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Loi anti-fraude

Sommaire

Prérequis .................................................................................................................................................................................................................................................. 3

Introduction ....................................................................................................................................................................................................................................... 5

Factures ...................................................................................................................................................................................................................................................... 5

Création d’un projet ................................................................................................................................................................................................. 5

Depuis le module [Gestion Interne / Factures] ................................................................................................................................ 5

Depuis le module [Pré-facturation] ................................................................................................................................................................. 8

Validation des projets – Création de factures ............................................................................................................. 9

Contrôles des données .................................................................................................................................................................................... 10

Contrôle des dates ............................................................................................................................................................................................................10

Contrôle des zones obligatoires ........................................................................................................................................................................12

Comptabilité auxiliaire ............................................................................................................................................................................................ 13

Remises en banque ............................................................................................................................................................................................... 13

Saisie des paiements partiels ..............................................................................................................................................................................13

Saisie d’écritures ....................................................................................................................................................................................................... 15

Transfert en comptabilité ........................................................................................................................................................................... 16

Etats .............................................................................................................................................................................................................................................................. 18

Assistants .......................................................................................................................................................................................................................................... 19

A- Modification en lot .................................................................................................................................................................................................. 19

B- Suppressions groupées .................................................................................................................................................................................. 21

Menu Administration / Gestion interne / Anti-fraude TVA ........................................................... 23

Cryptage des données ...................................................................................................................................................................................... 23

Clôture de la gestion interne ................................................................................................................................................................ 24

Traçabilité des données ................................................................................................................................................................................. 25

D- Conservation des données fiscales ........................................................................................................................................... 26

« Loi anti-fraude » à partir de la version 1.13.0.00 Dernière révision du document : 18/10/2018

DiaClient


E- Télécharger l’attestation ............................................................................................................................................................................. 27

F- Documentation Loi Anti-fraude ........................................................................................................................................................ 27

Divers ......................................................................................................................................................................................................................................................... 27

A- Fiche Cabinet .................................................................................................................................................................................................................... 27

B- Import générique ..................................................................................................................................................................................................... 28

C-Sécurités .................................................................................................................................................................................................................................... 28


Prérequis

Avant de procéder à la mise à jour de votre base en version 13 de DIACLIENT, il est fortement recommandé d’éditer toutes les factures, afin que celles-ci conservent leurs dates et numéros. Dans le cas contraire, toute facture non éditée sera renommée en « projet ».

Important : Dans le cas où vous n’auriez pas édité ces factures avant, les fonctions de création de factures, de remise en banque et d’écritures d’OD sont indisponibles tant que toutes les factures créées dans une version antérieure ne sont pas éditées.

Lors du clic sur l’icône de création, un message s’affiche pour indiquer qu’il reste des factures à éditer. Il permet de consulter, par cabinet, la liste des factures concernées.

Attention : ce contrôle s’effectue sur l’intégralité de la base et non pas par cabinet. Il faut donc éditer toutes les factures, tous cabinets confondus.

Pour éditer ces factures, vous pouvez soit les imprimer réellement depuis l’état [Liste des Projets/ factures], soit utiliser l’assistant de [modification en lot des factures/projets].


Afin de prendre en compte toutes les factures, il conviendra, dans les écrans de filtres [Période et Exercice] et [Facture/Projet] de modifier les paramètres proposés par défaut :

Dans le filtre [Période et Exercice], cochez l’option « Tous ».

Dans le filtre [Facture/Projet], cochez l’option « Projet ».

Lorsque toutes les factures ont été éditées, la création de projets, bordereaux de remise en banque et d’écritures sera à nouveau possible.

Important : une fois toutes ces factures éditées, Il est également impératif de procéder au cryptage des données afin de pouvoir procéder à leur transfert en comptabilité ainsi de pouvoir rééditer les factures établies dans des versions antérieures. Pour ce faire, allez dans le menu [Administration / Gestion Interne/ Anti-fraude TVA/ Cryptage des données]. Pour consulter le détail de cette procédure, reportez-vous au chapitre Menu [Administration/ Gestion Interne / Anti-fraude TVA – A- Cryptage des données]


Introduction

La loi de finances 2016, article 88, impose pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, ou de gestion, ou d’un système de caisse, d’utiliser des logiciels ou des systèmes satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. (CGI art. 286, I.3° bis ; BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-03/08/2016)

Dans le cadre de la mise en conformité du logiciel DIACLIENT, vous trouverez ci-après l’ensemble des modifications apportées dans les différents modules.

Factures

Afin de satisfaire aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité et de conservation des données, la notion de facture est désormais décomposée en deux états :

Les factures en cours d’élaboration qui seront désormais appelées « Projets ». Elles peuvent être modifiées et supprimées à n’importe quel moment.

Les factures définitivement éditées. Dès lors qu’une facture est définitivement éditée, elle devient non modifiable et ne peut être supprimée.

Création d’un projet

Depuis le module [Gestion Interne / Factures]

La création d’un projet se fait toujours en cliquant sur l’icône .

La fenêtre de création qui s’ouvre s’intitule désormais « Projet » et la zone [Facture n°] s’intitule désormais « Création Projet ».

Dès que vous commencez à remplir le corps de la facture, la zone « Création Projet » est remplacée par le numéro du projet.

Important : Ce numéro de projet sera conservé jusqu’à l’édition définitive du projet où il sera remplacé par le numéro de facture.


Dans le pied de la fenêtre, la zone [Etat] ne contient plus que l’indicateur « Réglé » .

Le terme « Acompte » est remplacé par « Paiement partiel » , ainsi que le lien vers les règlements (NB : ce lien n’est affiché que si vous disposez de l’option Comptabilité Auxiliaire).

Les projets ainsi créés apparaissent dans la liste des factures, et sont surlignés en violet afin de les identifier facilement.

La colonne [Libellé] contient l’intitulé du document et la colonne [N° Pièce] le numéro du projet. La colonne [Paiement partiel] a été ajoutée, permettant de visualiser si un projet ou une facture est rattaché à un paiement partiel.

Les projets peuvent être édités, envoyés par mail, stockés dans la GED.

Depuis la liste des factures ou depuis le détail d’un projet, en cliquant sur l’icône ou .

L’option [Edition : Projet] est cochée par défaut et le bouton de génération de l’édition est intitulé [Projet]


Lorsqu’un projet est édité, un filigrane « Projet » est automatiquement ajouté sur le document :


Depuis le module [Pré-facturation]

La procédure de pré-facturation depuis la création du brouillard jusqu’à sa validation reste inchangée. Les changements liés à la mise en conformité avec la Loi anti-fraude interviennent sur la fenêtre contenant la liste des documents qui viennent d’être produits, après avoir cliqué sur le bouton [Générer factures...].

Les documents présentés dans cette fenêtre ne sont encore que des projets, il est donc encore possible de les modifier. La colonne [N° Pièce] affiche le numéro de projet.

Lors de l’accès au module d’édition par le biais des icônes ou , l’option [Edition : Projet] est cochée par défaut et le bouton de génération de l’édition est intitulé [Projet]


Validation des projets – Création de factures

L’édition définitive d’un projet va valider la création d’une facture. C’est à ce moment-là que sera attribué le numéro de facture définitif.

La validation des factures assure leur inaltérabilité grâce à un hachage cryptographique des données et à un contrôle des liens séquentiels et chronologiques.

On entend par « édition définitive » l’impression papier, l’envoi par email ou l’archivage dans la GED sans l’option [Edition : Projet], quel que soit le mode opératoire (depuis le module Gestion Interne / Factures, depuis la pré-facturation, ou depuis le module Cabinet / Etats / Listes des factures/ projets).

Le fait de décocher l’option [Edition : Projet], va afficher un message d’avertissement afin de prévenir l’utilisateur qu’il va générer une édition définitive et que les factures ainsi générées deviendront non modifiables et non supprimables. Le bouton [Projet] est remplacé par le bouton [Générer].

Après avoir cliqué sur le bouton [Générer], une dernière fenêtre d’avertissement s’affiche :

Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider l’impression de la facture.


Lors de l’édition d’une facture déjà validée, l’utilisateur peut spécifier s’il s’agit d’un duplicata. Auquel cas, un filigrane « DUPLICATA » sera apposé sur le document.

Contrôles des données

Contrôle des dates

La saisie des dates de projet / facture est libre par rapport à la date du jour, à condition que celle-ci respecte un ordre séquentiel. La valeur de référence est la date de la dernière facture éditée pour un cabinet. Les exemples ci-dessous illustrent les différents cas de figure qui pourront être rencontrés lors du contrôle de la date de facture : Max = date de la dernière facture éditée du cabinet.


CAS 1 :

- La date Max est inférieure à la date de la nouvelle facture et la date de la nouvelle facture est inférieure à la date du jour on prendra comme date : la date de création de la nouvelle facture.

- La date Max est inférieure à la date du jour et la date du jour est inférieure à la date de la nouvelle facture on prendra comme date : la date de la nouvelle facture.

- La date du jour est inférieure à la date MAX et la date MAX est inférieur à la date de la nouvelle facture on prendra comme date : la date de la nouvelle facture.

CAS 2 :

- La date MAX est supérieure à la date de la nouvelle facture

o La date MAX est inférieure à la date du jour on prendra comme date : la date du jour

o La date MAX est supérieure à la date du jour on prendra comme date : la date MAX


Lors de l’édition des factures, si un projet se trouve dans l’un des cas de figure ci-dessus, une fenêtre d’alerte s’ouvre pour prévenir l’utilisateur et détailler les éléments concernés.

Dans la première partie de l’écran, le message affiché indique la nature de l’anomalie détectée par le contrôle des dates, ainsi que la date qui sera utilisée pour devenir la nouvelle de référence .

Un clic sur le bouton [Détail], permet d’afficher la liste de tous les projets qui sont concernés .

Si après lecture et analyse de ces avertissements le collaborateur souhaite poursuivre l’édition des factures et valider la nouvelle date de référence, il devra saisir « OUI » dans la case prévue .

Contrôle des zones obligatoires

Lors de l’édition du projet, le programme contrôle si tous les éléments à prendre en compte sur le document sont présents :

Adresse de facturation,

Comptes comptables,

Mode de règlement, …

Un compte rendu s’affiche pour lister tous les éléments manquants.


Comptabilité auxiliaire

Les données de comptabilité auxiliaire (remises en banque et saisie d’écritures) sont également concernées par la notion d’inaltérabilité des données.

Remises en banque

La validation des bordereaux de remises en banque intervient lors de leur transfert en comptabilité. Il est donc possible de modifier une remise en banque tant que celle-ci n’est pas validée.

Saisie des paiements partiels

La notion d’acompte est désormais remplacée par la notion de paiement partiel. Un paiement partiel ne peut être imputé que sur un projet. Afin de distinguer la saisie d’un règlement de celle d’un paiement partiel, la fenêtre de gestion a été modifiée

avec l’ajout d’un onglet [Paiement Partiel].

Cochez le projet sur lequel le paiement partiel devra être imputé. Une fenêtre s’ouvre ensuite afin de déterminer si le montant qui a été saisi lors de la création de la remise doit constituer le paiement partiel, puis validez.

Il est également possible d’affecter une remise en banque en tant que paiement partiel, directement depuis un projet. Après avoir ouvert le projet, cliquez sur le lien [Paiement partiel].


Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la remise qui devra être affectée comme paiement partiel.

Validez ensuite, le paiement partiel sera ainsi affecté au projet.


Dès lors qu’un paiement partiel est lié à un projet, ce dernier ne peut plus être modifié

Important : Lorsqu’un projet est édité définitivement, le paiement partiel est automatiquement validé et le bordereau de remise en banque qui contient le paiement partiel ne peut être supprimé, même s’il n’a pas été validé.

Saisie d’écritures

Les écritures d’OD sont validées lors du transfert en comptabilité.


Transfert en comptabilité

Les modifications apportées dans le cadre de la Loi anti-fraude ne modifient pas le fonctionnement du module. Seul l’onglet [Cohérence et clôture] a été modifié.

Une zone [Clôture] a été ajoutée. La clôture d’une période permet de satisfaire à l’obligation de conservation des données.

Le processus de clôture va :

Verrouiller toute saisie d’opérations antérieures à la date de clôture (détail des opérations concernées accessible depuis l’icône ),

Mémoriser la date de dernière clôture,

Calculer et mémoriser les totaux à la date de clôture, par journal et par mois.

La clôture d’une période n’est pas possible tant qu’il reste des projets non validés sur la période à clôturer.

Il ne sera plus possible de saisir une nouvelle date de clôture inférieure à la précédente.

La clôture est une opération irréversible.

Toutes les opérations de clôture sont enregistrées dans un module de traçabilité.

Saisissez la période à clôturer dans la zone prévue, puis cliquez sur le lien [Clôturer].


Une fenêtre de confirmation s’ouvre. Saisissez « OUI » puis cliquez sur le bouton [OUI] pour valider le traitement.

Une fois la clôture terminée, DIACLIENT proposera automatiquement de lancer le traitement de conservation des données fiscales.

La conservation des données fiscales peut également être lancée depuis le menu [Administration/ Gestion Interne / Anti-fraude TVA/ Conservation des données].


Etats

L’état [Listes de factures] a été renommé [Listes des Projets / Factures]

Dans l’écran de filtre 4/4 le bloc [Editées] a été remplacé par le bloc [Type de pièces]


Assistants

A- Modification en lot

L’assistant de [Modification en lot des factures] a été renommé [Modification en lot des Factures / Projets]

Dans l’écran de filtre 4/4 le bloc [Editées] a été remplacé par le bloc [Type de pièces]

Dans la liste des traitements qui peuvent être appliqués sur les factures / projets, l’option [Marquer comme non éditées] a été supprimée. Important : Les modifications des échéanciers, modes de règlement, exercices et le re-calcul des montants HT, TTC ne pourront être appliquées que sur des projets.


B- Suppressions groupées

L’assistant de suppressions [groupées des factures] a été renommé en [suppressions groupées des projets].

Désormais, seuls des projets peuvent être sélectionnés dans cet assistant.


Menu Administration / Gestion interne / Anti-fraude TVA

Cryptage des données

Ce menu permet de crypter toutes les factures, les bordereaux de remise en banque et les écritures d’OD qui ont été créées dans une version antérieure de DIACLIENT.

Renseignez la date de début de traitement , sélectionnez éventuellement le cabinet à traiter , puis cliquez sur

le bouton d’actualisation


Une fenêtre de confirmation s’ouvre. Saisissez « OUI » ,puis cliquez sur le bouton [OUI] pour valider le traitement.

A la fin du traitement, un compte rendu s’affiche. Celui-ci liste tous les éléments qui n’ont pu être cryptés, ainsi que toutes les factures qui auraient été altérées.

Clôture de la gestion interne

Ce menu permet de faire la clôture de la gestion interne, comme vu dans le chapitre Comptabilité Auxiliaire / C- Transfert en comptabilité.


Traçabilité des données

Conformément aux dispositions de la Loi anti-fraude, toutes les modifications pouvant impacter l’intégrité des éléments de la gestion interne sont tracées et enregistrées (Changement de compteur de facture, Changement de date de clôture, changement de la date de dernière facture, ...). Ce menu permet de les consulter.

Par défaut, la période proposée est de 4 mois avant la date du jour.

Pour modifier cette période, il suffit de modifier les valeurs du… au … puis de cliquer sur le bouton d’actualisation.


D- Conservation des données fiscales

Ce menu permet de générer des fichiers CSV contenant :

Tous les éléments générés lors de la clôture,

Toutes les factures,

Tous les bordereaux de remise en banque,

Toutes les écritures générées sur la période demandée.

Sélectionnez le cabinet , la période à traiter et le répertoire dans lequel sera généré le fichier Zip, puis

cliquez sur le bouton [Lancer la conservation des données fiscales] .

Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur [OUI] pour lancer le traitement.

Une fois le traitement terminé, un message de confirmation s’affiche, et le compte rendu de traitement s’ouvre.


E- Télécharger l’attestation

Ce menu vous permet de télécharger l’Attestation de conformité du logiciel aux dispositions posées au l-3° bis de l'article 286 du CGI.

F- Documentation Loi Anti-fraude

Ce menu vous permet de consulter à tout moment le présent document.

Divers

A- Fiche Cabinet

Dans l’onglet [Compta / Fact] de la fiche Cabinet, la zone [Date de verrouillage gestion interne] a été remplacée par [Date de clôture de la gestion interne], et une zone [Date de dernière facture éditée] a été ajoutée.


B- Import générique

Dans le cas d’un import générique des factures, l’utilisateur aura le choix d’importer les factures avec ou sans leur numéro de facture :

Si l’import se fait sans numéro, les factures seront considérées comme des projets, et pourront donc être modifiées, supprimées avant d’être définitivement éditées.

Si par contre l’import se fait avec les numéros, les factures seront considérées comme validées, et ne pourront plus être modifiées.

C- Sécurités

Dans le menu Administration / Paramétrages / Sécurités fonctionnelles, une sécurité permettant d’interdire l’accès au menu Loi anti-fraude a été ajoutée.

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