Manuel de Procedures ANGAP1

PARCS NATIONAUX DE MADAGASCAR

MANUEL DE PROCEDURES ADMNISTRATIVES

ET FINANCIERES

INTRODUCTION PRINCIPES GENERAUX

Le Manuel de Procédures Administratives et Financières se veut un outil de gestion des activités relatives à

l'administration générale et de la finance. De ANGAP.

De ce fait, il retrace les grandes orientations et règles de base sur les démarches à suivre, les documents à utiliser

et les circuits à respecter.

Toutefois, le manuel demeure un outil flexible et doit être cohérent au contexte du travail, de fait sa mise à jour

est plus qu'indispensable à chaque changement, soit de l'environnement interne qu'externe (Qui peut influencer le

fonctionnement de ANGAP).

A signaler aussi, que le présent manuel est générique et se base sur la STRUCTURE DE BASE ACTUELLE de

ANGAP, d'où l'importance de la structure dans la mise à jour du manuel.

Mode de lecture

Présentation

La présentation est facilitée. Le manuel est structuré comme suit :

a- La partie Descriptive

b- La partie "DCD" (Diagramme de Circulation des Documents ou Flow-Chart)

c- La partie "Modèle d'imprimés"

a- La partie Descriptive

? Qui décrit les démarches génériques (à compléter éventuellement par un manuel opérationnel pour chaque

activité et pour plus de détails et de précisions ) à suivre pour chaque cycle et pour chaque activité.

? Les opérations de base à effectuer et quelques conseils pratiques.

? ANGAP peut enrichir cette partie en fonction des réalités et des contraintes opérationnelles ( sous réserve du respect des procédures de modification).

? A charge à ANGAPde l'améliorer, si besoin est.

? D'autres supports peuvent s'y ajouter en fonction des besoins du ANGAP

Modalité pratique :

? Néanmoins, il est à signaler que tout changement ou modification du manuel doit avoir l'approbation du

directeur, sur proposition de l’UNITE concernée et en conformité avec les procédures en vigueur.

? Les avantages, raisons d'être des modifications doivent être mentionnées dans la demande de modification.

? Sur le plan technique ,toute modification doit être matérialisée par "une note de service" (qui va servir de base

pour la Mise à jour ("MAJ" du Manuel).

ORGANIGRAMME DE BASE ANGAP (Avant restructuration) :

CONSEIL D’ADMINISTRATION

DIRECTION GENERALE

Législation Contentieux

Audit Interne - Organisation Normalisation

DIRECTION GENERALE ADJOINT ADMINISTRATION &

DIRECTION GENERALE ADJOINT CHARGEE DU

DEPARTE -MENT APPUI RESSOURCES

HUMAINES

Pérennisation Financière

Finances

et Comptabilité

Gestion

du Personnel

Approvi-

sionnement Gestion Marchés

Gestion

Patrimoine Logistique Génie Civil

Suivi – Evaluation

DEPARTEMENT APPUI

TECHNIQUE

DEPARTEMENT APPUI

SCIENTIFIQUE

Gestion de Parc Aménagement Service des Visiteurs Ecotourisme

Développe -

ment Programma

-tion Régionale

Suivi des PCDI et

Opérateur contractuels

Commu -nication Education Environ - nement Relations Publiques

Système Info. AP (SIAP)

Banque de Données

Rechercheet

Valorisation de

la Biodiver

-sitté

CONVENTION DE LECTURE DU DCD OPERATION Groupe DE DOCUMENTS DOCUMENT DECISION CLASSEMENT EXTRACTION PROCEDURE OU SERVICE RENVOI

AFFAIRES

GENERALES

(DESCRIPTIF)

AFFAIRES GENERALES I – RECEPTION II- TRAVAUX DE SECRETARIAT III- SERVICE PROTOCOLE IV- TRANSMISSIONS RADIO BLU V- PERSONNEL D’APPUI

? CHAUFFEUR ? GARDIENNAGE ? FEMMES DE MENAGE et JARDINIER

VI- GESTION DU PARC VEHICULE ? REPARATION et ENTRETIEN ? GESTION TICKETS CARBURANT

VII- GESTION DES STOCK ? ELABORATION PREVISION D’APPROVISIONNEMENT

VIII- TRAVAUX ? TRAVAUX < 100 000 USD ? TRAVAUX > 100 000 USD

IX-IMMOBILISATIONS ? CESSION DE MATERIELS et EQUIPEMENTS

RECEPTION

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP

DESCRIPTIF Date de mise en application :

FONCTION : Affaires générales

Référence : PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :

Référence de mise à jour :

Activité : Réception Courrier - Arrivée

Chef de file : REGLES ET PRINCIPES DE GESTION

- Tous les courriers doivent être enregistres au niveau de la réception. - L’apposition du « papillon – Arrivée » doit être faite sur la lettre et non sur l’enveloppe :

Seuls trois (3) cas font exceptions à ces 2 règles.

? correspondances personnelles des employés ? plis portant la mention « à ne pas ouvrir qu’en séance de dépouillement » ? lettre portant la mention confidentielle

- Tous les courriers enregistrés à la réception doivent faire l’objet d’une duplication en vue d’un

classement au secrétariat de la direction générale. Après réception et ouverture du pli, la réceptionniste est tenu à enregistrer les lettres et les paquets dans les registres « courrier-arrivée » Elle appose le tampon arrivée sur la première page et y transcrit le numéro d’enregistrement, la date d’arrivée. Elle agraffe le « routing slip » et y inscrit les remarques nécessaires pour le bon acheminement des courriers. Ceci nécessite une bonne connaissance des dossiers circulant à l’ANGAP et des attributions assignées à chaque directeur

- Les grands dossiers sont envoyés au Directeur Général - Les courriers relatifs à l’Administration et Finance au DGA /AF - Les courriers relevant des questions d’ordre technique au DGAR - Les demandes d’emploi à la cellule Ressources Humaines

Le photocopieur, après duplication de la page de garde, assure la distribution des courriers aux destinataires. L’assistante du DG classe les photocopies pour archivage et pour toute recherche éventuelle.

TRAVAUX DE SECRETARIAT





Date de mise à jour : Unités concernées :DG,


Activité : Travaux de Secrétariat Chef de file : DG

Les attributions principales de la Secrétaire de Direction : Programmation et Gestion des rendez-vous internes et externes du DG ; Programmation des réunions internes avec les Directeurs ; Organisation des réunions externes présidées par le DG ; Organisation et Gestion du courrier arrivée et départ : Réception et triage du courrier : Le triage nécessite la connaissance des dossiers et attributions assignées à chaque cellule ? Courrier à soumettre directement au DG ? A envoyer directement aux départements concernés ? Copies pour tous les cellules et départements.

Organisation et Gestion de la correspondance : ? Projet de réponse des lettres de routine, ? Saisie des lettres, memos, rapports et autres documents provenant du DG ? Appui du personnel pour la présentation et forme des correspondances à soumettre à la signature du DG ? Supervision des dossiers à soumettre au DG ? Conception des modes de présentation des rapports ( mise en page, mise en forme, illustrations

graphiques ) ? Supervision tenue chrono arrivée et départ ? Suivi de la régularité de l’acheminement du courrier au niveau des SD





Date de mise à jour : Unités concernées :DG,


Activité : Travaux de Secrétariat Chef de file : DG

Gestion des appels téléphoniques du DG : Elle nécessite une connaissance des dossiers de l’ANGAP ? Donner une priorité aux appels suivant l’urgence et les sollicitants ( appels en provenances de

l’étranger, bailleurs de fonds, institutions internationales, … ) ? S’enquérir de des motifs des appels et soit :

? Y répondre ? Les adresser aux autres Directeurs ? Les envoyer au DG selon l’urgence

Classements des dossiers Le classement des dossiers doit être effectué conformément au système de classement utilisé. Organisation des réunions du CA et de l’AG de l’ANGAP ? Contact auprès du SP du CA de la date de réunion ? Envoi convocations ? Préparation des documents ? Organisation logistique ? Secrétaire de séance pendant la réunion ? Rédaction PV et envoi aux participants.

Tenue des listes protocolaires des institutions publiques, des bailleurs de fonds, des institutions partenaires de l’ANGAP ? Mise à jour du logiciel de gestion des adresses et listes protocolaires ? Distribution du répertoire à tous les départements et cellules.

SERVICE PROTOCOLE





Date de mise à jour : Unités concernées : DGAF, DGAR


Activité : Service protocole

Chef de file : CCGP Règles et Principes de Gestion :

La mission du Responsable du service Protocole est d’assurer les préparatifs : ? Des réunions et ateliers décidés par le siège ; ? Des missions aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de Madagascar des Agents de l’ ANGAP siège ; ? Des missions des Agents des Unités de Gestion concernés par ces réunions et ateliers ou prévus en

mission à l’extérieur ;

Les tâches consistent à effectuer : ? Les réservations d’hôtel ? Les réservations de places auprès des compagnie aérienne par le biais de l’Agence de voyage

(prestataires de service de l’ANGAP) ; ? Les démarches nécessaires pour l’obtention de visa et des documents de voyages (passeports… ) ? Les changes ? L’émission de la DED ? Les demandes de véhicule auprès de la cellule Gestion du patrimoine pour les missions effectuées en

voitures ou pour les transferts de ou vers l’aéroport.

L’émission de la DED est soumise à : ? L’obtention des places d’avion, ? La réception de l’invitation provenant de l’extérieur.

La DED établie et visée par le Responsable du service Protocole est envoyée au service comptabilité pour contrôle de la ligne budgétaire et visa. Elle est ensuite envoyée au DGA AF pour signature.

Pour les prestations de services occasionnés par les ateliers et les réunions ( réservations d’hôtels, transports aériens, pause-café… ), les prospections des fournisseurs sont effectuées par le responsable de service Protocole.

Il faut qu’il y ait au moins trois factures proforma à soumettre à la sélection du DGA AF ou du DGAR.

TRANSMISSION RADIO BLU





Date de mise à jour : Unités concernées : Tout le personnel du siège


Activité : Transmissions Radio BLU

Chef de file : Chef de cellule Gestion patrimoine

REGLES ET PROCEDURES DE GESTION GENERALITES L’opérateur Radio a pour mission de transmettre tous les messages entre lesdifferentes unités de gestion à temps voulus. DESCRIPTIF L’Opérateur Radio assure :

? les relations entre les sites, DIR, Réseau, siège ; ? les réceptions et les envois de messages.

Réception messages L’opérateur radio prend tous les messages venant des sites et des réserves (Parc, Dir, Réserve), et les transmet directement par téléphone au destinataire. En cas d’absence de ce dernier, l’opérateur radio enregistre les messages dans un cahier d’enregistrement (date, heure, contenu du message) et en assure le suivi message. Envoi messages Tous les travailleurs de l’ANGAP peuvent envoyer des messages par BLU. Les messages envoyés sont enregistrés dans un cahier ( date, destinataire message, envoyeur , contenu message) par l’opérateur Radio. L’opérateur Radio assure la transmission et le suivi des messages . En cas de panne d’une station appartenant à l’ANGAP, il peut utiliser la radio des opérateurs (WWF...).

? C’est l’opérateur Radio qui assure l’installation des nouveaux matériels dans les autres sites.

PERSONNEL D’APPUI CHAUFFEUR GARDIENNAGE FEMME DE MENAGE et JARDINIER







Activité : Personnel d’appui Chauffeur Chef de file : CCGP

Règles et principes de gestion : Le chauffeur est responsable de la voiture qui lui est assignée. Le chauffeur doit remplir journalièrement le journal de parcours. Il ne doit effectuer aucune réparation sur la voiture. Généralités : Tout chauffeur à l’ANGAP doit être en possession d’un permis complet. Il est tenu à accepter et à respecter le calendrier de rotation effectué par l’Agent d’ Affaires générales (cas des missions). Il est responsable de l’entretien de sa voiture . Le chef de mission est le premier responsable en cas de panne, ou de problème en carburant. Il décide du garage qui effectuera la réparation en cas de problème mécanique.







Activité : Personnel d’appui Gardiennage Chef de file : CCGP

Règles et principes de gestion : Une passation doit être effectuée entre :

? les Gardiens sortants et entrants. ? les gardiens et les Agents de sécurité qui ont terminé leur service.

Les Gardiens sont responsables de la sécurité à l’intérieur des bâtiments. Ils sont tenus à : ? Enregistrer le nom, l’heure d’entrée et sortie de tout individu (employés ou visiteurs) pénétrant dans

l’enceinte de l’ANGAP, ? Contrôler l’électricité après les heures de travail, ? Effectuer le suivi des entrées et sorties des voitures pendant le week-end, ? Assumer les rôles de la réceptionniste après 16 h 00 (réception colis et lettres, messages… ).

Les Agents de sécurité sont responsables de la sécurité à l’extérieur des bâtiments. Leur travail est supervisé par les Gardiens. Toute anomalie et défaillance dans l’exécution de leur travail doivent être signalées par les gardiens auprès de l’Agent d’affaires générales. Pour ces tâches, ils utilisent : ? Un cahier de transmission : remise et passation des plis et documents, ? Un cahier de contrôle du mobile (remise et passation du téléphone portable, vérification du crédit,

panne et anomalies), ? Un cahier pour les matériels et mobiliers, les messages ( passation des matériels et transmissions des

messages, ? Un cahier d’enregistrement du mouvement du personnel et véhicule.

La voiture remise par le chauffeur doit faire l’objet d’un contrôle systématique du chauffeur et du gardien (passation ).







Activité : Personnel d’appui Femmes de ménage et jardinier

Chef de file : CCGP

Règles et principes de gestion : Les femmes de ménage doivent signaler toute anomalie (bris de verre, … ) aux Gardiens, Et les Gardiens doivent prévenir l’Agent d’affaires générales. Femmes de ménage : Leur mission est d’assurer la propreté à l’ intérieur des bâtiments ( bureaux, couloirs, escaliers, toilettes, vitres… ) Entre 12 h et 14 h, elles assurent la réception des appels téléphoniques dans le bureau du DG. Jardinier : En sus de son travail en tant que jardinier, il doit assurer la propreté de l’extérieur des bâtiments (cour, toit du bâtiment… ).

GESTION DU PARC VEHICULES REPARATION et ENTRETIEN GESTION TICKETS CARBURANT





Date de mise à jour : Unités concernées :Chauffeur, Agent d'affaires générales,


Activité : Gestion du parc véhicules

Chef de file : REGLES ET PRINCIPES DE GESTION Les voitures de l’ANGAP, selon leur utilisation se distinguent en :

? voiture de fonction affectée au directeur général et dont l’utilisation est liée aux activités propres de ce dernier, activités autres que celles à but lucratif. ? Voitures de service dont l’utilisation est liée aux activités propres de l’ANGAP et réservée aux employés de l’ANGAP. ? A chaque véhicule est affecté un chauffeur attitré

GENERALITES : La conduite A chaque véhicule est affecté un chauffeur attitré. Seul le chauffeur affecté à la voiture peut la conduire à l’exception ;

- de la voiture de fonction du DG qui pourrait être conduite par ce dernier sous réserve de sa possession du permis de conduire approprié et valide

- d’une voiture de service utilisée par un directeur pour ses obligations professionnelles durant le week-end ou pour d’autre raison approuvée par le DG, sous réserve de sa possession du permis de conduire approprié et valide

- En cas d’incapacité de conduire du chauffeur attitré ou pour des cas motivés par l’urgence et absence du chauffeur attitré, les cadres de l’ANGAP peuvent conduire sous réserve de la possession d’un permis de conduire approprié et valide.

A part ces 3 exceptions, toutes les voitures sont conduites par le chauffeur attitré en tout temps et en toute circonstance. Tous les conducteurs de voitures de l’ANGAP sans exception doivent remplir journalièrement « le journal de parcours » et le remettre en fin de journée (sauf mission et week-end) à l’agent d’affaires générales. Parking A Antananarivo et dans les représentations régionales, les voitures de l’ANGAP sont à parquer dans les lieux suivants :

- Parking au sein du siège ou de la représentation - Parking gardé et accepté formellement par l’ANGAP et ayant fait l’objet d’une décision écrite.

Réparation

- le chauffeur doit rapporter toute anomalie constatée sur la voiture à l’agent d’affaires générales. - Tous travaux de réparation doivent être effectuées dans des garages agréés par l’ANGAP - Les anciennes pièces défectueuses qui ont été changées doivent remises à l’agent d’affaires générales. - Toute voiture doit avoir un carnet d’accessoires et d’outillages.

Dispositions diverses

- Le Chauffeur répond de la perte des accessoires et outillages de la voiture dont il est le responsable et qui sont mentionnés dans le carnet des accessoires et des outillages.

- Le chauffeur attitré doit faire une passation avant de remettre la voiture à un autre conducteur . Les accessoires et outillages font l’objet de cette passation, une fiche est établie à cet effet.

- En cas d’utilisation exceptionnelle des voitures notamment dans les cas d’événement familiaux une demande doit être effectuée auprès du DG.

A)- Procédures de réparation et entretien Entretien Les entretiens systématiques (vidange, changement filtre, lavage moteur,… ) sont effectués à partir d’un calendrier fourni par le concessionnaire. Le journal de parcours tenu quotidiennement par le chauffeur (kilométrage, consommation carburants,… ) est un moyen de contrôle pour décider des entretiens. L’Agent d’affaires générales contacte le concessionnaire et planifie les rentrées en garage pour entretien des voitures.

- Après diagnostic de l’état du véhicule, le concessionnaire émet une facture proforma à partir de laquelle l’agent d’affaires générales effectue une « demande d’engagement de dépenses ». Cette demande est visée par le chef de cellule Gestion patrimoine et envoyé au service « Comptabilité » avec la proforma.

- Le service « comptabilité » émet les Bons de commande à partir de la DED visée par le DGAF et la facture proforma.

Les bons de commande et la DED sont envoyés au DG pour signature sur présentation de la facture proforma.

- Dès réception des bons de commande signés par le DGAF, l’agent d’affaires générales fait le nécessaire pour l‘exécution de l’entretien

Réparation Les procédures sont les mêmes que celles de l’entretien, mais la réparation nécessite une consultation du DGAF à la réception de la facture proforma émise par le concessionnaire Réception du véhicule

- Si le chauffeur n’est pas en place, le concessionnaire contacte l’agent d’affaires générales pour récupérer la voiture.

- Le chauffeur attitré vérifie l’état de la voiture en effectuant des « essais » avec les techniciens du concessionnaire et contrôle les pièces remplacées.

- Un bon de livraison est fourni par le concessionnaire avec la liste des pièces défectueuses rendues à l' ANGAP

- Les photocopies du Bon de livraison, du Bon de commande et de la DED sont classées par l’agent d’affaires générales.

-

L’agent d’affaires générales est le régisseur auprès du trésor. Il émet un Bon de Sortie de « ticket de carburant » en 2 exemplaires dont :

- un pour le trésor - un pour le classement

- Le « bon de Sortie » est signé par : . l’agent du trésor après sortie des tickets . l’agent d’affaires générales après réception des tickets. Ce dernier enregistre l’entrée des « tickets carburants » dans le cahier prévu pour les entrées et les sorties de tickets et assure le classement d’un exemplaire de la demande d’approvisionnement et du bon de sortie. . Sortie de « tickets carburant » La sortie de ticket de carburant est soumise à un contrôle préalable du journal de parcours et enregistrée dans le cahier de stock de tickets carburant. Elle nécessite deux (2) signatures du chauffeurs ou du bénéficiaire :

? la première signature à la réception des tickets, ? la seconde à la présentation de la facture délivrée par la station.

Il n’y a aucune assistance à la mise à plein en carburant du véhicule, seule la facture délivrée par la station constitue une pièce justificative et moyen de contrôle avec le journal de parcours. La sortie de ticket pour le compte des sites et autres fait l’objet d’in bordereau d’expédition. Les carburants sont envoyés par colis express avec un bordereau d’expédition. Après réception des tickets, un exemplaire du bordereau est envoyé à l’agent d’affaires générales. Dans le cas où le Directeur de parc ou le D IR sont de passage au siège, les tickets carburant leur sont donnés en main propre. C)- Demande de véhicule La rotation de véhicules est gérée suivant les demandes effectuées par chaque service. La demande de sortie pour service est soumise à une demande de voiture (imprimé) signée par l’intéressé et visée par son chef hiérarchique. Elle doit être envoyée à l’Agent d’affaires générales au plus tard demi journée avant la sortie pour qu’il puisse effectuer le programme de sortie des voitures de service. Dans le cas où il n’y a pas de voitures disponibles, le demandeur prend un taxi mais le remboursement est soumis à la présentation d’une demande de voiture certifiée par le chef de cellule Patrimoine et son assistant. Pour les missions, le gestionnaire de véhicules doit être informé au plus tard (cinq) 05 jours avant le départ. (calcul de carburant sur DED, Rotation voitures) sauf dans les cas exceptionnels.

GESTION DE STOCKS

ELABORATION PREVISION D’APPROVISIONNEMENT





Date de mise à jour : Unités concernées :, CAM, GP


Activité : Gestion de stocks Elaboration prévision d’approvisionnement Chef de file :

REGLES ET PRINCIIPES DE GESTION

- Tout achat doit être entré en magasin et inscrit sur la fiche de stock (nomenclatures, caractéristiques, quantité, prix unitaire et demande d’entrée en magasin). Cette entrée en magasin nécessite un bon de livraison dont la conformité avec les fournitures livrées doit être contrôlée au préalable.

- Toutes les sorties et entrées au magasin sur logiciel de stocks, journalièrement - Les sorties feront l’objet d’un « Bon de sortie » ou d’un « bordereau d’expédition »

L’inventaire de stock est effectué de manière contradictoire avec l’auditoire interne et 2 comptables à la fin de l’année Les biens stockés en magasin

? fournitures de bureau ? consommables ? tickets DEAP, Passeports ? produits d’entretien ? pièces de rechanges de véhicules ? consommables appareils photographique

Les outils de gestion ? logiciels de gestion de stocks

Les documents utilisés

? Fiches de stock ? Bons de sortie non prenumérotés ? Demande d’achats non prénumerotés ? Bordereaux d’expéditions non prénumérotés.

A) – Elaboration de la prévision d’approvisionnement et déclenchement d’approvisionnement

L’élaboration de la prévision d’approvisionnement est établie tous les (trois) 03 mois. Elle est effectuée par le magasinier suivant les consommations mensuelles compte tenu de la quantité des stocks restants à acheter et une demande au magasin. Il établit une liste de fournitures qu’il envoie au chef de cellule Gestion Patrimoine. Après contrôle redressement et visa du chef de cellule « Gestion Patrimoine », la liste et la demande d’achats sont transmises à la « cellule Approvisionnement » et marché pour exécution. B)- Mouvements des stocks

- Toutes les sorties de stock en magasin sont matérialisées par un « Bon de sortie » signé par le demandeur et le magasinier.

- Les « Bons de sortie » présentés par le personnel d’appui nécessitent le visa du chef de cellule







Activité : Gestion de stock

Chef de file : C)- Inventaire - L’inventaire de stock est effectué de manière contradictoire avec l’auditeur interne et 2 comptables à la fin de l’année. - L’auditeur interne effectue un contrôle de stocks de manière inopinée.

TRAVAUX TRAVAUX < 100 000 USD TRAVAUX >100 000USD



FONCTION : Administration Générale


Date de mise à jour : Unités concernées : RGC, CAM, DG, DGAR, DGAF, Comité


Activité : Travaux

Chef de file : Chef de cellule Gestion patrimoine

REGLES ET PRINCIPES DE GESTION

? Le comité Technique Spécial (CTS) statue sur les catégories dont le montant est supérieur à 100.000$ US.

Le comité est composé de six (6) membres dont :le DG de l’ANGAP (Président), le DGAR, le DG des eaux et forêts ou son Représentant, le DG de l’ONE ou son représentant, le Représentant du Ministère de l’Environnement.

? En conformité avec le DAO (Dossier d’Appel d’Offre), la commission est chargée d’assurer : ? la conformité des offres et leur validité, ? le dépouillement des offres, ? l’analyse et l’évaluation des offres, de proposer le classement des offres.

La décision finale relative aux offres se conformera aux règles procédurielles du (ou des) bailleur (s) de fonds concernés.

Travaux moins de 100 000 USD Le RGC assure la conception des travaux ( plan, devis estimatifs, délais estimatifs, détails techniques). Une consultation de la Direction Générale (DG, DGAR, DGAF) est obligatoire pour approbation du dossier des travaux. Après approbation du dossier (conception), le RGC et CAM montent le Dossier d’Appel d’offres (D.A.O) :

? Le RGC établit l’aspect technique du DAO , ? Et la CAM, l’aspect juridique et administratif.

La CAM assure la publication de l’appel d’offre au journal, et le RGC assure la visite des lieux aux entreprises qui vont soumissionner. L’organisation de la séance de dépouillement incombe à la CAM. Passation de marché Le comité restreint interne (DG , DGAF, DGAR, CAM, RGC) analyse les offres et le RGC propose l’entreprise à engager, mais la décision finale appartient à la Direction Générale. Après décision, la CAM établit l’ordre de Service qui doit être signé par le DGAF. La CAM assure l’envoi de l’ordre de service à l’entreprise sélectionnée.



FONCTION : Administration générales




Activité : travaux

Chef de file : Le RGC effectue

? l’évaluation des travaux exécutés en vue paiement de l’attachement. ? la réception provisoire des travaux, ? la réception définitive. ? la certification de la facture

Travaux plus de 100 000 USD

l’ANGAP fait appel à un Bureau d’Etudes. Le RGC reste chef de mission, Il établit une lettre de consultation, dont l’envoie est assuré par la CAM. L’organisation de la séance de dépouillement relève de la CAM. Le comité technique spécial (ONE, Min Environnement, Direction des Eaux et Forêts, Direction Générale de l’ANGAP, RGC, CAM) analyse les offres des consultants. Le RGC propose le Bureau d’études à engager ; établit le TDR du consultant, et reste secrétaire de séance. Après décision, la CAM établit un Ordre de Service qui doit être signé par le DGAF. Elle assure l’envoi de l’ordre de service au Bureau d’études engagé. Le RGC en tant que Chef de projet effectue:

? La vérification et le contrôle des travaux ( qualité et avancement), ? L’approbation des rapports effectués par le Bureau d’études conformément au TDR, ? L’approbation de la facture suivant les travaux effectués. ? La réception définitive.

Remarques : Le consultant participe à la concéption des travaux, avant projet Sommaire, et la réception provisoire des travaux avec le RGC.

IMMOBILISATIONS

CESSION DE MATERIELS et EQUIPEMENTS

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP DESCRIPTIF Date de mise en application :



Date de mise à jour : Unités concernées : Direction Générales, CA, DIR, CGP, Directeur Parc National, Chef de réserve


Activité : Cession des matériels et équipements

Chef de file : DGAF REGLES ET PRINCIPES DE GESTION Les offres sont ouvertes aux membres de l’association de l’ANGAP et tout le personnel Suivant les procédures ci-dessous :

? Approbation du Conseil d’Administration ? Classification ou motif de condamnation (mis au rebut ou mise en cession) par l’organe de

condamnation qui est un comité créé au niveau de chaque unité de gestion. ? Publication des offres ? Vente au plus offrant

GENERALITES LE Comité de condamnation est composé de 6 membres, au niveau Siège :

- Le DGA/AF qui en est le Président - L’Auditeur Interne - Le Chef de Cellule de la Gestion du patrimoine - Le responsable du Génie Civile - Et un membre du personnel

Au niveau des Directions :

- La présidence est assurée par le DIR, - le chef Service Administratif et Finances, - le Chef de Service d’Appui Technique, - un représentant du personnel et - un agent non cadre.

Au niveau de la Direction du Parc :

- Le Directeur du Parc, - le Chef de Volet Administration et Finances, - Un chef de volet technique, - Un agent non cadre,





Date de mise à jour : Unités concernées : Direction Générales, CA, DIR, CGP, Directeur Parc National, Directeur Réserve



Chef de file : DGAF

- Le premier responsable de chaque unité de gestion doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement de la cession.

- La date et l’heure de dépouillement des soumissions sont fixées par le comité de cession, au niveau siège, pour tout le réseau.

- La liste des gagnants doit être affichée dans le lieu de dépouillement - Les acquéreurs résidant dans la région autre que le lieu de dépouillement sont avisés par radio ou

téléphone immédiatement après la séance. Une lettre de confirmation lui sera adressée ultérieurement. - Les articles non enlevés par les acquéreurs après la date d’enlèvement des matériels prévue dans le

planning de cession des immobilisations, sont cédés aux seconds . - Le paiement doit être effectué par chèque.

Procédures de condamnation des biens La liste des biens à condamner est établie par le Chef de cellule de Gestion du patrimoine ou son équivalent dans les unités de gestion détenant des matériels et équipements à céder . Le Comité de condamnation constate apprécie et évalue l’état des biens consommables et immobilisation à condamner prévus dan la liste. Le Président du comité déclare la mise en rebut ou la mise en cession de ces biens et immobilisation et deux listes distinctes sont établies, par bailleurs de fonds, par le responsable de la logistique. Une liste des immobilisations à condamner pour cession Une liste des immobilisations à condamner Elles doivent comporter :

- le code - les désignations et les caractéristiques - la date d’acquisition - les taux d’amortissement - les amortissements cumulés - la valeur comptable nette - les prix proposés - les motifs de mise en cession , ou de mise au rébus suivant les listes - les bailleurs de fonds

Elles doivent être reproduites en 3 exemplaires








Chef de file : DGAF Toutes les pages de chaque liste doivent être paraphées par tous les membres du comité. La dernière page doit être signée par chaque membre et le nombre total des articles doit y figurer en lettres. Le Responsable Administratif envoie deux listes originales à la D.I.R pour approbation, accompagnées d’un procès verbal original dûment signé par tous les membres. Le Chef de Service Administratif et Financier de la DIR les expédie ensuite à la Direction Générale Adjoint chargé de l’Administration et des Finances du Siège. Toutes les listes provenant des différentes unités de gestion sont donc concentrées au siège. Elles constituent des propositions des matériels et équipements à céder, soumises à un examen du comité de condamnation du siège présidé par le DGA/AF ( possibilité de réajustement des prix, changement dans la finalité d’un bien,… ) Des listes définitives des biens à condamner sont établies après examen de ces propositions . Elles doivent avoir l’approbation de la Direction Générale et l ‘autorisation de cession par le Conseil d’Administration de l’ANGAP. Ces listes sont envoyées aux différentes unités de gestion accompagnés des instructions et du planning doivent être respectées scrupuleusement par les différentes unités de gestion.

I) Cession de matériels et d’équipements La cession de matériels et d’équipements est constitué de trois phases

- les travaux préparatifs de la cession - les travaux de réalisation de la cession - la comptabilisation des opérations relatives à la cession.

A)- les travaux préparatifs à la cession - Etiquetage Le numéro indiqué sur la liste des biens en cession doit être mis sur une étiquette collée au bien correspondant. Doivent être mentionnés sur l’étiquette :

? Unité de gestion détentrice du bien ? Numéro du lot et sa désignation ? Les termes « cession du… »

- Affichage des listes les listes des matériels et équipements mis en cession doivent être affichées au tableau d’affichage des mémos et notes de service








Chef de file : DGAF - Lieu d’exposition Les matériels doivent être exposés dans un endroit sécurisé où les futures acquéreurs pourront visiter. - Soumission d’acquisition Les soumissionnaires, dans le cas d’une cession interne sont limités aux :

- représentants des membres de l’association - administrateurs titulaires et suppléants - au personnel du réseau.

Cette liste peut être élargie exceptionnellement au personnel du ministère de l’environnement avec l ‘approbation du conseil d’administration. L’acquéreur peut soumissionner pour un ou plusieurs lots, mais à chaque lot correspond un ticket où doivent être mentionnés :

? l’unité de gestion ? le numéro et désignation du lot ? Noms et prénoms du soumissionnaire ? Le prix de soumission ? Titre adresse du soumissionnaire ? Signature du soumissionnaire

Les tickets dûment remplis doivent être insérés dans une enveloppe fermée où les termes suivants sont inscrits : ? A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement ? Soumission pour … .(nombre de tickets) ? Nom du soumissionnaire ? Venant de… (titre et adresse de l’acquéreur)

- Enregistrement des soumissions Après réception des soumissions, le responsable réceptionne des soumissions, désigné par le comité de condamnation, doit les enregistrer dans un cahier spécifique appelé « Registre Chronologique des soumissions pour la session du… (date) ». Ce cahier doit contenir :

? la date de réception de la soumission ? le numéro de l’ordre ? le nom de l’acquéreur








Chef de file : DGAF ? le nombre de tickets ? le nom du déposant (cas où le déposant est autre que le soumissionnaire) ? La signature

Après enregistrement, chaque acquéreur ou le déposant dépose l’offre dans une urne fermée à clé, tenue sous la responsabilité du Responsable de la réception des soumissions. Cette clé doit être mise dans une enveloppe fermée, portant le visa :

? DGA/AF et le chef de cellule Gestion du patrimoine ; au niveau siège ? DIR et Chef SAF ; pour la direction inter-régionale ? DPN et Chef VAF pour le Parc ? CR et Secrétaire Comptable pour la réserve.

L’enveloppe doit être gardée dans un coffre fort et ne peut être ouverte qu’au moment du dépouillement en présence des acquéreurs. B)- Les travaux de réalisation de la cession des immobilisations

- Pour réaliser la cession des immobilisations, un comité présidé par le Directeur Général (siège) ou le Directeur inter-régional (au niveau de la direction inter-régionale) ou le Directeur du parc National (au niveau du parc National) ou le Chef de réserve (au niveau de la Chefferie) assume le dépouillement. Ce comité doit comprendre un représentant du personnel et des assesseurs.

- Le dépouillement se fait en présence du personnel et des soumissionnaires dans le local où sont exposés les biens en cession, et la date et heure indiquées dans le calendrier dressé par la Direction Générale dans le planning de cession des immobilisations.

- Les deux assesseurs doivent dresser un procès verbal de cession à la fin du dépouillement. Le procès verbal doit contenir le numéro du lot, sa désignation, le nombre de soumissionnaires, le nom de l’adjudicataire, le montant de l’offre et la localité.

Le paiement est effectué par chèque ou en espèces au service Comptabilité. Une quittance de paiement est donnée à l’acquéreur après paiement. Elle permet l’enlèvement du bien. La Direction Générale fixe la date d’enlèvement des biens dans le calendrier de mise en cession. Une fois cette date passée, le matériel ou équipement non enlevé par l’adjudicataire sera cédé au second enchérisseur.








Chef de file : DGAF

C)- Comptabilité de la cession des immobilisations Elle doit être effectuée scrupuleusement suivant les instructions écrites à cette fin. Le Registre des immobilisations doit être mis à jour (retrait du patrimoine de l’ANGAP.)

II) Mise au rebut de matériels et équipements

A)- Les travaux préparatifs de la mise au rebut Ces travaux sont les mêmes que ceux de la mise en cession. L’étiquetage, l’affichage des listes et le lieu d’exposition sont obligatoires : Tout bien à mettre au rebut doit être identifié par une étiquette et déposé dans un lieu d’exposition sécurisé. Les listes doivent être affichées au vu et au su de tout le personnel de l’unité de gestion détentrice des biens. Elles doivent comporter l’autorisation de la Direction Générale de l’ANGAP et l’approbation de son Conseil d’Administration. B)- Réalisation des travaux de la mise au rebut Le Président de Comité de condamnation ouvre officiellement la séance de la mise au rebut des matériels et équipements qui sont soit détruits sur place, soit attribués au personnel par tirage au sort. C ‘est le cas des produits Consommables restés en stocks pendant 3 ans tels que pièces de rechange défectueuses, batteries de voitures, pneus,… ) Le procès verbal dressé par les assesseurs est signé conjointement par tous les membres du comité

? DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES



FONCTION : RESSOURCES HUMAINES

Référence : A/ADM/RH/DFS/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : CRH - Directeurs- Admn°et Fin-


Activité : Déclarations fiscales et sociales

Chef de file : CRH – Admn°et Fin- démarche

Déclaration IGR : Mensuellement, la Cellule des Ressources Humaines /le Responsable Administratif et Financier établit et prépare la déclaration. Il détermine le montant à payer sur la base du journal de paie (Etat des salaires). La déclaration est faite en TROIS exemplaires pour le Bordereau de versement IGR et DEUX exemplaires pour l’Etat nominatif des salaires. Le déclarant soumet à la Cellule Finances et Comptabilité/ le Responsable Administratif et Financier la déclaration en vue de règlement Après vérification, du Chef CFC/ le Responsable Administratif et Financier : ? Le Comptable remet le Bordereaux de règlement correspondant au déclarant ? Et établit le chèque barré, signé par le DGAF et le DG. Le déclarant effectue le dépôt des déclarations auprès du CFPE et retire les formulaires de déclarations. Au vu du paiement, le déclarant remet le "double" visé par CFPE auprès de la Cellule Finances et Comptabilité / du Responsable Administratif et Financier pour justifier l'effectivité du paiement.



Référence : A/ADM/RH/DFS/02

PAGE :



Activité : Déclarations fiscales et sociales

Chef de file : CRH – Admn°et Fin-

démarche Déclaration CNAPS

L’Assistant Cellule des Ressources Humaines/le Responsable Administratif et Financier prépare le Bordereau CNAPS en vue de la déclaration. Il établit la déclaration et détermine le montant à payer. La déclaration est faite DEUX exemplaires. Le déclarant présente le montant à payer auprès de la Cellule Finances et Comptabilité / le Responsable Administratif et Financier. Après vérification, du Chef CFC/ le Responsable Administratif et Financier : ? Le Comptable remet le Bordereaux de règlement correspondant au déclarant ? Et établit le chèque barré, signé par le DGAF et le DG. En contrepartie, le déclarant signe la quittance correspondante au fonds ou au chèque barré. Le déclarant effectue le dépôt des déclarations auprès de la CNAPS et procède au retrait des formulaires de déclaration. Au vu du règlement, le déclarant remet le reçu de versement auprès du Responsable financier/comptable et/ou au secrétaire comptable pour pièce justificative. Ensuite, le déclarant remet le double de la déclaration au Chef de Cellule Finances et Comptabilité/ Chef de service Administratif et financier.

AFFAIRES GENERALES

( DCD)

AFFAIRES GENERALES (DCD)

I- GESTION DU PARC VEHICULE

? ACHATS TICKETS CARBURANT ? SORTIES TICKETS CARBURANT

II-TRAVAUX ? TRAVAUX < 100 000 USD ? TRAVAUX > 100 000 USD

III- IMMOBILISATIONS ? CESSION DE MATERIELS ET EQUIPEMENTS

GESTION DU PARC VEHICULE ACHAT TICKETS CARBURANT

SORTIE TICKETS CARBURANT

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP DCD Date de mise en application :

FONCTION : Affaires Générales


Date de mise à jour : Unités concernées :DG, DGAF, CGP,


Activité : Achats Tickets Carburants

Chef de file : Agent d’affaires générales

Achats Activités Agent d’Affaires DGAF DG ONE Trésor Demande Bon de Sortie Réception tickets

Demande

Signature Visa Signature

S BS

BS

BS

S

Tickets

BS

S

Tickets

Réception


DCD Date de mise en application :

FONCTION : Affaires Générales


Date de mise à jour : Unités concernées :DG, DGAF CGP


Activité : Sortie Tickets Carburants

Chef de file : Agent d’affaires générales Sortie Activités Agent d’Affaires Chauffeur Site S tation Obs° Envoi Tickets (Par Quota) Bon de Sortie Sortie tickets pour Missions et courses en ville Contrôle de mise à

Tickets

Réception

BE

Tickets

Tickets

Réception après Signature Cahier

Carburant

BE

Tickets

BE

Enlèvement Tickets

Mise à plein

Tickets

Facture

TRAVAUX

TRAVAUX < 100 000 USD TRAVAUX > 100 000 USD

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP DCD Date de mise en application : FONCTION : Affaires générales


Date de mise à jour : Unités concernées : RGC, CAM, Comité, 3 Directeurs


Activité : Travaux Moins de 100 000 USD Chef de file : CCGP

Activités

RGC La Direction Générale

CAM Comité Observations

Réception demande provenant des sites (suivant PTA) Conception technique Approbation Montage DAO Conduite des soumissionnaires au chantier Prise de décision

Dossier

Dossier

Demande

A

Aspect admin fin

Aspect technique

DAO

Conduite soumissionnaires

Publication

N

oui







Activité : Travaux Moins de 100 000 USD Chef de file : CCGP

Activités

RGC La Direction Générale

CAM Comité Observations

DGAF : Signature Ordre de service Envoi à l’Entreprise pour exécution

Le RGC assure le suivi et le contrôle de l’exécution des travaux.

Ordre de sservice

Ordre de service

PV

S

Ordre de service


DCD Date de mise en application : FONCTION :

Affaires générales




Activité : Travaux Plus de 100 000 USD Chef de file : CCGP

Activités

RGC CAM CTS DGA AF Observations

Réception demande des sites ( suivant PTA) Lettre de consultation avec TDR du Bureau d’études Conduite Visiteurs sur terrain Organisations - Analyse des

offres - Proposition

notification - Décision

Appel d’offre pour bureau d’étude Le RGC est le Chef de mission, et assure la conception avec le consultant.

Demande

Aspect technique

Aspect juridique et admin

DAO

TDR

Publication

Séance de dépouillement

PV

Dépouillement

S

C

IMMOBILISATIONS

CESSION DE MATERIELS ET EQUIPEMENTS

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP DCD Date de mise en application : FONCTION : Affaires générales


Date de mise à jour : Unités concernées : Toutes les unités de Gestion


Activité : IMMOBILISATION Cession de matériels et équipements

Chef de file : DGA AF

Activités

Logisticien Comité de condamnation Président

Décision sur chaque article : cession ou rébut Listes pour cession et au rébut

Appréciation Constatation Evaluation

PV

Liste des biens

Liste des biens

Réunion comité

Listes

V




Date de mise à jour : Unités concernées : Toutes les unités de Gestion, CAM, CGP


Activité : Cession de matériels et équipements

Chef de file : DGA AF

Activités

Logistique Comité de condamnation

Président DGA AF CA DG Observations

Signature Listes provenant des DIR Planning de cession

PV

PV

Listes

Listes

LD

V

S

Planning

Appréciation

V

AFFAIRES GENERALES

(IMPRIMES)

AFFAIRES GENERALES RECEPTION

TRAVAUX SECRETARIAT PERSONNEL D’APPUI

GESTION DU PARC VEHICULES GESTION DE STOCK

RECEPTION

ANGAP FICHED’ACCOMPAGNEMENT/ROUTING SLIP Date :

A traiter en priorité Pour information A voiravec DG

Pour avis/

commentaires Pour suite à donner Pour classement

Pour communication tournante

Suite à votre demande Pour compte rendu

à

ARRIVEE Date

d’arrivée Date et N° de la correspondance

EXPEDITEUR OBJET Service Destinataire

le… … … … n°… … … … … … …

du … … … … … . n°… … … … … .. … … … … … … …

… … … … … … … … … …… … … … … … … … … …… … … … … … … … … …

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le… … … …

du … … … … … .

… … … … … … … … … …

… … … … … … … …

… … … … … … …

ENREGISTREMENT COURRIER

DATE MESSAGE OBSERVATIONS

ENREGISTREMENT DES ENTREES ET SORTIES

(PERSONNEL,VISITEURS)

DATE HEURE D’ENTREE

NOMS HEURE DE SORTIE

TRAVAUX SECRETARIAT

OFFICE MEMO A.N.G..AP. Association Nationale pour la Gestion des Aires Protégées N° : Date : De : A : Objet :

DEMANDE D’APPROBATION

(UTILISATION DE LA LIGNE INTERNATIONALE VIA FAX 22 415 39) MESSAAGE FAX OU TELEPHONE Date de la demande : … … … … … … … … … … … … … … … Date d’envoi / d’appel : … … … … … … … … … … … … … … … Nom du destinataire fax/ correspondant : … … … … … … … … … … … … … … … Ville : :… … … … … … … … … … … .. Pays : :… … … … … … … … … … … .. N° FAX / téléphone :… … … … … … … … … … … .. Durée / nbre de pages :… … … … … … . OBJET : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

OFFICIEL OU PRIVE Approuvé par : Le Directeur Général

ANGAP

DEMANDE D’AVANCE DE FONDS A LA PETITE CAISSE

Date N° Nom du demandeur : Sigle : Signature (Chef Dept/Chef Cellule)

Montant demandé - en chiffres … … … … … .. fmg - en lettres :… … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Motif

SUIVI DE COURRIER : Fiche remise à la SEC/DGA- le : ___________________ FICHE N° Fiche retournée à AD le :_____________

Date et Réf correspondance

Date et N° arrivée

OBJET Instructions / directives du DG

Département/ cellule

Suite Observations

PERSONNEL D’APPUI

ENREGISTREMENT DES ENTREES ET SORTIES (PERSONNEL,VISITEURS)

DATE HEURE

D’ENTREE NOMS HEURE DE

SORTIE

GESTION DU PARC VEHICULES

JOURNAL DE PARCOURS Voiture : … … … … … … … .. Chauffeur : Date :… … … … … … … … … Jeuge réservoir Batterie Pneu de secours Demi Observations … … .. … … … … … … …Huile moteur Outillage Plein … … … … … … … … … … … … … … …Lockheed Papiers … … … … … … … … … … … … … … …Exctincteur Boite à Pharmacie … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …Achats Tickets Compteur Km Carburants Litres Huile Litres DEPART ITINERAIRES ARRIVEE N° Heures Kms Heures Kms

PERSONNES TRANSPORTEES

EMERGEMENT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Visa Chauffeur :

DEMANDE DE VOITURE

DEMANDE DEVOITURE

Objet :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Date :

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… …

Heure de départ … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Heure probable de retour … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Itinéraire :

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … … ..

Agent (s) à transporter : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Observations… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Date de la demande : … … … … … … … … .

Signature du demandeur Signature du Chef Hierarchique

Objet :… … … … … … … … … … … … … … … … … … …… … … … … … … … … …

Date :

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… …

Heure de départ … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Heure probable de retour … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Itinéraire :

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … … ..

Agent (s) à transporter : … … … … … … … … … … … … … … … … … …… … …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

Observations… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Date de la demande : … … … … … … … … .

Signature du demandeur Signature du Chef Hierarchique

REPOBLIKAN’IMADAGASIKARA Tanindrazana – Fahafahana – Fandrosoana

-----------------------------

MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT --------------------- ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DES AIRES PROTEGEES

(ANGAP) ----------------

DESISION N° 100 / 00 /ANGAP/DG/DGA-AF

portant nomination d’un Dépositaire- Comptable de chèques carburants / lubrifiants au sein de

l’Association Nationale pour la Gestion des Aires Protégées (ANGAP)

---------------------------

Le DIRECTEUR GENERAL DE L’ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DES AIRES

PROTEGEES - Vu la loi n° 63-015 du 15 Juillet 1963 portant dispositions générales sur les finances publiques - Vu le décret n°61-469 du 14 Août 1961, modifié par le décret n° 64-186 du 06 Mai 1964, relatif à la

responsabilité descomptables publics, - Vu le décret n° 66-084 du 15 Février 1966 relatif aux régisd’avances et de recettes, - Vu le décret n° 88-137 du 30 mars 1988 relatif à la mise en circulation des chèques

Carburants/Lubrifiants, - Vu l’arrêté n° 2048/88 du 18 Août 1988 faisant les modalités d’applicationdu décret n° 88-137 sus-visé,

Décide : ARTICLE 1 : Est nommé Dépositaire-Comptable des chèques Carburants/ Lubrifiants au sein

de l’ANGAP, à compter du 16 Août 2000, Monsieur RABEARIVONY Maurice Roland, Assistant duGestionnaire duPatrimoine, titulaire de lacarte d’Identité Nationale n° 101 211 106 490 du 06 Mai 1987 à Antananarivo I,en service l’ANGAP.


----------------------------- MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT

--------------------------------- ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DES AIRES PROTEGEES ANNEXE 1 --------------------------- à l’instruction N°88.06 G du 26 Avril 1988 N° : … … … … … … … … … … … … .. Réf … … … … … … … … … … … … .. Mandat N° … … … … … … … … … .. Budget : Chap … … … … … … … … … … … .

DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT EN CHEQUES CARBURANTS / LUBRIFIANTS

----------------------------------

1. Désignation du Dépositaire – comptable des chèques Carburants / Lubrifiants : Décision n°

2. Référence de la décision portant nomination en qualité de Dépositaire–comptable des chèques Carburants /

Lubrifiants : 3. Montant de l’approvisionnement demandé … … … … … … … … … … … … ..

3.1 Engagement n°… … … … … … du… … … … … … … … … … … … … … ..

3.2 Liquidation n° … … … … … .… du… … … … … … … … … … … … … … .. 4. Situation stock : (PM)

- Existant au… … … … … … … =… … … … … … … … … … … … … … .. - Approvisionnement demandé = … … … … … … … … … … … … … … … - Nouveau stock = … … … … … … … … … … … … … … …

Arrêté le présent bordereau d’approvisionnement à la somme de

Antananarivo, le LE DEPOSITAIRE-COMPTABLE, Vu l’exactitude LE GESTIONNAIRE


----------------------------- REFERENCESBUDGETAIRES : ANNEXE 2 - Budget : à l’instruction - Chapitre : … … … … … … … … … … … . n° 88.060G du - Article : … … … … … … … … … … … .. 26 Avril 1988 - Mandat n° … … … … … … … … … … … . du … … … … … … … … … … … … … … … BORDEREAU DE SORTIE DES CHEQUES REMIS A

Monsieur RABEARIVONY Maurice Roland Dépositaire-Comptable des Chèques / Lubrifiants

----------------------------

Demande 2000 EXECUTION Quantité Montant par

chèque Nombre de carnet

Valeur totale Détails des chèques Nombre de carnet

Valeur totale

TOTAL

-----------

-------------

N° … … … ..à N° … … … .. N° … … … ..à N° … … … .. N° … … … ..à N° … … … .. N° … … … ..à N° … … … .. N° … … … ..à N° … … … .. N° … … … ..à N° … … … ..

-----------

--------------

GESTION DE STOCK

A.N.G.A.P DEMANDE D’ENGAGEMENT DE DEPENSES

N° /ANGAP/DGA-AF/ Code Analytique : Date : Financement : NOM DU FOURNISSEUR : Budget (A) : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .… … … … …

Engagement antérieur (B) : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Présent engagement © : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

Disponible [A-(B+C)] : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

N° d’ordre

Désignation Réf. article / prestation

Qté P.U. Montant Observation

TOTAL /FMG Arrêté à la somme de : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

. ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DES AIRES PROTEGEES

ANGAP 1, RUE Naka Rabemanantsoa

B.P 1424 – Tél 305.18 (Immeuble SANTA Antanimena)

BORDREAU D’EXPEDITION

N° … … … … ./ … … … … … / ANGAP/BE Adressé à : … … … … … … … … … … … … … .

Date : … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … …

… … … … … … … … … … … … …

Moyen de transport : … … … … … … … … … … … … …

N° d’ordre

DESIGNATION ARTICLES Quantité Etat OBSERVATIONS

L’expéditeur, Accusé de réception

par le Destinataire

FICHE DE STOCK

MAXI MINI

EMPLACEMENT

ARTICLE : MOUVEMENT DATE REF/Pce P.U. LIBELLE

ENTREE SORTIE SOTCK

OBSERVATION

APPROVISIONNEMENT POUR MAGASIN (PARTIEL)

Date :

DESIGNATION Q/TE DEMANDEE

Stock en Mg (22/04/02)

UNITE Cons/Mensuelle (en moyenne)

OBSERVATION

Le Magasinier

Approvisionnement et gestion des Marchés

DEMANDE D’ACHAT (*)

Date : ____________________

DESIGNATION QUANTITE OBSERVATIONS

ASSOCIATION NATIONALE

POUR LA GESTION DES AIRES PROTEGEES

ANGAP N°__________

BON DE SORTIE MAGASIN Demandeur : Date : Code Désignation de l’article Unité Quantité Observation Reçu par Le Magasinier,

SIEGE

FORMAT FEUILLE DE TRAVAIL

INVENTAIRE DE FOURNITURES CONSOMMABLES AU 31 DECEMBRE 2001

QUANTITE COMPTE Code

Produit Nom Produit Coût unitaire

THERIQUE PHYSIQUE ECART VALEUR OBSERVTATION

Sous-Total

MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

(DESCRIPTIF)

COMMUNICATION RECEPTION DE DEMANDE DE TOURNAGE DE FILM EDUCATION ENVIRONNEMENTALE SAISIE DE MOUVEMENTS DE VENTES CREATION DE CIRCUIT DOCUMENTATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES

.



FONCTION : MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence A/MRP/RDTF/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DG-DGAAF-DAT


Activité : : Réception de demande de Tournage de films

Chef de file : Chef Cellule CEERP

REGLES ET PRINCIPES DE GESTION

DEMARCHES

Fiche de renseignements

Le chef cellule reçoit la demande de tournage de film, pour élaborer une fiche de renseignement. Cette fiche de renseignement est envoyée à la Direction Générale pour approbation. La Direction

générale envoie le Dossier au département concerné pour analyser le dossier Convention Si le dossier est accepté, une élaboration de projet de convention est dressée pour déterminer le

Tarif du droit de tournage .Ces derniers sont signés par la direction générale et le demandeur. Quand la convention est signée par les 2 parties, le demandeur s’acquitte du droit de filmage.

DEAP en échange des tickets et d’un (1) exemplaire de la convention. Le site concerné est averti par la cellule de communication pour recevoir le producteur du film qui a payé son ticket.

Quand le producteur a fini son reportage, il doit remettre une copie à l’ANGAP, d’après la convention qu’il a signée. Cette copie de film est transmise à la documentation pour archives.

Pour le tournage de films, une fiche d’autorisation devait être remplie par l ‘auteur du tournage. Et une convention doit être «établie entre l’ANGAP et le producteur de film pour être signée par les 2 parties.


DESCRIPTIFS Date de mise en application :

FONCTION :MARKETING ET RELATIONS ET PUBLIQUES

Référence : A/MRP/EE/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DIR-SAF


Activité : Education environnementale -(DIR)

Chef de file :C-SAT Règle et principe de gestion Pour faire la sensibilisation de proximité la D.IR doit signer une convention ou un accord de partenariats Démarches

Le responsable d’E.E se charge de la sensibilisation de proximité des cibles visés. Généralement, il travaille en partenariat avec les différentes autorités élues et des privés. La recherche de partenariat se fait par téléphone ou de porte à porte.

Une des démarches pour l’E.E est le partenariat avec des communicateurs. Ensemble, ils ont conçu le studio-live. Ce dernier consiste à organiser des manifestations pour sensibiliser. Mais avant de faire une activité, le responsable d’E.E doit discuter avec les communicateurs le cible à viser, le thème du message le style de la séance et le déroulement.

Une des manifestations organisées est la conférence-débat. Les responsabilités de l’ANGAP et des communicateurs sont déjà déterminées dans la convention. C’est le directeur inter-régional qui dirige la conférence et les communicateurs animent. Les cibles visés de la conférence sont les autorités élues dans le lieu à sensibiliser, les opérateurs et les différentes institutions existantes.

Le studio-live organise aussi une projection film qui devrait avoir un aspect pédagogique et évoquer le thème à lancer. Si l’ANGAP a déjà le film, le responsable d’ E.E ne fait plus recours aux communicateurs si c’est le cas contraire, l’ANGAP et les communicateurs doivent signer une convention ou un accord de partenariat, et ce sont les communicateurs qui vont tourner le film. Ils doivent donc avoir une autorisation de filmage.

Le studio-live fait aussi des manifestations artistiques. Le responsable d’E.E cherche de partenariat avec des artistes en signant un accord. Les artistes doivent en même temps évoquer la culture de la région con-cerné et le thème à traiter qui est conçu par le responsable d’E.E.rRègle et principe de gestion

Dans le développement de partenariat, il existe une convention ou un accord entre l’ANGAP et les partenaires. Et cette convention doit être approuvée par le D.I.R, seul l’ accord de partenariat est signé par le chef cellule S.A.T(service appui technique)



FONCTION :MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/EE/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :VAF-DP


Activité : Education environnementale (site)

Chef de file : C VOLET ECOT REGLE ET PRINCIPE DE GESTION Les 50 % du D.E.A.P sont utilisés pour l'élaboration de l'éducation environnementale . GENERALITES

Elle sensibilise la population locale en organisant des spectacles gratuits pour faire passer le message contre le tavy, les défrichements, les feux de brousse ...Elle élabore des journaux tous les 3 mois pour être distribuer gratuitement au public ou à la population riveraine, ayant pour thème par exemple à la conservation des Aires protégés. Elle reçoit les classes vertes, et organiser des émissions de télévision pour sensibiliser les auteurs de pression. DESCRIPTIFS

Elle fait passer le message à l'aide des médias ,ou spectacles gratuits, (marionnettes, théâtre...) pour l'importance de l'environnement . Eduquer les auteurs de pressions ,concernant le tavy, le défrichement de la forêt, les feux de brousse par l'intermédiaire des outils didactiques comme télévision, diapo... Elle se renseigne aux moyens des documents pour écrire des articles sur la sensibilisation , pour la conservation des aires protégés, pour être distribuer gratuitement. Elle fait passer le message aux enfants (classes vertes) nécessitant la descente sur terrain a un tarif préférentiel, et une programmation de questions sera établie qui sera répondu par les enfants, puis un rapport sera rétablie en fin de séance.




Référence : A/MRP/RV/01

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Date de mise à jour : Unités concernées :VAF


Activité :Réception des visiteurs

Chef de file : C VOLET ECOT REGLES ET PRINCIPES DE GESTION Expliquer les différents tarifs affichés aux visiteurs pour accès au site GENERALITES

Lorsque les visiteurs se présentent à l'entrée du site, elle souhaite la bienvenue. Puis elle va faire connaître aux visiteurs les différents tarifs qui sont affichés. Pour que les visiteurs puissent rentrer, ils doivent acheter un ticket intitulé D.E.A.P (droit d'entrée aire protégée) que l'hôtesse va délivrer , en échange d'une somme d'argent. Mais si le(s) visiteur(s) présente un passe port ,l'hôtesse va vérifier sa validité, pour faire rentrer le(s) visiteur(s) DEMARCHES

Avant que l'hôtesse délivre le D.E.A.P, elle doit connaître si c'est un étranger ou un autochtone, pour cela elle va solliciter de montrer la carte d'identité nationale du visiteur. Si le visiteur est un étranger , elle va délivrer un ticket réservé pour étranger, mais le visiteur est en possession d'une C.I.N , elle va délivrer un ticket réservé aux nationaux. Il en est de même pour enfants étrangers et enfants nationaux. De plus elle va faire connaître aux visiteurs les différents circuits qui existent ,et leurs tarifs respectifs, qui est différents du D.E.A .P. Mais si le visiteur est en possession d' un passeport elle va se contenter de vérifier sa validité ,dont à l'intérieur, il y a des timbres qui y sont collés pour accès au site. A la réception , elle va mettre à la disposition des visiteurs un cahier de doléances, dont ils vont mettre leurs suggestions ,et leurs avis après avoir visiter le site.




Référence : A/MRP/SMV/01

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Date de mise à jour : Unités concernées :Ecot


Activité : Saisie mouvement de ventes

Chef de file : C VOLET ECOT REGLE ET PRINCIPE DE GESTION

Au début de chaque mois un rapport de mouvement à la réception est établie pour une donnée statistique. GENERALITES

Au début de chaque mois , elle fait un rapport de vente sur les recettes obtenus sur ordinateur. Elle saisie les talons récupérés, les tickets étrangers vendus ,les tickets nationaux, les tickets guides , le nombre de classe verte reçu, les visites officielles durant le mois pour être remis à son chef hiérarchique pour élaborer une donne statistique.




Référence : A/MRP/D/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DG-DAT-DGAF-DGAR


Activité : Documentaliste

Chef de file : CC-CEERP GENERALITES

Elle a la responsabilité d'informer te de documenter le public concernant les activités de l'ANGAP. Elle joue le rôle d'interface de l' ANGAP et l'extérieur en donnant les différents renseignements demandés sur les différentes cellules de l'ANGAP. DEMARCHES

Elle accueille les visiteurs , partenaires, étudiants désirant avoir des informations sur la documentation des activités de l'ANGAP.

Elle classe les cassettes vidéos, films, dépliants, brochures, diapos apportés par les partenaires ou les différentes cellules de l'ANGAP. Elle se charge aussi de la scanérisation des photos et diapos pour la confection des maquettes ou à l'insertion dans les magazines. Quand des nouveaux documents arrivent, elle fait le dispatching des éléments aux unités de gestion au D.I.R. Elle a la responsabilité de la mise à jour du site web de l'ANGAP. Elle fait le suivi des fiches courriers, journaux, archives, mémo interne.

Elle assure l'abonnement des journaux, des documentaires, revues qui ont été autorisés par le D.A.T, le D.G.AF, le D.G tout les début de l'année.

Elle maintient le bordereau d'enregistrement des documents Elle fait l'analyse et l'exploitation des réalisations techniques et financières des départements au niveau

siège et D.I.R




Référence :

A/MRP/CC/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :VAF-DP-DIR


Activité : Création de circuit

Chef de file :Responsable ECOT GENERALITES

La prospection consiste à analyser et voir les possibilités de circuit. Mais celle-ci doit suivre un zonage car il y a des zones d' utilisation contrôlée. Donc pour être sur, le responsable écotourisme doit aviser le responsable conservation avant de commencer la prospection. DEMARCHES Prospection

Le responsable écotourisme fait une demande d'A.C.E au volet conservation une semaine avant la prospection.

Quand il a eu l' accord du responsable, il les envoie ensuite faire une prospection biologique (voir la biodiversité),

Voir : les aspects culturels du lieu, le paysage. Dépouillement d’ information

Ces A.C.E doivent rendre un rapport de mission au chef de volet écotourisme pour analyse. Il va faire un dépouillement de ces informations à une date prévue en faisant une descente sur terrain. Le dépouillement consiste à approfondir les informations données par les A.C.E

Etude de piste. Après cette analyse , il va faire une étude de piste qui consiste à étudier l' aménagement du circuit à créer: -l’accessibilité et les infrastructures correspondantes - le coût de l'aménagement Projet de construction Le responsable écotourisme établit le projet de construction de piste. Il fait un devis quantitatif estimatif des matériaux: - le coût - les ressources engagées Ce projet sera mis dans le P.T.A. Le responsable écotourisme remet ensuite le P.T.A au directeur de parc pour être visé et envoyé au D.I.R.


DESCRIPTIFS Date de mise en application :

FONCTION : MARKETING ET

RELATION S PUBLIQUES

Référence : A/MRP/SMV/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :Ecot


Activité : Saisie mouvements de vente site

Chef de file CC ECOT REGLE ET PRINCIPE DE GESTION

Chaque site doit envoyer mensuellement les talons et états de vente des tickets vendus. DEMARCHES

Les documents venus du site sont adressés à la cellule écotourisme au siège. Et c' est le chef cellule qui les remet au réceptionniste pour en faire la saisie.

La saisie des documents d'un mois doit être finie avant l'arrivée des documents du mois prochain. Le réceptionniste fait cette activité au moment ou il n'y a pas de client.

Quand les données sont toutes entrées dans l'ordinateur, le réceptionniste' remet les documents au chef cellule écotourisme pour qu'il les remette à la cellule comptabilité et finance pour classement.

La saisie de ces documents de vente est nécessaire pour faire la statistique à la fin de l' année: - nombre de touriste entrant dans le parc. - nationalité.

MARKETING

CONCEPTION POLITIQUE ET STRATEGIE ENVIRONNEMENTALE VENTE DES TICKETS ET PRODUITS ANNEXES MARKETING PROMOTIONNEL ENVIRONNEMENTALE DEVELOPPEMENT ET DYNAMISATION DE PARTENARIAT


FONCTIONS : MARKETING ET RELATIO NS

PUBLIQUES

Référence :

A/MRP/CPSE/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DAT-DGAR-DG


Activité : Conception politique et stratégie environnementale du réseau

Chef de file : Chef cellule CEERP GENERALITES Pour pouvoir proposer une politique efficace, le responsable de l’Education Environnementale (EE) doit faire une descente sur terrain. Il doit identifier les activités qui ont été déjà faites : - Approche, - cibles, - éléments spécifiques de l’Aire protégée, - pression existante. Il doit en plus vérifier les outils et matériels utilisés. Le responsable EE a la charge d’élaborer la Politique d’Education Environnementale. DEMARCHE-TYPE Etudes approfondies de l’existant : ? Evaluation de l’ Infrastructure existante ? La valorisation des ressources possibles ? Evaluation et diagnostic des politiques d’éducation déjà adoptées par l’ ANGAP

Organisation de plate-forme d échanges Pour élaborer et proposer une politique, le responsable de l’E. E. organise une plate forme d’échange où participe chaque site. La plate forme se déroule comme suit : les sites participants doivent présenter les problèmes rencontrés et les activités qu’ils ont déjà faites et étaient réussites. Le responsable doit comparer chaque cas à la fin des échanges. Ceci est très important parce que les outils et méthodes employés par un site peuvent être néfastes pour un autre. Proposition de politique L’approche phare préconisée est « l’approche genre ». c’est le groupe relais. Pour cette approche, les cibles visés sont bien définis qu’ils soient auteurs de pression ou non.. L’importance de cette politique est de pouvoir transmettre le message de sensibilisation en ciblant les « non-auteurs» de pression pour cibler les auteurs ( hommes-femmes, enfants- femmes, enfants-hommes).


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION : MARKETING ET

RELATIONS PUBLIQUES

Référence A/MRP/VT/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAS-CFC-SITE


Activité : Vente de Tickets

Chef de file : Chef Cellule Recherche et Biodiversité

REGLE ET PRINCIPE DE GESTION GENERALITES - Il doit savoir sur quoi le chercheur fera ses recherches.. - Il vérifie si le chercheur n’a pas eu d’antécédent . - Il informe les chercheurs sur les recherches déjà faites. - Il va délivrer aux chercheurs le Ticket d’Autorisation - Il enregistre sur un cahier les Tickets vendus pour pouvoir faire éventuellement le versement à la

comptabilité . DEMARCHES - Pour les recherches déjà faites, des rapports de recherches sont en leur possession. - Il enregistre les numéros de Tickets vendus pour être visés par son chef hiérarchique pour être ensuite

versés à la comptabilité quotidiennement.

- Les tickets d’autorisation de recherche ne sont vendus qu’après une enquête de formalité, c’est-à-dire les chercheurs qui ont déjà fait des recherches et n’ayant pas rendu leur rapport de recherche, n’ont pas le droit aux tickets d’autorisation de recherche.


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION : MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/MP/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAT-DG-CFC


Activité : Marketing Promotionnel


REGLES ET PRINCIPES DE GESTION DEMARCHES Etude Marketing Pour pouvoir faire une promotion, le responsable communication doit faire une étude marketing sur la base des différents documents dotation des partenaires nationaux et internationaux de l’ANGAP. -LOGO Le Chef cellule communication avec les partenaires éventuels (Agences de voyages ,Ministères,… ) élaborent une Convention en vue des activités promotionnelles : ? Pose du logo ANGAP dans les pochettes de billet des agences de voyages. ? Insertions publicitaires dans les supports d’information de grande envergure. ? Dotation de prime à différents concours qui ont pour thème ?environnement?.

- Le sponsoring doit être décidé par le comité de pilotage COM / PE2

- En cas de partenariat, il doit y avoir une convention visée par le D.A.T. - Le budget est déjà prévu dans le P.T.A.


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION : MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/VTPA/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :CFC


Activité : Vente de tickets et produits annexes (Ecoshop)

Chef de file : Chef Cellule Eco tourisme

REGLES ET PRINCIPES DE GESTION DESCRIPTIFS Avant de vendre les tickets, le réceptionniste doit d’abord accueillir les clients. Il doit les informer sur le tarif des circuits existants, la faune et la flore, l’accès, le climat du site que le client visiter. Ces informations sont tirées par les livres (outil de travail) Quand le client a fait son choix, il procède à la vente de ticket. Il existe différentes sortes de ticket. - Tickets pour les nationaux : enfants, adultes, étudiants, chercheurs. - Tickets pour les étrangers résidents : enfants, adultes, étudiants - Tickets pour les étrangers non résidents : enfants, adultes, étudiants, chercheurs, cinéastes. Pour voir la nationalité du client, le réceptionniste a besoin de sa pièce d’identité. La remise du ticket est en fonction du type et de la nationalité du client. Dans le ticket, il y a trois différentes parties : - la partie blanche qui servira de reçu pour le client. - La partie verte pour la comptabilité. - La dernière partie blanche restera au réceptionniste pour souche. Quand le ticket est vendu, le réceptionniste fait le récapitulatif des recettes (cahier). Ce cahier contient le nombre de tickets vendus, le prix. Quand le cahier est rempli, il doit les apporter ensuite à l’ANGAP siège avec les autres pièces justificatives et la recette du jour. Ces pièces seront vérifiées par le chef cellule écotourisme pour être versées à la comptabilité.

- Seuls les tours operators et les Agences de voyages qui ont droit à payer à crédit. - La recette doit être versée journalière ment à Ambatobe.

RELATIONS PUBLIQUES APPUIS TECHNIQUES AU NIVEAU SITES INTERFACE DE L’ANGAP ET LES INTERVENANTS CONSERVATION DE DEVELOPPEMENT INTEGRE CREATION AP REDELIMITATION AP EDUCATION ENVIRONNEMENTALE CREATION DES AP MARINE COORDINATION DES RECHERCHES AU NIVEAU RESEAU CONCEPTION MANUELLE DE GESTION DE VOLET APPUI DU DEVELOPPEMENT


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION : MAR KETING ET

RELATION S PUBLIQUES

Référence : A//MRP/AT/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAT-SITE


Activité : Appuis techniques au site

Chef de file : Chef cellule CEERP REGLE ET PRINCIPE DE GESTION

DEMARCHES Les appuis que le responsable d’EE peut donner sont seulement sur le plan technique. Primo, Il a la charge de communiquer les documents concernant l’éducation environnementale ou R .C. O ( Responsable Communication) pour chaque D.I.R. Ces documents sont obtenus par le biais des intervenants et partenaires de l’ANGAP en éducation environnementale ( Ministère environnement, eaux et Forêt, ONE,… ). Le responsable d’EE doit toujours développer des relations de partenariat avec ces derniers pour pouvoir accomplir ses missions. Secundo, le Responsable d’EE peut aussi appuyer le site sur l’élaboration des rapports didactiques.

Catalogue Pour cette activité, il existe déjà un catalogue de supports à l’ANGAP siège. Ce document est déjà conçu avant et se sert comme outil de travail. le Responsable fait seulement une reproduction des supports demandés par le site. A part ce catalogue de supports, le responsable EE peut aussi valoriser les nouveaux produits (outils) venant des sites lors de la plate forme d’échange. Il a le devoir de publier ces nouveaux outils à chaque site. Film Si le site a besoin d’un film, le responsable d’EE au siège doit faire une copie de cassette qui est déjà au siège et distribuer ces copies après. Tertio, si le site a vraiment besoin que le responsable d’EE fasse une descente sur terrain, il peut se déplacer . Dans ces cas, la démarche est toujours la même, faire des questionnaires sur le personnel du site,

- Le Responsable d’EE a la charge de donner des appuis au niveau des sites mais seulement s’ils en ont besoin. Si l’appui ne peut se faire que sur terrain, toutes les dépenses sont à la charge du site.



RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/AD/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DG-DAT-DGAAF-CFC


Activité : Appui au Développement :

Chef de file : Chef Cellule CDPR Conception manuelle de gestion du volet appui au développement GENERALITES

- Sur la base des documents et dossiers en sa possession, Le Chef Cellule CDPR fait des collectes d’informations à chaque niveau (Siège, DIR, sites).

- Il doit étudier les impacts environnementaux qui peuvent nuire à la population riveraine. Il met en évidence les profits que peuvent avoir les villageois en matière de développement . Il met en évidence les outils et matériels (infrastructures), pour que la stratégie du développement soit atteinte.

- Il fait une approche et suivi des dossiers et rapports arrivant en sa possession, au fur et à mesure que les travaux se déroulent.

- Il va vérifier les contrats des partenaires pour les travaux qui ont été conçus pour le

développement.


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTIONS : MARKETING ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/DDP/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAT-DGAR-DG-CFC


Activité : Développement et dynamisation de partenariat


REGLE ET PRINCIPE DE GESTION DEMARCHES

Partenariat Pour accomplir certaines activités qui ne sont pas à la portée de l’ANGAP, elle fait appel à des partenaires. professionnalisés

Sélection des partenaires - Le CAM établit les dossiers d’appel d’offre. - Ces dossiers sont consultés par le chef de cellule communication avant d’être lancés. Il y apporte des remarques et propositions avant de les remettre ensuite au CAM en vue lancement de . l’appel d’offre

Analyse de dossiers Le responsable de communication analyse les dossiers reçus après l’appel d’offre. Cela consiste à analyser les coûts proposés par les partenaires intéressés ( moins disant à rapport coût/qualité élevé). Le responsable communication négocie avec le prestataire de service. Après Accord conjoint, il remet les dossiers au DAT pour vérification et contrôle.

Le partenariat doit faire l’objet d’ une signature de convention tant au niveau national qu ‘au niveau régional.



RELATIONS PUBLIQUES

Réference A/MRP/ATS/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAT-SITE-DGAR


Activité : Appui technique au site (siège)

Chef de file : Chef Cellule CEERP REGLE ET PRINCIPE DE GESTION

DEMARCHES

Le chef cellule CEERP apporte son appui au site pour la conception des documents d’informations (exemple : Journal, magazine … ), il peut apporter son soutien pour rédiger des thèmes, des rédactions, des conseil pour la présentation des supports informations .

De même, pour l’élaboration des dépliants, le responsable de communication fournit les documents nécessaires pour le thème évoqué dans le dépliant. Ces documents sont reçus par le biais des partenaires et des intervenants de l’ANGAP (ONE, ministère environnement, eaux et forêts,… ), ces dossiers sont aussi utiles pour la mise en place des panneaux publicitaires, plus précisément, la thématique globale, le message à passer et la standardisation.

La formation du personnel des Sites sur l’utilisation des appareils didactiques incombent au responsable de communication et au responsable du SIG

Le responsable de communication fait des appuis techniques pour le site mais le budget nécessaire est à la charge du site.



RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/CRNR/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DAS


Activité : Coordination des recherches au niveau du réseau.

Chef de file : Chef Cellule Recherche et biodiversité

REGLES ET PRINCIPES DE GESTION GENERALITES : - En cas de surcharge du site demandé, le chef de cellule doit repartir les recherches dans les différents sites

existants. En d’autres termes, elle oriente le choix des recherches sur les espèces à étudier en recensant les thèmes proposés.

- DESCRIPTIFS

Pour pouvoir coordonner les recherches, le chef cellule fait une étude socio-économique et culturelle des sites, il doit connaître le contexte, les espèces endémiques,… de chaque site ; C’est d’après cette analyse qu’il peut repartir les recherches.

De plus il doit consulter les rapports de recherche apportés par les chercheurs, pour actualiser les dossiers ,ou documents de recherches.

L’autorisation de recherches dépend de l’analyse de ces derniers ,pour éviter les mêmes Recherches déjà faites ,et de pénaliser les chercheurs qui ne rendent pas leur rapport de Recherches.

L’autorisation des recherches dans les réserves spécialisés se fait au niveau ministère concerné Et le chef cellule de recherche et biodiversité de l’ANGAP siège


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION :MARKETING ET

RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/PF/O1

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : D.G., Partenaires


Activité : Etudes stratégiques pour La pérennisation financière

Chef de file : Cadre d’Etude stratégique du réseau

REGLE ET PRINCIPE DE GESTION GENERALITES

Pour pouvoir sortir et définir les différentes études stratégiques du réseau, le responsable doit être connecté la plupart des temps sur internet, afin d’avoir plusieurs informations. Ces dernières sont compléments des bagages qu’il a déjà eus. Son devoir est de concevoir les plans marketing, plans de gestion du réseau ANGAP, examens organisationnels de l’ANGAP. pour la pérennisation financière .

. Il est en contact avec les représentants du trust fund à Madagascar. ,et il est en contact permanent avec les partenaires pour atteindre l’objectif de la pérennisations financière.

- Toutes les études stratégiques du réseau sont visées par le DG



RELATIONS PUBLIQUES

Référence : A/MRP/IAI/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées :DG


Activité : Interface de l’ANGAP et les intervenants

Chef de file : Cadre d’Etude Stratégique du Réseau

REGLE ET PRINCIPE DE GESTION GENERALITES Les intervenants sont les différents ministères, ONE, AGEX, bailleurs et autres partenaires étrangers de l’ANGAP. Le responsable a le devoir d’informer l’ANGAP sur l ‘évolution des relations avec ses intervenants (ex : trust fund) et en retour informer les intervenants sur l’ANGAP c’est-à-dire, il doit savoir et avoir les renseignements nécessaires.

- C’est le DG qui décide l’accord avec les intervenants de l’ANGAP

MARKETING (DCD)



FONCTION : Marketing et Relation Publique

Référence : B/MRP/MST/O1

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : VAF - DP - DIR


Activité : Mission ( au niveau site)

Chef de file : Responsable Ecotourisme

Activités

ACE Responsable Directeur Parc DIR

Responsable ecotourisme Envoi ACE pour prospection A.C.E. Responsable ecotourisme - Dépouillement d’information - Envoi au D.P. Directeur Parc - Envoi au Responsable Responsable ecotourisme - Renvoi au D.I.R.

Rapport de mission

Etude de piste

Dossiers de création

P.T.A. P.T.A.


FONCTION : Marketing et Relation Publique

Référence : B/MRP/MSG/O1

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DGAR-CAM-DAT-CFC


Activité : Mission ( au niveau siège)

Chef de file : CC CEERP

Activités

Secrétaire CAM DAT DGAR CFC

Responsable EE - descente sur terrain Secrétaire

DED

DED

DED

DED

Paiement

MARKETING ( IMPRIMES)

ANGAP RECAPITULATIFS DES RECETTES DU

LIEU :

N° DESIGNATION MONTANT OBSEVATIONS

1 TICKETS 500.000 fmg x … … … … … ..= 125.000 fmg x … … … … … = 50.000 fmg x … … … … … = 8.000 fmg x … … … … … = 2.500 fmg x … … … … … = 250 fmg x … … … … … =

TOTAL (1) 2 PASSEPORTS

TOTAL (2) 3 MKT

TOTAL (3) 4 PDT

TOTAL (4) TOTAL GENERAL (1+2+3+4)

ANGAP

LIEU :

Date :

B - BILLETAGE

MONTANT 25.000 fmg x … .… … … ..= 10.000 fmg x … … … … … = 5.000 fmg x … … … … … = 8.000 fmg x … … … … … = 2.500 fmg x … … … … … = 500 fmg x … … … … … =

Monnaies : 250 fmg x … .… … … ..= 100 fmg x … … … … … = 50 fmg x … … … … … = 20 fmg x … … … … … = 10 fmg x … … … … … = 5 fmg x … … … … … =

TOTAL (1) C - CHEQUES A ENCAISSER BANQUE NUMERO TIREUR MONTANT

TOTAL (2)

ANGAP Antanimena TANANARIVE

Tél. : 305 - 18 / Fax : 319 - 94 MADAGASCAR

N°

Date :

DOIT :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..

Produits Nbre P.U Montant

Total EVP

Arrêtée à :

… … ..… … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … ..

… … … … … … … … … … … … … … … … … … …

… … … … ..

Visa

ANGAP Lieu :

JOURNAL DE CAISSE DU Folio n° … … … … … … …

RECETTES DEPENSES

N° LIBELLES MONTANT N° LIBELLES MONTANT

Total Total

Arrêté à la somme de : Visé par :

Site : ANDASIBE JOURNAL DE VENTE

Mois :

Montant Date Désignation Recette Versement Observation

Report Total cumulé Solde en caisse Total général

RELATIONS PUBLIQUES

TABLEAU DE BORD TECHNIQUE Semaine du … … … … … … … … … … .au… … … … … … … … … …

1. Situation de Patrouilles Nb HJ de patrouilles effectués pendant la semaine Nb total de patrouilles effectués pendant l'année 2. Situation du contrôle à l'intérieur de l'AP Nb carreaux visités Nb de relevés GPS effectués 3. Situation des délits Les délits (nature et localisation) constatés … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Les délits en cours de verbalisation … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Les délits en cours de procès … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 4. Situation des microprojets de développement Les MP 50% DEAP Nb des nouvelles demandes Nb MP proposés à DP pour approbation Nb MP en cours de réalisation Nb MP en état de gestion alarmante (Factures non disponibles, rapports absents, etc… ) Les MPAP Nb des nouvelles demandes Nb MP proposés à DP pour approbation Nb MP en cours de réalisation

FINANCES ET COMPTABILITE

(DESCRIPTIF°)

ENCAISSEMENT

Manuel de Procédures Administratives et Financières ANGAP DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION :

Finances et Comptabilité


Date de mise à jour : Unités concernées : CFC

Référence de mise à jour:

Activités : Réception versement DEAP

Chef de file : CCFC A la réception : - des versements (par bordereaux de banque, mandats postaux, chèques ou espèces) - du Journal de ventes (JV) - de l’Etat mensuel des ventes (EMV) - des talons des tickets vendus ; CP2 : - contrôle la cohérence des documents (Journal de ventes ‘JV’, état mensuel des ventes ‘EMV’ et leur conformité avec les chèques ;

- Documents et chèques sont ensuite transmis au CCFC, pour contrôle et visa, qui les transmet à

son tour au DGA AF et au DG pour endossement des chèques ; - Le tout est retourné au comptable, pour classement et mise à jour du journal de ventes avant qu’il

ne procède au versement des chèques auprès de la banque ; - Le Bordereau de versement de la banque ainsi que le JV et EMV sont classés par le comptable ; - A la réception de l’Avis de Crédit bancaire, le Comptable effectue le rapprochement de la

situation bancaire et procède à l’imputation comptable de l’opération. Remarques : . Pour le versement journalier des recettes SHOP, une ventilation des versements par type de recettes (DEAP, Produits, Marketing) est établie par le comptable. . Pour les recettes en espèces, le comptable établit un BV pour le versement à la banque.

DECAISSEMENT :

- DECAISSEMENT PETITE CAISSE SIEGE - DECAISSEMENT PETITE CAISSE DIR - PAIEMENT FACTURE

PREFINANCEMENT

- PAIEMENT FACTURE PAR COMPTES






Activité : Décaissement petite caisse (siège) Chef de file : CCFC

Règle et principe de gestion : - Le service utilisateur établit une Demande d’Avance de Caisse (DAC) dûment visée par le Chef Cellule qu’il remet auprès de l’Aide Comptable (AC) ; - Sur la base de la DAC, l’Aide Comptable établit une pièce de caisse dépense (PCD) qu’il transmet au CCFC avec le DAC pour approbation ; - Toute demande de décaissement supérieur à 100 000 Fmg nécessite l’approbation de la DAC par le CCFC avant l’établissement de la PCD correspondante et d’un Bon de Commande ; - L’Aide Comptable transmet le DAC et le PCD au CP4 qui se charge du décaissement de la somme demandée après signature du PCD par le Demandeur. ; - Le CP4 met à jour son livre de caisse ( sur excel), duplique le PCD et DAC en 1 exemplaire, transmet les originaux à l’Aide Comptable qui procède à l’imputation de l’opération dans le logiciel TOMPRO et qui garde le double pour classement ; - Le Chef de cellule du demandeur, à la réception de la facture, établit la DAC pour régulariser la différence de prix non versé à l’acheteur. . Le livre de caisse est arrêté mensuellement par le CP4 et vérifié par le CCFC afin de procéder à la demande de réapprovisionnement auprès de l’ONE CCFC - A la réception de la DAC et du PCD, le CCFC approuve le PCD pour décaissement : ? Si le montant demandé est inférieur ou égal à 100.000 Fmg, il transmet au CP 4 pour le décaissement. ? Si le montant demandé est supérieur à 100.000 Fmg, le CCFC demande l’aval du DGAF. COMPTABILISATION : - A la réception des pieces (DAC, PCD) procède à la comptabilisation de la pièce sur la fiche d’imputation puis effectue la saisie comptable sur TOMPRO.

? La petite caisse est réservée au règlement des dépenses inférieures à 100 000 Fmg ? Le montant de la petite caisse est arrêté mensuellement pour vérification .


DESCRIPTIF Date de mise en application : FONCTION :



Date de mise à jour : Unités concernées : SAF


Activité : décaissement Petite Caisse (DIR)

Chef de file :

Règle et principe de gestion :

- Le secrétaire comptable (SC) établit une Pièce de Trésorerie caisse (PTC) à la réception de la Demande

d’Engagement de Dépense émise par le demandeur. - Après visa du Chef de Service Administratif et Financier (CSAF) et approbation du DIR, le SC procède au

décaissement après signature du PTC par le demandeur ; met à jour le livre de caisse, classe le DED et transmet le PTC au comptable pour comptabilisation.

Remarque : La transmission des PTC au comptable est effectuée hebdomadairement par le Secrétaire Comptable.

? Le plafond de décaissement autorisé est de 100 000 F ? La DED doit être visée par le CSAF et approuvée par le DIR

? ACHATS

- ACHATS COURANTS - PAIEMENT FACTURE - REMBOURSEMENT PREFINANCEMENT PAR L’ ONE


Finances et comptabilité


Date de mise à jour : Unités concernées : CFC - DGAAF


Activité : Achat courant

Chef de file : CCFC Règles et principes de gestion :

- A la réception de la DED visée par le Chef de la Cellule du demandeur, le CCFC vérifie la ligne et le solde

budgétaire de l’achat ; - Il paraphe les pièces et les transmet au DGA AF pour approbation et signature ; - L’Aide Comptable (AC) procède à l’établissement du Bon de Commande (BC) correspondant en 4

exemplaires dont 3 destinés au fournisseur et 1 pour pièce comptable ; - Il procède à la précomptabilisation du BC dans le module d’engagement du logiciel TOMPRO après l’envoi du BC auprès des fournisseurs.

? La demande (DED) doit être approuvée par le chef hiérarchique ou le Directeur de département du demandeur .





Date de mise à jour : Unités concernées : CFC – DGAAF –DG


Activité : Paiement facture

Chef de file : CCFC Règles et principes de gestion : La CAM transmet les pièces comptables (Fa, BL, BC) au CFC après vérification de la conformité des marchandises reçues . L’AC : - vérifie la cohérence des pièces, le calcul arithmétique de la facture et appose un numéro interne pour le suivi paiement - établie le bordereau de règlement (BR) à partir de l’appel du BC dans le module d’engagement sur TOMPRO - transmet tous les documents au CP1 pour vérification N° compte fournisseur et le montant de la facture, au CCFC pour visa et au DGAAF pour signature BR et apposition « Bon à payer » . Si paiement par préfinancement (Compte Banque DEAP) : Le CP2 : - vérifie les pièces ( Fa, BC, BL, BR) de la part de l’AC, appose le référence de paiement sur la facture (ITF / FEM / CAV) - prépare le chèque ou ordre de virement - transmet le parfaire des pièces au CCFC pour vérification et au DGAAF et DG pour signature chèque - remis le chèque au fournisseur (avec décharge) - duplique les pièces (Fa, BR) , classement original pour le remboursement à l’ONE et remise du copie à l’AC pour pièce de référence et suivi état facture. . Si paiement par comptes spéciaux (ITF / FEM / CAV ) : Le CP3 : - vérifie les pièces ( Fa, BC, BL, BR) de la part de l’AC, - appose un N° interne sur le BR - duplique le BR en 2 exemplaires ; envoie de l’originale à la banque, classement d’un copie avec les

? Bon de commande (BC) dûment signé par l’un des membres du comité de direction ? Bon de livraison (BL) approuvé par le réceptionnaire avec mention « reçu conforme à la

commande » ? Facture certifiée par le Chef cellule CAM (si matières consommables et fournitures) ou le

Chef cellule CGP (si immobilisation et pièces de rechanges) ? Facture portant le visa « Bon à payer » du DGAAF





Date de mise à jour : Unités concernées : DGA AF , CFC


Activité : Remboursement préfinancement par l’ONE Chef de file : CCFC

Règles et principes de gestion :

DEMARCHE

- Sur la base des pièces justificatives de dépenses préfinancées (par compte DEAP), le CP2 établit mensuellement l’état récapitulatif des dépenses (ERD) et une note de débit (ND) qu’il transmet au CCFC pour vérification de la cohérence et de l’exhaustivité des dépenses récapitulées ;

- CCFC transmet au DGAAF le tout pour certification de l’ERD et signature de la note de débit ;

- CP2 envoie la note de débit et de l’ERD dûment signés par DGAAF à l’ONE avec toutes les pièces

justificatives après avoir pris soin d’en faire le double pour archive.

? Les remboursements s’effectuent selon la catégorie des dépenses et les sources

de financement y afférentes. ? Toute demande de remboursement doit faire l’objet d’une certification par le

DGAAF.

? REAPPROVISIONNEMENT COMPTES SPECIAUX

- COMPTE FDR SITES - COMPTES SPECIAUX DIR - COMPTES SPECIAUX SIEGE (A L’ONE )





Date de mise à jour : Unités concernées : VAF – DP – SAF- DIR


Activité : Réapprovisionnement compte FDR des Sites

Chef de file : SAF Règles et principe de Gestion : Au niveau Sites : - le Secrétaire Comptable établit l’état récapitulatif des dépenses (ERD) par catégorie de dépenses et par ligne de financement (ITF /FEM/CAV) après avoir procédé à la régularisation des pièces non conformes ; - le Chef de volet Administration Finances (CVAF) vérifie à son tour la conformité des pièces, l’éligibilité des dépenses par rapport aux conditions d’accord de crédit des Bailleurs ; fait le rapprochement de l’ERD par rapport aux pièces justificatives ; - il transmet l’ERD avec les pièces justificatives au Directeur de Parc pour visa avant de l’envoyer au DIR. Au niveau DIR : Le CSAF contrôle : ? la conformité des pièces ? l’éligibilité de la dépense par rapport à l’accord de crédit ? la réalité de la dépense dans le journal de caisse ? la cohérence des pièces par rapport à l’ERD

Après vérification, CSAF établit le BR et le transmet avec les pièces y afférentes au DIR pour signature, duplique le BR en deux exemplaires : ? remise de l’original à la banque ? classement d’une copie avec les pièces pour comptabilisation ? classement d’une autre copie pour pièce de réapprovisionnement au siège.

- Toutes les pièces de dépenses dans la constitution de la demande de réapprovisionnement. FDR doivent être conformes aux conditions d’accord de crédit des Bailleurs





Date de mise à jour : Unités concernées : CFC, DGAAF


Activité : Réapprovisionnement comptes

spéciaux des DIR Chef de file : CCFC Règle et principe de gestion :

Cas des dépenses engagées par la Direction Inter Régionale (DIR) : - La DIR transmet au Comptable interlocuteur concerné les pièces et états financiers (copie pièces de dépenses ‘PJ’, état récapitulatif des catégories de dépenses par ligne de financement ‘FEM/ITF/CAV’, bordereau de règlement ‘BR’, état récapitulatif BR ‘SOE’, journal de compte spécial ‘JCS’, relevé bancaire relatifs aux dépenses mensuelles qu’elle a engagées ; - Le comptable vérifie la cohérence des dossiers puis procède au contrôle de catégorie des dépenses, de l’éligibilité ainsi que la ligne de financement correspondante ; - Après vérification des décaissements effectifs des dépenses, il établit un Bordereau de Règlement (BR) pour déclencher la procédure de réapprovisionnement des comptes spéciaux de la DIR ; - Pour les dépenses présentant des anomalies (de forme ou de fonds), le Comptable prépare un état des anomalies (EA) qu’il envoie directement aux DIR avec les pièces rejetées pour traitement ; - Le Comptable interlocuteur transmet le BR, avec les pièces et états y afférents, auprès du CFCC qui procède à une vérification (par sondage) des SOE avant de les transmettre à son tour au DGA AF pour certification et signature du BR ; - A la réception du BR et des pièces et états y afférents, le CP3 (Comptable responsable des comptes spéciaux) attribue au BR un numéro interne ; fait une duplication du BR en 4 exemplaires : ? l’original est envoyé à la banque pour approvisionnement effectif ? un exemplaire est envoyé, avec toutes les pièces y afférents, pour demande de réapprovisionnement

auprès de l’ONE ? un exemplaire est gardé par le Comptable pour comptabilisation ? un exemplaire pour archive de la banque mondiale ? un exemplaire est transmis à la DIR

? Seules les dépenses éligibles dans le cadre de l’accord de Crédit avec les bailleurs et le

gouvernement malgache engagées par l’ANGAP font l’effet de remboursement par les comptes spéciaux : ITF – FEM – CAV.

? Le réapprovisionnement des DIR est prioritaire.







Activité : Réapprovisionnement comptes

spéciaux siège (à l’ONE) Chef de file : CCFC

Règle et principe de gestion : DEMARCHE Mensuellement le CP3 établit l’ERD (par catégorie de dépense et par ligne de fonds de financement : ITF, FEM, CAV), l’état récapitulatif des BR (SOE) et un Note de débit (ND) pour le réapprovisionnement des comptes spéciaux. L’ ERD, SOE et le ND sont ensuite transmis au CCFC ,avec les pièces ci-après, pour contrôle et visa :

? Relevé bancaire ? Etat de rapprochement bancaire ? PJ ? Copie de la demande de réapprovisionnement précédente au DGAAF pour

certification et signature. Le CP3 : - établit un bordereau d’envoi signé par le DGAAF et se charge de l’envoi du dossier à l’ONE ; - met à jour l’état de suivi des réapprovisionnements (ESR) sur fichier excel. à partir de l’avis de crédit de la banque et le BR provenant de l’ONE ; - met à jour le journal de banque et le ESR.

? Seules les dépenses éligibles dans le cadre de l’accord de Crédit avec les bailleurs et le

gouvernement malgache font l’effet de remboursement par l’ONE

? BUDGET

- ELABORATION PTA





Date de mise à jour : Unités concernées : Tous les chefs cellules, services, volets DP, DIR, DGA, DG


Activité : Elaboration budget

Chef de file : Direction Règles et principes de gestion :

A priori Le CCSE : ? Détermine les objectifs de chaque DIR et site ; ? Détermine l’objectif de l’ANGAP ; ? Prévoit les activités avec les sites et DIR. Au niveau des sites : Le Chef de volet : ? Détermine l’objectif de chaque volet ; ? Prévoit l’activité à partir de l’objectif prédéfini ; ? Budgétise les activités. Le CVAF : ? collecte les budgets de chaque volet ; ? ajuste les chiffres en collaboration avec le DP ; ? élabore le PAT par la consolidation des budgets. Après visa du DP, le PAT est transmis au DIR. Au niveau des DIR:

? Détermination de l’objectif général de l’ANGAP ; ? Elaboration budget a partir de l’objectif predefini; ? Validation du PAT par les comités budgétaires à l’ONE





Date de mise à jour : Unités concernées : Tous les Chefs cellule , service, volet, DP, DIR, DGA, DG



Chef de file : Direction Au niveau du siège: Chaque chef cellule : Elabore le PAT à partir des réalisations de l’année précédente. Les PAT sont rectifiés au niveau de la Direction Générale après rectification des PAT des Sites/ DIR/ Siège. Le CCFC : ? Consolide et effectue le ‘chiffrage’ du PAT rectifié.

CCSE : ? Consolide les activités des DIR/Sites/ Siège sur le logiciel TEKPRO ; ? Met en œ uvre le plan de travail et assure le suivi des réalisations. Le CCFC : ? Consolide les budgets des DIR/Sites avec ceux du siège dans le logiciel TOMPRO, après validation des

PAT par la Direction Générale ; ? Confronte les PAT Siège/DIR/Sites dans le logiciel TEKPRO et TOMPRO pour détecter l’écart entre les

activités prévues et le budget fixé. Les PAT consolidés sont transmis à l’ONE pour validation auprès des comités budgétaires (délégation du Bailleur… ).





Date de mise à jour : Unités concernées : Tous les Chefs cellule , service, volet, DP, DIR, DGA, DG



Chef de file : Direction A posteriori : Après la validation du PAT à l’ONE, la Direction Générale détermine l’enveloppe budgétaire pour chaque sites, DIR et le siège. Au niveau DIR/sites : ? ‘Discussion’ de l’enveloppe budgétaire entre les chefs de volet ou service et le DP ou DIR ? Ajustement du PAT par rapport à l’enveloppe budgétaire (seules les activités prioritaires sont prise en

compte) Au niveau siège : ? Discussion de l’enveloppe budgétaire entre les chefs cellule et la direction ? Ajustement de la PAT par rapport à l’enveloppe budgétaire (seul les activités prioritaires sont prise en

compte)

? MISSION







Activités : MISSION

Chef de file : CCFC Règle et principe de gestion : Après la réception du DED déjà visé par le Chef hiérarchique du missionnaire, le CCFC vérifie le code analytique de la mission et la ligne de financement (IIF , FEM, CAV) correspondante . La DED vérifiée est transmise à l’Aide comptable pour établissement de l’ ordre de mission (OM) , la Fiche de décompte (FD) à partir des normes préétablies et le chèque correspondant. L’AC établit un bon de commande (BC) du billet d’avion en cas de transport aérien transmet le tous au CP4 . Le CP4 vérifie l’exactitude des documents et les transmet au CCFC pour vérification , au DGAAF pour visa de décompte et signature du chèque et au DG pour une deuxième signature chèque. Les documents sont remis à l’AC qui par la suite remet la copie au CP4 pour comptabilisation, le BC au Secrétaire Protocole (qui s’occupe du billet d’avion auprès de l’Agence de voyages). L’AC remet l’OM, le chèque (ou espèces) et le billet au missionnaire.

? Toute mission doit être approuvée par le Directeur de département (DGA AF ou DGAR) avant

toute procédure comptable. ? Paiement à 100% des perdiems et 70% des frais d’hôtel à titre d’avance sur mission. ? Le solde de mission (SM) sera réglé après le retour du missionnaire avec la présentation des

pièces justificatives (facture d’hôtel, autres frais … ) ? Toutes les missions doivent être prévues au PTA sauf les missions urgentes ou exceptionnelles.

FINANCES ET COMPTABILITE (DCD)

ENCAISSEMENT


FONCTION : Finances et Comptabilité


Date de mise à jour : Unités concernées : CP2 – CCFC – DGAF - DG


Activité : Réception-Versement DEAP

(siège,Dir, Site) Chef de file :

Narration CP2 CCFC DGA/AF DG CP2 Réception JV, EV, Chq, espèces Traitement de versement espèces Traitement versement chèque Enregistrement

JV – EV Chq Esp

Contrôle

Chq Esp

BV

Versement MJ VJ

C

Vérificat° Cheque

Endossement Chq MàJ JV Imputaion Comptable

C

V S

V S

? DECAISSEMENT

- DECAISSEMENT PETITE CAISSE Siège - DECAISSEMENT PETITE CAISSE DIR - PAIEMENT FACTURE SUR PREFINANCEMENT - PAIEMENT FACTURE PAR COMPTES SPECIAUX




Date de mise à jour : Unités concernées : VAF


Activité : Décaissement petite caisse FDR Site

Chef de file : VAF NARRATION SC CVAF

SD : - Réception DED (visé par le chef de volet

concerné)

- Etablissement bon provisoire (BP) en 2 exemplaires

- Transmission BP au CVAF pour approbation -Décaissement

- Classement BP1 - Remise BP2 au ddeur

- A la réception des PJ (Facture… ) . Mise à jour du livre de caisse . Mensuel : Transmission des pièces (BP, PS) avec

ETAT mensuel de caisse au comptable

PTC

Décaissement

DED

A

BP1 BP2

PJ BP2

MJ livre de caissse

dde






Activité : Décaissement petite caisse (siège)

Chef de file : CCFC NARRATION AC CP 4 CCFC DGA AF

AC : - Réception DAC (demande d’avance

de caisse) - Vérification DAC (motif, signature du chef cellule ou département) - Etablissement PCD CCFC : - Approbation CP4 : - Paiement après signature du

demandeur sur PCD - Mise à jour du livre de caisse AC : - Précomptabilisation sur FI - Imputation sur TOMPRO (mensuel) - classement des pièces pour réapprovisionnement à l’ONE

DAC

PCD

F I

Imputation sur

TOMPRO

Décaissement Mise à Jour LC

A


DCD Date de mise en application : FONCTION :





Activité : Paiement Facture

Si Préfinancement Chef de file : Narration CP 2 CCFC DGA AF DG CP2 : Réception Fa, BC, BL, BR de l’AC - Remise copies pièces à l’AC

Fa, BC, BL, BR.

Vérification

CHQ Ou

OV

V

S

Remise chèque au

Fournisseur

Copie Pièces

Original





Date de mise à jour : Unités concernées : CFC, DGAAF, DG


Activité : Paiement Facture par comptes spéciaux

Chef de file : Description taches A priori CP3 A posteriori

- Pièces validées par CCFC et DGAAF - Affectation BR

FA BR

Vérificat° BR

BR

Apposition n° interne BR

Copie BR

Copie BR

CP2 Banque

Copie BR Fa

Original

Réappro A l’ONE

? ACHATS COURANTS




Date de mise à jour : Unités concernées : CCFC, DGAAF


Activité : Achat courant

Chef de file : Narration CAM AC CCFC DGAF CP1 CCFC : - Vérification budget AC : - Etablissement BC en exemplaires - Classement DED, FaP, 1BC pour suivi A la réception du Fa, BC, Bl : AC : - procède au vérification - Enregistrement sur fiche d’imputation (FI) - Préomptabilisation - Etablissement BR

DED Fa P

Vérificat°

S

BC

3BC DED FaP 1 BC

Fa BC BL

Vérificat° cohérence, cazlcul

N° interne

Visa S




Date de mise à jour : Unités concernées : CCFC, DGAAF


Activité : Achats courant

Chef de file : Narration CAM AC CCFC DGAF CP1

CP1 : - Vérification BR, N° compte fournisseur

Oui

Non

A

Vérification

Préfinancement

C

V

S

CP 3

? REAPPROVISIONNEMENT FONDS

- REMBOURSEMENT PETITE CAISSE A L’ONE - REMBOURSEMENT PREFINANCEMENT A L’ONE - REAPPROVISIONNEMENT COMPTES SPECIAUX DIR







Activité : Remboursement préfinancement à l’ONE

Chef de file : CCFC

Narration CP2 CCFC

DGA AF

CP2 : - Etablissement état récapitulatif de dépenses (ERD) et Note de débit (ND) CCFC : - Vérification ERD, ND DGAAF : - Certification ERD et signature ND CP2 : - Insertion au Etat Suivi des Rembourssement ( sur EXCEL)

Fa, BL

BC, BR

(Original)

ERD ND

Vérification

Saisie au ESR

Cert. Sign.





Date de mise à jour : Unités concerné :CFC – DGAF - DG


Activité : Réapprovisionnement des comptes spéciaux DIR

Chef de file : CCFC

Description DIR CP interlocuteur CCFC DGAF CP3 CP interlocuteur DIR :

- Reception PJ, ERD, BR, SOE, JC, RB

- Identification des pièces comportant des anomalies - Etablissement état des anomalies ( EA) - Transmission EA et pièces rejeté au DIR - Etablissement BR - Remise BR originale à la

Vérification

E.A

EA PR

BR

Vérifica Sondage

S Appositi° n° BR

FINANCES ET COMPTABILITE (IMPRIMES)

ANGAP

DEMANDE D'ENGAGEMENT DE DEPENSES N° / 02 Origine : Réf. P.T.A :

Montant prévu : Montant demandé : Disponible :

N° Désignations Utilisation Qté P.U Montant

(Suite au verso) Total

Date Le Demandeur Le C.V.A.F Le Directeur

ASSOCIATION POUR LA GESTION DE AIRES PROTEGEES A.N.G.A.P

ORDRE DE MISSION N°

Mme / Mlle / M… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Fonction … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … N° matricule … … … … … … … Ordonné (e) à effectuer une mission à … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. Faritany de … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … pour une durée de … … … … … … … … … … … … … … ..jour(s) environ… … … … … … … … OBJET DE LA MISSION : … … ..… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Moyen (s) de transport … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Date de départ d'Antananarivo … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Réf. Budget … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Le préposé Antananarivo, le Le Directeur Général, NB : Le présent Ordre de Mission, avec toutes les pièces justificatives des dépenses liées à la mission doit être remis à la Secrétaire de chaque Département qui est chargée de les transmettre à la Comptabilité le premier jour ouvrable du retour du missionnaire Vu au passage à … … … … … … … … … … … … .. Signature et tampon du responsable Arrivée le … … … … … … … … … … … … … … Départ … … … … … … … … … … … … … … … . Vu au passage à … … … … … … … … … … … … .. Signature et tampon du responsable Arrivée le … … … … … … … … … … … … … … Départ … … … … … … … … … … … … … … … . Vu à la fin du déplacement Le Directeur Général Adjoint chargé Date … … … … … … … … … … .heure … … … … . De l'Administration et des Finances,

CADRE RESERVE AU SERVICE COMPTABILITE

De l'Administration et des Finances,

Pour acquit, Le préposé :

PIECES DE CAISSE - DEPENSES Date : N° Montant : en FMG Objet : Remis à : L'Approbateur Bénéficiaire/Fournisseur Caissier ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Somme demandée : Somme dépensée : Somme payée en + :

ASSOCIATION NATIONALE POUR

LA GESTION DESAIRES PROTEGEES ANGAP

Ambatobe près SNGF BP 1424 - Tél 22 415 54/38

101 - Antananarivo

BON DE COMMANDE N°

NOM/RAISON SOCIALE DU FOURNISSEUR

… … … … … … … … … … … ..… … … … … … … … … … … …

ADRESSE

… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..

RESSOURCE DE FINANCEMENT … … … … … … … … … … … … … … … … …

N° engagement

N° DESIGNATION Unité Quantité P. Unitaire MONTANT

TOTAL

Antananarivo, le

Le Directeur Général de l'ANGAP

FICHE DE DECOMPTE

-------------

ORDRE DE MISSION N° :

PREPOSE A LA MISSION :

FONCTION :

OBJET :

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

LIEU DE MISSION : FARITANY :

DUREE DE MISSION : JOURS ENVIRON DU : AU :

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DECOMPTE DES AVANCES :

PER DIEM : x =

HEBERGEMENT : x =

Divers … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

TOTAL… … … … … … … … …

ARRETE A LA SOMME DE

PAYE PAR CHEQUE No. ANGAP DE

DU

Antananarivo, le

NOTE DE DEBIT

N° /ANGAP / DG / DGA-AF/00

Doit :

Relative aux préfinancements des dépenses de l'ANGAP au mois de Juillet 2001; prélevés sur le compte ANGAP DE n° 003 21000 47 426 8 à la BFV - SG Antanimena, et à rembourser sur fonds FEM suivant les récapitulatifs ci-après et les détails ci-joints :

- DEPENSES du SIEGE … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..

1/ - BIENS & EQUIPEMENTS

s/Etat 1 n° 1 à 2 Fonds FEM … … … … … … … … .

2/ - FONCTIONNEMENT

s/Etat 2 n° 1 à 13 sur Fonds FEM … … … … … …

4/ - REAPPROVISIONNEMENT

s/Etat 4, n° 1 à 4 sur Fonds ITF : … … … … … …

? CAT 2 … … … …

? CAT 3 … … … …

(FICHE D’IMPUTATION COMPTABLE) ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DES AIRES PROTEGEES

BORDEREAU D'IMPUTATION COMPTABLE - TOMPRO

Exercice :

Du

Au Code site BR/ BE/ Code Journal Date comptable ___/___/___!

N° de la pièce / / / / / / / Date de la pièce !___!___!___!

Libellé … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Fac No … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..du… … … ./… … ../… … … .NI… … … … … … … … … … … … … … … .. Compte Aux Activité Poste Fint. Géo. Débit Crédit TOTAL Etabli par : … … … … … . Vérifier par : … … … … … … . Saisi par : … … … … … … . N° de série : … … … … … … … . le le le

ANGAP SIEGE

ETAT RECAPITULATIF DEPENSES : - PREFI DEAP

PROGRAMME PE2 : FONCTIONNEMENT / FONDS - FEM / CAT.4 N° seq DATE DESIGNATION MONTANT TTC % TAGE MONT. PAYABLE

TOTAL Arrêté à la somme de : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .

ETAT RECAPITULATIF Direction Inter Régionale de Mahajanga

Dépenses mois de PE2 - Cat. 4 Fonctionnement

N° Réf. Pièces Date de

dépenses Libellés Montant % Montant payable

BORDEREAU D'ENVOI Date

Destinataire :

BE N° Objet :

N°

ordre Désignation N° Pièces Montant Observations

ITF CAV

PARC NATIONAL ANDASIBE - MANTADIA - BP 15 T.C.E 541, Moramanga - MADAGASCA

A N G A P Site : ANDASIBE

JOURNAL DE VENTE Mois :

Montant Observation Date Désignation Recette Versement Report

A N G A P

ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DE AIRES PROTEGEES DIRECTION DE PARC ANDASIBE - MANTADIA

ASSOCIATION NATIONALE POUR LA GESTION DE AIRES PROTEGEES D I R E C T I O N D E P A R C A N D A S I B E - M A N T A D I A

SOLDE DE MISSION

Nom : Ordre de Route no : Réf Activités Fonction : Période de mission Avance reçue : Moyen de transport : Itinéraire :

Objet : Divers :

TOTAL DES DEPENSES Date Heure Descript

ion Taux Per Diem Hébergement Divers Total/jour

Total des avances : Total des dépenses : Soldes pour :

Visa du Responsable Administratif et Financier

RESSOURCES HUMAINES ADMINISTRATION DU PERSONNEL

(DESCRIPTIF)

? RECRUTEMENT ? CONGE – ABSENCES - PERMISSION

? MISSION ? PAIE ? DECLARATIONS SOCIALES ? GESTION DOSSIER ASSURANCE ? EVALUATION DU PERSONNEL ? DISCIPLINE ET SANCTION ? FORMATION

? RECRUTEMENT ? Embauche ? Personnel permanent ou temporaire ? Prestataire de service ou vacataire ? Contrat de travail




Référence : A/ADM/RH/REC/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG- CRH – Comité de recrutement- Cellule –DIR-DP SAF-VAF


Activité : Recrutement

Chef de file : CRH - Comité de recrutement

Remarques générales :

EMBAUCHE

Personnel permanent ou temporaire REGLES ET PRINCIPES DE GESTION :

Pour la bonne application de la présente procédure administrative ,il convient de se conformer et de se référer en premier lieu au Règlement Général du Personnel de ANGAP (RGP) et surtout aux législations en vigueur (Lois sociales, droit de travail et Code de travail)

Sauf cas de force majeure et s'il y a lieu toute embauche du personnel permanent doit faire l'objet d'une prévision dûment constatée dans le budget avalisé par les membres CA au début de chaque exercice. - A la différence du personnel permanent, l'embauche du personnel temporaire peut s'effectuer suivant les besoins dictés par les activités de ANGAP. Toutefois, l'AVIS du Directeur Général est préconisé pour toute décision d'embauche temporaire. - GENERALEMENT, POUR CHAQUE CAS D’EMBAUCHE, UN «COMITE DE RECRUTEMENT » EST CONSTITUE.

Les Directeurs doivent établir chaque année le Plan de recrutement de leur direction respective. Le plan de recrutement retenu serait traduit en termes de chiffres au niveau du budget ANGAP ou PAT. Ainsi, Le recrutement se fait sur la base du PTA.





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Date de mise à jour : Unités concernées : DG- CRH – Comité de recrutement- Cellule- DIR-DP-SAF-VAF



Chef de file : CRH – Comité de recrutement

généralité : .un recrutement se justifie : - Par une vacance d'un poste - En cas de création de poste dûment approuvée par La Direction Générale Le recrutement des non cadres est assuré directement par : - L’Unité concernée/ Le Chef hiérarchique immédiat ou - Le responsable Administratif et Financier/ l’Assistant CRH démarche génerique: L'embauche proprement dite comprend 6 phases essentielles : Phase 1: Plan de recrutement A chaque début d'exercice, un plan de recrutement est élaboré par la Direction Générale sur proposition de chaque service de ANGAP(Siège et Réseau) :

Le plan de recrutement comprend entre autres : - Nombre (effectif) du personnel à engager - Qualification, pour la description de poste (niveau d'instruction, diplômes, expériences, autres aptitudes professionnelles et / ou technique… ) - L'unité d'affectation et poste(s) prévu(s) - Critères d'exigence ou profil de carrière - Autres critères (âge, sexe, … ) - Date probable d'embauche - Durée de l'essai





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Phase 2 : Constitution du Comité de recrutement La composition des membres du Comité de recrutement varie suivant le cas d’embauche. Généralement il comprend : 1- Pour le recrutement d’un Directeur Général, Un Comité ad’hoc est constitué. Ses membres sont désignés

par le Président du Conseil d’Administration . 2- Pour le recrutement d’un DGA, les membres sont désignés par le Directeur Général. 3- Pour le recrutement des cadres supérieurs :

- Le DGAR - Le DGAF - La CRH assure l’appui en secrétariat

4- Recrutement des cadres : - Le DGAR - Le DGAF - La CRH

5- Pour la DIR : - Recrutement d'un Directeur Inter-Régional :

- Le DGAR - Le DGAF - La CRH





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Phase 3 : Annonces - Présélection Au vu du plan de recrutement, l’Unité concernée procède à la demande de personnel En collaboration avec la Cellule des Ressources Humaines, le Comité de recrutement entame la procédure de recherche de candidature qui se fait par : - appel d'offres restreint ou ouvert, selon le niveau du poste à pourvoir, - voie de presse ou par cooptation, ou autres moyens jugés efficaces par la direction. La présélection des candidats se fait conformément aux critères stipulés dans le plan de recrutement et dans le RGP. Les CV constituent l'outil de base de la présélection. Une « Fiche de note » de présélection pré-établie est élaborée à cet effet. Les candidats se rapprochant le plus aux critères seront retenus pour la sélection. Les candidats qui ne répondent pas au profil seront notifiés pour cause de profil non adéquat. Phase 4 : Sélection Cette phase comprend deux étapes ( selon le niveau de poste à pourvoir) : A -Les tests écrits L'embauche des agents de maîtrise et cadres doit faire l'objet de tests écrits préparés et rédigés par la Hiérarchie appuyée par les Chefs de cellule concernés et éventuellement par la Direction de tutelle

Les tests doivent porter sur : - l'aspect technique - l'aspect psycho-sociologique ou /et managérial Une grille de correction doit être préparée d'avance par la Direction et/ou l'Examinateur Les résultats de tests seront transcrits à la «Fiche de note ». B- Les Entrevues de validation : Sur la base des résultats des tests écrits, les candidats potentiels retenus feront l’objet d’une entrevue de validation. Les séances d’entrevue sont tenus par le comité de recrutement.





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Au niveau Siège - Pour les candidats cadres : Avec les Chefs de Cellules et le Directeur. La CRH assure le

secrétariat des séances. Pour les non cadres : Au moins le Chef de service Administratif et Financier, le Chef Hiérarchique direct et l’Assistant CRH. Au niveau Réseau - Pour les candidats cadres : Avec les Chefs de Cellules, le Directeur et le DIR. La CRH

assure le secrétariat des séances.

- Pour les non cadres : Au moins le Directeur, le Chef de service Administratif et Financier, le Chef Hiérarchique direct et l’Assistant CRH.

Phase 5 : Résultat des tests et entrevues Une réunion d'évaluation des tests et entrevues sera organisée avec le «Comité de recrutement » en vue de classer les candidats potentiels par ordre de mérite. Les résultats de tests seront transcrits à la «Fiche de note d’entrevue ». -





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Phase 6 : Décision d'embauche Au niveau siège Au vu des résultats finaux, le Chef de cellule assisté éventuellement par le Chef hiérarchique direct font leur choix (Selon les critères définis à l'avance ). Toutefois, la décision finale de recrutement revient au Directeur, tout en tenant compte du choix du Service. Au niveau Réseau Au vu des résultats finaux, le DIR assisté éventuellement par le Chef hiérarchique direct font leur choix (Selon les critères définis à l'avance ). Tout refus ou litige d'embauche de la part de la Direction Générale doit faire l'objet d'une lettre de motivation bien fondée et objective.

CAS des prestataires de service ou vacataires contractuels A la différence du Personnel temporaire ou saisonnier, les prestataires ou vacataires sont recrutés sur la base de leurs compétences spécifiques et distinctives. La prestation de service est à durée limitée. L'embauche se fait par : - Les Termes de références ou - Les cahiers de charges





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Démarche Deux cas peuvent se présenter : 1-Cas Fonds propres ANGAP La Direction Générale de ANGAP procède par : Lancement d'appel d'offre Direct Au vu de sa base de données de "prestataires", ANGAP procède à un lancement d'appel d'offre restreint ou carrément de gré à gré, ceci en conformité aux exigences des termes de référence ou du cahier de charges (préparé par la Direction concernée et ses différents Responsables). 2-CAS d'un Financement par un TIERS BAILLEUR (A voir vs procédures BM) Ouvert Dans le cas d'un mandat à large spécificité, ANGAP procède à un appel d'offre OUVERT à toute personne susceptible de répondre aux exigences des termes de référence ou cahier de charges en sa possession. Réception des offres technique et financière A la réception des offres technique et financière des candidats potentiels, la Direction Générale avec Le correspondant technique désigné par le bailleur procèdent à la sélection des candidats répondant au mieux aux exigences de la mission. LE CONTRAT DE PRESTATION La procédure à suivre pour la conclusion de contrat de prestation doit suivre les dispositions conventionnelles entreprises avec le bailleur /la collectivité des bailleurs.

? CONTRAT DE TRAVAIL



Référence : A/ADM/RH/CT/01

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Activité : Contrat de travail

Chef de file : CRH/Admn°et Fin Règles et principes de Gestion

Cas d'un énième emploi Les pièces suivantes sont à fournir par le postulant en complément du contrat dans un délai de 15 jours :

- Les pièces justificatives de la situation de famille (mariage, bulletin de naissance des enfants à charge)

- Le certificat médical d’embauche

- Les copies certifiées des diplômes ou certificats

- Les certificats de travail (éventuellement)

- Extrait de casier judiciaire N°3

- Carte d'affiliation CNAPS (éventuellement)

- 3 photos d'identité récentes (moins de trois mois )

- la déclaration d'incompatibilité pour les fonctionnaires

? Toute embauche de personnel doit être matérialisée par un contrat de travail. ? Trois (03) type de contrats sont appliqués à l’ANGAP : - Contrat à l’essai - Contrat à délai déterminé - Contrat à délai indéterminé Le contrat de travail est établi avant toute prise de service.


FONCTION : Administration Générale


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Chef de file : CRH /Admn° Fin Cas d'un premier emploi Les pièces suivantes sont à fournir par le postulant en complément du contrat dans un délai de 15 jours :

- Les pièces justificatives de la situation de famille (mariage, bulletin de naissance des enfants à charge)

- Le certificat médical d’embauche - Les copies certifiées des diplômes ou certificats - Extrait de casier judiciaire N°3 - 3 photos d'identité récentes (moins de trois mois )

Au vu des papiers cités ci-dessus, le Responsable des Ressources Humaines Siège/Réseau (CRH

pour le Siège, SAF pour le DIR, VAF pour les Parcs) "ouvre" un dossier pour le nouvel employé et lui attribue un numéro matricule.

A LA PRESENTATION DE CES PIECES, UNE « FICHE INDIVIDUELLE » DE RENSEIGNEMENT DOIT ETRE DUMENT REMPLI PAR LE RECRUTE.

? En cas d'inaptitude pour cause de maladie grave, le nouvel employé doit être soumis à des traitements spéciaux jusqu'à complète guérison, soit l'embauche est remise en cause. ? les résultats médicaux SONT STRICTEMENT CONFIDENTIELS.

Par la suite, il demande au nouvel employé d'effectuer une visite médicale d'aptitude ou d'embauche chez un médecin reconnu par ANGAP.




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Chef de file : CRH /Admn° Fin

la mise à l'essai, conformément au contrat. La mise à l’essai du nouvel employé doit être conforme avec les termes du contrat à l'essai et le RGP (position/statut, durée et autres ). Le Responsable CRH/SAF/VAF se charge d'informer l'intéressé sur le Règlement Général du Personnel et la pratique sociale de ANGAP. Confirmation au poste Au vu de la mise à l'essai, le Responsable hiérarchique direct notifie et évalue la performance de l'employé (essai concluant ou non concluant, prolongation ). - Pour les cadres : le prolongement ou le redoublement n’est pas admis. - Pour les non-cadres : le prolongement ou redoublement n’est admis qu’une seule fois. Essai non concluant Deux cas peuvent se présenter : ? Le nouvel employé n'a pas satisfait et le contrat est résilié. ? Le nouvel employé peut encore faire mieux et peut bénéficier d'une prolongation de l'essai (conforme aux

prescriptions et termes du contrat à l'essai).





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Chef de file : CRH /Admn° Fin Au vu d'un certificat d'aptitude délivré par le médecin, la CRH/SAF/RAF procède à : - l'affiliation de l'employé à la CNAPS par l'établissement du formulaire "d'AVIS d'embauche " à

faire viser par l'intéressé et le responsable ANGAP (CRH/SAF/VAF) avant sa transmission à la CNAPS.

- L'affiliation de l'employé à l'OSIE ou à l’Assurance santé groupe avec les formulaires d'usage. - l'OSIE : Assurance groupe : Fiche de renseignement assureur Essai concluant Au niveau siège - A l'issue de l'essai, L’Unité d’accueil communique à la CRH le résultat d’évaluation. - Après dépouillement du résultat, si l'employé est jugé compétent, l'essai est concluant. - La CRH procède au recrutement définitif de l'employé et notifie par écrit son intégration au sein

de l’ ANGAP. Au niveau DIR/Sites - L’Unité d’accueil communique le résultat d’évaluation au SAF/VAF. - Le SAF/VAF procède au dépouillement du résultat. Si l'essai est concluant, le Directeur Inter-Régional notifie l’employé . La note d'intégration est visée par le Responsable Administratif et financier et signée par le Directeur inter-régional ou la Direction Générale (à transmettre à la CRH.) La note doit stipuler entre autres : - La confirmation au poste - Le grade - Le niveau de salaire - Le type de contrat (CDD ou CDI) - La durée du contrat

? CONGE – ABSENCE – PERMISSION ? Congé annuel ? Absences/ permission




Référence : A/ADM/RH/ABS/01

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Activité : Congé – Absence - Permission

Chef de file : CRH/Admn° et Fin REGLES ET PRINCIPE DE GESTION

Congé annuel Généralités : Tout employé de l’ANGAP ayant effectué une année de service effectif acquiert droit au congé annuel payé. Le congé est calculé sur la base de 2,5 jours (calendaires) par mois de travail effectif (RGP). Au début de l’année, chaque responsable d’unité (Direction, Cellule, Volet) doit soumettre au CRH/SAF/VAF un calendrier de congé annuel pour son personnel. Démarche -type Le personnel doit formuler sa demande dans le formulaire « demande de congé » La dite demande visée par le Chef hiérarchique direct doit être déposée à la CRH/DIR/DP (3) jours avant le départ en congé. Au vu de la situation de congé de l'employé, l’Assistant CRH/SAF/VAF vérifie les droits au congé de l'intéressé sur la base de la Fiche individuelle des congés et absences. Au vu du visa de CRH/SAF/RAF, le DGAF/DIR/DP appose son ACCORD et vise la demande.

? Tout personnel doit remplir une demande d’absence/ de permission/ de congé dans le «livre gestion des absences » au moins trois (03) jours à l’avance.

? Les absences/permissions/congé sont réglementés par le RGP et le Code de travail en vigueur.




Référence : A/ADM/RH/ABS/02

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Date de mise à jour : Unités concernées : DGAF CRH – Cellule- Volet


Activité : Congé – Absence - Permission

Chef de file : CRH/Admn° et Fin Au vu de l'accord, l'employé peut bénéficier de son congé L’Assistant CRH/SAF/RAF procède à la mise à jour de la Fiche individuelle des congés et absences. Absences ou permissions Elles sont réglementées par le RGP. Absences ou Permissions à valoir sur congé Toute absence ou permission "non exceptionnelle" est à valoir sur congé (déductible). Toutefois, sa demande doit toujours être ACCORDEE par la Direction et Chef hiérarchique immédiat. De ce fait, l'intéressé doit remplir le formulaire demande de permission ou d'absence. Absences ou Permissions exceptionnelles non à valoir sur congé Sont notifiées dans le RGP et le code de travail : - Evénement familial

- Hospitalisation du/de la conjoint(e) ou des enfants mineurs

- Affaires administratives

- Formation

- Réception de médaille de travail / honneur

- sport… Ces absences ne sont pas à valoir sur congé, dans la limite de la durée réglementaire. ? Ce type d'absence doit toutefois faire l'objet d'une demande auprès de DGAF/DIR/DP et mentionnée dans la fiche individuelle des congés et absences.

? INTERIM ? Indemnités d’intérim




Référence : A/ADM/RH/IT/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DGAF – DIR-DP- CRH – Cellule- Volet


Activité : INTERIM

Chef de file : CRH/Admn° et Fin REGLES ET PRINCIPES Nomination d’intérimaire L’exercice d’intérim doit acquérir une note de service émanant du titulaire du poste dûment approuvée par le Chef hiérarchique immédiat et la Direction. Au siège En son absence, le Directeur Général nomme, à l’aide d’une note de service, un ou des intérimaire(s) choisi (s) parmi les DGA. Cette note de service définit les attributions et responsabilités de l’intérimaire pendant l’absence du Directeur Général. A la Direction inter-régionale En son absence, le DIR nomme, à l’aide d’une note de service, un ou des intérimaire(s) choisi (s) parmi les Cadres de la DIR. Cette note de service définit les attributions et responsabilités de l’intérimaire pendant l’absence du DIR. Toutefois, l’intérim des Directeurs de Parcs et chefs de réserve est décidé par le DIR, à l’aide d’une note de service, un ou des intérimaire(s) est/sont choisi (s) parmi les Cadres de la DIR/Parcs. Cette note de service définit les attributions et responsabilités de l’intérimaire pendant l’absence des partants.




Référence : A/ADM/RH/IT/02

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Date de mise à jour : Unités concernées : CRH -


Activité : Indemnités d’intérim

Chef de file : CRH/Admn° et Fin Indemnités d’intérim Les intérimaires assurant des responsabilités cumulativement avec ses fonctions habituelles ont droit à des indemnités d’intérim. (Cf RGP) Mode de calcul des indemnités Le montant est calculé sur la base de cumul de responsabilités et de la durée de l’intérim. Pour une durée égale ou supérieur à 15 jours continus, l’intérimaire perçoit une indemnité d’intérim calculé sur une base journalière équivalent à 30 % de son salaire de base journalier. Le paiement se fait mensuellement et ces indemnités sont imposables. Le droit aux indemnités est acquis pour tout employé assurant des intérims interrompus mais totalisant 15 jours ou plus pendant un semestre.

? MISSION




Référence : A/ADM/RH/MIS/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : Directeurs- Admn°et Fin-


Activité : Mission

Chef de file : Admn° et Fin Règles et principes de Gestion Le Planning Toute mission doit être autorisée par la Direction Générale ou le DIR ou le Directeur et notifiée par le Chef hiérarchique concerné. Toute mission doit faire l'objet d'un plan de travail bien défini avec des motifs précis, évalués et acceptés par la Direction Générale ou le DIR ou le Directeur et le service concerné. L'ordre de mission Au niveau siège Tout missionnaire partant en dehors du siège doit remplir le formulaire « Ordre de Mission » (cf Annexe), dûment visé, signé par le Responsable hiérarchique direct et/ou le Responsable et le Directeur. L'ordre de mission est numéroté et enregistré dans un cahier / ou registre de mission. L'ordre de mission doit être visé au départ, sur site, et au retour de la mission. Au niveau DIR Ordre de mission DIR Tout missionnaire partant en dehors de la DIR doit remplir le formulaire « Ordre de Mission » (cf Annexe), dûment visé, signé par le Responsable hiérarchique direct et/ou le Responsable et le Directeur. L'ordre de mission est numéroté et enregistré dans un cahier / ou registre de mission.

? Les règles générales sur la mission sont stipulées dans le RGP et les Instructions Permanentes. ? Tout employé du réseau peut être appelé à effectuer des missions à l’extérieur ou à

l’intérieur du territoire. Les missions intérieures doivent être programmées et budgétisées, la Direction Générale coordonne les missions sur proposition de chaque Département/Direction.




Référence : A/ADM/RH/MIS/02

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Date de mise à jour : Unités concernées : Directeurs- Admn°et Fin-


Activité : Mission

Chef de file : Admn° et Fin Ordre de mission sites Spécialement pour les agents de parc et autre personnel des parcs et réserves, tous travaux effectués en dehors du périmètre habituel de service doit faire l’objet d’un ordre de route dûment visé, signé par le Chef de volet concerné et le Directeur de parc /Chef de réserve. L'ordre de route est numéroté et enregistré dans un cahier / ou registre de mission. L'ordre de route doit être visé au départ, sur site, et au retour de la mission. Frais de mission/ Indemnités Sont régis par le RGP et les notes de service en vigueur. Toutefois, toutes dépenses hors pièce de mission doivent faire l'objet d'une autorisation de la Direction et des justificatifs de dépenses (factures, reçu,… ). Le rapport de mission ou procès verbal de mission Toute mission doit faire l'objet d'un rapport ou PV écrit, signé par le missionnaire dans le délai maximum de 48 heures après le retour de mission.

? PAIE




Référence : A/ADM/RH/PAI/01

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Activité : PAIE

Chef de file : CRH Règles et principes de Gestion I- Calcul de la paie Base de calcul La paie est évaluée à partir : - de la classification professionnelle - de la Grille salariale - des éléments de lois de finances en vigueur - des éléments relatifs au gain et retrait - des présences - de leurs absences Calcul Le montant net de la paie résulte de la différence entre gain et retrait sur salaire. Le RGP définit les différents éléments de gain sur salaire : - salaire de base - indemnités

? A l’embauche, tout agent d’une même qualification professionnelle et occupant le même poste de travail a droit à un salaire égal.

? A l’établissement du contrat de travail, le montant du salaire est évalué à partir de la classification professionnelle (Groupe/Catégorie/Qualification) et de la Grille salariale de l’ANGAP.





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Activité : PAIE

Chef de file : CRH Les retraits sur salaire peuvent être de deux types : - administratif : absences, acomptes,

- légal : cotisations sociales et impôts, saisie-arrêt

Au siège

Le calcul est effectué par la Cellule Administration du Personnel (CRH). Au niveau DIR

Le calcul est effectué par le comptable et vérifié par le Chef de service Administratif et financier. II- Paie Bulletin de paie Au siège L’Assistant CRH établit un bulletin de paie en deux exemplaires pour chaque membre du personnel. Après vérification du Chef CRH, les bulletins de paie sont envoyés au Chef de Cellule Finances et Comptabilité pour vérification. La Cellule Finances et Comptabilité transmet ensuite les bulletins au DGAF pour visa. Après visa, la Cellule Finances et Comptabilité procède au règlement. Pour le siège par Virement bancaire. Au niveau DIR Le Chef de service Administratif et financier établit un bulletin de paie en deux exemplaires pour chaque membre du personnel. Les bulletins de paie sont envoyés au DIR pour visa après vérification du Chef de Service Administratif et Finances. Ces bulletins sont ensuite envoyés à la CRH siège pour paiement.





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Activité : PAIE

Chef de file : CRH Etat de salaire Au niveau siège Sur la base des bulletins de paie individuels, la CRH établit un état de salaire récapitulatif des éléments de la paie individuelle. L’état de paie et les bulletins de paie individuels sont envoyés à la Cellule Finances et Comptabilité pour préparation du virement bancaire et du paiement des salaires. Au niveau DIR Sur la base des bulletins de paie individuels, le Responsable Administratif et financier établit un état de salaire récapitulatif des éléments de la paie individuelle. Cet état de paie et les bulletins de paie individuels sont envoyés au siège règlement. A la réception de l’avis de virement, le SAF/VAF contact le Comptable pour la préparation de la somme nécessaire (billetage) au paiement des salaires en espèces et pour le virement.





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Activité : PAIE

Chef de file : CRH la paie L’Assistant CRH effectue les virements : - Pour le siège, par de chèques individuels - Au profit de chaque DIR., par des chèques communs A la réception du virement au niveau DIR, le Comptable /Secrétaire comptable procède au paiement des salaires en espèces et des virements. III- Contestation En cas de contestation ou réclamation, la demande est à adresser au Chef CRH (Siège) au DIR/DP qui la transmet au Chef CCAF (Siège)/Chef de service Administratif et financier (DIR) pour vérification. Après vérification et si la contestation est fondée, le Chef CCAF/Chef de service Administratif et financier procède aux régularisations nécessaires aux niveaux : - du bulletin de paie individuel

- de l’état de salaire

- du paiement de la différence qu’il confie au Comptable /Secrétaire comptable

? GESTION DOSSIER ASSURANCE




Référence : A/ADM/RH/AS/01

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Activité : Gestion dossier assurance

Chef de file : CRH – Admn°et Fin- généralité ? Tout personnel confirmé de l’ANGAP, sa/son conjoint(e) légal(e) et ses enfants légaux et

légitimes déclarés jouissent d’un contrat d’assurance santé groupe. ? A ce titre, l’Assistant CRH a la charge de :

- La mise à jour de la liste des assurés (inclusion et exclusion) - La vérification de dossiers et pièces jointes pour le remboursement - La suivi des dossiers

INCLUSION – RENOUVELLEMENT ET EXCLUSION : En tenant compte du dossier des personnels ANGAP, L’assistant CRH effectue en début de l’année une mise à jour de la liste des assurés. Les responsables des sites communiquent à CRH les éventuelles inclusions et exclusions. En effet, les données recueillies à la «Fiche individuelle » de renseignement (à l’embauche), la « Fiche individuelle » de l’assureur et la liste à jour des personnels ANGAP servent d’outils de base. DEMARCHE : A part les accidents pour lesquels l’intéressé peut directement souscrire une police d’assurance, la demande de remboursement se déroule comme suit : - Le demandeur remplit le formulaire «Assurance santé - Déclaration » de sinistre

(formulaire assureur). Et fournit les pièces justificatives nécessaires. - L’Assistant CRH vérifie et analyse le dossier réceptionné (calcul des Coûts/dépenses,

vérification des pièces jointes). - L’Assistant CRH transmet ensuite le dossier à l’assureur et garde le double pour le suivi. En cas de perte de dossier l’assistant CRH envoie la copie à l’assureur. L’Assistant CRH est l’interlocuteur privilégié cas de litige avec l’assureur.

? EVALUATION DE PERSONNEL




Référence : A/ADM/RH/EV/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG- CRH – Comité de notation - Directeurs- Admn°et Fin- Personnel


Activité : Evaluation de Personnel

Chefs de file : Comité de note - Directeurs – Chefs hiérarchiques immédiats

Règles et principes de Gestion GENERALITE : Le système consiste à évaluer la performance de l’employé. A titre de rappel, l’évaluation annuelle sert de référence pour l’octroi d’avancement ou pour la proposition de médaille de travail. Elle permet à chaque employé de se mesurer par rapport à ses prestations socio-professionnelles et d’adopter des mesures d’auto-correction. DEMARCHE : L’évaluation est faite suivant un système pré-établi dans le « Manuel d’évaluation ». Une « Fiche d’évaluation » est distribuée par la CRH à toutes les Unités ANGAP chaque année. Suivant les prestations de l’employé, le Chef hiérarchique immédiat appose la notation sur la Fiche(suivant une grille pré-établie et conformément aux attentes signifiées à l'intéressé) La

? Chaque année et au plus après une année de travail effectif , tout personnel doit passer à l’évaluation annuelle.

? Le résultat de l’évaluation sert à : - Gérer Un avancement (reclassement) ou l’obtention d’une médaille de travail - Planifier Une augmentation de salaire ou un renforcement des capacités - Opérer un remise à l'ordre




Référence : A/ADM/RH/EV/02

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG- CRH – Comité de notation - Directeurs- Admn°et Fin- Personnel


Activité : Evaluation de Personnel

Chefs de file : Comité de notation- Directeurs – Chefs hiérarchiques immédiats

synthese du comite de notation La synthèse des notes et la formulation de la conclusion sont effectuées par un « Comité de notation » composé par : Siège : - Le Directeur Général - Les Directeurs (autres que celui de l’intéressé) - Le Délégué du personnel DIR /site : - Le DIR/DP - Les Chefs service/ Chefs Volet - Le Délégué du personnel DEMARCHE : - L’Assistant CRH remet les fiches d’évaluation à toutes les directions (siège, DIR, sites). - Les évaluateurs procèdent à la notation suivant la prestation de l’Agent. - Le comité d’évaluation fait la synthèse des notes et établit sa conclusion. - La synthèse des notes et la conclusion sont transmises à CRH (valable pour

DIR/SITES/SIEGE). - La CRH établit un état pour l’Agent et lui envoie une notification suivant le résultat pris

par la Direction Générale au vu de la synthèse et de la conclusion. Si le résultat est positif , la CRH régularise la situation évolutive de l’Agent.

? DISCIPLINE ET SANCTION




Référence : A/ADM/RH/DS/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG- Conseil de discipline- Directeurs- Admn°et Fin- CRH - Délégué du personnel


Activité : Discipline et sanction

Chef de file : DG- Conseil de discipline

règles et principes de gestion généralité ? Les sanctions sont appliquées selon la gravité de la faute et conformément aux

dispositions du RGP, du code de travail et des législations en vigueur. ? A titre de rappel, les sanctions peuvent être hiérarchisées en quatre (4) niveaux : - Sanction du premier degré, allant d’un rappel à l’ordre jusqu’à l’avertissement écrit - Sanction de deuxième degré, mise à pied de 8 jours avec perte des avantages en

avancement - Sanction de troisième degré, licenciement avec préavis - Sanction de quatrième degré, licenciement sans préavis ? En matière de discipline et de sanctions, le «Conseil de discipline» intervient après la

saisine de son Président. La composition du Conseil de discipline en cas de transmission de l’affaire au siège : - Le DG qui préside le conseil, il ne peut pas être remplacé par une autre personne. - Le DGAF - Le Délégué du personnel ou son suppléant - Le supérieur hiérarchique - Le CCRH, rapporteur

? Les règles générales sur la discipline sont stipulées dans le Règlement Général du Personnel et les Instructions Permanents de l’ANGAP.

? Ces règlements doivent être publiés à large diffusion pour l’ensemble du personnel. ? La non observation de la discipline implique automatiquement une sanction.



FONCTION :


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Activité : Discipline et sanctions


Démarche-TYPE pour l'application d'une sanction La demande d'explication (DEMEX) A chaque faute ou inobservation de la discipline doit correspondre une demande d'explication. Ceci en respect du principe du respect de la liberté individuelle pour s'exprimer et pouvoir s'expliquer. Suivant la gravité de la faute, la demande d'explication peut être verbale ou écrite, selon le jugement de la hiérarchie directe. La demande d'explication est formulée par le chef hiérarchique direct. L'analyse de la réponse Au vu de la DEMEX, le chef hiérarchique analyse les réponses et appose ses remarques et observations sur la DEMEX. C' est à partir de son analyse et se référant au règlement intérieur que le chef hiérarchique direct formule sa demande de sanction ou non. L'application des sanctions Elle doit être conforme aux dispositions du RGP.





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Activité : Discipline et sanctions


démarche (suite) Mise à pied et licenciement (cf Règlement Général du Personnel et code de travail ) Néanmoins, à partir de la mise à pied, il est conseillé de saisir le Conseil de Discipline. Le conseil doit comprendre : - Le délégué du personnel ou son suppléant - Le supérieur hiérarchique - Le premier responsable des Ressources Humaines, qui établira aussi le PV du Conseil. - Le DGAF - Le DG préside le Conseil. Il ne peut pas être remplacé par un suppléant. L'objet du conseil consiste à marquer la gravité de la faute et de pouvoir influencer sur l’agissement futur de l'agent. C'est le conseil qui prononce la sanction et la Direction promulgue et notifie son application.

? FORMATION



FONCTION :

RESSOURCES HUMAINES

Référence : A/ADM/RH/FOR/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : Direction Générale- CRH – Directeurs- Admn°et Fin-


Activité : Formation

Chef de file : Direction Générale - CRH

Règles et principes de Gestion

GENERALITE :

Le Plan de formation retenu, émane de la Direction Générale et CRH en concertation avec les Directeurs.

Le Plan de formation détermine le module, le calendrier, le lieu, la population ciblée, les, matériels, les achats nécessaires et le budget.

DEMARCHE :

Chaque année, les responsables sites et Cellules doivent effectuer des évaluations pour déterminer les besoins en formation de leur personnel. Tenant compte de ces besoins, les responsables établissent leur demande en formation. La demande est envoyée au DGAF/DIR pour analyse et approbation. Suivant approbation, les demandes sont traduites en Plan de Formation Global au niveau siège. Le Plan de formation ainsi élaboré serait inclus dans le PTA.

La détermination de la politique de Formation est du ressort de la Direction Générale. Dans cette tâche, les Directeurs et la CRH assistent la Direction Générale. Chaque Directeur doit élaborer un « Plan de formation » pour sa direction. Le plan doit figurer SUR le PTA.




Référence : A/ADM/RH/FOR/02

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Date de mise à jour : Unités concernées : Direction Générale- CRH – Directeurs- Admn°et Fin-



Chef de file : Direction Générale - CRH

REALISATION DE PRESTATIONS de Formation (A discuter avec ANGAP si le cas pourrait éventuellement se présenter !)

I- Attribution de marché Si le service est attribué à l’ ANGAP ( Suite à la négociation ou à l’issue de la soumission), l’offre technique et financière est soutenue verbalement par l’ Association auprès du mandant (officialisation de la convention avec signature du contrat).

Au cours de cette réunion, les différents points du contrat ou de la convention de prestations sont discutés entre les deux parties. II- Préparation Elaboration d’un planning de travail La Direction concernée élabore un planning de travail. Ce planning doit tenir compte : - des prestations en cours d’exécution

- du délai envisagé d’exécution du service

- du chronogramme d’intervention tel qu’il apparaît dans l’offre technique. Préparation logistique et matérielle de l’exécution de la Formation Le responsable concerné, aidé des autres membres de l’ Association, prépare les moyens matériels et logistiques nécessaires à l’exécution des prestations. Les différents ordres de mission et doivent, également, être préparés. Personnes ressources Si la nature des prestations l’exige, il sera procédé au recrutement vacataires de service (De par leurs compétences distinctives).

Administration du Personnel (DCD)

? RECRUTEMENT ? CONGE – ABSENCES - PERMISSION ? MISSION ? PAIE ? DECLARATIONS SOCIALES ? GESTION DOSSIER ASSURANCE ? EVALUATION DU PERSONNEL ? DISCIPLINE ET SANCTION ? FORMATION

? RECRUTEMENT ? Généralité ? Embauche ? Personnel temporaire ? Personnel permanent




Référence : B/ADM/RH/REC/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG/DIR/DP- Comité de recrutement -CRH-CAM- Service demandeur



Chef de file : CRH

Généralités Activités DCD Acteurs ? Embauche

AVIS

Accord

Annonces - Présélection

SELECTION / Tests - Entrevues

Plan de Recrutement

RESULTATS

NON

REJET EMBAUCHE

OUI

PREVISION Plan de Recrutement

P H A S E S

PR




Référence : B/ADM/RH/REC/02

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DG- DGAF- CRH- Comité de recrutement


Activité : Embauche

Chef de file : CRH Prestataire de service ou vacataire Activités DCD Acteurs ? Embauche prestataire de

service Principe : - A durée limitée - Recrutement sur la base des

compétences spécifiques et distinctives

? La sélection se fait par

rapport à l'adéquation du profil aux exigences du service demandé

? Le Candidat retenu doit

faire l'objet d'un Contrat de Prestation de service (à faire signer par le DG/DGAF/DIR/DP et le candidat retenu)

(restreint) (large diffusion)

? DG/DGAF/DGAR - Direction + - Département concerné ? Comité de recrutement ? CRH/SAF/VAF

TDR ou Cahier de charges

Réception OT / OF

Lancement Appel d'Offre

Présélection

Conformité

Base de données

NON OUI

DIRECT OUVERT

? CONTRAT DE TRAVAIL ? Elaboration du contrat ? Contrat à l’essai ? Contrat définitif




Référence : B/ADM/RH/CT/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DG/DIR/DP- DGAF- CRH


Activité : Contrat de Travail

Chef de file : CRH Activités

DCD Acteurs

? Elaboration Contrat

de Travail sur la base: - Grille salariale - Les termes de contrat ? Le nouveau recruté

doit passer la visite médicale d'aptitude (auprès d'un Médecin agréé par ANGAP)

Bulletin N° 3 (-3 mois) Certificat / résidence Acte d'état civil Copie certifiée diplômes Certificats de travail (éventuellement) Carte CNAPS (éventuellement) Photos d'identité récents

? CHR/SAF/VAF ? CHR/SAF/VAF

/ Recruté ? Le recruté ? CHR/SAF/VAF ? Recruté ? Médecin ? CHR/SAF/VAF

Régularisation embauche

Documents à fournir

Grille salariale

Aptitude NON

REJET

RGP Contrat

OUVERTURE de Dossier

AFFILIATION CNAPS / OSIE ou Assurances groupe santé

Visite médicale

OUI

Dossier




Référence : B/ADM/RH/CT/01

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Date de mise à jour : Unités concernées : DG/DGAF/DIR/DP- CRH/SAF/VAF- Chef hiérarchique- Conseil de discipline


Activité : Absence – Congé - Permission


DCD Acteurs

? Congé annuel Principe : Le congé annuel est conditionné par la réalisation d'au moins une année de travail effectif. ? l'Agent remplit l'imprimé "demande de congé". ? Le CRH/SAF/VAF vérifie la situation de l'Agent avant de valider le départ. ? Absences /

Permission

(3 jours avant départ)

? Agent ? Chef hiérarchique ? DG/DGAF/DIR/DP ? Agent ? CRH/SAF/VAF /

UNITE

VISA

Demande de Permission / Absence

MAJ Fiche de congé

REJET

Imprimé

Demande de congé

Validat°

Demande de congé annuel

NON OUI

? MISSION




Référence : B/ADM/RH/MIS/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DG/DGAF/DIR/DP-CFC CRH/SAF/VAF- Chef hiérarchique


Activité : Départ en MISSION


DCD Acteurs

Mission Principe : - Autorisation

préalable du Chef hiérarchique

- Existence Plan de Travail.

? Tout

missionnaire doit remplir "l'ordre de mission" ou « OM »

? Les conditions de

mission sont régies par le RGP (Frais de mission, indemnités… )

Motifs (Maximum 48h)

? Agent ? Chef

hiérarchique ? CRH

/CFC/VAF/SAF Agent

? Agent

Départ/MISSION

DEMEX

Ordre de Mission

Réalisation

ACCORD

ARRIVEE

NON OUI

NON OUI

DEPART

Statu quo ou Arrêt

? PAIE




Référence : B/ADM/RH/PAI/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DGAF/DIRECTEURS- CRH/SAF/VAF- CFC


Activité : PAIE

Chef de file : CRH Activités DCD Acteurs ? Calcul de la paie Principe : Le calcul se base sur : - Le taux horaire ou

salaire de base - Les retenues

diverses

(Vérification à faire)

? CRH/SAF/VAF ? CRH/SAF/VAF/

CFC ? CRH/SAF/VAF

/ Agent

Calcul Paie

Etat de Paie ou Salaire

Contestation

GAINS

Conforme NON OUI

OUI NON

Etat de salaire

Bulletin de Paie

RETENUES

? DECLARATIONS FISCALE ET SOCIALE ? IGR ? CNAPS



Référence : B/ADM/RH/DFS/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DGAF –CCF- CRH –SAF/VAF- Comptable


Activité : Déclarations fiscale et sociale

Chef de file : CRH

Activités DCD Acteurs ? Déclaration IGR - Fréquence :

Mensuelle - Base : Etat des

salaires ? Pour justifier l'effectivité du Paiement, le Responsable du

? CRH –

SAF/VAF ? CRH –

SAF/VAF ? CFC ? Comptable ? Secrétaire

comptable

Arrêté du montant à payer

Etat des salaires (base)

CFC/SAF/VAF

IGR

REÇU

Déclaration

PAIEMENT

Etat nominatif salaires

Elaboration

Bordereau de versement IGR

Etat nominatif salaires

? EVALUATION ANNUELLE



Référence : B/ADM/RH/EV/01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DG- Chefs hiérarchiques- Comité de notation


Activité : Evaluation annuelle


DCD Acteurs

Evaluation annuelle de performance Principe : - Evaluation par les chefs hiérarchiques - Application RGP, Manuel d’Evaluation et IP ? Le responsable CRH/SAF/VAF met à la disposition de chaque Unité « Une Fiche d’évaluation » individualisée. ? Calcul des notes ? Synthèse de notes et conclusion.

? Chefs

hiérarchiques ? Le comité de

notation ? CRH

Evaluation

OUI Synthèse et conclusion

NON

MAJ situation de l’Agent ou Médaille

? DISCIPLINE ET SANCTION




Référence : B/ADM/RH/DS01

PAGE :

Date de mise à jour : Unités concernées : DG/DGAF/DIR/DP- Unité d’accueil- CRH


Activité : Discipline et Sanction


DCD Acteurs

? La Discipline : - RGP - Notes de service et IP ? Les sanctions sont

stipulées dans le RGP ? Le présumé fautif a un

droit de réponse par le biais de la DEMEX (Demande d'explication)

? Les sanctions sont

prises en fonction de la gravité des fautes et conformément aux

? DG/DGA/DIREC

TEURS/UNITE ? Tout le Personnel ? DG/DGAF/CRH /

UNITE ? DG/DGAF/CRH /

UNITE ? Ou

DIR/DP/SAF/VAF/Service concerné

DEMARCHE

SANCTION

RGP

OUI

Réponses

RGP

RESPECT

DISCIPLINE

DEMEX

Mauvaise conduite Bonne conduite

NON

Notes de service et IP

? FORMATION



FONCTION : Administration Personnel

Référence : B/ADM/RH/FOR/01

PAGE :





DCD Acteurs

Réalisation Principe : ? Respect de la

règle de l'art. ? Promotion de la

protection des Aires protégées

? La négociation doit reposer sur les principes de base invoqués ci-dessus.

ACCORD OUI NON

Recherche de Partenariat

NEGOCIATION

CHR Partenaire

Elaboration Contrat

Contrat de Partenariat

ADMINISTRATION DU PERSONNEL

(Imprimés)

ETAT DETAILLE DES EFFECTIFS DES EMPLOYES DU RESEAU ANGAP

CADRE

SUPERIEUR

CADRE MOYEN

NON

CADRE

FARITANY

CODE

UNITE

DE GESTION H F H F H F

ANTANANARIVO

10 11

SIEGE ANGAP AMBOHITANTELY

SOUS TOTAL 1

ANTSIRANANA 20 23 24 25 22 21

DIR – A MONTAGNE D’AMBRE ANALAMERANA MANONGARIVO ANKARANA LOKOBE

SOUS TOTAL 2

FIANARANTSOA 30 33 31 32

DIR – F RANOMAFANA ISALO MANOMBO

SOUS TOTAL 3

TOLIARY 40 40 43 41 42

DIR – U TSIMANAMPETSOTSA ANDOHAHELA CAP SAINTE MARIE ANDRANOMENA

SOUS TOTAL 4

TOAMASINA 50 52 51 53 54 56 55

DIR – T ANDASIBE BETAMPONA MASOALA AMBATOVAKY MANGERIVOLA MANANARA NORD ZAHAMENA

5

FICHE INDIVIDUELLE ETAT CIVIL ET RENSEIGNEMENTS GENERAUX NOM : … … … … … … … … … … … … … … … … … . Date d ‘embauche : … … … … … .. PRENOMS : … … … … … … … … … … … … … … … … … . Direction : … … … … … … … … … Né(e) le : … … … … … … … … . à : … … … … … … … .. Fonction : … … … … … … … … … CIN N° : … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … .. Délivrée le : … … … … … … … … . à : … … … … … … … .. N° CNaPS : … … … … … … … … … Filiation Père : … … … … … … … … … … … … … … . Compte bancaire N° :… … … ..… … Mère : … … … … … … … … … … … … … … Banque :… … … … … … Situation familiale :… … … … … … … … … … ... Adresse exacte Nom du (de la ) conjoint(e) : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .… … … … … … … … … … … … … … … ..… … … … … … ENFANTS A CHARGE :

NOM et PRENOMS SEXE DATE DE NAISSANCE OBSERVATIONS

Personne à prévenir en cas d’accident :

Nom et Prénoms : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Tél : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . Adresse : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..… … .

ANGAP Association Nationale pour

la Gestion des Aires Protégées

RECRUTEMENT

PRESELECTION

POSTE A POURVOIR :

Nom du candidat : Nom de l’examinateur : N° : Fonction et Organisme : 1. Présentation des dossiers de candidature : … … … … … … … … … … … … … … … … … … sur 10 points

1.1. Demande manuscrite plus 02 points 1.2. Curriculum Vitae plus 03 points 1.3. Présentation générale sur 05 points

2. Formations, stages suivis, publications : … … … … … … … … … … … … … … … … … … sur 20 points

2.1. Diplômes - BACC + 4 (Foresterie – Sciences sociales, … ) plus 05 points - au-delà BACC + 4 sur 05 points

2.2. Stages suivis (autres que ceux Pour l’obtention du diplôme) sur 10 points

3. Expérience de travail sur terrain : … … … … … … … … … … … … … … … … … … sur 30 points

3.1. 5 ans plus 05 points 3.2. plus de 5 ans sur 05 points 3.3. Expériences dans le domaine de l’environnement sur 10 points 3.4. Expériences en gestion de projets sur 10 points

4. Pluridisciplinarité de la formation et l’expérience : … … … … .… … … … … … … … … … sur 20 points

4.1. en Gestion financière sur 10 points 4.2. en Administration générale et Ressources Humaines sur 10 points

5. Connaissance de langues : … … … … … … … … … … … … … … … … … … sur 10 points

5.1. Français sur 07 points 5.2. Anglais sur 03 points

6. Connaissance en informatique : … … … … … … … … … … … … … … … … … … sur 10 points

6.1. Traitement de texte sur 05 points

RECRUTEMENT Chef de Service Administratif et financier

critères de notation des interviews

(A REMPLIR AU COURS D E L’INTERVIEW) CANDIDAT

- NOM et Prénoms : … … … … … … … … … … … … … … ..… … … … … .… .. - Date et Lieu de naissance : … … … … … … … … … … … … … … … … … ..… … … ...

INTERVIEWER

- NOM et Prénoms : … … … … … … … … … … … … … … … … … ..… … … ...

- Signature

- Fonction / Organisation : … … … … … … … … … … … … … … … … … ..… … … ... 1- Expérience pour le poste : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Comment la formation et l’expérience du candidat pourraient s’appliquer au poste

2- Présentation et attitudes : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Noter le soin, la tenue vestimentaire, le comportement, le maintien etc…

3- Intérêts et culture : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Degré de culture générale Ouverture d’esprit Centre d’intérêts

4- Expression orale : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Expression claire et concise Formulation d’idée claire Relance de la discussion

5- Personnalité : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Une bonne personnalité Inspire confiance Pas trop timide Mûr pour son âge

6- Motivation et enthousiasme : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Enthousiaste pour le poste Connaissance du programme environnementale

7- Initiative et persuasion : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Affirmation de la personnalité Imposition positive des idées

RECOMMANDATION DE L’INTERVIEWER

APPRECIATION : ACTION :

- CANDIDAT REMARQUABLE - A RETENIR - TRES BON CANDIDAT - A REVOIR - BON CANDIDAT - A REJETER - PASSABLE - FAIBLE

AUTRES INFORMATIONS

- Prétention financière : - Disponibilité : - Autres connaissances et aptitudes : - Autres renseignements :

MESURE DISCIPLINAIRE Nom et Prénoms : Numéro matricule : Fonctions : Faute commise : Délai de réponse à compter de ce jour : Date : Responsable direct : Eléments de réponse de l’employé : Mesure / ou sanction prise : Date : La Direction,

ANGAP – PNAM RAPPORT SUCCINT DE MISSION

Date de la mission Du à heures Au à heures

Noms et fonctions des missionnaires : - - - - Lieu :

OBJET DE LA MISSION : Personnes ou organismes contactés :

- - - -

Résumé, résultats et observations : Le Chef de mission,

ANGAP/PNAM FICHE DE MISSION Réf PTA : Objectif : Valeur objective : Nombre de mission prévue dans l’année : Coût prévu :

Objectif Date Activité/Mission Nom du missionnaire Principale de l’étape subsidiaire

Exécution et indicateur Suite à donner Coût global engagé

SIEGE AS NAT.P/GESTION DES AIRES PROTEGEES AMBATOBE PRES SNGF BP 1424 ANTANANARIVO FICHE DE PAIE Matricule Nom - Prénoms Entré le N° CANPS Qualification / Emploi : Période de Paie : Code Nom de la rubrique Taux A payer A retenir

TOTAL

NET A PAYER

Mode de paiement : VIREMENT Domiciliation : Banque N° de compte :

LE BENEFICIAIRE LA DIRECTION/CELLULE RESSOURCES HUMAINES

ANGAP – FAO ANGAP- FORMATION AMBATOBE PRES SNGF BP 1424 ANATANANARIVO ETAT DE PAIE Période Paie :

Retenues Matricule Nom et Prénom

Fonction Numéro Compte bancaire

NBj Salaire de

base

Indemnités (HS,… )

Salaire Brut CNAPS CRCM OSIE Autres

IGR Net à payer

Totaux… … … … .

(Arrêté le présent état à la somme de : )

Manuel de Procedures ANGAP1

Documents

Transcript of Manuel de Procedures ANGAP1