risques permettra à l'institution non seulement d'accroître son niveau
d'encaissement, mais aussi de pouvoir limiter au mieux toutes les zones à risque liées au
processus de recouvrement des créances. La mise en place des procédures adéquates constitue
une solution importante afin d'éradiquer les risques.
1.1.1.3 procédures d'encaissement et de décaissement
a) Procédures d'encaissement
Ces procédures sont divisées en deux principaux éléments que sont la procédure
d'encaissement des espèces et la procédure d'encaissement des chèques.
•!• Procédure d'encaissement des remises d'espèces
L'encaissement des remises d'espèces pour règlement d'une créance met en exergue deux
acteurs, à savoir le client qui règle la facture et le caissier qui reçoit les espèces du montant
inscrit sur la facture ou le reçu. Ce processus peut comprendre les opérations suivantes :
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
réception du client par le caissier ou la caissière ;
demande de la facture ou du reçu au client ;
lecture du montant inscrit sur la facture ;
réception des espèces clients ;
vérification de la conformité des espèces reçues ;
comptage des espèces reçues conformément au montant inscrit sur la
facture ou le reçu;
marquage du cachet payé, sur la facture ou le reçu et sur la souche ;
remise de la facture ou du reçu au client ;
rétention de la souche de la facture ou du reçu comme pièce justificative.
(Ahouangansi, 2006 :471)
•!• Procédure d'encaissement des chèques
Ce processus concerne le responsable du département financier, le chargé des encaissements
des chèques et le client. Il peut comprendre les opérations suivantes :
réception par le service courrier ou une personne désignée du chèque et
d'une copie de la facture y relative, de la part du client ;
enregistrement du chèque reçu dans le registre des chèques ;
présentation du chèque reçu au responsable financier pour autorisation
d'encaissement auprès de la banque;
endossement du chèque par la personne désignée ;
dépôt du chèque auprès de la banque pour encaissement par la personne
désignée;
dépôt du chèque auprès de la banque pour encaissement par la personne
désignée dans 1' entreprise pour les dépôts de chèque à la banque ;
présentation par la personne désignée pour les dépôts des chèques des
justificatifs des bordereaux de versement remts par la banque
(Ahouangansi, 2006: 471).
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
a) Processus de décaissement
Ce processus concerne de façon directe la caisse et la banque.
•!• Procédure de décaissement en espèces
Il comprend les opérations suivantes :
la sortie des fonds de la caisse par le caissier pour régler un fournisseur ou un
tiers désigné contre présentation d'un avis de règlement authentique délivré
par 1' entreprise ;
la sortie des fonds de la caisse pour motif d'achat d'un bien ou d'un servtce
aux fins d'utilisation dans 1 'entreprise contre présentation des pièces
justificatives d'achat signées par les personnes autorisées dans l'entreprise;
la sortie des fonds pour règlement des salaires au personnel de 1 'entreprise
contre signature des salariés et présentation de leurs pièces d'identité.
(SAMBE & al2001 : 294); (BARRY, 2004 :122).
•!• Procédure de décaissement par chèque
Ce processus dépend de la politique définit par le chef du département financier. Il comprend
les opérations suivantes:
présentation de la facture et d'un avis de règlement délivré par la personne
désignée;
réception des documents par la personne en charge d'émettre le chèque dans
1 'entreprise ;
vérification de 1' authenticité des documents ;
circulation du chèque émis et des documents reçus auprès des
responsables en charge du contrôle et des signatures ;
sortie du chèque signé ;
remise du chèque signé auprès du fournisseur. (SAMBE & al, 2001 : 275 );
(BARRY, 2004 :123).
On ne saurait parler de trésorerie, sans évoquer la gestion des comptes clients, car c'est d'elle
que ressort le bon recouvrement des créances.
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Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Procédures de gestion des comptes clients
L'Institut de Benchmaking & al (2003 : 15), a analysé la question. Pour eux, une gestion
efficace des comptes clients doit comporter les étapes suivantes :
- 1 'optimisation de la chaîne de facturation ;
- 1' optimisation de la distribution des factures ;
- 1 'édition des factures conformes aux obligations légales en vigueur ;
- la mise en évidence dans le texte de la facture de toutes les références utiles
à une bonne identification du paiement client ;
l'adaptation du moyen de paiement au profil du client;
1' organisation du traitement des encaissements clients ;
la mise à jour détaillée des enregistrements de la comptabilité clients.
Tous ces éléments passent par un processus élaboré contiennent les points suivants :
la désignation des relations clients ;
la fixation et révision des comptes clients à travers les modalités et les
délais de paiement;
le suivi et le contrôle des encours clients ;
la gestion administrative et comptable des comptes clients :de la
facturation à 1 'encaissement ;
le suivi des échéances à travers des relances préventives ; des traitements des
retards;
la gestion des litiges et le recouvrement du contentieux.
Tous ces dispositifs permettent de pouvoir reclasser le client en tenant compte des créances
qu'ils doivent à l'entreprise, et des possibilités d'encaissement des fonds.
Pour parvenir à une gestion optimale de la trésorerie, le trésorier doit tenir compte de
certaines dispositions nécessaires pour les finances de 1 'entité.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 18
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1.1.2 Le trésorier et la prévision budgétaire
La négociation avec les partenaires banquiers n'est pas de la seule responsabilité du trésorier.
Ce dernier a toutefois un champ de négociation réservé : les financements et les placements à
court terme d'une part, les commissions et jours de valeur d'autre part. Ces points constituent
en quelque sorte les règles du jeu de la gestion de trésorerie.
Selon Charles & al (2000 : 229), la prévision de trésorerie doit être menée à deux niveaux
différents :
au niveau du budget de trésorerie, qui est une synthèse de l'ensemble des
encaissements et décaissements prévisionnels sur un horizon d'un an;
au niveau du solde en valeur, dont l'objectif est d'anticiper aussi précisément
que possible la situation quotidienne de la trésorerie sur les trois mois à venir.
Ce solde constitue véritablement le document de travail du trésorier, à partir
duquel ce dernier va prendre des décisions de placement, financement et
équilibrage des comptes. »
Cela peut être résumé dans le tableau suivant :
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2•""' promotion, CESAG 19
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau 5 : solde en valeur et budget de trésorerie
Rubriques
Objectif
Pour quelles actions
Moyens
Solde en valeur Budget de trésorerie
Connaître précisément, Estimer les soldes mensuels
mais pas exactement, le des douze prochains mois
solde quotidien du compte
sur les trois prochains
mots.
Prendre des décisions de Négocier les conditions
financement et de (montant, taux) des crédits
placement ; court terme nécessaire ;
Equilibrer les différents Négocier les conditions
comptes bancaires ; éventuelles de placements ;
Vérifier le solde en valeur Gérer le risque de taux des
communiqué par la financements/placements
banque. futurs.
Optimiser la gestion des Prévenir et gérer les i
liquidités de l'entreprise · risques de faillite et de
taux
Saisie quotidienne des Elaboration des différents
opérations prévues budgets et du budget final.
d'encaissement et de
décaissement ;
Ajustement quotidien des
réalisations et prévisions
Source : Charles & al (2000 : 229)
Nous pouvons donc dire que le trésorier doit fonder sa gestion sur l'obtention des meilleures
conditions de banque, et sur les différentes prévisions effectuées durant l'année.
Pour mieux assurer la gestion de la trésorerie dans son ensemble, il est important d'apprécier
les risques qui sont affiliés à cette activité.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 20
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1.2 L'approche par les risques
Toute entreprise, quelque soit sa taille, sa structure, la nature du secteur dans lequel elle
évolue, est confrontée à un ensemble de risques externes et internes qui doivent faire l'objet
d'une gestion optimale. Avec l'évolution des risques auxquels les entreprises sont exposées,
l'audit a pris une nouvelle approche, notamment l'approche par les risques.
Selon Coopers & Lybrand (2000: 50), «l'approche par les risques possède plusieurs
objectifs à savoir :
les objectifs liés aux opérations qui renvoient à la réalisation de 1' objet social,
qui est la raison d'être de 1 'entreprise par la performance, la rentabilité, la
protection des ressources contre d'éventuelles pertes;
les objectifs liés aux informations financières qui touchent à la préparation
d'états financiers publiés fiables et à la prévention de la falsification des
informations financières publiées ;
les objectifs de conformité qui touchent au respect des lois et règlementations
en vigueur auxquelles l'organisation est soumise».
1.2.1 Définition du risque et de ses composantes
Selon Hamzaoui (2005 :37), «le risque est un concept selon lequel la direction exprime ses
inquiétudes concernant les effets probables d'un évènement sur les objectifs de l'entité dans
un environnement incertain ».
Bernard (2006: 68) aborde dans le même sens en définissant le risque comme « un
évènement dont la survenue réelle est susceptible de provoquer un dommage non négligeable
à l'organisation ».
Chaque risque pourrait avoir plusieurs conséquences sur la concrétisation des objectifs de
l'entité.
Le point commun à toutes ces définitions est non seulement le caractère évènement, mais
aussi les conséquences qui naissent quand le risque se réalise. Donc le risque possède deux
caractères :
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 21
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
• le caractère évènement ou réalisation, ce qui est une probabilité ;
• les conséquences qui suivent la réalisation du risque.
Le risque et ses conséquences sont considérés comme mesurables selon deux(2) dimensions
qui sont la fréquence de l'occurrence et l'impact (Bouaniche, 2004: 6).
• La probabilité désigne les « possibilités » de réalisation du risque. On peut
également utiliser la notion de fréquence« d'occurrence ». Cette grandeur peut
être mesurée grâce à des critères qualitatifs où nous avons une fréquence
(importante, moyenne, faible) et des grandeurs quantitatives qui sont déclinées en
une probabilité effective pour une période donnée.
• L'impact est la conséquence du risque s'il vient à se réaliser. L'importance de
l'impact varie avec le type de menace à laquelle l'entreprise est confrontée, le type
d'activités réalisées, 1' efficacité des contrôles (Bilondeau : 2001, Il).
Dérouazi (2009 : 26) conclut en disant qu'une situation de risque peut être
caractérisée par une potentialité et un impact intrinsèques, en l'absence de toute
mesure de sécurité.
1.2.2 La gestion du risque de trésorerie
Le principal outil par excellence de l'approche par les risques du cycle de trésorerie est la
cartographie des risques.
Elle est par extension, une démarche globale d'évaluation des risques, le point de départ ou
d'ancrage d'actions de gestion des risques et non une fin en soi (Liedtke, 2007 : 1 ).
Selon Renard (2006 : 140), la cartographie des risques permet d'atteindre trois objectifs :
inventorier, évaluer et classer les risques de l'organisation de la trésorerie de
1' entreprise ;
informer les responsables afin que chacun soit en mesure d'y adapter le
management de ses activités ;
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 26- promotion, CESAG 22
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
permettre à la direction générale, et avec l'assistance du risque manager,
d'élaborer une politique de cash management qui permettra à l'entité d'assurer
sa liquidité tout en optimisant les flux de ressources financières.
Pour Bernard & al (2010 : 52) la gestion des risques se fait à quatre étapes :
l'identification des menaces liées à la fonction trésorerie dans l'entité;
la définition hiérarchique des risques identifiés au cycle de trésorerie ;
le traitement des risques ;
la mise en adéquation de la responsabilité.
1.2.2.1 l'identification des menaces
La probabilité de survenance d'un risque peut avoir communément deux origines et être
regroupée en deux catégories.
• les risques qui ne sont pas liés à l'homme;
• les risques dus à l'homme.
1.2.2.2 la classification des risques identifiés
Les risques identifiés peuvent être classés en plusieurs catégories majeures en tenant compte
de la probabilité de survenance et de l'importance des conséquences.
A ce titre, nous avons deux types d'échelle qui permettent d'apprécier le risque dans son
ensemble.
Tableau 6: échelle d'évaluation de la survenance du risque
4 1 Fort réalisable
Très certain
3 Réalisable Certain
! 2 La réalisation n'est pas impossible Peu certain
1 Techniquement irréalisable Très peu certain
0 Irréalisable Incertain
Source: Bernard (2010 :53)
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zeme promotion, CESAG 2 3
i
i
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorelie de Savana Dakar
Tableau7: Echelle de cotation de l'importance du risque
4 Inadmissible Porte atteinte aux
objectifs de l'entreprise
3 Vraiment grave Traitement impératif
2 Grave Tolérance provisoire
1 Gênant Conséquences tolérables
0 In signifiant Sans conséquences •
Source: Bernard (2010 :52)
Ce dispositif d'appréciation du risque a une faille importante qu'est le niveau zéro. Quelque
soit le niveau de contrôle en place il ya toujours un minimum de vulnérabilité.
Ainsi, après avoir identifié tous les risques, l'auditeur doit établir une matrice des risques en
tenant compte de leur vulnérabilité.
1.2.2.3 le traitement du risque
Il est nécessaire de procéder à un traitement des risques une fois que ceux-ci sont identifiés au
niveau de l'entreprise que de chaque activité.
L'objectif de cette démarche consiste à réduire les risques inhérents en risques résiduels. Dans
ce cas, plusieurs solutions peuvent être envisagées :
la mise en place des actions de prévention afin d'agir sur la probabilité de
réalisation ;
la réduction de l'impact du risque par une politique de protection;
la réduction de la gravité du risque ;
le transfert du risque à un tiers en finançant le risque par une assurance. Selon
Radjabou (2007: 688), l'alternance la plus efficace pour les risques ayant un
impact et un coût de gestion élevé est, de les transférer à un tiers.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 26.,. promotion, CESAG 24
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1.2.2.4 La mise en adéquation de la gestion des risques avec l'échelle des responsabilités
La gestion des risques est équivalente à la gestion des responsabilités. Il s'agit ici de
déterminer au niveau de la hiérarchie celui qui sera habileté à mettre en place des actions de
maîtrise des risques, c'est-à-dire faire correspondre l'échelle de gravité des risques à celles des
responsabilités. En fait, il s'agit ici de déterminer au niveau de la hiérarchie celui qui sera
habileté à mettre en place des actions de maîtrise des risques, c'est-à-dire faire correspondre
l'échelle de gravité des risques à celle de responsabilités. En fait, il s'agit ici de déterminer
pour chaque supérieur hiérarchique la manière dont il pilotera ses activités et les dispositions
à prendre pour avoir un risque résiduel.
Pour mieux gérer les risques, deux options sont admises dans la pratique: il s'agit du
benchmarking et de 1 'analyse documentaire.
•!• Benchmarking
Selon Mc Arthur (2008 : 1 ), le benchmarking sert avant tout à améliorer l'efficacité
opérationnelle d'une activité ou d'un processus en recherchant les meilleures pratiques
d'exécution.
Le benchmarking à l'externe, a pour objectif d'une part, de:
récupérer des informations sur la façon dont sont exécutées des activités
similaires chez des concurrents, autres entités ou services de l'entreprise;
les mettre en relation avec leurs performances opérationnelles (maîtrise des
coûts, respect des délais de livraison, optimisation des matières premières,
technologie plus avancée, salariés plus motivés, etc.) ;
comparer ces performances avec celles obtenues par l'entreprise et ainsi
déceler les leviers d'amélioration des processus existants.
A l'interne, le benchmarking est très important pour diffuser les bonnes pratiques au sein de
1' organisation.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 25
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Analyse documentaire
L'analyse est l'opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des
données caractérisant l'information contenue dans un document ou un ensemble de
documents (Afnor, 1987 : 34). Elle leur permet aussi de faire un tri et de ne lire entièrement
que le ou les documents qui paraissent les plus pertinents dans leur situation. C'est le but du
résumé indicatif.
1.3 Le contrôle interne du cycle trésorerie
Il sera appréhendé à travers les objectifs du contrôle interne, les moyens, l'organisation, la
supervision et les procédures de gestion de la trésorerie.
1.3.1. Les objectifs du contrôle interne de trésorerie
En matière de gestion de la trésorerie, les objectifs doivent permettre de s'assurer que : les
recettes, dans leur totalité, sont déposées dans les comptes, et dans les meilleurs délais ; les
paiements sont assortis de justificatifs dûment autorisés ; tous les paiements et toutes les
recettes sont correctement enregistrées (Sam be, 2003 : 431 ).
1.3.2 Les moyens en gestion de la trésorerie
Il s'agit des outils permettant d'atteindre les objectifs fixés pour une bonne gestion de la
trésorerie au sein de l'organisation. Ils sont d'ordre humaine parce qu'une bonne gestion de la
trésorerie nécessite un personnel compétent en gestion financière et comptable ayant
développé des qualités humaines suivantes : organisateur, anticipatif, communicateur (Sion,
2001 : 29).
1.3.3 L'organisation en gestion de trésorerie
Pour Sambe (1999 :369): «une bonne gestion de la trésorerie se traduit par une connaissance
des tâches à accomplir, la séparation des fonctions du trésorier avec les autres fonctions
incompatibles, une définition des relations de pouvoir et des délégations ».
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 2 6
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1.3.4 Les procédures de gestion de la trésorerie
Elles doivent être écrites dans un manuel de procédures, et très spécifiques à l'activité
trésorerie.
1.3.5 La supervision en gestion de la trésorerie
Elle permet au responsable du département financier de mesurer les progrès réalisés dans la
poursuite des objectifs de la gestion de trésorerie (Renard, 2007 : 171 ).
Conclusion
Le contrôle interne de la trésorerie apparaît comme un maillon pivot du système, qu'est
l'entreprise. De par ses composantes et ses objectifs, il assure largement son rôle de garant de
la fiabilité des informations financières à travers le management des risques qui sont liés à
cette activité de toute l'entité.
Ainsi, la bonne gestion des risques liés à la trésorerie s'avère primordial; ce qui passe par la
mise en œuvre d'une procédure claire et bien définie pour la réalisation des opérations liées
aux cycles trésorerie.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 26m• promotion, CESAG 27
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Chapitre 2 : l'élaboration du manuel de procédures
Introduction
Les activités d'une entreprise, aussi bien à l'interne, qu'à l'externe sont régies par des règles.
L'existence et l'application de ces règles constituent un signe d'organisation et de contrôle à
tous les niveaux de responsabilité. Cela nécessite une implication des différents acteurs de
l'entité. C'est pourquoi les procédures doivent être considérées comme la bible et doivent
servir de guide à tous les agents dans leurs différentes fonctions et responsabilités.
La mise en place d'un manuel de procédures a d'importants avantages pour l'entreprise et
cela nécessite l'implication de tout le personnel.
2.1 La démarche d'élaboration des procédures
La procédure, s'applique à une entreprise et correspond en fait à un processus, qui est
transverse à l'entreprise (concerne plusieurs entités organisationnelles). La procédure
représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'une tâche. Ainsi, un processus peut
faire l'objet de plusieurs procédures.
2.1.1 Définition et enjeux des procédures
Plus l'entreprise s'agrandit, plus le manuel de procédures devient un outil important de
gestion.
A cet effet, le manuel de procédures sert à capitaliser le savoir faire technique et contient un
ensemble d'instructions obéissant à des règles techniques données, nécessaires pour traiter
une situation bien définie.
Nguyen (1999 :163) en précisant les diverses étapes d'élaboration du manuel de procédures
expose la différence qu'il y a entre normes et procédures. Après avoir montré que les normes
déterminent ce qui doit être fait pour réduire les risques, il présente le manuel de procédures
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 28
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
comme le « document permettant de préciser les conditions dans lesquelles les normes
doivent être mises en œuvre ».
Le manuel de procédures sert de référentiel à usage commun pour tous les acteurs de
l'entreprise. C'est un guide opératoire qui indique le circuit de traitement des opérations en
spécifiant: la tâche à faire (quoi), le niveau de responsabilité (qui), les différentes étapes de
traitement (comment).
Pour Herard (2003 : 207) «le manuel de procédures est un référentiel décrivant l'organisation
dans son fonctionnement ainsi que les échanges d'informations à l'intérieur de l'entreprise. Il
sert à garantir un résultat par le respect des préconisations selon une logique PDCA :
• plan, écrire ce que l'on fait;
• do, faire ce que 1' on a écrit ;
• check, vérifier que ce que l'on fait est conforme à l'objectif;
• act, améliorer ce que 1 'on a écrit et fait ».
Le manuel de procédures ici prend l'aspect d'un document qui permet de définir, d'améliorer
la structure organisationnelle de l'entité et d'avoir une idée des différentes responsabilités et
relations entre les fonctions.
Pour Pige (2001 : 57), un manuel de procédures peut être réalisé selon trois grandes approches
à savoir:
• en terme de flux : il décrit les procédures à partir des flux d'informations ou
des flux de production. Il donne une approche dynamique en rendant compte de la
cohérence de ses activités.
• en termes de responsabilité : il décrit les fonctions et les responsabilités de chacun.
Il doit faciliter l'évaluation de la performance de chaque responsable;
• en termes de description des composantes de l'entreprise : il s'agit d'une approche
plus statique qui décrit les tâches à effectuer sans permettre l'obtention d'une
vision globale de l'entreprise ».Il met l'accent sur les différentes approches que
peut avoir le manuel de procédures.
Après toutes ces définitions, nous pouvons donc définir le manuel de procédures comme un
référentiel qui précise les différentes tâches au niveau de chaque direction, les acteurs et les
niveaux de responsabilité concerné.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 29
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Le manuel de procédures dans son application possède beaucoup d'avantages pour une bonne
organisation au sein de 1' entité.
2.1.2 Les étapes d'élaboration du manuel de procédures
Le manuel de procédures retrace le système organisationnel de 1' entité et constitue un maillon
essentiel du management. Pour cela, son élaboration doit faire l'objet de tout un processus qui
aboutira à un document référentiel pour toutes les fonctions de 1' entreprise.
Selon Henry (2001), quatre phases sont essentielles pour l'élaboration d'un manuel de
procédures à savoir :
• les travaux préparatoires ;
• la rédaction des procédures ;
• la validation des procédures ;
• la diffusion des procédures.
2.1.2.1 Les travaux préparatoires
Cette étape consiste à faire un état des différentes procédures de l'entreprise, le découpage des
processus, et à définir une codification (Henry & al, 2001 : 78).
Ils représentent une étape importante dans la rédaction du manuel de procédures et se
composent des travaux suivants:
•:• L'inventaire des procédures existantes
Il s'agit ici de répertorier toutes les procédures de fonctionnement dont dispose la structure de
façon formelle et informelle. Elles sont obtenues grâce à des entretiens effectués avec les
différents agents à des niveaux de responsabilité divers. Cela permettra de constituer un cadre
de base pour l'élaboration du manuel (Henry & al, 2001 :80).
•!• Le découpage du processus
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zorn• promotion, CESAG 30
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Le découpage consistera à cerner les différentes possibilités liées à tous les processus ou
cycle d'opérations. Cela permettra de prendre en compte les différents types de cas que peut
rencontrer 1 'entité dans 1 'accomplissement des activités quotidiennes. Décomposer chaque
activité à étudier en opérations successives retrace le processus depuis la réalisation du fait
économique jusqu'à son inscription en comptabilité (Lemant, 1995 : 45).
•!• La codification
Elle consiste à procéder à une disposition des différentes procédures par des numérotations
paramétrées pour faciliter leur classement et consultations. Dans la pratique, le code résulte
de la superposition d'une classification par thème et d'un classement séquentiel (Henry & al,
2001 : 83)
•!• Les premiers contacts avec l'entreprise
Les premiers contacts avec l'entreprise permettent de mettre au point un programme de
travail. Cette étape est faite essentiellement des interviews menées avec les dirigeants et les
différents responsables des services à auditer.
L'interview va permettre de retranscrire la procédure sans ambigüité. Il concerne les acteurs
du système. Avant de procéder à l'interview, l'auditeur doit, selon Campbell (1998 :35),
« avoir préparé une liste de thèmes et de questions pour éviter les pertes de temps ».
2.1.2.2 Phase de conception
Elle passe par:
l'évaluation des procédures actuelles;
l'élaboration de la cartographie des risques;
la conception du manuel de procédures.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zem• promotion, CESAG 31
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• La description des procédures actuelles
Selon Combes & al (1997 : 17), cela s'effectue soit par 1 'examen d'une documentation écrite
existant au niveau de l'entreprise (manuel de procédures), soit par les entretiens avec les
acteurs du système.
Ainsi la description narrative, les diagrammes de circulation ou des questionnaires sont
utilisés.
•!• Identification et l'analyse des risques
Selon Nguyen (1999 : 156), « l'identification et la mesure des risques permettent de
déterminer les priorités des programmes de contrôle ».
Il s'agit de tous les risques liés aux procédures actuelles.
•!• La hiérarchisation des risques
Le classement des risques se fait sur la base des scores obtenus lors de leur évaluation tout en
faisant au seuil de tolérance que l'organisation lui accorde (Renard, 2005 :1 04).
Il s'agit ici de hiérarchiser les risques identifiés en tenant compte de leur probabilité de
survenance et de leur impact sur l'entité.
•!• La matrice des risques
Elle représente une présentation des risques sous de forme de tableau en tenant compte de leur
hiérarchisation.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG 32
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
2.1.2.3 La rédaction des procédures
Elle doit se faire selon des normes de présentation. Selon Berger (200 1 : 1 01 ), la rédaction du
manuel de procédures permet de détailler les procédures nécessaires à la réalisation des
objectifs d'un processus ou sous-processus ».
Selon Herard (2003 ; 209- 21 0), les normes de présentation du manuel de procédures sont
les suivantes :
la fiche d'identité, soit l'origine, le rédacteur, les références, la date d'émission
de mise à jour, la date de diffusion ;
la présentation générale, soit les éléments et les évènements déclencheurs, le
périmètre et les objectifs ;
les principes à respecter;
le diagramme de circulation des documents ou « flow chart » qui représente les
flux de message échangés entre les acteurs ;
les règles à appliquer, dûment écrites avec la matérialisation des liens avec les
activités ;
le lexique et ·le glossaire nécessaire pour les mots qui pourraient prêter à
confusion.
2.1.2.4 La validation du manuel de procédures
Une fois la rédaction du manuel terminée, on procède à des validations à deux niveaux
différents. D'abord auprès des différents acteurs auprès desquels on a eu des informations et
ensuite on procède à une validation globale au niveau général de l'entreprise à travers une
séance de restitution.
2.1.2.5 La diffusion du manuel
Elle est faite par deux étapes à savoir 1 'édition du manuel et la mise en application par les
différents utilisateurs.
L'édition du manuel consiste à compiler les différents volumes qm vont constituer le
manuel : sommaire, présentation générale, index.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG 33
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Quant à la mise en application, elle nécessite une politique de vulgarisation pour pouvoir
préparer les esprits au changement opéré par le manuel. Cette politique peut prendre en
compte des séances de sensibilisation et d'explication du contenu du manuel de procédures.
Ainsi le manuel de procédures doit respecter certaines structurations en tenant compte de
1 'entité et du rôle joué par les acteurs. Il doit tenir compte des différents processus des
opérations réalisées par l'entreprise. Ces processus présentent le contexte et les aspects
stratégiques de 1' organisation à savoir :
les grandes missions ;
la politique qui doit être mise en œuvre ;
les objectifs fixés ;
les relations entre différents objectifs identifiés.
Les objectifs relevés dans le processus doivent faire 1' objet d'une définition des ressources
nécessaires pour les atteindre à travers des procédures organisationnelles qui s'imposent. A ce
niveau, les procédures organisationnelles doivent permettre de définir les relations entre les
cycles d'opérations. Ces différentes procédures sont mises en œuvre à travers des instructions
de travail élaborées à partir des questions suivantes : pourquoi?, qui fait quoi? Ces
instructions permettent d'identifier de façon détaillée toutes les opérations élémentaires qui
doivent être mises en œuvre par un acteur, pour réaliser une tâche, ainsi que les contrôles
associés et les actions correctrices appropriées (Coneja, 2006 : 6).
2.2. La forme du manuel de procédures
Selon Henry (200 1 : 56), le manuel de procédures est composé de trois parties qui sont :
• les généralités introductives ;
• les fiches de procédures ;
• les annexes et tables complémentaires.
2.2.1 Les généralités introductives
Elles sont composées des spécificités des procédures liées à chaque type d'opérations. Elles
tiennent compte de la structure générale et fournissent des orientations pour la consultation de
l'information contenue dans le référentiel. Leur place se trouve au début du manuel
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion finandère, 26me promotion, CESAG 34
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
2.2.2 Les fiches de procédures
Elles représentent la partie essentielle du manuel où sont définies les différentes directives du
manuel. Cet ensemble de fiche constitue le document de procédures classées à l'intérieur
desquelles on retrouve des pages synthétiques, des diagrammes de flux, et des descriptions
détaillées des tâches (Henry, 2001 : 57). Ainsi, nous avons:
la page de synthèse qui rappelle au début de chaque procédure l'objectif
visé, le point de départ, les acteurs concernés et le cycle d'opérations visé;
le flow chart, encore appelé le diagramme de circulation, est un schéma qui
permet de voir le système de traitement de l'information à savoir la saisie, le
traitement, la vérification et le stockage ;
la description détaillée des tâches qui précise leur enchaînement et
éventuellement leur durée de réalisation dans le temps.
2.2.3 Les annexes et tables complémentaires
Cette partie comprend surtout des listes de procédures. La structure de ces listes peut obéir à
diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon l'ordre de classement sommaire ou par
classement alphabétique (Stéphanie, 2004 :54).
De cette revue de littérature, nous pouvons établir la synthèse du point de vue des différents
auteurs dans le tableau suivant :
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 35
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau : 8 synthèses des points de vue sur le processus de conception d'un manuel de
procédures
1 Phases Etapes Renard Berger{2007 : He ra rd Combes Nguyen Henri
(2005: 70-72) {2003: (1999: & al
104) 209- {1997 :17) 310-311) {2007:
210) 70-72)
Préparation Travaux x préliminaires
Conception Evaluation des x procédures
actuelles
Identification x des risques
Hiérarchisation x des risques
Matrice des x risques
Rédaction du x x manuel
1 Finalisation Validation x x x Diffusion du x x x manuel
Source: nous-mêmes à partir Berger & al(2007: 70-72), Henry & al(2001 : 78-94);
Nguyên (1999: 310-311); Renard(2005: 104); Herard (2003: 209-210)
Conclusion
L'élaboration des procédures permettra à 1' entreprise de disposer les ressources
organisationnelles nécessaires pour mieux outiller son contrôle interne. Ceci aidera 1' entité à
mieux définir les tâches, à situer les responsabilités en cas de défaillance d'un élément du
système et permettra d'assurer la traçabilité de tout le processus.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 36
i !
1
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Chapitre3 : la méthodologie de l'étude
Introduction
Les chapitres antérieurs nous ont permis d'avoir une vision beaucoup plus large du contrôle
interne, des notions pointues sur la trésorerie. Maintenant, nous définirons toute la
méthodologie de rédaction à travers un modèle d'analyse qui découlera de notre revue de
littérature, de la collecte et au traitement des informations nécessaires pour notre travaiL Ce
modèle d'analyse est une représentation schématique qui traduit le déroulement de
l'élaboration d'un manuel de procédures.
3.1. L'élaboration du modèle d'analyse
Elle sera réalisée sur la base du processus d'élaboration des procédures décrit dans la revue de
littérature.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z<~m• promotion, CESAG 3 7
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Graphique 1 : modèle d'analyse
Phases Etapes Outils de collecte de données
I t Prise de connaissance des procédures - n ervtew Préparation existantes sur la trésorerie et la gestion - Observations
des comptes clients - Analyses documentaire
' - Interview
Description des procédures existantes - Observations l' - Analyses
documentaire
1 " Evaluation des p;océdures existantes Interview -
Planification k Pondération -
t QCI -
Identification et évaluation des risques - Grille de
' et du contrôle interne séparation des tâches
_.)
1 Objectif et champ d'application du
~ manuel
+ Précision du fond et de la forme du - Interview
Elaboration et manuel - Séance de travail
mise en œuvre + Rédaction ..---- /
.. Validation
1"----- - Séance de .. validation
Diffusion -ror
Source : nous-mêmes
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 38
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
3.2 Personnes rencontrées et outils de collecte de données
Notre étude s'est déroulée de septembre à novembre 2009 à travers certains services
concernant la fonction financière. Nous avons rencontré les personnes impliquées dans le
processus et nous avons utilisé différentes méthodes pour la collecte de nos informations.
Il s'agit ici pour nous, de décrire les techniques et outils qui nous ont permis de collecter les
informations et de préciser les techniques d'analyse des données.
3.2.1 Personnes rencontrées
Dès le début de notre stage, nous avons rencontré l'auditeur interne et le directeur financier.
Un planning de travail a été élaboré, définissant les personnes à rencontrer, les services
concernés. Ce qui nous a rendu plus ou moins facile la collecte des informations. Nous avons
réalisé notre étude dans une ambiance de travail cordiale. La direction a mis à notre
disposition les informations financières dont nous avions besoin.
3.2.2 Les outils de collecte et d'analyse des données
La collecte des données a été réalisée avec plusieurs outils adaptés à notre étude. Nous avons
utilisé comme outil, l'interview, l'analyse documentaire, l'observation, le questionnaire de
contrôle interne, la grille de séparation des tâches et le test de conformité.
3.2.2.1 L'interview
Il consiste à procéder sous forme de questions réponses instantanées ; à la découverte de tout
le processus de gestion de la trésorerie et de la gestion des comptes clients. Ainsi, nous avons
procédé à des interviews avec les différents acteurs de la fonction. Cette technique nous a
permis de comprendre 1' organisation de la trésorerie en générale et le processus du
recouvrement des créances au niveau de 1 'hôtel. Notons que ces différents entretiens ont été
réalisés avec des guides d'entretien. Cela nous a permis à mieux décrire le processus de
trésorerie de l'hôtel, ce qui a contribué à l'identification des zones à risque.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2"m• promotion, CESAG 3 9
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Cette préparation à l'interview nous a évité d'improviser devant les audités et de nous
concentrer sur les points primordiaux. Ces différents points ont été confrontés avec les
pratiques en place.
3.2.2.2 L'observation directe
Elle est la constatation de la réalité instantanée de l'existence et du fonctionnement d'un
processus, d'un bien, d'une transaction, d'une valeur (Lemant, 1995: 201). Elle peut être
menée de deux manières :l'observation directe et l'observation indirecte.
L'observation est un moyen fiable de collection d'informations car selon Obert (2000 :91)
«le moyen le plus sûr de vérifier la véracité et l'existence de certains éléments est de se les
faire présenter ».
Elle a permis de comprendre et de valider les propos recueillis auprès des différents acteurs
impliqués. D'une part, nous avons réalisé des observations directes relatives à l'organisation
des points de vente dans l'hôtel. Nous sommes passés dans plusieurs services pour voir la
manière dont les prestations sont exécutées : il s'agit de la comptabilité, de l'audit interne, de
la trésorerie, du recouvrement et de la facturation.
D'autre part, nous avions procédé également à l'observation indirecte en nous rapprochant des
clients de l'hôtel pour nous impressionner sur la manière dont s'effectue le recouvrement des
créances.
3.2.2.3 L'analyse documentaire
Elle a été effectuée par la consultation des procédures existantes et les notes de service
relatives à 1' organisation comptable et financière de l'hôtel.
Elle nous a permis d'avoir un aperçu sur le fonctionnement global de l'existant en matière de
procédures financières au niveau de 1 'hôtel. Les documents réellement consultés sont :
1 'organigramme, les notes de services, les états financiers, et les procédures Pulman.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zèm• promotion, CESAG 40
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
3.2.2.4 Le questionnaire de contrôle interne et la grille de séparation des tâches
Ces deux outils nous ont permis d'apprécier les mesures de contrôle interne existant et
l'efficacité des dispositifs mis en place par la direction, de constater les risques auxquels
1 'hôtel est exposé.
a) Le questionnaire du contrôle interne
Il regroupe 1 'ensemble des interrogations à savoir :
Qui : l'opérateur doit être identifié avec précisions. Quels sont ses pouvoirs?.
Quoi ? Quel est 1 'objet de 1 'opération ?
Où? Le lieu de stockage et de traitement de l'information
Quand ? début et fin des tâches.
Comment? Description du mode opératoire.
Selon Maders & al (2006 : 57), «cet outil se compose de questions types trouvées dans des
ouvrages professionnels ».
Le questionnaire sera administré (annexe 2) sera administré par nous-mêmes, aux agents
concernés par le processus de gestion de la trésorerie.
b) La grille de séparation des tâches
Elle permet de déceler les fonctions incompatibles existantes au niveau de chaque processus
et prendre les dispositions nécessaires. Elle relie véritablement l'organigramme fonctionnel à
1' organigramme hiérarchique et justifie 1' analyse des postes (Renard, 2007 : 34 7).
Elle nous a permis d'avoir une idée claire sur les cas d'incompatibilité de fonction.
3.2.2.5 Le flow chart
C'est un outil de description et de représentation des activités de l'entreprise. Il va permettre
de représenter physiquement la succession des phases du processus d'encaissement et de
décaissement au niveau de l'hôtel.(annexe 7)
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2•m• promotion, CESAG 41
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Conclusion
La démarche de l'élaboration des procédures de trésorerie est suffisamment décrite dans les
outils et analyses des données. La définition du modèle d'analyse favorisera la conception des
procédures en suivant les différentes étapes requises dans le cadre de notre travail. Ceci
passera par les différentes de préparation, de planification et de l'élaboration proprement dite
du manuel de procédures.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2'""' promotion, CESAG 42
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Conclusion première partie
Le manuel de procédures lié au cycle de trésorerie constitue un excellent outil régissant les
encaissements et les décaissements de fonds. L'élaboration de ce manuel à travers des étapes
bien définies permet d'associer le personnel concerné de l'hôtel et favorisera l'application
effective de son contenu au niveau de tout le processus.
Tout ceci sera fait après avoir identifié et évaluer tous les risques du processus financier
existant au niveau de l'entité. Cette étape permettra de déceler les forces et les faiblesses du
système et de remédier à toutes les failles possibles par le biais des procédures adaptées aux
réalités de l'entité et sa politique financière.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2•m• promotion, CESAG 43
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
DEUXIEME PARTIE : CONCEPTION DES
PROCEDURES LIEES AUX CYCLES TRESORERIE DE
L'HOTEL SAVANA
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2'me promotion, CESAG 44
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Introduction deuxième partie
La prise de connaissance de l'entité constitue la première étape du processus d'élaboration
des procédures. Cela permettra de comprendre les procédures existantes au niveau du cycle de
trésorerie de l'hôtel depuis la réception jusqu'au règlement des créances et d'avoir une
connaissance accrue de la politique financière du groupe.
Dans cette partie, d'une part nous procéderons à la présentation de l'hôtel, à la description des
procédures existantes pour mieux diagnostiquer l'existant; d'autre part nous procéderons à
l'identification et à l'analyse des risques liés au processus de trésorerie et à leur
hiérarchisation ; enfin nous élaborerons des procédures adaptées à 1 'hôtel Savana Dakar en
tenant compte du diagnostic précédemment effectué.
Elias FATCHHHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 45
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
CHAPITRE4 : Présentation de l'hotel SA V ANA DAKAR
Introduction
L'hôtel Savana représente l'une des grandes structures hôtelières de Dakar. Il apporte
beaucoup au secteur touristique du Sénégal, de par sa position géographique (à coté de la
corniche ouest de Dakar). Il faisait partie du groupe Pullman, et mène ses activités
aujourd'hui dans plusieurs branches du secteur.
Dans ce chapitre, nous parlerons non seulement du cadre théorique de la présentation générale
de Savana, mais aussi nous passerons à la description des procédures d'exécution existantes,
et à 1 'évaluation des risques liés au cycle de trésorerie de 1 'hôtel.
4.1 Historique et présentation de l'botel
Il est constitué de l'historique de Savana et de la présentation des différentes activités et
entités de l'hôtel .
4.1.1 Historique et activités de l'hôtel
L'hôte est un hôtel de catégorie «quatre étoiles» situé en bordure de mer, face à l'ile de
Gorée, sur la corniche Est de Dakar. Il a ouvert ses portes en 1981.11 est reconnu par les
clients locaux mais aussi par les entreprises et personnalités étrangères.
Il fait partie d'un groupe composé de plusieurs entités à savoir:
Savana Dakar ;
Savana Saly ;
Dakar restauration.
Son activité principale est 1 'hébergement, la restauration amst que certaines activités
accessoires comme la piscine, le massage des clients.
Pour mener à bien ses activités, le groupe Savana s'est doté de deux(2) directions et services.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilîté et gestion financière. 2èm• promotion, CESAG 46
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
4.1.2 Présentation des directions et services de Savana
Le groupe Savana est composé principalement de deux directions à savoir :
la direction de 1 'exploitation ;
- la direction administrative et financière.
4.1.2.1 La direction de l'exploitation
Elle est la direction centrale de 1 'hôtel car d'elle dépend le bon fonctionnement de 1 'entité.
Elle est composée de quatre services à savoir :
le service hébergement;
le service restauration;
le service lingerie;
le service annexe.
a) le service hébergement
Il s'occupe de la réservation, de la réception, et de l'hébergement de la clientèle. Ce service
représente le premier maillon du système car c'est là que se détermine en commun accord
avec la clientèle le mode de règlement qui peut être au comptant, ou sous forme de règlement
à terme. Il a sous sa responsabilité la caisse réception. La caisse reception est le lieu de
paiement des clients particuliers.
b) Le service restauration
Il s'occupe de la restauration des clients hébergés ou non dans l'hôtel. Ce service est chargé
de la coordination en salle des clients de 1 'hôtel. Il est en relation directe avec les fournisseurs
de l'hôtel.
c) Le service lingerie
Il s'occupe du lavage des linges de 1 'hôtel et des différentes prestations similaires sollicitées
par la clientèle. Il s'occupe également du nettoyage des différentes salles et airs de jeux cd
l'hôtel.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 4 7
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
d) Le service annexe
Il s'occupe de toutes les autres prestations sollicitées par la clientèle à savoir: la piscine, le
massage.
4.1.2.2 La direction administrative et financière
Elle est composée de plusieurs services à savoir :
le service comptabilité;
le service débiteur, trésorerie et facturation ;
le service contrôle.
L'assistant marketing et de l'administration
a) Le service comptabilité
Il s'occupe de :
l'enregistrement des opérations réalisées avec les fournisseurs~ qui peut se
faire à partir des feuilles de marché lorsqu'il s'agit des achats réalisés par
l'économat au profil de l'hôtel; mais aussi à partir des factures visées par le
service demandeur et l'auditeur interne ;
la comptabilisation des recettes ;
la déclaration des dettes fiscales et sociales ;
1' établissement des fiches de paie et leur comptabilisation ;
la réalisation des états de rapprochement bancaire ;
l'établissement des états financiers de synthèse.
b) Le service débiteur, trésorerie et facturation
Il s'occupe :
de la facturation des différents clients de 1 'hôtel ;
du recouvrement et de la relance des clients débiteurs ;
de l'encaissement des recettes et du décaissement, autrement dit, de la gestion
des comptes bancaires de Savana.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 48
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
c) Le service contrôle de l'exploitation
Il assure les différents contrôles effectués au niveau de l'exploitation. Autrement dit son
contrôle est principalement lié aux opérations de livraison réalisées par l'économat avec les
fournisseurs.
L'hôtel évolue dans un environnement influencé fortement par le tourisme et la concurrence
dans le secteur.
d) L'assistance marketing et de l'administration
Ce service représente un service important pour l'hôtel en ce sens qu'il régit les relations entre
l'hôtel et le monde extérieur.
Le volet administration est dirigé par une assistante chargée du bon fonctionnement
administratif de l'hôtel.
Le volet marketing est chargé de développer et de fidéliser la clientèle de l'hôtel.
e) Le service des ressources humaines
Ce service recouvre trois missions principales :
Tout d'abord, la gestion du personnel à travers la définition d'une
politique de recrutement, de promouvoir la gestion des carrières
(mobilité, affectations, formations ... ) et de proposer une politique de
rémunérations. ;
Ensuite, le management social. Il développe les motivations par
l'élaboration d'un projet d'entreprise ou des différentes formes de
participation des salariés (intéressement). Il met en œuvre, lui même ou
ses collaborateurs, la législation du travail en vigueur et négocie avec les
représentants du personnel au sein des instances représentatives
(syndicats).
enfin. Il est garant de la qualité du climat social en recherchant l'adhésion
du personnel aux objectifs de l'entreprise et en diffusant les informations
d'ordre économique et social liées à ces objectifs.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG 49
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
4.2 L'environnement touristique et concurrentiel de l'hôtel
L'existence de l'hôtel est due en grande partie au secteur touristique du Sénégal; qui de par sa
richesse attire beaucoup d'étrangers.
4.2.1 L'environnement touristique
Diversifier le produit touristique est un axe essentiel de la politique de développement des
pouvoirs publics au Sénégal. Autrefois cantonné au tourisme balnéaire, le Sénégal propose
aussi aujourd'hui la découverte d'un patrimoine et d'une culture unique.
Depuis 2005, les projets du ministère de du tourisme s'inscrivent dans le cadre de la politique
de diversification des sites et des produits touristiques, de l'amélioration de l'accueil des
touristes, du renforcement de la promotion et de la lutte contre le vieillissement des
infrastructures.
4.2.2 L'environnement concurrentiel
Le Sénégal regorge de beaucoup d'hôtels« grandes étoiles». Cette situation amène les entités
hôtelières à prendre des dispositions commerciales nécessaires pour avoir une part de marché,
pouvant leur permettre de dégager une marge bénéficiaire importante. D'où la nécessité pour
l'hôtel de prêter beaucoup attention à l'évolution des concurrents, pour avoir toujours une part
de marché préférentielle.
Conclusion
Au regard de ce chapitre, nous avons pu présenter l'hôtel Savana Dakar selon ses activités et
son organisation. Cela nous permettra de mieux procéder à la description des procédures
existantes afin d'identifier les risques afférentes.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 50
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Chapitre 5 : Démarche de conception d'un manuel de procédures du cycle trésorerie
Introduction
Compte de l'importance de la trésorerie au sein de l'entité, dans ce chapitre nous procéderons
à la description des procédures existantes, à l'identification et à la classification des risques, à
l'évaluation du contrôle interne afin de déceler les forces et faiblesses du système mis en
place.
5.1 La description des procédures de l'hôtel
La description des procédures existantes constitue un élément primordial de 1' élaboration des
procédures, du fait qu'elle dénote de la prise de connaissance de l'entité.
Il s'agit ici de procéder à la description des procédures existantes régissant la gestion du cycle
trésorerie de l'hôtel.
Ces procédures concernent :
les encaissements
les décaissements
la gestion des comptes clients
les procédures de contrôle
cette description n'a été possible que grâce aux interviews que les différents chefs services et
le directeur financier nous ont accordés, à la grille de séparation des taches, au, questionnaire
du contrôle interne et à l'analyse documentaire.
5.1.1 La description des procédures des encaissements
Les encaissements sont réalisés selon le type de client. A Savana, les clients sont classés en
deux catégories à savoir :
- les clients au comptant ;
- les clients à terme ne payant pas comptant. Ces derniers sont appelés « clients
débiteurs ».
La première étape du processus d'encaissement des recettes est assumée par la réception de
l'hôtel, qui détermine dès la prise de contact avec le client le mode de règlement.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2•m• promotion, CESAG 51
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.1.1.1 pour les clients au comptant
Le règlement se fait à la fin du séjour du client après avoir procédé au récapitulatif des
différentes consommations effectuées par le client. Il se fait à la caisse des différents points
de vente dont dispose l'hôtel, principalement les points de ventes hébergement et restauration.
Ces différents caissiers sont chargés d'assurer l'encaissement des prestations réalisées au
comptant. Ensuite, les encaissements effectués au niveau de ces différents points de vente sont
versés tous les jours à la caisse principale pour centralisation par les caissiers des différents
points de vente; sur la base d'un compte rendu recettes réalisé sur une enveloppe de caisse.
Les enveloppes sont déposées à la réception de l'hôtel chaque matin, et le caissier principal
retire, effectue des dépouillements et procède au contrôle. Les recettes sont versées à la
banque par le caissier principal soit une moyenne de deux versements par semaine. Le détail
des sommes versées au niveau de la caisse principale est inscrit sur papier simple par le
caissier principal tous les jours.
5.1.1.2 Pour les clients à terme
Le règlement est effectué après l'émission de la facture correspondante aux consommations
effectuées par le client ; dont une copie est envoyée au client, une copie à la comptabilité et la
dernière à la trésorerie. La facture est émise par l'agent de la facturation et signée par le
directeur administratif et financier de l'hôtel. Ensuite, le règlement de la facture est
généralement effectué par chèque par le client déposé au secrétariat du directeur administratif
et financier qui transmet à la trésorerie, et le trésorier transmet cela au caissier principal pour
encaissement. La réception des chèques par le caissier principal se fait à tout moment. Le
caissier principal joue un grand rôle dans le système.
5.1.2 Les décaissements
Ils correspondent aux sorties de fonds pour faire face aux paiements des salaires, des dettes
fournisseurs et autres.
Il est à noter que le fonds de caisse pour faire face aux décaissements est de trois millions de
FCF A. Pour les décaissements inférieurs à cent mille, le règlement s'effectue à la caisse
principale. La facture correspondante est accompagnée d'une pièce de débours signée par le
responsable du service concerné, le chef service contrôle et le directeur financier.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 52
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Pour les déboursements urgents de fonds comme les frais de taxi par exemple, le caissier
principal délivre un bon provisoire au bénéficiaire du service, sous forme de décharge, sur un
bout de papier qui est signé par la personne ayant effectuée le retrait.
Pour les décaissements par chèque, le processus est déclenché par le trésorier qui regarde dans
son agenda, la liste des fournisseurs dont 1' échéance est arrivée à terme. Cette liste est
communiquée à la comptabilité. Ensuite le trésorier vérifie si la disponibilité existante au
niveau des comptes bancaires permet de couvrir les sommes dues à l'échéance. Si la
disponibilité y est, le trésorier établit les chèques qui sont signés par le chef comptable et le
directeur financier. Le chèque signé, accompagné de la fiche d'imputation est déposé au
secrétariat du directeur financier pour retrait par le fournisseur. La secrétaire contacte le
fournisseur pour retrait du chèque. Les règlements tous les jours en fonction de la
disponibilité financière et en fonction des factures arrivées à 1' échéance.
5.1.3 Le processus de gestion des comptes clients
Ici, nous allons nous appuyer sur l'objectif de la gestion des comptes clients à savoir
l'amélioration des normes de crédit, de la période de crédit, de la politique d'escompte et
enfin de la procédure de recouvrement des créances.
La nature du client est déterminée à la réception par l'agent chargé d'acceuil dès l'arrivée du
client. Il y a deux types de client à savoir : client particulier et client institution.
5.1.3.1 Les clients particuliers
Ils représentent des individus qui sollicitent les prestations de l'hôtel à savoir l'hébergement,
la restauration et les loisirs. Le recouvrement de ces créances est assuré par les caissiers de la
réception, de 1 'hébergement et de la restauration dès la fin du séjour des clients.
Le traitement de ces clients ne fait l'objet d'aucune faveur en terme de délai de crédit et
d'escompte accordé au client.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 53
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.1.3.2 Les clients" institution"
Ils représentent la plus grande partie de la clientèle de Savana et constituent le lot des
institutions publiques ou privées qui sollicitent les prestations de 1 'hôtel. Ces institutions
disposent de compte client dans les livres comptables de 1 'hôtel, et bénéficient de prestations à
crédit dont les conditions sont déterminées dès le lancement de la commande reçue par le
réceptionniste de l'hôtel
Les conditions de crédit sont déterminées par le chef service réservation. L'échéance
maximale de crédit fixée à Savana est soixante jours. Si à l'échéance, le client ne règle pas sa
créance, le chargé de recouvrement procède aux relances téléphoniques du client pour lui
rappeler l'exigibilité de sa dette. A la fin de l'année, le service comptabilité procède au
reclassement des créances clients et constitue également des provisions définies en
collaboration avec le Directeur financier.
Après la description des procédures existantes, nous allons procéder à 1' évaluation du contrôle
interne.
5.1.4 Les procédures de contrôle
Il s'agit ici du contrôle effectué par l'auditeur interne à la caisse pour s'assurer du bon respect
des procédures existantes et de celui effectué par le chef service comptabilité pour s'assurer
de la bonne utilisation des fonds de caisse.
5.1.4.1 Le contrôle de l'auditeur interne
De façon inopinée, l'auditeur interne de l'hôtel procède à des contrôles en vérifiant le bon
enregistrement des opérations de caisse et la conformité de l'avoir en caisse avec les
enregistrements toutes les fois sans un moment précis.
5.1.4.2 Le contrôle du chef service comptabilité
Le chef service comptabilité procède à la vérification de 1 'usage des fonds caisse avec les
enregistrements manuels en faisant la confrontation entre les factures et les bons de sortie. Il
procède à ce contrôle avant tout renouvellement du fonds de caisse.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 54
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.2 L'évaluation des procédures de la trésorerie de l'hôtel
Cette évaluation concerne les encaissements, les décaissements, les contrôles et la gestion des
comptes clients.
L'identification des risques a été possible grâce au questionnaire de contrôle interne et à la
grille de séparation des tâches élaborés.
Les différents risques liés à chaque tâche sont énumérés dans des tableaux précisant les
risques, leur impact sur les activités, ainsi que l'existence de mesures alternatives ou non.
5.2.1 Identification et analyse des risques liés aux encaissements
L'encaissement des recettes représente le premier élément de la gestion de la trésorerie. Pour
ce fait, la gestion des encaissements doit faire objet de bonnes pratiques de gestion. L'analyse
consiste à inventorier tous les risques liés à l'encaissement des recettes de l'hôtel. Ces risques
sont recensés dans le tableau suivant:
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 55
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau 9: Identification des risques liés à l'encaissement des recettes
Tâches Objectifs Risques Impacts Mesures
constatés alternatives
Le versement S'assurer du 1. Détournement Manque de Non
des fonds versement effectif des recettes liquidité, non
des recettes fiabilité de
1 'information
Enregistrement S'assurer de la 2. Manque de Recherche Non
des opérations disponibilité des traçabilité des fastidieuse
d'encaissement informations à la opérations de
dans le caisse caisse
brouillard de
caisse
Dépouillement S'assurer de la 3. risque Blocage du Non
des enveloppes crédibilité du d'opposition au fonctionnement de
de caisse par le dépouillement montant réel la caisse
caissier contenu dans
principal l'enveloppe
Enregistrement S'assurer de 4. détournement Manque de fiabilité Non
comptable de l'enregistrement des fonds de 1 'information
1 'encaissement exhaustif et rapide 5. erreur de comptable et
des règlements saisie financière
6. omission de
comptabilisation
Elaboration du S'assurer de 7. détournement Informations Non
bordereau de 1 'effectivité des de fonds comptable et
remise à dépôts en banque financière non
1 'encaissement fiables
Source : nous-mêmes
•!• synthèse des défaillances constatées
De notre analyse, il ressort que les risques de détournement, de conflit de dépouillement de
caisse, de comptabilisation sont liés à l'activité encaissement. Aussi l'hôtel n'a pas mis en
place des dispositifs de maîtrise des risques liés et ne dispose pas de solutions alternatives.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 21tm• promotion, CESAG 56
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.2.2 Identification et analyse des risques liés aux décaissements
Les décaissements constituent l'élément fondamental où les risques sont élevés au niveau du
processus de trésorerie. Ces risques sont recensés dans le tableau suivant :
Tableau 10: identification et analyse des risques liés aux décaissements
Tâches Objectif Risques Impact Mesures
opérationnels opérationnel Alternatives
Règlement des S'assurer que 8.Double Insuffisance de Non
factures tous les paiement; liquidité; perte
fournisseurs règlements font 9. choix arbitraire de gain potentiel
l'objet d'un avis du règlement des résultant des
d'autorisation factures échéances des
au préalable factures
Comptabilisation S'assurer de la 10. Oubli de Infidélité du solde Non
des règlements comptabilisation comptabilisation des fournisseurs
effective de tous
les règlements 1
Source : nous-mêmes
•!• Synthèse des défaillances constatées
Il ressort de l'analyse que les décaissements font objet de beaucoup de risques à savoir :le
double paiement, le choix arbitraire des dates de règlement des factures, et d'oubli de
comptabilisation. Ces risques ne sont pas maîtrisés car il n'y a pas de dispositifs de maîtrise,
ni de mesures alternatives au niveau de l'entité.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 26""' promotion, CESAG 57
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.2.3 Identification et analyse des risques liés à l'activité de contrôle
Le contrôle lié à la fonction financière est indispensable pour s'assurer de la gestion efficace
des finances de l'hôteL Les risques liés à cette activité sont recensés dans le tableau suivant:
Tableau 10 : identification et analyse des risques liés à l'activité contrôle
1 Tâches Objectif Risques constatés Impacts Mesures
Opérationnels alternatives
Contrôle à la S'assurer de 11. Détournement Existence Non
CaiSSe 1 'existence de fonds; d'opérations non
effective du 12. malversation; justifiées à la
montant en 13 .non justification caisse, problèmes
ca1sse des soldes de de liquidité
caisse
Contrôle S'assurer de 14. fraude; Existence de Non
bancaire la 15. erreur suspens, influence
concordance d'imputation du sur la situation
entre soldes banquier non financière de
bancaires et réclamée dans le l'hôtel
le solde délai requis
banque de
! l'hôtel
1
Source : nous-mêmes
•:• Synthèse des défaillances constatées
Les risques suivants ont été décelés au niveau du contrôle : malversations, fraude, erreur
d'imputation du banquier. Aussi l'hôtel n'a aucun dispositif de maîtrise, ni de mesures
alternatives pour faire face à ces menaces.
5.2.4 Identification et analyse des risques liés à la gestion des comptes clients
Elias PATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG 58
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Il s'agit des risques liés au recouvrement des créances de l'hôtel. Ces risques sont recensés
dans le tableau suivant :
Tableau Il : identification et analyse des risques liés à la gestion des comptes clients
Tâches Objectif Risques Impact Mesures
opérationnels opérationnel alternatives
Accord des S'assurer que 16. Définition Apparition de Non
crédits au les échéances anarchique des mauvaises créances
client des crédits délais de crédit
accordés sont
respectées
La relance des s'assurer de la 17. relance Difficulté de Non
clients normalisation effectuée hors recouvrement des
dans la relance délai créances
des clients
Etablissement Voir si l'état des 18. créances non fiabilité de Non
de la balance créances est accumulées des l'information
âgée établi de façon clients
quotidienne 19. créances
fictives
Le Analyser les 20. Solde des créances Non
recouvrement méthodes de détournement non fiable
1 des créances recouvrement des règlements
Le S'assurer de la 21. mauvaise Non fiabilité des Non
reclassement bonne appréciation de états financiers
des clients catégorisation la provision
des clients 22. dotation de
provision sans i
i
base réelle 1 1
Source : nous-mêmes
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2~""' promotion. CESAG 59
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Synthèse des défaillances constatées
La gestion des créances de l'hôtel est sujet de beaucoup de risques, parmi lesquels nous
avons : délai de crédit non respecté, détournement des règlements, mauvaise appréciation de
la provision, présence de créances fictives. Signalons que l'hôtel ne dispose pas de mesures
appropriées pour faire face à ces différents risques.
Tous ces risques n'ont pas la même importance du point de vue réalisation et conséquences.
5.3 Classification des risques et évaluation du contrôle interne
L'évaluation des risques tient compte de deux éléments qui sont: la probabilité d'occurrence
de l'évènement et l'impact ou les conséquences de cet évènement. Les risques identifiés
feront l'objet d'une hiérarchisation.
En outre, l'évaluation du contrôle interne doit tenir compte des différentes anomalies
constatées, afin d'élaborer les forces et les faiblesses du système.
5.3.1 La classification des risques
Elle passe l'évaluation de la probabilité de survenance et de l'impact du risque.
5.3.1.1 L'évaluation des risques selon l'occurrence et l'impact
Chaque élément fait objet de pondération qui diffère en fonction des caractéristiques de
chaque évènement.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z- promotion, CESAG 60
i
i
1
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
a) Détermination de la convention de mesure de la probabilité d'occurrence
La convention nous permettra de quantifier les scores des risques identifiés sur la base des
résultats d'audit. Cette convention a été élaborée non seulement en tenant compte des bonnes
pratiques de gestion et également des niveaux de réalisation.
Tableau 12: échelle de mesure de la probabilité d'occurrence
Cote Niveaux intitulés Commentaires
1 Rare Il est presque incertain que le risque se réalise
Moins de 5%
2 Peu certain Il existe peu de chance que le nsque se
produise
5%<P<49%
3 Certain Probabilité certaine de la réalisation du risque
49%<P<94%
4 Très certain Il est quasi certain que le risque se réalise
P>95%
Source : nous-mêmes
Cette convention nous amène à concevoir le tableau de la probabilité de survenance des
risques en tenant compte des risques identifiés.
Tableau13 : Evaluation de la probabilité de survenance des risques
Risques Cote Probabilité Commentaire
1. Détournement des 3 Certaine Caractère journalier
recettes des opérations de
i caisse
2. Manque de 4 Très certaine Quasi inexistence de
traçabilité des la comptabilité caisse
opérations de caisse
3. risque 3 Certaine Procédures de
d'opposition au dépouillement
montant réel contenu inexistant
dans 1 'enveloppe
· 5. erreur de saisie 2 Peu certaine Environnement
1
comptable un peu
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 61
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
. ' organtse
7. OmiSSIOn de 1 Rare Existence de contrôle
comptabilisation par le chef comptable
9. Double paiement; 4 très Certaine Caractère journalier
des opérations de
règlement
10. choix arbitraire 4 Très certaine Fréquence
du règlement des quotidienne des
factures règlements de facture
13. malversation; 3 Certaine Manque de
procédure de
trésorerie
14. non justification des 2 Peu certaine Environnement de soldes de caisse contrôle non
dynanmique
16. erreur du 2 Peu certaine Suivi du compte
banquier non bancaire
réclamée dans le
délai requis
17. relance effectuée 3 Certaine Manque de suivi des
hors délai créances
18. créances 4 Très certaine Manque de suivi des
accumulées des créances
clients
19. créances fictives 2 Peu certaine Environnement de
contrôle
20. détournement des 2 Peu certaine Environnement de
! règlements contrôle
21. mauvaise 3 Certaine Inexistence des bases
appréciation de la de provision
provision
Source : nous-mêmes
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 26.,. promotion, CESAG 62
!
!
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.3.1.2 L'évaluation de l'impact du risque
L'évaluation de l'impact des risques est faite généralement de manière qualitative. La
démarche est subjective car il convient de déterminer les conséquences potentielles là où le
risque surviendrait, puis déterminer le niveau d'impact.
Tableau 14: convention d'échelle de mesure de l'impact des risques
Classe Niveaux intitulés Commentaires
d'impact
4 Inadmissible Dégradation des informations financières et comptables,
atteinte aux objectifs de 1 'hôtel
1
3 Vraiment grave Conséquences sur certaines activités quotidiennes, ·
traitement impératif
2 Grave Conséquences modérées des effets du nsque, mats i i
• peuvent faire objet de traitement progressif
1 Gênant Conséquences tolérables sur l'exploitation de l'hôtel
Source : nous-mêmes
Ainsi, nous avons le tableau ci-après, retraçant les risques et le niveau de leur impact sur
l'hôtel.
Tableau 15 : évaluation de 1 'impact des risques
Risques Cotes Catégorie Commentaires
1. Détournement des 1
4 Inadmissible Conséquences
recettes i financières énormes
2. Manque de 2 Grave Environnement de
traçabilité des i
contrôle
opérations de caisse
3. nsque 3 très grave Environnement de
d'opposition au contrôle
montant réel contenu
dans 1 'enveloppe i
5. erreur de saisie 2 Grave 1 Conséquences sur i
• l'exploitation
7. omission de 2 Grave Conséquences sur
comptabilisation 1 'exploitation et
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2éme promotion, CESAG 63
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
peuvent faire objet de 1
traitement progressif • 1
9. Double paiement; 3 Très grave Conséquences !
financières
10. choix arbitraire 1 Gênant Conséquences
du règlement des · financières
factures potentielles
13. malversation; 4 Inadmissible Porte atteinte à la
. pérennité de i
1 'exploitation
14. non justification des 2 Grave . Traitement progressif 1
1 •
soldes de caisse des conséquences
16. erreur du 2 Grave Conséquences sur la
banquier non trésorerie mensuelle
réclamée dans le de l'hôtel
délai requis
17. relance effectuée 2 Grave Atteinte à la
hors délai solvabilité de 1 'hôtel
vis à vis des
fournisseurs
18. créances 3 Très grave Difficultés de
accumulées des recouvrement
clients i
19. créances fictives 4 Inadmissible Porte atteinte à la
1
pérennité de
1
1' exploitation
20. détournement des 4 Inadmissible Procédures
règlements inadéquates
21. mauvaise 3 Très grave Influence sur la
appréciation de la fidélité de
provision l'information
comptable et
1 : financière
Source : nous-mêmes
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 64
!
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Une fois les risques identifiés, analysés et évalués, nous allons procéder à leur hiérarchisation
en tenant compte de la probabilité d'occurrence et du degré de leur impact sur l'hôtel.
5.3.2 La hiérarchisation des risques
La hiérarchisation permet de classifier les risques en tenant de l'importance aussi bien pour la
réalisation que les conséquences.
5.3.2.1 Hiérarchisation selon la probabilité d'occurrence
Cette hiérarchisation tient compte du degré de réalisation du risque. Nous avons le tableau
suivant:
Tableau 16: Hiérarchisation des risques selon la probabilité d'occurrence
Risques Cotes Probabilité
2. Manque de traçabilité des 4 Très certaine
opérations de caisse
9. Double paiement ; 4 Très Certaine
1 O. choix arbitraire des factures 4 Très certaine
fournisseurs à régler !
1
18. créances accumulées des 14 Très certaine
/ clients
1. Détournement des recettes 3 Certaine
3. risque d'opposition au 3 Certaine
montant réel contenu dans
! l'enveloppe
13. malversation; 3 Certaine
17. relance effectuée hors délai 3 Certaine
. 21. mauvaise appréciation de la
/provision
3 Certaine
5. erreur de saisie 2 Peu certaine
14. non justification des soldes de 2 Peu certaine i caisse
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 65
1
1
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
16. erreur du banquier non 2 Peu certaine
' réclamée dans le délai requis i
19. créances fictives 2 Peu certaine
20. détournement des règlements 2 Peu certaine
7. omission de 1 Rare
comptabilisation
Source : nous-mêmes
5.3.2.2 Hiérarchisation des risques selon le degré d'impact
Cette hiérarchisation est disposée dans le tableau suivant :
Tableau 17: hiérarchisation des risques selon le degré d'impact
· Risques Cotes Catégorie
1. Détournement des recettes 4 Inadmissible
13. malversation; 4 Inadmissible
19. créances fictives 4 Inadmissible
20. détournement des 4 Inadmissible
règlements i
3. risque d'opposition au 3 1 très grave i
montant réel contenu dans
1 1' enveloppe
9. Double paiement; 3 Très grave
18. créances accumulées des 3 . Très grave
1
clients 1
21. mauvaise appréciation de 3 Très grave
la provision
2. Manque de traçabilité des 2 Grave i
• opérations de caisse i
5. erreur de saisie 2 Grave i
7. omission de 2 Grave
comptabilisation
14. non justification des soldes de 2 1 Grave caisse
1
i
'-----·
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 66
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
i 16. erreur du banquier non 1 2 Grave
1 réclamée dans le délai requis :
17. relance effectuée hors 2 Grave
délai
10. choix arbitraire du 1 Gênant
règlement des factures
Source : nous-mêmes
Cette hiérarchisation permet d'élaborer la matrice des risques, qui définira clairement les
risques en fonction de la probabilité de survenance et de leur impact.
Cette matrice récapitule les différents risques identifiées avec en tenant compte du degré
d'importance.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 67
Graphique n°2 : matrice des risques
Probabilité de
survenance
Très certaine
Certaine
Peu certaine
Rare
Source :nous-mêmes
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Degré de réalisation de l'impact du risque
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 68
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Les niveaux d'appréciation du risque sont les suivants :
Mineur
Modéré
Elevé
Critique
Cette matrice nous permet d'avoir l'ossature des risques auxquels la trésorerie de l'hôtel est
exposée. Ceci nous amène à dire que la majorité des risques identifiés est concentrée aux
niveaux élève et critique.
Cette cartographie des risques identifiés permettra d'élaborer un plan de prévention par le
biais des dispositifs de maîtrise, ce qui servira de base normes pour la rédaction des
procédures adéquates.
Tableau 18: dispositifs de maîtrise des risques d'encaissement
Tâches Dispositif de maîtrise Qualification
Le versement des fonds Versement périodique de Procédures
toutes les recettes encaissées ;
Fixation à 1000 000 le
maximum des encaisses à
détenir.
Enregistrement des Mise en place d'un brouillard 1 Système comptable
i opérations d'encaissement . de caisse 1
dans le brouillard de caisse
Dépouillement des Dépouillement en présence de Procédure
enveloppes de caisse par le l'auditeur interne
i caissier principal
Enregistrement comptable Rapprochement entre les Système comptable
de l'encaissement bordereaux de règlement et les
• enregistrements comptables
Elaboration du bordereau Contrôle des bordereaux, Procédures
de remise à l'encaissement Remise quotidienne des
chèques à l'encaissement i
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, Zèm• promotion, CESAG 69
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau 19: DispositifS de maîtrise des risques liés aux décaissements
Tâches Dispositifs de maîtrise Qualification
Règlement des factures Système d'avis de Système comptable
fournisseurs règlement ; établissement de
la fiche hebdomadaire des
factures échues
Comptabilisation des Comptabilisation Système comptable
règlements quotidienne des règlements
Source : nous-mêmes
Tableau n°20 : dispositifS de maitrise lié aux risques de contrôle des avoirs
Tâches Dispositifs de maîtrise Qualifications
Contrôle à la caisse Contrôle inopiné régulier de la procédures
caisse principale et des caisses
secondaires
Contrôle bancaire Réalisation rapprochement Système comptable
bancaire au plus le 10 du mois
suivant
Source : nous-mêmes
Tableau n°2l : dispositifS de maitrise des risques liés aux créances clients
Tâches Dispositifs de maîtrise Dispositif maîtrisé
Attribution des crédits Définition claire et précise de des Procédure
au client délais de crédit
La relance des clients Définition d'un système de relance Système d'informations
automatique des clients
Etablissement de la Etablissement d'une balance âgée Procédures comptables
balance âgée de façon quotidienne par le
comptable client
Le recouvrement des Dotation de procédures de procédures
créances recouvrement
Le reclassement des Définition des critères de procédures
clients reclassement des créances
réelle
Source : nous-mêmes
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 70
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
5.2.4 L'évaluation du contrôle interne
L'évaluation du contrôle interne consiste à apprécier le dispositif de contrôle interne lié aux
encaissements, aux décaissements de l'hôtel. Cette évaluation sera faite dans un tableau
mettant en exergue les forces et les faiblesses du système.
L'analyse de la grille de séparation des tâches, nous a permis de déceler l'existence de
fonctions incompatibles notamment au niveau de la caisse, de la facturation, de la trésorerie et
du recouvrement des créances.
L'examen de trente factures réglées nous a permis de constater qu'il n'existe pas d'ordre de
paiement, ni de seuil d'autorisation de décaissement. Tous les décaissements sont autorisés
par le directeur administratif et financier quelque soit le montant.
Sur un échantillon de trente factures réglées aucune d'entre elles n'a fait l'objet d'une
procédure d'annulation. Cette situation peut être source de double paiement.
Aussi sur quinze clients débiteurs, nous avons remarqué que seulement 10 ont fait objet d'un
processus de recouvrement non uniforme. Ce qui nous amène à dire qu'il existe un réel
problème de recouvrement de créances.
Ainsi nous avons le tableau suivant retraçant toutes les forces et faiblesses identifiées au
système.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2~""' promotion, CESAG 71
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Tableau n° 22 :forces et faiblesses identifiées
Forces Faiblesses
Toutes les prestations font l'objet de facture; Absence de séparation de la caisse dépense et
celle recettes ;
les opérations sont comptabilisées dans manque de traçabilité des opérations de
1' ordre chronologique de réalisation; CaiSSe;
absence de formulaire de bon provisoire ;
pas de contrôle des opérations de caisse ;
pas de contrôle des bons provisoires émis ;
cumul de fonctions incompatibles à savoir
facturation et recouvrement;
pas de traçabilités des opérations de
recouvrement des créances ;
pas d'ordre de paiement;
Source : nous-mêmes
Tous les risques identifiés feront objet de dispositifs de maîtrise appropriés afin de mieux la survenance ou son impact sur 1 'hôtel.
Une fois les risques identifiés, et évalués, nous allons procéder à la définition du contenu du
manuel et à sa forme. Rappelons, que tout ceci a été fait en collaboration avec les agents des
différents services concernés.
Conclusion
L'identification et l'analyse des défaillances nous ont révélé que le cycle de trésorerie de
l'hôtel est soumis à beaucoup de risques auxquels il va falloir remédier le plus tôt possible.
Egalement, beaucoup de mesures alternatives et de dispositifs sont nécessaires pour faire face
à cette situation.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 72
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
CHAPITRE 6 : l'élaboration des procédures et
recommandations
Introduction
L'élaboration de procédures passe par ur1 ensemble d'éléments qui favorisent la
compréhension claire et loyale des différentes tâches et niveaux de responsabilités concernés.
Il s'agit de la définition de l'orientation du manuel, des objectifs, du contenu du manuel, et de
son mode d'utilisation. L'existence de procédures constituera un moyen principal pour limiter
les risques liés à la trésorerie et situer les responsabilités.
Dans ce chapitre, nous procéderons de l'élaboration des procédures proprement dite, et des
recommandations et conditions de mise en œuvre nécessaires pour la bonne application de ces
recommandations.
6.1 L'élaboration des procédures
Elle représente la matérialisation des différentes fonctions et tâches de 1 'entité. Avant son
élaboration, certains nécessaires doivent être déterminés à l'avance.
6.1.1 Les préalables à l'élaboration des procédures
Il s'agit de la définition de l'orientation du manuel à travers les objectifs visés, et du contenu à
donner au document pour le rendre opérationnel.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 7 4
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
6.1.1.1 Définition de l'orientation du manuel
Elle passe par la définition des objectifs généraux du manuel, qui sont établis avant le
démarrage de notre étude. Il s'agit des objectifs liés au cycle de trésorerie de l'hôtel:
mettre en place des procédures d'encaissement et de décaissement
conformes aux bonnes règles de gestion en la matière ;
définir des procédures nécessaires à la trésorerie pour assurer un bon contrôle
des avoirs de 1 'hôtel ;
définir des procédures optimales de recouvrement des créances ;
assurer la bonne circulation de l'information financière.
6.1.1.2 Le contenu du manuel
Le manuel définira les différentes procédures liées aux encaissements, aux décaissements de
fonds, à la gestion des comptes clients et enfin aux différents contrôles.
Les différentes tâches seront regroupées par fonction ; et chaque fonction sera constituée de
plusieurs instructions. Le travail est focalisé sur trois principales procédures divisées chacune
en plusieurs sous-procédures. Pour chaque procédure, on précisera le champ d'application, les
objectifs de contrôle interne. Pour chaque procédure, le manuel présentera les règles de
gestion, les tâches à effectuer; ainsi que les personnes concernées.
6.1.1.3 Le mode d'utilisation
Pour faciliter l'utilisation de ce manuel, chaque procédure sera décrite dans un tableau réparti
en quatre colonnes : étapes, intervenants, tâches, référence du support.
- la colonne« étapes »indique le niveau de l'opération de la procédure.
- la colonne «intervenants » permet d'identifier les différents agents impliqués
dans 1' exécution de la procédure.
- la colonne « tâches » décrit ce qui doit se faire à chaque étape de la procédure.
la colonne « référence support » indique les outils utilisés pour la matérialisation
de la tâche.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 75
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Signalons que ce manuel peut faire l'objet de mises à jour en tenant compte de l'évolution de
l'organigramme de l'hôtel et des tâches.
6.1.2 L'élaboration du manuel de procédures
Les procédures concernées sont celles liées uniquement à la gestion de la caisse, des
encaissements et décaissements de fonds à la banque, et des procédures liées à la gestion des
comptes clients. Elles regroupent les procédures de gestion de la caisse, les procédures de
décaissement par chèque, les procédures de versement et d'encaissement à la banque, et celles
de gestion des créances.
Pour les procédures de gestion de la caisse, nous avons les sous procédures suivantes :
les procédures de centralisation des recettes ;
les procédures de décaissement à la caisse ;
les procédures de réapprovisionnement de la caisse ;
les procédures de suivi de bons provisoires ;
les procédures de contrôle inopiné à la caisse.
Ensuite nous avons les procédures de gestion des opérations bancaires divisées en sous
procédures :
les procédures de versement et de remise à 1 'encaissement à la banque;
Les procédures de paiement par carte bancaire ;
les procédures de décaissement par chèque;
les procédures de contrôle bancaire.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 76
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
6.1.2.1 Les procédures de gestion de la caisse
TRESORERIE MANUEL DE Date: mars 2010
PROCEDURES
Procédures:
Périodicité :permanente Classement : PT : 01 Rédacteur
Champ d'application
Les procédures de gestion de la caisse regroupent, toutes les opérations afférentes à la caisse.
Nous avons:
- procédures de réception de la commande ;
- procédures de caisse recette ;
- procédures de réapprovisionnement de la caisse ;
- procédures de règlement des menus dépenses ;
- procédures de règlement par bon provisoire ;
- procédures de contrôle des bons provisoires ;
- procédures de contrôle inopiné de la caisse.
Objectif de contrôle interne
Toutes les procédures visent à assurer que:
les opérations d'encaissement et de décaissement au niveau de la caisse sont
conformes aux bonnes règles de gestion en la matière;
toutes les opérations sont biens enregistrées et font objet de contrôles.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 77
1
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• caisse recette
• Objectif de contrôle interne
Les procédures doivent donner l'assurance que:
les opérations d'entrée à la trésorerie sont rapidement et correctement
enregistrées par les services comptables dans les comptes caisse appropriés ;
les risques de détournement de recettes sont nuls ;
les actifs de la caisse sont protégés
• Règles de gestion
le brouillard de caisse est édité pour faciliter l'enregistrement comptable des
opérations réalisées à la caisse ;
la caisse recette doit être séparée de la caisse dépense ;
la caisse doit être arrêtée en fin de journée à 17H.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zèm• promotion, CESAG 78
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE MANUEL
PROCEDURES
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : caisse recette
DE Date : mars
2010
Périodicité : Classement: SPTOl.Ol Rédacteur
permanente
Etapes Intervenants Tâches
1 Caissier point de effectue 1 'encaissement des
ventes recettes au comptant,
procède à 1 'arrêté de caisse, et
FOLIO: 1
Support
Arrêté
caisse
pièces pièces
de
et fait le point des
justificatives : justificatives
1
2
vérifie si le
correspond aux
justificatives ;
montant
pièces Enveloppes
de caisses remplit ensuite le formulaire
puis l'enveloppe de caisse en
deux exemplaires. Il dépose une
copie à la caisse pour le caissier
principal et garde une copie.
Caissier principal retire à l'accueil tous les Brouillard de
matins les enveloppes de caisse
caisse;
procède à leur dépouillement ;
enregistre les opérations dans
un brouillard de caisse,
Auditeur interne est tenu d'être présent tous les
matins pour procéder à la
supervision du dépouillement
des enveloppes de caisse
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•me promotion, CESAG 79
1
1
!
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• réapprovisionnement de la caisse
• Objectif de contrôle interne
Les procédures visent à s'assurer que:
le réapprovisionnement est autorisé par le directeur financier après vérification
pa:r le chef service comptabilité ;
les risques de détournement sont réduits.
• Règles de gestion
le montant d'approvisionnement est de 3 000 0000 FCFA;
tous les décaissements doivent être justifiés ;
l'arrêté de la caisse est effectué avant toute demande réapprovisionnement par
le caissier principal chargé des dépenses ;
la caisse est réapprovisionnée dans la limite de montants justifiés.
MANUEL
TRESORERIE PROCEDURES
DE Date : mars FOLIO : 2
2010
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : approvisionnement de la caisse menu dépense
Périodicité : Classement : SPTO 1.02 Rédacteur
permanente
Etapes Intervenants
Caissier
principal
Tâches Réf. Sup
- Remplit une fiche de Fiche
demande d'approvisionnement
d'approvisionnement de de la caisse
la caisse ;
- transmet la demande au
trésorier qm vise, et
1' envoie à la comptabilité
en plus des pièces
justificatives de
1 'utilisation des fonds
précédents.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 80
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
2 Comptable Le comptable chargé des
opérations caisse et
banque vérifie les pièces
justificatives et rend
compte au chef
comptable
3 Trésorier établit le chèque, ensuite Chèque
le transmet au chef
comptable, ensuite au
directeur financier pour
signature
4 Directeur Il procède à la signature
financier du chèque;
5 Assistante reçoit le chèque signé et
du directeur l'envoie au caissier
financier principal accompagné
d'un bordereau de
réception pour
encaissement
6 Caissier Il reçoit le chèque et va à
principal la banque pour retirer des
fonds nécessaires pour
alimenter la cats se
principale.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 81
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• règlement des menus dépenses
• Objectif de contrôle interne
Ces procédures visent à s'assurer que:
les dépenses de caisse ont fait l'objet d'une autorisation
les dépenses sont réelles
• Règles de gestion
Cette procédure doit faire objet de quelques règles de gestion :
le plafond de la caisse de menus dépenses est de 3 000 000 de FCF A ;
le montant maximal payable en espèces est de 1 00 000 FCF A ;
les niveaux d'autorisation : pour les décaissements inférieurs à 50000 FCF A
c'est l'autorisation du chef comptable, à partir de 50000 FCFA c'est le
Directeur financier qui 1 'autorise ;
les bons provisoires doivent être édités.
TRESORERIE MANUEL DE CODE Date: mars FOLIO :3
PROCEDURES PTOl 2010
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : règlement des menus dépenses
Périodicité : Classement : SPT01.03 Rédacteur
permanente
étapes Intervenants Tâches Ref. sup
1 Chef de service remplit la fiche de débours Bon de
accompagnée de la facture débours
qui est signé par l'auditeur
interne et le directeur
financier
2 Assistante reçoit le bon et 1' envoie au Bordereau
directeur caissier pour paiement d'envoi
financier
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 82
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
3 Caissier reçoit le bon et procède au 1
principal paiement, après signature du
bon par le bénéficiaire
4 Caissier procède à l'enregistrement Brouillard
principal des opérations dans le crusse
brouillard de caisse
•!• règlement des dépenses quotidiennes par bon provisoire
• Objectif de contrôle interne
Ces procédures visent à s'assurer que :
Les bons provisoires sont réels ;
Les dépenses spontanées ont une traçabilité au niveau de la caisse.
• Règles de gestion
le remplissage d'un bon provisoire admis par l'hôtel (en annexe 2};
la précision de l'objet du bon provisoire;
la mention du montant et le nom du bénéficiaire.
TRESORERIE MANUEL DE CODE Date: FOLIO :4
PROCEDURES PTOl mars
2010
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : règlement des dépenses quotidiennes par bon provisoire
! Périodicité : Classement: SPT01.04 Rédacteur
permanente
Etapes Intervenants Tâches Ref. sup
1 Caissier Le bon provisoire est Fiche
de
principal établi par le caissier d'approvisionnement
pour les dépenses de la caisse
quotidiennes urgentes
après avoir obtenu
1 'autorisation
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 83
2
3
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Bénéficiaire
Caissier
principal
nécessaire de
décaissement;
établit le bon, signe et
fait signer le
bénéficiaire du bon
procède au retrait des
fonds et signe le bon
émis
Il régularise le bon,
une fois que la pièce
justificative de la
dépense est détenue.
•!• contrôle provisoire
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer de la régularité des sorties et d'entrées de
caisse.
• Règles de gestion
le contrôle périodique (mensuel ou hebdomadaire) des bons de caisse;
le contrôle inopiné des bons provisoires.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2em. promotion, CESAG 84
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
1 TRESORERIE MANUEL DE CODE PTOl Date : mars FOLIO :5
PROCESURES 2010
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : contrôle des bons provisoires
Périodicité :
permanente
Etapes
Classement: SPT01.05 Rédacteur
Intervenants
Caissier
principal
Tâches
procède au classement de tous
les bons provisoires mensuels ;
Ref. support
élabore un état mensuel de Chrono
2
tous les bons détenus et qui
restent à régulariser
transmet l'état mensuel et les
à pièces
l'auditeur
justificatives
interne pour Etat mensuel
vérification
Auditeur interne vérifie le fondement des bons
provisoires à base de 1' état
mensuel et des pièces
justificatives ;
convoque au besoin les
bénéficiaires des bons pour
justification ;
dépose un rapport et note les
disfonctionnements au
directeur financier.
des bons
provisoires
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•me promotion, CESAG 85
i
1
1
!
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Contrôle inopiné de la caisse
• Objectif de contrôle interne
Ce contrôle vise à s'assurer de la bonne tenue des états de caisse de façon
quotidienne
• Règles de gestion
La prise en compte du brouillard de caisse et de toutes les pièces justificatives;
L'auditeur ne doit informer en aucun cas le caissier du moment de contrôle.
TRESORERIE MANUEL DE CODE PTOl Date : mars FOLIO :6
PROCEDURES 2010
Procédure : Gestion de la caisse
Sous procédure : contrôle inopiné de la caisse
Périodicité : Classement: SPT01.06
permanente
Etapes Intervenants
1 Caissier principal
2 Auditeur interne
Rédacteur
Tâches Réf. Support
sort le brouillard de caisse ; et
les pièces justificatives de
toutes les opérations de caisse ;
vérifie le bien fondé des pièces
justificatives, les autorisations,
et les justificatifs nécessaires ;
contrôle les espèces détenus en
caisse par le rapprochement du
brouillard espèce et la caisse ;
procède au contrôle
arithmétique du brouillard
Il établit un procès verbal de
contrôle qu'il dépose au
directeur financier
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 86
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
6.1.2.2 Les procédures de gestion des opérations bancaires
TRESORERIE MANUEL DE CODE Date: mars 1 FOLIO : 7 i
PROCEUDRES PT02 2010 1
Procédure : Gestion des opérations de banque
1
Sous procédure :
1 Périodicité : Classement: SPT02.01 Rédacteur
· permanente i
Etapes Intervenants Tâches j Réf. Sup
Champ d'application
Les procédures visent toutes les opérations d'encaissement et de décaissement effectuées
entre 1 'hôtel et la banque. Elles concernent, les procédures suivantes :
- Procédures de gestion de paiement au comptant par carte bancaire;
- procédures de versement et d'encaissement des chèques;
- procédures de décaissement par chèque;
- procédures de contrôle des avoirs bancaires.
Objectifs de contrôle interne
Les procédures ont pour objectifs :
- d'éviter des malversations financières liées aux encaissements de fonds;
- de mettre en place des procédures permettant d'éviter le double paiement;
- d'assurer un suivi régulier des comptes bancaires.
L'élaboration de chaque procédure fera l'objet d'un certain nombre de règles de gestion au
préalable.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 87
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Encaissement au comptant par carte bancaire
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer de la prise en compte de tous les paiements
au comptant par carte bancaire.
• Règles de gestion
La vérification de l'acceptation de la carte avant de s'assurer de l'encaissement
Tous les encaissements sont liés aux modes de règlement de la créance choisie
par le client dès la réception.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zèm• promotion, CESAG 88
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE MANUEL DE CODE PT02 Date : mars 1 FOLIO : 1
PROCEDURE 2010
TRESORERIE
Procédure : Gestion des opérations de banque
' Sous procédure : encaissement au comptant par carte bancaire
Périodicité :
' permanente
Etapes
1
3
3
Classement: SPT02.01 Rédacteur
Intervenants Tâches
Caissier de vérifie st le paiement est
points de vente autorisé par la banque du client
en insérant la carte dans le
terminal;
Comptable
banque
Second
comptable
banque
en cas d'autorisation, il délivre
un reçu automatique au client ;
dans le cas contraire il appelle
le client à régler en espèce ;
ou appelle le chargé de
recouvrement pour assurer
l'encaissement de la créance.
procède à la saisir de toutes les
opérations réalisées par carte
bancaire;
Assure que tous les
encaissements reçus par carte
bancaire sont positionnés sur le
relevé bancaire ;
Assure également la
comptabilisation des frais
bancaires.
Réf. Sup
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion finandère, 2*m• promotion, CESAG 89
1
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• versement de fonds et encaissement des chèques
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer du versement des fonds et des remises de
chèques effectifs à la banque.
• Règles de gestion
les chèques doivent être barrés et libellés au nom de 1 'hôtel ;
les chèques non barrés doivent 1 'être dès la réception ;
les versements à la banque sont effectués à partir de 1 000 OOOfcfa.
1 TRESORERIE MANEUL DE CODE PT02
PROCEDURES
Date:
2010
mars FOLIO: 1
TRESORERIE 1
Procédure : Gestion des opérations de banque
Sous procédure : versement de fonds et encaissement des chèques
Périodicité :
permanente
Etapes
1
Classement : SPT02.02 Rédacteur
Intervenants
Caissier
principal
Tâches
procède au comptage général
de toutes les recettes obtenues
au niveau des points de ventes
de l'hôtel;
remplit ensuite la fiche de
versement ou de remise de
chèque à l'encaissement.
va déposer les versements de
fonds ou les remises de chèque
à l'encaissement tous les jours
dans des comptes bancaires
bien indiqués par la direction.
Réf. Sup
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 90
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
3 Trésorier Il vérifie le bordereau de
versement de fonds et de
remise de chèques
4 Caissier Une fois, les opérations
principal effectuées, il procède à la
comptabilisation dans le
brouillard de caisse
•!• décaissement par chèque
Il nécessite les préalables suivants :
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à éviter :
les décaissements fictifs
les doubles décaissements
• Règles de gestion
les factures concernées doivent être accompagnées du bon de commande, d'un
bon de livraison ;
tout décaissement doit faire l'objet d'un avis de règlement à l'avance;
les factures réglées doivent faire objet d'une annulation par la mention "payée"
sur la facture ;
l'élaboration hebdomadaire des factures à régler.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion, CESAG 91
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE MANUEL DE CODEPTOl Date: mars
PROCEDURES 2010
TRESORERIE , . , .
1 Procedure : Gestion des operations de banque
Sous procédure : décaissement par chèque
Périodicité :
1 permanente
Etapes
1
2
3
4
5
Classement : SPT02.03 Rédacteur
Intervenants
Trésorier
Comptable
Tâches
Il élabore un état périodique
des échéances de règlement
dont les échéances sont
échues et le transmet à la
comptabilité
établit l'avis de règlement
chargé des pour chaque facture à payer et
fournisseurs l'envoie au chef comptable
accompagné des factures
Chef comptable vérifie la conformité de l'avis
• de règlement avec le montant
enregistré dans le compte ,
• ensuite vise 1 'avis et 1' envoie
à l'auditeur interne
accompagnée des factures
Auditeur interne procède à la vérification de la
Directeur
financier
conformité de la facture et
pose le cachet bon à payer sur
la facture et vise 1' avis de
règlement; ensuite l'envoie
au directeur financier
reçoit le dossier et procède à
la signature de 1' avis si tout
est conforme; ensuite
transmet le dossier au trésorier
FOLIO :3
Ref. support
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 9 2
6
7
8
9
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Trésorier reçoit le dossier et établit le
chèque correspondant, et
envoie tout le lot au chef
comptable pour la première
signature.
Chef comptable signe le chèque en tenant
Directeur
financier
Assistante
directeur
financier
compte du montant de l'avis
de règlement ; ensuite le
chèque accompagné de l'avis
au directeur financier pour
deuxième signature , après
avoir apposé le cachet payé
sur la facture (annulation)
pour éviter un double
règlement.
signe le chèque et l'envoie à
son assistante pour retrait par
le fournisseur.
du appelle le fournisseur pour
retrait du chèque, fait émarger
le fournisseur pour bonne
réception du chèque.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 9 3
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•:• contrôle des avoirs bancaires
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer de la prise en compte effective de toutes les
opérations par la banque.
• Règles de gestion
l'état de rapprochement est établi toutes les fins du mois;
la clôture mensuelle des journaux de banque ;
1' état de rapprochement est visé par le chef comptable.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z~me promotion, CESAG 94
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE MANUEL DE CODE PT02 Date : mars FOLIO : 4
PROCEDURES 2010
TRESORERIE
Procédure : Gestion de la banque
Sous procédure : contrôle des avoirs bancaires
Périodicité : Classement : SPT02.04 Rédacteur
permanente
Etapes
2
Intervenants
Comptable
banque
Second
Comptable
banque
Tâches 1 Réf. Sup
saisit quotidienne de toutes les
opérations de banque;
procède à l'impression du Grand livre
grand livre de banque, et Relevé de
demande le relevé de banque ; banque
et imprime une copie de 1' état
de rapprochement du mois
précédent;
procède à la réalisation du
rapprochement bancaire ; et le
transmet au chef comptable
Chef comptable vérifie le rapprochement et
vise 1' état de rapprochement
bancaire;
saisit les écritures correctives
et fait un projet de lettre de
réclamation à envoyer à la
banque en cas de surplus
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2•m• promotion, CESAG 9 5
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
6.1.2.3 les procédures liées à la gestion des comptes clients
Elles regroupent les procédures liées à la réception de la commande du client, au
recouvrement des créances, d'escompte de paiement, de reclassement des clients.
Champ d'application
Elles concernent toutes les opérations liées à la clientèle de l'hôtel.
Objectif de contrôle interne
assurer le recouvrement des créances dues par les débiteurs ;
favoriser le recouvrement rapide des créances par l'accord d'escompte de
paiement au client ;
garantir la traçabilité du système recouvrement et de reclassement des clients.
•:• réception de la commande
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer de la bonne réception des commandes de
produits effectués.
• Règle de gestion
la précision du mode de règlement des créances
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 96
Elaboration des procédures liées au cyde de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE CODE PT02 Date : mars FOLIO : 1
2010
• Procédure : Gestion des comptes clients
Sous procédure : réception de la commande
Périodicité :
permanente 1 .,....,
1
2
3
Classement: SPT03.01 Rédacteur
Intervenants Tâches
Chargé de la Reçoit la commande du client
réception et lui explique les différents
modes de règlement de
l'hôtel ;
Chargé de la
facturation
Trésorier
note le choix de mode de
règlement du client et le notifie
au chargé de la facturation.
Tient compte des données
fournies par le service de la
réception et établit la facture
du client en précisant le mode
de règlement.
assure que le mode de
règlement est optimal pour
l'hôtel.
Réf. Sup
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 97
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Recouvrement des créances
• Objectifs de contrôle interne
La procédure vise à s'assurer que :
les encaissements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive ;
les encaissements sont autorisés par la direction générale ;
les risques de détournement de recettes dont nulles ou minimes ;
les recettes réalisées sont correctement évaluées;
les recettes sont enregistrées sur la bonne période ;
les recettes réalisées sont correctement comptabilisées.
• Règles de gestion
L'échéance maximum de règlement est de 60 jours;
Respect des échéances de relances
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zeme promotion, CESAG 98
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE
CODE
PGCC :01
Date : mars FOLIO : 1
2010
Procédure : Gestion des comptes clients
Sous procédure : recouvrement des créances
Périodicité : Classement : SPRCO 1 Rédacteur
permanente
Etapes
1
2
3
4
Intervenants Tâches Ref. sup
Chargé de met à la disposition du chargé
facturation
Chargé
recouvrement
Trésorier
Chargé
de recouvrement la liste
hebdomadaire des créances
échues à travers la balance
âgée;
de procède d'abord par des
relances téléphoniques 2 jours
avant 1' échéance de règlement
(1' échéance de règlement est
au maximum 60 jours); ensuite
envoie des lettres de première
relance au client concerné, 3
jours après l'échéance des
créances, une seconde lettre
un mois après, et une dernière
lettre 45 jour après;
en cas de manifestation du
client, il informe le trésorier
qui se chargera de procéder à
1' encaissement de la créance.
effectue le recouvrement des
créances en déterminant avec
le client le moyen de paiement
adapté à savoir le virement ou
par chèque barré.
de En cas de non règlement après
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 99
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
recouvrement les trois relances, il informe le
chef service recouvrement qui
rendra compte au directeur
financier
5 Directeur Il décidera Sl le client fera
financier l'objet d'un règlement à
l'amiable ou d'une procédure
judiciaire
•:• Réductions commerciales
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer que les réductions font l'objet de différentes
autorisations.
• Règle de gestion
La réduction ne concerne que les clients« institutions ».
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 100
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
TRESORERIE MANUEL DE CODE Date: mars FOLIO: 3
PROCEDURES PGCCOl 2010
TRESORERIE i
1
Procédure : Gestion des comptes clients
Sous procédure : réductions commerciales
Périodicité : Classement : SPGCC : 03 Rédacteur
. permanente 1
Etapes Intervenants Tâches Réf. Support
1 Chef service détermine le taux de
réception réduction à accorder aux
clients en tenant compte de
l'importance du montant de la
facture et de la régularité du
client, avec autorisation du
directeur financier; i
2 Chargé de est tenu de préciser sur la
facturation facture le taux de réduction Facture
accordé dont bénéficie
éventuellement le client. !
1
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z<~me promotion, CESAG 101
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
•!• Reclassement des clients
• Objectif de contrôle interne
Cette procédure vise à s'assurer de la bonne répartition des clients de
l'hôtel.
• Règle de gestion
Les reclassements des clients doivent être faits de façon consensuelle.
1 TRESORERIE CODE
GCCOl
Procédure : Gestion des comptes clients
. Sous procédure : Reclassement des clients
[ Périodicité :
1
permanente
Etapes
Classement : SPRCO 1
Intervenants Tâches
Date:
décembre
2009
Rédacteur
FOLIO: 1
1
Ref. sup
1 Chef service communique à la comptabilité Liste des
recouvrement la liste annuelle des créances créances en
2 Le
comptable
en souffrance et les pièces i souffrance
justificatives;
chef Sur la base du dossier de
chaque client, le chef service
comptabilité avec autorisation
du directeur financier procède
au classement des clients en
créances ordinaires (créances
non encore relancées),
douteuses( en cas d'absence de
réponses aux relances ou
litige) et irrécouvrables en cas
de disparition du client ;
Il détermine avec autorisation
du directeur financier, la
J provision à affecter aux
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 102
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
j créances en souffrances en
1
tenant compte de toutes les
pièces justificatives du risque.
i
L'utilisation de ces procédures ne serait effective sans les recommandations et conditions de
mise en œuvre nécessaires.
Les recommandations constituent des solutions à mettre en œuvre pour une bonne application
des procédures. Quant aux conditions de mise en œuvre, elles sont des éléments pour
favoriser l'application effective des recommandations
6.2 Recommandations et conditions de mise en œuvre
Elles concernent tout le cycle de trésorerie. Elles sont élaborées en tenant compte des
procédures définies pour anéantir, voire réduire les risques identifiés.
6.2.1. Recommandations
Ces recommandations sont liées aux encaissements, décaissements et à la gestion des
créances.
6.2.1.1 Recommandations liés aux encaissements à l'endroit du directeur financier
l'élaboration d'un plan de trésorerie prévisionnel à partir de l'exercice
comptable 2011 ;
la séparation de la caisse dépense de la caisse recette, ce qui suppose que la
centralisation des recettes ne sera plus faite au niveau du caissier principal
actuel, mais la création d'une caisse principale recette;
le dépouillement des recettes par le caissier principal doit être fait en présence
de l'auditeur interne ;
la création d'un brouillard de caisse, non seulement pour les caisses points de
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 10 3
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
ventes mais aussi pour la caisse principale en vue d'assurer une traçabilité des
opérations comptables ;
le versement périodique des recettes à la banque dès que les encaissements
atteignent 1 000 000 FCF A ;
La fixation d'encaisses maximales à détenir en caisse.
6.2.1.2 Recommandations liées aux décaissements à l'endroit du directeur financier et du trésorier
la modernisation du bon provisoire de décaissement en prenant en compte les
mentions légales (annexe n° 1 );
l'émission d'avis de règlement validé par l'auditeur interne et le directeur
financier pour les paiements supérieurs à 100 000 FCFA en vue d'éviter le
double règlement de facture;
le règlement des fournisseurs en tenant compte de la date effective
d'échéance pour éviter des pertes potentielles de décaissement;
le respect des seuils de décaissement à savoir moins de 1 00000 FCF A à la
caisse, et plus par chèque ou virement ;
le respect des seuils d'autorisation de règlement à savoir, moins de 50000 le
chef comptable, et plus le directeur financier ;
la négociation des conditions bancaires et le suivi régulier des mouvements
des comptes bancaires afin d'éviter des erreurs de gestion pouvant générer
frais bancaires;
la centralisation des achats liés à l'administration de l'hôtel;
6.2.1.3 Recommandations liées au contrôle des avoirs à l'endroit de l'auditeur interne et du chef service comptabilité
le contrôle périodique des bons de caisse provisoire ;
le rapprochement périodique de l'état des arrêtés de caisse point de vente et la
caisse principale ;
le suivi régulier des mouvements sur le compte bancaire en vue d'éviter les
émissions de chèque sans provisions ;
la réalisation du rapprochement bancaire au plus tard le dix du mois suivant ;
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 104
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
l'émission d'une demande de prolongation d'échéance adressée à la banque
en cas d'un effet qui s'annonce impayé;
la gestion de la trésorerie de façon prévisionnelle en tenant compte des délais
clients et fournisseurs et en considérant la période de ralentissement des
activités durant l'année;
la redynamisation du contrôle inopiné de la caisse pour éviter les
détournements de fonds.
6.2.1.4 Recommandations liées à la gestion des comptes clients à l'endroit du directeur financier et du chargé de recouvrement
Pour une bonne gestion des comptes clients de l'hôtel, il faut :
la définition claire et nette du cadrage des échéances de règlement ;
la séparation de la gestion de la fonction trésorerie et facturation ;
le tirage de la balance âgée pour le suivi des créances ;
le suivi hebdomadaire des échéances de règlement des créances clients afin de
déceler les mauvais payeurs;
la mise en place d'un système de relance automatique des clients;
la mise en place d'une politique d'escompte afin d'inciter les clients à payer
avant l'échéance normale de règlement ;
le reclassement des clients à la fin de chaque exercice en se basant sur
sur les relances effectuées ;
Pour l'application effective de ces recommandations, il faut des conditions de mise en œuvre
indispensables.
6.2.2 Les conditions de mise en œuvre
Des conditions de mise en ouvre concernent le volet organisationnel de l'hôtel. Nous avons:
- la mise en place d'un organigramme clairement défini (annexe n°2) pouvant situer les
différents niveaux de responsabilité ;
- l'organisation du système de trésorerie en se basant sur les procédures ;
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 1 OS
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
- l'amélioration du système d'information pour faciliter la libre circulation de
1 'information;
- la séparation des services facturation et trésorerie pour remédier à l'incompatibilité
de fonctions ;
- la redynamisation du département audit en vue de favoriser la mise en œuvre du
contrôle interne au sein de l'hôtel;
- le rattachement du service contrôle sous la direction de l'audit interne;
- le renforcement des capacités du personnel en vue d'adapter la compétence à la
responsabilité.
Conclusion
La dotation de l'hôtel d'un manuel de procédures régissant les différentes tâches à accomplir
permettra de maîtriser les flux de trésorerie de l'entité. Cette situation permettra également de
mieux situer les responsabilités en cas de failles du système et favorisera 1' optimisation des
finances de l'hôtel.
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 106
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Conclusion deuxième partie
La présentation de l'entité et la description des procédures existantes, ont permis de déceler
les risques auxquels 1 'hôtel est confronté, de les évaluer afin de procéder à leur
hiérarchisation et d'élaborer la matrice des risques hiérarchisés; ce qui a permis d'élaborer les
procédures adaptées aux réalités des finances de 1' entité ayant pris en compte la gestion des
opérations de caisse, et la gestion des opérations bancaires. La mise en œuvre de ses
procédures passe par des recommandations et conditions de mise en œuvre nécessaires
identifiées grâce à l'apport de tout le personnel concerné.
Il lias FATCHilHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, z•m• promotion, CESAG 107
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Conclusion générale
L'appropriation d'un manuel de procédures conforme à l'entité représente un acquis majeur
pour l'organisation de l'entité. Cet outil permettra à l'entité non seulement de mieux définir
les tâches et leur coordination, mais également de situer clairement les responsabilités en cas
de faille. Ceci améliorera le système d'informations comptables et financières de l'hôtel et
servira de base pour le contrôle interne de l'organisation.
La taille des finances de l'hôtel nécessite une organisation moderne, en ce sens qu'il possède
une part de marché équilibrée selon la situation économique du pays.
La prise de connaissance, la description des tâches et la gestion des identifiés nous ont permis
de mieux prendre connaissance de l'hôtel ; afin de concevoir les procédures adéquates.
Les procédures élaborées ont pour but de palier à un vide, principalement au niveau de la
trésorerie, notamment toutes les opérations liées aux encaissements et aux décaissements de
l'hôtel. Ces procédures ont été élaborées en accord avec le personnel concerné à travers des
différents outils de travail utilisé. La dotation de certains outils ou pratiques sont nécessaires
avant l'application des procédures. Il s'agit des recommandations et conditions de mise en
œuvre importantes pour assoir l'organisation financière de l'hôtel et assurer une bonne
application des procédures de 1 'hôtel.
En somme, il ressort que l'utilisation des procédures liées à la trésorerie représente une
priorité pour l'hôtel, car ceci améliorera non seulement la gestion de ses finances, mais aussi
redynamisera le service d'audit interne dans son fonctionnement. Mais la cartographie des
risques liés à tous les cycles d'opérations de l'entité ne serait elle pas mieux pour assoir et
concevoir un manuel de procédures qui prendra en compte toutes les activités de l'hôtel?
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 108
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : organigramme .................................................................... Il 0
Annexe 2 : questionnaire de contrôle interne ............................................... Ill
Annexe 3 : grille de séparation des taches .................................................. .114
Annexe 4 : ordre de paiement. ................................................................ 115 Annexe 6: bon provisoire de caisse ......................................................... .116
Annexe 7 : flow chart .................................................................... 117
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 109
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 1 : organigramme
J)lQrntJ)l
~~~n,~------------~~----------------~
ASSISTANTE DAF
l CBEJI' SERVICE COMPTABILt'rt:
~
COMPTABLE· TRESolWUli·
' .
1 CHEF SERVICE ..
CONTROLE
... ,.
· ...
1
1
r , CAISSIEJt , ~1·· .. ~~Çll'~·~
\_:;/,,, ,\
ASSISTANT -TRESORIER
1
1 1 CHEF SERVICE HEBERGEMENT
.
ASSISTANTE D EXPLOITATION 1-
1 CHEF SERVICE
RESTAllRATlON
1 CBEJf SERVICE
LINGERIE
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG
1 CHEF SERVICE
110
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 2 : questionnaire de contrôle interne
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2""'• promotion, CESAG 111
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
QUESTIONNAIRE DE ENTITE: TRESORERIE FOLIO
CONTROLE INTERNE RUBRIQUES
OBJECTIF : S'assurer que les méthodes actuelles de gestion de la trésorerie sont conformes
aux règles de gestion en la matière.
QUESTIONS OUI NON COMMENTAIRES
l-Ie contrôle régulier de la caisse est-il
effectué?
2- le versement des fonds se fait-il de
façon quotidienne?
3-existe -il un brouillard de caisse où
sont enregistrées les opérations de
caisse?
4- y a-t-il un plafond de détention de
liquidité à la caisse ?
5-le rapprochement bancaire est-il
effectué à la fin de chaque mois ?
6-la remise de chèque se fait --elle de
façon quotidienne ?
7- Quelle est la périodicité de versement
des fonds à la banque ?
8-Ya t-il un avis de règlement des
dépenses?
9-le brouillard de caisse fait-il de
contrôle fait-il objet de contrôle ?
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 112
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
QUESTIONNAIRE DE ENTITE: FOLIO
CONTROLE INTERNE RECOUVREMENT
RUBRIQUES
OBJECTIF: S'assurer que les méthodes actuelles de gestion des comptes clients favorisent
le recouvrement optimal des créances
QUESTIONS OUI NON COMMENTAIRES
1- Existe-il un cadre défini pour la
vente à crédit aux clients
2- Existe- il une échéance fixée pour
le règlement des clients ?
Si oui précisez
3- Avez-vous une politique
d'escompte accordée aux clients?
4- Assurez-vous la relance des
clients débiteurs par écrit?
Si oui précisez le nombre de fois
5- Le contentieux entre clients fait-il
objet de procès?
6- Le contentieux entre clients et
Savana fait il objet de règlement à
l'amiable?
7- le contentieux entre client et
Savana fait-il objet de provision
sur une base de preuves ?
8- Les clients sont ils reclassés en
douteux ou en créances
irrécouvrables sur la base de
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2èm• promotion. CESAG 113
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 3 : grille de séparation des tâches
Fonctions Responsables concernés
caissier Caissier Chef Trésorier Assistant Directeur
des comptable directeur financier
points financier
de
vente
Facturation des
clients x Encaissement
des créances x Décaissement
de fonds x x Rapprochement
bancaire x Tenue de la
caisse x Dépôt des
enveloppes de
caisses
x Dépouillement
des enveloppes
de caisses des
points de vente x Détention du
chéquier x
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zem• promotion, CESAG 114
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 4 : ordre de paiement
HOTELSAVANA
ORDRE DE PAIEMENT
No•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••··················································
DATE ..................................................................................... .
NOM DU FOURNISSEUR
No DE LA FACTURE
DATE D'EMISSION ................................................................ .
NATURE DE L'OPERATION
MONTANT ................................................................................ .
.......................................... FCFA
AUDITEUR INTERNE DIRECTEUR FINANCIER
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 115
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 6 : bon provisoire de caisse
HOTELSAVANA
BON PROVISOIRE DE CAISSE No
(pré-numéroté) .............................................................. .
Date ........................................................................................ .
B - 'fi .. ene tc tatre .............................................................................. .
P.' d''d t't- 0 te ce 1 en 1 e n ................................................................. .
Montants
En chiffre ............................................................................ .
Enlettre .................................................................................. .
Motifs:
Bénéficiaire caissier principal Chef Comptable
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, 2ème promotion, CESAG 116
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
Annexe 7 flow chart
Elias FATCHEHOUN, Master professionnel en comptabilité et gestion financière, zème promotion, CESAG 117
' S-AY ANA HOTEL ----- -------- ----- ~~-
CYCLE : TRESORERIE PROCEDURES DE DECAISSEMENT PERIODICITE : Pennanente
! ETAPES Trésorier Comptable Auditeur interne Directeur financier Assistant DAF 1. Le trésorier 0) 8 8 G) ) établit l'état des 7
factures en instance de Élabore Etablit l'avis Vérifie la
Signature V Appelle paiement; de règlement confor~ité
de l'avis et v fournisseur transmet au • t + du chèque 1( comptable Etat
2. Le comptable Avis de Cachet bon à I établit l'avis de périodique
&J1I' règlement payer 1 Transmet
D' règlement, et (3 ) • l'envoie au chef Transmet comptable pour Transmet
1 vérification de la Vérifie la -confonnité ;
0 rnnfn.t:mitP 4. L'auditeur +
interne vérifie la vise confonnité et Etablit ie appose le cachet chèque • bon à payer; transmet
5. Le trésorier • établit le chèque Chèque 7
et 'envoie au chèque Signaturedu comptable &J1I'
chèqu'i 6. Le DAF signe le
chèque et l'avis 1 Transmet
-~~~ ~--~~
li ... ---
VANAHOTEL CYCLE : TRESORERIE OCEDURES DE N:CAISSEMENT RlODICITE:
Pennanente ETAPES Corn table
---
1. Le caissier
C0 principal recette procède au comptage général Comptage Vérification Enregistre des fonds, général des des dans le livre remplit le bordereaux ! bordereau de remise et va à la Remplit la bancaires
Classement banque fiche de
2. li enregistre dans versement ou le brouillard de de remise Transmet au caisse;
comptable 3. Ensuite le trésorier reçoit Fiche de les bordereaux et versement et les vérifie ; puis bordereau de transmet au comptable; remise
4. Le comptable enregistre et classe les pièces. Enregistrement
dans le
brouillard de
caisse
Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de Savana Dakar
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