MANUEL DE PROCEDURES & D’ORGANISATION

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MANUEL DE PROCEDURES & D’ORGANISATION

MANUEL DES PROCEDURES

SOMMAIRE

Février 2012

SOMMAIRE

Présentation du Manuel

Présentation de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo

Organisation Générale

Gestion des courriers

Gestion des achats

Budget

Gestion des Affiliations

Gestion des Immobilisations

Gestion des frais de déplacement

Gestion des Adhésion Kukkiwon

Gestion des passeports & Licences

Gestion des Ressources humaines

Lutte anti Dopage

Gestion des Assurances athlètes

Gestion des événements sportifs


PRESENTATION

Février 2012

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PRESENTATION DU MANUELPR

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Contexte de tenue du Manuel

Objet du Manuel

Le Fédération Royale Marocaine de Taekwondo (FRMT) a décidé de présenter ses comptes selon les normes du plan comptable des associations. Ce plan comptable se réfère aux Code Général de Normalisation Comptable en matière d’informations financières et comptables.

Le Code Général de Normalisation Comptable (C.G.N.C) prévoit parmi les livres et autres supports comptables, un manuel décrivant les procédures et l’organisation lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.

Le CGNC n’a pas arrêté un canevas ou un modèle à suivre lors de la conception d’un manuel de procédures et de l’organisation. L’objectif de ce manuel est de :

répondre aux dispositions du CGNC, constituer pour la Fédération une opportunité d’analyser sa gestion afin de permettre la

compréhension du système de traitement des informations et son contrôle. Il ne s’agit pas d’un manuel complet des procédures mais d’un manuel fournissant,

notamment à un contrôleur externe, les éléments de compréhension du système en place en matière de :

l’organisation générale de la Fédération ; l’organisation du travail au sein de la Fédération; circuit de transmission des informations et procédures appliquées ; règles de comptabilisation et les méthodes d’évaluation ;

Forme duManuel

Aucune précision sur la forme de ce document n’est fournie par les textes législatifs et réglementaires en vigueur au Maroc. La tenue d’un dossier à feuillets mobiles est sans doute la forme la plus appropriée, car elle permet de suivre l’évolution de l’organisation en place. Pour ce faire, il paraît en outre utile de mentionner sur les différentes feuilles de ce document les dates de création et de mise à jour éventuelles, ainsi que l’identité des personnes ayant procédé à ces mises à jour.

Conservation du Manuel

Le CGNC énonce dans son volume 1 que : « le manuel est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte ». Ainsi, le manuel devient un document officiel à conserver pendant la même durée que les pièces et supports comptables. C’est également le cas des mises à jour des procédures existantes : les anciennes procédures doivent être conservées pendant la même durée que les pièces et supports comptables, soit 10 ans.

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PRESENTATION DU MANUELPR

ESEN

TATI

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U M

ANUE

L Le présent manuel comprend 5 parties : • Présentation du Manuel• Présentation de la Fédération• Organisation comptable• Organisation Générale et Fiches de Fonctions• Procédures de gestion

Le manuel se présente sous la forme d’un classeur avec des feuillets mobiles pour une mise à jour facile en fonction de l’évolution de l’activité et de l’organisation de la Fédération. Des feuillets nouveaux pourraient être créés pour décrire des procédures nouvelles, ou se substituer à des feuillets anciens.

La feuille remplacée doit être conservée en annexe du manuel et annotée de la mention “ modifiée et remplacée le ………………. par ………………. ”.

Présentation et fonctionnement

du Manuel


PRESNTATION DE LA FEDERATION

Février 2012

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FICHE SIGNALETIQUEFI

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Dénomination sociale

Historique

Fédération Royale Marocaine de Taekwondo - FRMT

La fédération royale marocaine de taekwondo a été créée en 1981 dans le but de veiller au développement et à la promotion du taekwondo au Maroc.

C'est l'organisme mandaté par l'état et le seul habilité à décerner les titres officiels, représenter les associations auprès des pouvoirs publics et auprès de la commission olympique nationale et les fédérations sportives nationales, continentales et international.

Coordonnées

Téléphone : 0537 67 03 67

FAX: ……………………….

Site Web: http://frmtkd.webs.com

Siège Social Siège des Fédération, Belle Vue, Agdal – Rabat

Principaux Responsables

Monsieur Mohammed EL MANDJRA Président

Monsieur Mohammed NASSIM Secrétaire Général

Monsieur Hicham YOUSSOUFI ALAOUI Trésorier

Intervenants Externes

Monsieur ……………………….. Commissaire aux Comptes

Monsieur ……………………….. Avocat

Monsieur ……………………….. ……………………………..

Relations Bancaires

Banque Adresse Agence

………………….. ………………………………………..;

……………………… …………………………………………

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FICHE SIGNALETIQUEPR

ESEN

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Informations Fiscales

En matière de l’impôt sur les sociétés:• Régime de droit commun pour les opérations à but lucratif.

En matière de la taxe sur la valeur ajoutée:• L’activité de la Fédération se trouve hors champs de la TVA. en conséquence, elle ne

déclare pas de TVA collectée et ne récupère pas la TVA ayant grevé ses achats.

En matière de l’impôt sur le revenu:Pour les salariés permanents : Régime de droits commun.


Organisation Générale

Février 2012

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Organigramme de la FédérationGO

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Bureau Fédéral

PRESIDENT

Comités Permanen

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Trésorier Secrétaire Général

Directeur Administratif

Moyens Généraux

Administration / Service Ligues et

ClubsService

Passeports et LicencesService

AffiliationService

Assurance

Service Tournois et Evénements

SportifsGestionnaire Evénements Nationaux

Gestionnaire Evénements

InternationauxService

Relations Nationales

Service Relations

Internationales

Service Communicati

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Comptabilité

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FICHES DE FONCTIONSFI

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Le président s’occupe de la gestion et de la supervision générale des affaires et des activités courantes de la FRMT.

Il doit :

présider toutes les réunions de la FRMT;

convoquer les membres du comité exécutif aux réunions requises pour discuter et s’occuper des affaires qui concernent la Fédération.

agir en tant que représentant officiel de la Fédération et répondre aux questions urgentes et prendre les mesures nécessaires;

présider les comités et superviser les activités associées à la Fédération ainsi que celles associées aux activités internationales;

établir avec le Trésorier et présenter le Plan de fonctionnement à l’Assemblée Générale Annuelle (AGA);

mettre au point la demande de financement auprès du Ministère de la Jeunesse et des Sports;

fournir un rapport annuel écrit lors de l’AGA mettant en relief les domaines de compétence et les résultats de la Fédération (Rapport Moral et Financier);

s’assurer que les mises à jour sont faites et que les corrections sont apportées au Manuel des procédures et à d’autres documents de la Fédération;

signer toutes les correspondances et les documents de la FRMT ;

superviser les activités du secrétaire général;

superviser les activités de du Directeur Administratif;

superviser les activités du trésorier et passer en revue divers rapports et états financiers;

valider et présenter un Budget de fonctionnement prévisionnel qui sera étudié lors de l’AGA de la Fédération;

Signer avec le Trésorier les chèques de la Fédération pour le règlement des différentes dépenses.

En cas d’absence ou d’empêchement du président, le vice président à est la personne qui doit assurer la relève du président et assumer ses fonctions à titre temporaire.

Prés

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Gén

éral Le secrétaire doit assister à toutes les assemblées générales et à toutes les réunions ordinaires, puis préparer les

procès verbaux et les consigner dans les registres prévus à cet effet.. Le secrétaire doit :

faire parvenir aux membres tous les avis de convocation requis;

diffuser les procès verbaux des réunions aux membres du comité exécutif de la FRMT;

compiler tous les ans des statistiques sur les inscriptions à partir des renseignements fournis par le Directeur Administratif.

exécuter d’autres tâches à la demande du Président.

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Le trésorier doit s’occuper des aspects financiers relatifs au paiement des factures et au suivi des recettes et dépenses de la Fédération. Le trésorier doit :

tenir des documents complets et exacts de tous les dépôts, reçus et versements de la Fédération dans les livres comptables appropriés;

Assurer l’enregistrement de tout l’argent au Crédit du compte bancaire de la Fédération (Versement)

distribuer les fonds de la FRMT selon les instructions du Président en suivant les méthodes recommandées en matière de paiement;

Fournir par écrit au Président les détails relatifs aux transactions financières de la Fédération;

fournir et présenter des états financiers vérifiés lors de l’AGA de la FRMT;

Préparer et présenter au Président le Budget annuel prévisionnel pour l’exercice à venir.

exécuter d’autres tâches à la demande du Président.

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Les attributions du Directeur Administratif se présentent comme suit : Animer et coordonner l’activité de la fédération ; Superviser les travaux réalisés par les différents intervenants au sein de la direction ; Elaborer et mettre en œuvre les outils de gestion ; Etablir le tableau de bord financier et ce en étroite collaboration avec le Trésorier ; Superviser la comptabilité générale ; Mettre à jour le manuel de procédures et d’organisation comptables ; Gérer la relation avec les auditeurs ; Valider les analyses des comptes de la comptabilité générale et les situations comptables périodiques ; Veiller au respect des échéances et obligations légales. Le DA assume trois fonctions principales : Une fonction comptable exercée sous le contrôle d’un expert comptable qui assure l’audit des écritures. Une fonction administrative envers les partenaires de la fédération. Une fonction de gestion du patrimoine particulièrement en ce qui concerne la gestion des immobilisations. Les attributions du Directeur Administratif se présentent comme suit : La fonction comptable Saisir et traiter, de manière exhaustive, tout fait, événement ou situation né dans l’exercice en conformité avec les

principes comptables et fiscaux ; Mettre en place des procédures comptables nécessaires à la sauvegarde et la protection du patrimoine; Mettre à jour le manuel de procédures et d’organisation comptables ; Mettre en place, en concertation avec les autres services et départements, les procédures permettant un meilleur

traitement de l’information comptable ; Superviser la comptabilité générale ; Valider les analyses des comptes de la comptabilité Générale et les situations comptables périodiques ; Récapituler les résultats des traitements comptables de façon claire et sans compensation entre eux ; Organiser les opérations d’inventaire de fin d’exercice (Immobilisations) ; Garantir la transparence et de la fiabilité des traitements depuis leurs origines jusqu’à leur aboutissement aux états de

synthèse ; Préparer les états de synthèse conformément aux règles en vigueur ; Assurer les liens avec l’administration ; Etablir le reporting et les tableaux de bord à l’attention de la Présidence; Gérer la relation avec les auditeurs externes.

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La fonction administrative Le DA est chargé de la gestion des affaires administratives. Il s’agit, en particulier, des problèmes administratifs qui ont trait aux relations avec : • Les ligues et les clubs,• Le Ministère des sports,• Responsable des sites externes. Il gère également tout problème de nature administrative. Ainsi, ses principales attributions administratives sont : • Superviser la relation avec les ligues et les clubs et veiller à l’encaissement de la totalité des cotisations ;• Assurer la relations de la fédération avec le ministère des sports. La fonction de sauvegarde du patrimoine en matière de gestion des immobilisations : Tenir le registre des immobilisations ; Réaliser l’inventaire physique des immobilisations et traduire ses résultats en comptabilité.

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Spor

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Ce service se charge du suivi des événements sportifs nationaux et internationaux dès la planification jusqu’à son bouclage. Ainsi, les principales tâches devant être exécutées par ce service pouvant être résumées comme suit:

Pour les événements nationaux:

• Négocier les tarifs avec tous les prestataires intervenant sur l’événement sportif en question;• Etablir les bons de commandes et les remettre au Directeur administratif pour approbation;• Réceptionner les commandes;• Tenir un fonds de caisse pour les dépenses urgentes;• Classer les justificatifs des dépenses par caisse et les remettre à la comptabilité;• Etablir le budget prévisionnel pour chaque événement planifié;• Valider les notes de frais avant de les remettre à la comptabilité pour règlement.

Pour les événements internationaux:

• Etablir le budget prévisionnel pour les événements sportifs planifiés par la fédération;• Etablir toute réservation de billets d’avions et d’hôtels pour les athlètes;• Suivre les procédures administratives pour l’obtention des visas de voyages;• Assurer le suivi avec la Fédération internationale le cas échéant;• Valider les dépenses personnel avant de les remettre à la comptabilité pour remboursement.

D’une manière générale, ce service se charge du suivi total de l’organisation des événements et des tournois sportifs.

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Ce service assure le lien entre la Fédération et les médias. L’objectif de cette fonction est de communiquer pour assurer l’intervention des médias dans tous événement organisé par la Fédération ou dont elle participe. Les principales taches de ce services se résument comme suit:

• Recueillir (au moyen d'entretiens, réunions, enquêtes, reportages...), vérifier et sélectionner, les informations actualisées relatives à la vie de la fédération, pour les diffuser à l'intérieur ou à l'extérieur.

• Proposer les moyens et choisir les supports de communication.• Concevoir les contenus des messages, avec un langage et un style adaptés.• Mettre en œuvre les actions de communication les plus efficaces.• Assurer les contacts avec les interlocuteurs de la Fédération (internes, externes) et les médias (journalistes...).• Négocier avec les prestataires et les fournisseurs et suivre les productions de documents.• Organiser et gérer les activités matérielles, les dossiers administratifs et budgétaires des actions de communication.

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leService « Passeports et Licences » :

D’une manière synthétique, les principales taches de ce service se résument comme suit:

• S’assurer que chaque adhérent à la Fédération est propriétaire d’un passeport d’adhésion;• Délivrer les licences aux membre de la Fédération;• Tenir l’état des suspens en matière de règlement des passeport et licences et faire le recouvrement le cas échéant;• Communiquer à la comité d’affiliation tout problème d’encaissement;• Proposer en cas de problème le retrait des licences et des passeport auprès des adhérents.

Service Affiliation:

Les principales tâches de ce service se rattachent aux aspects suivants :

• Recevoir les demandes d’affiliation des clubs;• Transmettre ces demandes au comité d’affiliation pour étude du dossier;• Tenir les dossier administratif de chaque affilié et adhérent à la Fédération;• Transmettre les lettres de relances pour versement des cotisations des affiliés;• Assurer l’encaissement de la totalité des frais d’adhésion et rendre compte s’il y a problèmes;• Transmettre à la comptabilité la situation des affiliés pour validation et rapprochement avec les données comptables;• Proposer la radiation des adhérents pour faute de respect du cahier de charges et des disciplines de la fédération;

D’une manière générale, ce service se charge d’assurer la suivi administratif entre la fédération et tous ses adhérents.

Service Assurance:

La Fédération assure le rôle d’intermédiaire entre ses adhérents et les compagnies d’assurances. Ainsi, chaque affilié doit souscrire un contrat d’assurance imposé par la Fédération. Ainsi, cette dernière assure la collecte des fonds pour le paiement des primes d’assurance des adhérents. Ce service se charge principalement de:

• Assurer que tous les adhérents ont souscrits au contrat d’assurance proposé par la Fédération;• Assurer que les fonds encaissés sont versés, par la comptabilité, aux comptes bancaires de la fédération;• Suivre le jour le jour la situation des adhérents en matière d’assurance;• Tenir les dossiers de remboursement d’assurance et assurer le suivi auprès des compagnies;• Recevoir les remboursements compagnies et assurer leur versement à l’adhérent concerné;• Etablir annuellement des propositions pour la renégociation des contrats d’assurance souscrits par la Fédération;• Etablir un suivi le jour le jour pour les déclarations d’assurance et assurer la mise en place d’un état récapitulatif annuel.

Service Relations externes:

La tache principale de ce service se rattache principalement aux relations entre la fédérations et les partenaires nationaux et internationaux.

Partenaires Nationaux:• Ministère de la Jeunesse et des sports;• Comité Olympique;• Les ligues régionales;• Autres tiers (Sponsoring éventuellement).

Partenaires internationaux:• Fédération Internationale de Taekwondo;• Fédération Africains de Taekwondo;• Kukkiwon.

Ainsi, ce service prend en charge toutes les fonctions ayant une relations directes avec l’un de ces partenaires, savoir:

• Suivre les subventions reçues et à recevoir;• Elargir la base de données des sponsors et chercher d’autres ressources pour la fédération;• Faire le point avec le comité olympique marocain sur les événements sportifs dont la Fédération peut y participer;• Communiquer tout événement ou procédure aux ligues régionales;• Faire le point sur les derniers communiqués de la Fédération Internationale de Taekwondo;• Tenir le calendrier des séminaire et conférence régionaux et internationaux (Assemblée générale, Conférence,….);• Faire de suivi des certifications des athlètes marocain auprès de Kukkiwion et délivrer les cartes de certification.

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FICHES DE FONCTIONSCO

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Attributions

Tenir la comptabilité Générale de la fédération conformément aux règles de la loi comptable ;

Veiller à la conformité des états et situations comptables aux règles en vigueur ; Veiller au respect du principe de spécialisation (cut-off).

Générales

Journalières

S’assurer de la comptabilisation de la prestation avant paiement ; Comptabiliser les encaissements des cotisations des clubs et ligues ; Comptabiliser les opérations afférentes aux immobilisations ; Comptabiliser les opérations relatives au personnel ; Comptabiliser les opérations relatives aux événements sportifs

Mensuelles

Comptabiliser toutes les opérations afférentes au personnel et aux organismes sociaux le cas échant;

Assurer de la cohérence entre les données comptables avec les opérations de la trésorerie;

Centralisation mensuelle la trésorerie ; Analyser les comptes bilantiels (Ligues, Clubs et fournisseurs) ; Etablir les états de rapprochements bancaires mensuels et le suivi des régularisations

des instances ; Informer la Direction Administrative pour les comptes qui présentent des soldes

anormaux, en faire le suivi pour régularisation ; Constituer et régulariser les provisions, (charges à payer..) ; Editer les balances mensuelles à la fin de chaque mois; S’assurer de l’exhaustivité de l’imputation des charges et des produits ; S’assurer que toutes les pièces de caisse sont signées et portent les cachets de

règlement et de comptabilisation ; Préparer les demandes de confirmations des soldes aux tiers ;

Trimestrielles

Prépare au DA les situations comptables périodiques comparatives ; Tenir à jour le fichier des immobilisations, calculer et comptabiliser les amortissements

après validation du DA.

Annuelles

Réaliser les éditions comptables annuelles ; Préparer les demandes de confirmations des soldes fournisseurs ; Assister le DA dans l’élaboration des «états comparatifs des comptes de produits et

charges » ; Veiller à la clôture des écritures de fin d’exercice et report à nouveau ; Assister les auditeurs dans le cadre de leur mission ; Etablir les états de synthèse de fin d’année.

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LIEN COMPTABILITE ET AUTRES SERVICES

Services Compta

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Administration

Encaissements

Etats des adhérents

TrésorierTalons des chèquesRelevés bancairesPièces de caisse

Site externeInventaire

des immobilisatio

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Moyens GénérauxFactures d’achats

Notes de frais

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Comités Permanents

Au sein de la Fédération, des comités permanents sont crées. Ils se rattachent, principalement, aux aspects suivants:

• Comité des finances;• Comité de sanctions et récompenses;• Comité de planifications Stratégiques;• Comité de vérifications;• Comité de haut performance;• Comité de développement des arts martiaux.

1. Comité des Finances:

Le comité – Finances, constitue un comité permanent de la Fédération. Il lui fournira son soutien de par ses responsabilités de surveillance en matière de rapports financiers, de politiques, de stratégies et d’activités ainsi que de gestion de risque financier. Il assume ces responsabilités en vertu des politiques approuvées conformes aux principes comptables généralement reconnus.

1.1. Tâches clés:

Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes :

Fournir, sur une base continue, de l'expertise pour améliorer la qualité des discussions du bureau Fédéral au sujet des affaires financières et faciliter la prise de décisions efficaces;

Déterminer le caractère adéquat des contrôles financiers et des procédures financières internes pour la prestation de rapports financiers à l’Assemblée Générale;

Revoir les états de synthèses de la fédération régulièrement; Élaborer des politiques et surveiller leur mise en œuvre afin de protéger les actifs et les sources de revenus de la fédération; Recevoir, s'il y a lieu, des rapports et aviser le bureau Fédéral sur les implications financières de toute enquête gouvernementale matérielle,

tout recours, toute dispute contractuelle ou toute question juridique; Communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral; Valider les budgets annuels; Accomplir toutes les tâches additionnelles conférées par le Bureau fédéral;

1.2. Politique – Responsabilités

Le comité des finances s'occupera de la recherche et de la surveillance des politiques organisationnelles suivantes :

Prestation de rapports financiers; Investissements; Politique sur les dépenses.

1.3. Composition:

Le comité consistera d’un minimum de trois (3) personnes. Chaque membre du comité devra s'y connaître dans le domaine financier, car le conseil juge une telle qualité essentielle. Le trésorier (ou le secrétaire-trésorier, si on a doté ce poste de cette façon) présidera le comité. Au moins l'un des membres du comité devra détenir un titre professionnel comptable reconnu au Maroc.

1.4. Nomination

Le Bureau Fédéral nomme les membres du comité. Ceux-ci y siégeront de leur nomination jusqu'à son remaniement. S'il y a un poste vacant, peu importe la raison, le Bureau Fédéral nommera une personne qualifiée jusqu'à la fin du mandat. Le Bureau Fédéral pourra destituer tout membre du comité.

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Comités Permanents

1.5. Objectifs/livrables:

Revoir les déclarations financières mensuelles de la Fédération, pour confirmer s'il faut fournir des recommandations pour l’apport d’améliorations;

Revoir le budget annuel de la fédération, avant de le présenter au Bureau Fédéral avec l'intention de et recommander les changements appropriés;

Revoir ou établir les politiques et les procédures de l'organisation en matière de réception, de rétention et de résolution de plaintes associées à la comptabilité, à la divulgation financière ainsi qu'aux contrôles internes et aux questions liées aux vérifications;

Revoir les processus ou les procédures de l'organisation en matière de gestion financière et présenter des recommandations à des fins d'amélioration ou d'application des pratiques exemplaires;

Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation.

2. Comité de sanctions et récompenses

2.1. Mandat:

Le comité – Sanctions et récompenses, constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il s'occupe de faire rapport sur les infractions ou les plaintes pour des motifs disciplinaires portées contre des membres de la Fédération. Il cherche également à créer un cadre de travail, que le Bureau Fédéral devra approuver, pour reconnaître et récompenser des membres de l'association.

2.2. Tâches clés:

Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera au moins les tâches suivantes :

• Nommer un comité d'arbitrage pour les événements;• Passer en revue une plainte pour déterminer s'il faut tenir une audience;• Entendre les représentations des parties en cause;• Étudier la cause;• Emettre une recommandation en vue de l'imposition de sanctions à l'endroit d'un ou des membres; s'il y a lieu et si c'est justifiable;• Présenter ses recommandations au Président, qui les approuvera ou les rejettera;• Passer en revue toutes les demandes visant à conférer un honneur ou une récompense à un membre et faire une recommandation au

Bureau Fédéral pour considération ou approbation;


Le comité des sanctions et des récompenses s'occupera de la recherche en matière de politiques et de la surveillance des politiques organisationnelles suivantes :

• Sanctions; • Membre honoraire et membre à vie;• Temple de la renommée et autres récompenses;• Politique sur les appels;• Politiques liées au harcèlement et aux abus.

2.4. Composition

Le comité comportera un minimum de trois (3) personnes. Le mandat du président aura la même durée que celui du président de la Fédération. Ce dernier recommandera les membres du comité.

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Comités Permanents

2.5. Nomination:

Le Bureau Fédéral nomme les membres du comité. Ceux-ci y siégeront depuis leur nomination jusqu'à son remaniement. S'il y a un poste vacant, peu importe la raison, le Bureau Fédéral nommera une personne qualifiée jusqu'à la fin du mandat. Le Bureau pourra destituer tout membre du comité.

2.6. Objectifs/livrables

Le comité des sanctions et des récompenses complètera cette section en conjonction avec le plan stratégique annuel. On s'attend à des objectifs simples, mesurables et assortis d'un calendrier. Les objectifs doivent faire l'objet d'une révision ou d'un renouvellement annuel.

• Elaborer d'un cadre de travail pour la création d’un Temple de la renommée du taekwondo au MAROC et des adhésions honoraires, ainsi que toute autre récompense.

• Formuler et présenter le budget annuel du comité aux fins d'approbation.

• Le Président du Comité, fera acheminer les appels contre les décisions du comité au Président pour établir un comité d'appels ad hoc qui entendra le cas.

3. Comité de planifications stratégiques :

3.1. Mandat

Le comité de planification stratégique constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il lui fournit des recommandations en vue d'apporter des améliorations stratégiques et d’assurer un processus de révision et d'évaluation annuel du plan stratégique tout en améliorant les services aux membres de la Fédération.

3.2. Tâches clés


• surveiller les tendances externes et les enjeux qui pourraient constituer de nouveaux objectifs stratégiques;• revoir annuellement le progrès en vue de l'atteinte des objectifs stratégiques;• revoir annuellement le plan stratégique; déterminer les lacunes et les préoccupations;• recommander des modifications au plan et aux priorités stratégiques;• communiquer avec les membres et les intervenants s'il y a lieu;• communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral;• accomplir toutes les tâches additionnelles qui peuvent de temps à autre lui être conférées par le Bureau fédéral.

3.3. Composition

Le comité comptera un minimum de quatre (4) personnes dont deux seront des directeurs de la Fédération.

3.4 Objectifs/livrables:

• Fournir un rapport annuel aux membres lors de l'AG (Rapport Moral sur la stratégie de la Fédération);• Fournir une liste d'objectifs stratégiques recommandés pour approbation du Bureau fédéral avant l'AGA;• Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation.

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Comités Permanents

4. Comité de vérification:

4.1. Mandat

Le comité – Vérification, constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il lui fournira son soutien de par ses responsabilités de surveillance en matière de vérification et de reddition de compte de la fédération. Il assume ces responsabilités en fonction des politiques approuvées et conformes aux principes comptables généralement reconnus.

4.2. Tâches clés


• Revoir et approuver la portée de la vérification annuelle et les frais de vérification à payer; • recommander tous les ans aux membres de la Fédération la nomination d'un vérificateur;• Informer le Bureau Fédéral promptement de tout problème, enjeu, ou inquiétude relevé par le vérificateur;• S'il y a lieu, discuter périodiquement avec les vérificateurs, sans la présence de la direction, pour obtenir leur avis sur la qualité et le

caractère approprié des principes de comptabilité et les pratiques de divulgation financière de la Fédération, comme appliqué dans sa publication de l’information financière;

• Communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral; • Accomplir toutes les tâches additionnelles que lui confère le Bureau Fédéral;• Formuler des recommandations visant l'amélioration ou l'apport de mesures correctives, s'il y a lieu/si c'est requis, à la suite des

vérifications.

4.3. Autorité:

Le comité agira comme membre du conseil à pouvoir limité. Ainsi, il verra à surveiller le travail du vérificateur externe. Il peut communiquer directement avec les vérificateurs internes et externes.

4.4. Composition

Il comptera au moins trois (3) personnes. Chaque membre devra bien connaître les finances, car le conseil juge de telles qualités essentielles. Le trésorier (ou le secrétaire-trésorier, si on a doté le poste de cette façon) présidera le comité. Au moins l'un des membres du comité devra détenir un titre professionnel comptable reconnu au Maroc.

4.5. Objectifs/livrables

• Recevoir et passer en revue les états financiers vérifiés de la Fédération et en faire rapport au Bureau Fédéral avant la tenue de l'AGA.• Revoir ou établir les politiques et les procédures de l'organisation en matière de vérification.• Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation.

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Comités Permanents

5. Comité Hautes Performances:

5.1. Mandat

Le comité de la haute performance (HP) constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Son mandat consiste à améliorer le programme de haute performance de la Fédération. Jusqu'à ce que l'on ait nommé son président, le comité entreprendra des activités de développement de la HP, s'il y a lieu, pour soutenir les responsabilités opérationnelles du Président.

5.2. Objectif

Établir et conserver une base de politiques robuste, qui permettra au programme de la haute performance de la Fédération de déterminer, de développer et de maintenir des équipes de haute performance qui gagneront avec constance des médailles lors de championnats internationaux sanctionnés par la WTF, des Jeux olympiques et d'autres compétitions d'importance.

5.3. Composition

Le comité sera présidé par une personne nommée par le Bureau Fédéral. Il sera constitué de membres dotés d'une expérience indéniable en développement de la HP. Plus précisément, le comité inclura :

• un médecin, ou tout autre professionnel de la santé (actif ou à la retraite), avec de vastes connaissances en matière d'anatomie, de physiologie et de toute autre discipline associée aux arts martiaux;

• un athlète de l'équipe nationale;• un entraîneur national;• un athlète ayant une déficience (ou, en l'absence d'un athlète de HP ayant une déficience, un intervenant reconnu par le conseil en matière

de personnes ayant un handicap).

Les membres du comité devront être approuvés par le Bureau Fédéral. Le comité pourra créer des sous-comités ad hoc et inclure des membres supplémentaires pour travailler sur des défis spécifiques, s'il y a lieu.

5.4. Tâches clés

Le comité aura pour mandat :

• De maintenir une vision globale en matière d'élaboration de politiques, de pratiques exemplaires et de possibilités à exploiter, et d'apporter des recommandations pour l'amélioration des politiques de la haute performance;

• De surveiller les actions liées au programme d'aide aux athlètes ainsi que le soutien ciblé accordé aux athlètes et de recommander des changements de politiques, s'il y a lieu;

• De surveiller le processus de sélection de l'équipe nationale et de recommander des changements de politiques, s'il y a lieu;• D'accomplir toutes les tâches additionnelles qui peuvent lui être conférées par le Bureau Fédéral.


Le comité de la haute performance s'acquittera de la recherche, de la rédaction, de la surveillance et de la modification active des politiques et des normes liées au développement et au maintien d'un programme de haute performance de classe mondiale pour la Fédération, notamment des politiques liées :

• à la sélection des athlètes de l'équipe nationale; • au perfectionnement et à la certification des entraîneurs;• au perfectionnement et à la certification des arbitres;• aux opérations et à la gestion de compétitions nationales;• aux opérations et à la gestion des équipes nationales; • au programme d'aide aux athlètes et aux critères d'obtention de brevets;• au dopage;• au programme de la haute performance de la Fédération.

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Comités Permanents

6. Comité de développement des arts martiaux:

6.1. Mandat

Le comité de développement des arts martiaux constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il doit soutenir le Président de la Fédération en vue de l'élaboration et de la promotion de tous les programmes de taekwondo de l'Association dans les secteurs suivants :

• Développement des arbitres et des juges;• Certification d'entraîneur;• Accréditation des clubs et des écoles et programmes d'excellence de club et de reconnaissance;• Modèle de développement des athlètes à long terme;• Para Taekwondo en vertu des recommandations du comité permanent en matière de Para Taekwondo;

6.2. Tâches clés

Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes, avec l’aide du personnel de soutien :

• Revoir les recommandations et les plans, comme préparés par le bureau en ce qui a trait au mandat du comité, et procurer une orientation et des conseils pour améliorer les programmes d’arts martiaux;

• Soutenir le bureau afin d'élaborer et de procurer la formation pour les membres dans les domaines suivants, sans en exclure d'autres :• le perfectionnement et la certification des arbitres;• le perfectionnement et la certification des entraîneurs;• l'accréditation des clubs et des écoles;• les enjeux liés au Kukkiwon;• l'élaboration de politiques;• l'élaboration du programme de taekwondo et les services connexes;• le soutien au Président afin de promouvoir les buts et les objectifs aux adhérentes et aux gouvernements;

Le comité agira à titre de groupe consultant auprès du Président sur des sujets connexes à son mandat, au moyen de recommandations officielles dans le domaine de l'élaboration de politiques et de programmes. Le président du comité fera rapport officiellement aux adhérents de l'Association au moins une fois par année dans le cadre d'un rapport écrit.


Le comité de développement des arts martiaux (taekwondo) se concentrera sur la révision et l'élaboration de politiques que le Bureau Fédéral passera en revue, modifiera et examinera en fonction de ce qui suit :

• Programmes d'arts martiaux et de développement;• Développement des athlètes;• Perfectionnement et certification des entraîneurs;• Perfectionnement et certification des arbitres;• Accréditation des clubs et des écoles.


Courrier

Février 2012

25

Objectif

Tout le courrier à destination de la Fédération de quelque nature que ce soit et toute correspondance avec les tiers devrait faire l’objet d’un enregistrement sur un registre tenu par l’assistanat du Président. Cet enregistrement a pour objectif : De protéger la Fédération contre toute perte de documents, D’assurer une exhaustivité des enregistrements, De porter à la connaissance de la direction, en plus des destinataires principaux, toutes les affaires

concernant la Fédération.

EtendueCette procédure s’applique à tout le courrier arrivé et à tout courrier départ de quelque nature que ce soit, y compris le courrier électronique.

Procédure

Dès réception, le courrier doit être enregistré sur un registre d’arrivée, mentionnant : La date de réception,Le nom ou la raison sociale de l’émetteur du courrier,L’objet,Le service et les personnes destinataires.Toute autre information jugée utile. Le courrier doit être tamponné, porter la date et le numéro chronologique de réception. Le courrier comptable doit être remis au Directeur Administratif. Ce courrier comprend généralement : les documents émanant des banques, les factures fournisseurs et,les autres tiers.

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Le courrier émis par la Fédération à destination de l’extérieur, doit faire l’objet d’enregistrement par l’émetteur dans un registre courrier départ. Ce registre comporte les rubriques ci-après : Numéro d’ordre ; Date ; Destinataire ; Objet. Le courrier départ doit être signé ou visé par une personne autorisée.

Une copie du courrier départ doit être classée au niveau de l’assistanat de la Présidence et au niveau de l’émetteur. La Direction Administrative supervise la rédaction et la saisie, sous traitement de texte, de tout le courrier comptable. Le courrier doit être remis aux personnes habilitées pour signature. Le courrier expédié est, ensuite, doit être archivé dans le classeur appelé “courrier départ” accompagné de l’accusé de réception du destinataire.

26

Procédure

Le courrier électronique concerné par cette procédure correspond aux e-mails se rattachant aux opérations de la Fédération. Cette procédure a pour objectif d’assurer la sauvegarde de tous les courriers ayant une relation directe avec la comptabilité de la Fédération. Ce courrier peut émaner des : Sources externes : • Organismes financiers ;• Auditeurs externes ;• Ministère ;• Clubs et Ligues• Avocats ;….. Sources internes : • Présidence ;• Secrétaire Général;• Trésorier;• Directeur Administratif ;• Autres services. La Fédération dispose de deux types de boîte de réception du courrier électronique : Une, personnel gérée par chaque intervenant et portant généralement son propre nom ;

L’autre boîte est gérée par le secrétariat de de la Présidence. Tous les messages qui arrivent dans la boîte de la Fédération peuvent être redirigés vers d’autres adresses électroniques. Le secrétariat est chargé de dispatcher le courrier reçu selon son importance aux différents services de la Fédération. Ainsi, tous courriers ayant une importance significative, doit être transformé (imprimé) en courrier papier et classer au niveau du secrétariat selon la procédure décrite ci-dessus.

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Achats

Février 2012

28

étape Principales règles de gestion

Règles de

gestion

Prévisions

Chaque année et dans le cadre de la procédure budgétaire, il sera procédé à l’établissement des prévisions annuelles en matière d’achats. La fonction moyens généraux procède à la centralisation de toutes les demandes.

Le programme prévisionnel des achats doit être validé par les responsables de chaque service, la Direction Administrative, Trésorier et la Présidence

Forme

Tous les achats seront matérialisés par un bon de commande afin de :

Formuler correctement les biens et / ou les services demandés, Garantir la conformité des biens et services achetés à ceux qui sont demandés, Faciliter le contrôle des entrées.

Seules les articles justifiés par un Bon de Commande dûment signé et cacheté seront autorisés à l’accès.

Principe de

séparation de

pouvoirs

29


Règles de gestion

Principe de séparation

de pouvoirs

Le Contrôle se fait par la multiplication des intervenants et la séparation des pouvoirs

pouvoir budgétaire d’engager la dépense pouvoir de choix du prestataire pouvoir d’engagement pouvoir de valider la réception pouvoir d’approuver la facture et de déclencher le paiement

Le contrôle se fait également par le jeu des délégations de signature

La séparation des pouvoirs permet d’assurer les objectifs suivants : le besoin est validé le fournisseur non choisi par celui qui émet le besoin la réalité de la prestation / de la livraison est contrôlé par une personne

autre que celle qui a passé la commande

Déontologie à respecter

La déontologie se concrétise par des actions faciles à justifier ; par exemple:

ne pas demander à un fournisseur de soumissionner si on ne le considère pas comme valable

donner le même niveau d'information aux différents fournisseurs pressentis

faire jouer ouvertement et loyalement la concurrence considérer comme confidentielle toute information fournie par le

fournisseur ne pas tirer avantage des erreurs du vendeur répondre rapidement au vendeur et lui expliquer les raisons de ses choix

La déontologie est une nécessité pour bien travailler :

l'acheteur doit garder la confiance de sa hiérarchie, de ses interlocuteurs internes et des fournisseurs

cette confiance s'obtient par la lisibilité de sa politique d'achat

Codification des articles

Les articles doivent être codifiés par groupe, famille et sous famille afin de faciliter la saisie informatique et d’éviter l’existence de deux articles similaires et difficiles à repérer

30

Nature des achats


Nature des Achats

Il est indispensable de traiter les achats selon trois volet différents car les acteurs sont différents:

Caté

gorie

s

• Achats relatifs à l’exploitation normale de la fédération

• InvestissementsAchats généraux

• Achats événementsAchats

d’événement sportifs

Acte

urs

Achats généraux• Faits par le Responsable

des moyens généraux sous contrôle du Directeur Administratif

Achats d’événements sportifs

• Faits par la Direction Administratif sous la

supervision du Trésorier

31

III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION


ACHA

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Type

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Les achats de biens et services peuvent être faits :

soit directement par bon de commande

soit par appel d’offre

soit par marchés cadres

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ACHA

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Cette procédure a pour objet de décrire les modes de déroulement des opérations d’achats de biens et services consommables.

La procédure concerne tous les achats effectués par la fédération centralisés au niveau du service moyens généraux.

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Internes Président

Trésorier

Directeur Administratif ou responsables des services concernés

Le Service moyens généraux

Comptabilité

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Les fournisseurs

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étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES

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Validation du besoin

Besoins programmés :

Cette procédure permet d’exprimer un besoin, de le qualifier et de faire circuler la demande d’achat pour validation par les différents intéressés. Une demande d’achat (DA) doit être validée pour émission d’un bon de commande ou refusée pour un motif explicite.

Le Directeur Administratif valide ou refuse la DA établie par le demandeur. Il doit s’assurer que le besoin est bien réel malgré qu’il est bien programmé.

La validation budgétaire vient pour confirmer le besoin en faisant la comparaison entre la DA et l’engagement budgétaire.

Besoins non programmés:

Les besoins non programmés doivent être justifiés par l’utilisateur et son chef hiérarchique le cas échéant. L’accord de la Présidence est obligatoire .

Contrôle a posteriori des dépenses et actions de recadrage à faire par le Trésorier

Immobilisations:

Les achats des immobilisations à faire par le service moyens généraux sont suivis par tous les intervenants: Directeur Administratif, Trésorier, Secrétaire Général et le Président.

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PROC

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LANCEMENT DE LA

COMMANDE

Le demandeur prépare une demande d’achat afin d’exprimer son besoin. Cette demande est adressée au Directeur Administratif pour approbation et puis transférer au service moyens généraux.

Ce service procède à la préparation d’une demande de consultation pour les articles à acheter.

Après réception d’au mois 3 devis, le responsable des moyens généraux procède à la saisie des consultations et établit un tableau comparatif des différents devis.

Le choix du fournisseur est fait par le DA pour tout les montant inférieur à ……….., au-delà de ce montant, le choix doit obligatoirement être fait par le Président (ou le Secrétaire Générale).

Le bon de commande est établi sur la base du choix de la Direction et il est signé par le responsable des moyens généraux et par le Directeur Administratif.

Le Bon de commande doit être daté et doit comporter les conditions et les délais de paiement

Le Document est envoyé au fournisseur choisi

Le Dossier Achat doit comporter tous les éléments de base:

DA signée et validée Devis fournisseurs (Minimum 3) Tableau comparatif des devis signé par le Directeur Administratif ou le

Président Le Bon de Commande signé par le DA et le Responsable des moyens

généraux

SUIVI DE LA COMMANDE

La commande est prise en charge par le Responsable des moyens généraux: Relance de la commande en de retard

Les modifications apportées à la commande pour les produits programmés doivent être signalées au Directeur Administratif et faire l’objet d’un accord écrit.

Les modifications apportées à la commande pour les produits non programmés doivent être acceptées par le DA, le Trésorier et le Président et faire l’objet d’un accord écrit.

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PROC

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RECEPTION DE LA COMMANDE

La Réception de la commande se fait en présence du Demandeur, du Responsable des moyens généraux et du représentant du Fournisseur.

Un contrôle quantitatif et un autre contrôle qualitatif sont faits par les présents en faisant un rapprochement par rapport à la commande.

Suite à ce contrôle, le Bon de Livraison (BL) Fournisseur est signé par le Responsable des moyens généraux.

Une fois le BL signé, un Bon de Réception est préparé par le Responsable des moyens généraux.

Le Bon de Réception est signé par toutes les personnes intervenantes dans l’opération (Utilisateur, Responsable moyens généraux)

Le Bon de Livraison Fournisseur et le Bon de Réception sont classés dans le dossier achat concerné en attendant la réception de la facture Fournisseur.

RECEPTION DE LA FACTURE

Les factures sont déposées au Bureau d’Ordre qui les transfère après enregistrement au Responsable moyens généraux.

Un premier contrôle de conformité est effectué : N° de la facture Date de facturation Prix facturés Quantités Validité de la facture:

• Taxe professionnelle• Identifiant fiscale

La Facture est classée dans le dossier achat «avec la mention « Bon à Payer » et il est transmis au Directeur Administratif pour contrôle.

Le dossier est transmis par la suite à la comptabilité pour comptabilisation.

Une copie est remise au Trésorier pour effectuer l’opération de règlement.

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PROC

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APPEL D’OFFRES

Il existe des cas où il est impératif de passer par un appel d’offres au lieu du choisir des fournisseurs directement et passer par le BC direct.

Dans ce cas, Il faut procéder à la rédaction d’un cahier des charges en collaboration avec le service demandeur :

Préparation des termes de références et du cahier de charges qui doivent être explicites et doivent garantir la qualité de l’achat et sécuriser la transaction d’achat

Le Dossier est vérifié par le DA, le Trésorier et le SG, approuvé par la Présidence et l’appel d’offres est lancé.

Lorsqu’il s’agit d’appel d’offres ouvert, un avis de publicité est inséré dans les journaux au moins 3 semaines avant la date d’ouverture des plis. Lorsqu’il s’agit d’une consultation restreinte des fournisseurs, le choix des fournisseurs à consulter s’appuie sur une base de données Fournisseurs référencée et mise à jour périodiquement par le responsable des moyens généraux. La consultation doit être faite auprès d’au moins trois fournisseurs.

A la fin de la réception des appels d’offres, une commission de dépouillement est constituée pour l’analyse des offres: Une note Financière est établie pour chaque concurrent. La commission de dépouillement est composée du responsable concerné par les achats, du responsable des moyens généraux, du DA, du secrétaire Général et le Trésorier.

En parallèle une autre commission (en cas de besoin) est constituée pour analyser le volet technique; il s’agit de la commission technique . Une note technique est établi pour chaque concurrent.

La note fine, le PV et le tableau comparatif sont établis sous forme d’un projet de PV d’adjudication. Cette opération est effectuée par la commission de dépouillement.

La validation du projet d’adjudication est faite par le Président.

Elaboration du contrat de collaboration et signature du fournisseur adjudicataire. Ce contrat est signé par le Président

Réceptionner les produits et/ou services: Vérification qualitative et quantitative de la livraison par rapport au BC et contrat tout au long de la période d’exécution.

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PROC

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CONTRATS CADRES

Dans le cadre budgétaire, il faut procéder au recueil des besoins en achats susceptibles d’être satisfaits par le biais de contrats cadre.

Analyse, traitement et détermination des besoins valables pour plusieurs entités et consolidation en fonction de :

Leur nature, Les quantités à acheter, Les dates souhaitables d’achat.

Le DA élabore en collaboration avec le Service moyens généraux un programme annuel d’achat, résumant l’ensemble des achats à effectuer par contrat cadre et précisant les durées prévisionnelles des contrats et le soumet à la validation du trésorier et le Président.

Le Service moyens généraux et le Service Demandeur procèdent à la détermination des termes de références et le cahier de charges qui doivent être explicites et qui doivent se conformer au programme annuel d’achat.

Vérification des dossiers de consultations. Le lancement des consultations, le dépouillement et l’analyse des offres se réalisent conformément à la procédure Achats par appel d’offres ouvert ou restreint.

Sur la base du PV de dépouillement et suite à la validation du choix du contractant cadre, négociation des termes du contrat avec le Contractant cadre afin d’affiner :

Les caractéristiques techniques du produit Les conditions spécifiques d’exécution de la prestation. Les délais maximaux de réponses, Les dates prévisionnelles d’approvisionnement, Les clauses spécifiques du contrat.

Etablissement des contrats cadre en 4 exemplaires. Le contrat cadre établi est envoyé au Contractant pour signature et soumis par la suite à la validation et signature de la Présidence.

Suivi et évaluation:

Respect de l’exécution des contrats cadre :

• vérifier l’épuisement des contrats, • s’assurer du respect des dates et quantités contractuelles de

livraison, • vérifier la validité restante des contrats en cours.

Etablir l’état de suivi des contrats cadre

Annuellement, évaluation les Contractants, déterminant ainsi ceux reconduits et les conditions de reconduction. Une notation est donnée à chacun des Contractant. Mise à jour également la base de données Fournisseur

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V- ACHATS EVENEMENTS SPORTIFS


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Vue l’importance qui pourra constituer les achats rattachable aux événement sportifs, il s’est avéré indispensable de traiter cette rubrique séparément tout en sachant que le centre acheteur est : le Service moyens généraux.

Cette procédure a pour objet de décrire les modes de déroulement des opérations d’achats de telle nature.

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Président

Secrétaire Général

Trésorier

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Responsable des moyens généraux

Comptabilité

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étape Achats événements sportifs

PROC

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Besoins programmés :

A l’occasion de la préparation du budget annuel, la Fédération fixe les événements qu’elle organisera et dont elle participera courant l’année suivante. La fixation de ces événements se fera en collaboration avec le Directeur Technique National (DTN). Sur cette base, la commission Finance fixe les achats rattachables à chaque événement (Y compris les frais de déplacement)

Cette procédure permet d’exprimer un besoin, de le qualifier et de faire circuler la demande d’achat pour validation par les différents intéressés. Une demande d’achat doit être validée pour émission d’un bon de commande ou refusée pour un motif explicite.

Le Responsable du service Evenements valide ou refuse la DA établie. Il doit s’assurer que le besoin est bien réel malgré qu’il est bien programmé.

La validation budgétaire vient pour confirmer le besoin en faisant la comparaison entre la DA et l’engagement budgétaire.

Besoins non programmés:

Les besoins non programmés doivent être justifiés. L’accord de la Présidence est obligatoire .

Contrôle a posteriori des dépenses et actions de recadrage à faire par le Trésorier

Pour l’achat des « Médailles et Trophets » et après réception d’au mois 3 devis, le Responsable des moyens généraux procède à la saisie des consultations et établit un tableau comparatif des différents devis.

Le choix du fournisseur est fait par le Service Evénements et le DA.

Le bon de commande est établi sur la base du choix de la Direction et il est signé par le Directeur Administratif et le Trésorier

Le Bon de commande doit être daté et doit comporter les conditions et les délais de paiement

Le Document est envoyé au fournisseur choisi

Le Dossier Achat doit comporter tous les éléments de base:

DA signée et validée Devis fournisseurs (Minimum 3) Tableau comparatif des devis signé par le DTN et DA Le Bon de Commande signé par le SG et le Trésorier.

BON DE COMMANDE

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étape Achats de publicité et communication

PROC

ESSU

S

La Réception de la commande se fait en présence du Responsable des moyens généraux , du responsable du service communications et du représentant du Fournisseur.

Un contrôle quantitatif et un autre contrôle qualitatif sont faits par les présents en faisant un rapprochement par rapport à la commande.

Suite à ce contrôle, le Bon de Livraison Fournisseur est signé par le Responsable des moyens généraux après l’aval du services communication

Un fois le BL signé, le Bon de Réception est préparé

Le Bon de Réception est signé par tous les présents (Responsable des moyens généraux , DA et DTN )

Le Bon de Livraison Fournisseur et le Bon de Réception sont classés dans le dossier achat concerné en attendant la réception de la facture Fournisseur.

LANCEMENT DE LA

COMMANDE

RECEPTION DE LA FACTURE

Les factures sont déposées au Bureau d’Ordre qui les transfère après enregistrement au Responsable des moyens généraux (RMG).

Un premier contrôle de conformité est effectué par le RMG: N° de la facture Date de facturation Prix facturés Quantités Validité de la facture:

• Taxe Professionnelle• Identifiant fiscale

La Facture est classée dans le dossier achat avec la mention « Bon à Payer » et il est transmis au DA pour contrôle.

Le dossier est transmis par la suite à la comptabilité pour comptabilisation.

Une copie est remise au Trésorier pour effectuer l’opération de règlement.

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VI- ACHATS D’URGENCE

étape CAS D’URGENCE

PROC

ESSU

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Compte tenu de l’urgence de certains achats, une procédure spéciale est mise en place pour subvenir à ces besoins

Le caractère d’urgence est validé par le DA et représente l’exception et non pas la règle.

Le Bon de Commande est établi le Service moyens généraux, signé et validé par le DA et adressé directement aux fournisseurs.

Les fournisseurs à contacter sont des fournisseurs agréés et figurent dans la liste des fournisseurs choisis par la Présidence.

Outre la liste des fournisseurs sélectionnés, une liste tarifaire par produit est éditée pour comparaison.

La livraison et la remise de facture sont identique à celle de la procédure achats généraux par bon de commande. (voir ci-haut)

BON DE COMMANDE

ACHAT URGENT


Immobilisations

Février 2012

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Objectif La procédure a pour objet de décrire les règles de base à respecter lors du traitement des immobilisations.

Etendue

La procédure d’immobilisation couvre toutes les étapes : de choix et décision d’investissement, de réalisation de l’investissement, de suivi de l’immobilisation et de

cession de l'immobilisation. La démarche poursuivie par la fédération relative aux mouvements des acquisitions, des cessions et de

mise en service des immobilisations ; La procédure de la tenue de l’inventaire d’immobilisation ; Les personnes habilitées d’approuver les décisions relatives à la gestion

Procédure

L’achat des immobilisations revêt un caractère exceptionnel de par sa nature et son montant. De ce fait, toute acquisition d’immobilisation acquiert une attention particulière avant tout engagement d’achat. Le besoin en immobilisations doit s’insérer dans le cadre de la politique d’investissement fixée par la Présidence (budget d’investissement). L’accord écrit de la direction Administratif en fonction du budget est indispensable pour le lancement de la procédure d’achat.

La procédure d’acquisition d’immobilisation dépend de la valeur d’acquisition et l’importance de l’investissement. Deux procédés peuvent être retenus : Appel d’offres, Consultation de plusieurs fournisseurs (au moins trois devis). Le deuxième procédé reste le plus adapté à la Fédération. LANCEMENT DE LA COMMANDE Après réception des devis de trois fournisseurs, les offres sont étudiées par le directeur Administratif et le Trésorier. Le choix du fournisseur est matérialisé sur un tableau comparatif indiquant l’identité du fournisseur et les paramètres de l’offre. Dès que le choix du fournisseur est opéré, un bon de commande doit être établi par le Responsable des moyens généraux en trois exemplaires. Ce bon de commande constitue l’acte officiel engageant la Fédération vis à vis du fournisseur. Il est revêtu de visa de la direction. une copie est adressée au fournisseur par fax, les deux copies sont conservées par la fédération. RECEPTION DE L’IMMOBILISATION La réception de l’immobilisation doit être approuvée par un responsable compétent, et confirmée par un bon de livraison fournisseur. Avant de procéder à tout règlement, le rapprochement des termes stipulés dans le devis (ou l’appel d’offres), et la facture du fournisseur est nécessaire.

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Procédure

JUSTIFICATION DES MONTANTS IMMOBILISES Un dossier “ immobilisations ” comprenant tous les éléments relatifs à la justification des montants immobilisés doit être constitué. Il doit contenir les devis, bon de commande, bon de réception, facture, carte grise, contrat d’achat, pièce de règlement ..... TENUE DES FICHES D’IMMOBILISATIONS Une fiche doit être tenue par type d’immobilisation. Cette fiche contient un bon nombre d’informations nécessaires à la justification des immobilisations. CONTROLE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Un inventaire physique exhaustif des immobilisations doit être effectué à la clôture de chaque exercice sous la responsabilité de la direction. Cet inventaire permet de : s’assurer de l’existence réelle des actifs immobilisés, apprécier leur état de fonctionnement, constituer une base pour une mise à jour de l’actif immobilisé. FICHIER DES IMMOBILISATIONS Le fichier des immobilisations constitue la récapitulation des fiches des immobilisations, et rapproché avec l’inventaire physique et les données de la comptabilité. Le fichier et les tableaux d’amortissement sont tenus par le Comptable. CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS Toutes les immobilisations, hors aménagements et installations, détenues par la fédération doivent faire l’objet d’une codification alphanumérique : 3 premières lettres indiquant le sigle de l'école ;2 lettres indiquant le site ;2 lettres indiquant la localisation de l'immobilisation à l'intérieur du site4 chiffres indiquant le code de la famille comptableun code article en trois chiffreset le rang de l'article. Pour les aménagements, le code est le n° de la facture d’acquisition. CAS DES IMMOBILISATIONS EN LEASING Ces immobilisations doivent être inventoriées et codifiées (code spécifique) au même titre que les autres immobilisations de GSR.

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Procédure

JUSTIFICATION DES RESTRAITS Les immobilisations a retiré du patrimoine de la société doivent être identifiées individuellement.

La proposition de retrait doit être établie par le Responsable de service concernés et doit être obligatoirement motivée.

Le retrait des immobilisation est de deux nature:

Cession d’immobilisation, Mise en rebut.

Pour le deuxième cas, le responsable des moyens généraux doit établir une proposition de mise en rebut devant être adressée à la DA et la Présidence pour approbation.

La mise en rebut est justifiée généralement par un procès verbal signé par la Direction.

En ce qui concerne les cession d’immobilisations, le responsable des moyens généraux identifié le lot a cédé et consulté les acheteurs potentiels. Les proposition de prix doivent être adressées à la DA et le Président pour validation.

Après fixation du prix de transfert, le Responsable des moyens généraux en informe la comptabilité qui prépare une facture de vente et s’assure de l’encaissement du prix de cession.

La comptabilité procède par la suite à la traduction comptable de l’opération de retrait de l’actif immobilisé de l’immobilisation cédée.

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Gestion des Ressources Humaines

Février 2012

N.B: Les intervenants actuels au niveau de la Fédération sont des personnes détachées. Cette procédure a été élaborée dans un souci de développement de l’organisation actuelle de la fédération et dans une perspective de recrutement des nouveaux salariés et ce suite à la création des nouveaux services régis par le présent Manuel.

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I-Planification des besoins


Planification du besoin

Règles principales

Le cadrage des ressources humaines doit être issue des orientations stratégiques définies tant au niveau de la structure

Il faut s’assurer de l’adéquation entre le cadrage des ressources humaines avec le dimensionnement des postes de travail et tenant compte notamment de l’apport du système d’information dans le plan de charge de chaque poste.

Chaque année, et à l’échéance de préparation des budgets annuel, la Direction Administratif doit procéder à un cadrage des ressources humaines.

Les prévisions et le cadrage doivent être centralisés.

La planification des besoins doit porter sur les éléments suivants :

- la nature des postes à pourvoir- les qualifications techniques requises- le timing prévu pour l’opération- les éléments de salaires- la fonction concernée par le recrutement

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II- Procédures détaillées

étape Gestion des recrutements

Recrutement du personnel

permanent

Expression du besoin

L’expression des besoins peut être automatique en fonction des prévisions générales des différentes fonctions. Dans tous les cas, l’expression du besoin doit intervenir suffisamment à l’avance pour tenir compte des modes et des contraintes rattachés à la finalisation de l’opération. L’expression des besoins doit être formalisée par écrit (demande) précisant les éléments suivants :

le poste à pourvoir

Indications quant au profil demandé

Ébauche du descriptif de poste

Délais souhaités

Mode proposé pour le recrutement

Cette lettre doit être signée par le responsable de la fonction et la hiérarchie adressée au Directeur Administratif.

Règles principales

Existence d’un besoin réel et découlant du cadrage général approuvé par la Présidence dans le cadre du budget annuel

Les procédures de recrutement ont été respectées sans privilège

Le salaire proposé appartient à la grille des salaires et répond au poste – profil demandé

Bonne application des procédures en matière du mode et de constitution des commissions

Respect des délais

Validation des références morales des candidats avant engagement

Insertion des clauses de protection (période d’essai, préavis et surtout confidentialité et mobilité au niveau des services de la fédération)

Revue et validation de la lettre d’engagement par la Présidence

Assurance de la personne juste au moment de son engagement

Toutes les pièces nécessaires sont fournies par le candidat et sont valides

49




permanent

Prospections

La centralisation des besoins est effectuée par le Directeur Administratif qui est chargé d’étudier la demande formulée et informer la Présidence.

Centralisation du besoin

Cette demande est acheminée au Trésorier pour validation du poste budgétaire.

Après validation du poste budgétaire, l’approbation de la demande est faite par la Présidence.

L’approbation du besoin

Le Responsable hiérarchique procède à la recherche du profil requis en consultant les CV reçus, les annonces des demandes d’emploi:

Annonces CV ANAPEC Ecoles Cabinets de recrutement

Etablissement d’une liste des candidats présélectionnés analysés

Validation de la liste des candidats à convoquer pour entretien

Contact des candidats retenus et préparation d’un échéancier pour les entretiens est effectué dans les meilleurs délais par le responsable hiérarchique et le Directeur Administratif

Le Responsable hiérarchique établit un rapport d’appréciation du candidat et précise les revendications salariales

Sélection des candidats à convoquer pour une réunion avec la Présidence.

Présélections

50




permanent

Pré-embauche

Le Directeur Administratif procède à la Convocation des candidats retenus par la Présidence

La Direction effectue la sélection définitive après un entretien individuel avec les candidats

Une appréciation finale écrite doit être établit et contenant les appréciations finales sur le candidat retenu.

Sélection

Préparation de la lettre d’engagement

Ouverture d’un nouveau dossier administratif relatif au nouveau employé comprenant toutes les informations de base relatives à la personne: nom, prénom, nouveau matricule, n° CIN.

De plus le dossier est alimenté par les pièces demandées au nouveau employé.

Préparation du contrat de travail mentionnant toutes les conditions de l’ordre d’embauche

Le Président contrôle et signe le contrat d’embauche

Prise effective du travail pour une période d’essai conventionnelle normalement de 3 mois.

Déclaration à la sécurité sociale durant le premier mois de travail et remise de la carte de travail. Pour les travailleurs étrangers il faut introduire une demande auprès du Ministère de l’Emploi

A la fin de la période d’essai, Avis des responsables hiérarchiques et présentation à la Présidence pour prise de décision :

Avis Favorable: Lettre de confirmation adressée à l’employé l’informant qu’il fait partie du personnel permanent.

Avis Défavorable: Lettre adressée à l’employé l’avisant de la rupture du contrat: motif période non concluante + copie dans le dossier RH

Période d’essai

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étape Contrôle de présence

Gestion des présences

et suivides

absences hors congés

Présence

Concordance entre l’état de la paie et la situation des présences

Concordance entre la situation des congés, les absences et les éléments de la paie.

Règles principales

Récupération quotidienne des fiches de pointage.

Récupération des Plannings quotidiens des heures de travail de la journée

Contrôle et établissement de l’état de présence

Remise de la copie validée de l’état de présence

Tableau de bord mensuel établi par DA regroupant tous les événements du mois

Les chefs de services émettent un Bon d’Absence Autorisée relatif à chaque personne avec la mention du motif, de la durée, et de la date

Les concernés justifient leur absence: certificats médical, décès d’un proche etc.

Détermination des absences autorisées, justifiées et des absences non autorisées. Classement des document par dossier

Le Responsable Moyens Généraux établit un état des absences autorisées et non autorisées hors congés

Demande de justification des absences non autorisées répétitives:

Les concernés sont dans l’obligation de justifier les absences

Suivi des absences hors

congés

52

III- Procédures détaillées

étape Gestion du temps

Gestion des présences

et suivides

absences hors congés

Catégories d’absences

Absence non autorisée et non justifiée : Il s’agit des absences sans motif valable et sans autorisation préalable. Un

questionnaire doit être rempli et la réintégration de la personne doit être soumise à l’autorisation préalable de son supérieur hiérarchique. Les sanctions disciplinaires à appliquer varient en fonction du motif avancé, des antécédents et du nombre de jour d’absence.

Absence préalablement autorisée et justifiée: Les autorisations d’absence doivent être limitées au strict minimum et en

fonction des motifs justifiant ces absences. En tout état de cause, l’autorisation préalable est formelle et doit être demandée sauf dans des circonstances spéciales. Les personnes habilitées à autoriser les absences sont :

- Le Directeur Administratif pour les Cadres - Les Cadres pour les agents placés sous leurs responsabilités Absence non préalablement autorisée et justifiée:

- Il s’agit principalement des absences de maladie ou autres motifs justifiant ces absences. La personne concernée est obligée d’informer rapidement son responsable direct et justifier son absence dans un délai de 48h.

- Les absences pour cause de maladie doivent être justifiées par un certificat médical délivré par un médecin.

Toute absence dépassant une journée doit être déduite du salaire.

Chaque absence préalablement autorisée doit donner lieu à l’établissement d’une autorisation d’absence en trois copie signées par la personne habilitée.

Mesures

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GESTION DES AVANCES

Les avances doivent être accordées en fonction des nécessites et de la situation financière de la Fédération

Chaque avance doit donner lieu à une autorisation sur la base d’une demande formulée par la personne concernée, revue par le responsable hiérarchique et validée par le DA et le Trésorier.

Autorisation des avances

Suivi des avances

Un état mensuel des avances doit être établit par le Trésorier.

Ce rapprochement doit être formalisé et présenté la Présidence pour visa.

Classement des

demandes d’avance

Les demandes d’avance doivent être classées pour la préparation de la paie dans le chrono des éléments de la paie du mois et en cas de contrôle .

54


étape Avances en numéraires

Gestion des avances

Processus

Respect des limites financières

Respect des limites en fréquence

Contrôle sur la prise en charge dans la bonne période

Formalisation des contrôles de concordance entre les montants décaissés (financier) et l’état de suivi des avances (paie)

Règles principales

Le salarié établit une demande d’avance en numéraire validée par son responsable hiérarchique: date, montant, bénéficiaire et motif de la demande

Le Directeur Administratif vérifie : le motif de l’avance l’existence d’avances ou prêts encours Le montant demandé: est <40% du salaire

Rajout de toutes les informations nécessaires dans la demande d’avance et validation préalable de cette demande avant de la remettre au Trésorier pour validation définitive.

Etablissement d’un chèque par le Trésorier qui validé et signé le Président.

Accusés par le demandeur de la réception de l’avance demandée;

Remise de l’accusé de réception à la fonction Comptable pou suivi.

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GESTION DE CONGES

Les demandes de congés sont établies et signées par le personnel

demandeur et visées par leurs supérieurs hiérarchiques.

Les demandes de congés doivent parvenir au DA au moins une semaine avant le départ de l’intéressé.

La saisie de la demande de congé intervient systématiquement après l’émission de la demande de congés pour permettre le suivi des congés payés.

Les demandes de congés une fois approuvées donnent lieu à l’établissement d’un titre de congé qui sera signé par le Directeur Administratif.

Demande de congés

Droits de congés

Les droits au congé payés au sein de la Fédération sont ceux conformes au code du travail au Maroc

En aucun cas un salarié ne peut partir en congé payé sans avoir acquis 6 mois d’ancienneté

Les prévisions de congés annuels doivent être établies par les responsables des services et approuvées par la Direction Administrative.

Le Service comptable doit établir en début d’année, le nombre de jours pouvant être pris par chaque salarié ainsi que le bilan en fin d’année.

Les congés cumulés ne doivent en aucun cas dépasser la durée légale.

A la fin de chaque semestre un état par fonction et activité est établi par le comptable faisant apparaître les éléments suivants :

- droits de congés - congés consommés - reliquat à prendre


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LA PAIE

La paie du personnel est préparée sur la base de la présence du mois. La présence prise en considération couvre la période du début jusqu’à la fin du mois. La paie est informatisée et traitée en totalité par le service comptable hiérarchiquement lié au Directeur Administratif

Préparation de la paie

Les données variables concernant la présence, les retenues et autres

doivent être établis mensuellement sur la base des documents probants

Une concordance entre le comptable et le DA doit être effectué pour pointer la bonne prise en charge de ces éléments dans la bonne période.

Des contrôles par sondage doivent être effectués pour valider la bonne prise en charge des éléments variables.

Les retenues pour la Sécurité Sociale sont obligatoires pour l’ensemble du personnel à partir de la date d’embauche .

Distribution de la paie

La paie doit être éditée au plus tard le 30 du mois. La délivrance des bulletins de paie est une obligation légale ainsi que la

tenue des livres de paie . Le personnel dont le salaire net est inférieur à 3 000 DH peut être payé par

chèque ou par espèce. Les personnes nouvellement recrutées qui n’ont pas encore ouvert de comptes bancaires peuvent bénéficier de cette procédure. Le même traitement est réservé au personnel stagiaire

Le personnel dont le salaire net est supérieur à 3 000 DH doit être payé par virement bancaire.

Le personnel concerné par ce mode de paiement est obligé d’ouvrir un compte bancaire et de le communiquer dans un délai d’un mois à la comptabilité.

Le paiement par chèque est réservé aussi pour le paiement du solde de tout compte concernant le personnel quittant définitivement la fédération

Chaque bulletin de paie doit être signé par chaque employé.

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LA PAIE

Contrôles périodiques sur les éléments fixes

Etablissement et explication des variations d’un mois sur l’autreContrôle de

la paie


Procédure Budgétaire

Février 2012

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Planification du besoin

Etablissement par le Trésorier en concertation avec le Directeur Administratif et Directeur Technique National des propositions budgétaires qui doivent être transmises au comité Finance, au plus tard le 15 novembre de chaque année.

Les propositions budgétaires doivent être assorties des hypothèses retenues pour leur établissement et des objectifs recherchés, et doivent être présentées en 3 chapitres :

Le personnel, Les charges de fonctionnement (courantes), Les investissements et grosses réparations. Les prévisions de charges d’investissement doivent être annotées d’un code de priorité 1, 2, 3 ou 4 selon

le degré d’urgence de leur engagement :

1 : nécessité absolue, 2 : grande utilité, 3 : utilité moyenne, 4 : utilité secondaire. Les prévisions budgétaires doivent être, dans la mesure du possible, valorisées et justifiées par des devis

des fournisseurs.

Examen du budget

Les prévisions budgétaires sont examinées par un comité présidé par le Président et toute modification demandée doit être opérée par le Trésorier. Ce comité doit s’assurer que les prévisions budgétaires reçues sont raisonnables, quantifiées et valorisées correctement.

Elaboration du budget

Tenant compte des remarques formulées par le comité de budget, le Trésorier établi le budget global prévisionnel. Ce budget doit être détaillé par poste et par dépense. Le budget définitif est présenté à la Présidence et au Bureau Fédéral pour approbation.

Règles de présentation

du budget

Afin de faciliter la consolidation et le traitement des propositions budgétaires, la présentation doit se faire selon le canevas général présenté ci-après.

60

II – Règles de présentation et suivi


Le budget des frais de personnel est basé sur l’existant d’une part, et sur les besoins en effectif d’autre part. Les effectifs existants, ainsi que les sureffectifs éventuels seront repris par fonctions principales. Pour les besoins en effectif, Le Directeur Administratif doit présenter une note de présentation justifiant ce besoin.


du budget(Suite)

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Elles comprennent essentiellement : Les prestations extérieures de services n’ayant pas de caractère régulier (soit

particulièrement l’entretien et réparation des équipements, espaces verts, bâtiments, infrastructures, et ouvrages) ne pouvant pas être effectués par le personnel de la Fédération. Ces opérations sont définies et valorisées pour chaque « équipement » ou « ouvrage », en tenant compte de l’expérience passé et de l’état actuel de l’immobilisation concernée.

Les opérations d’abonnement relatives à des services courants (tels que locations, eaux,

électricité, téléphone, assurance, contrat d’entretien,…etc). Pour ces prestations, les propositions budgétaires feront ressortir nécessairement les éléments suivants :

L’objet de la prestation, Les zones desservies et / ou les bénéficiaires, Les références (N° de police, référence du contrat,…), la date de passation et

d’expiration du contrat, Le montant (conventionnel ou estimé selon les cas) et la périodicité des

échéances. Les frais divers (frais bancaires, photocopie,…) feront également l’objet des fiches de

prévisions individualisées et valorisées.

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Pour les prévisions d’investissements et les grosses réparations, trois cas peuvent se présenter, savoir : Cas des opérations reportées du budget d’équipement N-1 : Il s’agit des opérations retenues au budget d’investissement de l’exercice N-1 mais qui ne peuvent être engagées sur ce même exercice (pour cause de changement de priorité, contraintes de délais de mise en vigueur,…etc). L’indication de ces opérations nécessite le passage en revue systématique de tous les postes budgétaires d’équipement N-1 en spécifiant la date réelle ou probable d’engagement. Ceci permettrait d’arrêter les postes budgétaires N-1 qui seront reportés à l’exercice N.

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Cas des projets en cours de réalisation ou déjà engagés dans le cadre du budget N-1 et antérieurs : Pour ces opérations, il y a lieu de mettre à jour les prévisions initiales en fonction des données réelles sur le chantier et d’en effectuer l’évaluation sur cette base. Une attention particulière doit être accordée aux phases de mise en service de ces immobilisations et des effets induits qu’elles impliquent. Prévisions initiales (quantité physique, valeur), Etat actuel de l’avancement du projet (engagement, réalisation physique,…), Etat prévisible à fin N-1, Engagement complémentaire à contracter éventuellement (avenant), Date prévue de réception et de mise en service. Cas des projets nouveaux à budgétiser pour la première fois : Ceux-là feront l’objet de fiche de projet dégageant les principaux éléments de jugement : Opportunité du projet :

Deux cas peuvent se présenter : Projet visant au maintien de l’outil de travail. Il s’agit en fait des investissements qui visent au remplacement

d’équipement ou ouvrages existants, mais vétustes ou posant des problèmes liés à la sécurité. En particulier, les grosses réparations font partie de cette catégorie.

Projets neufs visant à l’accroissement de la productivité du personnel.

Dans les deux cas, une note de présentation fera apparaître clairement l’intérêt de l’investissement doit être jointe au budget prévisionnel.

Consistance du projet :

Il s’agit d’un descriptif sommaire du projet dont l’objectif est de donner une idée claire de son contenue. En particulier : Les éléments physiques quantifiés qui détermineront la base de la valorisation, Le coût du projet, La date souhaitée de son démarrage, La durée probable des travaux, éventuellement, Les principales phases,… etc.

Effets induits du projet : Soit en particulier les contraintes d’environnement qu’il impliquerait, les coûts de fonctionnement et de maintenance qui lui sont liés.


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Lors de la préparation du Budget annuel, le Directeur Technique National avec les responsables des services événements propose les événements devant être organisés par la Fédération ainsi que ceux dont l’équipe nationale doit y participer. Cette proposition doit couvrir l’année à venir.

Ces propositions doivent au préalable être validées par une commission constituée pour cet effet.

Après approbation de ces propositions, le Trésorier en concertation avec le Directeur technique National procède à la préparation du budget de dépense.

Ce budget doit être détaillé par événement.

En ce qui concerne les déplacement de l’équipe nationale pour les compétitions internationales, le Trésorier doit dans la mesure où possible détailler les dépenses qui seront supportées par la Fédération.

Ces dépenses se rattachent généralement au poste budgétaires suivants:

Frais de Visas, Billet d’avion, Frais de déplacement, Hébergement et transport,…

Pour les événements organisés localement, le Trésorier doit détailler les frais à supporter par la fédération par nature de dépenses (Indemnité de déplacement, Hébergement, Médailles,….).


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Suivi du budget

Le suivi des engagements est assuré par le Directeur Administratif, sous le contrôle du Trésorier. Le Directeur Administratif établit des situations mensuelles à l’attention du bureau fédéral. Il est chargé d’expliquer toute variation significative entre les réalisations et les prévisions budgétaire.


Procédure Archive

Novembre 2011

64

Principales règles de gestion

Objectif

La gestion des archives comptables et financières se fonde une procédure de classement et d’archivage des documents comptables et définit les différentes états et documents émis et reçus par le service comptable et, leur mode d’archivage en fonction des objectifs et des attributions que leur sont attribuée dans l’organisation de la société. Cette procédure a pour objet de rappeler le cadre légal de conservation des pièces comptables et de décrire, les principes et modalités d’archivage.

Principes de conservation

Modalités

Les pièces comptables conservées sont les pièces originales. Il est rappelé à ce sujet : Qu’une photocopie n’a pas de valeurs juridiques que si elle est certifiée conforme par l’autorité

juridique compétente. Qu’un fax, contrairement au télex, n’a pas de valeur juridique et risque à la longue de s’effacer. Afin de permettre un classement et une recherche ultérieurs plus aisée, le comptable doit faire apparaitre

dans le libellé les écritures nées de la comptabilité de la pièce, le numéro de la pièce, la référence du journal, les numéros d’identification des autres documents auxquels se rapporte la pièce considérée, savoir le numéro de facture, numéro de chèque, etc …

Il appartient au comptable : De veiller à la stricte application des procédures d’archivage, De conserver les boites d’archivage d’une manière qui permet l’accès facile à tout moment aux

documents comptables.

Intervenants

Directeur général Directeur Administratif et Financier Comptables Auditeur Interne

Sur le plan civil, cette conservation, notamment en matière de recouvrement de créance est de 10 ans.

Sur le plan comptable, la loi 44-03 relative aux obligations comptables des commerçants stipule dans son article 22 ce qui suit « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ».

L’archivage, la conservation et la restitution, la demande des documents comptables est de la responsabilité du DAF.


Affiliation

Février 2012

66

Objectif La présente procédure a pour objectif de décrire les démarche à suivre pour l’affiliation de chaque nouveau club à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

Procédure

Tout Club désirant s'affilier doit adresser à la Fédération une demande d'admission signée par le propriétaire (ou le Gérant), établie sur les imprimés préparés par la Fédération.

Cette demande doit être accompagnée par les éléments suivants:

• Nom, Siège social, numéro de téléphone du Club. Le nom et l'adresse du site où auront lieu les entraînements,

• Couleurs et insignes du Club,

• Nom de l'enseignant et tous renseignements concernant celui-ci, notamment le numéro de son diplôme. L'enseignant doit être titulaire d'un diplôme délivré par la Fédération ou d'un diplôme permettant l'enseignement du Taekwondo ,

• Statuts et le cas échéant le règlement intérieur du Club ,

• Récépissé de l’autorisation d’exercer délivré par la commune,

• Règlement de la cotisation annuelle à la Fédération.

Les demandes d’affiliation sont adressées au service « Affiliation». Ce dernier procède au contrôle du dossier d’affiliation avant de le remettre à validation par le Directeur Administratif. Ce dernier doit s’assurer que le dossier est complet et doit donner son avis par rapport à la solvabilité des propriétaires ou Dirigeants.

Un comité d’affiliation est constitué au sein de la Fédération ayant pour objectif d’examiner toutes les demande d’affiliation. Ce comité est présidé par le ………………………………….

Ce comité doit s’assurer que le club demandant l’affiliation répond clairement au cahier de charge fixé par la Fédération.

La décision est de deux natures:

• Une acceptation de l’affiliation. Dans ce cas, le Club est référencé au sein de la Fédération et une attestation d’affiliation à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo est délivrée. Cette attestation doit être signée par le Président et elle doit mentionner le n° interne attribué au Club.

• Dans le cas où la demande d’affiliation est refusée. Le comité doit préciser clairement les motifs de rejet et doit demander au Club en question de se confirmer au cahier de charge avant de présenter sa demande pour réexamen.

Il est à préciser que le refus de la demande d’affiliation n'entraîne aucun remboursement total ou partiel de la cotisation annuelle.

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Procédure

Le Service « Affiliation» doit tenir un dossier par Club affilié à la Fédération.

Ainsi, chaque club affilié doit respecter le règlement interne de la Fédération et payé ses cotisations annuelles dans les délais.

Le défaut de respect des obligations incombant au Club peut entrainer la radiation de son affiliation.

Dès le non respect d’un club des règles internes de la Fédération, le service « Affiliation» doit lui notifier une lettre de mise en demeure par laquelle lui demandant de respecter le règlement interne de la Fédération et lui donnant un délai pour régulariser sa situation. Cette lettre doit être signé par le Président.

Passer le délai fixé par ladite lettre, le Service « Ligues et Clubs » transfert le dossier du Club au Directeur Administratif qui doit provoquer une réunion du comité d’affiliation pour statuer sur le sort du Club.

Dès l’approbation de la radiation du Club de la Fédération, une lettre est préparée par le service « Affiliation» et adressé au Club concerné pour lui informer qu’il ne fait plus partie de la Fédération.

Il est à préciser que la radiation du Club de la Fédération n’entraine pas l’abandon des cotisations non versées par ce dernier.

La fédération pourra, après mise en demeure, procéder au recouvrement de la cotisation par les voies d'exécution forcée. La Fédération pourra également engager une procédure disciplinaire à l'encontre du club débiteur.

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Procédure de Gestion des adhésion du Kukkiwon

Février 2012

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Objectif

Cette politique sert à s'assurer que toute personne ou tout groupe représentant La fédération lors d'un événement officiel de Taekwondo ou d'un événement sanctionné par l'organisme (international) à la demande de celui-ci est admissible aux remboursements suivants UNIQUEMENT lorsque préapprouvé par le Président. On doit présenter un formulaire de demande au Président ou, en son absence, au trésorier, avant de procéder à une réservation.

Toutes les demandes de remboursement des dépenses doivent être soumises AU PLUS TARD 30 jours après celles-ci. Les dépenses soumises après ce délai NE SERONT PAS traitées. Le formulaire officiel de remboursement des dépenses de La fédération doit être présenté au Président ou à son remplaçant en plus des reçus originaux aux fins d'examen et d'autorisation.

La politique s'applique à toutes les dépenses énumérées ci-dessous.

Déplacement par avion

Afin de maintenir les coûts au plus bas, les demandes doivent être effectuées 21 jours avant l'événement. Les voyages en Classe Affaires ne seront pas remboursés, sauf dans le cas où la personne est prête à payer la différence entre le billet et le tarif économique à la Fédération avant la réservation ou au moment de celle-ci.

Déplacement par train

Lorsque les membres de fédération voyagent par train plutôt que par avion, on doit utiliser la Classe Économie pour les voyages de ……………..heures et moins. On permettra de choisir la 1ère Classe pour les voyages de plus de …………..heures. Tous les voyages en train doivent recevoir une approbation préalable du Président ou du Directeur Administratif pour être admissible à un remboursement.

Utilisation d'un véhicule Personnel

Pour les voyages de moins de ………kilomètres par jour, on remboursera l'utilisation d'un véhicule personnel au taux de ……..Dhs par kilomètre parcouru.

Les personnes qui utilisent leur propre véhicule dans le cadre des activités commerciales au nom de la Fédération doivent avoir une assurance responsabilité de …………………Dhs et doivent en fournir la preuve à la Fédération avant l'utilisation du véhicule.

La police d'assurance de la fédération ne s'applique que si la réclamation effectuée résultant d'un accident dépasse l'assurance responsabilité de ………………….Dhs des personnes concernées.

Transport en commun

On encourage les personnes en déplacement à emprunter le transport en commun s'il y a lieu lorsqu'ils voyagent dans le cadre des activités commerciales de la Fédération dans une ville disposant d'une infrastructure de transport en commun adéquate. On remboursera le coût des billets d'autobus en fonction de l'information présentée dans le rapport sur les dépenses sur l'emplacement de la réunion. Aucun reçu n'est requis. La fédération ne remboursera pas le coût du transport en commun ou d'autres modes de transport pour le déplacement entre le domicile et le travail des employés.

Taxis

On remboursera les frais encourus pour les taxis dans le cadre d'activités commerciales au nom de La Fédération en vertu de la présentation des reçus.

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Hébergement

Lorsque les personnes voyagent au nom de la Fédération dans le cadre d'activités commerciales non associées à un événement, on doit choisir un hôtel à proximité du bureau ou de l'endroit visité. La fédération paiera jusqu'à un maximum de ……. Dhs dans les hôtels marocains . Le Services événements pour sa part sera responsable de l'hébergement à l'extérieur du pays.

Lorsque les personnes assistent à un événement, l'hébergement doit normalement être réservé à l'hôtel où a lieu l'événement. Si on désire effectuer d'autres arrangements, le remboursement maximal équivaudra au taux qu'on aurait facturé à l'hôtel où a lieu l'événement, au taux associé à cet événement.

Lorsque les personnes assistent à un événement de la fédération, elles doivent partager l'hébergement, s'il est payé par celle-ci , sauf s'il s'agit du président. Les personnes qui souhaitent profiter d'un hébergement simple doivent payer à l'avance ou au moment de la réservation et pourront réclamer 50 % des frais associés à cette chambre avec taxes à titre de remboursement.

Si les personnes choisissent de prolonger leur visite pour des motifs personnels, la Fédération ne remboursera que les frais associés à la portion des activités commerciales. Les nuits d'hébergement additionnelles constitueraient une dépense personnelle. Cependant, le voyage à destination de l'endroit et le voyage de retour représenterait une dépense d'affaires puisque les frais de voyage ne sont pas touchés par le prolongement de la visite, tant que les arrangements sont effectués avant le voyage. Toute modification apportée aux vols après avoir fait les arrangements initiaux de voyage se fait aux frais de la personne qui devra payer ceux-ci avant ou au moment de la réservation.

La Fédération ne s'objecte pas à ce que les membres de la famille voyagent avec les participants; toutefois, toute dépense associée deviendra la responsabilité du membre de la famille.

Repas

Dans le cadre de voyages individuels, les directives suivantes doivent être suivies pour le remboursement des dépenses associées aux repas :

Déjeuner – maximum de ………DhsDîner – maximum de ………..DhsSouper – maximum de ………Dhs

Le maximum quotidien remboursable quotidiennement équivaut à ………Dhs . Si le frais d'un repas (par exemple le déjeuner) dépasse la limite minimale quotidienne, on pourra compenser cela en payant moins pour le dîner ou le souper. On requiert des reçus pour le remboursement des repas. Ce taux est mis à jour annuellement.

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MODELE NOTE DE FRAIS


Procédure de Gestion des adhésion du Kukkiwon

Février 2012

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La Fédération Royale Marocaine de taekwondo constitue la fédération sportive nationale marocaine reconnue par la World Taekwondo Federation (« WTF ») et le Comité National olympique Marocain (CNOM). Elle gère le taekwondo au Maroc à sa discrétion. La FRMT doit déterminer les conditions d'adhésion ainsi que les normes applicables de conduite à appliquer au sein des Ligues. Elle doit exiger la normalisation de la désignation et de la certification, des critères et des normes d'adhésion, des droits des clubs et de leurs membres, ainsi que de tout autre aspect pertinent en vertu de ses règlements (et de ceux de la WTF par extension). Elle peut également insister sur le traitement équitable des membres et de toute autre personne impliquée dans le taekwondo.

Objectif :

Cette procédure a pour objectif:

• De fournir à la Fédération les moyens afin d'assurer la compétence, l'habileté, l'équité et le développement du sport et de l'art du taekwondo au MAROC en veillant :

à l'utilisation d'exigences de base internationalement connues par l'entremise de la certification Kukkiwon et de l'inscription auprès de La FRMT;

à ce que les athlètes, les entraîneurs et les arbitres puissent participer, de façon complète et équitable, et ce, en toute sécurité, aux événements sanctionnés par La Fédération;

à ce que La FRMTconserve des dossiers et des renseignements complets afin d’assurer un développement convenable et de promouvoir le taekwondo, de tenir des événements où prévalent équité et sécurité, ainsi que pour des motifs de divulgation et pour le maintien correct de la certification Kukkiwon de tous les adeptes du taekwondo au Maroc.

• De permettre à la Fédération de fournir reconnaissance et avantages aux athlètes de ceinture noire au Maroc en s'assurant de leur inscription, tout comme celles des adeptes, des instructeurs, des Maîtres, des Grands Maîtres, des arbitres et des entraîneurs, auprès de la Fédération.

Certification Dan ou Poom pour les ceintures noires au Maroc:

Avancement des ceintures noires

Nonobstant toute exigence initiée localement pour son avancement (par exemple, tel que le requiert un Maître d'école ou un Grand Maître), un candidat à n'importe quel niveau de certification Dan ou Poom au Maroc doit :

• satisfaire les exigences de Kukkiwon, • présenter et inscrire son examen de ceinture noire Dan ou Poom et en maintenir le statut auprès du Kukkiwon par

l'entremise de la FRMT.

Athlètes avec ceinture noire déjà certifiés par Kukkiwon

Nonobstant toute exigence initiée localement pour son avancement (par exemple, tel que le requiert un Maître, un Grand Maître, une école ou tout autre organisme), tous les adeptes avec ceinture noire certifiés par Kukkiwon au MAROCet dont la certification n'est pas inscrite auprès de la FRMTdoivent :

• présenter et inscrire leur certification de ceinture noire Dan ou Poom et en maintenir le statut auprès du Kukkiwon par l'entremise de la Fédération;

• uniquement maintenir ou modifier leur certification Kukkiwon avec Kukkiwon par l'entremise de la Fédération.

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Procédures et obligations dans le cadre d'une demande

Aux fins de clarté, La fédération s'est dotée d'une politique ayant force exécutoire pour tous ses membres et ceux dont les activités sont de son ressort à titre de fédération nationale au MAROCreconnue par la World Taekwondo Federation.

Les organisations membres ayant droit de vote devront s’y conformer tout comme les membres, et les instructeurs, Maîtres et Grands Maîtres qui agissent sous leurs auspices, ou qui sont assujettis à leur direction, à leur contrôle, à leurs règles ou à leurs règlements :

On exige que toutes les demandes de certificats de ceinture noire Kukkiwon (Dan ou Poom) soient soumises par l’entremise de la FRMT dans les 90 jours suivants la réussite des exigences en matière d'examen par la personne.

Traitement des demandes et frais d'inscription

La FRMT facilitera le traitement de toutes les demandes Dan et Poom reçues selon les étapes suivantes :

s'assurer que l’instructeur, le Maître ou le Grand Maître, s'il y a lieu :• détient les niveaux de certification d'instructeur requis dans le cadre des normes de la FRMT pour récompenser les

demandeurs;• figure au registre national de la Fédération de ceintures noires certifiées par Kukkiwon;• soit membre en règle de la Fédération.

vérifier les demandes pour qu'elles soient complètes et exactes et aviser le Maître ou le Grand Maître que les demandes sont remplies et qu'elles ont été acheminées à Kukkiwon aux fins de traitement;

cheminer les demandes complètes et exactes à Kukkiwon et traiter le paiement associé à celles-ci;

retourner toute demande incomplète et inexacte aux Maîtres et aux Grands Maîtres;

après la réception des certificats du Kukkiwon, la fédération enregistrera les certificats au registre national de ceintures noires certifiées Kukkiwon de la FRMT;

acheminer les certificats Kukkiwon enregistrés au Maître ou au Grand Maître et aviser les demandeurs de leur réception et de leur traitement.

La Fédération exige des frais pour le traitement et l'inscription des demandes et des certificats Dan et Poom.


Procédure de Gestion des Passeports et Licences

Février 2012

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Dans le cadre de son activité, la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo émet des licences et des passeports pour les pratiquants. Ces licences et passeports permettent aussi bien l’identification que le suivi de la progression de leur titulaire. Seuls les titulaires de ces documents, à jour, peuvent revendiquer le statut de pratiquant officiel du Taekwondo au Maroc. Ces documents devront être réclamés lors de l’inscription et la participation de chaque combattant à l’occasion de chaque compétition.

Dans ce cadre, une liste permanente sera tenue à jour par le service « Licences et Passeports » faisant mention des éléments suivants : Nom et prénom de chaque pratiquant ; Ligue d’affiliation de chaque pratiquant ; Club d’affiliation de chaque pratiquant ; Numéro de licence de chaque pratiquant ; Numéro de passeport de chaque pratiquant ; Première saison d’affiliation. Il est donc nécessaire d’assurer un suivi et une certification de la réalité de ces documents afin de permettre le bon suivi du paiement des cotisations et charges pesant sur les pratiquants officiels. Pour ce faire, la procédure suivante devra être suivie par les organes et services de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo. Constitution d’un dossier au début de chaque saison:

Chaque pratiquant souhaitant obtenir ou renouveler une licence et un passeport devra constituer le dossier suivant : 2 photos d’identité ressemblantes permettant l’identification claire et non ambigüe du pratiquant ; Une copie légalisée de sa CIN ; Un certificat médical dont le libellé devra être conforme au modèle ci-dessous ; Le paiement de la cotisation d’un montant au moins égal à la part due à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo ; Le paiement de la quote-part incombant au pratiquant de la prime d’assurance couvrant la pratique du Taekwondo dans le

cadre des structures fédérales et des structures des clubs affiliés à la Fédération ; En cas de renouvellement, l’original de l’ancienne licence et du passeport dont le pratiquant est titulaire. Ce dossier devra être remis au club affilié auprès duquel le participant souhaite être affilié. Aucun autre mode de transmission ne sera accepté. Le certificat médical visé ci-dessus devra être rédigé comme suit (en français ou en arabe) : « Je soussigné [nom du médecin], médecin exerçant à [adresse du cabinet médical], certifie que [nom du pratiquant] ne présente aucune contre-indication à la pratique du taekwondo en compétition. » Réception du dossier par la Fédération Le dossier sera transmis par le club sous enveloppe cachetée au service « Licences et Passeports » de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo. Le service compétent devra tenir un registre sur lequel sera mentionné, dès réception des dossiers venant des clubs, la date, le nom et les pièces jointes pour chaque demande de licence.

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Instruction des dossiers

Chaque dossier sera instruit comme suit, selon qu’il s’agit d’une demande de renouvellement de licence ou d’établissement d’une nouvelle licence : Si le dossier concerne un renouvellement de licence :Un contrôle des pièces jointes sera fait afin de vérifier la cohérence des éléments d’identification communiqués par le pratiquant (photos, copie de la CIN, licence à renouveler et numéro du passeport). En cas d’incohérence, le dossier sera rejeté et le pratiquant sera invité à formuler une demande de nouvelle licence.

En cas de cohérence, le dossier fera l’objet d’une fiche pour la saison sportive à venir ou en cours (en cas de demande de licence en cours de saison). Cette fiche devra inclure les éléments suivants : La saison sportive concernée ; L’identité du pratiquant ; Le certificat médical ; Le justificatif du paiement de toutes les sommes dues, avec le total payé et la ventilation des sommes perçues ; Une photo agrafée sur la fiche copie de la CIN. Si le dossier concerne une nouvelle licence :Un nouveau dossier de pratiquant sera établi par le service « Licences et Passeports » de la Fédération. Ce dossier comprendra les éléments suivants : L’identité du pratiquant ; Ses dates et lieux de naissance ; La fiche visée ci-dessus. Si un élément est manquant ou s’il n’est pas conforme à l’utilisation qui doit en être faite, la Fédération devra demander au pratiquant, par l’intermédiaire du club, toutes les informations nécessaires à l’ouverture du dossier. Etablissement de la licence et du passeport Une fois l’instruction du dossier achevé, si la demande de renouvellement est conforme ou si l’ensemble des pièces requises ont été communiquée pour l’établissement d’une nouvelle licence, le service « Licences et Passeports » de la Fédération établira une licence au nom du pratiquant mentionnant les éléments suivants : Le nom et le prénom du pratiquant ; La date de naissance du pratiquant ; Le club auprès duquel le pratiquant a déposé sa demande de licence, auquel le pratiquant appartient ; La saison sportive pour laquelle la licence est valide ; La date d’établissement de la licence ; Le numéro du passeport attribué au pratiquant. Parallèlement, un passeport sera établi, dont les pages 2 et 3 seront remplies par le service « Licences et Passeports » et une photo du pratiquant sera collée en page 3 et revêtue du cachet de la Fédération. Le timbre de licence sera également collé sur la page 4 du Passeport pour la saison à venir ou en cours (en cas d’attribution de licence en cours de saison). La liste des pratiquant licenciés est mise à jour par le service « Licences et Passeports » si nécessaire. Les licences et passeports dûment établis et remplis sont ensuite remis aux clubs concernés afin que ces derniers les remettent aux pratiquants. Cette remise pourra être faite en mains propres contre reçu faisant état de liste des documents reçus ou par voie postale. Cette remise est à la charge du service « Licences et Passeports » de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.


Procédure relative a la lutte anti dopage

Février 2012

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Le dopage étant une pratique aussi déloyale à l’égard des licenciés respectueux des règles que dangereuse pour la santé des

athlètes qui s’y prêteraient, la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo entend lutter contre ce fléau qui gangrène le sport

mondial. Cette lutte sera organisée selon les standards médicaux en vigueur et dans le respect des procédures suivantes.

Modalités des contrôles anti-dopage

A l’occasion des événements organisés par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo elle-même, il pourra être réalisé un

ou plusieurs tests anti-dopage sur tout athlète désigné par le représentant de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo

présent ou par le staff médical chargé de l’encadrement et de l’assistance des athlètes présents et participants à l’événement

concerné.

Les prélèvements, de quelque nature qu’ils soient, seront réalisés sous la supervision et la responsabilité d’un représentant du

laboratoire d’analyse agréé et reconnu nationalement ou internationalement dans le cadre de la lutte générale anti-dopage. La

liste des laboratoires marocains agrées est fixée annuellement par le comité de développement des arts martiaux.

Résultats des contrôles anti-dopage

Les analyses seront réalisées conformément aux critères nationaux et/ou internationaux, selon l’événement au cours duquel les

prélèvements ont été effectués.

Les résultats des analyses seront communiqués à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo qui sera seule compétente

pour décider des sanctions à prendre à l’égard des athlètes pour lesquels le contrôle aura été positif. Toutefois, si un athlète était

déclaré positif sur un premier échantillon, aucune sanction ne pourra être prise avant l’analyse du second échantillon,

conformément aux règles internationales en vigueur.

Si les résultats sont positifs, le dossier de l’athlète et transféré par le Directeur Administratif au Comité de sanctions afin de

pouvoir l’examiner et prendre les mesures nécessaires rentrant dans le cadre de ses fonctions.

Les résultats pourront être publiés à la discrétion de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo ou à la demande de toute

personne ayant fait l’objet d’un contrôle, chacun pour son cas personnel.


Procédure relative à la Gestion des Assurances

Février 2012

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Dans le cadre de son activité, la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo expose ses licenciés ou est exposée à des risques

divers (blessures, mise en jeu de la responsabilité civile en général…), au Maroc et à l’étranger, dans le cadre des compétitions

internationales. Il est donc nécessaire, afin de garantir une certaine sécurité pour la Fédération et pour les licenciés, de souscrire

les polices d’assurances nécessaires.

Un service a été constitué à cet effet au sein de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo, sous la responsabilité du

Directeur Administratif.

Pour mener à bien et veiller à la bonne couverture des responsabilités engagées, la procédure décrite ci-après devra être suivie.

La négociation et la conclusion des polices

Le service « Assurances » devra établir la liste exhaustive des polices d’assurances que la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo doit souscrire pour bénéficier d’une couverture nécessaire et satisfaisante. A titre indicatif et sans que cette liste ne

soit limitative, cela inclura les polices nécessaires à l’obtention des visas pour les licenciés participant à des compétitions

internationales à l’étranger, à la protection des licenciés qui se blesseraient ou qui seraient blessés à l’occasion de la pratique du

taekwondo dans le cadre des structures des clubs affiliés à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo ainsi qu’à l’occasion

des compétitions et événements organisés directement par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

Ces polices seront négociées dans leurs termes et conditions par le service « Assurances », en relation et sous la supervision

directe du Directeur Administratif, annuellement. A cette occasion, les différentes compagnies seront mises en concurrence à

l’occasion de chaque renouvellement, dans le respect du préavis de résiliation légalement dû.

Les polices devront prendre effet au plus tard le premier jour suivant l’échéance de la précédente souscription afin de permettre

une continuité parfaite des couvertures pour les bénéficiaires.

Les ligues seront informées des couvertures incluses dans les polices souscrites. Elles devront en informer les clubs qu’elles

supervisent.

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Suivi de la mise en œuvre des polices

Etablissement de la liste des personnes couvertes par les polices souscrites

Le service « Assurances » devra établir et mettre à jour la liste exhaustive des personnes couvertes ou à faire couvrir par les

polices d’assurances souscrites par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

Cette liste sera établie suite à la communication par chaque club de la liste des licenciés qui leur sont rattachés. Chaque

modification dans la liste devra être communiquée dans les meilleurs délais par les clubs.

Une liste fédérale, regroupant tous les licenciés de tous les clubs de toutes les ligues, sera établie par le service « Assurances ».

Cette liste sera communiquée à la compagnie d’assurance auprès de laquelle les polices ont été souscrites afin de permettre le

calcul et/ou les mises à jour du montant de la prime à acquitter.

Recouvrement des cotisations et paiement des primes

Le service « Assurances » est chargé de vérifier, avec toute la collaboration des ligues et des clubs affiliés à la Fédération

Royale Marocaine de Taekwondo, que chaque licencié s’est effectivement acquitté des sommes dues au titre de l’assurance et

que ces sommes ont bien été reversées à la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

Tout impayé impliquera refus d’attribution ou de renouvellement de la licence. En cas d’impayé survenant après l’émission de la

licence, cette dernière pourra être suspendue par le service « Licences et Passeports » sur simple avis interne du service

« Assurances ». Cette suspension sera notifiée au club auprès duquel le pratiquant a souscrit sa licence.

Les sommes recouvrées devront être reversées à la compagnie, au titre des primes dues, au moins une fois par mois quand des

sommes ont été perçues. Le rythme du reversement ne devra toutefois en aucun cas aboutir à une prise d’effet tardive de la

couverture ou à une suspension des couvertures souscrites auprès de la compagnie d’assurance sélectionnée. Tout paiement

effectué à la compagnie d’assurance devra être accompagné de la liste des personnes couvertes mises à jour, mettant en

évidence les personnes nouvellement ajoutées et celles retirées de la liste par comparaison avec la précédente liste, que la

communication soit faite en début de saison sportive ou en cours de saison sportive.

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Gestion des sinistres

Lors de la survenance d’un sinistre couvert par l’une des polices d’assurance souscrite par la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo, le club auprès duquel le licencié ayant subit le sinistre ou le club ou la ligue ayant la charge de l’événement au

cours duquel le sinistre est intervenu (entraînement, compétition, transport, stage, passage de grade…) doit en informer par écrit

et sans délai le service « Assurances » de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo. Cette information devra inclure les

éléments suivants :

Le nom, le prénom et le numéro de licence de chaque licencié concerné ;

Le lieu de survenance du sinistre ;

Les circonstances dans lesquelles le sinistre est intervenu ;

La nature et l’importance estimée des préjudices subis ;

La signature du représentant du club ou de la ligue ayant rédigé le document d’information ainsi que, si possible, celle de

chaque licencié concerné.

En cas de survenance d’un sinistre à l’occasion d’un événement organisé directement par la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo, le document d’information sera directement établi par le représentant de la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo présent et transmis directement au service « Assurances », au plus tard un jour ouvrable à compter de la

survenance du sinistre.

Le service « Assurances » de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo devra, dans un délai ne pouvant excéder deux

jours ouvrables à compter de la réception, procéder à la déclaration du sinistre auprès de la compagnie d’assurance

garantissant les préjudices. Le service « Assurances » assistera les licenciés victimes et représentera la Fédération Royale

Marocaine de Taekwondo au cours de la procédure d’instruction menée par la compagnie d’assurance saisie y compris en cas

d’expertise judiciaire.

Les sommes perçues au titre de l’indemnisation des victimes seront reversées par la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo, à l’initiative et sous le contrôle du service « Assurances » qui devra veiller à ce que chaque victime perçoive

effectivement les sommes qui lui sont dues. Le reversement devra être réalisé dans les meilleurs délais, la Fédération Royale

Marocaine de Taekwondo n’ayant pas vocation à conserver ces fonds pour une durée supérieure à celle strictement nécessaire

à la vérification de la réception des fonds et à leur reversement aux personnes à qui elles sont dues in fine.


Procédure relative à la Gestion des Evénements Sportifs

Février 2012

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La Fédération Royale Marocaine de Taekwondo organise, directement ou indirectement, divers événements pour ses licenciés.

Ces événements consistent dans :

Des entraînements, organisés par les clubs affiliés ;

Des compétitions locales ou régionales organisées par les clubs affiliés ou les ligues ;

Des passages de grade organisés par les ligues ;

Des compétitions nationales organisées par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo ; Des stages de formation

organisés par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo ; et

Des compétitions internationales organisées par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo, ses homologues

étrangères ou par la fédération internationale de taekwondo.

Pour les besoins de l’organisation de ces événements, à l’exception des entraînements qui relèvent de la responsabilité

exclusive des clubs, les procédures suivantes devront être suivies.

Bien qu’organisées par les clubs affiliés ou les ligues, toutes les compétitions devront respecter des règles communes.

L’inscription et la participation à ces événements est soumise aux conditions suivantes :

• Chaque participant doit être à jour des cotisations et du paiement de la quote-part de l’assurance afférente à la licence qui lui

incombe ;

• Chaque participant doit présenter aux organisateurs sa licence en cours de validité et son passeport de la Fédération Royale

Marocaine de Taekwondo, avant le début de la compétition et ce, pour la validation de son inscription.

Le service événements doit s’assurer du respect de ces conditions.

Les passages de grade

La progression et la maîtrise technique des licenciés est constatée par des examens appelés passages de grade. Ces passages

de grade sont organisés trimestriellement. Tout licencié, à jour de ses cotisations et justifiant de sa licence et son passeport de

la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo est autorisé à se présenter à un passage de grade.

Ces passages de grades seront soumis à l’appréciation d’un jury composé d’un nombre impair de membres, désignés à cet effet

par la ligue organisatrice. Les membres du jury devront avoir personnellement un grade au moins égal à celui pour lequel ils sont

appelés à se prononcer.

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Les compétitions nationales

La Fédération Royale Marocaine de Taekwondo est seule habilitée à organiser des compétitions nationales. Ces compétitions

devront être organisées dans des locaux appartenant ou habituellement mis à la disposition de clubs, de ligues ou de la

Fédération Royale Marocaine de Taekwondo. A titre exceptionnel, pour les événements nécessitant des locaux répondant à des

caractéristiques spécifiques, la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo pourra utiliser d’autres locaux. La location ou

l’utilisation de ces derniers ne devra être décidée qu’après avoir réuni par écrit l’accord du Président de la Fédération, du

Directeur Technique et du Directeur Administratif.

Pour l’inscription et la participation des licenciés à ces événements, les conditions suivantes seront exigées :

Les compétiteurs doivent remplir les critères sportifs définis à l’avance ;

Les compétiteurs doivent être à jour de leurs cotisations et du paiement de la quote-part de l’assurance afférente à la licence

leur incombant ; et

Les compétiteurs doivent présenter aux organisateurs leur licence et leur passeport de la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo, avant le début de la compétition.

L’organisation de tels événements devra nécessairement faire l’objet d’un budget prévisionnel et prendre en compte les

conditions de sécurité pour les compétiteurs et pour le public, conformément aux dispositions légales. Cela inclut notamment la

présence d’un ou plusieurs médecins ou soigneurs aptes à prodiguer les soins de première urgence en cas de besoin. Le

nombre de soigneurs et/ou médecins devra être adapté au nombre des compétiteurs et au public présent.

Les stages

Les stages sont organisés par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo afin de permettre aux licenciés sélectionnés à cet

effet de se préparer pour des compétitions internationales. Ces stages pourront être organisés en tout point du territoire du

Royaume du Maroc, à la discrétion de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo. A titre exceptionnel, un stage pourra être

organisé à l’étranger. Dans un tel cas, la procédure applicable aux compétitions internationales devra être appliquée toutes

choses égales par ailleurs.

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La Fédération Royale Marocaine de Taekwondo devra, pour les besoins des stages, prévoir les conditions d’hébergement et de

nourriture des athlètes si le stage a une durée supérieure à un jour.

Les stages devront être assurés et encadrés dans des conditions de sécurité optimales, incluant la présence d’un staff médical

en nombre et qualité suffisants au regard du nombre de participants. L’encadrement et la formation devront être assurés par des

entraîneurs et formateurs du plus haut niveau. Un représentant de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo devra être

présent au moins au début du stage.

Si ces entraîneurs ou formateurs sont rémunérés pour leur intervention, une convention devra être convenue au cas par cas,

précisant le montant et les modalités de la rémunération versée. Cette convention devra recevoir l’agrément du Président, du

Directeur Technique et du Directeur Administratif de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

La Fédération Royale Marocaine de Taekwondo, sous le contrôle de son Directeur Technique, convoquera individuellement,

nominativement et par écrit chaque athlète sélectionné pour la participation au stage.

La participation aux stages est conditionnée par les éléments suivants :

Les athlètes doivent présenter la convocation qui leur aura été adressée en guise de notification de leur sélection pour la

participation au stage ;

Les athlètes doivent être à jour de leurs cotisations et du paiement de la quote-part de l’assurance afférente à la licence

leur incombant ; et

Les athlètes doivent présenter au représentant de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo leur licence et leur

passeport de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo, avant le début de la compétition.

Les compétitions internationales

Pour la représentation de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo lors des compétitions internationales, elle est seule

juge et souveraine dans la sélection des athlètes appelés à y participer.

La sélection sera assurée par le Président ou le Directeur Technique de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

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Pour les besoins de la participation des athlètes à toute compétition internationale, la Fédération Royale Marocaine de

Taekwondo devra mettre en œuvre toutes actions qu’elle pourra engager afin de favoriser l’obtention des visas quand cela est

nécessaire, la prise en charge du frais de séjour et de transport jusqu’au lieu de la compétition. Cela inclura notamment la

souscription de toute police d’assurance nécessaire à l’obtention des visas et/ou la couverture des athlètes et de la délégation

de telle manière que tous les représentants de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo et les athlètes ne soient jamais

inquiétés pour tout sinistre les atteignant et ne dépendant pas de leur volonté.

Chaque athlète sélectionné devra engager de son côté et en coordination avec la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo

toutes les actions lui incombant et permettant sa participation à la compétition pour laquelle il a été sélectionné.

Chaque athlète sélectionné devra recevoir une convocation nominative, écrite et personnelle à cet effet. Un rassemblement des

athlètes sélectionnés devra être organisé par la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo afin de vérifier que chaque athlète

est en règle par rapport aux conditions ci-après.

Pour pouvoir être sélectionné, un athlète doit :

• Etre à jour de ses cotisations et du paiement de la quote-part de l’assurance afférente à la licence et lui incombant ;

• Présenter la convocation qui lui a été envoyée ;

• Présenter sa licence en cours de validité et son passeport de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo.

L’ensemble de ces documents devront être remis au représentant de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo qui sera

chargé d’accompagner les athlètes ou de diriger la délégation de la Fédération Royale Marocaine de Taekwondo chargée

d’accompagner les athlètes à l’occasion de la compétition internationale.

MANUEL DE PROCEDURES & D’ORGANISATION

Documents

Transcript of MANUEL DE PROCEDURES & D’ORGANISATION