EESSI Manuel utilisateur Application RINA · 2019. 3. 29. · Intitulé du projet Échange...

EESSI

Manuel utilisateur Application RINA

Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA

Novembre 2018 2

Sommaire Sommaire............................................................................................................ 2 Introduction ......................................................................................................... 7

1.1 Objectif et public du présent manuel ............................................................ 7 1.2 Concernant l’application RINA ..................................................................... 7 1.3 Concernant le projet EESSI ........................................................................ 7 1.4 Infrastructure EESSI .................................................................................. 8 1.5 Documents électroniques structurés (SED) ................................................... 8 1.6 Cas d’utilisation métier (BUC) ................................................................... 10

2. Présentation du manuel ................................................................................... 11 3. Fonctionnalités générales ................................................................................. 12

3.1 Connexion/déconnexion utilisateur ............................................................ 12 3.2 Présentation générale et navigation ........................................................... 14 3.3 Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution) ......................................... 16 3.3.1 Paramètres de localisation du compte utilisateur ....................................... 17 3.3.2 Modification du mot de passe utilisateur .................................................. 17 3.3.3 Support .............................................................................................. 18 3.3.4 Aide ................................................................................................... 19 3.3.5 A propos de RINA ................................................................................. 21

4. Rôles et groupes ............................................................................................. 22 4.1 Rôles ..................................................................................................... 22 4.2 Groupes ................................................................................................. 24

5. Fonctionnalité Recherche de dossier .................................................................. 25 5.1 Affichage de l’écran de recherche de dossier ............................................... 25 5.2 Recherche en texte libre .......................................................................... 26 5.3 Recherches prédéfinies ............................................................................ 28 5.4 Configurer l’ordre d'affichage des résultats d’une recherche (Sélecteur de

champ) ....................................................................................................... 31 6. Fonctionnalité Recherche d’une institution.......................................................... 33

6.1 Algorithmes de recherche d’une institution ................................................. 33 6.2 Critères de recherche et utilisation des données de l’institution ..................... 34 6.3 Affichage de l’écran de recherche d’une institution ....................................... 36 6.3.1 Fenêtre "Choisir/mettre à jour des participants" dans un nouveau dossier .... 36 6.3.2 Fenêtre de "Recherche de participants dans un document SED" .................. 37 6.4 Fenêtre de "Recherche de participants en texte libre" ................................... 37 6.5 Recherche avancée d’une institution .......................................................... 39

7. Module de gestion du dossier ........................................................................... 43 7.1 Dossiers – Description générale ................................................................ 43 7.2 Statuts des dossiers ................................................................................ 44 7.3 Ecran de Gestion du dossier ..................................................................... 45 7.3.1 Identifiant de gestion du dossier (Index) ................................................. 49 7.4 Créer un dossier ..................................................................................... 50 7.5 Définir les participants initiaux à l’échange ................................................. 52 7.6 Modes d’affichage du module de Gestion du dossier ..................................... 54 7.7 Notifications du dossier ............................................................................ 59 7.8 Barre d’actions du dossier ........................................................................ 60 7.9 Actions locales au niveau du dossier .......................................................... 62 7.9.1 Attribuer un dossier, configurer l'importance et la criticité d'un dossier ........ 62 7.9.1.1 Attribution de dossier ......................................................................... 62 7.9.1.2 Configuration de la criticité et de l’importance d’un dossier ................... 65 7.9.2 Classer des dossiers comme sensibles ..................................................... 67 7.9.3 Paramétrer des alarmes au dossier ......................................................... 68


Novembre 2018 3

7.9.4 Supprimer un dossier ............................................................................ 70 7.9.5 Clôturer un dossier localement ............................................................... 70 7.9.6 Rouvrir un dossier localement ................................................................ 71 7.9.7 Archiver un dossier clôturé .................................................................... 72 7.9.8 Restaurer (désarchiver) un dossier clôturé ............................................... 72 7.9.9 Mettre à jour (la liste) des participants au dossier ..................................... 73 7.10 Actions administratives au niveau des dossiers .......................................... 75 7.10.1 Ajouter des participants au dossier ....................................................... 75 7.10.2 Supprimer des participants au dossier ................................................... 77 7.10.3 Transmettre un dossier ....................................................................... 78 7.10.4 Clôturer un dossier au niveau global ...................................................... 81 7.10.5 Rouvrir un dossier clôturé au niveau global ............................................ 83 7.10.6 Envoyer un rappel .............................................................................. 86 7.10.7 Répondre à un rappel .......................................................................... 88 7.11 Actions locales au niveau du SED ............................................................ 90 7.11.1 Statut du SED .................................................................................... 90 7.11.2 Créer un nouveau SED ........................................................................ 91 7.11.3 Modifier un SED avec le statut de Brouillon ............................................ 95 7.11.4 Consulter/lire un SED .......................................................................... 96 7.11.5 Supprimer un SED ayant le statut de Brouillon ....................................... 96 7.11.6 Validation d'un SED ............................................................................ 97 7.11.7 Imprimer un SED ............................................................................... 98 7.12 Actions globales au niveau du SED .......................................................... 98 7.12.1 Envoyer un SED ................................................................................. 98 7.12.2 Recevoir un SED ............................................................................... 102 7.13 Actions administratives au niveau du SED ............................................... 103 7.13.1 Mettre à jour un SED ........................................................................ 103 7.13.2 Recevoir un SED mis à jour ................................................................ 105 7.13.3 Invalider un SED .............................................................................. 106 7.13.4 Recevoir un message d'invalidation d'un SED ....................................... 107 7.13.5 Clarifier le contenu d'un SED .............................................................. 109 7.13.6 Rejeter un SED ................................................................................ 112 7.14 Consultation de l'entête (normalisée SBDH) et de l'historique d'un SED et gestion des erreurs ..................................................................................... 113 7.15 Traiter les Batch SED (messages par lot) ................................................ 115 7.15.1 Naviguer dans un Batch SED .............................................................. 115 7.15.2 Créer et envoyer un Batch SED .......................................................... 117 7.15.3 Importer et exporter des données d’un Batch SED ................................ 119 7.15.4 Recevoir et répondre à un Batch SED .................................................. 122 7.16 Gérer les pièces jointes ........................................................................ 124 7.17 Gérer les commentaires ....................................................................... 125 7.18 Données d’audit .................................................................................. 127

8. Centre de notifications................................................................................... 132 8.1 Ecran d’affichage du Centre de notifications .............................................. 134 8.2 Visualisation des notifications ................................................................. 135 8.3 Actions relatives aux notifications ............................................................ 136 8.4 Filtrer la liste de notifications .................................................................. 138

9. Calendrier de gestion des dossiers .................................................................. 139 9.1 Ajout d’une nouvelle activité dans le calendrier ......................................... 140 9.2 Consultation, modification et suppression d’une activité dans le calendrier .... 141

10. Rapports .................................................................................................... 143 10.1 Rapports prédéfinis.............................................................................. 143 10.2 Paramètres des rapports ...................................................................... 144


Novembre 2018 4

11. Fonctionnalité traduction automatique eTranslation ......................................... 146 12. Guide de prise en main rapide de RINA .......................................................... 148

12.1 Comment créer un dossier .................................................................... 148 12.2 Comment ajouter ou supprimer des participants au dossier et comment

transférer un dossier ................................................................................... 148 12.3 Comment supprimer ou clôturer un dossier ............................................. 149 12.4 Comment completer ou corriger des informations déjà transmises ............. 149 12.5 Comment demander à un autre participant de communiquer des informations manquantes............................................................................................... 150 12.6 Rejeter un SED ................................................................................... 150 12.7 Comment utiliser les processus horizontaux ............................................ 151 12.8 Comment utiliser les sous-processus horizontaux .................................... 151

13 Table des illustrations ................................................................................... 154


Novembre 2018 5

Informations de contrôle du document

Paramètres Valeurs

Titre du

document

Manuel utilisateur Application RINA

Intitulé du

projet

Échange électronique d'informations sur la sécurité sociale (EESSI)

Version 3.2.0

Date 21.03.2018

Sensibilité Protocole TLP (Traffic Light Protocol) = "Vert (TLP GREEN)"

Auteurs du

document

Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe

EESSI QA, équipe EESSI Transition

Révisé par Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe

EESSI QA, équipe EESSI Transition

Validé par Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe

EESSI QA, équipe EESSI PM

Public La diffusion du présent document s'effectue strictement

conformément au protocole TLP (Traffic Light Protocol) défini pour

la documentation relative au projet EESSI par la Commission

européenne dans sa note AC n°792/15 REV.

Conformément à la note AC n°790/15 REV, le présent document

est classé Vert (TLP GREEN). Par conséquent, ce document est

déstiné à circuler au sein de la communité EESSI mais n'est pas

voué à être diffusé sur Internet ou hors de la communauté EESSI.

Historique de revision du document

Version majeure

Version mineure

Révision Date Description Action

(*)

Pages

2 0 0 25.10.16 Version révisée

2 1 0 16.12.16 Séparation (à des fins de

clarification) des fonctionnalités

de RINA et des BUC

administrateurs ; description

détaillée des sous-processus

horizontaux.

2 2 0 24.04.17 Clarifications concernant le

module de recherche de dossier

et ajout d’un paragraphe relatif

au module de recherche d’une

institution.

I, R

18 - 26


Novembre 2018 6

2 3 0 19.06.17 Adaptation aux caractéristiques

de la version PRR RINA et

corrections apportées à

l’algorithme de recherche de

dossier par date. Modifications du

formatage et corrections

grammaticales mineures.

I, R

P. 20,

34, 35

2 3 1 26.06.17 Corrections mineures I, R p. 10

3 0 0 04.12.17 Adaptation aux nouvelles

caractéristiques post-PRR (R1)

I, R

Ensemble du

document

3 0 1 12.01.18 Améliorations/ corrections de la

version finale post PRR

I, R

Ensemble du

document

3 0 2 30.01.18 Ajout d’éléments manquants

mineurs + amélioration de la

cohérence générale

R

Ensemble du

document

3

1

0

21.03.18

Ajout d’éléments manquants

mineurs, mise à jour du contenu

sur la base des nouvelles

caractéristiques et des corrections

des bugs. Ajout des diagrammes

d’état des cas d’utilisation et des

SED

R Ensemble

du document

3

2

0

30.11.18

Adaptations afin de

supporter la Release EESSI

2018 et la version RINA

5.4.x

R

Ensemble

du document

(*) Action : I = Insertion R = Remplacement


Novembre 2018 7

Introduction

1.1 Objectif et public du présent manuel

Le présent guide sert d’outil de référence et de guide d’utilisateur pour l’application

RINA (acronyme de "The Reference Implementation of a National Application" c’est-à-

dire Implémentation de référence d’une application nationale) dans la version livrée

dans le cadre de la PRR. Ce guide s’adresse ainsi à la fois aux nouveaux utilisateurs de

l’application RINA à qui il va fournir des éléments d’introduction mais également aux

utilisateurs déjà familiers du système qui pourront y trouver des précisions concernant

certaines fonctions spécifiques.

Le présent guide est destiné à tous les utilisateurs du domaine de la sécurité sociale

travaillant activement avec l’application RINA, notamment les agents de caisse, les

utilisateurs disposant de fonctions de contrôle et de supervision ainsi qu’aux

utilisateurs dotés de rôles métier plus spécifiques à l’image des auditeurs. Il ne

s’adresse pas aux administrateurs IT et n’explique pas comment configurer localement

une instance RINA ni comment l’adapter aux besoins d’une institution en particulier.

Pour en savoir plus concernant la configuration de RINA, veuillez consulter la

documentation spécifique à destination des administrateurs RINA

1.2 Concernant l’application RINA

L’application RINA (acronyme de "The Reference Implementation of a National

Application" c’est-à-dire implémentation de référence d’une application nationale) est

une application logicielle Web pour la gestion et l’échange électronique des dossiers de

sécurité sociale entre les institutions compétentes des États membres. L’application

RINA est développée par la Direction générale de l'emploi, des affaires sociales et de

l'inclusion de la Commission européenne (DG EMPL) dans le cadre du projet EESSI

(Échange électronique d'informations sur la sécurité sociale). Elle répond aux besoins

métier (exigences de la couche métier) des institutions nationales participant à

l'échange de messages transfrontalier EESSI. L’application supporte la gamme

complète des cas d’utilisation métier (BUC) relatifs à l’échange des données de

sécurité sociale. De plus, RINA fournit des outils utiles de gestion des dossiers et

d’optimisation des workflows internes, par exemple, des outils d’assignation des

dossiers ou la fonctionnalité de création de rapports.

1.3 Concernant le projet EESSI

La libre circulation des personnes est un droit fondamental en Europe. Les

ressortissants des États membres de l’Union européenne et des États de l’AELE sont

libres de voyager, résider et travailler dans les autres États membres de l’Union

européenne/de l’espace AELE. Les systèmes de sécurité sociale modernes se doivent

de refléter cette mobilité et de garantir aux citoyens l’accès à la sécurité sociale dans

un cadre transfrontalier.

C’est pourquoi les règlements portant sur la coordination des systèmes de sécurité

sociale prévoient des règles claires concernant les dossiers de sécurité sociale

transnationaux. Dans la pratique, la mise en œuvre des ces règles exige d’importants

échanges entre les institutions de sécurité sociale des États membres. Jusqu’à

présent, ces échanges ont principalement lieu via la transmission de formulaires

papier, or ce procédé est non seulement lent et onéreux mais également propice aux erreurs.


Novembre 2018 8

Le nouveau système européen d’échange électronique d’informations de sécurité

sociale (EESSI) améliorera la situation en permettant une communication directe,

fiable et confidentielle entre les institutions de sécurité sociale. Les échanges seront à

terme plus rapides ; les institutions destinataires n’auront plus à traiter des

formulaires invalides, erronés ou incomplets et les citoyens bénéficieront d’un calcul de leurs droits à prestations à la fois plus rapide et encore plus fiable.

1.4 Infrastructure EESSI

Afin de parvenir à un échange électronique entre toutes les institutions de sécurité

sociale compétentes en Europe, il est nécessaire de s’assurer que les composants

nationaux et l’infrastructure centralisée sont bien connectés et interagissent de

manière organisée. Ainsi, les utilisateurs accèdent au système EESSI soit via

l’application RINA, l’application de référence détaillée dans le présent guide, ou via une

application nationale dédiée disponible dans leurs institutions compétentes. Les

messages envoyés via ce système sont transmis au point d’accès national (AP) qui

communique avec les points d’accès pertinents dans les pays destinataires. A partir de

ces points d’accès, les messages sont transférés aux institutions de sécurité sociale

dans ces pays. Une infrastructure centralisée, fournie par la Commission européenne,

le nœud central (CSN), communique régulièrement à tous les points d’accès les

informations qui leur sont nécessaires pour assurer cette fonction de routage.

Fig. 1 : Architecture EESSI simplifiée

1.5 Documents électroniques structurés (SED)

Les messages devant être échangés ont été harmonisés en étroite collaboration avec

les experts de sécurité sociale des États membres et prennent généralement la forme

de documents électroniques structurés (SED). Les SED ont été optimisés afin d’être,

autant que possible, prétraités de manière automatisée en vue d’identifier

automatiquement un grand nombre d’erreurs ou d’omissions éventuelles avant la

transmission desdits documents (réduisant ainsi le nombre d’échanges liés aux

besoins de corrections) et de refléter fidèlement les règles de droit applicables (voir

section 7.11.6 pour plus d’informations). Les différentes versions des SED seront

disponibles dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, par conséquent

chaque institution aura la possibilité d’utiliser la version linguistique des SED

appropriée pour un usage facilité des documents.


Novembre 2018 9

Les documents électroniques structurés sont les héritiers des formulaires européens

“E”, qui sont les documents harmonisés déjà utilisés dans de nombreux échanges de

données de sécurité sociale au niveau communautaire. Les SED ont cependant été

optimisés afin de tirer pleinement profit des possibilités supplémentaires (comme la détection automatique d’erreurs) offertes par un système électronique.


Novembre 2018 10

1.6 Cas d’utilisation métier (BUC)

Les processus requis pour régler des dossiers transnationaux de sécurité sociale ont

également été standardisés entre les États membres participants. Ainsi, pour chaque

question relative à la sécurité sociale au niveau communautaire a été élaboré un cas

d’utilisation métier (BUC) qui va décrire dans le détail les messages à échanger et la

séquence de l'échange de manière à traiter le dossier. Dans l’application RINA, chaque

dossier est affecté à un type de dossier particulier correspondant à l’un des BUC afin

de permettre à l’application de déterminer automatiquement le séquencement des

messages à échanger.


Novembre 2018 11

2. Présentation du manuel

Le présent manuel a été élaboré en se calquant sur la structure de l’application RINA :

Les premières sections fournissent quelques éléments de contexte permettant de

comprendre les composantes du système EESSI, y compris les concepts clefs des

cas d’utilisation métier (BUC) et des documents électroniques structurés (SED).

La section 3 donne un aperçu de la structure de RINA et explique les éléments

transversaux de l’interface utilisateur accessibles à tout moment dans l’application.

La section 4 décrit la matrice des rôles et des responsabilités de l’application RINA,

essentielle pour déterminer les droits d’accès de chaque utilisateur au système.

La section 5 explique comment rechercher des dossiers à l’aide des différentes

fonctionnalités de recherche offertes par l’application RINA.

La section 6 explique comment rechercher des institutions (contreparties) à l’aide

de la fonctionnalité de recherche d’une institution dans RINA.

La section 7 explique comment travailler concrètement sur des dossiers spécifiques

et échanger des informations de sécurité sociale via l’application.

La section 8 précise comment il est possible d’utiliser les notifications pour suivre

les modifications pertinentes ainsi que les nouvelles informations; et

La section 9 présente les fonctionnalités RINA liées au calendrier de gestion des

dossiers.

La section 10 présente la fonctionnalité de création de rapports qui permet d’avoir

une vision globale des dossiers administrés.

La section 11 explique comment utiliser la fonctionnalité de traduction automatique

" eTranslation " avec RINA.

our certaines tâches, l’application peut donner l'impression d'offrir plusieurs

possibilités aux nouveaux utilisateurs. Or il s'agit en réalité de fonctionnalités

distinctes et une seule de ces options sera réellement appropriée à la situation en

question. C’est pourquoi la section 12 propose un aperçu des tâches les plus

fréquentes et aide les utilisateurs à naviguer à travers des fonctionnalités qui peuvent paraitre similaire de prime abord.


Novembre 2018 12

3. Fonctionnalités générales

Les fonctionnalités offertes par RINA sont regroupées en quatre modules clefs :

Le module de recherche de dossier donne à l’utilisateur les moyens d’identifier,

d’accéder à et de gérer des dossiers spécifiques dans le cadre d’échanges

transfrontaliers d’informations de sécurité sociale (voir section 5).

Le module de gestion du dossier permet l’échange d’informations de sécurité

sociale avec d’autres institutions parallèlement à d’autres actions dans le cadre de

dossiers individuels tel que défini par les processus dédiés (voir section 7).

Le module des notifications gère tous les événements survenus dans le système

présentant un intérêt pour l’utilisateur et permet de suivre les modifications

pertinentes ou nouveautés (voir section 8).

Le module de création de rapports permet de créer des vues agrégées et des

statistiques en vue d’identifier des tendances/schémas dans les échanges

transfrontaliers d’informations de sécurité sociale qui ont été menés(voir section 10).

De plus, certains éléments clefs de l’application sont accessibles à tout moment par

l’utilisateur depuis la barre de navigation et depuis la barre de création du dossier. Ces éléments sont décrits à la section suivante.

3.1 Connexion/déconnexion utilisateur

Pour démarrer l’application RINA, l’utilisateur ouvre son navigateur web et tape l’URL de

l’application RINA de l'institution afférente. L’adresse URL RINA pertinente et les noms

d’utilisateur/mots de passe sont communiqués par l’administrateur RINA. Si l’URL saisie

est valide, la page d’accueil de l’application RINA [Rina Home page] (Fig. 2) s’ouvre.

L’utilisateur doit alors cliquer sur [ ] pour être redirigé vers la page

d’ouverture de session RINA.

Fig. 2 : Page d’accueil de l’application RINA


Novembre 2018 13

Dans la page d’ouverture de session RINA qui s’affiche (voir Fig. 3), entrer le nom

d’utilisateur et le mot de passe puis cliquer sur LOGIN. L’utilisateur est alors dirigé vers

l’application RINA (voir section 3.2). S’il n’a pas encore de compte utilisateur ou en cas

d’oubli du mot de passe, l’utilisateur doit contacter son administrateur RINA local pour

assistance.

Fig. 3 : Page d’ouverture de session de RINA

Les actions possibles dans RINA pour l'utilisateur dépendent de son rôle dans le système

RINA (voir section 4). Ce rôle est attaché à son profil utilisateur. Ainsi un utilisateur qui

dispose de privilèges spéciaux (par exemple de droits administrateur), selon la

règlementation locale de son institution, peut se voir ouvrir plusieurs comptes

utilisateurs ce qui va lui permettre de se connecter avec des prérogatives spéciales et

d’avoir ainsi accès à certaines actions spécifiques uniquement lorsque ces actions sont

réellement requises.

Pour quitter l’application RINA, cliquer sur [ ] dans le coin supérieur droit de l’application

(voir Fig. 4). Se contenter de fermer la fenêtre ou l’onglet de navigation sans se déconnecter

peut être dangereux car cela augmente le risque d’utilisations non autorisées du compte

utilisateur.

Fig. 4 : se déconnecter du compte RINA

A noter qu’actuellement seuls les navigateurs web suivants sont

supportés :

Chrome (v40 +) Firefox (v41 +)

Internet Explorer (v.11)


Novembre 2018 14

3.2 Présentation générale et navigation

Une fois l’authentification réussie, l’utilisateur arrive sur l’écran d’accueil de l’interface

utilisateur RINA (dont la structure de base va être retrouvée tout au long de

l’application) (voir Fig. 5).

Fig. 5 : Ecran d’accueil de RINA

L’écran d’accueil de l’application RINA comprend quatre parties principales :

MENU PRINCIPAL

Le menu principal est un élément fixe de l’interface utilisateur qui se situe

dans la partie supérieure de l’application. Il comprend les onglets de

navigation suivants (décrits en détail dans les sections correspondantes du

présent manuel) :

ONGLET DE NAVIGATION SECTION

RECHERCHE DE DOSSIER Section 5

GESTION DU DOSSIER

(UNIQUEMENT VISIBLE APRES L’OUVERTURE D’UN DOSSIER) Section 7

CENTRE DE NOTIFICATIONS Section 8

RAPPORTS Section 10

CALENDRIER Section 9

MENU UTILISATEUR (Nom d'utilisateur - code de l'institution) Section 3.3

SE DECONNECTER [ ] Section 3.1

1


Novembre 2018 15

ESPACE DE TRAVAIL

L’espace de travail correspond à un bureau virtuel. Il s’agit d’une vue

dynamique dans laquelle le contenu dépend de l’onglet sélectionné

dans le menu principal. Le fait de cliquer sur l’un des onglets suivants

entraîne une modification de l’espace de travail : RECHERCHE DE DOSSIER,

GESTION DU DOSSIER, CENTRE DE NOTIFICATIONS, RAPPORTS. La figure 5

montre l’espace de travail de l’onglet RECHERCHE DE DOSSIER.

PANNEAU LATERAL

Le panneau latéral fait partie de l’espace de travail. Son contenu

dépend de l’espace de travail sélectionné. Le panneau latéral d’un

espace de travail particulier peut offrir différentes fonctionnalités, par

exemple pour filtrer ou attribuer des dossiers.

BARRE DE DOSSIER

La barre de dossier permet de créer de nouveaux dossiers (voir

section 7.4) ou d’accéder à un dossier spécifique (accès rapide [case

quick access]) via le numéro de dossier RINA (voir Fig. 6). La barre

de dossier est un élément fixe de l’interface utilisateur, ses

fonctionnalités étant accessibles depuis n’importe quel espace de

travail. Pour ce qui est de la fonctionnalité d’accès rapide au dossier

[case quick access], l’utilisateur va pouvoir naviguer directement

dans un dossier seulement après avoir saisi le numéro de dossier

RINA dans la zone de texte prévue et cliqué sur la touche "Entrée".

La recherche de dossier via l’accès rapide utilisera l’identifiant dossier

constitué d’une valeur : a) Par défaut (valeur entière unique de type ‘12345’),

b) Par HTTP callback (identifiant supplémentaire ajouté à la valeur

par défaut et séparé par un tiret [-] par exemple ‘12345 – xyz7573’),

ou c) Selon une structure personnalisée (Nombre entier [INTEGER] –

chaîne [STRING], par exemple ‘12346 –INST2-PENSION-00001510’).

Pour effectuer une recherche et naviguer dans un dossier en utilisant

la valeur complémentaire de l’identifiant (autre que la valeur par

défaut) via l’accès rapide, l’utilisateur doit cocher la case située à

gauche de la zone de saisie (sauf s’il saisit la valeur par défaut suivie

d’un tiret et du/des valeur(s) complémentaire(s), par exemple

‘xyz7573’ ou ‘INST2-PENSION-00001510’ selon les exemples

précités).

4

3

2


Novembre 2018 16

Fig. 6 : Barre de dossier avec accès rapide

3.3 Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution)

Pour accéder au menu utilisateur qui comprend notamment les paramètres de localisation

et les fonctionnalités de support et d'aide en ligne, l'utilisateur doit cliquer sur "Nom

d'utilisateur - institution" en haut à droite du menu principal (RINAUser – BG:bgna1 dans

l'exemple ci-après – voir Fig. 7). Un menu déroulant présentant les options suivantes (décrites en détail en section 3.3.1 à 3.3.5) apparait :

Paramètres de localisation

Changer le mot de passe

Support

Aide A propos de RINA

Lorsqu’il utilise l’accès rapide de la barre de dossier, l’utilisateur ne peut

pas effectuer une recherche en vue d’obtenir une liste de résultats. Pour

effectuer une recherche générale, l’utilisateur doit utiliser l’onglet

Recherche de dossier (cf. section 5).


Novembre 2018 17

Fig. 7 : Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution)

3.3.1 Paramètres de localisation du compte utilisateur

Une fois connecté, l’utilisateur a la possibilité de configurer les paramètres de localisation

(langue, format de numéro, format de date, format de l’heure, monnaie ou fuseau

horaire). Pour configurer les paramètres de localisation, l’utilisateur clique sur l'option

"paramètres de localisation" dans le menu utilisateur (voir Fig. 8). L'utilisateur clique

ensuite sur METTRE A JOUR pour enregistrer les modifications ou sur ANNULER s'il ne souhaite pas sauvegarder les modifications.

Fig. 8 : Paramètres de localisation du compte utilisateur

3.3.2 Modification du mot de passe utilisateur

L'utilisateur a la possibilité de modifier, à tout moment, le mot de passe qui lui a été

attribué en cliquant simplement sur l'option "Changer le mot de passe" dans le menu

principal (voir Fig. 9). L’utilisateur suit alors une procédure classique de modification de

mot de passe : il est invité à saisir son ancien mot de passe, son nouveau de mot de

passe puis à confirmer le nouveau mot de passe. L'utilisateur valide ensuite le

changement de mot de passe en cliquant sur METTRE A JOUR (actif uniquement si l'utilisateur a correctement suivi la procédure).


Novembre 2018 18

Fig. 9 : Modification du mot de passe utilisateur

3.3.3 Support

Dans certains cas, les utilisateurs de RINA peuvent avoir besoin de contacter le centre

d’assistance (service d'assistance local/national) pour obtenir de l'aide, pour rapporter

certaines défaillances/bugs et questions, pour demander des clarifications, des informations

supplémentaires, de la documentation, pour effectuer un retour ou proposer des pistes

d'amélioration. Pour contacter le centre d'assistance, les utilisateurs RINA doivent cliquer

sur le lien URL affiché dans le menu utilisateur, à savoir l'adresse URL du service

d'assistance local, lorsqu'elle a été définie par l'administrateur, ou à défaut, l'option "Support" (voir Fig. 10).

Pour envoyer un ticket au service d'assistance local EESSI, l'utilisateur complète alors tous les champs requis dans la fenêtre qui s'affiche (voir Fig. 11).

Fig. 10 : Création d'un ticket d'assistance

Remarque relative à la sécurité:

La longueur recommandée du mot de passe est de 10 caractères et la

longueur minimale de 8 caractères.


Novembre 2018 19

Fig. 11 : Formulaire de création d'un ticket d'assistance

Les informations requises peuvent être complétées dans une fenêtre spécifique de

création de tickets d’assistance. Selon le type de ticket sélectionné (défaut, amélioration

ou support), différents textes pré-remplis s'affichent dans la section "Description

détaillée". L'utilisateur doit également sélectionner la priorité adéquate parmi les valeurs disponibles, à savoir (voir Fig. 11):

Insignifiant;

Mineur;

Majeur;

Critique; Blocage.

Une fois le formulaire complété, cliquer sur ENVOYER.

3.3.4 Aide

Il peut arriver que l'utilisateur ait besoin d'aide avec l'interface RINA. RINA propose aux

utilisateurs une aide en ligne. Ce système d'aide en ligne permet à l'utilisateur

d'apprendre à utiliser l'interface graphique utilisateur en affichant les instructions

complètes.

Par défaut, tant que l'adresse web (URL) du service d'assistance n'a pas été

définie, le lien affiche l'étiquette "Support" et un message d'erreur apparaîtra

si l'utilisateur tente de créer un ticket d'assistance. Une fois définie, l'URL

correcte viendra remplacer l'intitulé "Support" et pourra être utilisée sans

erreur à condition d'avoir été préalablement configurée par l'administrateur (via l'interface d'administration).

Il est important que toutes les informations requises soient complétées afin

que le bug éventuel puisse être recréé et analysé par l’équipe de développement.


Novembre 2018 20

De plus, l’aide en ligne propose également une aide/des informations en rapport avec la

tâche effectuée par l’utilisateur à un moment précis et directement liée à l'écran consulté

(aide contextuelle). Il est possible d’accéder à l’aide en ligne à tout moment depuis le

Menu utilisateur. Le contenu de la fenêtre d’aide en ligne sera en rapport avec l’étape à

laquelle l’utilisateur se trouve ou en rapport avec la fonctionnalité demandée. Pour

accéder à l’aide contextuelle, l’utilisateur clique sur AIDE situé en haut à droite de l'écran

(voir Fig. 12). Une nouvelle fenêtre comprenant le contenu du manuel utilisateur va alors

s'ouvrir.

Fig. 12 : Aide en ligne contextuelle

La nouvelle fenêtre comprend la fonctionnalité de recherche permettant à l’utilisateur de

rechercher des sujets spécifiques. L’utilisateur a également la possibilité de naviguer

dans l’aide en ligne en cliquant sur la section spécifique dans le menu situé à gauche de

la fenêtre. Le contenu de la section ainsi sélectionnée s’affichera dans la partie droite de la fenêtre (voir Fig. 13).

Fig. 13 : Contenu de l'aide contextuelle


Novembre 2018 21

3.3.5 A propos de RINA

La boîte de dialogue A propos de RINA donne la référence de la version RINA actuellement

installée ainsi que la date d'installation (voir Fig. 14). En général, les utilisateurs métier

n’auront pas besoin de cette fonctionnalité dans leur travail quotidien. Cependant, ces

informations pourront être communiquées lors du signalement d’un problème au service d’assistance local ou national (cf. section 1).

Fig. 14 : Boîte de dialogue A propos de RINA

Dans la version RINA distribuée par la Commission européenne, le contenu de l'aide est disponible en anglais UNIQUEMENT.


Novembre 2018 22

4. Rôles et groupes

4.1 Rôles

Dans le système EESSI, on distingue différents rôles pour les utilisateurs de RINA.

Chaque rôle est défini par les actions possibles offertes aux utilisateurs dotés de ce rôle.

Les rôles suivants existent :

Manager/ superviseur [Manager/Supervisor];

Agent habilité [Authorised Clerk];

Agent non habilité [Un-authorised Clerk];

Auditeur [Auditor];

Consultant [Viewer];

Utilisateur médical [Medical User]; VIP.

Les différents rôles sont détaillés ci-après. Enfin, un aperçu des rôles et des actions

correspondantes est également fourni. Ces actions seront abordées plus en détail dans

les sections correspondantes du présent manuel.

Manager/Superviseur

Le rôle de manager/superviseur est généralement assigné aux responsables de

l’institution et aux chefs d’équipe impliqués dans l’attribution des dossiers aux agents. Ce

sont les seuls utilisateurs autorisés à attribuer des dossiers (cf. Section 7.9.1.1). Un superviseur ne pourra attribuer que les dossiers qui lui auront été assignés.

Un utilisateur, qui ne s’est pas vu attribuer un dossier ou qui s’est vu attribuer un dossier

mais pas dans le rôle requis pour le traiter, peut envoyer une demande au superviseur du

dossier en question et demander l’attribution du rôle spécifique/requis pour ce dossier. Le

superviseur reçoit la notification correspondante et peut choisir d’accepter ou de rejeter

la demande de l’utilisateur. Suite à cela, l’utilisateur ayant fait la demande va recevoir

une notification l’informant si sa demande a été acceptée ou rejetée (voir également Section 7.9.1.1).

Agent habilité/Agent non habilité

Les utilisateurs dotés du rôle d’agent procèdent au traitement de dossiers en rapport

avec leur branche de sécurité sociale. Ils vont réaliser les tâches opérationnelles de

gestion de dossiers, notamment la création et l’archivage des dossiers ainsi que le

traitement des SED. Les agents habilités sont autorisés à envoyer directement des SED

aux autres institutions participant au dossier ; les agents non habilités préparent les SED

mais doivent demander à un utilisateur disposant de prérogatives plus étendues

d’envoyer les SED préparés aux autres institutions participantes (cf. section 7.9).

Consultant/ Auditeur

Les utilisateurs avec ces deux rôles ne prennent pas une part active dans le système

mais vérifient les informations existantes. Les utilisateurs dotés du rôle de consultant

peuvent uniquement vérifier les données de base du dossier et les contenus des SED

tandis que les auditeurs peuvent également vérifier les journaux d’audit de toutes les

actions réalisées par le système sur un SED, un dossier ou une personne en particulier (voir section 7.18 sur les données d’audit).


Novembre 2018 23

Utilisateur médical/VIP

Certaines catégories de données requièrent une protection spécifique. En effet, dans

certains Etats participants, seul le personnel médical spécifique peut avoir accès aux

informations médicales. C’est pourquoi, les annexes d'un SED peuvent être classées

comme données médicales et seuls les utilisateurs dotés du rôle d'utilisateur médical

peuvent avoir accès à ces annexes ou sont autorisés à les "déclasser"(cf. section 7.16

pour de plus amples informations). De plus, il peut arriver que des catégories entières de

dossiers requièrent une protection spéciale, par exemple parce qu’ils concernent des

personnes particulièrement exposées au regard du public et qu’il existe par conséquent

un risque considérable de divulgation non autorisée des données. Ces dossiers peuvent

alors être classés comme "dossiers sensibles" au niveau des métadonnées du dossier (cf.

Section 7.9.2). Une fois une telle classification opérée, seuls les utilisateurs avec le rôle d’utilisateur VIP pourront encore avoir accès au contenu du dossier.

Aperçu des rôles et actions

Le tableau ci-après donne un aperçu des rôles des utilisateurs et des actions correspondantes autorisées.

Rôles des utilisateurs

RINA

Manager/

Superviseur

Agent

habilité

Agent

non

habilité

Auditeur Consultant Utilisateur

médical

Utilisateur VIP

Tous

Att

rib

uti

on

de

do

ss

ier

Attribuer un dossier

Demander l’assignation

d’un dossier

Autoriser l’assignation

Ge

sti

on

de d

oss

ier

Créer un dossier

Créer un SED

Consulter un SED

Envoyer un SED

Demander l’autorisation

d’envoi d’un SED

Autoriser et envoyer un

SED

Consulter/

joindre/supprimer/envoy

er une annexe médicale

Consulter des dossiers

classés VIP

Modifier les

métadonnées d’un

dossier

Archivage manuel d’un

dossier

Désarchivage manuel

d’un dossier


Novembre 2018 24

Paramétrer/supprimer des alarmes

Accéder aux

métadonnées d’un dossier (objet, participants, assignations, liste des SED, alarmes,

pièces jointes)

Consulter/télécharger/env

oyer des pièces jointes normales

Ajouter/supprimer des

pièces jointes normales

Ajouter/supprimer des commentaires

Audit Données d’audit

Tableau 1 : Rôles utilisateur RINA et actions autorisées

4.2 Groupes

Dans de nombreux cas, la gestion des dossiers, et notamment l’attribution des dossiers,

n’est pas assurée individuellement mais plutôt au niveau de l’équipe. Par exemple, dans

une institution, toutes les demandes de pension pour une région d’Europe spécifique

pourront être attribuées à une équipe ayant développé des connaissances particulières

concernant cette zone géographique. L’application RINA offre la possibilité d’avoir recours

à des groupes pour de telles situations.

Un groupe représente toujours un ensemble d’utilisateurs individuels.

Au cours de l’attribution d’un dossier, un superviseur peut choisir d’attribuer un dossier à un groupe spécifique plutôt qu’à un utilisateur individuel (voir également section 7.9.1.1).

De plus, selon la configuration du système local, l’application pourra également attribuer automatiquement certains types de dossiers à des groupes d’utilisateurs spécifiques.

A noter qu’un utilisateur unique peut avoir plusieurs rôles. Un utilisateur

avec plusieurs rôles peut réaliser toute action autorisée par l’un de ses

rôles. Par exemple, un agent habilité ayant également un rôle d’utilisateur

médical pourra à la fois envoyer des SED (depuis son rôle d’agent habilité)

et consulter les annexes classées comme Données médicales (depuis son rôle d’utilisateur médical).

A noter qu’un utilisateur individuel peut appartenir à plusieurs groupes.


Novembre 2018 25

5. Fonctionnalité Recherche de dossier

5.1 Affichage de l’écran de recherche de dossier

Fig. 15 : Ecran de recherche de dossier

Une fois l’écran de recherche de dossier ouvert (voir Fig. 15), RINA offre plusieurs

options de recherche :

L'option "RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" permet une recherche en

plein texte parmi les dossiers (cf. section 5.2).

L'option "RECHERCHE PREDEFINIE" permet de définir des critères de

recherche plus précis pouvant être enregistrés et réutilisés

ultérieurement. La recherche prédéfinie peut être combinée à la

"RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" (cf. section 5.3).

Critères de recherche disponibles pour la “RECHERCHE PREDEFINIE”.

L'outile SELECTEUR DE CHAMP (personnalisation de la recherche)

offre des solutions supplémentaires de configuration de l'affichage

des résultats de recherche (cf. section 5.4).

L'option de navigation (via un accès rapide) dans un dossier en

saisissant l'identifiant dossier RINA local dans la zone de texte prévue

à cet effet dans la BARRE DU DOSSIER (cf. section 3.2), puis en

appuyant sur la touche "Entrée" du clavier.

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Novembre 2018 26

5.2 Recherche en texte libre

Pour afficher l'écran de recherche de dossier à partir d'un autre écran, cliquer sur l'onglet RECHERCHE DE DOSSIER dans le menu principal. Saisir les paramètres de recherche et cliquer

sur l'icône Loupe [ ] ou appuyer sur la touche "Entrée" du clavier pour lancer la recherche.

Le moteur de recherche en texte libre de RINA possède les caractéristiques suivantes :

Chaque recherche supporte plusieurs mots/expressions séparés par des espaces ;

Le moteur de recherche applique l'opérateur logique "ET" aux valeurs saisies dans le

champ de recherche séparées par un ou plusieurs espaces ;

Chaque recherche est exécutée comme une "RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" dans les

champs prédéfinis (par défaut) de métadonnées du dossier, à savoir (pour les types

de BUC pour le remboursement sur la base de forfaits) :

o Prénom et nom de la personne ;

o Date de naissance ;

o Identifiant du dossier ;

o Numéro d'identification personnel (NIP) local ;

o Type de dossier ;

o Statut du dossier .

Les caractères/opérateurs/formats spéciaux spécifiques sont supportés :

o Le caractère "+" renvoie à une opération logique "ET" (cet opérateur est

facultatif étant donné que l'espace renvoie également à l'opérateur logique

"ET"); Exemple : la requête ‘empl test’ ou ‘empl’ + ‘test’ affichera tous les

résultats, parmi tous les champs de recherche, contenant à la fois les termes

‘empl’ et ‘test’ ;

o Le caractère "-" exclut un terme et affiche tous les résultats ne contenant pas

le terme en question; Exemple : la requête ‘empl -test’ générera tous les

résultats comprenant le terme ‘empl’ dans les champs de recherche mais PAS

la valeur ‘test’. Attention : pour que cet algorithme donne les bons résultats,

le tiret (-) doit être attenant à la valeur à exclure des résultats de recherche,

par conséquent aucun espace ne doit être intercalé entre le tiret et la valeur ;

o Le caractère " " (guillemets) permet de rechercher une phrase exacte, c'est-

à-dire tous les termes saisis entre les guillemets et selon l’ordre de saisie

(empl test) dans tous les champs de recherche "EN TEXTE LIBRE". En

comparaison, sans les guillemets, les termes saisis seront recherchés, dans

tous les champs de recherche "DE TEXTE LIBRE", en appliquant l’opérateur

logique “ET” sans tenir compte de l’ordre de saisie. Exemple : la requête

“empl test” affichera toutes les occurrences exactes de la phrase saisie empl

test, tandis que la requête empl test affichera tous les dossiers comprenant

ces deux termes peu importe que le terme empl soit retrouvé dans un champ

différent du terme test ou que ces deux termes apparaissent dans un même

champ mais dans un ordre différent ;

o Concernant la possibilité de démarrer une recherche de dossier par date, il

est important de noter que seuls les formats de date “aaaa-mm-jj” et

“aaaa/mm/jj” entre guillemets, sont admis. L’utilisation d’autres formats

de date ne permet pas une recherche correcte. Si le format de date n’est pas

placé entre guillemets, la recherche s’opérera comme une "RECHERCHE EN

TEXTE LIBRE" classique.

La Figure 16 présente le cas d’une recherche par nom et la liste des résultats

correspondants. Le nombre de réponses à la recherche figure entre parenthèse à coté de

l’intitulé “SEARCH RESULTS FOR ALL CASES” [RESULTATS DE LA RECHERCHE POUR TOUS LES DOSSIERS].


Novembre 2018 27

Fig. 16 : Recherche de dossier avec liste des résultats correspondants

Chaque ligne de la liste des résultats renvoie à un dossier. En plus des attributs de base

du dossier, décrits en détail dans les sections suivantes du présent guide, se trouve

également à droite de la fenêtre un lien vers le dossier "VOIR". Le fait de cliquer sur ce

lien ouvre l'écran de gestion du dossier (cf. section 7.2 pour plus d'informations).

On trouve, sur la gauche de la fenêtre, une case à cocher qui va permettre d'attribuer un

dossier à un agent et de configurer l'importance et la criticité d'un dossier. (Cf. section

7.9.1 pour plus d'informations concernant l'attribution d'un dossier et la configuration des paramètres de priorité).

Pour réinitialiser la requête ainsi que la liste de résultats, cliquer sur la croix rouge [ ] à

coté de l'icône loupe [ ].

Il est possible pour l’utilisateur d'élargir le champ de la recherche en

utilisant l'astérisque (*) en guise de signe de remplacement. Le

signe (*) ne doit pas être utilisé tout seul dans la requête

L’outil de recherche de dossier est sensible à la casse (par exemple le

dossier pour “Test” ne pourra pas être retrouvé si la requête saisie

est “test”).

Si l’utilisateur recherche plusieurs termes, la requête sera exécutée

en utilisant l’opérateur logique ET (c'est-à-dire que tous les termes

de la recherche devront figurer dans les résultats).

Le nombre de résultats est limité à 100 réponses pour chaque

requête.

Les résultats de la recherche sont regroupés par type de dossier.

Les formats de date "aaaa-mm-jj" et "aaaa/mm/jj" entre guillemets

sont les seuls formats acceptés pour une recherche de dossier.

Dans la majorité des dossiers, les éléments relatifs à la personne

s’affichent dans la liste des résultats par dossier. A l’inverse, si ces

dossiers n’appartiennent pas aux types de dossier de

remboursement des frais, ce sont les identifiants de l’institution impliquée qui s’affichent à la place.

Pour réinitialiser les critères de recherche, l’utilisateur droit utiliser la croix

rouge [ ] et non le bouton Réinitialiser. Le bouton Réinitialiser permet

uniquement de réinitialiser la recherche prédéfinie en cours (le cas échéant). Pour plus d’informations, voir section suivante.


Novembre 2018 28

5.3 Recherches prédéfinies

Dans son travail quotidien, un utilisateur peut avoir besoin d’effectuer une recherche plus

précise. De plus, certains paramètres de dossier font plus régulièrement l’objet d’une

recherche par l’utilisateur, par exemple les dossiers qui lui sont attribués. L’application

RINA offre la possibilité de prédéfinir certaines requêtes, pour lesquelles des paramètres de

recherche peuvent être définis, enregistrés et réutilisés ultérieurement.

Pour prédéfinir une recherche, cliquer sur le lien NOUVELLE RECHERCHE PREDEFINIE situé dans le

panneau latéral "LISTE DE RECHERCHE PREDEFINIE" (voir Fig. 17).

Fig. 17 : Créer une nouvelle recherche prédéfinie

Le menu suivant s'affiche alors sur le coté droit de l'écran (voir Fig. 18).


Novembre 2018 29

Fig. 18 : Configuration d’une “Recherche prédéfinie”

STATUTS

Cette sélection permet d’indiquer le statut des dossiers recherché (Archivé, Supprimé, Clôturé, Ouvert). A noter qu’il est possible de sélectionner plusieurs statuts.

INTERVALLE DE TEMPS

Cette sélection permet de préciser la période à laquelle les dossiers recherchés ont été créés (indifférent, plages personnalisées, dernières 24 heures, heure précédente, semaine précédente, mois précédent, année précédente).

Pour mémoriser la "RECHERCHE PREDEFINIE", l'utilisateur clique sur le lien "SAUVEGARDER" en

bas de la barre d'outils.

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1

2

3

4

NOM ET COULEUR

Dans cette partie, l’utilisateur doit donner un nom à la "recherche prédéfinie". Il peut également, s’il le souhaite, choisir dans une palette de couleurs, une couleur de trame de

fond pour le nom du filtre de recherche.

TYPES DE DOSSIER

Dans cette partie, l’utilisateur doit sélectionner les types de dossiers à inclure dans la recherche

UTILISATEURS OU GROUPES D’UTILISATEURS

L’utilisateur doit sélectionner les utilisateurs ou

groupes d’utilisateurs auxquels ont été attribués les dossiers recherchés. Le fait de sélectionner "Moi" affichera tous les dossiers attribués à son propre compte utilisateur. Les groupes peuvent être organisés de manière pyramidale, ce qui signifie qu’une fois un groupe sélectionné, il est

possible de sélectionner un sous-groupe ou même un seul utilisateur. L’utilisateur a la possibilité de sélectionner plusieurs (sous-) groupes ou utilisateurs, toutefois si l’utilisateur a sélectionné sa propre entité ("moi"), aucun groupe ou utilisateur supplémentaire ne peut être ajouté en parallèle.

PARTICIPANTS

Cette sélection permet à l’utilisateur de définir

les institutions devant être parties aux dossiers recherchés.

IMPORTANCE

Cette sélection permet de définir le degré

d’importance des dossiers recherchés (NORMALE

ou HAUTE).

CRITICITE

Cette sélection permet de définir le degré de

criticité des dossiers recherchés (NORMALE ou HAUTE).

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Novembre 2018 30

Une fois sauvegardée, l'utilisateur pourra réutiliser la recherche préfinie en cliquant

simplement sur la recherche en question dans la LISTE DE RECHERCHE PREDEFINIE. La

recherche se lancera immédiatement (voir Fig. 19). Chaque utilisateur définit ses

propres listes de recherches prédéfinies et est le seul à pouvoir les utiliser. Une fois la

recherche prédéfinie sélectionnée dans la liste, la liste des résultats de la recherche va

s'afficher avec pour entête le nom de la recherche prédéfinie ainsi que le nombre de

résultats.

Fig. 19 : Utiliser une recherche prédéfinie mémorisée

Pour modifier les paramètres d'une recherche prédéfinie, cliquer sur EDITER à droite du

nom de la recherche. Le panneau de configuration d'une recherche prédéfinie présenté

en Figure 18 va de nouveau s'afficher. Une fois les paramètres modifiés, cliquer sur

SAUVEGARDER. Pour supprimer une recherche prédéfinie, cliquer sur EDITER à droite du

nom de la recherche puis, dans le panneau qui s'affiche, sur SUPPRIMER.

Bien qu'une recherche prédéfinie ne montre généralement qu'un sous-ensemble des

dossiers disponibles, la liste de résultats peut malgré tout être longue. Pour réduire le

nombre de résultats, l’utilisateur peut effectuer une recherche en texte plein parmi les

résultats de la recherche prédéfinie (cf. section 5.2) ou personnaliser ultérieurement les

paramètres de recherche (voir Fig. 20).

Fig. 20 : Recherche dans la liste des résultats d’une recherche prédéfinie

Pour relancer la requête parmi tous les dossiers disponibles (et non uniquement dans la

liste actuelle de résultats), l'utilisateur devra cliquer sur [ ] situé dans l'entête de

la liste des résultats de la recherche, à côté du nom de la liste.

Le fait de ne sélectionner aucune entrée dans l’une des sections de la

recherche prédéfinie signifie qu’il n’existe aucun filtre pour cette catégorie.


Novembre 2018 31

5.4 Configurer l’ordre d'affichage des résultats d’une recherche (Sélecteur

de champ)

Dans RINA, l’utilisateur a également la possibilité de modifier ou de réorganiser les

informations relatives aux dossiers qui vont s’afficher dans la liste des résultats d’une

recherche. L'option Sélecteur de champ peut être utilisée pour personnaliser les

paramètres d'affichage des résultats d'une recherche. La liste des résultats étant

structurée par types de dossier, il est possible de personnaliser chaque type de dossier.

Pour personnaliser l'affichage des résultats de la recherche, cliquer sur le lien SELECTEUR

DE CHAMP en bas à droite de l'écran de recherche de dossier. L'outil "sélecteur de champ" va alors apparaitre sur la droite de l'écran (voir Fig. 21).

Fig. 21 : Ouvrir l’outil Sélecteur de champ

L'utilisateur peut cliquer sur la flèche de la liste déroulante pour sélectionner le secteur

de sécurité sociale (par exemple le secteur Pension) dans lequel il souhaite sélectionner

un type de dossier. Après avoir sélectionné le secteur, l'utilisateur peut également sélectionner le type de dossier dans la liste déroulante.

Pour ce faire, l'utilisateur clique sur la flèche de la liste déroulante et sélectionne un type

de dossier (par exemple Demande de pension de vieillesse). Une fois le type de dossier

sélectionné, une liste de champs apparait. Ces champs peuvent être réorganisés, il suffit

pour cela de faire glisser chaque champ à l'emplacement souhaité (voir Fig. 22). Pour

configurer l'affichage (masqué ou visible) des différents champs dans la liste des

résultats de la recherche, cliquer sur le premier lien à droite du nom du champ [OUI ou

NON]. Le deuxième lien permet de paramétrer les critères de tri ("ASC" par ordre

croissant, "DESC" par ordre décroissant ou "TRIER" pour revenir au tri par défaut. Cliquer

sur METTRE A JOUR pour enregistrer les paramètres pour le type de dossier sélectionné et

pour actualiser la liste des résultats (voir Fig. 22).

L'option Sélecteur de champ est également accessible pour un type de dossier spécifique

(BUC) en cliquant sur l'icone Engrenage [ ] située en haut à droite de l'intitulé

comprenant le secteur/le nom du dossier (cf. case verte Figure 22).


Novembre 2018 32

Fig.22 : Outil Sélecteur de champ configuré avec champs réorganisés et désactivés (à droite) et la liste des résultats correspondants (à gauche)


Novembre 2018 33

6. Fonctionnalité Recherche d’une institution

La fonctionnalité "Recherche d’une institution" est généralement disponible chaque fois

que l’utilisateur a besoin de définir, de modifier ou de mettre à jour la liste des

participants à un dossier en lui permettant de décrire de manière détaillée une institution

compétente dans un dossier (définir le nom et l’identifiant de l’institution sur les SED spécifiques).

La fonctionnalité Recherche d’une institution, qui va permettre à l’utilisateur de

localiser/identifier les participants à un dossier durant le traitement du dossier en

question, est requise dans les actions/ occasions suivantes :

Choisir/actualiser les participants (lorsqu’un nouveau dossier est créé). Dans ce cas,

un formulaire "Choisir des participants" s’ouvre, offrant la possibilité de sélectionner

l’option "choisir des participants" ou l’option "Mettre à jour les participants".

Ajouter un participant (SED X005 : Ajout d’un nouveau participant). Dans ce cas,

l’utilisateur définit l’entrée du SED "X005- Ajout d’un nouveau participant" activé

lorsque l’option "Ajouter un participant" est sélectionnée.

Transférer un dossier (SED X007 : Transmission d’un dossier). Dans ce cas,

l’utilisateur définit l’entrée pour le SED "X007- Transmission d’un dossier" activé

lorsque l’option “Transfert d’un dossier” est sélectionnée.

Chaque fois que l’utilisateur doit définir l’institution concernée au moment de renseigner un SED.

6.1 Algorithmes de recherche d’une institution

En termes d’algorithmes de recherche, RINA propose deux (2) approches distinctes :

La recherche de "texte libre" ou d’un "mot unique", qui consiste pour le moteur de

recherche à examiner tous les éléments de description de l’institution (dénomination,

identifiant, code pays, etc.) enregistrés et à essayer de les faire correspondre aux

éléments saisis (essentiellement le premier mot de la valeur saisie par l’utilisateur).

La recherche "avancée d’une institution" ou "recherche sur la base de critères

donnés", c'est-à-dire lorsque l’utilisateur définit des critères de recherche en

récupérant simplement, via une interface graphique utilisateur simple, les bonnes

informations à partir de listes fournies automatiquement (la fonctionnalité création

automatique de listes a intégré la logique BUC et les flux dossier prédéfinis de manière à ne contenir que des éléments valides).

L’utilisateur a la possibilité de passer d’un mode de recherche à l’autre ("Recherche en

texte libre" et "Recherche avancée d’une institution") en cliquant sur la fonctionnalité

adéquate (Fig. 23).


Novembre 2018 34

Fig. 23 : Sélectionner "Recherche avancée d’une institution" depuis les fenêtres "Choisir des participants" et "Recherche dans un SED"

6.2 Critères de recherche et utilisation des données de l’institution

La fonctionnalité Recherche d’une institution utilise tous les éléments disponibles

concernant une institution enregistrés dans la base de données des institutions de RINA. En

général, les données relatives aux institutions comprennent les informations extraites du

composant CSN (partie du contenu du composant technique IR (Référentiel des institutions -Institution Repository) :

ID de l'institution ;

Numéro d'enregistrement ;

Dénomination de l'institution ;

Acronyme ;

Pays ;

Code pays ;

Active depuis ;

Adresse (rue, ville, code postal, région) ;

Modes de contact ;

Point d'accès ;

Localisation ; Types de BUC assignés.

Pour chaque BUC assigné à l’institution en question, les données suivantes sont disponibles :

Type de BUC ;

Rôle d'application ;

Prête pour EESSI ;

Numéro d'identification du BUC ;

Date de début de la période de validité ;

Date de fin de la période de validité.

Au vu des données relatives aux institutions disponibles au niveau de l’application RINA, la

fonctionnalité de recherche appliquera, selon l’algorithme choisi, les paramètres suivants :


Novembre 2018 35

L’algorithme de "recherche de texte libre" pourra rechercher parmi les éléments

suivants :

o Nom de l'institution ;

o Acronyme de l'institution ;

o Code pays ;

o "Active depuis" (date) ;

o Numéro d'inscription.

L’algorithme de "recherche avancée d’une institution" pourra rechercher parmi les

données suivantes relatives à l’institution (tous les choix devront être effectués à partir des listes disponibles) :

o Pays ;

o BUC attribué (les paramètres suivants peuvent être recherchés à partir du

BUC en question) :

Secteur (secteur de sécurité sociale) ;

Processus-Type de BUC (code et nom) ;

Rôle dans l'application ;

Dates de début et de fin de la période de validité.

.


Novembre 2018 36

6.3 Affichage de l’écran de recherche d’une institution

6.3.1 Fenêtre "Choisir/mettre à jour des participants" dans un nouveau

dossier

La fenêtre "CHOISIR DES PARTICIPANTS"

(voir Fig. 24) apparait lorsque

l’utilisateur choisit l’option "Choisir des

participants" à partir de l’écran de

gestion du dossier lors de la création

d'un nouveau dossier. Cette fenêtre

apparait également lorsque l’option

"Mettre à jour des participants" (section

7.10.1) est sélectionnée.

Fig. 24 : Fenêtre "Choisir des participants"

Une description analytique des champs du formulaire est donnée ci-après :

EXPEDITEUR

Dans ce champ, une description détaillée de l’institution expéditrice est

donnée (par exemple : PSPS, Belgium Office 01 de EESSI, BE).

LISTE DES DESTINATAIRES

A cette rubrique, la liste de tous les participants sélectionnés

(destinataires) s’affiche.

DESTINATAIRE

L’utilisateur peut commencer à saisir sa recherche dans le champ prévu

et l’outil de recherche affichera la liste des institutions correspondant le

mieux à la recherche. Il est alors possible de sélectionner le bon

participant à partir de la liste.

AJOUTER

Permet d’ajouter un nouveau participant à la liste de participants afin de

définir plus d’un ajout aux participants destinataires. Le fait de cliquer sur

"Ajouter" va activer une nouvelle zone de texte permettant d’identifier le

nouveau participant.

RECHERCHE AVANCEE

Cette fonctionnalité peut être utilisée lorsque l’utilisateur souhaite

rechercher l’institution la plus appropriée au moyen d’une recherche plus

étendue.

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6.3.2 Fenêtre de "Recherche de participants dans un document SED"

Fig. 25 : Recherche d’une institution/d’un participant dans un document SED

En plus de sélectionner ou d’actualiser les participants lors de la création d’un nouveau

dossier, l’utilisateur pourra, en de nombreuses occasions, avoir à définir une institution

spécifique lors de la modification ou de la mise à jour des SED d’un dossier. Par

exemple, après avoir créé un nouveau dossier concernant le secteur des pensions,

l’utilisateur sera tenu de compléter le SED P2000. Le champ "Nom de l’institution" du

SED intègre les algorithmes de recherche d’une institution afin de permettre à

l’utilisateur de définir l’institution compétente adéquate (Fig. 25).

6.4 Fenêtre de "Recherche de participants en texte libre"

La fenêtre "CHOISIR DES PARTICIPANTS" s’affiche dès lors que l’utilisateur sélectionne l’option

"Choisir des participants" dans l’écran de gestion du dossier lors de la création d’un

nouveau dossier. L’utilisateur a alors la possibilité de définir la liste des institutions

compétentes devant participer au dossier en question.

L’utilisateur peut rechercher la liste des institutions en saisissant le nom de l’institution,

le nom du pays, le type de BUC ou le code BUC, etc. Pour chaque recherche correcte,

s’affiche la liste des résultats de la recherche dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner

l’institution adéquate (Fig. 26).

Le moteur de recherche "en texte libre" de RINA possède les caractéristiques suivantes :

1. Il n’admet QUE les recherches par la saisie d’UN SEUL mot (SEUL le PREMIER terme

de la valeur saisie est utilisé pour la recherche).

2. Il opère une présélection et n'affiche dans la liste de résultats que les institutions

ayant les compétences renseignées (type de BUC actif) en lien avec les dossiers

actifs.


Novembre 2018 38

3. Il recherche le terme (ou partie du terme) saisi dans la zone de texte dans les

champs suivants relatifs à l’institution : o Nom de l'institution (c.-à-d. le moteur de recherche cherche les occurrences

dans des chaînes de caractères comme “Hungarian Office of EESSI") ; o Sigle ou acronyme de l'institution (c.-à-d.“HUNA01”) ; o Code pays (c.-à-d. “HU”) ; o “Valide à partir de/jusqu'au”(c.-à-d. “2012”, ou “2012-01-01”) ; o Numéro d'identification de l'institution (c.-à-d. “1234”).

Fig. 26 : Sélection de l’option “Choisir des participants” et fenêtre “Choisir des participants” avec visualisation des résultats de la recherche de texte libre

Le moteur de recherche d’une institution applique les règles suivantes :

1. La saisie “00” ou d'un code pays (c.-à-d. “BG”) affiche jusqu'à 10 résultats (parmi

les institutions compétentes/autorisées). Si l'institution recherchée aurait dû figurer

parmi les résultats affichés mais n'apparait pas à l'écran, l'utilisateur devra entrer

des critères de recherche plus précis ou utiliser la fonctionnalité de recherche

avancée.

2. L'implémentation actuelle admet uniquement les recherches par MOT-CLEF

UNIQUE. Les mots supplémentaires ne sont par conséquent pas pris en compte (SEUL le dernier mot de la saise est utilisé pour la recherche).


Novembre 2018 39

6.5 Recherche avancée d’une institution

La fonctionnalité "Recherche avancée d'une institution" est une fonction de recherche

simple qui s'active uniquement lorsque l'utilisateur sélectionne l'option appropriée.

La fonctionnalité "Recherche avancée d’une institution" comprend un sous-ensemble de

données extraites du composant technique IR (Référentiel des institutions - Institution

Repository) et non la totalité des informations relatives aux institutions stockées par

l’application centrale CSN (cf. paragraphe 6.1).

La fonctionnalité "Recherche avancée d’une institution" est disponible dans la fenêtre

"Choisir des participants" qui s'ouvre lorsque l’utilisateur sélectionne l’option "Choisir des

participants". Dans la fenêtre "Choisir des participants" qui s'affiche, l’utilisateur clique sur

l’icône [ ] pour ouvrir la fenêtre de "Recherche avancée d'une institution" (Fig. 27).

La fonctionnalité "Recherche avancée d'une institution" est également disponible en

cliquant sur l'icône [ ] du champ "Nom de l'institution" des SED du dossier (Fig. 28).

L’utilisateur peut utiliser “00” comme signe de remplacement afin

de lister jusqu’à 10 institutions compétentes disponibles. Aucun

autre métacaractère n’est disponible.

La "Recherche d’une institution" n’est exécutée que dans la liste des

institutions compétentes.

La "Recherche d’une institution" n’est PAS sensible à la casse.

Si l’utilisateur saisit plus d’un mot/expression dans le champ de

recherche, la requête va ignorer tous les mots à l’exception du

dernier pour exécuter la recherche.

L’utilisateur pourra utiliser le champ “Active depuis” pour rechercher

des institutions actives depuis une année spécifique. La recherche

"active depuis" est une opération de comparaison de la chaine de

caractères et NON une réelle comparaison des dates.

La recherche “Active depuis” est à utiliser avec prudence car elle

affiche les institutions actives depuis l’année donnée et NON les

institutions entrées en activité durant les années qui suivent. Par

exemple, si l’utilisateur saisit "2012" dans le champ de recherche

"Active depuis", il n’obtiendra QUE la liste des institutions entrées

en activité en 2012, et non les institutions entrées en activité en 2013 ou au cours des années suivantes.

Afin d’identifier l’institution au moyen de critères d’identification, l’utilisateur

pourra rechercher (hors RINA) dans l’annuaire des institutions de sécurité sociale européennes (CAI) pour y trouver l’institution destinataire adéquate. Cet annuaire offre plusieurs options pour trouver le bon destinataire en utilisant la recherche contextuelle.


Novembre 2018 40

Fig. 27 : Fenêtre "Choisir des participants" – Sélection de l’option de recherche avancée d’une institution

Fig. 28 : Recherche avancée d’une institution "dans un SED"

Une fois l'icône [ ] sélectionnée, la fenêtre "Institution - Recherche avancée" s'affiche.

L'utilisateur complète les champs de recherche indiqués comme obligatoires c'est à dire

le pays de l'institution, le secteur (de sécurité sociale) et le (type de) processus. Une fois

les champs "Secteur" et "Processus" dument renseignés en sélectionnant la valeur

appropriée dans les listes déroulantes (voir Fig. 29), la fenêtre de recherche se développe

et des informations supplémentaires/facultatives peuvent également être renseignées concernant le processus.

L'utilisateur peut ainsi choisir de renseigner le champ "Valide à partir de" ou "Valide

jusqu'au" ainsi que le rôle dans l'application (valeurs possibles: “Process Owner”

(propriétaire du dossier) et “Counter Party” (contrepartie)) afin de limiter les résultats de

la recherche.


Novembre 2018 41

Fig. 29 : Fenêtre “Choisir des participants” – Critères de recherche avancée d’une institution

PAYS

Pays de l’institution/participant de destination (pays destinataire)

SECTEUR

Secteur métier/ branche de sécurité sociale pour laquelle l’institution de destination est compétente

TYPE DE PROCESSUS

Type de processus (Type de BUC)

VALIDE A PARTIR DE/ VALIDE JUSQU’AU

Dates de validité (depuis/ jusqu’au) du BUC

ROLE DANS L'APPLICATION

Rôle dans l’application recherché (“Propriétaire du processus” ou “Contrepartie”)

Une fois les critères de recherche sélectionnés, l'utilisateur lance la recherche en cliquant

sur [ ].

4

5

2

3

1


Novembre 2018 42

Le moteur de recherche génère une liste de résultats (c'est à dire qu'il affiche toutes les

institutions qui répondent aux critères indiqués) (voir Fig. 30 et Fig. 31). L'utilisateur

clique ensuite directement sur le nom (souligné) de l'institution adéquate (la valeur

pointée par le curseur est alors bleue) (voir Fig. 31).

La liste de résultats, dans laquelle l'utilisateur sélectionne l'institution adéquate,

comprend les données nécessaires relatives à chaque institution. Si l'utilisateur

sélectionne l'option ANNULER, la recherche est annulée et l'utilisateur retombe sur la

fenêtre "choisir des participants" lui permettant d'effectuer une nouvelle recherche. Le

fait de cliquer sur [ ] va permettre de réinitialiser la demande. L'utilisateur revient alors à la boite de dialogue précédente "Institution - Recherche avancée".

Fig. 30 : Fenêtre “Choisir des participants » – Fonctionnalité de recherche avancée d’une institution et liste des résultats de recherche

Fig. 31 : Utiliser la barre de défilement pour voir tous les résultats de la recherche

Novembre 2018 43

Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI

7. Module de gestion du dossier

7.1 Dossiers – Description générale

De manière générale, un dossier peut être comparé à un container de messages métier.

Toutes les informations spécifiques au dossier, notamment l'ensemble des notifications

et des SED échangés, sont rassemblés dans ledit dossier. Chaque dossier possède les

caractéristiques de base suivantes:

Un dossier comprend l’ensemble des SED, pièces jointes et notifications

appartenant audit dossier.

Un dossier comprend l'ensemble des SED, des pièces jointes et des notifications

relatives audit dossier.

Un dossier relève d'un secteur de sécurité sociale spécifique (par exemple

Pension, Maladie, Recouvrement, etc.).

Un dossier relève d'un type de dossier spécifique (par exemple Demande de

recouvrement), c'est à dire qu'il implémente un cas d'utilisation métier spécifique

(BUC).

Un dossier possède obligatoirement un propriétaire (CO).

Un dossier peut compter une ou plusieurs contreparties (CP) tel que défini dans

les cas d'utilisation métier.

Un dossier possède un statut (ouvert, cloturé, etc.)

Un dossier est généralement lié à un individu en particulier (à l'exception des

Batch SED, qui concernent plusieurs créances)

Un dossier se voit attribuer un numéro de dossier RINA (ID local du dossier).

La Figure 32 présente les attributs de base d'un dossier. A noter que chaque secteur

comprend plusieurs types de dossier. Pour chaque dossier, il est nécessaire de

sélectionner un des types de dossiers du secteur de sécurité sociale correspondant. Les

REGLES RELATIVES AU TYPE DE DOSSIER qui implémentent le BUC correspondant définissent deux aspects:

1. Les SED appartenant au type de dossier sélectionné.

2. La séquence des SED durant l'instruction du dossier/durant l'échange (par

exemple il peut arriver que certains messages ne puissent être utilisés qu'en réponse à des messages de demande transmis préalablement).

Novembre 2018 44


Fig.32 : Attributs de base d’un dossier

7.2 Statuts des dossiers

Un dossier EESSI peut avoir différents statuts. Ce paramètre permet tant à l'expéditeur

qu'au destinataire de suivre le statut du dossier {Ouvert, Clôturé, Archivé, Supprimé} (voir Fig. 33).

Un dossier peut avoir le statut "ouvert". Ce statut signifie, au minimum, que:

un dossier a été créé pour le propriétaire du dossier, et

un message a été reçu pour la première fois, ce qui crée un dossier ouvert pour la contrepartie.

Dès lors qu'un dossier a été ouvert, plusieurs actions sont possibles.

Par exemple : clôturer le dossier, transferer le dossier, archiver le dossier ou supprimer

le dossier.

Une fois l'instruction du dossier terminée, le dossier peut être clos. Il reçoit alors le statut "Clôturé".

Lorsqu'un autre participant au dossier est en fait l'institution compétente pour traiter le

dossier en question, il est possible de transférer ledit dossier à l'institution compétente

ou de supprimer certains participants de l'échange. Dans les deux cas, le statut du

dossier apparaitra comme "Supprimé".

En tant que propriétaire du dossier, vous pouvez également décider de supprimer un

dossier lorsqu'aucun SED n'a encore été échangé. De plus, un dossier peut être

automatiquement supprimé selon les règles de conservation et d'archivage en vigueur.

Une fois supprimé, le dossier en question est supprimé du système. Cette opération est

irréversible.

Enfin, un dossier peut être archivé (statut: "Archivé") soit via une opération manuelle, soit automatiquement selon les règles d'archivage définies.

Novembre 2018 45


Fig. 33 : Diagramme des états-transitions du dossier

7.3 Ecran de Gestion du dossier

Le module de Gestion du dossier est la partie de l'application où les activités liées à la

logique métier des échanges (transfrontaliers) d'informations de sécurité sociale sont

réellement menées. Chaque dossier est géré depuis l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir

Fig. 34). Cet écran s’affiche automatiquement lorsqu’un dossier est ouvert ou créé.

Parallèlement une nouvelle entrée (GESTION DU DOSSIER) apparait dans la barre de menu

principal permettant d’accéder à l’écran de gestion du dossier depuis d’autres perspectives comme par exemple depuis le module de recherche de dossier.

Novembre 2018 46


Fig. 34 : Ecran de gestion du dossier

ECRAN DE GESTION DU DOSSIER

L’écran de gestion du dossier permet à l’utilisateur de travailler sur un

dossier spécifique. En plus de disposer de toutes les informations de base et

nécessaires, l’utilisateur a également la possibilité de consulter l’historique

chronologique du dossier. L’écran de gestion du dossier se divise en

différentes parties qui seront décrites plus en détail dans les sections

suivantes du présent manuel.

BARRE D’INFORMATIONS DU DOSSIER

La barre d’informations du dossier comprend des informations de base sur

le dossier concerné ainsi que des informations sectorielles importantes (sur

le citoyen concerné par exemple). Ces informations sont extraites des

données renseignées sur le premier document SED du dossier. Les

différents intitulés sont décrits ci-après (sur la base d’un exemple).

ETIQUETTE DESCRIPTION

Rafraichir la page/ Verifier l'arrivée de

nouveaux SED au dossier

Secteur/nom du BUC Nom du secteur de sécurité sociale et

type de dossier associé

(pension/demande de pension de

vieillesse)

PO Représente le rôle de l'institution de

l'utilisateur dans le dossier (soit PO

(Process Owner) = propriétaire du

processus, équivalent du propriétaire du

dossier, soit CP (Counter Party) =

contrepartie)

1

2

Novembre 2018 47


Ouvert Représente le statut actuel du dossier

(ouvert, clôturé, supprimé, archivé) Sexe du citoyen (masculin dans ce

dossier)

Williams James Nom de famille et prénom du citoyen

01/Jan/1920 Date de naissance du citoyen

1234321 NIP de la personne concernée (doit être

renseigné dans le SED afin de pouvoir

être affiché et utilisé dans la recherche

de dossier) Journaux d’audit Liste comprenant les journaux d’audit

filtrés sur la base des critères de

Personne et d’Institution (cette option

est visible dans certaines situations : (i)

lorsque le NIP de la personne est

communiqué et (ii) dans le cas de

dossiers concernant des

remboursements)

Métadonnées du dossier (possibilité

d’indiquer qu’il s’agit d’un dossier

sensible, cf. section 7.9.2)

Avenue des Arts,47,

Brussels

Adresse postale de la personne concernée

H [Home] Numéro de téléphone fixe du

citoyen

M [Mobile] Numéro de téléphone portable du

citoyen

[email protected] Adresse email du citoyen

18012 Correspond au numéro de dossier RINA

(identifiant local du dossier)

Depuis Indique la date d’ouverture du dossier

Mettre à jour Indique la date de la dernière modification

"RinaUser - huna01" Affiche le nom de l’utilisateur connecté et

l’institution correspondante

HU:huna01, HU Affiche le nom de l’institution de

l’utilisateur connecté

Journaux d'audit

Liste de journaux d'audit appropriés

pouvant être filtrés via l'application de

certains critères

Notifications du dossier (de gauche à

droite) : messages non lus, messages

d’erreur, messages d’avertissement,

messages d’information (voir section 7.7

pour plus d’informations)

mailto:[email protected]

Novembre 2018 48


BARRE D’OUTILS DU DOSSIER

La barre d’outils du dossier fournit à l’utilisateur des informations et des

fonctionnalités spécifiques au dossier. Les intitulés sont décrits ci-après

sur la base d’un exemple.

BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER

La barre d’actions du dossier affiche toutes les actions relatives à la gestion du dossier et à la création des SED (cf. section 7.8 et suivantes pour plus d’informations). LISTE DES SED

La partie centrale supérieure de l’écran de gestion du dossier montre tous les SED ayant été envoyés ou reçus dans le cadre de l'échange. La présentation des SED dépend du mode d’affichage sélectionné (voir section 7.6 pour plus d’informations). Dans les deux modes d’affichage on trouve en bas de chaque SED


Vue classique/ Vue

de ligne de temps

Option permettant de choisir entre deux modes

d’affichage des SED (voir section 7.6 pour plus

d’informations)

Paramètres du dossier - options de présentation du

SED ((voir section 7.6 pour plus d’informations)

Option permettant de paramétrer une alarme se

déclenchant à une date et heure spécifique

accompagnée d’un texte créé pour un dossier en

particulier (voir section 7.9.3). L’icône devient orange

si une ou plusieurs alarmes ont été paramétrées pour

le dossier.

Participants (2) Nombre de participants actifs (institutions) au dossier.

Cliquer sur l’onglet pour faire apparaitre la liste de

tous les participants (voir section 7.5 pour plus

d’informations sur la gestion des participants)

Commentaires (0) Nombre de commentaires relatifs au dossier. A noter

que les commentaires sont locaux et ne seront pas

transmis aux autres participants au dossier (cf. section

7.17 pour plus d’informations).

Pièces jointes (1) Nombre de pièces jointes au dossier. A noter que les

pièces jointes sont locales et ne seront pas transmises

aux autres participants au dossier (voir section 7.16).

Option permettant d'afficher/masquer le panneau

latéral droit ou gauche

3

4

5

À noter qu’il est nécessaire de disposer d’autorisations spéciales pour

pouvoir consulter les journaux d’audit. A noter également que l'icone Engrenage bleue figurant dans la barre outils du dossier (voir ci-après) n’a rien à voir avec les fonctions d’audit bien que d’apparence semblable. Cet icone permet de modifier les options de présentation des SED (voir section 7.5 pour plus d’informations).

Le numéro d'identification personnel (NIP) n'est visible que lorsque

défini dans le SED pertinent et à condition que le NIP du pays concerné et le pays de l'institution propriétaire correspondent.

Novembre 2018 49


les commentaires et les pièces jointes spécifiques au SED en question ainsi que les actions possibles. Les liens d’actions disponibles vont dépendre du statut du SED/du dossier. La liste des SED fournit également des informations détaillées concernant le document [en cliquant sur l’icône [ ] (type de document, intitulé du document, version du document, dernière mise à jour, document parent et participants) et certificats [en cliquant sur l’icône [ ] (cf. section 7.5 pour plus d’informations).

INFORMATIONS RELATIVES AU SED (applicable uniquement lorsque le mode d’affichage

classique Vue classique est sélectionné en section 4)

La partie centrale inférieure de l’écran de gestion du dossier permet de prévisualiser les informations détaillées relatives au SED sélectionné dans la partie centrale supérieure. L’utilisateur a la possibilité de sélectionner des actions supplémentaires comme laisser un commentaire, annexer de nouvelles pièces jointes ou bien réagir au SED. Cet aperçu n’est disponible qu’en mode d’affichage classique (voir section 7.6 pour plus d’informations).

BARRE DE FILTRE ET DE NAVIGATION DANS LES SED

La barre de filtre et de navigation dans les SED permet d’accéder rapidement aux SED à partir d’une certaine date en cliquant simplement sur la période adéquate (par année) dans la section NAVIGUER DANS LES DOCUMENTS. De plus, l’utilisateur a la possibilité de filtrer les SED d’un dossier. Par défaut toutes les catégories de SED dans un dossier sont affichées ; l’utilisateur peut désélectionner la(les) catégorie(s) de son choix pour que les SED correspondants n’apparaissent plus.

BARRE DU DOSSIER

Cet espace est accessible depuis tous les menus de RINA. Il permet à l’utilisateur de créer le type de dossier en le sélectionnant dans la liste mise à disposition ou de rechercher un dossier à partir de son numéro. Le contenu de cette liste est établi sur la base des compétences de l’institution et des droits liés au rôle de l'utilisateur.

7.3.1 Identifiant de gestion du dossier (Index)

Le nombre important de cas d’utilisation métier (BUC) et la complexité de chaque BUC

occasionnent certains besoins particuliers auxquels le logiciel doit pouvoir répondre (Fig. 35:

Identification du dossier par une recherche simple – afin de faciliter la recherche de

dossiers.

Identification unique d'un dossier – afin de préserver l'intégrité des données.

Identification croisée dans le cas d'un transfert de dossier d'une institution à une

autre ou d'un secteur métier à un autre – afin de faciliter l'identification transversale

au sein de multiples institutions.

Définition d'un modèle (Pattern) par institution afin de faciliter l'utilisation d'une

sémantique commune en termes d'identification du dossier – afin d'aider l'institution

à définir un système lui permettant d'identifier un dossier de manière unique au sein

de son système de fichiers (séquence).

Afin de couvrir l'ensemble des besoins métier, les contreparties métier sont invitées à examiner et à analyser la solution proposée.

La structure de l'index est établie et communiquée par l'administrateur de l'application RINA et est commune à tous les utilisateurs des États membres participants.

Grâce aux options d’affichage des SED (voir section 7.6), l’utilisateur

peut choisir ou non d’afficher la section des informations relatives au

SED.

7

8

6

Novembre 2018 50


Fig. 35 : Identifiant de gestion du dossier (index)

Il existe trois manières de configurer le modèle de l'index (configuration décrite au

chapitre 3.1.3 du Manuel administrateur RINA- EESSI) à savoir : (a) par défaut

(séquence interne incrémentale pour tous les dossiers locaux), (b) par HTTP Callback

(URL unique fournie par une application externe) et (c) selon un modèle où l'index est

constitué de champs pertinents spécifiques (voir exemple ci-après).

7.4 Créer un dossier

Pour créer un nouveau dossier (vierge), cliquer sur [ ] dans la BARRE DU DOSSIER

(voir Fig. 36).

Fig. 36 : Créer de nouveaux dossiers à partir de la barre du dossier

L'utilisateur sélectionne le secteur du dossier dans la liste des secteurs de sécurité

sociale du menu déroulant (Fig. 37). Il sélectionne ensuite le type de dossier (BUC)

parmi les types de BUC disponibles pour le secteur en question (la liste des BUC). La

barre de défilement permet à l'utilisateur de visualiser la liste entière.

Exemple

Dans le cas où l’institution génère l’identifiant du dossier local comprenant la dénomination abrégée de l’institution (par ex. INST2), le type de BUC, la date de création dans le format "JJ/MM/AAAA" et le numéro de séquence du secteur

d’au moins 8 caractères (à partir de "0"). Toutes les informations devront être séparées par un tiret. La structure souhaitée devrait ainsi avoir la forme suivante : INST2-<BUC_type>-<DATE(dd/MM/yyyy)>-<SEQ(sector,0,8)>

Pour le 1510ème dossier de type P_BUC_01 créé le 24 décembre 2017, l’identifiant du dossier local devrait être généré : "ddddd - INST2-P_BUC_01-24/12/2017-00001510", "dddd" étant un

nombre entier généré automatiquement par la plateforme.

Chaque dossier implémente un cas d’utilisation métier particulier (BUC)

c’est-à-dire une procédure standardisée de traitement d’une demande de

sécurité sociale transfrontalière spécifique (voir également section 1.6). Le BUC assigné à un dossier est appelé type de dossier.

Chaque institution de sécurité sociale ayant des règles distinctes en

termes de répartition des tâches et des responsabilités, les

administrateurs de l’application RINA locale de l’institution de l'utilisateur

peuvent mettre en place des règles relatives à la sécurité qui vont définir

les types de dossiers que l’utilisateur est autorisé à créer (et également

les types de dossiers qui lui seront attribués). Par conséquent ce dernier

pourra ne pas avoir accès à tous les secteurs ni à tous les types de dossier.

Novembre 2018 51


Fig. 37 : Liste des secteurs de sécurité sociale et des types de dossier

Une fois le secteur et le type de BUC sélectionnés, cliquer sur pour créer un

nouveau dossier correspondant aux options choisies (secteur et type de BUC).

Le fait de cliquer sur va générer la création du dossier.

Après avoir activé la création d'un nouveau dossier, l'utilisateur va être

automatiquement redirigé vers l'espace de travail de GESTION DU DOSSIER (voir section

7.2). La plupart des actions possibles pour le dossier ne seront cependant disponibles

que lorsqu’au moins une autre institution participante aura été séléctionnée (cf. section

7.5). Une fois un ou plusieurs participants sélectionnés, plusieurs actions seront

disponibles, au niveau du dossier entier (cf. section 7.9) ou au niveau des différents SED

du dossier (cf. section 7.11).

Le type de dossier détermine les SED qui seront disponibles durant le

traitement du dossier (voir section 7.1 concernant la relation entre le type

de dossier et les SED).

Il existe, en plus des différents types de dossiers prévus pour les

demandes de sécurité sociale, un type de dossiers transversal, les BUC

horizontaux, pensés pour les problèmes pouvant se poser dans n’importe

quel secteur de sécurité sociale, comme la nécessité de déterminer le lieu

de résidence de la personne. Les dossiers utilisant les BUC horizontaux

peuvent être créés en tant que dossiers indépendants, comme c’est le cas

pour les dossiers relevant des autres secteurs de sécurité sociale.

Cependant, les dossiers horizontaux peuvent également être requis dans

le cadre d’un dossier de sécurité sociale plus important, et sont dans ce

cas utilisés comme sous-processus d’un autre BUC. Pour plus

d’informations, voir section 12.7 concernant les dossiers horizontaux

utilisés de manière indépendante (processus principaux) et section 12.8

concernant les sous-processus horizontaux.

Exemple : Un ressortissant portugais a travaillé et/ou vécu dans plusieurs États membres participants.

Lorsqu’il atteint un certain âge, il effectue une demande de pension (vieillesse) dans plusieurs États membres participants. Cette demande est habituellement introduite auprès de son État de résidence. Il appartient désormais à l’institution de pension nationale d’ouvrir un nouveau dossier et d’en coordonner le traitement. Pour ce faire, l’agent va ouvrir un nouveau dossier en sélectionnant le secteur Pension et le type de dossier correspondant - Demande de pension- dans RINA et créer un nouveau dossier. Après avoir créé le dossier, l’institution en devient le propriétaire (CO).

Novembre 2018 52


De plus, certains sous-processus horizontaux transverses, comme le processus de

détermination de la résidence d'une personne, peuvent également être exécutés au sein

du BUC. Là encore, c'est la création du premier SED du sous-processus en question qui

initie le sous-processus (cf. section 12.8).

7.5 Définir les participants initiaux à l’échange

Pour réellement échanger des informations via la création ou l'envoi de SED, il est

nécessaire de sélectionner une ou plusieurs conterparties pour un dossier.

Cliquer sur CHOISIR DES PARTICIPANTS après avoir créé un nouveau dossier (voir Fig. 38).

Fig. 38 : Choisir un nouveau participant

Il suffit de saisir au moins deux caractères pour déclencher la recherche des institutions

correspondantes (voir Fig. 39). Une description analytique de la fonctionnalité de

recherche des institutions peut être retrouvée en section 6 "Recherche d’une institution".

Certains dossiers requièrent une participation multilatérale. Pour ajouter une autre

institution destinataire, cliquer sur AJOUTER puis saisir au moins deux caractères du nom

de l’institution, comme décrit précédemment.

Un dossier compte toujours un seul propriétaire (CO) ainsi qu’une ou

plusieurs contreparties (CP) selon les types de BUC définis. Ils sont collectivement désignés comme les participants au dossier.

Selon la capacité de ressources de l’application RINA, il faudra compter quelques minutes avant que l’utilisateur ait accès aux actions.

Novembre 2018 53


Fig. 39 : Sélectionner une contrepartie

Si l’institution concernée ne figure pas dans la liste, l’utilisateur peut saisir le nom de

code de l'institution en entier. Cliquer ensuite sur OUI pour valider (voir Fig. 40).

Fig. 40 : Participation multilatérale

Novembre 2018 54


7.6 Modes d’affichage du module de Gestion du dossier

Les SED d'un dossier peuvent être présentés selon deux affichages différents : VUE

CLASSIQUE (affichage classique) et VUE DE LA LIGNE DE TEMPS (affichage chronologique) (voir

Fig. 41 et Fig. 42). La Figure 41 montre le mode VUE CLASSIQUE dans lequel les SED sont

regroupés par ligne. Le mode VUE DE LA LIGNE DE TEMPS est présenté dans un second temps.

Fig. 41 : Mode d'affichage Vue classique

L'utilisateur a la possibilité de passer d'un mode d'affichage à l'autre en cliquant sur l'onglet correspondant, VUE CLASSIQUE ou VUE DE LA LIGNE DE TEMPS, en haut à gauche de la BARRE D'INFORMATIONS DU DOSSIER (voir Fig. 42).

Fig. 42 : Sélectionner le mode d’affichage dun SED

L'utilisateur peut également cliquer sur l'icône d'engrenage [ ] en haut à droite des

modes d'affichage de l'écran de Gestion du dossier, puis sélectionner le mode souhaité

dans la fenêtre qui s'affiche (voir Fig. 43).

Exemple : Après avoir créé un dossier de "demande de pension de vieillesse" dans RINA, l’institution (propriétaire du dossier) identifie tous les États membres dans lesquels le demandeur a vécu ou travaillé. L’étape suivante consiste à identifier l’institution(s) compétente(s) dans chaque État membre. Le propriétaire du dossier va ensuite ajouter la(les) institution(s) comme destinataire(s) dans RINA. Les contreparties ajoutées seront automatiquement informées par l’application RINA de l’échange de messages métier dans le dossier.

Novembre 2018 55


Fig. 43 : Sélectionner et configurer le mode d’affichage d'un SED

Dans cette fenêtre, l'utilisateur a également la possibilité (en cliquant sur la barre de

défilement pour voir apparaitre toutes les options) de configurer les deux modes

d'affichage. Il a ainsi accès à une fonctionnalité de tri ainsi qu'à l'option de paramétrage d'une alarme (pour le paramétrage d'une alarme cf. section 7.9.3).

Le mode VUE CLASSIQUE (affichage classique) propose le paramètre supplémentaire

GROUPER PAR MOIS ainsi qu'un volet de lecture permettant d'afficher un aperçu du SED

sélectionné dans la liste des SED. Ce mode d’affichage a l’avantage de permettre de

visualiser tout le contenu d’un SED sans ouvrir de fenêtre séparée. Il n’est pas possible

de modifier des données à partir de l’aperçu (voir Fig. 44). Pour modifier des données

(cf. section 7.11), cliquer sur METTRE A JOUR dans le menu ACTIONS en bas du volet

d'aperçu du SED, option disponible selon le type de BUC/l’étape du BUC/le rôle (voir Fig. 45 et Fig. 44).

L'utilisateur peut également actualiser les données du SED en cliquant sur l'icône Feuille

de papier bleue [ ] au bout de la barre d'informations du SED (voir Fig. 45).

Une nouvelle fenêtre apparait alors contenant l'aperçu du SED. L'utilisateur a alors la

possibilité de modifier le SED en cliquant sur Mettre à jour en bas à droite de la fenêtre.

Novembre 2018 56


Fig. 44 : Options de la Vue classique

Le document peut également être affiché en plein écran en cliquant sur l'icône Plein

écran [ ] situé en bas à gauche de la fenêtre (le volet affichant les commentaires et

les pièces jointes est alors masqué). Pour sortir du mode Plein écran, cliquer de nouveau

sur [ ].

Fig. 45 : Aperçu du SED et actions possibles

Le mode VUE DE LA LIGNE DE TEMPS (affichage chronologique) offre une présentation visuelle

de l'historique des échanges de SED entre l'institution de l'utilisateur et les autres

participants au dossier.

Novembre 2018 57


Ce mode d’affichage propose deux options de présentation : une seule colonne (voir Fig.

48) ou deux colonnes (voir Fig. 46). L’espace d’affichage étant limité, l’option de

présentation en deux colonnes offre un aperçu plus concis des interactions dans le

dossier. La présentation sur une seule colonne propose en plus l'option AFFICHER LES

DRAPEAUX (présentée en Figure 43).

Fig. 46 : Vue de la ligne de temps (présentation sur 2 colonnes)

Lorsque l'option Afficher les drapeaux n'a pas été sélectionnée dans le menu de

configuration du dossier ([ ]), l'icône [ / ] située en haut à gauche de la fenêtre de

chaque SED indique s'il s'agit d'un message entrant ou sortant, voir Fig. 43. L'étiquette REÇU ou ENVOYE apparait également en haut à droite de la fenêtre de chaque SED.

Pour les SED sortants, l'icône Enveloppe située à côté de l'étiquette ENVOYE indique si le

SED a uniquement été envoyé (enveloppe de couleur grise), s'il a été livré avec succès

(enveloppe de couleur verte - voir Fig. 46), ou partiellement livré (à un seul

destinataire sur deux ou plus - enveloppe de couleur jaune [ ]) (voir Fig. 48). En

cas d'échec de l'envoi d'un message (statut : "Erreur"), l'utilisateur peut demander le

renvoi du message en ouvrant l'icône Dossier [ ] et en cliquant sur le lien RENVOYER du

SED correspondant (cf. Fig. 141).

Les deux modes d'affichage, VUE DE LA LIGNE DE TEMPS et VUE CLASSIQUE, donnent des

informations détaillées sur le SED [ ] ainsi que sur le certificat métier [ ] (voir Fig.

47).

Ces informations sont disponibles en cliquant sur les icônes correspondantes (cf. Fig. 48).

Novembre 2018 58


Fig. 47 : Informations détaillées du SED et certificat X.509


Informations détaillées

du SED

("Relation Dossier/SED")

Section fournissant des informations concernant le

SED, y compris concernant les liens entre les SED

existants du dossier en question

Type de document Le type du document (par exemple H010)

Intitulé du document L’intitulé du document (par exemple Réponse à un

rappel)

Version du document La version du document (par exemple version 1)

Dernière mise à jour La date de la dernière mise à jour du document

(jj/mm/aaaa hh:mm)

Documents parents Permet à l’utilisateur de consulter les informations

relatives aux relations entre les documents (SED) liés

à un dossier (par exemple S055 - Demande de

prestations en espèces)

Participants Les participants prenant part à l’échange (expéditeur,

destinataire, participant)

Certificat X.509 Section fournissant des informations concernant la

signature métier du SED spécifique

Objet Le champ objet identifie l’entité associée à la clef

publique enregistrée dans le champ clef publique.

Autorité de certification

émettrice

Ce champ identifie l’entité ayant signé et émis le

certificat.

Numéro de série Le numéro de série décrit le numéro unique assigné à

chaque certificat par l’autorité de certification

Version Ce champ décrit la version du certificat encodé.

Algorithme de signature Le champ algorithme de signature comprend

l’identifiant de l’algorithme de cryptographie utilisé

par l’autorité de certification pour signer le certificat.

Novembre 2018 59


Date de début de validité

du certificat

Il s’agit de la période durant laquelle l’autorité de

certificat s’engage à conserver des informations

relative au statut du certificat.

Date de fin de validité du

certificat

Il s’agit de la période durant laquelle l’autorité de

certificat s’engage à conserver des informations

relative au statut du certificat

Clef publique Ce champ est utilisé pour mentionner la clef publique

et identifier l’algorithme avec lequel la clef est utilisée.

Date de signature du DES La date à laquelle le SED a été signé (par exemple le 26 octobre 2018).

Fig. 48 : Vue de la ligne de temps (1 colonne)

7.7 Notifications du dossier

Pour tous les évènements pertinents concernant un dossier, comme l’arrivée d’un

nouveau SED ou une demande d’attribution de dossier à un nouvel agent, le système

génère une notification concernant l’événement en question. Les différents types de

notification sont détaillés en section 8.

Il est possible d’accéder à toutes les notifications liées à un dossier spécifique à partir

de l’écran de GESTION DU DOSSIER. Une fois le dossier ouvert, le nombre de notifications

pour ce dossier est indiqué à droite de la barre d’informations du dossier. Le code

couleur utilisé est le même que pour le Centre de notifications (voir Fig. 49 – cf.

section 8).

Le certificat X.509 comprend des informations techniques concernant la

signature métier ainsi que des informations liées à la date de signature

du SED lorsqu’il possible d’identifier la date à laquelle le SED a été

signé par l’insitution expéditrice.

Novembre 2018 60


Fig. 49 : Ouvrir les notifications du dossier

Lorsque l'utilisateur clique sur les notifications, une fenêtre comprenant des

informations détaillées relatives aux notifications liées au dossier en question apparait.

Cette fenêtre offre les mêmes possibilités, notamment les options de filtre et les

actions de notification, que le Centre de notification avec pour seule différence le fait

que seules les notifications relatives au dossier en question sont accessibles. C’est

pourquoi, les utilisateurs sont invités à lire attentivement les sous-sections de la

section 8 afin d’obtenir de plus amples informations concernant la gestion des

notifications des dossiers.

7.8 Barre d’actions du dossier

La barre d’ACTIONS DU DOSSIER située à gauche de l’écran de gestion du dossier permet

d’exécuter plusieurs actions différentes. L’éventail précis des actions disponibles

dépend du type et du statut du dossier. Les actions peuvent porter sur le dossier entier

(cf. sections 7.9 et 7.9.9) ou sur des SED spécifiques échangés dans le cadre d’un

dossier (cf. sections 7.11 et 7.12). La BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER offre la possibilité de

filtrer les actions disponibles en cliquant sur TOUS, SECTEUR et ADMIN.

Fig. 50 : Actions disponibles dans la barre d’actions du dossier (selon le type et le statut du dossier)

Lorsque l'utilisateur clique sur SECTEUR, seules

les actions appartenant à la logique métier du

dossier en cours (par exemple la création de

certains types de SED spécifiques au dossier)

vont s'afficher.

Lorsque l'utilisateur clique sur ADMIN, seules les

actions administratives qui sont globalement

identiques pour tous les types de dossier (par

exemple: clôturer, supprimer ou transférer un

dossier) s'affiche. Le filtre ADMIN permet

également à l'utilisateur de créer des SED

horizontaux supplémentaires pour couvrir les

échanges d'informations transverses requis

dans différents types de secteurs de sécurité

sociale.

Le fait de cliquer sur le bouton TOUS fait

apparaitre une liste combinée des actions

spécifiques au secteur et des actions

administratives (cf. Fig. 50). En bas de la barre d’ACTIONS DU DOSSIER, le lien ATTRIBUTION DE

DOSSIER permet d’assigner des agents et des

priorités aux dossiers (cf. section 7.9.1 pour plus d’informations).

Novembre 2018 61


Fig. 51 : Liste des SED disponibles pour l’expéditeur (à gauche) et pour le destinataire (à droite) après envoi du SED initial dans un dossier de demande de pension de vieillesse

La plupart des actions ne sont disponibles qu’une fois qu’au moins

une contrepartie a été sélectionnée (cf. section 7.5) selon la logique

métier.

La logique métier du type de dossier détermine les SED qui peuvent

être envoyés selon l'étape du dossier (par exemple : certains SED

peuvent être envoyés uniquement en réponse à des SED spécifiques

transmis précedemment). Les actions sont contrôlées par RINA

selon une approche avec mémoire d’état. Ainsi, RINA limite

automatiquement la création des SED aux SED appropriés selon le

statut en cours du dossier (voir Fig. 51 pour un exemple).

Il en va de même pour la création des SED horizontaux : seuls les

SED admissibles fonction du statut en cours du dossier pourront être générés.

Novembre 2018 62


7.9 Actions locales au niveau du dossier

7.9.1 Attribuer un dossier, configurer l'importance et la criticité d'un

dossier

7.9.1.1 Attribution de dossier

Les dossiers peuvent être attribués à des utilisateurs, à des groupes d’utilisateurs ou

encore par rôles RINA (voir section 4 pour plus d’informations concernant les rôles et

les groupes d’utilisateurs). Les utilisateurs s’étant vus attribuer des dossiers peuvent

naviguer dans les dossiers dans leur application RINA, peuvent exécuter les actions

spécifiques à un dossier (par exemple envoyer des SED) et recevoir des notifications

en lien avec le dossier en question.

Seule la personne dotée du rôle de superviseur d’un dossier a la possibilité d’attribuer

des dossiers. Un agent peut uniquement demander à ce qu’un dossier lui soit

attribué. Cette demande est transmise sous la forme d’une notification à l’attention

du superviseur correspondant, lequel va accepter ou rejeter la demande. L’agent va

être tenu informé de la décision via une autre notification.

Pour attribuer des dossiers à des utilisateurs ou pour demander l’attribution d’un

dossier, la barre d’attribution de dossier doit être ouverte. Pour cela, il suffit à

l’utilisateur de cliquer sur :

a) Le lien "Attribuer" dans une notification (voir Fig. 53 et de manière plus

générale se reporter à la section 8.3 sur les actions de notifications).

b) ou de cliquer sur le lien "Attribution de dossier" situé en bas de la barre

d’ACTIONS DU DOSSIER depuis l’écran DE GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 52 ainsi que

section 7.5).

Les actions locales supportent des fonctionnalités offertes par

l’applicatif RINA

Ces actions n’impliquent pas d’échange de messages ; par

conséquent l'implication d’autres participants n’est pas requise.

A noter que pour chaque dossier, certaines actions ne sont

disponibles que lorsque les conditions et dépendances spécifiques sont satisfaites.

Novembre 2018 63


Fig. 52 : Lien d’attribution du dossier dans l’écran de gestion du dossier

Fig. 53 : Attribution d’un dossier via une action de notification

La barre outils d’attribution du dossier va apparaitre à droite de l’écran en cours. La

première étape va consister à sélectionner un rôle (voir Fig. 54).

Selon la sélection effectuée, l’utilisateur peut sélectionner des utilisateurs et/ou des

groupes d’utilisateurs sous l’intitulé UTILISATEURS/GROUPES AFFECTES.

Les groupes peuvent être hiérarchiques, dans ce cas, il sera possible après avoir

sélectionné un groupe, de sélectionner un sous-groupe ou même un seul utilisateur. Il

est possible de sélectionner plusieurs (sous) groupes ou utilisateurs en cliquant sur

AJOUTER.

Novembre 2018 64


Si l’utilisateur n’est pas un superviseur mais souhaite malgré tout demander l’attribution

d’un dossier (par un superviseur), il doit cliquer sur DEMANDER L’ATTRIBUTION (voir Fig. 54)

Fig. 54: Demander l'attribution d'un dossier

Pour finaliser la demande, l’utilisateur peut saisir un commentaire (facultatif) dans la

zone de texte prévue à cet effet, sélectionner un ou plusieurs rôles spécifiques selon les

actions qu’il doit réaliser pour le dossier (voir section 4 concernant les actions autorisées

pour les différents rôles) puis cliquer sur DEMANDE (voir Fig. 55).

Novembre 2018 65


Fig. 55 : Options d'attribution d'un dossier

Le superviseur va ensuite recevoir une notification de la demande et sera en mesure

d’accepter ou de rejeter directement la demande depuis l’écran du Centre de notifications

(voir Fig. 56 – cf. section 8 pour de plus amples informations concernant les notifications

et section 8.3 plus particulièrement pour les actions de notification).

Fig. 56 : Accepter ou rejeter une demande d’attribution de dossier

7.9.1.2 Configuration de la criticité et de l’importance d’un dossier

Pour une institution, certains dossiers peuvent revêtir une importance et une sensibilité

plus élevées que d’autres. Dans toutes les institutions participant au dossier, les

administrateurs locaux ont donc la possibilité de définir en local la criticité et

l’importance de chaque dossier.

Pour définir la criticité ou l’importance d’un dossier, cliquer sur ATTRIBUTION DE DOSSIER en

bas à gauche de l’écran de GESTION DU DOSSIER. Un panneau relatif à l’attribution du

dossier apparait à droite (voir Fig. 57).

Si l’utilisateur sélectionne un rôle qu’il possède déjà pour le dossier

en question, la demande sera rejetée comme erronée. Par

conséquent, si l’utilisateur a déjà accès au dossier et requiert

d’autres autorisations, il ne doit sélectionner dans sa demande d’attribution que les rôles supplémentaires.

A noter que seuls les utilisateurs dotés du rôle de superviseur dans RINA

auront accès à cette fonctionnalité.

Novembre 2018 66


Fig. 57 : Panneau d’attribution de dossier

Un dossier peut être d’importance et de criticité normale ou haute. La criticité et

l’importance d’un dossier peuvent être configurées à l’aide d’une matrice des priorités

colorée.

Le cadran en haut à gauche représente la configuration par défaut du dossier définie par

l'application RINA.

La matrice des priorités comprend quatre zones correspondant à quatre classifications

distinctes (Fig. 58) :

Fig. 58 : Classifications possibles selon la matrice des priorités (importance/criticité)

Pour confirmer un choix, cliquer sur METTRE A JOUR en bas du panneau d’attribution de

dossier (voir Fig. 57) Toutes les notifications existantes relatives à un dossier en

particulier se verront attribuer la même priorité (matrice) que le dossier (voir Fig. 59).

Novembre 2018 67


Fig. 59 : Notifications étiquetées dans le Centre de notifications

7.9.2 Classer des dossiers comme sensibles

Certains dossiers requièrent une protection spéciale et leur accès devrait par conséquent

être limité aux utilisateurs ayant un rôle VIP spécial (voir section 4). Pour signaler un

dossier comme particulièrement sensible, ouvrir les métadonnées du dossier en cliquant

sur l’icône Etiquette [ ] (voir Fig. 60).

Fig. 60 : ouvrir les métadonnées du dossier

Dans la boite de dialogue qui s’affiche, l’utilisateur a la possibilité d’indiquer la sensibilité

du dossier en cliquant sur OUI ou NON (voir Fig. 61). Il lui faut ensuite cliquer sur METTRE A

JOUR pour confirmer la modification. Une fois sélectionnée pour un dossier spécifique dans

RINA, cette option ne peut plus être désélectionnée pour le dossier en question.

Les paramètres d’importance et de criticité sont donnés à titre d’information

et sont sans incidence directe sur le workflow dans le logiciel. Il s’agit

d’informations purement locales non transmises aux autres participants au dossier.

Novembre 2018 68


Fig. 61 : Métadonnées du dossier : signaler un dossier sensible (cette option est active avant l'envoi du SED uniquement)

7.9.3 Paramétrer des alarmes au dossier

Il arrive que l’instruction d’un dossier soit suspendue le temps d'avoir reçu les réponses de

toutes les autres parties ; il est cependant nécessaire de vérifier ultérieurement que lesdites

réponses sont arrivées dans le délai imparti ou même simplement arrivées.

Pour ce type de situations, RINA permet aux utilisateurs de paramétrer des alarmes à une

date et heure précises. Il est recommandé d’accompagner ces notifications d’un bref texte

explicatif rappelant pourquoi l’alarme a été paramétrée. Il est possible de paramétrer plusieurs alarmes pour un même dossier.

A expiration de l'alarme, l'utilisateur reçoit une notification d'expiration correspondante

dans le Centre de notifications. Comme d’ordinaire, il est possible d’accéder au dossier pour

lequel une alarme a été paramétrée directement à partir de la notification correspondante (voir Fig. 62).

Fig. 62 : Notification d’expiration d’une alarme

L’utilisateur peut paramétrer des alarmes individuellement et indépendamment de toute

autre action en cliquant sur l’icone appropriée dans l’écran de GESTION DU DOSSIER.

L’utilisateur entre la date et l’heure de l’alarme et a la possibilité de saisir un texte

explicatif dans la fenêtre de dialogue prévue à cet effet (voir Fig. 64). L’icône Alarme

dans l’écran de GESTION DU DOSSIER devient orange dès lors qu’une alarme a été

paramétrée pour le dossier (voir Fig. 63).

Novembre 2018 69


Fig. 63 : Icone de configuration d’une alarme pour un dossier dans l’écran de Gestion du dossier

L’utilisateur peut également paramétrer une alarme durant la procédure d’envoi d’un SED

(cf. section 7.12.1 concernant le processus général d'envoi des SED). Dans la fenêtre de

dialogue récapitulant le type de document (SED) et les destinataires pour confirmation

avant envoi, il est possible de paramétrer une alarme en cochant la case appropriée. La

date, l’heure et le texte explicatif peuvent être renseignés directement depuis cette fenêtre

(voir Fig. 64).

Fig. 64 : Case à cocher pour paramétrer une alarme lors de l’envoi d’un SED

Lors de la configuration de l’affichage de l’écran de GESTION DU DOSSIER, il est possible, pour

l’ensemble des SED sortants (envoyés), de paramétrer une alarme automatique au bout

d’un certain nombre de jours suivant l’envoi du SED. Dans ce cas, les options d’alarme

seront alors paramétrées par défaut dans la boîte de dialogue ENVOYER LE DOCUMENT. Ces

options pourront cependant être modifiées ou désactivées pour un SED spécifique (voir

Fig. 65).

Fig. 65 : Paramétrer des alarmes automatiques pour toutes les actions d’envoi de SED

Novembre 2018 70


7.9.4 Supprimer un dossier

La suppression d’un dossier est uniquement possible tant qu’aucun message n’a été

envoyé aux autres institutions. Par conséquent, seul le propriétaire du dossier dispose de cette option et cela, uniquement avant l’envoi du premier SED en lien avec le dossier.

Si ces pré-requis sont remplis, un lien SUPPRIMER LE DOSSIER est alors disponible dans le panneau latéral gauche du module de gestion du dossier (voir Fig. 66).

Fig. 66 : Lien de suppression du dossier

Cette action permet notamment de supprimer du système les dossiers ayant été ouverts

par erreur.

7.9.5 Clôturer un dossier localement

Une institution peut clore et rouvrir un dossier alors que ce même dossier reste officiellement

ouvert pour les autres participants. De préférence, un dossier ne doit être clôturé qu'une fois

toutes les informations requises livrées à l'autre institution. Si l'institution, du point de vue

administrateur, souhaite indiquer qu'un dossier est "finalisé" (par exemple s'il se trouve à un

stade d'instruction où plus aucun message ne va être échangé ou si le dossier doit être

archivé), elle peut clore le dossier localement. Pour clôturer un dossier localement, cliquer sur

CLOTURER UN DOSSIER (LOCAL) dans le panneau latéral gauche (voir Fig. 67).

Bien que l’alarme automatique soit paramétrée depuis l’écran de gestion

du dossier, les paramètres ne sont pas spécifiques au dossier individuel mais s’appliquent à tous les dossiers d’un utilisateur donné.

Il n’est PAS possible d’ANNULER une suppression. Cette fonction doit être

utilisée avec précaution.

Novembre 2018 71


Fig. 67 : Clôturer des dossiers (localement)

Le fait de clôturer un dossier localement modifie le statut du dossier en CLOTURE. Cette

action ne signifie pas qu'aucun autre message ne peut désormais être reçu. L'institution

continuera de recevoir les nouvelles notifications du dossier mais ne pourra plus

exécuter d'actions en lien avec le dossier (voir Fig. 68), sauf en cas de réouverture du

dossier localement.

Fig. 68 : Statut d’un dossier après clôture locale

7.9.6 Rouvrir un dossier localement

Lorsqu’un dossier a été clos localement, il peut être rouvert en local (voir fig. 69). Après

réouverture d’un dossier au niveau local, toutes les actions du dossier pertinentes sont de

nouveau disponibles.

S’il s’avère nécessaire de rouvrir localement un dossier (par exemple après avoir reçu un

nouveau message), cliquer sur le lien ROUVRIR LE DOSSIER (EN LOCAL) dans le panneau latéral

gauche du dossier.

Fig.69 : Rouvrir un dossier localement

Lorsqu’une institution ferme ou rouvre un dossier localement, les

autres participants au dossier ne reçoivent pas de notification.

Cette option ne s’applique qu’aux types de dossier sans lien avec un dossier clos (au niveau global).

Novembre 2018 72


7.9.7 Archiver un dossier clôturé

RINA permet aux institutions d'établir des politiques d’archivage automatisées permettant

d’archiver, au bout d'un temps donné, les dossiers cloturés. Ces politiques peuvent être

définies individuellement pour chaque cas d’utilisation métier (BUC). Cette approche étant

entièrement automatisée, les utilisateurs finaux n’ont pas à se soucier de cette fonctionnalité.

Cependant, une fois clos, un dossier peut également être archivé manuellement en

cliquant sur ARCHIVER LE DOSSIER tel que présenté en Figure 70. Cette action va ouvrir une

fenêtre de dialogue (voir Fig. 71); cliquer alors sur OUI pour confirmer l’archivage du dossier.

Fig. 70 : Archiver un dossier

Fig.71 : Confirmer l’archivage d’un dossier

Il n’est plus possible d’exécuter des actions ou de consulter des documents (SED) pour un

dossier archivé.

7.9.8 Restaurer (désarchiver) un dossier clôturé

Il est toujours possible d’accéder à un dossier archivé (sauf s’il a été supprimé) via l’outil

de recherche de dossier (en recherchant les dossiers "archivés" ou en saisissant

directement le numéro du dossier dans la zone de recherche de texte). Ce dernier peut

alors être récupéré en sélectionnant DESARCHIVER à partir de la liste des résultats de la

recherche de dossiers (voir Fig. 72). Si cette action permet d’annuler le processus

d’archivage du dossier, le dossier restauré reste cependant clôturé à moins que son statut

ne soit modifié par la suite via une action adéquate (par exemple: rouvrir le dossier).

Novembre 2018 73


Fig. 72 : Restaurer manuellement un dossier archivé

7.9.9 Mettre à jour (la liste) des participants au dossier

Pour consulter la liste des participants à un dossier et leurs responsabilités, cliquer sur

PARTICIPANTS dans le menu du module de GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 73 et Fig. 76).

Fig.73 : Consulter la liste des participants au dossier

REMARQUE : Une fois "Désarchivé", le dossier se verra attribuer un

nouvel identifiant dossier consistant en deux identifiants (en cas de

configuration par défaut de l’identifiant) :

un nouvel identifiant dossier généré automatiquement et

l’identifiant initialement attribué au dossier ayant été archivé (voir

Fig. 72).

Dans la liste des résultats de la recherche, seul le nouvel identifiant dossier sera visible.

Novembre 2018 74


Il est possible de mettre à jour la liste des participants au dossier (en ajoutant ou

supprimant des participants) alors que les participants initiaux ont déjà été sélectionnés.

Il s’agit d’une option qui, en termes de séquencement, ne peut être déclenchée que : a)

après la sélection des participants à un dossier, et b) avant que l’échange de messages

métier n’ait débuté pour le dossier en question. Pour actualiser la liste des participants,

cliquer sur METTRE A JOUR DES PARTICIPANTS dans le panneau latéral gauche de l'écran de

gestion du dossier (voir Fig. 74).

Fig.74 : Mettre à jour les participants au dossier

Dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, supprimer des institutions en cliquant

simplement sur la croix rouge "X" qui se trouve à coté du champ déjà complété du nom

de l’institution, ou ajouter des institutions en cliquant sur AJOUTER après avoir sélectionné

l'institution adéquate. Confirmer l’action en cliquant sur OUI. Pour annuler, cliquer sur NON

(voir Fig. 75).

Fig. 75 : Gérer la liste des destinataires parmi les participants au dossier

Novembre 2018 75


7.10 Actions administratives au niveau des dossiers

7.10.1 Ajouter des participants au dossier

Fig.76 : Liste des participants

Pour consulter la liste des participants au dossier, leurs

responsabilités et les institutions correspondantes, cliquer

sur PARTICIPANTS dans l’écran de GESTION DU DOSSIER (voir

Fig. 76). Cette option dépend du type de dossier, de

l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve

parallèlement aux conditions et aux dépendances.

Il est possible d’ajouter des participants supplémentaires

au dossier en cliquant sur AJOUTER UN PARTICIPANT (voir Fig.

77). Une nouvelle boîte de dialogue va s'ouvrir, contenant

le formulaire du SED administratif X005 (approprié pour

cette action) dans lequel le nouveau participant peut être

ajouté.

Fig. 77 : Ajouter des participants au dossier

Pour valider l'ajout d'un participant, l'utilisateur (le participant à l'origine de l'action) doit

envoyer le SED X005 (renseigné et sauvergardé) à l'ensemble des participants au dossier

ainsi qu'au nouveau participant (le participant ajouté au BUC). De cette manière, tous les

participants au dossier sont informés de l’ajout d’un nouveau participant à l'échange et

peuvent actualiser leur liste de participants en fonction. De plus, il est également possible

d’indiquer un motif pour justifier la transmission du dossier. Bien que cela ne soit pas

obligatoire, il est cependant recommandé de saisir un motif afin que la nouvelle contrepartie sache pourquoi le dossier lui a été transmis.

L’échange de SED (messages électroniques) administratifs

correspond à des actions exigeant de communiquer avec au moins un

participant supplémentaire.

Parce qu’elles affectent plusieurs participants, les actions

administratives ont été standardisées dans le modèle opérationnel

EESSI.

Attention, certaines actions ne sont disponibles que lorsque certaines

conditions et dépendances sont remplies. Pour le sujet qui nous

occupe, les actions administratives sont soumises à des conditions

d’applicabilité en termes de type de BUC et selon l'étape du

processus, les conditions et les dépendances.

Novembre 2018 76


Dès que cette activité a lieu, chaque participant est tenu d’envoyer au nouveau

participant le(s) SED(s) qui sont valides, livrés, dont il est à l’origine ET qui, par

définition, doivent être envoyés à l’ensemble des participants. Exemple : dans le

BUC P_BUC_01 v1.0.0, le P8000 n’est pas défini comme "envoyer à tous les participants". En cas d’ajout d’un nouveau participant, le P8000 doit donc être exclu.

Fig. 78 : SED X005 - Formulaire d'ajout d'un participant au dossier A la fin de l’activité, un nouveau participant a été ajouté au dossier et a reçu tous les SED

pertinents ; l'institution supplémentaire est désormais incluse dans la liste des

participants.

Le fait d’ajouter des participants va générer une notification à

l’attention de l’institution ajoutée. De plus, tous les SED liés au

dossier seront également transférés à l’institution ajoutée au

dossier. Pour plus d’informations concernant les notifications, se

reporter à la section 7.7.

Seul le propriétaire du dossier peut ajouter des participants

issus d’un autre État membre. Les autres contreparties d’un

dossier ne peuvent ajouter des participants supplémentaires que

s’il s’agit d’institutions dans leur propre État membre. Aucune action d’ajout de participant n’est possible dans les types

de dossier bilatéraux.

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent

ajouter des participants. Cela dépend de l’applicabilité en

termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.

Novembre 2018 77


7.10.2 Supprimer des participants au dossier

Pour supprimer un participant au dossier, consulter la liste des participants au dossier et

leurs responsabilités en cliquant sur PARTICIPANTS dans l’écran de GESTION DU DOSSIER (voir

Fig. 76). Cette option dépend du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle

l'utilisateur se trouve.

Fig. 79 : Supprimer des participants au dossier

Il est possible de supprimer des participants au dossier en cliquant sur SUPPRIMER UN

PARTICIPANT (voir Fig. 79). Cette option dépend du type de dossier, de l’étape du processus

à laquelle l'utilisateur se trouve. Une nouvelle boîte de dialogue va s'ouvrir, contenant le

formulaire du SED administratif X006 (approprié pour cette action) dans lequel le

participant à supprimer peut être renseigné. Le SED X006 pourra ensuite être sauvegardé

et envoyé (voir Fig. 80).

Fig. 80 : SED X006 – Supprimer un participant au dossier

Novembre 2018 78


Pour débuter la procédure de suppression d’un participant, l'utilisateur (le participant à

l'origine de l'action) doit envoyer le SED X006 (renseigné et sauvergardé) à l'ensemble

des participants au dossier en précisant le motif de la suppression. De cette manière,

tous les participants au dossier sont informés de la suppression du participant au dossier

et peuvent actualiser leur liste de participants en fonction. Suite à cette action, le

participant supprimé ne recevra plus aucune mise à jour relative au dossier et ne pourra

plus réaliser d’actions d’échange de messages.

7.10.3 Transmettre un dossier

Les dossiers peuvent être transmis par un participant à un autre qui n’a pas encore été

impliqué dans le dossier et devrait participer au dossier à la place de l’institution

effectuant le transfert. Cela peut s’avérer nécessaire, par exemple, lorsque l’institution

effectuant le transfert n’est pas en mesure de traiter le dossier ou lorsque le dossier lui a

été attribué par erreur. Cette option dépend du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve.

Pour transférer un dossier, cliquer sur TRANSMETTRE LE DOSSIER dans le panneau latéral gauche de l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 81).

Fig. 81 : Lien de transmission d’un dossier

Le fait de supprimer des participants va générer une notification

à l’attention de l’institution supprimée.

L’action de suppression d’un participant ne peut avoir lieu que si

le dossier compte au moins 3 participants actifs. Aucune action de suppression de participant n’est possible dans

les types de dossier bilatéraux.

Le propriétaire du dossier ne peut pas être supprimé.

Une contrepartie peut décider elle-même de se retirer (sa

propre entité)


supprimer des participants. Cela dépend de l’applicabilité en


Novembre 2018 79


Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir, dans laquelle il est possible d’indiquer le

nouveau participant auquel le dossier va être transféré. De plus, il est également

possible de préciser le motif de la transmission. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il

est recommandé de saisir un motif afin que la nouvelle contrepartie sache pourquoi le

dossier lui a été transmis (voir Fig. 82).

Une fois le formulaire enregistré, il est possible d’ajouter des commentaires. Le SED peut

ensuite être envoyé en cliquant sur ENVOYER.

L’institution de l’utilisateur étant supprimée de la liste des participants, le statut du

dossier est modifié en SUPPRIME et aucune action sur le dossier (sauf la consultation de

la liste des participants) ou action d’échange de SED (à l’exception de la consultation du

contenu du formulaire) n’est désormais disponible (voir Fig. 83).

L’institution effectuant la transmission (le participant à l'origine de l'action) reçoit une

notification l’informant que le dossier a bien été transféré.

Fig. 82 : Formulaire de transmission d’un dossier (X007)

Le fait de transférer un cas supprime automatiquement de la liste

des participants au dossier l’institution à l’origine de la transmission.

Les dossiers peuvent être transférés uniquement d’une institution à

une autre institution dans le même État membre.


transmettre un dossier. Cela dépend de l’applicabilité en termes de

type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des

conditions et des dépendances.

Les informations relatives à un dossier transféré peuvent être

envoyées au moyen d’un SED administratif (X007).

Il n’est pas possible de transmettre un dossier si le SED de "départ"

a été déclaré invalide et qu’une nouvelle instance de ce SED n’a pas encore été échangée.

Novembre 2018 80


Fig. 83 : Statut du dossier – Actions disponibles après transmission du dossier à une autre institution

Le participant effectuant l’action de transmission reçoit une notification "Dossier

automatiquement clôturé". Si ce participant a déjà envoyé des messages avant

d’effectuer l’action de transmission du dossier, il recevra également la notification

suivante : "DES du dossier automatiquement envoyés au nouveau participant". Le

nouveau participant est informé de l’arrivée d’un nouveau dossier. Tous les autres

participants préexistants reçoivent le message "Un nouveau DES est arrivé" les informant

de la réception d’un SED administratif entrant (X007) notifiant l'action de transmission

(voir Fig. 84).

Fig. 84 : Notification dans les notifications du dossier et dans le Centre de notifications après transmission d’un dossier

Novembre 2018 81


7.10.4 Clôturer un dossier au niveau global

Selon le type de dossier et les SED échangés jusque là dans le BUC, il est possible de

clore globalement (c’est-à-dire pour tous participants) un dossier ne nécessitant pas de

traitement ultérieur. Un dossier est généralement clos une fois instruit avec succès. Malgré tout, un dossier pourra également être clôturé pour les motifs suivants :

Le dossier a été créé par erreur

Le dossier a été créé sur la base de fausses informations Le citoyen est décédé

Pour demander la clôture d'un dossier, cliquer sur CLOTURER LE DOSSIER dans le panneau

latéral gauche de l'espace de travail (voir Fig. 85).

Fig. 85 : Demande de clôture d'un dossier

Après avoir cliqué sur CLOTURER LE DOSSIER, une fenêtre contenant un formulaire X001

va s'ouvrir. Ce formulaire comprend toutes les informations obligatoires à renseigner

afin de clore le dossier.

Novembre 2018 82


Fig. 86 : Formulaire de Demande de clôture

Une fois les informations saisies sauvegardées, le formulaire peut être envoyé au reste

des participants au dossier en cliquant sur ENVOYER (après enregistrement du SED X001).

La demande de clôture est envoyée sous la forme d'un SED administratif (X001).

Comme d'habitude, une nouvelle fenêtre va s'afficher demandant la confirmation d'envoi du SED (voir Fig. 86).

Le dossier sera clôturé immédiatement suite à l'envoi de la demande de clôture (voir le

statut du dossier dans la barre d'informations du dossier en figure 87).

Fig. 87 : Dossier clôturé

Novembre 2018 83


7.10.5 Rouvrir un dossier clôturé au niveau global

Fig. 88 : Demander la réouverture d'un dossier clôturé au niveau global

Un dossier clôturé au niveau global, selon l’applicabilité en fonction du type de BUC et de

l’étape du processus à laquelle on se trouve, des conditions et des dépendances, peut

être rouvert (au niveau global). Les participants au dossier vont ainsi devoir échanger

toute une série de SED administratifs afin de réaliser cette action. Pour rouvrir un

dossier (au niveau global), cliquer sur ROUVRIR LE DOSSIER dans le menu D’ACTIONS DU SED

(voir Fig. 88).

Dès que le participant (à l'origine de l'action) demande la réouverture d’un dossier clos

(tel que défini dans le BUC) via l’envoi aux autres participants au dossier d’un SED de

"Demande de réouverture d’un dossier clos (X002)" (voir Fig. 89), le processus de

réouverture du dossier est initié.

Il est à noter que bien que le SED administratif s’intitule "Demande de

clôture", dans les faits, le participant déclencheur impose la fermeture

du dossier via ce processus. Le dossier va alors être clos pour

l’ensemble des participants dès réception du SED de demande de

clôture (X001)

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent clôturer un

dossier au niveau global. Cela dépend de l’applicabilité en termes de

type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des

conditions et des dépendances.

Important : L’action de Clôturer un dossier au niveau global ne doit

pas être confondue avec l’action de Clôturer un dossier en local. Pour

plus d’informations sur la clôture de dossiers localement, se reporter à la section 7.9.5.

Novembre 2018 84


Fig. 89 : SED X002 - Demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global

Tous les destinataires du SED X002 doivent répondre à la demande en cliquant sur

REPONSE A UNE DEMANDE DE REOUVERTURE (voir Fig. 90) et en envoyant un SED de "Réponse

pour la réouverture d’un dossier" (X003) au requérant initial, qu’ils soient d’accord ou

non avec la demande (voir Fig. 91).

Fig. 90 : Activation de la procédure de "Réponse à une demande de réouverture"

Novembre 2018 85


Fig. 91 : SED X003 - Réponse à la demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global

Une fois toutes les réponses (SED X003) reçues, le participant ayant demandé la

réouverture du dossier envoie, en cliquant sur DECISION CONCERNANT UNE DEMANDE DE

RÉOUVERTURE (voir Fig. 92), une "Décision relative à la réouverture du dossier" (SED

X004) au reste des participants au dossier (voir Fig. 93)

Fig. 92 : Activation de la procédure de "Décision relative à une demande de réouverture"

Si la décision transmise au moyen du SED X004 est positive (Accord pour la

réouverture : oui), le dossier change de statut et est rouvert (le statut passe à "ouvert").

Si durant le recueil des SED X003, au moins une réponse était négative, la réouverture

du dossier est impossible. Sinon la décision finale positive/négative concernant la

réouverture du dossier reste à la discrétion de l’expéditeur du SED X002 (initiateur de la

Demande de réouverture du dossier).

Novembre 2018 86


Fig. 93 : SED X004 - Réouverture du dossier

7.10.6 Envoyer un rappel

Dans certaines situations, il peut s’avérer nécessaire de rappeler à une autre institution

qu’une action de sa part est requise aux fins de traitement du dossier. C'est notamment

le cas lorsque l’institution qui va envoyer le rappel attend certaines informations ou

documents, surtout lorsqu'il s’agit d’un dossier d’importance élevée. Cette option dépend

du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve. Pour

envoyer un rappel à une autre institution, cliquer sur CREER UN RAPPEL dans le panneau

latéral gauche de la BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER (voir Fig. 94).

Fig. 94 : Créer un rappel

La fenêtre qui s’affiche contient un formulaire SED administratif dans lequel l’institution

effectuant le rappel va pouvoir renseigner certains éléments concernant la personne

pour laquelle des informations sont requises. A la fin du formulaire, l'utilisateur a la

possibilité de préciser les documents, informations ou SED requis ainsi qu'une date pour

le rappel (voir Fig. 95).

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent demander

la réouverture d'un dossier au niveau global. Cela dépend de

l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve

le processus, des conditions et des dépendances.

Novembre 2018 87


Fig. 95 : Formulaire de rappel

Après avoir sauvegardé la version provisoire, des commentaires (facultatifs) peuvent être

ajoutés et le SED peut être envoyé. Avant de transmettre le SED, l'utilisateur doit

sélectionner les institutions destinataires (voir Fig. 96). Lors de l’envoi du rappel,

l'utilisateur a la possibilité, comme pour tout autre document envoyé, de paramétrer une

alarme (cf. section 7.9.3).

Figure 96 : Sélectionner les destinataires d'un rappel

Le champ "Date" n'a pas d'incidence sur le moment où le SED de rappel est

transmis à l’autre institution. Ce champ permet juste d’informer l’institution

destinataire de la date à laquelle l’institution expéditrice souhaite recevoir

une réponse.

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent envoyer un

rappel. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à

laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.

Novembre 2018 88


7.10.7 Répondre à un rappel

Lorsqu’une institution reçoit un SED de rappel d’une autre institution, elle peut décider

de communiquer les informations requises (par exemple en envoyant ou en actualisant

des SED) ou de répondre spécifiquement au rappel. Cette dernière option peut s’avérer nécessaire dans l'un des cas suivants:

Les informations/documents/SED demandés ne peuvent pas être envoyés dans

l’immédiat ;

Les informations/documents/ SED demandés ne peuvent pas être envoyés du tout.

Pour envoyer une réponse, cliquer sur REPONDRE AU RAPPEL dans le menu d'ACTIONS du SED

en bas à droite de la fenêtre d'informations relatives au SED, comme présenté en Figure

97 pour le mode d'affichage Vue classique et en Figure 98 pour le mode d'affichage Vue de la ligne du temps.

Fig. 97 : Répondre à un rappel (option 1)

Tandis que la plupart des SED classiques sont automatiquement envoyés à

l’ensemble des institutions participant au dossier, le créateur d’un rappel

peut précisément sélectionner les destinataires du rappel dans la liste

existante des participants au dossier.

Novembre 2018 89


Fig. 98 : Répondre à un rappel (option 2)

Il est possible, en section 2 et 3 du formulaire SED administratif qui s’affiche, d’indiquer

pourquoi certaines informations ne peuvent pas être fournies immédiatement ou ne

peuvent pas être fournies du tout (voir Fig. 99). Certaines informations personnelles

concernant le citoyen concerné (c’est-à-dire la section du SED relative à la personne

dans les SED de remboursement sur la base de forfaits) peuvent apparaitre comme pré-

renseignées dans le formulaire. Ces informations ont été communiquées par le créateur

du SED de rappel et peuvent être modifiées et/ou complétées. Les informations

contenues dans une section d'un SED sont automatiquement reportées dans la section pertinente de tout SED échangé ultérieurement (dans le même dossier).

Fig. 99 : Formulaire du SED de réponse

Novembre 2018 90


La fonctionnalité (de transposition de données) a été implémentée en vue d'aider le

personnel des institutions à gagner en efficacité et en temps. Il s'agit, pour l'heure,

uniquement d'une implémentation à des fins de démonstration ; par conséquent la

fonctionnalité pourra être améliorée (usage étendu) dans les futures versions.

Une fois la réponse au rappel envoyée, le créateur du rappel reçoit le message de

réponse (voir Fig. 100). A ce stade, il est impossible de répondre au message de

réponse mais seulement de consulter le message reçu. Toute demande d’information

ultérieure devra faire l’objet d’un nouveau SED de rappel distinct.

Fig. 100 : SED de réponse à un rappel (X010)

7.11 Actions locales au niveau du SED

7.11.1 Statut du SED

Un SED peut avoir différents statuts en fonction des actions réalisées par l'utilisateur.

Pour un même SED, le statut défini pour l'expéditeur va ainsi différer du statut défini

pour le destinataire.

De manière analytique, pour l'expéditeur, le statut du SED peut être le suivant :

{“Brouillon”, “Envoyé”, “Supprimé”, “Modifié”}. La transition entre deux statuts et

les actions correspondantes au niveau des SED sont illustrées par le schéma suivant (voir Fig. 101).

REMARQUE : les fonctionnalités "Transposition" et "Validations

facultatives" ont été implémentées uniquement à des fins de

démonstration de faisabilité (comme preuves de concepts) et pourront par conséquent être améliorées dans les futures versions.

Novembre 2018 91


Fig. 101 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté expéditeur

Du point de vue du destinataire, le statut du SED peut être "Reçu" ou "Supprimé". Le

schéma ci-après (voir Fig. 102) détaille les transitions et les actions correspondantes au

niveau du SED.

Fig. 102 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté destinataire

7.11.2 Créer un nouveau SED

Pour créer un SED, l’utilisateur doit naviguer dans un dossier déjà existant (ouvrir le

dossier) ou bien créer un nouveau dossier. L’utilisateur clique sur l’une des actions

correspondante aux types de SED listés sous DOCUMENTS dans le panneau latéral gauche

de l’écran de gestion du dossier (BARRE D'ACTIONS DU DOSSIER, voir Fig. 103).

Fig. 103 : Création du premier SED d'un dossier

Il est à noter que la création d’un nouveau SED constitue une action

purement locale. Le document ne devient significatif pour les autres

parties qu’une fois qu’il leur a été transmis lors d’une étape distincte (cf.

section 7.12.1).

Novembre 2018 92


Une fenêtre s'ouvre alors (voir Fig. 104) affichant le contenu du type de SED sélectionné

(formulaire d'un SED ou "AFFICHAGE DU SED").

Fig. 104 : Ouverture d'un document SED

BARRE D’INFORMATIONS RELATIVES AU SED

La barre d’informations du SED comprend des informations de base concernant le

SED en question :


Informations concernant la signature métier liée au SED en question. Les

SED transmis via le système EESSI sont chiffrés afin d’assurer l’intégrité et

la confidentialité des données. Si un utilisateur requiert des informations

concernant le certificat utilisé pour chiffrer un message qui lui a été envoyé,

ce dernier peut accéder à plus d’informations en cliquant sur l’icône de

cadenas directement au-dessus de l’étiquette ENTRANT.

Cette section fournit des informations concernant le document (SED) sous forme de colonne (notamment : le type de document, l’intitulé du document, la version du document, la date de la dernière mise à jour et les participants (précisant leurs rôles).

P2000 Type de SED

Les documents disponibles (SED) dans la liste vont dépendre du statut actuel

du dossier. Par exemple, si un dossier ayant pour type de dossier "Demande

de pension de vieillesse" a été créé, seul le SED P2000 (la demande) pourra

être envoyé pour initier le dossier. Les types de BUC peuvent également

comprendre des SED de type Demande-Réponse, ce qui signifie que certains

SED fonctionnent par paire. Suite à l’envoi de certains SED aux autres

participants au dossier, ces derniers n’ont d’autres choix que de répondre à

l’aide des types de SED prédéfinis.

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Novembre 2018 93


Version 1 Version actuelle d’un SED. Lorsque l’utilisateur enregistre un SED en cliquant sur SAUVEGARDER (mise à jour d’un SED – Cf. section 7.13.1), le numéro de version est incrémenté de manière séquentielle (1, 2, 3, …). La

version d’un SED est commune pour l’ensemble des participants d’un dossier.

Brouillon Statut d’un SED. Le statut d’un SED dépend de si l’institution est l’expéditeur ou le destinataire d’un SED (il existe différents statuts entre ces deux rôles). Le statut peut passer d’un statut à un autre tel que décrit dans

la documentation pertinente (EESSI – Interface de traitement d’un dossier RINA) selon les activités concernées.

"Superviseur" Le nom d’utilisateur du créateur du SED s’affiche une fois que le SED a été enregistré comme Brouillon.

14/Dec/2017 11:28

Si le SED n’a plus le statut de brouillon, la date et l’heure de création du

SED sont mentionnées.

FORMULAIRE

Chaque SED possède son propre formulaire avec ses champs de saisie, ses

sections et longueurs. Les données du formulaire sont basées sur les besoins métier. Il indique également la version du SED et le modèle en corrélation.

BARRE D'INFORMATIONS DU SED


Cette section fournit le formulaire (document) SED, complété en respectant

les champs obligatoires (définis en fonction des besoins métiers).

Informations détaillées concernant toutes les actions système en lien avec

le SED par exemple la création du document ou d’un commentaire (cf.

section 7.18). Ce volet peut être utile pour la résolution des problèmes ou

pour les opérations d’audit.

Historique du document (cf. section 7.13) ainsi que son statut (entre

autres informations). Les informations portent sur toutes les opérations

réalisées au niveau local (par exemple lorsqu'un document est mis à jour

localement, cf. 7.13.1) ou au niveau global (par exemple lorsqu'un

document mis à jour est échangé avec d'autres participants au dossier).

Chaque version existante localement peut être consultée (via le lien VOIR).

Il est également possible de consulter les informations de l'entête SBDH de

chaque SED listé, notamment : ID/Type/Version du dossier,

ID/Type/Version du SED, etc. en cliquant sur l'icone Cartable [ [] depuis

l'historique.

COMMENTAIRES

Un SED peut être commenté. Seuls les utilisateurs dotés de rôles spécifiques

travaillant dans la même institution peuvent lire les commentaires de l’utilisateur concernant le SED. Il est à noter qu’un dossier doit avoir été préalablement enregistré pour qu’un commentaire puisse être ajouté. Pour plus d’informations concernant les commentaires au SED, voir section 7.17.

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3

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Novembre 2018 94


PIECES JOINTES

Un nombre considérable de SED prévoit la possibilité de joindre des pièces

jointes. Cette option est définie par le modèle métier. Les annexes peuvent être des sous-documents ou des fichiers supplémentaires. Si un participant au dossier envoie un SED avec pièces jointes aux autres participants, toutes les annexes seront également transmises. Il est à noter que le SED doit avoir été préalablement enregistré pour que des pièces jointes puissent être jointes. Pour

plus d’informations concernant les pièces jointes au SED, voir section 7.15.

Cliquer sur SAUVEGARDER lorsque toutes les données ont été renseignées. Une vérification

automatique s'assurera que toutes les informations obligatoires pour le type de SED en

question sont bien complétées. Dans le cas contraire, ces informations devront être ajoutées avant de pouvoir enregistrer le SED (cf. section 7.11.6).

La BARRE D'INFORMATIONS DU SED ainsi que les volets COMMENTAIRES et PIECES JOINTES ne

seront accessibles et utilisables qu'une fois le SED sauvegardé. Pour modifier les

données du formulaire :

Cliquer sur MODIFIER LE BROUILLON en bas du formulaire si le SED a le statut de

Brouillon (voir Fig. 107 et cf. section 7.11.3), ou

Cliquer sur METTRE A JOUR si le SED a le statut Envoyé et que l'action est disponible (voir Fig. 122) cf. section 7.13.1.

Pour les pièces jointes et les commentaires, se reporter aux sections 7.16 et 7.17

respectivement.

Fig. 105 : Barre d'informations du SED, commentaires et pièces jointes

Après avoir sauvegardé le SED, l'utilisateur peut fermer la fenêtre. Il a ainsi la possibilité

de reprendre la saisie à tout moment. Le SED ayant le statut Brouillon figurera, comme

n'importe quel autre SED, dans la liste des SED de l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir

Fig. 106).

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Novembre 2018 95


Fig. 106 : SED dans l'écran de Gestion du dossier (Vue classique)

7.11.3 Modifier un SED avec le statut de Brouillon

Pour modifier un SED ayant le statut Brouillon (c'est à dire qui n'a pas encore été

envoyé), l'utilisateur peut cliquer sur l'icone Crayon [ ] qui s'affiche lorsque le curseur

est pointé sur le SED en question ou cliquer sur l'option LIRE dans le menu des ACTIONS,

puis sélectionner MODIFIER LE BROUILLON dans le SED (affichage Vue de la ligne du temps).

Dans l'affichage Vue classique, l'utilisateur peut cliquer sur l'icone Feuille de papier [ ]

ou sur l'option MODIFIER LE BROUILLON dans le menu des ACTIONS (voir Fig. 107).

Fig. 107 : Modifier (éditer) un SED provisoire (statut de brouillon)

Novembre 2018 96


7.11.4 Consulter/lire un SED

Lorsqu'un SED a été envoyé aux destinataires, l'utilisateur a la possibilité de

consulter/lire le contenu du SED en cliquant sur l'icone Loupe [ ] dans l'affichage Vue

de la ligne de temps ou sur l'icone Feuille de papier [ ] dans l'affichage Vue classique

(voir Fig. 108). S'il souhaite modifier/mettre à jour les SED, l'utilisateur doit cliquer sur

l'option METTRE A JOUR (voir section 7.12.1 “Mettre à jour un SED”).

Fig. 108 : Consulter/Lire un SED

7.11.5 Supprimer un SED ayant le statut de Brouillon

Un SED ayant le statut de brouillon peut être supprimé en cliquant sur [ ] quel que soit

le mode d'affichage (vue classique et vue de la ligne du temps).

Fig. 109 : Supprimer un SED provisoire (statut Brouillon)

Il n'est PAS possible d'ANNULER une suppression. Cette fonction doit être

utilisée avec précaution.

Novembre 2018 97


7.11.6 Validation d'un SED

Pour tous les types de SED, certaines informations spécifiques sont requises pour

pouvoir traiter correctement le document. Dans la plupart des cas, par exemple les

informations permettant d’identifier la personne concernée doivent être en nombre

suffisant. Afin de garantir que les institutions ne vont pas recevoir des SED dans

lesquels les informations essentielles seraient manquantes, empêchant ainsi le

traitement du document, RINA réalise avant chaque enregistrement ou mise à jour des

données du SED une validation automatique des SED sur la base du modèle de données

associé.

Ainsi, pour tous les types de SED, si l'utilisateur oublie de compléter un champ

obligatoire ou pour le moins recommandé, l'application va l'en informer via un message

en bas du formulaire. L'information sera étiquettée ERREUR (en rouge) s'il s'agit d'un

champ obligatoire ou WARNING (en jaune) en cas d'information attendue mais non

obligatoire. Les champs faisant l'objet d'erreurs ou d'avertissements seront surlignés.

L'utilisateur peut aller directement dans l'un des champs concernés en cliquant sur le

message d'erreur ou d'avertissement correspondant (voir Fig. 110).

Fig. 110 : Messages d'erreurs lors de l’enregistrement d’un SED en raison de champs obligatoires non renseignés

Le comportement sus-décrit correspond à la configuration par défaut de

l’application RINA. Dans l’éventualité où les utilisateurs ne recevraient pas

immédiatement un feedback des problèmes rencontrés à l’enregistrement

du SED provisoire, il leur est conseillé de contacter leurs administrateurs.

Novembre 2018 98


7.11.7 Imprimer un SED

L'écran de GESTION DU DOSSIER permet également d'imprimer les SED.

Le fait de cliquer sur l'icone Imprimante [ ] située à côté des informations relatives à

un SED va générer une version HTML imprimable du SED et la page Impression de

l'imprimante configurée en local va alors s'ouvrir (voir Fig. 111).

Fig. 111 : Imprimer un SED (Vue classique)

7.12 Actions globales au niveau du SED

7.12.1 Envoyer un SED

La capacité d'un utilisateur à envoyer un SED dépend de la configuration des rôles au

sein de son institution. Un utilisateur doté du rôle de superviseur ou d'agent habilité

peut, une fois qu'un SED a été créé et sauvegardé, l'envoyer à tous les participants en

cliquant sur ENVOYER (voir Fig. 112).

Novembre 2018 99


Fig. 112 : Déclencher l'envoi d'un document SED

L'envoi d'un SED doit toujours être confirmé avant que la transmission puisse être

effective (voir Fig. 113). Il est également possible, depuis la fenêtre de confirmation, de

paramétrer une alarme afin de rappeler à l'utilisateur de revenir sur le dossier

ultérieurement (cf. section 7.9.3 pour plus d'informations).

Fig. 113 : Fenêtre de confirmation d'envoi du SED

Une fois l'envoi effectué, tous les participants au dossier reçoivent le SED ainsi que la

notification correspondante. Le statut du SED passe alors de BROUILLON à ENVOYE (voir Fig.

114). Les SED envoyés sont étiquetés SORTANT (dans l'affichage Vue classique) ou

mentionnent la date, l'heure et l'expéditeur (dans l'affichage Vue de la ligne du temps).

Novembre 2018 100


Fig. 114 : Statut du SED après envoi (Vue de ligne du temps et Vue classique)

Certaines institutions peuvent choisir de mettre en place un contrôle supplémentaire

avant l'envoi d'un SED.

Ainsi, un utilisateur avec le rôle de "simple" agent non habilité ne peut pas envoyer le

SED directement aux contreparties mais doit DEMANDER UNE AUTORISATION (d'envoi du SED)

à son supérieur (voir Fig. 115).

Fig. 115 : Possibilité de demander l'autorisation d'envoyer un SED

Novembre 2018 101


La demande d'autorisation devra être

confirmée dans la fenêtre qui s'affiche (voir

Fig. 116)

Fig. 116 : Confirmer la demande d'autorisation d'envoyer un SED

Le supérieur concerné va recevoir une notification lui indiquant que le SED est en

attente d’autorisation (d'envoi). Cependant, il ne lui est pas possible de valider l’envoi

du SED directement à partir de la notification. A la place, le supérieur doit d’abord

ouvrir le dossier pour naviguer dans son contenu (voir Fig. 117).

Fig. 117 : Notification concernant la demande d'autorisation d'envoi d'un SED en attente

Une fois le dossier ouvert, le supérieur peut alors envoyer directement le SED préparé

(voir Fig. 118) ou prendre connaissance de son contenu puis l'envoyer à partir du volet

d'affichage du SED.

Fig. 118 : Autoriser l'envoi d'un SED en attente

Novembre 2018 102


7.12.2 Recevoir un SED

Si l’institution de l’utilisateur participe à un dossier et que l’un des autres participants au

dossier envoie un SED, elle recevra le SED en question et sera automatiquement ajoutée

au dossier correspondant. Si le dossier n’existe pas, il sera créé et le SED entrant sera

mis en correspondance avec le dossier créé.

Il existe deux manières de prendre connaissance d'un nouveau SED :

En consultant l'écran de gestion du dossier et/ou les notifications liées au dossier

(cf. section 7.3) lorsque le dossier existe déjà

En consultant le Centre de notifications

Tous les SED reçus apparaîtront dans l'écran de GESTION DU DOSSIER. Lorsque l'utilisateur

consulte un dossier spécifique, il peut prendre acte de l'arrivée d'un nouveau SED grâce

à la nouvelle entrée en haut de la liste des SED et/ou en se basant sur la date de

création du SED. Les SED reçus sont étiquetés ENTRANT (dans l'affichage Vue classique,

voir Fig. 119) ou indique la date, l'heure et l'expéditeur (dans l'affichage Vue de la ligne

du temps).

Fig. 119 : SED reçu apparaissant dans l'écran de GESTION DU DOSSIER (Vue classique)

La BARRE D’INFORMATIONS DU DOSSIER comprend, en haut à droite, un système de

notification correspondant aux notifications du dossier en question. Tout nouveau SED

ou tout SED mis à jour sera signalé par un message d’avertissement (trame de fond

orange), même si d’autres types d’événements génèrent également des messages

d’avertissement (voir Fig. 120 et cf. section 8 pour plus d'informations concernant les

avertissements et les notifications en général).

Fig. 120 : Ecran de notification d'un dossier

Si le SED reçu correspond au premier SED transmis dans un dossier,

l’utilisateur recevra un message "un nouveau dossier est arrivé" étant

donné qu’un nouveau dossier aura été reçu avec le SED en question. Par

la suite, les SED reçus seront accompagnés du message d’information "un nouveau DES est arrivé".

Novembre 2018 103


L'utilisateur peut repondre au SED entrant au moyen de différentes actions dès lors

qu'elles sont disponibles. Pour ce faire, il clique sur l'action pertinente :

dans la BARRE D'ACTIONS DU DOSSIER du dossier en question (voir Fig. 44) ;

dans l'écran de GESTION DU DOSSIER, dans la zone d'INFORMATIONS RELATIVES AU

SED (voir Fig. 46 et Fig. 48 pour l'affichage VUE DE LA LIGNE DU TEMPS ou Fig.

149 pour l'affichage VUE CLASSIQUE) ou ;

en bas à droite de la fenêtre d'affichage du FORMULAIRE DU SED (voir Fig. 136),

également valable dans le cas des messages fonctionnant selon le mode

"Demande/réponse".

Toutes les notifications liées à un dossier auquel l’institution de l’utilisateur participe

apparaitront également dans le Centre de notifications (voir Fig. 121). Pour plus

d’informations concernant le Centre de notifications, cf. section 8.

Fig. 121 : Notifications dans le Centre de notifications

7.13 Actions administratives au niveau du SED

7.13.1 Mettre à jour un SED

Le propriétaire du dossier (CO) a la possibilité d’actualiser le contenu d’un SED. Cela

peut être nécessaire lorsque certaines informations ont besoin d'être corrigées ou

ajoutées une fois que le SED a déjà été envoyé. Cette option va dépendre du type de

dossier et de l’étape du processus à laquelle on se trouve. Pour mettre à jour un SED,

cliquer sur METTRE A JOUR dans les ACTIONS en bas à droite du volet d'aperçu du SED (voir

Fig. 122).

Fig. 122 : Mettre à jour un SED

Novembre 2018 104


La fenêtre qui s'ouvre (formulaire du SED) correspond à la fenêtre qui apparait après la

création d'un nouveau SED (cf. section 7.11.1) à la différence qu'elle est pré-

renseignées des données existantes. Après avoir modifié certaines données du

formulaire et/ou les pièces jointes, l'utilisateur clique que SAUVEGARDER. Le numéro de version du SED va automatiquement être incrémenté +1 (voir Fig. 123).

Fig. 123 : Numéro de version incrémenté après mise à jour du SED

Cliquer sur ENVOYER puis confirmer l'envoi en

cliquant sur OUI dans la boîte de dialogue qui

s'affiche pour envoyer le SED mis à jour aux

participants concernés (voir Fig. 124).

Fig. 124 : Envoyer un SED mis à jour

Toutes les actions administratives réalisées au niveau du SED impliquent

une corrélation étroite entre les SED "administratifs" et les SED

"sectoriels". Par conséquent, les actions dans l'écran de Gestion du dossier

sont toujours également disponibles dans la partie SED "sectoriel" des

volets LISTE DES SED (Vue de la ligne du temps) et INFORMATIONS DU SED (Vue classique).

Les mises à jour des SED ne peuvent être envoyées qu’aux participants

au dossier déjà sélectionnés avant l’action de mise à jour. Si aucun SED

n’a encore été échangé, la liste des participants peut être actualisée au

moyen de la fonctionnalité de mise à jour des participants (voir section

7.5).

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent mettre à jour

un SED déjà envoyé. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du

BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des

dépendances.

Il n'est pas possible de mettre à jour un SED déclaré invalide.

An invalidated SED cannot be updated.

Novembre 2018 105


7.13.2 Recevoir un SED mis à jour

Si l'auteur d'un SED actualise son contenu et/ou ajoute une pièce jointe, l'ensemble des

participants au dossier recevront le SED mis à jour. Cette option va dépendre du type

de dossier et de l’étape du processus à laquelle on se trouve. Il est possible d'identifier

un SED mis à jour en étudiant la LISTE DES SED dans l'écran de GESTION DU SED. En effet,

lorsqu'un SED entrant porte un numéro de version supérieur à 1, cela signifie qu'il

s'agit d'un SED ayant été actualisé par son créateur (voir Fig. 125).

Fig. 125 : SED entrant mis à jour

Les SED mis à jour sont accompagnés de la notification "Un DES mis à jour est arrivé"

dans le panneau d'affichage des notifications du dossier (voir Fig. 125 et Fig. 126) ainsi

que dans le Centre de notifications (voir Fig. 127).

Fig. 126 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le panneau des notifications du dossier

Novembre 2018 106


Fig. 127 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le Centre de notifications

7.13.3 Invalider un SED

Dans certains cas il peut être nécessaire d’invalider un SED qui a déjà été échangé avec

d’autres institutions. Cette option va dépendre du type de dossier et de l’étape du

processus à laquelle on se trouve.

Pour invalider un SED, cliquer sur l'option INVALIDATE SED du menu d'ACTIONS du SED en

question (voir Fig. 128).

Fig. 128 : Invalider un SED

Seule l’institution ayant envoyé le SED à l’origine peut retirer un SED ou

le déclarer invalide conformément à l’article 5, paragraphe 1, du

règlement N° 987/09.

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent invalider un

SED déjà transmis. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du

BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.

Novembre 2018 107


Avant que le message d'invalidation ne soit transmis aux autres participants au dossier,

un formulaire administratif spécifique d'invalidation d'un SED (SED X008) doit être

complété et envoyé aux participants concernés. La date et le motif d'invalidation sont

des champs obligatoires.(voir Fig. 129).

Fig. 129 : Formulaire d'invalidation d'un SED (X008)

Après avoir sauvegardé le brouillon du SED, il est possible d'ajouter des commentaires

(facultatifs). Le SED peut ensuite être envoyé. Si la transmission est réussie, le SED

invalidé reçoit le nouveau statut SUPPRIME (voir Fig. 130).

Fig. 130 : Statut d'un SED invalidé

7.13.4 Recevoir un message d'invalidation d'un SED

Lorsque le créateur d'un SED le déclare invalide, les participants au dossier concernés

vont recevoir un SED administratif d'invalidation d'un SED (X008).

Un message d’invalidation est un SED administratif. Par conséquent,

il va figurer dans la liste des SED, est numéroté comme un SED

(X008) et porte un numéro de version. La procédure pour envoyer

un message d’invalidation est identique à la procédure d’envoi des

autres SED. Il n’est pas possible d’invalider les SED d’invalidation (X008).

Il n’est pas possible de mettre à jour tout SED invalidé.

Novembre 2018 108


Il est possible d'identifier un SED invalidé en étudiant la LISTE DES SED dans l'écran de

GESTION DU SED. En effet, Si un SED administratif X008 arrive, cela signifie qu’un SED

(déjà reçu précédemment) vient d'être invalidé par son créateur. Pour déterminer le SED

invalidé, l’utilisateur peut rechercher un SED affichant le statut SUPPRIME (dans les deux

modes d'affichage) ou bien ouvrir le formulaire SED d’invalidation X008 (voir Fig. 131 et

Fig. 132).

Fig. 131 : Réception d'un SED d'invalidation (Vue de la ligne du temps et Vue classique)

Fig. 132 : SED (formulaire) d'invalidation d'un SED ouvert

Novembre 2018 109


Il est également possible d’obtenir des informations sur les SED invalidés en consultant le

panneau d’affichage des notifications du dossier ou le Centre de notifications (voir Fig. 133

et section 8 pour plus d'informations concernant les notifications).

Fig. 133 : SED d'invalidation dans le Centre de notifications

7.13.5 Clarifier le contenu d'un SED

Dans d'autres cas d'utilisation, la fonctionnalité CLARIFIER LE CONTENU a été créée pour

permettre à l'utilisateur de demander des informations concernant un SED déjà reçu.

Pour demander des précisions concernant certains éléments ou la totalité du contenu

d'un SED, cliquer sur CLARIFIER LE CONTENU DU DES dans la barre d'actions du dossier en

question (voir Fig. 134).

Fig. 134 : Clarifier le contenu d'un SED

Dans la fenêtre suivante, des informations personnelles relatives au citoyen concerné

peuvent être renseignées. Les données déjà saisies par l'expéditeur original seront pré-

renseignées automatiquement. Dans la deuxième et la troisième section du formulaire, il

est possible d'effectuer des observations concernant le contenu nécessitant des

précisions. Lorsque plusieurs champs requièrent des précisions, cliquer sur AJOUTER pour

insérer une section supplémentaire (voir Fig. 137).

Novembre 2018 110


Fig. 135 : SED (formulaire) de Demande de précisions (sur le contenu d'un SED)

Une fois la demande de clarification effectuée, l'expéditeur original du SED va recevoir

un SED administratif de Demande de précisions (X012). Il a alors la possibilité de

répondre à la demande de précisions en cliquant sur REPONDRE EN VUE D'UNE CLARIFICATION

(voir Fig. 136) à partir de la LISTE DES SED de l'écran de GESTION DU DOSSIER ou à partir du

FORMULAIRE DU SED.

Fig. 136 : Répondre à un SED de Demande de précisions reçu

Novembre 2018 111


Une nouvelle fenêtre contenant le SED X013 s'ouvre (voir Fig. 137). En section 2, il

est possible de communiquer les précisions qui ont été demandées. Si aucune

précision ne peut être apportée, l'institution peut l'indiquer en section 3 du formulaire.

Fig. 137 : SED X013 - Formulaire de Réponse à la demande de précisions

Une fois le formulaire de réponse transmis, l'institution ayant demandé des précisions va

recevoir un SED de "Réponse à la demande de précisions" (X013). Il n'est pas possible

de répondre à ce SED (voir Fig. 138).

Fig. 138 : SED de Réponse à la demande de précisions reçu

Seule l'institution ayant reçu le SED peut envoyer un SED de rejet en

retour.

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent demander des

précisions concernant un SED déjà reçu. Cela dépend de l’applicabilité en


Novembre 2018 112


7.13.6 Rejeter un SED

Le destinataire d'un SED déjà envoyé aux participants au dossier peut souhaiter ou avoir

besoin d’indiquer qu’il rejette complétement le SED reçu. Pour ce faire, l'utilisateur va

pouvoir générer un SED administratif spécifique (X011) et l'envoyer à l'expéditeur du

SED faisant l'objet du rejet en motivant sa démarche. Cette option va dépendre du type

de dossier et de l’étape du processus à laquelle se trouve l'utilisateur. Pour réaliser cette

opération, il peut cliquer sur REJETER LE SED dans le menu des ACTIONS (voir Fig. 139).

Fig. 139 : Activation de l'opération "Rejeter le SED"

Le formulaire du SED administratif (X011) s'affiche (voir Fig. 140). Pour le compléter,

l'utilisateur doit renseigner les champs obligatoires ainsi que le motif du rejet. Le SED

est transmis dès que l'utilisateur clique sur ENVOYER.

Fig. 140 : SED X011 - Formulaire de Rejet d'un SED

Novembre 2018 113


7.14 Consultation de l'entête (normalisée SBDH) et de l'historique d'un

SED et gestion des erreurs

Un SED fait toujours l’objet d’une version provisoire (brouillon) avant sa transmission

aux autres participants au dossier. Il peut par la suite être modifié par une version

ultérieure du même SED (cf. section 7.13.1) ou éventuellement invalidé par un SED

administratif ultérieur (cf. section 7.13.3).

Fig. 141 : Ouvrir l'historique des messages SED depuis l'écran d'affichage du SED

Pour chaque SED, l'historique permet de suivre les différentes modifications intervenues

et de visualiser les différentes versions du SED en question. Pour accéder à l'historique

d'un SED, cliquer sur l'icone Dossier dans la fenêtre d'affichage du SED (voir Fig. 141).

La liste de toutes les versions disponibles du SED s'affiche et l'utilisateur peut les

consulter en cliquant sur VOIR.

De plus, l'utilisateur a également la possibilité d'avoir accès à une description détaillée

de l'entête du SED (SBDH) en cliquant sur l'icone Cartable [ ] (voir Fig. 142).

Le message de rejet d’un SED (X011) ne peut être utilisé qu’une seule

fois par instance de SED. La procédure de rejet d’un SED peut intervenir

plusieurs fois dans un dossier (mais, comme indiqué précédemment, une

seule fois par instance de SED).

Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent envoyer un

formulaire de rejet concernant un SED déjà reçu. Cela dépend de

l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.

Novembre 2018 114


Fig. 142 : Informations de l'entête normalisée SBDH

Lorsque l'historique d'un SED est très conséquent, l'écran d'affichage de l'historique

d'un SED offre également la possibilité de naviguer parmi les différentes versions

jusqu'à une date spécifique ou de filtrer par statut du SED, selon la même logique que

pour les fonctionnalités de navigation et de filtres du Centre de notifications (cf. section

8). Il peut également arriver que la transmission du SED échoue, créant ainsi une erreur.

On rencontre ce type de situation, notamment en cas de problèmes techniques (par

exemple au niveau du point d'accès (AP) de l'un des Etats participants destinataires).

Dans ce cas, une notification d'erreur va être générée.

Pour en savoir plus sur l'erreur en question, il suffit à l'utilisateur de cliquer sur la

notification d'erreur dans l'écran de GESTION DU DOSSIER ou dans le Centre de

notifications. Le problème rencontré est alors décrit face à l'étiquette Raison (voir Fig.

143).

Fig. 143 : Motif indiqué dans une notification d'erreur (échec d'envoi)

S'il s'agit d'un problème provisoire (par exemple un point d'accès national inaccessible

dans l'immédiat mais qui se remet à fonctionner plus tard) l'utilisateur peut, à partir de l'historique, renvoyer le SED en échec d'envoi en cliquant sur RENVOYER (voir Fig. 141).

S'il s'agit d'un problème apparemment permanent ou si l'utilisateur a besoin

d'assistance pour résoudre le problème, il doit contacter son administrateur RINA local.

Si l'administrateur de l'utilisateur estime qu'un problème logiciel dans l'application RINA

est probablement à l'origine de l'erreur, un ticket d'assistance devra être créé à l'attention du Service Desk EESSI.

Novembre 2018 115


7.15 Traiter les Batch SED (messages par lot)

Dans certaines situations, comme l’échange de créances/demandes de

remboursement/notes, il peut s’avérer plus efficace d’échanger des groupes entiers de

créances/demandes de remboursement/notes au moyen d’un seul SED. C’est pourquoi

l’application RINA offre la possibilité de transmettre un grand nombre de créances

individuelles/demandes de remboursement/notes (accompagnées d’une créance globale)

par l’intermédiaire d’un seul SED, dénommé Batch SED.

7.15.1 Naviguer dans un Batch SED

Les Batch SED comprennent deux parties distinctes :

Le document "maître" qui contient toutes les informations de base relatives à

l’échange, telles que les données de l’institution expéditrice, de l’institution

destinataire et le montant total demandé.

Les sous-documents rattachés (documents enfants) qui comprennent toutes les données relatives aux éléments spécifiques inclus dans le Batch SED, comme par exemple une demande individuelle de remboursement des frais médicaux.

Lors de l'affichage d'un Batch SED (voir Fig. 144), l'application RINA permet à

l'utilisateur, durant le renseignement du SED, de passer du document maître aux

créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés) en sélectionnant

simplement l'une des créances/demandes dans la liste figurant à gauche de la fenêtre.

Ainsi, l'utilisateur clique sur le document maître s'il souhaite afficher les informations

clefs relatives au Batch SED entier et sur une créance individuelle/demande spécifique

pour afficher les éléments relatifs à la créance/demande en question. Face à un nombre

important de créances individuelles/demandes, il est possible de rechercher un terme

spécifique dans la liste des créances individuelles/demandes et de filtrer par catégories.

Les créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés au document maître)

peuvent être renseignées soit manuellement (en complétant le formulaire) soit par

l'importation de fichiers (de type CSV). La figure ci-après montre un exemple

d'affichage d’un Batch SED (de type S080).

RINA met en application les règles des BUC pour ce qui concerne la

sélection et le séquencement des SED définis en fonction du type de BUC.

Cependant, dans l’avenir, d’autres systèmes informatiques nationaux, qui

pourraient ne pas offrir les mêmes garanties, transmettront également

des SED via le système EESSI. Par conséquent, un autre type d'avarie

pourrait être rencontré si le type d’un SED reçu s’avère incompatible avec

les restrictions d’usage des SED imposées par le type de dossier. Dans ce

cas, l’expéditeur du message erroné serait informé de l’erreur via un SED administratif spécial (X050- Exception d'adressage).

Il est à noter que les Batch SED ne sont disponibles QUE dans certains types de dossier, lorsqu’ils sont spécifiquement requis.

Il est à noter que le document maître d’un Batch SED RINA est appelé

Créance globale (comme dans le SED S080 où la section principale est

dénommée Créance globale- CLA) dans d’autres contextes. Aux fins d’utilisation de RINA, les deux termes ont le même sens.

Novembre 2018 116


Fig.144 : Naviguer dans un Batch SED

RECHERCHE ET FILTRE

Dans les Batch SED comprenant de nombreuses créances individuelles, un

utilisateur peut utiliser cette zone de recherche pour rechercher des créances

spécifiques ou pour filtrer par catégorie. Le filtre de base permet d’afficher soit

les créances/demandes valides, soit les créances invalides soit les deux. Les créances invalides peuvent avoir été introduites par exemple en important un fichier comprenant des données erronées. Par ailleurs, il est également possible, plus tard au cours du traitement d’un dossier utilisant des Batch SED, de filtrer en fonction des SED liés à une créance spécifique (par exemple si un SED a déjà été inclus dans une réponse acceptant ou contestant la créance).

LISTE DU DOCUMENT

Cette liste permet à l’utilisateur de basculer du document maître aux créances

individuelles/demandes (sous-documents enfants) contenues dans le Batch SED. Cliquer sur un des éléments pour afficher les informations relatives au document en question dans la fenêtre d’affichage du document.

AFFICHAGE DU DOCUMENT

Dans cette fenêtre, le document sélectionné, soit le document maître soit une

créance individuelle, s’affiche. Cette fenêtre d’affichage offre également à l’utilisateur la possibilité, lors de la création d’un nouveau document maître/créance individuelle ou en cas de mise à jour, de modifier la partie

sélectionnée du document. Il est également possible d’imprimer les documents Batch.

COMMENTAIRES

Les commentaires s’appliquent toujours au Batch SED dans son intégralité et non aux créances/demandes individuelles.

PIECES JOINTES

La fonctionnalité d’ajout de pièces jointes s’utilise comme d’habitude. Cependant

les pièces jointes peuvent être annexées soit au document maître soit à la créance/demande individuelle spécifique à laquelle elles se rapportent.

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Novembre 2018 117


7.15.2 Créer et envoyer un Batch SED

Pour créer un Batch SED, l’utilisateur crée d’abord un dossier adéquat et ajoute les

contreparties (les BUC impliquant des documents Batch sont bilatéraux, ce qui signifie

qu’une seule contrepartie est autorisée par cas). Il choisit ensuite de créer un nouveau

SED ayant la fonctionnalité Batch (comme le document U020 document, voir Fig. 145).

Fig. 145 : Ouvrir un Batch SED dans un dossier de demande de remboursement sur la base des dépenses réelles

Au départ, le document maître (également appelé Créance globale) s’affiche dans le

panneau d’affichage du SED et seule cette partie peut être modifiée. L’utilisateur doit

compléter tous les champs obligatoires du document maître puis cliquer sur

SAUVEGARDER pour enregistrer le SED avant de pouvoir ajouter les créances individuelles

rattachées au document maître (voir Fig. 146).

Fig. 146 : Sauvegarder le document maître (créance globale) d'un nouveau Batch SED

Novembre 2018 118


Une fois le document maître sauvegardé, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter des

créances individuelles rattachées au document maître en cliquant sur AJOUTER en bas à

gauche de la fenêtre. Chaque créance/demande devra être enregistrée une fois

renseignée (voir Fig. 147). Il est possible de modifier ultérieurement les informations

relatives à une créance individuelle/demande en cliquant sur METTRE A JOUR dans

l'affichage dudit formulaire. Pour modifier le document maître, l'utilisateur cliquera sur MODIFIER LE BROUILLON ou METTRE A JOUR, comme pour les SED classiques.

Fig. 147 : Ajouter des créances individuelles à un Batch SED (document maître) et modifier un document maître

Il est à noter que les actions de modification des créances individuelles sont

toujours désignées par METTRE A JOUR, que le Batch SED ait été déjà

transmis ou non. Les actions de modification du document maître, en

revanche, sont qualifiées MODIFIER LE BROUILLON lorsque le SED n’a pas encore

été transmis ou METTRE A JOUR lorsqu'il a déjà été envoyé.

Novembre 2018 119


Lorsque l’utilisateur a terminé d’ajouter et de modifier les créances individuelles

rattachées au document maitre, il peut envoyer le Batch SED entier (comprenant le

document maître et toutes les créances individuelles associées) en cliquant sur ENVOYER.

Comme à l'accoutumée, il lui sera demandé de confirmer l'envoi du SED.

7.15.3 Importer et exporter des données d’un Batch SED

Plutôt que d’ajouter manuellement chaque créance individuelle/demande au Batch SED,

il est également possible d’importer un nombre plus important de créances

individuelles/demandes préexistantes via une seule action en cliquant sur IMPORTER et en

sélectionnant les créances individuelles/demandes appropriées depuis le système de fichiers local (voir Fig. 148).

Les créances ainsi sélectionnées seront automatiquement ajoutées au SED en cours

d’élaboration. En cas d’importation de créances, les sections correspondantes du

document maître sont automatiquement adaptées en fonction (par exemple le montant

dû des créances/demandes importées est ajouté au montant total de la créance dans le document maître).

Après l’importation, le fait de filtrer les créances par INVALIDE permet à l’utilisateur de

vérifier si certaines des créances/demandes importées ont fait l'objet d'erreurs

d'importation.

A noter que l’option envoi du Batch SED est disponible à la fois dans la

fenêtre d’affichage du document maître ainsi que dans la fenêtre

d’affichage des créances individuelles. Dans les deux cas, le Batch SED

entier sera transmis (pas seulement une seule créance) en cliquant sur ENVOYER.

RINA autorise l’importation de sous-documents enfants (créances

individuelles rattachées au document maître) à partir de fichiers de valeurs

séparées par des virgules (CSV) qui peuvent, en principe, être lus et

modifiés avec un simple éditeur de texte. Cependant, si l’utilisateur utilise

les fonctionnalités Batch, les fichiers à importer seront généralement créés automatiquement par l’un des systèmes IT nationaux.

Novembre 2018 120


Fig. 148 : Importer des créances individuelles/demandes dans un Batch SED à partir du système de fichiers

La fonctionnalité EXPORTER permet de la même façon d’exporter vers un fichier externe le

document maître ainsi que toutes les créances individuelles/demandes rattachées à ce

dernier. De plus, le modèle de données de ce fichier pourra être récupéré quand

l'utilisateur créera manuellement un sous-document en lien avec le document maître et

l'exportera via l'action présentée précedemment.

L’affichage (nombre et intitulés des champs) du fichier CSV pouvant être

exporté/importé au moyen des liens EXPORTER/IMPORTER va dépendre du SED. La Figure

149 montre l’exemple d’un SED S080 pour une personne spécifique (représentation

logique graphique relative au data-mapping des champs).

Novembre 2018 121


Fig. 149 : Exemple d'intitulés de champs et de contenus pour la fonctionnalité Exporter/Importer (S080)

La virgule (",”) sert de caractère de séparation entre les intitulés des champs et les

valeurs. Les valeurs sont également délimitées par des guillemets droits (“”) afin d’éviter

qu’une virgule contenue dans la valeur ne soit confondue avec une virgule utilisée comme

séparateur de colonne.

Dans certains cas, certains paramètres spécifiques du document maître et des sous-documents rattachés (documents enfants) vont partager la même valeur. Par exemple, les valeurs du

paramètre “ReimursementRequestID” de la section 2.1 dans le document maître

et de la section 1.2 de la créance individuelle du SED U020 doivent être identiques

selon la logique contextuelle des Guidelines publiés relatifs aux SED. Dans le cas de

créances ajoutées manuellement (via le lien AJOUTER), les paramètres spécifiques sont

pré-renseignés avec les valeurs exactes et l’utilisateur n’a pas la possiblité de les

modifier. EN REVANCHE, lorsque de nouvelles créances sont importées (à partir d’un fichier CSV), l’application RINA va intégrer les créances importees même si les

paramètres spécifiques n’ont pas les mêmes valeurs. Il appartient à l’utilisateur de

vérifier que lesdits paramètres comprennent bien les mêmes valeurs avant de

valider l’importation.

Exemples de fichiers “.csv” exportés/importés : export-S080-154246 9988849.csv

export-S080-154264 1330291.csv

Novembre 2018 122


7.15.4 Recevoir et répondre à un Batch SED

Si un utilisateur reçoit d'une autre institution un Batch SED, il recevra comme

d'ordinaire une notification l'informant de l'arrivée d'un SED. Dans la fenêtre d'affichage

du dossier, l'utilisateur peut visualiser le nouveau SED reçu. A l'ouverture de celui-ci,

l'utilisateur peut effectuer une recherche parmi les créances individuelles/demandes en

procédant de la même manière que lors de la création d'un Batch SED (cf. section

7.15.2). De plus, l'utilisateur peut également exporter la liste des créances

individuelles/demandes en tant que fichier CSV en vue de leur traitement ultérieur dans d'autres applications en cliquant sur EXPORTER.

Dans le scénario présenté, l'utilisateur peut traiter les créances individuelles reçues puis

créer un SED d'Acceptation partielle/Contestation de la demande de remboursement en cliquant sur CREER UNE REPONSE (voir Fig. 150).

Fig. 150 : Naviguer et accuser réception d’un Batch SED entrant

Le libellé précis du bouton CREER UNE REPONSE va varier selon le type de

dossier afin d’inclure le numéro du SED de réponse spécifique (par exemple

CREER LE SED DE REPONSE S081 pour le type de dossier S_BUC_19 "Demande

de remboursement sur la base des dépenses réelles – prestations en

nature" pour accuser réception de la demande et S082 pour répondre à la demande).

Novembre 2018 123


L'utilisateur a la possibilité d'indiquer quelle créance individuelle/demande du Batch SED

fait l'objet d'une acceptation partielle ou d'une contestation. Comme mentionné

précédemment, chaque type de BUC appelle une approche différente en termes de

traitement des Batch SED. Se reporter aux actions disponibles dans l'écran de GESTION DU

DOSSIER pour chaque dossier.

Le SED provisoire qui s'affiche contient à la fois des données pré-renseignées (sur la base

du Batch SED reçu) dans la partie document maître et les créances

individuelles/demandes contenues dans le Batch SED. De nouveau, l'utilsateur doit

compléter les données du document maître puis cliquer sur SAUVEGARDER avant de pouvoir

travailler sur les créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés au document maître).

Il sélectionne ensuite, à partir du Batch SED initial, les créances individuelles/demandes

auxquelles il répond. Pour inclure une créance/demande spécifique dans son Batch SED

de réponse, l’utilisateur coche la case de la créance concernée dans la liste des

créances/demandes figurant à gauche de la fenêtre (voir Fig. 150). Il devra renseigner

les informations supplémentaires pour chaque créance individuelle et les SAUVEGARDER avant de poursuivre.

Fig. 151 : Intégrer des sous-documents reçus dans un Batch SED de réponse

Une fois les sous-documents pertinents sélectionnés, l'utilisateur peut transmettre le

SED de réponse en cliquant sur ENVOYER. La liste des créances individuelles sur la gauche

sera actualisée (l'icone [ ] s'affiche) de manière à indiquer que l'utilisateur a déjà

répondu à ces créances. Le SED de réponse est envoyé sous la forme d'un autre Batch

SED et peut être visualisé et traité par son destinataire tel qu'indiqué dans la présente

sous-section.

Novembre 2018 124


7.16 Gérer les pièces jointes

Dans de nombreux cas, les informations dans les formulaires SED devront être

complétées par des éléments supplémentaires, comme des justificatifs venant à l’appui

de certaines créances/demandes. C'est pourquoi RINA permet de gérer des fichiers

annexes (pièces jointes).

Les pièces jointes peuvent être rattachées au dossier entier ou à un SED en particulier.

Dans le cas des Batch SED, les pièces jointes peuvent concerner le lot entier ou un sous-

document spécifique du lot.

Dans la fenêtre d'affichage du SED, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter une pièce jointe

en cliquant sur CHOISIR UN FICHIER puis en sélectionnant le fichier à joindre à partir de son

système de fichiers local. Pour supprimer les pièces jointes, cliquer sur l'icone de croix

rouge "X" à côté de l'option de téléchargement. L'ajout ou la suppression d'une pièce

jointe lors de modification d'un SED est immédiatement sauvegardé, contrairement aux

modifications apportées aux champs du formulaire qui exigent une action

d'enregistrement de la part de l'utilisateur. Pour supprimer une pièce jointe, cliquer sur

l'icone de croix rouge "X" en haut à droite du nom de la pièce jointe (voir Fig. 152).

Les pièces jointes comprenant des informations médicales sont protégées dans certains

pays participants qui limitent l'accès à ces documents aux utilisateurs dotés de

compétences et rôles spécifiques leur permettant d'examiner les justificatifs médicaux.

Afin de permettre aux pays participants de respecter ces politiques de sécurité lors de

l’utilisation de l'application RINA, les pièces jointes peuvent être classées comme

"données médicales" en cliquant sur le signe Plus (+) à coté de la pièce jointe (voir Fig.

152). Le signe Plus deviendra alors vert pour indiquer qu’il s’agit d’un document

médical. Seuls les utilisateurs dotés du rôle d’utilisateur médical peuvent télécharger ou

modifier ces pièces jointes ou les re-catégoriser comme non médicales même si

l’ensemble des utilisateurs assignés au dossier peuvent constater l'existence d'une pièce

jointe médicale.

A noter que des pièces jointes à un SED ne peuvent être ajoutées qu’après un premier enregistrement du SED.

Il existe une différence fondamentale entre les pièces jointes à un dossier

et les pièces jointes à un SED. Tandis que les pièces jointes à un dossier

sont des informations locales disponibles uniquement au sein de

l’institution de l’utilisateur, les pièces jointes aux SED sont transmises

avec le SED à tous les participants au dossier.

Novembre 2018 125


Fig. 152 : Gérer les pièces jointes spécifiques au SED

La palette de fichiers annexes autorisés dépend du modèle métier. De plus, seule une

liste spécifique de types de SED peut inclure des pièces jointes, l’autorisation étant limitée aux besoins métier.

Enfin, la Figure 153 explique à l'utilisateur comment traiter les pièces jointes spécifiques

à un dossier. Ce dernier peut choisir la pièce jointe (CHOISIR UN FICHIER) et la rattacher

(upload) à un dossier spécifique, il peut également la télécharger (TELECHARGER), la

supprimer ([ ]) ou modifier la classification de Standard à Médical et vice versa en

modifiant le signe relatif à pièce jointe ([ / ]).

Fig. 153 : Gérer les pièces jointes spécifiques au dossier

7.17 Gérer les commentaires

RINA permet de créer des commentaires au niveau du dossier afin d'aider l'utilisateur à

suivre l'évolution du dossier et les actions réalisées. Les commentaires peuvent être

créés au niveau du dossier ou être en lien avec un SED spécifique échangé (envoyé ou

reçu).

Pour ajouter un commentaire à un dossier, cliquer sur COMMENTAIRES dans la BARRE OUTILS

DU DOSSIER, saisir le commentaire puis appuyer sur la touche "Entrée" du clavier (voir

Fig. 154).

Tous les commentaires (qu’il s’agisse de commentaires au dossier ou à un

SED) sont enregistrés localement et ne peuvent pas être lus par les autres participants au dossier.

Novembre 2018 126


Fig.154 : Créer un commentaire à un dossier

Les commentaires existants peuvent être supprimés en cliquant sur la croix rouge "X" à

côté du commentaire comme présenté Figure 155.

Fig. 155 : Supprimer un commentaire à un dossier

L'application RINA permet également d'ajouter des commentaires aux SED individuels.

Ces commentaires peuvent être faits à la fois sur les SED entrants et sur les SED

sortants. Pour ajouter un commentaire à un SED, cliquer sur COMMENTAIRES dans le barre

du SED dans l’écran de gestion du dossier, saisir un texte puis appuyer sur la touche

"Entrée" du clavier (voir Fig. 156).

Fig. 156 : Insérer un commentaire pour un SED

Là encore, un utilisateur peut supprimer des commentaires en cliquant sur la croix rouge

"X" à côté du commentaire, comme présenté Figure 156. Contrairement au contenu des

champs du formulaire d'un SED, les commentaires sont enregistrés instantanément. Cela

signifie qu'il n'est pas nécessaire de cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les

commentaires saisis. Toutefois, les commentaires ne peuvent être ajoutés qu'une fois

que le SED entier a bien été sauvegardé au moins une fois.

Novembre 2018 127


7.18 Données d’audit

Les utilisateurs ayant le rôle approprié (superviseur ou auditeur) peuvent consulter

l’historique (via les journaux d’audit) de toutes les actions exécutées au regard de :

un SED spécifique (actions au niveau du SED) ;

un dossier entier (actions au niveau du dossier) ;

tous les dossiers pertinents filtrés par :

- institutions participant au dossier (pour les situations relatives à des

créances/demandes de remboursement). L’historique affiche les journaux

d’audit en lien avec les dossiers dans lesquels les institutions participantes

sont impliquées ;

- NIP (numéro d’identification personnel) de la personne. L’historique affiche

les journaux d’audit en lien avec les dossiers incluant une personne

spécifique (le NIP est utilisé pour identifier la personne).

Pour consulter les journaux d'audit au niveau du SED, l'utilisateur doit cliquer sur l’icône

Engrenage [ ] dans le SED (Fig. 157). Les informations détaillées qui s'affichent

concernent alors uniquement le SED en question (voir image de droite de la Figure

157).

Fig. 157 : Ouvrir et consulter les données d'audit au niveau du SED

Que ce soit dans le cas de commentaires au dossier ou à un SED, il n’est

pas possible de faire un retour à la ligne dans un commentaire. Le fait d’appuyer sur "Entrée" va enregistrer le commentaire.

Novembre 2018 128


Pour consulter les journaux d'audit au niveau du dossier, l'utilisateur clique sur JOURNAUX

D'AUDIT à droite du MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER ([ ]) (voir Fig. 158). Les journaux

d'audit qui s'affichent concernent uniquement les actions réalisées pour le dossier en

question (ID du dossier :).

Fig. 158 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau du dossier depuis l'écran de Gestion du dossier

Une autre option (au niveau de l'institution) permet également à l'utilisateur habilité de

récupérer tous les journaux d'audit relatifs aux dossiers de remboursement bilatéraux

(créances/demandes) traités par les institutions participantes au dossier en question.

Plus précisemment, les journaux d'audit au niveau de l'institution [ ] apparaissent

sur la gauche du MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER (voir Fig. 159). En cliquant sur cette

option, les données d'audit de tous les dossiers concernés (y compris les

créances/demandes) traités par les institutions participantes s'affichent (dans notre

exemple, les données d'audit des dossiers 4659, 4691 et 4666).

Dans ce cas, dans le MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER, c'est l'identifiant (ID) de l'institution

impliquée qui s'affiche et non plus les informations relatives à la personne concernée

(voir Fig. 159).

Novembre 2018 129


Fig. 159 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau de l'institution concernant les dossiers de demande de remboursement entre les institutions participantes

La dernière alternative (au niveau d’une personne) consiste à vérifier les journaux

d’audit concernant tous les dossiers relatifs à une personne en particulier en utilisant le

NIP de la personne concernée pour filtrer les journaux d’audit.

Concrètement, il est possible de filtrer les journaux d’audit au niveau d’une personne en

cliquant sur [ ]. Les données d’audit s’affichent alors pour tous les dossiers

pertinents (c'est-à-dire concernant la personne en question) traités par l’institution (voir

les dossiers 16286 et 16241 pour la personne titulaire du NIP 22222 dans la Figure ci-

après).

A noter : l’icone [ ] sur la droite fournit des informations sur

l’activité d’un dossier et l’icône [ ] sur la gauche fournit des

informations relatives aux activités bilatérales pour les dossiers portant

sur des créances/demandes de remboursement entre des institutions (dossiers dans lesquels les institutions sont liées).

Novembre 2018 130


Fig. 160 : Ouvrir et consulter les données d’audit pour une personne concernée par plusieurs dossiers au niveau d’une institution

L'utilisateur doit nécessairement avoir le rôle de superviseur ou d'auditeur.

Les données d’audit listent bien plus d’actions au niveau du système que le Centre de

notifications. La piste d’audit notamment mentionne également tous les accès en

lecture simple aux informations même lorsqu’aucune modification n’a été apportée aux

données (Fig. 158, Fig. 161). Elle permet ainsi de détecter tous les accès non autorisés

aux données personnelles ainsi que les infractions liées à la protection des données.

Fig. 161 : Données d’audit pour un dossier spécifique

La piste d'audit assurant uniquement un contrôle au niveau granulaire, l'utilisateur aura

souvent besoin de rechercher les actions et activités pertinentes via un audit plus large.

Novembre 2018 131


C'est pourquoi il a la possibilité de naviguer par date ou d'effectuer des recherches dans

la liste des actions. L'utilisateur peut également utiliser un large éventail de filtres (voir

Fig. 162).

Fig. 162 : Données d'audit pour un dossier (au niveau du dossier)

Dans la partie supérieure de la fenêtre, l'utilisateur peut filtrer les actions selon leur

résultat (Réussite, Erreur ou Non autorisé).

Les filtres Erreur ou Non autorisé sont particulièrement intéressants pour déceler les

activités inhabituelles au niveau du système.

Le panneau latéral propose plusieurs filtres supplémentaires : type d'action, type

d'objet, type de participant, rôle du participant, type de composante, type de catégorie, type d'événement.

Ces filtres fonctionnent selon la même logique que leurs homologues dans le Centre de

notifications (cf. section 8.1). En cas de problèmes, il est possible de contacter les administrateurs.

Novembre 2018 132


8. Centre de notifications

L’application RINA génère automatiquement des notifications pour informer des mises à

jour et modifications apportées aux dossiers existants ainsi que pour notifier les

nouveaux dossiers. Dans RINA, les notifications sont regroupées en trois catégories selon la gravité (on parle des différentes "sévérités" des notifications) :

Erreurs :

o Problème à l'archivage du dossier ;

o DES ne correspondant pas au dossier ;

o Dossier manquant ;

o Exception d'attribution du dossier ;

o Pièce jointe bloquée par la vérification

anti-logiciels malveillants ;

o Exception à l'archivage du dossier ;

o Mise à jour du DES sans en créer ;

o Echec de l'envoi du DES ;

o DES dans une séquence erronée ;

o Dossier transmis ;

o Invalid Business Signature ;

o Dossier supprimé ;

o Cause inconnue ;

o Dossier clôturé ;

Avertissements :

o Un nouveau dossier est arrivé ;

o Un nouveau DES est arrivé ;

o Un DES mis à jour est arrivé ;

Informations :

o Dossier non attribué ;

o Dossier attribué ;

o Dossier automatiquement clôturé ;

o DES envoyé ;

o Demander l'attribution du dossier ;

o Demande d'attribution du dossier acceptée ;

o Votre alarme a expiré ;

o Demande d'attribution du dossier rejetée ;

o Approval for Sending Required for SED ;

o DES de dossier envoyé automatiquement au

nouveau participant ;

Novembre 2018 133


Il existe quatre principaux éléments déclencheurs de notifications dans un dossier :

Une action de Workflow sur le dossier a été exécutée par un participant au

dossier (cf. sections 7.9 - 7.13 pour les informations détaillées relatives

aux actions de Workflow au niveau du dossier et les actions au niveau des

SED) ;

Une demande d'attribution d'un dossier à un utilisateur particulier est

arrivée, a été acceptée ou rejetée (cf. section 7.9.1.1 pour de plus amples

informations concernant l'attribution des dossiers) ;

Une erreur relative à un SED est survenue (cf. section 7.14 pour des

informations détaillées concernant les erreurs relatives aux SED) ;

Une alarme interne a expiré (cf. section 7.9.3).

Les indicateurs numériques à côté de l'étiquette CENTRE DE NOTIFICATION dans la barre de

navigation indiquent de manière continue le nombre de notifications non lues (trame de

fond noire), de notifications d'erreurs (trame de fond rouge en cas d'erreurs survenues

sinon trame de fond grise), de notifications d'avertissements (trame de fond orange) et de notifications d'informations (trame de fond bleue).

Pour ouvrir le Centre de notifications et obtenir plus d'informations concernant les

notifications, cliquer sur CENTRE DE NOTIFICATIONS dans la barre du menu principal (voir

Fig. 163 et section 8.1).

Fig. 163 : Ouvrir le Centre de notifications

Novembre 2018 134


8.1 Ecran d’affichage du Centre de notifications

Fig. 164 : Centre de notifications

Le Centre de notifications regroupe toutes les notifications liées aux dossiers créés par

l'utilisateur ou qui lui ont été attribués. Cliquer sur CENTRE DE NOTIFICATIONS dans la

barre du menu principal pour ouvrir le centre de notifications (voir Fig. 163 et Fig. 164).

Dans la partie supérieure du Centre de notifications (bannière du

haut), l’utilisateur voit de nouveau apparaitre le nombre de

notifications non lues, d’erreurs, d’avertissements et d’informations.

Ces éléments sont similaires à ceux figurant dans la barre de

navigation, mais apparaissent en plus gros et sont plus faciles à

lire. De plus, les cases à cocher face à chaque chiffre permettent de

filtrer rapidement les notifications selon la gravité.

La partie principale du Centre de notifications sert à afficher les

notifications individuelles. La section 8.2 présente les notifications

de manière détaillée.

La zone NAVIGUER DANS LES NOTIFICATIONS permet d’accéder

rapidement aux notifications à partir d’une période spécifique

(jusqu’à la granularité Date). A noter que le fait de sélectionner une période précise ne va pas agir comme un filtre mais va faire

débuter la liste des notifications à la date de début de la période

indiquée. Les notifications plus anciennes ou plus récentes

continueront à être visibles en faisant défiler la liste des

notifications

Cette barre latérale permet d’appliquer un large panel de filtres à la liste de notifications affichée. Pour plus d’informations, se reporter à

la section 8.4.

1

2

3

4

1

2

3

4

Novembre 2018 135


8.2 Visualisation des notifications

Le Centre de notifications présente les notifications à la fois par ordre chronologique et

par groupe pour une même période. Pour chaque jour, une ligne d’en-tête indique le

nombre de notifications pour la date en question et permet de sélectionner via une seule

manipulation toutes les notifications, en cochant simplement la case située à côté de la

date.

Chaque notification individuelle est affichée sur une ligne. Chaque ligne débute avec une

case à cocher permettant de sélectionner le dossier. La couleur de la case représente la

gravité de la notification en question (rouge pour les erreurs, orange pour les

avertissements et bleue pour les informations). A côté de la case à cocher, l’utilisateur

peut connaitre la priorité attribuée au dossier auquel la notification se réfère, le type de

SED échangé (le cas échéant), la contrepartie ainsi que l’heure à laquelle la notification

a été générée. A l’extrémité droite, plusieurs actions sont proposées si l’utilisateur

souhaite aller plus loin (voir Fig. 164 et Fig. 165 ainsi que section 8.3 concernant les

actions de notification).

L'icone [ ] permet à l'utilisateur de rafraichir la page de manière à mettre à jour les

informations.

Fig. 165 : Notifications dans la liste des notifications du Centre de notifications

Le fait de cliquer sur une notification spécifique permet d'afficher des informations

détaillées concernant l'identifiant du dossier, le type de dossier et les destinataires (voir

Fig. 166). Pour les avertissements requérant une réaction dans un délai précis,

l'affichage détaillé mentionne également la date butoir de l'action.

Fig. 166 : Affichage détaillé d’une notification

Il est à noter que la priorité indiquée dans la liste renvoie à la priorité du

dossier correspondant et non de la notification. Par exemple, un

événement exceptionnel comme une erreur purement technique dans un

dossier à priorité normale sera indiqué comme ayant une priorité normale.

L’importance des notifications est uniquement signifiée grâce au code couleur des différentes "sévérités".

Novembre 2018 136


8.3 Actions relatives aux notifications

A l'extrémité droite de la ligne d'une notification, se trouvent les actions disponibles pour

la notification en question :

Une notification peut avoir les statuts suivants :

NON LU,

LIRE [LU],

Comme le montrent les Figures 166 et 167, une notification peut être marquée

comme lue en cliquant sur le lien MARQUER COMME LU. Son statut passe également

automatiquement à "LU" après ouverture. Il est possible de réinstaurer le statut

"NON LU" d'une notification en cliquant sur MARQUER COMME NON LU dans les actions

disponibles pour la notification en question. Lorsque le statut d'une notification

est NON LU, le texte correspondant apparait en caractères gras tandis que qu'il

s’affiche en caractères normaux une fois la notification LUE.

Pour ouvrir un dossier, cliquer sur OUVRIR UN DOSSIER. L’utilisateur bascule alors sur

l'écran de GESTION DU DOSSIER (cf. section 7).

Les actions disponibles vont dépendre de la notification ainsi que du rôle de l'utilisateur

dans RINA. Dans le cas d'un nouveau dossier, le fait de cliquer sur ATTRIBUER ouvre la

barre d'outils des attributions (cf. section 7.9.1 pour plus d'informations concernant

l'attribution des dossiers). En cas de demande d'attribution effectuée par un agent, il est

également possible d'ACCEPTER ou de REJETER la demande directement à partir des actions

relatives aux notifications (cf. section 7.9.1.1).

Fig.167 : Actions relatives aux notifications

Afin d’aider l’utilisateur dans la gestion de ses propres notifications, ce dernier a la

possibilité d’effectuer des actions groupées. Par exemple, il lui est possible de marquer

comme "Lu" plusieurs notifications via une seule opération en sélectionnant (en cochant

la case [ ]) les notifications dont il souhaite modifier le statut puis en cliquant sur

l'action souhaitée [MARQUER COMME LU] en haut à droite de l'écran (voir Fig. 168).

L’affichage détaillé actuel d’une notification diffère selon le type de gravité.

Novembre 2018 137


Fig. 168 : Opération groupée visant à marquer comme Lues plusieurs notifications via une seule action

Si l'utilisateur clique sur une date de réception spécifique, toutes les notifications reçues

à cette date seront sélectionnées (voir Fig. 169).

Fig. 169 : Sélection multiple de notifications par date de réception

Novembre 2018 138


8.4 Filtrer la liste de notifications

L'utilisateur dispose de plusieurs solutions pour filtrer les notifications. Il peut ainsi

filtrer les notifications par gravité (Erreur, Avertissement et Information) ou par statut

de lecture (Non lu) en sélectionnant la case correspondante dans le menu supérieur du

Centre de notifications (voir Fig. 170).

Fig. 170 : Filtrer les notifications selon des critères de gravité et de statut de lecture

Il est également possible de sélectionner les notifications à afficher en

cochant/décochant différents critères dans le panneau latéral droit (voir Fig. 171) :

Filtrer les notifications par : Gravité ;

Filtrer les notifications par : Récent ;

Filtrer les notifications par : Type.

Fig. 171 : Options de filtres dans le Centre de notifications

Par défaut, les résultats de toutes les catégories de notifications

s’affichent dans la liste lorsque l’utilisateur navigue dans le Centre de

notifications. Pour filtrer les notifications, l’utilisateur doit sélectionner

les catégories présentant un intérêt pour voir s’afficher les résultats

correspondants dans la liste des notifications.

Novembre 2018 139


9. Calendrier de gestion des dossiers

La fonctionnalité Calendrier offerte par l’application RINA permet à l’utilisateur de

planifier des activités dans un calendrier personnalisé. Le calendrier va permettre à

chaque utilisateur de planifier manuellement des tâches.

Le calendrier renseigne également sur les notifications générées automatiquement par

le système.

Il est possible d'accéder au calendrier depuis le MENU PRINCIPAL (voir Fig. 172).

Fig. 172 : Calendrier de gestion des dossiers

Le fait de cliquer sur CALENDRIER va ouvrir une nouvelle fenêtre comprenant deux

sections (voir Fig. 173) :

la BARRE D'ACTIVITES qui permet à l'utilisateur d'ajouter manuellement une nouvelle

activité, de modifier une activité ou d'ouvrir le dossier lié à une activité spécifique

(activité ajoutée manuellement ou notification générée automatiquement par le

système).

le CALENDRIER qui permet de visualiser les activités ajoutées manuellement ainsi que

les notifications générées automatiquement par le système à l'attention de

l'utilisateur.

Fig. 173 : Barre d’activités et calendrier

L’implémentation actuelle du calendrier permet de visualiser toutes les notifications du Centre de notifications.

Novembre 2018 140


9.1 Ajout d’une nouvelle activité dans le calendrier

L'utilisateur peut ajouter manuellement une activité au calendrier en cliquant sur

NOUVELLE ACTIVITE dans la BARRE D'ACTIVITES (voir Fig. 174).

Fig. 174 : Ajouter une nouvelle activité

L'utilisateur complète les données nécessaires concernant la nouvelle activité qu'il

souhaite ajouter au calendrier puis clique sur SAUVEGARDER. La nouvelle activité apparait

alors dans le calendrier. Il est également possible d'annuler la création de la nouvelle

activité en cliquant sur ANNULER (voir Fig. 175).

Fig. 175 : Informations relatives à la nouvelle activité à completer par l’utilisateur

Novembre 2018 141



Title [intitulé]

(obligatoire)

Intitulé de l’activité qui va apparaitre dans le

calendrier

Date Date de réalisation de l’activité

Message Définition (détaillée) de l’activité

Case ID [ID du

dossier]

(obligatoire)

Identifiant du dossier auquel l’activité est liée

Repetition Dans l’éventualité où l’activité doit être répétée,

l’utilisateur peut définir les paramètres

suivants :

- Chaque (jours) [tous les X jours]

- Occurences [nombre de fois]

Exemple : l’utilisateur peut définir une activité

qui sera répétée chaque semaine pendant une

période déterminée.

Colors

[couleurs]

Couleur attribuée à l’activité qui sera visible dans

le calendrier

9.2 Consultation, modification et suppression d’une activité dans le calendrier

Lorsqu'une activité a été créée et en cas de besoin, l'utilisateur a la possibilité de

consulter, modifier ou supprimer l'activité en question du calendrier. Pour cela, il lui

suffit de cliquer sur l'activité dans le calendrier pour ouvrir une fenêtre affichant les

informations détaillées relatives à cette activité (voir Fig. 176).

Fig. 176 : Consulter, modifier et supprimer l’activité sélectionnée

Novembre 2018 142


Depuis cette fenêtre, l'utilisateur peut :

Créer une "nouvelle activité" ;

"Supprimer" l'activité. Cette action va supprimer l'activité sélectionnée du

calendrier ;

"Editer" l'activité. Cette action permet à l'utilisateur de modifier le contenu de

l'activité ; ou

"ouvrir un dossier". Cette action ouvre le dossier correspondant à l'activité (ID du

dossier).

Novembre 2018 143


10. Rapports L'application RINA offre la possibilité de générer des rapports sur l'activité menée via

l'application. Pour accéder à la fonctionnalité création de rapports, cliquer sur RAPPORTS

dans la barre du menu principal (voir Fig. 177).

Fig. 177 : Sélectionner la fonctionnalité de création de rapports

Une nouvelle fenêtre comprenant trois sections va s'ouvrir (voir Fig. 178) :

[1] La liste des Rapports qui comprend deux modèles prédéfinis de création de

rapports et une fonctionnalité de recherche permettant de rechercher des

rapports en limitant la recherche à un seul type de modèle prédéfini ;

[2] L'onglet Settings (paramètres) qui permet à l'utilisateur de configurer le type

de rapport utilisé et la période couverte par les rapports ;

[3] La fenêtre d'affichage des rapports qui permet à l'utilisateur de visualiser le contenu d'un rapport.

Fig. 178 : Fonctionnalité de creation de rapports dans RINA

10.1 Rapports prédéfinis

L’interface utilisateur actuelle de RINA propose deux modèles prédéfinis de rapports.

Ces deux options s’affichent automatiquement à l’ouverture de la page de création de

rapports (dans le panneau latéral droit) et couvrent les aspects suivants :

Les rapports relatifs à tous les dossiers [All Cases Report]

Les rapports relatifs aux dossiers clôturés [Closed cases Report]

Novembre 2018 144


Lorsqu'il navigue dans un rapport spécifique, l'utilisateur peut choisir d'ouvrir le rapport

sous format pdf. Pour cela il clique sur ENREGISTRER EN TANT QUE PDF (voir Fig. 179).

Fig. 179 : Enregistrer le rapport sous format PDF

10.2 Paramètres des rapports

L'utilisateur peut modifier les paramètres liés aux rapports. Lorsqu'il modifie des

paramètres, l'utilisateur doit toujours enregistrer les nouveaux paramètres en cliquant

sur METTRE A JOUR (voir Fig. 180).

Fig. 180 : Paramètres des rapports

Novembre 2018 145



Type de rapport L’utilisateur peut choisir parmi trois types de rapport (voir

Fig. 181) :

- Normal (tableau)

- Graphique de type “tarte” (diagramme circulaire)

- Graphique

Date de début L’utilisateur peut paramétrer la date de début de la période

pour laquelle un rapport est demandé

Date de fin L’utilisateur peut paramétrer la date de fin de la période pour laquelle un rapport est demandé

Enfin l’utilisateur peut, pour définir les dates de début et de fin de la période couverte par les rapports, cliquer sur l'icône [ ] de l’une des périodes prédéfinies (c-à-d ‘Today’

[aujourd'hui], ‘Yesterday’ [hier], ‘A week ago’ [semaine dernière], ‘A month ago’ [mois dernier]). L'heure de départ pour les rapports est toujours fixée à 12:00pm [00:00] par défaut (voir Fig. 180).

De plus, l'utilisateur a la possibilité de réinitialiser la sélection Date/Heure de début et de fin de la période en cliquant sur [ ].

La figure ci-après montre les différents types de rapports pouvant être générés par

l'application (voir Fig. 181).

Fig. 181 : Types de rapports différents (tableau, diagramme circulaire, graphique)

Novembre 2018 146


11. Fonctionnalité traduction automatique eTranslation

Certaines zone de texte (c'est à dire un champ pouvant être modifié par l'utilisateur et

lui permettant de saisir du texte libre relatif à un dossier/un SED/une personne/un bloc

de données) d'un document (SED) incluent un outil de traduction automatique (via le

composant eTranslation intégré à l'interface). Lorsqu'un utilisateur navigue dans un

dossier et ouvre un formulaire SED, il peut obtenir la traduction de tout texte saisi en

cliquant sur TRADUIRE (voir Fig. 182).

Dans ce cas, une fenêtre, comprenant les données suivantes, apparait (voir Fig. 183) :

En en-tête : le code du SED, le nom du SED et le champ de zone de texte (ex :

P2000 – Demande de pension de vieillesse (3.1.1. Profession) ;

La langue source (détection automatique) – pré-renseignée avec la langue

détectée à partir de la zone de texte ;

Le texte source (lecture seule) - complété avec les valeurs saisies dans la zone

de texte ;

La langue cible (valeur par défaut) – pré-renseignée avec la langue

sélectionnée dans les paramètres de localisation ;

Le texte cible (vide - disponible pour copie après traduction).

Le contenu de la zone de texte est automatiquement traduit dans le champ de texte

cible dès lors que l’utilisateur clique sur TRADUIRE. L’utilisateur a la possibilité de copier le

contenu traduit dans le presse-papier en cliquant sur COPIER LA TRADUCTION (Fig. 183).

Ainsi, l’utilisateur est libre de choisir la destination de la traduction (ex : sur un autre

document) et de coller le texte traduit à l’emplacement souhaité. L’utilisateur a

également la possibilité d’imprimer le contenu traduit en cliquant sur IMPRIMER (Fig. 183).

Fig. 182 : Fonctionnalité de traduction automatique (outil eTranslation)

Novembre 2018 147


Fig. 183 : Page eTranslation

Novembre 2018 148


12. Guide de prise en main rapide de RINA

12.1 Comment créer un dossier

Il est possible de créer des nouveaux dossiers à tout moment et depuis n'importe quel

écran de RINA en cliquant sur NEW CASE dans la barre d'actions du dossier en bas de

l'application (voir Figure 184). La fenêtre de création d'un dossier s'ouvre, permettant à

l'utilisateur de sélectionner le secteur approprié et le type de dossier. La section 7.4

explique étape par étape comment créer un nouveau dossier.

Fig. 184 : Barre d’actions du dossier pour la création d’un nouveau dossier

12.2 Comment ajouter ou supprimer des participants au dossier et

comment transférer un dossier

Les institutions de sécurité sociale qui participent à l'échange sont l’un des éléments

fondamentaux d'un dossier. Juste après avoir créé le dossier, le propriétaire du dossier

doit sélectionner les participants initiaux au dossier en cliquant sur CHOISIR DES

PARTICIPANTS. La liste des participants pourra cependant être modifiée au cours du

traitement du dossier. Pour cela, l'utilisateur utilisera la fonctionnalité METTRE A JOUR DES

PARTICIPANTS. Ces deux actions sont relativement similaires et sont détaillées en section

7.5 (voir Fig. 185).

Fig. 185 : Choisir un nouveau participant

Pour rappel, la plupart des actions possibles pour un dossier ne seront

disponibles qu’une fois qu’au moins un autre participant au dossier aura été sélectionné après la création du dossier.

Novembre 2018 149


Parfois, l'utilisateur ne souhaite pas seulement gérer la liste des participants au dossier

mais souhaite également abandonner son propre rôle dans l'échange, soit parce que le

dossier en question est arrivé par erreur dans son institution, soit parce que sa

participation est terminée. Pour transférer son rôle dans le dossier à une autre

institution, l'utilisateur clique sur TRANSMETTRE LE DOSSIER (cf. section 7.10.2). S'il souhaite

simplement se retirer du dossier car sa participation n'est désormais plus requise alors

que le dossier reste ouvert et que les échanges entre les autres parties se poursuivent,

la meilleure approche consiste alors à clore le dossier au niveau de son institution

uniquement via l'action CLOTURER LE DOSSIER (LOCAL). Se reporter à la section 7.9.5 pour

plus d'informations.

12.3 Comment supprimer ou clôturer un dossier

Il existe trois manières différentes de supprimer un dossier qui n'a plus besoin d'être

actif. Dans le cas le plus simple, le dossier a été créé par erreur et on se rend compte de

l’erreur avant qu’aucun SED n’ait été envoyé à une autre partie. Le dossier peut alors

être simplement supprimé à l’aide de l’action SUPPRIMER LE DOSSIER, comme expliqué à la

section 7.9.4. Cependant, une fois que des messages SED ont été échangés, cette

option n’est plus disponible car le système doit être en mesure de reconstituer toutes les

activités qui ont été exécutées.

Néanmoins, dans le cas où un dossier deviendrait caduc par la suite, l'utilisateur aura

toujours la possibilité de le clôturer. Dans ce type de situation, différence est faite entre

le propriétaire du dossier qui a initié le dossier et les autres participants. Si un

participant souhaite clore le dossier au niveau de son institution via l'action CLOTURER LE

DOSSIER (LOCAL), il peut le faire sans même avoir à en informer les autres parties. Il ne

recevra plus les notifications ou SED relatifs au dossier en question tandis que les autres

parties continueront à communiquer normalement. La clôture du dossier intervenant

uniquement localement, le participant peut rouvrir le dossier à tout moment s'il le

souhaite. Se reporter à la section 7.9.5 pour plus d'informations.

Si le propriétaire du dossier souhaite clôturer un dossier, il doit envoyer un SED

spécifique à tous les autres participants au dossier. Bien que le SED en question

s'intitule DEMANDE DE CLOTURE, dans la pratique il impose aux autres participants la clôture

du dossier. Le statut du dossier est alors modifié au niveau global. Si le propriétaire du

dossier souhaite rouvrir le dossier ultérieurement, il doit de nouveau transmettre aux

autres participants un SED spécifique demandant leur accord. Cf. section 7.10.4 pour

plus d'informations concernant la clôture globale.

12.4 Comment compléter ou corriger des informations déjà transmises

Il peut arriver que les données disponibles lors de l’envoi d’un SED soient incomplètes

ou que certaines de ces données se révèlent par la suite erronées. C’est pourquoi il peut

être nécessaire de transmettre des informations complémentaires à d’autres participants

ou de corriger des données déjà transmises.

Pour transmettre de nouvelles informations aux autres participants au dossier, il suffit

de mettre à jour le SED envoyé aux autres parties. Le SED actualisé sera envoyé à tous

les participants au dossier qui pourront alors avoir accès aux nouvelles informations. Les

participants continueront malgré tout consulter les versions antérieures depuis

l'historique du SED en question (cf. section 7.14). La procédure pour mettre à jour un

SED ressemble beaucoup à la procédure pour envoyer un SED pour la première fois et

est détaillée à la section 7.13.1.

Novembre 2018 150


Dans certains cas exceptionnels, il peut être nécessaire d'invalider un SED déjà transmis

à une autre partie, ce qui revêt une dimension juridique importante qui va au-delà du

simple fait de mettre à jour les informations disponibles. Pour invalider un SED,

l'utilisateur peut envoyer un SED administratif d'invalidation d'un SED via l'action

INVALIDATE SED (cf. section 7.13.3).

12.5 Comment demander à un autre participant de communiquer des

informations manquantes

Dans plusieurs cas de figure, il peut être nécessaire de demander, de sa propre

initiative, aux autres participants d'un dossier certaines informations requises.

Premier cas : un autre participant au dossier n'a pas transmis dans le délai prescrit

certaines informations. Dans ce cas, le plus simple est d'utiliser l'action CREER UN RAPPEL

et d'envoyer un message de relance. La section 7.10.6 explique plus en détail cette

option. L'utilisateur a également la possibilité de paramétrer (pour lui-même) une

alarme afin de ne pas oublier de vérifier si la réponse attendue est arrivée.

Dans d'autres cas, les informations communiquées par un autre participant dans un SED

ne sont pas suffisamment complètes pour permettre à l'utilisateur de traiter le dossier.

L'autre participant peut ne pas avoir conscience du problème, il est donc nécessaire de

l'en informer afin qu'il puisse y remédier. Deux solutions distinctes s'offrent alors à

l’utilisateur :

- Certains BUC contiennent des SED spécifiques pouvant être utilisés pour demander des

informations supplémentaires et pouvant être transmis directement via la fonctionnalité

classique ENVOYER UN SED (cf. section 7.12.1).

- Pour les autres BUC, une fonctionnalité spécifique permettant à l'utilisateur de

demander des précisions concernant un SED spécifique a été mise en place. Il s'agit de

la fonctionnalité CLARIFIER LE CONTENU D'UN DES. Pour demander des précisions concernant

certaines parties ou la totalité du contenu d'un SED, cliquer sur CLARIFIER LE CONTENU D'UN

DES dans la barre d'actions du dossier en question.

L'expéditeur original du SED faisant l'objet d'une demande de précisions va alors

recevoir un SED administratif de "Demande de précisions" (X012). Il a alors la possibilité

de répondre à la demande de précisions en cliquant sur REPONDRE EN VUE D'UNE CLARIFICATION.

Une fois le formulaire de réponse transmis, l'institution ayant demandé des précisions va

recevoir un SED de "Réponse à la demande de précisions" (X013). Il n'est pas possible

de répondre à ce SED (cf. section 7.13.5).

12.6 Rejeter un SED

Pour rejeter un SED, l'utilisateur va devoir générer un SED administratif spécifique

(X011) et l'envoyer à l'expéditeur du SED faisant l'objet du rejet en motivant sa

démarche. Cette option va dépendre du type de dossier et de l’étape du processus à

laquelle se trouve l'utilisateur (cf. section 7.13.6).

Pour réaliser cette opération, l'utilisateur clique sur REJETER LE SED dans le menu des

ACTIONS. Le formulaire du SED administratif (X011) s'affiche. Pour le compléter,

l'utilisateur doit renseigner les champs obligatoires ainsi que le motif du rejet. Le SED

est transmis dès que l'utilisateur clique sur ENVOYER.

Les invalidations de SED doivent rester des opérations exceptionnelles. Il

est nécessaire de s’assurer que l’invalidation est autorisée par la

législation applicable en matière de coordination de la sécurité sociale.

Novembre 2018 151


12.7 Comment utiliser les processus horizontaux

Les processus horizontaux sont des dossiers transverses au niveau d'un BUC, utilisés

pour échanger des informations générales. Ces informations ne sont pas liées à un

secteur en particulier. Par conséquent, les dossiers horizontaux peuvent être utilisés par

les institutions de tous les secteurs de sécurité sociale et sont considérés comme un

processus séparé visant à répondre à un besoin métier spécifique. Le BUC de Demande

d'informations sur la résidence d'un citoyen constitue un exemple de processus

horizontal. Ce processus peut ainsi être utilisé dans les situations suivantes :

pour réunir des informations concernant les éléments de résidence en vue de

prendre une décision nationale relative à la résidence

pour réunir des informations sur la résidence dans une autre situation dans

laquelle ces informations sont nécessaires

Le BUC Notification/Demande de renseignements est également un autre processus

horizontal qui permet à une institution de sécurité sociale de n'importe quel pays

participant à l'échange de demander certaines informations ad-hoc à une institution d'un

autre pays participant.

Pour utiliser les BUC horizontaux, sélectionner le secteur HORIZONTAL dans la BARRE DU

DOSSIER. Sélectionner ensuite un type de dossier puis cliquer sur le lien pour la création

d'un nouveau dossier (voir Fig. 186).

Fig. 186 : Types de dossier du secteur horizontal

Le workflow mis en place pour les BUC horizontaux est identique à celui mis en place

pour les dossiers relevant d'autres types de dossier et d'autres secteurs de sécurité

sociale (cf. section 7 pour plus d'informations concernant la gestion des dossiers).

12.8 Comment utiliser les sous-processus horizontaux

Dans certains dossiers, il peut être nécessaire d'échanger (obtenir ou communiquer) des

informations supplémentaires avec les autres participants afin de pouvoir instruire un

dossier en cours, lorsque les informations requises ou transmises ne sont pas couvertes

par un secteur spécifique. C'est le cas, par exemple, de la notification du décès d'un

citoyen qui a une incidence sur le traitement futur du dossier. C'est pourquoi il est

généralement possible, dans un dossier en cours, d'initier un processus horizontal pour

échanger des informations non sectorielles.

Dans ce type de cas, l'échange de messages horizontaux est considéré comme un sous-

processus du dossier entier. Les actions au niveau du dossier, comme l’ajout ou la

suppression de participants, affectent toujours le dossier entier y compris ses sous-

processus.

Novembre 2018 152


Par exemple, lors de l'échange d’informations sur la résidence de la personne concernée

au sein d'un dossier de prestations de chômage, toute modification des participants aura

une incidence sur le dossier entier et non seulement sur l’échange d’informations sur la

résidence.

Les messages échangés au sein d'un sous- processus horizontal sont des SED classiques

qui peuvent être affectés individuellement par les actions exécutées au niveau du SED

(en particulier la mise à jour et l'invalidation des SED via les SED administratifs

correspondants, cf. sections 7.13.1 et 7.13.3).

L’utilisation de sous-processus horizontaux permet de mieux administrer le processus

dans son entier/de conserver le processus intact et de s’assurer que les informations

échangées sont bien liées au dossier puisqu’il n’y a pas nécessité de créer un processus

horizontal séparé.

Cependant, selon les besoins spécifiques des secteurs de sécurité sociale, le nombre de

sous-processus horizontaux pouvant être utilisés au sein d'un dossier peut être limité.

Sous-processus horizontaux …pouvant être utilisés dans le secteur

AWOD FB H LA M P R S UB

Notification/demande de

renseignements

X X X X X

X X X

Détermination de la résidence, Demande d’informations, Procédure de désaccord concernant la décision, Notification relative à la résidence

X

X

X

Modification de la legislation

applicable - Notification

X

Modification de la législation applicable, demande

d'information

X

Remboursement des contrôles

administratifs ou médicaux

X

X

Notification ou demande de numéro

personnel d'identification

X

X

Transmission de demandes/documents/informations

X

X

X

Notification du décès

X

X

X X

X

Données médicales

X

X

X

Notification de données médicales

X

X

Demande de contrôle administratif

Pour utiliser un sous-processus horizontal, créer le type de SED horizontal approprié en

cliquant sur l'option adéquate dans le dossier (voir Fig. 187).

Novembre 2018 153


Fig. 187 : Sous-processus horizontaux d’un dossier

Le workflow mis en place pour les SED horizontaux est identique à celui mis en place

pour les autres SED.

Il est à noter que l’utilisateur ne démarre pas un sous-processus horizontal

de manière explicite. Il crée simplement le premier SED appartenant à un

sous-processus et l’envoie. Cette action va implicitement déclencher le sous-processus correspondant dans le dossier.

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13 Table des illustrations Fig. 1 : Architecture EESSI simplifiée 8 Fig. 2 : Page d’accueil de l’application RINA 12 Fig. 3 : Page d’ouverture de session de RINA 13 Fig. 4 : se déconnecter du compte RINA 13 Fig. 5 : Ecran d’accueil de RINA 14 Fig. 6 : Barre de dossier avec accès rapide 16 Fig. 7 : Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution) 17 Fig. 8 : Paramètres de localisation du compte utilisateur 17 Fig. 9 : Modification du mot de passe utilisateur 18 Fig. 10 : Création d'un ticket d'assistance 18 Fig. 11 : Formulaire de création d'un ticket d'assistance 19 Fig. 12 : Aide en ligne contextuelle 20 Fig. 13 : Contenu de l'aide contextuelle 20 Fig. 14 : Boîte de dialogue A propos de RINA 21 Tableau 1 : Rôles utilisateur RINA et actions autorisées 23 Fig. 15 : Ecran de recherche de dossier 25 Fig. 16 : Recherche de dossier avec liste des résultats correspondants 27 Fig. 17 : Créer une nouvelle recherche prédéfinie 28 Fig. 18 : Configuration d’une “Recherche prédéfinie” 29 Fig. 19 : Utiliser une recherche prédéfinie mémorisée 30 Fig. 20 : Recherche dans la liste des résultats d’une recherche prédéfinie 30 Fig. 21 : Ouvrir l’outil Sélecteur de champ 31 Fig.22 : Outil Sélecteur de champ configuré avec champs réorganisés et désactivés (à droite) et la liste des résultats correspondants (à gauche) 32 Fig. 23 : Sélectionner "Recherche avancée d’une institution" depuis les fenêtres "Choisir des participants" et "Recherche dans un SED" 34 Fig. 24 : Fenêtre « Choisir des participants » 36 Fig. 25 : Recherche d’une institution/d’un participant dans un document SED 37 Fig. 26 : Sélection de l’option “Choisir des participants” et fenêtre “Choisir des participants” avec visualisation des résultats de la recherche de texte libre 38 Fig. 27 : Fenêtre « Choisir des participants » – Sélection de l’option de recherche avancée d’une institution 40 Fig. 28 : Recherche avancée d’une institution « dans un SED » 40 Fig. 29 : Fenêtre “Choisir des participants” – Critères de recherche avancée d’une institution 41 Fig. 30 : Fenêtre « Choisir des participants » – Fonctionnalité de recherche avancée d’une institution et liste des résultats de recherche 42 Fig. 31 : Utiliser la barre de défilement pour voir tous les résultats de la recherche 42 Fig.32 : Attributs de base d’un dossier 44 Fig. 33 : Diagramme des états-transitions du dossier 45 Fig. 34 : Ecran de gestion du dossier 46 Fig. 35 : Identifiant de gestion du dossier (index) 50 Fig. 36 : Créer de nouveaux dossiers à partir de la barre du dossier 50 Fig. 37 : Liste des secteurs de sécurité sociale et des types de dossier 51 Fig. 38 : Choisir un nouveau participant 52 Fig. 39 : Sélectionner une contrepartie 53 Fig. 40 : Participation multilatérale 53 Fig. 41 : Mode d'affichage Vue classique 54 Fig. 42 : Sélectionner le mode d’affichage dun SED 54 Fig. 43 : Sélectionner et configurer le mode d’affichage d'un SED 55 Fig. 44 : Options de la Vue classique 56 Fig. 45 : Aperçu du SED et actions possibles 56 Fig. 46 : Vue de la ligne de temps (présentation sur 2 colonnes) 57 Fig. 47 : Informations détaillées du SED et certificat X.509 58 Fig. 48 : Vue de la ligne de temps (1 colonne) 59 Fig. 49 : Ouvrir les notifications du dossier 60

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Fig. 50 : Actions disponibles dans la barre d’actions du dossier (selon le type et le statut du dossier) 60 Fig. 51: Liste des SED disponibles pour l’expéditeur (à gauche) et pour le destinataire (à droite) après envoi du SED initial dans un dossier de demande de pension de vieillesse 61 Fig. 52 : Lien d’attribution du dossier dans l’écran de gestion du dossier 63 Fig. 53 : Attribution d’un dossier via une action de notification 63 Fig. 54: Demander l'attribution d'un dossier 64 Fig. 55 : Options d'attribution d'un dossier 65 Fig. 56 : Accepter ou rejeter une demande d’attribution de dossier 65 Fig. 57 : Panneau d’attribution de dossier 66 Fig. 58 : Classifications possibles selon la matrice des priorités (importance/criticité) 66 Fig. 59 : Notifications étiquetées dans le Centre de notifications 67 Fig. 60 : ouvrir les métadonnées du dossier 67 Fig. 61 : Métadonnées du dossier : signaler un dossier sensible (cette option est active avant l'envoi du SED uniquement) 68 Fig. 62 : Notification d’expiration d’une alarme 68 Fig. 63 : Icone de configuration d’une alarme pour un dossier dans l’écran de Gestion du dossier 69 Fig. 64 : Case à cocher pour paramétrer une alarme lors de l’envoi d’un SED 69 Fig. 65 : Paramétrer des alarmes automatiques pour toutes les actions d’envoi de SED 69 Fig. 66 : Lien de suppression du dossier 70 Fig. 67 : Clôturer des dossiers (localement) 71 Fig. 68 : Statut d’un dossier après clôture locale 71 Fig.69 : Rouvrir un dossier localement 71 Fig. 70 : Archiver un dossier 72 Fig.71 : Confirmer l’archivage d’un dossier 72 Fig. 72 : Restaurer manuellement un dossier archivé 73 Fig. 73 : Consulter la liste des participants au dossier 73 Fig. 74 : Mettre à jour les participants au dossier 74 Fig. 75 : Gérer la liste des destinataires parmi les participants au dossier 74 Fig. 76 : Liste des participants 75 Fig. 77 : Ajouter des participants au dossier 75 Fig. 78 : SED X005 - Formulaire d'ajout d'un participant au dossier 76 Fig. 79 : Supprimer des participants au dossier 77 Fig. 80 : SED X006 – Supprimer un participant au dossier 77 Fig. 81 : Lien de transmission d’un dossier 78 Fig. 82 : Formulaire de transmission d’un dossier (X007) 79 Fig. 83 : Statut du dossier – Actions disponibles après transmission du dossier à une autre institution 80 Fig. 84 : Notification dans les notifications du dossier et dans le Centre de notifications après transmission d’un dossier 80 Fig. 85 : Demande de clôture d'un dossier 81 Fig. 86 : Formulaire de Demande de clôture 82 Fig. 87 : Dossier clôturé 82 Fig. 88 : Demander la réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 83 Fig. 89 : SED X002 - Demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 84 Fig. 90 : Activation de la procédure de "Réponse à une demande de réouverture" 84 Fig. 91 : SED X003 - Réponse à la demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 85 Fig. 92 : Activation de la procédure de "Décision relative à une demande de réouverture" 85 Fig. 93 : SED X004 - Réouverture du dossier 86 Fig. 94 : Créer un rappel 86 Fig. 95 : Formulaire de rappel 87 Fig. 96 : Sélectionner les destinataires d'un rappel 87 Fig. 97 : Répondre à un rappel (option 1) 88 Fig. 98 : Répondre à un rappel (option 2) 89 Fig. 99 : Formulaire du SED de réponse 89 Fig. 100 : SED de réponse à un rappel (X010) 90 Fig. 101 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté expéditeur 91 Fig. 102 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté destinataire 91

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Fig. 103 : Création du premier SED d'un dossier 91 Fig. 104 : Ouverture d'un document SED 92 Fig. 105 : Barre d'informations du SED, commentaires et pièces jointes 94 Fig. 106 : SED dans l'écran de Gestion du dossier (Vue classique) 95 Fig. 107 : Modifier (éditer) un SED provisoire (statut de brouillon) 95 Fig. 108 : Consulter/Lire un SED 96 Fig. 109 : Supprimer un SED provisoire (statut Brouillon) 96 Fig. 110 : Messages d'erreurs lors de l’enregistrement d’un SED en raison de champs obligatoires non renseignés 97 Fig. 111 : Imprimer un SED (Vue classique) 98 Fig. 112 : Déclencher l'envoi d'un document SED 99 Fig. 113 : Fenêtre de confirmation d'envoi du SED 99 Fig. 114 : Statut du SED après envoi (Vue de ligne du temps et Vue classique) 100 Fig. 115 : Possibilité de demander l'autorisation d'envoyer un SED 100 Fig. 116 : Confirmer la demande d'autorisation d'envoyer un SED 101 Fig. 117 : Notification concernant la demande d'autorisation d'envoi d'un SED en attente 101 Fig. 118 : Autoriser l'envoi d'un SED en attente 101 Fig. 119 : SED reçu apparaissant dans l'écran de GESTION DU DOSSIER (Vue classique) 102 Fig. 120 : Ecran de notification d'un dossier 102 Fig. 121 : Notifications dans le Centre de notifications 103 Fig. 122 : Mettre à jour un SED 103 Fig. 123 : Numéro de version incrémenté après mise à jour du SED 104 Fig. 124 : Envoyer un SED mis à jour 104 Fig. 125 : SED entrant mis à jour 105 Fig. 126 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le panneau des notifications du dossier 105 Fig. 127 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le Centre de notifications 106 Fig. 128 : Invalider un SED 106 Fig. 129 : Formulaire d'invalidation d'un SED (X008) 107 Fig. 130 : Statut d'un SED invalidé 107 Fig. 131 : Réception d'un SED d'invalidation (Vue de la ligne du temps et Vue classique) 108 Fig. 132 : SED (formulaire) d'invalidation d'un SED ouvert 108 Fig. 133 : SED d'invalidation dans le Centre de notifications 109 Fig. 134 : Clarifier le contenu d'un SED 109 Fig. 135 : SED (formulaire) de Demande de précisions (sur le contenu d'un SED) 110 Fig. 136 : Répondre à un SED de Demande de précisions reçu 110 Fig. 137 : SED X013 - Formulaire de Réponse à la demande de précisions 111 Fig. 138 : SED de Réponse à la demande de précisions reçu 111 Fig. 139 : Activation de l'opération "Rejeter le SED" 112 Fig. 140: SED X011 - Formulaire de Rejet d'un SED 112 Fig. 141 : Ouvrir l'historique des messages SED depuis l'écran d'affichage du SED 113 Fig. 142 : Informations de l'entête normalisée SBDH 114 Fig. 143 : Motif indiqué dans une notification d'erreur (échec d'envoi) 114 Fig.144 : Naviguer dans un Batch SED 116 Fig. 145 : Ouvrir un Batch SED dans un dossier de demande de remboursement sur la base des dépenses réelles 117 Fig. 146 : Sauvegarder le document maître (créance globale) d'un nouveau Batch SED 117 Fig. 147 : Ajouter des créances individuelles à un Batch SED (document maître) et modifier un document maître 118 Fig. 148 : Importer des créances individuelles/demandes dans un Batch SED à partir du système de fichiers 120 Fig. 149 : Exemple d'intitulés de champs et de contenus pour la fonctionnalité Exporter/Importer (S080) 121 Fig. 150 : Naviguer et accuser réception d’un Batch SED entrant 122 Fig. 151 : Intégrer des sous-documents reçus dans un Batch SED de réponse 123 Fig. 152 : Gérer les pièces jointes spécifiques au SED 125 Fig. 153 : Gérer les pièces jointes spécifiques au dossier 125 Fig.154 : Créer un commentaire à un dossier 126 Fig. 155 : Supprimer un commentaire à un dossier 126 Fig. 156 : Insérer un commentaire pour un SED 126 Fig. 157 : Ouvrir et consulter les données d'audit au niveau du SED 127 Fig. 158 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau du dossier depuis l'écran de Gestion du dossier 128

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Fig. 159 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau de l'institution concernant les dossiers de demande de remboursement entre les institutions participantes 129 Fig. 160 : Ouvrir et consulter les données d’audit pour une personne concernée par plusieurs dossiers au niveau d’une institution 130 Fig. 161 : Données d’audit pour un dossier spécifique 130 Fig. 162 : Données d'audit pour un dossier (au niveau du dossier) 131 Fig. 163 : Ouvrir le Centre de notifications 133 Fig. 164 : Centre de notifications 134 Fig. 165 : Notifications dans la liste des notifications du Centre de notifications 135 Fig. 166 : Affichage détaillé d’une notification 135 Fig.167 : Actions relatives aux notifications 136 Fig. 168 : Opération groupée visant à marquer comme Lues plusieurs notifications via une seule action 137 Fig. 169 : Sélection multiple de notifications par date de réception 137 Fig. 170 : Filtrer les notifications selon des critères de gravité et de statut de lecture 138 Fig. 171 : Options de filtres dans le Centre de notifications 138 Fig. 172 : Calendrier de gestion des dossiers 139 Fig. 173 : Barre d’activités et calendrier 139 Fig. 174 : Ajouter une nouvelle activité 140 Fig. 175 : Informations relatives à la nouvelle activité à completer par l’utilisateur 140 Fig. 176 : Consulter, modifier et supprimer l’activité sélectionnée 141 Fig. 177 : Sélectionner la fonctionnalité de création de rapports 143 Fig. 178 : Fonctionnalité de creation de rapports dans RINA 143 Fig. 179 : Enregistrer le rapport sous format PDF 144 Fig. 180 : Paramètres des rapports 144 Fig. 181 : Types de rapports différents (tableau, diagramme circulaire, graphique) 145 Fig. 182 : Fonctionnalité de traduction automatique (outil eTranslation) 146 Fig. 183 : Page eTranslation 147 Fig. 184 : Barre d’actions du dossier pour la création d’un nouveau dossier 148 Fig. 185 : Choisir un nouveau participant 148 Fig. 186 : Types de dossier du secteur horizontal 151 Fig. 187 : Sous-processus horizontaux d’un dossier 153

EESSI Manuel utilisateur Application RINA · 2019. 3. 29. · Intitulé du projet Échange...

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